JP2023027469A - 情報処理装置、情報処理システム、およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】ファクシミリを利用した業務の進捗状況を明確化して人為的なミスを防ぐ。【解決手段】情報処理装置としての管理サーバ１０は、制御部１１を備え、ファクシミリの文書が受信されると、制御部１１では、受信情報取得部１０１が、その発信者の電話番号に予め対応付けられている窓口を示す情報を抽出し、報知先情報送信制御部１０４が、ファクシミリの文書を電子化させた電子文書の報知先に関する情報を画像送受信装置３０に向けて送信する制御を行うことで、報知先をメンバに含むグループチャットに電子文書が投稿される。【選択図】図４

Description

本発明は、情報処理装置、情報処理システム、およびプログラムに関する。

国内の受発注業務をはじめ、ファクシミリを利用した業務は、ＥメールやＳＮＳ（Social Networking Service）等のコミュニケーション手段が一般化した今日においても根強く残っており、関連する技術も存在する（例えば特許文献１）。

特開２００９－２３２３１６号公報

ただし、ファクシミリの文書を受信する際に自動的に取得できる情報は、送信元の電話番号や受信日時程度に限られる。このため、複数の部署やその構成員で１つのファクシミリ番号を共有しているような組織では、受信したファクシミリの文書に記載された宛名等を参照しながら手探りで担当者を特定して引き継ぎが行われている。その結果、業務の進捗状況が見え難く管理が困難となり、人為的なミスの温床になっている等の問題が生じている。

本発明の目的は、ファクシミリを利用した業務の進捗状況を明確化して人為的なミスを防ぐことにある。

請求項１に記載された発明は、プロセッサを備え、前記プロセッサは、ファクシミリの文書が受信されると、その発信者の電話番号に予め対応付けられている窓口を示す情報を抽出し、前記ファクシミリの文書を電子化させた電子文書の報知先を前記窓口として、当該窓口をメンバに含むメッセージ交換サービスに当該電子文書を投稿する制御を行うことを特徴とする情報処理装置である。
請求項２に記載された発明は、前記プロセッサは、前記電子文書の投稿後、予め定められた期間が経過しても返信の投稿がない場合、当該電子文書を前記メッセージ交換サービスに再投稿する制御を行うことを特徴とする、請求項１に記載の情報処理装置である。
請求項３に記載された発明は、前記プロセッサは、前記再投稿の際、前記ファクシミリの文書の受信から経過した期間を示す情報をさらに投稿する制御を行うことを特徴とする、請求項２に記載の情報処理装置である。
請求項４に記載された発明は、前記電子文書の数と、当該電子文書の投稿先となる前記メッセージ交換サービスのスレッドの数との関係が１対１となることを特徴とする、請求項１に記載の情報処理装置である。
請求項５に記載された発明は、前記プロセッサは、前記メッセージ交換サービスに前記電子文書の投稿主を報知先とする返信の投稿がなされると、前記ファクシミリの文書が前記窓口にて受領された旨を前記発信者に報知する制御を行うことを特徴とする、請求項１に記載の情報処理装置である。
請求項６に記載された発明は、前記プロセッサは、前記返信の投稿が初回である場合に、前記窓口にて受領された旨を前記発信者に報知する制御を行うことを特徴とする、請求項５に記載の情報処理装置である。
請求項７に記載された発明は、前記プロセッサは、前記窓口にて受領された旨を前記発信者に報知する制御として、予め指定された通信の手法により、前記受領された旨を前記発信者に送信する制御を行うことを特徴とする、請求項６に記載の情報処理装置である。
請求項８に記載された発明は、前記プロセッサは、前記返信の投稿として前記電子文書が投稿される場合、前記発信者に向けて当該電子文書を報知する制御をさらに行うことを特徴とする、請求項５に記載の情報処理装置である。
請求項９に記載された発明は、前記プロセッサは、前記電子文書の報知について、前記メッセージ交換サービスの他のメンバによる確認が行われると、当該電子文書を前記発信者に提供する制御を行うことを特徴とする、請求項８に記載の情報処理装置である。
請求項１０に記載された発明は、前記プロセッサは、前記他のメンバによる確認として、当該他のメンバによる確認の完了を示す投稿がなされると、前記電子文書を前記発信者に提供する制御を行うことを特徴とする、請求項９に記載の情報処理装置である。
請求項１１に記載された発明は、前記プロセッサは、前記他のメンバによる確認として、当該他のメンバによる確認の完了を示す入力操作が前記返信の投稿に対してなされると、前記電子文書を前記発信者に提供する制御を行うことを特徴とする、請求項９に記載の情報処理装置である。
請求項１２に記載された発明は、ファクシミリの文書が受信されると、その発信者の電話番号に予め対応付けられている窓口を示す情報を抽出する抽出手段と、前記ファクシミリの文書を電子化させた電子文書の報知先を前記窓口として、当該窓口をメンバに含むメッセージ交換サービスに当該電子文書を投稿する制御を行う投稿制御手段と、を有することを特徴とする情報処理システムである。
請求項１３に記載された発明は、コンピュータに、ファクシミリの文書が受信されると、その発信者の電話番号に予め対応付けられている窓口を示す情報を抽出する機能と、前記ファクシミリの文書を電子化させた電子文書の報知先を前記窓口として、当該窓口をメンバに含むメッセージ交換サービスに当該電子文書を投稿する制御を行う機能と、を実現させるためのプログラムである。

請求項１の本発明によれば、ファクシミリを利用した業務の進捗状況がメッセージ交換サービスのスレッド上に時系列で表示される。これにより、ファクシミリを利用した業務の進捗状況を明確化し、ファクシミリを利用した業務で生じ易い人為的なミスを防ぐことを可能にする情報処理装置を提供することができる。
請求項２の本発明によれば、受信したファクシミリの文書について、未処理のまま放置されることを防ぐことができる。
請求項３の本発明によれば、窓口は、メッセージ交換サービスからリマインドを受ける際、一見して案件の緊急性を直ちに把握することができる。
請求項４の本発明によれば、受信したファクシミリの文書１件に対応する業務の進捗状況が１つのスレッドで管理される。このため、１つのスレッドに複数の電子文書が混在することがなくなるので、業務の進捗状況が管理し易くなる。
請求項５の本発明によれば、窓口は、ファクシミリを受領した旨をメッセージ交換サービスに投稿するだけで、その旨をファクシミリの文書の発信者に報知することができる。
請求項６の本発明によれば、ファクシミリを受領した旨の報知（例えば、後述する「サンキューファックス」）が複数回行われることを防ぐことができる。
請求項７の本発明によれば、窓口は、状況（例えば、お得意先のビジネス環境）に応じて報知の手法を選択することができる。
請求項８の本発明によれば、窓口は、ファクシミリの発信者に文書を送付したい場合、その文書を電子化してメッセージ交換サービスに投稿するだけで、ファクシミリの文書を送信することができる。
請求項９の本発明によれば、ファクシミリの発信者に対する誤送信を防ぐことができる。
請求項１０の本発明によれば、他のメンバによる確認の有無が、メッセージ交換サービスのスレッド上に明確化される。
請求項１１の本発明によれば、従来の機能を利用した簡易な入力操作で、他のメンバによる確認を行うことができる。また、「確認」の有無を一見して把握することができる。
請求項１２の本発明によれば、ファクシミリを利用した業務の進捗状況を明確化し、ファクシミリを利用した業務で生じ易い人為的なミスを防ぐことを可能にする情報処理システムを提供することができる。
請求項１４の本発明によれば、ファクシミリを利用した業務の進捗状況を明確化し、ファクシミリを利用した業務で生じ易い人為的なミスを防ぐことを可能にするプログラムを提供することができる。

本実施の形態が適用される情報処理システムの全体の構成を示す図である。 管理サーバのハードウェア構成を示す図である。 画像送受信装置のハードウェア構成を示す図である。 管理サーバの制御部の機能構成を示す図である。 画像送受信装置の制御部の機能構成を示す図である。 画像送受信装置にてファクシミリの文書が受信された場合における管理サーバの処理の流れを示すフローチャートである。 グループチャットのスレッドにメッセージが投稿された場合における管理サーバの処理の流れを示すフローチャートである。 外部から画像送受信装置に向けてファックスの文書が送信されてきた場合における画像送受信装置の処理の流れを示すフローチャートである。 クライアント端末の表示部に表示されるグループチャットの画面の具体例を示す図である。 クライアント端末の表示部に表示されるグループチャットの画面の具体例を示す図である。

以下、添付図面を参照して、本発明の実施の形態について詳細に説明する。
＜情報処理システムの構成＞
図１は、本実施の形態が適用される情報処理システム１の全体の構成を示す図である。
情報処理システム１は、管理サーバ１０と、画像送受信装置３０と、クライアント端末５０－１乃至５０－ｎ（ｎは２以上の整数値）と、グループチャット提供サーバ７０とがネットワーク９０を介して接続されることにより構成されている。なお、図１では、画像送受信装置３０およびグループチャット提供サーバ７０は、それぞれ１台しか図示されていないが、複数台がネットワーク９０に接続されていてもよい。ネットワークは、例えば、ＬＡＮ（Local Area Network）、インターネット、電話回線である。

管理サーバ１０は、情報処理システム１の全体の管理をするサーバとしての情報処理装置である。管理サーバ１０は、例えば、画像送受信装置３０にてファクシミリの文書が受信されると、その受信に関する情報を画像送受信装置３０から取得し、ファクシミリの文書の報知先を特定する。そして、管理サーバ１０は、特定した報知先に関する情報を、画像送受信装置３０に向けて送信する。また、管理サーバ１０は、グループチャット提供サーバ７０から、グループチャットに投稿されたメッセージに関する情報を取得して、メッセージの判定を行い、その判定の結果を画像送受信装置３０に提供する。

本実施の形態において、ファクシミリの文書の「報知先」とは、ファクシミリの文書がグループチャットに投稿する際に個別指定する宛先のことをいう。また、ファクシミリの文書の「窓口」とは、ファクシミリの文書の受領を担当する１以上のメンバＭのことをいい、例えば、ファクシミリの文書として受信された発注書の受領を担当する１以上のメンバＭや、見積書の作成を担当する１以上のメンバＭは、いずれも窓口の一例である。

画像送受信装置３０は、ネットワーク９０を介して電子文書の送受信を行う情報処理装置である。本実施の形態において、電子文書の送受信は、ファクシミリ、メッセージ交換サービス、Ｅメール等により行われる。このうち、「メッセージ交換サービス」は、グループチャットである。ネットワーク９０を介して送受信される「電子文書」は、電子媒体のコンテンツである。電子文書としては、例えば、クライアント端末５０－１乃至５０－ｎの各々にて生成、取得、または予め記憶されている文書ファイルや画像（静止画像および動画像）ファイル等が挙げられる。また、紙等の記録媒体に記録された文書を画像送受信装置３０が読み取ることで生成される文書ファイルや画像ファイル、画像送受信装置３０に予め記憶されている文書ファイルや画像ファイル等も電子文書の一例である。

クライアント端末５０－１乃至５０－ｎの各々は、同一のグループＧを構成するメンバＭ１乃至Ｍｎの各々が使用する、スマートフォン、パーソナルコンピュータ、タブレット端末等の情報処理装置である。クライアント端末５０－１乃至５０－ｎの各々は、メンバＭ１乃至Ｍｎの各々が利用するグループチャットの画面を表示する。以下、クライアント端末５０－１乃至５０－ｎ、およびメンバＭ１乃至Ｍｎの各々を区別して説明する必要がない場合には、これらをまとめてクライアント端末５０、およびメンバＭと呼ぶ。なお、図１では、メンバＭ１乃至ＭｎからなるグループＧが１つしか図示されていないが、複数のグループＧが存在してもよく、この場合、あるメンバＭが複数のグループＧに所属していてもよい。

グループチャット提供サーバ７０は、メンバＭにグループチャットを提供するサーバとしての情報処理装置である。グループチャット提供サーバ７０は、グループチャットのスレッドにメッセージが投稿されると、そのメッセージに関する情報を、メッセージ情報として管理サーバ１０に向けて送信する。なお、グループチャット提供サーバ７０を管理する者は、管理サーバ１０を管理する者と同一であってもよいし、異なっていてもよい。

＜管理サーバのハードウェア構成＞
図２は、管理サーバ１０のハードウェア構成を示す図である。
管理サーバ１０は、制御部１１と、メモリ１２と、記憶部１３と、通信部１４と、操作部１５と、表示部１６とを有している。これらの各部は、データバス、アドレスバス、ＰＣＩ（Peripheral Component Interconnect）バス等で接続されている。

制御部１１は、ＯＳ（基本ソフトウェア）やアプリケーションソフトウェア（応用ソフトウェア）等の各種ソフトウェアの実行を通じて管理サーバ１０の動作を制御するプロセッサである。制御部１１は、例えばＣＰＵ（Central Processing Unit）で構成される。メモリ１２は、各種ソフトウェアやその実行に用いるデータ等を記憶する記憶領域であり、演算に際して作業エリアとして用いられる。メモリ１２は、例えばＲＡＭ（Random Access Memory）等で構成される。

記憶部１３は、各種ソフトウェアに対する入力データや各種ソフトウェアからの出力データ等を記憶する記憶領域であり、各種情報を記憶するデータベースが格納されている。記憶部１３は、例えばプログラムや各種設定データなどの記憶に用いられるＨＤＤ（Hard Disk Drive）やＳＳＤ（Solid State Drive）、半導体メモリ等で構成される。通信部１４は、ネットワーク９０を介してデータの送受信を行う。通信部１４は、例えばクライアント端末５０、グループチャット提供サーバ７０との間でデータの送受信を行う。

操作部１５は、例えばキーボード、マウス、機械式のボタン、スイッチで構成され、入力操作を受け付ける。操作部１５には、表示部１６と一体的にタッチパネルを構成するタッチセンサも含まれる。表示部１６は、画像やテキスト情報などを表示する。表示部１６は、例えば情報の表示に用いられる液晶ディスプレイや有機ＥＬ（＝Electro Luminescence）ディスプレイで構成される。

＜画像送受信装置のハードウェア構成＞
図３は、画像送受信装置３０のハードウェア構成を示す図である。
画像送受信装置３０は、通信部３４および読取部３７を除いて図２に示す管理サーバ１０のハードウェア構成と同様の構成を備えている。すなわち、画像送受信装置３０は、ＣＰＵ等のプロセッサで構成される制御部３１と、ＲＡＭ等の記憶領域で構成されるメモリ３２と、ＨＤＤやＳＤＤ、半導体メモリ等の記憶領域で構成される記憶部３３とを有している。また、キーボード、マウス、タッチパネル等で構成される操作部３５と、液晶ディスプレイや有機ＥＬディスプレイ等で構成される表示部３６とを有している。そして、これらの各部は、データバス、アドレスバス、ＰＣＩバス等で接続されている。

通信部３４は、ネットワーク９０を介して、管理サーバ１０、クライアント端末５０、グループチャット提供サーバ７０、外部等との間でデータの送受信を行う。ネットワーク９０が電話回線である場合、通信部３４は、外部との間でファクシミリの文書の送受信を行う。

読取部３７は、紙等の記録媒体に記録された文書を読み取る。読取部３７は、例えば光源から原稿に照射した光に対する反射光をレンズで縮小してＣＣＤ（Charge Coupled Devices）で受光するＣＣＤ方式のスキャナや、ＬＥＤ光源から原稿に順に照射した光に対する反射光をＣＩＳ（Contact Image Sensor）で受光するＣＩＳ方式のスキャナ等で構成される。

＜クライアント端末およびグループチャット提供サーバのハードウェア構成＞
クライアント端末５０およびグループチャット提供サーバ７０のハードウェア構成は、図２に示す管理サーバ１０のハードウェア構成と同様の構成を備えている。このため、クライアント端末５０およびグループチャット提供サーバ７０のハードウェア構成の図示や説明は省略する。

＜管理サーバの制御部の機能構成＞
図４は、管理サーバ１０の制御部１１の機能構成を示す図である。
管理サーバ１０の制御部１１では、受信情報取得部１０１と、窓口情報抽出部１０２と、報知先特定部１０３と、報知先情報送信制御部１０４と、メッセージ情報取得部１０５と、メッセージ判定部１０６と、判定結果送信制御部１０７とが機能する。

受信情報取得部１０１は、画像送受信装置３０から送信されてきた受信情報を取得する。ここで、「受信情報」とは、ファクシミリの受信に関する情報のことをいう。受信情報には、ファクシミリの文書の発信者の電話番号や受信日時等の情報が含まれる。本実施の形態において、記憶部１３のデータベースでは、ファクシミリの文書の発信者の電話番号に、そのファクシミリの文書の受領を担当する窓口を示す情報としての窓口情報が対応付けられて記憶されている。

窓口情報抽出部１０２は、記憶部１３のデータベースに記憶されている１以上の窓口情報から、ファクシミリの文書の発信者の電話番号に対応する窓口情報を抽出する。抽出された窓口情報には、ファクシミリの文書の受領を担当する窓口となる１以上のメンバＭを特定可能な情報が含まれる。

窓口情報抽出部１０２は、記憶部１３のデータベースに記憶されている１以上の窓口情報の中にファクシミリの文書の発信者の電話番号に対応する窓口情報が存在しない場合には、予め定められた窓口情報を抽出する。予め定められた窓口情報としては、例えば、取引先からの受注業務を担当する部署に所属する１以上のメンバＭを特定可能な情報等が挙げられる。

報知先特定部１０３は、画像送受信装置３０にて受信されたファクシミリの文書の報知先となる窓口を特定する。具体的には、報知先特定部１０３は、窓口情報抽出部１０２により抽出された窓口情報に基づいて、報知先となる１以上のメンバＭを特定する。

報知先情報送信制御部１０４は、報知先となる窓口に向けたメッセージを画像送受信装置３０に投稿させる制御として、報知先特定部１０３により特定された報知先に関する情報を、報知先情報として画像送受信装置３０に向けて送信する制御を行う。

メッセージ情報取得部１０５は、グループチャットのスレッドにメッセージが投稿された際にグループチャット提供サーバ７０から送信されてくる、グループチャットに投稿されたメッセージに関する情報を、メッセージ情報として取得する。メッセージ情報取得部１０５により取得されるメッセージ情報には、メッセージの投稿日時、メッセージの投稿者、メッセージの宛先、メッセージの内容、メッセージへの電子文書の添付の有無など、グループチャットに投稿されたメッセージがどのような態様であるかを判定するために必要な情報が含まれる。

メッセージ情報取得部１０５がメッセージ情報を取得するタイミングは特に限定されない。グループチャットにメッセージが１件投稿されると直ちにそのメッセージ情報が取得されるようにしてもよい。また、予め定められた期間ごと（例えば、３０分ごと、２時間ごと等）にメッセージ情報の束が取得されるようにしてもよい。メッセージ情報取得部１０５により取得されたメッセージ情報は、記憶部１３のデータベースに記憶される。

メッセージ判定部１０６は、メッセージ情報取得部１０５により取得されたメッセージ情報に基づいて、グループチャットに投稿されたメッセージがどのような態様であるかを判定する。例えば、メッセージ判定部１０６は、グループチャットに投稿されたメッセージが、ファクシミリの文書を窓口に報知するために画像送受信装置３０から投稿されたものであるかどうかを判定する。

メッセージ判定部１０６による判定の結果、グループチャットに投稿されたメッセージの中に、ファクシミリの文書を窓口に報知するために画像送受信装置３０から投稿されたものが存在したとする。この場合、メッセージ判定部１０６は、それらのメッセージの中に、グループチャットへの投稿後予め定められた期間が経過しても返信（リプライ）がないメッセージが存在するかどうかをさらに判定する。ここで、予め定められた期間が経過しているかどうかは、記憶部１３のデータベースに記憶されているメッセージ情報に含まれるメッセージの投稿日時に基づいて判定される。

また、例えば、メッセージ判定部１０６は、グループチャットに投稿されたメッセージが、ファクシミリの文書の報知先とされた窓口から画像送受信装置３０に向けて投稿された第１回目の返信（リプライ）であるかどうかを判定する。また、例えば、メッセージ判定部１０６は、グループチャットに投稿されたメッセージが、画像送受信装置３０にファクシミリの文書の送信を依頼するものであるかどうかを判定する。

判定結果送信制御部１０７は、メッセージ判定部１０６によるメッセージの判定の結果を、画像送受信装置３０に向けて送信する制御を行う。例えば、判定結果送信制御部１０７は、メッセージ判定部１０６によるメッセージの判定の結果として、ファクシミリの文書を窓口に報知するために画像送受信装置３０から投稿されたメッセージのうち、その投稿後予め定められた期間が経過しても返信（リプライ）がないメッセージに関する情報を、画像送受信装置３０に向けて送信する制御を行う。

また、例えば、判定結果送信制御部１０７は、メッセージ判定部１０６によるメッセージの判定の結果として、ファクシミリの文書の報知先とされた窓口から画像送受信装置３０に向けて投稿された第１回目の返信（リプライ）のメッセージに関する情報を、画像送受信装置３０に向けて送信する制御を行う。

また、例えば、判定結果送信制御部１０７は、メッセージ判定部１０６によるメッセージの判定の結果として、画像送受信装置３０にファクシミリの文書の送信を依頼するために投稿されたメッセージに関する情報を、画像送受信装置３０に向けて送信する制御を行う。

＜画像送受信装置の機能構成＞
図５は、画像送受信装置３０の機能構成を示す図である。
画像送受信装置３０の制御部３１では、ファクシミリ受信制御部３０１と、受信情報生成部３０２と、受信情報送信制御部３０３と、報知先情報取得部３０４と、投稿制御部３０５と、判定結果取得部３０６と、ファクシミリ送信制御部３０７とが機能する。

ファクシミリ受信制御部３０１は、外部から送信されてきたファクシミリの文書を、通信部３４にて受信する制御を行う。ファクシミリ受信制御部３０１の制御により受信されたファクシミリの文書は、グループチャットに投稿されるメッセージに添付可能な態様に変換されて保存される。ここで、「メッセージに添付可能な態様に変換」とは、例えば、ＰＤＦ形式のファイルに変換する等のことをいう。

受信情報生成部３０２は、ファクシミリ受信制御部３０１の制御によりファクシミリの文書が受信されると、ファクシミリの受信に関する情報である受信情報を生成する。受信情報送信制御部３０３は、受信情報生成部３０２により生成された受信情報を、管理サーバ１０に向けて送信する制御を行う。管理サーバ１０に向けて送信される受信情報には、上述のように、ファクシミリの文書の発信者の電話番号や受信日時など、管理サーバ１０による報知先の特定に必要となる情報が含まれる。

報知先情報取得部３０４は、管理サーバ１０から送信されてきた報知先情報を取得する。報知先情報には、上述のように、受信されたファクシミリの文書の報知先となる１以上のメンバＭに関する情報が含まれるため、報知先情報により特定される１以上のメンバＭに向けてグループチャットのメッセージを投稿することが可能となる。

投稿制御部３０５は、ファクシミリの文書を電子化した電子文書を添付したメッセージを、グループチャットのスレッドに投稿する制御を行う。画像送受信装置３０には、グループチャットに参加するための権限が予め付与されている。このため、画像送受信装置３０は、メンバＭ１乃至Ｍｎと同様にグループチャットのスレッドにメッセージを投稿することや、メッセージの宛先として指定されることが可能となっている。

また、投稿制御部３０５は、このメッセージを投稿する際、新しいスレッドを作成する。これにより、ファクシミリの文書が１件受信されると、このファクシミリの文書に対応する新しいスレッドが自動的に作成されることになる。ファクシミリの文書を電子化した電子文書が添付されたメッセージの報知先は、報知先情報取得部３０４により取得された報知先情報から特定される１以上のメンバＭとなる。なお、投稿制御部３０５により投稿されたメッセージが表示されたグループチャットの具体例については、図９および図１０を参照して後述する。

また、投稿制御部３０５は、判定結果取得部３０６により取得された判定の結果が、ファクシミリの文書を窓口に報知するために画像送受信装置３０から投稿されたメッセージのうち、その投稿後予め定められた期間が経過しても返信（リプライ）がないメッセージに関する情報である場合には、その窓口に向けたメッセージを再投稿する。この再投稿によりリマインドを図ることが可能となる。

判定結果取得部３０６は、管理サーバ１０から送信されてきた判定の結果を取得する。管理サーバ１０から送信されてくる判定の結果としては、例えば、ファクシミリの文書を窓口に報知するために画像送受信装置３０から投稿されたメッセージのうち、その投稿後予め定められた期間が経過しても返信（リプライ）がないメッセージに関する情報、ファクシミリの文書の報知先とされた窓口から画像送受信装置３０に向けて投稿された第１回目の返信（リプライ）のメッセージに関する情報、画像送受信装置３０にファクシミリの文書の送信を依頼するために投稿されたメッセージに関する情報等が含まれる。

ファクシミリ送信制御部３０７は、判定結果取得部３０６により取得された判定の結果に基づいて、通信部３４からネットワーク９０（この場合、電話回線）を介して外部に向けてファクシミリの文書を送信する制御を行う。例えば、判定の結果が、ファクシミリの文書の報知先とされた窓口から画像送受信装置３０に向けて投稿された第１回目の返信（リプライ）のメッセージに関する情報であったとする。この場合、ファクシミリ送信制御部３０７は、発注に対する感謝の意を取引先に伝えることを目的としたファクシミリの文書を発注者に向けて送信する。本実施の形態では、このようなファクシミリの文書のことを「サンキューファックス」と呼ぶ。

また、例えば、判定の結果が、画像送受信装置３０にファクシミリの文書の送信を依頼するために投稿されたメッセージに関する情報であったとする。この場合、ファクシミリ送信制御部３０７は、送信を依頼されたファクシミリの文書を、通信部３４からネットワーク９０（この場合、電話回線）を介して外部に向けて送信する制御を行う。

ファクシミリの文書の送信をメッセージにて画像送受信装置３０に依頼する場合、例えば、対象となるファクシミリの文書を電子化した電子文書を、返信（リプライ）のメッセージに添付してもよい。また、例えば、対象となるファクシミリの文書を電子化した電子文書にアクセスするための情報をメッセージに表示させてもよい。ここで、「電子文書にアクセスするための情報」としては、例えばＵＲＬ（Uniform Resource Locator）が挙げられる。対象となるファクシミリの文書は、例えば見積書や受注書等である。

また、ファクシミリ送信制御部３０７は、ファクシミリの文書を送信する際、ファクシミリの文書の送信を依頼したメンバＭ以外の他のメンバＭによる事前承認が必要になるようにしてもよい。事前承認の手法は特に限定されず、例えば、他のメンバＭが、ファクシミリの文書の送信を依頼するメッセージに対して予め定められた入力操作を行うことで事前承認がなされるようにしてもよい。この場合、「予め定められた入力操作」とは、例えば、ファクシミリの文書の送信を依頼するメッセージに設けられたいわゆる「いいねボタン」を押下する操作等である。

＜管理サーバの処理＞
図６および図７は、管理サーバ１０の処理の流れを示すフローチャートである。
図６には、画像送受信装置３０にてファクシミリの文書が受信された場合における管理サーバ１０の処理の流れが示されている。管理サーバ１０は、図６に示すように、画像送受信装置３０からファクシミリの受信に関する情報としての受信情報が送信されてくると（ステップ４０１でＹＥＳ）、その受信情報を取得する（ステップ４０２）。

これに対して、画像送受信装置３０から受信情報が送信されてきていない場合（ステップ４０１でＮＯ）、管理サーバ１０は、画像送受信装置３０から受信情報が送信されてくるまでステップ４０１を繰り返す。

管理サーバ１０は、記憶部１３のデータベースに記憶されている窓口情報の中に、ファクシミリの文書の発信者の電話番号に対応する窓口情報が存在する場合には（ステップ４０３でＹＥＳ）、その窓口情報を抽出し（ステップ４０４）、窓口となる１以上のメンバＭを報知先として特定する（ステップ４０５）。

これに対して、記憶部１３のデータベースに記憶されている１以上の窓口情報の中に、ファクシミリの文書の発信者の電話番号に対応する窓口情報が存在しない場合（ステップ４０３でＮＯ）、管理サーバ１０は、予め定められた窓口情報を抽出し（ステップ４０６）、予め定められた窓口となる１以上のメンバＭを報知先として特定する（ステップ４０７）。例えば、取引先からの受注業務を担当する部署に所属する１以上のメンバＭ等を報知先として特定する。

管理サーバ１０は、特定した報知先に関する情報を、報知先情報として画像送受信装置３０に向けて送信する制御を行う（ステップ４０８）。これにより、画像送受信装置３０にてファクシミリの文書が受信された場合における管理サーバ１０の処理が終了する。

図７には、グループチャットのスレッドにメッセージが投稿された場合における管理サーバ１０の処理の流れが示されている。管理サーバ１０は、図７に示すように、グループチャット提供サーバ７０からメッセージ情報が送信されてくると（ステップ５０１でＹＥＳ）、そのメッセージ情報を取得する（ステップ５０２）。

これに対して、グループチャット提供サーバ７０からメッセージ情報が送信されてきていない場合（ステップ５０１でＮＯ）、管理サーバ１０は、グループチャット提供サーバ７０からメッセージ情報が送信されてくるまでステップ５０１を繰り返す。

管理サーバ１０は、取得したメッセージ情報に基づいて、グループチャットに投稿されたメッセージを判定する。管理サーバ１０によるメッセージの判定の結果、投稿されたメッセージの中に、ファクシミリの文書を窓口に報知するために画像送受信装置３０から投稿されたものが存在し（ステップ５０３でＹＥＳ）、その中に予め定められた期間が経過しても返信（リプライ）のないメッセージが存在する場合には（ステップ５０４でＹＥＳ）、予め定められた期間が経過しても返信（リプライ）がないメッセージに関する情報を画像送受信装置３０に向けて送信する制御を行う（ステップ５０５）。

これに対して、グループチャットに投稿されたメッセージの中に、ファクシミリの文書を窓口に報知するために画像送受信装置３０から投稿されたものが存在しない場合や（ステップ５０３でＮＯ）、予め定められた期間が経過しても返信（リプライ）のないメッセージが存在しない場合（ステップ５０４でＮＯ）、管理サーバ１０の処理はステップ５０６に進む。

管理サーバ１０によるメッセージの判定の結果、グループチャットに投稿されたメッセージが、ファクシミリの文書の報知先とされた窓口からの第１回目の返信（リプライ）である場合には（ステップ５０６でＹＥＳ）、メッセージの判定の結果として、ファクシミリの文書の報知先とされた窓口から画像送受信装置３０に向けて投稿された第１回目の返信（リプライ）のメッセージに関する情報を画像送受信装置３０に向けて送信する制御を行う（ステップ５０７）。

これに対して、グループチャットに投稿されたメッセージが、ファクシミリの文書の報知先とされた窓口からの第１回目の返信（リプライ）でない場合（ステップ５０６でＮＯ）、管理サーバ１０の処理はステップ５０８に進む。

管理サーバ１０によるメッセージの判定の結果、グループチャットに投稿されたメッセージが、画像送受信装置３０にファクシミリの文書の送信を依頼するものである場合には（ステップ５０８でＹＥＳ）、メッセージの判定の結果として、画像送受信装置３０にファクシミリの文書の送信を依頼するために投稿されたメッセージに関する情報を画像送受信装置３０に向けて送信する制御を行う（ステップ５０９）。

これに対して、グループチャットに投稿されたメッセージが、画像送受信装置３０にファクシミリの文書の送信を依頼するものでない場合（ステップ５０８でＮＯ）、管理サーバ１０の処理は終了する。

＜画像送受信装置の処理＞
図８は、画像送受信装置３０の処理の流れを示すフローチャートである。
図８には、外部から画像送受信装置３０に向けてファックスの文書が送信されてきた場合における画像送受信装置３０の処理の流れが示されている。画像送受信装置３０は、図８に示すように、外部から送信されてきたファクシミリの文書を受信すると（ステップ６０１でＹＥＳ）、ファクシミリの受信に関する情報である受信情報を生成する（ステップ６０２）。

画像送受信装置３０は、ステップ６０２にて生成した受信情報を、管理サーバ１０に向けて送信する制御を行う（ステップ６０３）。これに対して、外部からファクシミリの文書が送信されてきていない場合（ステップ６０１でＮＯ）、画像送受信装置３０は、外部からファクシミリの文書が送信されてくるまでステップ６０１を繰り返す。

画像送受信装置３０は、管理サーバ１０から報知先情報が送信されてくると（ステップ６０４でＹＥＳ）、その報知先情報を取得し（ステップ６０５）、ファクシミリの文書を電子化した電子文書を報知先に投稿する（ステップ６０６）。これに対して、報知先情報が送信されてきていない場合（ステップ６０４でＮＯ）、画像送受信装置３０は、管理サーバ１０から報知先情報が送信されてくるまでステップ６０４を繰り返す。

画像送受信装置３０は、管理サーバ１０から、グループチャットに投稿されたメッセージの判定の結果が送信されてくると（ステップ６０７でＹＥＳ）、その判定の結果を取得して（ステップ６０８）、ステップ６０９に進む。これに対して、管理サーバ１０から判定の結果が送信されてきていない場合には（ステップ６０７でＮＯ）、画像送受信装置３０は、管理サーバ１０からメッセージの判定の結果が送信されてくるまでステップ６０７を繰り返す。

画像送受信装置３０が取得した判定の結果が、ファクシミリの文書を窓口に報知するために画像送受信装置３０から投稿されたメッセージのうち、その投稿後予め定められた期間が経過しても返信（リプライ）がないメッセージに関する情報である場合には（ステップ６０９でＹＥＳ）、その窓口に向けたメッセージを再投稿する（ステップ６１０）。再投稿されるメッセージには、前回の投稿から経過した期間を示す情報が表記されるようにしてもよい。

これに対して、画像送受信装置３０が取得した判定の結果が、ファクシミリの文書を窓口に報知するために画像送受信装置３０から投稿されたメッセージのうち、その投稿後予め定められた期間が経過しても返信（リプライ）がないメッセージに関する情報でない場合（ステップ６０９でＮＯ）、画像送受信装置３０の処理はステップ６１１に進む。

画像送受信装置３０が取得した判定の結果が、ファクシミリの文書の報知先とされた窓口から画像送受信装置３０に向けて投稿された第１回目の返信（リプライ）のメッセージに関する情報である場合には（ステップ６１１でＹＥＳ）、ファクシミリの文書の発信者に向けてサンキューファックスを送信する（ステップ６１２）。これにより、画像送受信装置３０の処理は終了する。

これに対して、画像送受信装置３０が取得した判定の結果が、ファクシミリの文書の報知先とされた窓口から画像送受信装置３０に向けて投稿された第１回目の返信（リプライ）のメッセージに関する情報でない場合（ステップ６１１でＮＯ）、画像送受信装置３０の処理はステップ６１３に進む。

画像送受信装置３０が取得した判定の結果が、画像送受信装置３０にファクシミリの文書の送信を依頼するために投稿されたメッセージに関する情報である場合には（ステップ６１３でＹＥＳ）、画像送受信装置３０は、送信を依頼されたファクシミリの文書を外部に向けて送信する制御を行う（ステップ６１４）。

これに対して、画像送受信装置３０が取得した判定の結果が、画像送受信装置３０にファクシミリの文書の送信を依頼するために投稿されたメッセージに関する情報でない場合には（ステップ６１３でＮＯ）、画像送受信装置３０の処理は終了する。

＜具体例＞
図９および図１０は、クライアント端末５０の表示部に表示されるグループチャットの画面の具体例を示す図である。
クライアント端末５０の表示部に表示されるグループチャットの画面は、１以上のメッセージＥ１乃至Ｅｍ（ｍは１以上の整数値）を含む１以上のスレッドＴ１乃至Ｔｐ（ｐは１以上の整数値）で構成される。図９には、その一例として、画像送受信装置３０が外部からファクシミリの文書を受信した際に、その文書ごとに自動的に作成されるスレッドＴ１が示されている。スレッドＴ１には、メッセージＥ１乃至Ｅ６がその順番で投稿されている。

スレッドＴ１のメッセージＥ１乃至Ｅ６のうち、メッセージＥ１は、外部からファクシミリの文書を受信した画像送受信装置３０が、報知先として特定された窓口に向けて投稿したメッセージである。なお、図９の例において、外部から受信したファクシミリの文書は、取引先からの発注書である。

メッセージＥ１には、投稿者が「複合機１」であること、スレッドＴ１のタイトルが「株式会社〇〇様から受注しました」であること、および報知先として特定された窓口のメンバＭが「Ａさん」および「Ｂさん」である旨が表記されている。また、メッセージＥ１の本文には、「受注処理をお願いします。」と表記されており、ファクシミリにて受信した発注書を電子化した電子文書Ｗ１（ファイル名「株式会社〇〇様．ｐｄｆ」）が添付されている。

メッセージＥ１乃至Ｅ６のうち、メッセージＥ２は、ファクシミリの文書の報知先とされた窓口からの返信（リプライ）のメッセージである。メッセージＥ２には、投稿者が「Ａ」（メンバＭ）であること、および報知先が「複合機１」（画像送受信装置３０）である旨が表記されている。また、メッセージＥ２の本文には、「私が対応します。」と表記されている。

メッセージＥ１乃至Ｅ６のうち、メッセージＥ３は、画像送受信装置３０がサンキューファックスを送信した旨をグループチャットのメンバＭに報知するために投稿したメッセージである。具体的には、メッセージＥ３には、投稿者が「複合機１」（画像送受信装置３０）であることが表記されている。また、メッセージＥ３の本文には、「サンキューファックスを送信しました」と表記されている。

メッセージＥ１乃至Ｅ６のうち、メッセージＥ４は、ファクシミリの文書の報知先とされたメンバＭが、自身が作成した見積書の承認を他のメンバＭ（例えば、上司）に依頼するために投稿したメッセージである。具体的には、メッセージＥ４には、見積書の作成者である「Ａ」（メンバＭ）が投稿者であり、見積書の承認者である「Ｂ」（メンバＭ）が報知先である旨が表記されている。また、メッセージＥ４の本文には、「見積書を作成しました。承認をお願いします。」と表記されており、「Ａ」（メンバＭ）が作成した見積書を電子化した電子文書Ｗ２（ファイル名「お見積書．ｐｄｆ」）が添付されている。

メッセージＥ１乃至Ｅ６のうち、メッセージＥ５は、見積書の承認の依頼を受けたメンバＭが、見積書に承認を与える際に投稿したメッセージである。具体的には、メッセージＥ５には、見積書の承認者である「Ｂ」（メンバＭ）が投稿者であり、および見積書の作成者である「Ａ」（メンバＭ）が報知先である旨が表記されている。また、メッセージＥ５の本文には、「確認しました。ＯＫです。」と表記されている。

メッセージＥ１乃至Ｅ６のうち、メッセージＥ６は、見積書の作成者である「Ａ」（メンバＭ）が、その見積書のファクシミリによる送信を画像送受信装置３０に依頼する際に投稿されたメッセージである。具体的には、メッセージＥ６には、見積書の作成者である「Ａ」（メンバＭ）が投稿者であること、および見積書をファクシミリの文書として送信する画像送受信装置３０が報知先である旨が表記されている。また、メッセージＥ６の本文には、「送信してください。」と表記されており、「Ｂ」（メンバＭ）の承認を得た見積書を電子化した電子文書Ｗ２（ファイル名「お見積書．ｐｄｆ」）が添付されている。

図１０には、クライアント端末５０の表示部に表示されるグループチャットの画面の一例として、画像送受信装置３０が外部からファクシミリの文書を受信した際に、その文書ごとに自動的に作成されるスレッドＴ１１およびＴ１２が示されている。スレッドＴ１１には、メッセージＥ１１乃至Ｅ１４がその順番で投稿されている。スレッドＴ１２には、メッセージＥ２１が投稿されている。

スレッドＴ１１のメッセージＥ１１乃至Ｅ１４のうち、メッセージＥ１１乃至Ｅ１３の各々は、図９のスレッドＴ１のメッセージＥ１乃至Ｅ３の各々と同様のメッセージである。すなわち、メッセージＥ１１は、外部からファクシミリの文書を受信した画像送受信装置３０が、報知先として特定された窓口に向けて投稿したメッセージである。また、メッセージＥ１２は、ファクシミリの文書の報知先とされた窓口からの返信（リプライ）のメッセージである。また、メッセージＥ１３は、画像送受信装置３０がサンキューファックスを送信した旨をグループチャットのメンバＭに報知するために投稿したメッセージである。

メッセージＥ１１乃至Ｅ１４のうち、メッセージＥ１４は、画像送受信装置３０から、ファクシミリの文書の報知先として特定された窓口に向けて再投稿されたリマインドのメッセージである。メッセージＥ１４は、画像送受信装置３０が外部からファクシミリの文書を受信してから予め定められた期間が経過しても処理が進行しない案件の窓口を報知先として投稿される。

具体的には、メッセージＥ１４には、発注書を受信した画像送受信装置３０（複合機１）が投稿者であり、発注書の受領を担当する窓口である「Ａ」（メンバＭ）および「Ｂ」（メンバＭ）が報知先である旨が表記されている。また、メッセージＥ１４の本文には、「ＸＸ日経過しましたが、処理が完了していません。早急に処理を行ってください」と表記されている。この場合、「予め定められた期間」は「ＸＸ日」である。

スレッドＴ１２のメッセージＥ２１は、スレッドＴ１１のメッセージＥ１１と同様に、外部からファクシミリの文書を受信した画像送受信装置３０が、報知先として特定された窓口に向けて投稿したメッセージである。スレッドＴ１１のメッセージＥ１１と、スレッドＴ１２のメッセージＥ２１とを比較すると、投稿者が「複合機１」であること、報知先として特定された窓口のメンバＭが「Ａさん」および「Ｂさん」であること、本文が「受注処理をお願いします。」であることが共通する。

ただし、スレッドＴ１１とスレッドＴ１２とでは、対応する発注書（ファクシミリの文書）が異なる。具体的には、スレッドＴ１１のタイトルが「株式会社〇〇様から受注しました」であるのに対して、スレッドＴ１２のタイトルは「株式会社△△様から受注しました」になっている。また、スレッドＴ１１のメッセージＥ１１に添付された電子文書Ｗ１１のファイル名が「株式会社〇〇様．ｐｄｆ」であるのに対して、スレッドＴ１２のメッセージＥ２１に添付された電子文書Ｗ２１のファイル名は「株式会社△△様．ｐｄｆ」になっている。このため、スレッドＴ１１のメッセージＥ１１と、スレッドＴ１２のメッセージＥ２１とが異なるスレッドに投稿されている。

このように、本実施の形態では、外部からファクシミリの文書として送信されてきた発注書を画像送受信装置３０が受信すると、その発注書ごとに、図９のスレッドＴ１や図１０のスレッドＴ１１およびＴ１２のようなスレッドが自動的に作成されて、受信された発注書を電子化した電子文書Ｗ１が投稿される。このとき、発注書を受領する窓口となる「Ａ」（メンバＭ）および「Ｂ」（メンバＭ）が報知先として特定される。このため、「Ａ」（メンバＭ）および「Ｂ」（メンバＭ）は、自動的に作成されたスレッドを視認するだけで、発注書がファクシミリにて受信されたことを容易に知得できる。

また、本実施の形態によれば、サンキューファックスの送信、受領された発注書に対応する見積書の承認、承認された見積書のファクシミリによる送信、処理が滞納している案件等の進捗管理がスレッドにて容易化される。さらに、図９および図１０に示すピンＰを用いたいわゆるピン留め機能により、ピンＰを付したスレッドを後から抽出することができるので、未処理の案件のみを抽出して管理することも可能となる。

以上、本実施の形態について説明したが、本発明は上述した本実施の形態に限るものではない。また、本発明による効果も、上述した本実施の形態に記載されたものに限定されない。例えば、図１に示すシステム構成、図２および図３に示すハードウェア構成は、本発明の目的を達成するための例示に過ぎず、特に限定されない。また、図４および図５に示す機能構成も例示に過ぎず、特に限定されない。上述した処理を全体として実行できる機能が図１の情報処理システム１に備えられていれば足り、この機能を実現するためにどのような機能構成を用いるかは図４および図５の例に限定されない。

また、図６乃至図８に示す処理のステップの順序も例示に過ぎず、特に限定されない。図示されたステップの順序に沿って時系列的に行われる処理だけではなく、必ずしも時系列的に処理されなくとも、並列的あるいは個別的に行われてもよい。また、図９および図１０に示す画面も、メッセージ交換サービスのサービス画面の例示に過ぎず、特に限定されない。メッセージ交換サービスを実現可能にするあらゆるユーザインターフェースを採用することができる。

また、上述の実施の形態では、グループチャットのスレッドに投稿されたメッセージの判定を管理サーバ１０が行う構成となっているが、この構成に限定されない。例えば、グループチャットのスレッドに投稿されたメッセージの判定を画像送受信装置３０が単独で行う構成であってもよい。この場合、例えば、図４のメッセージ情報取得部１０５、およびメッセージ判定部１０６は、管理サーバ１０の制御部１１ではなく画像送受信装置３０の制御部３１にて機能するようにすることができる。また、ファクシミリの文書の発信者の電話番号に窓口情報が対応付けられたデータベースが、画像送受信装置３０の記憶部３３に格納されるようにすることができる。

また、上述の実施の形態では、取引先から発注書がファクシミリの文書として送信されてきた場合、発注に対する感謝の意を取引先に伝えることを目的としたサンキューファックスが画像送受信装置３０から送信される構成となっているが、この構成に限定されない。例えば、発注書の発信者である取引先が、ネットワーク９０を介してＥメールを受信できる情報処理装置を保有している場合には、発注に対する感謝の意を取引先に伝えることを目的としたＥメールが画像送受信装置３０から送信される構成であってもよい。

１…情報処理システム、１０…管理サーバ、１１…制御部、３０…画像送受信装置、３１…制御部、５０…クライアント端末、７０…グループチャット提供サーバ、９０…ネットワーク、１０１…受信情報取得部、１０２…窓口情報抽出部、１０３…報知先特定部、１０４…報知先情報送信制御部、１０５…メッセージ情報取得部、１０６…メッセージ判定部、１０７…判定結果送信制御部、３０１…ファクシミリ受信制御部、３０２…受信情報生成部、３０３…受信情報送信制御部、３０４…報知先情報取得部、３０５…投稿制御部、３０６…判定結果取得部、３０７…ファクシミリ送信制御部

Claims (13)

1. プロセッサを備え、
   前記プロセッサは、ファクシミリの文書が受信されると、その発信者の電話番号に予め対応付けられている窓口を示す情報を抽出し、
   前記ファクシミリの文書を電子化させた電子文書の報知先を前記窓口として、当該窓口をメンバに含むメッセージ交換サービスに当該電子文書を投稿する制御を行うことを特徴とする、
   情報処理装置。
2. 前記プロセッサは、前記電子文書の投稿後、予め定められた期間が経過しても返信の投稿がない場合、当該電子文書を前記メッセージ交換サービスに再投稿する制御を行うことを特徴とする、
   請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記プロセッサは、前記再投稿の際、前記ファクシミリの文書の受信から経過した期間を示す情報をさらに投稿する制御を行うことを特徴とする、
   請求項２に記載の情報処理装置。
4. 前記電子文書の数と、当該電子文書の投稿先となる前記メッセージ交換サービスのスレッドの数との関係が１対１となることを特徴とする、
   請求項１に記載の情報処理装置。
5. 前記プロセッサは、前記メッセージ交換サービスに前記電子文書の投稿主を報知先とする返信の投稿がなされると、前記ファクシミリの文書が前記窓口にて受領された旨を前記発信者に報知する制御を行うことを特徴とする、
   請求項１に記載の情報処理装置。
6. 前記プロセッサは、前記返信の投稿が初回である場合に、前記窓口にて受領された旨を前記発信者に報知する制御を行うことを特徴とする、
   請求項５に記載の情報処理装置。
7. 前記プロセッサは、前記窓口にて受領された旨を前記発信者に報知する制御として、予め指定された通信の手法により、前記受領された旨を前記発信者に送信する制御を行うことを特徴とする、
   請求項６に記載の情報処理装置。
8. 前記プロセッサは、前記返信の投稿として前記電子文書が投稿される場合、前記発信者に向けて当該電子文書を報知する制御をさらに行うことを特徴とする、
   請求項５に記載の情報処理装置。
9. 前記プロセッサは、前記電子文書の報知について、前記メッセージ交換サービスの他のメンバによる確認が行われると、当該電子文書を前記発信者に提供する制御を行うことを特徴とする、
   請求項８に記載の情報処理装置。
10. 前記プロセッサは、前記他のメンバによる確認として、当該他のメンバによる確認の完了を示す投稿がなされると、前記電子文書を前記発信者に提供する制御を行うことを特徴とする、
    請求項９に記載の情報処理装置。
11. 前記プロセッサは、前記他のメンバによる確認として、当該他のメンバによる確認の完了を示す入力操作が前記返信の投稿に対してなされると、前記電子文書を前記発信者に提供する制御を行うことを特徴とする、
    請求項９に記載の情報処理装置。
12. ファクシミリの文書が受信されると、その発信者の電話番号に予め対応付けられている窓口を示す情報を抽出する抽出手段と、
    前記ファクシミリの文書を電子化させた電子文書の報知先を前記窓口として、当該窓口をメンバに含むメッセージ交換サービスに当該電子文書を投稿する制御を行う投稿制御手段と、
    を有することを特徴とする情報処理システム。
13. コンピュータに、
    ファクシミリの文書が受信されると、その発信者の電話番号に予め対応付けられている窓口を示す情報を抽出する機能と、
    前記ファクシミリの文書を電子化させた電子文書の報知先を前記窓口として、当該窓口をメンバに含むメッセージ交換サービスに当該電子文書を投稿する制御を行う機能と、
    を実現させるためのプログラム。

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