JPH0635970A - 文書検索システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 機密を必要とする文書の特定部分の登録及び
その呼出しを容易とし、且つ機密性を高めることができ
る文書検索システムを提供する。 【構成】 文書の特定部分を検索するための特定符号
に、予めパスワ−ドを付け、パスワ−ドを付けた特定符
号を指定することにより特定符号とパスワ−ドを上記特
定部分に対応付けて記憶し、特定部分の検索時には、少
なくともパスワ−ドを指定することにより特定部分を呼
び出すようにした文書検索システム。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、文書検索システムに関
し、特に機密を必要とする文書の特定部分の登録、検
索、管理を簡便なものにし、かつ機密性を高めた手段に
関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来、保管された文書の特定部分を検索
するには、例えば特開昭５９−３６８６７号公報に記載
されているように、登録の際、文書の特定部分に特定符
号を対応付けて記憶し、特定部分の検索に当たっては上
記特定符号を指定することによって所望部分を呼び出す
ようにしていた。また、上記においては、複数の文書に
点在する複数の特定部分に同一の特定符号を付けること
ができる。更には、検索時に出力されるペ−ジが複数存
する場合は、先ず先頭のペ−ジのみ表示し、第２番目以
降のページを表示したいときは表示画面の一部に表示さ
れた「次表示」を選択指定することによって、順次次ペ
ージスクロールを行っていた。

【０００３】また、上記特定部分が機密文書の一部であ
る場合は、特定部分の登録時、特定部分に特定符号とパ
スワ−ドを付け、これら機密に係る特定部分の検索時
に、上記特定符号とパスワ−ドの両者を指定していた。
また、従来から必要に応じて文書タイトル一覧情報を出
力する機能を付加するのが一般的であるが、上述した従
来のシステムでは、上記特定符号、パスワ−ドを付けら
れた特定部分を有する文書のタイトルも一緒に出力する
ものであった。しかしながら、従来の方法では、特定符
号を付ける特定部分が機密文書の一部である場合、特定
部分を登録する度ごとに毎回、特定符号とパスワ−ドの
両者を設定せねばならないというわずらわしさがあっ
た。また、パスワ−ドを付けられた特定部分を引用した
文書が文書タイトル一覧情報に記載される結果、パスワ
−ドを知らない人にも機密の特定部分が呼び出されてし
まうという機密上の問題があった。

【０００４】

【発明の目的】本発明は、このような従来の文書検索手
段における諸問題を解決するためになされたものであっ
て、機密を必要とする特定部分の登録が容易であり、且
つ機密性を高めることができる文書検索システムを提供
することを目的としている。

【０００５】

【目的を達成するための手段】本発明は、上記目的を解
決するために、文書の特定部分を検索するための特定符
号に、予めパスワ−ドを付け、このパスワ−ドを付けた
特定符号を指定することにより特定符号とパスワ−ドを
上記特定部分に対応付けて記憶し、特定部分の検索に当
たっては、少なくとも上記パスワ−ドを指定することに
より特定部分を呼び出すようにしたことを特徴とする。
また、その実施に当たっては、呼出しの指定条件に合致
するものを全て呼び出すよう制御し、或は文書タイトル
一覧表出力時に、必要に応じて、上記特定部分を排除す
ることも特徴である。

【０００６】

【作用】上述のように構成すれば、予めパスワ−ドが特
定符号に付けられているので、パスワ−ドを設定する必
要がある文書の特定部分を登録するのに際し、特定符号
だけを指定するのみで、特定部分に自動的に特定符号と
パスワ−ドが付けられることになり、また検索時には上
記パスワ−ドを指定するのみで、該当する特定部分を呼
び出すことが可能となる。なお、検索時に特定符号とパ
スワードの両者を指定しても良いことはいうまでもな
い。

【０００７】

【実施例】以下、添付図面により本発明を詳細に説明す
る。なお、一般に文書検索システムで扱われる文書情報
はテキストデ−タと画像デ−タから構成され、従って上
記特定部分の情報もテキストデ−タまたは画像デ−タの
両者が含まれるが、ここに示す実施例では説明を簡単に
するため特定部分が特定画像デ−タである場合であり、
且つ、特定符号がしおり名である場合について説明する
が、テキストデータに於いても同様に処理可能である。

【０００８】図１は、本発明に係る文書検索システムの
一実施例を示すブロック図である。同図において、１は
記憶媒体で、その中に文書２が複数個保管され、更に文
書２は複数個の画像デ−タ３を含む。４は検索デ−タ作
成部で、検索時に所望の画像デ−タのしおり名やパスワ
−ドをパスワード入力部１６によって指定させ、取得す
る。５はデ−タ読み込み部で、メモリ（ＲＡＭ）の特定
領域などから構成され、上記検索デ−タ作成部から入力
されたデ−タや記憶媒体１から呼び出されたデ−タなど
が一時的に格納される。６は出力デ−タ作成部で、出力
条件などを指定させ、取得する。７は出力制御部、８は
ディスプレイ、プリンタなどの出力装置である。９はデ
−タ書き込み部で、スキャナやキ−ボ−ドなどの入力装
置１５から入力制御部１４に入力されたデ−タなどが一
時的に格納される。１１はしおり作成部で、特定画像デ
−タに付けるしおり名を指定させ、取得する。１３はパ
スワ−ド設定部で、しおり名に付けるパスワ−ドを指定
させ、取得する。１２はしおり管理部で、パスワ−ドが
付けられたしおり名を管理する。１０はしおり設定部
で、特定画像デ−タにしおり名を対応付ける。

【０００９】以上のように構成したこのシステムの動作
を図２から図６を参照しつつ詳細に説明する。図２(a)
はしおり名にパスワ−ドを付けるためのプログラムのフ
ロ−チャ−トである。同図のＳ１で、しおり作成部１１
は図４(a) に示すようなしおり付パスワード作成画面を
表示する。この画面に従ってユーザハ登録済みしおり名
の中から所望のしおり名を指定するか（Ｓ３）、しおり
名を入力する（Ｓ２）。図４(b) は登録済みしおり名の
中からしおり名を指定させる場合に表示される登録済み
しおり名一覧画面であり、上記図４(a) 画面中の「登録
済みしおり名一覧」が選択された時表示する。続いて図
４(a) の画面に従ってパスワ−ド設定部１３はパスワ−
ドを入力させ、取得する（Ｓ４）。しおり管理部１２は
このしおり名とパスワ−ドを対応付けて登録する（Ｓ
６）。

【００１０】このように、しおり名にパスワ−ドを付
け、特定画像デ−タの登録を行なう。図２(b) はしおり
名にパスワードを付す際のプログラムのフロ−チャ−ト
である。パスワード付しおりの呼出し（Ｓ１）が指定さ
れると、図２(b) のＳ２で、しおり作成部１１は図５
(a) に示すようなパスワードしおり画面を表示する。同
図に示されるしおり名は、しおり管理部１２が管理する
既にパスワ−ドが付けられたしおり名である。この画面
に従って、登録しようとする特定画面デ−タにつける所
望のしおり名を指定させる（Ｓ３）。続いてしおり管理
部１２は、指定されたパスワ−ド付きしおり名を登録す
べき特定画像デ−タに対応付けて特定画像デ−タ管理テ
−ブルに登録する（Ｓ５）。この際の特定画像デ−タの
指定には、例えば画像デ−タを登録する際につける画像
デ−タＩＤや文書のペ−ジなどを使用する。画像デ−タ
の数やペ−ジ数は複数でも可能であり、また、複数文書
にまたがって指定しても良い。上記特定画像デ−タ管理
テ−ブルは上記登録されたパスワ−ドつきしおり名と共
にＲＡＭ及び必要なら記憶媒体１に記憶、保管される。

【００１１】次に、上述の手順によってパスワ−ド付き
しおり名が付いた特定画像デ−タを検索する際の制御手
順を説明する。図３(a) はパスワード付しおり検索プロ
グラムのフロ−チャ−トである。同図Ｓ１で、検索デ−
タ作成部４は図５(b) に示すようなパスワードしおり検
索画面を表示し、パスワ−ド付きしおり名を指定させる
（Ｓ２）。指定するしおり名は複数でも可能であり、或
はしおり名を指定せずに次へ進んでも良い。続いてパス
ワ−ド入力部１６は図６(a) に示すようなパスワード入
力画面を表示してパスワ−ドを入力させる（Ｓ５）。指
定されたしおり名とパスワ−ドを受けたデ−タ読み込み
部５は、しおり管理部が管理する特定画像デ−タ管理テ
−ブルを検索する。こうして該当するパスワ−ドとしお
り名が付いた特定画像デ−タを抽出し、呼び出し、パス
ワ−ドだけが指定された場合は、そのパスワ−ドが対応
付けられた全ての特定画像デ−タを呼び出す。

【００１２】呼び出された特定画像デ−タが複数個ある
ときその一覧情報を表示させ、その中から所望の画像を
選択させ表示させることもできる。この一覧情報には、
例えば、画像名、しおり名、文書名、ペ−ジ、登録日な
どが記載されており、例えば呼び出された複数個の画像
デ−タを先頭から順に表示する。指定された条件に該当
する特定部分が複数文書に存在するときは、そのすべて
の文書の一覧情報を表示することもできる。

【００１３】また、本文書検索システムにおいては、文
書タイトル一覧情報を出力するとき、上記パスワ−ド付
きしおり名を付けられた特定画像デ−タを有する文書の
タイトルを指定に応じて一覧情報から除外するように制
御することもできる。図３(b) はそのためのプログラム
のフロ−チャ−トである。本図のＳ１で、出力デ−タ作
成部６は図６(b) に示すようなパスワードしおり編集画
面を表示し、各パスワ−ド付きしおり名単位でそのしお
り名が付けられた特定画像デ−タを有する文書のタイト
ルを表示するか否か指定させる。パスワ−ド付きしおり
名が付けられた特定画像デ−タを有する文書のタイトル
名は管理されているので、その情報と上記出力デ−タ作
成部から得た情報をもとにして、出力制御部７は指定に
したがった文書タイトル一覧情報を出力する。以上、特
定部分が特定画像デ−タ、特定符号がしおり名である場
合について説明したが、特定部分が特定画像デ−タ以
外、特定符号がしおり名以外の場合も同様である。

【００１４】

【発明の効果】以上の説明から明らかなように本発明に
よれば、登録しようとする文書の特定部分にパスワ−ド
を付ける必要がある場合でも特定符号のみ指定すると自
動的に特定部分にパスワ−ドが付けられるので従来のよ
うにパスワードとしおり等の両者を入力するわずらわし
さがなくなる。また、指定に応じて、機密を必要とする
特定部分を引用した文書を文書タイトル一覧表から除外
できるので機密性を高めることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る文書検索システムの一実施例を示
すブロック図である。

【図２】(a) 及び(b) は本発明で実施されるしおり名に
パスワ−ドを付けるためのプログラムのフロ−チャ−ト
図、及び本発明で実施される特定画像デ−タ登録のプロ
グラムのフロ−チャ−ト図である。

【図３】(a) 及び(b) は本発明で実施される特定画像デ
−タの検索時のプログラムのフロ−チャ−ト図、及び本
発明で実施される特定画像デ−タを有する文書のタイト
ルを指定に応じて一覧情報から除外するプログラムのフ
ロ−チャ−ト図である。

【図４】(a) 及び(b) は本発明で実施されるしおり名に
パスワ−ドを付けるときのしおり名、パスワ−ド入力の
ために表示されるしおり付パスワード作成画面一表示例
及び本発明で実施されるしおり名にパスワ−ドを付ける
ときのしおり名指定のために表示される登録済みしおり
名一覧画面の一表示例である。

【図５】(a) 及び(b) は本発明で実施される特定画像デ
−タ登録時に表示されるパスワードしおり画面の一表示
例及び本発明で実施される特定画像デ−タ検索時のしお
り名指定のために表示されるパスワードしおり検索画面
の一表示例である。

【図６】(a) 及び(b) は本発明で実施される特定画像デ
−タ検索時のパスワ−ド入力のために表示されるパスワ
ード入力画面の一表示例及び本発明で実施される特定画
像デ−タを有する文書のタイトルを一覧情報から除外す
る時に表示されるパスワードしおり編集画面の一表示例
である。

【符号の説明】

１・・・記憶媒体、２・・・文書、３・・・画像デ−タ ４・・・検索デ−タ作成部、５・・・デ−タ読み込み部 ６・・・出力デ−タ作成部、７・・・出力制御部、８・
・・出力装置 ９・・・デ−タ書き込み部、１０・・・しおり設定部、
１１・・・しおり作成部 １２・・・しおり管理部、１３・・・パスワ−ド設定
部、１４・・・入力制御部 １５・・・入力装置、１６・・・パスワ−ド入力部

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 保管された文書の特定部分を検索する手
   段を有するシステムにおいて、特定部分を検索するため
   の特定符号に、予めパスワ−ドを付け、パスワ−ドを付
   けられた特定符号を指定することにより特定符号とパス
   ワ−ドを上記特定部分に対応付けて記憶し、特定部分の
   検索に際しては、少なくともパスワ−ドを指定すること
   により特定部分を呼び出すようにしたことを特徴とする
   文書検索システム。
2. 【請求項２】 検索時、指定された条件に該当する特定
   部分が複数文書に存在するとき、その全ての文書を呼び
   出す構成にしたことを特徴とする請求項１記載の文書検
   索システム。。
3. 【請求項３】 文書タイトル一覧情報を出力するとき、
   上記特定符号を付けられた特定部分を有する文書のタイ
   トルを指定により一覧情報から除外する構成にしたこと
   を特徴とする請求項１又は２記載の文書検索システム。