JP4848450B2 - 複数の宛先アドレスに送信される電子メールの処理方法、コンピュータ・プログラム及び装置 - Google Patents
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Description
通常、ユーザは1日のうちに数通から数十通、多い場合には数百通の電子メールを送受信する。
ビジネスを円滑に進めるため、ユーザは受信した電子メールの重要度を迅速に判断する必要がある。
しかし、数多い電子メールの内容を逐一吟味するには相当の時間と労力を要する。
とりわけ、同報電子メールを受信したユーザにとって、受信したメールの重要度を判断することはより困難である。なぜならば、同報電子メールには、それぞれの宛先メール・アドレス向けのメッセージが複数存在し、それらメッセージが無秩序に配列されているのが常だからである。
例えば、複数の宛先に同報通信で送信する際に、メール本文中の所定の項目に対して当該項目を強調表示および/または不可視表示する宛先を指定することができる(段落0011)。
例えば、ユーザ自身宛のメッセージのみが、そのユーザの関心事であるとは限らない。時には、同僚や上司などの共同作業者宛のメッセージが当該ユーザにも有用である場合がある。
当該処理方法においては、複数の宛先アドレスの一つの第1の宛先アドレスと、他の宛先アドレスの少なくとも一つとの間の関連度を取得し、関連度に応じて、各々のコンテンツの表示属性が変更される。
より具体的には、当該ツリー構造は、個々の宛先アドレスに対応する個々のユーザが含まれるレポート・ツー・チェイン(report-to chain)に基づき構成されていても良い。
例えば、当該表示属性は、表示装置上におけるコンテンツの位置を指定するものであり、変更するステップは、当該関連度に応じて、当該第1の宛先アドレスに対応するコンテンツと、当該他の宛先アドレスに対応する各々のコンテンツの表示属性を変更しても良い。
或いは、当該表示属性は、表示装置上におけるコンテンツの色、輝度、点滅、修飾のうちの少なくとも一つであっても良い。
本発明のその他の特徴は、以下の発明を実施するための最良の形態の記載により明らかにされる。
まず始めに、本明細書及び請求の範囲を通じて使用される用語の説明を行う。
(1)ユニット: ネットワークに接続され得るあらゆるデバイスを含む。
例えば、ユニットには、サーバ・コンピュータ、ポータブル・コンピュータ、ディスプレイ、記憶装置、ファクシミリや複写機等の事務機、プリンタ等が含まれる。
ユニットは、コンピュータ・ソフトウェアによって実現された仮想的なユニットであっても良い。
上記した典型例に拘わらず、ユニットは必ずしも1つの筐体内に収められるものではなく、上記各ユニットの機能を果たす限り、ユニット内の諸機能は物理的に分散して配置されていても良い。
例えば、後述のメーラー・ソフトウェアは、典型的にはメール編集ユニット402の機能を実現するものであるが、加えてメール処理ユニット200の機能を併せ持っても良い。
更にユニットはコンピュータ・メモリ上に存在する、プログラムコード或いはその群を指す場合もあり得る。
本明細書では、電子メールの本文或いはその一部の意で用いられることもあるがこれに限られない。
コンテンツには例えば、文章、画像、動画ファイル、音声ファイル、表等が含まれる。
本明細書では、逐一記載しないが、各コンテンツはメールの各宛先人別に用意されたフィールド内に記憶されており、各コンテンツと各宛先アドレスの対応を、メール処理ユニット等の各ユニットが認識可能である。
本明細書ではまた、コンテンツの表示画面上での表示位置も表示属性に含める。
表示属性はどのような形で表現されても良い。電子メールに含まれるビット列の形式でも良いし、或いは、電子メール内でのコンテンツの配列順序が、それぞれのコンテンツの表示画面上での位置を表していても良い。
例えば、宛先アドレスAのユーザU1と、宛先アドレスBのユーザU2、宛先アドレスCのユーザU3が居り、ユーザU1とU2は同じ部署、U1とU3は別の部署に属している場合、宛先アドレスAとBの関連度は、宛先アドレスAとCの関連度より高いと定義することができる。
関連度の単位は何でも良い。無次元の量でも良い。
要するに、宛先アドレス間の関連度を比較できれば足りる。 しかし、関連度はこれに限られるものではなく、それぞれのユーザの関心事、取引実績等に応じて定義することも可能である。
ユーザは当該データベースにアクセスし、各々のデータを検索することが可能である。
ツリー構造は例えば、企業内の組織図(Report-tochainとも呼ばれる)を反映するものであって良いが、それには限られない。
ユーザはまた、既知の方法で、ツリー構造を辿ることにより、任意の2つのノードの間の距離を取得することができる。本明細書では、当該距離の逆数が宛先アドレス間の関連度となる。
本発明においては、メールの本文に含まれるコンテンツの表示属性、各々のコンテンツと、メールの宛先アドレスの対応、に関するデータが電子メールに含まれるよう拡張がなされていることが好ましい。
<各ユニットのハードウェア構成>
図1は、本発明の、メール編集ユニット402、メール処理ユニット200、関連度データベース300、メール受信ユニット406のハードウェア構成図である。
尚、下記の各構成要素は例示であり、全ての構成要素が本発明の必須構成要素となるわけではない。
各ユニットにはそれぞれの機能に応じて、適宜構成要素の一部が省略、追加され得る。
各ユニットは、CPU102、メモリ104、記憶装置106、入出力制御装置110、ユーザ・インターフェース114及びこれらを連結するバス108、並びに通信ポート112から構成される。
当該コンピュータ・プログラムのコードは、メモリ104にロードされることにより、CPU102により実行されても良いし、記憶装置106に格納されたまま、CPU102により実行されても良い。
何れの場合にもメモリ104は一時記憶メモリとしても用いられ得る。
ユーザ・インターフェース114は、各ユニットの動作状態の表示、動作モードの入力などに用いられる。
各ユニット内で動作するオペレーティング・システムは必須ではないが、Windows XP(R)、AIX(R)、Linux(R)など、標準でグラフィック・ユーザーインターフェース・マルチウインドウ環境をサポートするもの或いは、μiTRONのような他のオペレーティング・システムでも良い。
本発明は特定のオペレーティング・システム環境には限定されない。
<メール処理ユニット200>
図2は、メール処理ユニット200の機能ブロック構成図である。
メール処理ユニット200は、メール受信部202、宛先アドレス収集部204、関連度取得部206、表示属性変更部208及びメール送信部210を含む。
尚、以下では説明の便宜上、メールその他の情報が各構成部の間で送受されるものとするが、情報がメモリ104等に記憶されたまま、そのアクセス権やポインタが各部間で受け渡しされるようにしても良いことは当業者に理解できるであろう。
編集ユニット402からメール送信の命令とともに、メールを受信した場合には、当該メールを宛先アドレス収集部204に送信する。
編集ユニット402からメール表示命令とともに、メールを受信した場合には、当該メールを関連度取得部206に送信する。
次に宛先アドレス収集部204は、受信したメールに含まれる宛先アドレスの一つを選択し、選択された宛先アドレスと、メールを関連度取得部206に送信する。
ここで選択された宛先アドレスが、当該メールの送信先となる。
宛先が複数存在する場合には、宛先アドレス収集部204は、上記の動作を繰り返し、その結果として、各々の宛先アドレスにそれぞれ1通のメールが送信される。
メール編集ユニット402から特に指定されない場合には、関連度取得部206は、予め定められた外部データベース、例えば後述の関連度データ・ベース300を参照し、関連度を取得する。
選択された宛先アドレスが、Tadaのものであり、他の宛先アドレスがTanakaのものである場合、双方ともNakamuraの配下の社員のアドレスであることから、距離は2と計算される(図3)。
Nakamuraの宛先アドレスとTadaの宛先アドレスの距離は1である。
距離が小さい程関連度は大きい。
表示属性変更部は、個々の関連度に基づいて、メールに含まれる、各宛先アドレスに対応するコンテンツの属性を変更する。
例えば、選択された宛先アドレスがTadaであり、他の宛先としてNakamura、Takahashi、Tanakaがメールに含まれている場合、まず、Tadaに対するコンテンツをメール本文の先頭に配置するよう、コンテンツの表示属性を変更する。
続いて、Tanakaのコンテンツを次位に配置し、Tadaとは最も関連度の小さいTakahashiのコンテンツをTadaのコンテンツから最遠部に配置する。
或いは、表示属性として色や、濃淡が選ばれても良く、Tadaのコンテンツと、その他の宛先アドレスの関連度が認知できるような態様で表示されるように、各コンテンツの表示属性が変更されても良い。
メール送信部210は、選択された宛先アドレスに、メールを送信する。
尚、メール受信部202が、編集ユニット402からメール表示命令を受けている場合には、メール送信部210は、編集ユニット402にメールを送り返す。
図3は、関連度データベース300の構成概念図である。
関連度データベース300には、例えば、会社の組織図(Report-to chainとも呼ぶ)に対応する木構造が記憶されていても良い。
ノードには、社員の所属組織302、304、306、308、社員名及び宛先メール・アドレス310、312、314、316、318、320が記憶されており、外部からのアクセス者がこれら情報を検索可能なようにデータベースが構成されている。
宛先アドレスの関連度は、上述の通り、当該データベース内の各ノード間の距離に基づいて得ることができる。
メール編集ユニット402は(図4)、ユーザの入力に従い、メールを編集する。
メールの編集には、宛先アドレスの入力、宛先アドレスに対応するコンテンツの入力等が含まれる。メール編集ユニット402は、典型的にはパーソナル・コンピュータに導入されたメーラー・ソフトウェアにより実現されるが、本実施例においては一部機能が拡張されている。
拡張機能の詳細は、“D 動作のアウトライン”の項で明らかになろう。
各ユニットの動作の詳細は以上の通りであるが、ここで、図4乃至図22を用いて、これらユニットの連携動作の全容を俯瞰しておく。
図4は、本発明によるメール処理方法が適用され得る例示のネットワーク・システム400のブロック構成図である。
当該ネットワーク・システム400は、メール編集ユニット402、メール処理ユニット200、関連度データベース300、メール・サーバ404、メール受信ユニット406を含む。
メール・サーバ404は、メール処理ユニット200から受信したメールを、指定の宛先アドレスに送信する。
図5は、ネットワーク・システム400内の各ユニットの連携動作のフロー・チャートである。
まず、メール編集ユニット402が、ユーザの入力に従い、メールを編集する(ステップ504)。
メール編集の詳細は後述する。
次にメール編集ユニット402は、ユーザのメール送信操作に応じて、編集後のメールを、メール処理ユニット200に送信する(ステップ506)。
メール送信命令の場合には(ステップ506 Y)、メール受信部204がメールを受信し(ステップ508)、宛先アドレス収集部204に送信する(ステップ510)。
宛先アドレス収集部204は、まず、宛先アドレスの一つを選択する(ステップ511)。
以後、この選択された宛先アドレスが、当該メールの送信先になる。
当該選択された宛先アドレスに対応するコンテンツには所定の表示属性が付与されることが好ましい(ステップ512)。例えば、当該コンテンツは、メール本文中の最上位に表示されるようにしても良いし、指定の色で表示するようにしても良い。
得られた各関連度とメールは、表示属性変更部208に送信される。
表示属性変更部208は、メールのコンテンツの表示属性を変更する(ステップ516)。
変更されたメールは、選択されたアドレスとともに、メール送信部210に送信される。
メール送信部210は、メールをメール・サーバ404に送信する(ステップ518)。
メール・サーバ404は、宛先アドレスのメール受信ユニット406にメールを送信する。
こうして、全ての宛先アドレスについて、メールを作成し、メールのコンテンツの表示属性変更を必要に応じて行い、それぞれの宛先に送信が終ると(ステップ522 Y)、処理は終了する(ステップ530)。
当該選択されたアドレスと、他のアドレスの関連度が取得され(514)、個々の関連度に応じてメールのコンテンツの表示属性が変更される(518)。
次にメール送信部210は、変更されたメールを、メール編集ユニット402に返信し、当該メールはメール編集ユニットの表示装置に表示される(528)。
以下では、ユーザー・インターフェースに焦点をあて、これらユニットの動作を説明する。
図6乃至図10は、メール編集ユニット402の表示装置に表示される画面の概略図である。
ユーザが宛先アドレス・ボックス602に、宛先アドレス310を入力すると、メール編集ユニット402は、コンテンツ・ボックス604を表示するとともに、宛先アドレスに対応する名称620と、テキスト入力用カーソル680を、コンテンツ・ボックス604内に表示する(図6)。
メールアドレスと310と、名称620の対応は、メール編集ユニット402が、関連度データベース300にアクセスすることによって取得しても良い。
ユーザは、コンテンツ・ボックス604内に、宛先アドレス310に向けたメッセージ622を入力可能である(図7)。
ユーザは、新しいコンテンツ・ボックス606に、別の宛先アドレス316に向けたメッセージを入力可能である(図9)。
ユーザーは、以上の動作を繰り返し、各宛先アドレス別のメッセージを、それぞれのコンテンツ・ボックス604、606、608、610に入力する(図10)。
尚、メール編集ユニット402は、それぞれのコンテンツ・ボックスがどの宛先アドレスに対応するかが判別できるように、宛先表示ボックス612、614、616、618を表示しても良い(図10)。
このメールが、メール編集ユニット402から、メール処理ユニット200、メール・サーバ404を経て、メール受信ユニット406に送信される場合、上述の通り、メール処理ユニット200により、宛先アドレス相互の関連度に応じて、コンテンツの表示属性(本実施例の場合には表示位置)が変更される。
この場合、メールの受信人はItohであるものとする。
図5のステップ511の処理により、Itoh宛のコンテンツ628、629は最上位に表示される。
ItohとTakahashi及びSuzukiの距離は1であり、ItohとTanakaの距離は4であることから(図3)、メール本文中には、Itohのアドレスとの関連度に応じ、順次Takahashi、Suzuki、Tanakaに対応するコンテンツが表示される。
図12は、メール受信ユニット406の表示装置に表示される別の画面の概略図である。
この例では、メールの受信人と別の宛先人の関連度は、コンテンツの表示態様の相違により表されている。
受信人たるItoh宛のコンテンツ628、629が最も太い文字で表示される。
Itohとの距離が1であるTakahashiとSuzuki宛のコンテンツ620、622、626、627は次に太い文字で表示される。
Itohとの距離が4であるTanaka宛のコンテンツ624、625は通常文字で表示される。
図13は、メール編集ユニット402が表示装置上に表示する、全ての宛先人へのコンテンツを含むメールの内容の概略図である。
この場合、メール処理ユニット200は、ステップ512(図5)において、全ての宛先人へのコンテンツの有無を判断し、それがメールに含まれている場合には所定の表示属性を付与するように拡張される。例えば、メール処理ユニット200は、当該コンテンツがメール本文の最上位に表示されるように、当該コンテンツの表示属性を変更する。
ユーザは、メッセージ692を当該コンテンツ・ボックス660内に入力する。
宛先表示ボックス696には、Notify ALLメッセージであることがユーザに判別できるようアスタリスクが表示されても良い。
更に、ユーザは、例えば、Suzuki、Tanaka宛のメッセージ650、652、654、656を入力可能である。
参考情報を入力するには、メール編集ユニット402において、ユーザーはFor YourInformationメニュー(不図示)を選択する。宛先表示ボックス697は空欄でも良い。
当該メールはItohが受信したものとする。
まず最初に、Notify ALLメニューを経て入力されたコンテンツ690、692が冒頭に表示される。
受取人たるItohに対するコンテンツは含まれていないので、以下、Itohとの距離に応じて、Suzuki650、652、Tanaka654、656宛のコンテンツが表示され、最後にFor Your Informationメニューを経て入力されたコンテンツ694、695が表示される。
図15は、メール編集ユニット402の表示画面に表示された、別のメールの内容の概略図である。
上述の通り、メール編集ユニット402のユーザは、Takahashi、Tanaka、Suzuki、Itohの宛先アドレスを、宛先アドレス・ボックス602に入力し、対応するコンテンツ・ボックス604、606、608、610にメッセージを入力する。
プレビューとは、ユーザにより選択された宛先アドレスに、メール編集ユニット402が編集中のメールが送信された場合の、受信人側の表示装置上に表示されるメールの内容である。
図16は、メール編集ユニット402の表示装置に表示された、更に別のメールの内容の概略図である。
この例では、メール編集ユニット402において、ユーザは、複数の宛先アドレスに同時に宛てるコンテンツ1608を入力することも可能である。
ユーザは、宛先アドレス・ボックス602内の複数の宛先アドレスをマウスで選択し、マウスの右クリックにより複数宛先コンテンツメニューを選ぶことなどにより、コンテンツ1608を入力することができよう。
図17は、メール受信ユニット406の表示装置に表示された、図16に示されるメールの内容の概略図である。
当該メールをItohが、メール受信ユニットニット406で受信したものとすると、上述の通り、まず先頭にはItoh宛のコンテンツ1602が表示される。
ここで、メール処理ユニット200は、処理ステップ512において、選択された宛先アドレス(ステップ512)に対応付けられた全てのコンテンツに、所定の表示属性を付与するよう拡張されている。例えば、Itohを宛先の一つに含むコンテンツ1608をItoh単独宛のコンテンツ1602に次ぐ優先順位で表示させても良い。
図18は、メール編集ユニット402の表示装置に表示された、表を含むメールの内容の概略図である。
当該メールには、文章1808の他に、表1820が含まれる。
この例では、メール処理ユニット200は、ステップ514(図5)において、メールの宛先アドレスと、コンテンツ1820内に含まれている宛先アドレスとの距離に基づいて、コンテンツ1820に含まれるサブコンテンツ(表の各行)の表示属性を変更するように拡張されている。
図19は、メール受信ユニット406の表示装置に表示された、表を含むメールの内容の概略図である。
当該メールをNakamuraが受信したものとする。NakamuraとTanaka、Tadaの距離はそれぞれ1であり、これら宛先アドレスの関連度は高く、表の上位行に表示されるよう、Tanaka、Tadaに対応する行の表示属性が変更されている。
図20は、図19に示されるメールが転送されたときに、メール受信ユニット406の表示装置に表示されるメールの内容の概略図である。
図19に示されるメールを、Nakamuraが配下のTanakaとTadaに転送し、Tadaが受け取ったものとする。
拡張されたメール処理ユニット200により、Tadaとの距離が2であるTanaka宛のコンテンツがTadaに近接して表示されるように、表示属性(この場合には表内での位置)が変更されている。
図21は、メール編集ユニット402の表示装置に表示される、別の表を含んだメールの内容の概略図である。
この例では、所属長2102欄が追加されている。
送信人IT Securityは、メール処理ユニット200が、どの欄の情報を優先し、コンテンツの表示属性を変更するかを指定することができる。
図22は、メール編集ユニット402の表示装置に表示される、優先度指定用メニュー2200の概略図である。
この例では、所属長、担当者の順に優先されるべき旨指定されている。
メール処理ユニット200は、ステップ510乃至522において、指定された優先度順に宛先アドレスと、その他アドレス及び所属長名の距離を、関連度データベース300から取得し、各々のコンテンツの表示属性を変更するよう拡張される。
尚、メール処理ユニット200は、所属長欄にKanji Characterなど別の表現形式で所属長が記載されていても、関連度データ・ベース内を検索し、上記関連度の取得ができるように拡張されていても良い。
メール処理ユニットは、メールサーバ404とメール受信ユニット406の間に介在し、メール編集ユニット402から送信されたメールの表示属性が受信者側で変更されるようにしても良い。
202 メール受信部
204 宛先アドレス収集部
206 関連度取得部
208 表示属性変更部
210 メール送信部
300 関連度データベース
402 メール編集ユニット
406 メール受信ユニット
Claims (11)
- 電子メールの処理方法において、前記電子メールは、複数の宛先アドレスと、前記各々の宛先アドレスに対応する各々のコンテンツと、前記各々のコンテンツを表示装置上に表示するための各々の表示属性とを含み、前記電子メールの処理方法は:
前記複数の宛先アドレスの一つの第1の宛先アドレスと、他の宛先アドレスの少なくとも一つとの間の関連度を取得し、
前記関連度に応じて、前記各々のコンテンツの表示属性を変更する、
ことを特徴とする、前記電子メールの処理方法。 - 請求項1に記載の前記電子メールの処理方法において、前記関連度を取得するステップは、
宛先アドレス・ディレクトリ・ユニットであって、前記宛先アドレスをノードとするツリー構造を記憶する、前記宛先アドレス・ディレクトリ・ユニットにアクセスし、
前記第1の宛先アドレスと、前記他の宛先アドレスの距離に基づいて関連度を求める、
ことを特徴とする、前記電子メールの処理方法。 - 請求項2に記載の前記電子メールの処理方法において、前記ツリー構造は、前記個々の宛先アドレスに対応する個々のユーザが含まれるレポート・ツー・チェイン(report-to chain)に基づき構成されていることを特徴とする、前記電子メールの処理方法。
- 請求項1に記載の電子メールの処理方法において、前記表示属性は、前記表示装置上におけるコンテンツの位置を指定し、前記変更するステップは、
前記関連度に応じて、前記第1の宛先アドレスに対応するコンテンツと、前記他の宛先アドレスに対応する各々のコンテンツの表示属性を変更する、
ことを特徴とする、前記電子メールの処理方法。 - 請求項4に記載の電子メールの処理方法において、前記変更するステップは、前記第1の宛先アドレスと関連度の高い他の宛先アドレスに対応するコンテンツほど、前記第1の宛先アドレスに対応するコンテンツに近い位置になるように前記表示属性を変更する、前記電子メールの処理方法。
- 請求項1に記載の電子メールの処理方法において、前記表示属性は、前記表示装置上における前記コンテンツの色、輝度、点滅、修飾のうちの少なくとも一つであるであることを特徴とする、前記電子メールの処理方法。
- 請求項1に記載の電子メールの処理方法において、更に、前記第1の宛先アドレス宛に、前記表示属性が変更された前記電子メールを送信するステップを含む、前記電子メールの処理方法。
- 請求項1に記載の電子メールの処理方法において、更に、前記変更された電子メールを表示装置上に表示するステップを含む、前記電子メールの処理方法。
- 請求項1に記載の電子メールの処理方法において、前記電子メールは、全ての宛先アドレスに対応するコンテンツであって、前記関連度に関わらず、予め定められた表示装置上の位置に表示されることを特徴とする、前記電子メールの処理方法。
- 電子メールを処理するためのコンピュータ・プログラムであって、前記電子メールは、複数の宛先アドレスと、前記各々の宛先アドレスに対応する各々のコンテンツと、前記各々のコンテンツを表示装置上に表示するための各々の表示属性とを含み、前記コンピュータ・プログラムはコンピュータを、
前記複数の宛先アドレスの一つの第1の宛先アドレスと、他の宛先アドレスの少なくとも一つとの間の関連度を取得する手段と、
前記関連度に応じて、前記各々のコンテンツの表示属性を変更する手段、
として動作させることを特徴とする、前記コンピュータ・プログラム。 - 電子メールを処理するための装置であって、前記電子メールは、複数の宛先アドレスと、前記各々の宛先アドレスに対応する各々のコンテンツと、前記各々のコンテンツを表示装置上に表示するための各々の表示属性とを含み、前記装置は、
前記複数の宛先アドレスの一つの第1の宛先アドレスと、他の宛先アドレスの少なくとも一つとの間の関連度を取得する手段と、
前記関連度に応じて、前記各々のコンテンツの表示属性を変更する手段、
とを含むことを特徴とする、前記装置。
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