JP6247413B1 - 取引明細の自動仕訳装置、自動仕訳方法および自動仕訳用プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】キーワードの対応テーブルを使わずに、各取引を自動仕訳することができるようにする。【解決手段】明細データ入力部１１により入力された仕訳対象明細データの内容と、明細データ記憶部２００に記憶されている仕訳済み明細データの内容とを照合して、判定項目の内容が一致するか否かを判定する照合部１２と、一致すると判定された場合、仕訳対象明細データに対し、仕訳済み明細データに設定されている勘定科目と同じ勘定科目を設定する自動仕訳部１３とを備え、キーワードの対応テーブルを使わずに、既に勘定科目が設定された仕訳済み明細データを用いて自動仕訳することにより、対応テーブル中のキーワードがなかったり、複数のキーワードが含まれたりするために正しい自動仕訳ができないといった問題が生じることを回避することができるようにする。【選択図】図１

Description

本発明は、取引明細の自動仕訳装置、自動仕訳方法および自動仕訳用プログラムに関し、特に、発生した取引を勘定科目に自動仕訳して登録するための装置に用いて好適なものである。

今日、企業会計は、会計処理のために用意された市販の会計ソフトあるいは社内システム等のツールを用いて処理されることが一般的である。何れのツールを用いる場合も、発生した各取引をそれぞれ所定の勘定科目に仕訳して仕訳データとして登録することにより、総勘定元帳データを作成することが必須である。このような仕訳データの登録作業は、企業内の担当者が日常の業務として行っている。

従来、仕訳データの作成を自動的に行うようにしたシステムが知られている（例えば、特許文献１参照）。この特許文献１に記載された会計処理装置では、各取引の取引内容の記載に基づいて、取引内容の記載に含まれうるキーワードと勘定科目との対応づけを保持する対応テーブルを参照して、各取引を特定の勘定科目に自動的に仕訳し、日付、取引内容、金額および勘定科目を少なくとも含む仕訳データを作成する。

なお、このようにキーワードの対応テーブルを参照して自動仕訳を行う場合、取引内容の記載の中に、対応テーブル中の複数のキーワードが含まれる場合がある。この場合、特許文献１に記載の会計処理装置では、キーワードの優先ルールを適用して対応テーブルを参照し、取引内容の記載に含まれる複数のキーワードのうち、優先順位の最も高いキーワードに基づいて自動仕訳を行っている。

特許第５５０３７９５号公報

しかしながら、上記特許文献１に記載の会計処理装置では、対応テーブル中にキーワードがない取引内容に関しては、自動仕訳を行うことができないという問題があった。また、取引内容の記載の中に複数のキーワードが含まれる場合、単に優先順位の最も高いキーワードに基づいて自動仕訳を行うため、必ずしもこれが合っているとは限らず、間違った仕訳を行ってしまうことが多くなるという問題もあった。

本発明は、このような問題を解決するために成されたものであり、キーワードの対応テーブルを使わずに、各取引を自動仕訳することができるようにすることを目的とする。

上記した課題を解決するために、本発明では、仕訳対象として入力された明細データの内容と、既に仕訳済みの明細データ自体の内容とを照合して、あらかじめ設定された判定項目の内容が一致するか否かを判定する。そして、判定項目の内容が一致すると判定された場合、仕訳対象として入力された明細データに対し、既に仕訳済みの明細データに設定されている勘定科目と同じ勘定科目を設定するようにしている。

上記のように構成した本発明によれば、仕訳対象として入力された明細データについて、その取引内容に基づいて自動仕訳する際に用いられるのは、既に勘定科目が設定された仕訳済みの明細データである。このため、本発明では、キーワードの対応テーブルを使わずに、各取引の明細データを自動仕訳することができる。これにより、取引内容の記載の中に対応テーブル中のキーワードがないために自動仕訳を行うことができないとか、取引内容の記載の中に複数のキーワードが含まれるために間違った自動仕訳を行ってしまうといった問題が生じることをなくすことができる。

本実施形態による取引明細の自動仕訳装置の機能構成例を示すブロック図である。 本実施形態の明細データ入力部により入力される明細データの一例を示す図である。 本実施形態の照合部で用いる判定項目の一例を示す図である。 本実施形態による自動仕訳装置の動作例を示すフローチャートである。

以下、本発明の一実施形態を図面に基づいて説明する。図１は、本実施形態による取引明細の自動仕訳装置の機能構成例を示すブロック図である。

図１に示すように、本実施形態の自動仕訳装置１００は、明細データ記憶部２００と接続されている。明細データ記憶部２００には、各種取引について既に仕訳済みの明細データ（以下、仕訳済み明細データという）が記憶されている。本実施形態の自動仕訳装置１００は、明細データ記憶部２００に記憶されている仕訳済み明細データを利用して、仕訳対象とする新規の明細データに関する取引を特定の勘定科目に自動的に仕訳する。

なお、ここでは、自動仕訳装置１００と明細データ記憶部２００とを別構成とする例を示しているが、自動仕訳装置１００が明細データ記憶部２００を内蔵する構成としてもよい。また、ここでは、自動仕訳装置１００に対して明細データ記憶部２００が直接的に接続される例を示しているが、この形態に限定されない。例えば、インターネット等の通信ネットワーク上のサーバが明細データ記憶部２００を備え、当該通信ネットワークを介してサーバと自動仕訳装置１００とを接続する形態としてもよい。

図１に示すように、本実施形態の自動仕訳装置１００は、その機能構成として、明細データ入力部１１、照合部１２、自動仕訳部１３および明細データ記録部１４を備えている。これらの各機能ブロック１１〜１４は、ハードウェア、ＤＳＰ（Digital Signal Processor）、ソフトウェアの何れによっても構成することが可能である。例えばソフトウェアによって構成する場合、上記各機能ブロック１１〜１４は、実際にはコンピュータのＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭなどを備えて構成され、ＲＡＭやＲＯＭ、ハードディスクまたは半導体メモリ等の記録媒体に記憶されたプログラムが動作することによって実現される。

自動仕訳装置１００の各機能ブロック１１〜１４の機能を実現するソフトウェアは、例えば、サーバ上のウェブアプリケーションとして実装される。この場合、自動仕訳する明細データは、ウェブ形式のデータで構成される。ただし、明細データ入力部１１が自動仕訳装置１００に入力する明細データをウェブ形式とし、これを所定の形式にフォーマット変換した上で、照合部１２、自動仕訳部１３および明細データ記録部１４の処理を行うようにしてもよい。

なお、自動仕訳装置１００の各機能ブロック１１〜１４の機能を実現するソフトウェアは、パーソナルコンピュータまたはタブレット端末などにインストールされるアプリケーションとして実装することも可能である。この場合、自動仕訳する明細データは、ウェブ形式のデータに限らず、そのアプリケーションで処理が可能な任意の形式のデータとすることが可能である。

明細データ入力部１１は、仕訳対象とする新規の明細データ（以下、仕訳対象明細データという）を入力する。例えば、明細データ入力部１１は、受発注システムや請求書発行システムなどで取引ごとに発行される明細データを入力する。具体的には、上記システムと自動仕訳装置１００とを通信ネットワークにより接続し、上記システムで発行された明細データを、明細データ入力部１１がユーザ操作に応じて、あるいは自動的に入力する。なお、上記システムが自動仕訳装置１００の機能を内蔵する形態としてもよい。

図２は、明細データ入力部１１により入力される明細データの一例を示す図である。１つの明細データは、１つの取引を示すものであり、当該１つの取引に対して１つの勘定科目が設定される。図２に示すように、明細データには、取引の内容を示すための複数の記載項目が含まれている。具体的には、明細日付、明細番号、商品コード、明細項目、 単価、数量、単位、金額、消費税額、請求金額、部門コード、部門名、備考などの記載項目が含まれている。

照合部１２は、明細データ入力部１１により入力された仕訳対象明細データの内容と、明細データ記憶部２００に記憶されている仕訳済み明細データの内容とを照合し、両明細データに含まれている各記載項目のうち、あらかじめ設定された判定項目の内容が一致するか否かを判定する。

図３に示すように、本実施形態では、上述した各記載項目のうち、商品コード、明細項目、部門コード、部門名の４つを判定項目として設定している。このうち、明細項目は必須の判定項目である。商品コード、部門コード、部門名の３つは、ユーザが任意に設定可能な判定項目である。商品コードと部門コードは完全一致判定を行い、明細項目と部門名は類似度判定を行う。類似度が何％以上の場合に一致とみなすかの判定精度は、ユーザが任意に設定可能である。

ここで、照合部１２は、明細データ記憶部２００に記憶されている複数の仕訳済み明細データのうち、直近の仕訳済み明細データから順に取得して、判定項目の内容が一致する仕訳済み明細データが見つかるまで、明細データ入力部１１により入力された一の仕訳対象明細データの照合処理を行う。このようにすれば、例えば特定の企業間で同様の取引が繰り返し行われるようなケースにおいて、直近の仕訳済み明細データから順に照合して、仕訳対象明細データと判定項目の内容が一致するものを短時間に見つけることができる。

なお、照合部１２は、明細データ記憶部２００に記憶されている複数の仕訳済み明細データのうち、現時点から所定時間前（例えば、３ヶ月前）までの仕訳済み明細データのみを照合処理の対象として用いるようにしてもよい。所定時間前までの仕訳済み明細データを全て用いて照合しても、仕訳対象明細データと判定項目の内容が一致するものがみつからない場合は、その旨のメッセージを出力する。この場合、その仕訳対象明細データについてはユーザが手動で勘定科目を設定する。このようにすれば、過去の古い取引も含めて明細データ記憶部２００に記憶されている膨大な仕訳済み明細データを全て照合の対象とする必要がなく、１つの仕訳対象明細データに対して必要以上に長い照合時間がかかってしまうという不都合を回避することができる。

照合部１２は、１つの仕訳対象明細データの照合処理を行う際に、仕訳対象明細データの内容を先頭から順に照合していき、設定された判定項目の内容が一致するまたは一致しないと判定された時点で、その仕訳対象明細データの照合処理を終了する。仮に、１つの仕訳対象明細データの中に、同じ判定項目で別の内容が複数含まれていた場合、その判定項目の１つ目の内容を抽出した時点で、それ以降の抽出処理は停止して、当該抽出した判定項目の内容をもとに照合を実施する。

例えば、必須の「明細項目」だけが判定項目として設定されている場合、照合部１２は、仕訳対象明細データの内容を先頭から順に読み込み、明細項目の内容を抽出する。仮に、１つの仕訳対象明細データの中に明細項目の内容が複数含まれていた場合、１つ目の明細項目の内容を抽出した時点で、それ以降の抽出処理は停止する。一方、明細データ記憶部２００から読み出した仕訳済み明細データからも同様に、明細項目の内容（明細項目の内容が複数含まれている場合は最初の内容）を抽出する。そして、仕訳対象明細データから抽出した（先頭の）明細項目の内容と、仕訳済み明細データから抽出した（先頭の）明細項目の内容とが一致するか否かを判定する。

商品コード、明細項目、部門コード、部門名のうち、必須の明細項目を含めて複数の項目が判定項目として設定されている場合、照合部１２は、設定されている判定項目のそれぞれについて、上述した手順に従って仕訳対象明細データと仕訳済み明細データとが一致するか否かを判定する。そして、設定されている判定項目の全てにおいて一致すると判定された場合に、その仕訳対象明細データと仕訳済み明細データとが一致すると判定する。すなわち、複数の項目が判定項目として設定されている場合に、どれかを優先して一致判定するということはなく、設定された全ての判定項目が一致することを必須とする。

自動仕訳部１３は、照合部１２により判定項目の内容が一致すると判定された場合、明細データ入力部１１により入力された仕訳対象明細データの取引に対して、照合で一致した仕訳済み明細データの取引に設定されている勘定科目と同じ勘定科目を設定する。明細データ記録部１４は、自動仕訳により勘定科目が設定された仕訳対象明細データを、仕訳済み明細データとして明細データ記憶部２００に記憶させる。

図４は、上記のように構成した本実施形態による自動仕訳装置１００の動作例を示すフローチャートである。なお、この図４に示すフローチャートは、１つの仕訳対象明細データに関する取引を自動仕訳する場合の動作例を示している。複数の仕訳対象明細データに関する取引を自動仕訳する場合は、図４に示すフローチャートの処理を繰り返し行えばよい。

まず、明細データ入力部１１は、１つの仕訳対象明細データを入力する（ステップＳ１）。次いで、照合部１２は、入力された仕訳対象明細データの中から、設定されている判定項目の内容を抽出する（ステップＳ２）。ここで、その仕訳対象明細データの中に、１つの判定項目について複数の内容が含まれている場合は、先頭の内容を抽出する。

また、照合部１２は、明細データ記憶部２００に記憶されている複数の仕訳済み明細データのうち、直近の仕訳済み明細データを１つ読み出す（ステップＳ３）。そして、読み出した仕訳済み明細データの中から、設定されている判定項目の内容を抽出する（ステップＳ４）。ここで、その仕訳済み明細データの中に、１つの判定項目について複数の内容が含まれている場合は、先頭の内容を抽出する。

そして、照合部１２は、仕訳対象明細データから抽出した（先頭の）判定項目の内容と、仕訳済み明細データから抽出した（先頭の）判定項目の内容とが一致するか否かを判定する（ステップＳ５）。ここで、複数の判定項目が設定されている場合、照合部１２は、設定されている判定項目のそれぞれについて、仕訳対象明細データと仕訳済み明細データとが一致するか否かを判定する。

仕訳対象明細データと仕訳済み明細データとで判定項目の内容が一致すると判定された場合、自動仕訳部１３は、仕訳対象明細データの取引に対して、照合で一致した仕訳済み明細データの取引に設定されている勘定科目と同じ勘定科目を設定する（ステップＳ６）。そして、明細データ記録部１４は、自動仕訳により勘定科目が設定された仕訳対象明細データを、仕訳済み明細データとして明細データ記憶部２００に記憶させる（ステップＳ７）。

一方、上記ステップＳ５において、仕訳対象明細データと仕訳済み明細データとで判定項目の内容が一致しないと判定された場合、照合部１２は、現時点から所定時間前（例えば、３ヶ月前）までの仕訳済み明細データを全て照合したか否かを判定する（ステップＳ８）。照合していない仕訳済み明細データがまだ残っている場合、処理はステップＳ３に戻り、次の仕訳済み明細データを明細データ記憶部２００から読み出して、以上と同様の照合処理を行う。

現時点から所定時間前までの仕訳済み明細データを全て照合し終わった場合、照合部１２は、仕訳対象明細データと判定項目の内容が一致するものが見つからなかった旨のメッセージを出力する（ステップＳ９）。これに応じて、自動仕訳装置１００は、仕訳対象明細データに対してユーザが手動で勘定科目を設定する操作を受け付ける（ステップＳ１０）。そして、明細データ記録部１４は、ユーザにより勘定科目が設定された仕訳対象明細データを、仕訳済み明細データとして明細データ記憶部２００に記憶させる（ステップＳ７）。以上により、図４に示すフローチャートの処理が終了する。

以上詳しく説明したように、本実施形態では、入力された仕訳対象明細データの内容と、明細データ記憶部２００に記憶されている仕訳済み明細データの内容とを照合して、あらかじめ設定された判定項目の内容が一致するか否かを判定する。そして、判定項目の内容が一致すると判定された場合、仕訳対象明細データに対し、仕訳済み明細データに設定されている勘定科目と同じ勘定科目を設定するようにしている。

このように構成した本実施形態において、仕訳対象明細データについて、その取引内容に基づいて自動仕訳する際に用いられるのは、既に勘定科目が設定された仕訳済み明細データである。このため、本実施形態によれば、キーワードの対応テーブルを使わずに、各取引の明細データを自動仕訳することができる。これにより、取引内容の記載の中に対応テーブル中のキーワードがないために自動仕訳を行うことができないとか、取引内容の記載の中に複数のキーワードが含まれるために間違った自動仕訳を行ってしまうといった問題が生じることをなくすことができる。

なお、上記実施形態は、何れも本発明を実施するにあたっての具体化の一例を示したものに過ぎず、これによって本発明の技術的範囲が限定的に解釈されてはならないものである。すなわち、本発明はその要旨、またはその主要な特徴から逸脱することなく、様々な形で実施することができる。

１１ 明細データ入力部
１２ 照合部
１３ 自動仕訳部
１４ 明細データ記録部
１００ 取引明細の自動仕訳装置
２００ 明細データ記憶部

Claims (7)

1. 仕訳対象として入力された明細データの内容と、既に仕訳済みの明細データ自体の内容とを照合し、あらかじめ設定された判定項目の内容が一致するか否かを判定する照合部と、
   上記照合部により上記判定項目の内容が一致すると判定された場合、上記仕訳対象として入力された明細データの取引に対し、上記既に仕訳済みの明細データの取引に設定されている勘定科目と同じ勘定科目を設定する自動仕訳部とを備えたことを特徴とする取引明細の自動仕訳装置。
2. 上記照合部は、明細データ記憶部に記憶されている複数の仕訳済みの明細データのうち、直近の明細データから順に取得して、上記判定項目の内容が一致する明細データが見つかるまで、上記仕訳対象として入力された一の明細データの照合処理を行うことを特徴とする請求項１に記載の取引明細の自動仕訳装置。
3. 上記照合部は、上記明細データ記憶部に記憶されている複数の仕訳済みの明細データのうち、現時点から所定時間前までの明細データを対象として、上記直近の明細データから順に取得して、上記一の明細データの照合処理を行うことを特徴とする請求項２に記載の取引明細の自動仕訳装置。
4. 上記照合部は、上記仕訳対象として入力された明細データの内容を先頭から順に照合していき、上記判定項目の内容が一致するまたは一致しないと判定された時点で、その明細データの照合処理を終了することを特徴とする請求項１〜３の何れか１項に記載の取引明細の自動仕訳装置。
5. 上記照合部は、上記判定項目として複数の項目が設定されている場合、設定されている複数の判定項目のそれぞれについて、上記仕訳対象として入力された明細データと上記仕訳済みの明細データとで内容が一致するか否かを判定し、上記複数の判定項目の全てについて内容が一致する場合に、上記仕訳対象として入力された明細データと上記仕訳済みの明細データとで上記判定項目の内容が一致すると判定することを特徴とする請求項１〜４の何れか１項に記載の取引明細の自動仕訳装置。
6. 自動仕訳装置の照合部が、仕訳対象として入力された明細データの内容と、既に仕訳済みの明細データ自体の内容とを照合し、あらかじめ設定された判定項目の内容が一致するか否かを判定する第１のステップと、
   上記自動仕訳装置の自動仕訳部が、上記照合部により上記判定項目の内容が一致すると判定された場合、上記仕訳対象として入力された明細データの取引に対し、上記既に仕訳済みの明細データの取引に設定されている勘定科目と同じ勘定科目を設定する第２のステップとを有することを特徴とする取引明細の自動仕訳方法。
7. 仕訳対象とする明細データを入力する明細データ入力手段、
   明細データ記憶部に記憶されている既に仕訳済みの明細データを読み出して、上記明細データ入力手段により上記仕訳対象として入力された明細データの内容と、上記明細データ記憶部から読み出した上記仕訳済みの明細データ自体の内容とを照合し、あらかじめ設定された判定項目の内容が一致するか否かを判定する照合手段、および
   上記照合手段により上記判定項目の内容が一致すると判定された場合、上記仕訳対象として入力された明細データに対し、上記既に仕訳済みの明細データに設定されている勘定科目と同じ勘定科目を設定する自動仕訳手段
   としてコンピュータを機能させるための取引明細の自動仕訳用プログラム。