JPH10162083A - 社内出金処理方法及びその装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】社内の仮払いや精算に伴う出金処理を効率化す
る。 【解決手段】端末装置１、２から出張者による費用の仮
払い又は精算の申請と、この申請に対する承認責任者に
よる承認とがそれぞれ入力されると、この端末装置にオ
ンライン接続されるとともに金融機関側のデータ処理装
置ともオンライン接続された社内のデータ処理装置５
が、支払うべき金額と本人の金融機関口座番号の情報を
含む当日出金ファイル７を作成し、これを契約銀行１０
へオンラインで通知し、この契約銀行１０側のデータ処
理装置により前記金額を前記本人口座へオンライン自動
振込することにより、出張者は銀行のＣＤ１１を利用し
て本人口座からキャッシュカード１２で費用を引き出
す。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、会社内において出
張等に伴って発生する費用の出金処理を効率化する出張
処理方法及びその装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】特公平６−４０３３４号及び同６−４０
３３５号公報には、それぞれ社内出納業務自動化システ
ムが記載されており、その内容は、データ処理装置によ
り、各社員毎に設けた仮払や精算を行う現金出納口座の
入出金データを処理し、各社員が出金操作すると、必要
な照合等の処理をしてデータ処理装置に接続された社内
の現金自動支払装置（以下ＣＤという）から現金を支払
うものである。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】ところで、上記システ
ムでは、現金を引き出す場合は必ず社内のＣＤを操作し
なければならず、その設置場所及び数は限られているた
め、例えば、緊急の出張で社内の承認手続き等が間に合
わず後から出張先で費用を引き出したい場合、もしくは
外出中であって費用を受け取るために会社へ戻る暇が無
いような場合は、いずれも費用の支払いを受けることが
できない。

【０００４】さらに、社内の比較的多数ヶ所へＣＤを設
置しなければならず、このための装置費用並びにその後
のメンテナンス費用がかかるので、社内出金処理におい
てはこれらの費用を削減することも望まれている。

【０００５】本発明は、上記のような社内で費用を受け
取ることができない場合でも、社外で費用を受け取るこ
とができるようにするとともに、ＣＤを社内へ設置不要
にすることを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するため
本願発明に係る社内出金処理方法は、社員による費用の
仮払い又は精算の申請と、この申請に対する承認責任者
による承認をそれぞれ端末装置から入力し、この端末装
置とオンライン接続された社内データ処理装置が、前記
申請と承認に基づいて、前記社員に対して支払うべき金
額とこの社員の金融機関口座番号に関する情報を含む出
金ファイルを作成し、この出金ファイルを金融機関へオ
ンラインで通知し、金融機関内でこの出金ファイルに基
づいて前記金額を前記社員の指定した本人口座へオンラ
インで自動振込するよう依頼することを特徴とする。

【０００７】また、そのための装置は、社員による費用
の仮払い又は精算の申請と、この申請に対する承認責任
者による承認とがそれぞれ入力される端末装置と、この
端末装置がオンライン接続されるとともに金融機関側の
データ処理装置ともオンライン接続された社内のデータ
処理装置とを備え、この社内のデータ処理装置は、前記
申請と承認に基づいて前記社員に対して支払うべき金額
とこの社員の金融機関口座番号に関する情報を含む出金
ファイルを作成する出金ファイル作成機能と、この出金
ファイルを金融機関へオンラインで通知し、前記金融機
関側のデータ処理装置により前記金額を前記社員の指定
した本人口座へ自動振込することを依頼するオンライン
振込依頼機能とを備えることを特徴とする。

【０００８】

【発明の効果】本願発明の社内出金処理方法によれば、
社員と承認責任者がそれぞれ端末装置から申請と承認に
関する情報を入力すると、この端末装置とオンライン接
続されている社内のデータ処理装置が、前記申請と承認
に基づいて、前記社員に対して支払うべき金額とこの社
員の金融機関口座番号に関する情報を含む出金ファイル
を作成し、この出金ファイルを金融機関へオンラインで
通知し、これを受けて金融機関側のデータ処理装置が前
記出金ファイルに基づいて前記金額を前記社員の指定し
た本人口座へ自動振込する。

【０００９】その結果、前記社員は、オンラインの自動
振込処理が終了すれば、指定した金融機関並びにその提
携関係にある他の金融機関のＣＤより自己の指定した本
人口座からキャッシュカードを使って現金化した費用を
随時引き出すことができる。

【００１０】現在、金融機関のＣＤを用いた現金自動支
払サービスに関する提携網は、多数の金融機関が参加す
ることにより大規模なものになっており、多くの金融機
関の各本支点に設置されたＣＤで受けられるから、特定
の金融機関の本人口座へ振り込まれた費用は、ほぼ全国
の金融機関のＣＤから引き出し可能になる。

【００１１】したがって、社内に設置されたＣＤのよう
に、その設置場所及び数における制限が少なくなり、緊
急の出張や外出中のため社内で費用を受け取れないよう
な場合でも、出張先や外出先で最寄りの金融機関のＣＤ
から費用を受け取ることができるようになる。

【００１２】そのうえ、本願発明によれば、費用の申
請、承認並びに出金ファイルの作成と通知までを社内処
理とし、その後の現金支払処理を金融機関側へ分離した
ので、現金支払い時の煩雑でしかも慎重を要する事務手
続きやＣＤ操作における本人照合手続き等を社内処理か
ら除外できるので、社内の出金処理を効率化できる。

【００１３】しかも、従来のように、自社の出金処理専
用となるＣＤを社内へ設置しないで済むので、このため
の装置費用並びにその後のメンテナンス費用を不要にで
きる。

【００１４】また、本願発明の社内出金処理装置によれ
ば、端末装置へ、社員による費用の仮払い又は精算の申
請と、この申請に対する承認責任者による承認とがそれ
ぞれ入力されると、この端末装置とオンライン接続され
ている社内のデータ処理装置が、その出金ファイル作成
機能により、前記申請と承認に基づいて前記社員に対し
て支払うべき金額とこの社員の金融機関口座番号に関す
る情報を含む出金ファイルを作成し、続いてオンライン
振込依頼機能により、この出金ファイルを金融機関側の
データ処理装置へオンラインで通知し、金融機関内で前
記金額を前記社員の指定した本人口座へオンラインで自
動振込することを依頼する。

【００１５】その結果、前記社員は、金融機関内におけ
るオンラインの自動振込処理が終了すれば、指定した金
融機関並びにその提携関係にある他の金融機関のＣＤよ
り自分の指定した本人口座からキャッシュカードを使っ
て現金化した費用を随時を引き出すことができ、前記処
理方法と場合と同様の効果が得られる。

【００１６】

【発明の実施の形態】以下、社内出張処理システムとし
て構成された本願発明に係る一実施形態を図面に基づい
て説明する。図１は本願発明に係る出張処理方法を実施
するための出張処理装置の構成図、図２は出張申請時に
おける処理手順のフローチャート、図３は出張精算申請
時における処理手順のフローチャートである。

【００１７】この出張処理装置は、図１に示すように、
社員である出張者が操作する端末装置１と、承認責任者
である出張者の所属長が操作する端末装置装置２と、労
務担当者が操作する端末装置装置３と、会計担当者が操
作する端末装置装置４と、これらの端末装置１，２，
３，４を接続してオンラインシステムを構成するデータ
処理装置５を備えている。

【００１８】なお、端末装置１，２，３，４には、ディ
スプレイを備えたパーソナルコンピュータが用いられ、
これら端末装置１，２，３，４は、互いに直接又はデー
タ処理装置５を介して接続されている。また、出張者と
その所属長が操作する端末装置１，２は共用にしてもよ
い。

【００１９】端末装置１では、出張者が出張申請並びに
出張費用の仮払いや精算の申請登録などの入力操作を行
う。この入力操作はデイスプレイ画面上から直接又はキ
ーボード等を適宜利用して行うことができる。

【００２０】端末装置２では、出張者の所属長が出張申
請並びに出張費用の仮払いや精算の申請の内容を確認
し、承認の入力操作を行う。

【００２１】端末装置３では、労務担当者が依頼のあっ
た航空券や鉄道の乗車券などの予約台帳を出力し、端末
装置４では、会計担当者が出納情報を入力する。

【００２２】データ処理装置５は、現金出納口座ファイ
ル６などの処理ファイルを有し、出納情報に基づき各個
人毎に仮払金や精算金などの処理や出張業務内容の処理
などを行うホストコンピュータとして機能する。

【００２３】さらに、データ処理装置５は、出金ファイ
ル作成機能及びオンライン振込依頼機能を有する。出金
ファイル作成機能は、前記申請と承認に基づいて出張者
に対して支払うべき金額とこの出張者本人の金融機関口
座番号を含む当日出金ファイル７を作成する。

【００２４】この当日出金ファイル７は、後述する方法
で金融機関へ振込依頼する当日分の全データを含み、他
の出張者に関する出金データも出張者毎に作成されてい
る。

【００２５】また、出張者本人の金融機関口座番号は、
申請毎に本人が端末装置から仮払い又は精算の申請時に
一緒に入力するか、予め、社員の個人情報ファイルとし
て作成しておき、その都度データ処理装置５がこのファ
イルから金融機関口座番号を取得するようにする。

【００２６】なお、出張者本人がまだ金融機関に口座を
開設していない場合は、データ処理装置５は口座未開設
者出金ファイル８を作成し、出張者が口座を開設してこ
れを登録するまでその後の処理を待つようになってい
る。

【００２７】オンライン振込依頼機能は、当日出金ファ
イル７を通信端末装置９を介して、予め契約してある契
約銀行１０のデータ処理装置へオンラインで渡し、自社
の資金口座から当日出金ファイル７に記載された出張者
の指定した本人口座へ仮払い又は精算金額の自動振込を
依頼する。

【００２８】ここで、契約銀行１０は種々の業態をした
金融機関の一例であるが、以下の説明では各種の金融機
関を代表する意味で銀行を使用する。また、通信端末装
置９はデータ処理装置５自体に含まれるものであっても
よく、さらに、データ処理装置５と銀行側のデータ処理
装置へそれぞれオンライン接続された別体のものでも良
い。

【００２９】出張者がいずれかの銀行に開設した口座の
うち、申請時に指定した本人口座は、その口座開設銀行
側で入出金を管理されており、その銀行またはこれと現
金自動支払サービスで提携関係にある他の銀行の本支店
に設置されているＣＤ１１を利用してキャッシュカード
１２で引き出し可能である。

【００３０】このキャッシュカード１２は、出張者がい
ずれかの銀行で口座を開設する際、ＣＤ１１を利用可能
にするために口座開設銀行が発行する本人照合データ等
を含む公知のものであり、本願発明の社内出金処理シス
テムのために特別に発行されるものではない。

【００３１】次に、この出張処理装置を用いた出張処理
方法を図２及び図３に示すフローチャートにより説明す
る。

【００３２】出張申請並びに費用の仮払いの申請をする
場合は、図２に示すように、出張の所定日数前迄に出張
者本人が端末装置１から必要データを入力して登録する
（Ｓ１）。

【００３３】この登録事項は、出張者の職番、予算（出
発予定日、帰着予定日、費用負担部門など）、日程（訪
問先、日程、用件など）、交通機関の予約（出発月日、
帰着月日、空港名、駅名など）、本人口座などである。

【００３４】次いで、出張者本人がこの登録内容を端末
装置１でプリントアウトし、これを庶務経由で所属長へ
提出する（Ｓ２）。

【００３５】所属長は、申請当日に提出された出張の申
請内容を確認し、適正と判断すれば、端末装置２から承
認の入力操作を行う（Ｓ３）。

【００３６】これにより、データ処理装置５は、出張者
が申請した仮払金の金額を現金出納口座ファイル６に出
張者の指定した本人口座やその他の必要情報と共に格納
する（Ｓ４）。

【００３７】続いて、データ処理装置５は、出張者の指
定した本人口座の有無を確認し（Ｓ５）、ある場合に
は、予め決められている支払日に支払うべき仮払い金額
並びに指定口座のデータを含む当日出金ファイル７を作
成する（Ｓ６）。

【００３８】本人口座が無い場合には、指定口座の情報
が未定の口座未開設者出金ファイル８を作成する（Ｓ
７）。

【００３９】この場合、出張者が後からいずれかの銀行
に口座を開設してしその口座番号を登録し（Ｓ８）、そ
の旨の申請又は登録があれば、口座未開設者出金ファイ
ル８から当日出金ファイル７を作成する。

【００４０】この当日出金ファイル７はオンラインで契
約銀行１０のデータ処理装置へ渡され（Ｓ９）、この契
約銀行１０内において仮払い金が指定された出張者の本
人口座へ自動振込される（Ｓ１０）。

【００４１】これにより、その後、出張者本人が契約銀
行１０又はこれと現金自動支払サービスについて提携関
係にある他の銀行の全国本支店に設置されたＣＤ１１か
らキャッシュカード１２を用いて本人口座より現金化し
て引き出しできる（Ｓ１１）。

【００４２】また、出張者が交通機関の予約をしている
場合は、上記仮払い金の処理に平行して、労務担当者が
依頼のあった航空券や鉄道の乗車券などの予約台帳を端
末装置３を操作して出力し、ファクシミリ又は電話で予
約する（Ｓ１２）。

【００４３】続いて、出張前の所定時期までに庶務担当
者が労務担当者の手配した航空券や鉄道の乗車券などの
引換証を出張者本人に渡し（Ｓ１３）、これにより、出
金処理が終了する。

【００４４】精算の申請時においては、図３に示すよう
に、先ず帰着後所定日数以内に出張者本人が端末装置１
で精算申請を登録する（Ｓ２１）。

【００４５】この際の登録事項は、出張者の職番、訪問
先、日程、用件、本人口座などが申請時と比べて変更に
なっている場合の訂正と、出発日時、帰着日時、空港
名、駅名、交通費などである。

【００４６】これに基づいて、宿泊費、日当等が、出発
日時及び帰着日時等の情報から自動計算され、精算申請
の内容が決まる。

【００４７】そこで、出張者本人が精算申請の内容をプ
リントアウトして庶務経由で所属長へ提出する（Ｓ２
２）。

【００４８】同時に、出張者本人が領収書を庶務経由で
労務へ提出し、不使用の回数券等を返却する（Ｓ２
３）。

【００４９】所属長は、申請当日に、提出された精算申
請の内容を確認し、適正と判断すれば端末装置２で承認
の入力操作を行う（Ｓ２４）。

【００５０】所属長の承認により出張者が精算申請した
精算金の金額が現金出納口座ファイル６に出張者の識別
情報と共に格納される。

【００５１】プラス精算の場合は、前述仮払い処理時の
要領で不足金額が銀行の本人口座へ入金され、ＣＤを介
して本人口座から引き出し可能になる（Ｓ２５）。

【００５２】マイナス精算の場合は、相当する現金を会
計部署に戻し、会計部署では、これを出納情報として端
末装置４から入力する。

【００５３】なお、本願発明は上記実施形態に限定され
ず種々の変更が可能であり、例えば、出張費用の処理だ
けでなく、他の社内における各種の仮払い費用の処理等
に利用できる。

【００５４】金融機関も都市銀行、地方銀行、信用金庫
等種々の業態のものを利用でき、この場合できるだけ現
金自動支払サービス網の大きなものを選べばそれだけ全
国の広範囲の地域でキャッシュカードによる自動支払い
が利用できるようになる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本願発明に係る出張処理装置の構成図

【図２】 出張申請並びに仮払いの申請時における処理
手順のフローチャート

【図３】 精算の申請時における処理手順のフローチャ
ート

【符号の説明】

１，２，３，４：端末装置、５：データ処理装置、７：
当日出金ファイル、１０：契約銀行（金融機関）、１
１：ＣＤ、１２：キャッシュカード。

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】社員による費用の仮払い又は精算の申請
   と、この申請に対する承認責任者による承認をそれぞれ
   端末装置から入力し、この端末装置とオンライン接続さ
   れたデータ処理装置が、前記申請と承認に基づいて、前
   記社員に対して支払うべき金額とこの社員の金融機関口
   座番号に関する情報を含む出金ファイルを作成し、この
   出金ファイルを金融機関へオンラインで通知して金融機
   関内でこの出金ファイルに基づいて前記金額を前記社員
   の指定した本人口座へオンラインで自動振込するように
   依頼することを特徴とする社内出金処理方法。
2. 【請求項２】社員による費用の仮払い又は精算の申請
   と、この申請に対する承認責任者による承認とがそれぞ
   れ入力される端末装置と、この端末装置がオンライン接
   続されるとともに金融機関側のデータ処理装置ともオン
   ライン接続された社内のデータ処理装置とを備え、この
   社内のデータ処理装置は、前記申請と承認に基づいて前
   記社員に対して支払うべき金額とこの社員の金融機関口
   座番号に関する情報を含む出金ファイルを作成する出金
   ファイル作成機能と、この出金ファイルを金融機関へオ
   ンラインで通知し、前記金融機関側のデータ処理装置に
   より前記金額を前記社員の指定した本人口座へオンライ
   ンで自動振込することを依頼するオンライン振込依頼機
   能とを備えることを特徴とする社内出金処理装置。