JPH07262281A - メモインタフェース付き伝票処理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 異なる機種間での伝票の回覧処理において、
回覧中の伝票に対し書式に依存することなくメモ情報の
追加・編集・削除を可能とするメモインタフェースを提
供する。 【構成】 回覧の対象となる伝票とは別に伝票の書式と
は無関係にデータの入力が可能な手段としてメモ用紙を
設ける。伝票にはメモ用紙との対応（親子）関係を管理
する手段を設ける。 【効果】 伝票毎にメモを添付できるので、ネットワー
クを介して伝票を回覧する場合に書式と関係なく自由に
データを追加することができる。メモは伝票の大きさに
関係なく、何枚も貼ることが可能であり、貼る位置も自
由に変えることができるので伝票の面積という物理的な
制限を受けることなくデータの追加ができる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は事務処理向け計算機シス
テムに係り、特に複数の人を介して行われる伝票の回覧
処理の電算化に好適な伝票処理方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】組織における事務処理業務では、報告書
のように担当者が作成した文書を複数の人の間で回覧し
余白にコメントを記入するあるいは、伝票のように複数
の人の間で承認を行い、当該書類には直接関係はない
が、回覧者に対するコメントを別紙に記して一緒に送る
ということはしばしばある。また、個人で提出用の書類
を作成する場合、提出時には不要な情報であるが、作成
時に覚書を記すことはよくある。報告書の作成および伝
票の発行は以前よりワードプロセッサなどのOA機器を用
いても行われており、印刷された紙の伝票や報告書に対
し、コメントを記入し人手で回覧していた。近年ネット
ワーク技術の発達により回覧そのものを計算機上で行う
ことが可能となった（特願平5-137244）。

【０００３】ところが、紙ベースで回覧していた場合と
異なり、コメントを記入する欄がない場合は、担当者に
メールなどべつの手段でコメントを送ったり、コメント
を記入する欄があったとしても、記入できる文字数が限
定されているという問題がある。また、コメント欄を必
要に応じて回覧先で追加するつまり回覧物の書式を変更
可能にするということは技術的には可能である。しか
し、回覧中に書式の編集機能を設けると、回覧物の改竄
が可能となり、回覧物の内容の信頼性が著しく損なわ
れ、回覧そのものの意味がなくなってしまう。従来技術
として、回覧を対象としていないが、コメントの記入を
目的とするメモインタフェースに関する公知例としては
以下のものがある。

【０００４】・特開平1-194026 （日立：メモ情報を持つデータベースシステム及びメモ
情報の管理方法）データベースを持つホストマシーンと
それに結合されたワークステーションで構成されるデー
タベース管理システムにおいて、データベース利用者が
データベースのデータに関連する個人情報（メモ情報）
をワークステーション側で管理する。

【０００５】・特願平4-61767（日立：メモ情報の管理
方式） データベースを持つホストマシーンとそれに結合された
ワークステーションで構成されるデータベース管理シス
テムにおいて、メモ情報及びメモ管理情報を該当メモ情
報のアクセス権限に応じてワークステーション側の個人
格納領域とホスト側の共通格納領域に分類して格納する
ことにより、メモ情報を個人用の情報と組織用の情報に
区別して管理する。

【０００６】両発明とも、データベースのレコードある
いはフィールドとメモ情報との対応関係を持たせたもの
である。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】上記従来技術は、ホス
トのデータベースのデータをワークステーション側から
参照する場合のメモインタフェースに関する発明で、伝
票の回覧処理については考慮していなかった。本発明
は、異なる機種間での伝票の回覧処理において、回覧中
の伝票に対し書式に依存することなくメモ情報の追加・
編集・削除を可能とするメモインタフェースを提供する
ことを目的としている。

【０００８】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するため
に、回覧の対象となる伝票とは別に伝票の書式とは無関
係にデータの入力が可能な手段としてメモ用紙を設け
る。伝票にはメモ用紙との対応（親子）関係を管理する
手段を設ける。

【０００９】

【作用】操作者から伝票に対し、メモの添付を指示され
るとメモ情報を格納するファイルを生成し、メモの内容
を格納する。また伝票を管理するファイルにはメモ情報
を格納するファイル名を登録する。メモが不要になった
場合は、メモ情報を格納するファイルを削除し、伝票を
管理するファイルからメモ情報を格納するファイル名を
消去する。これにより、伝票の書式に依存することなく
伝票にデータを付加することができる。

【００１０】

【実施例】本発明で対象にする伝票処理とは図１に示す
ような伝票1を用いて事務処理をLAN・WANなどのネット
ワーク環境のもと、複数のワークステーション上で行う
ことを目的とするものである。伝票は１つあるいは複数
のテーブルおよび「発注伝票」11のような文字列から構
成し、テーブルは１つあるいは複数の項目から成る。伝
票１は10-1〜10-8の８つのテーブルから構成する。項目
は伝票を構成する最小の単位で、処理の対象となるデー
タはこの項目に格納する。テーブル10-1は部署コード12
-1及び部署名12-2の２つの項目からなる。

【００１１】本発明では、この伝票に新たにメモ情報20
を追加する。伝票の内部情報は、伝票情報14・テーブル
リスト15・項目リスト16・文字領域リスト17およびメモ
関係情報18の各レベル毎にテキスト情報で書式定義情報
およびデータ格納ファイル119に格納する。伝票情報14
は伝票1の大きさや名称などに関する情報、テーブルリ
スト15はテーブル10-1〜10-8の８つのテーブルの大きさ
や位置に関する情報、項目リスト16は各テーブルを構成
する項目に関する情報、文字領域リスト17は「発注伝
票」11の様な文字列に関する情報、メモ管理情報18は伝
票1とメモ情報20との対応関係に関する情報をそれぞれ
保持する。メモ情報格納ファイル80にはメモの表示位置
や大きさを管理するメモ格納情報21及びメモ内の文字列
情報（ここでは「従来使用していた‥‥‥担当者」）を
管理する文字領域リスト22からなる。

【００１２】図２に本発明の実行環境を示す。LAN35な
どのネットワークで接続された各ワークステーション3
1、41、42はディスプレイ32・キーボード33・マウス34
を備える（実施例ではLAN環境下とする）。伝票1の初期
情報（書式および処理情報のみのデータ未記入伝票）36
は伝票発行用端末31に格納する。伝票発行用端末31上で
伝票発行者37により伝票の指定および業務の実行を指示
されると、指定された伝票の初期情報を参照し、ディス
プレイ32に伝票36の書式を表示する。伝票発行者37はデ
ィスプレイ32を見ながら対話的に伝票として必要なデー
タを入力し発行業務を行うことができる。伝票承認者A4
5への伝票の回覧を指示されると、入力したデータはLAN
35を介して伝票回覧用端末41に転送する。

【００１３】伝票承認者A45は回覧されてきた伝票36を
参照し、内容のチェックを行い、回覧済みの印を付け
る。伝票内容のついて次の回覧者に対し、コメントを付
けたい場合にはメモ（例：図１の20）にコメントデータ
を入力し、伝票36に添付する。回覧を指示されると次の
伝票承認者B46の伝票回覧用端末B42に伝票36を転送す
る。伝票承認者B46も伝票承認者A45と同様な操作を行
い、伝票発行者37へ伝票を戻す。従来の伝票の発行およ
び回覧を目的とするシステムでは、予め設定されている
領域以外にデータを入力することは出来なかった。本発
明では、一連の回覧処理のなかで、途中で回覧者がメモ
として自由にデータの追加を可能とする。メモ内容の変
更や削除も回覧者が自由に、あるいはパスワード管理に
より、特定の回覧者だけができるようにする。

【００１４】本発明のシステム構成を図３に示す。処理
装置101は、ハードウエア構成としてはCPU102、CRTなど
の出力デバイスおよびキーボードやマウスなどの入力デ
バイス装置103、ファイル装置104、LAN105からなる。ソ
フトウエア構成としては、OS106、本発明の母体となる
伝票処理ベースシステム107、伝票処理ベースシステム
によって動作するアプリケーションプログラム群108か
らなる。伝票処理ベースシステム107は書式情報設定イ
ンタフェース109、伝票データアクセス部110、処理式情
報設定インタフェース111、書式情報解釈表示系112、伝
票書式データメモリ113、処理式メモリ114、処理式情報
解釈実行系115、画面出力部116、伝票ファイル入出力部
117、対話入力部118から構成する。画面出力部116及び
対話入力部118はOA106を介して入出力デバイス103にお
ける対話処理を可能とする。ファイル装置104は書式定
義情報およびデータ格納ファイル119・メモ情報格納フ
ァイル80・処理情報ファイル74・伝票管理ファイル75を
格納し、伝票ファイル入出力部117を介して、伝票処理
に必要なデータの読み込み・書き込みを行う。書式情報
解釈表示系112は伝票書式データメモリ113に展開された
書式定義情報およびデータ格納ファイル119およびメモ
情報格納ファイル80の内容を解釈し表示する機能、処理
式情報解釈実行系115は処理式メモリ114に展開された処
理情報ファイル74の内容を解釈し処理式を実行する機能
を有し、実行結果は伝票データアクセス部110を介し
て、書式定義情報およびデータ格納ファイル119に書き
込む。書式情報設定インタフェース109及び処理式情報
設定インタフェース111は伝票の書式及び処理定義時の
画面表示などのインタフェースである。アプリケーショ
ンプログラム群108は伝票定義系76、伝票入力系77、伝
票転送系78、伝票集計系79からなる。

【００１５】書式定義情報およびデータを格納するファ
イルメモ情報格納ファイル119の内容をメモリ上に展開
したときのテーブルのマップ（伝票書式データメモリ11
3）を図４に示す。伝票情報120として、システム一意
名、表示するための位置情報、伝票の大きさ、ユーザ定
義名、テーブル個数、テーブルの内容を格納するテーブ
ルリストへのポインタ情報、文字領域個数、文字領域の
内容を格納する文字領域リストへのポインタ情報、伝票
枚数、メモを格納するファイルに関する情報を保持する
メモ管理情報へのポインタを保持する。テーブルリスト
121-1〜nはテーブル個数分あり、テーブル名、テーブル
の位置情報、テーブルの大きさ、外枠の表示情報、次元
数、表頭情報、表側情報、表本体情報、表NO.に関する
情報を保持する。文字領域リスト122-1〜mは「発注伝
票」、「振替番号」などの文字列に対する情報を保持
し、文字領域個数分あり、文字領域の位置情報、文字領
域の大きさ、文字列に関する情報、外枠表示情報、文字
形式情報を保持する。テーブルリストの表頭情報は、表
頭項目リストへのポインタであり、項目リストは表頭で
管理する123-1〜oと表側で管理する124-1〜pがあり、12
3-1〜oは表頭名・テーブル名・項目名・項目の位置情報
・大きさ・外枠情報・ユーザ項目名・セル情報・データ
を実際に保持する領域のポインタ情報を保持する。124-
1〜pは表側名・テーブル名・項目名・項目の位置情報・
大きさ・外枠情報・ユーザ項目名・セル情報・データを
実際に保持する領域のポインタ情報を保持する。データ
情報125-1〜kは表頭項目と表側項目の少なくとも１つの
情報を保持する。メモ管理情報126-1〜lはメモの個数分
あり、伝票とメモの親子関係に関する情報として、メモ
を管理するファイル名に関する情報を保持する。

【００１６】メモ情報格納ファイルの内容をメモリ上に
展開したときのテーブルのマップ（伝票書式データメモ
リ113）を図５に示す。メモ情報127として、システム一
意名、表示するための位置情報、メモの大きさ、ユーザ
定義名、文字領域個数、文字領域の内容を格納する文字
領域リストへのポインタ情報を保持する。メモは伝票と
の親子関係がなくなった場合、メモとして独立に表示で
きるようにメモ情報は伝票情報と類似した形式とした。

【００１７】文字領域リスト128-1〜qは文字領域個数分
あり、文字領域の位置情報、文字領域の大きさ、文字列
に関する情報（ここでは「従来使用していた‥‥‥担当
者」）、外枠表示情報、文字形式情報を保持する。

【００１８】図６のフローチャートを用いて、伝票に対
しメモを付加するための処理手順を示す。ここでは図２
の伝票発行者37が発行した伝票を伝票承認者A45に回覧
し、伝票承認者A45がメモを添付して、伝票承認者B46に
回覧し、伝票発行者37に伝票が戻る場合について説明す
る。

【００１９】ステップ101：伝票発行用端末31におい
て、伝票発行者37により伝票の回覧を指示されると伝票
転送系78が起動し、発注伝票36を指定した端末（ここで
は伝票回覧用端末A41）に転送する。

【００２０】ステップ102：伝票回覧用端末A41において
伝票承認者A45より発注伝票36の表示が指示されると、
伝票入力系77が起動し、書式定義情報データ格納ファイ
ル119を読み込み、伝票書式データメモリ113にその内容
を展開し、ディスプレイに表示する。操作者はこれを見
て内容を確認する。ここで、操作者がメモを添付する必
要があると判断した場合、操作画面を通してメモの表示
を指示する。図９に操作画面を示す。最初に（ａ）メニ
ューコマンドを選択し、（ｂ）メモ130の表示位置及び
領域をマウスで任意に設定する。

【００２１】ステップ103：伝票書式データメモリ113に
おいて伝票情報120にメモ管理情報126を追加し、あらた
にメモ情報127が生成する。（ｃ）操作者が表示された
メモ131に文字列を入力すると、文字領域リスト128が生
成する。 ステップ104：メモの入力終了に指示が出されるとステ
ップ102で生成したメモ情報127および文字領域リスト12
8はメモ情報格納ファイル80に格納する。ここで入力し
たメモに対して、他の回覧者による更新や削除の制限を
与えることも可能とする。

【００２２】ステップ105：ステップ102においてメモの
入力終了の指示、あるいはステップ102においてメモを
添付する必要がなく、回覧済みの指示が出されると次の
回覧先の端末に伝票を転送する。回覧が終了すると伝票
は伝票発行者37の端末に転送する。

【００２３】ステップ106：回覧先端末において操作者
より発注伝票36の表示が指示されると、伝票入力系77が
起動し、書式定義情報データ格納ファイル119を読み込
み、伝票書式データメモリ113にその内容を展開し、デ
ィスプレイに表示する。

【００２４】ステップ107：既に他の回覧者によりメモ
が添付されている場合は、伝票書式データメモリ113に
おいて伝票情報120にメモ管理情報が追加されている。
伝票の表示を指示された場合、メモ管理情報に格納され
たメモ情報格納ファイル80に該当するファイルを読み込
み、伝票書式データメモリ113に展開し、伝票と共にデ
ィスプレイに表示する。

【００２５】本発明はステップ103、104、107で行う処
理が該当する。メモ情報127は表示する位置情報を保持
しているので、操作者がマウスなどにより表示位置を自
由に変えることが可能である。

【００２６】図７のフローチャートを用いて、伝票のメ
モを伝票から外すあるいは削除するための処理手順を示
す。 ステップ201：操作者によりメモを外すあるいは削除の
指示により、伝票入力系77は伝票書式データメモリ113
上の伝票情報120のメモ管理情報122を参照し、該当する
メモ情報を検索し、削除する。 ステップ202：メモの削除の場合、メモ情報127及び文字
領域リスト128を削除する。 ステップ203：さらに該当するメモのメモ情報格納ファ
イル80を削除する。

【００２７】図８のフローチャートを用いて、伝票のメ
モを編集するための処理手順を示す 。ステップ301：操作者によりメモ情報編集の指示によ
り、伝票入力系77は伝票書式データメモリ113上の伝票
情報120のメモ管理情報122を参照し、該当するメモ情報
を検索する。

【００２８】ステップ302：該当する文字領域リスト128
を書き換える。 ステップ303：さらに該当するメモ情報のメモ情報格納
ファイル80を更新する。 変形例：メモ情報127にアクセス可能者リストを追加
し、アクセス可能者リスト129を新たに設けることによ
り、メモに対する編集や削除を特定の人にのみ可能にす
ることができる。アクセス可能者リストには削除、表示
位置移動、編集の各事柄に対してできるかどうか、また
途中の１部の回覧者には不要なあるいは見せたくないメ
モの指定も可能とする。削除・表示位置移動は画面上で
の操作は可能とし、操作終了時にメモ格納ファイルの更
新を行わないようにすれば、次の回覧者には元の状態で
表示することができる。編集に関しては、削除と同じ方
法をとっても、あるいは画面上の操作自体を不可として
もよい。メモの表示／非表示は伝票の表示時にメモ情報
格納ファイルを参照し、アクセス可能者リスト129で表
示可となっていれば文字領域リストを読み込み表示、不
可の場合は何もしない。

【００２９】

【発明の効果】本発明では、伝票毎にメモを添付できる
ので、ネットワークを介して伝票を回覧する場合に書式
と関係なく自由にデータを追加することができる。メモ
は伝票の大きさに関係なく、何枚も貼ることが可能であ
り、貼る位置も自由に変えることができるので伝票の面
積という物理的な制限を受けることなくデータの追加が
できる。

【００３０】また、伝票データとメモデータは独立なフ
ァイルに格納することにより、回覧中あるいは回覧後に
伝票とメモを切り離して、別々に処理を行うこともでき
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】対象とする伝票処理を示す。

【図２】実行環境を示す。

【図３】システム構成を示す。

【図４】書式定義情報およびデータを格納するファイル
メモ情報格納ファイル119の内容をメモリ上に展開した
ときのテーブルのマップを示す。

【図５】メモ情報格納ファイルの内容をメモリ上に展開
したときのテーブルのマップを示す。

【図６】伝票に対しメモを付加するための処理手順のフ
ローチャートを示す。

【図７】伝票のメモを伝票から外すあるいは削除するた
めの処理手順のフローチャートを示す。

【図８】フローチャートを用いて、伝票のメモを編集す
るための処理手順を示す。

【図９】メモ作成時の操作画面を示す。

【符号の説明】

１…伝票、10-1〜10-8…テーブル、11…文字列、12-1〜
12-2…項目、14…伝票情報、15…テーブルリスト、16…
項目リスト、17…文字領域リスト、18…メモ関係情報、
20…メモ情報、119…書式定義情報およびデータ格納フ
ァイル、80…メモ情報格納ファイル、21…メモ格納情報
及びメモ内の文字列情報、22…文字領域リスト。

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】事務処理業務で扱う規定の書式を持つ書類
   （以下、伝票と記す）を計算機上でも伝票として扱い、
   この伝票の基本構成要素を書式・データ・処理内容とと
   らえこのうち少なくとも書式およびデータを同一ファイ
   ルに格納し、データと書式の対応関係を項目名で管理
   し、この項目名からデータを検出する手段および項目名
   で記述した処理内容を実行する手段を設けた伝票処理方
   法において、伝票にメモ用紙を付加・管理する機能を設
   けることにより、書式に依存することなく伝票に対し、
   データの付加を可能とするメモインタフェース付き伝票
   処理方法。
2. 【請求項２】前記メモ用紙の管理情報は伝票の書式を管
   理するファイルに格納し、メモ用紙のデータは別ファイ
   ルに格納し、それぞれテキスト形式で格納することによ
   り、計算機システムに非依存で利用可能とすることを特
   徴とする請求項１記載のメモインタフェース付き伝票処
   理方法。
3. 【請求項３】前記書式およびデータを格納するファイル
   は通信手段を介して、他の計算機への転送を可能とし、
   転送された先の計算機上に於て、メモ用紙の付加・削除
   およびメモ用紙内のデータの編集を可能とすることを特
   徴とする請求項１記載のメモインタフェース付き伝票処
   理方法。
4. 【請求項４】前記メモ用紙は伝票上の任意の位置に表示
   することが可能なことを特徴とする請求項１記載のメモ
   インタフェース付き伝票処理方法。