JP5337623B2 - ワーフロー管理システム及び方法 - Google Patents

Description

本発明は、ワークフロー管理システムに関する。

従来、様々な文書管理システム及びワークフロー管理システムが知られている（例えば特許文献１）。

特開２００８−６５７１５号公報

ところで、ワークフロー管理システムでは、ワークフローに載せて文書を配布することができる。このようなとき、例えば、業務手順の変更などの重要な通知は、対象の従業員に徹底させる必要がある。

そこで、本発明の目的は、このような従業員に対する情報伝達の徹底を、ワークフローを用いて実現させることである。

本発明の一つの実施態様に従うワーフロー管理システムは、複数のユーザに関する情報を記憶するユーザ情報記憶部と、複数の文書に関する情報を記憶する文書記憶部と、前記文書記憶部に記憶されている文書の中から対象文書を選択する文書管理画面を提供する手段と、複数のユーザの中から実施者及び承認者を選択し、前記実施者に前記対象文書を受講させる教育ワークフロータスクの申請を行うための申請画面を提供する手段と、前記申請画面が入力を受け付けた情報含む教育ワークフロータスク情報を記憶する手段と、前記教育ワークフロータスクの実施者に、前記対象文書をダウンロードさせるとともに、前記対象文書を閲覧した受講時間を入力させる受講画面を提供する手段と、前記受講画面が入力を受け付けた情報を含む受講データを記憶する手段と、前記教育ワークフロータスクの承認者が前記実施者の受講状況を確認し、前記教育ワークフロータスクの完了を承認するための承認画面を提供する手段と、を備える。

本発明の一実施形態に係る文書管理機能を備えたワークフロー管理システムの構成図である。 文書管理データベース１３に格納されているテーブルの一例を示す。 文書管理データベース１３に格納されているテーブルの一例を示す。 ワークフロー管理データベース１５に格納されているテーブルの一例を示す。 ユーザ管理データベース１７に格納されているテーブルの一例を示す。 文書管理画面５００の一例を示す。 バージョンタブ５３１が選択されたときの文書情報表示部５３０の表示例である。 属性タブ５３２が選択されたときの文書情報表示部５３０の表示例である。 アクセス権タブ５３３が選択されたときの文書情報表示部５３０の表示例である。 監査証跡タブ５３４が選択されたときの文書情報表示部５３０の表示例である。 ワークフロータブ５３５が選択されたときの文書情報表示部５３０の表示例である。 ワークフロー管理画面６００の一例を示す。 申請内容タブ６３１が選択されたときにワークフロータスクツリー情報表示部６３０に表示される表示例である。 ワークフロータスク一覧表示部６２０で選択されたワークフロータスクが登録ワークフローの場合の、ワークフロータスクツリー情報表示部６３０に表示される表示例である。 ワークフロータスク一覧表示部６２０で選択されたワークフロータスクが教育ワークフローの場合の、ワークフロータスクツリー情報表示部６３０に表示される表示例である。 ワークフロータスク一覧表示部６２０で選択されたワークフロータスクが配布ワークフローの場合の、ワークフロータスクツリー情報表示部６３０に表示される表示例である。 登録申請画面７００の一例を示す。 申請経路情報表示領域７５０の拡大図である。 追加ダイアログの一例を示す。 改訂申請画面９００の一例を示す。 教育申請画面１０００の一例を示す。 受講画面１１００の一例を示す。 承認画面１２００の一例を示す。 配布申請画面１３００の一例を示す。 受領画面１４００の一例を示す。 承認画面１５００の一例を示す。

以下、本発明の一実施形態に係る文書管理機能を備えたワークフロー管理システムについて、図面を参照して説明する。

図１は、本実施形態に係るワークフロー管理システムの構成図である。

本システムは、データベースサーバ１と、データベースサーバ１と接続されている管理サーバ３と、管理サーバ３と接続されている文書記憶装置５と、管理サーバ３とネットワークを介して接続されている複数のクライアント端末７とを備える。

データベースサーバ１、管理サーバ３及びクライアント端末７は、いずれも例えば汎用的なコンピュータシステムにより構成され、以下に説明するデータベースサーバ１、管理サーバ３及びクライアント端末７内の個々の構成要素または機能は、例えば、コンピュータプログラムを実行することにより実現される。このコンピュータプログラムは、コンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納可能である。

文書記憶装置５は、文書ファイルを記憶する記憶装置であり、複数の文書に関する情報を記憶する文書記憶部として機能する。文書記憶装置５は、例えば、複数のディスク装置を備え、ＲＡＩＤ（Ｒｅｄｕｎｄａｎｔ Ａｒｒａｙｓ ｏｆ Ｉｎｄｅｐｅｎｄｅｎｔ Ｄｉｓｋｓ）機能を備えていても良い。

クライアント端末７は、例えば、図示しない入力装置及び表示装置を備え、Ｗｅｂブラウザを搭載している。そして、クライアント端末７は、管理サーバ３からＨＴＭＬあるいはＸＭＬなどで記述されたページデータを受信して、Ｗｅｂページを表示装置に表示させる。ユーザが入力装置を用いてＷｅｂページに対して所定の操作入力をすると、クライアント端末７がその操作入力を受け付けて、操作入力にかかる入力データを管理サーバ３へ通知する。

管理サーバ３は、文書管理部３１と、ワークフロー管理部３３と、文書入出力処理部３５とを備える。文書管理部３１は、文書管理画面（後述する）をユーザインタフェースとしてクライアント端末７へ提供する。ユーザは、この画面を介して文書管理を行うことができる。ワークフロー管理部３３は、ワークフロー管理画面（後述する）をユーザインタフェースとしてクライアント端末７へ提供する。ユーザは、この画面を介してワークフロー管理を行うことができる。文書入出力処理部３５は、文書記憶装置５に文書ファイルを格納し、文書記憶装置５に格納されている文書ファイルを読み出す。

データベースサーバ１は、データベース管理部１１と、文書管理データベース１３と、ワークフロー管理データベース１５と、ユーザ管理データベース１７とを備える。データベース管理部１１は、例えば、文書管理データベース１３、ワークフロー管理データベース１５及びユーザ管理データベース１７にそれぞれ記憶されているデータの入出力等を行う。

図２及び図３は、文書管理データベース１３に格納されているテーブルの一例を示す。例えば、文書管理データベース１３は、文書管理テーブル１３１と、文書バージョン管理テーブル１３３と、文書分類テーブル１３５と、文書属性テーブル１３７と、フォルダ管理テーブル１３９とを有する。

文書管理テーブル１３１は、図２Ａに示すように、データ項目として、文書ＩＤ１３１０と、文書名１３１１と、文書ファイルが存在する格納フォルダＩＤ１３１２と、アクセス権限１３１３と、作成日時１３１４と、最終更新日時１３１５とを有する。

文書ＩＤ１３１０により文書が一意に特定される。各文書は、バージョン別に管理される。各文書のバージョンに関する情報は、文書バージョン管理テーブル１３３に格納される。

格納フォルダＩＤ１３１２は、文書ファイルを格納するフォルダの識別情報であり、そのフォルダの属性が後述するフォルダ管理テーブル１３９に定義されている。

アクセス権限１３１３は、各文書にアクセス可能なユーザの属性を示す。本実施形態では、アクセス権限１３１３には、さらに、参照可能ランク、参照可能グループ、更新可能ランク、更新可能グループ、削除可能ランク、削除可能グループ、ダウンロード可能ランク及びダウンロード可能グループを含む。ここで、ランクはユーザの階級を示す。グループはユーザが所属するグループを示す。

文書バージョン管理テーブル１３３は、図２Ｂに示すように、データ項目として、文書バージョンＩＤ１３３０と、バージョン名１３３１と、コメント１３３２と、文書ＩＤ１３３３と、文書分類ＩＤ１３３４と、バージョン番号１３３５、発効日１３３６と、有効期限日１３３７と、保管期限日１３３８と、最新バージョンフラグ１３３９と、作成日時１３４０と、最終更新日時１３４１と、ステータス１３４２とを有する。

文書バージョンＩＤ１３３０により、文書記憶装置５に格納されている文書ファイルが一意に特定される。つまり、ある文書の一つのバージョンに一つの文書ファイルが対応する。例えば、文書バージョンＩＤ１３３０は、文書ＩＤとバージョン番号の組み合わせであっても良い。

文書分類ＩＤ１３３４は、後述する文書分類テーブル１３５により定まる分類を示す。

ステータス１３４２は、例えば、発効待ち、発行済、有効期限切れ、保管期限切れ、廃止、レビュー済、作成済、ワークフロー却下、ワークフロー取消、ワークフロー期限切れ等をとり得る。

文書分類テーブル１３５は、図３Ａに示すように、データ項目として、文書分類ＩＤ１３５０と、分類名１３５１と、分類の定義１３５２と、親文書分類ＩＤ１３５３とを有する。各分類は、親文書分類ＩＤ１３５３を用いて親分類を定義できるので、分類を階層的に構成することができる。

文書属性テーブル１３７は、図３Ｂに示すように、データ項目として、文書バージョンＩＤ１３７０と、属性名１３７１と、属性値１３７２とを有する。文書属性テーブル１３７は、属性名１３７１及び属性値１３７２を複数格納することができる。

フォルダ管理テーブル１３９は、図３Ｃに示すように、データ項目として、フォルダＩＤ１３９０と、フォルダ名１３９１と、親フォルダ１３９２と、アクセス権限１３９３とを有する。

親フォルダ１３９２により、フォルダ間の階層関係が定義される。

アクセス権限１３９３は、各フォルダにアクセス可能なユーザの属性を示す。本実施形態では、アクセス権限１３９３には、さらに、参照可能ランク、参照可能グループ、更新可能ランク、更新可能グループを含む。

ワークフロー管理データベース１５は、後述する各種ワークフロータスクの申請画面７００，１０００，１３００が入力を受け付けた情報含む各種ワークフロー情報を記憶する。また、ワークフロー管理データベース１５は、教育ワークフロータスクの受講画面１１００が入力を受け付けた情報を含む受講データ及び配布ワークフロータスクの受領画面１４００が入力を受け付けた情報を含む受領データを記憶する。

図４は、ワークフロー管理データベース１５に格納されているテーブルの一例を示す。例えば、ワークフロー管理データベース１５は、ワークフロー文書テーブル１５１と、ワークフローテーブル１５３と、アクションテーブル１５５と、アクションメンバテーブル１５７とを有する。

ワークフロー文書テーブル１５１は、図４Ａに示すように、データ項目として、ワークフローＩＤ１５１０と、文書バージョンＩＤ１５１１と、バージョン番号１５１２と、格納フォルダＩＤ１５１３と、格納フォルダパス１５１４とを有する。ワークフローＩＤ１５１０は、個別のワークフロータスクの識別情報である。ワークフロー文書テーブル１５１は、各ワークフロータスクとそのワークフロータスクに添付される文書バージョン及びその格納フォルダとを対応付けて記憶する。

ワークフローテーブル１５３は、図４Ｂに示すように、ワークフローＩＤ１５３０と、件名１５３１と、ワークフローの説明１５３２と、ワークフローを申請したユーザを示す申請ユーザＩＤ１５３３と、申請ユーザ名１５３４と、ワークフロー種別１５３５と、ワークフローステータス１５３６と、ワークフローの申請日１５３７と、完了日１５３８と、有効期限１５３９とを有する。すなわち、ワークフローテーブル１５３は、個別のワークフロータスクに関する情報を記憶する。

アクションテーブル１５５は、図４Ｃに示すように、データ項目として、アクションＩＤ１５５０と、ワークフローＩＤ１５５１と、アクション処理順番１５５２と、アクション種別１５５３と、一人実施フラグ１５５４とを有する。

アクションとは、ワークフロー中で行われる処理を示す。例えば、本実施形態では、アクションとして、「レビュー」、「承認」、「受講」、「受領」など、複数種類のアクションがある。アクション処理順番１５５２は、各ワークフロータスクの中でのそのアクションの順番を示す。アクション種別１５５３は、アクションの種類を識別する。各アクションの具体的な内容については後述する。

アクションメンバテーブル１５７は、アクションテーブル１５５で定義された個別のアクションに関与するメンバに関する情報を有する。アクションメンバテーブル１５７は、図４Ｄに示すように、データ項目として、アクションＩＤ１５７０と、アクションメンバ種別１５７１と、アクションメンバＩＤ１５７２と、アクションメンバ名１５７３と、アクション種別１５７４と、一人実施フラグ１５７５と、実施日時１５７６とを有する。アクション種別１５７４は、各メンバに割り当てられたアクション種別を示す。

図５は、ユーザ管理データベース１７に格納されているテーブルの一例を示す。例えば、ユーザ管理データベース１７は、操作ログ１７１と、ユーザテーブル１７３とを有する。

操作ログ１７１は、図５Ａに示すように、データ項目として、ユーザＩＤ１７１０と、操作日時１７１１と、操作が行われた文書を示す文書ＩＤ１７１２と、操作が行われた文書バージョンを示す文書バージョンＩＤ１７１３と、行われた操作１７１４とを有する。操作ログ１７１には、ユーザが行った様々な操作の履歴が記録される。

ユーザテーブル１７３は、複数のユーザに関する情報を記憶する。ユーザテーブル１７３は、例えば、図５Ｂに示すように、データ項目として、ユーザＩＤ１７３０と、パスワード１７３１と、各ユーザのランク１７３２と、グループ１７３３とを有する。つまり、ユーザテーブル１７３には、各ユーザの属性情報が記憶される。

次に、文書管理部３１が行う文書管理について説明する。ユーザがクライアント端末７から本システムにログインして所定の要求を行うと、文書管理部３１が、この要求に応じて文書管理画面５００のページデータをクライアント端末７へ提供する。クライアント端末７では、例えば、図６に示すような文書管理画面５００が表示される。文書管理画面５００には、それぞれのユーザに応じた内容が表示される。ユーザが文書管理画面５００に対して種々の入力を行うと、文書管理部３１がこの入力に応じて、後述するように文書管理画面５００の表示内容を遷移させる。これにより、ユーザは文書管理を行うことができる。

文書管理画面５００は、図６に示すように、フォルダツリー表示部５１０と、文書一覧表示部５２０と、文書情報表示部５３０とを有する。

フォルダツリー表示部５１０には、本システムで管理されているフォルダのツリー構造が表示される。

文書一覧表示部５２０には、フォルダツリー表示部５１０において選択された一つのフォルダ内に格納されている文書の一覧が表示される。例えば、同図の例では、選択されたフォルダ内の文書について、各文書の最新バージョン、ステータス、文書分類、作成日及び更新日が表示されている。文書一覧表示部５２０に表示されているこれらのデータは、文書管理データベース１３から取得したものである。例えば、文書管理部３１は、フォルダツリー表示部５１０において選択されたフォルダのフォルダＩＤをキーにして、文書管理テーブル１３１、及び文書バージョン管理テーブル１３３等から必要な情報を取得する。

文書一覧表示部５２０は、発効済タブ５２１と全文書タブ５２２とを有する。図６では全文書タブ５２２が選択されている。発効済タブ５２１が選択されると、文書バージョン管理テーブル１３３のステータス１３４２が「発効済」の文書のみが文書一覧表示部５２０に表示される。

文書管理画面５００は、後述するように、文書記憶装置５に記憶されている文書の中から、ワークフロータスクの添付対象となる文書を選択する文書管理画面として機能する。

文書情報表示部５３０には、文書一覧表示部５２０において選択された一つの文書に関する詳細情報が表示される。文書情報表示部５３０は、バージョンタブ５３１と、属性タブ５３２と、アクセス権タブ５３３と、監査証跡タブ５３４と、ワークフロータブ５３５とを有する。バージョンタブ５３１〜ワークフロータブ５３５のそれぞれが選択されたときの文書情報表示部５３０の表示例を図７〜図１１に示す。

図７は、バージョンタブ５３１が選択されたときの文書情報表示部５３０の表示例である。同図に示すように、バージョンタブ５３１が選択されると、文書一覧表示部５２０において選択されている文書の各バージョンの文書ファイルに関する情報が表示される。例えば、文書情報表示部５３０には、バージョン、ステータス、コメント、作成日及び更新日などが表示される。これらの情報は、文書一覧表示部５２０において選択されている文書の文書ＩＤをキーにして文書バージョン管理テーブル１３３から取得される。

図８は、属性タブ５３２が選択されたときの文書情報表示部５３０の表示例である。同図に示すように、属性タブ５３２が選択されると、文書一覧表示部５２０において選択されている文書の属性に関する情報が表示される。例えば、文書情報表示部５３０には、属性名、属性値及び文書分類定義が表示される。これらの情報は、文書一覧表示部５２０において選択されている文書の文書ＩＤをキーにして、文書バージョン管理テーブル１３３、文書分類テーブル１３５及び文書属性テーブル１３７から取得される。

図９は、アクセス権タブ５３３が選択されたときの文書情報表示部５３０の表示例である。同図に示すように、アクセス権タブ５３３が選択されると、文書一覧表示部５２０において選択されている文書のアクセス権に関する情報が表示される。同図の場合だと、文書情報表示部５３０には、参照、更新、廃止及びダウンロードの権限別に、それぞれが許可されているグループ及びランクが表示される。これらの情報は、文書一覧表示部５２０において選択されている文書の文書ＩＤをキーにして、文書管理テーブル１３１から取得される。

図１０は、監査証跡タブ５３４が選択されたときの文書情報表示部５３０の表示例である。同図に示すように、監査証跡タブ５３４が選択されると、文書一覧表示部５２０において選択されている文書の監査証跡が表示される。監査証跡とは、選択されている文書に対するあらゆるアクセスの履歴である。この場合、例えば、同図に示すように、文書情報表示部５３０には、操作を行った日時、ユーザＩＤ、バージョン、操作内容などが表示される。これらの情報は、文書一覧表示部５２０において選択されている文書の文書ＩＤをキーにして、文書バージョン管理テーブル１３３及び操作ログ１７１から取得される。なお、監査証跡の管理権限を有するユーザに対しては、全ユーザの記監査証跡を表示するようにしてもよい。この場合、監査証跡の管理権限を有しないユーザには、自己の操作ログのみを表示しても良い。

図１１は、ワークフロータブ５３５が選択されたときの文書情報表示部５３０の表示例である。同図に示すように、ワークフロータブ５３５が選択されると、文書一覧表示部５２０において選択されている文書に関するワークフロー情報が表示される。例えば、同図の場合、文書情報表示部５３０には、ワークフローの申請日、文書のバージョン、ワークフローの種別、件名、説明、ステータス及び完了日が表示される。これらの情報は、文書一覧表示部５２０において選択されている文書の文書ＩＤをキーにして、ワークフロー文書テーブル１５１及びワークフローテーブル１５３などから取得される。

次に、ワークフロー管理部３３が行うワークフロー管理について説明する。ユーザがクライアント端末７にログインして所定の要求を行うと、ワークフロー管理部３３が、この要求に応じてワークフロー管理画面６００のページデータをクライアント端末７へ提供する。クライアント端末７では、例えば、図１２に示すようなワークフロー管理画面６００が表示される。ユーザがワークフロー管理画面６００に対して種々の入力を行うと、ワークフロー管理部３３がこの入力に応じて、後述するようにワークフロー管理画面６００の表示内容を遷移させる。これにより、ユーザはワークフロー管理を行うことができる。

まず、ワークフロー管理画面６００は、図１２に示すように、ワークフロータスクツリー表示部６１０と、ワークフロータスク一覧表示部６２０と、ワークフロータスクツリー情報表示部６３０とを有する。

ワークフロータスクツリー表示部６１０には、ワークフロータスクを管理するためのツリー構造が表示されている。例えば、同図の例では、ユーザが受信するワークフロータスクを格納した受信箱と、ユーザ自らが送信したワークフロータスクを格納した送信箱とが設けられている。受信箱、送信箱のそれぞれには、ステータス別（済／未済）、及びワークフロー種別（登録、改訂、廃止、教育、配布）のフォルダが設けられている。

ワークフロータスク一覧表示部６２０には、ワークフロータスクツリー表示部６１０において選択された一つのフォルダ内に格納されているワークフロータスクの一覧が表示される。例えば、同図の例では、選択されたフォルダ内のワークフロータスクについて、各ワークフロータスクの件名、状態、種別、申請者、申請日及び申請有効期限が表示されている。ワークフロータスク一覧表示部６２０に表示されているこれらのデータは、ワークフロー管理データベース１５から取得したものである。例えば、ワークフロー管理部３３が、ログインユーザのユーザＩＤをキーにして、アクションメンバテーブル１５７及びアクションテーブル１５５を参照して、ワークフローテーブル１５３から必要な情報を取得する。

ワークフロータスクツリー情報表示部６３０は、申請内容タブ６３１と、申請経路タブ６３２とを有する。申請内容タブ６３１が選択されると、ワークフロータスクツリー情報表示部６３０には、ワークフロータスク一覧表示部６２０において選択された一つのワークフロータスクに関する申請内容の詳細情報が表示される。申請経路タブ６３２が選択されると、ワークフロータスクツリー情報表示部６３０には、ワークフロータスク一覧表示部６２０において選択された一つのワークフロータスクに関する申請経路の詳細情報が表示される。それぞれの表示内容は、以下に説明するように、ワークフロー種別に応じて異なる。

図１３は、申請内容タブ６３１が選択されたときにワークフロータスクツリー情報表示部６３０に表示される表示例である。ここでは、ワークフロータスク一覧表示部６２０で選択されたワークフロータスクに関する申請内容及び、そのワークフロータスクに添付された文書に関する情報が表示される。これは、全ワークフロー種別に共通である。

図１４〜図１６は、申請経路タブ６３２が選択されたときにワークフロータスクツリー情報表示部６３０に表示される表示例である。

図１４は、ワークフロータスク一覧表示部６２０で選択されたワークフロータスクが登録ワークフローの場合の、ワークフロータスクツリー情報表示部６３０に表示される表示例である。その選択された登録ワークフロータスクの申請経路及び各ユーザの実施状況が表示される。これにより、登録ワークフローの進捗度合いが把握できる。

図１５は、ワークフロータスク一覧表示部６２０で選択されたワークフロータスクが教育ワークフローの場合の、ワークフロータスクツリー情報表示部６３０に表示される表示例である。その選択された教育ワークフロータスクの申請者、受講者、承認者と、それぞれのアクションの実施状況が表示される。これにより、教育ワークフローの進捗度合いが把握できる。

図１６は、ワークフロータスク一覧表示部６２０で選択されたワークフロータスクが配布ワークフローの場合の、ワークフロータスクツリー情報表示部６３０に表示される表示例である。

次に、ワークフロー種別ごとの申請手続を行う際の画面遷移について説明する。

まず、ユーザが、ワークフロー管理画面６００内の登録申請表示６０１を選択すると、図１７に示す登録申請画面７００へ遷移する。

登録申請画面７００は、登録のワークフロー（ワークフロー種別：登録）の申請を行う画面である。登録申請画面７００は、同図に示すように、件名７０１、説明７０２、申請有効期限７０３及び通知７０４のそれぞれの入力領域を有する。ユーザは、これらの入力領域７０１〜７０３に所定の情報を入力する。通知７０４に関しては、ユーザは、「操作対象者にメールを送信する」及び「完了時にメールを受け取る」を選択可能である。ワークフロータスクに添付する文章は、添付文書ボタン７０５から選択可能である。例えば、添付文書ボタン７０５が選択されると、図示しないファイル選択画面が表示され、ユーザは、その画面において添付文書を選択することができる。

登録申請画面７００の右側には、添付文書ボタン７０５から選択された添付文書に関する情報の表示領域７３０がある。

また、登録申請画面７００は、申請経路情報表示領域７５０を有する。申請経路情報表示領域７５０の拡大図を図１８に示す。

同図に示すように、申請経路情報表示領域７５０には、ワークフローの経路である申請経路の表示領域７５１と、追加ボタン７５２と、再表示ボタン７５３と、承認追加ボタン７５４と、経路テンプレートボタン７５５とが表示されている。

申請経路の表示領域７５１は、ワークフローが流れていく順番（経路）７５１１と、ワークフローにおいて行われるアクション７５１２と、そのアクションの実施者７５１３と、経路（実施者）の削除などの操作を行う領域７５１４と、一人のみ実施の指定を行う領域７５１５を有する。

経路テンプレートボタン７５５が押されると、予め登録されている一つ以上の申請経路のテンプレートが呼び出され、ユーザが選択した申請経路が申請経路の表示領域７５１に設定される。

追加ボタン７５２が押されると、申請経路の表示領域７５１において、ワークフロータスクの経路を追加するための追加ダイアログが表示される。

再表示ボタン７５３が押されると、申請経路の表示領域７５１の表示内容がリフレッシュされる。

承認追加ボタン７５４が押されると、最終承認者を追加するためのダイアログが表示される。このダイアログは、追加ボタン７５２が押されたときに表示される追加ダイアログと同じダイアログであっても良い。

追加ダイアログの一例を図１９に示す。同図の経路追加ダイアログ８００は、グループ表示領域８１０と、ユーザ表示領域８２０と、追加リスト表示領域８３０とを有する。例えば、グループ表示領域８１０またはユーザ表示領域８２０において、ユーザがワークフローの経路に追加を所望するグループまたはユーザを選択し、追加ボタン８０１を押すと、選択されたグループまたはユーザが追加リスト表示領域８３０に追加される。削除ボタン８０２を用いて、追加リスト表示領域８３０に含まれているグループまたはユーザを削除することもできる。ＯＫボタン８０３が押されると、追加リスト表示領域８３０に存在するグループまたはユーザが、申請経路情報表示領域７５０に追加される。

図１８に戻り、申請経路の表示領域７５１に対する操作を詳細に説明する。ワークフロータスクにおいて、申請者（経路１のユーザ：この場合、登録申請画面７００を操作しているユーザ自身）のアクション７５１２は「申請」であり、経路「最終」のユーザのアクション７５１２は「承認」である。中間の経路のユーザのアクション７５１２としては、「レビュー」あるいは「承認」などを選択することができる。実施者７５１３には、実施者（ユーザ）のユーザ名及びグループ名が表示される。操作７５１４に表示されている削除ボタンが選択されると、その経路の実施者が削除される。一人のみ実施７５１５は、一つの経路において、複数ユーザをグループにしたときに、そのグループ内の一人のユーザのみが実施すればその経路を実施したこととみなす指定である。

図１７に戻ると、登録申請画面７００において必要な設定の完了後、申請ボタン７０６が選択されると、ワークフロー管理部３３がワークフロータスクの登録申請処理を行う。
例えば、ワークフロー管理部３３は、登録申請処理において、登録申請画面７００で入力された情報をワークフロー管理データベース１５に登録する。例えば、経路７５１１は、アクション処理順番１５２２に、アクション７５１２の内容はアクション種別１５５３、１５７４に、実施者７５１３はアクションメンバＩＤ１５７２及びアクションメンバ名１７５３に、一人のみ実施７５１５のチェックの有無は、一人実施フラグ１５５４，１５７６にそれぞれ格納される。

そして、ワークフロー管理部３３は、ワークフロー管理データベース１５に登録された情報に従って登録ワークフロータスクを起動する。例えば、ワークフロー管理部３３が、あるワークフロータスクを起動したとき、アクションテーブル１５５及びアクションメンバテーブル１５７を参照して、そのワークフロータスクの経路、アクション、及び実施者を特定し、経路の順に実施者へ所定の通知を行う。さらに、ワークフロー管理部３３は、各実施者によってアクションが実施されると、実施日１５７６にその日付を格納する。これにより、ワークフロー管理部３３は、登録ワークフロータスク全体の状況管理を行う。

次に、登録済みのワークフロータスクの改訂申請について説明する。図１２のワークフロータスク一覧表示部６２０において、一つのワークフロータスクを選択し、所定の操作を行うと、図２０に示す改訂申請画面９００がクライアント端末７に表示される。

改訂申請画面９００は、同図に示すように、登録申請画面７００と同様の画面構成となっていて、既に登録されているワークフロータスクの情報が表示されている。ユーザは、登録申請画面７００に対する操作と同じ要領で、登録済みのワークフロータスクの内容を改訂（変更）することができる。必要な改訂のための入力完了後、申請ボタン９０６が選択されると、ワークフロー管理部３３がワークフロータスクの改訂申請処理を行う。例えば、ワークフロー管理部３３は、改訂申請処理として、改訂申請画面９００で入力された情報に基づいて、ワークフロー管理データベース１５を更新する。そして、ワークフロー管理と同様に、改訂対象の文書に対する、各実施者による実施状況、及び改訂ワークフロータスク全体の状況管理を行う。

次に、教育のワークフロー（ワークフロー種別：教育）の申請について説明する。本システムおいて教育とは、ユーザ（実施者）に対して所定の文書を送って、その文書の受講をさせることをいう。ここで、受講とは、後述する受講画面１１００（図２２参照）から、ワークフロータスクにかかる文書をクライアント端末７にダウンロードして、その文書の閲覧に要した時間（受講時間）を入力することをいう。

教育ワークフロー申請を行うときは、図６の文書一覧表示部５２０において、教育対象の文書を選択し、所定の操作を行うと、ワークフロー管理部３３が図２１に示す教育申請画面１０００のデータをクライアント端末７へ提供する。

教育申請画面１０００は、複数のユーザの中から実施者及び承認者を選択し、実施者に教育対象文書を受講させる教育ワークフローの申請を行うための申請画面である。

教育申請画面１０００の画面構成もまた、図２１に示すように、登録申請画面７００と同様である。すなわち、教育申請画面１０００は、同図に示すように、件名１００１、説明１００２、申請有効期限１００３及び通知１００４のそれぞれの入力領域と、添付文書ボタン１００５を有する。また、教育申請画面１０００は、添付文書に関する情報の表示領域１０３０及び申請経路情報表示領域１０５０を有する。

ここで、申請経路情報表示領域１０５０において、登録申請画面７００の場合と同様に、追加ボタンまたは承認追加ボタンから追加ダイアログ８００（図１９参照）を表示させて、実施者を追加することが可能である。また、申請者及び最終承認者以外の実施者のアクション１０５２はすべて「受講」となる。これは、教育ワークフローは、ユーザに受講させるためのワークフロータスクだからである。また、複数の受講者には同時に通知が行くので、受講者間での順序は問題とならない。そのため、申請経路情報表示領域１０５０では経路（順番）を指定する必要はない。

教育申請画面１０００において、申請者は、教育対象となる文書及び受講させるユーザを指定する。必要な情報を入力した後、申請ボタン１００６が選択されると、ワークフロー管理部３３が教育ワークフロータスクの処理を行う。例えば、ワークフロー管理部３３は、教育ワークフロー処理として、教育申請画面１０００で入力された情報をワークフロー管理データベース１５に登録する。例えば、アクション１０５２の内容はアクション種別１５５３、１５７４に、実施者１０５３はアクションメンバＩＤ１５７２及びアクションメンバ名１７５３に、一人のみ実施１０５４のチェックの有無は、一人実施フラグ１５５４，１５７６にそれぞれ格納される。

そして、ワークフロー管理部３３は、ワークフロー管理データベース１５に登録された情報に従って教育ワークフロータスクを起動する。例えば、ワークフロー管理部３３があるワークフロータスクを起動したとき、アクションテーブル１５５及びアクションメンバテーブル１５７を参照して、そのワークフロータスクのアクション及び実施者を特定する。ワークフロー管理部３３は、アクションが「受講」の実施者へ受講要請の通知を行う。さらに、ワークフロー管理部３３は、各実施者が「受講」すると、ワークフロー管理部３３が実施日１５７６にその日付を格納する。

ここで、受講について説明する。例えば、上記のようにして教育ワークフロータスクが起動されると、受講対象者（実施者）には受講要請の通知が来る。そこで、受講対象者が、例えば、クライアント端末７に表示された図１２のワークフロータスクツリー６１０の「受信箱−未済」フォルダから対象文書を選択すると、図２２に示すような受講画面１１００がクライアント端末７に表示される。

受講画面１１００は、教育ワークフローの実施者に、対象文書をダウンロードさせるとともに、対象文書を閲覧した受講時間を入力させる。受講画面１１００には、同図に示すように、申請情報の表示領域１１１０と、文書情報の表示領域１１２０と、回答の入力領域１１３０とが含まれている。受講者は、文書情報の表示領域１１２０のダウンロードボタン１１２１を操作して、文書を自らのクライアント端末７へダウンロードする。これにより、教育対象の文書を閲覧することが可能となる。さらに、回答の入力領域１１３０において、その文書を閲覧したときは、それに要した受講時間を入力し、閲覧しなかったときはその理由を入力する。受講ボタン１１０１を押すと、受講が完了する。このときに、受講者のクライアント端末７にユーザＩＤ及びパスワードを入力させる画面を表示させて、受講者に署名を要求しても良い。

全受講対象者が受講を完了すると、ワークフロー管理部３３は、承認者に通知して、この教育ワークフローを承認させる。承認者が、例えば、クライアント端末７に表示された図１２のワークフロータスクツリー６１０の「受信箱−未済」フォルダから対象文書を選択すると、図２３に示すような承認画面１２００がクライアント端末７に表示される。

承認画面１２００は、教育ワークフローの承認者がそれぞれの実施者の受講状況を確認し、それぞれのワークフロータスクの完了を承認するための承認画面である。承認画面１２００は、同図に示すように、申請情報の表示領域１２１０と、文書情報の表示領域１２２０と、全受講者の受講履歴の表示領域１２３０とを有する。承認者は、受講履歴の表示領域１２３０で全受講者が受講を完了しているか、または、受講しないことに正当な理由があることが確認できたときに、承認ボタン１２０１を押す。ワークフロー管理部３３は、承認ボタン１２０１が押された日をワークフロー完了日１５３７に格納する。これにより、教育ワークフローが承認される。このときに、承認者のクライアント端末７にユーザＩＤ及びパスワードを入力させる画面を表示させて、承認者に署名を要求しても良い。

次に、配布のワークフロー（ワークフロー種別：配布）の申請について説明する。本システムおいて配布とは、ユーザに対して所定の文書を送って、その文書の受領をさせることをいう。

配布ワークフロー申請を行うときは、図６の文書一覧表示部５２０において、配布対象の文書を選択し、所定の操作を行うと、図２４に示す配布申請画面１３００がクライアント端末７に表示される。

配布申請画面１３００の画面構成は、教育申請画面１０００と同様である。すなわち、配布申請画面１３００は、同図に示すように、件名１３０１、説明１３０２、申請有効期限１３０３及び通知１３０４のそれぞれの入力領域と、添付文書ボタン１３０５を有する。また、配布申請画面１３００は、添付文書に関する情報の表示領域１３３０及び申請経路情報表示領域１３５０を有する。配布申請画面１３００は、実施者のアクション１３５２が「受講」の代わりに「受領」となる点が異なることを除けば、教育申請画面１０００と同じ操作を受け付ける。

配布申請画面１３００において、申請者は、配布対象となる文書及び受領させるユーザを指定する。必要な情報を入力した後、申請ボタン１３０６が選択されると、ワークフロー管理部３３が配布ワークフロータスクの処理を行う。

ここで、配布された文書の受領について説明する。例えば、上記のようにして配布ワークフロータスクが起動されると、受領対象者（実施者）には受領要請の通知が来る。そこで、受領対象者が、例えば、クライアント端末７に表示された図１２のワークフロータスクツリー６１０の「受信箱−未済」フォルダから対象文書を選択すると、図２５に示すような受領画面１４００がクライアント端末７に表示される。

受領画面１４００は、配布ワークフローの実施者に、対象文書をダウンロードさせる。受領画面１４００の構成は受講画面１１００と同様である。すなわち、受領画面１４００には、同図に示すように、申請情報の表示領域１４１０と、文書情報の表示領域１４２０と、回答の入力領域１４３０とが含まれている。受領者は、文書情報の表示領域１４２０のダウンロードボタン１４２１を操作して、文書を自らのクライアント端末７へダウンロードする。文書を受領しない場合には、回答の入力領域１４３０にその理由を入力する。受領ボタン１４０１を押すと、受領が完了する。このときに、受領者のクライアント端末７にユーザＩＤ及びパスワードを入力させる画面を表示させて、受領者に署名を要求しても良い。

全受領対象者が受領を完了すると、ワークフロー管理部３３は、承認者に通知して、この配布ワークフローを承認させる。承認者が、例えば、クライアント端末７に表示された図１２のワークフロータスクツリー６１０の「受信箱−未済」フォルダから対象文書を選択すると、図２６に示すような承認画面１５００がクライアント端末７に表示される。

承認画面１５００は、配布ワークフローの承認者がそれぞれの実施者の受領状況を確認し、それぞれのワークフロータスクの完了を承認するための承認画面である。承認画面１５００は、同図に示すように、申請情報の表示領域１５１０と、文書情報の表示領域１５２０と、全受領者の受領履歴の表示領域１５３０とを有する。承認者は、受領履歴の表示領域１５３０で全受領者が受領を完了しているか、または、受領しないことに正当な理由があることが確認できたときに、承認ボタン１５０１を押す。ワークフロー管理部３３は、承認ボタン１５０１が押された日をワークフロー完了日１５３７に格納する。これにより、配布ワークフローが承認される。このときに、承認者のクライアント端末７にユーザＩＤ及びパスワードを入力させる画面を表示させて、承認者に署名を要求しても良い。

本実施形態によれば、教育ワークフローを用いることにより、ユーザ（従業員）に対する情報伝達を徹底させることである。

上述した本発明の実施形態は、本発明の説明のための例示であり、本発明の範囲をそれらの実施形態にのみ限定する趣旨ではない。当業者は、本発明の要旨を逸脱することなしに、他の様々な態様で本発明を実施することができる。

例えば、上述の実施形態では、データベースサーバ１及び管理サーバ３は、それぞれ異なるコンピュータ装置上に実現されても良いし、同じコンピュータ装置上に実現されても良い。

１ データベースサーバ
３ 管理サーバ
５ 文書記憶装置
７ クライアント端末
１１ データベース管理部
１３ 文書管理データベース
１５ ワークフロー管理データベース
１７ ユーザ管理データベース
３１ 文書管理部
３３ ワークフロー管理部
３５ 文書入出力処理部
５００ 文書管理画面
６００ ワークフロー管理画面
７００ 登録申請画面
８００ 経路追加ダイアログ
９００ 改訂申請画面
１０００ 教育申請画面
１１００ 受講画面
１２００ 承認画面
１３００ 配布申請画面
１４００ 受領画面
１５００ 承認画面

Claims (4)

1. 複数の従業員をユーザとして当該ユーザに関する情報を記憶するユーザ情報記憶部であって、各ユーザについて所属するグループと職務上の位置を示すユーザランクとを記憶する前記ユーザ情報記憶部と、
   バージョンが異なり文書名が同一の複数の文書を含む複数の文書に関する情報を記憶する文書記憶部であって、各文書について当該文書についてユーザに与えられる複数のアクセス種別に設定されるアクセス権限と、各アクセス権限について当該アクセス権限が許可されるユーザランクと、当該文書に固有の識別情報であって文書の文書名を示す記号及びバージョンを示す記号を含む識別記号とを記憶する前記文書記憶部と、
   前記文書記憶部に記憶されている各文書における前記文書名及び前記バージョン並びに前記アクセス権限に係る情報に基づいて前記複数の文書の中から対象文書を選択する文書管理画面を提供する手段と、
   複数のユーザの中から実施者及び承認者を選択し、前記実施者に前記対象文書を受講させる教育ワークフロータスクの申請を行うための申請画面を提供する手段と、
   前記申請画面が入力を受け付けた情報含む教育ワークフロータスク情報を記憶する手段と、
   前記教育ワークフロータスクの実施者に、前記対象文書をダウンロードさせるとともに、前記対象文書を閲覧した受講時間を入力させる受講画面を提供する手段と、
   前記受講画面が入力を受け付けた情報を含む受講データを記憶する手段と、
   前記教育ワークフロータスクの承認者が前記実施者の受講状況を確認し、前記教育ワークフロータスクの完了を承認するための承認画面を提供する手段と、を備えるワーフロー管理システム。
2. 前記文書記憶部は、前記各文書のステータスを示すステータス情報をさらに記憶し、前記ステータスには文書が発行待ちであることが含まれる
   請求項１に記載の管理システム。
3. 複数の従業員をユーザとして当該ユーザに関する情報を記憶するユーザ情報記憶部であって、各ユーザについて所属するグループと職務上の位置を示すユーザランクとを記憶する前記ユーザ情報記憶部と、バージョンが異なり文書名が同一の複数の文書を含む複数の文書に関する情報を記憶する文書記憶部であって、各文書について当該文書についてユーザに与えられる複数のアクセス種別に設定されるアクセス権限と、各アクセス権限について当該アクセス権限が許可されるユーザランクと、当該文書に固有の識別情報であって文書の文書名を示す記号及びバージョンを示す記号を含む識別記号とを記憶する前記文書記憶部と、を備えたコンピュータが行うワークフロー管理方法であって、
   前記文書記憶部に記憶されている各文書における前記文書名及び前記バージョン並びに前記アクセス権限に係る情報に基づいて前記複数の文書の中から対象文書を選択する文書管理画面を提供するステップと、
   複数のユーザの中から実施者及び承認者を選択し、前記実施者に前記対象文書を受講させる教育ワークフロータスクの申請を行うための申請画面を提供するステップと、
   前記申請画面が入力を受け付けた情報含む教育ワークフロータスク情報を記憶するステップと、
   前記教育ワークフロータスクの実施者に、前記対象文書をダウンロードさせるとともに、前記対象文書を閲覧した受講時間を入力させる受講画面を提供するステップと、
   前記受講画面が入力を受け付けた情報を含む受講データを記憶するステップと、
   前記教育ワークフロータスクの承認者が前記実施者の受講状況を確認し、前記教育ワークフロータスクの完了を承認するための承認画面を提供するステップと、を備えるワーフロー管理方法。
4. 複数の従業員をユーザとして当該ユーザに関する情報を記憶するユーザ情報記憶部であって、各ユーザについて所属するグループと職務上の位置を示すユーザランクとを記憶する前記ユーザ情報記憶部と、バージョンが異なり文書名が同一の複数の文書を含む複数の文書に関する情報を記憶する文書記憶部であって、各文書について当該文書についてユーザに与えられる複数のアクセス種別に設定されるアクセス権限と、各アクセス権限について当該アクセス権限が許可されるユーザランクと、当該文書に固有の識別情報であって文書の文書名を示す記号及びバージョンを示す記号を含む識別記号とを記憶する前記文書記憶部と、を備えたコンピュータにワークフロー管理を行わせるためのコンピュータプログラムであって、
   前記文書記憶部に記憶されている各文書における前記文書名及び前記バージョン並びに前記アクセス権限に係る情報に基づいて前記複数の文書の中から対象文書を選択する文書管理画面を提供するステップと、
   複数のユーザの中から実施者及び承認者を選択し、前記実施者に前記対象文書を受講させる教育ワークフロータスクの申請を行うための申請画面を提供するステップと、
   前記申請画面が入力を受け付けた情報含む教育ワークフロータスク情報を記憶するステップと、
   前記教育ワークフロータスクの実施者に、前記対象文書をダウンロードさせるとともに、前記対象文書を閲覧した受講時間を入力させる受講画面を提供するステップと、
   前記受講画面が入力を受け付けた情報を含む受講データを記憶するステップと、
   前記教育ワークフロータスクの承認者が前記実施者の受講状況を確認し、前記教育ワークフロータスクの完了を承認するための承認画面を提供するステップと、を前記コンピュータに実行させるためのコンピュータプログラム。

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