KR100452926B1 - Method for processing document via communication network - Google Patents
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Abstract
본 발명은 통신망을 이용한 문서 처리 방법에 관한 것으로, 요청자에 의하여 요청된 문서를 문서처리서버가 등록하고 검토자에게 커뮤니케이션 서비스를 이용하여 검토해야할 문서가 등록되었음을 통지하는 제 1단계와; 상기 검토자에 의한 해당 등록문서의 검토 결과가 접수되면 상기 문서처리서버가 해당 등록문서의 검토결과에 따라 상기 요청자 및 처리자중 적어도 한쪽에 커뮤니케이션 서비스를 이용하여 그 검토결과에 대응하는 메시지를 통지하는 제 2단계와; 상기 검토결과에 대응하는 메시지를 통지받은 상기 처리자에 의하여 해당 등록문서에 대한 처리답변이 처리문서로서 등록되면, 상기 문서처리서버가 해당 등록문서에 대한 처리문서가 등록되었음을 상기 요청자 및 검토자에게 커뮤니케이션 서비스를 이용하여 통지하는 제 3단계를 포함하여 이루어짐으로써, 문서처리의 처리 속도를 향상시킬 수 있으면서 효율적으로 문서를 처리할 수 있게 된다.The present invention relates to a document processing method using a communication network, comprising: a first step in which a document processing server registers a document requested by a requestor and notifies a reviewer that a document to be reviewed is registered using a communication service; When the review result of the registration document is received by the reviewer, the document processing server notifies a message corresponding to the review result to at least one of the requester and the processor according to the review result of the registration document by using a communication service. A second step; When the processing response for the registered document is registered as the processing document by the processor notified of the message corresponding to the result of the review, the document processing server communicates to the requestor and the reviewer that the processing document for the registered document is registered. By including the third step of notifying by using the service, it is possible to improve the processing speed of the document processing and to process the document efficiently.
Description
본 발명은 통신망을 이용한 문서 처리 방법에 관한 것으로, 보다 상세하게는 통신망을 이용하는 문서처리에 있어서 그 처리 속도를 향상시킬 수 있는 방법에 관한 것이다.The present invention relates to a document processing method using a communication network, and more particularly, to a method capable of improving the processing speed in document processing using a communication network.
기존에는 문서처리를 위하여 예를 들면 어떤 사안에 관련한 문제점(PN; Problom Notice) 및 개선사항(CR; Change Request) 등에 대하여 문서를 기안 등록하는 문서등록자와, 이 등록 기안을 검토 및 결재하는 적어도 한 사람의 관리자 및, 관리자에 의하여 결재 처리된 등록기안에 기록된 문제점(PN) 및 개선사항(CR) 등에 대하여 분석하여 해결책을 제시하는 답변자들 사이에서, 빈번하게 요구사항과 답변이 오고가는 경우에, 여러 단계로 인하여 시간이 많이 소요되고 있다.In the past, a document registrant drafting a document on a problem (PN; Problom Notice) and improvement (CR), etc. for processing a document, and at least one reviewing and drafting the draft draft. Frequently requests and answers come and go between the person's manager and the respondents who analyze the problems (PNs) and improvements (CRs) recorded in the registries approved by the managers and provide solutions. This is time consuming because of several steps.
즉, 한 회사에서 여러 회사로부터 많은 시스템들이 도입되었고, 시스템에 관련된 문제점(PN) 및 개선사항(CR)을 관련 회사로 전달하고 다시 답변을 받는 경우, 상기 시스템의 운용자가 해당 시스템의 문제점(PN) 및 개선사항(CR)을 정리하여 등록하고 관리자에게 결재를 받아 해당 시스템 공급 회사로 전달하면 시스템 공급 회사의 처리자가 해당 시스템의 문제점(PN) 및 개선사항(CR)을 분석하여 해결책에 대한 답변을 시스템 도입 회사로 전달함에 따라 상기 시스템 운용자가 답변을 접수하게 된다.That is, when a number of systems are introduced from several companies in one company, and the system-related problems (PN) and improvements (CR) are transmitted to the related companies and received answers, the operator of the system is the system (PN). ) And the improvement (CR) is registered, and the administrator receives the approval and delivers it to the system supplier, and the processor of the system supplier analyzes the problem (PN) and the improvement (CR) of the system and answers the solution. The system operator receives the response as the system is delivered to the system introduction company.
이러한 기존의 다자간 문서처리방법은 문서처리 진행 현황을 공유하기 어렵다는 문제가 있으며, 또한 각 단계의 문서처리 담당자들이 자신이 담당하는 작업을 처리한 후에 다음 단계의 문서처리 담당자에게 전화 또는 전자우편 등으로 문서처리업무가 전달되었음을 통지하여야 하므로 단계별로 커뮤니케이션 시간이 많이 소요되는 문제가 있다. 또한, 문서처리가 다른 회사로 전달되는 경우나 또는 한 회사에서 다른 부서로 전달되는 경우에는 효율적인 커뮤니케이션이 어렵고 또한 커뮤니케이션 시간이 더 많이 소요된다는 문제가 있다.The existing multilateral document processing method has a problem that it is difficult to share the document processing progress. Also, the document processing personnel in each step process their tasks and then call or e-mail the document processing person in the next step. There is a problem that takes a lot of communication time step by step because the notification that the document processing task has been delivered. In addition, when the document processing is delivered to another company or from one company to another department, there is a problem that efficient communication is difficult and takes more communication time.
본 발명은 상기한 종래의 문제점을 해결하기 위해 안출된 것으로, 통신망을 이용하는 문서처리에 있어서 그 처리 속도를 향상시킬 수 있는 방법을 제공하고자 함에 그 목적이 있다.SUMMARY OF THE INVENTION The present invention has been made to solve the above-mentioned conventional problems, and an object thereof is to provide a method for improving the processing speed in document processing using a communication network.
또, 본 발명의 다른 목적은 통신망을 이용하는 문서처리에 있어서 문서처리 관련자들간에 그 처리내용을 공유할 수 있는 방법을 제공하고자 함에 있다.In addition, another object of the present invention is to provide a method for sharing the contents of the processing among the document processing persons in the processing of documents using a communication network.
또한, 본 발명의 또 다른 목적은 통신망을 이용하여 서로 분리된 시스템(서버)들을 통해서 문서처리를 함에 있어서 문서처리 진행현황을 공유하면서 효율적으로 문서를 처리하는 방법을 제공하고자 함에 있다.In addition, another object of the present invention is to provide a method for efficiently processing a document while sharing the document processing progress in the document processing through a separate system (server) using a communication network.
상기한 목적을 달성하기 위해 본 발명의 일 실시예에 따른 통신망을 이용한 문서처리방법은, 문서처리서버와, 상기 문서처리서버에 통신망을 통하여 접속하여 문서등록을 요청하는 요청자의 단말과, 상기 문서처리서버에 통신망을 통하여 접속하여 상기 등록된 등록문서를 검토하는 검토자의 단말 및, 상기 문서처리서버에 통신망을 통하여 접속하여 상기 검토자에 의하여 승인된 등록문서를 처리하여 그 처리답변을 처리문서로서 등록하는 처리자의 단말을 포함하는 문서처리 시스템에 있어서, 상기 요청자에 의하여 요청된 문서를 상기 문서처리서버가 해당 문서를 등록하고 상기 검토자에게 커뮤니케이션 서비스를 이용하여 검토해야할 문서가 등록되었음을 통지하는 제 1단계와; 상기 검토자에 의한 해당 등록문서의 검토 결과가 접수되면 상기 문서처리서버가 해당 등록문서의 검토결과에 따라 상기 요청자 및 상기 처리자중 적어도 한쪽에 커뮤니케이션 서비스를 이용하여 그 검토결과에 대응하는 메시지를 통지하는 제 2단계와; 상기 검토결과에 대응하는 메시지를 통지받은 상기 처리자에 의하여 해당 등록문서에 대한 처리답변이 처리문서로서 등록되면, 상기 문서처리서버가 해당 등록문서에 대한 처리문서가 등록되었음을 상기 요청자 및 검토자에게 커뮤니케이션 서비스를 이용하여 통지하는 제 3단계를 포함하여 이루어진 것을 특징으로 한다.In order to achieve the above object, a document processing method using a communication network according to an embodiment of the present invention, a document processing server, a requester's terminal for requesting document registration by accessing the document processing server through a communication network, and the document A reviewer's terminal accessing a processing server through a communication network to review the registered registration document, and accessing the document processing server through a communication network to process a registration document approved by the reviewer, and processes the response as a processing document. A document processing system comprising a terminal of a processor for registering, wherein the document processing server registers the document requested by the requester and notifies the reviewer that the document to be reviewed using a communication service is registered. Step 1; When the review result of the registration document is received by the reviewer, the document processing server notifies a message corresponding to the review result to at least one of the requester and the processor according to the review result of the registration document. A second step of doing; When the processing response for the registered document is registered as the processing document by the processor notified of the message corresponding to the result of the review, the document processing server communicates to the requestor and the reviewer that the processing document for the registered document is registered. And a third step of notifying using a service.
또, 상기한 목적을 달성하기 위해 본 발명의 다른 실시예에 따른 통신망을 이용한 문서처리방법은, 제 1문서처리서버와, 상기 제 1문서처리서버와 통신망을 통하여 접속된 제 2문서처리서버와, 상기 제 1문서처리서버에 통신망을 통하여 접속하여 문서등록을 요청하는 요청자의 단말과, 상기 제 1문서처리서버에 통신망을 통하여 접속하여 상기 등록된 등록문서를 검토하는 검토자의 단말 및, 상기 제 2문서처리서버에 통신망을 통하여 접속하여 상기 검토자에 의하여 승인된 등록문서를 처리하여 그 처리답변을 처리문서로서 등록하는 처리자의 단말을 포함하는 문서처리 시스템에 있어서, 상기 요청자에 의하여 요청된 문서를 상기 제 1문서처리서버가 해당 문서를 등록하고 상기 검토자에게 커뮤니케이션 서비스를 이용하여 검토해야할 문서가 등록되었음을 통지하는 제 1단계와; 상기 검토자에 의한 해당 등록문서의 검토 결과로서 승인이 접수되면, 상기 제 1문서처리서버가 해당 등록문서를 복사하여 상기 제 2문서처리서버로 전송함과 동시에, 상기 처리자에게 커뮤니케이션 서비스를 이용하여 처리해야할 문서가 있음을 나타내는 메시지를 통지하는 제 2단계와; 상기 수신된 문서를 저장등록한 제 2문서처리서버는 상기 메시지를 통지받은 상기 처리자에 의하여 해당 등록문서에 대한 처리답변이 처리문서로서 등록되면, 그 처리문서를 복사하여 상기 제 1문서처리서버로 전송하는 제 3단계와; 상기 처리문서를 수신한 제 1문서처리서버는 상기 처리문서를 저장등록하고 해당 등록문서에 대한 처리문서가 등록되었음을 상기 요청자 및 검토자에게 커뮤니케이션 서비스를 이용하여 통지하는 제 4단계를 포함하여 이루어진 것을 특징으로 한다.In addition, to achieve the above object, a document processing method using a communication network according to another embodiment of the present invention, the first document processing server, the first document processing server and the second document processing server connected through a communication network and A terminal of a requester for requesting document registration by accessing the first document processing server through a communication network, a terminal of a reviewer for accessing the first document processing server through a communication network, and reviewing the registered registration document; 2. A document processing system comprising a terminal of a processor connected to a document processing server through a communication network to process a registration document approved by the reviewer and register the processing response as a processing document, wherein the document requested by the requester. The first document processing server registers the document and the reviewer registers a document to be reviewed using a communication service. A first step of notifying that it has been received; If the approval is received as a result of the review of the registration document by the reviewer, the first document processing server copies the registration document and transmits the registration document to the second document processing server, and uses the communication service to the processor. A second step of notifying a message indicating that there is a document to be processed; The second document processing server storing and registering the received document registers a processing response to the registered document as a processing document by the processor notified of the message, and copies the processing document and transmits the processing document to the first document processing server. Performing a third step; The first document processing server receiving the processing document includes a fourth step of storing and registering the processing document and notifying the requestor and the reviewer by using a communication service that the processing document for the registered document is registered. It features.
도 1은 일반적인 문서처리 흐름을 도시한 도면.1 is a diagram illustrating a general document processing flow.
도 2는 본 발명에 따른 통신망을 이용한 문서 처리 방법의 일 실시예가 적용되는 개략적인 네트웍 구성도.2 is a schematic network configuration diagram to which an embodiment of a document processing method using a communication network according to the present invention is applied;
도 3은 본 발명에 따른 통신망을 이용한 문서 처리 방법의 일 실시예에 대한 신호 흐름도.3 is a signal flow diagram of an embodiment of a document processing method using a communication network according to the present invention;
도 4는 본 발명에 따른 통신망을 이용한 문서 처리 방법의 다른 실시예가 적용되는 개략적인 네트웍 구성도.4 is a schematic network configuration to which another embodiment of a document processing method using a communication network according to the present invention is applied.
도 5는 본 발명에 따른 통신망을 이용한 문서 처리 방법의 다른 실시예에 대한 신호 흐름도.5 is a signal flow diagram of another embodiment of a document processing method using a communication network according to the present invention;
도 6은 서버에 등록된 요청자, 검토자 및 처리자의 정보 구성 예를 도시한 도면.6 is a diagram showing an example of information configuration of a requestor, a reviewer and a processor registered in the server.
도 7은 서버에 등록되는 등록문서에 대한 정보 구성 예를 도시한 도면.7 is a diagram showing an example of the configuration of information on a registration document registered in a server.
도 8 및 도 9는 요청자에 의한 처리문서 등록 화면 구성 예를 도시한 도면.8 and 9 are diagrams showing an example of the configuration of a processing document registration screen by the requestor.
도 10은 요청자에 의하여 등록된 문서 등록 리스트 화면 구성예를 도시한 도면.Fig. 10 is a diagram showing a configuration example of a document registration list screen registered by the requestor.
도 11은 검토자에 의하여 검토되어야 하는 문서 검토 리스트 화면 구성예를 도시한 도면.11 is a diagram showing an example of a document review list screen configuration to be reviewed by a reviewer.
도 12는 검토자에 의하여 검토되는 문서에 대한 문서 검토 화면 구성예를 도시한 도면.12 is a diagram showing an example of a document review screen configuration for a document reviewed by a reviewer.
도 13은 서버에 등록되는 처리 문서에 대한 정보 구성 예를 도시한 도면.Fig. 13 is a diagram showing an example of the configuration of information on a processing document registered in a server.
도 14는 처리자에 의하여 확인되는 접수문서 리스트 화면 구성 예를 도시한 도면.Fig. 14 is a diagram showing an example of the structure of a reception document list screen confirmed by a processor;
도 15는 처리자에 의하여 확인되는 등록문서 내용화면 구성 예를 도시한 도면.Fig. 15 is a diagram showing an example of the structure of a registered document contents screen checked by a processor;
도 16은 처리자에 의하여 처리되는 처리문서 등록화면 구성 예를 도시한 도면.Fig. 16 is a diagram showing an example of the configuration of a processing document registration screen processed by a processor;
※ 도면의 주요부분에 대한 부호의 설명※ Explanation of code for main part of drawing
10 : A사 시스템 12 : 요청자 고정단말10: Company A system 12: Requestor fixed terminal
12A : 요청자 이동단말 14 : 검토자 고정단말12A: Requestor Mobile Terminal 14: Reviewer Fixed Terminal
14A : 검토자 이동단말 16 : A사 서버14A: Reviewer's mobile terminal 16: Company A server
18 : A사 전자우편서버 20 : B사 서버18: Company A email server 20: Company B server
22 : 처리자 단말 22A : 처리자 이동단말22: processor terminal 22A: processor mobile terminal
24 : B사 서버 26 : B사 전자우편서버24: Company B server 26: Company B email server
30 : 무선통신망 31 : 망연동장치30: wireless communication network 31: network interlocking device
32 : 이동통신교환기 33 : 단문메시지 센터32: mobile communication switch 33: short message center
34 : 기지국제어기 35A,35B : 기지국34: base station controller 35A, 35B: base station
이하, 본 발명의 바람직한 실시예들에 따른 통신망을 이용한 문서처리방법에 대하여 첨부된 도면을 참조하여 설명하면 다음과 같다.Hereinafter, a document processing method using a communication network according to preferred embodiments of the present invention will be described with reference to the accompanying drawings.
도 2는 본 발명에 따른 통신망을 이용한 문서 처리 방법의 일 실시예가 적용되는 개략적인 네트웍 구성도이다.2 is a schematic network configuration to which an embodiment of a document processing method using a communication network according to the present invention is applied.
동 도면에서, 도면부호 10은 내부에 근거리통신망(LAN)과 문서처리서버(16) 및 전자우편 서버(18)가 구축된 A사의 시스템으로, 각 문서처리자들의 고정단말기(예를 들면 퍼스널컴퓨터)들(12,14)은 근거리통신망(LAN)을 통해서 문서처리서버(16) 및 전자우편 서버(18)에 접속가능하게 되어 있다.In the figure, reference numeral 10 denotes a system of Company A having a local area network (LAN), a document processing server 16, and an e-mail server 18 installed therein, and a fixed terminal (for example, a personal computer) of each document processor. 12 and 14 are connected to the document processing server 16 and the electronic mail server 18 via a local area network (LAN).
여기서, 상기 문서처리서버(16)는 예를 들면 A사의 웹서버일 수 있고, 또는 문서처리만을 위한 전용 서버일 수 있다. 상기 문서처리서버(16)가 웹서버일 경우에는 A사의 홈페이지에 문서처리를 위한 웹페이지가 구축되어 있으면 되고, 또한 상기 문서처리서버(16)가 전용 서버일 경우에는 문서처리서버(16)에는 문서처리를 위한 전용프로그램이 탑재되어 있고 각 문서처리자들의 고정단말기들(12,14)에도 상기 문서처리서버(16)의 문서처리 전용프로그램에 접속하여 문서처리를 수행하기 위한 별도의 프로그램이 탑재되어 있으면 된다.Here, the document processing server 16 may be, for example, a web server of A company, or may be a dedicated server for document processing only. When the document processing server 16 is a web server, a web page for document processing may be constructed on the homepage of the company A. Also, when the document processing server 16 is a dedicated server, the document processing server 16 A dedicated program for processing a document is mounted, and a separate program for accessing a document processing dedicated program of the document processing server 16 is also installed in the fixed terminals 12 and 14 of each document processor. All you need is
상기 문서처리서버(16)에는 처리 문서의 유형별, 부서별, 협력사별, 담당자별로 데이터베이스가 구축되어 있는 것이 바람직하다. 먼저, 처리 문서의 유형이 다양하게 세분화하여 코드화 되어 있어야 하고, 문서를 등록할 수 있는 요청자 정보와 등록 문서를 검토하는 검토자 정보, 등록문서가 전달될 협력사 정보 및 등록문서를 처리할 협력사의 처리자 정보가 데이터베이스화되어 있어야 한다. 여기서, 요청자 정보와 검토자 정보 및 처리자 정보는 도 6에 도시한 바와 같이 고유한 식별코드가 표시되는 식별코드 필드와, 이름이 표기되는 성명필드, 해당 회사(부서)등이 표기되는 소속필드, 전자우편 주소가 표기되는 전자우편주소 필드, 이동전화번호가 표기되는 전화번호필드 등으로 구성될 수 있다. 그리고, 상기 협력사 정보는 해당 협력사의 문서처리서버에 대한 IP주소를 포함하여 구성될 수 있다.In the document processing server 16, it is preferable that a database is constructed for each document type, department, partner, and person in charge. First, the types of processed documents should be variously segmented and coded, and requestor information for registering documents, reviewer information for reviewing registration documents, supplier information for registration documents will be delivered, and suppliers' processors for processing registration documents. The information must be databased. Here, the requestor information, the reviewer information and the processor information, as shown in FIG. 6, an identification code field in which a unique identification code is displayed, a name field in which a name is indicated, an affiliation field in which a corresponding company (department) is indicated, It may be composed of an email address field in which an email address is indicated, a phone number field in which a mobile telephone number is indicated, and the like. The supplier information may be configured to include an IP address of the document processing server of the partner company.
그리고, 상기 문서처리서버(16)에는 요청자에 의하여 문서가 등록되면 해당 등록 문서에 대하여 도 7과 같은 레코드를 생성하여 데이터베이스화한다. 이 레코드는 요청자에 의하여 등록된 문서를 식별하기 위한 문서코드를 나타내는 문서코드필드, 해당 등록문서의 제목을 나타내는 등록문서제목 필드, 해당 등록문서를 요청한 요청자 정보(예를 들면 이름)를 나타내는 요청자 필드, 해당 등록문서가 등록요청된 시간을 나타내는 요청시간 필드, 해당 등록문서의 진행상황을 나타내는 진행상황 필드, 해당 등록문서를 검토하는 검토자 정보(예를 들면 이름)를 나타내는 검토자 필드, 해당 등록문서에 대하여 검토자가 검토완료한 시간을 나타내는 검토완료시간 필드, 해당 등록문서를 처리하는 처리자 정보(예를 들면 소속과 이름을 포함)를 나타내는 처리자 필드, 처리자에 의하여 등록문서의 처리가 완료된 시간을 나타내는 처리완료시간 필드, 해당 등록문서가 등록시간부터 처리완료까지 소요된 시간을 나타내는 총 처리 소요시간 필드, 등록문서가 서버(16)의 소정 저장영역에 저장된 영역의 포인터를 나타내는 등록문서 포인터 필드, 처리자에 의하여 처리된 문서가 서버(16)의 소정 저장영역에 저장된 영역의 포인터를 나타내는 처리문서 포인터 필드를 포함한다. 여기서, 진행상황은 예를 들면 문서가 등록되고 검토자에 의하여 검토결과가 서버(16)에 등록되지 않은 상태인 "등록상태"와, 등록문서에 대하여 검토자에 의하여 검토된 결과가 서버(16)에 등록된 후에 처리자에 의하여 처리된 처리문서가 등록되지 않은 상태인 "처리상태" 및, 등록문서에 대하여 처리자에 의하여 검토 및 분석된 후에 처리문서가 등록된 상태인 "처리완료상태"로 분류될 수 있다.When the document is registered by the requestor, the document processing server 16 generates a record as shown in FIG. This record is a document code field indicating a document code for identifying a document registered by the requestor, a registration document title field indicating a title of the registered document, and a requestor field indicating requestor information (eg, a name) requesting the registration document. A request time field indicating the time the registration document was requested to be registered, a progress field indicating the progress of the registration document, a reviewer field indicating reviewer information (eg, a name) reviewing the registration document, and the registration. The Review Completion Time field indicating the time that the reviewer completed reviewing the document, the Processor field indicating the processor information (including affiliation and name, etc.) for processing the registration document, and the time when the processing of the registration document was completed by the processor. Completion time field indicating, time elapsed from registration time to completion A total processing time field indicating a field; a registration document pointer field indicating a pointer of an area in which a registered document is stored in a predetermined storage area of the server 16; Contains a processing document pointer field representing a pointer. Here, the progress status is, for example, the "registration status" in which the document is registered and the review result is not registered in the server 16, and the result of the review of the registered document by the reviewer is shown in the server 16. Is classified as "processing status" in which the processing document processed by the processor after being registered is registered, and "processing completion status" in which the processing document is registered after being reviewed and analyzed by the processor for the registered document. Can be.
또한, 세분화된 처리문서별로 등록가능한 요청자, 검토가능한 검토자, 전달받을 협력사 및 처리가능한 협력사의 처리자가 데이터베이스에 구분되어 등록되어 있는 것이 바람직하다.In addition, it is preferable that the requestor, reviewable reviewer, partner to be received, and the processor of the partner that can be processed are classified and registered in the database for each processed document.
상기 문서처리서버(16)의 웹페이지(웹서버인 경우) 또는 문서처리프로그램(전용 서버)은 예를 들면 도 8 및 도 9에 도시한 바와 같이 문서등록화면을 포함하여 구성된다. 즉, 문서 등록자인 요청자는 화면상의 요청자, 검토자, 협력사 및 처리자는 입력장치로서 예를 들면 마우스를 이용하여 클릭하면 요청자, 검토자, 협력사 및 처리자의 목록이 표시되고 스크롤바를 움직이면서 소망하는 사람을 선택입력하고, 제목 및 내용을 입력한 후에 등록을 클릭하면 해당 처리 문서가 문서처리서버(16)에 등록된다.The web page (in the case of a web server) or document processing program (dedicated server) of the document processing server 16 is configured to include a document registration screen as shown in Figs. 8 and 9, for example. That is, the requester who is the document registrant is a requester, reviewer, partner and processor on the screen as an input device. For example, when a user clicks with a mouse, a list of requester, reviewer, partner and processor is displayed and the desired person moves by scrolling. After selecting and inputting the title and the content, and clicking registration, the corresponding processing document is registered in the document processing server 16.
그리고, 상기 문서처리서버(16)의 웹페이지(웹서버인 경우) 또는 문서처리프로그램(전용 서버)은 예를 들면 도 10에 도시한 바와 같이 문서등록 리스트 화면을 포함하여 구성된다. 이 문서등록 리스트화면은 문서 등록요청자가 자신의 고정단말을 이용하여 상기 문서처리서버(16)에 접속하여 로그인(log-in)한 후에 볼 수 있는 것으로, 자신에 의하여 등록된 문서등록 리스트만이 표시되도록 하는 것이 바람직하다. 이 문서등록 리스트화면은 문서코드, 문서 제목, 등록시간, 해당 문서를 검토하는 검토자의 성명, 해당 검토자에 의하여 해당 등록문서가 검토완료되어서버(16)에 검토등록된 시간, 해당 등록문서를 처리할 협력사 및 그 처리자 성명, 처리자에 의하여 해당 문서가 검토된 후에 처리문서가 등록된 시간을 나타내는 처리시간, 해당 등록문서의 진행상황(예를 들면, 등록상태, 처리상태 또는 처리완료상태) 등으로 구성될 수 있다. 여기서, 입력수단으로서 예를 들면 마우스를 이용하여 등록문서의 제목필드를 클릭하면 해당 등록문서의 내용을 볼 수 있는 등록문서 내용 화면이 표시되도록 하는 것이 바람직하고, 또한 소정 등록문서에 대하여 진행상황이 처리완료상태인 경우 해당 등록문서의 진행상황 필드를, 예를 들면 마우스를 이용하여 클릭하면 해당 등록문서에 대하여 처리자에 의하여 등록된 처리문서의 내용을 볼 수 있는 처리문서 내용 화면이 표시되도록 하는 것이 바람직하다.The web page (if a web server) or document processing program (dedicated server) of the document processing server 16 is configured to include a document registration list screen as shown in FIG. This document registration list screen can be viewed after the document registration requester has logged in by logging in to the document processing server 16 using his fixed terminal. Only the document registration list registered by the user can be seen. It is desirable to be displayed. This document registration list screen displays the document code, document title, registration time, name of the reviewer reviewing the document, the time when the registration document was reviewed and registered in the server 16 by the reviewer, and the registration document. The name of the supplier to be processed and the name of the processor, the processing time indicating the time when the processing document was registered after the document was reviewed by the processing agent, the progress of the registration document (for example, the registration status, processing status or processing completion status), etc. It may be configured as. Here, when the title field of the registration document is clicked, for example, using the mouse as an input means, it is preferable to display a registration document contents screen for viewing the contents of the registration document. When the processing status is completed, clicking the progress field of the registered document by using a mouse, for example, displays a processed document contents screen for viewing the contents of the processed document registered by the processor for the registered document. desirable.
또, 상기 문서처리서버(16)의 웹페이지(웹서버인 경우) 또는 문서처리프로그램(전용 서버)은 예를 들면 도 11에 도시한 바와 같이 문서검토 리스트 화면을 포함하여 구성된다. 이 문서검토 리스트화면은 문서 검토자가 자신의 고정단말을 이용하여 상기 문서처리서버(16)에 접속하여 로그인(log-in)한 후에 볼 수 있는 것으로, 자신이 검토해야 하는 문서등록의 리스트만이 표시되도록 하는 것이 바람직하다. 이 문서등록 리스트화면은 문서코드, 문서 제목, 등록시간, 해당 문서를 등록 요청한 요청자의 성명, 해당 검토자에 의하여 해당 등록문서가 검토완료되어 서버(16)에 검토등록된 검토시간, 해당 등록문서를 처리할 협력사 및 그 처리자 성명, 처리자에 의하여 해당 문서가 검토된 후에 처리문서가 등록된 시간을 나타내는 처리시간, 해당 등록문서의 진행상황(예를 들면, 등록상태, 처리상태 또는 처리완료상태) 등으로 구성될 수 있다.The web page (in the case of a web server) or document processing program (dedicated server) of the document processing server 16 is configured to include a document review list screen as shown in FIG. This document review list screen can be viewed after the document reviewer accesses the document processing server 16 using the fixed terminal and logs in. Only the list of document registrations to be reviewed by the document reviewer can be viewed. It is desirable to be displayed. The document registration list screen includes document code, document title, registration time, name of the requestor who requested the registration of the document, review time when the registration document is reviewed and registered in the server 16 by the reviewer, and the registration document. The name of the supplier and its processor, the processing time indicating the time when the processing document was registered by the processor, and the progress of the registration document (for example, the registration status, processing status or completion status). And the like.
여기서, 입력수단으로서 예를 들면 마우스를 이용하여 등록문서의 제목필드를 클릭하면 도 12에 도시한 바와 같이 해당 등록문서에 대한 문서검토화면이 표시되도록 구성하는 것이 바람직하다. 검토자가 도 12의 문서검토화면에서 등록문서의 내용을 검토한 후, 해당 등록문서를 처리자에게 전달하도록 하려면 예를 들면 마우스를 이용하여 "승인"을 클릭하고, 해당 등록문서에 보완이 필요한 경우 등에는 반송코멘트란에 보완사항 등을 기록한 후에 예를 들면 마우스를 이용하여 "반송"을 클릭한다. 또한 도 11의 문서검토리스트 화면에서, 소정 등록문서에 대하여 진행상황이 처리완료상태인 경우 해당 등록문서의 진행상황 필드를, 예를 들면 마우스를 이용하여 클릭하면 해당 등록문서에 대하여 처리자에 의하여 등록된 처리문서의 내용을 볼 수 있는 처리문서 내용 화면이 표시되도록 하는 것이 바람직하다.Here, it is preferable to configure the document review screen for the registered document as shown in Fig. 12 when the title field of the registered document is clicked with a mouse as an input means. 12 After reviewing the contents of the registration document in the document review screen of FIG. After recording any supplements or the like in the return comment field, click "Return" with the mouse, for example. In addition, in the document review list screen shown in FIG. 11, when the progress status is completed for a given registration document, if the progress field of the registration document is clicked with a mouse, for example, the registered document is registered by the processor. It is preferable to display a processed document contents screen which can view the contents of the processed document.
한편, 도 2에서, 도면부호 20은 내부에 근거리통신망(LAN)과 문서처리서버(24) 및 전자우편 서버(26)가 구축된 B사의 시스템으로, 문서 처리자의 고정단말기(예를 들면 퍼스널컴퓨터)(22)는 근거리통신망(LAN)을 통해서 문서처리서버(24) 및 전자우편 서버(26)에 접속가능하게 되어 있다.In FIG. 2, reference numeral 20 denotes a system of company B having a local area network (LAN), a document processing server 24, and an e-mail server 26 therein, and is a fixed terminal (for example, a personal computer) of a document processor. 22 is connected to the document processing server 24 and the electronic mail server 26 via a local area network (LAN).
상기 문서처리서버(24)는 예를 들면 B사의 웹서버일 수 있고, 또는 문서처리만을 위한 전용 서버일 수 있다. 상기 문서처리서버(24)가 웹서버일 경우에는 B사의 홈페이지에 문서처리를 위한 웹페이지가 구축되어 있으면 되고, 또한 상기 문서처리서버(24)가 전용 서버일 경우에는 문서처리서버(24)에는 문서처리를 위한 전용프로그램이 탑재되어 있고 문서처리자의 고정단말기들(22)에도 상기 문서처리서버(24)의 문서처리 전용프로그램에 접속하여 문서처리를 수행하기 위한별도의 프로그램이 탑재되어 있으면 된다. 여기서, 상기 문서처리서버(24)는 문서처리요청을 한 협력사들에 대한 정보를 가지고 있어야 하며, 그 정보는 해당 협력사의 문서처리서버(16)에 대한 IP주소를 포함하여 구성될 수 있다.The document processing server 24 may be, for example, a web server of B company, or may be a dedicated server for document processing only. When the document processing server 24 is a web server, a web page for document processing may be constructed on the homepage of the company B. Also, when the document processing server 24 is a dedicated server, the document processing server 24 A dedicated program for document processing is mounted, and a separate program for accessing the document processing dedicated program of the document processing server 24 and carrying out document processing may also be mounted on the fixed terminals 22 of the document processor. In this case, the document processing server 24 should have information about the suppliers who have requested the document processing, the information may be configured to include the IP address of the document processing server 16 of the partner.
상기 문서처리서버(24)에서는 검토자에 의하여 승인된 문서가 A사의 문서처리서버(16)에서 통신망을 통해서 수신되면, 수신된 문서들에 대하여 도 13과 같은 레코드를 생성하여 데이터베이스화한다. 이 레코드는 요청자에 의하여 등록된 문서를 식별하기 위한 문서코드를 나타내는 문서코드필드, 해당 등록문서의 제목을 나타내는 등록문서제목 필드, 해당 등록문서를 요청한 요청자 정보(예를 들면 이름 및 소속)를 나타내는 요청자 필드, 해당 문서가 접수된 시간을 나타내는 접수시간 필드, 해당 등록문서의 진행상황을 나타내는 진행상황 필드, 해당 등록문서를 처리하는 처리자 정보(예를 들면 소속과 이름을 포함)를 나타내는 처리자 필드, 처리자에 의하여 등록문서의 처리가 완료된 시간을 나타내는 처리완료시간 필드, 해당 등록문서가 서버(24)에 접수된 시간부터 처리완료까지 소요된 시간을 나타내는 처리 소요시간 필드, 등록문서가 서버(24)의 소정 저장영역에 저장된 영역의 포인터를 나타내는 등록문서 포인터 필드, 처리자에 의하여 처리된 문서가 서버(24)의 소정 저장영역에 저장된 영역의 포인터를 나타내는 처리문서 포인터 필드를 포함한다. 여기서, 진행상황은 예를 들면 문서가 접수되고 처리자에 의하여 처리된 처리문서가 등록되지 않은 상태인 "처리상태" 및, 등록문서에 대하여 처리자에 의하여 검토 및 분석된 후에 처리문서가 등록된 상태인 "처리완료상태"로 분류될 수 있다.When the document approved by the reviewer is received from the document processing server 16 of the company A through the communication network, the document processing server 24 generates a record as shown in FIG. This record indicates a document code field indicating a document code for identifying a document registered by the requestor, a registration document title field indicating a title of the registered document, and requestor information (eg, name and affiliation) requesting the registration document. A requester field, a reception time field indicating the time the document was received, a progress field indicating the progress of the registration document, a processor field indicating the processor information (e.g. affiliation and name) for processing the registration document, The processing completion time field indicating the time when the processing of the registration document is completed by the processor, the processing time field indicating the time taken from the time when the registration document is received by the server 24 to the completion of the processing, and the registration document is displayed on the server 24. A registration document pointer field representing a pointer to an area stored in a given storage area of a location, processed by the processor. And the article includes a treated article pointer field that indicates the area of the pointer stored in the predetermined storage area of the server 24. Here, the progress status is, for example, the "processing state" in which the document is received and the processed document processed by the processor is not registered, and the processed document is registered after the registered document is reviewed and analyzed by the processor. Can be classified as "processed".
상기 문서처리서버(24)의 웹페이지(웹서버인 경우) 또는 문서처리프로그램(전용 서버)은 예를 들면 도 14에 도시한 바와 같이 접수문서 리스트 화면을 포함하여 구성된다. 이 접수문서 리스트화면은 문서 검토자가 자신의 고정단말(22)을 이용하여 상기 문서처리서버(24)에 접속하여 로그인(log-in)한 후에 볼 수 있는 것으로, 자신을 처리자로 지정하여 접수된 문서 리스트만이 표시되도록 하는 것이 바람직하다. 이 접수 문서 리스트화면은 문서코드, 문서 제목, 등록시간, 해당 문서를 등록요청한 요청자 정보(성명), 해당 문서가 서버(24)에 접수된 시간, 해당 문서를 처리요청한 요청자, 처리자에 의하여 해당 문서가 검토된 후에 처리문서가 등록된 시간을 나타내는 처리시간, 해당 등록문서의 진행상황(예를 들면, 처리상태 또는 처리완료상태) 등으로 구성될 수 있다.The web page (in the case of a web server) or the document processing program (dedicated server) of the document processing server 24 is configured to include a reception document list screen as shown in FIG. The received document list screen can be viewed after the document reviewer accesses the document processing server 24 by using his fixed terminal 22 and logs in, and designates himself as a processor. It is desirable to have only the document list displayed. The received document list screen includes the document code, document title, registration time, requester information (name) requesting to register the document, the time when the document was received by the server 24, the requester who processed the document, and the document by the processor. After the is reviewed, the processing time may include a processing time indicating a time when the processing document is registered, a progress state of the registered document (for example, a processing state or a processing completion state), and the like.
여기서, 입력수단으로서 예를 들면 마우스를 이용하여 문서의 제목필드를 클릭하면 도 15에 도시한 바와 같은 해당 문서의 내용을 볼 수 있는 등록문서 내용 화면이 표시되도록 하는 것이 바람직하다.Here, when the title field of the document is clicked with a mouse as an input means, for example, it is preferable to display a registered document contents screen for viewing the contents of the document as shown in FIG.
처리자가 상기 도 15의 등록문서 내용 화면을 통하여 요청된 내용을 분석 및 검토한 후에 그 등록문서에 대하여 답변을 등록하기 위해서는 예를 들면 마우스를 이용하여 "답변등록"을 클릭하면 도 16에 도시한 바와 같이 해당 등록문서에 대하여 답변을 기록한 후에 등록하기 위한 처리문서 등록화면이 표시되도록 하는 것이 바람직하다. 처리자가 도 16의 처리문서 등록화면에서 답변내용을 기록한 후에 예를 들면 마우스를 이용하여 "등록"을 클릭하면, 해당 등록문서에 대한 처리문서가 등록되게 된다.After the processor analyzes and reviews the requested content through the registration document contents screen of FIG. 15, in order to register an answer to the registration document, for example, when a user clicks on "response registration" by using a mouse, the process shown in FIG. As described above, it is preferable to display a processing document registration screen for registering after recording an answer to the registered document. After the processor has recorded the answers in the processing document registration screen of FIG. 16 and clicks "Registration" using, for example, the processing document, the processing document for the corresponding registration document is registered.
다음으로, 상기와 같이 구성된 시스템에서 본 발명에 따른 통신망을 이용한 문서 처리 방법의 일 실시예에 대하여 도 3의 신호흐름을 참조하여 설명한다. 여기서, A사에서 시스템 운용자가 자신이 관리하는 B사로부터 도입된 시스템에 대하여 문제점(PN) 및 개선사항(CR)을 정리하여 문서를 등록하고 이 등록문서에 대하여 처리되는 신호처리에 대하여 설명하기로 한다.Next, an embodiment of a document processing method using a communication network according to the present invention in the system configured as described above will be described with reference to the signal flow of FIG. 3. Here, in the company A, the system operator registers the document by summarizing the problem (PN) and the improvement (CR) for the system introduced from the company B managed by the company, and describes the signal processing processed for the registered document. Shall be.
먼저, 운용자인 문서 등록요청자가 자신의 단말(12)을 이용하여 문서처리서버(16)에 접속하여 예를 들면 도 8의 문서등록화면에서 요청자, 검토자, 협력사 및 처리자를, 입력장치로서 예를 들면 마우스를 이용하여 요청자, 검토자, 협력사 및 처리자의 목록에서 소망하는 사람을 선택입력하고, 제목 및 내용을 입력한 후에 "등록"을 클릭하면 해당 등록 문서가 문서처리서버(16)에 등록된다(단계 S1). 이와 동시에, 상기 문서처리서버(16)는 상기 신규 등록된 등록문서에 대하여 도 7에 도시한 바와 같은 레코드를 생성하여 문서 데이터베이스에 저장한다. 여기서는 진행상황필드는 등록상태이고 검토완료시간, 처리완료시간, 총 처리소요시간 및 처리문서 포인터는 블랭크(blank)상태이다.First, a document registration requester, which is an operator, accesses the document processing server 16 using his terminal 12, for example, requestor, reviewer, cooperative company, and processor in the document registration screen of FIG. For example, select the desired person from the list of requesters, reviewers, partners, and processors using the mouse, enter the title and contents, and click "Register". Then, the registered document is registered in the document processing server 16. (Step S1). At the same time, the document processing server 16 generates a record as shown in FIG. 7 for the newly registered registered document and stores it in the document database. Here, the progress field is registered and the review completion time, processing completion time, total processing time, and processing document pointer are blank.
이와 같이 문서가 등록되면, 상기 문서처리서버(16)는 해당 등록문서 정보 레코드에 포함된 검토자 정보를 이용하여 데이터베이스에서 해당 검토자의 전자우편주소를 찾아 해당 전자우편주소로 검토해야할 문서가 등록되었음을 통지하기 위한 전자우편을 전자우편서버(18)로 발송한다(단계 S2).When the document is registered as described above, the document processing server 16 finds the e-mail address of the reviewer in the database by using the reviewer information included in the registered document information record, indicating that the document to be reviewed with the e-mail address is registered. An e-mail for notification is sent to the e-mail server 18 (step S2).
그후, 해당 등록문서를 검토해야할 검토자의 단말(14)이 전자우편서버(18)에 접속하면 상기 문서처리서버(16)에서 통지된 전자우편이 검토자의 단말(14)에 전달된다(단계 S3~S4).Thereafter, when the reviewer's terminal 14 to review the registered document is connected to the email server 18, the e-mail notified by the document processing server 16 is delivered to the reviewer's terminal 14 (steps S3 to ~). S4).
상기 검토자가 상기 전자우편을 확인하고, 자신의 단말(14)을 이용하여 문서처리서버(16)에 접속하여 로그-인한 후에 예를 들면 도 11의 문서검토 리스트화면에서 미처리한(즉, 진행상황이 등록상태로 된) 등록문서의 제목을, 예를 들면 마우스를 이용하여 클릭하면 예를 들면 도 12와 같은 문서검토화면이 표시된다. 이 문서검토화면에서 등록문서의 내용을 검토한 후에 상기 검토자가 "승인"을 클릭하면 해당 등록 문서가 문서처리서버(16)에 검토승인 등록된다(단계 S5).The reviewer checks the e-mail, accesses the document processing server 16 using his terminal 14 and logs in, and then, for example, unprocesses the document review list screen of FIG. When the title of the registered document (in the registered state) is clicked with a mouse, for example, a document review screen as shown in FIG. 12 is displayed. After reviewing the contents of the registration document on this document review screen, when the reviewer clicks "OK", the registration document is reviewed and registered in the document processing server 16 (step S5).
이와 같이 검토자에 의하여 등록문서가 승인등록되면, 상기 문서처리서버(16)는 해당 등록문서에 대한 정보 레코드를 갱신하여 문서 데이터베이스에 갱신 저장한다. 여기서는 진행상황필드는 처리상태이고 검토완료시간은 승인등록된 시간이 기록되고, 처리완료시간, 총 처리소요시간 및 처리문서 포인터는 블랭크(blank)상태이다. 그후, 상기 문서처리서버(16)는 상기 등록저장된 등록문서를 복사하고 또한 상기 등록문서에 대한 정보레코드에서 필요한 정보만을 복사한 후, 상기 등록문서정보 레코드의 협력사필드에 대응하는 기저장된 해당 협력사의 문서처리서버(24)에 대한 IP어드레스를 이용하여 상기 복사된 등록문서와 등록문서정보를 해당 문서처리서버(24)로 전송한다(단계 S6).When the registration document is approved and registered by the reviewer as described above, the document processing server 16 updates and stores the information record for the registered document in the document database. Here, the progress field is processed, the review completion time is recorded as the time of approval registration, and the processing completion time, total processing time and the processing document pointer are blank. Thereafter, the document processing server 16 copies the registered stored registration document and also copies only the necessary information from the information record for the registered document, and then stores the corresponding pre-stored corresponding partner company field in the registered document information record. The copied registration document and the registration document information are transmitted to the document processing server 24 by using the IP address for the document processing server 24 (step S6).
여기서, 상기 전송되는 등록문서정보로서는 해당 등록문서의 코드와 제목을 포함하여 전송될 수 있으며, 해당 문서를 등록한 요청자 정보와 해당문서의 처리자 정보도 전달되어도 된다. 이와 같이 문서처리서버(24)에 상기 복사된 등록문서와 등록문서정보가 전송되면, 상기 등록문서를 소정 저장영역에 저장함과 동시에, 상기 문서처리서버(24)는 상기 등록문서정보를 이용하여 해당 등록문서에 대하여 예를 들면 도 13에 도시한 바와 같은 문서정보 레코드를 생성하여 데이터베이스에 저장한다. 이때, 상기 문서정보 레코드에서 문서코드 필드, 등록문서제목 필드, 요청자 필드 및 처리자 필드는 각각 도 7에 도시한 문서코드, 등록문서제목, 요청자, 처리자와 동일한 것이 바람직하고, 접수시간필드에는 해당 등록문서를 상기 문서처리서버(24)가 접수한 시간이 기록되고, 진행상황필드에는 "처리상태"가 기록되며, 처리완료시간필드, 처리소요시간필드 및 처리문서포인터필드는 블랭크상태이고, 등록문서포인터 필드에는 상기 문서처리서버(24)에서 상기 등록문서를 저장한 영역에 대한 포인터가 기록된다.Here, the transmitted registration document information may be transmitted including a code and a title of the registered document, and requestor information for registering the document and processor information of the document may also be transmitted. When the copied registration document and the registration document information are transmitted to the document processing server 24 as described above, the registration document is stored in a predetermined storage area and the document processing server 24 uses the registration document information. For example, a document information record as shown in FIG. 13 is generated for a registered document and stored in a database. In this case, the document code field, the registered document title field, the requestor field, and the processor field in the document information record are preferably the same as the document code, the registered document title, the requestor, and the processor shown in Fig. 7, respectively. The time at which the document was received by the document processing server 24 is recorded, the "processing status" is recorded in the progress status field, the processing completion time field, processing time field and processing document pointer field are blank, and the registered document is In the pointer field, a pointer to an area where the document is stored in the document processing server 24 is recorded.
그후, 상기 문서처리서버(16)는 해당 등록문서에 대한 정보레코드에서 처리자의 코드에 대응하는 처리자의 전자우편주소를 데이터베이스에서 찾아, 해당 전자우편주소로 처리해야할 문서가 전송되었음을 통지하기 위한 전자우편을 전자우편서버(16)를 경유하여 전자우편서버(26)로 발송한다(단계 S7~S8).Then, the document processing server 16 finds an e-mail address of the processor corresponding to the code of the processor in the information record for the registered document, and sends an e-mail for notifying that the document to be processed with the corresponding e-mail address has been transmitted. Is sent to the email server 26 via the email server 16 (steps S7 to S8).
한편, 상기 단계 S5에서 도 12의 문서검토화면에서 상기 검토자가 해당 등록문서에 보완이 필요한 경우 등에는 반송 코멘트란에 보완사항 등을 기록한 후에 예를 들면 마우스를 이용하여 "반송"을 클릭하면, 해당 등록 문서가 문서처리서버(16)에 반송 등록된다. 이 경우, 문서처리 서버(16)는 반송등록된 등록문서의 정보레코드에서 등록 요청자의 코드에 대응하는 요청자의 전자우편주소를 데이터베이스에서 찾아, 해당 전자우편주소로 해당 등록문서가 반송 처리되었음을 통지하기 위한 전자우편을 전자우편서버(16)로 발송함에 따라, 요청자는 이를 확인하고 반송된 등록문서를 보완하여 다시 등록하는 절차를 수행하게 되며, 이 처리 흐름에 대해서는 도면의 간략화만을 위하여 도 3에서는 생략하였다.On the other hand, if the reviewer in the document review screen of Fig. 12 in the step S5 needs to be supplemented in the registered document, such as when the supplementary information is recorded in the return comment field, for example, click "Return" using a mouse, The registration document is returned and registered in the document processing server 16. In this case, the document processing server 16 searches the database for the requester's e-mail address corresponding to the code of the registration requester in the information record of the registered registration document returned and notifies that the registered document has been returned to the corresponding e-mail address. As the e-mail is sent to the e-mail server 16, the requestor checks this and performs the procedure of re-registering by supplementing the returned registration document, which is omitted in FIG. 3 for the sake of simplicity of the drawing. It was.
한편, 상기 단계 S8에서 전자우편이 전자우편서버(26)에 도달된 상태에서, 해당 등록문서를 처리해야할 처리자의 단말(22)이 전자우편서버(26)에 접속하면 상기 문서처리서버(16)에서 통지된 전자우편이 처리자의 단말(22)에 전달된다(단계 S11~S12).On the other hand, in the state in which the e-mail reaches the e-mail server 26 in the step S8, when the terminal 22 of the processor who is to process the registration document is connected to the e-mail server 26, the document processing server 16 The e-mail notified in step S is delivered to the processor's terminal 22 (steps S11 to S12).
상기 처리자가 상기 전자우편을 확인하고, 자신의 단말(22)을 이용하여 문서처리서버(24)에 접속하여 로그-인한 후에 예를 들면 도 14와 같이 자신에게 접수된 접수문서 리스트화면에서 미처리한(즉, 진행상황이 처리상태로 된) 등록문서의 제목을, 예를 들면 마우스를 이용하여 클릭하면 예를 들면 도 15와 같은 등록문서 내용화면이 표시된다. 이 등록문서 내용화면에서 등록문서의 내용을 분석 및 검토한 후에 상기 처리자가 "답변등록"을 클릭하면 예를 들면 도 16에 도시한 바와 같은 답변내용을 기재하여 처리문서를 등록하기 위한 처리문서등록화면이 표시된다. 이 처리문서등록화면에서 등록문서에 기재된 문제점(PN) 및 개선사항(CR)에 대한 답변을 기재한 후에 "등록"을 클릭하면 해당 처리 문서가 문서처리서버(24)에 등록된다(단계 S13).After the processor checks the e-mail and accesses the document processing server 24 using his terminal 22 and logs in, the processor unprocesses the received document list screen received by him as shown in FIG. If the title of the registered document (that is, the progress has been processed) is clicked with a mouse, for example, the registered document contents screen as shown in FIG. 15 is displayed. After analyzing and reviewing the contents of the registration document on this registration document contents screen, when the processor clicks "response registration", for example, the processing document for registering the processing document by registering the contents of the response as shown in FIG. 16 is registered. The screen is displayed. In this processing document registration screen, when the answer to the problem (PN) and the improvement (CR) described in the registration document is written, and click "Register", the processing document is registered in the document processing server 24 (step S13). .
여기서, 상기 문서처리서버(24)는 상기 처리문서를 소정 저장영역에 저장함과 동시에 도 13에 도시한 바와 같은 해당 등록문서 정보 레코드를 갱신 저장한다. 여기서, 해당 등록문서 정보 레코드에서 진행상황필드가 "처리완료상태"로 갱신되고, 처리완료시간필드가 문서처리서버(24)에 등록된 시간으로 갱신되며, 처리소요시간필드가 상기 접수시간에서 등록시간까지의 소요시간으로 갱신되고, 처리문서포인터필드가 상기 문서처리서버(24)에 의하여 처리문서가 저장된 저장영역의 포인터로 갱신된다.Here, the document processing server 24 stores the processing document in a predetermined storage area and updates and stores the corresponding registered document information record as shown in FIG. In this registration document information record, the progress status field is updated to "processing completion status", the processing completion time field is updated to the time registered in the document processing server 24, and the processing time field is registered at the reception time. The processing document pointer field is updated by the document processing server 24 with the pointer of the storage area in which the processing document is stored.
상기 처리문서가 문서처리서버(24)에 등록되면, 상기 문서처리서버(24)는 상기 등록저장된 처리문서를 복사하고 또한 상기 등록문서에 대한 정보레코드에서 필요한 정보만을 복사한 후, 상기 등록문서정보 레코드의 요청사 필드에 대응하는 기저장된 해당 요청사(즉, A사)의 문서처리서버(16)에 대한 IP어드레스를 이용하여 상기 복사된 처리문서와 등록문서정보를 해당 문서처리서버(16)로 전송한다(단계 S14).When the processing document is registered in the document processing server 24, the document processing server 24 copies the registered stored processing document, and also copies only the necessary information from the information record for the registered document, and then registers the registered document information. The document processing server 16 displays the copied processing document and registered document information by using an IP address for the document processing server 16 of the corresponding requesting company (that is, company A) corresponding to the requesting company field of the record. (Step S14).
여기서, 상기 전송되는 등록문서정보로서는 해당 등록문서의 코드와 제목을 포함하여 전송될 수 있으며, 해당 문서를 등록한 요청자 정보와 해당문서의 처리자 정보도 전달되어도 된다. 이와 같이 문서처리서버(16)에 상기 복사된 처리문서와 등록문서정보가 전송되면, 상기 처리문서를 소정 저장영역에 저장함과 동시에, 상기 문서처리서버(24)는 상기 등록문서정보를 이용하여 해당 등록문서에 대한 기 저장된 등록문서 정보 레코드를 갱신하여 저장한다. 즉, 진행상황필드는 "처리완료상태"로 갱신되며, 처리완료시간 필드는 문서처리서버(16)가 처리문서를 접수한 시간으로 갱신되고, 총 처리소요시간필드는 상기 요청자에 의하여 해당 문서가 등록된 시간에서 해당 문서에 대한 처리문서를 접수한 시간까지 소요된 시간으로 갱신되며, 처리문서포인터 필드는 상기 문서처리서버(16)에 의하여 해당 처리문서가 저장된 영역의 포인터로 갱신된다.Here, the transmitted registration document information may be transmitted including a code and a title of the registered document, and requestor information for registering the document and processor information of the document may also be transmitted. When the copied processing document and registration document information are transmitted to the document processing server 16 as described above, the processing document 24 is stored in a predetermined storage area and the document processing server 24 uses the registered document information. Updates and saves a previously stored registration document information record for a registration document. That is, the progress field is updated to "processing completion status", the processing completion time field is updated to the time when the document processing server 16 receives the processing document, and the total processing time field is set by the requestor. The processing time is updated from the registered time to the time taken to receive the processing document for the document, and the processing document pointer field is updated by the document processing server 16 with a pointer of the area where the processing document is stored.
한편, 문서처리서버(16)는 상기 처리문서의 저장과 해당 등록문서 정보 레코드의 갱신을 완료한 후에, 해당 등록문서 정보 레코드에 포함된 요청자 및 검토자의 정보를 이용하여 데이터베이스에서 해당 요청자 및 검토자의 전자우편주소를 찾아 해당 전자우편주소로 등록문서에 대한 처리문서가 등록되었음을 통지하기 위한 전자우편을 전자우편서버(18)로 발송한다(단계 S15).On the other hand, after the document processing server 16 completes storing the processing document and updating the registered document information record, the document processing server 16 uses the requestor and reviewer information included in the registered document information record. The e-mail address is sent to the e-mail server 18 to find the e-mail address and to notify that the processing document for the registration document is registered at the e-mail address (step S15).
그후, 해당 등록문서를 등록한 요청자의 단말(12)과 해당 등록문서를 검토한 검토자의 단말(14)이 전자우편서버(18)에 접속하면 상기 문서처리서버(16)에서 통지된 전자우편이 요청자의 단말(12) 및 검토자의 단말(14)에 전달된다(단계 S16~S19).Then, when the requester's terminal 12 that registered the registration document and the reviewer's terminal 14 who reviewed the registration document access the email server 18, the e-mail notified by the document processing server 16 is the requester. The terminal 12 is transferred to the terminal 12 and the reviewer's terminal 14 (steps S16 to S19).
이에 따라, 상기 요청자가 상기 전자우편을 확인하고, 자신의 단말(12)을 이용하여 문서처리서버(16)에 접속하여 로그-인한 후에 예를 들면 도 10에 도시한 바와 같이 자신에 의하여 등록된 문서등록 리스트화면에서 처리완료상태로 표시된 문서레코드에서 예를 들면 진행상황(처리완료)을 마우스를 이용하여 클릭하면 상기 처리자에 의하여 처리 완료된 처리문서의 내용을 볼 수 있게 된다.Accordingly, the requestor confirms the e-mail, accesses the document processing server 16 using his terminal 12, logs in, and registers with himself, for example, as shown in FIG. In the document record list displayed on the document registration list screen, for example, if the user clicks on a progress (processing completion) with a mouse, the contents of the processing document processed by the processor can be viewed.
또한, 상기 검토자도 상기 전자우편을 확인하고, 자신의 단말(14)을 이용하여 문서처리서버(16)에 접속하여 로그-인한 후에 예를 들면 도 11에 도시한 바와 같이 자신에 의하여 등록된 문서등록 리스트화면에서 처리완료상태로 표시된 문서레코드에서 예를 들면 진행상황(처리완료)을 마우스를 이용하여 클릭하면 상기 처리자에 의하여 처리 완료된 처리문서의 내용을 볼 수 있게 된다.In addition, the reviewer also checks the e-mail, logs in by accessing the document processing server 16 using his terminal 14 and logs in, for example, a document registered by himself / herself as shown in FIG. In the document record displayed in the processing completed state on the registration list screen, for example, if the user clicks on the progress (processing completion) with a mouse, the contents of the processed processing document can be viewed by the processor.
이상 설명한 바와 같이 본 발명의 일 실시예에서는 통신망을 이용하여 두 개회사간에서 문서처리를 하여야 하는 경우에 각 문서처리단계로 처리문서가 자동으로 전달됨과 동시에 전자우편을 이용하여 다음 단계의 처리자에게 처리 문서가 있음을 통지해줌으로써, 문서처리의 처리 속도를 향상시킬 수 있고, 또한 문서처리 관련자들간에 그 처리내용을 공유할 수 있으며, 문서처리 진행현황을 공유하면서 효율적으로 문서를 처리할 수 있게 된다.As described above, in one embodiment of the present invention, when documents must be processed between two companies using a communication network, the document is automatically delivered to each document processing step and processed to the processor of the next step using e-mail. By notifying that the document exists, the processing speed of the document processing can be improved, the processing contents can be shared among the document processing people, and the document processing progress can be efficiently processed while sharing the document processing progress. .
도 4는 본 발명에 따른 통신망을 이용한 문서 처리 방법의 다른 실시예가 적용되는 개략적인 네트웍 구성도이다. 본 실시예에서는 문서처리의 다음단계의 처리자에게의 문서처리통지를 전자우편으로 하는 것이 아니라 이동단말(휴대폰)을 이용하여 단문메시지로 통지하도록 한 점이 상기한 도 2의 실시예와 다른 점이고 그 이외에는 실질적으로 동일하다.4 is a schematic network configuration to which another embodiment of a document processing method using a communication network according to the present invention is applied. The present embodiment differs from the above-described embodiment of FIG. 2 in that a short message is notified to the processor of the next step of document processing by e-mail, but by using a mobile terminal (mobile phone). Substantially the same.
동 도면에서, 문서처리서버(16)에는 이동통신망(30)에 접속할 수 있는 통신모듈을 포함하고 있으며, 이 통신모듈은 이동통신망의 단문메시지센터에 단문메시지서비스(SMS)를 요청하기 위한 구성이다. 여기서, 이동통신망(30)은 망연동장치(IWF)(31)와 이동통신교환기(32), 단문메시지센터(33), 기지국제어기(BSC) 및 기지국(35A,35B)을 포함한다.In the figure, the document processing server 16 includes a communication module that can be connected to the mobile communication network 30, which is a configuration for requesting a short message service (SMS) to the short message center of the mobile communication network. . Here, the mobile communication network 30 includes an IWF 31, a mobile communication switch 32, a short message center 33, a base station controller (BSC) and base stations 35A and 35B.
다음으로, 도 4와 같이 구성된 시스템에서 본 발명에 따른 통신망을 이용한 문서 처리 방법의 다른 실시예에 대하여 도 5의 신호흐름을 참조하여 설명한다. 여기서, A사에서 시스템 운용자가 자신이 관리하는 B사로부터 도입된 시스템에 대하여 문제점(PN) 및 개선사항(CR)을 정리하여 문서를 등록하고 이 등록문서에 대하여 처리되는 신호처리에 대하여 설명하기로 한다.Next, another embodiment of the document processing method using the communication network according to the present invention in the system configured as shown in FIG. 4 will be described with reference to the signal flow of FIG. 5. Here, in the company A, the system operator registers the document by summarizing the problem (PN) and the improvement (CR) for the system introduced from the company B managed by the company, and describes the signal processing processed for the registered document. Shall be.
먼저, 운용자인 문서 등록요청자가 자신의 고정단말(12)을 이용하여 문서처리서버(16)에 접속하여 예를 들면 도 8의 문서등록화면에서 요청자, 검토자, 협력사 및 처리자를, 입력장치로서 예를 들면 마우스를 이용하여 요청자, 검토자, 협력사 및 처리자의 목록에서 소망하는 사람을 선택입력하고, 제목 및 내용을 입력한 후에 "등록"을 클릭하면 해당 등록 문서가 문서처리서버(16)에 등록된다(단계 S21). 이와 동시에, 상기 문서처리서버(16)는 상기 신규 등록된 등록문서에 대하여 도 7에 도시한 바와 같은 레코드를 생성하여 문서 데이터베이스에 저장한다. 여기서는 진행상황필드는 등록상태이고 검토완료시간, 처리완료시간, 총 처리소요시간 및 처리문서 포인터는 블랭크(blank)상태이다.First, a document registration requester who is an operator connects to the document processing server 16 using his fixed terminal 12 and, for example, the requestor, reviewer, cooperative company, and processor in the document registration screen of FIG. 8 as an input device. For example, if a desired person is selected from a list of requesters, reviewers, partners, and processors using a mouse, enter a title and content, and click "Register", the registered document is sent to the document processing server 16. It is registered (step S21). At the same time, the document processing server 16 generates a record as shown in FIG. 7 for the newly registered registered document and stores it in the document database. Here, the progress field is registered and the review completion time, processing completion time, total processing time, and processing document pointer are blank.
이와 같이 문서가 등록되면, 상기 문서처리서버(16)는 해당 등록문서 정보 레코드에 포함된 검토자 정보를 이용하여 데이터베이스에서 해당 검토자의 이동단말(휴대폰)번호를 찾아, 해당 휴대폰 번호로 검토해야할 문서가 등록되었음을 통지하기 위한 단문메시지를 전송해줄 것을 이동통신망(30)의 단문메시지센터(SMC)(33)로 전송한다. 상기 단문메시지는 망연동장치(31) 및 이동통신교환기(32)를 통해서 단문메시지센터(33)에 저장된 후, 단문메시지센터(33)에 의하여 이동통신교환기(32)에 단문메시지전송이 요청되면, 이동통신교환기(32)에서 해당 단문메시지를 전송해야 할 휴대폰 번호에 대응하는 검토자 이동단말(14A)의 위치정보를 가입자정보장치[VLR(Visitor Location Register) 및 HLR(Home LocationRegister)]로부터 받아 해당 검토자 이동단말(14A)이 위치하고 있는 관할 기지국제어기(34) 및 기지국(35A)을 통해서 해당 단문메시지를 전송한다. 따라서, 해당 등록문서를 검토해야할 검토자의 이동단말(14A)에 단문메시지가 전달된다(단계 S23).When the document is registered in this way, the document processing server 16 finds the mobile terminal (mobile phone) number of the reviewer in the database using the reviewer information included in the registered document information record, and the document to be reviewed by the mobile phone number. The short message for notifying that the registration has been transmitted transmits to the short message center (SMC) 33 of the mobile communication network 30. The short message is stored in the short message center 33 through the network interlocking device 31 and the mobile communication switch 32, and then the short message is transmitted to the mobile communication switch 32 by the short message center 33. , The mobile communication exchange 32 receives the location information of the reviewer mobile terminal 14A corresponding to the mobile number to which the short message is to be transmitted from the subscriber information device [VLR (Visitor Location Register) and HLR (Home LocationRegister). The short message is transmitted through the base station controller 34 and the base station 35A in which the reviewer mobile terminal 14A is located. Therefore, the short message is transmitted to the mobile terminal 14A of the reviewer who needs to review the registered document (step S23).
상기 검토자가 상기 단문메시지를 확인하고, 자신의 고정단말(14)을 이용하여 문서처리서버(16)에 접속하여 로그-인한 후에 예를 들면 도 11의 문서검토 리스트화면에서 미처리한(즉, 진행상황이 등록상태로 된) 등록문서의 제목을, 예를 들면 마우스를 이용하여 클릭하면 예를 들면 도 12와 같은 문서검토화면이 표시된다. 이 문서검토화면에서 등록문서의 내용을 검토한 후에 상기 검토자가 "승인"을 클릭하면 해당 등록 문서가 문서처리서버(16)에 검토승인 등록된다(단계 S24).The reviewer checks the short message, accesses the document processing server 16 using his fixed terminal 14, and logs in, for example, unprocessed (i.e., proceeds) in the document review list screen of FIG. If the title of the registered document (where the situation is registered) is clicked with a mouse, for example, the document review screen shown in Fig. 12 is displayed. If the reviewer clicks "OK" after reviewing the contents of the registration document on this document review screen, the registration document is reviewed and registered in the document processing server 16 (step S24).
이와 같이 검토자에 의하여 등록문서가 승인등록되면, 상기 문서처리서버(16)는 해당 등록문서에 대한 정보 레코드를 갱신하여 문서 데이터베이스에 갱신 저장한다. 여기서는 진행상황필드는 처리상태이고 검토완료시간은 승인등록된 시간이 기록되고, 처리완료시간, 총 처리소요시간 및 처리문서 포인터는 블랭크(blank)상태이다. 그후, 상기 문서처리서버(16)는 상기 등록저장된 등록문서를 복사하고 또한 상기 등록문서에 대한 정보레코드에서 필요한 정보만을 복사한 후, 상기 등록문서정보 레코드의 협력사필드에 대응하는 기저장된 해당 협력사의 문서처리서버(24)에 대한 IP어드레스를 이용하여 상기 복사된 등록문서와 등록문서정보를 해당 문서처리서버(24)로 전송한다(단계 S25).When the registration document is approved and registered by the reviewer as described above, the document processing server 16 updates and stores the information record for the registered document in the document database. Here, the progress field is processed, the review completion time is recorded as the time of approval registration, and the processing completion time, total processing time and the processing document pointer are blank. Thereafter, the document processing server 16 copies the registered stored registration document and also copies only the necessary information from the information record for the registered document, and then stores the corresponding pre-stored corresponding partner company field in the registered document information record. The copied registration document and the registration document information are transmitted to the document processing server 24 by using the IP address for the document processing server 24 (step S25).
여기서, 상기 전송되는 등록문서정보로서는 해당 등록문서의 코드와 제목을 포함하여 전송될 수 있으며, 해당 문서를 등록한 요청자 정보와 해당문서의 처리자정보도 전달되어도 된다. 이와 같이 문서처리서버(24)에 상기 복사된 등록문서와 등록문서정보가 전송되면, 상기 등록문서를 소정 저장영역에 저장함과 동시에, 상기 문서처리서버(24)는 상기 등록문서정보를 이용하여 해당 등록문서에 대하여 예를 들면 도 13에 도시한 바와 같은 문서정보 레코드를 생성하여 데이터베이스에 저장한다. 이때, 상기 문서정보 레코드에서 문서코드 필드, 등록문서제목 필드, 요청자 필드 및 처리자 필드는 각각 도 7에 도시한 문서코드, 등록문서제목, 요청자, 처리자와 동일한 것이 바람직하고, 접수시간필드에는 해당 등록문서를 상기 문서처리서버(24)가 접수한 시간이 기록되고, 진행상황필드에는 "처리상태"가 기록되며, 처리완료시간필드, 처리소요시간필드 및 처리문서포인터필드는 블랭크상태이고, 등록문서포인터 필드에는 상기 문서처리서버(24)에서 상기 등록문서를 저장한 영역에 대한 포인터가 기록된다.Here, the transmitted registration document information may be transmitted including a code and a title of the registered document, and requestor information of registering the document and processor information of the document may also be transmitted. When the copied registration document and the registration document information are transmitted to the document processing server 24 as described above, the registration document is stored in a predetermined storage area and the document processing server 24 uses the registration document information. For example, a document information record as shown in FIG. 13 is generated for a registered document and stored in a database. In this case, the document code field, the registered document title field, the requestor field, and the processor field in the document information record are preferably the same as the document code, the registered document title, the requestor, and the processor shown in Fig. 7, respectively. The time at which the document was received by the document processing server 24 is recorded, the "processing status" is recorded in the progress status field, the processing completion time field, processing time field and processing document pointer field are blank, and the registered document is In the pointer field, a pointer to an area where the document is stored in the document processing server 24 is recorded.
그후, 상기 문서처리서버(16)는 해당 등록문서에 대한 정보레코드에서 요청자 및 처리자의 코드에 대응하는 요청자 및 처리자의 이동단말(휴대폰)번호를 찾아, 해당 휴대폰 번호로 등록문서가 승인되어 B사의 문서처리서버(24)로 전달되었음을 통지하기 위한 단문메시지를 전송해줄 것을 이동통신망(30)의 단문메시지센터(SMC)(33)로 전송한다(단계 S26).Subsequently, the document processing server 16 finds the mobile terminal (mobile phone) number of the requestor and the processor corresponding to the code of the requestor and the processor in the information record for the registered document, and the registered document is approved by the corresponding mobile phone number of the B company. The short message for notifying that the document processing server 24 has been delivered is transmitted to the short message center (SMC) 33 of the mobile communication network 30 (step S26).
상기 단문메시지센터(33)에 의하여 상기 이동통신교환기(32)에 요청자 및 처리자의 이동단말(휴대폰)번호로 단문메시지전송이 요청되면, 이동통신교환기(32)에서 해당 단문메시지를 전송해야 할 휴대폰 번호들에 대응하는 요청자 이동단말(12A) 및 처리자 이동단말(22A)의 위치정보를 가입자정보장치[VLR 및 HLR]로부터 받아 해당 요청자 이동단말(12A)이 위치하고 있는 관할 기지국제어기(34) 및 기지국(35A)을 통해서 해당 단문메시지를 전송함과 아울러, 해당 처리자 이동단말(22A)이 위치하고 있는 관할 기지국제어기(34) 및 기지국(35B)을 통해서 해당 단문메시지를 전송한다. 따라서, 해당 등록문서를 처리해야할 처리자의 이동단말(22A) 및 해당 등록문서를 등록요청한 요청자의 이동단말(12A)에 단문메시지가 전달된다(단계 S27~S28).When the short message is requested by the short message center 33 to the mobile terminal (mobile phone) number of the requestor and the processor, the mobile communication switch 32 is required to transmit the short message. The base station controller 34 and the base station having jurisdiction over which the requestor mobile terminal 12A is located, receive the location information of the requestor mobile terminal 12A and the processor mobile terminal 22A corresponding to the numbers from the subscriber information device [VLR and HLR]. The short message is transmitted through the 35A, and the short message is transmitted through the base station controller 34 and the base station 35B having jurisdiction over which the processor mobile terminal 22A is located. Therefore, the short message is delivered to the mobile terminal 22A of the processor who is to process the registered document and the mobile terminal 12A of the requester who registered the registered document (steps S27 to S28).
한편, 상기 단계 S24에서 도 12의 문서검토화면에서 상기 검토자가 해당 등록문서에 보완이 필요한 경우 등에는 반송 코멘트란에 보완사항 등을 기록한 후에 예를 들면 마우스를 이용하여 "반송"을 클릭하면, 해당 등록 문서가 문서처리서버(16)에 반송 등록된다. 이 경우, 문서처리 서버(16)는 반송등록된 등록문서의 정보레코드에서 등록 요청자의 코드에 대응하는 요청자의 이동단말(휴대폰)번호를 찾아, 해당 휴대폰 번호로 등록문서가 반송되었음을 통지하기 위한 단문메시지를 전송해줄 것을 이동통신망(30)의 단문메시지센터(SMC)(33)로 전송한다. 이에 따라, 요청자의 이동단말(12A)로 전송된 단문메시지를 확인한 요청자는 반송된 등록문서를 보완하여 다시 등록하는 절차를 수행하게 되며, 이 처리 흐름에 대해서는 도면의 간략화만을 위하여 도 5에서는 생략하였다.On the other hand, when the reviewer needs to supplement the registered document in the document review screen of FIG. 12 in step S24, the supplementary information is recorded in the return comment field, and then, for example, clicks "return" using a mouse. The registration document is returned and registered in the document processing server 16. In this case, the document processing server 16 finds the requester's mobile terminal (mobile phone) number corresponding to the code of the registration requester in the information record of the registered registration document returned and a short message for notifying that the registration document has been returned to the corresponding mobile phone number. Send a message to the short message center (SMC) 33 of the mobile communication network (30). Accordingly, the requestor who confirms the short message sent to the requester's mobile terminal 12A performs the procedure of re-registering by supplementing the returned registration document, which is omitted in FIG. 5 for the sake of simplicity of the drawing. .
한편, 상기 처리자가 자신의 이동단말(22A)로 전송된 단문메시지를 확인하고, 자신의 단말(22)을 이용하여 문서처리서버(24)에 접속하여 로그-인한 후에 예를 들면 도 14와 같이 자신에게 접수된 접수문서 리스트화면에서 미처리한(즉, 진행상황이 처리상태로 된) 등록문서의 제목을, 예를 들면 마우스를 이용하여 클릭하면 예를 들면 도 15와 같은 등록문서 내용화면이 표시된다. 이 등록문서 내용화면에서 등록문서의 내용을 분석 및 검토한 후에 상기 처리자가 "답변등록"을 클릭하면 예를 들면 도 16에 도시한 바와 같은 답변내용을 기재하여 처리문서를 등록하기 위한 처리문서등록화면이 표시된다. 이 처리문서등록화면에서 등록문서에 기재된 문제점(PN) 및 개선사항(CR)에 대한 답변을 기재한 후에 "등록"을 클릭하면 해당 처리 문서가 문서처리서버(24)에 등록된다(단계 S29).On the other hand, the processor checks the short message sent to his mobile terminal 22A, accesses the document processing server 24 using his terminal 22, and logs in, for example, as shown in FIG. If the title of a registered document that has not been processed (that is, the progress is processed) is clicked on, for example, using a mouse, the registered document contents screen as shown in FIG. 15 is displayed. do. After analyzing and reviewing the contents of the registration document on this registration document contents screen, when the processor clicks "response registration", for example, the processing document for registering the processing document by registering the contents of the response as shown in FIG. 16 is registered. The screen is displayed. In this processing document registration screen, if an answer to the problem (PN) and the improvement (CR) described in the registration document is entered and click "Register", the processing document is registered in the document processing server 24 (step S29). .
여기서, 상기 문서처리서버(24)는 상기 처리문서를 소정 저장영역에 저장함과 동시에 도 13에 도시한 바와 같은 해당 등록문서 정보 레코드를 갱신 저장한다. 여기서, 해당 등록문서 정보 레코드에서 진행상황필드가 "처리완료상태"로 갱신되고, 처리완료시간필드가 문서처리서버(24)에 등록된 시간으로 갱신되며, 처리소요시간필드가 상기 접수시간에서 등록시간까지의 소요시간으로 갱신되고, 처리문서포인터필드가 상기 문서처리서버(24)에 의하여 처리문서가 저장된 저장영역의 포인터로 갱신된다.Here, the document processing server 24 stores the processing document in a predetermined storage area and updates and stores the corresponding registered document information record as shown in FIG. In this registration document information record, the progress status field is updated to "processing completion status", the processing completion time field is updated to the time registered in the document processing server 24, and the processing time field is registered at the reception time. The processing document pointer field is updated by the document processing server 24 with the pointer of the storage area in which the processing document is stored.
상기 처리문서가 문서처리서버(24)에 등록되면, 상기 문서처리서버(24)는 상기 등록저장된 처리문서를 복사하고 또한 상기 등록문서에 대한 정보레코드에서 필요한 정보만을 복사한 후, 상기 등록문서정보 레코드의 요청사 필드에 대응하는 기저장된 해당 요청사(즉, A사)의 문서처리서버(16)에 대한 IP어드레스를 이용하여 상기 복사된 처리문서와 등록문서정보를 해당 문서처리서버(16)로 전송한다(단계 S30).When the processing document is registered in the document processing server 24, the document processing server 24 copies the registered stored processing document, and also copies only the necessary information from the information record for the registered document, and then registers the registered document information. The document processing server 16 displays the copied processing document and registered document information by using an IP address for the document processing server 16 of the corresponding requesting company (that is, company A) corresponding to the requesting company field of the record. (Step S30).
여기서, 상기 전송되는 등록문서정보로서는 해당 등록문서의 코드와 제목을포함하여 전송될 수 있으며, 해당 문서를 등록한 요청자 정보와 해당문서의 처리자 정보도 전달되어도 된다. 이와 같이 문서처리서버(16)에 상기 복사된 처리문서와 등록문서정보가 전송되면, 상기 처리문서를 소정 저장영역에 저장함과 동시에, 상기 문서처리서버(24)는 상기 등록문서정보를 이용하여 해당 등록문서에 대한 기 저장된 등록문서 정보 레코드를 갱신하여 저장한다. 즉, 진행상황필드는 "처리완료상태"로 갱신되며, 처리완료시간 필드는 문서처리서버(16)가 처리문서를 접수한 시간으로 갱신되고, 총 처리소요시간필드는 상기 요청자에 의하여 해당 문서가 등록된 시간에서 해당 문서에 대한 처리문서를 접수한시간까지 소요된 시간으로 갱신되며, 처리문서포인터 필드는 상기 문서처리서버(16)에 의하여 해당 처리문서가 저장된 영역의 포인터로 갱신된다.In this case, the transmitted registration document information may be transmitted including a code and a title of the registered document, and requestor information of registering the document and processor information of the document may also be transmitted. When the copied processing document and registration document information are transmitted to the document processing server 16 as described above, the processing document 24 is stored in a predetermined storage area and the document processing server 24 uses the registered document information. Updates and saves a previously stored registration document information record for a registration document. That is, the progress field is updated to "processing completion status", the processing completion time field is updated to the time when the document processing server 16 receives the processing document, and the total processing time field is set by the requestor. The processing time is updated from the registered time to the time taken to receive the processing document for the document, and the processing document pointer field is updated by the document processing server 16 with a pointer of the area where the processing document is stored.
한편, 문서처리서버(16)는 상기 처리문서의 저장과 해당 등록문서 정보 레코드의 갱신을 완료한 후에, 해당 등록문서 정보 레코드에 포함된 요청자 및 검토자의 정보를 이용하여 데이터베이스에서 해당 요청자 및 검토자의 이동단말(휴대폰)번호를 찾아, 해당 휴대폰 번호로 등록문서가 반송되었음을 통지하기 위한 단문메시지를 전송해줄 것을 이동통신망(30)의 단문메시지센터(SMC)(33)로 전송한다(단계 S31).On the other hand, after the document processing server 16 completes storing the processing document and updating the registered document information record, the document processing server 16 uses the requestor and reviewer information included in the registered document information record. It finds a mobile terminal (mobile phone) number and transmits a short message for notifying that the registration document has been returned to the mobile phone number to the short message center (SMC) 33 of the mobile communication network 30 (step S31).
이에 따라, 요청자의 이동단말(12A) 및 검토자의 이동단말(14A)로 상기 단문메시지가 전송된다(단계 S32~S33).Accordingly, the short message is transmitted to the requester's mobile terminal 12A and the reviewer's mobile terminal 14A (steps S32 to S33).
상기 요청자는 자신의 이동단말(12A)로 전송된 단문메시지를 확인하고, 자신의 단말(12)을 이용하여 문서처리서버(16)에 접속하여 로그-인한 후에 예를 들면도 10에 도시한 바와 같이 자신에 의하여 등록된 문서등록 리스트화면에서 처리완료상태로 표시된 문서레코드에서 예를 들면 진행상황(처리완료)을 마우스를 이용하여 클릭하면 상기 처리자에 의하여 처리 완료된 처리문서의 내용을 볼 수 있게 된다.The requestor checks the short message sent to his mobile terminal 12A, logs in to the document processing server 16 using his terminal 12, and logs in. For example, as shown in FIG. In the document registration list screen registered by the user as described above, if the user clicks on the progress status (processing completion) with a mouse, for example, the contents of the processing document processed by the processor can be viewed. .
또한, 상기 검토자도 자신의 이동단말(14A)로 전송된 단문메시지를 확인하면,, 자신의 단말(14)을 이용하여 문서처리서버(16)에 접속하여 로그-인한 후에 예를 들면 도 11에 도시한 바와 같이 자신에 의하여 등록된 문서등록 리스트화면에서 처리완료상태로 표시된 문서레코드에서 예를 들면 진행상황(처리완료)을 마우스를 이용하여 클릭하면 상기 처리자에 의하여 처리 완료된 처리문서의 내용을 볼 수 있게 된다.In addition, when the reviewer also confirms the short message sent to his mobile terminal 14A, after accessing the document processing server 16 using his terminal 14 and logging in, for example, FIG. As shown in the figure, if a user clicks a progress status (processed completion) with a mouse on a document record marked as processed on the document registration list screen registered by himself / herself, the contents of the processed document processed by the processor can be viewed. It becomes possible.
이상 설명한 바와 같이 본 발명의 다른 실시예에서는 통신망을 이용하여 두 개 회사간에서 문서처리를 하여야 하는 경우에 각 문서처리단계로 처리문서가 자동으로 전달됨과 동시에 단문메시지서비스(SMS)를 이용하여 다음 단계의 처리자에게 처리 문서가 있음을 통지해줌으로써, 문서처리의 처리 속도를 향상시킬 수 있고, 또한 문서처리 관련자들간에 그 처리내용을 공유할 수 있으며, 문서처리 진행현황을 공유하면서 효율적으로 문서를 처리할 수 있게 된다.As described above, in another embodiment of the present invention, when a document processing is required between two companies using a communication network, the document is automatically delivered to each document processing step and at the same time, a short message service (SMS) is used. By notifying the processor of the step that there is a processing document, the processing speed of the document processing can be improved, and the processing contents can be shared among the document processing people, and the document processing progress can be efficiently shared while sharing the document processing progress. It can be processed.
한편, 도 3 및 도 5를 참조하여 설명한 본 발명의 실시예들에 따른 통신망을 이용한 문서처리방법은 두 개 회사의 개별 문서처리 시스템(서버)에서의 문서처리방법에 대하여 설명하였지만, 본 발명은 이에 한정되는 것이 아니라 한 회사내에서 하나의 문서처리시스템 및 하나의 전자우편서버를 이용하여 업무의 문제점(PN)과개선사항(CR)을 발견한 사원과 그 문제점(PN)과 개선사항(CR)을 처리해줄 수 있는 부서의 다른 사원간에서의 문서처리방법에도 적용할 수 있는 것임은 당해 기술분야에 통상의 지식을 가진 자라면 용이하게 이해할 수 있는 것이므로, 그에 대한 설명은 생략하기로 한다.Meanwhile, the document processing method using a communication network according to the embodiments of the present invention described with reference to FIGS. 3 and 5 has been described with reference to a document processing method in two document processing systems (servers) of two companies. Not limited to this, employees who have found work problems (PN) and improvements (CR) using one document processing system and one e-mail server in a company, and their problems (PN) and improvements (CR) Since it can be easily understood by those skilled in the art, it will be omitted.
또, 도 3 및 5를 참조하여 설명한 본 발명의 실시예들에 따른 통신망을 이용한 문서처리방법은 두 개 회사사이에서 개별 문서처리 시스템(서버)에서의 문서처리방법에 대하여 설명하였지만, 본 발명은 이에 한정되는 것이 아니라 2개 이상의 회사사이에서 공용하는 하나의 문서처리시스템을 이용하여 마찬가지로 문서처리방법에도 적용할 수 있는 것임은 당해 기술분야에 통상의 지식을 가진 자라면 용이하게 이해할 수 있는 것이다.In addition, the document processing method using a communication network according to the embodiments of the present invention described with reference to FIGS. 3 and 5 described a document processing method in a separate document processing system (server) between two companies, the present invention The present invention is not limited thereto but can be similarly applied to a document processing method by using a document processing system shared between two or more companies, which can be easily understood by those skilled in the art.
또한, 상기한 특정 실시예들에서는 각 문서처리단계로 처리문서가 자동으로 전달됨과 동시에 전자우편 또는 단문메시지서비스(SMS)를 이용하여 다음 단계의 처리자에게 처리 문서가 있음을 통지해주도록 되어 있지만, 본 발명은 이에 한정되는 것이 아니라 메신저서비스 등과 같은 다른 커뮤니케이션 서비스를 이용하여 다음 단계의 처리자에게 처리 문서가 있음을 통지해주도록 하여도 되는 것임은 물론이다.In addition, in the above specific embodiments, the processing document is automatically delivered to each document processing step, and the processor of the next step is notified of the processing document by using an e-mail or a short message service (SMS). The present invention is not limited to this, but it is also possible to notify the processor of the next step that there is a processing document by using another communication service such as a messenger service.
한편, 본 발명은 전술한 전형적인 바람직한 실시예들에만 한정되는 것이 아니라 본 발명의 요지를 벗어나지 않는 범위 내에서 여러 가지로 개량, 변경, 대체 또는 부가하여 실시할 수 있는 것임은 당해 기술분야에 통상의 지식을 가진 자라면 용이하게 이해할 수 있을 것이다. 이러한 개량, 변경, 대체 또는 부가에 의한 실시가 이하의 첨부된 특허청구범위의 범주에 속하는 것이라면 그 기술사상 역시 본 발명에 속하는 것으로 보아야 한다.On the other hand, the present invention is not limited to the above-described typical preferred embodiments, but can be carried out in various ways without departing from the gist of the present invention, various modifications, alterations, substitutions or additions are common in the art Those who have knowledge will easily understand. If the implementation by such improvement, change, replacement or addition falls within the scope of the appended claims, the technical idea should also be regarded as belonging to the present invention.
이상 상세히 설명한 바와 같이 본 발명에 따르면, 통신망을 이용하여 문서처리를 하여야 하는 경우에 각 문서처리단계로 처리문서가 자동으로 전달됨과 동시에 전자우편 또는 단문메시지서비스(SMS) 등의 커뮤니케이션 서비스를 이용하여 다음 단계의 처리자에게 처리 문서가 있음을 통지해줌으로써, 문서처리의 처리 속도를 향상시킬 수 있고, 또한 문서처리 관련자들간에 그 처리내용을 공유할 수 있으며, 문서처리 진행현황을 공유하면서 효율적으로 문서를 처리할 수 있게 된다.As described in detail above, according to the present invention, when a document processing is to be performed by using a communication network, a processing document is automatically delivered to each document processing step and a communication service such as an electronic mail or a short message service (SMS) is used. By notifying the processor of the next step that there is a processing document, the processing speed of the document processing can be improved, and the processing contents can be shared among the document processing persons, and the document processing progress can be efficiently shared while the document processing progress is shared. Can be processed.
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