JP4309497B2

JP4309497B2 - Information search apparatus and information search method

Info

Publication number: JP4309497B2
Application number: JP22901398A
Authority: JP
Inventors: 信久依田; 志郎高木; 和明城所
Original assignee: Toshiba Corp
Current assignee: Toshiba Corp
Priority date: 1998-08-13
Filing date: 1998-08-13
Publication date: 2009-08-05
Anticipated expiration: 2018-08-13
Also published as: JP2000057147A

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、情報に対するアクセスの記録をアクセス履歴として管理し、この管理したアクセス履歴を情報検索に利用する情報検索装置および情報検索方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、オフィスなどにおける情報の電子化が急速に進められており、利用する文書のほとんどが、ワードプロセッサやパーソナルコンピュータ上で動作する文書作成ソフトウェアによって作成されるに到っている。また、この情報の電子化に伴なって、複数の文書をコンピュータ上で一括して管理することにより、迅速な文書検索を実現する情報検索システムが種々開発されている。
【０００３】
たとえば、特開平９−６２６５８号の「文書間リンク処理システム」は、各ユーザの利用履歴を管理することにより、文書間のリンクを自動的に張ることを可能にした文書間リンク処理システムであり、これによって、ユーザは、自身がアクセスする文書と関連する文書を簡単に検索することが可能となる。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、各ユーザの文書利用履歴から文書間の関連づけを行なって文書間のリンクを自動的に生成するシステムでは、余計なリンクが作成されたり、文書の検索時に膨大な数のリンク情報を提供してかえってユーザを混乱させてしまうなどの問題があった。
【０００５】
この発明はこのような問題を解決するためになされたものであり、リンクの生成を最少限にしつつ、同一または類似した過去のアクセス履歴群を検出して情報検索に利用することのできる情報検索装置および情報検索方法を提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
前述した目的を達成するために、この発明は、複数の情報（文書など）を順次アクセスして作業を進める環境において、過去に同様の順序で作業した履歴がある場合に、その過去の履歴またはその履歴から導き出される情報にアクセス可能な環境を提供するようにしたものである。
【０００７】
このために、この発明は、複数の情報の中から一つ以上の情報をアクセス順および各々のアクセスにおける操作の形態を示して選択させることにより同様のアクセス順およびアクセス形態を含む過去のアクセス履歴群を検出し、その検出した過去のアクセス履歴群を表示したり、あるいは、その過去のアクセス履歴群の作業者を示すユーザ名を一覧表示またはアイコン表示することによって、次にアクセスすべき情報の特定を支援したり、または、問い合わせ先として適切なユーザを呈示する。
【０００８】
また、この発明は、アクセス順および各々のアクセスにおける操作の形態を示して情報を選択させることに代えて、作業の開始時点からのアクセスと同様の過去のアクセス履歴群をバックグラウンドで検出していき、前述のように、その検出した過去のアクセス履歴群を表示したり、あるいは、その過去のアクセス履歴群の作業者を示すユーザ名を一覧表示またはアイコン表示する。
【０００９】
また、たとえば電子メールシステムと連係して、検出された過去のアクセス履歴群の作業者とのメッセージ交換処理を実行することにより、たとえば過去のアクセス履歴の作業者に関する情報を必要以上に公開することなく、場合によっては匿名扱いで現行の作業者にアドバイスさせることなどが可能となる。
【００１０】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照してこの発明の実施形態を説明する。図１には、この発明の実施形態に係るシステムの構成の一例が示されている。図１に示すように、このシステムは、クライアントコンピュータ１００がローカルエリアネットワークＬを介してサーバコンピュータ１０２に接続している。各クライアントコンピュータ１００では、文書管理ツール１０１が動作する。一方、サーバコンピュータ１０２では、文書管理機能を各文書管理ツール１０１に提供する文書管理サービス１０３と、ユーザによる文書へのアクセス履歴の管理機能を提供するアクセス履歴管理サービス１０４とが動作する。さらに、このサーバコンピュータ１０２には、文書を記憶するための文書記憶部５とアクセス履歴データを記憶するためのアクセス履歴記憶部８が接続されている。典型的なシステムでは、これらの記憶部（５および８）は、ハードディスクなどの大容量不揮発性データ格納デバイス内に存在する。
【００１１】
なお、この実施形態の説明では、ユーザ単位に分けられ、さらに任意の時間帯で抽出された履歴データのデータセットを履歴セグメントと呼ぶものとする。
（第１実施形態）
まず、この発明の第１実施形態として、ユーザが文書のアクセス順序を指定した際に、その順序に関連する履歴セグメントを表示することにより、ユーザの作業効率を向上させる例を説明する。
【００１２】
図２には、この第１実施形態における、文書のアクセス順序を指定するとその順序に関連する履歴セグメントを抽出して呈示するためのモジュール群が示されている。図２に示すように、まず、文書名や属性を一覧表示する文書一覧表示部１があり、この一覧からアクセス順序を入力し指定するための順序入力部２がある。そして、これらのモジュールとユーザにおける文書への操作（作成、参照（表示）、更新）を処理する文書操作処理部４とで文書管理ツール１０１を形成する。一方、文書管理サービス１０３は、システム上の文書を管理する文書管理部部３と文書データを記憶する文書記憶部５とによって構成されている。また、文書へのアクセス履歴データを管理する履歴管理部７、アクセス履歴データを記憶するアクセス履歴記憶部８、およびユーザから指定された条件でアクセス履歴セグメントを検索する履歴セグメント検索部６が履歴管理サービス１０４を形成する。
【００１３】
ここで、図３を参照して、この第１実施形態の処理の流れを説明する。
まず、文書一覧表示部１は、ドキュメントシステムで管理している文書の一覧を表示する（ステップＡ１）。ユーザは、一覧の中からアクセス履歴に存在すると期待する順序で１つ以上の文書を任意に選択する（ステップＡ２）。
【００１４】
すると、順序入力部２は、指定された文書名とアクセス順序に関する検索条件を生成して履歴セグメント検索部６に渡す（ステップＡ３）。また、履歴セグメント検索部６は、履歴管理部７を介してアクセス履歴記憶部８にあるアクセス履歴データを参照し、指定された文書名とアクセス順序の条件を満たす履歴セグメントを検索して、その得られた検索結果を文書一覧表示部１に渡す（ステップＡ４）。
【００１５】
文書一覧表示部１は、検索の結果得られた履歴セグメントを表示する（ステップＡ５）。この表示結果を見たユーザは、結果の中にアクセスを希望する文書があるかを判断し（ステップＡ６）、無い場合には（ステップＡ６のＮＯ）、文書一覧の中から別の文書もしくは別のアクセス順序を指定して再び検索する。一方、希望する文書が見つかった場合には（ステップＡ６のＹＥＳ）、ユーザは表示された履歴セグメントから希望の文書を選択し、その文書の内容を表示するよう指示する（ステップＡ７）。
【００１６】
次に、文書一覧表示部１は、指定された文書名を文書管理部３に送り（ステップＡ８）、文書管理部３は、指定された文書の内容を文書記憶部５から読み出して文書操作処理部４に渡す（ステップＡ９）。そして、文書操作処理部４は、ユーザによる文書操作を許可する（ステップＡ１０）。
【００１７】
ユーザに文書一覧から文書名と文書アクセス順序とを指定し、履歴セグメントを表示し、目的の文書を得るために絞り込み検索する画面の例を図４（ａ）〜（ｄ）に示す。
【００１８】
文書一覧ウインドウには、ドキュメントシステムで管理している文書の一覧が表示され、ユーザはそれぞれの文書に対するアクセス順序とアクセス形態（Ｒ＝参照、Ｗ＝書き込み・更新、Ｃ＝作成）を指定することができ、指定後「検索」ボタンを指定すると、その条件を満足する履歴セグメントを検索する。履歴セグメント表示ウィンドウには、検索の結果得られた履歴セグメントが時系列順で一覧表示される。図４では、複数の履歴セグメントが検索結果として検出されているので、各履歴セグメントの開始時間をもとにツリー構造で括って表示されている。三角形の記号が括りを示す。そして、この履歴セグメント一覧の中から履歴セグメントを１つ選択すると、その履歴セグメントの内容を表示する。さらに、履歴セグメントから文書を選択すると、その文書の内容を表示する。
【００１９】
（第２実施形態）
次に、この発明の第２実施形態として、ユーザが文書のアクセス順序を指定した際に、その順序に関連するユーザを一覧表示することにより、ユーザの作業効率を向上させる例を説明する。
【００２０】
図５には、この第２実施形態のモジュール構成が示されている。図５に示すように、まず、文書名や属性を一覧表示する文書一覧表示部１があり、この一覧からアクセス順序を入力し指定するための順序入力部２がある。そして、これらのモジュールとユーザにおける文書への操作（作成、参照（表示）、更新）を処理する文書操作処理部４と、さらに関連するユーザ名を一覧表示するユーザ表示部９とによって文書管理ツール１０１を形成する。一方、文書管理サービス１０３は、システム上の文書を管理する文書管理部部３と文書データを記憶する文書記憶部５とによって構成されている。また、文書へのアクセス履歴データを管理する履歴管理部７、アクセス履歴データを記憶するアクセス履歴記憶部８、ユーザから指定された条件でアクセス履歴セグメントを検索する履歴セグメント検索部６、ユーザ名や問い合わせ先等のユーザ情報を記憶するユーザ情報記憶部１１、およびユーザ情報を管理するユーザ管理部１０が履歴管理サービス１０４を形成する。
【００２１】
ここで、図６を参照して、この第２実施形態の処理の流れを説明する。
まず、文書一覧表示部１は、ドキュメントシステムで管理している文書の一覧を表示する（ステップＢ１）。ユーザは、一覧の中からアクセス履歴に存在すると期待する順序で１つ以上の文書を任意に選択する（ステップＢ２）。
【００２２】
すると、順序入力部２は、指定された文書名とアクセス順序に関する検索情報を生成して履歴セグメント検索部６に渡す（ステップＢ３）。また、履歴セグメント検索部６は、履歴管理部７を介してアクセス履歴記憶部８にあるアクセス履歴データを参照し、指定された文書名とアクセス順序の条件を満たす履歴セグメントを検索する（ステップＢ４）。履歴セグメント検索部６は、得られた検索結果に含まれる各ユーザ名に対応するユーザ情報をユーザ管理部１０を介してユーザ情報記憶部１１から求め、ユーザ表示部９に渡す（ステップＢ５）。そして、ユーザ表示部９は、関連ユーザリストを表示する（ステップＢ６）。
【００２３】
この表示結果を見たユーザは、結果の中に自分の作業を進めるために問い合わせるべきユーザがいるかを判断し（ステップＢ７）、もしいない場合には（ステップＢ７のＮＯ）、文書一覧のなかから別の文書もしくは別のアクセス順序を指定し、改めてユーザを検索する。一方、問い合わせるべきユーザがいると判断した場合には（ステップＢ７のＹＥＳ）、ユーザは、表示されたユーザ一覧リストから希望のユーザ名を選択し、そのユーザに対する問い合わせ先情報を表示するよう指示する。そして、ユーザ表示部９は、指定されたユーザへの問い合わせ情報を表示する（ステップＢ８）。
【００２４】
なお、この第２実施形態における問い合わせ先情報は、ユーザの電話番号、電子メールアドレス、所属情報や所在情報など、ユーザが他のユーザにアドバイスを求めるために必要な問い合わせ先情報を指す。
【００２５】
この第２実施形態における画面表示の移り変わりを図７（ａ）〜（ｄ）および図８に示す。
ユーザが文書リストから文書を順次選択していくと、その組み合わせ条件を満たす履歴セグメントをもつ関連ユーザの一覧が表示され、絞り込まれていく。また、図７（ｄ）で示すように、絞り込んだユーザについて、１人のユーザ（この場合、キャサリン）を指定すると、そのユーザについて該当する履歴セグメントを表示する。また、文書へのアクセス履歴ではなく、単純に文書へのアクセス形態の組み合わせを指定してそのアクセス形態条件を満たすユーザ名を表示する画面例を図８に示した。
【００２６】
図８では、カタログＡを作成して、かつ報告Ｘを参照した関連ユーザがアリスであることを示している。
（第３実施形態）
次に、この発明の第３実施形態として、ユーザの作業中、バックグラウンドで文書アクセス履歴を解析し、そのアクセス状況に関連する履歴セグメントを表示することにより、ユーザの作業効率を向上させる例を説明する。
【００２７】
図９には、この第３実施形態のモジュール構成が示されている。図９に示すように、まず、ユーザにおける文書への操作（作成、参照、更新、表示）を処理する文書操作処理部４と履歴セグメントを表示する履歴セグメント表示部１３によって文書管理ツール１０１を形成する。一方、文書管理サービス１０３は、システム上の文書を管理する文書管理部３と文書データを記憶する文書記憶部５とによって構成されている。また、文書へのアクセス履歴データを管理する履歴管理部７、アクセス履歴データを記憶するアクセス履歴記憶部８、およびユーザから指定された条件でアクセス履歴セグメントを検索する履歴セグメント検索部６が履歴管理サービス１０４を形成する。
【００２８】
ここで、図１０を参照して、この第３実施形態の処理の流れを説明する。
ユーザが文書に対して操作（文書の作成、更新、参照）すると（ステップＣ１）、文書操作処理部４は、その操作処理情報を文書管理部３と履歴管理部７とに送る。履歴管理部７は、文書へのアクセス情報を受信すると（ステップＣ２）、その情報を履歴セグメント検索部６に渡す（ステップＣ３）。履歴セグメント検索部６は、履歴管理部７を介してアクセス履歴記憶部８からアクセス履歴データを参照し、そのアクセス情報に含まれる文書に関するアクセス履歴データを検索する（ステップＣ４）。もし、該当する履歴データが無い場合には（ステップＣ５のＮＯ）、次の文書アクセス情報を待つ。一方、該当する履歴データがある場合には（ステップＣ５のＹＥＳ）、履歴セグメント検索部７は、該当した履歴データを含む履歴セグメントを履歴管理部７から取り出し（ステップＣ６）、履歴セグメント表示部１３に渡す。そして、履歴セグメント表示部１３は、履歴セグメントから文書名一覧を抽出し、その一覧を関連文書一覧として表示する（ステップＣ７）。
【００２９】
このように表示される関連文書一覧を見て、ユーザは関連文書を選択することができ、前述のように、選択した文書の内容を表示させることも可能となる。なお、この第３実施形態では、文書名一覧を表示したが、履歴セグメント表示部１３は履歴セグメントをそのまま表示しても良い。この第３実施形態における関連文書一覧画面を図１１に示す。
【００３０】
（第４実施形態）
次に、この発明の第４実施形態として、ユーザの作業中、バックグラウンドで文書アクセス履歴を解析し、そのアクセス状況からその作業に関連すると思われる他のユーザの存在をアイコン表示で通知することにより、ユーザの作業効率を向上させる例を説明する。
【００３１】
図１２には、この第４実施形態のモジュール構成が示されている。図１２に示すように、まず、文書名や属性を一覧表示する文書一覧表示部１がある。このモジュールとユーザにおける文書への操作（作成、参照、更新、表示）を処理する文書操作処理部４と、さらに関連するユーザ名の存在をアイコン表示で通知するユーザ表示部９とによって文書管理ツール１０１を形成する。一方、文書管理サービス１０３は、システム上の文書を管理する文書管理部部３と文書データを記憶する文書記憶部５とによって構成されている。また、文書へのアクセス履歴データを管理する履歴管理部７、アクセス履歴データを記憶するアクセス履歴記憶部８、ユーザから指定された条件でアクセス履歴セグメントを検索する履歴セグメント検索部６、ユーザや問い合わせ先等のユーザ情報を記憶するユーザ情報記憶部１１、ユーザ情報を管理するユーザ管理部１０、および関連ユーザの有無を判定するユーザ有無判定部１２が履歴管理サービス１０４を形成する。
【００３２】
ここで、図１３を参照して、この第４実施形態の処理の流れを説明する。
ユーザが文書に対して操作（文書の作成、更新、参照）すると（ステップＤ１）、文書操作処理部４は、その操作処理情報を文書管理部３と履歴管理部７とに送る。履歴管理部７は、文書へのアクセス情報を受信すると（ステップＤ２）、その情報を履歴セグメント検索部６に渡す（ステップＤ３）。履歴セグメント検索部６は、履歴管理部７を介してアクセス履歴記憶部８からアクセス履歴データを参照し、そのアクセス情報に含まれる文書に関するアクセス履歴データを検索する（ステップＤ４）。もし、該当する履歴データが無い場合には（ステップＤ５のＮＯ）、次の文書アクセス情報を待つ。一方、該当する履歴データがある場合には（ステップＤ５のＹＥＳ）、履歴セグメント検索部７は、該当した履歴データに対応するユーザに関する情報をユーザ有無判定部１２に渡す（ステップＤ６）。ユーザ有無判定部１２は、受け取ったユーザ情報に現在操作中のユーザ以外のユーザが含まれているかを判断する（ステップＤ７）。もし、含まれていない場合には（ステップＤ７のＮＯ）、「関連ユーザ有」を示すアイコンを消去する（ステップＤ８）。一方、含まれている場合には（ステップＤ７のＹＥＳ）、「関連ユーザ有」を示すアイコンを表示する（ステップＤ９）。
【００３３】
なお、ユーザ表示部９は、このアイコン表示に代えて、この関連ユーザリストを一覧表示することも有用である。この場合、前述と同様に、現在の作業を進めるにあたりアドバイスなどを受けるべきユーザが関連ユーザリストとして表示されていると判断した場合には、そのリストから任意にユーザを選択することにより、その選択されたユーザへの問い合わせ情報を表示することが可能となる。また、操作中のユーザを含めて該当する履歴が存在する旨を示すアイコンを表示するようにしてもよい。
【００３４】
この第４実施形態における画面表示例を図１４（ａ）〜（ｂ）に示す。ここでは、アイコンに代えて関連ユーザリストを一覧表示する場合の表示例を示す。
図１４（ａ）は、メモ２００の参照とカタログＡの参照という２つの操作内容に該当する関連ユーザを一覧表示する画面である。そして、この一覧表示から一１人のユーザを指定してそのユーザに関する履歴データを表示したものが図１４（ｂ）である。なお、図１５に示すように、選択された文書に関し、アクセス種別ごと、ユーザ名ごとに履歴セグメントを表示させることも有用である。
【００３５】
（第５実施形態）
次に、この発明の第５実施形態を説明する。
他のユーザによる事例をもとに現在の作業を進める場合、過去にその事例が誰によってなされたかという情報は、必ずしも共有すべきではない場合が考えられる。その一方で、その事例を作った人からのアドバイスが現在の作業を進める上で非常に重要になることが多い。そこで、この第５実施形態では、文書へのアクセス履歴に基づいて現在の作業に文書アクセスの観点から関連するユーザを求めるとともに、過去のアクセス履歴の内容から事例を作ったとされるユーザが現在作業中のユーザに対してアドバイスをする際に、その事例を作ったユーザに関する情報を公開せずにアドバイスを与えられるようにした。たとえば、ユーザＡがそのまでのその作業で使用している文書へのアクセス履歴からユーザＢが深く関連することをシステムが求めたとする。システムは「関連ユーザあり」ダイアログウィンドウを表示し、ユーザＢというユーザ名をユーザＡから隠蔽したまま、ユーザＡに対してアドバイスを得るための環境を提供する。もし、ユーザＡがアドバイスを求めたいと判断した場合には、「関連ユーザあり」ダイアログウィンドウで「アドバイスを求める」ボタンを押すと、システムはアドバイスを求めるためのメッセージの作成画面を表示し、ユーザＡに依頼メッセージを記入させる。システムはこの依頼メッセージの宛て先を匿名として扱う。ユーザＢは電子メールでこの依頼メッセージを受け取ると、依頼に対するアドバイスとコメントを記入する。こうしてアドバイスやコメントを得ると、システムは、ユーザＡにアドバイスメッセージを表示する。
【００３６】
これにより、必要に応じてユーザのアクセス履歴情報そのものを公開せずに作業間のアドバイスなどを交換できるようになる。また、協力ユーザへの問い合わせを匿名とすることにより、ユーザが他人の履歴データを直接参照することなしにグループ内での情報共有と作業効率の改善を図ることができる。図１６に、この第５実施形態における、関連ユーザがいることを通知するためのダイアログメッセージを示す。
【００３７】
【発明の効果】
以上詳述したように、この発明によれば、複数の情報を順次アクセスして作業を進める環境において、過去に同様の順序で作業した履歴がある場合に、その過去の履歴またはその履歴から導き出される情報にアクセス可能な環境を提供することにより、現行の作業を進める上での効率を高めることができる。
【００３８】
たとえば、複数の情報の中から一つ以上の情報をアクセス順を示して選択させることにより同様のアクセス順を含む過去のアクセス履歴群を検出し、その検出した過去のアクセス履歴群を表示したり、あるいは、その過去のアクセス履歴群の作業者を示すユーザ名を一覧表示またはアイコン表示することによって、次にアクセスすべき情報の特定を支援したり、または、問い合わせ先として適切なユーザを呈示することが可能となる。
【００３９】
また、アクセス順を示して情報を選択させることに代えて、作業の開始を判断し、その判断した作業の開始時点からのアクセスと同様の過去のアクセス履歴群をバックグラウンドで検出していき、前述のように、その検出した過去のアクセス履歴群を表示したり、あるいは、その過去のアクセス履歴群の作業者を示すユーザ名を一覧表示またはアイコン表示することによって、次にアクセスすべき情報の特定を支援したり、または、問い合わせ先として適切なユーザを呈示することが可能となる。
【００４０】
さらに、たとえば電子メールシステムと連係して、検出された過去のアクセス履歴群の作業者とのメッセージ交換処理を実行することにより、たとえば過去のアクセス履歴の作業者に関する情報を必要以上に公開することなく、場合によっては匿名扱いで現行の作業者にアドバイスさせることなどが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の実施形態に係るシステムの構成の一例を示す図。
【図２】同第１実施形態における、文書のアクセス順序を指定するとその順序に関連する履歴セグメントを抽出して呈示するためのモジュール群を示す図。
【図３】同第１実施形態の処理の流れを説明するためのフローチャート。
【図４】同第１実施形態の表示画面の一例を示す図。
【図５】同第２実施形態のモジュール構成を示す図。
【図６】同第２実施形態の処理の流れを説明するためのフローチャート。
【図７】同第２実施形態の表示画面の一例を示す図。
【図８】同第２実施形態の表示画面の一例を示す図。
【図９】同第３実施形態のモジュール構成を示す図。
【図１０】同第３実施形態の処理の流れを説明するためのフローチャート。
【図１１】同第３実施形態の表示画面の一例を示す図。
【図１２】同第４実施形態のモジュール構成を示す図。
【図１３】同第４実施形態の処理の流れを説明するためのフローチャート。
【図１４】同第４実施形態の表示画面の一例を示す図。
【図１５】同第４実施形態の表示画面の一例を示す図。
【図１６】同第５実施形態の表示画面の一例を示す図。
【符号の説明】
１…文書一覧表示部、２…順序入力部、３…文書管理部、４…文書操作処理部、５…文書記憶部、６…履歴セグメント検索部、７…履歴管理部、８…アクセス履歴記録部、９…ユーザ表示部、１０…ユーザ管理部、１１…ユーザ情報記憶部、１２…ユーザ有無判定部、１３…履歴セグメント表示部、１００…クライアントコンピュータ、１０１…文書管理ツール、１０２…サーバコンピュータ、１０３…文書管理サービス、１０４…アクセス履歴管理サービス。[0001]
BACKGROUND OF THE INVENTION
The present invention relates to an information search apparatus and an information search method for managing a record of access to information as an access history and using the managed access history for information search.
[0002]
[Prior art]
In recent years, the digitization of information in offices and the like has been advanced rapidly, and most of the documents to be used have been created by document creation software operating on a word processor or a personal computer. Along with the digitization of this information, various information search systems have been developed that realize a quick document search by collectively managing a plurality of documents on a computer.
[0003]
For example, “Inter-document link processing system” disclosed in Japanese Patent Laid-Open No. 9-62658 is an inter-document link processing system that can automatically link links between documents by managing the usage history of each user. As a result, the user can easily search for a document related to the document he / she accesses.
[0004]
[Problems to be solved by the invention]
By the way, in a system that automatically creates links between documents by associating documents from the document usage history of each user, extra links are created or a huge amount of link information is provided when searching for documents. There were problems such as confusing the users.
[0005]
The present invention has been made to solve such a problem, and is an information search capable of detecting the same or similar past access history group and utilizing it for information search while minimizing the generation of links. An object is to provide an apparatus and an information search method.
[0006]
[Means for Solving the Problems]
In order to achieve the above-described object, the present invention provides a history of working in a similar order in the past in an environment in which a plurality of information (such as documents) are sequentially accessed to proceed with work. It provides an environment in which information derived from the history can be accessed.
[0007]
To this end, the present invention provides a past access history including a similar access order and access form by selecting one or more pieces of information from a plurality of information by indicating the order of access and the form of operation in each access . By detecting a group and displaying the detected past access history group, or displaying a list or icon of user names indicating the workers of the past access history group, Help identify, or present an appropriate user as a contact.
[0008]
In addition, the present invention detects a past access history group similar to the access from the start of work in the background, instead of selecting information by indicating the access order and the mode of operation in each access . As described above, the detected past access history group is displayed, or the user names indicating the workers of the past access history group are displayed as a list or displayed as an icon.
[0009]
In addition, for example, by linking with an e-mail system and executing a message exchange process with a worker of the detected past access history group, for example, disclosing information on the past access history worker more than necessary. In some cases, the current worker can be advised in an anonymous manner.
[0010]
DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION
Embodiments of the present invention will be described below with reference to the drawings. FIG. 1 shows an example of the configuration of a system according to an embodiment of the present invention. As shown in FIG. 1, in this system, a client computer 100 is connected to a server computer 102 via a local area network L. In each client computer 100, a document management tool 101 operates. On the other hand, the server computer 102 operates a document management service 103 that provides a document management function to each document management tool 101 and an access history management service 104 that provides a management function of a user's access history to a document. Further, the server computer 102 is connected to a document storage unit 5 for storing documents and an access history storage unit 8 for storing access history data. In a typical system, these storage units (5 and 8) reside in a high capacity non-volatile data storage device such as a hard disk.
[0011]
In the description of this embodiment, a data set of history data divided into user units and extracted in an arbitrary time zone is referred to as a history segment.
(First embodiment)
First, as a first embodiment of the present invention, an example will be described in which when a user designates a document access order, a history segment related to the order is displayed, thereby improving the user's work efficiency.
[0012]
FIG. 2 shows a module group for extracting and presenting history segments related to the document access order in the first embodiment. As shown in FIG. 2, there is first a document list display unit 1 for displaying a list of document names and attributes, and an order input unit 2 for inputting and specifying an access order from the list. Then, a document management tool 101 is formed by these modules and the document operation processing unit 4 that processes operations (creation, reference (display), update) on the document by the user. On the other hand, the document management service 103 includes a document management unit 3 that manages documents on the system and a document storage unit 5 that stores document data. The history management unit 7 that manages the access history data to the document, the access history storage unit 8 that stores the access history data, and the history segment search unit 6 that searches the access history segment under the conditions specified by the user manage the history. A service 104 is formed.
[0013]
Here, with reference to FIG. 3, the flow of processing of the first embodiment will be described.
First, the document list display unit 1 displays a list of documents managed by the document system (step A1). The user arbitrarily selects one or more documents from the list in the order expected to exist in the access history (step A2).
[0014]
Then, the order input unit 2 generates a search condition regarding the designated document name and access order, and passes it to the history segment search unit 6 (step A3). Further, the history segment search unit 6 refers to the access history data in the access history storage unit 8 via the history management unit 7, searches for a history segment that satisfies the specified document name and access order, and The obtained search result is passed to the document list display unit 1 (step A4).
[0015]
The document list display unit 1 displays the history segment obtained as a result of the search (step A5). The user who sees the display result determines whether there is a document to be accessed in the result (step A6). If there is no document (NO in step A6), another user or another document is selected from the document list. Specify the access order and search again. On the other hand, if the desired document is found (YES in step A6), the user selects the desired document from the displayed history segment and instructs to display the contents of the document (step A7).
[0016]
Next, the document list display unit 1 sends the designated document name to the document management unit 3 (step A8), and the document management unit 3 reads the contents of the designated document from the document storage unit 5 and performs document operation processing. It passes to part 4 (step A9). Then, the document operation processing unit 4 permits the document operation by the user (Step A10).
[0017]
FIGS. 4A to 4D show examples of screens for specifying a document name and a document access order from a document list, displaying a history segment, and performing a narrow search to obtain a target document.
[0018]
The document list window displays a list of documents managed by the document system, and the user designates the access order and access mode (R = reference, W = write / update, C = create) for each document. If the “Search” button is designated after designation, a history segment satisfying the condition is searched. In the history segment display window, history segments obtained as a result of the search are listed in time series. In FIG. 4, since a plurality of history segments are detected as search results, they are displayed in a tree structure based on the start time of each history segment. A triangle symbol indicates a binding. When one history segment is selected from the history segment list, the contents of the history segment are displayed. Further, when a document is selected from the history segment, the contents of the document are displayed.
[0019]
(Second Embodiment)
Next, as a second embodiment of the present invention, an example will be described in which when a user designates an access order of documents, a list of users related to the order is displayed to improve the user's work efficiency.
[0020]
FIG. 5 shows the module configuration of the second embodiment. As shown in FIG. 5, there is first a document list display unit 1 for displaying a list of document names and attributes, and an order input unit 2 for inputting and specifying an access order from this list. A document management tool includes a document operation processing unit 4 that processes operations (creation, reference (display), and update) on a document by a user and a user display unit 9 that displays a list of related user names. 101 is formed. On the other hand, the document management service 103 includes a document management unit 3 that manages documents on the system and a document storage unit 5 that stores document data. In addition, a history management unit 7 that manages access history data to a document, an access history storage unit 8 that stores access history data, a history segment search unit 6 that searches for access history segments under conditions specified by the user, a user name, A user information storage unit 11 that stores user information such as an inquiry destination and a user management unit 10 that manages user information form a history management service 104.
[0021]
Here, with reference to FIG. 6, the flow of processing of the second embodiment will be described.
First, the document list display unit 1 displays a list of documents managed by the document system (step B1). The user arbitrarily selects one or more documents from the list in the order expected to exist in the access history (step B2).
[0022]
Then, the order input unit 2 generates search information related to the designated document name and access order and passes it to the history segment search unit 6 (step B3). Further, the history segment search unit 6 refers to the access history data in the access history storage unit 8 via the history management unit 7, and searches for a history segment that satisfies the specified document name and access order conditions (step B4). ). The history segment search unit 6 obtains user information corresponding to each user name included in the obtained search result from the user information storage unit 11 via the user management unit 10 and passes it to the user display unit 9 (step B5). And the user display part 9 displays a related user list (step B6).
[0023]
The user who sees the display result determines whether there is a user to be inquired in order to proceed with his or her work (step B7), and if not (NO in step B7), from the list of documents. Specify another document or another access order, and search for a user again. On the other hand, if it is determined that there is a user to be inquired (YES in step B7), the user selects a desired user name from the displayed user list and instructs to display inquiry information for the user. . Then, the user display unit 9 displays inquiry information for the designated user (step B8).
[0024]
Note that the inquiry destination information in the second embodiment indicates inquiry destination information necessary for the user to seek advice from other users, such as the user's telephone number, e-mail address, affiliation information, and location information.
[0025]
The transition of the screen display in the second embodiment is shown in FIGS.
When the user sequentially selects documents from the document list, a list of related users having history segments that satisfy the combination condition is displayed and narrowed down. Further, as shown in FIG. 7D, when one user (in this case, Katherine) is designated for the narrowed-down users, the corresponding history segment is displayed for that user. Further, FIG. 8 shows an example of a screen that displays not only the access history to a document but also a user name that satisfies the access mode conditions by simply specifying a combination of access modes to the document.
[0026]
FIG. 8 shows that the related user who created the catalog A and referred to the report X is Alice.
(Third embodiment)
Next, as a third embodiment of the present invention, an example of analyzing a document access history in the background during a user's work and displaying a history segment related to the access status to improve the user's work efficiency. explain.
[0027]
FIG. 9 shows the module configuration of the third embodiment. As shown in FIG. 9, first, a document management tool 101 is formed by a document operation processing unit 4 that processes user operations (creation, reference, update, and display) and a history segment display unit 13 that displays history segments. To do. On the other hand, the document management service 103 includes a document management unit 3 that manages documents on the system and a document storage unit 5 that stores document data. The history management unit 7 that manages the access history data to the document, the access history storage unit 8 that stores the access history data, and the history segment search unit 6 that searches the access history segment under the conditions specified by the user manage the history. A service 104 is formed.
[0028]
Here, with reference to FIG. 10, the flow of processing of the third embodiment will be described.
When the user performs an operation (document creation, update, reference) on the document (step C1), the document operation processing unit 4 sends the operation processing information to the document management unit 3 and the history management unit 7. When the history management unit 7 receives the access information to the document (step C2), it passes the information to the history segment search unit 6 (step C3). The history segment search unit 6 refers to the access history data from the access history storage unit 8 via the history management unit 7 and searches for access history data related to the document included in the access information (step C4). If there is no corresponding history data (NO in step C5), the next document access information is awaited. On the other hand, if there is corresponding history data (YES in step C5), the history segment search unit 7 extracts a history segment including the corresponding history data from the history management unit 7 (step C6), and the history segment display unit 13 To pass. Then, the history segment display unit 13 extracts a document name list from the history segment and displays the list as a related document list (step C7).
[0029]
The user can select a related document by looking at the list of related documents displayed in this way, and the contents of the selected document can be displayed as described above. Although the document name list is displayed in the third embodiment, the history segment display unit 13 may display the history segment as it is. FIG. 11 shows a related document list screen in the third embodiment.
[0030]
(Fourth embodiment)
Next, as a fourth embodiment of the present invention, during the user's work, the document access history is analyzed in the background, and the presence of another user who seems to be related to the work is notified by icon display from the access situation. Thus, an example of improving the work efficiency of the user will be described.
[0031]
FIG. 12 shows the module configuration of the fourth embodiment. As shown in FIG. 12, first, there is a document list display unit 1 that displays a list of document names and attributes. The document management tool includes a document operation processing unit 4 that processes operations (creation, reference, update, and display) on a document by a user and a user display unit 9 that notifies the presence of a related user name by icon display. 101 is formed. On the other hand, the document management service 103 includes a document management unit 3 that manages documents on the system and a document storage unit 5 that stores document data. Also, a history management unit 7 that manages access history data to a document, an access history storage unit 8 that stores access history data, a history segment search unit 6 that searches for access history segments under conditions specified by the user, users and inquiries The history management service 104 is formed by a user information storage unit 11 that stores user information such as a destination, a user management unit 10 that manages user information, and a user presence / absence determination unit 12 that determines the presence or absence of related users.
[0032]
Here, with reference to FIG. 13, the flow of processing of the fourth embodiment will be described.
When the user performs an operation (document creation, update, reference) on the document (step D1), the document operation processing unit 4 sends the operation processing information to the document management unit 3 and the history management unit 7. When the history management unit 7 receives the access information to the document (step D2), it passes the information to the history segment search unit 6 (step D3). The history segment search unit 6 refers to the access history data from the access history storage unit 8 via the history management unit 7 and searches for access history data related to the document included in the access information (step D4). If there is no corresponding history data (NO in step D5), the next document access information is awaited. On the other hand, if there is corresponding history data (YES in step D5), the history segment search unit 7 passes information related to the user corresponding to the corresponding history data to the user presence / absence determination unit 12 (step D6). The user presence / absence determination unit 12 determines whether the received user information includes a user other than the user currently operating (step D7). If it is not included (NO in step D7), the icon indicating “with associated user” is deleted (step D8). On the other hand, if it is included (YES in step D7), an icon indicating “with associated user” is displayed (step D9).
[0033]
In addition, it is useful for the user display part 9 to display this related user list as a list instead of this icon display. In this case, as described above, if it is determined that a user who should receive advice in proceeding with the current work is displayed as a related user list, the user can be selected by arbitrarily selecting the user from the list. It is possible to display inquiry information to the user who has been sent. Further, an icon indicating that the corresponding history exists including the user who is operating may be displayed.
[0034]
14A to 14B show screen display examples in the fourth embodiment. Here, a display example in the case of displaying a list of related user lists instead of icons is shown.
FIG. 14A is a screen for displaying a list of related users corresponding to two operation contents, that is, reference to the memo 200 and reference to the catalog A. FIG. 14B shows the history data relating to the user specified by one user from the list display. As shown in FIG. 15, it is also useful to display a history segment for each access type and each user name for the selected document.
[0035]
(Fifth embodiment)
Next explained is the fifth embodiment of the invention.
When proceeding with the current work based on a case by another user, there may be a case where information on who the case has been made in the past should not necessarily be shared. On the other hand, the advice from the person who created the case is often very important for the current work. Therefore, in the fifth embodiment, a user who is related to the current work from the viewpoint of document access is obtained based on the access history to the document, and the user who has made a case from the contents of the past access history When giving advice to users inside, it is now possible to give advice without disclosing information about the user who created the case. For example, suppose that the system requires that user B is deeply related from the history of access to the documents that user A has used in the work so far. The system displays an “with related users” dialog window and provides an environment for obtaining advice to user A while hiding the user name of user B from user A. If user A decides to seek advice, when the user presses the "Request Advice" button in the "With Related Users" dialog window, the system displays a message creation screen for seeking advice, and the user Have A fill in the request message. The system treats the destination of this request message as anonymous. When user B receives this request message by e-mail, he / she enters advice and comments for the request. When the advice or comment is obtained in this way, the system displays an advice message to the user A.
[0036]
As a result, it is possible to exchange advice between operations without disclosing the user access history information itself as necessary. Further, by making the inquiry to the cooperating user anonymous, it is possible to share information within the group and improve work efficiency without the user directly referring to the history data of others. FIG. 16 shows a dialog message for notifying that there is a related user in the fifth embodiment.
[0037]
【The invention's effect】
As described above in detail, according to the present invention, when there is a history of working in the same order in the past in an environment in which a plurality of information is sequentially accessed to proceed with work, the past history or the history is derived. By providing an environment that can access the information, the efficiency of the current work can be improved.
[0038]
For example, a past access history group including the same access order is detected by selecting one or more pieces of information from a plurality of pieces of information, and the detected past access history group is displayed. Or, by displaying a list or icons of user names indicating the workers of the past access history group, it is possible to assist in specifying information to be accessed next, or to present an appropriate user as an inquiry destination. It becomes possible.
[0039]
Also, instead of selecting the information by indicating the access order, the start of the work is determined, and a past access history group similar to the access from the start time of the determined work is detected in the background, As described above, the detected past access history group is displayed, or the user name indicating the worker of the past access history group is displayed as a list or an icon, so that the information to be accessed next is displayed. It is possible to support identification or present an appropriate user as an inquiry destination.
[0040]
Further, for example, by linking with an e-mail system and executing a message exchange process with a worker of the detected past access history group, for example, information on the past access history worker is disclosed more than necessary. In some cases, the current worker can be advised in an anonymous manner.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a diagram showing an example of a system configuration according to an embodiment of the present invention.
FIG. 2 is a diagram showing a module group for extracting and presenting history segments related to the document access order when the document access order is specified in the first embodiment;
FIG. 3 is a flowchart for explaining a processing flow of the first embodiment;
FIG. 4 is a view showing an example of a display screen according to the first embodiment.
FIG. 5 is a view showing a module configuration of the second embodiment.
FIG. 6 is a flowchart for explaining a processing flow of the second embodiment;
FIG. 7 is a view showing an example of a display screen according to the second embodiment.
FIG. 8 is a diagram showing an example of a display screen according to the second embodiment.
FIG. 9 is a diagram showing a module configuration of the third embodiment.
FIG. 10 is a flowchart for explaining a process flow of the third embodiment;
FIG. 11 is a diagram showing an example of a display screen according to the third embodiment.
FIG. 12 is a view showing a module configuration of the fourth embodiment.
FIG. 13 is a flowchart for explaining the flow of processing of the fourth embodiment;
FIG. 14 is a diagram showing an example of a display screen according to the fourth embodiment.
FIG. 15 is a diagram showing an example of a display screen according to the fourth embodiment.
FIG. 16 is a diagram showing an example of a display screen according to the fifth embodiment.
[Explanation of symbols]
DESCRIPTION OF SYMBOLS 1 ... Document list display part, 2 ... Order input part, 3 ... Document management part, 4 ... Document operation process part, 5 ... Document storage part, 6 ... History segment search part, 7 ... History management part, 8 ... Access history recording , 9 ... User display unit, 10 ... User management unit, 11 ... User information storage unit, 12 ... User presence / absence determination unit, 13 ... History segment display unit, 100 ... Client computer, 101 ... Document management tool, 102 ... Server computer 103 ... Document management service, 104 ... Access history management service.

Claims

In an information retrieval apparatus that manages a record of access to information as an access history,
An access history search means for searching a past access history group including the order of access executed and the same order and form of operation in each access;
A display means for displaying a past access history group detected by the access history search means or information derived from the access history group.

In an information retrieval apparatus that manages a record of access to information as an access history,
A list display means for displaying a list of information names;
A selection means for receiving an instruction to select one or more information names from the information names listed by the list display means by indicating an access order and an operation form in each access;
An access history search means for searching a past access history group including the same content as the selection content by the selection means;
And an access history display means for displaying a past access history group detected by the access history search means.

In an information retrieval apparatus that manages a record of access to information as an access history,
A list display means for displaying a list of information names;
A selection means for receiving an instruction to select one or more information names from the information names listed by the list display means by indicating an access order and an operation form in each access;
An access history search means for searching a past access history group including the same content as the selection content by the selection means;
An information search apparatus comprising: a user display means for displaying a list of user names indicating workers of past access history groups detected by the access history search means.

User selection means for receiving an instruction to select one user name from among the user names displayed in a list by the user display means;
Inquiry destination information search means for searching for inquiry destination information relating to the user selected by the user selection means;
4. The information search apparatus according to claim 3, further comprising: inquiry destination information display means for displaying inquiry destination information detected by the inquiry destination information search means.

In an information retrieval apparatus that manages a record of access to information as an access history,
And access history search means for searching the past access history group including the same order and form and the form of the operation in order and each of the access executed access,
An access history display means for displaying a list of past access history groups detected by the access history search means for each worker of the access history.

In an information retrieval apparatus that manages a record of access to information as an access history,
An access history search means for searching a past access history group including the order of access executed and the same order and form of operation in each access;
An information search apparatus comprising: a user display means for displaying a list of user names indicating workers of past access history groups detected by the access history search means.

In an information retrieval apparatus that manages a record of access to information as an access history,
An access history search means for searching a past access history group including the order of access executed and the same order and form of operation in each access;
Past when the access history group is detected, the information retrieval apparatus characterized by comprising a notification unit that notifies the operator of the current row by said access history search means.

In an information retrieval apparatus that manages a record of access to information as an access history,
An access history search means for searching a past access history group including the order of access executed and the same order and form of operation in each access;
The detected the past access history group by the access history search means, and, when the operator of the detected past access history group different from the current operator of the current row of the presence of the different operators An information retrieval apparatus comprising: notification means for notifying an operator.

In an information retrieval apparatus that manages a record of access to information as an access history,
An access history search means for searching a past access history group including the order of access executed and the same order and form of operation in each access;
When the operator of the past access history group detected by said access history retrieval means is different from the operator of the current line, and notifying means for notifying the presence of the different operators in the current operator,
Message exchange means for executing message exchange processing between the different workers notified by the notification means in response to a request while hiding the different workers. .