KR20180089106A

KR20180089106A - Document security management system for image forming apparatus

Info

Publication number: KR20180089106A
Application number: KR1020170013775A
Authority: KR
Inventors: 이영기
Original assignee: 캐논코리아비즈니스솔루션 주식회사
Priority date: 2017-01-31
Filing date: 2017-01-31
Publication date: 2018-08-08

Abstract

The present invention relates to a method for managing output document security of an image forming device. The method for managing output document security of an image forming device having a complex function comprises the following steps of: logging-in a user terminal; extracting text information within an output document together with output document user information from the logged-in user terminal, and transmitting the information to a management server; and outputting the transmitted information to the document in an additional information code form. When outputting the document, a record and information on the output are printed on the output document and are stored in a database, and security management and tracking of the output document can be possible, thereby improving security of the output document when using the image forming device.

Description

Technical Field [0001] The present invention relates to an output document security management method for an image forming apparatus,

본 발명은 화상형성장치의 출력문서 보안관리 방법에 관한 것으로, 보다 상세하게는 문서 출력시 출력에 대한 기록과 정보가 출력물에 인쇄되는 동시에 데이터베이스에 저장이 되게 하여 출력물의 보안관리는 물론 추적조회까지 가능한 화상형성장치의 출력문서 보안관리 방법에 관한 것이다. The present invention relates to an output document security management method of an image forming apparatus, and more particularly, to an output document security management method of an image forming apparatus, which records and records information on an output during a document output, And an output document security management method of the image forming apparatus.

화상형성장치는 컴퓨터와 같은 단말 장치에서 생성된 인쇄 데이터를 기록 용지에 인쇄하는 장치를 의미하며, 이러한 화상형성장치로는 복사기, 프린터, 팩시밀리 또는 이들의 기능을 하나의 장치를 통해 복합적으로 구현하는 복합기(Multi Function Peripheral; MFP) 등을 들 수 있다. The image forming apparatus refers to an apparatus that prints print data generated on a recording medium, such as a computer, on a recording paper. The image forming apparatus includes a copying machine, a printer, a facsimile, or a combination thereof And a multifunction peripheral (MFP).

즉, 기존의 팩시밀리, 스캐너, 프린터, 디지털 복사기 등 각각의 단품으로 존재하던 단말 장치들을 일체화한 다기능 단말기로 호스트 컴퓨터와 연동이 되는 호스트 컴퓨터-인터페이스 기능을 구비하고 있는 것이 일반적이며, 유무선 네트워크를 통하여 다수의 화상형성장치가 연결되어 있는 경우가 많다. That is, it is general that a multifunctional terminal integrating terminal devices existing as individual items such as an existing facsimile, a scanner, a printer, a digital copying machine, etc., has a host computer-interface function interlocked with a host computer. Many image forming apparatuses are often connected.

회사나 그룹 등 어떠한 목적을 위해 모인 집단 또는 단체(이하 회사)는, 그 회사의 이익 등을 위하여 그 회사의 구성원이 아닌 사람에게 비밀로 하는 이른바 대외비와, 그 회사 구성원 중 허가된 특정 구성원들만 열람 및 편집이 가능한 대내비가 있다. 이 두 내용 중 어느 하나 이상을 담은 문서를 통틀어 보안 문서라고 한다. A group or group (hereinafter referred to as a "company") gathered for any purpose, such as a company or a group, shall only disclose so-called confidentiality, confidential to a person who is not a member of the company, And in-house rain that can be edited. A document containing at least one of these two contents is collectively referred to as a security document.

일반적으로 보안 문서의 경우, 회사 내 프린터로 인쇄를 하게 되면 서버 내 등록된 아이디 및 아이피로 누가 어떤 문서를 인쇄하였는지 기록되며, 문서에는 자신의 소속, 인쇄 시간 및 이름이 엷은 회색으로 인쇄되는 이른바 워터마크가 함께 인쇄된다. 대부분의 회사의 문서 보안에 상기 두 가지의 방법만을 사용한다.Generally, in the case of a security document, when printing is performed on a printer in the company, it is recorded as to which document has been printed by the registered ID and IP in the server, and the document includes so-called water Marks are printed together. Most companies use only the above two methods for document security.

그러나 사내 구성원 한 명씩을 세세하게 감시하지 않는 이상, 상기 방법만을 이용하는 경우 문서가 외부로 반출되는 것에 대해 매우 취약한 단점을 가지고 있다. 기밀의 유출은 곧 회사의 손실 등과 같이 피해에 직접적인 영향을 주기 때문에, 상기 방법 외에 더 강화된 문서 보안 방법이 절실하다. However, unless one member of the company is closely monitored, if the above method is used alone, the document is very vulnerable to being exported to the outside. Since leakage of confidential information directly affects the damage such as loss of company, a document security method which is stronger than the above method is more urgent.

따라서, 본 발명은 상기 문제를 해결하고자 안출된 것으로, SUMMARY OF THE INVENTION Accordingly, the present invention has been made to solve the above-

사용자 단말과 관리서버, 네트워크로 연결된 화상형성장치로 구성되어 A user terminal, a management server, and an image forming apparatus connected via a network

문서 출력시 출력에 대한 기록과 정보과 출력물에 인쇄되는 동시에 데이터베이스에 저장이 되게 하여 출력물의 보안관리는 물론 추적조회까지 가능한 화상형성장치의 출력문서 보안관리 방법을 제공하고자 한다. The present invention provides a method of managing the output document security of the image forming apparatus, which is capable of recording the output during document output, printing information and output, and storing the data in a database,

상기 과제를 해결하기 위하여 본 발명은, 복합기능을 구비한 화상형성장치의 보안관리방법에 있어서 사용자 단말에서 로그인하는 단계와 상기 로그인한 사용자 단말에서 출력문서 사용자 정보와 함께 출력 문서내의 텍스트 정보를 추출하여 관리서버로 송부하는 단계와 상기 송부된 정보에 대하여 추가정보코드 형태로 문서에 출력하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 하는 화상형성장치의 출력문서 보안관리 방법을 제공한다. According to an aspect of the present invention, there is provided a security management method for an image forming apparatus having a composite function, comprising the steps of: logging in at a user terminal; extracting text information in an output document together with output document user information at the logged- And outputting the transmitted information to a document in the form of an additional information code. The present invention also provides an output document security management method of an image forming apparatus.

상기한 바와 같이, 본 발명에 따른 화상형성장치의 출력문서 보안관리 방법은 문서 출력시 출력에 대한 기록과 정보가 출력물에 인쇄되는 동시에 데이터베이스에 저장이 되게 하여 출력물의 보안관리는 물론 추적조회까지 가능하게 하여 화상형성장치 사용에 있어 출력문서의 보안을 향상시키는 효과가 있다. As described above, the output document security management method of the image forming apparatus according to the present invention allows the recording and outputting of the output at the time of document output to be printed on the output and stored in the database, Thereby improving the security of the output document in the use of the image forming apparatus.

도 1은 본 발명의 일실시예에 따른 화상형성장치의 출력문서 보안관리 방법을 나타낸 구성도1 is a block diagram illustrating a method for managing an output document security of an image forming apparatus according to an embodiment of the present invention.

이하에서는 본 발명의 바람직한 실시예를 첨부한 도면을 참고하여 상세하게 설명한다. 본 발명을 설명함에 있어서 관련된 공지 기술에 대한 구체적인 설명이 본 발명의 요지를 흐리게 할 수 있다고 판단되는 경우 그 상세한 설명을 생략하기로 한다. 도면에서 본 발명을 명확하게 설명하기 위하여 설명과 관계없는 부분은 생략하였고, 명세서 전체를 통하여 유사한 부분에 대해서는 유사한 도면 부호를 부여하였으며, 명세서 전체에서, 어떤 부분이 어떤 구성요소를 "포함"한다고 할 때, 이는 특별히 반대되는 기재가 없는 한, 다른 구성요소를 제외하는 것이 아니라 다른 구성요소를 더 포함할 수 있음을 의미한다.Hereinafter, preferred embodiments of the present invention will be described in detail with reference to the accompanying drawings. DETAILED DESCRIPTION OF THE PREFERRED EMBODIMENTS Hereinafter, the present invention will be described in detail with reference to the accompanying drawings. In order to clearly illustrate the present invention in the drawings, parts that are not related to the description are omitted, and similar parts are denoted by like reference numerals throughout the specification, and in the entire specification, , It is to be understood that this does not exclude other components, but may include other components, unless specifically stated otherwise.

도 1은 본 발명의 일실시예에 따른 화상형성장치의 출력문서 보안관리 방법을 나타낸 구성도이다. 1 is a block diagram illustrating a method for managing an output document security of an image forming apparatus according to an exemplary embodiment of the present invention.

도 1을 참조하면, 본 발명에 따른 화상형성장치의 출력문서 보안관리 방법은 사용자 단말(100)과 관리서버(300), 네트워크로 연결된 화상형성장치(200)로 구성되어 사용자 단말(100)에서 로그인하는 단계와 상기 로그인한 사용자 단말에서 출력문서 사용자 정보와 함께 출력 문서내의 텍스트 정보를 추출하여 관리서버(300)로 송부하는 단계와 상기 송부된 정보에 대하여 추가정보코드(400) 형태로 문서에 출력하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 한다. Referring to FIG. 1, an output document security management method of an image forming apparatus according to the present invention includes a user terminal 100, a management server 300, and an image forming apparatus 200 connected to the network, Extracting text information in an output document together with output document user information from the logged-in user terminal, and transmitting the extracted text information to the management server 300, and transmitting the text information in the form of an additional information code (400) And outputting the output signal.

상기 추가정보코드(400)는 큐알(Quick Response)코드나 바코드 형태로 출력하는 것이 가능하다. The additional information code 400 can be output in the form of a quick response code or a bar code.

상기 추가정보코드(400)에 대한 정보는 웹상에서도 출력물의 추적관리가 가능하다. 예를들면, 최초 출력한 사용자, 문서보안 등급, 출력회수 등의 출력물의 문서정보에 대한 추적관리가 가능하다. The information on the additional information code 400 can be tracked and managed on the web. For example, it is possible to manage the document information of the output such as the first output user, the document security level, and the output count.

또한, 복합기능을 구비한 화상형성장치(200)의 복사작업시에도 상기 출력물의 추가정보코드(400)의 유무를 확인하여 보안관리가 가능하다. In addition, security management can be performed by checking the presence or absence of the additional information code 400 of the printout during the copying operation of the image forming apparatus 200 having the composite function.

예를들면, 네트워크에 연결된 화상형상장치(200)에 로그인한 상태에서 복사대상 문서의 추가정보코드(400)가 있을 경우에는 문서의 복사회수 및 복사관련 정보에 대해서 관리서버(300)에 저장하는 것이 가능하다. 아울러, 복사대상 문서의 추가정보코드(400)가 없을 경우에는 복사작업을 불가능하게 하는 설정이 가능하다. For example, when there is the additional information code 400 of the copy target document while logged in to the image forming apparatus 200 connected to the network, the copy count and the copy related information of the document are stored in the management server 300 It is possible. In addition, when there is no additional information code 400 of the copy target document, it is possible to set the copy job to be disabled.

이상으로 본 발명의 바람직한 실시예를 도면을 참고하여 상세하게 설명하였다. 본 발명의 설명은 예시를 위한 것이며, 본 발명이 속하는 기술분야에서 통상의 지식을 가진 자는 본 발명의 기술적 사상이나 필수적인 특징을 변경하지 않고서 다른 구체적인 형태로 쉽게 변형이 가능하다는 것을 이해할 수 있을 것이다.The preferred embodiments of the present invention have been described in detail with reference to the drawings. It will be understood by those of ordinary skill in the art that various changes in form and details may be made therein without departing from the spirit and scope of the present invention as defined by the appended claims.

따라서, 본 발명의 범위는 상기 상세한 설명보다는 후술하는 특허청구범위에 의하여 나타내어지며, 특허청구범위의 의미, 범위 및 그 균등 개념으로부터 도출되는 모든 변경 또는 변형된 형태가 본 발명의 범위에 포함되는 것으로 해석되어야 한다. Accordingly, the scope of the present invention is defined by the appended claims rather than the foregoing detailed description, and all changes or modifications derived from the meaning, range, and equivalence of the claims are included in the scope of the present invention Should be interpreted.

100 : 사용자 단말
200 : 화상형성장치
300 : 관리서버
400 : 추가정보코드100: user terminal
200: image forming apparatus
300: management server
400: Additional information code

Claims

An output document security management method for an image forming apparatus having a composite function
A step of logging in from a user terminal
Extracting text information in an output document together with output document user information from the logged-in user terminal, and transmitting the extracted text information to a management server
And outputting the transmitted information to the document in the form of an additional information code.