JP4483358B2

JP4483358B2 - File management system, file information presentation method

Info

Publication number: JP4483358B2
Application number: JP2004080008A
Authority: JP
Inventors: 徹羽鳥; 天松本; 哲士穴吹; 正二三知久; 裕史三部; 太郎吉浜; 大日朗筧
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd; Fujifilm Business Innovation Corp
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2004-03-19
Filing date: 2004-03-19
Publication date: 2010-06-16
Anticipated expiration: 2024-03-19
Also published as: JP2005267340A

Description

本発明は、ファイルを集中管理するファイル管理サーバと、ファイル管理サーバにより管理されるファイルを利用するクライアントとを有するファイル管理システム、特にファイルを利用する際の便宜を図るシステムの構成及び情報の提示に関する。 The present invention relates to a file management system that includes a file management server that centrally manages files and a client that uses files managed by the file management server, and more particularly to a system configuration and information presentation that facilitates the use of files. About.

複数ユーザにより共用されるファイル形式にて管理される文書を利用できるようにするには、文書管理用のサーバを設置して、文書をサーバにて集中管理させるようにシステム構築することは一般に行われている。文書の作成者は、新規作成した文書を文書管理サーバに登録しておけば、複数ユーザに対して文書利用を効率的に行わせることができる。文書管理サーバには、このように1乃至複数のユーザにより利用される文書が登録されることになるが、文書の実体や属性情報とは別個に、各文書に付加的な情報を関連付けて保持管理することは、一般に行われている。付加情報としては、文書の有効性を示す状態に関する情報や文書作成者による当該文書に対するメッセージなどの動的に追加、変更される情報がある。例えば、本願と同一出願人による特許出願(特願２００２−２７５４０１号)で扱う文書の版の状態が、この付加情報に相当する。 In order to be able to use documents managed in a file format shared by multiple users, it is common practice to set up a document management server and build a system that centrally manages documents on the server. It has been broken. If a document creator registers a newly created document in the document management server, the document creator can efficiently use the document for a plurality of users. A document used by one or more users is registered in the document management server in this way, but additional information is stored in association with each document separately from the document entity and attribute information. Management is generally done. As the additional information, there is information that is dynamically added or changed, such as information about a state indicating the validity of the document or a message to the document by the document creator. For example, the state of a document version handled in a patent application (Japanese Patent Application No. 2002-275401) by the same applicant as the present application corresponds to this additional information.

ユーザが文書管理サーバにより管理される文書を利用するには、文書管理サーバに対してその都度アクセスするよりもローカル側、すなわち自分が使用しているクライアントにダウンロードして使用した方が便利である。しかしながら、付加情報は、動的に内容が変更されうるために、文書の実体とは異なりローカル側に事前に取得しておくことは有効でない。このような場合を考慮して、前述した先行文献では、クライアント側に作成した文書の複製をユーザが利用するタイミングでその都度文書管理サーバにアクセスして、版の状態を自動的に確認するようにしている。これにより、常に最新の付加情報を参照できるので、例えば、文書取得後に最新版が作成されたためにローカル側の文書が旧版になっていた場合でも、その旧版に対して編集をしてしまうなどの無駄な作業を未然に防止することができる。 For users to use documents managed by the document management server, it is more convenient to download and use them locally, that is, to the client they are using, rather than accessing the document management server each time. . However, since the content of the additional information can be dynamically changed, it is not effective to acquire it in advance on the local side unlike the actual document. In consideration of such a case, in the above-mentioned prior art documents, the document management server is accessed each time the user uses a copy of the document created on the client side, and the version status is automatically confirmed. I have to. As a result, the latest additional information can always be referred to.For example, even if the local version of the document is old because the latest version was created after the document was acquired, the old version is edited. Unnecessary work can be prevented beforehand.

本発明の目的は、ファイルに関する情報をユーザに知らせることのできるファイル管理システム及びファイル情報提示方法を提供することにある。 This onset bright object is to provide a file management system and file information presentation method capable of notifying information about the file to the user.

以上のような目的を達成するために、本発明に係るファイル管理システムは、ファイル及び各ファイルに関する情報を管理するファイル管理サーバと、前記ファイル管理サーバにより管理されるファイルを利用するユーザにより使用されるクライアントとを有するファイル管理システムにおいて、前記ファイル管理サーバは、ファイルの有効性を示す情報を記憶する付加情報記憶手段と、関連性のあるファイルの群と、当該群に属するファイルの識別情報と、を対応付けした関連ファイル情報を記憶する関連ファイル情報記憶手段と、前記クライアントからの取得要求に応じて、取得要求に指定されたファイルの識別情報に基づき前記付加情報記憶手段又は前記関連ファイル情報記憶手段を検索することによって前記指定されたファイルの有効性を示す情報又は関連ファイル情報を取り出し、前記クライアントへ送信する手段とを有し、前記クライアントは、前記ファイル管理サーバにより管理されるファイルの複製を格納するファイル格納手段と、前記ファイル格納手段に格納されているファイルのアクセスの内容に関するアクセス情報を記憶するアクセス情報記憶手段と、前記ファイル格納手段に格納されているファイルに対するアクセスが検出されたときに、そのアクセス内容をアクセス情報として前記アクセス情報記憶手段に記録するアクセス記録手段と、前記ファイル格納手段に格納されているいずれかのファイルの識別情報を含む取得要求を前記ファイル管理サーバへ送信することで、当該ファイルの有効性を示す情報又は関連ファイル情報を前記ファイル管理サーバから取得する情報取得手段と、前記アクセス情報記憶手段に記憶された当該ファイルのアクセス情報が予め定められた第１の通知条件を満たし、かつ前記情報取得手段により取得された当該ファイルの有効性を示す情報又は関連ファイル情報が予め定められた第２の通知条件を満たすかどうかの判断を行う判断手段と、前記判断手段により前記各通知条件とも満たしていると判断されたときにはその旨を含む情報をユーザに通知する通知手段とを有することを特徴とする。 In order to achieve the above object, a file management system according to the present invention is used by a file management server that manages files and information about each file, and a user who uses a file managed by the file management server. in the file management system having a torque client, the file management server, an additional information storage means for storing information indicating the validity of a file, and a group of files that are relevant, the identification information of the files belonging to the group Related file information storage means for storing related file information in association with each other, and in response to an acquisition request from the client, the additional information storage means or the related file based on the identification information of the file specified in the acquisition request The presence of the specified file is searched by searching the information storage means. Retrieve information or related file information indicating the sex, and means for transmitting to the client, the client, a file storage unit for storing a copy of the files managed by the file management server, the file storage means An access information storage means for storing access information relating to the access contents of the stored file; and when the access to the file stored in the file storage means is detected, the access information is used as the access information. Information indicating the validity of the file by sending an access request to the file management server, and an acquisition request including identification information of one of the files stored in the file storage means; the file management server-related file information An information acquisition means acquire Luo, the validity of the access information first satisfies the notification conditions, and the files obtained by the information obtaining means for accessing information of the file stored in the storage means reaches a predetermined information or relevant file information second notification condition is satisfied whether a determination means for performing determination, sometimes including the fact that the is determined that also meets the respective notification condition by the determining means a predetermined shown and having a notification means for notifying information to the user.

また、前記第１の通知条件は、ファイルのアクセス情報が当該ファイルが印刷されたことがあることを示しているという条件であり、前記第２の通知条件は、ファイルの有効性を表す情報が当該ファイルが無効であることを示しているという条件であることを特徴とする。 The first notification condition is a condition that the file access information indicates that the file has been printed, and the second notification condition includes information indicating the validity of the file. The condition is that the file is invalid .

また、前記第１の通知条件は、ファイルのアクセス情報が当該ファイルが削除されたことを示しているという条件であり、前記第２の通知条件は、ファイルの関連ファイル情報が当該ファイルに関連するファイルが登録されたことを示しているという条件であることを特徴とする。 The first notification condition is a condition that the file access information indicates that the file is deleted, and the second notification condition is that the related file information of the file is related to the file. The condition is that the file is registered .

本発明に係るファイル情報提示方法は、ファイルの有効性を示す情報を記憶する付加情報記憶手段と、関連性のあるファイルの群と、当該群に属するファイルの識別情報と、を対応付けした関連ファイル情報を記憶する関連ファイル情報記憶手段と、を有し、ファイル及び各ファイルに関する情報を管理するファイル管理サーバと、前記ファイル管理サーバにより管理されるファイルの複製を格納するファイル格納手段と、前記ファイル格納手段に格納されているファイルのアクセスの内容に関するアクセス情報を記憶するアクセス情報記憶手段と、を有し、前記ファイル管理サーバにより管理されるファイルを利用するユーザにより使用されるクライアントと、を有するファイル管理システムにおいて実施され、ファイルに関する情報を提示するファイル情報提示方法において、前記クライアントが、前記ファイル格納手段に格納されているファイルに対するアクセスが検出されたときに、そのアクセス内容をアクセス情報として前記アクセス情報記憶手段に記録するアクセス記録ステップと、前記クライアントが、前記ファイル格納手段に格納されているいずれかのファイルの識別情報を含む取得要求を前記ファイル管理サーバへ送信するステップと、前記ファイル管理サーバが、前記クライアントからの取得要求に応じて、取得要求に指定されたファイルの識別情報に基づき前記付加情報記憶手段又は前記関連ファイル情報記憶手段を検索することによって前記指定されたファイルの有効性を示す情報又は関連ファイル情報を取り出し、前記クライアントへ送信するステップと、前記クライアントが、当該ファイルの有効性を示す情報又は関連ファイル情報を前記ファイル管理サーバから取得する情報取得ステップと、前記アクセス情報記憶手段に記憶された当該ファイルのアクセス情報が予め定められた第１の通知条件を満たし、かつ前記情報取得手段により取得された当該ファイルの有効性を示す情報又は関連ファイル情報が予め定められた第２の通知条件を満たすかどうかの判断を行う判断ステップと、前記判断ステップにより前記各通知条件とも満たしていると判断されたときにはその旨を含む情報をユーザに通知する通知ステップと、を含むことを特徴とする。
The file information presentation method according to the present invention relates to an association in which additional information storage means for storing information indicating the validity of a file, a group of related files, and identification information of files belonging to the group are associated with each other. It has a relevant file information storage means for storing file information, and a file management server for managing information about the file and the file, and a file storage unit for storing a copy of the files managed by the file management server, wherein It has an access information memory means for storing access information relating to the contents of the access files stored in the file storage unit, and a used torque client by a user utilizing a file managed by the file management server, It is implemented in the file management system having, Hisage information about files In the file information presentation method for the client when the access is detected for said file storage means and stored in that any files, an access record step of recording the access information storage means that access contents as the access information, The client transmitting an acquisition request including identification information of any file stored in the file storage means to the file management server; and the file management server responding to the acquisition request from the client. Retrieving the information indicating the validity of the designated file or the related file information by searching the additional information storage means or the related file information storage means based on the identification information of the file designated in the acquisition request, and the client To send to The client, and the information acquisition step of the information or related file information indicating the validity of the file retrieve et whether the file management server, access information stored the file is predetermined in the access information storage unit A determination step for determining whether or not the information indicating the validity of the file acquired by the information acquisition unit or the related file information satisfies a predetermined second notification condition, satisfying a first notification condition; , when the is determined that also meets the respective notification condition by the determining step is characterized in that it comprises a notifying step of notifying the user including information, a.

本発明によれば、ファイルの利用の有無に関係なく、通知条件に合致したファイルに関する情報をユーザに通知することができるので、ユーザのファイル利用の効率化を図ることができる。 According to the present invention, the user can be notified of information related to a file that matches the notification condition regardless of whether the file is used or not, so that the user can use the file efficiently.

以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。なお、本実施の形態では、本発明に係るファイル管理システムを、文書ファイルを集中管理する文書管理システムに適用した場合を例にして説明する。 Hereinafter, preferred embodiments of the present invention will be described with reference to the drawings. In the present embodiment, a case where the file management system according to the present invention is applied to a document management system that centrally manages document files will be described as an example.

実施の形態１．
図１は、本実施の形態における文書管理システムを示したブロック構成図である。本実施の形態における文書管理システムは、本システムで扱う文書を集中管理する文書管理サーバ３０と、文書管理サーバ３０の管理対象とされる文書を利用するユーザによって使用される１乃至複数台のクライアント１０とをＬＡＮ(Local Area Network)１で接続した構成を有している。なお、各クライアント１０は、同じ構成でよいため図１では便宜的に１台のみ示した。 Embodiment 1 FIG.
FIG. 1 is a block diagram showing a document management system according to this embodiment. The document management system according to the present embodiment includes a document management server 30 that centrally manages documents handled by the system, and one or more clients used by a user who uses a document to be managed by the document management server 30. 10 are connected by a LAN (Local Area Network) 1. Since each client 10 may have the same configuration, only one is shown in FIG. 1 for convenience.

クライアント１０は、文書取得部１１、文書処理部１２、アクセス監視部１３、アクセス記録部１４、情報取得部１５及び表示処理部１６を有している。クライアント１０は、ハードウェア的には汎用的なパーソナルコンピュータ（ＰＣ）で実現できる。各構成要素１１〜１６が持つ処理機能は、ＰＣ上で所定のアプリケーションプログラムを実行することによって発揮される。文書取得部１１は、文書管理サーバ３０により集中管理されている利用したい文書を文書管理サーバ３０からダウンロードすることで取得する。あるいは、ウェブを経由して文書を取得する。更に、他のクライアントから電子メール等で配布されてきた文書を受け取る。なお、ウェブ経由あるいは電子メール等文書管理サーバ３０から直接取得しない文書も、所定の文書登録処理等によって文書管理サーバ３０の管理下にあるものとする。文書取得部１１は、以上のようにして取得した文書をローカル側、すなわちクライアント１０に設けた複製文書記憶部２０に保存する。なお、複製文書記憶部２０は、通常はＰＣ筐体内にあるハードディスクドライブで実現することを想定しているため「ローカル」と表現しているが、実際にはクライアントユーザが個人使用するために取得した文書の複製を格納できればよいため、例えば共用のサーバ上に複製文書記憶部２０が設けられていてもよい。また、取得する文書には、属性情報が付加されているものとする。文書処理部１２は、ユーザからの指示に応じて複製文書記憶部２０に保存された文書に所定の処理を施す。所定の処理というのは、文書の表示や印刷等文書を利用した処理である。実際には、文書は種々のアプリケーションによって利用されうるが、本実施の形態では、文書の利用目的等詳細なことまで言及しないため、これらのアプリケーションに実現される処理を総括して文書処理部１２と示した。アクセス監視部１３は、文書取得部１１及び文書処理部１２の動作を常時監視しており、複製文書記憶部２０への文書保存や複製文書記憶部２０に保存されている文書に対するアクセスを検出する。アクセス記録部１４は、アクセス監視部１３により複製文書記憶部２０に保存されている文書へのアクセスが検出されたときに、そのアクセス内容をアクセス情報としてローカル文書管理情報記憶部２１に記録する。情報取得部１５は、複製文書記憶部２０に保存されている文書の中からユーザにより入力指定された文書に対する関連情報取得要求に応じて、当該文書の関連文書に関する情報を文書管理サーバ３０から取得する。表示処理部１６は、ローカル側にある文書に関する情報と、情報取得部１５により取得された関連文書に関する情報とに基づき各文書を関連付けて図６に例示した画面を生成して表示する。 The client 10 includes a document acquisition unit 11, a document processing unit 12, an access monitoring unit 13, an access recording unit 14, an information acquisition unit 15, and a display processing unit 16. The client 10 can be realized by a general-purpose personal computer (PC) in terms of hardware. The processing functions of the constituent elements 11 to 16 are exhibited by executing a predetermined application program on the PC. The document acquisition unit 11 acquires a document to be used which is centrally managed by the document management server 30 by downloading from the document management server 30. Alternatively, the document is acquired via the web. Further, it receives a document distributed from another client by e-mail or the like. Documents that are not acquired directly from the document management server 30 via the web or e-mail are assumed to be under the management of the document management server 30 by a predetermined document registration process or the like. The document acquisition unit 11 stores the document acquired as described above in the local side, that is, in the duplicate document storage unit 20 provided in the client 10. The duplicate document storage unit 20 is usually expressed as “local” because it is assumed to be realized by a hard disk drive in a PC housing, but is actually acquired for personal use by a client user. For example, the duplicate document storage unit 20 may be provided on a shared server. Further, it is assumed that attribute information is added to the acquired document. The document processing unit 12 performs predetermined processing on the document stored in the duplicate document storage unit 20 in accordance with an instruction from the user. The predetermined processing is processing using a document such as document display or printing. In practice, the document can be used by various applications. However, in the present embodiment, details such as the purpose of use of the document are not mentioned, and therefore the processing realized by these applications is summarized. It showed. The access monitoring unit 13 constantly monitors the operations of the document acquisition unit 11 and the document processing unit 12, and detects access to a document stored in the duplicate document storage unit 20 or a document stored in the duplicate document storage unit 20. . When the access monitoring unit 13 detects access to a document stored in the duplicate document storage unit 20, the access recording unit 14 records the access content as access information in the local document management information storage unit 21. The information acquisition unit 15 acquires from the document management server 30 information related to a related document of the document in response to a related information acquisition request for a document input and designated by the user from among the documents stored in the duplicate document storage unit 20. To do. The display processing unit 16 generates and displays the screen illustrated in FIG. 6 by associating each document based on the information on the local document and the information on the related document acquired by the information acquisition unit 15.

文書管理サーバ３０は、文書管理部３１、関連文書情報設定部３２、付加情報管理部３３及び情報提供部３４を有している。文書管理サーバ３０は、ハードウェア的には汎用的なサーバコンピュータで実現できる。各構成要素３１〜３３が持つ処理機能は、サーバコンピュータ上で所定のアプリケーションプログラムを実行することによって発揮される。文書管理部３１は、本サーバにて管理対象とする文書の管理全般を行う。具体的には、文書データベース４０への文書の登録／削除、ユーザからの要求に応じて文書のダウンロード等を行う。関連文書情報設定部３２は、管理者等による所定の入力操作に従い関連文書情報記憶部４１に関連文書情報の登録、更新、削除等の情報管理を行う。付加情報管理部３３は、文書作成者等が使用するクライアント１０から送られてくる付加情報を収集し、付加情報記憶部４２に登録するなど付加情報の管理全般を行う。情報提供部３４は、クライアント１０からの要求に応じて各種情報を提供する。 The document management server 30 includes a document management unit 31, a related document information setting unit 32, an additional information management unit 33, and an information providing unit 34. The document management server 30 can be realized by a general-purpose server computer in terms of hardware. The processing functions possessed by the components 31 to 33 are exhibited by executing a predetermined application program on the server computer. The document management unit 31 performs overall management of documents to be managed by this server. Specifically, registration / deletion of a document in the document database 40, downloading of a document in response to a request from a user, and the like are performed. The related document information setting unit 32 performs information management such as registration, update, and deletion of related document information in the related document information storage unit 41 in accordance with a predetermined input operation by an administrator or the like. The additional information management unit 33 performs general management of the additional information such as collecting additional information sent from the client 10 used by the document creator and registering it in the additional information storage unit 42. The information providing unit 34 provides various types of information in response to requests from the client 10.

本実施の形態は、ローカル側にある文書に関する情報とそのローカル文書と関連性のあるリモート側(文書管理サーバ３０)にある文書に関する情報とを同じビューで表示することによってローカル文書とリモート文書との関係が一目瞭然に把握できるようにしたことを特徴としている。ここで、本実施の形態において特徴的な画面表示処理を実行するためには、クライアント１０及び文書管理サーバ３０の双方にて必要な情報を収集、生成しておく必要があるため、最初にこれらの処理について説明する。 In this embodiment, the local document and the remote document are displayed by displaying the information related to the document on the local side and the information related to the document on the remote side (document management server 30) related to the local document in the same view. It is characterized by the fact that it is possible to clearly understand the relationship of. Here, in order to execute the characteristic screen display processing in the present embodiment, it is necessary to collect and generate necessary information in both the client 10 and the document management server 30. The process will be described.

図２は、本実施の形態における関連文書情報のデータ構成例を示した図である。本実施の形態では、関連性のある文書群ごとにグループＩＤを識別情報として割り当ててグループ管理している。各グループ情報には、グループＩＤに対応させて当該グループに属する各文書の文書ＩＤが設定登録される。 FIG. 2 is a diagram showing a data configuration example of related document information in the present embodiment. In the present embodiment, group management is performed by assigning a group ID as identification information for each related document group. In each group information, the document ID of each document belonging to the group is set and registered in association with the group ID.

図３は、本実施の形態における付加情報のデータ構成例を示した図である。文書には、文書ＩＤ、文書名、作成日時等の属性情報が付加されるが、本実施の形態では、その属性情報とは別に、文書作成者等によって文書利用者に知らせたいメッセージなどの文書利用に有効な付加情報を各文書に対応させて設定する。付加情報管理部３３は、文書作成者等の要求に応じて付加情報を付加情報記憶部４２に登録する。本実施の形態では、各文書に付加情報として、各文書の有効性とメッセージ情報が文書ごとに設定される。文書は、例えば、改訂版が作成されたために当該文書は旧版となった場合、あるいは改訂作業中のために一時ダウンロードを休止させたいような場合に無効にされる。また、必要により有効に設定変更される。文書が無効と設定変更されても文書データベース４０からは削除されない。メッセージ情報には、文書作成者が文書利用者に知らせたいメッセージと、その登録日時が含まれる。メッセージが設定できるようにしたことで自由度の高い報告を実現できる。なお、文書の有効性は、文書の状態を示す情報なので、文書ごとに単一の情報であるが、メッセージ情報は、一文書に対して複数設定することが可能である。図３には、メッセージの例をいくつか示した。 FIG. 3 is a diagram showing a data configuration example of the additional information in the present embodiment. Attribute information such as document ID, document name, creation date and time is added to the document. In this embodiment, apart from the attribute information, a document such as a message that the document creator or the like wants to notify the document user. Additional information effective for use is set corresponding to each document. The additional information management unit 33 registers additional information in the additional information storage unit 42 in response to a request from the document creator or the like. In the present embodiment, the validity and message information of each document are set for each document as additional information for each document. A document is invalidated, for example, when a revised version is created and the document becomes an old version, or when it is desired to suspend the temporary download because of revision work. In addition, the setting is effectively changed as necessary. Even if the setting is changed to invalid, the document is not deleted from the document database 40. The message information includes a message that the document creator wants to inform the document user and the registration date and time. By enabling the setting of messages, highly flexible reporting can be realized. Note that the validity of the document is information indicating the state of the document, and thus is single information for each document. However, a plurality of message information can be set for one document. FIG. 3 shows some examples of messages.

図４は、本実施の形態におけるローカル文書管理情報のデータ構成例を示した図である。ローカル文書というのは、本実施の形態の場合、文書管理サーバ３０により管理される文書を複製することで作成された文書のことをいう。ローカル文書のうち、「保存されている文書」というときには、現時点で複製文書記憶部２０に保存されている文書のことを意味するが、「保存されたことのある文書」というときには、現在保存されている文書のみならず、過去には保存されていたが、現時点では削除されたことにより保存されていない文書も含まれる。 FIG. 4 is a diagram showing a data configuration example of local document management information in the present embodiment. In the present embodiment, the local document refers to a document created by duplicating a document managed by the document management server 30. Among the local documents, “saved document” means a document currently saved in the duplicate document storage unit 20, but “saved document” means that the document is currently saved. This includes not only documents that have been saved, but also documents that have been saved in the past but have not been saved due to deletion at this time.

ここで、ローカル文書管理情報の説明とあわせてローカル文書管理情報記憶部２１へのローカル文書管理情報の設定処理について説明する。 Here, the setting process of the local document management information in the local document management information storage unit 21 will be described together with the description of the local document management information.

アクセス監視部１３は、前述したように文書取得部１１及び文書処理部１２の動作を常時監視している。文書取得部１１が例えばユーザの操作に応じて文書管理サーバ３０から指定された文書を取得し、複製文書記憶部２０に保存したとする。この文書取得部１１による動作をアクセス監視部１３が検出すると、アクセス記録部１４は、取得した文書に関する管理情報レコードをローカル文書管理情報記憶部２１に新規に登録する。つまり、文書取得部１１が文書を取得したとき、管理情報レコードには、取得した文書の文書ＩＤに対応させて取得先とアプリケーションが設定される。「取得先」というのは、当該文書をどの経路にて取得したかを特定するための情報である。本実施の形態では、上記において例示したダウンロードにより文書管理サーバ３０から取得する経路、電子メールにより文書作成者使用のクライアントから取得する経路、ユーザが所定のＵＲＬを指定してウェブを経由して取得する経路を想定しているので、取得先としてはいずれかの経路、具体的には“サーバ”、“メール”、“Ｗｅｂ”が設定されることになる。また、「アプリケーション」には、例えばマイクロソフト社製のＷＯＲＤや富士ゼロックス社製のＤＯＣＵＷＯＲＫＳなど文書を作成するときに使用したアプリケーションの種別が設定される。その他の項目には有無の別が設定されることになるが、ここでは初期値として“無”が設定される。 As described above, the access monitoring unit 13 constantly monitors the operations of the document acquisition unit 11 and the document processing unit 12. Assume that the document acquisition unit 11 acquires a specified document from the document management server 30 according to, for example, a user operation, and stores it in the duplicate document storage unit 20. When the access monitoring unit 13 detects the operation of the document acquisition unit 11, the access recording unit 14 newly registers a management information record related to the acquired document in the local document management information storage unit 21. That is, when the document acquisition unit 11 acquires a document, an acquisition destination and an application are set in the management information record in association with the document ID of the acquired document. “Acquisition destination” is information for specifying the route through which the document is acquired. In the present embodiment, the path acquired from the document management server 30 by download as exemplified above, the path acquired from the client used by the document creator by e-mail, and acquired via the web by the user specifying a predetermined URL Therefore, one of the routes, specifically, “server”, “mail”, and “Web” is set as the acquisition destination. In the “application”, for example, the type of application used when creating a document such as WORD made by Microsoft or DOCUWORKS made by Fuji Xerox is set. In other items, whether or not there is presence / absence is set, but “None” is set as an initial value here.

以上のようにローカル文書管理情報記憶部２１に管理情報が登録されている文書を、例えばユーザが印刷したとする。この印刷処理は、文書処理部１２により実行されるが、この文書処理部１２による動作をアクセス監視部１３が検出すると、アクセス記録部１４は、印刷が実行された文書に関する管理情報レコードに含まれるアクセス情報のうち「印刷」を“無”から“有”に変更する。また、例えばユーザが文書を編集したとすると、同様にして「編集」を“無”から“有”に変更する。このように、文書に対するアクセスがあったか否かを示すフラグ情報（“無”，“有”）を変更することで、当該文書に対してどのような内容のアクセスがされたかを管理することができる。 Assume that the user has printed a document whose management information is registered in the local document management information storage unit 21 as described above, for example. This printing process is executed by the document processing unit 12. When the access monitoring unit 13 detects an operation by the document processing unit 12, the access recording unit 14 is included in a management information record relating to the document for which printing has been executed. In the access information, “Print” is changed from “No” to “Yes”. For example, if the user edits a document, “Edit” is changed from “No” to “Yes” in the same manner. In this way, by changing the flag information (“No”, “Yes”) indicating whether or not the document has been accessed, it is possible to manage what kind of content has been accessed for the document. .

また、アクセス情報にはリモートの情報に対する処理も含めることができる。例えば、有効性が無効に変更されていることを文書の表示時に表示した後、ユーザが「確認したので次回からは表示しない」といった指示を行った場合には、「有効性の確認」が“無”から“有”に変更される。同様にメッセージ情報を確認した場合には「メッセージ情報の確認」が“無”から“有”に変更される。 The access information can also include processing for remote information. For example, after the fact that the validity has been changed to invalid is displayed at the time of displaying the document, when the user gives an instruction such as “do not display next time because it has been confirmed”, the “validity confirmation” is “ It is changed from “No” to “Yes”. Similarly, when the message information is confirmed, “confirm message information” is changed from “none” to “present”.

なお、「削除」が“有”に変更されたということは、当該文書はクライアント１０から削除されたことを意味する。「削除」というアクセス情報があることから理解できるように、削除されたことにより複製文書記憶部２０に存在しなくなった文書でもローカル文書管理情報記憶部２１によって管理情報は継続して管理される。また、本実施の形態では、アクセス内容を示す種類として表示、印刷、削除、編集、コピーを例示したが、これに限定されるものではなく、更に異なるアクセス種別をアクセス情報に追加してもよい。また、過去に表示した際に当該文書のサムネイルが作成されたとき、またブックマークが設定されたときにも同様に対応する各フラグは、“無”から“有”に変更される。 Note that “deleted” is changed to “present” means that the document is deleted from the client 10. As can be understood from the presence of the access information “deleted”, the management information is continuously managed by the local document management information storage unit 21 even for a document that has been deleted and no longer exists in the duplicate document storage unit 20. In this embodiment, display, printing, deletion, editing, and copying are exemplified as types indicating access contents. However, the present invention is not limited to this, and different access types may be added to the access information. . Similarly, when a thumbnail of the document is created when displayed in the past, or when a bookmark is set, the corresponding flag is changed from “No” to “Yes”.

次に、本実施の形態における文書の表示処理について図５に示したフローチャートを用いて説明する。なお、ここでいう「文書の表示」というのは、文書の内容を実際に表示することを意味するのではなく、例えば所定のアプリケーションを用いて文書名やサムネイル等文書を特定できる情報を表示することをいう。 Next, a document display process according to the present embodiment will be described with reference to the flowchart shown in FIG. Note that “document display” does not mean that the contents of the document are actually displayed, but information that can specify the document, such as a document name and thumbnail, is displayed using a predetermined application, for example. That means.

ユーザは、文書を表示させるために所望のアプリケーションを起動する。これにより、以降説明する文書表示処理が開始される。本実施の形態における文書表示処理では、最終的に図６に例示した画面を表示することになるが、図１に示した表示処理部１６は、この起動されたアプリケーションに組み込まれたり、あるいはアプリケーションと連係動作することでこの画面を表示することになる。なお、はじめて文書が表示されるときには当該文書の管理情報レコードに含まれる「表示」が“無”から“有”に変更されるが、管理情報レコードに含まれる「内容の閲覧」の状態は変更されない。「内容の閲覧」が“無”から“有”に変更されるタイミングは、内容を閲覧できる専用ビューワーで表示したときである。 A user activates a desired application to display a document. Thereby, the document display process described below is started. In the document display process according to the present embodiment, the screen illustrated in FIG. 6 is finally displayed. However, the display processing unit 16 illustrated in FIG. 1 is incorporated in the activated application or the application is displayed. This screen is displayed by operating in conjunction with. When the document is displayed for the first time, the “display” included in the management information record of the document is changed from “none” to “present”, but the “view content” state included in the management information record is changed. Not. The timing at which “browsing content” is changed from “none” to “present” is when the content is displayed with a dedicated viewer capable of browsing the content.

例えば前述のＤＯＣＵＷＯＲＫＳ(商標)を起動して複数の文書を表示させたとする(ステップ１０１)。そして、その文書の中から利用する一つの文書をユーザが選択したとする(ステップ１０２)。なお、この選択操作によって該当文書は反転表示された状態になる。この状態のとき、本実施の形態では、表示モードの切り替え可能な状態にある。ユーザがアプリケーションが本来的に持つ通常の表示状態から本実施の形態において特徴的な表示モードを切り替えるために所定の操作を行ったとする（ステップ１０３）、情報取得部１５は、この操作に応じて表示処理部１６から送られてくる指示に従い、表示対象の文書（以下、「表示対象文書」）の文書ＩＤを含む情報取得要求を文書管理サーバ３０へ送信する(ステップ１０４)。 For example, assume that the above-mentioned DOCUWORKS (trademark) is activated to display a plurality of documents (step 101). Then, it is assumed that the user selects one document to be used from the documents (step 102). Note that this selection operation causes the corresponding document to be highlighted. In this state, in this embodiment, the display mode can be switched. When the user performs a predetermined operation to switch the display mode characteristic in the present embodiment from the normal display state inherent in the application (step 103), the information acquisition unit 15 responds to this operation. In accordance with the instruction sent from the display processing unit 16, an information acquisition request including the document ID of the document to be displayed (hereinafter “display target document”) is transmitted to the document management server 30 (step 104).

文書管理サーバ３０において、クライアント１０から情報取得要求が送られてくると、情報提供部３４は、その中に含まれている表示対象文書の文書ＩＤをキーにして関連文書情報記憶部４１を検索することによって表示対象文書の関連文書の文書ＩＤを抽出する。そして、文書管理部３１は、関連文書の属性情報及び付加情報のうち少なくとも有効性を示す情報を各記憶部４０，４２から取り出し、要求発信元のクライアント１０へ返信する。 In the document management server 30, when an information acquisition request is sent from the client 10, the information providing unit 34 searches the related document information storage unit 41 using the document ID of the display target document contained therein as a key. As a result, the document ID of the related document of the display target document is extracted. Then, the document management unit 31 extracts at least information indicating validity from the attribute information and the additional information of the related document from the storage units 40 and 42 and returns the information to the client 10 as the request source.

クライアント１０において、情報取得部１５は、情報取得要求に応じて文書管理サーバ３０から返信された情報を受け取ると(ステップ１０５)、それらの情報と表示対象文書に関する情報、すなわち、ローカル文書管理情報記憶部２１から表示対象文書の管理情報レコードを取り出して表示処理部１６に渡す。 In the client 10, when the information acquisition unit 15 receives the information returned from the document management server 30 in response to the information acquisition request (step 105), the information and information related to the display target document, that is, the local document management information storage The management information record of the display target document is extracted from the unit 21 and transferred to the display processing unit 16.

表示処理部１６は、情報取得部１５が取得した情報に基づき図６に例示した画面を作成して表示する(ステップ１０６)。以下に、作成した画面例の構成について説明する。 The display processing unit 16 creates and displays the screen illustrated in FIG. 6 based on the information acquired by the information acquisition unit 15 (step 106). The configuration of the created screen example will be described below.

ユーザによる所定操作によって表示モードが切り替えられると、図６に示した画面が表示されることは前述したとおりである。この表示画面において、文書４２ａ〜４２ｅは、用紙の形状及び向きに合わせて表示されることで存在が表現される。各文書４２の下方には、属性情報から特定できる文書名が表示される。この例では、関連文書情報によって５つの文書が関連付けられていることがわかる。各文書４２の作成日時は、各文書の属性情報から把握できるので、各文書を矢印４３でつなぐことで作成順を提示することができる。なお、文書の並び順を文書の作成日時から決めるのではなく、関連文書情報における文書ＩＤの並び順(登録順)としてもよい。 As described above, when the display mode is switched by a predetermined operation by the user, the screen shown in FIG. 6 is displayed. On this display screen, the existence of the documents 42a to 42e is expressed by being displayed according to the shape and orientation of the paper. A document name that can be specified from the attribute information is displayed below each document 42. In this example, it can be seen that the five documents are associated with the related document information. Since the creation date and time of each document 42 can be grasped from the attribute information of each document, the creation order can be presented by connecting each document with an arrow 43. Note that the document order may not be determined from the document creation date and time but may be the document ID order (registration order) in the related document information.

文書の実体がローカル側にない場合には、文書４２ａ，４２ｄのように「Not Exist」などのような表示形態にてその旨を知らせる。これにより、文書がローカル側にあるかリモート側にあるかを一目瞭然に確認させることができる。本実施の形態では、このように関連文書がどちらにあっても文書間の関連性を提示することができる。また、ローカル文書管理情報からサムネイルが作成されていることを認識できると、表示処理部１６は、文書をサムネイルで表示する。サムネイルがない場合には文書４２ｃのように当該文書作成のアプリケーションを示すアイコンで該当する文書を表示する。 If the document does not exist on the local side, the fact is displayed in a display form such as “Not Exist” as in the documents 42a and 42d. This makes it possible to check at a glance whether the document is on the local side or the remote side. In the present embodiment, it is possible to present the relationship between documents regardless of where the related documents are. If the display processing unit 16 recognizes that a thumbnail has been created from the local document management information, the display processing unit 16 displays the document as a thumbnail. When there is no thumbnail, the corresponding document is displayed with an icon indicating the application for creating the document as in the document 42c.

本実施の形態では、更に付加機能として各文書に関する情報もあわせて表示する。本実施の形態では、“Ｐ”、“Ｖ”，“×”という３種類のマーク４４，４６，４８を例示している。“Ｐ” マーク４４及び“Ｖ”マーク４６は、ローカル文書管理情報に含まれるアクセス情報のうち「印刷」及び「内容の閲覧」の有無を提示するものであり、このマークが表示されている文書は、ユーザが過去に印刷または内容の閲覧をしたことがあることを知らせるためのマークである。なお、削除や編集、コピー等も同様にマークを設けてユーザに知らせることができる。また、“×”マーク４８は、当該文書が無効になっていることを知らせるためのマークであり、これは、付加情報に含まれる有効性に基づき提示することができる。 In this embodiment, information about each document is also displayed as an additional function. In the present embodiment, three types of marks 44, 46, and 48, "P", "V", and "x" are illustrated. The “P” mark 44 and the “V” mark 46 indicate whether or not “print” and “browse contents” are included in the access information included in the local document management information, and the document in which this mark is displayed. Is a mark for informing that the user has printed or browsed the contents in the past. Note that deletion, editing, copying, and the like can be similarly provided to the user by providing marks. The “x” mark 48 is a mark for informing that the document is invalid, and can be presented based on the validity included in the additional information.

なお、表示対象文書は、通常、ユーザがステップ１０２において画面上から指摘するので、表示対象文書がどれであるかは図６における表示例のように明示する必要はないが、表示対象文書識別用のマークを別途設けて該当する文書に対応させて表示するようにしてもよい。ユーザは、この表示モードにより表示された画面上で何らかの処理操作を行う(ステップ１０７)。そして、表示画面上のモード切替ボタン５０の選択操作が行われたときにはアプリケーションにおける既存の表示画面に戻ることになる(ステップ１０８)。 Note that the display target document is usually pointed out on the screen in step 102 by the user, so it is not necessary to clearly indicate which display target document is the display example in FIG. This mark may be separately provided and displayed in correspondence with the corresponding document. The user performs some processing operation on the screen displayed in this display mode (step 107). When the selection operation of the mode switching button 50 on the display screen is performed, the display returns to the existing display screen in the application (step 108).

本実施の形態によれば、以上のようにして関連文書がローカル側とリモート側に散在していたとしても、文書の関連性を提示することができ、また、ローカル側にある文書に関する情報とリモート側にある文書に関する情報とを同じ画面上で提示することができる。これにより、関連文書に関する情報を別途取得する処理操作を行う必要がないためユーザにおける文書に対する作業効率を向上させることができる。また、ローカル側における文書整理や検索効率等文書利用の効率化を向上させることができる。 According to the present embodiment, even when related documents are scattered on the local side and the remote side as described above, the relevance of the document can be presented, and information on the document on the local side can be displayed. Information about the document on the remote side can be presented on the same screen. Thereby, since it is not necessary to perform a processing operation for separately acquiring information related to the related document, it is possible to improve the work efficiency for the document for the user. Further, it is possible to improve the efficiency of document use such as document organization and search efficiency on the local side.

なお、本実施の形態では、表示処理部１６を設けて文書の関連性を画面表示する場合を例にしたが、情報出力手段用紙に印刷したり、ファイルに保存するなど他の出力先へ出力する情報出力手段を設けてもよい。 In this embodiment, the case where the display processing unit 16 is provided to display the relevance of the document on the screen is taken as an example. However, the information output means is output to other output destinations such as printing on paper or saving to a file Information output means may be provided.

また、本実施の形態では、関連文書情報を文書管理サーバ３０に保持させて、関連情報取得要求に含まれている文書ＩＤに基づいて表示対象文書の関連文書を文書管理サーバ３０側で特定するように構成したが、関連文書情報を各クライアント１０に保持させることで表示対象文書の関連文書をクライアント１０側で特定できるように構成してもよい。この場合は、文書管理サーバ３０へ送信する関連情報取得要求に関連文書の文書ＩＤを含めることで関連文書がどの文書であるかをクライアント１０が文書管理サーバ３０に知らせることになる。 In the present embodiment, the related document information is held in the document management server 30, and the related document of the display target document is specified on the document management server 30 side based on the document ID included in the related information acquisition request. However, the related document information may be held in each client 10 so that the related document of the display target document can be specified on the client 10 side. In this case, by including the document ID of the related document in the related information acquisition request transmitted to the document management server 30, the client 10 informs the document management server 30 which document is the related document.

実施の形態２．
上記実施の形態１では、利用したい文書(表示対象文書)に関する情報並びに表示対象文書の関連文書についての情報を同じビューで表示できるようにしたことで、文書を利用するユーザの便宜を図るようにした。本実施の形態では、以下の点に着目してユーザの便宜を図るようにした。 Embodiment 2. FIG.
In the first embodiment, the information regarding the document (display target document) to be used and the information about the related document of the display target document can be displayed in the same view, so that the convenience of the user who uses the document is improved. did. In the present embodiment, attention is given to the following points for the convenience of the user.

本実施の形態において用いる付加情報などのように文書に付加的な情報を関連付けて文書管理サーバ３０などで管理することは、一般に行われている。従って、ユーザがその文書に関する付加情報を入手したいときには、文書管理サーバ３０へアクセスして取得すればよい。これにより、例えば、利用しようとする文書が無効になっていたなどの付加情報が取得できるので、無効になった文書に対する編集等の無駄な処理を未然に防止することができる。しかしながら、取得するには、文書を利用する際にその都度文書管理サーバ３０へのアクセス操作を行わなければならず、面倒である。 In general, it is common to associate additional information with a document and manage it by the document management server 30 or the like, such as additional information used in the present embodiment. Therefore, when the user wants to obtain additional information related to the document, the document management server 30 may be accessed for acquisition. Accordingly, for example, additional information such as that the document to be used has been invalidated can be acquired, so that unnecessary processing such as editing of the invalidated document can be prevented in advance. However, in order to acquire it, it is necessary to perform an access operation to the document management server 30 each time the document is used, which is troublesome.

そこで、本実施の形態では、ローカル側にあるアクセス情報等のみならずリモート側にある情報を、文書を利用する際に自動的に取得してユーザに提示できるようにした。本実施の形態では、このように利用する文書に特化した文書利用の便宜を図るものである。 Therefore, in the present embodiment, not only the access information on the local side but also the information on the remote side can be automatically acquired when using the document and presented to the user. In the present embodiment, the convenience of using a document specialized for the document to be used is intended.

図７は、本実施の形態における文書管理システムを示した構成図である。なお、実施の形態１と同じ構成要素には同じ符号をつける。実施の形態１におけるアクセス記録部１４は、表示、印刷等のアクセスがあったか否かをフラグ情報としてローカル文書管理情報記憶部２１に記録するようにしていた。本実施の形態におけるアクセス記録部１４は、更にアクセスの内容をアクセスログファイル２２に具体的に記録するようにした。本実施の形態におけるアクセスログファイル２２のデータ構成例を図８に示す。「文書ＩＤ」は、アクセスされた文書の文書ＩＤである。アクセス日時は、そのアクセスされた日時である。「取得先」は、前述したように文書がどこから取得されたかを示すデータであり、取得した時点に設定される。「アクセス者」は、文書にアクセスしたユーザであり、ユーザＩＤによって特定する。本実施の形態では、各クライアント１０を、オーナーである一ユーザによって使用することを想定しているため、後述する表示処理においては「アクセス者」は特に用いない。「アクセス内容」は、アクセスの種類を示したデータであり、ローカル文書管理情報の表示、印刷等のアクセス情報に相当する。アプリケーションは、文書がアクセスされたときに利用されたアプリケーションが設定される。 FIG. 7 is a configuration diagram showing the document management system in the present embodiment. In addition, the same code | symbol is attached | subjected to the same component as Embodiment 1. FIG. In the first embodiment, the access recording unit 14 records whether or not there is an access such as display and printing in the local document management information storage unit 21 as flag information. The access recording unit 14 according to the present embodiment further records the access contents in the access log file 22 more specifically. A data configuration example of the access log file 22 in the present embodiment is shown in FIG. “Document ID” is the document ID of the accessed document. The access date / time is the date / time of access. The “acquisition destination” is data indicating where the document is acquired from as described above, and is set at the time of acquisition. “Accessor” is a user who has accessed the document, and is specified by the user ID. In the present embodiment, since it is assumed that each client 10 is used by one user who is an owner, “accessor” is not particularly used in the display processing described later. “Access content” is data indicating the type of access, and corresponds to access information such as display and printing of local document management information. As the application, an application used when the document is accessed is set.

本実施の形態では、アクセスログファイル２２を設けたこと、アクセス記録部１４及び表示処理部１６における処理内容が異なる以外は、基本的には実施の形態１と同じである。 The present embodiment is basically the same as the first embodiment except that the access log file 22 is provided and the processing contents in the access recording unit 14 and the display processing unit 16 are different.

以下、本実施の形態における文書表示処理について図９に示したフローチャートを用いて説明する。実施の形態１と同様に、アクセス監視部１３は文書取得部１１及び文書処理部１２の動作を常時監視し、何らかのアクセスを検出したときにはアクセス記録部１４に、ローカル文書管理情報記憶部２１にアクセス情報等を記録させ、更にアクセスログファイル２２にアクセスログを記録させる。 Hereinafter, the document display process in the present embodiment will be described with reference to the flowchart shown in FIG. As in the first embodiment, the access monitoring unit 13 constantly monitors the operations of the document acquisition unit 11 and the document processing unit 12, and when any access is detected, accesses the access recording unit 14 and accesses the local document management information storage unit 21. Information and the like are recorded, and an access log is recorded in the access log file 22.

ユーザが所望の文書利用のアプリケーションを起動し、表示された文書の中から利用する文書を１つ選択したとする。文書が選択されたことを認識すると(ステップ２０１)、情報取得部１５は、表示処理部１６からの指示に応じて利用対象文書の文書ＩＤを含む情報取得要求を文書管理サーバ３０へ送信する(ステップ２０２)。 It is assumed that the user activates a desired document use application and selects one document to be used from the displayed documents. When recognizing that a document has been selected (step 201), the information acquisition unit 15 transmits an information acquisition request including the document ID of the usage target document to the document management server 30 in accordance with an instruction from the display processing unit 16 (step 201). Step 202).

文書管理サーバ３０において、クライアント１０から情報取得要求が送られてくると、情報提供部３４は、その中に含まれている利用対象文書の文書ＩＤをキーにして当該文書の属性情報、関連情報及び付加情報等を、各記憶部４０，４１，４２を検索することによって取り出し、要求発信元のクライアント１０へ返信する。 In the document management server 30, when an information acquisition request is sent from the client 10, the information providing unit 34 uses the document ID of the usage target document included therein as a key to attribute information and related information of the document. And the additional information and the like are retrieved by searching each of the storage units 40, 41, and 42, and returned to the client 10 as the request source.

クライアント１０において、情報取得部１５は、情報取得要求に応じて文書管理サーバ３０から返信された情報を受け取ると(ステップ２０３)、続いて、利用対象文書に関する情報をローカル文書管理情報記憶部２１およびアクセスログファイル２２から取り出す(ステップ２０４)。そして、取得した情報を表示処理部１６へ渡す。なお、リモート側からの情報取得(ステップ２０２，２０３)とローカル側からの情報取得(ステップ２０４)の処理の順番は逆でもよい。 In the client 10, when the information acquisition unit 15 receives the information returned from the document management server 30 in response to the information acquisition request (step 203), subsequently, information on the usage target document is stored in the local document management information storage unit 21 and Extracted from the access log file 22 (step 204). Then, the acquired information is passed to the display processing unit 16. Note that the processing order of information acquisition from the remote side (steps 202 and 203) and information acquisition from the local side (step 204) may be reversed.

表示処理部１６は、情報取得部１５が取得した情報に基づき図１０に例示した確認画面を作成して表示する(ステップ２０５)。ここで、作成した画面例の構成について説明する。 The display processing unit 16 creates and displays the confirmation screen illustrated in FIG. 10 based on the information acquired by the information acquisition unit 15 (step 205). Here, the configuration of the created screen example will be described.

例えば、文書アイコンをダブルクリックなどして文書が選択されると、通常は対応アプリケーションによってその文書の内容が実際に表示されるわけであるが、本実施の形態では、内容表示の前に図１０に例示した確認画面が表示される。図１０に示した確認画面では、「閉じる」ボタンの上に４つのメッセージが例示されている。１番目は、文書の有効性についてのメッセージであり、文書管理サーバ３０から取得した付加情報に基づき表示されたメッセージである。２番目は、関連文書についてのメッセージであり、文書管理サーバ３０から取得した関連文書情報に基づき表示されたメッセージである。３番目は、過去に閲覧(表示)したことを示すメッセージであり、クライアント１０の内部に保持しているアクセスログに基づき表示されたメッセージである。そして、４番目は、過去に印刷したことを示すメッセージであり、クライアント１０の内部に保持しているアクセスログに基づき表示されたメッセージである。ユーザは、この確認画面に表示されたメッセージを参照することで、これから利用しようとする文書に対して行われたアクション並びに文書の状態を事前に確認することができる。例えば、確認画面に文書が無効になっているとか、最新版が作成されたなどのメッセージが含まれていれば、編集を行うために文書を利用しようとしたときに、無駄な編集処理をユーザにさせずにすむ。 For example, when a document is selected by double-clicking the document icon or the like, normally, the content of the document is actually displayed by the corresponding application. In the present embodiment, FIG. The confirmation screen illustrated in FIG. In the confirmation screen shown in FIG. 10, four messages are illustrated on the “close” button. The first is a message about the validity of the document, and is a message displayed based on the additional information acquired from the document management server 30. The second is a message about a related document, which is a message displayed based on related document information acquired from the document management server 30. The third message is a message indicating that browsing (displaying) has been performed in the past, and is a message displayed based on the access log held in the client 10. The fourth message is a message indicating that printing has been performed in the past, and is a message displayed based on the access log held in the client 10. By referring to the message displayed on the confirmation screen, the user can confirm in advance the action performed on the document to be used and the state of the document. For example, if the confirmation screen contains a message that the document is invalid or the latest version has been created, when the user tries to use the document for editing, the user performs unnecessary editing processing. Don't let it go.

さらに、文書が無効になっているかどうかのようなリモート側の情報を既に確認している場合には図１０に示した確認画面に「この文書は無効です」などと表示することで、同じ情報に対する無駄な判断をユーザにさせずにすむ。また、この確認画面は文書の内容表示をした直後でもかまわないし、内容を表示している最中ずっと表示し続けてもよい。 Further, when the remote side information such as whether the document is invalid has already been confirmed, the same information is displayed by displaying “This document is invalid” on the confirmation screen shown in FIG. This eliminates the need for the user to make useless judgments. The confirmation screen may be displayed immediately after the contents of the document are displayed, or may be continuously displayed while the contents are being displayed.

ユーザは、この確認画面に表示されたメッセージを確認した後に、起動したアプリケーションの処理機能を利用して所定の表示処理等の実行する(ステップ２０６)。もし、当該文書が無効であったときには、処理を即座に中止したり、ユーザの選択によって中止または操作を継続することもできる。さらに、ユーザ確認済のリモート側の情報は図１０に表示させないように表示を制御することで、ユーザに対して同じ情報を何度も確認させることなく常に当該ユーザの知らない新しい情報のみを提供できるようになる。 After confirming the message displayed on the confirmation screen, the user executes a predetermined display process using the processing function of the activated application (step 206). If the document is invalid, the processing can be stopped immediately, or can be stopped or continued by the user's selection. Furthermore, by controlling the display so that the remote side information that has been confirmed by the user is not displayed in FIG. 10, only new information that the user does not know is always provided without allowing the user to confirm the same information over and over again. become able to.

このように、本実施の形態では、ローカル側のみならずリモート側において保持管理されている情報を文書利用時に自動的に取得して提示するようにしたので、文書を利用する際にリモート側から情報を取得するための付加的な処理操作をしなくてすむので便利である。また、当該文書の利用状態等を、文書を利用する前にユーザに確認させることができる。この結果、ユーザは、過去に印刷、表示等過去に何らかのアクションをした文書に対して同じアクションを繰り返し実行させてしまうという無駄な作業をしなくてすむので、文書を利用する際の作業効率の低下を防ぐことができる。 As described above, in the present embodiment, information held and managed not only on the local side but also on the remote side is automatically obtained and presented when the document is used. This is convenient because it is not necessary to perform an additional processing operation for acquiring information. In addition, the user can check the usage state of the document before using the document. As a result, the user does not have to perform a wasteful operation of repeatedly executing the same action on a document that has been subjected to some action in the past, such as printing and display in the past. Decline can be prevented.

なお、アクセス情報として、実施の形態１ではアクセスの有無を、本実施の形態ではアクセス時刻等のアクセスに関する具体的な内容を想定し、それぞれローカル文書管理情報記憶部２１及びアクセスログファイル２２で別個に保持するようにしているが、これらの文書に関する情報の記憶手段は、単一の記憶手段で構成するようにしてもよい。 As access information, in the first embodiment, the presence or absence of access is assumed, and in this embodiment, specific contents relating to access such as the access time are assumed. The access information is separately stored in the local document management information storage unit 21 and the access log file 22, respectively. However, the information storage means for these documents may be constituted by a single storage means.

実施の形態３．
上記実施の形態１，２では、文書を利用する際に当該文書に関する情報をそれぞれユーザに提示することを特徴としている。本実施の形態では、以下の点に着目してユーザの便宜を図るようにした。 Embodiment 3 FIG.
In the first and second embodiments, when a document is used, information related to the document is presented to the user. In the present embodiment, attention is given to the following points for the convenience of the user.

例えば、ユーザは、繰り返し利用するために文書を印刷して保管する場合は少なくない。従って、いったん印刷すると、通常は印刷した文書を利用すればよいため、複製文書記憶部２０に電子的に保存した当該文書にアクセスしなくてもよくなる。ここで、仮に、当該文書に誤記が見つかったなどの理由で文書の有効性の状態が無効に変更されたとする。上記実施の形態１，２においては、電子的に保存された当該文書を利用さえすれば、ユーザは、当該文書が無効に変更されたことを知ることができる。しかしながら、印刷文書のみを利用する限り、ユーザは文書が無効に変更されたことを知ることはできない。 For example, users often print and store documents for repeated use. Therefore, once printing is performed, the printed document is usually used, and thus the document stored electronically in the duplicate document storage unit 20 need not be accessed. Here, it is assumed that the validity state of the document is changed to invalid because, for example, an error is found in the document. In the first and second embodiments, the user can know that the document has been invalidated by using the electronically stored document. However, as long as only the print document is used, the user cannot know that the document has been invalidated.

そこで、本実施の形態においては、電子文書へのアクセスの有無に関係なく所定のタイミングで、ユーザにより予め設定された条件に合致した文書に対して、当該文書の状態をユーザに知らせることができるようにした。 Therefore, in the present embodiment, the user can be informed of the state of the document for a document that matches a condition preset by the user at a predetermined timing regardless of whether or not the electronic document is accessed. I did it.

図１１は、本実施の形態における文書管理システムを示した構成図である。なお、実施の形態１，２と同じ構成要素には同じ符号をつける。本実施の形態における文書管理システムは、実施の形態２に示したシステム構成に文書状態監視部１７及び監視項目情報設定テーブル２３を更に追加した構成を有している。文書状態監視部１７は、監視項目情報設定テーブル２３の監視項目情報に設定されている通知条件に合致する文書が存在するかを確認し、もし存在した場合にはその旨を含む通知情報をユーザに通知する。 FIG. 11 is a configuration diagram showing the document management system in the present embodiment. The same components as those in the first and second embodiments are denoted by the same reference numerals. The document management system in the present embodiment has a configuration in which a document status monitoring unit 17 and a monitoring item information setting table 23 are further added to the system configuration shown in the second embodiment. The document status monitoring unit 17 checks whether there is a document that matches the notification condition set in the monitoring item information of the monitoring item information setting table 23. If there is a document, the document status monitoring unit 17 sends notification information including that fact to the user. Notify

図１２は、本実施の形態における監視項目情報設定テーブル２３に設定登録されている監視項目情報の例を示した図である。監視項目情報には、ユーザに通知すべき条件が設定されるが、本実施の形態では、クライアント１０側において文書に対するアクセス内容に関する条件が設定されるローカル通知条件と、文書管理サーバ３０側において文書の状態に関する条件が設定されるリモート通知条件との組み合わせによって設定される。 FIG. 12 is a diagram illustrating an example of monitoring item information that is set and registered in the monitoring item information setting table 23 according to the present embodiment. In the monitoring item information, conditions to be notified to the user are set. In the present embodiment, a local notification condition in which a condition regarding access contents to a document is set on the client 10 side, and a document on the document management server 30 side. This is set in combination with a remote notification condition in which a condition related to the status of the item is set.

図１２に示した１番目の設定例によると、ローカル側では“印刷有”、リモート側では“無効”なので、クライアント１０で印刷された文書であって、かつ文書の有効性が無効となっている文書が存在すれば、その文書はユーザへの通知条件に合致していると判断される。 According to the first setting example shown in FIG. 12, since “printing is present” on the local side and “invalid” on the remote side, the document is printed by the client 10 and the validity of the document becomes invalid. If there is a certain document, it is determined that the document matches the notification condition to the user.

次に、本実施の形態における動作について図１３に示したフローチャートを用いて説明する。 Next, the operation in this embodiment will be described using the flowchart shown in FIG.

文書状態監視部１７は、文書利用時とは無関係に所定のタイミングで起動される。本実施の形態の場合、所定のタイミングというのは、定時処理を想定しているが、これに限定されることはなく、例えばユーザによりマニュアルで指示操作されたタイミングもよい。起動後、文書状態監視部１７は、ローカル文書管理情報記憶部２１に登録されている先頭のレコードから順に文書ＩＤを取り出しながら処理をすすめていくことになる。まず、１つの文書ＩＤを抽出すると(ステップ３０１)、情報取得部１５は、文書状態監視部１７からの指示に応じて抽出された文書ＩＤを含む情報取得要求を文書管理サーバ３０へ送信する(ステップ３０２)。 The document status monitoring unit 17 is activated at a predetermined timing regardless of when the document is used. In the case of the present embodiment, the predetermined timing is assumed to be a scheduled process, but is not limited to this. For example, the predetermined timing may be a manual instruction operation by the user. After startup, the document status monitoring unit 17 proceeds with processing while taking out document IDs in order from the first record registered in the local document management information storage unit 21. First, when one document ID is extracted (step 301), the information acquisition unit 15 transmits an information acquisition request including the document ID extracted according to an instruction from the document state monitoring unit 17 to the document management server 30 ( Step 302).

文書管理サーバ３０において、クライアント１０から情報取得要求が送られてくると、情報提供部３４は、その中に含まれている文書ＩＤをキーにして当該文書の属性情報、関連情報及び付加情報等を、各記憶部４０，４１，４２を検索することによって取り出し、要求発信元のクライアント１０へ返信する。 In the document management server 30, when an information acquisition request is sent from the client 10, the information providing unit 34 uses the document ID included therein as a key for attribute information, related information, additional information, and the like of the document. Is retrieved by searching each of the storage units 40, 41, and 42, and returned to the client 10 as the request source.

クライアント１０において、情報取得部１５は、情報取得要求に応じて文書管理サーバ３０から返信された情報を受け取ると(ステップ３０３)、続いて、処理対象の文書に関する情報をローカル文書管理情報記憶部２１あるいは必要に応じてアクセスログファイル２２から取り出す(ステップ３０４)。そして、取得した情報を文書状態監視部１７へ渡す。なお、リモート側からの情報取得(ステップ３０２，３０３)とローカル側からの情報取得(ステップ３０４)の処理の順番は逆でもよい。 In the client 10, when the information acquisition unit 15 receives the information returned from the document management server 30 in response to the information acquisition request (step 303), subsequently, the local document management information storage unit 21 stores information related to the processing target document. Alternatively, it is taken out from the access log file 22 as necessary (step 304). Then, the acquired information is transferred to the document state monitoring unit 17. Note that the processing order of information acquisition from the remote side (steps 302 and 303) and information acquisition from the local side (step 304) may be reversed.

文書状態監視部１７は、上記の情報取得処理にて取得したローカル側の情報とリモート側の情報とを監視項目情報に設定されている条件に合致するか否かを照合する(ステップ３０６)。もし、合致しているのであれば、文書状態監視部１７は、例えばその旨を伝えるべく監視情報を画面表示したり、レポートを作成して電子メールにて送信したり所定のプリンタから印刷したりするなど何らかの方法によってユーザに通知する(ステップ３０７)。もし、合致していなければ、何も通知しない。 The document status monitoring unit 17 collates whether the local information and the remote information acquired in the information acquisition process match the conditions set in the monitoring item information (step 306). If there is a match, the document status monitoring unit 17 displays monitoring information on the screen, for example, reports it, sends a report by e-mail, or prints it from a predetermined printer. The user is notified by some method (step 307). If it does not match, nothing is notified.

図１２に示した１番目の設定例によると、ローカル側では“印刷有”、リモート側では“無効”なので、処理対照の文書がクライアント１０で印刷された文書であって、かつ文書の有効性が無効となっているときに通知対象となる。つまり、ユーザは、保管した印刷文書を繰り返し利用している場合でも、上記のような方法にて印刷文書は無効であるという旨を知らされることになる。これにより、無効になった文書を使い続けてしまうというような無駄あるいは不適な作業をユーザに行わせないことができる。 According to the first setting example shown in FIG. 12, “printing is present” on the local side and “invalid” is on the remote side, so that the processing target document is a document printed by the client 10 and the validity of the document. It becomes a notification target when is disabled. That is, the user is informed that the print document is invalid by the above method even when the stored print document is repeatedly used. As a result, it is possible to prevent the user from performing wasteful or inappropriate work such as continuing to use the invalidated document.

図１２に示した２番目の設定例によると、ローカル側では“削除有”、リモート側では“関連文書の新規登録”なので、処理対照の文書がクライアント１０で削除された後でも例えば最新版などの関連文書が作成されたことをユーザは知ることができるので、最新版を即座に入手することができる。また、削除した文書も監視対象とすることができるので、付加情報等を取得するためにだけ当該文書を取得するようなことはしなくてすむ。 According to the second setting example shown in FIG. 12, “delete exists” on the local side and “new registration of related document” on the remote side, so even after the processing target document is deleted on the client 10, for example, the latest version, etc. Since the user can know that the related document has been created, the latest version can be obtained immediately. In addition, since the deleted document can be a monitoring target, it is not necessary to acquire the document only for acquiring additional information and the like.

以上の処理をローカル文書管理情報記憶部２１に登録された全ての文書に対して繰り返し行う(ステップ３０８)。 The above process is repeated for all documents registered in the local document management information storage unit 21 (step 308).

本実施の形態によれば、電子文書を実際に利用しないときや削除した後でも文書の状態等をユーザに通知することができるので、ユーザの文書利用の効率化を図ることができる。本実施の形態では、監視項目情報を設定して、その中に設定された通知条件に合致したときのみ、該当する文書についてその旨をユーザへ通知するようにした。通知条件を設定せずに全ての文書に対して現在の状態等をユーザへ通知するようにしてもよいが、本実施の形態では、実施の形態２とは異なり利用対象の文書に限定しないため通知する情報量が膨大になってしまうおそれがあるので通知条件を設定することにした。また、ユーザにとってみても何の問題のない文書に関する情報は、特に必要でないと考えられる。従って、監視項目情報設定テーブル２３に、管理者やクライアントユーザが任意に監視項目情報を設定登録できるようにしておくことが望ましい。 According to the present embodiment, the user can be notified of the state of the document even when the electronic document is not actually used or after the electronic document is deleted, so that the user can use the document efficiently. In the present embodiment, monitoring item information is set, and only when the notification condition set therein is met, the user is notified of the corresponding document. The user may be notified of the current state or the like for all documents without setting notification conditions. However, unlike the second embodiment, the present embodiment is not limited to documents to be used. Since there is a possibility that the amount of information to be notified becomes enormous, we decided to set the notification condition. Further, it is considered that information regarding a document having no problem for the user is not particularly necessary. Therefore, it is desirable that the administrator or client user can arbitrarily set and register monitoring item information in the monitoring item information setting table 23.

また、本実施の形態を実施の形態２と組み合わせて、図１０に示した確認画面には、通知条件に合致したアクセス情報と付加情報等のみを表示させるようにしてもよい。 Further, this embodiment may be combined with the second embodiment, and only the access information and additional information that match the notification condition may be displayed on the confirmation screen shown in FIG.

なお、本実施の形態においては、文書状態監視部１７に処理対象の文書に関する情報を全て収集するようにしたが、情報収集前に監視項目情報を参照して監視に必要な情報を絞り込んで、その情報だけを収集するようにしてもよい。また、本実施の形態では、典型例として、ローカル側における文書へのアクションとリモート側で管理されている文書の状態との組み合わせによってユーザに通知するか否かの条件を設定するようにしたが、必ずしもアクションと状態との組み合わせに限定する必要はなく、文書のアクションだけ、文書の状態だけ、あるいは複数のアクション又は状態の組み合わせ等を通知条件として設定するようにしてもよい。 In the present embodiment, the document status monitoring unit 17 collects all information related to the document to be processed. However, before collecting information, the monitoring item information is referred to and information necessary for monitoring is narrowed down. Only that information may be collected. In this embodiment, as a typical example, a condition for determining whether or not to notify the user is set by a combination of the action on the document on the local side and the state of the document managed on the remote side. However, it is not necessarily limited to the combination of action and state, and only the document action, only the document state, or a plurality of actions or combinations of states may be set as the notification condition.

上記各実施の形態においては、前述したそれぞれの情報の提示方法によってクライアントユーザのために文書利用の便宜を図ることができる。各実施の形態において説明した構成並びに情報の表示処理は、単独でもまた組み合わせても実施することができる。 In each of the above embodiments, it is possible to facilitate the use of the document for the client user by the above-described information presentation method. The configuration and the information display process described in each embodiment can be implemented independently or in combination.

また、上記各実施の形態において示した各構成要素は、本願と同一出願人による特許出願（特願２００２−２７５４０２号）に記載されたファイル管理システムと組み合わせて実施すれば、より効率的かつ効果的なシステムを実現できる。 In addition, if each component shown in each of the above embodiments is implemented in combination with the file management system described in the patent application (Japanese Patent Application No. 2002-275402) by the same applicant as the present application, it is more efficient and effective. System can be realized.

なお、上記各実施の形態においては、説明の便宜上、情報を格納する手段である文書データベース４０、関連文書情報記憶部４１及び付加情報記憶部４２を文書管理サーバ３０に配設したが、これらの手段は必ずしも同一のサーバコンピュータに設ける必要はなく、文書管理サーバ３０の管理下において情報管理可能に構成さえすれば、異なるサーバコンピュータに配設してもよい。 In each of the above embodiments, for convenience of explanation, the document database 40, the related document information storage unit 41, and the additional information storage unit 42, which are means for storing information, are arranged in the document management server 30. The means are not necessarily provided in the same server computer, and may be arranged in different server computers as long as information management is possible under the management of the document management server 30.

実施の形態１における文書管理システムを示したブロック構成図である。1 is a block configuration diagram showing a document management system in Embodiment 1. FIG. 実施の形態１における関連文書情報のデータ構成例を示した図である。3 is a diagram illustrating a data configuration example of related document information in Embodiment 1. FIG. 実施の形態１における付加情報のデータ構成例を示した図である。6 is a diagram illustrating a data configuration example of additional information according to Embodiment 1. FIG. 実施の形態１におけるローカル文書管理情報のデータ構成例を示した図である。6 is a diagram showing a data configuration example of local document management information in Embodiment 1. FIG. 実施の形態１における文書の表示処理を示したフローチャートである。3 is a flowchart illustrating document display processing according to the first embodiment. 実施の形態１における文書表示処理により表示される画面の例を示した図である。6 is a diagram showing an example of a screen displayed by document display processing in Embodiment 1. FIG. 実施の形態２における文書管理システムを示したブロック構成図である。6 is a block configuration diagram showing a document management system in Embodiment 2. FIG. 実施の形態２におけるアクセスログのデータ構成例を示した図である。6 is a diagram illustrating an example of a data configuration of an access log according to Embodiment 2. FIG. 実施の形態２における文書の表示処理を示したフローチャートである。10 is a flowchart illustrating document display processing according to the second embodiment. 実施の形態３における文書表示処理により表示される確認画面の例を示した図である。10 is a diagram illustrating an example of a confirmation screen displayed by document display processing in Embodiment 3. FIG. 実施の形態３における文書管理システムを示したブロック構成図である。FIG. 10 is a block configuration diagram showing a document management system in a third embodiment. 実施の形態３における監視項目情報のデータ構成例を示した図である。10 is a diagram illustrating a data configuration example of monitoring item information in Embodiment 3. FIG. 実施の形態３における文書の表示処理を示したフローチャートである。10 is a flowchart illustrating document display processing according to the third embodiment.

Explanation of symbols

１ＬＡＮ、１０クライアント、１１文書取得部、１２文書処理部、１３アクセス監視部、１４アクセス記録部、１５情報取得部、１６表示処理部、１７文書状態監視部、２０複製文書記憶部、２１ローカル文書管理情報記憶部、２２アクセスログファイル、２３監視項目情報設定テーブル、３０文書管理サーバ、３１文書管理部、３２関連文書情報設定部、３３付加情報管理部、３４情報提供部、４０文書データベース、４１関連文書情報記憶部、４２付加情報記憶部。 DESCRIPTION OF SYMBOLS 1 LAN, 10 clients, 11 Document acquisition part, 12 Document processing part, 13 Access monitoring part, 14 Access recording part, 15 Information acquisition part, 16 Display processing part, 17 Document status monitoring part, 20 Replicated document memory | storage part, 21 Local Document management information storage unit, 22 access log file, 23 monitoring item information setting table, 30 document management server, 31 document management unit, 32 related document information setting unit, 33 additional information management unit, 34 information providing unit, 40 document database, 41 related document information storage unit, 42 additional information storage unit.

Claims

A file management server that manages files and information about each file;
A torque client used by users utilizing a file managed by the file management server,
In a file management system having
The file management server
Additional information storage means for storing information indicating the validity of the file;
Related file information storage means for storing related file information in which a group of related files and identification information of files belonging to the group are associated with each other;
Information indicating the validity of the specified file by searching the additional information storage means or the related file information storage means based on the identification information of the file specified in the acquisition request in response to the acquisition request from the client Or means for retrieving related file information and sending it to the client;
Have
The client
File storage means for storing a copy of a file managed by the file management server;
Access information storage means for storing access information relating to the access contents of the file stored in the file storage means;
An access recording means for recording the access content as access information in the access information storage means when an access to the file stored in the file storage means is detected;
By sending an acquisition request including identification information of one of the files stored in the file storage means to the file management server, the information or related file information indicating the validity of the file the file management server to the and information acquisition means retrieve,
The access information of the file stored in the access information storage unit satisfies a predetermined first notification condition, and information indicating the validity of the file acquired by the information acquisition unit or related file information is stored in advance. A determination means for determining whether or not a predetermined second notification condition is satisfied;
A notification unit for notifying sometimes that effect said is determined that also meets the respective notification condition including information to the user by the determining means,
File management system characterized by having a.

In the file management system according to claim 1,
The first notification condition is a condition that the file access information indicates that the file has been printed. The second notification condition is that the information indicating the validity of the file is the file. A file management system characterized in that the condition indicates that is invalid .

In the file management system according to claim 1,
The first notification condition is a condition that the file access information indicates that the file has been deleted, and the second notification condition is that the file related file information is related to the file. A file management system characterized in that it indicates that it has been registered .

Related file information storage means for storing related file information in which additional information storage means for storing information indicating the validity of a file, a group of related files, and identification information of files belonging to the group are associated with each other If, anda file management server for managing information about files and each file,
File storage means for storing a copy of a file managed by the file management server, and access information storage means for storing access information relating to the access contents of the file stored in the file storage means, a torque client used by users utilizing a file managed by the file management server,
In a file information presentation method implemented in a file management system having a
When the client detects access to the file stored in the file storage means, an access recording step of recording the access content as access information in the access information storage means;
The client sending an acquisition request including identification information of any file stored in the file storage means to the file management server;
The file management server searches the additional information storage means or the related file information storage means based on the identification information of the file specified in the acquisition request in response to the acquisition request from the client. Retrieving information indicating the validity of the file or related file information and sending it to the client;
The client, and the information acquisition step of the information or related file information indicating the validity of the file retrieve et whether the file management server,
The access information of the file stored in the access information storage unit satisfies a predetermined first notification condition, and information indicating the validity of the file acquired by the information acquisition unit or related file information is stored in advance. A determination step for determining whether or not a predetermined second notification condition is satisfied;
A notification step of notifying the user including information when said is determined that also meets the respective notification condition by the determining step,
A file information presentation method comprising: