JP4830576B2 - 情報処理装置、データ管理方法、プログラム - Google Patents

Description

本発明は、情報処理装置にかかり、特に、データ管理を行う情報処理装置に関する。

従来より、ユーザ名とパスワードによるファイルサーバや文書管理システムサーバ、ローカルマシンへの認証方法は数多く存在している。しかし、ファイル管理は、ファイル作成者やファイルシステム管理者に委ねられており、ファイル削除を怠ることにより、機密文書であっても必要以上の期間保持されることがあった。そのため、上記認証方法を取り入れている場合であっても、万が一、ファイルサーバ、文書管理システムサーバへ不正アクセスされた場合、機密文書にもアクセスできてしまい、情報漏洩の問題があった。同様に、ローカルマシンに保存されているファイルについても、ローカルマシンへ不正アクセスされた場合、機密文書にもアクセスできてしまう、という問題があった。

そして、現在では、ファイルごとの有効期限やアクセス制限の設定を行うことは実現されているものの、ファイルが複製された場合などにはアクセス管理が煩雑になってしまう、という問題が生じる。さらには、ファイルが改竄された場合に不正アクセスされる可能性がある、という問題があった。

一方で、下記特許文献１には、ファイルサーバのディスク容量が不足することを防止すべく、ユーザが保存期間をキーにファイルを検索し、ユーザが指定した操作に応じて、検索されたファイルの削除やバックアップを行う、という技術が開示されている。また、特許文献２には、同様に、設定された保存期間が過ぎるとデータを自動的に削除するシステムが開示されている。

特開２００１−１６００５２号公報 特開２００２−２５１３０４号公報

しかしながら、上記特許文献に開示されている技術は、いずれもデータ容量削減のための技術であり、機密データが記憶されたコンピュータに第三者による不正アクセスがなされた場合に、いかにして情報漏洩を防ぐか、という点については考慮されていない。例えば、コンピュータへのログインに対するセキュリティ対策がなされていても、個々のファイルに対するセキュリティが万全ではない。つまり、上記特許文献１では、ユーザによる削除処理が実行されなければデータは削除されないため、データの機密性が損なわれている。そして、特許文献２では、常にサーバにて保存期間の監視が実行され続けなければならず、サーバ処理負担が増大する、という問題が生じており、さらには、保存期間の監視処理の間隔によっては、不正アクセスには対応できない場合が生じる、という問題がある。

このため、本発明では、上記従来例に有する不都合を改善し、特に、データ管理する情報処理装置の処理負担を軽減しつつ、データ流出を防止し、セキュリティの高いデータ管理が可能な情報処理装置を提供することをその目的とする。

そこで、本発明の一形態である情報処理装置は、
所定の記憶手段に記憶されたデータファイルを管理する情報処理装置であって、
データファイルの保存期間を設定する保存期間設定手段と、
データファイルに対するアクセス時に当該データファイルに設定された保存期間内であるか否かを調べるアクセス監視手段と、
アクセス監視手段にて保存期間外であると判断されたデータファイルを記憶手段から削除するデータファイル削除手段と、
を備えたことを特徴としている。

上記発明によると、データファイルに対するアクセスがあったときにのみ、当該データファイルに設定されている保存期間が調べられ、その保存期間が経過しているなど保存期間外である場合にデータファイルが削除される。従って、ユーザやサーバにて保存期間を監視する必要が無く、アクセスがあったときにだけ保存期間外であるデータファイルが自動的に削除されるため、情報処理装置の処理負担を軽減しつつ、データの機密性を確保することができる。

そして、アクセス監視手段は、データファイルに所定のアクセス制限が設定されている場合に、このアクセス制限設定に基づいてデータファイルに対するアクセス可否を判断し、アクセス可と判断されたデータファイルに設定された保存期間内であるか否かを調べる、ことを特徴としている。

さらに、データファイルにアクセス可能なユーザを特定するアクセス権限設定を行うアクセス権限設定手段を備えると共に、
アクセス監視手段は、データファイルに対するアクセス時にアクセス権限の認証を行い、当該認証が成功してアクセス可と判断されたデータファイルに設定された保存期間内であるか否かを調べる、
ことを特徴としている。

これにより、まず、データファイルへのアクセスに対しては、例えば、読取専用や複製禁止、さらには、アクセス権限設定などのアクセス制限によって、データの改竄や漏洩が防止され、セキュリティが確保される。そして、万が一、不正なアクセスが許可された場合であっても、データファイルに設定されている保存期間が調べられ、保存期間外であるデータファイルを削除する。従って、データの漏洩がなされるような可能性のある処理を検出したときにのみ、保存期間外となったデータファイルの削除処理を実行でき、情報処理装置の処理負担をより軽減しつつ、データファイルの漏洩を防止し、セキュリティの向上を図ることができる。

また、データファイル削除手段は、削除されるデータファイルを当該データファイルが記憶されている記憶手段とは異なる他の記憶手段に保存する、ことを特徴としている。このとき、他の記憶手段は、情報処理装置に着脱可能な外部記憶装置である、ことを特徴としている。これにより、データファイルの削除前にかかるデータのバックアップを取ることができ、データの消失を防止することができる。

また、データファイルが記憶されている記憶手段は、情報処理装置にネットワークを介して接続されている、ことを特徴としている。これにより、ローカルマシンに記憶されているデータファイルであっても一元管理することができ、データ管理が容易となる。

また、本発明の他の形態であるプログラムは、
所定の記憶手段に記憶されたデータファイルを管理する情報処理装置に、
データファイルの保存期間を設定する保存期間設定手段と、
データファイルに対するアクセス時に当該データファイルに設定された保存期間内であるか否かを調べるアクセス監視手段と、
アクセス監視手段にて保存期間外であると判断されたデータファイルを記憶手段から削除するデータファイル削除手段と、
を実現させる、ことを特徴としている。

さらに、本発明の他の形態であるデータ管理方法は、
情報処理装置にて所定の記憶手段に記憶されたデータファイルを管理する方法であって、
データファイルの保存期間を設定する保存期間設定工程と、
データファイルに対するアクセス時に当該データファイルに設定された保存期間内であるか否かを調べるアクセス監視工程と、
アクセス監視工程にて保存期間外であると判断されたデータファイルを記憶手段から削除するデータファイル削除工程と、
を有することを特徴としている。

そして、アクセス監視工程は、データファイルに所定のアクセス制限が設定されている場合に、このアクセス制限設定に基づいてデータファイルに対するアクセス可否を判断し、アクセス可と判断されたデータファイルに設定された保存期間内であるか否かを調べる、ことを特徴としている。

また、アクセス監視工程の前に、データファイルにアクセス可能なユーザを特定するアクセス権限設定を行うアクセス権限設定工程を有すると共に、
アクセス監視工程は、データファイルに対するアクセス時にアクセス権限の認証を行い、当該認証が成功してアクセス可と判断されたデータファイルに設定された保存期間内であるか否かを調べる、
ことを特徴としている。

さらに、データファイル削除工程は、削除されるデータファイルを当該データファイルが記憶されている記憶手段とは異なる他の記憶手段に保存する、ことを特徴としている。

上記構成のプログラムやデータ管理方法であっても、上述した情報処理装置と同様の作用を有するため、上記本発明の目的を達成することができる。

本発明は、以上のように構成され機能するので、これによると、データファイルに対するアクセスがあったときにのみ、当該データファイルに設定されている保存期間が調べられ、保存期間外であるデータファイルが削除されることから、仮に不正なアクセスがあった場合であってもデータの漏洩を防止することができる。従って、情報処理装置の処理負担を軽減しつつ、データの機密性を確保することができる、という従来にない優れた効果を有する。

本発明は、データファイルに保存期間を設定し、かかる保存期間外にアクセスがあると、サーバ上から削除されることで、万が一、ファイルサーバに不正アクセスされた場合でも、機密文書など重要ファイルの流出被害を食い止める、という技術である。以下、実施例にて、その構成及び動作を説明する。

本発明の第１の実施例を、図１乃至図６を参照して説明する。図１乃至図４は、ファイルサーバの構成を示すブロック図であり、図５乃至図６は、動作を示すフローチャートである。

［構成］
本実施例におけるファイルサーバ１は、記憶装置に記憶されたデータファイルを管理する情報処理装置である。そして、特に、サーバ１自身の記憶装置１Ｂに記憶されているデータファイルの他に、当該ファイルサーバ１に接続されたローカルサーバ（他の情報処理装置）に記憶されているデータファイルの管理を行う機能を有する。以下、ファイルサーバ１の構成について詳述する。

図１に示すように、ファイルサーバ１は、ＣＰＵなどの演算装置１Ａと、ハードディスクなどの記憶装置１Ｂと、を備えた一般的なサーバコンピュータであり、ネットワークを介してユーザが操作するクライアント端末４に接続されている。また、ローカルサーバ２にもＬＡＮやインターネットなどのネットワークを介して接続されている。さらに、このファイルサーバ１には、外付けのハードディスクドライブやＤＶＤドライブなどの外部記憶装置３が接続されている。

そして、ファイルサーバ１には、図２に示すようなファイル保存プログラムＰ１と、ファイルアクセス制御プログラムＰ２と、が組み込まれている。これらプログラムＰ１，Ｐ２が起動されることで、図１に示すよう演算装置１Ａには、ファイル保存処理部１１（アクセス権限設定手段、保存期間設定手段）と、ファイルアクセス処理部１２（アクセス監視手段）と、ファイル削除・バックアップ処理部１３（データファイル削除手段）と、が構築されている。また、記憶装置１Ｂには、ユーザ情報管理データベース（ＤＢ）１４と、ファイルアクセス管理データベース（ＤＢ）１５と、データファイル記憶部１６と、が形成されている。以下、上記各プログラムＰ１，Ｐ２にて構築された各処理部１１〜１３の機能について、図３乃至図４を参照してさらに詳述する。なお、図２は、ユーザによるデータファイルへのアクセス動作を示しており、動作説明時に詳述する。

ここで、後述するように、ファイルサーバ１によって管理され、ユーザによって登録されたりアクセスされる対象となるデータファイルは、例えば、機密文書Ｄ１，Ｄ２である。そして、これら機密文書Ｄ１，Ｄ２は、ファイルサーバ１上のデータファイル記憶部１６に記憶されているデータファイルと、ローカルサーバ２上のデータファイル記憶部２１に保存されているデータファイルと、を指す。ただし、ファイルサーバ１は、ファイルアクセス管理データベース１５にファイル保存先を保持しているため、ユーザは、後述する機密文書の登録時及びアクセス時に、該当文書の保存先がファイルサーバ１か、あるいは、ローカルサーバ２かを意識することなく利用することができる。

そして、まず、ファイル保存プログラムＰ１は、図３に示すように、機密文書登録時に、ユーザがファイルサーバ１に予め組み込まれているファイルアクセス画面４Ａを立ち上げて「ファイル保存」を選択することで、起動される。これによって演算装置１Ａに構築された上記ファイル保存処理部１１により、図３に示すファイルアクセス情報登録処理１１ａと、ファイル有効期限登録処理１１ｂと、ファイル保存処理１１ｃと、が実行される。

具体的に、まず、ファイルアクセス情報登録処理１１ａは、機密文書のアクセスを許可するユーザ（ＩＤやパスワードなど）とアクセス内容（読取専用、フルアクセスなど）とを設定し、設定内容は、ユーザ情報管理データベース１４に登録される。また、ファイル有効期限登録処理１１ｂでは、機密文書の保存期限つまり有効期限を設定し、設定内容は、ファイルアクセス管理データベース１５に登録される。このとき、情報漏洩防衛のため、運用として、有効期限は最短日数を設定することが望ましい。また、有効期限は、登録時からある日時までの期間であってもよく、あるいは、ある日時からさらに別の日時までの期間であってもよい。これにより、機密文書にアクセス制限が付与され、有効期限が設定され、後述するファイルアクセス時には、これらの情報をもとにユーザ認証チェック、ファイル有効期限チェックが行われることになる。そして、ファイル保存処理１１ｃで、上記アクセス制限や有効期限が設定された機密文書Ｄ１が、ファイルサーバ１あるいはローカルサーバ２のデータファイル記憶部１６，２１に保存される。なお、かかる設定は、予めデータファイル記憶部１６，２１に記憶されている機密文書に対して行われてもよい。

次に、ファイルアクセス制御プログラムＰ２は、図４に示すように、機密文書アクセス時に、ユーザがクライアント端末４にて、ファイルサーバ１に予め組み込まれているファイルアクセス画面４Ａを立ち上げて「ファイル保存」を選択することで、起動される。そして、これによって演算装置１Ａに構築された上記ファイルアクセス処理部１２にて、図４に示すユーザ認証チェック処理１２ａと、ファイル有効期限チェック処理１２ｂと、ファイルアクセス処理１２ｃと、が実行される。また、ファイルアクセス制御プログラムＰ２が実行されることで、演算装置１Ａには上記ファイル削除・バックアップ処理部１３が構築されるが、これによって図４に示す外部媒体バックアップ処理１３ａと、ファイル削除処理１３ｂと、が実行される。

具体的に、まず、ユーザ認証チェック処理１２ａは、ユーザがアクセスを希望する機密文書に対するアクセス認証チェックを行う。例えば、ファイルサーバ１へのログイン時に行われている方法と同様に、ログイン時に入力された情報とユーザ情報管理データベース１４とのマッチングにより認証を行う。そして、この時点で認証が失敗したユーザに対しては、機密文書へのアクセスを拒否する。一方、認証が成功した場合には、ファイル有効期限チェック処理１２ｂを行う。このとき、実際にはアクセス制限がなされている機密文書に対する不正アクセスや、アクセス権限を有しないようなユーザによる不正アクセスが、何らかの要因で許可されてしまった場合も含むこととする。

ファイル有効期限チェック処理１２ｂでは、ファイル名、ファイル保存先、ファイル作成年月日、ファイル有効期限年月日を管理しているファイルアクセス管理データベース２７を参照し、アクセスする機密文書が有効期限内か否か、つまり、設定した保存期間を経過しているか否かを判断する。有効期限内であればファイルアクセスを許可し、ファイルアクセス処理１２ｃにより、機密文書Ｄ１に対するアクセスが可能となる。一方、有効期限外であれば、ファイルアクセスを禁止し、ファイル削除処理１３ｂにより、該当ファイルを削除し、機密文書Ｄ２にはアクセスができなくなる。また、この時、外部媒体バックアップ処理１３ａにより、削除対象の機密文書を外部記憶装置３の記憶媒体にバックアップを行う。

［動作］
次に、上記構成のファイルサーバ１の動作を、上述した図２乃至図４、及び、図５乃至図６のフローチャートを参照して説明する。

まず、図３及び図５を参照して、機密文書登録時の動作を説明する。ここでは、ユーザがアクセス権限を有する機密文書Ｄ１，Ｄ２を登録する場合を説明する。

はじめに、ユーザが機密文書を作成後、クライアント端末４にてファイルサーバ１にアクセスし、ファイルアクセス画面４Ａを立ち上げ（ステップＳ１）、「ファイル保存」を選択する（ステップＳ２）。すると、ファイル保存プログラムＰ１が起動し、ファイルアクセス情報登録処理１１ａが実行され、これに応じてユーザは、アクセス権限やアクセス内容の設定などのアクセス制限設定を行う（ステップＳ３、アクセス権限設定工程）。このとき、アクセス制限設定情報は、ユーザ情報管理データベース１４に登録される。続いて、ファイル有効期限登録処理１１ｂが実行され、これに応じてユーザは、機密文書Ｄ１の有効期限つまり保存期間の設定を行う（ステップＳ４、保存期間設定工程）。このとき、有効期限情報は、ファイルアクセス管理データベース１５に登録される。

その後、上述したように、アクセス制限と有効期限が設定された機密文書Ｄ１が、ファイルサーバ１あるいはローカルサーバ２に記憶される（ステップＳ５）。同様に、他の機密文書Ｄ２も登録される。このとき、機密文書Ｄ１とＤ２は、有効期限が異なっていることとする。

続いて、ファイルサーバ１やローカルサーバ２に登録されている機密文書Ｄ１，Ｄ２にアクセスする場合の動作を、図２、図４、図６を参照して説明する。

まず、ユーザＵ１が機密文書Ｄ１，Ｄ２にアクセスする場合には、クライアント端末４にてファイルサーバ１にアクセスし、ファイルアクセス画面４Ａを立ち上げ（ステップＳ１１）、かかる画面上で「ファイルアクセス」を選択する（ステップＳ１２）。

そして、ユーザがアクセスを希望する機密文書Ｄ１を選択すると（ステップＳ１３）、ユーザ認証が行われる（ステップＳ１４、アクセス監視工程）。ユーザ認証は、ユーザＵ１から入力されたＩＤやパスワードなどの情報と、ユーザ情報管理データベース１４に登録されている情報とに基づいて行われ、認証が失敗すると、再度ユーザ認証を行い、一定回数のリトライ後もＮＧであった場合に（ステップＳ１４にてＮＧに進む）、ファイルへのアクセスを切断する。これによって、アクセス権限を有しないユーザからの機密文書Ｄ１へのアクセスを防止でき、セキュリティを確保することができる。

一方、ステップＳ１４におけるユーザ認証がＯＫであった場合、ファイルアクセス管理データベース１５を参照して、選択された機密文書Ｄ１のファイル有効期限チェックが行われる（ステップＳ１５、アクセス監視工程）。このとき、有効期限内の場合には（ステップＳ１５にてＯＫに進む）、ユーザにファイルアクセス許可を付与し、ユーザＵ１は機密文書Ｄ１にアクセスすることができる（図２の矢印Ｙ１参照）。これに対し、有効期限外である場合には（ステップＳ１５にてＮＧに進む）、ユーザＵ１へのファイルアクセスを禁止し（ステップＳ１７）、同時に、ファイルが削除される（ステップＳ１８、データファイル削除工程）。このとき、削除対象文書のバックアップも行われる（ステップＳ１９）。例えば、機密文書Ｄ２が有効期限外である場合には、図２に示すように、ユーザＵ２は、機密文書Ｄ２にアクセスできず（矢印Ｙ２，Ｙ３参照）、当該機密文書Ｄ２は削除される。

従って、上記では、機密文書Ｄ２にアクセス権限を有するユーザＵ１によるアクセス動作を説明したが、アクセス権限を有しないユーザからのアクセスである場合には、何らかの要因でユーザ認証が成功してしまった場合であっても、有効期限外である機密文書は削除されてしまうため、データ漏洩を防止することができる。このとき、かかる削除処理は、ユーザからのアクセスがあったときにのみ実行されるため、より効果的にデータ漏洩を防止しつつ、ファイルサーバの処理負担を軽減することができる。

また、仮に正当なアクセス権限を有するユーザによるアクセス時に、有効期限の経過によって機密文書が削除されてしまった場合であっても、外部記憶装置に自動的にバックアップされるため、データの消失を防止することができる。

さらには、ファイルサーバ１にて、他のコンピュータに格納されているデータファイルも一元管理しているため、データ管理が容易となる。

本発明は、データファイルを記憶し、ユーザからのアクセスを管理するファイルサーバに利用することができ、産業上の利用可能性を有する。

ファイルサーバの構成を示す機能ブロック図である。 ファイルサーバの構成及び動作を示す説明図である。 ファイルサーバの構成及び動作を示す説明図である。 ファイルサーバの構成及び動作を示す説明図である。 ファイルサーバによるデータファイル登録時の動作を示すフローチャートである。 ファイルサーバによるデータファイルアクセス時の動作を示すフローチャートである。

符号の説明

１ ファイルサーバ
２ ローカルサーバ
３ 外部記憶装置
４ クライアント端末
１１ ファイル保存処理部
１２ ファイルアクセス処理部
１３ ファイル削除・バックアップ処理部
１４ ユーザ情報管理データベース
１５ ファイルアクセス管理データベース
１６，２１ データファイル記憶部
Ｄ１，Ｄ２ 機密文書
Ｐ１ ファイル保存プログラム
Ｐ２ ファイルアクセス制御プログラム

Claims (12)

1. 所定の記憶手段に記憶されたデータファイルを管理する情報処理装置であって、
   前記データファイルの保存期間を設定する保存期間設定手段と、
   前記データファイルに対するアクセスがあったときにのみ当該データファイルに設定された保存期間内であるか否かを調べるアクセス監視手段と、
   前記アクセス監視手段にて保存期間外であると判断された前記データファイルを前記記憶手段から自動的に削除するデータファイル削除手段と、
   を備えたことを特徴とする情報処理装置。
2. 前記アクセス監視手段は、前記データファイルに所定のアクセス制限が設定されている場合に、このアクセス制限設定に基づいて前記データファイルに対するアクセス可否を判断し、アクセス可と判断された前記データファイルに設定された保存期間内であるか否かを調べる、ことを特徴とする請求項１記載の情報処理装置。
3. 前記データファイルにアクセス可能なユーザを特定するアクセス権限設定を行うアクセス権限設定手段を備えると共に、
   前記アクセス監視手段は、前記データファイルに対するアクセス時にアクセス権限の認証を行い、当該認証が成功してアクセス可と判断された前記データファイルに設定された保存期間内であるか否かを調べる、
   ことを特徴とする請求項２記載の情報処理装置。
4. 前記データファイル削除手段は、前記削除されるデータファイルを当該データファイルが記憶されている記憶手段とは異なる他の記憶手段に保存する、ことを特徴とする請求項１，２又は３記載の情報処理装置。
5. 前記他の記憶手段は、情報処理装置に着脱可能な外部記憶装置である、ことを特徴とする請求項４記載の情報処理装置。
6. 前記データファイルが記憶されている記憶手段は、情報処理装置にネットワークを介して接続されている、ことを特徴とする請求項１，２，３，４又は５記載の情報処理装置。
7. 所定の記憶手段に記憶されたデータファイルを管理する情報処理装置に、
   前記データファイルの保存期間を設定する保存期間設定手段と、
   前記データファイルに対するアクセスがあったときにのみ当該データファイルに設定された保存期間内であるか否かを調べるアクセス監視手段と、
   前記アクセス監視手段にて保存期間外であると判断された前記データファイルを前記記憶手段から自動的に削除するデータファイル削除手段と、
   を実現させるためのプログラム。
8. 前記アクセス監視手段は、前記データファイルに所定のアクセス制限が設定されている場合に、このアクセス制限設定に基づいて前記データファイルに対するアクセス可否を判断し、アクセス可と判断された前記データファイルに設定された保存期間内である否かを調べる、ことを特徴とする請求項７記載のプログラム。
9. 情報処理装置にて所定の記憶手段に記憶されたデータファイルを管理する方法であって、
   前記データファイルの保存期間を設定する保存期間設定工程と、
   前記データファイルに対するアクセスがあったときにのみ当該データファイルに設定された保存期間内であるか否かを調べるアクセス監視工程と、
   前記アクセス監視工程にて保存期間外であると判断された前記データファイルを前記記憶手段から自動的に削除するデータファイル削除工程と、
   を有することを特徴とするデータ管理方法。
10. 前記アクセス監視工程は、前記データファイルに所定のアクセス制限が設定されている場合に、このアクセス制限設定に基づいて前記データファイルに対するアクセス可否を判断し、アクセス可と判断された前記データファイルに設定された保存期間内であるか否かを調べる、ことを特徴とする請求項９記載のデータ管理方法。
11. 前記アクセス監視工程の前に、前記データファイルにアクセス可能なユーザを特定するアクセス権限設定を行うアクセス権限設定工程を有すると共に、
    前記アクセス監視工程は、前記データファイルに対するアクセス時にアクセス権限の認証を行い、当該認証が成功してアクセス可と判断された前記データファイルに設定された保存期間内であるか否かを調べる、
    ことを特徴とする請求項１０記載のデータ管理方法。
12. 前記データファイル削除工程は、前記削除されるデータファイルを当該データファイルが記憶されている記憶手段とは異なる他の記憶手段に保存する、ことを特徴とする請求項９，１０又は１１記載のデータ管理方法。

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