JPH0897851A - 電子回覧システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 ネットワークを利用する電子回覧システムに
関し、送信者の操作手順の簡略化および文書の一時的な
回覧の容易化を図る。 【構成】 回覧制御部１４は、回覧制御情報格納部１１
に格納された回覧文書の回覧経路を示す回覧制御情報
と、ロール定義情報格納部１２に格納された同等のユー
ザ間で共用されるロールと複数のユーザとを関連づける
ロール定義情報とに基づいて、文書管理情報格納部１３
に格納された文書管理情報で示される回覧文書を回覧さ
せる。回覧に際して、送信者が指定したロール内のユー
ザのうち、所定の基準でシステムが選択したユーザや、
ロール内文書の送信要求を行ったユーザに回覧文書が送
信される。また、相談のために一時的に文書を送信する
際には、一時回覧制御情報が設定され、文書は確実に相
談元に戻る。以上により、送信者の操作手順の簡略化お
よび文書の一時的な回覧の容易化を図ることができる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は電子回覧システムに係
り、特に、ネットワークシステム上の通信管理システム
やファイル共用システムを利用する電子回覧システムに
関する。

【０００２】

【従来の技術】従来より、いずれの文書からも利用でき
るように“「作成」−「審査」−「承認」”などの職務
で文書の回覧経路を定義するとともに、上記回覧経路の
定義とは別個の職務テーブルに「作成」，「審査」，
「承認」のそれぞれに対応する処理作業を行う複数のユ
ーザをあらかじめ定義した上で、例えば「審査」に対応
する処理作業を行うユーザに文書を送信しようとする際
には、あらかじめ定義された回覧先決定ルールにしたが
って自動的に決定された送信先のユーザの回覧先リスト
の指定を送信者が必要に応じて変更した後にシステムに
応答することによって、当該文書の送信が完了する電子
回覧システムが知られている（特開平２−２７８４５８
号公報記載の発明）。ここで、回覧先決定ルールとは、
文書内の契約金額に応じて回覧先の指定を変更したり、
文書の種類や作成者の所属部署と職務テーブル中の識別
子とが一致するユーザを回覧先ユーザとして決定したり
することを可能とするための情報である。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上記従来技術では、文
書の送信に際して送信者が送信先ユーザの指定について
特に確認する必要がない場合や、送信先のユーザを一意
に限定する必然性がない場合などについて、何も配慮さ
れていない。例えば、一日に数千件の契約文書を査定し
なければならない契約査定業務を円滑に行うことを想定
した場合には、一日に一人が査定できる文書量が数百件
であったとすると、同等の権限を持ち同等の査定処理を
行う査定担当者が１０人必要となる。このケースにおい
て、査定の対象となる契約文書の作成者は当該契約文書
の送信先の査定担当者が誰であるのかをあえて確認する
必要はない。しかしながら上記従来技術では、回覧先ル
ールを用いることにより、回覧先ユーザを一意に決定で
きるように文書に付与した番号で１０人に振り分けるな
どの処理を行わなければならなかったため、このような
回覧先ルールを作成する手間がかかるとともに、送信者
が送信先ユーザの指定を不必要に確認する手間がかかっ
てしまうという問題点があった。

【０００４】また、送信者が送信先ユーザの指定を変更
する際に、当該送信先ユーザにどのような配分や負荷で
文書が送信されているか知ることができないとともに、
以前に文書の処理を担当した送信先ユーザに対して再び
文書を送信したいときは、そのとき処理を行ったユーザ
の履歴を確認してから送信先ユーザの指定を変更しなけ
ればならないという問題点があった。

【０００５】さらに、文書の回覧中に回覧リストに含ま
れない他のユーザに何らかの相談を行おうとする際に
は、例えば、当該文書の送信先のリストに相談先のユー
ザを挿入するとともに再度送信者に戻るように送信者自
身を挿入するなど、複雑な指定を行う必要がある上、相
談先のユーザに送信先リストを変更する権限が与えられ
ている場合には、送信した当該文書が送信者自身に戻ら
ないように指定が変更されてしまう危険性があるという
問題点があった。

【０００６】この他、送信先ユーザが不在であるなどの
理由で文書の処理ができないときの代行者を必ず定義し
ておかなければならないという問題点があった。

【０００７】したがって本発明の目的は、上記の問題点
を解決して、以下に示すような作用によって送信者の操
作手順の簡略化および文書の一時的な回覧の容易化を図
ることのできる電子回覧システムを提供することにあ
る。 回覧文書の送信に際して送信者が送信先ユーザの指定
について確認しなくても、あらかじめ定義された回覧制
御情報にしたがって特定の送信先ユーザが自動的に決定
される。 において、所定の選択基準や送信履歴などに応じて
特定の送信先ユーザが自動的に決定される。 送信者が送信先ユーザの指定を確認せずにロール宛に
送信した回覧文書について、当該ロールに属するいずれ
かのユーザからの要求に応じて回覧文書の送信が行われ
る。 回覧文書について別のユーザに相談する際に、相談先
に対する一時的な回覧が行われた後に、あらかじめ定義
された本来の回覧経路に戻って正常な回覧が行われる。 ロールまたはユーザに対して個別に設定された運用状
態に応じて、回覧文書の送信先が適宜選択される。

【０００８】

【課題を解決するための手段】

(1) 上記の目的を達成するため、本発明の電子回覧シス
テムは、ネットワークを介して相互に接続された複数の
計算機端末装置により、電子化された回覧文書を回覧さ
せる電子回覧システムにおいて、あらかじめ回覧文書の
回覧経路を特定する回覧制御情報が格納される回覧制御
情報格納部と、同等のユーザのいずれかに対して送信さ
れた回覧文書を管理するためのロールを定義するロール
定義情報が格納されるロール定義情報格納部と、前記回
覧制御情報格納部および前記ロール定義情報格納部の内
容に基づき、指定された回覧文書を前記回覧経路にした
がって回覧させる回覧制御部とを具備する構成としたも
のである。

【０００９】(2) また、(1)において、前記回覧制御部
は、特定のロールに回覧文書が送信されたとき、所定の
送信先ユーザ選定基準に基づいて前記ロール内から選定
した特定のユーザに対して当該回覧文書を送信するもの
である。

【００１０】(3) また、(1)において、前記回覧制御部
は、特定のロールに対して当該ロールに属さないユーザ
から回覧文書が送信された場合または当該ロールに属す
るユーザから未処理の回覧文書が送信された場合に当該
ロールに属するユーザに当該回覧文書の着信を通知し、
当該ロールに属するいずれかのユーザからの当該回覧文
書に対する受取要求に応じて当該ユーザに当該回覧文書
を送信するものである。

【００１１】(4) さらに、(1)〜(3) のいずれかにおい
て、一時的な回覧経路を特定する一時回覧制御情報が格
納される一時回覧制御情報格納部を具備し、前記回覧文
書の回覧中に一時的な回覧経路が指定されたとき、前記
回覧制御部は、前記一時回覧制御情報格納部および前記
ロール定義情報格納部の内容に基づき、前記回覧文書を
前記一時回覧経路にしたがって回覧させた後に、前記回
覧制御情報格納部および前記ロール定義情報格納部の内
容に基づき、前記回覧文書を当初の回覧経路にしたがっ
て回覧させるものである。

【００１２】

【作用】上記構成に基づく作用を説明する。

【００１３】(1) 本発明の電子回覧システムでは、ネッ
トワークを介して相互に接続された複数の計算機端末装
置により、電子化された回覧文書を回覧させる電子回覧
システムにおいて、あらかじめ回覧文書の回覧経路を特
定する回覧制御情報が格納される回覧制御情報格納部
と、同等のユーザのいずれかに対して送信された回覧文
書を管理するためのロールを定義するロール定義情報が
格納されるロール定義情報格納部と、前記回覧制御情報
格納部および前記ロール定義情報格納部の内容に基づ
き、指定された回覧文書を前記回覧経路にしたがって回
覧させる回覧制御部とを具備する構成としたことによ
り、文書の送信者は送信先としてロールを指定すること
で特定の送信先ユーザの指定について確認・変更の必要
がなくなり、文書送信に関わる送信者の操作手順の簡略
化を図ることができる。

【００１４】(2) また、(1)において、前記回覧制御部
は、特定のロールに回覧文書が送信されたとき、所定の
送信先ユーザ選定基準に基づいて前記ロール内から選定
した特定のユーザに対して当該回覧文書を送信すること
により、あらかじめ送信先ユーザ選定基準で定めた配分
割合や負荷となるように、当該ロールに属する同等の送
信先ユーザの指定が自動的に行われるので、文書送信に
関わる送信者の操作手順の簡略化を図るとともに、文書
回覧を含む全体的な処理効率の最適化などを図ることが
できる。

【００１５】(3) また、(1)において、前記回覧制御部
は、特定のロールに対して当該ロールに属さないユーザ
から回覧文書が送信された場合または当該ロールに属す
るユーザから未処理の回覧文書が送信された場合に当該
ロールに属するユーザに当該回覧文書の着信を通知し、
当該ロールに属するいずれかのユーザからの当該回覧文
書に対する受取要求に応じて当該ユーザに当該回覧文書
を送信することにより、当該ロールに属する各々のユー
ザが当該ロールに送信された文書の中から自己の能力や
負荷に応じた文書を任意に選択可能となるので、文書送
信に関わる送信者の操作手順の簡略化を図るとともに、
文書回覧を含む全体的な処理効率の最適化などを図るこ
とができる。

【００１６】(4) さらに、(1)〜(3) のいずれかにおい
て、一時的な回覧経路を特定する一時回覧制御情報が格
納される一時回覧制御情報格納部を具備し、前記回覧文
書の回覧中に一時的な回覧経路が指定されたとき、前記
回覧制御部は、前記一時回覧制御情報格納部および前記
ロール定義情報格納部の内容に基づき、前記回覧文書を
前記一時回覧経路にしたがって回覧させた後に、前記回
覧制御情報格納部および前記ロール定義情報格納部の内
容に基づき、前記回覧文書を当初の回覧経路にしたがっ
て回覧させることにより、当初の回覧経路に手を加える
ことなく一時的な回覧経路を指定して回覧文書を任意の
ユーザに送信し、当該ユーザに対する相談や質疑応答な
どを行ってから、当該回覧文書を確実に当初の回覧経路
に戻すことが可能となるので、文書回覧を含む全体的な
処理効率を低下させることなく処理の品質を向上させる
ことができる。

【００１７】

【実施例】最初に、本発明の電子回覧システムについて
概略的に説明する。

【００１８】本発明の電子回覧システムの第１実施例
は、電子化された回覧文書の回覧経路を指定する回覧制
御情報があらかじめ格納された回覧制御情報格納部と、
同一業務を行う同等の複数のユーザによって共用される
文書受信用トレー（以後、“ロール”と記述する）と複
数のユーザとを関連付けるためのロール定義情報があら
かじめ格納されたロール定義情報格納部と、回覧制御情
報およびロール定義情報に基づいて決定された次の送信
先に回覧文書を送信する回覧制御部と、によって構成さ
れている。

【００１９】ユーザが特定の文書の回覧を開始させる際
には、文書本体と文書管理情報によって回覧文書を作成
し、文書管理情報内には、回覧制御情報の識別子（あら
かじめ定義された複数組の回覧制御情報のいずれに基づ
いて回覧を行うかの指定），ノード識別子（回覧経路中
のどの位置（以後“ノード”と記述する）から回覧を開
始するかの指定），ロール名，ユーザ識別子などを設定
する。回覧制御情報には、当該ロールに属するユーザの
中から回覧文書の送信先ユーザを選択するための選択基
準（送信先ユーザ選定基準）が含まれている。回覧制御
情報は、ユーザがテキストエディタなどを用いて回覧情
報をテキスト形式で作成した後に、専用の登録手段によ
って回覧制御情報格納部に登録される。ロール定義情報
には、当該ロール内のユーザごとに配分割合を定義する
ことが可能である。ロール定義情報格納部には、ロール
情報，ユーザ情報，ロールおよびユーザの関連付け情報
が格納されており、これらの情報は、関数やＧＵＩなど
で提供される専用の登録手段によってテーブル形式で格
納される。

【００２０】回覧制御情報内のノード識別子で特定され
るノード情報には、当該ノードにおける送信先のロール
名と、送信先ユーザ選定基準と、次の送信先のノード識
別子とが含まれている。また、上記選定基準として後述
する「順序」が指定されている場合、当該ノード情報に
は前回の当該ノードにおける回覧文書の送付先であった
特定のユーザの識別子が含まれている。なお、文書本体
についてはワープロソフト，表計算ソフト，イメージデ
ータ作成ソフトなどを用いてユーザが作成し、文書管理
情報についてはクライアントからの回覧開始要求を受付
けたときに回覧制御部が作成する。

【００２１】最初に回覧制御部は、回覧文書を構成する
文書管理情報内に設定された回覧制御情報の識別子で特
定される回覧制御情報を取得し、文書管理情報内に設定
されたノード識別子で特定されるノード情報を上記回覧
制御情報内から検索する。次に、上記ノード情報内に設
定されている次の送信先のノード識別子を取得し、当該
ノード識別子で特定されるノード情報を上記回覧制御情
報内から検索する。最後に、検索された上記ノード情報
から送信先のロール名および送信先ユーザ選定基準を取
得した後、当該ロール名で特定されるロール定義情報を
ロール定義情報格納部から検索し、当該ロールに関連付
けられたユーザの一覧を取得する。

【００２２】なお、送信先ユーザ選定基準として、以下
に示す６通りがある。

【００２３】「ランダム」 回覧制御部は、当該ロールに関連付けられたユーザの一
覧の中から、ランダマイズによってひとりのユーザを送
信先ユーザとして選択する。

【００２４】「順序」 回覧制御部は、前回の当該ノードにおける回覧文書の送
付先であった特定のユーザ（前回送付先ユーザ）の識別
子を当該ノード情報から取得した後、当該ロールに関連
付けられたユーザの一覧の中から前回送付先ユーザの識
別子を検索して、上記一覧において当該前回送付先ユー
ザの次に登録されているユーザを送信先ユーザとして選
択する。

【００２５】「配分割合」 回覧制御部は、当該ロールに関連付けられたユーザの一
覧の中から、所定の配分割合にしたがって重みづけした
ランダマイズによってひとりのユーザを送信先ユーザと
して選択する。

【００２６】「負荷」 回覧制御部は、当該ロールに関連付けられたユーザの一
覧の中から、各ユーザに送信された未処理の回覧文書数
を取得し、この値に基づいて現状での当該ロール内の各
ユーザの負荷を求める。そして、求められた負荷の値と
上記一覧中にあらかじめ定義されている負荷係数の値を
比較して、負荷のマイナス割合が最大となるユーザを送
信先ユーザとして選択する。

【００２７】「再帰」 回覧制御部は、回覧文書を構成する文書管理情報を参照
して、以前に当該ロールで上記回覧文書を処理したユー
ザを特定するユーザ識別子を取得し、当該ロールに関連
付けられたユーザの一覧の中から上記ユーザ識別子で特
定されるユーザを送信先ユーザとして選択する。なお、
上記文書管理情報内には、回覧制御部による送信に際し
て送信先のロール名およびユーザ識別子が取得されてい
るものとする。

【００２８】「優先順位」 回覧制御部は、回覧文書を構成する文書管理情報を参照
して、優先的に送信先とするユーザ（優先送信先ユー
ザ）を特定するユーザ識別子を取得し、当該ロールに関
連付けられたユーザの一覧の中から上記ユーザ識別子で
特定されるユーザを送信先ユーザとして選択する。な
お、上記文書管理情報内には、回覧文書の送信者が優先
送信先ユーザを指定した場合にそのユーザ識別子が設定
されるものとする。

【００２９】以上のように、回覧制御部は、指定された
回覧制御情報内に設定されている送信先ユーザ選定基準
に基づいて送信先ユーザを選択し、当該送信先ユーザに
回覧文書を送信する。そして、送信に際して当該回覧文
書を構成する文書管理情報の識別子を、送信先ユーザの
識別子で特定されるユーザ情報における未処理文書の一
覧に追加する。回覧制御部は、上記送信先ユーザが送信
された回覧文書の処理を完了し、次のユーザへ送信する
かまたは回覧終了するとき、上記未処理文書の一覧から
該当する文書管理情報の識別子を削除する。

【００３０】本発明の電子回覧システムの第２実施例で
は、第１実施例と同様に回覧制御部が参照する送信先の
ノード情報中に、送信先のロール名および当該ロール内
の特定のユーザに対する送付を抑止する指定が含まれ
る。また、ロールに送信された未処理の回覧文書につい
ては、ロール情報中の未処理文書のリストに当該回覧文
書を構成する文書管理情報の識別子が設定される。さら
にユーザ情報には、当該ユーザがシステムの管理者であ
るか一般のユーザであるかを示すユーザ権限属性が設定
される。

【００３１】回覧制御部は、ロール名の一致するロール
定義情報をロール定義情報格納部から検索し、文書管理
情報の識別子をロール定義情報の未処理文書の一覧に追
加する。当該ロールに属するいずれかのユーザが当該ロ
ールから未処理の文書を取り出す要求を行うと、回覧制
御部は、ロール定義情報中の未処理文書の一覧から当該
文書管理情報の識別子を削除し、要求を行った当該ロー
ル内のユーザについてのユーザ情報における未処理文書
の一覧に当該文書管理情報の識別子を追加する。また、
上記ユーザがロールに回覧文書を戻す要求を行うと、回
覧制御部は、要求を行ったユーザについてのユーザ情報
における未処理文書の一覧から当該文書管理情報の識別
子を削除し、当該回覧文書の文書管理情報内のロール名
を取得してロール名の一致するロール定義情報の未処理
文書の一覧にその文書管理情報の識別子を追加する。

【００３２】なお、ロールから未処理の回覧文書を取り
出すことができるのは当該ロールに属するユーザのみで
あり、ロールに回覧文書を戻すことができるのは、未処
理文書のリスト中に当該回覧文書が登録されているユー
ザのみである。ただし、システムの管理者権限を有する
ユーザは、他のユーザの未処理の文書をロールに戻した
り、ロールから取り出して当該ロールに属するいずれか
のユーザに送信したりすることができる。この場合、シ
ステム管理者の権限を持つユーザであるかどうかは、上
述したユーザ情報内のユーザ権限属性によってチェック
される。

【００３３】本発明の電子回覧システムの第３実施例で
は、ユーザＡが回覧文書について他のユーザＢに相談す
る要求を行うと、回覧制御部は、当該回覧文書を構成す
る文書管理情報中の相談者リストに相談元のユーザＡの
識別子および相談先のユーザＢの識別子を一組にして追
加した後、要求元のユーザＡについてのユーザ情報の未
処理文書の一覧から当該文書管理情報の識別子を削除す
るとともに、相談先のユーザＢについてのユーザ情報の
未処理文書の一覧に当該文書管理情報の識別子を追加す
る。ユーザＢがさらに他のユーザＣに相談する要求を行
うと、上記と同様に回覧制御部は、当該回覧文書を構成
する文書管理情報中の相談者リストに相談元のユーザＢ
の識別子および相談先のユーザＣの識別子を一組にして
追加した後、要求元のユーザＢについてのユーザ情報の
未処理文書の一覧から当該文書管理情報の識別子を削除
するとともに、相談先のユーザＣについてのユーザ情報
の未処理文書の一覧に当該文書管理情報の識別子を追加
する。ユーザＣ（Ｂ）が処理を完了してさらに他のユー
ザに相談しない場合、回覧制御部は、当該文書管理情報
の相談者リストから最後に登録された相談元のユーザＢ
（Ａ）の識別子および相談先のユーザＣ（Ｂ）の識別子
の組を削除した後、相談先のユーザＣ（Ｂ）についての
ユーザ情報の未処理文書の一覧から当該文書管理情報の
識別子を削除するとともに、相談元のユーザ識別子と一
致するユーザ情報の未処理文書の一覧に当該文書管理情
報の識別子を追加する。以上のようにして、相談者リス
トの最初に登録された相談元および相談先のユーザの識
別子が削除された後、回覧文書は当初指定された回覧経
路のユーザＡ（最初の相談元）に戻り、この後は当初の
回覧経路にしたがって回覧される。

【００３４】本発明の電子回覧システムの第４実施例で
は、ユーザ情報，ロール定義情報，ロールおよびユーザ
を関連づける情報のそれぞれに運用属性が設定可能であ
り、一般のユーザは自身の運用属性のみを、前述したシ
ステムの管理者権限を有するユーザはすべてのユーザの
運用属性を、変更することができる。回覧文書の送信先
としてユーザが指定されている場合、回覧制御部は、当
該ユーザについてのユーザ情報に設定された運用属性を
参照して、運用可ならば当該ユーザに回覧文書を送信
し、運用不可ならば送信しない。回覧文書の送信先とし
てロールが指定されるとともに当該ロール内のユーザに
自動送信する定義であれば、回覧制御部は、ロール定義
情報に設定された運用属性を参照し、運用可ならば所定
の送信先ユーザ選定基準にしたがって送信先のユーザを
決定し、運用不可ならばユーザへの送信を行わない。こ
のとき、ユーザの決定に際しては、ロールおよびユーザ
を関連づける情報に設定された運用属性とユーザ情報に
設定された運用属性の両方を参照して、どちらも運用可
のユーザを送信先のユーザとして選択し、どちらも運用
可のユーザが存在しないときは、ユーザへの送信を行わ
ない。なお、“送信を行わない”に相当する処理は、回
覧文書を構成する文書管理情報を送信元のユーザについ
てのユーザ情報における未処理文書の一覧から削除し、
システムの管理者についてのユーザ情報の未処理文書の
一覧に追加する処理であるものとする。

【００３５】システムの管理者は、すべてのユーザにつ
いて運用属性を変更したり、回覧経路の任意のノードに
文書を送信する権限を有する。また、別の処理方法とし
て、送信要求元のユーザについてのユーザ情報における
未処理文書の一覧に当該回覧文書の登録を残す処理方法
や、送信先のユーザ情報またはロール定義情報における
未処理文書の一覧に追加するが運用可の状態に再設定さ
れるまで当該回覧文書に対する処理を抑止する処理方法
などを採用してもよい。

【００３６】以下、本発明の電子回覧システムの実施例
を図面を用いて詳細に説明する。

【００３７】図１は、本発明の電子回覧システムの第１
実施例の機能構成を示すブロック図である。同図中、電
子化された回覧文書を誰が受信するか、受信後誰に送信
するかなどを制御するための回覧制御情報があらかじめ
格納される回覧制御情報格納部１１と、同じ役割が同等
に割当てられている複数の受信ユーザに共用される文書
受信用トレー（以後、“ロール”と記述する）と複数の
ユーザとを具体的に関連付けるためのロール定義情報が
あらかじめ格納されるロール定義情報格納部１２と、回
覧される文書を管理する文書管理情報が格納される文書
管理情報格納部１３とが、上記回覧制御情報およびロー
ル定義情報を参照して次の送信先を決定し、回覧文書を
送信する回覧制御部１４に接続されている。

【００３８】図２は、本発明の電子回覧システムの第１
実施例におけるクライアントからの文書回覧開始要求に
伴う処理動作を示すフローチャートである。図２におい
て、ユーザはクライアントから電子回覧システムに対し
てログインを要求する（ステップ２１）と、クライアン
トの回覧制御部は、サーバの回覧制御部に通信管理シス
テムを利用してログインを通知する（ステップ２２）。
続くステップ２３において、サーバの回覧制御部は、ク
ライアントからの要求を処理するための子プロセスを起
動する。このときに子プロセスでは、ロール定義情報格
納部のユーザ情報から要求元のユーザのユーザ情報を検
索して、該当するユーザ情報が見つからなかった場合に
は利用権限がないものとしてログインを拒否する。一
方、該当するユーザ情報が見つかった場合には、ロール
定義情報格納部のユーザ情報とロール情報の間の関連情
報から要求元のユーザのユーザ情報識別子と一致する関
連情報を検索して、これをメモリ上に記憶する。これ以
後、クライアントから行われるすべての要求は、通信管
理システムを利用してサーバの回覧制御部の子プロセス
に通知され、子プロセス上で処理される。

【００３９】次に、あらかじめ定義された回覧制御情報
のうち当該ユーザ自身が回覧経路に含まれている回覧制
御情報の一覧をユーザが要求する（ステップ２４）と、
サーバの回覧制御部の子プロセスは、回覧制御情報格納
部の回覧制御情報とロール定義情報格納部のユーザ情報
との間であらかじめ定義された関連情報から要求元ユー
ザのユーザ情報の識別子と一致する関連情報を検索し、
さらに、回覧制御情報とロール定義情報格納部のロール
情報との間であらかじめ定義された関連情報から要求元
のユーザの属するロールのロール情報の識別子と一致す
る関連情報を検索することにより、当該ユーザが回覧経
路に含まれる回覧制御情報の一覧として当該ユーザに返
す（ステップ２５）。

【００４０】次に、ユーザが回覧制御情報のひとつを選
択して、回覧開始できるノードの一覧を要求する（ステ
ップ２６）と、サーバの回覧制御部の子プロセスは、回
覧制御情報内のノード情報から、ノード情報内の処理者
が要求元ユーザのユーザ名又はロール名と一致しかつ回
覧開始できるノード属性をもつノード情報を検索し、回
覧開始できるノードの一覧として当該ユーザに返す（ス
テップ２７）。

【００４１】最後に、回覧制御情報の識別子，ノード情
報の識別子，あらかじめ作成した文書のパス名をそれぞ
れ指定して、ユーザが文書の回覧開始を要求する（ステ
ップ２８）と、続くステップ２９において、クライアン
トの回覧制御部は、指定された文書をサーバに転送す
る。サーバの回覧制御部の子プロセスは、回覧制御情報
格納部から指定された回覧制御情報の識別子と一致する
回覧制御情報を入力してから、当該回覧制御情報からノ
ードの識別子と一致するノード情報を入力して、ノード
情報から当該ノードでユーザが文書を作成できることを
確認する。そして、回覧制御部は、文書管理情報を作成
してサーバ上の文書のパス名を文書管理情報に設定し
て、文書管理情報に回覧制御情報の識別子，ユーザ情報
の識別子，ノード情報の識別子を設定する。この後、回
覧制御部は、文書管理情報の識別子を送信要求キューに
追加する。

【００４２】以上の処理動作により、クライアントから
サーバに対する文書回覧開始の動作が完了する。

【００４３】図３は、本発明の電子回覧システムの第１
実施例における文書送信処理の動作を示すフローチャー
トである。同図中、回覧制御部のデーモンは、送信要求
キューから文書管理情報の識別子を入力する（ステップ
３１）と、上記識別子と一致する文書管理情報を入力
し、その中の回覧制御情報格納部から文書管理情報内の
回覧制御情報の識別子と一致する回覧制御情報を入力す
る（ステップ３２）。そして、回覧制御部のデーモン
は、文書管理情報内のノード情報の識別子と一致するノ
ード情報を回覧制御情報から検索して、次のノード情報
の識別子を取得して（ステップ３３）、次のノード情報
を回覧制御情報から検索し、送信先のロール名およびロ
ール内ユーザの選択方法を取得する（ステップ３４）。
続くステップ３５において、回覧制御部のデーモンは、
ロール名と一致するロール情報をロール定義情報格納部
から入力して、当該ロール情報とユーザ情報の間の関連
情報から当該ロール情報に関連付けられたユーザの一覧
を検索する。

【００４４】ステップ３６では、ステップ３４で取得さ
れた選択方法にしたがって、回覧制御部のデーモンが上
記ユーザの一覧からユーザ情報のひとつを以下に示すよ
うに選択する。

【００４５】選択方法として「ランダム」が取得され
た場合 回覧制御部は、上記ユーザの一覧の中からランダマイズ
によってひとつのユーザ情報を選択する。

【００４６】選択方法として「順序」が取得された場
合 回覧制御部は、前回の当該ノードで回覧文書を送信した
ユーザ（前回送付先ユーザ）に対応するユーザ情報の識
別子をステップ３４で入力したノード情報から取得した
後に、上記ユーザの一覧の中から前回送付先ユーザの識
別子を検索して、上記一覧において当該前回送付先ユー
ザの次に登録されているユーザに対応するユーザ情報を
選択する。さらに、選択されたユーザ情報の識別子をス
テップ３４で入力したノード情報に設定する。

【００４７】選択方法として「配分割合」が取得され
た場合 回覧制御部は、上記ユーザの一覧の中からロールとユー
ザの関連情報の属性にあらかじめ定義されている配分割
合にしたがって重みづけしたランダマイズによってひと
つのユーザ情報を選択する。

【００４８】選択方法として「負荷」が取得された場
合 回覧制御部は、上記ユーザ一覧中のユーザ情報を順次入
力してロール内の個々のユーザの未処理文書の数を取得
してから、個々のユーザの負荷を（未処理文書数）／
（未処理文書数の総和）により計算する。そして、ロー
ルとユーザの関連情報の属性にあらかじめ定義されてい
る負荷情報と、上記計算により求められた負荷を比較
し、マイナス割合が最大となるユーザ情報を選択する。

【００４９】選択方法として「再帰」が取得された場
合 回覧制御部は、文書管理情報から以前に当該ロールで処
理したユーザの識別子を取得し、上記ユーザの一覧から
直前に当該ロールで処理したユーザの識別子と一致する
ユーザ情報を選択する。（別の選択方法として、同じノ
ードに２度目以降に送信するとき以前そのノードで処理
したユーザを選択する方法や、回覧制御部のノードの再
帰の定義にグループを定義した場合に、回覧制御部が文
書の送信時にこのグループ識別子またはノード識別子を
文書管理情報内に記録し、再帰指定のノードで回覧制御
部は、同じグループ識別子のノードで以前に処理したユ
ーザを取得してそのユーザを選択する方法などがあ
る。）選択方法として「優先順位」が取得された場合 回覧制御部は、文書管理情報から優先して文書を送信す
べきユーザ（優先送信先ユーザ）の識別子を取得した
後、上記ユーザの一覧から上記識別子と一致するユーザ
を選択する。なお、優先送信先ユーザの識別子は、あら
かじめ文書の送信者が優先送信先ユーザ名の設定要求を
行ったときに回覧制御部によって設定される。

【００５０】最後に、回覧制御部のデーモンは、選択し
たユーザ情報の識別子，当該ロールの識別子，次ノード
の識別子を文書管理情報に設定した後、ユーザ情報の未
処理文書のリストに上記文書管理情報の識別子を設定し
て、送信要求キューから上記文書管理情報を削除する
（ステップ３７）。

【００５１】以降は、上記ステップ３１〜３７の処理を
送信要求キューがなくなるまで繰り返してから、その後
は例えば１秒間隔で送信要求キューの監視を行う。

【００５２】以上の処理動作により、文書送信処理の動
作が完了する。

【００５３】図４は、本発明の電子回覧システムの第１
実施例における文書送信要求の動作を示すフローチャー
トである。同図中、最初にステップ４１において、ユー
ザはクライアントから電子化文書回覧システムに対して
ログインする（このログイン処理は図２中のステップ２
１〜２３と同様なので、その説明を省略する）。そし
て、ユーザが未処理の文書の一覧を取得する要求を行う
（ステップ４２）と、サーバの回覧制御部の子プロセス
は、ロール定義情報格納部から要求元のユーザの識別子
と一致するユーザ情報の未処理文書の一覧を取得してユ
ーザに返す（ステップ４３）。

【００５４】次に、ユーザが未処理文書の一覧から一文
書を選択し、当該文書の取得要求を行う（ステップ４
４）と、サーバの回覧制御部の子プロセスは、選択され
た文書管理情報の識別子と一致する文書管理情報を文書
管理情報格納部から入力し、サーバ上の選択された文書
のパス名を取得して、これをユーザに返す（ステップ４
５）。ここで、サーバ上の文書はネットワークドライブ
としてクライアント側で定義されたディレクトリ上に存
在しており、ユーザがクライアントから直接的に参照で
きるものとする。なお、別の方法として、サーバ上の文
書のパスをユーザから直接的に参照することができない
が、ユーザから参照可能なネットワークドライブに選択
された文書をコピーした上で、そのパスを返す方法もあ
る。

【００５５】最後に、ユーザが上述したパスで指定され
た文書を参照して必要な処理を行った後、送信要求を行
う（ステップ４６）と、サーバの回覧制御部の子プロセ
スは、当該文書管理情報の識別子をユーザ情報の未処理
文書リストから削除し、送信要求キューに当該文書管理
情報の識別子を追加する（ステップ４７）。

【００５６】以上の処理動作により、クライアントから
の文書送信要求の動作が完了する。

【００５７】図５は、本発明の電子回覧システムの第１
実施例における回覧情報格納部に格納される情報の一例
を示す図である。

【００５８】図５に示すように、回覧制御情報５１は固
有の識別子“C0000008”を有するとともに、それぞれ
「ノード１」，「ノード２」，「ノード３」のノード識
別子を有するノード情報がノード情報リスト５２に記憶
されている。そして、「ノード１」にはロール名「作
成」およびノード種別「回覧開始」が、「ノード２」に
はロール名「審査」およびノード種別「処理」が、「ノ
ード３」にはロール名「承認」およびノード種別「処
理」が、それぞれ記憶されており、回覧先にユーザ名を
定義した際にはユーザ名が記憶される。また、各々のノ
ード情報には、前回当該ノードで送信したユーザ情報の
識別子が設定されるユーザ情報識別子属性が含まれる。

【００５９】回覧制御情報５１には回覧情報ファイル５
３のパス名が含まれる。回覧情報ファイルには、あらか
じめユーザがテキストエディタなどを用いて定義したす
べての回覧制御情報（上述したノード情報の元となる情
報や、回覧経路の定義，文書管理情報中の属性の更新命
令，文書管理情報中の属性の参照による回覧経路の分岐
を示す情報など）が格納されている。例えば図５では、
送信先のユーザの選択方法として、ノード１には「再帰
（“#autodeliver #recursive グループ１”）」が、ノ
ード２には「ランダム（#autodeliver #randam）」が、
ノード３には「順序（#autodeliver #sequence）」が、
それぞれ定義されている。また、図示しないが、「配
分」，「負荷」，「優先順位」についても、同様に定義
される。ここで、「再帰」の定義に付加される「グルー
プ１」は、ノードのグループを定義するグループ識別子
である。例えば図５では、特に「グループ１」の定義は
なくてもよいが、グループ識別子は、別のノードのロー
ル名の異なるロールとの間でユーザの再帰を可能とした
り、回覧経路内に同一ロール名を定義したノードが複数
あるときにそのうちのいずれかのノードを再帰の対象外
にすることを可能にするためのものである。すなわち、
文書の送信時に回覧制御部がこのグループ識別子または
ノード識別子を文書管理情報内に記録しておくことによ
り、再帰指定のノードにおいて、回覧制御部は、同一グ
ループ識別子のノードで以前に処理したユーザの取得・
選択を行う。例えば図５で「#role ロール名」の部分を
「#userユーザ名」に変更すれば、ロール内の任意のユ
ーザへの送信ではなく指定されたユーザへの送信とな
る。

【００６０】回覧制御ファイルの形式は、テキスト形式
かあるいはプログラムから利用しやすいテーブル形式に
変換しておくものとする。また、ノード情報内における
前回当該ノードで送信したユーザ情報の識別子を設定す
る属性情報以外の情報は、回覧制御ファイル内に含まれ
る情報と同じとなるので、これらの情報は、ノード情報
リスト内または回覧情報ファイル内のどちらかに記憶さ
せれば十分である。図５の例では、ロール内ユーザの選
択方法などの回覧制御部のデーモンのみによって参照さ
れる情報を回覧制御内に格納し、クライアントから参照
要求されるノード識別子，ロール名，ユーザ名をノード
情報リストに記憶することによって、クライアントへの
応答の高速化を図っている。

【００６１】図６は、本発明の電子回覧システムの第１
実施例におけるロール定義情報格納部に格納される情報
の一例を示す図である。

【００６２】図６に示すように、ロール定義情報は、ロ
ール情報６１，ユーザ情報６２，ロールに属するユーザ
情報の関連情報６４から構成されている。ロール情報６
１は識別子“C0000015”,“C0000020”,“C0000021”を
有しており、各識別子に対応して「作成」，「審査」，
「承認」のロール名を有するロール情報が記憶されてい
る。ユーザ情報６２は識別子“C0000025”,“C000002
6”,“C0000027”,“C0000028”,“C0000029”を有して
おり、各識別子に対応して「kawasaki」,「itou」,「yamad
a」,「maeda」,「tanaka」 のユーザ名を有するユーザ情報が
記憶されている。そして、各々のユーザ情報には、未処
理の文書の文書管理情報の識別子のリスト６３が記憶さ
れている。ロールに属するユーザ情報の関連情報６４は
上述したロール情報の識別子およびユーザ情報の識別子
の組からなり、配分割合の属性と負荷の属性が設定され
る。また、ロール情報と回覧情報の間の関連情報６５，
ユーザ情報と回覧情報の間の関連情報６６を有してい
る。ロール定義情報は、関数またはＧＵＩを提供するこ
とでロール定義情報格納部のロール名，ユーザ名，ロー
ルとユーザの関連を入力させて、これらをロール定義情
報格納部に記憶させる。

【００６３】図７は、本発明の電子回覧システムの第１
実施例における文書管理情報格納部に格納される情報の
一例を示す図である。

【００６４】図７に示すように、文書管理情報７１は識
別子“C0000048”，“C0000055”を有しており、各識別
子に対応して、文書ファイルのパス名のリスト７３，現
在のノード情報の識別子，ロール情報の識別子，ユーザ
情報の識別子，優先送付すべきユーザのユーザ情報の識
別子，回覧済みのノード情報の識別子とロール情報の識
別子とユーザ情報の識別子の組のリスト７２，その他の
任意属性が記憶されている。これらのうち、任意属性は
回覧制御内に任意属性の定義をすることで文書管理情報
作成時に回覧制御部が付加する属性であり、例えば、回
覧経路を分岐させるときの条件の設定に使用したり、ユ
ーザが回覧中に文書以外に受け渡したい情報の設定に使
用することができる。また、回覧済みのノード，ロー
ル，ユーザのリストは、前述した「再帰」に際して使用
される。上記情報に履歴情報を代用することもできる
が、「再帰」のみのために上記情報を利用する場合、同
一ノードに対して２度目以降に送信する際に前の情報を
上書きすることにより、記憶すべき情報量を低減させる
ことができる。さらに、「再帰」のための情報として、
ノードとユーザのみ，前記のノードのグループとユーザ
のみ，ロールとユーザのみなどとすることにより、情報
量を少なくすることもできる。

【００６５】以上のように本実施例によれば、送信者は
特定の送信先ユーザを確認することなく、あらかじめ定
義された回覧制御情報にしたがって、あらかじめ定義さ
れた負荷や割合で、あるいは以前に回覧文書の処理を行
ったユーザの選択指定に応じて、送信先ユーザがシステ
ムによって自動的に決定されるので、文書送信に関わる
送信者の操作手順を簡略化することができる。

【００６６】図８は、本発明の電子回覧システムの第２
実施例の機能構成を示すブロック図である。同図中、電
子化された回覧文書を誰が受信するか、受信後誰に送信
するかなどを制御するための回覧制御情報があらかじめ
格納される回覧制御情報格納部８１と、同じ役割が同等
に割当てられている複数の受信ユーザに共用される文書
受信用トレー（以後、“ロール”と記述する）と複数の
ユーザとを具体的に関連付けるためのロール定義情報が
あらかじめ格納されるロール定義情報格納部８２と、回
覧される文書を管理する文書管理情報が格納される文書
管理情報格納部８３とが、上記回覧制御情報およびロー
ル定義情報を参照して次の送信先を決定し、回覧文書を
送信する回覧制御部８４に接続されている。

【００６７】本実施例におけるクライアントからの文書
回覧開始要求に伴う処理動作は図２のフローチャートと
同様なので、その説明を省略する。

【００６８】次に、本実施例における文書送信処理の動
作について説明する。

【００６９】回覧制御部は、送信要求キューから文書管
理情報の識別子を入力してから、該当する文書管理情報
内の回覧制御情報の識別子と一致する回覧制御情報を回
覧制御情報格納部から入力する。そして、文書管理情報
内のノード情報の識別子と一致するノード情報を回覧制
御情報から検索して、次のノード情報の識別子を取得し
た後、次のノード情報を回覧制御情報から検索して、送
信先のロール名と当該ロール内ユーザに文書を送信しな
い旨の定義を取得する。さらに、回覧制御部は、送信先
のロール名と一致するロール定義情報をロール定義情報
格納部から入力すると、ロールの識別子と次ノードの識
別子を文書管理情報に設定するとともに、ロール情報の
未処理文書のリストにその文書管理情報の識別子を設定
した後、送信要求キューからその文書管理情報を削除す
る。以降、送信要求キューがなくなるまで上述の処理を
繰り返した後に、例えば１秒間隔で送信要求キューの監
視を行う。以上の処理動作により、文書送信処理の動作
が完了する。

【００７０】次に、本実施例におけるクライアントから
のロール内文書の取り出し要求に対する処理動作につい
て説明する。

【００７１】ユーザがクライアントからロールの一覧を
要求すると、サーバの回覧制御部は、ロール定義情報格
納部から要求元のユーザの識別子と一致するユーザ情報
を入力した後、ユーザ情報に関連するロール情報の一覧
を関連情報を検索することによって取得し、これを要求
元のユーザに返す。続いて、ユーザがロール情報の一覧
中からロールをひとつ選択し、当該ロール内の未処理文
書の一覧を要求すると、サーバの回覧制御部は指定され
たロール情報を検索して未処理文書のリストを入力し
て、当該未処理文書の一覧をユーザに返す。さらに、ユ
ーザが未処理文書の一覧から一文書を選択してロールか
ら取り出す要求を行うと、サーバの回覧制御部は、選択
された文書に対応する文書管理情報の識別子を、ロール
情報の未処理文書のリストから削除するとともにユーザ
情報の未処理文書のリストに追加した後、当該文書管理
情報に要求元のユーザ名を設定する。最後に、ユーザは
ロールから取り出した文書に対する取得要求を行う。こ
の取得要求に対応する処理動作は、図４中のステップ４
４〜４７の処理動作と同様なので、説明を省略する。以
上の処理動作により、クライアントからのロール内文書
の取り出し要求に対する処理動作が完了する。

【００７２】次に、本実施例におけるクライアントから
のロール内文書の返却要求に対する処理動作について説
明する。

【００７３】ユーザが取得した文書を処理せずロールに
戻す要求を行うと、サーバの回覧制御部は、指定された
文書の文書管理情報からロールの識別子を入力し、当該
文書管理情報の識別子をユーザ情報の未処理文書のリス
トから削除するとともにロール情報の未処理文書のリス
トに追加して、文書管理情報のユーザ情報の識別子を初
期化する。以上の処理動作により、クライアントからの
ロール内文書の返却要求に対する処理動作が完了する。

【００７４】上述において、回覧情報格納部に記憶され
ている回覧情報の構成は第１実施例の場合と同様である
が、回覧情報ファイル中には、ユーザの選択方法として
少なくとも「ユーザへの送信なし（#autodeliver #n
o）」が設定されているものとする。なお、「ユーザへ
の送信なしかつ再帰（#autodeliver #no #recursive グ
ループ１）」が設定されている場合には、ノードの１回
目は送信先のユーザによる取り出しにより、２回目以降
は１回目に取り出したユーザに直接送信することができ
る。

【００７５】図９は、本発明の電子回覧システムの第２
実施例におけるロール定義情報格納部に格納されるロー
ル定義情報のうちのロール情報の一例を示す図である。
図９に示すように、ロール情報９１は識別子“C000001
5”,“C0000020”,“C0000021”を有しており、各識別
子に対応して「作成」，「審査」，「承認」のロール名
を有するロール情報が記憶されている。そして、各識別
子に対応して、未処理の文書の文書管理情報の識別子の
リスト９２が記憶されている。

【００７６】図１０は、本発明の電子回覧システムの第
２実施例におけるロール定義情報格納部に格納されるロ
ール定義情報のうちのユーザ情報の一例を示す図であ
る。図１０に示すように、ユーザ情報１０１にはユーザ
情報の識別子，ユーザ名，未処理文書の文書管理情報の
識別子のリストに加えて、当該ユーザがシステム管理者
であるか一般ユーザであるかを区別するユーザ種別が記
憶されている。

【００７７】そして、ロール定義情報格納部に記憶され
ているその他の情報と、文書管理情報格納部に記憶され
ている文書管理情報は、第１実施例と同様の構成であ
る。

【００７８】以上のように本実施例によれば、送信者は
特定の送信先ユーザを確認することなく、あらかじめ定
義された回覧制御情報にしたがって、文書がロールに送
信されるとともに、ロール内の任意のユーザの要求に応
じて当該文書の取り出しおよび返却が行われる。

【００７９】図１１は、本発明の電子回覧システムの第
３実施例の機能構成を示すブロック図である。同図中、
回覧される文書を管理する文書管理情報が格納される文
書管理情報格納部１１３に一時回覧制御情報格納部１１
５が接続されるとともに、電子化された回覧文書を誰が
受信するか、受信後誰に送信するかなどを制御するため
の回覧制御情報があらかじめ格納される回覧制御情報格
納部１１１と、同じ役割が同等に割当てられている複数
の受信ユーザに共用される文書受信用トレー（以後、
“ロール”と記述する）と複数のユーザとを具体的に関
連付けるためのロール定義情報があらかじめ格納される
ロール定義情報格納部１１２と、上述の文書管理情報格
納部１１３とが、上述の一時回覧制御情報格納部１１５
中の一時回覧制御情報と上記回覧制御情報およびロール
定義情報を参照して次の送信先を決定し、回覧文書を送
信する回覧制御部１１４に接続されている。

【００８０】本実施例におけるクライアントからの文書
回覧開始要求に伴う処理動作は図２のフローチャートと
同様であり、文書送信処理動作は図３のフローチャート
と同様なので、それぞれ説明を省略する。

【００８１】次に、本実施例におけるクライアントから
別のユーザへの相談要求に対する処理動作について説明
する。

【００８２】相談要求を行う際には、ユーザ（相談元ユ
ーザ）が未処理文書の一覧から一文書を取得し、その文
書について別のユーザに相談するためにユーザの一覧を
要求すると、回覧制御部は、ロール定義情報格納部に格
納されているすべてのユーザ情報を検索し、ユーザの一
覧を返す。そこで、相談元ユーザは提示されたユーザの
一覧から相談相手とする特定のユーザ（相談先ユーザ）
を選択して、その相談先ユーザに対する相談要求を行
う。これに応じて、回覧制御部は、一時回覧制御情報中
のリストに指定された相談先ユーザおよび相談元ユーザ
のユーザ情報の識別子を追加し、さらに、相談の対象と
する文書の文書管理情報の識別子を相談元ユーザの未処
理文書のリストから削除するとともに相談先ユーザの未
処理文書のリストに追加する。このとき、回覧制御部は
削除・追加する文書管理情報中にユーザ名，ノード名，
ロール名などを設定しない。また、第２実施例で説明し
たロールへの返却要求が誤って相談先ユーザから行われ
た場合、これを検知するために一時回覧制御情報格納部
へのポインタの有無をチェックし、ポインタが存在しな
いときだけロールに戻すように制御する方法がある。

【００８３】相談先ユーザは、通常の未処理文書の一覧
を取得する操作により、相談の対象とする文書を取得す
る。そして、さらに別のユーザに相談要求を行う場合に
は、上述と同様にユーザの一覧から次の相談先ユーザを
選択する。また、相談に関連する処理を終了したときに
は、文書を相談元ユーザに戻す要求を行う。

【００８４】相談先ユーザが文書を相談元ユーザに戻す
要求を行うと、回覧制御部は、一時回覧制御情報中のリ
ストの最後に記録された情報を入力して、直前の相談元
ユーザのユーザ情報を調べる。そして、上記文書の文書
管理情報の識別子を相談先ユーザの未処理文書のリスト
から削除するとともに直前の相談元ユーザの未処理文書
のリストに追加し、一時回覧制御情報中のリストの最後
に記録された情報を削除する。

【００８５】以上の処理動作により、クライアントから
別のユーザへの相談要求に対する処理動作が完了する。
なお、回覧情報格納部に記憶されている回覧情報および
ロール定義情報格納部に格納されている情報の構成は第
１実施例と同様なので、その説明を省略する。

【００８６】図１２は、本発明の電子回覧システムの第
３実施例における文書管理情報格納部および一時回覧制
御情報格納部に格納される情報の一例を示す図である。

【００８７】図１２に示すように、文書管理情報１２１
には図７に示した文書管理情報の構成に加えて、一時回
覧制御情報格納部１１５中の一時回覧制御情報１２２へ
のポインタが記録されている。一時回覧制御情報１２２
は、相談元のユーザ情報の識別子と相談先のユーザ情報
の識別子から構成されるリストである。

【００８８】以上のように本実施例によれば、文書の回
覧中に他のユーザに相談するために一時回覧制御情報を
定義して別のユーザに回覧させた後、確実に相談元に戻
して本来の回覧経路の定義にしたがって回覧処理を続け
ることができる。

【００８９】図１３は、本発明の電子回覧システムの第
４実施例の機能構成を示すブロック図である。同図中、
電子化された回覧文書を誰が受信するか、受信後誰に送
信するかなどを制御するための回覧制御情報があらかじ
め格納される回覧制御情報格納部１３１と、同じ役割が
同等に割当てられている複数の受信ユーザに共用される
文書受信用トレー（以後、“ロール”と記述する）と複
数のユーザとを具体的に関連付けるためのロール定義情
報があらかじめ格納されるロール定義情報格納部１３２
と、回覧される文書を管理する文書管理情報が格納され
る文書管理情報格納部１３３とが、上記回覧制御情報お
よびロール定義情報を参照して次の送信先を決定し、回
覧文書を送信する回覧制御部１３４に接続されている。

【００９０】上記構成の電子化文書回覧システムのクラ
イアントからの文書回覧開始要求は実施例１の図２のフ
ローチャートと同様であるため、その説明を省略する。

【００９１】次に、本実施例におけるユーザの運用属性
の変更処理動作について説明する。

【００９２】ユーザが当該ユーザ自身の運用属性の変更
要求を行ったとき、あるいは、システムの管理者権限を
持つユーザが他のユーザの運用属性の変更要求を行った
ときには、サーバの回覧制御手段の子プロセスは、要求
元のユーザのユーザ情報を入力し、権限が一般ユーザの
権限の場合には指定されたユーザがユーザ自身であるこ
とを確認した後、当該ユーザの運用属性を指定された通
りに変更する。以上の処理動作により、ユーザの運用属
性の変更処理動作が完了する。

【００９３】次に、本実施例における文書送信処理の動
作について説明する。

【００９４】回覧制御部のデーモンは、送信キューから
文書管理情報の識別子を入力し、前記と同様に送信先を
ノード情報から取得する。そして、文書の送信先がユー
ザのとき、回覧制御部のデーモンは、送信先のユーザ情
報の運用属性を参照し、「運用可」ならユーザ情報の未
処理文書のリストに文書管理情報の識別子を追加し、
「運用不可」なら、システム管理者権限を持つユーザの
ユーザ情報の未処理文書のリストに文書管理情報の識別
子を追加し、送信キューから削除する。

【００９５】また、文書の送信先がロールでユーザに自
動送付しない定義であれば、回覧制御部のデーモンは、
ロール情報の運用属性を参照し、「運用可」ならロール
情報の未処理文書のリストに文書管理情報の識別子を追
加し、「運用不可」ならシステム管理者権限を持つユー
ザのユーザ情報の未処理文書のリストに文書管理情報の
識別子を追加し、送信キューから削除する。さらに、文
書の送信先がロールでロール内のユーザに自動送信する
定義であれば、回覧制御部のデーモンはロール情報の運
用属性を参照し、「運用可」なら選択方法にしたがって
決定したユーザ情報の未処理文書のリストに文書管理情
報の識別子を追加し、「運用不可」ならシステム管理者
権限を持つユーザのユーザ情報の未処理文書のリストに
文書管理情報の識別子を追加し、送信キューから削除す
る。選択方法にしたがってユーザを決定する際、ロール
とユーザを関連づける情報の運用属性とユーザ情報の運
用属性を参照し、どちらも「運用可」のユーザを選択す
る。どちらも「運用可」のユーザが存在しないときは、
前記と同様にシステム管理者のリストへ追加する。ここ
で、システム管理者のリストに追加する代わりに、送信
要求元のユーザ情報のリストに戻す方法，送信先のユー
ザ情報又はロール情報の未処理文書の一覧に追加するが
「運用可」の状態になるまで文書の取得処理はできない
ようにする方法がある。

【００９６】なお、システム管理者のユーザ情報の未処
理文書の一覧に追加した場合、システム管理者は、送信
すべきユーザ又はロールを「運用可」に変更し、回覧経
路のノードを指定して、文書の送信要求をする。

【００９７】以上の処理動作により、文書送信処理の動
作が完了する。

【００９８】回覧制御情報格納部１３１中の回覧制御情
報の構成は図５と同様なので、その説明を省略する。

【００９９】図１４は、本発明の電子回覧システムの第
４実施例におけるロール定義情報格納部に格納される情
報の一例を示す図であり、ロール定義情報格納部１３２
中のロール情報，ユーザ情報，ロールとユーザの関連情
報を示す。この他の情報については図６と同一構成なの
で、その説明を省略する。図１４に示すように、ロール
情報１４１，ユーザ情報１４２，ロールとユーザの関連
情報１４３には、第２実施例と同様の構成に加えて、そ
れぞれ運用属性が含まれている。また、文書管理情報格
納部１３３に記憶されている文書管理情報の構成は図７
と同一構成なので、その説明を省略する。

【０１００】以上のように本実施例によれば、都合で文
書を処理できないユーザが代行者を定義せずに当該ユー
ザのユーザ情報を「運用不可」の状態に設定しておくこ
とにより、ロールを送付先とする文書が送信された場合
にはロール内の他のユーザに送信され、当該ユーザを送
付先とする文書が送信された場合には当該ユーザに送信
されないように制御することができる。また、ロール全
体を「運用不可」の状態に設定しておくことにより、当
該ロールに文書が送信されないように制御したり、ある
ユーザを特定のロールに対してのみ「運用不可」の状態
に設定しておくことにより、別のロール宛の文書や当該
ユーザ宛の文書についてのみ当該ユーザに送信されるよ
うに制御することができる。

【０１０１】なお、本発明は、以下の態様で実施するこ
ともできる。

【０１０２】(1) 請求項１において、上記回覧制御情報
中に、送信先のロール内から文書を受信する受信ユーザ
を選択するための回覧制御情報を含み、上記回覧制御手
段が回覧制御情報とロール定義情報を参照して、次の送
付先がロールの時、文書の受信ユーザを決定し、受信ユ
ーザに文書を送付する。

【０１０３】(2) 請求項１において、送信先のロール内
から文書を受信するためのユーザ選択情報を文書ごとに
定義する手段を具備し、上記回覧制御手段が回覧制御情
報，ロール定義情報及び文書に対するユーザ選択情報を
参照して、次の送付先がロールで文書に対するユーザ選
択情報が定義されている時、ロール内から文書の受信ユ
ーザを決定し、受信ユーザに文書を送付する。

【０１０４】(3) 上記態様 (1)または(2) において、上
記の文書ごとに定義するユーザ選択情報として、どのユ
ーザが優先して文書を受信するかを制御するための優先
順位情報を定義する手段を具備し、上記回覧制御手段が
回覧制御情報，ロール定義情報及び文書に対するユーザ
選択情報を参照して、次の送付先がロールで優先順位に
よるユーザ選択情報が文書に対して定義されている時、
ロール内から優先順位の最も高いユーザを文書の受信ユ
ーザとして決定し、受信ユーザに文書を送信する。

【０１０５】(4) 上記態様 (1)または(2) において、上
記ロール定義情報中に、ロールに送付された文書をどの
割合で各ユーザに配分するかを制御するための配分割合
情報を含み、上記回覧制御情報中のロール内から受信ユ
ーザを選択するための選択方法として、配分割合情報を
もとに選択する方法を定義する手段を具備し、上記回覧
制御手段が回覧制御情報とロール定義情報を参照して、
次の送付先がロールで配分割合によるユーザ選択が定義
されている時、配分割合にしたがって受信ユーザを決定
し、受信ユーザに文書を送付する。

【０１０６】(5) 上記態様 (1)または(2) において、上
記回覧制御情報中のロール内から受信ユーザを選択する
ための選択方法として、ランダム選択方法を定義する手
段を具備し、上記回覧制御手段が回覧制御情報とロール
定義情報を参照して、次の送付先がロールでランダム選
択によるユーザ選択が定義されている時、ランダマイズ
により受信ユーザを決定し、受信ユーザに文書を送付す
る。

【０１０７】(6) 上記態様 (1)または(2) において、上
記ロール定義情報中にロールに送付された文書を分配す
る順序を制御するための順序情報を含み、上記回覧制御
情報中のロール内から受信ユーザを選択するための選択
方法として、順序情報をもとに選択する方法を定義する
手段を具備し、上記回覧制御手段が回覧制御情報とロー
ル定義情報を参照して、次の送付先がロールで順序情報
によるユーザ選択が定義されている時、前回文書を送付
したユーザの次のユーザを受信ユーザとして決定し、受
信ユーザに文書を送付する。

【０１０８】(7) 請求項１において、ロールに送付され
た文書をどのユーザが取り出すことができるかを制御す
るロール権限情報を定義する手段と、ロールに送付され
た文書を取り出す手段を具備し、上記回覧制御手段がロ
ールに送付された文書を取り出す要求を受け付けたと
き、ロール権限情報をもとに権限をチェックし、文書を
ユーザに対して取り出す。

【０１０９】(8) 上記態様 (7)において、ロールから取
り出した文書をロールに戻す手段を具備し、上記回覧制
御手段がロールに文書を戻す要求を受け付けたとき、ロ
ールに文書を戻す。

【０１１０】(9) 請求項１において、受信した文書を回
覧制御情報と無関係に特定のユーザに送付するための一
時的な回覧制御情報を文書ごとに定義する手段を具備
し、上記回覧制御手段が文書に対する一時的な回覧制御
情報を参照して、次の送付先に送付し、一時的な送付先
のユーザがさらに一時的な回覧制御情報を定義するとき
は、次の送付先に送付し、一時的な送付先のユーザが別
の一時的な回覧制御情報を定義しないときは、一つ前の
ユーザに返送し、回覧制御情報中のユーザに戻った後
は、回覧制御情報を参照して次の送付先を決定する。

【０１１１】(10)請求項１において、ユーザが文書を受
信可能かどうか（以下ユーザの運用可・不可と呼ぶ）を
定義する手段を具備し、文書の次の送付先がユーザのと
き、上記回覧制御手段がユーザの運用可・不可を参照し
て、運用可ならユーザに送付し、運用不可なら送付しな
い。

【０１１２】(11)請求項１において、上記ロール定義情
報中に、関連付けられた個々のユーザに対してロールを
送付先とする文書を受信可能かどうか（以下ロール内ユ
ーザの運用可・不可と呼ぶ）を含み、文書の次の送付先
がロールのとき、上記回覧制御手段がロール内ユーザの
運用可・不可を参照して、運用可ならユーザの受信を許
可し、運用不可なら許可しない。

【０１１３】(12)上記態様(10)において、文書の次の送
付先がロールのとき、上記回覧制御手段がユーザの運用
可・不可を参照して、運用可ならユーザの受信を許可
し、運用不可なら許可しない。

【０１１４】(13)請求項１において、ロールが文書を受
信可能かどうか（以下ロールの運用可・不可と呼ぶ）を
定義する手段を具備し、文書の次の送付先がロールのと
き、上記回覧制御手段がロールの運用可・不可を参照し
て、運用可ならロールに送付し、運用不可なら送付しな
い。

【０１１５】(14)請求項１において、上記回覧制御情報
中に、同一のロールが複数回送付先となるように回覧経
路を定義し、２回目以降に送付先となるときには、前回
その文書を処理したユーザに送付する（以下ユーザへの
再帰と呼ぶ）ように定義する手段を具備し、ユーザへの
再帰が定義されているロールを送付先とする文書をユー
ザが受信して処理したとき、上記回覧制御手段が処理し
たユーザを記憶し、その文書が再度上記のロールに送付
されたとき、上記制御手段が前回処理したユーザを記憶
した情報を参照して、前回処理したユーザに文書を送付
する。

【０１１６】(15)上記態様 (1)または(2) において、上
記ロール定義情報中に、ロール内のユーザに送付する文
書量をどんな割合とするかを制御するための負荷情報を
含み、上記回覧制御情報中のロール内から受信ユーザを
選択するための選択方法として、負荷情報をもとに選択
する方法を定義する手段を具備し、上記回覧制御手段が
回覧制御情報とロール定義情報を参照して次の送付先が
ロールで負荷情報によるユーザ選択が定義されている
時、ロール内のユーザに送付された未処理の文書数を参
照して、負荷情報の割合になるように送付先のユーザを
決定して送付する。

【０１１７】

【発明の効果】

(1) 以上詳しく説明したように、本発明の電子回覧シス
テムによれば、ネットワークを介して相互に接続された
複数の計算機端末装置により、電子化された回覧文書を
回覧させる電子回覧システムにおいて、あらかじめ回覧
文書の回覧経路を特定する回覧制御情報が格納される回
覧制御情報格納部と、同等のユーザのいずれかに対して
送信された回覧文書を管理するためのロールを定義する
ロール定義情報が格納されるロール定義情報格納部と、
前記回覧制御情報格納部および前記ロール定義情報格納
部の内容に基づき、指定された回覧文書を前記回覧経路
にしたがって回覧させる回覧制御部とを具備する構成と
したことにより、文書の送信者は送信先としてロールを
指定することで特定の送信先ユーザの指定について確認
・変更の必要がなくなり、文書送信に関わる送信者の操
作手順の簡略化を図ることができるという効果が得られ
る。

【０１１８】(2) また、(1)において、前記回覧制御部
は、特定のロールに回覧文書が送信されたとき、所定の
送信先ユーザ選定基準に基づいて前記ロール内から選定
した特定のユーザに対して当該回覧文書を送信すること
により、あらかじめ送信先ユーザ選定基準で定めた配分
割合や負荷となるように、当該ロールに属する同等の送
信先ユーザの指定が自動的に行われるので、文書送信に
関わる送信者の操作手順の簡略化を図るとともに、文書
回覧を含む全体的な処理効率の最適化などを図ることが
できるという効果が得られる。

【０１１９】(3) また、(1)において、前記回覧制御部
は、特定のロールに対して当該ロールに属さないユーザ
から回覧文書が送信された場合または当該ロールに属す
るユーザから未処理の回覧文書が送信された場合に当該
ロールに属するユーザに当該回覧文書の着信を通知し、
当該ロールに属するいずれかのユーザからの当該回覧文
書に対する受取要求に応じて当該ユーザに当該回覧文書
を送信することにより、当該ロールに属する各々のユー
ザが当該ロールに送信された文書の中から自己の能力や
負荷に応じた文書を任意に選択可能となるので、文書送
信に関わる送信者の操作手順の簡略化を図るとともに、
文書回覧を含む全体的な処理効率の最適化などを図るこ
とができるという効果が得られる。

【０１２０】(4) さらに、(1)〜(3) のいずれかにおい
て、一時的な回覧経路を特定する一時回覧制御情報が格
納される一時回覧制御情報格納部を具備し、前記回覧文
書の回覧中に一時的な回覧経路が指定されたとき、前記
回覧制御部は、前記一時回覧制御情報格納部および前記
ロール定義情報格納部の内容に基づき、前記回覧文書を
前記一時回覧経路にしたがって回覧させた後に、前記回
覧制御情報格納部および前記ロール定義情報格納部の内
容に基づき、前記回覧文書を当初の回覧経路にしたがっ
て回覧させることにより、当初の回覧経路に手を加える
ことなく一時的な回覧経路を指定して回覧文書を任意の
ユーザに送信し、当該ユーザに対する相談や質疑応答な
どを行ってから、当該回覧文書を確実に当初の回覧経路
に戻すことが可能となるので、文書回覧を含む全体的な
処理効率を低下させることなく処理の品質を向上させる
ことができるという効果が得られる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の電子回覧システムの第１実施例の機能
構成を示すブロック図である。

【図２】本発明の電子回覧システムの第１実施例におけ
るクライアントからの文書回覧開始要求に伴う処理動作
を示すフローチャートである。

【図３】本発明の電子回覧システムの第１実施例におけ
る文書送信処理の動作を示すフローチャートである。

【図４】本発明の電子回覧システムの第１実施例におけ
る文書送信要求の動作を示すフローチャートである。

【図５】本発明の電子回覧システムの第１実施例におけ
る回覧情報格納部に格納される情報の一例を示す図であ
る。

【図６】本発明の電子回覧システムの第１実施例におけ
るロール定義情報格納部に格納される情報の一例を示す
図である。

【図７】本発明の電子回覧システムの第１実施例におけ
る文書管理情報格納部に格納される情報の一例を示す図
である。

【図８】本発明の電子回覧システムの第２実施例の機能
構成を示すブロック図である。

【図９】本発明の電子回覧システムの第２実施例におけ
るロール定義情報格納部に格納されるロール定義情報の
うちのロール情報の一例を示す図である。

【図１０】本発明の電子回覧システムの第２実施例にお
けるロール定義情報格納部に格納されるロール定義情報
のうちのユーザ情報の一例を示す図である。

【図１１】本発明の電子回覧システムの第３実施例の機
能構成を示すブロック図である。

【図１２】本発明の電子回覧システムの第３実施例にお
ける文書管理情報格納部および一時回覧制御情報格納部
に格納される情報の一例を示す図である。

【図１３】本発明の電子回覧システムの第４実施例の機
能構成を示すブロック図である。

【図１４】本発明の電子回覧システムの第４実施例にお
けるロール定義情報格納部に格納される情報の一例を示
す図である。

【符号の説明】

１１，８１，１１１，１３１ 回覧制御情報格納部 １２，８２，１１２，１３２ ロール定義情報格納部 １３，８３，１１３，１３３ 文書管理情報格納部 １４，８４，１１４，１３４ 回覧制御部 １１５ 一時回覧制御情報格納部

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 菅 和広 神奈川県横浜市戸塚区戸塚町5030番地 株 式会社日立製作所ソフトウェア開発本部内 (72)発明者 堀内 孝 神奈川県横浜市戸塚区戸塚町5030番地 株 式会社日立製作所ソフトウェア開発本部内 (72)発明者 塔下 哲司 神奈川県横浜市戸塚区戸塚町5030番地 株 式会社日立製作所ソフトウェア開発本部内

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ネットワークを介して相互に接続された
   複数の計算機端末装置により、電子化された回覧文書を
   回覧させる電子回覧システムにおいて、 あらかじめ回覧文書の回覧経路を特定する回覧制御情報
   が格納される回覧制御情報格納部と、 同等のユーザのいずれかに対して送信された回覧文書を
   管理するためのロールを定義するロール定義情報が格納
   されるロール定義情報格納部と、 前記回覧制御情報格納部および前記ロール定義情報格納
   部の内容に基づき、指定された回覧文書を前記回覧経路
   にしたがって回覧させる回覧制御部とを具備する構成と
   したことを特徴とする電子回覧システム。
2. 【請求項２】 前記回覧制御部は、特定のロールに回覧
   文書が送信されたとき、所定の送信先ユーザ選定基準に
   基づいて前記ロール内から選定した特定のユーザに対し
   て当該回覧文書を送信することを特徴とする請求項１記
   載の電子回覧システム。
3. 【請求項３】 前記回覧制御部は、特定のロールに対し
   て当該ロールに属さないユーザから回覧文書が送信され
   た場合または当該ロールに属するユーザから未処理の回
   覧文書が送信された場合に当該ロールに属するユーザに
   当該回覧文書の着信を通知し、当該ロールに属するいず
   れかのユーザからの当該回覧文書に対する受取要求に応
   じて当該ユーザに当該回覧文書を送信することを特徴と
   する請求項１記載の電子回覧システム。
4. 【請求項４】 一時的な回覧経路を特定する一時回覧制
   御情報が格納される一時回覧制御情報格納部を具備し、 前記回覧文書の回覧中に一時的な回覧経路が指定された
   とき、前記回覧制御部は、前記一時回覧制御情報格納部
   および前記ロール定義情報格納部の内容に基づき、前記
   回覧文書を前記一時回覧経路にしたがって回覧させた後
   に、前記回覧制御情報格納部および前記ロール定義情報
   格納部の内容に基づき、前記回覧文書を当初の回覧経路
   にしたがって回覧させることを特徴とする請求項１〜３
   のいずれか一項記載の電子回覧システム。