JP4635834B2 - メールアドレス管理装置及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、メールアドレス管理装置及びプログラムに関し、特に、受信した電子メールからメールアドレスを抽出する機能を備えるメールアドレス管理装置及び当該装置の機能を実現するプログラムに関する。

インターネットの普及に伴い、インターネットを経由する電子メール（以下、単に「メール」という。）のやり取りが広く普及するに至っている。メール送信の際には送信先のメールアドレス（以下、単に「アドレス」という。）を入力する必要があるが、毎回アドレスを入力するのは煩雑であるから、メールの送受信に用いるアプリケーションソフトウェア（以下、「メーラ」という。）には、アドレスを格納するアドレス帳の機能が備えられるのが通常である。

アドレス帳には、例えばグループ、カテゴリーごとにアドレスが登録されており、メール送信に際しては登録されたアドレスを選択することにより、メール送信の際のアドレス入力の煩雑さを逃れることができる。しかしながら、アドレス登録の際にタイプミスなどがあると、誤ったアドレスが登録されてしまうことになる。そのような問題の発生を抑制し、ユーザのアドレス帳への登録負担を軽減する技術が特許文献１等に開示されている。

特開平１１−１２２４１５号公報

特開平１１−１６１５７３号公報

特開２００３−３０１０８号公報

"デジタルフルカラー複写機 ｂｉｚｈｕｂ Ｃ３５１"、[online]、コニカミノルタブランドサイト、[平成１７年７月４日検索]、＜URL：http://konicaminolta.jp/products/business/copiers/color/bizhub_c351/index.html＞

上記特許文献１、特許文献２に記載の技術では、メールを受信した際に送信元のアドレスをヘッダから抽出してアドレス帳に登録する。しかしながら、特許文献３に記載のように、メール本文中に記載されたアドレスを抽出する場合、メール本文中に誤ったアドレスが記載されていると、それが現実に存在しないアドレスであっても、アドレス帳への登録を抑止することができないという問題点を有していた。一方、非特許文献１には、メールを送信する際にＬＤＡＰ（ライトウェイト・ディレクトリ・アクセス・プロトコル）サーバにアクセスして相手先メールアドレスを検索する技術が記載されているが、上記のように、アドレス帳に誤ったアドレスが登録されてしまう事態を防止することはできない。

また、上記従来技術に記載の如くアドレス帳への登録を自動化すると、登録が不要なアドレスが大量に登録されてしまうという問題点もある。特に業務に用いるアドレス帳に不要なアドレスが蓄積すると、アドレス帳を参照してランダムにメールを送信するコンピュータウィルスの発生の際に情報漏洩の危険性が増大することにも繋がる。

本発明は係る問題点に鑑みてなされたものであって、誤ったメールアドレスがアドレス帳に登録される事態の発生を抑制することができるメールアドレス管理装置及びプログラムを提供することを目的としている。

上記の問題点を解決するために、本発明に係るメールアドレス管理装置は、アドレス帳へのメールアドレスの登録を管理するメールアドレス管理装置において、受信した電子メールからメールアドレスを抽出する抽出手段と、抽出されたメールアドレスを基にして、外部の管理サーバに登録されているか否かの照会を行う照会手段と、メールアドレスが前記管理サーバに登録されている場合に、当該メールアドレスをアドレス帳に登録する登録手段とを備えることを特徴としている。

この構成では、管理サーバに登録されているメールアドレスがアドレス帳に登録されることとなり、誤ったアドレスがアドレス帳に登録される事態の発生が抑制される。なお、メールからのアドレスの抽出は、例えばヘッダ、メール本文から抽出することができる。メール本文にアドレスが記載されている場合、一般的には誤ったアドレスの記載についてのチェック機構がなく、タイプミスなどにより誤ったアドレスが記載される可能性も高いため、本発明が特に有効となる。

前記管理サーバは、ＬＤＡＰ（ライトウェイト・ディレクトリ・アクセス・プロトコル）サーバである構成とすることができるが、これに限定はされない。
なお、前記登録手段は、前記管理サーバに登録されているメールアドレスと同一のメールアドレスがアドレス帳に登録されていない場合に、当該メールアドレスをアドレス帳に登録する構成とすることが好ましい。

前記メールアドレス管理装置は、ユーザに対し、メールアドレスをアドレス帳に登録するか否かの選択を促す旨を報知する選択報知手段と、メールアドレスをアドレス帳に登録するか否かのユーザによる選択入力を受け付ける選択受付手段とを備え、前記登録手段は、ユーザによりアドレス帳に登録する旨の選択入力があった場合にメールアドレスをアドレス帳に登録する構成とすることが好ましい。全て自動的に登録する構成とすると、登録不要なアドレスが蓄積する可能性もあるからである。

前記選択報知手段は、前記管理サーバに、抽出されたメールアドレスと類似するメールアドレスが登録されていた場合に、管理サーバに登録されているメールアドレスをアドレス帳に登録するか否かの選択を促し、前記登録手段は、ユーザによりアドレス帳に登録する旨の選択入力があった場合に、前記管理サーバに登録されているメールアドレスをアドレス帳に登録する構成とすることが好ましい。前記したタイプミスなどの場合、同一のアドレスに限ると、登録した方が良いアドレスが登録されないという不都合も生じ得るからである。なお、類似するアドレスの照会は、管理サーバとしてＬＤＡＰサーバを用いる場合には、ＲＦＣ１９６０に規定された検索フィルタを用いることができるが、これに限定されない。

前記メールアドレス管理装置は、アドレス帳の一覧を表示する表示部を備える装置に設けられた場合に、当該表示部への表示内容を制御するアドレス帳表示制御手段を備える構成とすることができる。

前記照会手段は、照会したメールアドレスが前記管理サーバに登録されている場合に、メールアドレス以外に前記管理サーバに登録されている付随情報を取得する構成とすることが好ましい。付随情報の項目などは管理サーバのインストールの際に自由に規定することができる。付随情報の取得は、例えばメールアドレスをアドレス帳に登録するか否かを選択する際に参照する場合に好適である。

前記登録手段は、前記照会手段が取得した付随情報の少なくとも一部をメールアドレスと併せてアドレス帳に登録する構成とすることが好ましい。アドレス帳に登録する際の氏名のタイプミスなどを防止できる上、他の情報も併せて登録することで、より使い勝手の良いアドレス帳を構成することができる。

表示部を備える装置において、当該表示部に表示すべき付随情報に関するユーザの指定入力を受け付ける指定入力受付手段を備える構成とすることが好ましい。付随情報の項目が増えると、全てを表示部に表示できない場合もあり、どのような項目を表示することが好ましいかは、ユーザによって異なるからである。例えばユーザごとに指定した設定を保存する構成とし、ユーザ認証を経てログインした場合に当該設定を参照して、ユーザごとに自動的に表示内容を変更する構成とすると、さらに使い勝手は向上する。

前記アドレス帳表示制御手段は、ユーザ認証を経てログインしたユーザが参照可能な個人用アドレス帳を表示する場合と、ユーザ認証を経ることなくログインしたユーザも含め、全ユーザが参照可能な全体用アドレス帳を表示する場合とで、別の内容を表示するように制御する構成とすると、全体用アドレス帳と個人用アドレス帳とで表示される内容を変えることができ、さらに使い勝手が向上する。なお、全体用アドレス帳と個人用アドレス帳の実際の構成は特に限定されず、例えば同一テーブルで「全体用」「各ユーザの個人用」のフラグ等をセットする構成でも良いし、後述するように、ユーザの識別子を用いることもできる（図９参照）。また、全体用と個人用とを別テーブルとすることもできる。

本発明に係るプログラムは、コンピュータにインストールされ、アドレス帳へのメールアドレスの登録を管理するプログラムにおいて、受信した電子メールからメールアドレスを抽出する抽出処理と、抽出されたメールアドレスを基にして、外部の管理サーバへの照会を行う照会処理と、メールアドレスが前記管理サーバに登録されている場合に、当該メールアドレスをアドレス帳に登録する登録処理とをコンピュータに実行させることを特徴としている。

本発明のプログラムをパーソナルコンピュータ等の情報処理装置にインストールすることで、本発明のメールアドレス管理装置の機能を実現することができる。
なお、前記プログラムは、メールアドレスをアドレス帳に登録するか否かのユーザによる選択入力を受け付ける選択受付処理をコンピュータに実行させ、前記登録処理において、ユーザによりアドレス帳に登録する旨の選択入力があった場合にメールアドレスをアドレス帳に登録することが好ましい。

前記照会処理において、前記管理サーバに、抽出されたメールアドレスと同一のメールアドレスが登録されていない場合に、抽出されたメールアドレスと類似するメールアドレスが登録されているか否かを照会し、前記登録処理において、ユーザによりアドレス帳に登録する旨の選択入力があった場合に、抽出されたメールアドレスと類似するメールアドレスとして、前記管理サーバに登録されているメールアドレスをアドレス帳に登録する構成とすると、上記したような理由により、さらに好ましい。なお、管理サーバに照会する際には、例えば「Ｔｏ」フィールドに記載されたアドレスの照会を省略するような処理を行うことも可能である。

本発明に係るメールアドレス管理装置等によると、電子メールからメールアドレスを抽出してアドレス帳に登録するに際し、管理サーバに登録されているものが登録されるように管理されるため、誤ったメールアドレスがアドレス帳に登録される事態の発生を抑制することができるという効果を奏する。

以下、本発明の実施の形態について、図面を参照しながら説明する。
（１）ネットワークシステムの構成
図１は、本実施の形態のネットワークシステムの構成の一例を示す図である。
ネットワークシステムＮＳは、本実施の形態でメールアドレス管理装置が実装されるＭＦＰ１、及びパーソナルコンピュータ（ＰＣ）がＬＡＮ等のネットワーク５００にそれぞれ接続されて構成される。同図には３台のＰＣが示されているが、ＰＣやＭＦＰの接続台数は任意である。同図の例では、ＰＣ３１Ａは、ＭＦＰ１から送信されたメールを受信する受信装置（以下、「受信装置３１Ａ」という。）、ＰＣ３１ＢはＬＤＡＰサーバ（以下、「ＬＤＡＰサーバ３１Ｂ」という。）、ＰＣ３１Ｃはメールサーバ（以下、「メールサーバ３１Ｃ」という。）として動作する。

メールサーバ３１Ｃには、外部から送信されてきたメールが蓄積されている。ＭＦＰ１等は、定期的にメールサーバ３１Ｃにアクセスし、メールサーバ３１Ｃに、ＭＦＰ１に付与されたアドレス宛のメールが蓄積されている場合に当該メールをダウンロードする。ＬＤＡＰサーバ３１Ｂでは、メールアドレス、氏名、部署、その他の情報がディレクトリとして管理されており、ディレクトリの登録内容を管理する管理者が設けられることもある。ＭＦＰ１は、例えばメールアドレスを検索するためにＬＤＡＰサーバ３１Ｂにアクセスすることができる。本実施の形態では、受信したメールからアドレスを抽出してアドレス帳に登録する際に、当該アドレスを登録するか否かを判定するためにＬＤＡＰサーバ３１Ｂが利用される。

（２）ＭＦＰ１の構成
以下、本発明に係るメールアドレス管理装置が実装される装置の一例としてのＭＦＰ１の構成について説明する。図２は、本実施の形態のＭＦＰ１の外観の一例を示す図である。ＭＦＰ１は、コピー、ネットワークプリンティング、スキャナ、ＦＡＸ、またはドキュメントサーバなどの機能を集約した画像形成装置である。複合機と呼ばれることもある。本実施の携帯のＭＦＰ１には固有のメールアドレスが付与されており、自機宛のメールを受信することが可能である他、スキャナで原稿を読み取って得た画像データをメールに添付して送信する機能を備えている（Ｓｃａｎ ｔｏ Ｅ−ｍａｉｌ機能）。

図３は、本実施の形態のＭＦＰ１におけるハードウェア構成の一例を示す図である。ＭＦＰ１は、操作部１１、ディスプレイ部１２、スキャナ部１３、プリンタ部１４、通信インタフェース１６、ドキュメントフィーダ１７、給紙装置１８、トレイ１９（図２参照）、ＣＰＵ２０、ＲＡＭ２１、ＲＯＭ２２、およびデータ記憶部２３などによって構成される。

操作部１１は、数字、文字、および記号などを入力するための複数のキー、押下されたキーを認識するセンサ、および認識したキーを示す信号をＣＰＵ２０に送信する送信用回路などによって構成される。

ディスプレイ部１２は、ユーザに対してメッセージまたは指示を与えるための画面、ユーザが設定および処理内容を入力するための画面、およびＭＦＰ１で処理された結果を示す画面などを表示する。本実施の形態では、ディスプレイ部１２としてタッチパネルが用いられる。したがって、ディスプレイ部１２は、ユーザが指で触れたタッチパネル上の位置を検知し、検知結果を示す信号をＣＰＵ２０に送信する機能を備えている。

このように、操作部１１およびディスプレイ部１２は、ユーザがＭＦＰ１を操作するためのユーザインタフェースの役割を果たしている。なお、ＰＣ３１Ａ等のＰＣには、ＭＦＰ１に対して指令を与えるためのアプリケーションプログラムおよびドライバをインストールすることができ、ユーザはＰＣを使用してＭＦＰ１を遠隔的に操作することもできる。

スキャナ部１３は、原稿に描かれている写真、文字、絵、図表などの画像を光電的に読み取って、デジタルの画像データ（ここでは、ＲＧＢまたはブラックの濃度を表す濃度データ）を生成する。スキャナ部１３で原稿を読み取って得た画像データをメールに添付して送信することができる（Ｓｃａｎ ｔｏ Ｅ−ｍａｉｌ機能）。ドキュメントフィーダ１７は、ＭＦＰ１の本体の上部に設けられており、１枚または複数枚の原稿をスキャナ部１３に順次送るために用いられる。

プリンタ部１４は、スキャナ部１３にて読み取られた画像、メールに添付して送信されてきた画像データの画像などを、記録紙、フイルムなどの記録シートにプリントする。給紙装置１８は、ＭＦＰ１本体の下部に設けられており、プリント対象の画像に適した記録シートをプリンタ部１４に供給する。プリンタ部１４によって画像がプリントされた記録シートはトレイ１９に排出される。

通信インタフェース１６は、受信部１６１、送信部１６２等によって構成され、ネットワーク５００を介して、ＬＤＡＰサーバ３１Ｂ、メールサーバ３１Ｃなどの外部装置とデータのやり取りを行うための装置である。通信インタフェース１６として、例えばＮＩＣ（ネットワーク・インタフェース・カード）などが用いられる。

データ記憶部２３は、ハードディスク２３Ｈ、カードリーダライタ２３Ｒなどを有している。カードリーダライタ２３Ｒは、コンパクトフラッシュ（登録商標）、スマートメディアなどのメモリカード９１からデータを読み取り、またはメモリカード９１にデータを書き込むことができる。

（３）処理内容
次に、メールアドレス管理装置が実装されたＭＦＰ１の具体的な処理内容について説明する。図４は、ＭＦＰ１の機能的構成の一例を示すブロック図である。同図に示される各ブロックの処理は、主としてＲＯＭ２２に格納されたプログラム、ハードディスク２３Ｈなどに格納され、ＲＡＭ２１にロードされたプログラムがＣＰＵ２０上で動作することにより実現される。なお、ＲＡＭ２１、ＲＯＭ２２としてフラッシュメモリなどの書き換え可能な不揮発性メモリを用いてもよい。また、処理の一部をＤＳＰ（デジタル・シグナル・プロセッサ）などの専用のハードウェアで実行するようにして、処理の高速化を図ることもできる。

ＭＦＰ１は、メール受信部２０１、タイマ２０２、メール受信指示入力部２０３、アドレス抽出部２０４、アドレス問合せ部２０５、アドレス帳管理部２０６、メッセージ表示制御部２０７、アドレス帳表示制御部２０８、受信メール格納部２２１、アドレス帳格納部２２２、及び表示情報確認部２２３を備えている。

メール受信部２０１は、ＣＰＵ２０に設けられたタイマ２０２により定期的なメールサーバ３１Ｃへの問合せタイミングが検出された場合、若しくはメール受信指示入力部２０３としての操作部１１等を介するユーザからの指示入力があった場合に、メールサーバ３１Ｃに対して自機宛のメールの探索を行う。メールサーバ３１Ｃに自機宛のメールが格納されていた場合、ＰＯＰ３、ＩＭＡＰ４等のプロトコルに従ってメールを取得し、例えばハードディスク２３Ｈに設けられた受信メール格納部２２１に格納する。

アドレス抽出部２０４は、受信したメールのヘッダ及びメール本文からアドレスを抽出する。メール本文からアドレスを抽出する具体的な方法は特許文献３にも例示されているが、例えば「＠」を検出し、その前後に文字列が連続していること、及び、＠後方に連続した文字列が「ｊｐ」等の規定の文字列で終了しているか否かに基づいて行うことができる。ヘッダからアドレスを抽出する際、「Ｔｏ」フィールドのアドレスは抽出を省略するようにしてもよい。アドレス抽出部２０４により抽出されたアドレスは、アドレス問合せ部２０５へと送られる。

アドレス問合せ部２０５は、抽出されたアドレスをキーとしてＬＤＡＰサーバ３１Ｂに問合せを行う。ＬＤＡＰでの検索フィルタはＲＦＣ１９６０に規定されており、本実施の形態では、抽出されたアドレス、及び抽出されたアドレスに類似するアドレスを検索する。類似したアドレスを検索するのは、受信したメールに記載されたアドレスが単なるタイプミスでＬＤＡＰサーバに登録されたアドレスと異なっている場合もあり、そのような場合に何ら情報を通知することなく登録を拒絶すると、逆に登録した方が良いようなアドレスが登録されないという事態が発生し得るからである。なお、類似するアドレスを取得するためには、例えば上記ＲＦＣ１９６０に規定された検索フィルタ（ａｐｐｒｏｘ）を利用することができるが、これに限定されない。

アドレス帳管理部２０６は、例えばハードディスク２３Ｈに設けられたアドレス帳格納部２２２に格納されたアドレス帳データの管理を行う。メッセージ表示部２０７は、ディスプレイ部１２へのメッセージ等の表示内容を制御する。本実施の形態のアドレス帳管理部２０６は、ディプレイ部１２として設けられた液晶タッチパネルを介するユーザの指示入力を受けて、アドレス帳データの登録や内容更新を行う。

アドレス帳表示制御部２０８は、アドレス帳データをディスプレイ部１２に表示する際の表示内容の制御を行う。本実施の形態では、ユーザにより表示項目を選択することが可能となっており、ディスプレイ部１２を介してユーザから選択入力された表示項目に関する情報が、例えばハードディスク２３Ｈに設けられた表示情報格納部２２３に格納される。

図５及び図６は、本実施の形態におけるメールアドレス管理処理の内容の一例を示すフローチャートである。アドレス管理処理では、メールサーバ３１Ｃへの定期的な問合せタイミングとなるか（Ｓ１０１：ＹＥＳ）、メール受信指示入力部２０３等を介するユーザからの指示入力があった場合（Ｓ１０２：ＹＥＳ）、メールサーバ３１Ｃの探索を行い（Ｓ１０３）、自機宛の受信メールがあった場合（Ｓ１０４：ＹＥＳ）、受信メールをメールサーバ３１Ｃからダウンロードとして、受信メール格納部２２１に格納する。そしてアドレス抽出部２０４がアドレス抽出処理を行う（Ｓ１０５）。

次に、アドレス問合せ部２０５が、抽出されたアドレスをキーとして、ＬＤＡＰサーバ３１Ｂに同一アドレスの検索を行う（Ｓ１０６）。同一アドレスが存在した場合（Ｓ１０７：ＹＥＳ）、図６のフローチャートへと移行して、アドレス帳への登録処理へ移行する。なお、本実施の形態では、同一アドレスがＬＤＡＰサーバ３１Ｂに存在しない場合（Ｓ１０７：ＮＯ）、ＬＤＡＰサーバ３１Ｂに類似アドレスの問合せを行う（Ｓ１０８）。

ここで、図６のフローチャートの内容について説明する。まず、同一アドレスがＬＤＡＰサーバ３１Ｂに登録されていた場合（Ｓ１０７：ＹＥＳ）、アドレス帳管理部２０６に、既に同一アドレスがアドレス帳に登録済みか否かを問合せ、同一アドレスが登録済みである場合には、そのままアドレス管理処理を終了する（Ｓ１１０：ＹＥＳ）。登録済みでない場合（Ｓ１１０：ＮＯ）、アドレス問合せ部２０５が、ＬＤＡＰサーバ３１Ｂで管理されているアドレス以外の情報、例えば氏名、部署名、従業員コード等の情報（以下、「付随情報」という。）を取得し（Ｓ１１１）、メッセージ表示制御部２０７が、ディスプレイ部１２に登録可否を問い合わせるメッセージを表示する（Ｓ１１２）。

図７は、この際に表示される登録可否メッセージの一例を示す図である。ユーザが液晶タッチパネルに表示される登録ボタン１２１を押下した場合（１１３：ＹＥＳ）、アドレス帳管理部２０６が、ステップＳ１１１でＬＤＡＰサーバ３１Ｂから取得した他の情報と併せて、アドレス帳へのアドレス登録処理を行う（Ｓ１１４）。本実施の形態では、ＬＤＡＰサーバ３１Ｂから取得された付随情報を併せてアドレス帳に登録することで、より使い勝手の良いアドレス帳とすることを可能としている。なお、ＬＤＡＰサーバ３１Ｂで管理されている付随情報の全部でなく一部をアドレス帳に登録することもできる。また、図７の画面に表示する付随情報も任意の設定が可能である。

なお、本実施の形態では、アドレス登録処理の後、ユーザが認証を経てログインしたユーザであるか否かを判定し（Ｓ１１５）、ユーザ認証を経てログインしたユーザである場合（Ｓ１１５：ＹＥＳ）、ディスプレイ部１２に、個人用アドレス帳への登録を行うか否かを問い合わせる個人登録メッセージを表示する（Ｓ１１６）。図８は、この際に表示される個人登録メッセージの一例を示す図である。

ここで、本実施の形態のアドレス帳の構造について説明する。図９は、アドレス帳の内容の一例を示す図である。本実施の形態のアドレス帳は、メールアドレスの他に、システムＩＤ、氏名（漢字）、氏名（カナ）、従業員コード、部署名、役職を保持している。システムＩＤ以外の氏名、従業員コード、部署名、役職が付随情報に該当する。もっとも、付随情報の内容がこれに限定されず、ＬＤＡＰサーバの設定や、項目の必要性、設置場所などに応じて自由に設計可能であることは勿論である。システムＩＤは、アドレス帳に新規アドレスとして登録する際に付与される識別子である。

そして、「全体用」の項目に「０」が格納されているアドレスは全体用アドレス帳に登録されていることを示している。全体用アドレス帳の内容は、ユーザ認証を経ていないユーザを含めて、誰もが参照することができる。「個人用」の項目は、ユーザに対応したシステムＩＤが格納される。同図の例は、システムＩＤ「０００２」上田三郎のアドレスは、全体用アドレス帳に登録されておらず、システムＩＤ「０００１」のユーザ（石川二郎）の個人用アドレス帳にのみ登録されており、システムＩＤ「０００４」小野五郎のアドレスは、全体用アドレス帳、及びシステムＩＤ「０００２」のユーザ（上田三郎）、システムＩＤ「０００３」のユーザ（遠藤四郎）の個人用アドレス帳にそれぞれ登録されていることを示している。なお、全体用アドレス帳からの削除については、例えば管理者権限を有する者、若しくはユーザ認証を経てログインした本人が削除可能とすることができるが、これらの権限設定は任意である。

さて、図６のフローチャートに戻って、図８の画面で登録ボタン１２１が押下された場合に（Ｓ１１７：ＹＥＳ）、個人用アドレス帳への登録を行う（Ｓ１１８）。具体的には、ログインユーザのシステムＩＤを、新たに登録されたメールアドレスの「個人用」の項目に格納する。

次に、図５のフローチャートに戻り、ステップＳ１０９で、メールから抽出されたアドレスと類似するアドレスがＬＤＡＰサーバ３１Ｂに登録されている場合の処理について、簡単に説明する。この場合、同一アドレスが登録されていた場合と同様、図６のフローチャートへと移行するが、表示される登録可否メッセージ画面が同一アドレスの場合と異なっている。図１０は、この場合、ステップＳ１１２で表示される画面の一例を示す図である。例えば、メールから抽出されたアドレス（抽出アドレス）及び、ＬＤＡＰサーバ３１Ｂに登録されているアドレス（登録アドレス）を併せて表示し、登録アドレスをアドレス帳に登録するか否かの選択をユーザに促す。

なお、最後に本実施の形態におけるアドレス帳の表示形態について説明する。図１１は、アドレス帳をディスプレイ部１２に表示する際の表示形態の一例を示す図であり、図１１（ａ）は全体用アドレス帳、図１１（ｂ）は個人用アドレス帳の表示形態の例を示すものである。これらの表示内容は、アドレス帳表示制御部２０８により制御される。一覧表示された中のいずれかを選択して、「詳細」ボタン１２３を押下することで、アドレス帳に登録されている付随情報の全てを表示させることができる。本実施の形態のアドレス帳では、格納される情報がメールアドレスだけでなく、部署などの付随情報の項目も併せて格納されることから、一覧表示の場合に、どの項目を表示するかを設定することを可能としている。

表示される項目についての情報は、表示情報格納部２２３に格納される。図１２は、表示情報格納部２２３に格納される情報の一例を示す図である。本実施の形態では、例えばユーザ認証がない場合や、設定を登録していないユーザの場合の初期設定、及びユーザごとの設定を格納している。なお、この情報は、例えば図１３に示すような画面を表示し、ユーザによる表示項目の選択を促す。同図の例では、例えば、画面左側の項目表示領域のいずれかを選択し、画面右側の四角のいずれかを押下することで、表示項目を選択することができる。選択された状態で登録ボタン１２１を押下することで、項目情報を表示情報格納部２２３に格納する。ユーザ認証を経てログインしている場合には、表示項目と併せてシステムＩＤが登録される。

（変形例）
以上、本発明の実施の形態について説明したが、本発明の内容が上記実施の形態において説明された具体例によって限定されないことは勿論であり、例えば、以下のような変形例を実施することもできる。

（１）上記実施の形態では、ＬＤＡＰサーバ３１Ｂに登録されているアドレスと同一のアドレスが既にアドレス帳に登録されている場合、以後の処理を省略する構成としたが、登録済みである場合でも、さらに登録することを可能とする構成としてもよい。メールアドレスに付随する部署名などが変更される場合もあるからである。この際、ＬＤＡＰサーバ３１Ｂから取得された情報とアドレス帳の情報とを比較して、変更された部分があるか否かを判定し、変更された部分がある場合に、その旨を表示等して、登録するか否かの選択を促す構成としても良い。

（２）上記実施の形態では、新規アドレスをアドレス帳に登録する際にシステムＩＤを付与する構成としたが、識別子の形態はこれに限定されない。例えば、登録されるのが従業員に限られるのであれば従業員コードをシステムＩＤの替わりに用いることもできる。

（３）上記実施の形態では、メールアドレス管理装置をＭＦＰ１に実装したが、本発明はＰＣ等の情報処理装置上でメールアドレスを管理する場合にも適用可能であり、上記に説明したような処理をＣＰＵ等のプロセッサに実行させるプログラムを情報処理装置にインストールすることによっても、本発明の処理を実現することができる。

本発明は、例えば、アドレス帳にメールアドレスを登録するメールアドレス管理装置等に適用することができる。

本発明の実施の形態のネットワークシステムの構成の一例を示す図である。 ＭＦＰ１の外観の一例を示す図である。 ＭＦＰ１におけるハードウェア構成の一例を示す図である。 ＭＦＰ１の機能的構成の一例を示すブロック図である。 メールアドレス管理処理の内容の一例を示すフローチャートである。 メールアドレス管理処理の内容の一例を示すフローチャートである。 登録可否メッセージの一例を示す図である。 個人登録メッセージの一例を示す図である。 アドレス帳の内容の一例を示す図である。 抽出アドレスと類似するアドレスがＬＤＡＰサーバ３１Ｂに登録されていた場合の登録可否メッセージの一例を示す図である。 アドレス帳の表示形態の一例を示す図である。 表示情報格納部２２３に格納される情報の一例を示す図である。 ユーザにより、表示情報格納部２２３に格納される表示項目の選択を促す画面の一例を示す図である。

符号の説明

１ ＭＦＰ
１１ 操作部
１２ ディスプレイ部
１３ スキャナ部
１４ プリンタ部
１６ 通信インタフェース
１６１ 受信部
１６２ 送信部
１７ ドキュメントフィーダ
１８ 給紙装置
１９ トレイ
２０ ＣＰＵ
２１ ＲＡＭ
２２ ＲＯＭ
２３ データ記憶部
２３Ｈ ハードディスクドライブ
２３Ｒ カードリーダライタ
３１Ａ 受信装置（ＰＣ）
３１Ｂ ＬＤＡＰサーバ（ＰＣ）
３１Ｃ メールサーバ（ＰＣ）
９１ メモリカード
２０１ メール受信部
２０２ タイマ
２０３ メール受信指示入力部
２０４ アドレス抽出部
２０５ アドレス問合せ部
２０６ アドレス帳管理部
２０７ メッセージ表示制御部
２０８ アドレス帳表示制御部
２２１ 受信メール格納部
２２２ アドレス帳格納部
２２３ 表示情報格納部
５００ ネットワーク

Claims (13)

1. アドレス帳へのメールアドレスの登録を管理するメールアドレス管理装置において、
   受信した電子メールからメールアドレスを抽出する抽出手段と、
   抽出されたメールアドレスを基にして、外部の管理サーバに登録されているか否かの照会を行う照会手段と、
   メールアドレスが前記管理サーバに登録されている場合に、当該メールアドレスをアドレス帳に登録する登録手段とを備える
   ことを特徴とするメールアドレス管理装置。
2. 前記管理サーバは、ＬＤＡＰ（ライトウェイト・ディレクトリ・アクセス・プロトコル）サーバである
   ことを特徴とする請求項１に記載のメールアドレス管理装置。
3. 前記登録手段は、
   前記管理サーバに登録されているメールアドレスと同一のメールアドレスがアドレス帳に登録されていない場合に、当該メールアドレスをアドレス帳に登録する
   ことを特徴とする請求項１又は２に記載のメールアドレス管理装置。
4. 前記メールアドレス管理装置は、
   ユーザに対し、メールアドレスをアドレス帳に登録するか否かの選択を促す旨を報知する選択報知手段と、
   メールアドレスをアドレス帳に登録するか否かのユーザによる選択入力を受け付ける選択受付手段とを備え、
   前記登録手段は、
   ユーザによりアドレス帳に登録する旨の選択入力があった場合にメールアドレスをアドレス帳に登録する
   ことを特徴とする請求項１から３のいずれかに記載のメールアドレス管理装置。
5. 前記選択報知手段は、
   前記管理サーバに、抽出されたメールアドレスと類似するメールアドレスが登録されていた場合に、管理サーバに登録されているメールアドレスをアドレス帳に登録するか否かの選択を促し、
   前記登録手段は、
   ユーザによりアドレス帳に登録する旨の選択入力があった場合に、前記管理サーバに登録されているメールアドレスをアドレス帳に登録する
   ことを特徴とする請求項４に記載のメールアドレス管理装置。
6. 前記メールアドレス管理装置は、
   アドレス帳の一覧を表示する表示部を備える装置に設けられた場合に、当該表示部への表示内容を制御するアドレス帳表示制御手段を備える
   ことを特徴とする請求項１から５のいずれかに記載のメールアドレス管理装置。
7. 前記照会手段は、
   照会したメールアドレスが前記管理サーバに登録されている場合に、メールアドレス以外に前記管理サーバに登録されている付随情報を取得する
   ことを特徴とする請求項１から６のいずれかに記載のメールアドレス管理装置。
8. 前記登録手段は、
   前記照会手段が取得した付随情報の少なくとも一部をメールアドレスと併せてアドレス帳に登録する
   ことを特徴とする請求項７に記載のメールアドレス管理装置。
9. 表示部を備える装置において、当該表示部に表示すべき付随情報に関するユーザの指定入力を受け付ける指定入力受付手段を備える
   ことを特徴とする請求項８に記載のメールアドレス管理装置。
10. 前記アドレス帳表示制御手段は、
    ユーザ認証を経てログインしたユーザが参照可能な個人用アドレス帳を表示する場合と、ユーザ認証を経ることなくログインしたユーザも含め、全ユーザが参照可能な全体用アドレス帳を表示する場合とで、別の内容を表示するように制御する
    ことを特徴とする請求項６から９のいずれかに記載のメールアドレス管理装置。
11. コンピュータにインストールされ、アドレス帳へのメールアドレスの登録を管理するプログラムにおいて、
    受信した電子メールからメールアドレスを抽出する抽出処理と、
    抽出されたメールアドレスを基にして、外部の管理サーバへの照会を行う照会処理と、
    メールアドレスが前記管理サーバに登録されている場合に、当該メールアドレスをアドレス帳に登録する登録処理とをコンピュータに実行させる
    ことを特徴とするプログラム。
12. 前記プログラムは、
    メールアドレスをアドレス帳に登録するか否かのユーザによる選択入力を受け付ける選択受付処理をコンピュータに実行させ、
    前記登録処理において、
    ユーザによりアドレス帳に登録する旨の選択入力があった場合にメールアドレスをアドレス帳に登録する
    ことを特徴とする請求項１１に記載のプログラム。
13. 前記照会処理において、
    前記管理サーバに、抽出されたメールアドレスと同一のメールアドレスが登録されていない場合に、抽出されたメールアドレスと類似するメールアドレスが登録されているか否かを照会し、
    前記登録処理において、
    ユーザによりアドレス帳に登録する旨の選択入力があった場合に、抽出されたメールアドレスと類似するメールアドレスとして、前記管理サーバに登録されているメールアドレスをアドレス帳に登録する
    ことを特徴とする請求項１２に記載のプログラム。

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