JP4682549B2

JP4682549B2 - 分類案内装置

Info

Publication number: JP4682549B2
Application number: JP2004203981A
Authority: JP
Inventors: 明鈴木
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd; Fujifilm Business Innovation Corp
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2004-07-09
Filing date: 2004-07-09
Publication date: 2011-05-11
Anticipated expiration: 2024-07-09
Also published as: JP2006024158A; US20060010128A1; US7657544B2

Description

本発明は、ディレクトリの分類などの内容を案内する分類案内装置に関する。

近年の多くのドキュメントデータベースでは、ディレクトリ構造を用いて、各ドキュメントを分類管理しているのが一般的である。例えば、企業で利用しているドキュメントデータベースには、ドキュメントの種類ごとに「総務」、「営業」、「人事」…といったディレクトリを作成して、各ドキュメントを、その種類に応じたディレクトリに格納することが行われる。さらに、このディレクトリの構造は、階層的であるのが一般的である。すなわち、「総務」以下にも、「経理」、「連絡」…などというようにドキュメントのさらに細かい種類ごとのディレクトリを作成していることが多い。なお、階層型メニューの提示順序を選択頻度に応じて並べ替える技術が特許文献１に開示されている。
特開昭６４−７１２２号公報

しかしながら、上記従来のドキュメントデーターベースでは、分類が管理者等によって予め定められているのが一般的であるので、新たなドキュメントを追記しようとする利用者がどのディレクトリに格納することが適切であるのか判断が難しい場面があった。例えば、上記分類を完全には把握していない利用者は、連絡書類のドキュメントを格納する先として、まず「人事」のディレクトリ以下を参照して、適切な分類先がないかを探してしまうといったことが発生し、利便性が低い。

本発明は上記実情に鑑みて為されたもので、利便性を向上できる分類案内装置を提供することをその目的の一つとする。

請求項１記載の発明は、プログラムであって、予め定められた分類のいずれかにドキュメントを分類して格納するドキュメントデータベースに接続されたコンピュータを、クライアント装置から、前記ドキュメントデータベースに格納されているドキュメントへのアクセスを受け入れて、当該クライアント装置に当該ドキュメントを送信した際の送信日時と、当該ドキュメントを特定する情報とを関連づけてアクセス履歴として蓄積する蓄積手段と、処理を行っている日時の情報を取得する取得手段と、アクセス履歴に含まれる日時に対して、（１）アクセス履歴に含まれる日時と、現在日時との差が小さいほど、大きくなる第１重み値と、（２）アクセス履歴に含まれる日時に対応する曜日の情報と、現在日時の曜日の情報との比較に基づいて、近い曜日ほど大きくなる第２重み値と、（３）アクセス履歴に含まれる日時と、現在日時とにおける日の情報の差が小さいほど大きくなる第３重み値と、（４）アクセス履歴に含まれる日時と、現在日時とにおける月の情報の差が小さいほど大きくなる第４重み値とを演算し、当該演算した第１重み値、第２重み値、第３重み値、及び第４重み値を加算して、アクセス履歴ごとの重み値を演算する演算手段と、前記演算したアクセス履歴ごとの重み値が予め定めたしきい値を超えるアクセス履歴、または前記演算したアクセス履歴ごとの重み値の大きい順に予め定めた個数のアクセス履歴を選択し、当該選択したアクセス履歴に含まれる情報によって特定されるドキュメントを代表ドキュメントとして選択する選択手段と、前記選択した代表ドキュメントに関係する情報を前記クライアント装置の利用者に提示する提示手段と、として機能させ、前記選択手段として機能させる際は、前記選択した代表ドキュメントのうち、前記利用者によってアクセスできないと設定されているドキュメントについては、当該ドキュメントを代表ドキュメントから除外することとしたものである。

請求項２記載の発明は、予め定められた分類のいずれかにドキュメントを分類して格納するドキュメントデータベースに接続される分類案内装置であって、クライアント装置から、前記ドキュメントデータベースに格納されているドキュメントへのアクセスを受け入れて、当該クライアント装置に当該ドキュメントを送信した際の送信日時と、当該ドキュメントを特定する情報とを関連づけてアクセス履歴として蓄積する蓄積手段と、処理を行っている日時の情報を取得する取得手段と、アクセス履歴に含まれる日時に対して、（１）アクセス履歴に含まれる日時と、現在日時との差が小さいほど、大きくなる第１重み値と、（２）アクセス履歴に含まれる日時に対応する曜日の情報と、現在日時の曜日の情報との比較に基づいて、近い曜日ほど大きくなる第２重み値と、（３）アクセス履歴に含まれる日時と、現在日時とにおける日の情報の差が小さいほど大きくなる第３重み値と、（４）アクセス履歴に含まれる日時と、現在日時とにおける月の情報の差が小さいほど大きくなる第４重み値とを演算し、当該演算した第１重み値、第２重み値、第３重み値、及び第４重み値を加算して、アクセス履歴ごとの重み値を演算する演算手段と、前記演算したアクセス履歴ごとの重み値が予め定めたしきい値を超えるアクセス履歴、または前記演算したアクセス履歴ごとの重み値の大きい順に予め定めた個数のアクセス履歴を選択し、当該選択したアクセス履歴に含まれる情報によって特定されるドキュメントを代表ドキュメントとして選択する選択手段と、前記選択した代表ドキュメントに関係する情報を前記クライアント装置の利用者に提示する提示手段と、を含み、前記選択手段は、前記選択した代表ドキュメントのうち、前記利用者によってアクセスできないと設定されているドキュメントについては、当該ドキュメントを代表ドキュメントから除外することとしたものである。

このように分類結果の例を利用者に提示することで、分類先の判断に資することができ、利用者の利便性を向上できる。

本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。本発明の実施の形態に係る分類案内装置は、図１に示すように、制御部１１と、記憶部１２と、ストレージ部１３と、操作部１４と、表示部１５と、通信部１６とを含んで構成されている。また、この分類案内装置は、ネットワークを介してクライアント側装置Ｃに接続されている。

制御部１１は、ＣＰＵなどを用いて実現でき、記憶部１２に格納されているプログラムに従って動作している。この制御部１１の処理の具体的な内容については、後に詳しく述べる。記憶部１２は、ＲＡＭ（Random Access Memory）や、ＲＯＭ（Read Only Memory）等のメモリ素子、並びにハードディスク等によって実現できる。この記憶部１２は、制御部１１によって実行されるプログラムが保持されている。また、この記憶部１２は、制御部１１の処理の過程で利用される種々のデータを保持するワークメモリとしても動作する。

ストレージ部１３は、ドキュメントの実体データを保持している。このストレージ部１３が本発明のドキュメントデータベースに相当する。本実施の形態ではストレージ部１３は、ドキュメントを階層ディレクトリ構造を用いて分類して格納している。制御部１１は、利用者からの指示などにより、新たなドキュメントをストレージ部１３に格納する際には、予め定められた階層ディレクトリ構造に含まれる、いずれかのディレクトリ（分類）に関連づけて（つまりそのディレクトリに分類して）、当該ドキュメントを格納する。

操作部１４は、マウスやキーボード等によって実現できる。この操作部１４は、利用者の操作を受け入れて、当該操作の内容を制御部１１に出力する。表示部１５は、ディスプレイ等であり、制御部１１から入力される指示に従って情報を表示出力する。通信部１６は、ネットワークに接続されており、制御部１１から入力される指示に従って、ネットワークを介してデータを送信出力する。またこの通信部１６は、ネットワークを介して到来するデータを受信して制御部１１に出力する。

ここで、制御部１１によって実行される処理の具体的内容について説明する。制御部１１によって実行されるプログラムは、機能的には図２に示すように、アクセス制御部２１と、アクセス履歴記録部２２と、代表選択部２３と、案内情報生成部２４と、案内情報提示部２５とを含んで構成されている。

アクセス制御部２１は、クライアント装置Ｃからのアクセスを受けて、当該クライアント側装置Ｃの利用者を認証する。そして、認証した利用者からドキュメントを要求する指示を受信すると、当該要求に係るドキュメントを当該利用者側のクライアント側装置Ｃに対して送信する。すなわち、制御部１１は、このアクセス制御部２１の処理により、ファイルサーバ（ドキュメントサーバ）として動作する。

アクセス履歴記録部２２は、アクセス制御部２１が利用者に対してドキュメントを送信する際に、送信日時（図示しない時計などから日時情報を取得する）と、送信先の利用者を特定する情報（例えば認証の際に入力されたユーザ名やメールアドレスなどでよい）と、送信したドキュメントを特定する情報とを関連づけてアクセス履歴としてストレージ部１３に蓄積する。

代表選択部２３は、ドキュメントデータベースのディレクトリごとに、ディレクトリ内に分類されているドキュメントのうちから少なくとも一つの代表ドキュメントを選択する。具体的にこの代表選択部２３は、ストレージ部１３に蓄積されているアクセス履歴に基づいて代表ドキュメントを選択する。この代表選択部２３の処理の詳しい内容は後に説明する。

案内情報生成部２４は、各ディレクトリについて、各ディレクトリごとに選択された代表ドキュメントを用いて、ディレクトリに分類されているドキュメントの内容を表す案内情報を生成する。具体的にここでの案内情報は、代表ドキュメントのファイル名や、代表ドキュメントから抽出した単語情報（広く知られたドキュメント要約処理によって得られる単語情報など）でよい。なお、選択された代表ドキュメントの一つが、他の代表ドキュメントの内容を更新して生成されたものである場合（つまり、一方が他方の更新版である場合）は、そのうちの一方（例えば古いもの）のドキュメントを代表ドキュメントから除外してもよい。

案内情報提示部２５は、生成した案内情報を表示部１５に表示する。この場合にも、選択された代表ドキュメントの一つが、他の代表ドキュメントの内容を更新して生成されたものである場合（つまり、一方が他方の更新版である場合）は、更新の関係があることを明示してもよい。例えば、更新前の版のドキュメントと、更新後の版のドキュメントとのファイル名の表示位置を、インデントによって調整する。

このように本実施の形態では、各ディレクトリに既に格納されているドキュメントの内容に基づいて、各ディレクトリに分類されるべきドキュメントがどのようなものであるかを表す案内情報を生成して提示することができる。これにより利用者は、新規なドキュメントの分類先を選択するにあたり、当該案内情報を参考にすることができ、利便性を向上できる。

ここで代表選択部２３における詳しい処理の内容を説明する。この代表選択部２３においては、ドキュメントデータベースのディレクトリ群（分類）の少なくとも一部を対象分類として、この対象分類の各々について対象分類に分類されているドキュメントのうちから、各ドキュメントに対するアクセス履歴に基づいて、当該対象分類に分類されているドキュメントのうちの少なくとも一部を代表ドキュメントとして選択する。

具体的に、代表選択部２３は、現在日時（処理を行っている日時）の情報を取得し、アクセス履歴に含まれる日時に対して、
（１）アクセス履歴に含まれる日時と、現在日時との差、
（２）アクセス履歴に含まれる日時に対応する曜日の情報と、現在日時の曜日の情報との比較、
（３）アクセス履歴に含まれる日時と、現在日時とにおける日（day）の情報の差、
（４）アクセス履歴に含まれる日時と、現在日時とにおける月（month）の情報の差、
などを演算する。そして、（１）アクセス履歴に含まれる日時と、現在日時との差が小さいほど、大きくなる第１重み値と、（２）アクセス履歴に含まれる日時に対応する曜日の情報と、現在日時の曜日の情報との比較に基づいて、近い曜日ほど大きくなる第２重み値と、（３）アクセス履歴に含まれる日時と、現在日時とにおける日（day）の情報の差が小さいほど大きくなる第３重み値と、（４）アクセス履歴に含まれる日時と、現在日時とにおける月（month）の情報の差が小さいほど大きくなる第４重み値とを加算して、アクセス履歴ごとの重み値を演算する。

そして、重み値が予め定めたしきい値を超えるアクセス履歴、または重み値の大きい順に予め定めた個数のアクセス履歴を選択し、当該選択したアクセス履歴に含まれる情報によって特定されるドキュメントを代表ドキュメントとして選択する。

また、代表選択部２３は、アクセス履歴を参照して、案内情報を提示する利用者（認証した利用者）に対しては送信しておらず、かつ、他の利用者に対する送信回数が所定回数（例えば全利用者の数に対応して（全利用者の８割以上などとして）定められる回数）を超えているドキュメントを代表ドキュメントとして選択してもよい。

また、代表選択部２３は、アクセス履歴を参照して、案内情報を提示する利用者（認証した利用者）に係るアクセス履歴と、案内情報を提示する利用者ではないが、予め定めた利用者（例えば利用者を予めグループ分けしておく場合の、同じグループに属する利用者など）に係るアクセス履歴と、それ以外の利用者に係るアクセス履歴とにそれぞれ互いに異なるポイント値を与えておき、ドキュメントごとに、当該ドキュメントに係るアクセス履歴に与えられたポイント値を総和して、ドキュメントごとのポイント値を演算し、ポイント値が予め定めたしきい値を超えるドキュメント、またはポイント値の大きい順に予め定めた数のドキュメントを代表ドキュメントとして選択してもよい。

さらに代表選択部２３は、アクセス履歴を参照してドキュメントごとのアクセス回数（送信回数）を演算し、送信回数が予め定めたしきい値を超えるドキュメント、または送信回数の大きい順に予め定めた数のドキュメントを代表ドキュメントとして選択してもよい。またここでアクセス回数に代えてアクセス回数の時間的密度（最近の一定の期間内にされたアクセス回数）や、アクセス回数の時間変化（例えば日ごとのアクセス回数が増大傾向にあるものなど）を代表ドキュメントとして選択してもよい。

さらに代表選択部２３は、分類の対象となっているドキュメントとの類似性に基づいて代表ドキュメントを選択してもよい。ここで類似性は、ドキュメントの類似度を演算する方法として広く知られた方法を用いて演算できる。

また代表選択部２３は、ファイル名の長いものから順に予め定めた数のドキュメントを代表ドキュメントとして選択してもよい。

さらに代表選択部２３は、これらの条件を単独で、あるいは組み合わせて用いて選択した代表ドキュメントのうち、案内情報を提示する利用者によってアクセスできないと設定されているドキュメントについては、当該ドキュメントを代表ドキュメントから除外する。この場合に、利用者の操作の内容に応じてアクセス権が定められている場合は、利用者が案内情報の提示を受ける前に行った操作の内容に応じて、例えば当該操作が「文書のコピー」なら書き込み権のないドキュメントを代表ドキュメントから除外するなどである。

また、ここまでの説明で代表ドキュメントの数を制限するにあたり、全利用者の数に対応して制限する例について述べたが、提示される案内情報のサイズ（文字数の総和など）に基づいて、選択する代表ドキュメントの数を制限してもよい。また、各ドキュメントに重み値あるいはポイント値を演算した場合は、各ドキュメントの重み値またはポイント値を数直線上にプロットしたときの隣接する値同士の各距離を算出し、各距離のうち、統計的検定に基づいて有意差を以て大きいとされる距離を見いだす。そして、当該検定により見いだされた距離だけ離隔している位置を区切りとして、当該区切りよりも上位の値のドキュメントを代表ドキュメントとして選択するようにしてもよい。

本実施の形態によれば、利用者が分類先を探索するにあたり、ディレクトリの一覧を表示している状態で、当該ディレクトリの一覧上でマウスポインタを移動させているときに、当該マウスポインタの位置に対応する位置に表示されているディレクトリについて、上記処理を行って案内情報を生成して提示する（図３）。図３では、マウスポインタの周囲にポップアップして案内情報が提示される例について示している。

これにより利用者は、当該案内情報を参照して、分類対象のドキュメントの分類先を決定することができ、利便性を向上できる。

なお、ここまでの説明では、ディレクトリ内にあるドキュメントに関して、代表を選択し、当該代表に関する案内情報を提示する例について述べたが、ここで選択される代表はドキュメントに限られず、ディレクトリそのものであってもよい。すなわち、対象分類に含まれる下位のディレクトリについても、過去のアクセス履歴（ディレクトリ内のファイルやディレクトリ一覧を参照したことや、ディレクトリ内のドキュメントを受け取ったことや、ディレクトリ内のドキュメントに追記したことなどの履歴）を記録しておき、各操作の内容ごとにポイント値を定めておいて、アクセス履歴を参照しながらポイント値の総計を演算して、当該ポイント値に応じて代表ディレクトリ（代表分類）を決定することができる。

そして制御部１１は、当該決定した代表分類に関する案内情報（ディレクトリ名など）を生成して利用者に提示する。

また、案内情報の提示の際に、各案内情報の元となったドキュメントに重み値やポイント値などが演算されているときには、各案内情報の提示順序を当該重み値やポイント値に応じて変更し、値が大きいものほど先に提示されるようにしてもよい。また、表示態様を値の大きさに応じて代えてもよい。例えば値の大きいものほど背景色とのコントラストの強い色で表示してもよい。また、値の大きいものほど大きいサイズのフォントで表示してもよい。

本発明の実施の形態に係る分類案内装置の一例を表す構成ブロック図である。本発明の実施の形態に係る分類案内装置の処理内容例を表す機能ブロック図である。案内情報の提示の例を表す説明図である。

符号の説明

１１制御部、１２記憶部、１３ストレージ部、１４操作部、１５表示部、１６通信部。

Claims

予め定められた分類のいずれかにドキュメントを分類して格納するドキュメントデータベースに接続されたコンピュータを、
クライアント装置から、前記ドキュメントデータベースに格納されているドキュメントへのアクセスを受け入れて、当該クライアント装置に当該ドキュメントを送信した際の送信日時と、当該ドキュメントを特定する情報とを関連づけてアクセス履歴として蓄積する蓄積手段と、
処理を行っている日時の情報を取得する取得手段と、
アクセス履歴に含まれる日時に対して、
（１）アクセス履歴に含まれる日時と、現在日時との差が小さいほど、大きくなる第１重み値と、
（２）アクセス履歴に含まれる日時に対応する曜日の情報と、現在日時の曜日の情報との比較に基づいて、近い曜日ほど大きくなる第２重み値と、
（３）アクセス履歴に含まれる日時と、現在日時とにおける日の情報の差が小さいほど大きくなる第３重み値と、
（４）アクセス履歴に含まれる日時と、現在日時とにおける月の情報の差が小さいほど大きくなる第４重み値とを演算し、当該演算した第１重み値、第２重み値、第３重み値、及び第４重み値を加算して、アクセス履歴ごとの重み値を演算する演算手段と、
前記演算したアクセス履歴ごとの重み値が予め定めたしきい値を超えるアクセス履歴、または前記演算したアクセス履歴ごとの重み値の大きい順に予め定めた個数のアクセス履歴を選択し、当該選択したアクセス履歴に含まれる情報によって特定されるドキュメントを代表ドキュメントとして選択する選択手段と、
前記選択した代表ドキュメントに関係する情報を前記クライアント装置の利用者に提示する提示手段と、
として機能させ、
前記選択手段として機能させる際は、前記選択した代表ドキュメントのうち、前記利用者によってアクセスできないと設定されているドキュメントについては、当該ドキュメントを代表ドキュメントから除外することを特徴とするプログラム。
予め定められた分類のいずれかにドキュメントを分類して格納するドキュメントデータ
ベースに接続され、
クライアント装置から、前記ドキュメントデータベースに格納されているドキュメント
へのアクセスを受け入れて、当該クライアント装置に当該ドキュメントを送信した際の送
信日時と、当該ドキュメントを特定する情報とを関連づけてアクセス履歴として蓄積する
蓄積手段と、
処理を行っている日時の情報を取得する取得手段と、
アクセス履歴に含まれる日時に対して、
（１）アクセス履歴に含まれる日時と、現在日時との差が小さいほど、大きくなる第１重
み値と、
（２）アクセス履歴に含まれる日時に対応する曜日の情報と、現在日時の曜日の情報との
比較に基づいて、近い曜日ほど大きくなる第２重み値と、
（３）アクセス履歴に含まれる日時と、現在日時とにおける日の情報の差が小さいほど大
きくなる第３重み値と、
（４）アクセス履歴に含まれる日時と、現在日時とにおける月の情報の差が小さいほど大
きくなる第４重み値とを演算し、当該演算した第１重み値、第２重み値、第３重み値、及
び第４重み値を加算して、アクセス履歴ごとの重み値を演算する演算手段と、
前記演算したアクセス履歴ごとの重み値が予め定めたしきい値を超えるアクセス履歴、
または前記演算したアクセス履歴ごとの重み値の大きい順に予め定めた個数のアクセス履
歴を選択し、当該選択したアクセス履歴に含まれる情報によって特定されるドキュメント
を代表ドキュメントとして選択する選択手段と、
前記選択した代表ドキュメントに関係する情報を前記クライアント装置の利用者に提示する提示手段と、
を含み、
前記選択手段は、前記選択した代表ドキュメントのうち、前記利用者によってアクセスできないと設定されているドキュメントについては、当該ドキュメントを代表ドキュメントから除外することを特徴とする分類案内装置。