JP4355120B2 - E-mail transmission / reception system and method, and e-mail transmission / reception recording medium - Google Patents
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、企業等において利用される電子メールの送受信システムおよびこのシステムによる電子メールの送受信方法、電子メールの送受信用プログラムが格納された記録媒体に関する。
【０００２】
【発明が解決しようとする課題】
従来、電子メールは、その送受信が、メールサーバを介して送信側と受信側との間で１対１で行われており、企業等において受信される電子メールも、図５に示されるように、メールサーバＭＳ’がインターネットＩを介して顧客Ｃ等から送信されてきた電子メールを受信すると、それぞれのメールアドレスに基づいて、メールサーバＭＳ’から宛先である担当者の端末機Ｔにそれぞれ直接に電子メールが送信され、また、担当者から発信される電子メールも、メールサーバＭＳ’を介して顧客Ｃに直接送信される。
【０００３】
このため、上記のような従来の電子メールシステムでは、顧客等から送信されてきた電子メールは、その宛先である担当者しか開くことが出来ず、また、担当者から顧客に対して送信される電子メールの内容は誰にもチェックすることが出来ないので、例えば、企業等において、顧客等との間で電子メールのやり取りによって進められている商談等の案件の内容は、その電子メールのやり取りを行っている担当者しか把握しておらず、その担当者の所属長もその内容を把握していない場合が多い。
【０００４】
したがって、例えば、顧客等との間で電子メールのやり取りによる商談等を進めている担当者が、休暇や出張などによって不在の場合や異動したような場合には、同じワークグループを構成する他の構成員や交代した新しい担当者等は、顧客等から問い合わせがあった際に、それまでの電子メールによるやり取りの内容を把握しておらず、このために、その顧客に対する対応が遅れてしまったり、また、対応がちぐはぐになってしまったりするといった問題が生じている。
【０００５】
このような問題に対処するために、ワークグループ内で情報を共有化するためのミーティングを開こうとすると、多くの時間を費やす必要が生じてくる。
【０００６】
この発明は、上記のような従来の企業等における電子メールの送受信に関する問題点を解決するために為されたものである。
【０００７】
すなわち、この発明は、企業等において送受信される電子メールの内容をワークグループ内で共有化することが出来る電子メールの送受信システムを提供することを第１の目的としている。
【０００８】
さらに、この発明は、上記第１の目的を達成する電子メールの送受信システムによる電子メールの送受信方法を提供することを第２の目的としている。
【０００９】
さらにまた、この発明は、上記第２の目的を達成する電子メールの送受信方法を実行するための記録媒体を提供することを第３の目的としている。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
本発明による電子メールの送受信システムは、上記第１の目的を達成するために、メールサーバを介して複数のワークグループが電子メールの送受信を行うためのシステムであって、前記メールサーバが、複数のワークグループごとに設定されてそれぞれのワークグループの電子メールを保存するとともにそれぞれのワークグループに所属するグループ構成員のそれぞれの端末機からアクセスが可能な保存領域が設定されている電子メール保存用データベースと、受信した電子メールの宛先のワークグループを判断する宛先判断手順、および、この宛先判断手順によって判断された宛先のワークグループに対応する電子メール保存用データベースの保存領域に電子メールを振り分けて保存する保存手順を有する電子メール処理手段と、任意のワークグループの電子メール保存用データベースの、どのワークグループに宛てたメールであるかを示すメッセージ識別符号に基づいて作成されたメッセージ識別符号を有するメールヘッダが付加された電子メールをこのメッセージ識別符号に対応する電子メール保存用データベースに保存する手段と、この電子メール保存用データベースに保存された電子メールを送信する手段とを備え、前記メールサーバにおいて、前記ワークグループ毎に振り分けられて前記電子メール保存用データベースに保存されている電子メールは、各ワークグループに所属しているその構成員が、自分の端末機から前記メールサーバにアクセスして所属しているワークグループに対応する前記保存領域を指定することにより、何時でも開くことが可能にされ、前記電子メール処理手段が、宛先判断手順において判断された電子メールの宛先のワークグループに対して対応する保存領域が電子メール保存用データベースに設定されていないときに、その宛先のワークグループに対応する保存領域を電子メール保存用データベースに新たに設定する保存領域設定手順をさらに備えていることを特徴としている。
【００１１】
この発明による電子メールの送受信システムによれば、企業等において複数のワークグループが構成され、それぞれのワークグループの構成員がそれぞれ顧客等との間で電子メールのやり取りによって商談等の案件を進めている場合に、顧客等からワークグループ内の担当者に送信されてきた電子メールをメールサーバが受信すると、メールサーバは、電子メール処理手段が、先ず、宛先判断手順によって、受信した電子メールの宛先の担当者が所属しているワークグループの判断をその電子メールに含まれている各種の情報に基づいて行い、この電子メールの宛先のワークグループが判断されると、次に、保存手順によって、メールサーバが備えている電子メール保存用データベースに複数のワークグループのそれぞれに対応して設定されている保存領域のうち、判断手順によって判断された宛先のワークグループに対応する保存領域に、受信した電子メールを振り分けて保存する。そして、電子メール処理手段が宛先判断手順によって電子メールの宛先のワークグループを判断したときに、この判断された宛先のワークグループに対応する保存領域がメールサーバの電子メール保存用データベースにあらかじめ設定されていない場合は、保存領域設定手順によって、その電子メールの宛先のワークグループに対応する保存領域が電子メール保存用データベースに新たに設定される。そして、その後、保存手順によって、この新たに電子メール保存用データベースに設定された保存領域に電子メールが保存される。これによって、受信した全ての電子メールが、振り分けられて、電子メール保存用データベースに保存される。
【００１２】
このメールサーバの電子メール保存用データベースのそれぞれワークグループ毎に設定されている保存領域に保存された電子メールは、対応するワークグループの構成員が、その担当以外の者であっても、電子メール保存用データベースにアクセスすることによって何時でも開くことが出来る。
【００１３】
したがって、上記発明によれば、電子メールの内容をワークグループ内で共有化され、これによって、同じワークグループに所属する担当以外の構成員が電子メールの内容を容易に把握することが出来るようになるので、電子メールのやり取りによって進められていた商談などの案件の担当者が不在の場合でも、顧客等に対してワークグループ内の他の構成員が容易にかつ適切に対応することが出来るようになり、また、担当者が異動するような場合でも、交代する新たな担当者が容易にその案件を引き継ぐことが出来るようになる。
【００１４】
そして、ワークグループの所属長も、電子メールのチェックによって、グループ内における仕事の内容を容易に掌握することが出来るようになる。
【００１５】
また、本発明による電子メールの送受信システムは、前記第１の目的を達成するために、前述の構成に加えて、前記電子メール処理手段の宛先判断手順が、受信した電子メールの宛先のワークグループをこの電子メールに含まれているメッセージ識別符号によって判断することを特徴としている。
【００１６】
この発明によれば、電子メールに、宛先の担当者が所属するワークグループを示すメッセージ識別符号が含まれている場合に、電子メール処理手段の宛先判断手順による電子メールの宛先のワークグループの判断が、そのメッセージ識別符号に基づいて行われ、これによって、電子メールの振り分けが容易に行われるようになる。
【００１７】
また、本発明による電子メールの送受信システムは、前記第１の目的を達成するために、前述の構成に加えて、前記電子メール処理手段の宛先判断手順が、受信した電子メールの宛先のワークグループをこの電子メールのアドレスまたは、件名，メール本文中に含まれるキーワードによって判断することを特徴としている。
【００１８】
この発明によれば、電子メール処理手段の宛先判断手順による電子メールの宛先のワークグループの判断が、電子メールのアドレス、または、その電子メールに記入されている件名，メール本文中に含まれるワークグループを示唆するキーワードのいずれかに基づいて行われ、これによって、電子メールの振り分けが確実に行われるようになる。
【００２３】
また、本発明による電子メールの送受信システムは、前記第１の目的を達成するために、前述の構成に加えて、前記電子メール処理手段が、ワークグループから送信される電子メールをそのワークグループに対応する電子メール保存用データベースの保存領域に保存する送信メール保存手順をさらに備えていることを特徴としている。
【００２４】
この発明による電子メールの送受信システムによれば、ワークグループの構成員からその構成員が担当する顧客等に電子メールが送信される場合に、メールサーバの電子メール処理手段が、その送信メール保存手順によって、電子メールを送信する構成員が所属するワークグループに対応して電子メール保存用データベースに設定されている保存領域に、その構成員から送信される電子メールを保存する。
【００２５】
このメールサーバの電子メール保存用データベースにそれぞれワークグループ毎に設定されている保存領域に保存された送信メールは、対応するワークグループの構成員が、その担当以外の者であっても、電子メール保存用データベースにアクセスすることによって、何時でも開くことが出来る。
【００２６】
これによって、送信される電子メールの内容がワークグループ内で共有化され、これによって、同じワークグループに所属する担当以外の構成員が送信メールの内容を容易に把握することが出来るようになるので、電子メールのやり取りによって進められていた商談などの案件の担当者が不在の場合でも、顧客等に対してワークグループ内の他の構成員が容易にかつ適切に対応することが出来るようになり、また、担当者が異動するような場合でも、交代する新たな担当者が容易にその案件を引き継ぐことが出来るようになる。
【００２７】
そして、ワークグループの所属長も、送信される電子メールのチェックによって、グループ内における仕事の内容を容易に掌握することが出来るようになる。
【００２８】
本発明による電子メールの送受信方法は、上記第２の目的を達成するために、メールサーバを介して複数のワークグループが電子メールの送受信を行うための方法であって、前記メールサーバに電子メール保存用データベースを備えて、この電子メール保存用データベースに複数のワークグループごとに電子メールを保存する保存領域を設定するとともに、この保存領域にそれぞれのワークグループに所属するグループ構成員のそれぞれの端末機からアクセスを可能にし、前記メールサーバにおいて前記ワークグループ毎に振り分けられて前記電子メール保存用データベースに保存されている電子メールは、各ワークグループに所属しているその構成員が、自分の端末機から前記メールサーバにアクセスして所属しているワークグループに対応する前記保存領域を指定することにより、何時でも開くことを可能にし、前記メールサーバにおいて受信した電子メールの宛先のワークグループを判断して、この判断された宛先のワークグループに対応する電子メール保存用データベースの保存領域にその電子メールを振り分けて保存し、前記メールサーバにおいて判断された電子メールの宛先のワークグループに対して対応する保存領域が電子メール保存用データベースに設定されていないときに、その宛先のワークグループに対応する保存領域を電子メール保存用データベースに新たに設定し、任意のワークグループの電子メール保存用データベースの、どのワークグループに宛てたメールであるかを示すメッセージ識別符号に基づいて作成されたメッセージ識別符号を有するメールヘッダが付加された電子メールをこのメッセージ識別符号に対応する電子メール保存用データベースに保存するとともに、この電子メール保存用データベースに保存された電子メールを送信することを特徴としている。
【００２９】
この発明による電子メールの送受信方法によれば、企業等において複数のワークグループが構成され、それぞれのワークグループの構成員がそれぞれ顧客等との間で電子メールのやり取りによって商談等の案件を進めている場合に、顧客等からワークグループ内の担当者に送信されてきた電子メールをメールサーバが受信すると、メールサーバにおいて、先ず、受信した電子メールの宛先の担当者が所属しているワークグループの判断がその電子メールに含まれている各種の情報に基づいて行われ、この電子メールの宛先のワークグループが判断されると、次に、メールサーバが備えている電子メール保存用データベースに複数のワークグループのそれぞれに対応して設定されている保存領域のうち、判断された宛先のワークグループに対応する保存領域に、受信した電子メールが振り分けられて保存される。また、メールサーバによって、電子メールの宛先のワークグループの判断が行われたときに、その判断された宛先のワークグループに対応する保存領域がメールサーバの電子メール保存用データベースにあらかじめ設定されていない場合には、その電子メールの宛先のワークグループに対応する保存領域が電子メール保存用データベースに新たに設定される。そして、この新たに電子メール保存用データベースに設定された保存領域に電子メールが保存される。これによって、受信した全ての電子メールが振り分けられて電子メール保存用データベースに保存されるようになる。
【００３０】
このメールサーバの電子メール保存用データベースにそれぞれワークグループ毎に設定されている保存領域に保存された電子メールは、対応するワークグループの構成員が、その担当以外の者であっても、電子メール保存用データベースにアクセスすることによって何時でも開くことが出来る。
【００３１】
したがって、この発明によれば、電子メールの内容がワークグループ内で共有化され、これによって、同じワークグループに所属する担当以外の構成員が電子メールの内容を容易に把握することが出来るようになるので、電子メールのやり取りによって進められていた商談などの案件の担当者が不在の場合でも、顧客等に対してワークグループ内の他の構成員が容易にかつ適切に対応することが出来るようになり、また、担当者が異動するような場合でも、交代する新たな担当者が容易にその案件を引き継ぐことが出来るようになる。
【００３２】
そして、ワークグループの所属長も、電子メールのチェックによって、グループ内における仕事の内容を容易に掌握することが出来るようになる。
【００３３】
また、本発明による電子メールの送受信方法は、前記第２の目的を達成するために、前述の構成に加えて、前記メールサーバにおける受信した電子メールの宛先のワークグループの判断を、この電子メールに含まれているメッセージ識別符号によって行うことを特徴としている。
【００３４】
この発明によれば、電子メールにその宛先の担当者が所属するワークグループを示すメッセージ識別符号が含まれている場合には、メールサーバにおける電子メールの宛先のワークグループの判断が、そのメッセージ識別符号に基づいて行われ、これによって、電子メールの振り分けが容易に行われるようになる。
【００３５】
また、本発明による電子メールの送受信方法は、前記第２の目的を達成するために、前述の発明の構成に加えて、前記メールサーバにおける受信した電子メールの宛先のワークグループの判断を、この電子メールのアドレスまたは、件名，メール本文中に含まれるキーワードによって行うことを特徴としている。
【００３６】
この発明によれば、メールサーバにおける電子メールの宛先のワークグループの判断が、電子メールのアドレス、または、その電子メールに記入されている件名，メール本文中に含まれるワークグループを示唆するキーワードのいずれかに基づいて行われ、これによって、電子メールの振り分けが確実に行われるようになる。
【００４０】
また、この発明による電子メールの送受信方法は、前記第２の目的を達成するために、前述の発明の構成に加えて、前記ワークグループから送信される電子メールをそのワークグループに対応する電子メール保存用データベースの保存領域に保存することを特徴としている。
【００４１】
この発明によれば、ワークグループの構成員から、その構成員が担当する顧客等に電子メールが送信される場合に、メールサーバにおいて、電子メールを送信する構成員が所属するワークグループに対応して電子メール保存用データベースに設定されている保存領域に、その構成員から送信される電子メールが保存される。
【００４２】
このメールサーバの電子メール保存用データベースにそれぞれワークグループ毎に設定されている保存領域に保存された送信メールは、対応するワークグループの構成員が、その担当以外の者であっても、電子メール保存用データベースにアクセスすることによって何時でも開くことが出来る。
【００４３】
これによって、送信される電子メールの内容がワークグループ内で共有化され、これによって、同じワークグループに所属する担当以外の構成員が送信メールの内容を容易に把握することが出来るようになるので、電子メールのやり取りによって進められていた商談などの案件の担当者が不在の場合でも、顧客等に対してワークグループ内の他の構成員が容易にかつ適切に対応することが出来るようになり、また、担当者が異動するような場合でも、交代する新たな担当者が容易にその案件を引き継ぐことが出来るようになる。
【００４４】
そして、ワークグループの所属長も、送信される電子メールのチェックによって、グループ内における仕事の内容を容易に掌握することが出来るようになる。
【００４５】
本発明による電子メール送受信用記録媒体は、前記第３の目的を達成するために、メールサーバを介して複数のワークグループが電子メールの送受信を行うためのシステムに装備される記録媒体であって、前記メールサーバは、複数のワークグループごとに設定されてそれぞれのワークグループの電子メールを保存するとともにそれぞれのワークグループに所属するグループ構成員のそれぞれの端末機からアクセスが可能な保存領域が設定されている電子メール保存用データベースを備え、前記ワークグループ毎に振り分けられて前記電子メール保存用データベースに保存されている電子メールは、各ワークグループに所属しているその構成員が、自分の端末機から前記メールサーバにアクセスして所属しているワークグループに対応する前記保存領域を指定することにより、何時でも開くことが可能にされ、前記メールサーバが受信した電子メールの宛先のワークグループを判断する宛先判断手順と、この宛先判断手順によって宛先のワークグループが判断された電子メールをそれぞれのワークグループに対応して電子メール保存用データベースに設けられている保存領域に振り分けて保存する保存手順と、任意のワークグループの電子メール保存用データベースの、どのワークグループに宛てたメールであるかを示すメッセージ識別符号に基づいて作成されたメッセージ識別符号を有するメールヘッダが付加された電子メールをこのメッセージ識別符号に対応する電子メール保存用データベースに保存する手順と、この電子メール保存用データベースに保存された電子メールを送信する手順とを有し、さらに、前記宛先判断手順において判断された電子メールの宛先のワークグループに対して対応する保存領域が電子メール保存用データベースに設定されていないときに、その宛先のワークグループに対応する保存領域を電子メール保存用データベースに新たに設定する保存領域設定手順を有する電子メール処理プログラムが格納されていることを特徴としている。
【００４６】
この発明による電子メール送受信用記録媒体は、メールサーバを介して複数のワークグループが電子メールの送受信を行うためのシステムに装備されて、この記録媒体に格納されている電子メール処理プログラムが実行されることにより、この電子メール処理プログラムが有している宛先判断手順によって、メールサーバが受信した電子メールの宛先の担当者が所属しているワークグループの判断をその電子メールに含まれている各種の情報に基づいて行い、この電子メールの宛先のワークグループが判断されると、次に、保存手順によって、メールサーバが備えている電子メール保存用データベースに複数のワークグループのそれぞれに対応して設定されている保存領域のうち、判断手順によって判断された宛先のワークグループに対応する保存領域に、受信した電子メールを振り分けて保存する。また、この記録媒体に格納された電子メール処理プログラムの実行により、その宛先判断手順によって電子メールの宛先のワークグループが判断されたときに、この判断された宛先のワークグループに対応する保存領域がメールサーバの電子メール保存用データベースにあらかじめ設定されていない場合には、保存領域設定手順によって、その電子メールの宛先のワークグループに対応する保存領域が電子メール保存用データベースに新たに設定される。そして、その後、保存手順によって、この新たに電子メール保存用データベースに設定された保存領域に電子メールが保存される。これによって、受信した全ての電子メールが振り分けられて電子メール保存用データベースに保存される。
【００４７】
したがって、本発明によれば、電子メール送受信用記録媒体に格納された電子メール処理プログラムの実行によって、電子メールの内容がワークグループ内で共有化され、これによって、同じワークグループに所属する担当以外の構成員が電子メールの内容を容易に把握することが出来るようになるので、電子メールのやり取りによって進められていた商談などの案件の担当者が不在の場合でも、顧客等に対してワークグループ内の他の構成員が容易にかつ適切に対応することが出来るようになり、また、担当者が異動するような場合でも、交代する新たな担当者が容易にその案件を引き継ぐことが出来るようになる。
【００４８】
そして、ワークグループの所属長も、電子メールのチェックによって、グループ内における仕事の内容を容易に掌握することが出来るようになる。
【００４９】
本発明による電子メール送受信用記録媒体は、前記第３の目的を達成するために、前述の発明の構成に加えて、前記電子メール処理プログラムの宛先判断手順が、受信した電子メールの宛先のワークグループをこの電子メールに含まれているメッセージ識別符号によって判断することを特徴としている。
【００５０】
この発明によれば、電子メールに宛先の担当者が所属するワークグループを示すメッセージ識別符号が電子メールに含まれている場合には、電子メール処理プログラムの宛先判断手順による電子メールの宛先のワークグループの判断が、そのメッセージ識別符号に基づいて行われ、これによって、電子メールの振り分けが容易に行われるようになる。
【００５１】
本発明による電子メール送受信用記録媒体は、前記第３の目的を達成するために、前述の発明の構成に加えて、前記電子メール処理プログラムの宛先判断手順が、受信した電子メールの宛先のワークグループをこの電子メールのアドレスまたは、件名，メール本文中に含まれるキーワードによって判断することを特徴としている。
【００５２】
この発明によれば、電子メール処理プログラムの宛先判断手順における電子メールの宛先のワークグループの判断が、電子メールのアドレス、または、その電子メールに記入されている件名，メール本文中に含まれるワークグループを示唆するキーワードのいずれかに基づいて行われ、これによって、電子メールの振り分けが確実に行われるようになる。
【００５６】
本発明による電子メール送受信用記録媒体は、前記第３の目的を達成するために、前述の構成に加えて、前記電子メール処理プログラムが、ワークグループから送信される電子メールをそのワークグループに対応する電子メール保存用データベースの保存領域に保存する送信メール保存手順をさらに備えていることを特徴としている。
【００５７】
この発明によれば、ワークグループの構成員から、その構成員が担当する顧客等に電子メールが送信される場合に、電子メール送受信用記録媒体に格納された電子メール処理プログラムの実行によって、その送信メール保存手順により、電子メールを送信する構成員が所属するワークグループに対応して電子メール保存用データベースに設定されている保存領域に、その構成員から送信される電子メールが保存される。
【００５８】
これによって、送信される電子メールの内容のワークグループ内での共有化が行われ、これによって、同じワークグループに所属する担当以外のグループ構成員が送信メールの内容を容易に把握することが出来るようになるので、電子メールのやり取りによって進められていた商談などの案件の担当者が不在の場合でも、顧客等に対してワークグループ内の他の構成員が容易にかつ適切に対応することが出来るようになり、また、担当者が異動するような場合でも、交代する新たな担当者が容易にその案件を引き継ぐことが出来るようになる。
【００５９】
そして、ワークグループの所属長も、送信される電子メールのチェックによって、グループ内における仕事の内容を容易に掌握することが出来るようになる。
【００６０】
【発明の実施の形態】
以下、この発明の最も好適と思われる実施の形態について、図面を参照しながら詳細に説明を行う。
【００６１】
図１は、この発明による電子メールの送受信システムの実施形態における一例を示すシステム構成図である。
【００６２】
この図１において、企業内において管理されるメールサーバＭＳには、後述するような電子メール送受信用プログラムが格納されている電子メール送受信用記録媒体と、電子メール保存用データベースＤＢが装備されており、この電子メール保存用データベースＤＢには、メールサーバＭＳにアクセスが可能なワークグループＷＧ１，ＷＧ２，ＷＧ３…毎に、それぞれ振り分けられた電子メールを保存するためのスレッドが設けられている。
【００６３】
そして、このメールサーバＭＳには、企業内の各ワークグループＷＧ１，ＷＧ２，ＷＧ３…に所属するグループ構成員のそれぞれの端末機から、社内ＬＡＮを介してアクセスすることが出来るようになっている。
【００６４】
この電子メールの送受信システムにおいて、インターネットＩを介して顧客Ｃから送信されてくる電子メールは、このメールサーバＭＳによって受信され、ワークグループＷＧ１，ＷＧ２，ＷＧ３…のグループ構成員から送信される電子メールも、メールサーバＭＳを介して送信される。
【００６５】
次に、上記電子メールの送受信システムにおける電子メールの受信時の作動を、図２に示されるフローチャートに基づいて説明する。
【００６６】
この図２において、メールサーバＭＳは、電子メール送受信用記録媒体から読み出されて起動されている電子メール処理用プログラムに基づいて、顧客Ｃから電子メールが送信されて来ているか否かの監視を常時行っており（ステップａ１）、顧客Ｃの何れかから電子メールが送信されてくると、以下の手順で、電子メールに付加されているメッセージＩＤやアドレス，件名，本文内のキーワードなどに基づいて、受信したメールをワークグループＷＧ１，ＷＧ２，ＷＧ３…毎に振り分けを行う。
【００６７】
すなわち、先ず、メールサーバＭＳは、受信した電子メール内に含まれているどのワークグループに宛てたメールであるかを示すメッセージＩＤを検出して、そのメッセージＩＤが電子メール保存用データベースＤＢに登録されているか否かの判断を行う（ステップａ２）。
【００６８】
そして、このステップａ２において、メッセージＩＤが電子メール保存用データベースＤＢに登録されている場合には、次に、このメッセージＩＤに基づいて、受信した電子メールを電子メール保存用データベースＤＢにあらかじめ設けられているスレッドのうち、どのスレッドに保存すべきかの判断を行って（ステップａ３）、該当するスレッドにその電子メールを保存する（ステップａ４）。
【００６９】
また、ステップａ２において、電子メール内に含まれているメッセージＩＤが電子メール保存用データベースＤＢに登録されていないと判断された場合には、次に、その電子メールがどのワークグループ宛のものであるかを、電子メールのメールアドレスの＠マークの前に記入されているアドレス表示、または、件名やメールの本文中に記入されているメール内容を示唆するキーワードによって判断する（ステップａ５）。
【００７０】
そして、このステップａ５において判断されたワークグループに対応するスレッドを新規に作成し（ステップａ６）、この新規に作成されたスレッドに、前述したステップａ４における電子メールの保存を行う。
【００７１】
なお、上記のようにして新規に作成されたスレッドに電子メールが保存される際に、その保存される電子メールに含まれているメッセージＩＤが、新たに電子メール保存用データベースＤＢに登録され、メールサーバＭＳが同一のメッセージＩＤを含む電子メールを受信したときに、ステップａ２における判断の際の照合に使用される。
【００７２】
図３のテーブルＴＢは、上記のようにして、電子メールが、メールサーバＭＳにおいて振り分けられて、電子メール保存用データベースＤＢに各ワークグループＷＧ１，ＷＧ２，ＷＧ３…に対応して設けられているそれぞれのスレッドに保存されている状態を示している。
【００７３】
以上のようにして、メールサーバＭＳにおいてワークグループＷＧ１，ＷＧ２，ＷＧ３…毎に振り分けられて電子メール保存用データベースＤＢに保存されている電子メールは、各ワークグループＷＧ１，ＷＧ２，ＷＧ３…に所属しているその構成員が、自分の端末機から社内ＬＡＮを介してメールサーバＭＳにアクセスして所属しているワークグループに対応するスレッドを指定することにより、何時でも開くことが出来る。
【００７４】
これによって、同じワークグループに所属する担当以外のグループ構成員が電子メールの内容を容易に把握することが出来るようになるので、電子メールのやり取りによって進められていた商談などの案件の担当者が不在の場合でも、顧客に対してワークグループ内の他の構成員が容易にかつ適切に対応することが出来るようになり、また、担当者が異動するような場合でも、交代する新たな担当者が容易にその案件を引き継ぐことが出来るようになる。
【００７５】
そして、ワークグループの所属長も、電子メールのチェックによって、グループ内における仕事の内容を容易に掌握することが出来るようになる。
【００７６】
図４は、上記電子メールの送受信システムにおいて、ワークグループに属する担当者が電子メールを送信する際の操作手順を示すフローチャートである。
【００７７】
この図４において、ワークグループに所属する担当者が、自分が担当する顧客に商談などの案件に関する電子メールを送信する場合や、顧客からの電子メールに返信する場合には、先ず、担当者は、自分の端末機から社内ＬＡＮを介してメールサーバＭＳにアクセスして（ステップｂ１）、パスワードの入力などの操作によって、電子メール保存用データベースＤＢに設けられているスレッドの中から自分が所属するワークグループのスレッドの選択を行う（ステップｂ２）。
【００７８】
そして、担当者は、端末機において、この選択したスレッドのメッセージＩＤに基づいて、これから送信する電子メールに記入するメッセージＩＤを作成する（ステップｂ３）。
【００７９】
次に、担当者は、メール本文の編集を行う（ステップｂ４）とともに、ステップｂ３において作成したメッセージＩＤを付加してメールヘッダの作成を行い（ステップｂ５）、最後に、このようにして作成されたメールヘッダをメール本文に付加して電子メールを作成する（ステップｂ６）。
【００８０】
このようにして、電子メールの作成が終わると、担当者は、この電子メールの自分が所属するワークグループのスレッドへの保存操作を行う（ステップｂ７）とともに、送信操作を行うことによって、その電子メールをメールサーバＭＳを介して送信する（ステップｂ８）。
【００８１】
以上のようにして、ワークグループに所属する担当者から顧客に対して送信される電子メールや顧客の電子メールに対する返信が、そのワークグループのスレッドに保存されるので、同じワークグループに所属している他の構成員が、自分の端末機から社内ＬＡＮを介してメールサーバＭＳにアクセスして所属しているワークグループに対応するスレッドを指定することにより、顧客の対して送信されている電子メールを何時でも開くことが出来る。
【００８２】
これによって、同じワークグループに所属する担当以外の社員が電子メールのやり取りの内容を容易に把握することが出来るようになるので、電子メールのやり取りによって進められていた商談などの案件の担当者が不在の場合でも、顧客に対してワークグループ内の他の構成員が容易にかつ適切に対応することが出来るようになり、また、担当者が異動するような場合でも、交代する新たな担当者が容易にその案件を引き継ぐことが出来るようになる。
【００８３】
そして、ワークグループの所属長も、担当者から顧客に対して送信される電子メールをチェックすることによって、グループ内における仕事の内容を容易に掌握することが出来るようになる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の実施形態における一例を示すシステム構成図である。
【図２】同例における受信した電子メールの保存の手順を示すフローチャートである。
【図３】同例において電子メール保存用データベースに保存された電子メールの態様を模式的に示す図である。
【図４】同例において電子メールの送信時の手順を示すフローチャートである。
【図５】従来例を示すシステム構成図である。
【符号の説明】
ＭＳ …メールサーバ
ＤＢ …電子メール保存用データベース
ＷＧ１，ＷＧ２，ＷＧ３ …ワークグループ
Ｉ …インターネット
Ｃ …顧客
ＴＢ …テーブル[0001]
BACKGROUND OF THE INVENTION
The present invention relates to an electronic mail transmission / reception system used in a company, an electronic mail transmission / reception method using the system, and a recording medium storing an electronic mail transmission / reception program.
[0002]
[Problems to be solved by the invention]
Conventionally, e-mail is transmitted and received one-to-one between a sending side and a receiving side via a mail server, and an e-mail received at a company or the like is also shown in FIG. When the mail server MS ′ receives the e-mail sent from the customer C or the like via the Internet I, the mail server MS ′ directly receives the address from the mail server MS ′ to the terminal T of the person in charge as the destination. An e-mail is sent to the customer C, and an e-mail sent from the person in charge is also sent directly to the customer C via the mail server MS ′.
[0003]
For this reason, in the conventional e-mail system as described above, the e-mail transmitted from the customer or the like can be opened only by the person in charge who is the destination, and is transmitted from the person in charge to the customer. Since nobody can check the contents of the e-mail, for example, the contents of the matter such as negotiations that are being promoted by exchanging e-mail with customers, etc. It is often the case that only the person in charge of the person in charge knows, and the manager of the person in charge does not know the contents.
[0004]
Therefore, for example, when a person in charge of business negotiations by exchanging e-mails with a customer or the like is absent or moved due to a vacation or business trip, other persons who make up the same work group Members or new staff members who have been replaced do not know the details of the previous e-mail exchange when a customer makes an inquiry, which may delay the response to that customer. In addition, there has been a problem that the response has become awkward.
[0005]
In order to cope with such a problem, it is necessary to spend a lot of time when trying to hold a meeting for sharing information in a work group.
[0006]
The present invention has been made in order to solve the problems related to the transmission and reception of electronic mail in the conventional enterprises as described above.
[0007]
That is, a first object of the present invention is to provide an electronic mail transmission / reception system capable of sharing the contents of electronic mail transmitted / received in a company or the like within a work group.
[0008]
Furthermore, a second object of the present invention is to provide an electronic mail transmission / reception method by an electronic mail transmission / reception system that achieves the first object.
[0009]
Furthermore, a third object of the present invention is to provide a recording medium for executing an e-mail transmission / reception method that achieves the second object.
[0010]
[Means for Solving the Problems]
In order to achieve the first object, an e-mail transmission / reception system according to the present invention is a system for a plurality of work groups to transmit / receive e-mails via a mail server, wherein the mail server includes a plurality of e-mail servers. Set up for each workgroup and save email for each workgroup and each workgroupTerminals of group members belonging toThe email storage database that has a storage area that can be accessed from, the destination determination procedure for determining the destination workgroup of the received email, and the destination workgroup determined by this destination determination procedure E-mail processing means having a storing procedure for sorting and storing e-mails in the storage area of the corresponding e-mail storing database, and e-mail storing database of any workgroupIndicate which workgroup the email is addressed toMeans for storing an e-mail with a mail header having a message identification code created based on the message identification code in an e-mail storage database corresponding to the message identification code, and being stored in the e-mail storage database And means for sendingIn the mail server, e-mails distributed to the work groups and stored in the e-mail storage database are stored in the e-mail storage database by members belonging to each work group from their terminals to the mail server. By specifying the storage area corresponding to the workgroup you are accessing and belong to, you can open at any time,When the storage area corresponding to the work group of the e-mail destination determined in the destination determination procedure is not set in the e-mail storage database, the e-mail processing means corresponds to the work group of the destination A storage area setting procedure for newly setting a storage area in the e-mail storage database is further provided.
[0011]
This inventionAccording to the e-mail transmission / reception system, multiple workgroups are configured in companies, etc., and members of each workgroup are proceeding with business negotiations and other matters by exchanging e-mails with customers. In addition, when the mail server receives an e-mail sent from a customer or the like to a person in charge in the work group, the e-mail processing means first takes charge of the destination of the received e-mail according to the address determination procedure. The work group to which the user belongs is determined based on various information contained in the e-mail. When the work group to which this e-mail is addressed is determined, the mail server Stored in the email storage database provided for each workgroup. Among the areas, in the storage area corresponding to the destination of the workgroup it has been determined by the determination procedure, stores and distributes the received e-mail.Then, when the e-mail processing means determines an e-mail destination workgroup by the address determination procedure, a storage area corresponding to the determined destination workgroup is preset in the e-mail storage database of the mail server. If not, the storage area setting procedure newly sets a storage area corresponding to the work group that is the destination of the electronic mail in the electronic mail storage database. After that, the e-mail is stored in the storage area newly set in the e-mail storage database by the storing procedure. As a result, all received e-mails are sorted and stored in the e-mail storage database.
[0012]
Email stored in the storage area set for each workgroup in the email storage database of this mail server will be sent to the email even if the member of the corresponding workgroup is not the person in charge. It can be opened at any time by accessing the storage database.
[0013]
Therefore,The above inventionAccording to the above, the content of the email is shared within the work group, so that members other than the person in charge belonging to the same work group can easily grasp the content of the email. Even if there is no person in charge of a business case such as a business negotiation that has been promoted by exchanging emails, other members of the work group can easily and appropriately respond to customers, etc. Even if the person in charge changes, the new person in charge can easily take over the matter.
[0014]
The head of the work group can easily grasp the work contents in the group by checking the e-mail.
[0015]
Also bookIn order to achieve the first object, an e-mail transmission / reception system according to the invention provides:The aboveIn addition to the configuration, the destination determination procedure of the electronic mail processing means is characterized in that a destination work group of the received electronic mail is determined by a message identification code included in the electronic mail.
[0016]
This inventionAccording to the above, when the message includes a message identification code indicating the work group to which the person in charge belongs, the determination of the work group of the e-mail destination by the address determination procedure of the e-mail processing means is performed. This is performed based on the message identification code, which facilitates the distribution of e-mails.
[0017]
Also bookIn order to achieve the first object, an e-mail transmission / reception system according to the invention provides:The aboveIn addition to the configuration, the destination determination procedure of the electronic mail processing means is characterized in that the destination work group of the received electronic mail is determined by the address of the electronic mail, the subject, or a keyword included in the mail text. .
[0018]
This inventionAccording to the e-mail processing means, the e-mail destination work group is determined by the e-mail processing means by using the e-mail address, the subject written in the e-mail, and the work group included in the e-mail text. This is based on one of the suggested keywords, which ensures that the email is sorted.
[0023]
Also bookIn order to achieve the first object, an e-mail transmission / reception system according to the invention provides:The aboveIn addition to the configuration, the e-mail processing means further includes a transmission mail storing procedure for storing an e-mail transmitted from a work group in a storage area of an e-mail storage database corresponding to the work group. It is said.
[0024]
This inventionAccording to the e-mail transmission / reception system according to, when an e-mail is transmitted from a member of the work group to a customer or the like in charge of the member, the e-mail processing means of the mail server uses the stored e-mail storage procedure, The e-mail transmitted from the member is stored in a storage area set in the e-mail storage database corresponding to the work group to which the member who transmits the e-mail belongs.
[0025]
The outgoing mail saved in the storage area set for each workgroup in the email storage database of this mail server can be sent even if the member of the corresponding workgroup is not the person in charge. It can be opened at any time by accessing the storage database.
[0026]
As a result, the contents of the e-mail to be sent are shared within the work group, so that members other than those in charge in the same work group can easily understand the contents of the e-mail. Even if there is no person in charge of matters such as negotiations that have been promoted by exchanging e-mails, other members in the work group can easily and appropriately respond to customers etc. In addition, even when the person in charge changes, the new person in charge can easily take over the matter.
[0027]
The head of the work group can easily grasp the work contents in the group by checking the transmitted e-mail.
[0028]
In order to achieve the second object, an e-mail transmission / reception method according to the present invention is a method for a plurality of work groups to transmit / receive e-mails via a mail server. A storage database is provided, and a storage area for storing e-mails for each workgroup is set in this e-mail storage database, and each workgroup is set in this storage area.Terminals of group members belonging toAllows access fromThe e-mails sorted in the mail server and stored in the e-mail storage database in the mail server are accessed by members of each work group accessing the mail server from their own terminals. By specifying the storage area corresponding to the workgroup to which it belongs, it can be opened at any time,The mail server determines the destination work group of the received email, sorts and stores the email in the storage area of the email storage database corresponding to the determined destination work group, and the mail server When the storage area corresponding to the determined work group of the email destination is not set in the email storage database, the storage area corresponding to the destination work group is newly added to the email storage database. Set up an email storage database for any workgroupIndicate which workgroup the email is addressed toAn e-mail with a mail header having a message identification code created based on the message identification code is stored in the e-mail storage database corresponding to the message identification code, and is stored in the e-mail storage database It is characterized by sending e-mail.
[0029]
This inventionAccording to the method of sending and receiving e-mails, when multiple work groups are configured in a company, etc., and members of each work group are proceeding with business negotiations and other matters by exchanging e-mails with customers, etc. In addition, when the mail server receives an email sent from a customer or the like to a person in charge in the work group, the mail server first determines the work group to which the person in charge of the received email belongs. This is done based on various information contained in the e-mail, and once the work group of the e-mail destination is determined, the work server then stores a plurality of work groups in the e-mail storage database provided in the mail server. Out of the storage areas set for each of these, the storage corresponding to the determined workgroup of the destination To pass, received e-mail is stored sorted.In addition, when the mail server determines the work group of the e-mail destination, the storage area corresponding to the determined work group of the e-mail destination is not preset in the e-mail storage database of the mail server. In this case, a storage area corresponding to the work group that is the destination of the electronic mail is newly set in the electronic mail storage database. Then, the e-mail is stored in the storage area newly set in the e-mail storage database. As a result, all received e-mails are sorted and stored in the e-mail storage database.
[0030]
Emails stored in the storage area set for each work group in the email storage database of this mail server can be used even if the members of the corresponding work group are not in charge. It can be opened at any time by accessing the storage database.
[0031]
Therefore,This inventionAccording to the above, the content of the email is shared within the work group, so that members other than those in charge belonging to the same work group can easily grasp the content of the email. Even if there is no person in charge of a business case such as a business negotiation that has been promoted by exchanging emails, other members of the work group can easily and appropriately respond to customers, etc. Even if the person in charge changes, the new person in charge can easily take over the matter.
[0032]
The head of the work group can easily grasp the work contents in the group by checking the e-mail.
[0033]
Also bookIn order to achieve the second object, an e-mail transmission / reception method according to the invention provides:AboveIn addition to the above configuration, the mail server determines the destination work group of the received e-mail according to the message identification code included in the e-mail.
[0034]
This inventionAccording to the above, when the message identification code indicating the work group to which the person in charge of the destination belongs is included in the e-mail, the determination of the work group of the e-mail destination in the mail server is included in the message identification code. This makes it easy to sort e-mails.
[0035]
Also bookIn order to achieve the second object, an e-mail transmission / reception method according to the invention provides:AboveIn addition to the configuration of the invention described above, the destination work group of the received e-mail in the mail server is determined by the e-mail address, subject, or keyword included in the mail text.
[0036]
This inventionAccording to the above, the determination of the work group of the e-mail destination on the mail server is either the e-mail address, the subject written in the e-mail, or the keyword indicating the work group included in the e-mail body. This ensures that the emails are sorted.
[0040]
Also, this inventionIn order to achieve the second object, the e-mail transmission / reception method byAboveIn addition to the configuration of the invention, the e-mail transmitted from the work group is stored in a storage area of an e-mail storage database corresponding to the work group.
[0041]
This inventionAccording to the above, when an e-mail is transmitted from a member of a work group to a customer or the like in charge of the member, the e-mail corresponding to the work group to which the member transmitting the e-mail belongs in the mail server An e-mail sent from the member is stored in a storage area set in the mail storage database.
[0042]
The outgoing mail saved in the storage area set for each workgroup in the email storage database of this mail server can be sent even if the member of the corresponding workgroup is not the person in charge. It can be opened at any time by accessing the storage database.
[0043]
As a result, the contents of the e-mail to be sent are shared within the work group, so that members other than those in charge in the same work group can easily understand the contents of the e-mail. Even if there is no person in charge of matters such as negotiations that have been promoted by exchanging e-mails, other members in the work group can easily and appropriately respond to customers etc. In addition, even when the person in charge changes, the new person in charge can easily take over the matter.
[0044]
The head of the work group can easily grasp the work contents in the group by checking the transmitted e-mail.
[0045]
An electronic mail transmission / reception recording medium according to the present invention is a recording medium provided in a system for transmitting / receiving an electronic mail by a plurality of work groups via a mail server in order to achieve the third object. The mail server is set for each of a plurality of work groups to store e-mails of the respective work groups and sets storage areas that can be accessed from respective terminals of group members belonging to the respective work groups. E-mails stored in the e-mail storage database that are sorted for each work group and are stored in the e-mail storage database, members of each work group can use their own terminals. Before accessing the mail server from a machine and corresponding to the workgroup to which it belongs By designating the storage area, it can be opened at any time, and a destination determination procedure for determining the destination work group of the email received by the mail server, and the destination work group is determined by this destination determination procedure. To which work group of the email storage database of any work group and the storage procedure for sorting and storing the emails stored in the storage area provided in the email storage database corresponding to each work group A procedure for storing an e-mail to which a mail header having a message identification code created based on a message identification code indicating whether it is an e-mail is added to an e-mail storage database corresponding to the message identification code; Emails stored in the mail storage database And when the storage area corresponding to the work group of the e-mail destination determined in the destination determination procedure is not set in the e-mail storage database, the destination work An e-mail processing program having a storage area setting procedure for newly setting a storage area corresponding to a group in the e-mail storage database is stored.
[0046]
This inventionThe e-mail transmission / reception recording medium is installed in a system for sending / receiving e-mails by a plurality of workgroups via a mail server, and an e-mail processing program stored in the recording medium is executed. According to the address determination procedure of the e-mail processing program, various information included in the e-mail includes the determination of the work group to which the person in charge of the e-mail received by the mail server belongs. If the work group that is the destination of this e-mail is determined, the e-mail storage database provided in the mail server is set corresponding to each of the plurality of work groups by the save procedure. Storage area corresponding to the destination workgroup determined by the determination procedure To, save and distributes the received e-mail.In addition, when an e-mail destination workgroup is determined by the destination determination procedure by executing the e-mail processing program stored in the recording medium, a storage area corresponding to the determined destination workgroup is stored. If it is not set in advance in the e-mail storage database of the mail server, a storage area corresponding to the work group that is the destination of the e-mail is newly set in the e-mail storage database by the storage area setting procedure. After that, the e-mail is stored in the storage area newly set in the e-mail storage database by the storing procedure. As a result, all received e-mails are sorted and stored in the e-mail storage database.
[0047]
Therefore,BookAccording to the invention, by executing the e-mail processing program stored in the e-mail transmission / reception recording medium, the contents of the e-mail are shared within the work group, and thereby members other than those in charge belonging to the same work group Will be able to easily grasp the contents of the e-mail, so even if there is no person in charge of the negotiations or other matters that were being promoted by exchanging e-mails, Members can easily and appropriately respond, and even if the person in charge changes, the new person in charge can easily take over the matter.
[0048]
The head of the work group can easily grasp the work contents in the group by checking the e-mail.
[0049]
BookIn order to achieve the third object, an e-mail transmission / reception recording medium according to the invention provides:AboveIn addition to the configuration of the invention, the destination determination procedure of the electronic mail processing program is characterized in that the destination work group of the received electronic mail is determined by a message identification code included in the electronic mail.
[0050]
This inventionAccording to the above, when a message identification code indicating a work group to which the person in charge of the address belongs is included in the e-mail, the e-mail destination work group of the e-mail The determination is made based on the message identification code, which makes it easy to sort e-mails.
[0051]
BookIn order to achieve the third object, an e-mail transmission / reception recording medium according to the invention provides:AboveIn addition to the configuration of the invention, the destination determination procedure of the email processing program may determine the destination work group of the received email based on the address of the email, the subject, or a keyword included in the email text. It is a feature.
[0052]
This inventionAccording to the e-mail processing program, the e-mail destination workgroup in the e-mail processing program destination determination procedure is the e-mail address, the subject written in the e-mail, and the workgroup included in the e-mail text. This is based on one of the suggested keywords, which ensures that the email is sorted.
[0056]
BookIn order to achieve the third object, an e-mail transmission / reception recording medium according to the invention provides:The aboveIn addition to the configuration, the e-mail processing program further includes a transmission mail storage procedure for storing an e-mail transmitted from a work group in a storage area of an e-mail storage database corresponding to the work group. It is said.
[0057]
This inventionAccording to the above, when an e-mail is transmitted from a member of the work group to a customer or the like in charge of the member, the e-mail is transmitted by executing the e-mail processing program stored in the e-mail transmission / reception recording medium. By the storing procedure, the e-mail transmitted from the member is stored in the storage area set in the e-mail storage database corresponding to the work group to which the member who transmits the e-mail belongs.
[0058]
As a result, the contents of the e-mail to be sent are shared within the work group, so that group members other than those in charge in the same work group can easily grasp the contents of the e-mail. As a result, other members of the work group can easily and appropriately respond to customers, etc., even when there is no person in charge of the negotiations or other matters that were being promoted by exchanging e-mails. Even if the person in charge changes, the new person in charge can easily take over the matter.
[0059]
The head of the work group can easily grasp the work contents in the group by checking the transmitted e-mail.
[0060]
DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION
DESCRIPTION OF THE PREFERRED EMBODIMENTS Embodiments that are considered to be most suitable for the present invention will be described in detail below with reference to the drawings.
[0061]
FIG. 1 is a system configuration diagram showing an example of an embodiment of an electronic mail transmission / reception system according to the present invention.
[0062]
In FIG. 1, a mail server MS managed in a company is equipped with an e-mail transmission / reception recording medium storing an e-mail transmission / reception program as will be described later, and an e-mail storage database DB. The e-mail storage database DB is provided with a thread for storing the sorted e-mail for each of the work groups WG1, WG2, WG3... Accessible to the mail server MS.
[0063]
The mail server MS can be accessed via an in-house LAN from each terminal of group members belonging to each work group WG1, WG2, WG3,.
[0064]
In this e-mail transmission / reception system, an e-mail transmitted from the customer C via the Internet I is received by the mail server MS and transmitted from the group members of the work groups WG1, WG2, WG3. Is also transmitted via the mail server MS.
[0065]
Next, the operation at the time of receiving an e-mail in the e-mail transmission / reception system will be described with reference to the flowchart shown in FIG.
[0066]
In FIG. 2, the mail server MS monitors whether or not an e-mail has been transmitted from the customer C based on an e-mail processing program that has been read from the e-mail transmission / reception recording medium and activated. (Step a1), and when an email is sent from one of the customers C, the message ID, address, subject, keyword in the text, etc. added to the email are processed according to the following procedure. Based on this, the received mail is sorted for each work group WG1, WG2, WG3.
[0067]
That is, first, the mail server MS detects a message ID indicating to which work group included in the received e-mail, and registers the message ID in the e-mail storage database DB. It is determined whether or not it has been performed (step a2).
[0068]
If the message ID is registered in the e-mail storage database DB in step a2, then the received e-mail is provided in advance in the e-mail storage database DB based on this message ID. A determination is made as to which thread should be stored (step a3), and the electronic mail is stored in the corresponding thread (step a4).
[0069]
If it is determined in step a2 that the message ID included in the e-mail is not registered in the e-mail storage database DB, the e-mail to which work group is addressed next. Whether or not there is an address is determined by an address display written before the @ mark of the e-mail address or a keyword suggesting the mail content written in the subject or the mail text (step a5).
[0070]
Then, a new thread corresponding to the work group determined in step a5 is newly created (step a6), and the e-mail is stored in the newly created thread in step a4 described above.
[0071]
When an email is stored in a thread newly created as described above, the message ID included in the stored email is newly registered in the email storage database DB, When the mail server MS receives an e-mail containing the same message ID, it is used for collation at the time of determination in step a2.
[0072]
In the table TB of FIG. 3, as described above, e-mails are distributed in the mail server MS, and are provided in the e-mail storage database DB corresponding to the work groups WG1, WG2, WG3,. Shows the state stored in the thread.
[0073]
As described above, the e-mails distributed to the work groups WG1, WG2, WG3,... And stored in the e-mail storage database DB in the mail server MS belong to the work groups WG1, WG2, WG3,. The member can access the mail server MS from his terminal via the in-house LAN and designate a thread corresponding to the work group to which he / she belongs.
[0074]
As a result, group members other than those in charge in the same work group can easily grasp the contents of the e-mail. Even in the absence, other members of the workgroup can easily and appropriately respond to the customer, and even if the person in charge changes, the new person in charge Can easily take over the project.
[0075]
The head of the work group can easily grasp the work contents in the group by checking the e-mail.
[0076]
FIG. 4 is a flowchart showing an operation procedure when a person in charge belonging to a work group transmits an e-mail in the e-mail transmission / reception system.
[0077]
In FIG. 4, when a person in charge in a work group sends an e-mail about a matter such as a business negotiation to a customer in charge of the work group, or returns a mail from a customer, the person in charge first The user belongs to one of the threads provided in the e-mail storage database DB by accessing the mail server MS via the in-house LAN from his terminal (step b1) and performing an operation such as inputting a password. A thread of a work group is selected (step b2).
[0078]
Then, the person in charge creates a message ID to be entered in the e-mail to be transmitted based on the message ID of the selected thread in the terminal (step b3).
[0079]
Next, the person in charge edits the mail text (step b4), adds the message ID created in step b3 to create a mail header (step b5), and finally creates the mail header in this way. The e-mail is created by adding the e-mail header to the e-mail body (step b6).
[0080]
In this way, when the creation of the e-mail is completed, the person in charge performs an operation for saving the e-mail in the thread of the workgroup to which the e-mail belongs (step b7) and performing the transmission operation to thereby perform the e-mail. The mail is transmitted via the mail server MS (step b8).
[0081]
As described above, replies to e-mails sent to customers from customers in charge of workgroups and customer e-mails are saved in the thread of the workgroup, so they belong to the same workgroup. E-mail sent to the customer by other members who access the mail server MS from their terminal via the in-house LAN and specify the thread corresponding to the workgroup to which they belong Can be opened at any time.
[0082]
This makes it possible for employees other than those in charge in the same workgroup to easily grasp the details of the exchange of e-mails. Even in the absence, other members of the workgroup can easily and appropriately respond to the customer, and even if the person in charge changes, the new person in charge Can easily take over the project.
[0083]
The head of the work group can easily grasp the contents of work in the group by checking the e-mail transmitted from the person in charge to the customer.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a system configuration diagram showing an example in an embodiment of the present invention;
FIG. 2 is a flowchart showing a procedure for storing received electronic mail in the example;
FIG. 3 is a diagram schematically showing an aspect of an e-mail stored in an e-mail storage database in the same example.
FIG. 4 is a flowchart showing a procedure at the time of sending an e-mail in the same example;
FIG. 5 is a system configuration diagram showing a conventional example.
[Explanation of symbols]
MS ... mail server
DB ... E-mail storage database
WG1, WG2, WG3 ... work group
I ... Internet
C: Customer
TB ... Table
Claims (12)
前記メールサーバが、複数のワークグループごとに設定されてそれぞれのワークグループの電子メールを保存するとともにそれぞれのワークグループに所属するグループ構成員のそれぞれの端末機からアクセスが可能な保存領域が設定されている電子メール保存用データベースと、受信した電子メールの宛先のワークグループを判断する宛先判断手順、および、この宛先判断手順によって判断された宛先のワークグループに対応する電子メール保存用データベースの保存領域に電子メールを振り分けて保存する保存手順を有する電子メール処理手段と、任意のワークグループの電子メール保存用データベースの、どのワークグループに宛てたメールであるかを示すメッセージ識別符号に基づいて作成されたメッセージ識別符号を有するメールヘッダが付加された電子メールをこのメッセージ識別符号に対応する電子メール保存用データベースに保存する手段と、この電子メール保存用データベースに保存された電子メールを送信する手段とを備え、
前記メールサーバにおいて、前記ワークグループ毎に振り分けられて前記電子メール保存用データベースに保存されている電子メールは、各ワークグループに所属しているその構成員が、自分の端末機から前記メールサーバにアクセスして所属しているワークグループに対応する前記保存領域を指定することにより、何時でも開くことが可能にされ、
前記電子メール処理手段が、宛先判断手順において判断された電子メールの宛先のワークグループに対して対応する保存領域が電子メール保存用データベースに設定されていないときに、その宛先のワークグループに対応する保存領域を電子メール保存用データベースに新たに設定する保存領域設定手順をさらに備えている、
ことを特徴とする電子メールの送受信システム。A system for sending and receiving e-mails by multiple workgroups via a mail server,
The mail server is set for each of a plurality of work groups and stores e-mails of the respective work groups, and storage areas that can be accessed from the respective terminals of group members belonging to the respective work groups are set. E-mail storage database, destination determination procedure for determining the destination work group of the received e-mail, and storage area of the e-mail storage database corresponding to the destination work group determined by this destination determination procedure Created based on an email processing means having a storage procedure for sorting and storing emails, and a message identification code indicating which workgroup the email is stored in an email storage database of an arbitrary workgroup Mail with a message identification code And means for storing the Tsu email Da is added to the e-mail storage database corresponding to the message identification code, and means for transmitting the e-mail stored in the mail storage database,
In the mail server, e-mails distributed to the work groups and stored in the e-mail storage database are stored in the e-mail storage database by members belonging to each work group from their terminals to the mail server. By specifying the storage area corresponding to the workgroup you are accessing and belong to, you can open at any time,
When the storage area corresponding to the work group of the e-mail destination determined in the destination determination procedure is not set in the e-mail storage database, the e-mail processing means corresponds to the work group of the destination A storage area setting procedure for newly setting the storage area in the e-mail storage database;
An e-mail transmission / reception system characterized by that.
前記メールサーバに電子メール保存用データベースを備えて、この電子メール保存用データベースに複数のワークグループごとに電子メールを保存する保存領域を設定するとともに、この保存領域にそれぞれのワークグループに所属するグループ構成員のそれぞれの端末機からアクセスを可能にし、
前記メールサーバにおいて前記ワークグループ毎に振り分けられて前記電子メール保存用データベースに保存されている電子メールは、各ワークグループに所属しているその構成員が、自分の端末機から前記メールサーバにアクセスして所属しているワークグループに対応する前記保存領域を指定することにより、何時でも開くことを可能にし、
前記メールサーバにおいて受信した電子メールの宛先のワークグループを判断して、この判断された宛先のワークグループに対応する電子メール保存用データベースの保存領域にその電子メールを振り分けて保存し、
前記メールサーバにおいて判断された電子メールの宛先のワークグループに対して対応する保存領域が電子メール保存用データベースに設定されていないときに、その宛先のワークグループに対応する保存領域を電子メール保存用データベースに新たに設定し、任意のワークグループの電子メール保存用データベースの、どのワークグループに宛てたメールであるかを示すメッセージ識別符号に基づいて作成されたメッセージ識別符号を有するメールヘッダが付加された電子メールをこのメッセージ識別符号に対応する電子メール保存用データベースに保存するとともに、この電子メール保存用データベースに保存された電子メールを送信することを特徴とする電子メールの送受信方法。A method for multiple workgroups to send and receive e-mails via a mail server,
The mail server includes a database for storing emails, and a storage area for storing emails for each of a plurality of workgroups is set in the database for storing emails, and groups belonging to the respective workgroups are stored in the storage area Enabling access from each member's terminal ,
The e-mails sorted in the mail server and stored in the e-mail storage database in the mail server are accessed by members of each work group accessing the mail server from their own terminals. By specifying the storage area corresponding to the workgroup to which it belongs, it can be opened at any time,
Wherein to determine the destination of the workgroup e-mail received at the mail server, and save distributing the e-mail in the storage area of the e-mail storage database corresponding to the determined destination workgroup,
When the storage area corresponding to the work group of the e-mail destination determined in the mail server is not set in the e-mail storage database, the storage area corresponding to the work group of the e-mail is stored for e-mail storage. A mail header having a message identification code that is newly set in the database and created based on the message identification code indicating the mail addressed to which work group in the email storage database of an arbitrary work group is added. An e-mail transmission / reception method comprising: storing an e-mail stored in an e-mail storage database corresponding to the message identification code, and transmitting the e-mail stored in the e-mail storage database.
前記メールサーバは、複数のワークグループごとに設定されてそれぞれのワークグループの電子メールを保存するとともにそれぞれのワークグループに所属するグループ構成員のそれぞれの端末機からアクセスが可能な保存領域が設定されている電子メール保存用データベースを備え、前記ワークグループ毎に振り分けられて前記電子メール保存用データベースに保存されている電子メールは、各ワークグループに所属しているその構成員が、自分の端末機から前記メールサーバにアクセスして所属しているワークグループに対応する前記保存領域を指定することにより、何時でも開くことが可能にされ、
前記メールサーバが受信した電子メールの宛先のワークグループを判断する宛先判断手順と、この宛先判断手順によって宛先のワークグループが判断された電子メールをそれぞれのワークグループに対応して電子メール保存用データベースに設けられている保存領域に振り分けて保存する保存手順と、任意のワークグループの電子メール保存用データベースの、どのワークグループに宛てたメールであるかを示すメッセージ識別符号に基づいて作成されたメッセージ識別符号を有するメールヘッダが付加された電子メールをこのメッセージ識別符号に対応する電子メール保存用データベースに保存する手順と、この電子メール保存用データベースに保存された電子メールを送信する手順とを有し、
さらに、前記宛先判断手順において判断された電子メールの宛先のワークグループに対して対応する保存領域が電子メール保存用データベースに設定されていないときに、その宛先のワークグループに対応する保存領域を電子メール保存用データベースに新たに設定する保存領域設定手順を有する電子メール処理プログラムが格納されていることを特徴とする電子メール送受信用記録媒体。A recording medium equipped in a system for sending and receiving e-mails by a plurality of work groups via a mail server,
The mail server is set for each of a plurality of work groups, stores e-mails of the respective work groups, and has a storage area that can be accessed from each terminal of group members belonging to the respective work groups. E-mails stored in the e-mail storage database that are sorted for each work group and are stored in the e-mail storage database, the members belonging to each work group can By accessing the mail server and specifying the storage area corresponding to the workgroup to which it belongs, it can be opened at any time,
Destination determination procedure for determining the destination work group of the email received by the mail server, and the email for which the destination work group is determined by the destination determination procedure corresponding to each work group A message created based on the message identification code indicating the mail addressed to which work group in the save procedure for sorting and saving in the save area provided in There are a procedure for storing an e-mail to which a mail header having an identification code is added in an e-mail storage database corresponding to the message identification code, and a procedure for transmitting an e-mail stored in the e-mail storage database. And
Further, when the storage area corresponding to the work group of the e-mail destination determined in the destination determination procedure is not set in the e-mail storage database, the storage area corresponding to the destination work group is set to the electronic An e-mail transmission / reception recording medium storing an e-mail processing program having a storage area setting procedure newly set in a mail storage database.
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