JP4581404B2 - 情報処理装置及び情報処理プログラム - Google Patents

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    • G06F9/44—Arrangements for executing specific programs
    • G06F9/451—Execution arrangements for user interfaces

Description

本発明は、情報処理装置及び情報処理プログラムに係り、特に、紙文書や電子情報の共有化を図ったネットワークシステムに用いて好適な情報処理装置及び情報処理プログラムに関する。
従来より、スキャナ、ファクシミリ（以下「ＦＡＸ」という。）、複写機、又はこれらを複合した複合機、パーソナルコンピュータ、メールサーバをネットワークで接続して、紙文書と電子情報の共有化を図ったネットワークシステムがある。
このようなネットワークシステムは、原稿を読み取るスキャナ、ペーパーレスＦＡＸ等の入力系からの文書ファイルを取り込み、イメージ加工、文字認識等の処理系を経て、プリンタやメールサーバ等の出力系を介して文書ファイルを外部に配信する。
通常、文書ファイルの取り込み、加工、配信はそれぞれ独立して行われる。このため、ユーザは、文書ファイルの取り込み、加工、配信を連続して実行したい場合は、取り込み、加工、配信のそれぞれについて所定の設定を行わなければならない。つまり、ユーザは、取り込み、加工、配信に関するウィンドウを１つずつ開いて、所定の入力操作を行わなければならず、非常に不便であった。
このため、従来より、取り込みから配信までの一連の処理をネットワーク上で連携して予め定義した順番で実行するワークフローシステムが導入されている。ワークフローシステムは、承認や回覧などオフィスで汎用的に使用されるワークフローを想定して、既存の紙ベースの業務システムをそのまま電子化することによって開発されることが多い（例えば、特許文献１、特許文献２、特許文献３を参照。）。
特開２００２−９９６８６号公報 特開２００１−３２５３８９号公報 特開２００１−１９５２９５号公報
この種のワークフローシステムでは、取り込みから配信までの一連の処理を定義した後は、当該定義に従って一連の処理を繰返し実行可能となるが、当該定義の完了後にネットワーク接続された複数の装置に対して上記一連の処理を実行させるための情報（ジョブフロー）を配信して記憶させ実行させることにより、上記複数の装置によって連携して上記一連の処理を行う形態が考えられる。
この形態は、ジョブフローをネットワーク接続された各装置に予め記憶させて実行させるものであるため、ジョブフローを新規に作成した際に当該ジョブフローを対象とする装置に配信して記憶させたり、各装置に既に記憶されているジョブフローを更新したり削除する、といったジョブフローに対する各種操作を可能とする必要がある。
そして、この場合、ジョブフローに対する各種操作の指示入力を行った後で、かつ上記定義が完了した時点で上記ジョブフローに対する指示入力に応じた操作を該当する装置に反映させることが好ましい。これは、上記定義が確定した時点で全ての設定が完了するためであり、当該定義が確定するまではジョブフローに対する操作内容が変更されたり、ジョブフロー自身が変更される場合もあり、当該変更の都度、変更後の状態を各装置に反映させることは処理負荷の面で著しく不利であるためである。
この場合、ジョブフローに対する操作指示の入力時点と、上記定義の完了時点との間には少なからずタイムラグが存在するため、このタイムラグの間に、例えば、操作対象とするジョブフローの記憶先に対応する装置の電源がオフされたり、アクセス先となる装置に対するアクセス権を有するアカウントが変更されたり、配信先となるフォルダをユーザが誤って消去してしまったりするなどして、システムの状態が変わってしまうことがある。
しかしながら、従来技術は、このようなシステムの状態変化に関しては何ら対応がなされていないため、当該状態変化によりジョブフローに対する操作の各装置に対する反映が実行不能となり、たとえそのために既にエラーが発生しても、それをユーザが把握して対策を講じることができない、という問題点があった。
本発明は上記問題点を解消するためになされたものであり、システムの状態変化に対応可能なネットワーク上で連携して予め定義された一連の処理を行う情報処理装置及び情報処理プログラムを提供することを目的とする。
上記目的を達成するために、請求項１記載の情報処理装置は、外部装置との連携により、文書情報に施す複数の処理を一連の処理として実行させるための情報であり、前記一連の処理を定義する情報であるルール情報に関連づけられるジョブフロー情報を、前記文書情報に前記一連の処理を施す外部装置に送信して記憶させ実行させることにより、当該外部装置と連携し予め定められた一連の処理を前記文書情報に施す情報処理装置であって、前記ルール情報を入力するためのルール情報入力画面、及び前記ジョブフロー情報を定義するための操作指示を入力するための操作指示入力画面を表示すると共に、前記操作指示及び前記ルール情報の入力が終了して入力結果を確定する際に指定される確定ボタンを表示する表示手段と、前記確定ボタンが指定されたときに、前記ジョブフロー情報が記憶される前記外部装置に対して前記操作指示の操作内容の反映を実行させることができるか否かを、前記ジョブフロー情報が記憶される前記外部装置の状態に基づいて判定する判定手段と、前記判定手段により前記操作内容の反映を実行させることができないと判定された場合に当該反映を実行させることができない理由を表示させると共に、当該反映の再実行を行う際に指定される再実行ボタンを表示させるように前記表示手段を制御する制御手段と、前記ルール情報に関連付けられた前記ジョブフロー情報により示される処理を、当該ジョブフロー情報が記憶された前記外部装置に実行させる処理実行手段と、を備えている。
請求項１記載の情報処理装置は、外部装置との連携により、文書情報に施す複数の処理を一連の処理として実行させるための情報であり、前記一連の処理を定義する情報であるルール情報に関連づけられるジョブフロー情報を、前記文書情報に前記一連の処理を施す外部装置に送信して記憶させ実行させることにより、当該外部装置と連携し予め定められた一連の処理を前記文書情報に施すものであり、表示手段により、前記ルール情報を入力するためのルール情報入力画面、及び前記ジョブフロー情報を定義するための操作指示を入力するための操作指示入力画面を表示すると共に、前記操作指示及び前記ルール情報の入力が終了して入力結果を確定する際に指定される確定ボタンが表示される。なお、上記表示手段には、液晶ディスプレイ、ＣＲＴディスプレイ、有機ＥＬディスプレイ、プラズマディスプレイ等のディスプレイが含まれる。また、上記文書情報は、文書に関連する情報であればよく、テキストデータ等の文字情報や紙文書を読み取った画像情報等、特に限定されるものではない。
ここで、本発明では、前記確定ボタンが指定されたときに、前記ジョブフロー情報が記憶される前記外部装置に対して前記操作指示の操作内容の反映を実行させることができるか否かを、前記ジョブフロー情報が記憶される前記外部装置の状態に基づいて判定手段により判定され、前記操作内容の反映を実行させることができないと判定された場合に当該反映を実行させることができない理由を表示させると共に、当該反映の再実行を行う際に指定される再実行ボタンを表示させるように前記表示手段が制御手段によって制御され、前記ルール情報に関連付けられた前記ジョブフロー情報により示される処理を、当該ジョブフロー情報が記憶された前記外部装置により処理実行手段によって実行させる。
このように、請求項１記載の情報処理装置では、外部装置との連携により、文書情報に施す複数の処理を一連の処理として実行させるための情報であり、前記一連の処理を定義する情報であるルール情報に関連づけられるジョブフロー情報を、前記文書情報に前記一連の処理を施す外部装置に送信して記憶させ実行させることにより、当該外部装置と連携し予め定められた一連の処理を前記文書情報に施すに際し、前記ルール情報を入力するためのルール情報入力画面、及び前記ジョブフロー情報を定義するための操作指示を入力するための操作指示入力画面を表示すると共に、前記操作指示及び前記ルール情報の入力が終了して入力結果を確定する際に指定される確定ボタンを表示手段により表示し、前記確定ボタンが指定されたときに、前記ジョブフロー情報が記憶される前記外部装置に対して前記操作指示の操作内容の反映を実行させることができるか否かを、前記ジョブフロー情報が記憶される前記外部装置の状態に基づいて判定し、前記操作内容の反映を実行させることができないと判定された場合に当該反映を実行させることができない理由を表示させると共に、当該反映の再実行を行う際に指定される再実行ボタンを表示させるように前記表示手段を制御し、前記ルール情報に関連付けられた前記ジョブフロー情報により示される処理を、当該ジョブフロー情報が記憶された前記外部装置に実行させているので、システムの状態がジョブフローに対する操作指示の入力が終了した時から変わってしまい、入力した操作指示の操作内容の反映が実行できなくなった場合であっても、その理由を表示手段の表示内容を参照することによって容易に把握することができ、この結果として、上記操作指示に応じた操作が実行できなくなったことに対する対策を容易に講じることができると共に、当該対策の実施後に再実行ボタンを指定することのみによって容易にジョブフローに対する操作を再実行することができる。
なお、本発明は、請求項２に記載の発明のように、前記操作指示を、ジョブフロー情報の新規作成の指示、前記外部装置に記憶されているジョブフロー情報の更新の指示、及び前記外部装置に記憶されているジョブフロー情報の削除の指示、の少なくとも１つの指示とすることができる。
また、本発明は、請求項３に記載の発明のように、記憶手段を更に備え、前記制御手段は、前記操作の再実行をキャンセルする際に指定されるキャンセルボタンを更に表示させるように前記表示手段を制御すると共に、当該キャンセルボタンが指定されたときに前記実行できない操作の操作対象となるジョブフロー情報を特定するための特定情報、当該ジョブフロー情報に対する操作内容、及び前記実行できない理由を前記記憶手段に記憶するように制御することが好ましい。
なお、上記記憶手段には、ＲＡＭ（Random Access Memory）、ＥＥＰＲＯＭ（Electrically Erasable and Programmable Read Only Memory）、フラッシュＥＥＰＲＯＭ（Flash EEPROM）等の半導体記憶素子、スマート・メディア（SmartMedia(R)）、ｘＤピクチャーカード（xD-Picture Card）、コンパクト・フラッシュ（CompactFlash）、ＡＴＡ（AT Attachment）カード、マイクロドライブ、フロッピィディスク、ＣＤ−Ｒ（Compact Disc-Recordable）、ＣＤ−ＲＷ（Compact Disc-ReWritable）、光磁気ディスク等の可搬記録媒体やハードディスク等の固定記録媒体、或いはネットワークに接続されたサーバ・コンピュータ等に設けられた外部記憶装置が含まれる。
更に、本発明は、請求項４に記載の発明のように、前記表示手段は、前記操作指示入力画面を介して、前記ジョブフロー情報を記憶させる前記外部装置にアクセスする際に必要とされるアカウント情報の入力を受け付け、前記制御手段は、前記実行できない理由が前記操作指示入力手段を介して前記外部装置へのアクセス権を有しない人のアカウント情報が入力されたという理由である場合に、当該アクセス権を有する人のアカウント情報を入力するための入力画面を更に表示するように前記表示手段を制御することが好ましい。
一方、上記目的を達成するために、請求項５記載の情報処理プログラムは、外部装置との連携により、文書情報に施す複数の処理を一連の処理として実行させるための情報であり、前記一連の処理を定義する情報であるルール情報に関連づけられるジョブフロー情報を、前記文書情報に前記一連の処理を施す外部装置に送信して記憶させ実行させることにより、当該外部装置と連携して予め定められた一連の処理を前記文書情報に施すための情報処理プログラムであって、前記ルール情報を入力するためのルール情報入力画面、及び前記ジョブフロー情報を定義するための操作指示を入力するための操作指示入力画面を表示すると共に、前記操作指示及び前記ルール情報の入力が終了して入力結果を確定する際に指定される確定ボタンを表示する第１表示ステップと、前記確定ボタンが指定されたときに、前記ジョブフロー情報が記憶される前記外部装置に対して前記操作指示の操作内容の反映を実行させることができるか否かを、前記ジョブフロー情報が記憶される前記外部装置の状態に基づいて判定する判定ステップと、前記判定ステップにより前記操作内容の反映を実行させることができないと判定された場合に当該反映を実行させることができない理由を表示させると共に、当該反映の再実行を行う際に指定される再実行ボタンを表示する第２表示ステップと、前記ルール情報に関連付けられた前記ジョブフロー情報により示される処理を、当該ジョブフロー情報が記憶された前記外部装置に実行させる処理実行ステップと、をコンピュータに実行させるものである。
従って、請求項５に記載の情報処理プログラムによれば、コンピュータに対して請求項１記載の発明と同様に作用させることができるので、請求項１記載の発明と同様に、システムの状態がジョブフローに対する操作指示の入力が終了した時から変わってしまい、入力した操作指示に応じた操作が実行できなくなった場合であっても、その理由を表示手段の表示内容を参照することによって容易に把握することができ、この結果として、上記操作指示に応じた操作が実行できなくなったことに対する対策を容易に講じることができると共に、当該対策の実施後に再実行ボタンを指定することのみによって容易にジョブフローに対する操作を再実行することができる。
なお、本発明は、請求項６に記載の発明のように、前記操作指示を、ジョブフロー情報の新規作成の指示、前記外部装置に記憶されているジョブフロー情報の更新の指示、及び前記外部装置に記憶されているジョブフロー情報の削除の指示、の少なくとも１つの指示とすることができる。
また、本発明は、請求項７に記載の発明のように、前記操作の再実行をキャンセルする際に指定されるキャンセルボタンを前記表示手段に更に表示する第３表示ステップと、
前記キャンセルボタンが指定されたときに前記実行できない操作の操作対象となるジョブフロー情報を特定するための特定情報、当該ジョブフロー情報に対する操作内容、及び前記実行できない理由を記憶手段に記憶する記憶ステップと、を更に有することが好ましい。
更に、本発明は、請求項８に記載の発明のように、前記表示ステップは、前記操作指示入力画面を介して、前記ジョブフロー情報を記憶させる前記外部装置にアクセスする際に必要とされるアカウント情報の入力を受け付け、前記実行できない理由が前記操作指示入力手段を介して前記外部装置へのアクセス権を有しない人のアカウント情報が入力されたという理由である場合に、当該アクセス権を有する人のアカウント情報を入力するための入力画面を前記表示手段に更に表示する第４表示ステップを更に有することが好ましい。
本発明に係る情報処理装置及び情報処理プログラムによれば、文書情報に施す複数の処理を一連の処理として表したジョブフローを、前記文書情報に前記一連の処理を施す外部装置に送信して記憶させ実行させることにより、当該外部装置と連携して予め定められた一連の処理を前記文書情報に施すに際し、前記ジョブフローに対する操作指示を入力するための操作指示入力画面及び前記外部装置との連携状態のルールを定義する情報であるルール情報を入力するためのルール情報入力画面を表示手段により表示すると共に、前記操作指示及び前記ルール情報の入力が終了して入力結果を確定する際に指定される確定ボタンを表示手段により表示し、前記確定ボタンが指定されたときに前記操作指示による前記ジョブフローに対する操作が実行できるか否かを判定し、前記操作が実行できないと判定された場合に当該実行できない理由を表示手段により表示させると共に、当該操作の再実行を行う際に指定される再実行ボタンを表示手段により表示させるように前記表示手段を制御しているので、システムの状態がジョブフローに対する操作指示の入力が終了した時から変わってしまい、入力した操作指示に応じた操作が実行できなくなった場合であっても、その理由を表示手段の表示内容を参照することによって容易に把握することができ、この結果として、上記操作指示に応じた操作が実行できなくなったことに対する対策を容易に講じることができると共に、当該対策の実施後に再実行ボタンを指定することのみによって容易にジョブフローに対する操作を再実行することができる、という効果が得られる。
以下、本発明の好ましい実施の形態について図面を参照しながら詳細に説明する。
［システム構成］
図１は、本発明の実施形態に係る文書共有ネットワークシステム１の概略的な構成を示す図である。
上記文書共有ネットワークシステム１は、プリント機能、スキャナ機能及びファクシミリ機能を兼ね備えた複数の複合機１０と、電子メールの送受信等を行うメールサーバ２０と、複数の端末装置２５と、ドキュメントを所定の取り込み先から取り込んで所定の加工を施した後、所定の配信先に配信する制御を行う制御装置３０と、を備えている。ここにいうドキュメントは、主に文書に関するイメージデータであるが、加工処理の状態に応じてテキストデータを含むものであってもよく、特に限定されるものではない。
複合機１０、メールサーバ２０、各端末装置２５及び制御装置３０は、ネットワーク５を介して相互に接続されている。なお、ネットワーク５には、図示しないが、プリンタ、スキャナ、ファクシミリ装置がそれぞれ接続されてもよい。
図２は、文書共有ネットワークシステム１の処理の概要を説明する図である。複合機１０、メールサーバ２０及び端末装置２５は、ネットワーク５を介して相互に接続されているものの、通常は独立して動作する。そこで、制御装置３０は、文書共有ネットワークシステム１における取り込み先、加工方法、配信先を設定し、ドキュメントの取り込み、加工及び配信までの一連の処理を自動化／定型化して、コアサービスを提供するものである。
ここで、一連の処理を自動化／定型化するための定義したものを「ルール」という。ルールの設定については後述する。また、取り込み、加工方法、配信のそれぞれの特定の機能を提供するアプリケーションプログラムを、入力系プラグイン、処理系プラグイン、出力系プラグインという。
図３は、複合機１０の構成を示すブロック図である。
複合機１０は、入力系プラグインや出力系プラグインの機能を提供し得るものであり、原稿に記録された画像を読み取るスキャナ部１１と、感光体に静電潜像を記録し、静電潜像をモノクロトナーまたはカラートナーを用いて現像し、現像した画像を記録紙に転写して出力するプリンタ部１２と、ファクシミリ電文の送受信を行うファクシミリ（以下「ＦＡＸ」という。）部１３とを備えている。
複合機１０は、さらに、全体を制御するコントローラ１４と、スキャナ部１１で読み取られた画像データやネットワーク５を介して受信した画像データ、ＦＡＸ受信電文のデータ等を記憶するメモリ１５と、アイコンを有する操作画面を表示すると共にアイコンへの接触に応じて操作情報を入力する表示パネル１６と、データを入出力するための入出力ポート１７と、ネットワークに接続された機器と通信を行う通信制御ユニット１８とを備えている。
スキャナ部１１、プリンタ部１２、ＦＡＸ部１３、コントローラ１４、メモリ１５、表示パネル１６及び入出力ポート１７は、バスを介して相互に接続されている。入出力ポート１７は、通信制御ユニット１８を介してネットワーク５に接続されている。なお、スキャナ部１１は、ＦＡＸ部１３の一部として組み込まれてもよい。
メールサーバ２０は、入力系プラグインや出力系プラグインの機能を提供し得るものであり、ネットワーク５に接続された各端末装置２５の電子メールの送受信を行うサーバである。
端末装置２５は、入力系プラグイン、処理系プラグイン及び出力系プラグインの機能を提供し得るものであり、いわゆるパーソナルコンピュータである。端末装置２５は、例えばメールサーバ２０を介して外部と電子メールの送受信を行ったり、ファイルフォルダにドキュメントを保管したり、ドキュメントに対して所定の画像処理を行う。
制御装置３０は、ルールを設定したり、ルールに基づいてドキュメントの取り込み、加工及び配信までの一連の処理を実行するものである。なお、制御装置３０は、処理系プラグインになってもよい。
図４は、制御装置３０の構成を示すブロック図である。
制御装置３０は、全体を制御するＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）３１、ワークエリアとしてデータを一時格納するＲＡＭ３２、ＣＰＵ３１の制御プログラム等を記憶するＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）３３、ルールを設定するためのルール設定画面などを表示するディスプレイ３４、ＣＤ−ＲＯＭドライブ３５を備えている。
制御装置３０は、さらに、ドキュメントの取り込み、加工及び配信までの一連の処理を自動化／定型化するためのプログラム、処理系プラグインとして機能するためのアプリケーションプログラムや所定のデータ等を記憶したり読み出すハードディスクドライブ３６、文章や記号等を入力するキーボード３７、ポインティングデバイスであるマウス３８、これらが接続されたインタフェース３９、入出力ポート４０及び通信制御ユニット４１を備えている。
ＣＰＵ３１、ＲＡＭ３２、ＲＯＭ３３、インタフェース３９及び入出力ポート４０は、ネットワーク５に接続された複合機１０等の他の機器と通信を行う通信制御ユニット４１に接続されている。
なお、キーボード３７は、ディスプレイ３４に様々な設定画面が表示されたときに、オペレータの指示する情報を直接入力するときに用いられる。また、マウス３８は、ディスプレイ３４に様々な設定画面が表示されたときに、表示されたものを選択したり、設定指示の内容を入力するとき使用される。
［ルールの一例］
図５は、制御装置３０によって入力系プラグイン、処理系プラグイン、出力系プラグインを任意に組み合わせて生成することができるルールの一例を説明する図である。
例えば、ルール１は、複数の入力系プラグイン（ＦＡＸ受信サービス、ファイルフォルダ、スキャンサービス）からドキュメントを取り込み、複数の処理系プラグイン（イメージ加工、光学文字認識（ＯＣＲ）、属性付与／分配）を経て、これらの処理を経たドキュメントを複数の出力系プラグイン（ファイルフォルダ、プリント出力）に配信することを定義している。
ルール２は、ファイルフォルダ及びＭａｉｌ＿ＭＡＰＩ入力からドキュメントを取り込み、イメージ加工、属性付与／分配の処理を経て、処理済みのドキュメントを外部サービス連携フォルダに配信することを定義している。
ルール３は、ファイルフォルダからドキュメントを取り込み、イメージ加工、ＯＣＲ連携モジュール、属性付与／分配の処理を経て、処理済みのドキュメントをファイルフォルダに配信することを定義している。なお、ルール１からルール３は、各処理系プラグインの前後において次の処理に必要なフォーマット（ＦＭＴ）変換を行っている。
ここで、入力系プラグインとしては、図５に示すように、例えばＦＡＸ受信サービス、ファイルフォルダ、スキャンサービス、Ｍａｉｌ＿ＳＭＴＰ入力、ＰＯＰクライアント、Ｍａｉｌ＿ＭＡＰＩ入力などがある。また、図１に示す親展ボックスも該当する。
処理系プラグインとしては、イメージ加工、ＯＣＲ、属性付与／分配、ＯＣＲ連携モジュール等がある。
出力系プラグインとしては、例えばファイルフォルダ、外部サービス連携フォルダ、ｆｔｐ出力、ファイルメッセージ、Ｍａｉｌ＿ＳＭＴＰ出力、Ｍａｉｌ＿ＭＡＰＩ出力などがある。なお、入力系、処理系及び出力系の各プラグインは、上述したものに限定されるものではない。
ところで、本実施形態に係る文書共有ネットワークシステム１では、取り込みから配信までの一連の処理をルールとして定義した後は、当該定義に従って一連の処理を繰返し実行可能となるが、当該定義の完了後に、ネットワーク接続された複数の装置に対して上記一連の処理を実行させるための情報（ジョブフロー）を配信して記憶させ実行させることにより、上記複数の装置によって連携して上記一連の処理を行うものとされている。
この形態は、ジョブフローをネットワーク接続された各装置に予め記憶させて実行させるものであるため、本文書共有ネットワークシステム１では、ジョブフローを新規に作成した際に当該ジョブフローを対象とする装置に配信して記憶させたり、各装置に既に記憶されているジョブフローを更新したり削除する、といったジョブフローに対する各種操作を可能としている。
そして、本文書共有ネットワークシステム１では、ジョブフローに対する各種操作の指示入力を行った後で、かつ上記定義が完了した時点で上記ジョブフローに対する指示入力に応じた操作を該当する装置に反映させるようにしている。これは、上記ルールの定義が確定した時点で全ての設定が完了するためであり、当該定義が確定するまではジョブフローに対する操作内容が変更されたり、ジョブフロー自身が変更される場合もあり、当該変更の都度、変更後の状態を各装置に反映させることは処理負荷の面で著しく不利であることを考慮したものである。
この場合、ジョブフローに対する操作指示の入力時点と、上記定義の完了時点との間には少なからずタイムラグが存在するため、このタイムラグの間に、例えば、操作対象とするジョブフローの記憶先となる装置の電源がオフされたり、アクセス先となる装置に対するアクセス権を有するアカウントが変更されたり、配信先となるフォルダをユーザが誤って消去してしまったりするなどして、システムの状態が変わってしまうことがある。
この場合、当該状態変化によりジョブフローに対する操作の各装置に対する反映が実行不能となってしまい、最悪の場合はジョブフローに対する操作に関する情報自身が失われてしまうこともある。
この問題に対応するために本実施形態に係る文書共有ネットワークシステム１では、上記定義が完了した時点でジョブフローに対する操作が実行できるか否かを判定し、実行できない場合には、これに関する情報をユーザに明示するようにしている。
［文書共有ネットワークシステム１の作用］
次に、図６を参照して、本実施形態に係る文書共有ネットワークシステム１の、上述したルールを新規作成したり、既に存在するルールを編集する際における作用を説明する。なお、図６は、この際に制御装置３０のＣＰＵ３１において実行されるルール設定処理プログラムの処理の流れを示すフローチャートであり、該プログラムはハードディスク３６の所定領域に予め記憶されている。
同図のステップＳＴ１では、予め定められたルール設定画面１５０をディスプレイ３４に表示し、次のステップＳＴ２にて所定情報の入力待ちを行う。
図７には、上記ステップＳＴ１の処理によってディスプレイ３４に表示されたルール設定画面１５０の表示状態が示されている。
同図に示されるように、本実施形態に係るルール設定画面１５０は、ルール名称を入力するルール名称ボックス１５１、ルール説明を入力するルール説明ボックス１５２、ルール説明の自動生成を指示する説明自動生成ボタン１５３、エラー通知ドロップダウンリスト１５４、エラー通知ドロップダウンリストボタン１５５、エラー通知リストボックス１５６、ルールの初期状態有効設定ボタン１５７、ルールの初期状態無効設定ボタン１５８を有している。
ルール名称ボックス１５１は、新規作成又は編集の対象となるルールのルール名を表示するものである。なお、新規作成時では、ルール名称ボックス１５１は空白になっており、ルール名は必須入力項目である。ルール説明ボックス１５２は、ルール名称ボックス１５１に表示されているルール名の説明文を表示するものである。なお、ルール説明ボックス１５２の入力は任意である。
説明自動生成ボタン１５３は、既に入力されている取り込み先、加工方法及び配信先の各プラグインの内容に基づいて、ルール説明を自動的に生成するボタンである。そして、説明自動生成ボタン１５３がクリックされた時に生成されたルール説明は、ルール説明ボックス１５２に表示される。
エラー通知ドロップダウンリスト１５４は、エラー通知ドロップダウンリストボタン１５５がクリックされると、既にインストールされている１つ以上のエラー通知機能を表示する。エラー通知ドロップダウンリスト１５４の中から１つのエラー通知機能が選択されると、エラー通知リストボックス１５６に、エラー通知機能を特定する名称及び登録ＩＤが表示される。
ここで、ルール設定画面１５０は、取り込み先に関するものとして、取り込み先ドロップダウンリスト１６１、取り込み先ドロップダウンボタン１６２、取り込み先リストボックス１６３、取り込み先編集ボタン１６４、取り込み先削除ボタン１６５を備えている。
取り込み先ドロップダウンリスト１６１は、デフォルトでは「項目を選択してください」を表示するが、取り込み先ドロップダウンボタン１６２がクリックされると、既にインストールされている１つ以上の入力系プラグイン（例えば、ファイルフォルダなど）及びレディメード（お勧めメニュー）や、後述するジョブフロー連携設定画面を表示させる際に指定される項目（以下「ジョブフロー連携設定項目」という。）を表示する。
取り込み先ドロップダウンリスト１６１の中から１つの入力系プラグインが選択されると、当該入力系プラグインの設定ダイアログが表示される。
取り込み先リストボックス１６３は、上記設定ダイアログにおける設定が正常に終了した入力系プラグインを表示する。具体的には、取り込み先リストボックス１６３は、設定された入力系プラグインの名称と共に、当該入力系プラグインを表すアイコンを表示する。なお、取り込み先リストボックス１６３には、ＯＫボタン１９７がクリックされるまでに少なくとも１つの入力系プラグインが表示されていなければならない。
取り込み先編集ボタン１６４は、取り込み先リストボックス１６３に表示されている１つ以上の入力系プラグインの中から、選択した入力系プラグインの設定編集を指示するボタンである。なお、取り込み先リストボックス１６３から所望の入力系プラグインを選択してダブルクリックしてもよい。取り込み先削除ボタン１６５は、取り込み先リストボックス１６３に表示されている１つ以上の入力系プラグインの中から、選択した入力系プラグインの削除を指示するボタンである。
ルール設定画面１５０は、加工方法に関するものとして、加工方法ドロップダウンリスト１７１、加工方法ドロップダウンボタン１７２、加工方法リストボックス１７３、加工方法順序変更ボタン１７４Ｕ，１７４Ｄ、加工方法編集ボタン１７５、加工方法削除ボタン１７６を備えている。
加工方法ドロップダウンリスト１７１は、デフォルトでは「項目を選択してください」を表示するが、加工方法ドロップダウンボタン１７２がクリックされると、既にインストールされている１つ以上の処理系プラグイン（例えば、イメージ加工、光学文字認識処理（ＯＣＲ）など）及びレディメードを表示する。加工方法ドロップダウンリスト１７１の中から１つの処理系プラグインが選択されると、当該処理系プラグインの設定ダイアログが表示される。
加工方法リストボックス１７３は、上記設定ダイアログにおける設定が正常に終了した処理系プラグインを表示する。具体的には、加工方法リストボックス１７３は、設定された処理系プラグインの名称と共に、当該処理系プラグインを表すアイコンを表示する。
加工方法順序変更ボタン１７４Ｕ，１７４Ｄは、加工方法リストボックス１７３に複数の処理系プラグインが表示されている場合に、各処理系プラグインの実行順序を変更するためのボタンである。例えば、加工方法順序変更ボタン１７４Ｕは、クリックされる毎に、加工方法リストボックス１７３の中で選択されている処理系プラグインの順序を１つずつ上げる。一方、加工方法順序変更ボタン１７４Ｄは、クリックされる毎に、加工方法リストボックス１７３の中で選択されている処理系プラグインの順序を１つずつ下げる。
加工方法編集ボタン１７５及び加工方法削除ボタン１７６は、それぞれ上述した取り込み先編集ボタン１６４及び取り込み先削除ボタン１６５と同様の操作によって、加工方法リストボックス１７３に表示された処理系プラグインの編集・削除の指示を行うことができる。
ルール設定画面１５０は、配信先に関するものとして、配信先ドロップダウンリスト１８１、配信先ドロップダウンボタン１８２、配信先リストボックス１８３、配信先編集ボタン１８４、配信先削除ボタン１８５、配信先順序変更ボタン１８６Ｕ，１８６Ｄを備えている。
配信先ドロップダウンリスト１８１は、デフォルトでは「項目を選択してください」を表示するが、配信先ドロップダウンボタン１８２がクリックされると、既にインストールされている１つ以上の出力系プラグイン（例えば、ファイルフォルダ、プリント出力、メールＳＭＴＰ出力など）及びレディメードを表示する。配信先ドロップダウンリスト１８１の中から１つの出力系プラグインが選択されると、当該出力系プラグインの設定ダイアログが表示される。
配信先リストボックス１８３は、設定された出力系プラグインの名称と共に、当該出力系プラグインを表すアイコンを表示する。具体的には、配信先リストボックス１８３は、上記設定ダイアログにおける設定が正常に終了すると、当該出力系プラグインの配信条件、配信フォーマット、通知条件及び通知方法をツリー表示する。
配信先編集ボタン１８４は、配信先リストボックス１８３に表示されている出力系プラグインの配信条件、配信フォーマット、通知方法及び通知条件の内容を編集するボタンである。配信先削除ボタン１８５は、選択された出力系プラグインをルールから外すことを指示するボタンである。なお、出力系プラグインが選択されていない場合は、配信先削除ボタン１８５をクリックすることはできない。
配信先順序変更ボタン１８６Ｕ，１８６Ｄは、配信先リストボックス１８３に複数の出力系プラグインが表示されている場合に、各出力系プラグインの実行順序を変更するためのボタンである。配信先順序変更ボタン１８６Ｕは、クリックされる毎に、出力系プラグインの順序を１つずつ上げる。配信先順序変更ボタン１８６Ｄは、クリックされる毎に、出力系プラグインの順序を１つずつ下げる。
ルール設定画面１５０は、さらに出力系プラグインに関するものとして、配信先リストボックス１８３に文書名を追加する文書名追加ボタン１９１、配信条件設定ボタン１９２、配信フォーマット追加ボタン１９３、通知条件設定ボタン１９４、完了通知ボタン１９５を有している。
さらに、ルール設定画面１５０は、各プラグインの設定内容表示ボックス１９６、各項目に入力されている内容に従ってルールを生成するＯＫボタン１９７、入力処理を取り消すキャンセルボタン１９８、ヘルプボタン１９９を備えている。
設定内容表示ボックス１９６は、各リストボックス１６３，１７３，１８３に表示されているプラグインのうち、図４に示すマウス３８によって選択されたプラグインの設定内容を表示する。例えば図７に示すように、ユーザが取り込み先リストボックス１６３に表示された「ディレクトリＤ：￥ｉｎ」をマウス３８で選択すると、設定内容表示ボックス１９６は、「ディレクトリＤ：￥ｉｎ」の設定内容として「フォルダの種類を選択してください：ローカルフォルダ」を表示する。すなわち、設定内容表示ボックス１９６は、「ディレクトリＤ：￥ｉｎ」がフォルダの種類の選択を要求している状態を表示している。
ＯＫボタン１９７は、ルール整合性の判定開始を指示すると共に、ルールの整合性があるときは、取り込み先、加工方法及び配信先の各リストボックス１６３，１７３，１８３の内容に基づいてルールを生成することを指示する。一方、キャンセルボタン１９８は、ルールの新規作成又は編集処理を取り消すことを指示する。なお、図７におけるヘルプボタン１９９は、当該ルール設定画面１５０の操作方法等を問い合わせる際に指定されるものであるが、本発明に特に関係はないため、錯綜を回避するために以下での説明を省略する。また、後述する各種画面（図８に示されるジョブフロー連携設定画面及び図９に示される操作再実行画面）でもヘルプボタンが表示されるが、これらについても同様に説明を省略する。
以上のようなルール設定画面１５０がディスプレイ３４に表示されると、ユーザは、ルールを生成させる上で必要となる各種情報の設定が完了した後にＯＫボタン１９７をマウス３８にて指定するか、又はルールの新規作成又は編集処理を取り消すためにキャンセルボタン１９８をマウス３８にて指定するか、又は取り込み先ドロップダウンボタン１６２をマウス３８にて指定して取り込み先ドロップダウンリスト１６１に上述したジョブフロー連携設定項目を表示させた後、当該項目をマウス３８にて指定する。これにより、上記ステップＳＴ２が肯定判定となってステップＳＴ３に移行する。
ステップＳＴ３では、ルール設定画面１５０で指定されたものがジョブフロー連携設定項目であったか否かを判定し、肯定判定となった場合はステップＳＴ４に移行する。
ステップＳＴ４では、予め定められたジョブフロー連携設定画面２００をディスプレイ３４に表示し、次のステップＳＴ５にて所定情報の入力待ちを行う。
図８には、上記ステップＳＴ４の処理によってディスプレイ３４に表示されたジョブフロー連携設定画面２００の表示状態が示されている。
同図に示されるように、本実施形態に係るジョブフロー連携設定画面２００は、当該画面上で行う処理の名称を入力する処理名称ボックス２０１、ジョブフローを記憶させる装置（機器）にアクセスする際に必要とされるユーザのアカウント情報を入力するユーザＩＤボックス２０２Ａ及びパスワードボックス２０２Ｂ、現在設定中のルールに関連付けられたジョブフローに関する情報を表示する関連ジョブフローリストボックス２０３、作成済みのジョブフローを一覧表示するジョブフロー一覧ボックス２０４を有している。
なお、処理名称ボックス２０１には、デフォルトでは「ジョブフロー連携」が表示されているが、ユーザにより任意の名称に変更可能である。また、関連ジョブフローリストボックス２０３には、現在設定中のルールに関連付けられたジョブフローの名称、更新日時及び作成者と、当該ジョブフローの記憶先装置を示す機器名（ＩＰアドレス）の各情報が、ジョブフロー毎に一覧表示される。
また、ジョブフロー連携設定画面２００は、ジョブフローに対する操作指示を入力するためのボタンとして、ジョブフロー作成ボタン２１０、ジョブフロー選択ボタン２１１、ジョブフロー編集ボタン２１２、ジョブフロー削除ボタン２１３を備えている。
ジョブフロー作成ボタン２１０はジョブフローを新規に作成する際に指定するものであり、ジョブフロー選択ボタン２１１は作成済みのジョブフローと現在設定中のルールとの関連付けや当該関連付けの解除等を行う際に指定するものであり、ジョブフロー編集ボタン２１２は作成済みのジョブフローの記述内容を編集する際に指定するものであり、更に、ジョブフロー削除ボタン２１３は作成済みのジョブフローを削除する際に指定するものである。なお、以下では、これらのジョブフローに対する操作指示を入力するためのボタンを「操作ボタン」と総称する。
一方、ジョブフロー連携設定画面２００は、ジョブフロー連携設定画面２００上での処理を終了する際に指定されるＯＫボタン２２０及びジョブフロー連携設定画面２００上での処理を取り消す際に指定されるキャンセルボタン２２１を備えている。
以上のようなジョブフロー連携設定画面２００がディスプレイ３４に表示されると、ユーザは、必要に応じてユーザＩＤボックス２０２Ａ及びパスワードボックス２０２Ｂに対して予め付与されている自己のアカウント情報をキーボード３７及びマウス３８を用いて入力し、所望の操作ボタンをマウス３８にてポインティング指定する。また、ユーザは、ジョブフローに対する各種操作が終了してジョブフロー連携設定画面２００上での処理を終了する際にはＯＫボタン２２０を、ジョブフロー連携設定画面２００上での処理を取り消す際にはキャンセルボタン２２１を、各々マウス３８にてポインティング指定する。
そして、何れかの操作ボタン、ＯＫボタン２２０及びキャンセルボタン２２１の何れかが指定されると上記ステップＳＴ５が肯定判定となってステップＳＴ６に移行する。
ステップＳＴ６では、ジョブフロー連携設定画面２００上で何れかの操作ボタンが指定されたか否かを判定し、肯定判定となった場合はステップＳＴ７に移行して、指定された操作ボタンに応じた制御装置３０の内部処理を次のように実行する。
例えば、指定された操作ボタンがジョブフロー作成ボタン２１０であった場合は、ジョブフローを新規に作成するための画面（図示省略）をディスプレイ３４に表示する。これに応じてユーザは、当該画面上でジョブフローを作成する。ここで、ユーザは、作成したジョブフローの名称、作成者名及び当該ジョブフローの記憶先装置を示す機器名（ＩＰアドレス）の各情報を入力する。
また、指定された操作ボタンがジョブフロー選択ボタン２１１であった場合は、現在設定中のルールに関連付けられているジョブフローに関する情報を関連ジョブフローリストボックス２０３に一覧表示すると共に、作成済みの全てのジョブフローをジョブフロー一覧ボックス２０４に一覧表示する。また、ユーザが所望する入力／処理／出力に関する機能を指定し各機能に関連するジョブフローに関する情報を関連ジョブフローリストボックス２０３に一覧表示させるように構成してもよい。これに応じてユーザは、現在設定中のルールに新規に関連付けるジョブフローをジョブフロー一覧ボックス２０４に表示されたものの中から選択したり、関連ジョブフローリストボックス２０３に表示されている当該ルールに既に関連付けられているジョブフローの当該関連付けを解除する操作を行う。
一方、ユーザは、現在設定中のルールに関連付けられたジョブフローを編集する際には、当該ジョブフローを関連ジョブフローリストボックス２０３に表示されているジョブフローの中から選択指定した後にジョブフロー編集ボタン２１２を指定する。これに応じてＣＰＵ３１は、選択されたジョブフローを編集するための画面（図示省略）をディスプレイ３４に表示する。これに応じてユーザは、当該画面上で表示されているジョブフローを編集する。
また、ユーザは、現在設定中のルールに関連付けられたジョブフローを削除する際には、当該ジョブフローを関連ジョブフローリストボックス２０３に表示されているジョブフローの中から選択指定した後にジョブフロー削除ボタン２１３を指定する。これに応じてＣＰＵ３１は、選択されたジョブフローを削除（消去）する。
なお、以上の指定された操作ボタンに応じたジョブフローに対する操作は、制御装置３０の内部にて行うものであり、操作されたジョブフローが記憶される装置に対する当該操作内容の反映は、ルール設定画面１５０に設けられたＯＫボタン１９７が指定された時点で行われる。
以上のような指定された操作ボタンに応じた内部処理が終了すると、次のステップＳＴ８では、上記ステップＳＴ７において行われたジョブフローに対する操作内容を示す情報をＲＡＭ３２の所定領域に記憶した後、上記ステップＳＴ４に戻る。
なお、上記ステップＳＴ８では、操作対象となったジョブフローの名称及び当該ジョブフローに対する操作の種類を示す情報を記憶する。
一方、上記ステップＳＴ６において否定判定となった場合はステップＳＴ９に移行し、ジョブフロー連携設定画面２００上でＯＫボタン２２０が指定されたか否かを判定して、肯定判定となった場合は上記ステップＳＴ１に戻り、否定判定となった場合にはジョブフロー連携設定画面２００上でキャンセルボタン２２１が指定されたものと見なして本ルール設定処理プログラムを終了する。
一方、上記ステップＳＴ３において否定判定となった場合にはステップＳＴ１０に移行し、ルール設定画面１５０で指定されたものがＯＫボタン１９７であったか否かを判定して、肯定判定となった場合はステップＳＴ１１に移行する。
ステップＳＴ１１では、入力系プラグイン、処理系プラグイン、出力系プラグインの各プラグインの入出力可能なデータフォーマットに基づいて、前後に接続されたプラグイン間でのフォーマット不一致の有無を判断することにより、図７に示されるルール設定画面１５０上でユーザにより設定されたルールの適否をチェックする。
例えば、取り込み先リストボックス１６３に表示された入力系プラグインの出力データフォーマットと、加工方法リストボックス１７３に表示された処理系プラグインの入力データフォーマットの整合性を判定し、これらのプラグイン間が一致すればよい。同様に、加工方法リストボックス１７３に表示された処理系プラグインの出力データフォーマットと、配信先リストボックス１８３に表示された出力系プラグインの入力データフォーマットの整合性を判定し、これらが一致すればよい。
次のステップＳＴ１２では、上記ステップＳＴ１１におけるチェック結果が問題なしであったか否かを判定し、否定判定となった場合、すなわちプラグイン間の出入力データフォーマットのいずれか１つが一致していない場合はステップＳＴ１３に移行して、ユーザにエラー報知してルール修正を促した後に上記ステップＳＴ１に戻る。
また、ステップＳＴ１２において肯定判定となった場合にはステップＳＴ１４に移行し、ルール設定画面１５０を介して入力された情報に基づいて取り込み先、加工方法、配信先を設定して、ドキュメントの取り込み、加工及び配信までの一連の処理を定義したルールを生成し、ハードディスク３６の所定領域や図示しない外部記憶媒体に記憶した後にステップＳＴ１５に移行する。
ステップＳＴ１５では、上記ステップＳＴ８の処理によってＲＡＭ３２の所定領域にジョブフローに対する操作内容を示す情報が記憶されているか否かを判定することにより、ジョブフローに対する操作を行う必要があるか否かを判定し、否定判定となった場合は本ルール設定処理プログラムを終了し、肯定判定となった場合にはステップＳＴ１６に移行する。
ステップＳＴ１６では、生成したルールに関連付けられた全てのジョブフローについて、各ジョブフローに対する操作内容を当該ジョブフローの記憶先装置を示す機器名（ＩＰアドレス）の機器に対して反映させることができるか否かを判定する。なお、当該判定は、例えば、操作対象とするジョブフローの記憶先に対応する装置の電源がオンされているか否かの判定、ジョブフロー連携設定画面２００上で入力されたアカウントがアクセス先となる装置に対するアクセス権を有するアカウントに一致するか否かの判定、ジョブフローの記憶先となるフォルダが存在するか否かの判定、ジョブフローの記憶先となる装置がビジー状態となっているか否かの判定等を例示することができる。
上記ステップＳＴ１６において肯定判定となった場合はステップＳＴ１７に移行して、生成したルールに関連付けられた全てのジョブフローについて、各ジョブフローに対する操作内容を当該ジョブフローの記憶先装置を示す機器名の機器に対して反映させた後に本ルール設定処理プログラムを終了する。
ここで、上記ステップＳＴ１７における操作内容の反映は、ジョブフローに対する操作が当該ジョブフローの新規作成であった場合は、上記ステップＳＴ７において作成されたジョブフローを記憶先装置として指定された装置に対して配信し記憶させることによって為される。また、ジョブフローに対する操作が当該ジョブフローに対する編集であった場合は、上記ステップＳＴ７において編集されたジョブフローを記憶先装置として指定された装置に対して配信し記憶（アップデート）させることによって為される。更に、ジョブフローに対する操作が当該ジョブフローの削除であった場合は、当該ジョブフローの記憶先装置として指定された装置に対して当該ジョブフローを削除（消去）させることによって為される。
一方、上記ステップＳＴ１６において否定判定となった場合はステップＳＴ１８に移行し、予め定められた操作再実行画面２５０をディスプレイ３４に表示し、次のステップＳＴ１９にて所定情報の入力待ちを行う。
図９には、上記ステップＳＴ１８の処理によってディスプレイ３４に表示された操作再実行画面２５０の表示状態が示されている。
同図に示されるように、本実施形態に係る操作再実行画面２５０は、操作ができなかったジョブフローからの再実行するものの選択指定を促すメッセージ及び必要に応じたアカウント情報の入力を促すメッセージが表示されると共に、アカウント情報を入力するユーザＩＤボックス２５１Ａ及びパスワードボックス２５１Ｂ、操作ができなかったジョブフローに関する情報を一覧表示する未操作ジョブフローリストボックス２５２を有している。
なお、未操作ジョブフローリストボックス２５２には、操作ができなかったジョブフローに関する操作の種類、当該ジョブフローの名称、更新日時、作成者、当該ジョブフローの記憶先装置を示す機器名（ＩＰアドレス）、及び操作ができなかった理由の各情報が、ジョブフロー毎に一覧表示される。
また、操作再実行画面２５０は、ジョブフローに対する操作（当該操作の対応する装置に対する反映）を再び実行させる際に指定する再実行ボタン２７０及び操作再実行画面２５０上での処理を取り消す際に指定されるキャンセルボタン２７１を備えている。
以上のような操作再実行画面２５０がディスプレイ３４に表示されると、ユーザは、操作の再実行を行う際には、再実行を行うジョブフローに関して未操作ジョブフローリストボックス２５２に表示されている、操作ができなかった理由を参照し、当該理由に対処するための操作を行う。当該操作としては、再実行の対象とするジョブフローの記憶先に対応する装置の電源がオフされている場合の当該電源の投入、ジョブフロー連携設定画面２００上で入力されたアカウントがアクセス先となる装置に対するアクセス権を有するアカウントに一致しない場合のユーザＩＤボックス２５１Ａ及びパスワードボックス２５１Ｂへの当該アクセス権を有するアカウント情報の入力、ジョブフローの記憶先となるフォルダが存在しない場合の当該フォルダの作成、ジョブフローの記憶先となる装置がビジー状態となっている場合の当該ビジー状態の解除等を例示することができる。
そして、操作ができなかった理由に対処するための操作を行った後に、ユーザは、未操作ジョブフローリストボックス２５２に表示されているジョブフローの中から操作を再実行させるジョブフローを選択指定した後に再実行ボタン２７０をマウス３８にてポインティング指定する。
一方、ユーザは、ジョブフローに対する操作を反映できない装置を他の用途に使用したい、ユーザ自身が他の作業を行いたい、当該装置に対する上記対処がすぐには完了しない等の理由により、操作の再実行を後で行う場合にはキャンセルボタン２７１をマウス３８にてポインティング指定する。
そして、再実行ボタン２７０又はキャンセルボタン２７１が指定されると上記ステップＳＴ１９が肯定判定となってステップＳＴ２０に移行する。
ステップＳＴ２０では、指定されたボタンが再実行ボタン２７０であったか否かを判定し、肯定判定となった場合は上記ステップＳＴ１６に戻り、否定判定となった場合にはキャンセルボタン２７１が指定されたものと見なしてステップＳＴ２１に移行する。
ステップＳＴ２１では、操作ができなかったジョブフローに関して、当該ジョブフローの名称（本発明の「特定情報」に相当。）、当該ジョブフローに対する操作内容、及び当該操作ができなかった理由の各情報をハードディスク３６の所定領域に記憶し、その後に本ルール設定処理プログラムを終了する。
なお、本ルール設定処理プログラムのステップＳＴ２１において記憶された情報は、ユーザにより任意のタイミングでジョブフローに対する操作の各装置への反映の実行指示が入力された際にハードディスク３６から読み出されて、図９に示したものと同様のフォーマットとされた操作再実行画面２５０が再びディスプレイ３４に表示され、ステップＳＴ１６〜ステップＳＴ２０と同様の処理により、ジョブフローに対する操作の各装置への反映が行われることになる。
ルール設定処理プログラムのステップＳＴ１及びステップＳＴ４が本発明の第１表示ステップに、ステップＳＴ１６が本発明の判定ステップに、ステップＳＴ１８が本発明の第２表示ステップ、第３表示ステップ及び第４表示ステップに、ステップＳＴ２１が本発明の記憶ステップに、各々相当する。
［ルールの実行］
制御装置３０は、ハードディスクドライブ３６や外部記憶媒体に記憶されたルールに基づいて、文書共有ネットワークシステム１の中からドキュメントを取り込み、ドキュメントを加工した後、所定の配信先に配信するまでの一連の処理を実行する。
図１０は、制御装置３０のＣＰＵ３１がルールに従って処理を実行するときの手順を示すフローチャートである。すなわち、制御装置３０のＣＰＵ３１は、次のステップＳＴ５１からステップＳＴ５５までの処理を実行する。ここでは、図５に示したルール１を例に挙げて説明する。
ステップＳＴ５１では、ルールの「取り込み先」として設定された入力系プラグイン（例えば、ＦＡＸ受信サービス）からドキュメントを取り込んで、ステップＳＴ５２に移行する。
ステップＳＴ５２では、ルールで設定された「取り込み先」の中にまだ実行されていない他の入力系プラグインがあるかを判定し、まだ実行されていない他の入力系プラグイン（例えば、ファイルフォルダ、スキャンサービス）があるときはステップＳＴ５１に戻り、他の入力系プラグインがないときはステップＳＴ５３に移行する。このように、ステップＳＴ５１及びステップＳＴ５２の処理を繰り返すことによって、すべての入力系プラグインからドキュメントを取り込む。
ステップＳＴ５３では、ルールの「加工方法」として設定された処理系プラグインの処理を順次実行する。ルール１の場合、輪郭強調、傾き補正等のイメージ加工、光学文字認識（ＯＣＲ）の後、属性付与／分配（次のステップの配信先に応じた属性をドキュメントに付与すること）を行う。
ここでは、イメージ加工、ＯＣＲ、属性付与／分配の各処理の前に予め必要なフォーマット変換を行っている。さらに、属性付与／分配の処理後、次の配信先に対応するようにフォーマット変換を行っている。なお、フォーマット変換は、設定された処理系プラグインに基づいて自動的に実行してもよいし、オペレータのマニュアル設定によって実行してもよい。そして、これらの処理を経て、ステップＳＴ５４に移行する。
ステップＳＴ５４では、ステップＳＴ５３の処理を経たドキュメントを、「配信先」として設定された出力系プラグイン（例えば、ファイルフォルダ）に対して、配信条件に従って配信する。なお、ドキュメントに配信先を示す属性が付与されている場合は、その属性に基づいて配信先を特定すればよい。そして、通知条件及び通知方法に従って所定の通知を行った後、ステップＳＴ５５に移行する。
ステップＳＴ５５では、ルールで設定された「配信先」の中にまだ実行されていない他の出力系プラグインがあるかを判定し、まだ実行されていない他の出力系プラグイン（例えば、Ｐｒｉｎｔ出力）があるときはステップＳＴ５４に戻り、他の出力系プラグインがないときは処理を終了する。
以上のように、制御装置３０は、ルール設定画面１５０を介して作成されたルールに従って、文書共有ネットワークシステム１上からドキュメントの取り込んで、加工、配信の一連の処理を円滑に実行することができる。
以上詳細に説明したように、本実施の形態では、文書情報に施す複数の処理を一連の処理として表したジョブフローを、前記文書情報に前記一連の処理を施す外部装置に送信して記憶させ実行させることにより、当該外部装置と連携して予め定められた一連の処理を前記文書情報に施すに際し、前記ジョブフローに対する操作指示を入力するための操作指示入力画面（ここでは、ジョブフロー連携設定画面２００）及び前記外部装置との連携状態のルールを定義する情報であるルール情報を入力するためのルール情報入力画面（ここでは、ルール設定画面１５０）を表示手段（ここでは、ディスプレイ３４）により表示すると共に、前記操作指示及び前記ルール情報の入力が終了して入力結果を確定する際に指定される確定ボタン（ここでは、ＯＫボタン１９７）を表示手段により表示し、前記確定ボタンが指定されたときに前記操作指示による前記ジョブフローに対する操作が実行できるか否かを判定し、前記操作が実行できないと判定された場合に当該実行できない理由を表示手段により表示させると共に、当該操作の再実行を行う際に指定される再実行ボタン（ここでは、再実行ボタン２７０）を表示手段により表示させるように前記表示手段を制御しているので、システムの状態がジョブフローに対する操作指示の入力が終了した時から変わってしまい、入力した操作指示に応じた操作が実行できなくなった場合であっても、その理由を表示手段の表示内容を参照することによって容易に把握することができ、この結果として、上記操作指示に応じた操作が実行できなくなったことに対する対策を容易に講じることができると共に、当該対策の実施後に再実行ボタンを指定することのみによって容易にジョブフローに対する操作を再実行することができる。
また、本実施の形態では、前記操作指示として、ジョブフローの新規作成の指示、前記外部装置に記憶されているジョブフローの更新の指示、及び前記外部装置に記憶されているジョブフローの削除の指示を適用したので、ジョブフローに対し、これらの指示に応じた各操作を行うことができる。
また、本実施の形態では、記憶手段（ここでは、ハードディスク３６）を更に備え、前記操作の再実行をキャンセルする際に指定されるキャンセルボタン（ここでは、キャンセルボタン２７１）を更に表示させるように前記表示手段を制御すると共に、当該キャンセルボタンが指定されたときに前記実行できない操作の操作対象となるジョブフローを特定するための特定情報（ここでは、ジョブフローの名称を示す情報）、当該ジョブフローに対する操作内容、及び前記実行できない理由を前記記憶手段に記憶するように制御しているので、ジョブフローに対する操作を反映できない装置を他の用途に使用したい、ユーザ自身が他の作業を行いたい、当該装置に対する上記対処がすぐには完了しない等の理由により、操作の再実行を後で行う場合にも対応することができる。
更に、本実施の形態では、前記実行できない理由が前記外部装置へのアクセス権を有しない人のアカウント情報が入力されたことであるときに対応して、当該アクセス権を有する人のアカウント情報を入力するための入力画面（ここでは、ユーザＩＤボックス２５１Ａ及びパスワードボックス２５１Ｂ）を更に表示するように前記表示手段を制御しているので、入力されたアカウントのアクセス権を有するアカウントとの不一致によるジョブフローに対する操作の不実行に容易に対処することができる。
以上、本発明を実施形態を用いて説明したが、本発明の技術的範囲は上記実施形態に記載の範囲には限定されない。発明の要旨を逸脱しない範囲で上記実施形態に多様な変更または改良を加えることができ、そのような変更または改良を加えた形態も本発明の技術的範囲に含まれる。
また、上記の実施形態は、クレーム（請求項）にかかる発明を限定するものではなく、また実施形態の中で説明されている特徴の組合せの全てが発明の解決手段に必須であるとは限らない。前述した実施形態には種々の段階の発明が含まれており、開示される複数の構成要件における適宜の組合せにより種々の発明を抽出できる。実施形態に示される全構成要件から幾つかの構成要件が削除されても、効果が得られる限りにおいて、この幾つかの構成要件が削除された構成が発明として抽出され得る。
例えば、本実施形態では、ドキュメントの取り込み先及び配信先として複合機１０、メールサーバ２０、端末装置２５を例に挙げて説明したが、本発明はこれに限定されるものではない。ドキュメントの取り込み先としては、例えば、スキャナ、ファクシミリ装置、さらに端末装置２５に接続されたフレキシブル・ディスク・ドライブ（ＦＤＤ）、光ディスクドライブ等の記録媒体のドライブ装置であってもよい。また、ドキュメントの配信先としては、ファクシミリ装置、複写機、さらに、端末装置２５に接続された記録媒体のドライブ装置であってもよい。また、ルール設定画面１５０は、制御装置３０のディスプレイに表示された場合に限らず、端末装置２５のディスプレイに表示されたものでもよい。
本発明の実施の形態に係る文書共有ネットワークシステムの概略図である。 文書共有ネットワークシステムの処理の概要を説明する図である。 複合機の構成を示すブロック図である。 制御装置の構成を示すブロック図である。 入力系プラグイン、処理系プラグイン、出力系プラグインを任意に組み合わせて生成することができるルールの一例を説明する図である。 実施の形態に係るルール設定処理プログラムの処理の流れを示すフローチャートである。 ルール設定画面を示す図である。 ジョブフロー連携設定画面を示す図である。 操作再実行画面を示す図である。 制御装置のＣＰＵがルールに従って処理を実行するときの手順を示すフローチャートである。
符号の説明
１ 文書共有ネットワークシステム
１０ 複合機（外部装置）
２０ メールサーバ（外部装置）
２５ 端末装置（外部装置）
３０ 制御装置
３１ ＣＰＵ（判定手段、制御手段）
３２ ＲＡＭ
３４ ディスプレイ（表示手段）
３６ ハードディスク（記憶手段）
３７ キーボード
３８ マウス
１５０ ルール設定画面（ルール情報入力画面）
１９７ ＯＫボタン（確定ボタン）
２００ ジョブフロー連携設定画面（操作指示入力画面）
２５０ 操作再実行画面
２７０ 再実行ボタン
２７１ キャンセルボタン

Claims (8)

  1. 外部装置との連携により、文書情報に施す複数の処理を一連の処理として実行させるための情報であり、前記一連の処理を定義する情報であるルール情報に関連づけられるジョブフロー情報を、前記文書情報に前記一連の処理を施す外部装置に送信して記憶させ実行させることにより、当該外部装置と連携し予め定められた一連の処理を前記文書情報に施す情報処理装置であって、
    前記ルール情報を入力するためのルール情報入力画面、及び前記ジョブフロー情報を定義するための操作指示を入力するための操作指示入力画面を表示すると共に、前記操作指示及び前記ルール情報の入力が終了して入力結果を確定する際に指定される確定ボタンを表示する表示手段と、
    前記確定ボタンが指定されたときに、前記ジョブフロー情報が記憶される前記外部装置に対して前記操作指示の操作内容の反映を実行させることができるか否かを、前記ジョブフロー情報が記憶される前記外部装置の状態に基づいて判定する判定手段と、
    前記判定手段により前記操作内容の反映を実行させることができないと判定された場合に当該反映を実行させることができない理由を表示させると共に、当該反映の再実行を行う際に指定される再実行ボタンを表示させるように前記表示手段を制御する制御手段と、
    前記ルール情報に関連付けられた前記ジョブフロー情報により示される処理を、当該ジョブフロー情報が記憶された前記外部装置に実行させる処理実行手段と、
    を備えた情報処理装置。
  2. 前記操作指示を、ジョブフロー情報の新規作成の指示、前記外部装置に記憶されているジョブフロー情報の更新の指示、及び前記外部装置に記憶されているジョブフロー情報の削除の指示、の少なくとも１つの指示とした
    請求項１記載の情報処理装置。
  3. 記憶手段を更に備え、
    前記制御手段は、前記操作の再実行をキャンセルする際に指定されるキャンセルボタンを更に表示させるように前記表示手段を制御すると共に、当該キャンセルボタンが指定されたときに前記実行できない操作の操作対象となるジョブフロー情報を特定するための特定情報、当該ジョブフロー情報に対する操作内容、及び前記実行できない理由を前記記憶手段に記憶するように制御する
    請求項１又は請求項２記載の情報処理装置。
  4. 前記表示手段は、前記操作指示入力画面を介して、前記ジョブフロー情報を記憶させる前記外部装置にアクセスする際に必要とされるアカウント情報の入力を受け付け、
    前記制御手段は、前記実行できない理由が前記操作指示入力手段を介して前記外部装置へのアクセス権を有しない人のアカウント情報が入力されたという理由である場合に、当該アクセス権を有する人のアカウント情報を入力するための入力画面を更に表示するように前記表示手段を制御する
    請求項１乃至請求項３の何れか１項記載の情報処理装置。
  5. 外部装置との連携により、文書情報に施す複数の処理を一連の処理として実行させるための情報であり、前記一連の処理を定義する情報であるルール情報に関連づけられるジョブフロー情報を、前記文書情報に前記一連の処理を施す外部装置に送信して記憶させ実行させることにより、当該外部装置と連携して予め定められた一連の処理を前記文書情報に施すための情報処理プログラムであって、
    前記ルール情報を入力するためのルール情報入力画面、及び前記ジョブフロー情報を定義するための操作指示を入力するための操作指示入力画面を表示すると共に、前記操作指示及び前記ルール情報の入力が終了して入力結果を確定する際に指定される確定ボタンを表示する第１表示ステップと、
    前記確定ボタンが指定されたときに、前記ジョブフロー情報が記憶される前記外部装置に対して前記操作指示の操作内容の反映を実行させることができるか否かを、前記ジョブフロー情報が記憶される前記外部装置の状態に基づいて判定する判定ステップと、
    前記判定ステップにより前記操作内容の反映を実行させることができないと判定された場合に当該反映を実行させることができない理由を表示させると共に、当該反映の再実行を行う際に指定される再実行ボタンを表示する第２表示ステップと、
    前記ルール情報に関連付けられた前記ジョブフロー情報により示される処理を、当該ジョブフロー情報が記憶された前記外部装置に実行させる処理実行ステップと、
    をコンピュータに実行させる情報処理プログラム。
  6. 前記操作指示を、ジョブフロー情報の新規作成の指示、前記外部装置に記憶されているジョブフロー情報の更新の指示、及び前記外部装置に記憶されているジョブフロー情報の削除の指示、の少なくとも１つの指示とした
    請求項５記載の情報処理プログラム。
  7. 前記操作の再実行をキャンセルする際に指定されるキャンセルボタンを前記表示手段に更に表示する第３表示ステップと、
    前記キャンセルボタンが指定されたときに前記実行できない操作の操作対象となるジョブフロー情報を特定するための特定情報、当該ジョブフロー情報に対する操作内容、及び前記実行できない理由を記憶手段に記憶する記憶ステップと、
    を更に有した請求項５又は請求項６記載の情報処理プログラム。
  8. 前記表示ステップは、前記操作指示入力画面を介して、前記ジョブフロー情報を記憶させる前記外部装置にアクセスする際に必要とされるアカウント情報の入力を受け付け、
    前記実行できない理由が前記操作指示入力手段を介して前記外部装置へのアクセス権を有しない人のアカウント情報が入力されたという理由である場合に、当該アクセス権を有する人のアカウント情報を入力するための入力画面を前記表示手段に更に表示する第４表示ステップ
    を更に有した請求項５乃至請求項７の何れか１項記載の情報処理プログラム。
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