JP4057171B2 - 情報同期システムおよび記録媒体 - Google Patents
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、グループ内での情報同期システムに関し、特に、グループ内でのスケジュール、作業項目、アドレス、依頼事項等の情報を一致させる情報同期システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
グループでの作業を支援するために開発されたシステム、すなわち、グループウェアは、近年のネットワークの向上に伴って広く使用されている。グループ内の各作業者は、このようなグループウェアを利用して、コミュニケーションを行うことによって、また、情報を共有することによって、グループ内の生産性の向上を図っている。このようなグループウェアは、例えば、グループウェア全体を管理するサーバ装置と、このサーバ装置にネットワークを介して接続された複数のクライアント装置とから構成されている。
【０００３】
また、グループ内の各作業者は、自己のスケジュール、作業項目、アドレス、依頼事項等を管理する個人情報管理システムを利用して作業の効率の向上を図っている。このような個人情報管理システムは、作業者を取り巻く環境に応じて、クライアント装置に構築されたり、いつでもデータを入力できる携帯可能な携帯情報端末等に構築されたり、オフィスのデスクトップパソコン等に構築される。
【０００４】
このようなグループウェアと個人情報管理システムを連携させるシステム、すなわち、情報同期システムによれば、グループウェアによって複数の作業者の個人情報（スケジュール等）が管理され、また、個人情報システムのデータによって仕事量が調整され、これにより、生産性の向上が図られている。
【０００５】
特開平８‐２２１４７７号公報は、仕事の忙しい時期と暇な時期を調整することが可能なスケジュール管理システムを開示している。このスケジュール管理システムによれば、互いのスケジュール、仕事の負荷を公開することで、各グループメンバー（作業者）は、仕事負荷のバランスを考え合わせて他の作業者に仕事の依頼をすることができる。
【０００６】
また、特開平８‐２２１４７７号公報は、個人やグループ, 施設予約, 及び工程管理等に関するスケジュール管理機能と、ワープロ、図形、表計算等のアプリケーションプログラムを用いて作成したファイルを利用したスケジュール管理システムを開示している。このスケジュール管理システムによれば、各種スケジュールを照合した総合的スケジューリングを円滑に行うことができる。
【０００７】
このような情報（スケジュール）管理システムを構成する個人情報管理システムは、複数の環境にて構築される（たとえば、デスクトップコンピュータや携帯端末が個人情報管理システムとして使用される）ことが多く、個人情報管理システム間では、データが直接送受信されていない。また、グループウェアは、グループ内で作業を進めるために使用されるシステムなので、他人からの依頼スケジュール、依頼事項（TODO）等の他の作業者から依頼されるデータ（以下、「依頼データ」と云う）が存在する。このように個人情報管理システムは、使用環境も異なるそれぞれ独立したシステムなので、依頼データに基づいて個人情報管理システムのデータを変更しなければならない。たとえば、ある個人情報管理システムがスケジュールの変更の依頼するとき、そのスケジュールに関係する作業者の個人情報管理システムのデータも書き換えなければならない。
【０００８】
従来の情報管理システムでは、依頼元の作業者（以下、「依頼元人」と云う）がスケジュール等のデータを変更するときは、依頼元人が依頼先の作業者（以下、「依頼先人」と云う）に変更依頼通知を発信し、依頼先人が自身の個人情報管理システムのデータを変更していた。
【０００９】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、従来の情報管理システムにおいては、個人情報管理システムのデータは、依頼データに単純に一致させることができない。すなわち、個人情報管理システムの作業者（操作者）が個人情報管理システムを操作しなければ、他の作業者からの依頼データをその個人情報管理システムに反映させることはできない。
【００１０】
そのため、同じ件について、グループウェアのデータと個人情報システムのデータとが異なってしまう場合がある。たとえば、会議開催依頼の件について、グループウェアは変更前の依頼データを保持し、個人情報管理システムは変更後の依頼データを保持してしまう場合がある。
【００１１】
また、グループウェアのデータが、グループウェアの承認を得ることなく変更されてしまう場合がある。たとえば、会議開催データ（日時等）が変更されたにも関わらず、グループウェアが変更前の会議開催データを保持したままの場合がある。
【００１２】
したがって、本発明は、グループウェアのデータと個人情報管理システムのデータを一致させることができると共に、個人情報管理システム同士のデータを電子メールを利用して一致させることができる情報管理システムを提供することを目的とする。
【００１３】
【課題を解決するための手段】
本発明は、前記課題を解決するために以下のような手段を採用した。
すなわち、本発明の第１態様は、複数の作業者から成るグループでの作業を支援するグループウェアシステムと前記複数の作業者に関する個人情報をそれぞれ管理する複数の個人情報管理システム間で情報を同期させる情報同期システムである。この情報同期システムは、グループウェアシステムを構成するグループウェア端末が保持するグループウェア情報を格納するグループウェア管理テーブルと、各個人情報管理システムを構成する個人情報端末が保持する個人情報を格納し、変更後の個人情報に基づいて前記グループウェア情報が変更されるときに参照される同期管理テーブルとを備えた。
【００１４】
これにより、個人情報端末の情報が変更された場合でも、同期管理テーブルがグループウェア管理テーブルのグループウェア情報と個人情報管理テーブルの個人情報との関係を示しているので、グループウェア情報と個人情報を一致させることができる。
【００１５】
このような情報同期システムにおいては、前記グループウェアシステムは、それぞれが前記グループウェア管理テーブルを有する複数のグループウェア端末を備えてもよい。また、前記個人情報端末は、前記第個人情報管理テーブルを備えてもよい。さらに、１台の端末が前記個人情報端末及び前記グループウェア端末として使用されてもよい。
【００１６】
本発明の第２態様は、複数の作業者から成るグループでの作業を支援するグループウェアシステムと前記複数の作業者に関する情報をそれぞれ管理する複数の個人管理システムとから構成される情報同期システムである。この情報同期システムは、前記グループウェアシステムの情報を格納して管理するグループウェア情報管理部と、各個人情報管理システムの情報を格納して管理する個人情報管理部と、前記グループウェア情報管理部に格納された情報と前記個人情報管理部に格納された情報との関係を示す同期管理部と、前記個人情報管理部に格納された情報が変更されたとき、変更後の情報を前記グループウェア情報管理部に通知する通知部とを備えた。
【００１７】
これにより、個人情報管理部に格納された情報に対して変更が要求されたとき、変更された情報が同期管理手段及びグループウェア情報管理手段を介して他の個人情報管理システムの個人情報管理部に送信されるので、グループウェアシステムがこの新たな情報を認識した上で、すなわち、個人情報管理システムの情報とグループウェアの情報が一致した上で、他の個人情報管理システムの作業者に新たな情報を通知することができる。
【００１８】
この場合、前記グループ情報管理部に通知された変更後の情報を表示部に表示させる手段を備えることが好ましい。
本発明の第３態様は、複数の作業者から成るグループでの作業を支援するグループウェアシステムに対して、前記グループを構成する作業者の個人情報を管理する個人情報管理システムを介して入力された個人情報を通知する情報通知システムである。この情報通知システムは、前記個人情報を格納する個人情報管理部と、前記グループウェアシステムが保持するグループウェア情報と前記個人情報管理手段に格納された前記個人情報との関係を示す同期管理部と、前記個人情報管理システムを介して個人情報が入力されたとき、前記同期管理手段を参照してその入力された個人情報を前記グループウェアに通知する通知部とを備えた。
【００１９】
これにより、ある作業者が個人情報管理システムを介して他の作業者の個人情報の変更依頼を入力し、その変更依頼はグループウェアシステムに送信されるので、グループウェアシステムがこの新たな情報を認識した上で、他の個人情報管理システムの作業者に変更依頼を通知することができる。
【００２０】
この場合、前記グループウェアシステムは、グループウェアシステム全体を管理するメインプロセッサと、このメインプロセッサにネットワークを介して接続された複数のサブプロセッサとを備え、また、各サブプロセッサが前記同期管理手段と前記通知手段を備えてもよい。
【００２１】
本発明の第４態様は、複数の作業者から成るグループでの作業を支援するグループウェアシステムに対して、前記グループを構成する作業者の個人情報を管理する個人情報管理システムを介して入力された個人情報を通知する情報通知システムである。この情報通知システムは、前記グループウェアが保持するグループウェア情報と前記個人情報管理手段に格納された前記個人情報との関係を示す同期管理手段と、前記個人情報管理システムを介して個人情報が入力されたとき、前記同期管理手段を参照してその入力された個人情報を前記グループウェアに通知する通知手段とを備えた。
【００２２】
本発明の第５態様は、複数の作業者から成るグループでの作業を支援するグループウェアシステムに対して、前記グループを構成する作業者の個人情報を管理する個人情報管理システムを介して入力された個人情報を通知する情報同期方法である。この情報同期方法においては、入力された個人情報を個人情報管理システムが受け付け、前記グループウェアが保持するグループウェア情報と前記入力された個人情報との関係が示され、前記関係を参照して前記入力された個人情報を前記グループウェアに通知される。
【００２３】
本発明の第６態様は、複数の作業者から成るグループでの作業を支援するグループウェアシステムに対して、前記グループを構成する作業者の個人情報を管理する個人情報管理システムを介して入力された個人情報を通知するプログラムを格納するコンピュータ可読媒体である。このプログラムは、入力された個人情報を個人情報管理システムが受け付けるステップと、前記グループウェアが保持するグループウェア情報と前記入力された個人情報との関係を示すステップと、前記関係を参照して前記入力された個人情報を前記グループウェアに通知するステップとから成る。
【００２４】
本発明の第７態様は、複数の作業者から成るグループでの作業を支援するグループウェアシステムに対して、前記グループを構成する作業者の個人情報を管理する個人情報管理システムを介して入力された個人情報を通知するプログラムを格納するコンピュータ可読媒体である。このプログラムは、前記グループウェアが保持するグループウェア情報と前記入力された個人情報との関係を示すステップと、前記関係を参照して前記入力された個人情報を前記グループウェアに通知するステップとから成る。
【００２５】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を具体的に説明する。
＜全体構成＞
図１は、本発明に係る実施形態の情報管理システムの構成を示す図であり、図２は、情報管理システムの機能を説明するブロック図である。
【００２６】
情報管理システム１０は、図１に示すように、グループウェア全体を管理するサーバ装置Ｓと、ネットワークＮＷを介してサーバ装置Ｓに接続される複数のクライアント装置Ｃ１、Ｃ２…Ｃｎと、クライアント装置Ｃ１とデータ通信を行う携帯情報端末（PDA:Personal Data Assistant）１７、クライアント装置Ｃ２とデータ通信を行う小型パソコン１８と、クライアント装置Ｃｎとデータ通信を行うデスクトップパソコン２０を備えている。
【００２７】
クライアント装置Ｃ１のメモリには、グループウェアシステムのデータを格納するグループウェア管理テーブル１２と、グループウェアシステムの情報と個人情報管理システムの個人情報とを一致させるためのデータを格納する同期管理テーブル１４と、このクライアント装置Ｃ１を操作する作業者に関する個人情報（スケジュール、アドレス、作業項目、依頼事項等）を格納する個人情報管理テーブル１６が展開されている。また、他のクライアント装置Ｃ２…Ｃｎにも、グループウェア管理テーブル１２、同期管理テーブル１４及び個人情報管理テーブル１６がそれぞれ展開されている。
【００２８】
クライアント装置Ｃ１と携帯情報端末１７との間は、赤外線を介してデータが送受信され、クライアントＣ２と小型パソコン１８との間は、ケーブルを介して接続され、そのケーブルを介してデータが送受信される。また、クライアント装置Ｃｎとデスクトップパソコン２０との間は、ケーブルを介してデータを送受信する。なお、クライアント装置Ｃ１、Ｃ２…Ｃｎと携帯機器等とのデータ通信は、ＰＣカード経由を含めどのようなインタフェースを使用して行ってもよい。
【００２９】
図２に示すように、この情報管理システム１０は、グループウェアシステムＧＷを構成するサーバープログラムＳＶ及び複数のクライアントプログラムＣＬ１、ＣＬ２…ＣＬｎと、個人情報管理システムＰ１、Ｐ２…Ｐｎを構成するＰＩＭ（Personal Information Managment）プログラムＰ１、Ｐ２…Ｐｎと、クライアントプログラムＣＬ１、ＣＬ２…ＣＬｎとＰＩＭプログラムＰ１、Ｐ２…Ｐｎとのインタフェースを提供する同期管理ＡＰ（アプリケーションプログラム）Ｓ１、Ｓ２…Ｓｎ及びメール作成・送受信プログラムＭ１、Ｍ２…Ｍｎと、各端末にインストールされている端末ＡＰ Ｋ１、Ｋ２…Ｋｎとから構成されている。この端末ＡＰ Ｋ１、Ｋ２…Ｋｎは、それぞれＰＩＭプログラムＰ１、Ｐ２…Ｐｎと連携する機能を備えているので、端末ＡＰ Ｋ１、Ｋ２…Ｋｎを介して入力された情報は、それぞれＰＩＭプログラムＰ１、Ｐ２…Ｐｎの情報に反映される。
【００３０】
サーバプログラムＳＶは、図１のサーバ装置Ｓを動作させるプログラムであり、グループウェアシステムＧＷ全体を管理する。このサーバプログラムＳＶは、データ管理, クライアント間の情報共有, ネットワーク管理, セキュリティ管理等を行う。
【００３１】
クライアントプログラムＣＬ１、ＣＬ２…ＣＬｎは、図１のクライアント装置Ｃ１、Ｃ２…ＣｎをグループウェアシステムＧＷの端末として動作させるプログラムである。
【００３２】
同期管理ＡＰ Ｓ１、Ｓ２…Ｓｎ、ＰＩＭプログラムＰ１、Ｐ２…Ｐｎ及びメール作成・送受信プログラムＭ１、Ｍ２…Ｍｎは、それぞれ、図１のクライアント装置Ｃ１、Ｃ２…Ｃｎにて実行される。
【００３３】
同期管理ＡＰ Ｓ１、Ｓ２…Ｓｎは、クライアント装置Ｃ１、Ｃ２…Ｃｎに同期管理テーブル１４を展開する。ＰＩＭプログラムＰ１、Ｐ２…Ｐｎは、個人情報（スケジュール、アドレス等）を管理する。メール作成・送受信プログラムＭ１、Ｍ２…Ｍｎは、端末ＡＰ Ｋ１、Ｋ２…Ｋｎ及びＰＩＭプログラムＰ１、Ｐ２…Ｐｎを介して他の作業者の個人情報の変更や追加（削除）が要求されたとき、メールを作成してグループウェアシステムＧＷに送信する。また、グループウェアシステムＧＷを介して他の作業者が個人情報の変更や追加（削除）を要求してきたときに、その要求（メール）は、このメール作成・送受信プログラムＭ１、Ｍ２…Ｍｎによって受信される。このとき、ＰＩＭプログラムＰ１、Ｐ２…Ｐｎは、他の作業者からの要求に基づいて個人情報を書き換える。
【００３４】
すなわち、図１に示す携帯情報端末１７から入力された情報は、クライアント装置Ｃ１に構築されている個人情報管理システムに反映され、さらに、そのクライアント装置Ｃ１に構築されているグループウェアシステムに反映される。また、グループウェアシステムを構成する他のクライアント装置から情報がサーバ装置Ｓを介してクライアント装置Ｃ１に送信されてきたとき、その情報はクライアント装置Ｃ１に構築されている個人情報管理システムに反映され、さらに、携帯情報端末１７に反映される。
【００３５】
たとえば、携帯情報端末１７からスケジュールの変更依頼が入力されたとき、クライアント装置Ｃ１に構築されている個人管理システムがその変更依頼情報を受けとり、その変更依頼情報に基づいてメールを作成する。そして、作成されたメールは、グループウェアシステムとしてのクライアント装置Ｃ１からサーバ装置Ｓを介して依頼先のクライアント装置に送られる。これに対し、他の作業者からグループウェアシステムを介して変更依頼メールがクライアント装置Ｃ１に送られてくると、個人情報システムとしてのクライアント装置Ｃ１は、その変更依頼メールを受信し、そのメールに基づいて個人情報（スケジュール）を書き換える。そして、書き換えられた個人情報は、携帯情報端末１７に反映される。
【００３６】
尚、クライアントプログラム、同期管理ＡＰ、ＰＩＭプログラム、及びメール作成・送受信プログラムを、一つの記憶媒体（ＣＤ‐ＲＯＭ等）に格納し、一つのアプリケーションソフトウェアとして扱ってもよい。
【００３７】
＜テーブル＞
同期管理テーブル１４は、図３（ａ）及び図４（ａ）に示すように、いつ更新されたかを示す更新最終日時（date）が付され、グループウェアのデータＩＤを格納するフィールドと、個人情報管理システムのデータＩＤを格納するフィールドと、依頼フラグを格納するフィールドとを備えている。グループウェアのデータＩＤ「１２３４」は、グループウェア側の件（依頼事項等）を識別するためのＩＤであり、個人情報管理システムのデータＩＤ「１１１１」は、個人情報管理システム側の件（依頼事項等）を識別するためのＩＤであり、依頼フラグ「依頼」は、他の作業者からの依頼事項であるか否かをを示すフラグである。
【００３８】
グループウェア管理テーブル１２は、上述したように各クライアント装置Ｃ１、Ｃ２…Ｃｎにて展開され、図３（ｂ）及び図４（ｂ）に示すように、どの件のデータであるかを識別するデータＩＤを格納するフィールドと、データの状態（同期済み、新規、変更、削除）を示す状態フラグを格納するフィールドと、他の作業者からの依頼事項であるか否かを示す依頼フラグを格納するフィールドと、どのような件（打ち合わせ依頼等）であるかを示す件名１、件名２…を格納するフィールドから構成されている。
【００３９】
個人情報管理テーブル１６は、図３（ｃ）及び図４（ｃ）に示すように、どの件のデータであるかを識別するデータＩＤを格納するフィールドと、データの状態を示す状態フラグを格納するフィールドと、どのような件（打ち合わせ依頼等）であるかを示す件名１、件名２…を格納するフィールドとから構成されている。
【００４０】
データの状態は、グループウェアのデータと個人情報管理システムのデータとが同期済みである場合と、新規にグループウェア管理テーブル１２や個人情報管理テーブル１６に登録されたデータである場合と、既に登録されたデータに対して変更を要求する場合と、既に登録されたデータを削除する場合とに分けられる。なお、データの状態は、状態フラグを使用せずに更新日時に基づいて管理してもよい。その場合、状態フラグを格納するフィールドに作成・変更・同期された日付を格納し、これらの日付と同期管理テーブルに付された更新日時に基づいてデータの状態を判断してもよい。
【００４１】
このようなテーブル１２、１４、１６を使用して、グループウェアのデータと個人情報管理システムのデータを同期させる場合について、クライアント装置Ｃ１を例にして説明する。
【００４２】
まず、グループウェアシステムのデータＩＤと個人情報管理システムのデータＩＤとに基づいて、クライアント装置Ｃ１は、それぞれ、グループウェアシステムにおける該当データと個人管理システムの該当データを認識する。そして、認識した個人情報管理システムのデータ、すなわち、個人情報管理テーブル１６におけるデータが、携帯情報端末１６を介して変更されたデータであり、かつ、変更を依頼するデータであるとき、グループウェア管理テーブル１２に保持されている元のデータと、個人情報管理テーブル１６に保持された変更データとを、グループウェア管理テーブル１２と個人情報管理テーブル１６に新規に登録し、同期管理テーブル１４には、元データと変更データのデータＩＤの組み合わせを登録する。
【００４３】
たとえば、クライアント装置Ｃ１は、図３（ａ）に示された同期管理テーブル１４のグループウェアデータＩＤ「１２３４」に基づいて、グループウェア管理テーブル１２の状態フラグ「同期済み」、依頼フラグ「依頼」、件名「打ち合わせ」等を認識する。また、クライアント装置Ｃ１は、図３（ａ）に示された同期管理テーブル１４のデータＩＤ「１１１１」に基づいて、図３（ｃ）個人情報管理テーブル１６の状態フラグ「変更」、件名「打ち合わせ」等を認識する。この場合、データが個人情報管理システムにて変更され、かつ、他の作業者に依頼をするための依頼データなので、グループウェア管理テーブル１２に保持されている元のデータ（データＩＤ「１２３４」）、個人情報管理テーブル１６の元データ（データＩＤ「１１１１」）、グループウェア管理テーブル１２の変更後のデータ（データＩＤ「５６７８」）及び個人管理テーブル１６ａの変更後のデータ（データＩＤ「２２２２」）を、図４（ｂ）及び図４（ｃ）に示すように、グループウェア管理テーブル１２と個人情報管理テーブル１６とにそれぞれ新規に登録する。そして、図４（ａ）に示すように同期管理テーブル１４に元データの組み合わせと、変更後データの組み合わせを登録する。
【００４４】
このように、同期管理テーブル１４は、元データの組み合わせと変更後データの組み合わせを保持するので、ある作業者から他の作業者への依頼事項を確実に管理することができる。
【００４５】
＜全体処理＞
次に、本実施形態の同期システムによる処理内容を説明する。
図５は、同期システムによる処理内容を示したフローチャートである。以下、クライアント装置Ｃ１内のグループウェアシステムの情報と個人管理システムの情報を同期させる場合を例にして説明する。
【００４６】
まず、クライアント装置Ｃ１は、グループウェアのデータ読み出しポインタを初期化し（Ｓ０１）、グループウェア管理テーブル１２内のデータ（データＩＤ、状態、依頼フラグ、件名１、件名２等）を読み出す（Ｓ０２）。
【００４７】
そして、クライアント装置Ｃ１は、グループウェア管理テーブル１２のデータＩＤをキーにして（基づいて）、同期管理テーブル１４から個人情報管理テーブル１６を検索するためのデータＩＤを取得する（Ｓ０３）。たとえば、図３（ｂ）に示すように、グループウェア管理テーブル１２のデータＩＤ「１２３４」をキーにして、同期管理テーブル１４から個人情報管理テーブル１６のデータＩＤ「１１１１」を取得する。
【００４８】
クライアント装置Ｃ１は、個人情報管理テーブル１６のデータＩＤをキーにして（基づいて）、該当する個人情報システムのデータを取得する（Ｓ０４）。たとえば、図３（ｃ）に示すように、個人情報管理テーブル１６のデータＩＤ「１１１１」をキーにして、状態フラグが「変更」であり、件名１が「打ち合わせ」であるデータを取得する。
【００４９】
そして、クライアント装置Ｃ１は、グループウェア管理テーブル１２から読み出したデータと個人情報管理テーブル１６から読み出したデータについて、それぞれ、状態フラグが「変更」であるか否かを判断する（Ｓ０５）。
【００５０】
グループウェア管理テーブル１４の状態フラグのみが「変更」であるとき、クライアント装置Ｃ１は、読み出したグループウェアシステムのデータを取得した個人情報管理システムのデータに反映させ（Ｓ０６）、グループウェアの状態フラグを「同期済み」に変更する（Ｓ０７）。
【００５１】
また、個人情報管理テーブル１６の状態フラグのみが「変更」であるとき、クライアント装置Ｃ１は、取得した個人情報テーブル１６の依頼フラグが「依頼」であるか否か、すなわち、他の作業者への依頼であるか否かを判断する（Ｓ０８）。
【００５２】
依頼フラグが「依頼」でないとき、クライアント装置Ｃ１は、取得した個人情報テーブル１６のデータをグループウェア管理テーブル１２から読み出したデータに反映させ（Ｓ０９）、グループウェアの状態フラグを「同期済み」に変更する（Ｓ１０）。
【００５３】
依頼フラグが「依頼」であるとき、クライアント装置Ｃ１は、依頼先の作業者にメールを出す依頼時の処理を行う（Ｓ１１）。なお、この依頼時の処理については後述する。
【００５４】
Ｓ０５にてグループウェア管理テーブル１２の状態フラグと個人情報管理管理テーブル１６の状態フラグが双方とも「変更」であると判断されたとき、クライアント装置Ｃ１は、双方の変更処理、すなわち、グループウェア管理テーブル１２の状態フラグが「変更」であるときに実行される処理（Ｓ０６、Ｓ０７）と個人情報管理テーブル１６の状態フラグが「変更」であるときに実行される処理（Ｓ０８〜Ｓ１１）を実行する。
【００５５】
そして、グループウェア管理テーブル１２の状態フラグが「変更」であるときに実行される処理（Ｓ０６、Ｓ０７）の終了後、個人情報管理テーブル１６の状態フラグが「変更」であるときに実行される処理（Ｓ０８〜Ｓ１１）の終了後、又は、双方の状態フラグが「変更」であるときに実行される処理（Ｓ１２）の終了後、読み出されたグループウェアのデータが最後のデータであるか否かが判断される（Ｓ１３）。そして、最後のデータではないとき、処理はステップＳ０２に戻され、ステップＳ０２〜Ｓ１３の処理が繰り返される。最後のデータであるときは、処理は終了する。
【００５６】
＜依頼時の処理＞
次に、図５に示された依頼時の処理（Ｓ１１）について、図３及び図４に示す３種類のテーブル１２、１４、１６と、図６に示す依頼時の処理のフローチャートを参照して説明する。
【００５７】
まず、クライアント装置Ｃ１は、グループウェア管理テーブル１２のデータを個人情報管理テーブル１６に新規に登録する（Ｓ２１）。たとえば、図３（ｂ）に示すように、グループウェア管理テーブル１２においてデータＩＤ「１２３４」で識別されたデータを、図４（ｂ）に示すように、個人情報管理テーブル１６にデータＩＤ「２２２２」として新規に格納する。
【００５８】
クライアント装置Ｃ１は、それぞれ、グループウェア管理テーブル１２のデータＩＤ「１２３４」で識別されたデータの件名フィールドと、個人情報管理テーブル１６のデータＩＤ「２２２２」で識別されたデータの件名フィールドとに、「変更依頼中‐元データ」の文字列を追加する（Ｓ２２）。
【００５９】
クライアント装置Ｃ１は、Ｓ２１にて個人情報管理テーブル１６に新規に作成されたデータのデータＩＤ「２２２２」を、同期管理テーブル１４においてデータＩＤ「１２３４」で識別されるレコードの個人情報管理システムデータＩＤフィールドに格納する（Ｓ２３）。
【００６０】
そして、クライアント装置Ｃ１は、データＩＤ「１１１１」で識別される個人情報管理テーブル１６の変更されたデータを、グループウェアの新規データとしてデータＩＤ「５６７８」を付してグループウェア管理テーブル１２に格納する（Ｓ２４）。
【００６１】
クライアント装置Ｃ１及び携帯情報端末１６は、それぞれ、グループウェア管理テーブル１２のデータＩＤ「５６７８」で識別されたデータの件名フィールドと、個人情報管理テーブル１６ａのデータＩＤ「１１１１」で識別されたデータの件名フィールドとに、「変更依頼中‐変更データ」の文字列を追加する（Ｓ２５）。
【００６２】
クライアント装置Ｃ１は、Ｓ２４にてグループ管理テーブル１２に新規に作成されたデータのデータＩＤ「５６７８」を、同期管理テーブル１４においてデータＩＤ「１１１１」で識別されるレコードの個人情報管理システムデータＩＤフィールドに格納する（Ｓ２６）。
【００６３】
そして、クライアントＣ１は、変更依頼を依頼データの依頼者に通知する（Ｓ２７）。
＜変更依頼通知処理＞
次に、図７及び図８を参照して、変更依頼通知処理をさらに詳しく説明する。
【００６４】
図７は、変更依頼通知処理を示すフローチャートであり、図８は、依頼変更処理を説明するブロック図である。
変更依頼通知処理が開始すると、クライアント装置Ｃ１は、変更要求メッセージテンプレートファイル２２からメッセージテンプレート（該当する位置に情報を入力するだけでメッセージを作成することができるパターン）を取得する（Ｓ３１）。
【００６５】
クライアント装置Ｃ１は、メッセージ作成部２４にて、取得したメッセージテンプレートに基づいて、シンクロモジュール２６によって同期された元データ２８と変更内容（変更データ）３０とを合成してメッセージを作成する（Ｓ３２）。
【００６６】
そして、クライアント装置Ｃ１は、変更データ３０はスケジュールに関するデータであるか依頼事項（TODO）に関するデータであるかを、判断する（Ｓ３３）。
【００６７】
変更データ３０が会議のスケジュールに関するデータであるとき（Ｓ３３：スケジュール）、クライアント装置Ｃ１は、グループウェアの依頼データに基づいて、依頼者及会議出席者を認識する（Ｓ３４）。
【００６８】
クライアント装置Ｃ１は、認識した依頼者及会議出席者のメールアドレスをサーバ装置Ｓから取得し（Ｓ３５）、取得したアドレスと合成したメッセージに基づいて、送信メッセージを作成する（Ｓ３６）。送信メッセージ（メール）では、宛先として依頼者が設定され、複写先として出席者が設定され、内容としてＳ３２にて合成されたメッセージが用いられる。
【００６９】
変更内容が依頼事項（TODO）に関するデータであるとき（Ｓ３３：TODO）、クライアント装置Ｃ１は、グループウェアの依頼データに基づいて依頼者を認識する（Ｓ３７）。
【００７０】
クライアント装置Ｃ１は、認識した依頼者のメールアドレスをサーバ装置Ｓから取得し（Ｓ３８）、取得したアドレスと合成したメッセージに基づいて、送信メッセージを作成する（Ｓ３９）。送信メッセージ（メール）では、宛先として依頼者が設定され、内容としてＳ３２にて合成されたメッセージが用いられる。
【００７１】
そして、このようにＳ３６又はＳ３９にて作成した送信メッセージを、メールのアドレスに送信する（Ｓ４０）。
このように、同期システムによれば、同期管理テーブル１４は、元データの組み合わせと変更後データの組み合わせを保持し、グループウェア管理テーブル１２及び個人情報管理テーブル１６は、それぞれ変更依頼中である旨を示し、かつ、依頼者に変更依頼通知（送信メッセージ）を送信する。
【００７２】
従って、同じ件について、グループウェアシステムのデータと個人情報管理システムのデータは一致する。また、グループウェアシステムが認識せずに各個人情報管理システムのデータが書き換えられることがない。
【００７３】
＜画面＞
次に、本実形態の同期システムが表示する画面例を説明する。
クライアント装置Ｃ１にインストールされているクライアントプログラムＣＬ１が実行されると、図９に示すようように、グループウェア画面４０がクライアント装置Ｃ１の表示部（不図示）に表示される。また、個人情報管理システムＰ１を構成する同期管理ＡＰ, メール作成・送受信プログラムＭ１及びＰＩＭプログラムＰ１が実行されると、個人情報管理システムとグループウェアシステムの連携処理（同期処理）を促すボックス４２が表示される。そして、作業者は、ボックス４２に表示されている項目（メールのアップロード・ダウンロード、カレンダ連携等）を選択する。
【００７４】
作業者がボックス４２の中からメールのアップロード・ダウンロード、カレンダ連携等のいずれかをポインティングデバイス等によって選択すると、グループウェア画面４０の中央にシンクロ（一致）処理中を示すボックス４４が表示される。そして、同期処理が終了すると、ボックス４４は表示されなくなる。
【００７５】
また、他の作業者からデータ変更依頼のメールを受信すると、図１０に示すように受信メールがある旨を示すボックス４６が表示される。作業者は、ボックス４２の中から「メール連携（ダウンロード）」を選択し、受信したメールの情報を個人情報管理システムのデータに反映させる。さらに、携帯情報端末１７のデータに反映させる。
【００７６】
また、個人情報管理システムとしてのクライアント装置Ｃ１は、図１1に示すような画面５０を表示する。作業者は、この画面５０を使用して、シンクロ時の設定、個人情報管理システムの内容に対応させるデータ、有効期限等を選択・設定することができる。
【００７７】
以上説明したように、本実施形態の同期システムによれば、グループウェアのデータと個人情報管理システムのデータとを一致させるための同期管理テーブルを各クライアント装置Ｃ１、Ｃ２…Ｃｎに備えたので、グループウェアと個人情報管理システムとにおいて相互の該当データを対応させることができる。
【００７８】
従って、グループウェアと個人情報管理システムとの間で、同じ件に関してデータが異なることがない。また、グループウェアが承認することなくデータが変更されることがない。
【００７９】
また、ある作業者が他の作業者にデータの変更等を依頼するとき、メールによってこの依頼に関するデータがグループウェアを介して送信される。
従って、グループウェアと個人情報管理システムとの間で、同じ件に関してデータが異なることがない。また、個人情報管理システム同士でデータが異なることがない。
【００８０】
尚、本実施形態においては、個人管理システムとしてのクライアント装置Ｃ１と連携する携帯情報端末等を示したが、クライアント装置に代えて携帯情報端末をグループウェアシステム及び個人情報管理システムとして使用してもよい。この場合、使用するハードウェアの数が減るので、データの管理が更に容易になると共に省資源・省スペースを促進することができる。
【００８１】
また、本実施形態においては、同期管理テーブルを各クライアント装置Ｃ１、Ｃ２…Ｃｎに備えたが、本発明はこれに限られることなく、グループウェアと個人情報管理システムがアクセスできる記録装置であればどのような形態でもよい。例えば、同期管理テーブルを携帯情報端末等に設けてもよく、また、クライアント装置や携帯情報端末等とは別に設けてもよい。
【００８２】
【発明の効果】
本発明によれば、グループウェアのデータと個人情報管理システムのデータを一致させることができると共に、個人情報管理システム同志のデータを電子メールを利用して一致させることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施形態による情報管理システムの全体構成図
【図２】本発明の実施形態による情報管理システムの機能を示すブロック図
【図３】本発明の実施形態によるデータが同期する前の同期管理テーブル、グループウェア管理テーブル及び個人情報管理テーブルを示す図
【図４】本発明の実施形態によるデータが同期した後の同期管理テーブル、グループウェア管理テーブル及び個人情報管理テーブルを示す図
【図５】本発明の実施形態による情報管理システムの処理内容を示したフローチャート
【図６】図５における依頼時の処理のフローチャート
【図７】図６における変更依頼通知処理を示すフローチャート
【図８】図６における依頼変更処理を説明するブロック図
【図９】本発明の実施形態によるクライアント装置が表示する画面の例を示す図
【図１０】本発明の実施形態によるクライアント装置が表示する画面の例を示す図
【図１１】本発明の実施形態によるクライアント装置が表示する画面の例を示す図
【符号の説明】
１０ 情報管理システム
Ｓ サーバ装置
Ｃ１、Ｃ２…Ｃｎ クライアント装置
１２ グループウェア管理テーブル
１４ 同期管理テーブル
１６ 個人情報管理テーブル
１７ 携帯情報端末（ＰＤＡ）
１８ 小型パソコン
２０ デスクトップパソコン
ＧＷ グループウェアシステム
Ｐ１、Ｐ２…Ｐｎ 個人情報管理システム
ＳＶ サーバプログラム
ＣＬ１、ＣＬ２…ＣＬｎ クライアントプログラム
Ｓ１、Ｓ２…Ｓｎ 同期管理ＡＰ
Ｐ１、Ｐ２…Ｐｎ ＰＩＭプログラム
Ｍ１、Ｍ２…Ｍｎ メール作成・送受信プログラム
【発明の属する技術分野】
本発明は、グループ内での情報同期システムに関し、特に、グループ内でのスケジュール、作業項目、アドレス、依頼事項等の情報を一致させる情報同期システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
グループでの作業を支援するために開発されたシステム、すなわち、グループウェアは、近年のネットワークの向上に伴って広く使用されている。グループ内の各作業者は、このようなグループウェアを利用して、コミュニケーションを行うことによって、また、情報を共有することによって、グループ内の生産性の向上を図っている。このようなグループウェアは、例えば、グループウェア全体を管理するサーバ装置と、このサーバ装置にネットワークを介して接続された複数のクライアント装置とから構成されている。
【０００３】
また、グループ内の各作業者は、自己のスケジュール、作業項目、アドレス、依頼事項等を管理する個人情報管理システムを利用して作業の効率の向上を図っている。このような個人情報管理システムは、作業者を取り巻く環境に応じて、クライアント装置に構築されたり、いつでもデータを入力できる携帯可能な携帯情報端末等に構築されたり、オフィスのデスクトップパソコン等に構築される。
【０００４】
このようなグループウェアと個人情報管理システムを連携させるシステム、すなわち、情報同期システムによれば、グループウェアによって複数の作業者の個人情報（スケジュール等）が管理され、また、個人情報システムのデータによって仕事量が調整され、これにより、生産性の向上が図られている。
【０００５】
特開平８‐２２１４７７号公報は、仕事の忙しい時期と暇な時期を調整することが可能なスケジュール管理システムを開示している。このスケジュール管理システムによれば、互いのスケジュール、仕事の負荷を公開することで、各グループメンバー（作業者）は、仕事負荷のバランスを考え合わせて他の作業者に仕事の依頼をすることができる。
【０００６】
また、特開平８‐２２１４７７号公報は、個人やグループ, 施設予約, 及び工程管理等に関するスケジュール管理機能と、ワープロ、図形、表計算等のアプリケーションプログラムを用いて作成したファイルを利用したスケジュール管理システムを開示している。このスケジュール管理システムによれば、各種スケジュールを照合した総合的スケジューリングを円滑に行うことができる。
【０００７】
このような情報（スケジュール）管理システムを構成する個人情報管理システムは、複数の環境にて構築される（たとえば、デスクトップコンピュータや携帯端末が個人情報管理システムとして使用される）ことが多く、個人情報管理システム間では、データが直接送受信されていない。また、グループウェアは、グループ内で作業を進めるために使用されるシステムなので、他人からの依頼スケジュール、依頼事項（TODO）等の他の作業者から依頼されるデータ（以下、「依頼データ」と云う）が存在する。このように個人情報管理システムは、使用環境も異なるそれぞれ独立したシステムなので、依頼データに基づいて個人情報管理システムのデータを変更しなければならない。たとえば、ある個人情報管理システムがスケジュールの変更の依頼するとき、そのスケジュールに関係する作業者の個人情報管理システムのデータも書き換えなければならない。
【０００８】
従来の情報管理システムでは、依頼元の作業者（以下、「依頼元人」と云う）がスケジュール等のデータを変更するときは、依頼元人が依頼先の作業者（以下、「依頼先人」と云う）に変更依頼通知を発信し、依頼先人が自身の個人情報管理システムのデータを変更していた。
【０００９】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、従来の情報管理システムにおいては、個人情報管理システムのデータは、依頼データに単純に一致させることができない。すなわち、個人情報管理システムの作業者（操作者）が個人情報管理システムを操作しなければ、他の作業者からの依頼データをその個人情報管理システムに反映させることはできない。
【００１０】
そのため、同じ件について、グループウェアのデータと個人情報システムのデータとが異なってしまう場合がある。たとえば、会議開催依頼の件について、グループウェアは変更前の依頼データを保持し、個人情報管理システムは変更後の依頼データを保持してしまう場合がある。
【００１１】
また、グループウェアのデータが、グループウェアの承認を得ることなく変更されてしまう場合がある。たとえば、会議開催データ（日時等）が変更されたにも関わらず、グループウェアが変更前の会議開催データを保持したままの場合がある。
【００１２】
したがって、本発明は、グループウェアのデータと個人情報管理システムのデータを一致させることができると共に、個人情報管理システム同士のデータを電子メールを利用して一致させることができる情報管理システムを提供することを目的とする。
【００１３】
【課題を解決するための手段】
本発明は、前記課題を解決するために以下のような手段を採用した。
すなわち、本発明の第１態様は、複数の作業者から成るグループでの作業を支援するグループウェアシステムと前記複数の作業者に関する個人情報をそれぞれ管理する複数の個人情報管理システム間で情報を同期させる情報同期システムである。この情報同期システムは、グループウェアシステムを構成するグループウェア端末が保持するグループウェア情報を格納するグループウェア管理テーブルと、各個人情報管理システムを構成する個人情報端末が保持する個人情報を格納し、変更後の個人情報に基づいて前記グループウェア情報が変更されるときに参照される同期管理テーブルとを備えた。
【００１４】
これにより、個人情報端末の情報が変更された場合でも、同期管理テーブルがグループウェア管理テーブルのグループウェア情報と個人情報管理テーブルの個人情報との関係を示しているので、グループウェア情報と個人情報を一致させることができる。
【００１５】
このような情報同期システムにおいては、前記グループウェアシステムは、それぞれが前記グループウェア管理テーブルを有する複数のグループウェア端末を備えてもよい。また、前記個人情報端末は、前記第個人情報管理テーブルを備えてもよい。さらに、１台の端末が前記個人情報端末及び前記グループウェア端末として使用されてもよい。
【００１６】
本発明の第２態様は、複数の作業者から成るグループでの作業を支援するグループウェアシステムと前記複数の作業者に関する情報をそれぞれ管理する複数の個人管理システムとから構成される情報同期システムである。この情報同期システムは、前記グループウェアシステムの情報を格納して管理するグループウェア情報管理部と、各個人情報管理システムの情報を格納して管理する個人情報管理部と、前記グループウェア情報管理部に格納された情報と前記個人情報管理部に格納された情報との関係を示す同期管理部と、前記個人情報管理部に格納された情報が変更されたとき、変更後の情報を前記グループウェア情報管理部に通知する通知部とを備えた。
【００１７】
これにより、個人情報管理部に格納された情報に対して変更が要求されたとき、変更された情報が同期管理手段及びグループウェア情報管理手段を介して他の個人情報管理システムの個人情報管理部に送信されるので、グループウェアシステムがこの新たな情報を認識した上で、すなわち、個人情報管理システムの情報とグループウェアの情報が一致した上で、他の個人情報管理システムの作業者に新たな情報を通知することができる。
【００１８】
この場合、前記グループ情報管理部に通知された変更後の情報を表示部に表示させる手段を備えることが好ましい。
本発明の第３態様は、複数の作業者から成るグループでの作業を支援するグループウェアシステムに対して、前記グループを構成する作業者の個人情報を管理する個人情報管理システムを介して入力された個人情報を通知する情報通知システムである。この情報通知システムは、前記個人情報を格納する個人情報管理部と、前記グループウェアシステムが保持するグループウェア情報と前記個人情報管理手段に格納された前記個人情報との関係を示す同期管理部と、前記個人情報管理システムを介して個人情報が入力されたとき、前記同期管理手段を参照してその入力された個人情報を前記グループウェアに通知する通知部とを備えた。
【００１９】
これにより、ある作業者が個人情報管理システムを介して他の作業者の個人情報の変更依頼を入力し、その変更依頼はグループウェアシステムに送信されるので、グループウェアシステムがこの新たな情報を認識した上で、他の個人情報管理システムの作業者に変更依頼を通知することができる。
【００２０】
この場合、前記グループウェアシステムは、グループウェアシステム全体を管理するメインプロセッサと、このメインプロセッサにネットワークを介して接続された複数のサブプロセッサとを備え、また、各サブプロセッサが前記同期管理手段と前記通知手段を備えてもよい。
【００２１】
本発明の第４態様は、複数の作業者から成るグループでの作業を支援するグループウェアシステムに対して、前記グループを構成する作業者の個人情報を管理する個人情報管理システムを介して入力された個人情報を通知する情報通知システムである。この情報通知システムは、前記グループウェアが保持するグループウェア情報と前記個人情報管理手段に格納された前記個人情報との関係を示す同期管理手段と、前記個人情報管理システムを介して個人情報が入力されたとき、前記同期管理手段を参照してその入力された個人情報を前記グループウェアに通知する通知手段とを備えた。
【００２２】
本発明の第５態様は、複数の作業者から成るグループでの作業を支援するグループウェアシステムに対して、前記グループを構成する作業者の個人情報を管理する個人情報管理システムを介して入力された個人情報を通知する情報同期方法である。この情報同期方法においては、入力された個人情報を個人情報管理システムが受け付け、前記グループウェアが保持するグループウェア情報と前記入力された個人情報との関係が示され、前記関係を参照して前記入力された個人情報を前記グループウェアに通知される。
【００２３】
本発明の第６態様は、複数の作業者から成るグループでの作業を支援するグループウェアシステムに対して、前記グループを構成する作業者の個人情報を管理する個人情報管理システムを介して入力された個人情報を通知するプログラムを格納するコンピュータ可読媒体である。このプログラムは、入力された個人情報を個人情報管理システムが受け付けるステップと、前記グループウェアが保持するグループウェア情報と前記入力された個人情報との関係を示すステップと、前記関係を参照して前記入力された個人情報を前記グループウェアに通知するステップとから成る。
【００２４】
本発明の第７態様は、複数の作業者から成るグループでの作業を支援するグループウェアシステムに対して、前記グループを構成する作業者の個人情報を管理する個人情報管理システムを介して入力された個人情報を通知するプログラムを格納するコンピュータ可読媒体である。このプログラムは、前記グループウェアが保持するグループウェア情報と前記入力された個人情報との関係を示すステップと、前記関係を参照して前記入力された個人情報を前記グループウェアに通知するステップとから成る。
【００２５】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を具体的に説明する。
＜全体構成＞
図１は、本発明に係る実施形態の情報管理システムの構成を示す図であり、図２は、情報管理システムの機能を説明するブロック図である。
【００２６】
情報管理システム１０は、図１に示すように、グループウェア全体を管理するサーバ装置Ｓと、ネットワークＮＷを介してサーバ装置Ｓに接続される複数のクライアント装置Ｃ１、Ｃ２…Ｃｎと、クライアント装置Ｃ１とデータ通信を行う携帯情報端末（PDA:Personal Data Assistant）１７、クライアント装置Ｃ２とデータ通信を行う小型パソコン１８と、クライアント装置Ｃｎとデータ通信を行うデスクトップパソコン２０を備えている。
【００２７】
クライアント装置Ｃ１のメモリには、グループウェアシステムのデータを格納するグループウェア管理テーブル１２と、グループウェアシステムの情報と個人情報管理システムの個人情報とを一致させるためのデータを格納する同期管理テーブル１４と、このクライアント装置Ｃ１を操作する作業者に関する個人情報（スケジュール、アドレス、作業項目、依頼事項等）を格納する個人情報管理テーブル１６が展開されている。また、他のクライアント装置Ｃ２…Ｃｎにも、グループウェア管理テーブル１２、同期管理テーブル１４及び個人情報管理テーブル１６がそれぞれ展開されている。
【００２８】
クライアント装置Ｃ１と携帯情報端末１７との間は、赤外線を介してデータが送受信され、クライアントＣ２と小型パソコン１８との間は、ケーブルを介して接続され、そのケーブルを介してデータが送受信される。また、クライアント装置Ｃｎとデスクトップパソコン２０との間は、ケーブルを介してデータを送受信する。なお、クライアント装置Ｃ１、Ｃ２…Ｃｎと携帯機器等とのデータ通信は、ＰＣカード経由を含めどのようなインタフェースを使用して行ってもよい。
【００２９】
図２に示すように、この情報管理システム１０は、グループウェアシステムＧＷを構成するサーバープログラムＳＶ及び複数のクライアントプログラムＣＬ１、ＣＬ２…ＣＬｎと、個人情報管理システムＰ１、Ｐ２…Ｐｎを構成するＰＩＭ（Personal Information Managment）プログラムＰ１、Ｐ２…Ｐｎと、クライアントプログラムＣＬ１、ＣＬ２…ＣＬｎとＰＩＭプログラムＰ１、Ｐ２…Ｐｎとのインタフェースを提供する同期管理ＡＰ（アプリケーションプログラム）Ｓ１、Ｓ２…Ｓｎ及びメール作成・送受信プログラムＭ１、Ｍ２…Ｍｎと、各端末にインストールされている端末ＡＰ Ｋ１、Ｋ２…Ｋｎとから構成されている。この端末ＡＰ Ｋ１、Ｋ２…Ｋｎは、それぞれＰＩＭプログラムＰ１、Ｐ２…Ｐｎと連携する機能を備えているので、端末ＡＰ Ｋ１、Ｋ２…Ｋｎを介して入力された情報は、それぞれＰＩＭプログラムＰ１、Ｐ２…Ｐｎの情報に反映される。
【００３０】
サーバプログラムＳＶは、図１のサーバ装置Ｓを動作させるプログラムであり、グループウェアシステムＧＷ全体を管理する。このサーバプログラムＳＶは、データ管理, クライアント間の情報共有, ネットワーク管理, セキュリティ管理等を行う。
【００３１】
クライアントプログラムＣＬ１、ＣＬ２…ＣＬｎは、図１のクライアント装置Ｃ１、Ｃ２…ＣｎをグループウェアシステムＧＷの端末として動作させるプログラムである。
【００３２】
同期管理ＡＰ Ｓ１、Ｓ２…Ｓｎ、ＰＩＭプログラムＰ１、Ｐ２…Ｐｎ及びメール作成・送受信プログラムＭ１、Ｍ２…Ｍｎは、それぞれ、図１のクライアント装置Ｃ１、Ｃ２…Ｃｎにて実行される。
【００３３】
同期管理ＡＰ Ｓ１、Ｓ２…Ｓｎは、クライアント装置Ｃ１、Ｃ２…Ｃｎに同期管理テーブル１４を展開する。ＰＩＭプログラムＰ１、Ｐ２…Ｐｎは、個人情報（スケジュール、アドレス等）を管理する。メール作成・送受信プログラムＭ１、Ｍ２…Ｍｎは、端末ＡＰ Ｋ１、Ｋ２…Ｋｎ及びＰＩＭプログラムＰ１、Ｐ２…Ｐｎを介して他の作業者の個人情報の変更や追加（削除）が要求されたとき、メールを作成してグループウェアシステムＧＷに送信する。また、グループウェアシステムＧＷを介して他の作業者が個人情報の変更や追加（削除）を要求してきたときに、その要求（メール）は、このメール作成・送受信プログラムＭ１、Ｍ２…Ｍｎによって受信される。このとき、ＰＩＭプログラムＰ１、Ｐ２…Ｐｎは、他の作業者からの要求に基づいて個人情報を書き換える。
【００３４】
すなわち、図１に示す携帯情報端末１７から入力された情報は、クライアント装置Ｃ１に構築されている個人情報管理システムに反映され、さらに、そのクライアント装置Ｃ１に構築されているグループウェアシステムに反映される。また、グループウェアシステムを構成する他のクライアント装置から情報がサーバ装置Ｓを介してクライアント装置Ｃ１に送信されてきたとき、その情報はクライアント装置Ｃ１に構築されている個人情報管理システムに反映され、さらに、携帯情報端末１７に反映される。
【００３５】
たとえば、携帯情報端末１７からスケジュールの変更依頼が入力されたとき、クライアント装置Ｃ１に構築されている個人管理システムがその変更依頼情報を受けとり、その変更依頼情報に基づいてメールを作成する。そして、作成されたメールは、グループウェアシステムとしてのクライアント装置Ｃ１からサーバ装置Ｓを介して依頼先のクライアント装置に送られる。これに対し、他の作業者からグループウェアシステムを介して変更依頼メールがクライアント装置Ｃ１に送られてくると、個人情報システムとしてのクライアント装置Ｃ１は、その変更依頼メールを受信し、そのメールに基づいて個人情報（スケジュール）を書き換える。そして、書き換えられた個人情報は、携帯情報端末１７に反映される。
【００３６】
尚、クライアントプログラム、同期管理ＡＰ、ＰＩＭプログラム、及びメール作成・送受信プログラムを、一つの記憶媒体（ＣＤ‐ＲＯＭ等）に格納し、一つのアプリケーションソフトウェアとして扱ってもよい。
【００３７】
＜テーブル＞
同期管理テーブル１４は、図３（ａ）及び図４（ａ）に示すように、いつ更新されたかを示す更新最終日時（date）が付され、グループウェアのデータＩＤを格納するフィールドと、個人情報管理システムのデータＩＤを格納するフィールドと、依頼フラグを格納するフィールドとを備えている。グループウェアのデータＩＤ「１２３４」は、グループウェア側の件（依頼事項等）を識別するためのＩＤであり、個人情報管理システムのデータＩＤ「１１１１」は、個人情報管理システム側の件（依頼事項等）を識別するためのＩＤであり、依頼フラグ「依頼」は、他の作業者からの依頼事項であるか否かをを示すフラグである。
【００３８】
グループウェア管理テーブル１２は、上述したように各クライアント装置Ｃ１、Ｃ２…Ｃｎにて展開され、図３（ｂ）及び図４（ｂ）に示すように、どの件のデータであるかを識別するデータＩＤを格納するフィールドと、データの状態（同期済み、新規、変更、削除）を示す状態フラグを格納するフィールドと、他の作業者からの依頼事項であるか否かを示す依頼フラグを格納するフィールドと、どのような件（打ち合わせ依頼等）であるかを示す件名１、件名２…を格納するフィールドから構成されている。
【００３９】
個人情報管理テーブル１６は、図３（ｃ）及び図４（ｃ）に示すように、どの件のデータであるかを識別するデータＩＤを格納するフィールドと、データの状態を示す状態フラグを格納するフィールドと、どのような件（打ち合わせ依頼等）であるかを示す件名１、件名２…を格納するフィールドとから構成されている。
【００４０】
データの状態は、グループウェアのデータと個人情報管理システムのデータとが同期済みである場合と、新規にグループウェア管理テーブル１２や個人情報管理テーブル１６に登録されたデータである場合と、既に登録されたデータに対して変更を要求する場合と、既に登録されたデータを削除する場合とに分けられる。なお、データの状態は、状態フラグを使用せずに更新日時に基づいて管理してもよい。その場合、状態フラグを格納するフィールドに作成・変更・同期された日付を格納し、これらの日付と同期管理テーブルに付された更新日時に基づいてデータの状態を判断してもよい。
【００４１】
このようなテーブル１２、１４、１６を使用して、グループウェアのデータと個人情報管理システムのデータを同期させる場合について、クライアント装置Ｃ１を例にして説明する。
【００４２】
まず、グループウェアシステムのデータＩＤと個人情報管理システムのデータＩＤとに基づいて、クライアント装置Ｃ１は、それぞれ、グループウェアシステムにおける該当データと個人管理システムの該当データを認識する。そして、認識した個人情報管理システムのデータ、すなわち、個人情報管理テーブル１６におけるデータが、携帯情報端末１６を介して変更されたデータであり、かつ、変更を依頼するデータであるとき、グループウェア管理テーブル１２に保持されている元のデータと、個人情報管理テーブル１６に保持された変更データとを、グループウェア管理テーブル１２と個人情報管理テーブル１６に新規に登録し、同期管理テーブル１４には、元データと変更データのデータＩＤの組み合わせを登録する。
【００４３】
たとえば、クライアント装置Ｃ１は、図３（ａ）に示された同期管理テーブル１４のグループウェアデータＩＤ「１２３４」に基づいて、グループウェア管理テーブル１２の状態フラグ「同期済み」、依頼フラグ「依頼」、件名「打ち合わせ」等を認識する。また、クライアント装置Ｃ１は、図３（ａ）に示された同期管理テーブル１４のデータＩＤ「１１１１」に基づいて、図３（ｃ）個人情報管理テーブル１６の状態フラグ「変更」、件名「打ち合わせ」等を認識する。この場合、データが個人情報管理システムにて変更され、かつ、他の作業者に依頼をするための依頼データなので、グループウェア管理テーブル１２に保持されている元のデータ（データＩＤ「１２３４」）、個人情報管理テーブル１６の元データ（データＩＤ「１１１１」）、グループウェア管理テーブル１２の変更後のデータ（データＩＤ「５６７８」）及び個人管理テーブル１６ａの変更後のデータ（データＩＤ「２２２２」）を、図４（ｂ）及び図４（ｃ）に示すように、グループウェア管理テーブル１２と個人情報管理テーブル１６とにそれぞれ新規に登録する。そして、図４（ａ）に示すように同期管理テーブル１４に元データの組み合わせと、変更後データの組み合わせを登録する。
【００４４】
このように、同期管理テーブル１４は、元データの組み合わせと変更後データの組み合わせを保持するので、ある作業者から他の作業者への依頼事項を確実に管理することができる。
【００４５】
＜全体処理＞
次に、本実施形態の同期システムによる処理内容を説明する。
図５は、同期システムによる処理内容を示したフローチャートである。以下、クライアント装置Ｃ１内のグループウェアシステムの情報と個人管理システムの情報を同期させる場合を例にして説明する。
【００４６】
まず、クライアント装置Ｃ１は、グループウェアのデータ読み出しポインタを初期化し（Ｓ０１）、グループウェア管理テーブル１２内のデータ（データＩＤ、状態、依頼フラグ、件名１、件名２等）を読み出す（Ｓ０２）。
【００４７】
そして、クライアント装置Ｃ１は、グループウェア管理テーブル１２のデータＩＤをキーにして（基づいて）、同期管理テーブル１４から個人情報管理テーブル１６を検索するためのデータＩＤを取得する（Ｓ０３）。たとえば、図３（ｂ）に示すように、グループウェア管理テーブル１２のデータＩＤ「１２３４」をキーにして、同期管理テーブル１４から個人情報管理テーブル１６のデータＩＤ「１１１１」を取得する。
【００４８】
クライアント装置Ｃ１は、個人情報管理テーブル１６のデータＩＤをキーにして（基づいて）、該当する個人情報システムのデータを取得する（Ｓ０４）。たとえば、図３（ｃ）に示すように、個人情報管理テーブル１６のデータＩＤ「１１１１」をキーにして、状態フラグが「変更」であり、件名１が「打ち合わせ」であるデータを取得する。
【００４９】
そして、クライアント装置Ｃ１は、グループウェア管理テーブル１２から読み出したデータと個人情報管理テーブル１６から読み出したデータについて、それぞれ、状態フラグが「変更」であるか否かを判断する（Ｓ０５）。
【００５０】
グループウェア管理テーブル１４の状態フラグのみが「変更」であるとき、クライアント装置Ｃ１は、読み出したグループウェアシステムのデータを取得した個人情報管理システムのデータに反映させ（Ｓ０６）、グループウェアの状態フラグを「同期済み」に変更する（Ｓ０７）。
【００５１】
また、個人情報管理テーブル１６の状態フラグのみが「変更」であるとき、クライアント装置Ｃ１は、取得した個人情報テーブル１６の依頼フラグが「依頼」であるか否か、すなわち、他の作業者への依頼であるか否かを判断する（Ｓ０８）。
【００５２】
依頼フラグが「依頼」でないとき、クライアント装置Ｃ１は、取得した個人情報テーブル１６のデータをグループウェア管理テーブル１２から読み出したデータに反映させ（Ｓ０９）、グループウェアの状態フラグを「同期済み」に変更する（Ｓ１０）。
【００５３】
依頼フラグが「依頼」であるとき、クライアント装置Ｃ１は、依頼先の作業者にメールを出す依頼時の処理を行う（Ｓ１１）。なお、この依頼時の処理については後述する。
【００５４】
Ｓ０５にてグループウェア管理テーブル１２の状態フラグと個人情報管理管理テーブル１６の状態フラグが双方とも「変更」であると判断されたとき、クライアント装置Ｃ１は、双方の変更処理、すなわち、グループウェア管理テーブル１２の状態フラグが「変更」であるときに実行される処理（Ｓ０６、Ｓ０７）と個人情報管理テーブル１６の状態フラグが「変更」であるときに実行される処理（Ｓ０８〜Ｓ１１）を実行する。
【００５５】
そして、グループウェア管理テーブル１２の状態フラグが「変更」であるときに実行される処理（Ｓ０６、Ｓ０７）の終了後、個人情報管理テーブル１６の状態フラグが「変更」であるときに実行される処理（Ｓ０８〜Ｓ１１）の終了後、又は、双方の状態フラグが「変更」であるときに実行される処理（Ｓ１２）の終了後、読み出されたグループウェアのデータが最後のデータであるか否かが判断される（Ｓ１３）。そして、最後のデータではないとき、処理はステップＳ０２に戻され、ステップＳ０２〜Ｓ１３の処理が繰り返される。最後のデータであるときは、処理は終了する。
【００５６】
＜依頼時の処理＞
次に、図５に示された依頼時の処理（Ｓ１１）について、図３及び図４に示す３種類のテーブル１２、１４、１６と、図６に示す依頼時の処理のフローチャートを参照して説明する。
【００５７】
まず、クライアント装置Ｃ１は、グループウェア管理テーブル１２のデータを個人情報管理テーブル１６に新規に登録する（Ｓ２１）。たとえば、図３（ｂ）に示すように、グループウェア管理テーブル１２においてデータＩＤ「１２３４」で識別されたデータを、図４（ｂ）に示すように、個人情報管理テーブル１６にデータＩＤ「２２２２」として新規に格納する。
【００５８】
クライアント装置Ｃ１は、それぞれ、グループウェア管理テーブル１２のデータＩＤ「１２３４」で識別されたデータの件名フィールドと、個人情報管理テーブル１６のデータＩＤ「２２２２」で識別されたデータの件名フィールドとに、「変更依頼中‐元データ」の文字列を追加する（Ｓ２２）。
【００５９】
クライアント装置Ｃ１は、Ｓ２１にて個人情報管理テーブル１６に新規に作成されたデータのデータＩＤ「２２２２」を、同期管理テーブル１４においてデータＩＤ「１２３４」で識別されるレコードの個人情報管理システムデータＩＤフィールドに格納する（Ｓ２３）。
【００６０】
そして、クライアント装置Ｃ１は、データＩＤ「１１１１」で識別される個人情報管理テーブル１６の変更されたデータを、グループウェアの新規データとしてデータＩＤ「５６７８」を付してグループウェア管理テーブル１２に格納する（Ｓ２４）。
【００６１】
クライアント装置Ｃ１及び携帯情報端末１６は、それぞれ、グループウェア管理テーブル１２のデータＩＤ「５６７８」で識別されたデータの件名フィールドと、個人情報管理テーブル１６ａのデータＩＤ「１１１１」で識別されたデータの件名フィールドとに、「変更依頼中‐変更データ」の文字列を追加する（Ｓ２５）。
【００６２】
クライアント装置Ｃ１は、Ｓ２４にてグループ管理テーブル１２に新規に作成されたデータのデータＩＤ「５６７８」を、同期管理テーブル１４においてデータＩＤ「１１１１」で識別されるレコードの個人情報管理システムデータＩＤフィールドに格納する（Ｓ２６）。
【００６３】
そして、クライアントＣ１は、変更依頼を依頼データの依頼者に通知する（Ｓ２７）。
＜変更依頼通知処理＞
次に、図７及び図８を参照して、変更依頼通知処理をさらに詳しく説明する。
【００６４】
図７は、変更依頼通知処理を示すフローチャートであり、図８は、依頼変更処理を説明するブロック図である。
変更依頼通知処理が開始すると、クライアント装置Ｃ１は、変更要求メッセージテンプレートファイル２２からメッセージテンプレート（該当する位置に情報を入力するだけでメッセージを作成することができるパターン）を取得する（Ｓ３１）。
【００６５】
クライアント装置Ｃ１は、メッセージ作成部２４にて、取得したメッセージテンプレートに基づいて、シンクロモジュール２６によって同期された元データ２８と変更内容（変更データ）３０とを合成してメッセージを作成する（Ｓ３２）。
【００６６】
そして、クライアント装置Ｃ１は、変更データ３０はスケジュールに関するデータであるか依頼事項（TODO）に関するデータであるかを、判断する（Ｓ３３）。
【００６７】
変更データ３０が会議のスケジュールに関するデータであるとき（Ｓ３３：スケジュール）、クライアント装置Ｃ１は、グループウェアの依頼データに基づいて、依頼者及会議出席者を認識する（Ｓ３４）。
【００６８】
クライアント装置Ｃ１は、認識した依頼者及会議出席者のメールアドレスをサーバ装置Ｓから取得し（Ｓ３５）、取得したアドレスと合成したメッセージに基づいて、送信メッセージを作成する（Ｓ３６）。送信メッセージ（メール）では、宛先として依頼者が設定され、複写先として出席者が設定され、内容としてＳ３２にて合成されたメッセージが用いられる。
【００６９】
変更内容が依頼事項（TODO）に関するデータであるとき（Ｓ３３：TODO）、クライアント装置Ｃ１は、グループウェアの依頼データに基づいて依頼者を認識する（Ｓ３７）。
【００７０】
クライアント装置Ｃ１は、認識した依頼者のメールアドレスをサーバ装置Ｓから取得し（Ｓ３８）、取得したアドレスと合成したメッセージに基づいて、送信メッセージを作成する（Ｓ３９）。送信メッセージ（メール）では、宛先として依頼者が設定され、内容としてＳ３２にて合成されたメッセージが用いられる。
【００７１】
そして、このようにＳ３６又はＳ３９にて作成した送信メッセージを、メールのアドレスに送信する（Ｓ４０）。
このように、同期システムによれば、同期管理テーブル１４は、元データの組み合わせと変更後データの組み合わせを保持し、グループウェア管理テーブル１２及び個人情報管理テーブル１６は、それぞれ変更依頼中である旨を示し、かつ、依頼者に変更依頼通知（送信メッセージ）を送信する。
【００７２】
従って、同じ件について、グループウェアシステムのデータと個人情報管理システムのデータは一致する。また、グループウェアシステムが認識せずに各個人情報管理システムのデータが書き換えられることがない。
【００７３】
＜画面＞
次に、本実形態の同期システムが表示する画面例を説明する。
クライアント装置Ｃ１にインストールされているクライアントプログラムＣＬ１が実行されると、図９に示すようように、グループウェア画面４０がクライアント装置Ｃ１の表示部（不図示）に表示される。また、個人情報管理システムＰ１を構成する同期管理ＡＰ, メール作成・送受信プログラムＭ１及びＰＩＭプログラムＰ１が実行されると、個人情報管理システムとグループウェアシステムの連携処理（同期処理）を促すボックス４２が表示される。そして、作業者は、ボックス４２に表示されている項目（メールのアップロード・ダウンロード、カレンダ連携等）を選択する。
【００７４】
作業者がボックス４２の中からメールのアップロード・ダウンロード、カレンダ連携等のいずれかをポインティングデバイス等によって選択すると、グループウェア画面４０の中央にシンクロ（一致）処理中を示すボックス４４が表示される。そして、同期処理が終了すると、ボックス４４は表示されなくなる。
【００７５】
また、他の作業者からデータ変更依頼のメールを受信すると、図１０に示すように受信メールがある旨を示すボックス４６が表示される。作業者は、ボックス４２の中から「メール連携（ダウンロード）」を選択し、受信したメールの情報を個人情報管理システムのデータに反映させる。さらに、携帯情報端末１７のデータに反映させる。
【００７６】
また、個人情報管理システムとしてのクライアント装置Ｃ１は、図１1に示すような画面５０を表示する。作業者は、この画面５０を使用して、シンクロ時の設定、個人情報管理システムの内容に対応させるデータ、有効期限等を選択・設定することができる。
【００７７】
以上説明したように、本実施形態の同期システムによれば、グループウェアのデータと個人情報管理システムのデータとを一致させるための同期管理テーブルを各クライアント装置Ｃ１、Ｃ２…Ｃｎに備えたので、グループウェアと個人情報管理システムとにおいて相互の該当データを対応させることができる。
【００７８】
従って、グループウェアと個人情報管理システムとの間で、同じ件に関してデータが異なることがない。また、グループウェアが承認することなくデータが変更されることがない。
【００７９】
また、ある作業者が他の作業者にデータの変更等を依頼するとき、メールによってこの依頼に関するデータがグループウェアを介して送信される。
従って、グループウェアと個人情報管理システムとの間で、同じ件に関してデータが異なることがない。また、個人情報管理システム同士でデータが異なることがない。
【００８０】
尚、本実施形態においては、個人管理システムとしてのクライアント装置Ｃ１と連携する携帯情報端末等を示したが、クライアント装置に代えて携帯情報端末をグループウェアシステム及び個人情報管理システムとして使用してもよい。この場合、使用するハードウェアの数が減るので、データの管理が更に容易になると共に省資源・省スペースを促進することができる。
【００８１】
また、本実施形態においては、同期管理テーブルを各クライアント装置Ｃ１、Ｃ２…Ｃｎに備えたが、本発明はこれに限られることなく、グループウェアと個人情報管理システムがアクセスできる記録装置であればどのような形態でもよい。例えば、同期管理テーブルを携帯情報端末等に設けてもよく、また、クライアント装置や携帯情報端末等とは別に設けてもよい。
【００８２】
【発明の効果】
本発明によれば、グループウェアのデータと個人情報管理システムのデータを一致させることができると共に、個人情報管理システム同志のデータを電子メールを利用して一致させることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施形態による情報管理システムの全体構成図
【図２】本発明の実施形態による情報管理システムの機能を示すブロック図
【図３】本発明の実施形態によるデータが同期する前の同期管理テーブル、グループウェア管理テーブル及び個人情報管理テーブルを示す図
【図４】本発明の実施形態によるデータが同期した後の同期管理テーブル、グループウェア管理テーブル及び個人情報管理テーブルを示す図
【図５】本発明の実施形態による情報管理システムの処理内容を示したフローチャート
【図６】図５における依頼時の処理のフローチャート
【図７】図６における変更依頼通知処理を示すフローチャート
【図８】図６における依頼変更処理を説明するブロック図
【図９】本発明の実施形態によるクライアント装置が表示する画面の例を示す図
【図１０】本発明の実施形態によるクライアント装置が表示する画面の例を示す図
【図１１】本発明の実施形態によるクライアント装置が表示する画面の例を示す図
【符号の説明】
１０ 情報管理システム
Ｓ サーバ装置
Ｃ１、Ｃ２…Ｃｎ クライアント装置
１２ グループウェア管理テーブル
１４ 同期管理テーブル
１６ 個人情報管理テーブル
１７ 携帯情報端末（ＰＤＡ）
１８ 小型パソコン
２０ デスクトップパソコン
ＧＷ グループウェアシステム
Ｐ１、Ｐ２…Ｐｎ 個人情報管理システム
ＳＶ サーバプログラム
ＣＬ１、ＣＬ２…ＣＬｎ クライアントプログラム
Ｓ１、Ｓ２…Ｓｎ 同期管理ＡＰ
Ｐ１、Ｐ２…Ｐｎ ＰＩＭプログラム
Ｍ１、Ｍ２…Ｍｎ メール作成・送受信プログラム
Claims (11)
- 複数の作業者から成るグループでの作業を支援するグループウェアシステムと前記複数の作業者に関する個人情報をそれぞれ管理する複数の個人情報管理システム間で情報を同期させる情報同期システムであって、
前記グループウェアシステムを構成するグループウェア端末が保持するグループウェア情報を格納するグループウェア管理テーブルと、
各個人情報管理システムを構成する個人情報端末が保持する個人情報を格納する個人情報管理テーブルと、
前記グループウェア情報と前記個人情報との関係を示し、変更後の個人情報に基づいて前記グループウェア情報が変更されるときに参照される同期管理テーブルと、
前記グループウェア管理テーブル，前記個人情報管理テーブル，及び前記同期管理テーブルを管理する手段とを備え、
前記グループウェア管理テーブルは、グループウェアシステム側で管理されているデータの識別情報と、該データの状態とを含むエントリを管理し、
前記個人情報管理テーブルは、個人情報管理システム側で管理されているデータの識別情報と、該データの状態とを含むエントリを管理し、
前記管理する手段は、前記グループウェア管理テーブルで管理されている或るデータの状態が該データが或る個人情報管理システム側と同期済みであることを示す一方、前記個人情報管理テーブルで管理されている前記或るデータの状態が該データが前記或る個人情報管理システム側で変更されており且つグループウェアシステム側の変更依頼を示す場合に、
(ａ)前記グループウェア管理テーブルで管理されている変更前の当該或るデータを示す識別情報と変更依頼中であることを示す情報とを含むエントリを前記個人情報管理テーブルに新たに登録し、
(ｂ)前記個人情報管理テーブルで管理されている変更後の当該或るデータを示す識別情報と変更依頼中であることを示す情報とを含むエントリを前記グループウェア管理テーブルに新たに登録し、
(ｃ)変更前の当該或るデータに関して該データの前記グループウェア管理テーブルでの識別情報と前記個人情報管理テーブルでの識別情報とが関連付けられたエントリを前記同期管理テーブルに登録するとともに、変更後の当該或るデータに関して該データのグループウェア管理テーブルの識別情報と前記個人情報管理テーブルでの識別情報とが関連付けられたエントリを前記同期管理テーブルに登録し、
(ｄ)グループウェアシステムに対して当該或るデータの変更の依頼を通知する
ことを特徴とする情報同期システム。 - 前記グループウェアシステムは、それぞれが前記グループウェア管理テーブルを有する複数のグループウェア端末を備えた
ことを特徴とする請求項１に記載の情報同期システム。 - 前記個人情報端末は、前記個人情報管理テーブルを備えた
ことを特徴とする請求項１に記載の情報同期システム。 - １台の端末が前記グループウェア端末及び前記個人情報端末として使用される
ことを特徴とする請求項１に記載の情報同期システム。 - 複数の作業者から成るグループでの作業を支援するグループウェアシステムで管理されるデータと前記複数の作業者に関する情報をそれぞれ管理する複数の個人情報管理システムで管理されるデータとの同期を管理するための端末であって、
前記グループウェアシステム側で管理されているデータの識別情報と、該データの状態とを含むエントリを格納するグループウェア管理テーブルと、
前記個人情報管理システム側で管理されているデータの識別情報と、該データの状態とを含むエントリを格納する個人情報管理テーブルと、
前記グループウェア管理テーブルで管理されるデータと前記個人情報管理テーブルで管理されるデータとの同期に関する情報を格納する同期管理テーブルと、
前記グループウェア管理テーブル，前記個人情報管理テーブル，及び前記同期管理テーブルを管理する手段と、
前記グループウェアシステム側と前記個人情報管理システム側とで同期されたデータに関して前記個人情報システム側での変更が行われた場合に、前記グループウェアシステム側での変更依頼を通知する通知手段とを備え、
前記管理する手段は、前記グループウェア管理テーブルで管理されている或るデータの状態が該データが個人情報管理システム側と同期済みであることを示す一方、前記個人情報管理テーブルで管理されている前記或るデータの状態が該データが個人情報管理システム側で変更されており且つグループウェアシステム側の変更依頼を示す場合に、
(ａ)前記グループウェア管理テーブルで管理されている変更前の当該或るデータを示す識別情報と変更依頼中であることを示す情報とを含むエントリを前記個人情報管理テーブルに新たに登録し、
(ｂ)前記個人情報管理テーブルで管理されている変更後の当該或るデータを示す識別情報と変更依頼中であることを示す情報とを含むエントリを前記グループウェア管理テーブルに新たに登録し、
(ｃ)変更前の当該或るデータに関して該データの前記グループウェア管理テーブルでの識別情報と前記個人情報管理テーブルでの識別情報とが関連付けられたエントリを前記同期管理テーブルに登録するとともに、変更後の当該或るデータに関して該データのグループウェア管理テーブルの識別情報と前記個人情報管理テーブルでの識別情報とが関連付けられたエントリを前記同期管理テーブルに登録し、
前記通知手段は、グループウェアシステム側に当該或るデータの変更の依頼を通知することを特徴とする端末。 - 前記変更後のデータを表示手段に表示させる手段を更に備えた
ことを特徴とする請求項５に記載の端末。 - 前記グループウェアシステムは、グループウェアシステム全体を管理するメインプロセッサと、このメインプロセッサにネットワークを介して接続された複数のサブプロセッサとを備え、また、各サブプロセッサが前記管理する手段を備えた
ことを特徴とする請求項１に記載の情報同期システム。 - 複数の作業者から成るグループでの作業を支援するグループウェアシステムに対して、前記グループを構成する作業者の個人情報を管理する個人情報管理システムを介して入力された個人情報を通知する端末の情報通知方法であって、
前記端末は、グループウェアシステム側で管理されているデータの識別情報と、該データの状態とを含むエントリを格納するグループウェア管理テーブルと、
前記個人情報管理システム側で管理されているデータの識別情報と、該データの状態とを含むエントリを格納する個人情報管理テーブルと、
前記グループウェア管理テーブルで管理されるデータと前記個人情報管理テーブルで管理されるデータとの同期に関する情報を格納する同期管理テーブルと、
前記グループウェア管理テーブル，前記個人情報管理テーブル，及び前記同期管理テーブルを管理する手段と、
前記グループウェアシステム側と前記個人情報管理システム側とで同期されたデータに関して前記個人情報システム側での変更が行われた場合に、前記グループウェアシステム側での変更を依頼する通知を行う通知手段とを備え、
前記管理する手段は、前記グループウェア管理テーブルで管理されている或るデータの状態が該データが個人情報管理システム側と同期済みであることを示す一方、前記個人情報管理テーブルで管理されている前記或るデータの状態が該データが個人情報管理システム側で変更されており且つグループウェアシステム側の変更依頼を示す場合に、
(ａ)前記グループウェア管理テーブルで管理されている変更前の当該或るデータを示す識別情報と変更依頼中であることを示す情報とを含むエントリを前記個人情報管理テーブルに新たに登録し、
(ｂ)前記個人情報管理テーブルで管理されている変更後の当該或るデータを示す識別情報と変更依頼中であることを示す情報とを含むエントリを前記グループウェア管理テーブルに新たに登録し、
(ｃ)変更前の当該或るデータに関して該データの前記グループウェア管理テーブルでの識別情報と前記個人情報管理テーブルでの識別情報とが関連付けられたエントリを前記同期管理テーブルに登録するとともに、変更後の当該或るデータに関して該データのグループウェア管理テーブルの識別情報と前記個人情報管理テーブルでの識別情報とが関連付けられたエントリを前記同期管理テーブルに登録し、
前記通知手段は、グループウェアシステム側に当該或るデータの変更の依頼を通知することを含む端末の情報通知方法。 - 複数の作業者から成るグループでの作業を支援するグループウェアシステムに対して、前記グループを構成する作業者の個人情報を管理する個人情報管理システムを介して入力された個人情報を通知する処理をコンピュータに実行させるためのプログラムを格納するコンピュータ可読媒体であって、
前記コンピュータは、グループウェアシステム側で管理されているデータの識別情報と、該データの状態とを含むエントリを格納するグループウェア管理テーブルと、前記個人情報管理システム側で管理されているデータの識別情報と、該データの状態とを含むエントリを格納する個人情報管理テーブルと、前記グループウェア管理テーブルで管理されるデータと前記個人情報管理テーブルで管理されるデータとの同期に関する情報を格納する同期管理テーブルとを備えており、
前記プログラムは、前記グループウェア管理テーブルで管理されている或るデータの状態が該データが個人情報管理システム側と同期済みであることを示す一方、前記個人情報管理テーブルで管理されている前記或るデータの状態が該データが個人情報管理システム側で変更されており且つグループウェアシステム側の変更依頼を示す場合に、
(ａ)前記グループウェア管理テーブルで管理されている変更前の当該或るデータを示す識別情報と変更依頼中であることを示す情報とを含むエントリを前記個人情報管理テーブルに新たに登録するステップと、
(ｂ)前記個人情報管理テーブルで管理されている変更後の当該或るデータを示す識別情報と変更依頼中であることを示す情報とを含むエントリを前記グループウェア管理テーブルに新たに登録するステップと、
(ｃ)変更前の当該或るデータに関して該データの前記グループウェア管理テーブルでの識別情報と前記個人情報管理テーブルでの識別情報とが関連付けられたエントリを前記同期管理テーブルに登録するとともに、変更後の当該或るデータに関して該データのグループウェア管理テーブルの識別情報と前記個人情報管理テーブルでの識別情報とが関連付けられたエントリを前記同期管理テーブルに登録するステップと、
(e)グループウェアシステム側に当該或るデータの変更の依頼を通知するステップとを含むことを特徴とするコンピュータ可読媒体。 - 複数の作業者から成るグループでの作業を支援するグループウェアシステムと前記複数の作業者に関する個人情報をそれぞれ管理する複数の個人情報管理システム間で情報を同期させる情報同期システムにおける同期処理方法であって、
前記情報同期システムは、前記グループウェアシステムを構成するグループウェア端末が保持するグループウェア情報を格納するグループウェア管理テーブルと、各個人情報管理システムを構成する個人情報端末が保持する個人情報を格納する個人情報管理テーブルと、前記グループウェア情報と前記個人情報との関係を示し、変更後の個人情報に基づいて前記グループウェア情報が変更されるときに参照される同期管理テーブルと、前記グループウェア管理テーブル，前記個人情報管理テーブル，及び前記同期管理テーブルを管理する手段とを備え、
前記グループウェア管理テーブルは、グループウェアシステム側で管理されているデータの識別情報と、該データの状態とを含むエントリを管理し、前記個人情報管理テーブルは、個人情報管理システム側で管理されているデータの識別情報と、該データの状態とを含むエントリを管理しており、
前記管理する手段が、前記グループウェア管理テーブルで管理されている或るデータの状態が該データが或る個人情報管理システム側と同期済みであることを示す一方、前記個人情報管理テーブルで管理されている前記或るデータの状態が該データが前記或る個人情報管理システム側で変更されており且つグループウェアシステム側の変更依頼を示す場合に、
(ａ)前記グループウェア管理テーブルで管理されている変更前の当該或るデータを示す識別情報と変更依頼中であることを示す情報とを含むエントリを前記個人情報管理テーブルに新たに登録し、
(ｂ)前記個人情報管理テーブルで管理されている変更後の当該或るデータを示す識別情報と変更依頼中であることを示す情報とを含むエントリを前記グループウェア管理テーブルに新たに登録し、
(ｃ)変更前の当該或るデータに関して該データの前記グループウェア管理テーブルでの識別情報と前記個人情報管理テーブルでの識別情報とが関連付けられたエントリを前記同期管理テーブルに登録するとともに、変更後の当該或るデータに関して該データのグループウェア管理テーブルの識別情報と前記個人情報管理テーブルでの識別情報とが関連付けられたエントリを前記同期管理テーブルに登録し、
(ｄ)グループウェアシステムに対して当該或るデータの変更の依頼を通知する
ことを特徴とする情報同期システムの同期処理方法。 - 複数の作業者から成るグループでの作業を支援するグループウェアシステムと前記複数の作業者に関する個人情報をそれぞれ管理する複数の個人情報管理システム間で情報を同期させる情報同期システムにおける同期処理方法をコンピュータに実行させるプログラムを格納したコンピュータ可読媒体であって、
前記情報同期システムは、前記グループウェアシステムを構成するグループウェア端末が保持するグループウェア情報を格納するグループウェア管理テーブルと、各個人情報管理システムを構成する個人情報端末が保持する個人情報を格納する個人情報管理テーブルと、前記グループウェア情報と前記個人情報との関係を示し、変更後の個人情報に基づいて前記グループウェア情報が変更されるときに参照される同期管理テーブルとを備え、
前記グループウェア管理テーブルは、グループウェアシステム側で管理されているデータの識別情報と、該データの状態とを含むエントリを管理し、前記個人情報管理テーブルは、個人情報管理システム側で管理されているデータの識別情報と、該データの状態とを含むエントリを管理し、
前記プログラムは、前記グループウェア管理テーブルで管理されている或るデータの状態が該データが或る個人情報管理システム側と同期済みであることを示す一方、前記個人情報管理テーブルで管理されている前記或るデータの状態が該データが前記或る個人情報管理システム側で変更されており且つグループウェアシステム側の変更依頼を示す場合に、
(ａ)前記グループウェア管理テーブルで管理されている変更前の当該或るデータを示す識別情報と変更依頼中であることを示す情報とを含むエントリを前記個人情報管理テーブルに新たに登録し、
(ｂ)前記個人情報管理テーブルで管理されている変更後の当該或るデータを示す識別情報と変更依頼中であることを示す情報とを含むエントリを前記グループウェア管理テーブルに新たに登録し、
(ｃ)変更前の当該或るデータに関して該データの前記グループウェア管理テーブルでの識別情報と前記個人情報管理テーブルでの識別情報とが関連付けられたエントリを前記同期管理テーブルに登録するとともに、変更後の当該或るデータに関して該データのグループウェア管理テーブルの識別情報と前記個人情報管理テーブルでの識別情報とが関連付けられたエントリを前記同期管理テーブルに登録し、
(ｄ)グループウェアシステムに対して当該或るデータの変更の依頼を通知する
ことをコンピュータに実行させることを特徴とするコンピュータ可読媒体。
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