JPH0776957B2

JPH0776957B2 - 文書作成支援装置

Info

Publication number: JPH0776957B2
Application number: JP61127357A
Authority: JP
Inventors: 裕美斎藤; 晋吉村; 紀芳菊地; 謙二鈴木; 基栗原
Original assignee: Toshiba Corp
Current assignee: Toshiba Corp
Priority date: 1986-06-03
Filing date: 1986-06-03
Publication date: 1995-08-16
Anticipated expiration: 2010-08-16
Also published as: JPS62284460A

Description

【発明の詳細な説明】〔発明の目的〕（産業上の利用分野）本発明は例えば会議通知など定形文書を作成するための
文書作成支援装置に関する。

（従来の技術）従来、ワードプロセッサ等を利用して、定形的な文書を
作成する場合、常に初期状態つまり白紙の状態から一字
一句入力していく手間を省くために、第５図に示す様に
例えばあらかじめ場所や日時といった定形書式の項目、
又は例文を文書ファイルとして登録しておき、穴埋めの
要領で文書を作成することが行われていた。しかし、こ
の様な方法では、会議通知であるとか、議事録であると
か、目的とする文書形態に対応した各々の書式を表現し
た文書ファイル名を操作者が記憶し、管理する必要があ
ったり、また、ポータブルワードプロセッサで入力のみ
を行ない、異なる機種のワードプロセッサにそれらの文
書データを転送して印刷するといった使用形態でも、常
に入力する機種の中になんらかの手段でこの様な定形書
式を表現する文書ファイルを収容しておく必要があっ
た。

（発明が解決しようとする問題点）以上述べた様に従来の装置においては、あらかじめ定型
書式の文書を登録しておき規定の順序でデータを入力す
る必要が有ったため、ユーザにとっては文書作成の効率
が悪かった。

そこで本発明の目的は、あらかじめ定形書式の文書を登
録しておくことなしに、各定形の項目に該当する記述内
容のみを、しかも項目の順序にとらわれることなく入力
することにより、目的の定形に自動的に編集し、出力す
るための文書作成支援装置を提供することにある。

〔発明の構成〕

（問題点を解決するための手段）本発明は、項目データを入力する入力手段と、前記入力
手段により入力された項目データを記憶する記憶手段
と、前記項目データの配列順序を示す文書のレイアウト
規則及び、前記項目データがいずれの項目名に対応する
かを定義した項目規則を記憶する規則記憶手段と、前記
規則記憶手段に記憶された項目規則に基づいて、前記記
憶手段に記憶された項目データから、対応する項目名を
決定する文書解析手段と、前記文書解析手段により決定
された夫々の項目名に対応する項目データを前記規則記
憶手段に記憶されたレイアウト規則に従って配列する文
書編集手段と、前記文書編集手段により配列される文字
例で構成される文書情報を出力する出力手段とを具備し
たことを特徴とするものである。

（作用）本発明は、入力である項目内容の文書データを順に解析
し、解析結果として各々の文書内容に適合する項目先を
認定して論理構造として整理することにより、あらかじ
め定められた項目順序に従って出力するものである。あ
るいは項目順序は入力された項目内容の順とするもので
ある。この時、各々の項目の名称も付加して出力するこ
とも可能である。また、いくつかの定形文書の種別を決
定するためにキーワードと照合することにより、出力す
べきか定形を決定する。これらの文書解析はあらかじめ
定形文書の種別毎に設けられたキーワード、またはキー
ワードを含む論理式との照合手順によって行う。

（実施例）以下、図面を参照して、本発明の一実施例につき説明す
る。

第１図は本発明の一実施例を示す概略ブロック図であ
る。

入力装置１は、キーボード装置、OCR装置、音声入力装
置などを主体とし、日本語文書作成のためにかな漢字変
換機構などを含めたものである。制御装置２は本発明の
動作制御を受け持ち、出力装置３はCRTディスプレイ、
印刷装置など可視的に結果の文書データを出力するもの
である。

第５図は従来行われていた定型書式の例で、例えば会議
通知を作成する時のために、あらかじめ会議名とか日時
とかの項目名が文字列として与えられており、第５図の
下線部で示した箇所に、それぞれ対応する項目内容を新
規に作成していくという操作を踏んでいた。

第２図は本発明の入力データの例であり、項目の内容デ
ータのみが記述されている。

次に第４図のフロー図に沿い、実際の入力データに対応
した動作を説明する。

操作者は第２図の如き文書データを入力装置１により入
力することにより、この文書データが入力バッファ25に
転送される。

第２図の第１行目の「会議通知」は定型文書の中の会議
通知に関する書式、キーワード論理式を選択させるため
のデータである。（S401）この行は最初の行であるとい
う約束をしたが、最終行であっても、本装置を最終行か
ら読込んで動作させることにより可能である。

「会議通知」という用語を文書解析部22で識別すること
により、例えば第５図のように定型書式に最終出力する
こと、および解析に必要なキーワード論理式の対応表
（第３図）を選択する。他に「議事録」という用語に対
しては別の書式である議事用のデータを選択することに
なる。（S402）本実施例に沿って説明すると、次の一行
文字列を呼出し、（S403）第３図のようなキーワード論
理式と照合することにより、（S404）文書解析部22は、
対応する項目名を決定し、（S405）結果を項目名と共に
構造バッファ26に蓄積する。（S406）ここでキーワード照合部24の動作は、入力データ「所長
会議室」と第３図のキーワード論理式のすべてと照合処
理をとることによって一致した論理式に対応する項目の
データを求めることで行われる。キーワード論理式は例
えば第３図の如く一定の規約に従ったもので、“と”で
囲まれた文字列は実際の照合をとる文字列であることを
示し、Ｎは任意の数字、＊は前の文字が任意個数あるこ
とを示し、！は行末であることを示すものとする。キー
ワード論理式「“室"!」は、「所長会議室」と照合一致
することになり、対応する「場所」の項目名が識別され
る。つまり、一般に場所を表わす用語は「〜室」とか
「〜館」といった表現であることを特徴づけたことによ
る。同様にして、次の一行データは、例えば「〜課長」
とか「〜主任」といった表現上の特徴、あるいは固有名
詞（人名等）の辞書データを用意することにより、照合
をとることによって、「出席者」というような項目名に
識別、対応づけることができる。同様に、次の一行は、
「日時」の項目中の論理式と照合一致させることができ
る。なお論理式中の（）は省略可能であることを示す
ものである。また「〜について」の表現上の特徴から
「議題」なる項目名を割り当てることも同様である。

かようにして、入力の文データの各々について対応する
項目名が割り当てられると、次に文書編集部23は、これ
ら項目名称と、識別された各文字列データとを結合し、
一定の順序規則に従って、行全体を並びかえて配置し、
出力バッファに出力する。（S407）出力バッファの文字
列データは文書データファイルに相当するもので、出力
装置３に出力される。

ここで、行を並びかえる規則として、例えば第５図に示
したように、「日時」、「場所」といったあらかじめ定
められた順序に置き換えることができる。あるいは、並
びかえは行わず、操作者が入力した順序で出力すること
も、もちろん可能である。

すなわち、例えば第５図に示したレイアウトに従って第
２図の入力データがそれぞれ対応する下線部分にあてが
われることになる。

〔発明の効果〕

本発明によれば、定形文書を作成するためにあらかじめ
定形部分あるいは項目名部分を文書ファイルとして登録
しておく必要がなく、それらの文書ファイル名もユーザ
が覚えておく必要がない。従って例えば簡易なポータブ
ルワードプロセッサで作成する場合でも、項目内容の
み、しかも項目の順序を意識することなく簡易に、能率
的に文書入力ができる。本発明の文書作成支援の手段
は、ポータブルワードプロセッサの中に設けることで
も、あるいは転送先である異機種のワードプロセッサを
中に設けても実現できる。一般に、ポータブルタイプで
は、大きなメモリを確保することが難しいので、標準型
や高級型ワードプロセッサ内にこの手段を設けて、簡易
に入力した文書データを定形文書に変換した後、品質の
良い文字で高速に印刷出力を行えばより効果的である。
またこの際、文書データの保存、転送に関して、定形的
な語句の部分がないのでより能率的である。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例の概略ブロック構成図、第２
図は本発明の文書作成支援装置への入力データの例を示
す図、第３図は、キーワード論理式の例を示した図、第
４図は本発明の一実施例の処理フロー図、第５図は従来
の定型書式の文書データの例を示す図である。１……入力装置２……制御装置３……出力装置 21……制御部 22……文書解析部 23……文書編集部 24……キーワード照合部 25……入力バッファ 26……構造バッファ 27……出力バッファ

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者鈴木謙二神奈川県川崎市幸区小向東芝町１株式会社東芝総合研究所内 (72)発明者栗原基神奈川県川崎市幸区小向東芝町１株式会社東芝総合研究所内

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】項目データを入力する入力手段と、前記入力手段により入力された項目データを記憶する記
憶手段と、前記項目データの配列順序を示す文書のレイアウト規則
及び、前記項目データがいずれの項目名に対応するかを
定義した項目規則を記憶する規則記憶手段と、前記規則記憶手段に記憶された項目規則に基づいて、前
記記憶手段に記憶された項目データから、対応する項目
名を決定する文書解析手段と、前記文書解析手段により決定された夫々の項目名に対応
する項目データを前記規則記憶手段に記憶されたレイア
ウト規則に従って配列する文書編集手段と、前記文書編集手段により配列される文字列で構成される
文書情報を出力する出力手段とを具備したことを特徴と
する文書作成支援装置。
【請求項２】文書解析手段は、記憶手段に記憶された項
目データの中から文書の書式を定義する文字列を抽出
し、この抽出した文字列に基づいて規則記憶手段から対
応するレイアウト規則を抽出するレイアウト規則決定手
段と、前記規則記憶手段に記憶された項目規則に基づい
て前記記憶手段に記憶された項目データから、対応する
項目名を決定する項目名決定手段とからなり、文書編集手段は、前記文書解析手段により決定された夫
々の項目名に対応する項目データを前記文書解析手段に
より抽出されたレイアウト規則に従って配列することを
特徴とする特許請求の範囲第１項記載の文書作成装置。