JP4734839B2 - 文書管理装置、文書管理方法およびプログラム - Google Patents
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Description
本発明は、上述した背景の下になされたものであり、ユーザを識別するための識別情報等をユーザが保有する必要がなく、機密保持の信頼性の高い文書管理を行うことのできる技術を提供することを目的とする。
また、本発明は、記憶手段に記憶された特定の文書データの読み出しを許可することを表す指示書の予め定められた領域の凹凸又は厚さムラを読み取って、用紙の繊維のランダムな配向に起因した表面の凹凸を表す濃淡画像、又は、当該配向に起因した厚さムラを表す濃淡画像、を表す用紙データを取得するステップと、取得された用紙データと一致する用紙データが、特定の文書データと対応付けられて前記記憶手段に記憶されているか否かを判定するステップと、取得された用紙データと一致する用紙データが記憶されていると判定された場合、前記用紙データに対応する特定の文書データを前記記憶手段から読み出すステップとを有することを特徴とする文書管理方法を提供する。
また、本発明は、コンピュータ装置を、用紙の繊維のランダムな配向に起因した表面の凹凸を表す濃淡画像、又は、当該配向に起因した厚さムラを表す濃淡画像、を表す用紙データと、特定の文書データとを対応付けて記憶する記憶手段と、前記記憶手段に記憶された特定の文書データの読み出しを許可することを表す指示書の予め定められた領域の凹凸又は厚さムラを読み取って前記用紙データを取得する用紙データ取得手段と、前記用紙データ取得手段により取得された用紙データと一致する用紙データが前記記憶手段に記憶されているか否かを判定する判定手段と、前記判定手段により一致する用紙データが記憶されていると判定された場合、前記用紙データに対応する特定の文書データを前記記憶手段から読み出す読出手段として機能させるためのプログラムを提供する。
以下、図面を参照して、本発明の第1の実施形態について説明する。
<構成>
図1は、本実施形態にかかる文書管理装置10の構成を示す図である。文書管理装置10は、原稿を複写する複写機の機能を有するとともに、文書データを記憶手段14に蓄積させ、ユーザが所望の文書の印刷または表示を行うための指示を入力すると、該当する文書データを記憶手段14から読み出して当該文書の印刷または表示を行う装置である。文書管理装置10は、CPU(Central Processing Unit)11、ROM(Read Only Memory)12、RAM(Random Access Memory)13を備えており、CPU11がROM12に記憶されたプログラムを読み出し、読み出されたプログラムをRAM13に展開して実行することにより文書管理装置10各部の制御を行う。記憶手段14は、例えばハードディスク装置からなり、文書の画像を表す文書画像データあるいはワードプロセッサ等を用いて作成された文書データが記憶されている。なお、これ以降、特に断りのない場合は、文書画像データと文書データとを「文書データ」と総称する。記憶手段14には、後述する用紙データと文書データとを対応付けて記憶するデータベースが記憶されている。図2は、データベースに記憶されているデータの例を示す図である。
上記の構成からなる文書管理装置10の動作について説明する。なお、ここでは、第1の読取手段16を用いて読み取られた文書を表す文書データを記憶手段14に記憶させ、この文書データを用いて印刷または表示を行う場合について説明する。
図4は、文書の画像を読み取り、文書データを記憶させるまでの手順を表すフロー図である。まず、ユーザは、第1の読取手段16を用いて所望の文書の画像を読み取らせる。第1の読取手段16は、読み取った文書の画像を表す文書データを生成する(ステップA01)。
次に、このアクセス指示書70は第2の読取手段17に搬送される。そして、第2の読取手段17は、用紙データ検出領域の画像を読み取り、この画像をあらわすデータ、すなわち用紙データを生成する(ステップA03)。
そして、上述の文書データと用紙データとが対応付けられて、記憶手段14に記憶される(ステップA04)。以上により、文書データの記憶が完了する。
また、用紙データの読み取りには、複写機に通常備えられているスキャナ装置を用いるため、本発明の文書管理装置10は低コストで供給することができる。また、用紙データの照合には、相関値を用いているため、精度の高い照合が可能である。
次に、本発明の第2の実施形態について説明する。図9は、本実施形態におけるデータベースに記憶される内容を示す図である。同図に示されるように、データベースには複数の用紙データと複数の文書データが記憶されており、さらに、用紙データと文書データの対応を示すリンクデータが記憶されている。具体的には、リンクデータは、ある用紙データに対応する文書データのアドレス(記憶手段であるハードディスクにおける格納位置)を示すデータである。同図の例では、例えば、用紙データP1には文書データD1へのリンクデータが対応付けられており、用紙データP2には文書データD2が対応付けられている。さらに、用紙データP3には文書データD1および文書データD2が対応付けられている。このように、このデータベースは、ある用紙データに複数の文書データが対応付けられることを許容し、また、ある文書データに複数の用紙データが対応付けられることを許容する。
まず、ユーザが所望の文書に対応するアクセス指示書70を文書管理装置10のプラテンガラス上に載置して、追加アクセス指示書を作成することの指示を操作部20を用いて入力する。すると、第1の読取手段16がアクセス指示書70の画像を読み取り、用紙データを生成する。照合手段15は、生成された用紙データの照合を行う(ステップE01)。用紙データの照合については、第1実施形態で説明したとおりである。
次に、CPU11は、照合手段による照合結果を受け取り、照合結果が否定的である場合には(ステップF02:NO)、一致する用紙データが記憶手段14に存在しないことを表すメッセージを表示部19に表示させた後、処理を終了する。一方、照合結果が肯定的である場合には(ステップF02:YES)、削除する文書データのファイル名を選択して入力することをユーザに促すメッセージを表示部19に表示させる(ステップF03)。そして、ユーザにより入力されたファイル名に対応する文書データを記憶手段14から削除し(ステップF04)、処理を終了する。
次に、CPU11は、照合手段による照合結果を受け取り、照合結果が否定的である場合には(ステップG02:NO)、一致する用紙データが記憶手段14に存在しないことを表すメッセージを表示部19に表示させた後、処理を終了する。一方、照合結果が肯定的である場合には(ステップG02:YES)、追加する文書データのファイル名を選択して入力することをユーザに促すメッセージを表示部19に表示させる(ステップF03)。そして、ユーザにより入力されたファイル名に対応する文書データをアクセス指示書70の用紙データに対応付けて記憶手段14に記憶させ(ステップG04)、処理を終了する。なお、ステップG03において、第1の読取手段16を用いて新規に文書を読み取らせるようにしてもよい。
以上説明した形態に限らず、本発明は種々の形態で実施可能である。例えば、上述の実施形態を以下のように変形した形態でも実施可能である。
第1の読取手段16と第2の読取手段17とは、同一の装置を兼用する構成としてもよい。すなわち、指示書作成手段21で作成されたアクセス指示書70の画像を第1の読取手段16で読み取るようにしてもよい。このとき、ユーザがアクセス指示書70を文書管理装置10のプラテンガラス上に載置することとしてもよいし、指示書作成手段21から第1の読取手段16へ指示書を搬送する機構を備えることとしてもよい。
なお、上述した反射光あるいは透過光を用いる方法の他に、機械式の探針あるいは電子式の探針を用いて用紙の表面を走査することによって用紙表面の凹凸または用紙の厚さムラを測定することとしてもよい。
さらに本発明においては、用紙表面の凹凸または用紙の厚さムラに限らず、用紙1枚ごとに固有の情報であって、光学的手段、電気的手段、機械的手段など何らかの手段によって用紙から取得することが可能な情報を用紙データとして用いることができる。
Claims (9)
- 用紙の繊維のランダムな配向に起因した表面の凹凸を表す濃淡画像、又は、当該配向に起因した厚さムラを表す濃淡画像、を表す用紙データと、特定の文書データとを対応付けて記憶する記憶手段と、
前記記憶手段に記憶された特定の文書データの読み出しを許可することを表す指示書の予め定められた領域の凹凸又は厚さムラを読み取って前記用紙データを取得する用紙データ取得手段と、
前記用紙データ取得手段により取得された用紙データと一致する用紙データが前記記憶手段に記憶されているか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段により一致する用紙データが記憶されていると判定された場合、前記用紙データに対応する特定の文書データを前記記憶手段から読み出す読出手段と
を有することを特徴とする文書管理装置。 - 前記指示書を作成する指示書作成手段を有し、
前記記憶手段は、前記指示書作成手段で作成された指示書の用紙データを前記用紙データ取得手段で取得し、該用紙データと前記特定の文書データとを対応付けて記憶する
ことを特徴とする請求項1に記載の文書管理装置。 - 前記用紙データ取得手段は、
光源と、撮像手段とを有し、
前記用紙データは、前記光源を用いて用紙に照射された光の反射光を前記撮像手段で撮像することによって得られた画像を表す画像データである
ことを特徴とする請求項2に記載の文書管理装置。 - 前記判定手段は、2つの用紙データの正規化相関値を求め、該正規化相関値が所定の閾値以上であるときに該2つの用紙データが一致したと判定することを特徴とする請求項1に記載の文書管理装置。
- 前記記憶手段は、複数の用紙データと1の文書データとを対応付けて記憶することを特徴とする請求項1に記載の文書管理装置。
- 前記記憶手段は、1の用紙データと複数の文書データとを対応付けて記憶することを特徴とする請求項1に記載の文書管理装置。
- 前記指示書作成手段は、前記指示書に当該指示書を一意に識別するための識別子を書き込み、
前記記憶手段は、前記指示書の識別子と用紙データとを対応付けて記憶し、
前記判定手段は、前記用紙データ取得手段によって前記指示書から用紙データが取得されたならば、前記用紙データ取得手段により前記指示書の識別子を読み取り、該識別子に対応する用紙データを前記記憶手段から読み出し、前記用紙データ取得手段で取得された用紙データと前記記憶手段から読み出された用紙データとが一致するか否かを判定する
ことを特徴とする請求項1に記載の文書管理装置。 - 記憶手段に記憶された特定の文書データの読み出しを許可することを表す指示書の予め定められた領域の凹凸又は厚さムラを読み取って、用紙の繊維のランダムな配向に起因した表面の凹凸を表す濃淡画像、又は、当該配向に起因した厚さムラを表す濃淡画像、を表す用紙データを取得するステップと、
取得された用紙データと一致する用紙データが、特定の文書データと対応付けられて前記記憶手段に記憶されているか否かを判定するステップと、
取得された用紙データと一致する用紙データが記憶されていると判定された場合、前記用紙データに対応する特定の文書データを前記記憶手段から読み出すステップと
を有することを特徴とする文書管理方法。 - コンピュータ装置を、
用紙の繊維のランダムな配向に起因した表面の凹凸を表す濃淡画像、又は、当該配向に起因した厚さムラを表す濃淡画像、を表す用紙データと、特定の文書データとを対応付けて記憶する記憶手段と、
前記記憶手段に記憶された特定の文書データの読み出しを許可することを表す指示書の予め定められた領域の凹凸又は厚さムラを読み取って前記用紙データを取得する用紙データ取得手段と、
前記用紙データ取得手段により取得された用紙データと一致する用紙データが前記記憶手段に記憶されているか否かを判定する判定手段と、
前記判定手段により一致する用紙データが記憶されていると判定された場合、前記用紙データに対応する特定の文書データを前記記憶手段から読み出す読出手段
として機能させるためのプログラム。
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