JP4529877B2 - Electronic document management apparatus and electronic document management program - Google Patents
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Description
本発明は、電子文書管理装置および電子文書管理プログラムに関し、特に時刻証明を要する電子文書の管理を行う電子文書管理装置および電子文書管理プログラムに関する。 The present invention relates to an electronic document management apparatus and an electronic document management program, and more particularly to an electronic document management apparatus and an electronic document management program for managing electronic documents that require time certification.
電子文書法に対応した長期保存を要する電子文書を作成および保存する場合、電子署名とタイムスタンプを文書に付与することが必要である。一般に、電子署名およびタイムスタンプの有効期限は1〜数年程度であるので、長期間の保存の必要がある文書については、それらの有効期限を延長する必要がある。なお、電子文書法に対応した長期署名フォーマットの例として、IEEE RFC3126(Electronic Signature Formats for long term electronic signatures)に規定されているものがある。 When an electronic document that requires long-term storage corresponding to the electronic document law is created and stored, it is necessary to add an electronic signature and a time stamp to the document. In general, the validity period of electronic signatures and time stamps is about 1 to several years, so it is necessary to extend the validity period of documents that need to be stored for a long time. As an example of a long-term signature format corresponding to the electronic document method, there is one specified in IEEE RFC3126 (Electronic Signature Formats for long term electronic signatures).
また、従来のタイムスタンプの有効期限の自動延長が可能な電子ファイル認証システムとしては、例えば特許文献1に記載されたものがある。同文献に記載された電子ファイル認証システムは、ユーザが特段の操作を行わなくてもタイムスタンプの有効期限を自動的に超長期にわたって延長し続けるものである。
ところで、複数の電子文書を一括して管理するような装置の場合、電子文書にタイムスタンプを付与するとき、タイムスタンプの取得時や付与時にエラーが発生することがある。たとえば、タイムスタンプを発行するTSAに登録されているアカウントが失効していたり、通信障害が発生したり、文書ファイルへのタイムスタンプの書き込み時にエラーが発生したりする可能性がある。 By the way, in the case of a device that manages a plurality of electronic documents in a batch, an error may occur when a time stamp is acquired or applied when a time stamp is added to the electronic document. For example, there is a possibility that an account registered in a TSA that issues a time stamp has expired, a communication failure has occurred, or an error has occurred when writing a time stamp to a document file.
自動的に電子文書にタイムスタンプを付与するような場合、タイムスタンプの付与が確実に行われたか否かをユーザに通知する必要がある。また、タイムスタンプの自動更新時に失敗した場合は、有効期限が切れる前に、確実にタイムスタンプの更新が行えるように、ユーザに通知する必要がある。 When a time stamp is automatically added to an electronic document, it is necessary to notify the user whether or not the time stamp has been reliably added. In addition, if the time stamp is not automatically updated, it is necessary to notify the user so that the time stamp can be reliably updated before the expiration date.
本発明は上記事情に鑑みてなされたものであり、その目的とするところは、タイムスタンプの付与結果を記録可能な高信頼な電子文書管理装置を提供することにある。 The present invention has been made in view of the above circumstances, and an object of the present invention is to provide a highly reliable electronic document management apparatus capable of recording a result of giving a time stamp.
本発明によれば、タイムスタンプが付与され、保存される複数の電子文書を管理する電子文書管理装置であって、
前記電子文書に付与する前記タイムスタンプを取得する取得部と、
前記取得部で前記タイムスタンプの取得に成功したか否かを判断する第1判断部と、
前記第1判断部で成功したと判断されたとき、前記取得部が取得した前記タイムスタンプを前記電子文書に付与する付与部と、
前記付与部で前記タイムスタンプの付与に成功したか否かを判断する第2判断部と、
前記第1および第2判断部における判断結果を前記電子文書毎に記録する記録部と、
を備えたことを特徴とする電子文書管理装置が提供される。
According to the present invention, there is provided an electronic document management apparatus for managing a plurality of electronic documents to which time stamps are assigned and stored,
An acquisition unit for acquiring the time stamp to be given to the electronic document;
A first determination unit that determines whether or not the acquisition unit has successfully acquired the time stamp;
A granting unit for granting the time stamp acquired by the acquisition unit to the electronic document when it is determined that the first determination unit is successful;
A second determination unit that determines whether or not the time stamp has been successfully assigned by the grant unit;
A recording unit that records the determination results of the first and second determination units for each electronic document;
There is provided an electronic document management apparatus characterized by comprising:
ここで、取得部は、予め契約済みのタイムスタンプ局(以下、TSA(Time-Stamping Authority:時刻認証局))に対し、ネットワークを介して、ユーザIDおよびパスワードなどでログイン接続した後、タイムスタンプの発行を要求し、発行されたタイムスタンプを受信する。記録部が記録する判断結果には、タイムスタンプの取得時および付与時のエラー情報が含まれる。たとえば、タイムスタンプの取得時に、TSAへの接続やログイン時に発生したエラー、タイムスタンプの取得失敗、あるいは電子文書にタイムスタンプを書き込む際、エラーが発生して付与に失敗したことなどを含むことができる。 Here, the acquisition unit logs in and connects with a time stamp authority (hereinafter referred to as TSA (Time-Stamping Authority)), which has been contracted in advance, using a user ID, a password, etc. Is issued, and the issued time stamp is received. The determination result recorded by the recording unit includes error information at the time of obtaining and giving the time stamp. For example, it may include an error that occurred when connecting to TSA or logging in when acquiring a time stamp, a time stamp acquisition failure, or an error that occurred when writing a time stamp to an electronic document, resulting in failure to give it can.
この発明によれば、タイムスタンプを取得して付与する電子文書の認証処理が確実に行われたか否かを記録することができるので、電子文書の管理の信頼性が向上する。特に、電子文書へのタイムスタンプの付与を、複数文書まとめて定時にバッチ処理するような場合、タイムスタンプの付与の成否を文書毎に記録することができる。 According to the present invention, since it is possible to record whether or not the authentication processing of the electronic document to be acquired by giving the time stamp has been performed reliably, the reliability of management of the electronic document is improved. In particular, in the case where a plurality of documents are batched at a fixed time for adding a time stamp to an electronic document, the success or failure of the time stamp can be recorded for each document.
上記電子文書管理装置において、前記電子文書の前記タイムスタンプの有効期限から前記タイムスタンプの更新時期か否かを判定する時期判定部を備えることができ、前記記録部は、前記時期判定部が前記更新時期であると判定した前記電子文書を記録することができる。 In the electronic document management apparatus, the electronic document management apparatus may further include a time determination unit that determines whether or not the time stamp is updated from the expiration date of the time stamp of the electronic document. It is possible to record the electronic document determined to be the update time.
ここで、更新時期とは、たとえば、タイムスタンプの有効期限より所定日数前などである。
この構成によれば、電子文書に付与されたタイムスタンプの更新期限を管理するので、自動的に延長する時期を記録することができる。
Here, the update time is, for example, a predetermined number of days before the expiration date of the time stamp.
According to this configuration, since the update deadline of the time stamp given to the electronic document is managed, it is possible to record the time for automatic extension.
上記電子文書管理装置において、前記取得部は、前記時期判定部が前記更新時期であると判定した前記電子文書の前記タイムスタンプを取得することができる。 In the electronic document management apparatus, the acquisition unit can acquire the time stamp of the electronic document determined by the time determination unit as the update time.
この構成によれば、電子文書の保管期間内でタイムスタンプの有効期限を自動的に延長することができ、その記録が残るので、電子文書の管理が容易になり、かつ信頼性が向上する。 According to this configuration, the expiration date of the time stamp can be automatically extended within the storage period of the electronic document, and since the record remains, the management of the electronic document is facilitated and the reliability is improved.
上記電子文書管理装置において、前記時期判定部が前記更新時期と判定した前記電子文書を通知する通知部をさらに備えることができる。また、上記電子文書管理装置において、前記第1および第2判断部での前記判断結果を報知する報知部を備えることができる。 The electronic document management apparatus may further include a notifying unit for notifying the electronic document determined by the time determination unit as the update time. The electronic document management apparatus may further include a notification unit that notifies the determination result of the first and second determination units.
この構成によれば、結果を報知するので、失敗した場合にユーザが対策を立てることができ、再試行するなどの処置をとることが可能となり、文書管理の信頼性が向上する。 According to this configuration, since the result is notified, it is possible for the user to take measures in the case of failure, and to take measures such as retrying, thereby improving the reliability of document management.
上記電子文書管理装置において、前記第1または第2判断部が失敗と判断した場合、前記取得部または前記付与部に所定回数再試行させる制御部を備えることができる。
この構成によれば、認証に失敗した場合に、自動的に再試行されるので、文書管理が容易になり、かつ信頼性が向上する。
The electronic document management apparatus may further include a control unit that causes the acquisition unit or the assigning unit to retry a predetermined number of times when the first or second determination unit determines failure.
According to this configuration, when authentication fails, automatic retry is performed, so that document management becomes easy and reliability is improved.
本発明によれば、タイムスタンプが付与され、保存される複数の電子文書を管理する電子文書管理プログラムであって、
コンピュータを、
前記電子文書に付与する前記タイムスタンプを取得する手段、
前記取得する手段で前記タイムスタンプの取得に成功したか否かを判断する手段、
前記判断する手段が成功したと判断されたとき、前記取得する手段が取得した前記タイムスタンプを前記電子文書に付与する手段、
前記付与する手段で前記タイムスタンプの付与に成功したか否かを判断する手段、
前記タイムスタンプの前記取得および前記付与の成否の判断をする手段での判断結果を前記電子文書毎に記録する手段、として機能させるための電子文書管理プログラムが提供される。
According to the present invention, there is provided an electronic document management program for managing a plurality of electronic documents to which time stamps are assigned and stored,
Computer
Means for obtaining the time stamp to be given to the electronic document;
Means for determining whether or not the time stamp has been successfully acquired by the means for acquiring;
Means for giving the electronic document the time stamp acquired by the means for acquiring when it is determined that the means for determining is successful;
Means for determining whether or not the time stamp has been successfully assigned by the means for giving;
An electronic document management program is provided for functioning as means for recording, for each electronic document, a result of determination by the means for determining whether the time stamp has been acquired and whether or not to give the time stamp.
なお、以上の構成要素の任意の組合せ、本発明の表現を方法、装置、システム、記録媒体、コンピュータプログラムなどの間で変換したものもまた、本発明の態様として有効である。 It should be noted that any combination of the above-described constituent elements and a conversion of the expression of the present invention between a method, an apparatus, a system, a recording medium, a computer program, etc. are also effective as an aspect of the present invention.
本発明によれば、タイムスタンプの付与結果を記録可能な高信頼な電子文書管理装置が提供される。 ADVANTAGE OF THE INVENTION According to this invention, the reliable electronic document management apparatus which can record the provision result of a time stamp is provided.
以下、本発明の実施の形態について、図面を用いて説明する。尚、すべての図面において、同様な構成要素には同様の符号を付し、適宜説明を省略する。 Hereinafter, embodiments of the present invention will be described with reference to the drawings. In all the drawings, the same reference numerals are given to the same components, and the description will be omitted as appropriate.
図1は、本発明の実施形態に係る電子文書管理装置の構成を示す機能ブロック図である。本実施形態の電子文書管理装置100は、タイムスタンプが付与され、保存される複数の電子文書を管理する電子文書管理装置100であって、電子文書に付与するタイムスタンプを取得する取得部(タイムスタンプ取得部106)と、取得部(タイムスタンプ取得部106)でタイムスタンプの取得に成功したか否かを判断する第1判断部(監視部110)と、第1判断部(監視部110)で成功したと判断されたとき、取得部(タイムスタンプ取得部106)が取得したタイムスタンプを電子文書に付与する付与部118と、付与部118でタイムスタンプの付与に成功したか否かを判断する第2判断部(監視部110)と、第1および第2判断部(監視部110)における判断結果を電子文書毎に記録する記録部112と、を備える。
FIG. 1 is a functional block diagram showing a configuration of an electronic document management apparatus according to an embodiment of the present invention. The electronic
図1において、電子文書管理装置100は、インターネットやLANなどのネットワーク1を介してPC(Personal Computer)3および/またはMFP(Multi Functional Peripheral)5と、TSA(Time-Stamping Authority:時刻認証局)7とに接続されている。なお、図1において、本発明の本質に関わらない部分の構成については省略してある。
In FIG. 1, an electronic
また、電子文書管理装置100、PC3、およびMFP5の各構成要素は、任意のコンピュータのCPU、メモリ、メモリにロードされた本図の構成要素を実現するプログラム、そのプログラムを格納するハードディスクなどの記憶ユニット、ネットワーク接続用インタフェースを中心にハードウエアとソフトウエアの任意の組合せによって実現される。そして、その実現方法、装置にはいろいろな変形例があることは、当業者には理解されるところである。以下説明する各図は、ハードウエア単位の構成ではなく、機能単位のブロックを示している。
Each component of the electronic
電子文書管理装置100は、たとえば、PC3、またはMFP5に含むことができる。後述する電子文書管理プログラムをPC3またはMFP5などを構成するコンピュータによって実行することにより、電子文書管理装置100が実現される。本実施形態の電子文書管理プログラムは、タイムスタンプが付与され、保存される複数の電子文書を管理する電子文書管理プログラムであって、コンピュータを、電子文書に付与するタイムスタンプを取得する手段(タイムスタンプ取得部106)、取得する手段でタイムスタンプの取得に成功したか否かを判断する手段(監視部110)、判断する手段が成功したと判断されたとき、取得する手段が取得したタイムスタンプを電子文書に付与する手段(付与部118)、付与する手段でタイムスタンプの付与に成功したか否かを判断する手段(監視部110)、タイムスタンプの取得および付与の成否の判断をする手段での判断結果を電子文書毎に記録する手段(記録部112)、として機能させることができる。
The electronic
また、PC3およびMFP5は、電子文書をネットワーク1を介して電子文書管理装置100に転送し、文書記憶部120に格納するクライアント端末とすることができ、PC3およびMFP5以外にも、ネットワーク1に接続されたネットワークスキャナ、インターネットファクシミリ装置、ワークステーションなどでもよい。
Further, the PC 3 and the MFP 5 can be used as a client terminal that transfers an electronic document to the electronic
TSA7は、電子文書管理装置100からの要求に呼応して、タイムスタンプを発行するものである。TSA7は、図示されないTA(Time Authority:時刻配信局)から正確な時刻情報を取得し、タイムスタンプを生成する。TSA7と電子文書管理装置100、あるいは、PC3またはMFP5との間のプロトコルは、たとえば、IETF RFC3161(Time Stamp Protocol)規格に準拠させることができる。電子文書管理装置100のユーザは、ユーザ認証が必要なTSAの場合、予めTSA7にユーザ登録を行い、アカウントを受け取り、TSA7に対してログイン認証後、タイムスタンプの発行を要求する。TSA7は、複数の時刻配信業者のものでもよい。また、電子文書を作成するPC3またはMFP5からTSA7に対してタイムスタンプの発行を要求し、電子文書に付与することもできる。
The TSA 7 issues a time stamp in response to a request from the electronic
本実施形態の電子文書管理装置100は、たとえば、MFP5で原稿を読み取り作成された電子文書をネットワーク1を介して記憶装置に保存する際、電子文書にタイムスタンプ付き電子署名を付与するとともに、記憶装置に保存された電子文書のタイムスタンプ付き電子署名の期限管理を行うものである。さらに、電子文書管理装置100は、たとえば、電子署名やタイムスタンプの有効期限が1〜数年の場合に、電子文書法に対応した長期保存、たとえば、5〜10年間の保存、が必要な電子文書のタイムスタンプ付き電子署名の有効期限を保存が必要な保存期間のみ自動的に延長することができる。
The electronic
図1に戻り、電子文書管理装置100は、インタフェース部(図中、「I/F」と示す)102と、受信部104と、タイムスタンプ取得部106と、クライアント設定記憶部108と、監視部110と、記録部112と、報知部114と、署名生成部116と、付与部118と、文書記憶部120と、文書情報記憶部122と、判定部124と、を含む。
Returning to FIG. 1, the electronic
インタフェース部102は、ネットワーク1を介してPC3、MFP5、およびTSA7と通信を行うものである。受信部104は、インタフェース部102を介してネットワーク1上のPC3やMFP5から電子文書を受信する。タイムスタンプ取得部106は、受信部104が受信した電子文書に付与するタイムスタンプを取得する。具体的には、タイムスタンプ取得部106は、受信部104が受信した電子文書のハッシュ値を生成し、後述する署名生成部116によって電子署名された後、さらに電子署名のハッシュ値を生成するハッシュ生成部(不図示)と、生成されたハッシュ値をインタフェース部102を介してネットワーク1上のTSA7へ送信し、タイムスタンプ発行要求を行うとともに、TSA7から発行されたタイムスタンプをインタフェース部102を介して受信する要求部(不図示)と、を含む。
The
ここで、クライアント設定記憶部108は、図2に示される構造を有し、TSA局150毎に、アカウントID152、パスワード154、およびタイムスタンプ残数156を記憶する。アカウントID152およびパスワード154は、ユーザが予め契約したTSA7へのログイン時に使用するものである。また、タイムスタンプ残数156とは、予め1アカウント毎に発行可能なタイムスタンプ数が決まっている場合の現在のタイムスタンプ残数である。
Here, the client setting
図1に戻り、タイムスタンプ取得部106は、TSA7にタイムスタンプの発行要求を行う場合、クライアント設定記憶部108にアクセスし、アカウントID152およびパスワード154を取得し、TSA7にログインする。何れのTSA7からタイムスタンプを要求するかは、別途指定可能とし、ここでは、常に一定のTSA7を利用するものとする。電子文書の種類毎や、電子文書毎、あるいはタイムスタンプの取得時期など応じて利用するTSA7を予め決めておき、利用すべきTSA7のクライアント設定情報をTSA局150をキーとして検索することもできる。
Returning to FIG. 1, when making a time stamp issue request to the TSA 7, the time
署名生成部116は、予めCA(Certificate Authority:認証局)(不図示)から取得した電子証明書を記憶する証明書記憶部(不図示)、外部の電子証明書記憶部からネットワーク1を介して電子証明書を取得する証明書取得部(不図示)、またはUSBメモリなどに格納されている電子証明書を読み取る証明書読取部(不図示)を含むことができる。署名生成部116は、電子証明書を用いて電子文書のハッシュ値に電子署名し、タイムスタンプ取得部106に受け渡す。また、署名生成部116は、同じ電子証明書を用いて電子文書に電子署名し、付与部118に電子署名された電子文書を受け渡す。
The
付与部118は、署名生成部116から電子署名された電子文書を受け取り、タイムスタンプ取得部106が取得したタイムスタンプを付与し、こうしてタイムスタンプおよび電子署名が付与された電子文書を文書記憶部120に格納するとともに、文書情報記憶部122にその文書の情報を格納する。
The assigning
文書記憶部120は、タイムスタンプおよび電子署名が付与された電子文書を記憶する。なお、文書記憶部120は、ネットワーク1に接続された記憶装置とすることもできる。あるいは、ネットワーク1上のPC3およびMFP5に含むこともできる。この場合、電子文書管理装置100は、予め電子文書の格納先の指定を受け付ける受付部と、電子文書をインタフェース部102を介して格納先のネットワーク1上の他の記憶装置に転送する転送部と、を含むことができる。文書情報記憶部122は、文書記憶部120に記憶された電子文書の情報を記憶する。たとえば、ファイル名、格納場所、現在電子文書に付与されているタイムスタンプの有効期限、その有効期限切れが間近か否かの情報を含むことができる。
The
監視部110は、タイムスタンプ取得部106におけるタイムスタンプの取得に成功したか否かを判断する。また、署名生成部116で電子署名が成功したか否かを判断する。さらに、付与部118で電子文書へのタイムスタンプの付与に成功したか否かを判断することにより、タイムスタンプの取得から付与までの処理を監視する。
The
記録部112は、監視部110でのタイムスタンプの取得および付与の成否の判断結果を電子文書毎に記録する。記録には、たとえば、文書情報記憶部122から取得した文書情報、たとえば、タイムスタンプの取得または付与処理を行った電子文書のファイル名、格納場所、現在電子文書に付与されているタイムスタンプの有効期限、その有効期限切れが間近か否かの情報と、タイムスタンプの取得または付与処理を行った時刻、その成否の結果などを含むことができる。
The
報知部114は、監視部110でのタイムスタンプの取得および付与の成否の判断結果および文書情報を報知する。これらの情報を画面上に表示する表示部(不図示)や、印字出力する印字部(不図示)、予め登録されているメールアドレスにメールで通知する送信部(不図示)を含むことができる。なお、報知部114は、電子文書管理装置100に設けられてもよいし、ネットワーク1上のPC3またはMFP5に設けられた表示部や印字部に情報を送信してもよい。すなわち、ネットワーク1上のPC3またはMFP5においても、タイムスタンプの取得または付与の成否の判断結果や文書情報を確認することができるものとする。
The
図3は、報知部114が印字出力するレポートの一例を示す図である。レポート200は、監視部110による監視結果が含まれる。対象の電子文書のファイル名202には、格納場所も含まれる。さらにレポート200は、タイムスタンプの取得または付与を試みた時刻204、タイムスタンプの取得または付与の結果206、現在電子文書に付与されているタイムスタンプの有効期限208が含まれる。さらに、有効期限切れ間近のものは、強調印字210される。また、レポート200には、タイムスタンプの取得または付与に失敗した場合、その原因を示す情報を含むこともできる。
FIG. 3 is a diagram illustrating an example of a report printed out by the
判定部124は、文書情報記憶部122に記憶されている電子文書に付与されているタイムスタンプの有効期限から、タイムスタンプの更新時期か否かを判定する。更新時期としては、たとえば、タイムスタンプの有効期限の所定日数前などの指定が可能である。さらに、判定部124は、判定部124が更新時期と判定した電子文書の文書情報に、タイムスタンプの更新時期であることを記録する。この構成によれば、電子文書に付与されたタイムスタンプの更新期限を管理するので、自動的に延長する時期を記録することができる。
The
また、判定部124は、更新時期と判定した電子文書について、タイムスタンプ取得部106に対してタイムスタンプの取得を指示する。この構成によれば、電子文書の保管期間内でタイムスタンプの有効期限を自動的に延長することができ、その記録が残るので、電子文書の管理が容易になり、かつ信頼性が向上する。
Also, the
このように構成された電子文書管理装置100の動作について、以下に説明する。図4は、本実施形態の電子文書管理装置100の動作の一例を示すフローチャートである。以下、図1乃至図4を用いて説明する。ここでは、たとえば、予めPC3やMFP5で作成された電子文書を受信部104が受信し、図示されない文書一時記憶部に複数の電子文書を格納しておき、定時にバッチ処理などでタイムスタンプの付与処理を複数の電子文書に行う場合について説明する。
The operation of the electronic
まず、電子文書管理装置100において、タイムスタンプ取得部106がネットワーク1上のTSA7に対してインタフェース部102を介して接続を試みる(ステップS11)。具体的には、タイムスタンプ取得部106が、インタフェース部102を介してネットワーク1への接続を行うとともに、クライアント設定記憶部108にアクセスし、今回利用するTSA局150のアカウントID152およびパスワード154を取得し、TSA7に対してログインする。
First, in the electronic
監視部110は、タイムスタンプ取得部106でのネットワーク1への接続およびTSA7へのログインの成否を監視する。監視部110が接続およびログイン成功と判断した場合(ステップS13のYES)、TSA7に対してタイムスタンプの発行を要求し、取得する(ステップS17)。具体的には、タイムスタンプ取得部106が、今回タイムスタンプを付与する電子文書のハッシュ値を生成する。そして、署名生成部116は電子証明書を用いて電子文書のハッシュ値に電子署名する。そして電子署名のハッシュ値を生成し、生成されたハッシュ値をインタフェース部102を介してネットワーク1上のTSA7へ送信し、タイムスタンプ発行要求を行うとともに、TSA7から発行されたタイムスタンプをインタフェース部102を介して受信する。
The
一方、監視部110が接続またはログイン失敗と判断した場合(ステップS13のNO)、記録部112は、接続またはログインに失敗した電子文書のファイル名、格納場所、および時刻を記録する(ステップS15)。また、報知部114は、接続またはログインに失敗した電子文書のファイル名、格納場所、および時刻などを報知する。たとえば、表示部に結果がメッセージとともに表示される。
On the other hand, when the
さらに、監視部110は、ステップS17でのタイムスタンプの取得の成否を監視する。監視部110がタイムスタンプ取得成功と判断した場合(ステップS19のYES)、署名生成部116は、電子証明書を用いて電子文書に電子署名し、さらに付与部118は、ステップS17で取得したタイムスタンプを電子署名された電子文書に付与する(ステップS23)。付与部118はタイムスタンプの付与に成功した電子文書を文書記憶部120に格納するとともに、文書情報記憶部122にその電子文書の文書情報を記憶する。
Furthermore, the
一方、監視部110がタイムスタンプ取得失敗と判断した場合(ステップS19のNO)、記録部112は、タイムスタンプ取得に失敗した電子文書のファイル名、格納場所、および時刻を記録する(ステップS21)。また、報知部114は、タイムスタンプ取得に失敗した電子文書のファイル名、格納場所、および時刻などを報知する。
On the other hand, when the
さらに、監視部110は、ステップS23での電子文書への電子署名およびタイムスタンプの書き込みの成否を監視する。監視部110が電子署名およびタイムスタンプの付与成功と判断した場合(ステップS25のYES)、記録部112は、付与に成功した電子文書のファイル名、格納場所、時刻、さらに、その電子文書の文書情報を文書情報記憶部122から取得し、記録する(ステップS29)。また、報知部114は、付与に成功した電子文書のファイル名、格納場所、時刻、文書情報を報知する。
Further, the
一方、監視部110が付与失敗と判断した場合(ステップS25のNO)、記録部112は、付与に失敗した電子文書のファイル名、格納場所、時刻を記録する(ステップS27)。また、報知部114は、付与に失敗した電子文書のファイル名、格納場所、時刻を報知する。
On the other hand, when the
ステップS15、ステップS21、ステップS27における報知部114におけるタイムスタンプ付与失敗の報知は、ユーザが確認するまで続けられ、ユーザによる確認操作を操作部(不図示)が受け付けた場合(ステップS31のYES)、報知を終了する(ステップS33)。ステップS29における報知部114におけるタイムスタンプ付与成功の報知は、所定時間経過後(ステップ31のYES)、自動的に報知を終了する(ステップS33)。
The notification of the time stamp assignment failure in the
以上説明したように、本実施形態の電子文書管理装置100によれば、タイムスタンプを取得して付与する電子文書の認証処理が確実に行われたか否かを記録することができるので、電子文書の管理の信頼性が向上する。特に、電子文書へのタイムスタンプの付与を、複数文書まとめて定時にバッチ処理するような場合、タイムスタンプの付与の成否を文書毎に記録することができる。また、上記実施形態によれば、タイムスタンプの付与の成否の結果を報知するので、失敗した場合にユーザが対策を立てることができ、再試行するなどの処置をとることが可能となり、文書管理の信頼性が向上する。
As described above, according to the electronic
以上、図面を参照して本発明の実施形態について述べたが、これらは本発明の例示であり、上記以外の様々な構成を採用することもできる。 As mentioned above, although embodiment of this invention was described with reference to drawings, these are the illustrations of this invention, Various structures other than the above are also employable.
たとえば、他の実施形態において、監視部110がタイムスタンプの付与失敗を検知した場合、タイムスタンプ取得部106、署名生成部116、付与部118に所定回数再試行させる制御部(不図示)を含むことができる。制御部は、所定の時間間隔で再試行させることもできる。再試行時の結果も上述の監視部110による監視処理と同様に記録し、報知することができる。この構成によれば、認証に失敗した場合に、自動的に再試行されるので、文書管理が容易になり、かつ信頼性が向上する。
For example, in another embodiment, when the
1 ネットワーク
3 PC
5 MFP
7 TSA
100 電子文書管理装置
102 インタフェース部
104 受信部
106 タイムスタンプ取得部
108 クライアント設定記憶部
110 監視部
112 記録部
114 報知部
116 署名生成部
118 付与部
120 文書記憶部
122 文書情報記憶部
124 判定部
150 TSA局
152 アカウントID
154 パスワード
156 タイムスタンプ残数
200 レポート
202 ファイル名
204 時刻
206 結果
208 有効期限
210 強調印字
1 network 3 PC
5 MFP
7 TSA
DESCRIPTION OF
154
Claims (7)
前記電子文書に付与する前記タイムスタンプを取得する取得部と、
前記取得部で前記タイムスタンプの取得に成功したか否かを判断する第1判断部と、
前記第1判断部で成功したと判断されたとき、前記取得部が取得した前記タイムスタンプを前記電子文書に付与する付与部と、
前記付与部で前記タイムスタンプの付与に成功したか否かを判断する第2判断部と、
前記第1および第2判断部における判断結果を前記電子文書毎に記録する記録部と、
を備えたことを特徴とする電子文書管理装置。 An electronic document management apparatus that manages a plurality of electronic documents that are time stamped and stored,
An acquisition unit for acquiring the time stamp to be given to the electronic document;
A first determination unit that determines whether or not the acquisition unit has successfully acquired the time stamp;
A granting unit for granting the time stamp acquired by the acquisition unit to the electronic document when it is determined that the first determination unit is successful;
A second determination unit that determines whether or not the time stamp has been successfully assigned by the grant unit;
A recording unit that records the determination results of the first and second determination units for each electronic document;
An electronic document management apparatus comprising:
前記電子文書の前記タイムスタンプの有効期限から前記タイムスタンプの更新時期か否かを判定する時期判定部を備え、
前記記録部は、前記時期判定部が前記更新時期であると判定した前記電子文書を記録することを特徴とする電子文書管理装置。 The electronic document management apparatus according to claim 1.
A time determination unit that determines whether the time stamp is updated from the expiration date of the time stamp of the electronic document;
The electronic document management apparatus, wherein the recording unit records the electronic document determined by the time determination unit as the update time.
前記取得部は、前記時期判定部が前記更新時期であると判定した前記電子文書の前記タイムスタンプを取得することを特徴とする電子文書管理装置。 The electronic document management apparatus according to claim 2.
The electronic document management apparatus, wherein the acquisition unit acquires the time stamp of the electronic document determined by the time determination unit as the update time.
前記時期判定部が前記更新時期と判定した前記電子文書を通知する通知部をさらに備えたことを特徴とする電子文書管理装置。 The electronic document management apparatus according to claim 2 or 3,
An electronic document management apparatus, further comprising: a notification unit that notifies the electronic document determined by the time determination unit as the update time.
前記第1および第2判断部での前記判断結果を報知する報知部を備えたことを特徴とする電子文書管理装置。 The electronic document management apparatus according to any one of claims 1 to 4,
An electronic document management apparatus comprising: a notification unit that notifies the determination result of the first and second determination units.
前記第1または第2判断部が失敗と判断した場合、前記取得部または前記付与部に所定回数再試行させる制御部を備えたことを特徴とする電子文書管理装置。 The electronic document management apparatus according to any one of claims 1 to 5,
An electronic document management apparatus comprising: a control unit that causes the acquisition unit or the assigning unit to retry a predetermined number of times when the first or second determination unit determines failure.
コンピュータを、
前記電子文書に付与する前記タイムスタンプを取得する手段、
前記取得する手段で前記タイムスタンプの取得に成功したか否かを判断する手段、
前記判断する手段が成功したと判断されたとき、前記取得する手段が取得した前記タイムスタンプを前記電子文書に付与する手段、
前記付与する手段で前記タイムスタンプの付与に成功したか否かを判断する手段、
前記タイムスタンプの前記取得および前記付与の成否の判断をする手段での判断結果を前記電子文書毎に記録する手段、として機能させるための電子文書管理プログラム。 An electronic document management program for managing a plurality of electronic documents to which time stamps are assigned and stored,
Computer
Means for obtaining the time stamp to be given to the electronic document;
Means for determining whether or not the time stamp has been successfully acquired by the means for acquiring;
Means for giving the electronic document the time stamp acquired by the acquiring means when the determining means is determined to be successful;
Means for determining whether or not the time stamp has been successfully assigned by the means for giving;
The electronic document management program for functioning as a means for recording the determination result of the means for determining whether the time stamp has been acquired and whether the grant has been successful or not for each electronic document.
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