JP6149567B2 - 文書管理システム - Google Patents

Description

本発明は、文書管理システムに関する。

無線ネットワークを利用した文書管理システムでは、事前あるいは会議中や講義中に使用する資料を各無線端末内にダウンロードし、保存した資料を参加者同士で共有している。また、開催者は参加者に対して会議通知信号を送信し、受信した参加者は、参加信号を開催者に送信することによって会議に参加している。例えば、特許文献１には、関係のないデバイスが無線ネットワークに加入することを防止するために端末の認証を行う電子管理システムが開示されている。また、学生のＩＤを認証することにより講義の出席管理を行う出席管理システムも知られている。

特開２００４−０９６４９５号公報

しかしながら、上述した特許文献１に開示された技術では、会議に使用する会議端末さえ認証に成功してしまえば、その後は、誰もが会議端末に格納された会議資料を自由に閲覧できることとなる。したがって、その会議端末を所持または使用する第三者が参加者になりすますことで、その会議資料の閲覧が可能となってしまうため、ファイルのセキュリティに問題がある。

本発明は、上記した課題を解決するためになされたものであり、ファイルのセキュリティの向上をはかった文書管理システムを提供することを目的とする。

上記した課題を解決するために、（１）本発明は、文書管理装置と、前記文書管理装置とは無線アクセスポイントを経由して接続される、複数の無線端末および参加者管理端末とからなる文書管理システムであって、前記文書管理装置は、前記無線端末宛に配信した鍵付き文書と、配信先の前記無線端末の端末情報と、参加者情報とが関連づけて記憶された文書管理テーブルを備え、参加にともない前記無線端末からログイン情報を受信し、かつ、前記参加者管理端末から参加者情報を受信すると、前記文書管理テーブルを参照し、前記ログイン情報および前記参加者情報が合致すると、既に配信済みの前記鍵付き文書の閲覧を許可する認証キーを、前記ログイン情報を送信した無線端末宛に送信すること特徴とする文書管理システムを提供する。

（２）前記文書管理装置は、前記無線端末に対して前記文書の削除要求を送信し、前記削除要求を受信した前記無線端末は、前記配信された鍵付き文書を削除することを特徴とする（１）記載の文書管理システムを提供する。

（３）前記無線端末は、前記アクセスポイントとの接続が遮断された後、所定時間経過すると、前記配信された鍵付き文書を削除することを特徴とする（１）記載の文書管理システムを提供する。

本発明によれば、ファイルのセキュリティの向上をはかった文書管理システムを提供することができる。

本発明の実施形態による文書管理システムの構成を示す図である。 図１の文書管理装置の構成を示すブロック図である。 文書管理テーブルのデータ構造の一例を示す説明図である。 図１の無線端末の構成を示すブロック図である。 本発明の実施形態による文書管理システムの資料取得時の動作シーケンス図である。 本発明の実施形態による文書管理システムの資料回収時の動作シーケンス図（正常終了時）である。 本発明の実施形態による文書管理システムの資料回収時の動作シーケンス図（異常終了時）である。

以下、添付図面を参照して、本発明を実施するための形態（以下、本実施形態という）について詳細に説明する。なお、本実施形態の説明の全体を通して同じ要素には同じ番号を付している。

図１は、本実施形態の文書管理システム１の構成を示す図である。図１に示すように、本実施形態による文書管理システム１は、文書管理装置２と、無線アクセスポイント３と、参加者管理端末４と、無線端末５と、ＩＤカード６とから構成される。

文書管理装置２は、無線アクセスポイント３を経由して、それぞれ接続される複数の無線端末５と、参加者管理端末４とから構成される。これにより、文書管理装置２と複数の無線端末５との間で文書のダウンロードが実現される。

文書管理装置２は、事前に、または無線端末５のいずれかによりアップロードされる文書（例えば、会議や講義に使用される資料）が格納されている。なお、文書管理装置２は、参加者の無線端末５によるダウンロード操作によって閲覧を可能にするファイルサーバと、参加者管理端末４を介して参加者の出席情報を管理する参加者管理サーバと、参加者の認証を行ない参加者による文書の閲覧を制限する認証サーバとを含んでもよい。

無線アクセスポイント３は、無線ＬＡＮにより無線端末間を接続する無線中継器であり、無線端末５、参加者管理端末４とは無線インタフェース経由で、文書管理装置２とは有線インタフェース経由で、それぞれ接続される。無線アクセスポイント３と無線端末５あるいは参加者管理端末４とはＳＳＩＤ（Service Set Identifier）が割り当てられており、無線アクセスポイント３は、同じＳＳＩＤを持つ端末同士の通信のみ中継するようになっている。

参加者管理端末４は、参加者を管理する端末であり、参加者が各自所持する、ＩＤカード６により会議あるいは講義の参加に伴う参加者情報を受信し、その参加者情報データを文書管理装置２に送る。

無線端末５は、開催者または参加者が所持し、文書管理装置２に格納されている文書の閲覧が可能な、例えば、タブレット端末である。その構成についての詳細は図４で説明する。

ＩＤカード６は、個人を特定する認証カード（社員証や学生証等）であり、例えば、非接触型のＩＣカードである。

図２は、図１における文書管理装置２の構成を示すブロック図である。図２に示すように、文書管理装置２は、記憶部１１と、認証情報管理部１２と、通信制御部１３とから構成されている。

記憶部１１は、所定の領域に記憶される文書管理テーブル２０とマスタテーブル２１を有している。文書管理テーブル２０は、参加者が鍵付き文書を閲覧するのに必要な認証情報を一時的に格納する。また、マスタテーブル２１は、認証に必要な全てのデータが予め格納されており、文書管理テーブル２０から送られてくる認証データと、これら格納されたデータとを照合する。

認証情報管理部１２は、文書管理テーブル２０を参照し、無線端末５から送信されるログイン情報および参加者管理端末４から送信される参加者情報が一致するか否かを判定する。ログイン情報および参加者情報が合致すると、既に無線端末５に配信済みの鍵付き文書の閲覧を許可する認証キーを割付け、先にログイン情報を送信した無線端末５宛に送信する旨を通信制御部１３に送る。

通信制御部１３は、参加者管理端末４および無線端末５の間の通信インタフェースであり、文書管理装置２が、無線端末５からログイン情報（端末ＩＤ）を受信し、かつ、参加者管理端末４から参加者の参加者情報（参加者番号）を受信すると、認証情報管理部１２へ送る。そして、認証データが合致した場合に認証情報管理部１２より送られてくる鍵付き文書の閲覧を許可する認証キーを、先にログイン情報を送信した無線端末５宛に送信する。

図３は、文書管理テーブルのデータ構造の一例を示す説明図である。図３に示すように、文書管理テーブル２０は、例えば、参加者番号１０１と、端末ＩＤ１０２と、ファイル名１０３と、認証キー１０４とをデータ項目として持つデータテーブルである。参加者番号１０１は、会議あるいは講義への参加者を識別するために、ＩＤカード６に格納されたユニークに付された社員番号や学生証番号であり、端末ＩＤ１０２は、無線端末毎にユニークに付された機器管理番号である。ファイル名１０３は、鍵付き文書の識別名、認証キー１０４は、参加者が鍵付き文書を閲覧するのに必要な認証情報である。これらの項目の対応関係は、後述する操作で一義的に決定される。

図４は、図１の無線端末の構成を示すブロック図である。図１に示すように、各々の無線端末５は、操作制御部３１と、画面表示部３２と、認証情報管理部３３と、通信制御部３４とから構成されている。

操作制御部３１と画面表示部３２は、無線端末５のＧＵＩ（Ｇｒａｐｈｉｃａｌ Ｕｓｅｒ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）を実現する。

操作制御部３１は、通信制御部３４により送られる、会議参加への意思表示や文書のダウンロードによる取得のためのユーザの指示を取り込む。
画面表示部３２は、通信制御部３４により送られる、認証要求画面を表示し、あるいはダウンロードにより取得した文書を表示する。

認証情報管理部３３は、文書管理装置２から送られる、認証キーを通信制御部３４を経由して取得して、その認証キーを使って文書を開き、その結果を画面表示部３２に送る。ここで、文書が閲覧可能となる。また、文書管理装置２から文書の削除要求を受信すると配信された鍵付き文書を削除し、あるいは、アクセスポイントとの接続が遮断された後、所定時間の経過を待って配信された鍵付き文書を削除する等の一連のファイル操作を行う。

通信制御部３４は、文書管理装置２との間の通信インタフェースであり、文書のダウンロードを行う他、無線端末５が、文書管理装置２から文書の削除要求を受信すると既に無線端末５に配信された鍵付き文書を削除する、あるいは、アクセスポイントとの接続が遮断された後、所定時間の経過を待って配信された鍵付き文書を削除する際の制御中枢になる。

図５は、本実施形態による文書管理システムの資料取得時の動作シーケンス図である。以下、図５を参照して本実施形態の文書管理システム１の資料取得時の動作について詳細に説明する。

まず、社員または学生（以降、参加者７という）は、会議、あるいは講義に参加する際にＩＤカード６を参加者管理端末４に読み込ませることで参加登録を行なう（ステップＳ１１）。これで、参加者７は、会議あるいは講義に参加表明したことになる。これを受けて、参加者管理端末４は、文書管理装置２へＩＤカード６から入力された参加者の参加者情報（参加者番号）を無線アクセスポイント３経由で送信する（ステップＳ１２）。一方、参加者７が使用する無線端末５は自己の端末ＩＤを無線アクセスポイント３経由で送信する（ステップＳ１３）。これらの情報を受信した文書管理装置２は、参加者管理端末４から送信された参加者番号１０１と無線端末５から送信された端末ＩＤ１０２とを紐付けて、文書管理テーブル２０に登録する（ステップＳ１４）。

次に、参加者７は、自己の無線端末５を操作することにより文書のダウンロード操作を行う（ステップＳ１５）。これを受けて無線端末５は、通信制御部１３を介して文書管理装置２に対して資料のダウンロード要求を送信し（ステップＳ１６）、文書管理装置２は該当する鍵付き文書を無線端末５へ送信する（ステップＳ１７）。このとき、文書管理装置２（認証情報管理部１２）は、送信した鍵付き文書のファイル名１０３と認証キー１０４のセットと、先に紐づけた参加者番号１０１と端末ＩＤ１０２とをデータ項目とする文書管理テーブル２０を作成し、記憶部１１に保存する。また、他の参加者からの送信要求に対しても同様な処理を行い、図３に示す文書管理テーブル２０が完成する。なお、この文書管理テーブル２０は、この会議のみに使用する一時的なものであり、別途会議を行う際は同様の操作で作成される。

続いて、文書管理装置２により、鍵付き文書を受信した無線端末５は、鍵付き文書を開くために認証要求画面を表示する。続いて参加者７がこの画面により、例えば、社員証や学生証番号を入力する認証操作を受けて、文書管理装置２から認証キーを取得するための認証要求を行う。このとき、画面表示部３２が認証要求画面を表示し、操作制御部３１がＩＤカード６の情報を取り込み、通信制御部３４が認証要求を送信する（ステップＳ１８）。

無線端末５より、認証要求を受信した文書管理装置２は、記憶部１１に記憶された文書管理テーブル２０を参照することにより認証処理を実行する（ステップＳ１９）。このとき、文書管理装置２は、参加者番号１０１および端末ＩＤ１０２を照合して合致すると、文書管理テーブル２０を参照して既に配信済みの鍵付き文書の閲覧を許可する認証キーを割付け、この認証キーを認証要求を送信した無線端末５宛に送信する（ステップＳ２０）。

無線端末５は、文書管理装置２より送信された認証キーを受信し、この認証キーにより、文書管理装置２から自己の無線端末５にダウンロードされているファイルを開く（ステップＳ２１）。これにより、資料の閲覧が可能となる（ステップＳ２２）。

図６は、本発明の実施形態による文書管理システムの資料回収時の動作シーケンス図（正常終了時）である。以下、図６を参照して本実施形態の文書管理システム１の資料回収時の動作（正常終了時）について詳細に説明する。

まず、会議もしくは講義が終了すると、開催者が文書の削除要求を文書管理装置２に対して行うことを受けて、文書管理装置２は、各無線端末５に対して資料の削除指示を送信する（ステップＳ３１）。削除要求を受信した無線端末５は、認証情報管理部３３により、無線端末５内に保存してある資料を削除する（ステップＳ３２）。これによりそれ以降、閲覧が出来なくなる。即ち、前述した資料の削除は、参加者７の操作を介することなく自動的に行われる。

図７は、本発明の実施形態による文書管理システムの資料回収時の動作シーケンス図（異常終了時）である。以下、図７を参照して本実施形態の文書管理システム１の資料回収時の動作（異常終了時）について詳細に説明する。

文書管理装置２と無線端末５との接続が何らかの原因で遮断された場合は、通信切断後、文書管理装置２の通信制御部１３は無線端末５と通信が遮断されたことを検出（ステップＳ４１）し、同様に、無線端末５についても自身の通信が遮断したことを検出する（ステップＳ４２）。次に、通信制御部３４は、資料を削除する指示を認証情報管理部３３へ送信し、削除指示を受信した認証情報管理部３３は、通信遮断からの時間を計測するため、タイマを起動しカウントを開始する（ステップＳ４３）。その後、所定の時間経過後、資料が削除される（ステップＳ４４）。なお、資料の削除は、認証情報管理部３３により、ハードディスクおよび外部メモリ等を読取り、確実にデータの削除を行うものとする。

以上説明した実施形態の効果について述べる。
従来の技術に比べ、本発明は、資料閲覧に認証を必要とすることで、ファイルのセキュリティが確保され、事前配布しても安全に閲覧することができる。さらに、会議もしくは講義終了時に無線端末にダウンロードした資料を確実に削除することでファイルのセキュリティの向上を図ることができる。また、参加者７は、会議の参加登録についてＩＤカード６を参加者管理端末４にかざすだけでよく、パスワードの入力をする手間を省くことが出来る。さらに既に設置されている参加者管理端末４を利用することにより導入コストを下げることが出来る等の効果を奏する。

なお、使用する端末は、本実施形態においては、無線端末５を例に挙げて説明したが、これに限定されるものではなく、通信インタフェースを有する端末であれば、例えばタブレット端末やスマートフォンやパーソナルコンピュータであってもよい。

以上、本発明の好ましい実施形態について詳述したが、本発明の技術的範囲は上記実施形態に記載の範囲には限定されないことは言うまでもない。上記実施形態に、多様な変更または改良を加えることが可能であることが当業者に明らかである。またその様な変更または改良を加えた形態も本発明の技術的範囲に含まれ得ることが、特許請求の範囲の記載から明らかである。

１ 文書管理システム
２ 文書管理装置
３ 無線アクセスポイント
４ 参加者管理端末
５ 無線端末
６ ＩＤカード
１１ 記憶部
１２ 認証情報管理部
１３、３４ 通信制御部
２０ 文書管理テーブル
２１ マスタテーブル
３１ 操作制御部
３２ 画面表示部
３３ 認証情報管理部

Claims (3)

1. 文書管理装置と、前記文書管理装置とは無線アクセスポイントを経由して接続される、複数の無線端末および参加者管理端末とからなる文書管理システムであって、
   前記文書管理装置は、
   前記無線端末宛に配信した鍵付き文書と、配信先の前記無線端末の端末情報と、参加者情報とが関連づけて記憶された文書管理テーブルを備え、
   参加にともない前記無線端末からログイン情報を受信し、かつ、前記参加者管理端末から参加者の参加者情報を受信すると、前記文書管理テーブルを参照し、前記ログイン情報および前記参加者情報が合致すると、既に配信済みの前記鍵付き文書の閲覧を許可する認証キーを、前記ログイン情報を送信した無線端末宛に送信すること特徴とする文書管理システム。
2. 前記文書管理装置は、
   前記無線端末に対して前記文書の削除要求を送信し、
   前記削除要求を受信した前記無線端末は、
   前記配信された鍵付き文書を削除することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
3. 前記無線端末は、
   前記アクセスポイントとの接続が遮断された後、所定時間経過すると、前記配信された鍵付き文書を削除することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。

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