JP3088313B2 - 電子メールシステムと電子メールサーバ - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】電子メールの受信側サーバの
電子メールシステムに関し、特定キーワードを付加する
ことにより、付加された電子メールアドレスを持つ人の
上司及び部下に容易に電子メールを送信することができ
る電子メールサーバ及びサーバ側電子メールシステムに
関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、通信技術のインフラストラクチャ
の整備によりマルチメディアの方向付けが見えてきてい
るが、その中で電子メールの占める領域が電話、放送テ
レビ、ＣＡＴＶ等とともに増加している。この電子メー
ルは電子郵便、文書メール、音声メールなどの総称をい
い、元来の通信文書を郵送することなく発信局から着信
局へファクシミリ或いはテレタイプを用いて伝送し、そ
のハードコピーを受取人に配達する電子郵便が電子メー
ルと呼ばれていたが、最近は、文書メール、音声メー
ル、静止画・動画のビデオメール等も電子メールに含ま
れてきている。

【０００３】従来、電子メールを送信する際、送信相手
の上司及び部下へメールの写し等を送信したい場合、送
信者が送信相手の組織図により送信相手の上司及び部下
を確認し、その後その人の電子メールアドレスを確認し
てから電子メールの宛先にアドレスを追加して送信して
いた。この例として、特開平０５−３４４１５１号公報
に示されるように、電子メールシステムは、企業内の
部、課等を単位とするオフィスに所属するメンバを管理
するオフィス管理機能と、文書を管理するファイル管理
機能と、メールの送受信を管理するメール管理機能とか
ら構成されているが、従来はメール管理機能だけで行っ
ていたのに対し、メール管理とオフィス管理とを結合す
ることを目的とし、電子メールを発信する際にオフィス
管理データベースにより職位の該当者を抽出し、職位を
宛名に変換し、目的の職位に登録されている社員全員
に、一斉に電子メールの送信を行うというソフトウエア
による方法がとられていた。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来の
技術において送信相手の上司及び部下へ電子メールを送
信する際に、企業の組織図から名前を確認し、電子メー
ルアドレスを取得し、宛先に追加するという方法しかな
く余分な作業が発生していた為、非常に手間がかかるこ
とである。

【０００５】また、上述の特開平０５−３４４１５１号
公報に見られる、電子メールの発信時にオフィス管理デ
ータベースを検索し、宛先変換した場合、データベース
は関連拠点すべての組織図を考慮して作成されていなけ
ればならず、データ量の蓄積及び検索は膨大になる。ま
た、組織の体制変更が行われた場合に、関連拠点すべて
に連絡を行う必要があり、連絡を受けた拠点は一斉に変
更を行わなければならないため、組織の体制変更が行わ
れた時に各データベースへの反映が難しいことである。

【０００６】［発明の目的］本発明は、前述のような問
題を解決するため、送信相手のアドレスに付加された特
定キーワードを解読することと、各サーバにそのサーバ
が管理する電子メールアドレスを持つ人の上司及び部下
の情報を持つデータベースを用意し、受信した時に参照
することで、簡易操作で送信相手の上司及び部下へ電子
メールを送信でき、組織の体制変更が行われた際のデー
タベースへの反映作業を軽減することを目的とする。

【０００７】

【課題を解決するための手段】本発明の電子メールシス
テムは、各サーバ上に電子メールアドレスとそのアドレ
スを持つ人の上司及び部下の情報を持ったデータベース
を用意し、電子メールを受信した際に宛先解読を行う。

【０００８】具体的には、電子メールシステムにおい
て、電子メールサーバ側に、受信した電子メールの宛先
メールアドレス内に特定キーワードが存在するか否かを
チェックするキーワードチェック部と、前記特定キーワ
ードを含む宛先を実アドレスに変換する宛先解読部と、
前記電子メールサーバが管理する電子メールアドレスと
そのアドレスを持つ人の上司及び部下の情報が登録して
ある電子メールアドレス一覧ファイルと、前記宛先メー
ルアドレスのスプーラに電子メールを配信する電子メー
ル配信部を有することを特徴とする。

【０００９】より具体的には、図１を参照して、各サー
バ上にあり、受信メールの宛先にある特定キーワードを
チェックするキーワードチェック部（図１の１１）と、
宛先を実アドレスに変換する宛先解読部（図１の１２）
と、サーバが管理する電子メールアドレスと、その上司
及び部下の情報を持つ電子メールアドレス一覧ファイル
（図１の１３）とを有することを特徴とする。

【００１０】［作用］メールサーバが受信した電子メー
ルはキーワードチェック部に渡される。電子メールを受
け取ったキーワードチェック部は、宛先の中に特定キー
ワードが含まれているかどうか判別する。特定キーワー
ドを含まない宛先に関しては、宛先変更が無いことを電
子メール配信部に通知し、この通知を受けた電子メール
配信部は宛先に電子メールを配送する。特定キーワード
を宛先が含んでいた場合には、特定キーワードを含む宛
先を宛先解読部に渡す。宛先解読部は電子メールアドレ
ス一覧ファイルを検索し該当アドレスを取得する。取得
したアドレスを電子メール配信部に通知して、アドレス
を受け取った電子メール配信部は指定アドレスに電子メ
ールを配信する。この宛先解読部により、特定キーワー
ドを付加したアドレスにメールを送信することが可能と
なる。また、電子メールアドレス一覧ファイルに登録す
る情報を各サーバが管理する電子メールアドレスを持つ
人の上司及び部下の情報を登録することにより、関連拠
点すべての情報を登録することと比較し、データ量を抑
えることが可能である。そして、組織の体制変更が行わ
れた場合でも、変更が行われた部のサーバの情報を書き
換えるだけで反映させることが可能な為、関連拠点に影
響を与えることはなくなる。

【００１１】

【発明の実施の形態】次に、本発明の実施の形態につい
て、図面を参照して詳細に説明する。

【００１２】図１を参照すると、本発明の最良の実施の
形態は、各メールサーバ内に、受信メールの宛先の中に
特定キーワードが存在するかどうかを判別するキーワー
ドチェック部１１と、特定キーワードを該当アドレスに
変換する宛先解読部１２と、企業の組織図を反映した電
子メールアドレス一覧ファイル１３と、受信メールを指
定されたスプーラ（相手先）に配信する電子メール配信
部１４を持つ。また、電子メールアドレス一覧ファイル
１３は、１つ以上のレコード１３１を含むテキストファ
イルであり、１から昇順に番号を付けた項番１３２と、
電子メールアドレス１３５と、そのアドレス１３５を持
つ人の上司の電子メールアドレスが格納されているレコ
ードの項番が表記されている上司項番１３３と、部下の
電子メールアドレスが格納されているレコードの項番が
表記されている部下項番１３４とをテーブル的に持つ。
上司項番１３３及び部下項番１３４はそれぞれ存在しな
かった場合、”０”が格納されている。電子メールアド
レス一覧ファイル１３は、メールサーバが管理する電子
メールアドレスに関する情報のみ持つ。

【００１３】次に、本発明の実施の形態の動作につい
て、図１を参照して詳細に説明する。

【００１４】宛先アドレスとその電子文書からなる電子
メールを受信した電子メールサーバ１は、受信メールを
キーワードチェック部１１に渡す。電子メールを受け取
ったキーワードチェック部１１は宛先の中に特定キーワ
ードが含まれているかどうか判別する。特定キーワード
を含まない場合、宛先変更無しの通知を電子メール配信
部１４に送信する。通知を受け取った電子メール配信部
１４は、指定アドレスのメールスプーラ２にメールを配
信する。また、特定キーワードが存在した場合、キーワ
ードチェック部１１は特定キーワード付き宛先を宛先解
読部１２に渡す。宛先を受け取った宛先解読部１２は、
電子メールアドレス一覧ファイル１３より特定キーワー
ドを除いたアドレスが格納されているレコード１３１の
項番１３２を取得する。次に特定キーワードにより取得
した項番１３２の上司項番１３３または部下項番１３４
を参照し、該当するアドレスが格納されているレコード
１３１より電子メールアドレス１３５を取得し、電子メ
ールアドレスを電子メール配信部１４に渡す。電子メー
ルアドレスを受け取った電子メール配信部１４は、指定
アドレスのスプーラにメールを配信する。

【００１５】

【実施例】次に、本発明の実施例について図面を参照し
て説明する。

【００１６】図２は、本発明の一実施例のブロック図で
ある。メールサーバが受信した電子メール１０は、キー
ワードチェック部１１に渡される。電子メールを受け取
ったキーワードチェック部１１は特定キーワードの有無
をチェックし、存在しない場合は電子メール配信部１４
に、存在した場合は宛先解読部１２に通知する。通知を
受け取った宛先解読部１２は電子メールアドレス一覧フ
ァイル１３を検索し、該当アドレスを読み出す。該当ア
ドレスに変換されたアドレスは電子メール配信部１４に
通知される。変更無し宛先及び変更有り宛先の通知を受
けた電子メール配信部１４は、メールスプーラ２の指定
宛先のところに電子メールを配信する。

【００１７】次に、本発明の実施例の動作について、図
２を参照して詳細に説明する。

【００１８】図２を参照すると、図２（ｂ）は電子メー
ルアドレス一覧ファイルであり、（ｃ）は特定キーワー
ド３の内容を示し、（ｄ）は具体的な電子メール１０で
ある。電子メールシステムの電子メールサーバ１は、特
定キーワードを“＋Ｎ”及び“−Ｎ”（Ｎは正の整数）
とし、電子メールアドレス一覧ファイル１３を持つ。ま
た、メールサーバ１は宛先が“Ａ”，Ｃｃとして“Ａ＋
１”，“Ａ＋２”及び“Ａ−１”の電子メール１０を受
信したとする。ここで、特定アドレスはメインアドレ
ス”Ａ”に対してこれに付随する”＋１”，”＋
２”，”ー１”である。

【００１９】電子メール１０を受信したメールサーバ１
は、電子メール１０をキーワードチェック部１１に渡
す。電子メール１０を受け取ったキーワードチェック部
１１は、宛先に特定キーワードが含まれているかどうか
を判別する。宛先“Ａ”に関しては特定キーワードが存
在しない為、電子メール配信部１４に通知され、宛先を
受け取った電子メール配信部１４は、メールスプーラ２
の“Ａ”に電子メールを不図示のサーバメモリに格納す
る。他の宛先“Ａ＋１”，“Ａ＋２”，“Ａ−１”に関
しては特定キーワードが存在するので、宛先解読部１２
に通知される。宛先を受け取った宛先解読部１２は、宛
先“Ａ＋１”，“Ａ＋２”，“Ａ−１”それぞれに対し
て電子メールアドレス一覧ファイル１３を検索する。宛
先“Ａ＋１”に関して、特定キーワード“＋１”を除い
たアドレス“Ａ”が格納されているレコードの項番を検
索し、図２（ｂ）により項番“１”を取得する。そし
て、キーワード“＋１”により、上司項番を１回だけ検
索しにいく。つまり項番“１”の上司項番を検索し項番
“３”を取得し、この項番“３”のレコードに含まれる
電子メールアドレス“Ｃ”を該当アドレスとして取得す
る。次に、宛先“Ａ＋２”に関して、“Ａ＋１”の時と
同様にアドレス“Ａ”が格納されているレコードの項番
“１”を取得する。そしてキーワードが“＋２”の為、
職位差が２あるとし、上司項番を２回検索する。つまり
１回目の検索で項番“３”を取得する。その後項番
“３”のレコードに含まれる上司項番をもう一度検索
し、項番“４”を取得する。この項番“４”のレコード
に含まれる電子メールアドレス“Ｄ”を該当アドレスと
して取得する。最後に、宛先“Ａ−１”に関して、上司
の場合と同様に特定キーワード“−１”を除いたアドレ
ス“Ａ”が格納されているレコードの項番“１”を取得
する。キーワードが“−１”の為、部下項番を１回だけ
検索する。つまり、項番“１”の部下項番を検索し項番
“２”を取得する。この項番“２”のレコードに含まれ
る電子メールアドレス“Ｂ”を該当アドレスとして取得
する。こうして全ての宛先を該当アドレスに変換した宛
先解読部１２は、アドレス“Ｃ”，“Ｄ”，“Ｂ”を電
子メール配信部１４に通知する。アドレスを受け取った
電子メール配信部１４は、メールスプーラ２の対応する
ところ“Ｃ”，“Ｄ”，“Ｂ”にメールをそれぞれ格納
し、本メールサーバの動作は終了する。次に宛先からの
電子メールの有無の問い合わせに対応して当該宛先毎に
電子メールを送信する。

【００２０】上述のように、電子メールの送出の際に、
宛先に”Ａ＋Ｎ”，”Ａ−Ｎ”というようなメインアド
レスと特定キーワードを付したメールアドレスを電子文
書本文とともに送出し、メールサーバは、この特定キー
ワード”＋Ｎ”，”−Ｎ”をその”Ａ”の上司と部下の
関係として、電子メールアドレス一覧ファイルから検索
し、宛先に向けて一斉に電子文書をメモリに格納する。
各電子メール宛先の受信者は、パーソナルコンピュータ
を開き、電子メールの有無を検索し、電子メールがあれ
ば、自分宛の電子メールの電子文書を表示装置や記録装
置に表示・格納する。

【００２１】上記実施形態では、特定アドレスをメイン
アドレスの宛先と上司又は部下の関係として、企業内や
公務員の電子メールの宛先設定に役立つが、これは学校
内の教授、助教授と学生の関係、スポーツ・文化クラブ
の先輩と後輩との関係、大企業の親会社・子会社・孫会
社の関係、営業上の商品の流通関係など、種々な方面に
適用できる。さらに、上記の特定キーワード”Ｎ”には
上下の関係を示したが、図２（ｂ）の電子メールアドレ
ス一覧ファイルに更に同輩の項目を追加し、例えば特定
キーワード”Ｎ”に”０”を指定した場合、宛先の相手
と同一レベルの、例えば、同期入社者、同一学年者等を
指定することもできる。

【００２２】また、電子メールサーバはインターネット
上の一つのＬＡＮのサーバとしてもよく、イントラネッ
トの外部との接点におけるサーバとしてもよく、特定キ
ーワードに対応した電子メール一覧ファイルを備えてい
ればよい。但し、当該システムの外部からの特定キーワ
ード付の宛先アドレスに対しては、当該サーバが対応し
てもしなくても、秘密性とメモリ容量等との関係で自由
である。

【００２３】なお、上記電子メールサーバは、複数の端
末との間にインターフェイスを備えており、複数の端末
とは、公衆電話回線や無線回線で接続されたり、専用回
線を用いてもよい。また、電子メールサーバ内の構成に
は、大容量のメモリ装置、多種のデータベース用メモリ
装置等を備えていてもよく、単に電子メールだけの電子
メール処理を行うものでもよく、制限しない。

【００２４】また、上記の図１には電子メールサーバを
ブロック的に示したが、制御系のＣＰＵと記憶装置と入
出力装置とからなり、各機能はマイクロプログラムで処
理することで本発明を達成できる。

【００２５】

【発明の効果】本発明により、電子メールサーバがメー
ルを受信した際に、特定キーワードが付加されたものか
どうかを判別し、付加されている場合は、電子メールア
ドレス一覧ファイルというデータベースから情報を取得
し、該当アドレスにメールを配信するので、特定キーワ
ードを宛先に付加するだけで送信相手の上司及び部下に
電子メールを送信することができる。

【００２６】また、電子メールを受信した際に宛先判別
を行う為、電子メールアドレス一覧ファイルに登録して
おく情報は、そのメールサーバが管理しているメールア
ドレスに関してだけで良いので、組織図を反映したアド
レス一覧ファイルのデータ量を最小にすることができ
る。

【００２７】さらに、電子メールを受信した際に、宛先
判別を行っている為、他のサーバには情報が存在せず、
自サーバにある電子メールアドレス一覧ファイルのみを
修正するだけで体制変更を反映させることができるの
で、組織の体制変更が行われた場合、その自サーバ内だ
けで、最小の作業で応答することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の電子メールシステムの一実施の形態を
示すブロック図である。

【図２】本発明の電子メールシステムの一実施の形態を
示すブロック図及び電子メールアドレス一覧ファイルの
データ、電子メール、特定キーワードの一例である。

【符号の説明】

１ 電子メールシステム ２ メールスプーラ ３ 特定キーワード例 １０ 電子メール １１ キーワードチェック部 １２ 宛先解読部 １３ 電子メールアドレス一覧ファイル １４ 電子メール配信部 １３１ レコード １３２ 項番 １３３ 上司項番 １３４ 部下項番 １３５ 電子メールアドレス

Claims (2)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 端末と電子メールサーバとからなる電子
   メールシステムにおいて、前記電子メールサーバ側に、
   受信した電子メールの宛先メールアドレス内に特定の宛
   先を示す特定キーワードが存在するか否かをチェックす
   るキーワードチェック部と、前記特定キーワードを含む
   宛先を実アドレスに変換する宛先解読部と、前記電子メ
   ールサーバが管理する電子メールアドレスとそのアドレ
   スを持つ人の上司及び部下の情報が登録してある電子メ
   ールアドレス一覧ファイルと、前記宛先メールアドレス
   のスプーラに電子メールを配信する電子メール配信部と
   を有し、前記特定キーワードが示す宛先の実アドレスを
   前記電子メールアドレス一覧ファイルを検索して取得す
   ることを特徴とする電子メールシステム。
2. 【請求項２】 請求項１に記載の電子メールシステムに
   おいて、前記電子メールアドレス一覧ファイルには、順
   次順増する項番と、該項番の宛先に対する上司の上司項
   番と、該項番の宛先に対する部下の部下項番と、該項番
   の宛先である電子メールアドレスとからなるテーブルで
   あることを特徴とする電子メールシステム。