NL1007334C2

NL1007334C2 - Method of sending postal items.

Info

Publication number: NL1007334C2
Application number: NL1007334A
Authority: NL
Inventors: Jeroen Hubertus Maria Gehlen
Original assignee: Koninkl Kpn Nv
Priority date: 1997-10-23
Filing date: 1997-10-23
Publication date: 1999-04-29
Also published as: WO1999021138A3; EP1023697A2; WO1999021138A2; AU1753499A

Description

Titel: Methode voor het verzenden van poststukken A. Achtergrond van de uitvindingTitle: Method of Shipping Mail Items A. Background of the Invention

De uitvinding betreft een methode voor het ter verzending gereed maken, aanbieden en verzenden van minstens twee, voor verschillende geadresseerden bestemde, op het moment van ter verzending aanbieden 5 nog ongefrankeerde, poststukken zoals brieven.The invention relates to a method for preparing, presenting and sending at least two mail items, such as letters, which are intended for different addressees, and which are still unposted at the time of offering for dispatch.

De gebruikelijke gang van zaken bij het door een bepaalde afzender verzenden van een aantal poststukken voor verschillende geadresseerden is dat de afzender elk poststuk voorziet van de vereiste frankering, 10 bij voorbeeld door het plakken van postzegels of door het voorzien van frankeringsafdruk door een frankeermachine. Deze methode heeft als nadelen dat de afzender ofwel voldoende postzegels in huis moet hebben, dan wel de beschikking moet hebben over een frankeermachine en voldoende krediet bij de betrokken postorganisatie. Bovendien is het 15 voorzien van frankering van elk afzonderlijk poststuk tijdrovend, in het bijzonder wanneer het om grotere aantallen gaat en/of wanneer voor de verschillende poststukken ook verschillende frankeringsbedragen verschuldigd zijn.The usual practice when sending a number of mail items for different addressees by a particular sender is that the sender supplies each mail item with the required postage, for example by pasting stamps or by providing a postage stamp by a postage meter. The disadvantages of this method are that the sender must either have sufficient stamps in his house or have a franking machine and sufficient credit with the postal organization concerned. Moreover, the provision of franking of each individual mail item is time-consuming, in particular when larger numbers are involved and / or when different postage amounts are also owed for the different mail items.

20 B. Samenvatting van de uitvindingB. Summary of the invention

Met een methode volgens de uitvinding wordt beoogd bovenstaande bezwaren op te heffen, namelijk een methode te verschaffen die het mogelijk maakt om de poststukken ongefrankeerd ter verzending aan te 25 bieden en pas achteraf, in één keer, hiervoor te betalen. Dit maakt het voor een afzender overbodig de beschikking te hebben over een voorraad postzegels of een frankeermachine. Bovendien hoeft een afzender bij gebruik van de methode volgens de uitvinding de te verzenden poststukken niet afzonderlijk te wegen om de juiste 30 frankering vast te stellen.The aim of a method according to the invention is to eliminate the above drawbacks, namely to provide a method which makes it possible to offer the postal items for postage franked and to pay for them in arrears at once. This makes it unnecessary for a sender to have a stock of stamps or a franking machine. Moreover, when using the method according to the invention, a sender does not have to weigh the mail items to be sent separately in order to determine the correct postage.

Een methode volgens de uitvinding omvat daartoe de volgende stappen: - het door de afzender verzamelen van de poststukken, in willekeurige volgorde van adressering, in een speciaal daartoe bestemde 35 verzamelverpakking onder toevoeging van een, door de afzender ondertekend, opdrachtdocument, door middel van welk opdrachtdocument 1007334 2 de afzender verklaart het voor frankering van de poststukken in de verzamelverpakking verschuldigde bedrag te zullen voldoen en welk opdrachtdocument is voorzien van een identificatie van de afzender; - het sluiten van de verzamelverpakking; 5 - het, op de voor poststukken gebruikelijke wijze, ter verzending aanbieden van de verzamelverpakking, zoals door deponeren in een straat-brievenbus of door aanbieding bij een postkantoor; - het transporteren van de verzamelverpakking langs de voor poststukken gebruikelijke weg naar een eerste sorteerlocatie van de 10 betrokken post-organisatie; - het op die eerste sorteerlocatie openen en legen van de verzamelverpakking; - het door een daartoe geschikte inrichting doen tellen, wegen en van een frankeringsopdruk voorzien van de poststukken uit de 15 verzamelverpakking, waarbij de tijdens dit proces omtrent de poststukken verkregen gegevens worden opgeslagen in aan de inrichting gekoppelde geheugenmiddelen, welke gegevensverzameling wordt voorzien van de identificatie van de afzender, ontleend aan het opdrachtdocument; 20 - het, op grond van de gegevensverzameling, opstellen van een overzicht van door de afzender voor frankering en gebruikmaking van de methode te betalen bedragen, welk overzicht aan de afzender wordt gezonden; - het transporteren van de poststukken naar de geadresseerden.To this end, a method according to the invention comprises the following steps: - the collection of the postal items, in any order of addressing, by the sender, in a special collection package intended for that purpose, with the addition of an order document signed by the sender, by means of which order document 1007334 2 the sender declares that he will pay the amount due for postage in the collective packaging and which order document is provided with an identification of the sender; - closing the collective packaging; 5 - offering the collective packaging for shipment in the manner customary for postal items, such as by depositing in a street letterbox or by presenting it to a post office; - transporting the collection package along the usual route for postal items to a first sorting location of the postal organization concerned; - opening and emptying the collective packaging at that first sorting location; - counting, weighing and stamping the mail items from the collection package by a suitable device, the data obtained during this process concerning the mail items being stored in memory means coupled to the device, which data collection is provided with the identification from the sender, taken from the order document; - drawing up, on the basis of the data collection, a statement of the amounts to be paid by the sender for franking and using the method, which statement is sent to the sender; - transporting the postal items to the addressees.

2525

Om de methode volgens de uitvinding te kunnen toepassen, dient de afzender zich wel tevoren voorzien te hebben van een daartoe bestemde verzamelverpakking met bijbehorend opdrachtdocument, vorm gegeven volgens door de betrokken postorganisatie opgestelde specificaties.In order to be able to apply the method according to the invention, the sender must have previously provided a suitable collective packaging with accompanying order document, designed according to specifications drawn up by the postal organization concerned.

30 Verder moet op locaties van die postorganisatie, waar poststukken na verzameling voor een eerste sortering arriveren, apparatuur aanwezig zijn voor het openen en leeghalen van de verzamelverpakkingen, alsmede voor tellen, wegen en frankeren van poststukken. Op zulke locaties kan genoemde apparatuur op een economisch verantwoorde wijze worden 35 ingezet; decentrale verwerking bij afzonderlijke afzenders wordt omgezet in meer centrale verwerking van poststromen.Furthermore, at locations of that postal organization, where mail items arrive after collection for a first sorting, equipment must be present for opening and emptying the collective packages, as well as for counting, weighing and franking of mail items. At such locations said equipment can be used in an economically responsible manner; decentralized processing at individual senders is converted into more central processing of mail flows.

Volgens een eerste voorkeursuitvoering van de methode volgens deAccording to a first preferred embodiment of the method according to the

< *?C$ O A<*? C $ O A

3 uitvinding maakt het opdrachtdocument deel uit van de ve r z ame1ve rpakking.3 invention, the order document is part of the packaging.

Volgens een tweede voorkeursuitvoering van de methode volgens de 5 uitvinding worden de voor frankering en gebruikmaking van de methode verschuldigde bedragen automatisch van een aan de afzender toebehorende rekening afgeschreven, waarbij voor de berekening en de afschrijving wordt uitgegaan van de gegevensverzameling in de met de frankeerinrichting gekoppelde geheugenmiddelen en de identificatie, 10 ontleend aan het opdrachtdocument.According to a second preferred embodiment of the method according to the invention, the amounts owed for franking and using the method are automatically debited from an account belonging to the sender, the calculation and the depreciation being based on the data collection in the meter linked to the franking device. memory means and identification, 10 derived from the order document.

Volgens een derde voorkeursuitvoering maakt de afzender gebruik van enveloppen met de aanduiding "port betaald" en blijft het aanbrengen van een frankeringsopdruk op de eerste sorteerlocatie achterwege.According to a third preferred embodiment, the sender uses envelopes with the designation "postage paid" and the application of a postage imprint on the first sorting location is omitted.

15 C. Korte beschrijving van de tekening15 C. Brief description of the drawing

De uitvinding zal nader worden toegelicht middels een beschrijving van een uitvoeringsvoorbeeld, waarbij wordt verwezen naar een 20 tekening, waarin: FIG. 1 een stroomdiagram weergeeft, behorend bij een uitvoeringsvoorbeeld van de methode volgens de uitvinding, waarin het opdrachtdocument een afzonderlijk document is, dat tesamen met de te verzenden poststukken in de verzamelverpakking wordt gedeponeerd; 25 FIG. 2 een uitvoeringsvorm van de verzamelverpakking toont voor gebruik in de methode volgens de uitvinding; FIG. 3 een uitvoeringsvorm van het opdrachtdocument toont voor gebruik in de methode volgens de uitvinding.The invention will be further elucidated by means of a description of an exemplary embodiment, with reference being made to a drawing, in which: FIG. 1 depicts a flow chart associated with an exemplary embodiment of the method of the invention, wherein the order document is a separate document which is deposited together with the mail items to be sent; FIG. 2 shows an embodiment of the collection package for use in the method according to the invention; FIG. 3 shows an embodiment of the order document for use in the method according to the invention.

30 D. Beschrijving van een uitvoeringsvoorbeeld30 D. Description of an exemplary embodiment

De methode volgens de uitvinding biedt aan particulieren en klein-zakelijke gebruikers de mogelijkheid een aantal, voor verschillende geadresseerden bestemde, en nog ongefrankeerde, 35 poststukken ter verzending aan te bieden en biedt hen daarmee een vergelijkbaar gebruiksgemak als geboden wordt aan medewerkers van grotere bedrijven die een partij poststukken aanbieden aan een in zulke bedrijven aanwezige postkamer. Overigens, wanneer in dergelijke · 7 O Q /i *8 4 bedrijven per afdeling verzamelverpakkingen ter beschikking worden gesteld, kan de methode ook daar worden toegepast en behoeft voor dat deel van de poststroom van een afdeling, dat in afdelingsverzamelverpakkingen wordt verzonden, geen gebruik te worden 5 gemaakt van de postkamer.The method according to the invention offers individuals and small-business users the opportunity to offer a number of 35 mail items intended for different addressees, which are still unstamped, and thus offers them a similar ease of use as is offered to employees of larger companies who offer a batch of postal items to a mailroom present in such companies. Incidentally, when such packages are made available per department in such companies, the method can also be applied there and does not need to be used for that part of the mail flow of a department, which is sent in departmental packages. 5 are made from the mailroom.

In FIG. 1 is (C) de betrokken aanbieder van poststukken (ΡΙ.,.Ρη), de klant, verder afzender te noemen. In het hier te bespreken uitvoeringsvoorbeeld wordt gebruik gemaakt van een 10 afzonderlijk opdrachtdocument (0), door afzender (C) ingevuld. Een mogelijke uitvoeringsvorm van een dergelijk opdrachtdocument komt in de beschrijving van FIG. 3 aan de orde. In stap 1 deponeert afzender (C) de te verzenden poststukken, samen met het opdrachtdocument (0), in de verzamelverpakking. Een mogelijke uitvoeringsvorm van een 15 dergelijke verzamelverpakking komt in de beschrijving van FIG. 2 aan de orde. In stap 2 sluit de afzender de verzamelverpakking. In stap 3 biedt hij de verzamelverpakking ter verzending aan, op de voor poststukken gebruikelijke wijze; dit kan bij voorbeeld geschieden door het deponeren van de verzamelverpakking in een straat-brievenbus of 20 door aanbieden aan de balie van een postkantoor. De verzamelverpakking wordt hiermee opgenomen in de dagelijkse stroom van poststukken die door de betrokken postorganisatie wordt verwerkt. Deze postorganisatie draagt in stap 4 zorg voor het transport van de verzamelverpakking, opgenomen in de poststroom, naar een eerste sorteerlocatie. In stap 5 25 wordt op die sorteerlocatie de verzamelverpakking geopend en de poststukken ΡΙ.,.Ρη worden eruit gehaald. In stap 6 worden deze poststukken geteld, gewogen en van frankering voorzien. De in stappen 5 en 6 benodigde apparatuur als enveloppen-leeghaalmachines en frankeermachines kunnen van een algemeen in het vakgebied bekend type 30 zijn, zodat hier niet op hoeft te worden ingegaan. Als wordt toegestaan om in een verzamelverpakking poststukken te deponeren waarvoor verschillende tarieflij sten gelden, zoals een combinatie van binnenlandse en voor het buitenland bestemde post, zal in stap 6 ook een deel van de adresinformatie op poststukken ΡΙ.,.Ρη dienen te 35 worden gelezen. Als daarentegen wordt volstaan met het invoeren van de methode voor één soort post, bijvoorbeeld brieven voor binnenlandse bestemmingen, kan het lezen van informatie omtrent bestemmingsadressen achterwege blijven. Dit geldt ook, wanneer voor verschillende 1 ü 0 7 3 3 4 5 postsoorten verzamelverpakkingen met verschillende uiterlijke kenmerken of coderingen worden ingevoerd. In stap 7 wordt parallel aan de frankering van de poststukken ΡΙ.,.Ρη de relevante informatie op het opdrachtdocument (0) gelezen. Bij voorkeur bevat (0) de 5 identificatie van de afzender in de vorm van een barcode. Voor grotere klanten, die als afzender optreden, kan de betrokken postorganisatie de verzamelverpakkingen leveren met daarop voorbedrukt de barcode van de afzender, kleinere klanten zullen zo’n barcode zelf moeten opplakken. In stap 8 vervolgen de poststukken ΡΙ.,.Ρη hun weg door het 10 verwerkingssysteem van de postorganisatie, om - gefrankeerd en wel -bij de respectievelijke geadresseerden aan te komen. Parallel hieraan worden in stap 9 de voor de afrekening met de afzender (C) benodigde gegevens opgeslagen in geheugenmiddelen, gekoppeld met de frankeerinrichtingen en leesapparatuur die in stappen 6 en 7 worden 15 gebruikt. Zo worden gegevens betreffende aantallen en gewichten van poststukken, alsmede verschuldigde frankeringsbedragen, tesaraen met de aan opdrachtdocument (0) ontleende identificatie van de betrokken afzender, vastgelegd. Aan de hand hiervan wordt een overzicht (B) van verschuldigde bedragen, resulterend in een verschuldigd totaalbedrag, 20 opgesteld en aan afzender (C) gezonden. In een voorkeursuitvoering van de methode volgens de uitvinding wordt het verschuldigde totaalbedrag automatisch van een aan de afzender toebehorende rekening afgeschreven; daartoe is het opdrachtdocument dan tevens machtigingsdocument.In FIG. 1, (C) is the relevant postal provider (ΡΙ.,. Ρη), the customer, hereinafter referred to as the sender. In the exemplary embodiment discussed here, use is made of a separate order document (0), completed by sender (C). A possible embodiment of such an order document is shown in the description of FIG. 3 under discussion. In step 1, the sender (C) deposits the mail items to be sent, together with the order document (0), in the collective packaging. A possible embodiment of such a collection package is shown in the description of FIG. 2 discussed. In step 2, the sender closes the collective packaging. In step 3 he offers the collective packaging for shipment in the usual manner for postal items; this can be done, for example, by depositing the collective packaging in a street letterbox or by presenting it at the counter of a post office. The collective packaging is thus included in the daily flow of postal items processed by the relevant postal organization. In step 4, this postal organization takes care of the transport of the collective packaging, included in the mail flow, to a first sorting location. In step 5 25, at this sorting location, the collective packaging is opened and the mail items ΡΙ.,. Ρη are removed. In step 6, these mail items are counted, weighed and stamped. The equipment required in steps 5 and 6, such as envelope emptying machines and franking machines, may be of a type 30 generally known in the art, so that this need not be discussed. If it is allowed to deposit postal items that are subject to different tariff lists in a collective packaging, such as a combination of domestic and foreign mail, then in step 6 part of the address information on postal items ΡΙ.,. Ρη will also have to be read. . If, on the other hand, it suffices to introduce the method for one type of mail, for example letters for domestic destinations, reading information about destination addresses can be omitted. This also applies if multi-packagings with different external characteristics or codes are entered for different 1 ü 0 7 3 3 4 5 mail types. In step 7, the relevant information on the order document (0) is read parallel to the postage of postal items stukken.,. Ρη. Preferably (0) contains the identification of the sender in the form of a barcode. For larger customers, who act as sender, the postal organization concerned can supply the collective packaging with the sender's barcode preprinted on it, smaller customers will have to affix such a barcode themselves. In step 8, the postal items ΡΙ.,. Ρη continue their way through the postal organization's processing system, to arrive - postage paid - at the respective addressees. Parallel to this, in step 9, the data required for the settlement with the sender (C) are stored in memory means, coupled with the franking devices and reading equipment used in steps 6 and 7. For example, data concerning numbers and weights of postal items, as well as postage due, are recorded with the identification of the sender concerned, derived from order document (0). On this basis, an overview (B) of amounts due, resulting in a total amount due, is drawn up and sent to sender (C). In a preferred embodiment of the method according to the invention, the total amount owed is automatically debited from an account belonging to the sender; the order document is then also an authorization document for this purpose.

25 FIG. 2 toont een mogelijke uitvoeringsvorm van de verzamelverpakking ten gebruike in de methode volgens de uitvinding.FIG. 2 shows a possible embodiment of the collection package for use in the method according to the invention.

Het gaat hierbij in feite om een hersluitbare envelop, hier getoond in ingevouwen toestand, met bijvoorbeeld een van een plakstrook voorziene 30 lip (L), en verder voorzien van een aanduiding (zoals een opdruk (Al)) waaruit blijkt dat de envelop bestemd is voor gebruik in de hierboven beschreven verzend- en frankeermethode. Voorts verdient het aanbeveling dat de afzender, indien het opdrachtdocument niet is gekoppeld met de verzamelverpakking (of zelfs daarop is afgedrukt), de 35 envelop voorziet van een identificatie van de afzender, door invulling van naam en adres, in een vak (SI) en/of zorg dragen voor een op de envelop aangebracht barcode (BS1). Afmetingen en vormgeving van de verzamelverpakking, waarvan FIG. 2 slechts één van de mogelijke 1 0 0 7334« 6 uitvoeringsvormen weergeeft, worden door de betrokken postorganisatie vastgesteld.This is in fact a resealable envelope, shown here in a folded state, with for instance a lip (L) provided with an adhesive strip, and further provided with an indication (such as an imprint (Al)) showing that the envelope is intended for use in the shipping and franking method described above. In addition, it is recommended that if the job document is not linked to the multipack (or even printed on it), the sender must provide the envelope with an identification of the sender, by entering name and address, in a box (SI) and / or provide a barcode (BS1) affixed to the envelope. Dimensions and design of the collective package, of which FIG. 2 represents only one of the possible embodiments, is determined by the postal organization concerned.

FIG.3 toont een mogelijke uitvoeringsvorm van het 5 opdrachtdocument ten gebruike in de methode volgens de uitvinding. In het geval automatische afschrijving van verschuldigde bedragen plaats dient te vinden, doet het opdrachtdocument tevens dienst als machtigingsformulier. Het opdrachtdocument heeft tenminste een vak (S2) voor naam-, straat- en woonplaatsgegevens van de afzender, een 10 opdruk (A2) waaruit blijkt dat het document bestemd is voor gebruik in de beschreven verzend- en frankeermethode en een vak (SG) voor de handtekening van de afzender. Voorts is het opdrachtdocument bij voorkeur voorzien van barcodes (BS2, BO, BL) voor respectievelijk de identificatie van de afzender (het "klantnummer"), een ordernummer en 15 een afgiftelocatie/volgnummer. Vakken (N) en (D) zijn respectievelijk bestemd voor een volgnummer ten gebruike in de betrokken postorganisatie en voor de datum van ter-post-bezorging. De tabel (T) kan gegevens als produktomschrijving en aantallen, gewichten e.d. bevatten. De opdruk (A2) kan een verwijzing naar algemene voorwaarden 20 en informatie omtrent de soorten, met deze methode te verzenden, poststukken bevatten. De vormgeving van het opdrachtdocument, in FIG.FIG. 3 shows a possible embodiment of the order document for use in the method according to the invention. In the event that automatic payment of amounts due must take place, the order document also serves as an authorization form. The order document has at least one box (S2) for name, street and city details of the sender, a print (A2) showing that the document is intended for use in the described shipping and postage method and a box (SG) for the signature of the sender. Furthermore, the order document is preferably provided with barcodes (BS2, BO, BL) for the identification of the sender (the "customer number"), an order number and a delivery location / sequence number, respectively. Boxes (N) and (D) are respectively for a serial number for use in the relevant postal organization and for the date of post delivery. The table (T) may contain data such as product description and numbers, weights, etc. The imprint (A2) may contain a reference to general conditions 20 and information about the types of mail items to be sent by this method. The layout of the order document, in FIG.

3 weergegeven, is slechts één van de mogelijke; plaats en afmetingen worden door de betrokken postorganisatie vastgesteld. Opgemerkt wordt dat het opdrachtdocument ook aan de verzamelverpakking bevestigd kan 25 zijn of op de verzamelverpakking kan zijn afgedrukt. In het laatstgenoemde geval nemen A2, BS2 en S2 de plaats in van, respectievelijk, Al, BS1 en SI. Een mogelijke uitvoeringsvorm van deze variant is die, waarin lip (L) is verlengd en het opdrachtdocument op deze lip is aangebracht.3 is only one of the possible; location and dimensions are determined by the relevant postal organization. It is noted that the job document may also be attached to the collection package or printed on the collection package. In the latter case, A2, BS2 and S2 take the place of A1, BS1 and SI, respectively. A possible embodiment of this variant is that in which lip (L) is extended and the order document is applied to this lip.

3030

Opgemerkt wordt dat het, bij gebruik van de methode volgens de uitvinding, aan de afzender kan worden toegestaan voor de poststukken enveloppen te bezigen met de opdruk "port betaald", zonder dat de afzender voor aanbieding van dergelijke poststukken naar een locatie 35 van de betrokken postorganisatie hoeft te gaan, zoals thans wel vereist is. Zulke poststukken kan de afzender in een verzamelverpakking in een straat-brievenbus deponeren. Het door de postorganisatie op een eerste sorteerlocatie van een frankeringsopdruk 1 0 0 7 3 3 h '' 7 voorzien (bij stap 6) kan in dergelijke gevallen uiteraard achterwege blijven.It should be noted that, when using the method according to the invention, the sender may be allowed to use envelopes marked "postage paid" for the postal items, without the sender presenting such postal items to a location of the person concerned. postal organization has to go, as is currently required. The sender can deposit such postal items in a collective packaging in a street letterbox. The provision by the postal organization at a first sorting location with a postage imprint 1 (0 0 7 3 3 h '' 7 (in step 6) can of course be omitted in such cases.

1007334110073341

Claims

1. Method for preparing, offering and sending at least two unposted mail items, such as letters, intended for different addressees, to be sent for dispatch, comprising the following steps: collecting the mail items by the sender , in any order of addressing, in a special multipack intended for this purpose, with the addition of an order document signed by the sender, by means of which order document the sender declares that he will pay the amount due for postage in the bundle package and which order document is provided with an identification of the sender; 15. closing the collective packaging; offering the collective packaging for shipment in the manner customary for postal items, such as by depositing in a street letterbox or by presenting it to a post office; transporting the collection package along the usual route for mail items to a first sorting location of the postal organization concerned; opening and emptying the collective packaging at that first sorting location; counting, weighing and stamping the mail items from the collection package by a suitable device, the data obtained during this process concerning the mail items being stored in memory means coupled to the device, which data collection is provided with the identification of the 30 sender, derived from the order document; drawing up, on the basis of the data collection, an overview of amounts to be paid by the sender for franking and using the method, which overview is sent to the sender; 35. transporting the postal items to the addressees.

Method according to claim 1, characterized in that the order document forms part of the collective packaging. 1 n r \ i o 0. / f

Method according to claim 1 or 2, characterized in that the amounts due for postage and use of the method are automatically debited from an account belonging to the sender, the calculation and the depreciation being based on the data collection in the memory means coupled to the franking device and the identification taken from the order document.

Method according to claim 1, 2 or 3, characterized in that the sender uses envelopes with the designation "postage paid" and the application of a postage imprint on the first sorting location is omitted. 1007334 '