JP2888458B2 - ファイル格納装置 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、内容の項目に共通部分
があるような多数の文書または種類によって格納場所が
決まっている文書を登録、格納および検索するのに好適
なファイル格納装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来のデータ管理システムの一例とし
て、例えば「JStarワークステーション」丸善株式会社
昭和６１年４月２５日発行（P144-157）に開示された
ワークステーションの文書ファイルの登録検索機能で
は、図２に示すように、定形文書100の変化する項目10
1,102にフィールドと呼ばれる特殊記号“「 」”１０
３（以下「特殊枠」という）を挿入し、本文から区別し
て扱い、この特殊枠１０３中への文字列１０４の入力な
どに専用のコマンドを提供することによって、定形文書
１００を簡易に作成することが可能になっている。ま
た、１文書中の複数の特殊枠中の文字列（以下「特殊枠
の値」という）を組みとしたものを１レコードとしたデ
ータを管理するレコードファイルを使用することによ
り、多数のレコードから、ユーザが指定した条件を満た
すレコードを検索することができる。また「日経データ
プロＯＡ1988.8」（光ディスク・ファイル・システムの
現状）に開示されているファイルシステムは、電子的に
記憶されている文書ファイルの外部に単数あるいは複数
のキーワードを付与し、キーワードを用いて文書ファイ
ルを検索することができる。文書ファイルは、ドロア、
フォルダアイコンといったユーザインタフェースにより
視覚的にもわかりやすくディレクトリに階層的に格納さ
れている。文書の種類によって格納場所が決まっている
場合でも、格納のたびにその格納場所をアイコンを開い
ていくなどの操作が行われている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】レコードファイルによ
るデータ管理では、ユーザが指定した条件を満たすレコ
ードの特殊枠の値のみが結果として表示されるため、文
書のヘッダーのような文書の一部分のみが共通で、本文
と異なるような文書を扱うのには不向きであった。すな
わち、レコードファイルでは文書ファイルの格納および
取り出しができなかった。またキーワードを外部に付与
する場合には、文書の内容に応じてキーワードを文書の
作成とは別に行う必要があった。更に文書の種類によっ
て格納場所が決まっている場合でも、格納のたびにその
格納場所をアイコンを開いていくなどの操作により指示
する必要があった。本発明の目的は、内容の項目に共通
部分がある多数の文書から所望の文書を容易に取り出せ
るファイル格納装置を提供することである。また他の目
的は、予め格納場所が決まっている文書に対する格納時
の文書毎の格納場所の指示を無くしたファイル格納装置
を提供することである。

【０００４】

【課題を解決するための手段】上記の目的を達成させる
ため、第１発明は文書ファイルを記憶する記憶手段を備
えたファイル格納装置において、文書中の特殊枠の名前
および該特殊枠内の文字列を抽出する抽出手段と、文書
フォーマットの登録時に前記抽出手段で抽出された前記
名前に従ってテーブルを作成して記憶する作成手段と、
文書ファイルの格納時に前記抽出手段で抽出された前記
名前に基づき対応する前記テーブルを選択し、該テーブ
ルに対応する前記文字列を記録すると共に、当該文書フ
ァイルの格納先情報を記録する記録手段と、前記テーブ
ルの内容に基づいて前記記憶手段内の文書ファイルを検
索する検索手段とを具備するものである。また第２発明
は文書ファイルを記憶する記憶手段を備えたファイル格
納装置において、文書中の特殊枠の名前の組を抽出する
抽出手段と、文書の格納先情報を入力する格納先指示手
段と、格納先の登録時に前記抽出手段で抽出される前記
名前の組および前記格納先指示手段から入力される格納
先情報をテーブルに登録する登録手段と、文書ファイル
の格納時に前記抽出手段で抽出された前記名前の組に基
づき対応する前記格納先情報を前記テーブルから求め、
該格納先情報に従って当該文書ファイルを前記記憶手段
に格納する格納手段とを具備するものである。

【０００５】

【作用】第１発明では文書フォーマットの登録時に抽出
手段により文書中に挿入された特殊枠の名前を抽出し、
作成手段が前記特殊枠の名前に応じたカラムを有するテ
ーブルを作成して記憶する。文書ファイル格納時には記
憶手段へファイルを記憶させ、抽出手段により文書中に
挿入された特殊枠の名前および特殊枠中の文字列を抽出
し、特殊枠の名前が一致する上記テーブルを選択する。
記録手段は選択されたテーブルに特殊枠中の文字列と文
書ファイルの格納先情報としてポインタを記録する。文
書ファイル検索時には指定した特殊枠中の文字列に対す
る条件に応じて選択されたテーブルを探し、このテーブ
ルにあるポインタにより記憶手段を検索し、指定した特
殊枠中の文字列の条件を満たす文書ファイルを取り出
す。第１発明によれば、指定した特殊枠中の文字列に対
する条件を満たす文書ファイルを検索するので、内容の
項目に共通部分があるような多数の文書を格納してお
き、その項目の値（文字列）を検索条件として容易に検
索することができる。第２発明では格納先の登録時に登
録手段が抽出手段により抽出される文書中の特殊枠の名
前の組と格納先指示手段から入力される格納先情報を対
応させてテーブルに登録し、文書ファイル格納時には抽
出手段が抽出する入力される文書中の特殊枠の名前の組
に基づいてテーブルから格納先を求め、記憶手段の該当
する位置に文書ファイルが格納される。第２発明によれ
ば、文書の種類によってその格納場所が決まるときには
一度だけその格納場所を指示するだけで、所望の位置に
文書を格納することができるため、文書ファイルの格納
処理を正確かつ効率的にできる。

【０００６】

【実施例】以下、図面を参照して本発明を詳細に説明す
る。図１は、第１発明の一実施例の全体構成を示すブロ
ック図である。図において、ファイル格納装置１は、ネ
ットワークを介してワークステーション２０に接続さ
れ、このワークステーション２０からの文書ファイルの
入力や当該文書ファイルを管理するための指示により文
書フォーマット登録時に入力される文書ファイル中から
抽出される検索属性を記録する検索属性記憶テーブルを
作成して格納しておき、文書ファイル格納時に抽出され
る検索属性を基に選択された前記テーブルに検索属性デ
ータ（文字列）および文書ファイルの格納場所を示すポ
インタ（格納先情報）を追加し、ワークステーション２
０から入力される検索条件に基づいて上記テーブルのポ
インタを探し、このポインタにより第１ファイル記憶部
５から検索された当該文書ファイルを第１データ通信部
７に出力されるように構成されている。検索結果は、ワ
ークステーション２０に設けられた入力／表示装置（図
示せず）に表示したり、プリンタ（図示せず）により印
字される。なお、ワークステーション２０はファイルの
転記、移動、削除等を行うファイル管理部２１、データ
を記憶する第２ファイル記憶部２２、ファイルの編集を
行うファイル編集部２３およびネットワークを介してデ
ータの入出力を行う第２データ通信部２４とから構成さ
れている。

【０００７】このファイル格納装置１は、検索属性抽出
部２、検索属性記憶テーブル作成部３、検索属性記憶テ
ーブル格納部４、第１ファイル記憶部５、属性検索部６
およびデータ通信部７から構成されている。検索属性抽
出部２は、データ通信部７を通じて入力される文書ファ
イル１００中の特殊枠１０３の名前と順序を抽出したデ
ータ、または特殊枠の名前と順序を一意で区別できる属
性データを取り出す。文書ファイルの登録時には抽出デ
ータを検索属性記憶テーブル作成部３に送り、また文書
ファイル格納時には属性データに基づいて検索属性記憶
テーブル格納部３に保存されている検索属性記憶テーブ
ルの中から抽出データまたは属性データに合致した検索
属性記憶テーブルを選択し、当該テーブルに入力された
文書ファイルを取り出す際のポインタを追加する。この
ポインタは文書ファイルがファイル記憶部４のどの場所
に格納されているかを示す情報である。図２の例により
説明すると、ファイルが書類、連絡書、月分、連絡書番
号というように階層構造になっている場合、例えばＡ氏
が１２月に作成した連絡書１０号には“address１”と
して、“Ａ／書類／連絡書／１２月分／連絡書ＮＯ.１
０”というデータが書き込まれる。

【０００８】さて、文書ファイル１００は、特殊枠１０
３の名前、すなわち特殊枠１０３の属性として、図２に
示す例では“件名”と“作成者”が抽出されており、ま
た当該特殊枠の順序としては、例えば“件名”という特
殊枠の順位を１番とし、これに“特殊枠１”という順序
を、一方“作成者”という特殊枠には順位を２番として
“特殊枠２”が与えられる。この特殊枠の順序は、特殊
枠の名前を抽出する際にその抽出順序によって決定され
る。したがって、図示の例ではまず特殊枠“件名”を抽
出した後に特殊枠“作成者”の抽出が行われたことにな
る。なお、図中の特殊枠１０３の左に表記されている文
字「件名」「作成者」は、文書ファイルを登録する際
に、オペレータに対して特殊枠の属性が何であるかを分
からせるためにシステムの文字入力機能を使って入力し
たものである。

【０００９】検索属性記憶テーブル作成部３は、検索属
性抽出部２で抽出された特殊枠の名前に対応したカラム
を有する検索属性記憶テーブルを作成する。検索属性記
憶テーブルは、図２に示すテーブルで、特殊枠の文字列
およびポインタのアドレス値（address1）の入っていな
い（ブランク）状態のもので、１文書ファイル毎に作成
される。作成された検索属性記憶テーブルを検索属性記
憶テーブル格納部４に保存する際に、当該テーブルに名
前を付け、同じ名前をファイルの属性として持たせる。
例えば、図２に示すテーブルの名前を“Table件名作成
者”とし、“Table件名作成者”という属性データを文
書ファイルの属性とする。このように特殊枠の名前と順
序を一意で区別できる属性データを採用することによ
り、文書ファイル中の特殊枠の名前と順序を抽出する時
間が省ける。

【００１０】検索属性記憶テーブル格納部４は、検索属
性記憶テーブル作成部３で作成されたテーブルを既存の
テーブルに追加して格納する。第１ファイル記憶部５
は、文書ファイル格納時にデータ通信部７を通して入力
される文書ファイル１００を記憶する。属性検索部６
は、入力される検索条件に基づいて検索属性記憶テーブ
ル格納部４にある該当する検索属性記憶テーブルを選択
し、このテーブルのポインタを使用して第１ファイル記
憶部５を検索し、その結果を第１データ通信部７に出力
する。ここで、検索属性記憶テーブル作成部３と検索属
性記憶テーブル格納部４は、文書フォーマットの登録時
に抽出される名前と順序に従ってテーブルを作成して記
憶する作成手段を構成する。また検索属性記憶テーブル
格納部４は文書ファイル格納時に選択されるテーブルに
抽出される特殊枠の文字列を記録すると共に文書ファイ
ルの格納先情報を記録する記録手段を構成するものであ
る。

【００１１】次に文書フォーマットの登録処理について
説明する。図３は文書ファイルの登録処理のフローチャ
ートを示す。文書ファイル１００がワークステーション
２０から第１データ通信部７を通じて入力されると（ス
テップＳ１）、検索属性抽出部２は文書ファイル中の特
殊枠の名前と順序を抽出する（ステップＳ２）。次いで
検索属性記憶テーブル作成部３において、特殊枠の名前
に応じてカラムを有するテーブルを検索属性記憶テーブ
ルとして作成し（ステップＳ３）、検索属性記憶テーブ
ル格納部４に追加する（ステップＳ４）。

【００１２】次に文書ファイルの格納処理について説明
する。図４は文書ファイルの格納処理のフローチャート
を示す。文書ファイル１００が第１データ通信部７を通
じて入力されると（ステップＳ１０）、文書ファイル１
００は第１ファイル記憶部５に記憶され、文書ファイル
中の特殊枠１０３の名前と順序および特殊枠中の文字列
からなる属性データが検索属性抽出部２によって取り出
される（ステップＳ１１）。更に検索属性抽出部２は特
殊枠の名前と順序により該当する検索属性記憶テーブル
を選択し（ステップＳ１２）、この検索属性記憶テーブ
ルに特殊枠中の文字列の組および第１ファイル記憶部５
での文書ファイルへのポインタをローとして追加する
（ステップＳ１３）。なお、検索属性記憶用テーブルに
応じた名前をファイルの属性として持たせた文書ファイ
ルを格納時に用いれば、検索属性抽出部が不要となり、
該当する検索属性記憶テーブルの選択を高速化できる。

【００１３】次に文書ファイルの検索処理について説明
する。図５は文書ファイルの検索処理のフローチャート
を示す。検索条件が第１データ通信部７から“件名＝デ
ータベースかつ作成者＝Ａ”のように入力されると（ス
テップＳ２０）、属性検索部６は検索属性記憶用テーブ
ルから与えられた検索条件を満たすローを検索する。更
に第１ファイル記憶部５での文書ファイルへのポインタ
を使用して検索し、その結果を第１データ通信部７に出
力する。上記実施例では、ファイル格納装置１がネット
ワークを介してワークステーション２０に接続されたシ
ステムとして説明したが、ファイル格納装置自体に入力
／表示装置、プリンタ等の出力装置を付加し、単独装置
として構成することもできる。

【００１４】また上記実施例では、文書フォーマットの
登録処理において、文書ファイル中の特殊枠の名前と順
序を抽出しているが、特殊枠の名前のみの抽出でも良
い。

【００１５】以下に第２発明を説明する。図６は、第２
発明の一実施例の構成を示すブロック図である。図にお
いて、ファイル格納装置１０は、文書ファイルの文字列
中に挿入され、その中に文字列が記入可能であるような
特殊枠の名前と順序を認識する検索属性抽出部１１、文
書ファイルの格納先を指示する格納先指示部３２、特殊
枠の名前の組（特殊枠の名前と特殊枠の順序の組み合わ
せ）および格納先を記憶する格納先記憶テーブル１３、
特殊枠の名前の組および格納先を格納先記憶テーブルに
登録する格納先制御部１４、文書ファイルを階層的に記
憶する第３ファイル記憶部１５および指定した文書ファ
イルを入力する文書入力部１６とから構成されている。
ここで、格納先制御部１４は格納先の登録時に抽出され
る特殊枠の名前の組および入力される格納先情報をテー
ブルに登録する登録手段および文書ファイルの格納時に
抽出される特殊枠の名前の組に基づき対応する格納先情
報をテーブルから求め、該格納先情報に従って当該文書
ファイルを格納する格納手段を構成するものである。

【００１６】格納先を登録する時には、検索属性抽出部
１１により指定した文書ファイル中に挿入された特殊枠
の名前と順序とともに格納先記憶テーブルに登録する。
格納先記憶テーブルは、図７に示すように、特殊枠と格
納先のカラムを有し、特殊枠にはその名前として、例え
ば図２に示す文書ファイル１００では“件名”と“作成
者”また図示せず文書ファイルの特殊枠の名前である
“議事録名”“開催日”“作成者”が特殊枠の順序（こ
れを「特殊枠の名前の組」と呼ぶ）で書き込まれ、また
特殊枠の名前の組をもつ文書ファイルの格納先として、
格納先指示部１２からフルパス名、例えばＡドロワ，Ｂ
フォルダ，連絡書フォルダが順次書き込まれる。このよ
うに、１つの文書ファイル中から抽出される特殊枠の名
前と順序に当該文書ファイルの格納先を対応づけたファ
イルの属性データを格納先記憶テーブルに登録（１ロー
追加）する。

【００１７】次に格納先の登録処理について説明する。
図８は格納先の登録処理のフローチャートを示す。文書
ファイルが文書入力部１６に入力されると（ステップＳ
３０）、検索属性抽出部１１は文書ファイル中の特殊枠
の名前と順序を抽出する（ステップＳ３１）。次いで格
納先指示部１２から格納先のフルパス名が入力されると
（ステップＳ３２）、格納先制御部１４は抽出された特
殊枠の名前の組および格納先のフルパス名を格納先記憶
テーブルに追加する（ステップＳ３３）。次に文書ファ
イルの格納処理について説明する。図９は文書ファイル
の格納処理のフローチャートを示す。文書ファイルが文
書入力部１６に入力されると（ステップＳ４０）、検索
属性抽出部１１は文書ファイル中の特殊枠の名前の組を
抽出する（ステップＳ４１）。更に格納先制御部１４は
格納先記憶テーブル１３より、特殊枠の名前の組が一致
するものがあればその格納先のフルパス名を得る。更
に、文書ファイルは格納先のフルパス名に従って第３フ
ァイル記憶部１５に格納する。本実施例では、第３ファ
イル記憶部１５に格納されている文書ファイルを検索す
る場合は図１に示す属性検索部が設けられる。

【００１８】

【発明の効果】上述のとおり、第１発明によれば、指定
した特殊枠中の文字列に対する条件を満たす文書ファイ
ルを検索するので、内容の項目に共通部分があるような
多数の文書を格納しておき、その項目の値（文字列）を
検索条件として容易に検索することができる。第２発明
によれば、文書の種類によってその格納場所が決まると
きには一度だけその格納場所を指示するだけで、所望の
位置に文書を格納することができるため、文書ファイル
の格納処理を正確かつ効率的にできる。

【図面の簡単な説明】

【図１】第１発明の一実施例の構成を示すブロック図で
ある。

【図２】検索属性記憶テーブルの説明図である。

【図３】第１発明による文書ファイル登録処理のフロー
チャートである。

【図４】第１発明による文書ファイル格納処理のフロー
チャートである。

【図５】第１発明による文書ファイル検索処理のフロー
チャートである。

【図６】第２発明の一実施例の構成を示すブロック図で
ある。

【図７】格納先記憶テーブルの説明図である。

【図８】第２発明による文書ファイルの格納先登録処理
のフローチャートである。

【図９】第２発明による文書ファイル格納処理のフロー
チャートである。

【符号の説明】

１ ファイル格納装置 ２ 検索属性抽出部 ３ 検索属性記憶テーブル作成部 ４ 検索属性記憶テーブル格納部 ５ 第１ファイル記憶部 ６ 属性検索部 ７ 第１データ通信部 １０ 入力／表示装置 ２０ ワークステーション ２１ ファイル管理部 ２２ 第２ファイル記憶部 ２３ ファイル編集部 ２４ 第２データ通信部 ３０ ファイル格納装置 ３１ 検索属性抽出部 ３２ 格納先指示部 ３３ 格納先記憶テーブル ３４ 格納先制御部 ３５ 第３ファイル記憶部 ３６ 文書入力部

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (58)調査した分野(Int.Cl.⁶，ＤＢ名) G06F 17/30

Claims (2)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書ファイルを記憶する記憶手段を備え
   たファイル格納装置において、 文書中の特殊枠の名前および該特殊枠内の文字列を抽出
   する抽出手段と、 文書フォーマットの登録時に前記抽出手段で抽出された
   前記名前に従ってテーブルを作成して記憶する作成手段
   と、 文書ファイルの格納時に前記抽出手段で抽出された前記
   名前に基づき対応する前記テーブルを選択し、該テーブ
   ルに対応する前記文字列を記録すると共に、当該文書フ
   ァイルの格納先情報を記録する記録手段と、 前記テーブルの内容に基づいて前記記録手段内の文書フ
   ァイルを検索する検索手段と、 を具備するファイル格納装置。
2. 【請求項２】 文書ファイルを記憶する記憶手段を備え
   たファイル格納装置において、 文書中の特殊枠の名前の組を抽出する抽出手段と、 文書ファイルの格納先情報を入力する格納先指示手段
   と、 格納先の登録時に前記抽出手段で抽出される前記名前の
   組と前記格納先指示手段から入力される格納先情報をテ
   ーブルに登録する登録手段と、 文書ファイルの格納時に前記抽出手段で抽出された前記
   名前の組に基づき対応する前記格納先情報を前記テーブ
   ルから求め、該格納先情報に従って当該文書ファイルを
   前記記憶手段に格納する格納手段と、 を具備するファイル格納装置。