JP3525042B2 - 電子メールシステム,電子メール転送方法および電子メールプログラムを記録した記録媒体 - Google Patents
電子メールシステム,電子メール転送方法および電子メールプログラムを記録した記録媒体Info
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Description
よびそれを利用した電子メールシステムに係り,特に電
子メールシステムにおいて,受信した電子メールの内容
に応じてメールを転送する技術,転送先のメディアに応
じて転送するデータ内容を決定する技術,メールの転送
状況を発信者へ通知する技術に関する。
は,以下の2通りの方法がある。第1の方法は,ユーザ
端末上のメール送受信プログラムに予め転送するメール
の条件(発信者,サブジェクト,到着時刻)と転送先の
メールアドレスをルールとして登録しておき,ユーザ端
末がメールサーバへアクセスするたびに新規に到着した
メールに対してメール転送ルールを適用するものであ
る。
ルを管理し,定期的に新たに到着したメールをチェック
して,メール転送ルールを適用するものである。この方
法では,常にユーザ端末を立ち上げておく必要があると
いう第1の方法の問題は解決される。
として,ユーザのスケジュール情報等の個人情報もサー
バ側で管理し,受信者のスケジュール等の状況に応じて
転送先や転送メディア(ファクシミリ装置,ポケベル
等)を決定するもの(森原他「モーバイルエージェント
による知的メールサービス」,電子情報通信学会OFS
95−41)が提案されている。
送方法は,電子メールのヘッダ情報のみから転送の要否
を決定するため,例えば「Aさんから打ち合わせに関す
るメールがきたら」とか「今日中の期限のある依頼がき
たら」といったメール本文の内容に応じて転送先や転送
メディアを決定することができないという問題がある。
等をもとに転送先のメディアを決定することができる
が,メディアの種類に応じて転送するデータ内容(例え
ばポケベルならば50文字程度表示可能等)を決定でき
ないという問題がある。
し,受信したメールの本文の内容に応じて転送の要否,
転送先,転送メディアを決定する手段および転送先のメ
ディアに応じて転送するデータ内容を決定する手段を提
供することを目的とする。併せて,受信した電子メール
テキストから必要な情報を抽出して自動的に個人情報デ
ータベースに登録できるようにすることを目的とする。
解決するために,メールサーバ内に,電子メールテキス
トを解析し,スケジュール/ToDo情報(やるべき情
報)やキーワード,サマリを抽出するテキスト解析手段
を持つこと,電子メールテキストの解析結果から得られ
る個人情報を個人情報データベースに自動登録する手段
を持つこと,メール転送ルールの起動条件としてスケジ
ュール/ToDo情報の有無やトピックを指定できるこ
と,転送するメディアの種類に応じて本文全体だけでな
くメールから抽出されたキーワードやサマリのみを転送
内容として指定できることを主要な特徴とする。
ールサーバがメールを受信すると,テキスト解析手段を
用いてスケジュール/ToDo情報,キーワード,サマ
リを抽出して,メールサーバ内の個人情報データベース
に登録するとともに,抽出された情報およびメールのヘ
ッダ情報とユーザによって設定された各メール転送ルー
ルの条件部を照合して転送の要否を決定する。
アへ転送する場合には,ルールのアクション部に設定さ
れた転送内容に応じて,全文,キーワードのみ,サマリ
のみを転送する。
施の形態を説明する。図1は,本発明の実施の形態を図
解的に示すブロック図である。本図は,1個のメールサ
ーバ11,4個のユーザ端末21A,21B,21C,
21D,電子メールを送受信するためのローカルエリア
ネットワーク(LAN)31,電子メールをファクシミ
リ装置(FAX),ポケベル,電話へ転送するための公
衆回線網32からなる構成を示しているが,2個以上の
メールサーバ,5個以上のユーザ端末,2個以上のFA
X,ポケベル,電話でもよく,またLAN31に限ら
ず,公衆回線網32を経由して電子メールを送受信して
もよい。
の転送を行うメール転送手段12,電子メールテキスト
を解析するためのテキスト解析手段13,ユーザ端末か
らメール転送ルールを設定するルール管理手段14,ユ
ーザ端末からスケジュール/ToDo情報,アドレス帳
等の個人情報を設定する個人情報管理手段15,転送先
のメディアに応じて電子メールテキストをデータ変換
し,公衆回線網32を介して転送先のFAX41,ポケ
ベル42,電話43へ送信するメディア変換手段16,
到着した電子メールが格納されるメールスプール17,
ユーザごとに設定されたメール転送のルールを格納した
ルールデータベース18,スケジュール/ToDo情報
等の個人情報を格納した個人情報データベース19から
なる。
からスケジュール情報やToDo情報を構成するキーワ
ード,テキストのトピックを表しているキーワード,ト
ピックを表しているキーワードを含む文からなるサマリ
を抽出するものであり,通常,情報検索システムやテキ
スト処理システム等の自然言語処理システムにおいて利
用されている技術(例えば,佐藤他「電子ニュースのダ
イジェスト自動生成」,情処論文誌,Vol.36, No.10, 1
995)を利用することができる。
となるデータ変換については,従来のメール転送方法で
すでに利用されている技術(例えば既出の森原他「モー
バイルエージェントによる知的メールサービス」,電子
情報通信学会OFS95−41)を利用することができ
る。
めのメール送受信手段22,メールサーバ11上のメー
ル転送ルールを設定するためのルール設定手段23,メ
ールサーバ11上の個人情報を設定するための個人情報
設定手段24からなる。これらはいずれも通常の電子メ
ールシステムで利用しているソフトウェア(例えばWW
Wシステムのブラウザ)を利用することができる。
は,第1にメールサーバ11中にメール転送手段12と
テキスト解析手段13の両者を具備している点である。
これにより,テキスト解析手段13を利用して抽出した
情報を,メール転送手段12がメール転送の要否や転送
先,転送メディアの決定に利用することができる。
段の処理フローチャートである。メール転送手段12
は,メールサーバ11が電子メールを受信し,電子メー
ルがメールスプール17に格納されると(S1,S
2),受信者の設定している全てのルールに対して,図
2に示すS3〜S7の処理を実行する。
図3に示す。ルールデータベース18は,ユーザ端末2
1に具備したルール設定手段23からメールサーバ11
上のルール管理手段14を介して設定される。例えば,
図3に示すルールが設定されているとき,図4に示す電
子メールを受信した場合を考える。
テキスト解析手段13に転送して解析結果を取得し(S
3),スケジュールまたはToDo情報が抽出された場
合には(S4),その結果を個人情報管理手段15を介
して個人情報データベース19へ登録する(S5)。
析手段13によって,スケジュール情報として,日時
「1997/10/17 13:00-17:00」,タイトル「第7回定例会
議」,場所「本社第3会議室」が抽出され,またToD
o情報として,期限「1997/10/3 17:00」,タイトル
「出欠連絡」,その他「事務局Yまで」が抽出される。
キーワードとしては,例えば「第7回定例会議」「10/1
7(金)13:00-17:00」「出欠」「本日17時まで」が抽出さ
れ,サマリとしては「第7回定例会議を10/17(金)13:00
-17:00 に本社第3会議室で行うことに決定しました。
出欠を本日17時までに事務局Yまでお知らせ下さい。」
という情報が抽出される。
報,キーワード,サマリは,図5に示すスケジュールオ
ブジェクト50,ToDoオブジェクト51,メールオ
ブジェクト52の形式で個人情報データベース19へ格
納される。これらのオブジェクト間には,関連データお
よび抽出元のリンクが張られる。
果を,図5に示すようなリンクを付与して個人情報デー
タベース19へ自動的に格納することによって,メール
の転送に利用するだけでなく,ユーザが個人情報設定手
段24,個人情報管理手段15を介してメールサーバ1
1上の個人情報データベース19を更新する作業を軽減
することができるという利点,ユーザがユーザ端末21
からスケジュールやToDo情報を確認する際に,関連
するデータや抽出元のメールを即座に確認することがで
きるという利点がある。
者が設定したメール転送ルールをルール管理手段14を
介してルールデータベース18から取得し,各ルールの
条件部と受信したメールのヘッダ情報およびテキスト解
析手段13の結果情報と照合して(S6),実行すべき
アクションのリストを作成する。この場合,図3のルー
ルデータベースと図5のオブジェクトとの照合により,
この電子メールの発信者はYであること,サブジェクト
は“会議”を含むこと,メール本文に当日期限のToD
o情報を含むことから,図3のルールR2とR3のアク
ション部が,実行すべきアクションとして登録される。
このメールのアクション部を,図6に示す処理フローチ
ャートに従って実行する(S7)。
スト解析手段13で抽出された結果を用いて転送するデ
ータの内容を決定することである。アクション実行時の
メール転送手段12の処理を図6に従って説明する。メ
ール転送手段12は,アクションリスト中の全ての転送
アクションに対して,図6のS11〜S15を実行す
る。
ェクトから取得する(S11)。次に,転送メディアは
電子メールかどうかをチェックする(S12)。電子メ
ールでなければ,FAX,ポケベル,電話等の転送メデ
ィアに応じて転送データを変換し(S13),転送先を
指定して転送データを公衆回線網32を介して送信する
(S14)。また,転送メディアが電子メールであれ
ば,指定された転送先へ電子メールを送信する(S1
5)。
付アクションを含むかどうかを判定し(S16),返信
メール送付アクションを含むならば,メール発信者,現
在時刻,実行したアクション内容を用いて返信メッセー
ジを編集し,メール発信者へ送信する(S17)。
スにおけるルールR2のアクション部で転送内容として
キーワードが指定されているため,図5のメールオブジ
ェクト52に登録された「第7回定例会議,10/17(金)1
3:00-17:00,出欠,本日17時まで」を転送内容と決定す
る。
に転送先として受信者Aのポケベルが指定されているた
め,個人情報管理手段15を介して個人情報データベー
ス19に格納されたアドレス帳から受信者Aのポケベル
の番号を取得する。さらに転送内容をポケベル出力デー
タに変換し,公衆回線網32を介して指定されたポケベ
ルへ出力する。次にルールR3のアクションを実行する
ため,例えばR2のアクション部の実行内容を返信メー
ルテキストとして編集し,メール発信者Yへ返信する。
このときの返信メールの概念図を図7(b)に示す。
下のような効果がある。 (1) メール転送の要否の判定に受信した電子メール本文
に記述されたスケジュール情報やToDo情報,キーワ
ードなどを利用することができるので,ヘッダ情報だけ
で判定するよりも詳細かつ正確な判定を行うことができ
る。
報と転送先のメディア(FAX,ポケベル等)に応じて
転送するデータ内容を加工できる。 (3) メールサーバが個人情報管理手段および個人情報デ
ータベースを具備しているので,電子メール本文に記述
された上記の情報を自動的に個人情報データベースに登
録することができるとともに,個人情報データベースを
参照することによってメール転送時の転送先を決定する
ことができる。
である。
ーチャートである。
ルの概念図である。
データベースに格納される個人情報の概念図である。
ール転送手段の処理フローチャートである。
れるデータおよび電子メール発信者へ返信される電子メ
ールの概念図である。
Claims (6)
- 【請求項1】 電子メールの配信を行う通信ネットワー
クと,通信ネットワークに接続され送配信処理を行うメ
ールサーバと,電子メールを送受信する複数のユーザ端
末とを有する電子メールシステムにおいて,上記メール
サーバは,各ユーザの個人情報を保持する個人情報デー
タベースと,電子メールからスケジュール/ToDo情
報,キーワードまたはサマリを抽出するテキスト解析手
段と,受信した電子メールから上記テキスト解析手段を
用いて抽出したスケジュール/ToDo情報,キーワー
ドまたはサマリを,上記個人情報データベースに登録す
る個人情報管理手段とを備えることを特徴とする電子メ
ールシステム。 - 【請求項2】 請求項1記載の電子メールシステムにお
いて,上記個人情報管理手段は,上記スケジュール/T
oDo情報,キーワードまたはサマリを上記個人情報デ
ータベースに登録する際に,ToDo情報を格納するT
oDoオブジェクトと,スケジュール情報を格納するス
ケジュールオブジェクトと,キーワード,サマリまたは
メール本文を格納するメールオブジェクトとに分けて登
録するとともに,登録情報に,上記ToDoオブジェク
トと上記スケジュールオブジェクトの抽出元である上記
メールオブジェクトを示すリンクと,上記ToDoオブ
ジェクトと上記スケジュールオブジェクトとの関連を示
すリンクとを付加するようにしたことを特徴とする電子
メールシステム。 - 【請求項3】 請求項1または請求項2記載の電子メー
ルシステムにおいて,上記メールサーバは,電子メール
の内容に応じてメールの転送を指定するルール管理手段
と,各ユーザが設定したメール転送ルールを保持するル
ールデータベースと,設定されたルールを参照して受信
した電子メールの転送を行うメール転送手段とを備え,
上記テキスト解析手段を用いて抽出したスケジュール/
ToDo情報,キーワードまたはサマリを用いてメール
の転送の要否を決定するようにしたことを特徴とする電
子メールシステム。 - 【請求項4】 請求項1,請求項2または請求項3記載
の電子メールシステムにおいて,上記メールサーバは,
テキストデータをファクシミリデータ,ポケベル表示デ
ータまたは合成音声データに変換するとともに,公衆回
線網を利用して指定された発信先のファクシミリ装置,
ポケベルまたは電話に,変換したデータを送信するメデ
ィア変換手段を備え,上記メール転送時に上記テキスト
解析手段を用いて抽出されたスケジュール/ToDo情
報,キーワードまたはサマリを用いて,メール転送のメ
ディアおよび転送内容を決定するようにしたことを特徴
とする電子メールシステム。 - 【請求項5】 電子メールの配信を行う通信ネットワー
クと,通信ネットワークに接続され送配信処理を行うメ
ールサーバと,電子メールを送受信する複数のユーザ端
末とを有する電子メールシステムにおける電子メール転
送方法であって,上記メールサーバは,受信した電子メ
ールからテキスト解析によってスケジュール/ToDo
情報,キーワードまたはサマリを抽出し,抽出したスケ
ジュール/ToDo情報,キーワードまたはサマリを,
各ユーザの個人情報を保持する個人情報データベースに
登録し,前記受信した電子メールから抽出したスケジュ
ール/ToDo情報,キーワードまたはサマリを用い
て,あらかじめ各ユーザが設定したメール転送ルールを
参照することよりメールの転送の要否を決定し,メール
転送ルールに従って電子メールの転送を行うことを特徴
とする電子メール転送方法。 - 【請求項6】 通信ネットワークに接続され電子メール
の送配信処理を行うための電子メールプログラムを記録
した記録媒体であって,受信した電子メールからテキス
ト解析によってスケジュール/ToDo情報,キーワー
ドまたはサマリを抽出する処理と,抽出したスケジュー
ル/ToDo情報,キーワードまたはサマリを,各ユー
ザの個人情報を保持する個人情報データベースに登録す
る処理と,前記受信した電子メールから抽出したスケジ
ュール/ToDo情報,キーワードまたはサマリを用い
て,あらかじめ各ユーザが設定したメール転送ルールを
参照することよりメールの転送の要否を決定する処理
と,メール転送ルールに従って電子メールの転送を行う
処理とを計算機に実行させるプログラムを格納したこと
を特徴とする電子メールプログラムを記録した記録媒
体。
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
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JP29988997A JP3525042B2 (ja) | 1997-10-31 | 1997-10-31 | 電子メールシステム,電子メール転送方法および電子メールプログラムを記録した記録媒体 |
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