JP2020053939A - Document management system and management method - Google Patents

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Abstract

To use various services related to document management at an arbitrary place.SOLUTION: A document management system includes registration means and process execution means. The registration means associates address information of a server designated among a plurality of first servers with identification information for using a service related to document management provided by a processing operation of the server to register them in a second server. When a terminal device obtains the address information corresponding to the identification information from the second server and makes a login request, the process execution means connects the terminal device to the designated server, and executes the process of the server.SELECTED DRAWING: Figure 3

Description

本発明は、文書管理システムおよび管理方法に関する。   The present invention relates to a document management system and a management method.

例えば、会社内において、ＭＦＰ（Multi Function Peripheral：複合機）を用いて電子化した文書などを処理サーバに蓄積し、若しくは指定された配信先に配信して利用する文書管理システムが業務効率化を図る手段として大きな役割を担っている。   For example, in a company, a document management system that stores documents and the like digitized using an MFP (Multi Function Peripheral) in a processing server or distributes the documents to a designated distribution destination to use them increases efficiency of business. It plays a major role as a means of planning.

文書管理システムでは、複数の処理（例えばスキャン処理、文字認識処理、データ配信処理など）を組み合わせたフローを設定できる。これを「ワークフロー」と呼び、どのような処理を実行するかが定義された情報を「ワークフロー情報」と呼ぶ。   In the document management system, a flow combining a plurality of processes (for example, a scan process, a character recognition process, a data distribution process, and the like) can be set. This is called "workflow", and information defining what processing is to be executed is called "workflow information".

文書管理システムには、複数のＭＦＰが社内のネットワークで接続されている。ユーザは任意のＭＦＰの操作パネル上で目的に合わせたサービスを選択することで、そのサービスに対応したワークフロー情報に従った処理が実行される。その際、予めユーザ毎にカスタマイズされたサービスのメニュー画面をＭＦＰの操作パネルに表示して、そのメニュー画面の中で選択されたサービスを実行するシステムがある（例えば、特許文献１参照）。また、インターネット上に蓄積された印刷データを任意のプリンタで印刷するシステムがある（例えば、特許文献２参照）。   A plurality of MFPs are connected to the document management system via an in-house network. When the user selects a service according to the purpose on an operation panel of an arbitrary MFP, a process according to workflow information corresponding to the service is executed. At this time, there is a system that displays a menu screen of a service customized for each user in advance on the operation panel of the MFP and executes the service selected on the menu screen (for example, see Patent Document 1). There is also a system that prints print data stored on the Internet with an arbitrary printer (for example, see Patent Document 2).

上述した文書管理システムは、ユーザが属する団体(例えば、企業やその企業内の部署)毎に構築されるため、その団体の中で管理されていない端末機器からアクセスすることはできない。しかし、ユーザによっては、例えば外出先などで、社内の文書管理システムに管理対象外の端末機器（社内の文書管理システムによって管理されていない端末機器）からアクセスしてサービスを利用したいという要求がある。   Since the above-described document management system is constructed for each organization to which the user belongs (for example, a company or a department within the company), it cannot be accessed from a terminal device that is not managed in the organization. However, there are some users who want to use the service by accessing an in-house document management system from an unmanaged terminal device (a terminal device not managed by the in-house document management system), for example, when they are out. .

そこで、本発明の目的は、文書管理に関連した各種サービスを任意の場所で利用することのできる文書管理システムおよび管理方法を提供することにある。   Therefore, an object of the present invention is to provide a document management system and a management method that can use various services related to document management at an arbitrary place.

一実施形態に係る文書管理システムは、文書管理システムは、登録手段と処理実行手段とを備える。前記登録手段は、複数の第１のサーバの中で指定されたサーバのアドレス情報を当該サーバの処理動作によって提供される文書管理に関連したサービスを利用するための識別情報と関連付けて第２のサーバに登録する。前記処理実行手段は、端末機器が前記第２のサーバから前記識別情報に対応した前記アドレス情報を取得してログイン要求したときに、前記指定されたサーバに前記端末機器を接続して当該サーバの処理を実行する。   In a document management system according to one embodiment, the document management system includes a registration unit and a process execution unit. The registration means associates address information of a server designated among a plurality of first servers with identification information for using a service related to document management provided by a processing operation of the server, and associates the address information with a second server. Register on the server. When the terminal device obtains the address information corresponding to the identification information from the second server and makes a login request, the process execution unit connects the terminal device to the designated server and connects the terminal device to the designated server. Execute the process.

本発明によれば、文書管理に関連した各種サービスを任意の場所で利用することができる。   According to the present invention, various services related to document management can be used anywhere.

一実施形態に係る文書管理システムを含むネットワークシステムの一例を示す図である。FIG. 1 illustrates an example of a network system including a document management system according to an embodiment. 文書管理システムの全体構成を示す図である。FIG. 1 is a diagram illustrating an overall configuration of a document management system. 文書管理システムと、複合機および管理サーバの機能構成を示すブロック図である。FIG. 2 is a block diagram illustrating a functional configuration of a document management system, a multifunction peripheral, and a management server. サービス管理テーブルの一例を示す図である。FIG. 6 is a diagram illustrating an example of a service management table. 中央サーバのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。FIG. 3 is a block diagram illustrating an example of a hardware configuration of a central server. 処理サーバのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。FIG. 3 is a block diagram illustrating an example of a hardware configuration of a processing server. 複合機のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。FIG. 2 is a block diagram illustrating an example of a hardware configuration of the multifunction peripheral. 管理サーバのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。FIG. 3 is a block diagram illustrating an example of a hardware configuration of a management server. 文書管理システムにおける登録時の処理の流れを説明するためのシーケンス図である。FIG. 9 is a sequence diagram for explaining a flow of processing at the time of registration in the document management system. 文書管理システムにおけるサービス提供時の処理の流れを説明するためのシーケンス図である。FIG. 9 is a sequence diagram for explaining a flow of processing when a service is provided in the document management system. 文書管理システムにおけるサービス提供時の処理の流れを説明するためのシーケンス図である。FIG. 9 is a sequence diagram for explaining a flow of processing when a service is provided in the document management system. 複合機に表示される入力画面の一例を示す図である。FIG. 4 is a diagram illustrating an example of an input screen displayed on the multifunction peripheral. サービス利用画面の一例を示す図である。It is a figure showing an example of a service use screen. 変形例としてサービス情報を有するサービス管理テーブルの一例を示す図である。FIG. 11 is a diagram illustrating an example of a service management table having service information as a modification.

以下、図面を参照して実施形態を説明する。
図１は一実施形態に係る文書管理システムを含むネットワークシステムの一例を示す図である。 Hereinafter, embodiments will be described with reference to the drawings.
FIG. 1 is a diagram illustrating an example of a network system including a document management system according to an embodiment.

本実施形態におけるネットワークシステムは、Ａ社内に構築されたネットワークシステム１１と、Ｂ社内に構築されたネットワークシステム１２と、クラウド１３と、複合機１４−１〜１４−５とを備える。図中のＮはネットワークであり、例えばインターネットを含む。   The network system according to the present embodiment includes a network system 11 built in company A, a network system 12 built in company B, a cloud 13, and multifunction machines 14-1 to 14-5. N in the figure is a network and includes, for example, the Internet.

Ａ社の社内ネットワークシステム１１には、文書管理システム２１と、ファイルサーバ２２と、複合機２３などが社内ネットワーク２０を介して接続されている。社内ネットワーク２０は、例えばＴＣＰ／ＩＰによるＬＡＮ（Local Area Network），ＶＰＮ（Virtual Private Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）などを含む。   A document management system 21, a file server 22, a multifunction device 23, and the like are connected to the company A's company network system 11 via a company network 20. The in-house network 20 includes, for example, a LAN (Local Area Network) based on TCP / IP, a VPN (Virtual Private Network), a WAN (Wide Area Network), and the like.

文書管理システム２１は、複合機等の端末機器と協働して、文書管理に関わる処理を実行するコンピュータ上のシステムである。「文書管理に関わる処理」とは、複合機などの端末機器を利用して、文書等の情報を効率的に管理するための一連の処理のことを言う。「文書管理に関わる処理」には、例えば複合機のスキャン機能によって入力された文書等をワークフロー情報に従って配信する処理、複合機のスキャン機能によって入力された文書等をロケーションフリーで印刷する処理などが含まれる。なお、文書管理システム２１が処理対象とする情報は、文書に限らず、写真画像や動画などであっても良い。   The document management system 21 is a system on a computer that executes processing related to document management in cooperation with a terminal device such as a multifunction peripheral. “Processing related to document management” refers to a series of processes for efficiently managing information such as documents using a terminal device such as a multifunction peripheral. The “process related to document management” includes, for example, a process of distributing a document or the like input by the scanning function of the multifunction device according to the workflow information, a process of printing a document or the like input by the scanning function of the multifunction device in a location-free manner, and the like. included. The information to be processed by the document management system 21 is not limited to a document, but may be a photographic image or a moving image.

また、文書管理システム２１は、ユーザ認証を行う機能を有する。「ユーザ認証」とは、ユーザが文書管理システム２１を利用する権限を有する正当なユーザであるか否かを確認する機能のことである。   Further, the document management system 21 has a function of performing user authentication. “User authentication” is a function for confirming whether or not the user is a valid user who has authority to use the document management system 21.

ファイルサーバ２２は、各種データの保存、管理を行うサーバである。
複合機２３は、スキャナ機能、プリンタ機能およびファクシミリ機能の少なくとも１つを有する。また、複合機２３は、通信機能および表示機能および入力機能などを有する。なお、複合機２３は、ＭＦＰ、画像形成装置、多機能プリンタ、コピー機又はオフィス機器などと呼ばれる場合がある。 The file server 22 is a server that stores and manages various data.
The MFP 23 has at least one of a scanner function, a printer function, and a facsimile function. The multifunction device 23 has a communication function, a display function, an input function, and the like. Note that the MFP 23 may be called an MFP, an image forming apparatus, a multi-function printer, a copier, an office device, or the like.

さらに、複合機２３は、予め記憶されたプログラムに従ってデータ処理を実行する機能を有する。複合機２３は、一例として、用紙をスキャンして画像データを取り込み、取り込んだ画像データに対してプログラムに従ったデータ処理を実行する。   Further, the multifunction device 23 has a function of executing data processing according to a program stored in advance. As an example, the multi-function device 23 scans a sheet to capture image data, and performs data processing on the captured image data according to a program.

Ｂ社の社内ネットワークシステム１２についても、Ａ社内のネットワークシステム１１と同様であり、文書管理システム３１と、ファイルサーバ３２と、複合機３３がネットワーク３０を介して接続されている。   The company network system 12 of Company B is the same as the network system 11 of Company A, and a document management system 31, a file server 32, and a multifunction device 33 are connected via a network 30.

一方、複合機１４−１〜１４−５は、例えばコンビニエンス・ストア（図中ではコンビニと略記する）や公共施設などに設置されている。つまり、複合機１４−１〜１４−５は、Ａ社やＢ社から見た場合に社外の場所に任意に設置された外部の端末機器として存在する。   On the other hand, the multifunction peripherals 14-1 to 14-5 are installed in, for example, a convenience store (abbreviated as a convenience store in the drawing) or a public facility. That is, the multifunction peripherals 14-1 to 14-5 exist as external terminal devices arbitrarily installed at locations outside the company when viewed from the companies A and B.

ここで、例えばＡ社内であれば、文書管理システム２１に登録されている複合機２３から文書管理システム２１をアクセスする。この文書管理システム２１は、ユーザの利用目的に合わせた様々な設定が施されている。このため、文書管理システム２１に管理対象として設定されていない複合機１４−１〜１４−５から文書管理システム２１のサービスを利用することはできない。   Here, for example, in the case of A company, the document management system 21 is accessed from the MFP 23 registered in the document management system 21. The document management system 21 has various settings according to the purpose of use of the user. For this reason, the services of the document management system 21 cannot be used from the multifunction peripherals 14-1 to 14-5 that are not set as management targets in the document management system 21.

しかし、ユーザによっては社外でも文書管理システム２１を利用して文書の配信などを行いたい要求がある。そこで、本実施形態では、クラウド１３上に管理サーバ４１を配置することで、文書管理システム２１に管理対象外の端末機器を用いて、社外の任意の場所から文書管理システム２１を利用できるようにする。なお、管理サーバ４１の構成や処理動作については、後に図３および図４を参照して詳しく説明する。また、クラウド１３上には、管理サーバ４１の他にファイルサーバ４２や、別の会社（Ｃ社）の文書管理システム４３が配置されていても良い。   However, there are some users who want to distribute documents using the document management system 21 even outside the company. Therefore, in the present embodiment, by arranging the management server 41 on the cloud 13, the document management system 21 can be used from any place outside the company by using a terminal device that is not managed by the document management system 21. I do. The configuration and processing operation of the management server 41 will be described later in detail with reference to FIGS. Further, in addition to the management server 41, a file server 42 and a document management system 43 of another company (company C) may be arranged on the cloud 13.

以下では、Ａ社の文書管理システム２１に着目して説明するが、Ｂ社の文書管理システム３１や、クラウド１３上の文書管理システム４３でも同様である。   The following description focuses on the document management system 21 of Company A, but the same applies to the document management system 31 of Company B and the document management system 43 on the cloud 13.

図２はＡ社内に構築された文書管理システム２１の全体構成を示す図である。
文書管理システム２１は、中央サーバ５１、複数の処理サーバ５２−１，５２−２，…５２−Ｎ、認証サーバ５３、配信サーバ５４を備える。なお、複合機Ａ１，Ａ２，…ＡＮ，複合機Ｂ１，Ｂ２，…ＢＮ，複合機Ｎ１，Ｎ２，…ＮＮは、図１に示した社内の複合機２３に対応する。 FIG. 2 is a diagram showing an entire configuration of the document management system 21 constructed in the company A.
The document management system 21 includes a central server 51, a plurality of processing servers 52-1, 52-2,... 52-N, an authentication server 53, and a distribution server 54. The multifunction peripherals A1, A2,..., The multifunction peripherals B1, B2,... BN, and the multifunction peripherals N1, N2,.

中央サーバ５１には、複数の処理サーバ５２−１，５２−２，…５２−Ｎが接続される。これらの処理サーバ５２−１，５２−２，…５２−Ｎには、それぞれに複合機Ａ１，Ａ２，…ＡＮ，複合機Ｂ１，Ｂ２，…ＢＮ，複合機Ｎ１，Ｎ２，…ＮＮが接続される。
なお、処理サーバに対してデータを入力する手段は複合機に限らないため、複合機が処理サーバに接続されない構成もあり得る。例えば、テレビ会議端末、電子黒板、プロジェクタ、デジタルサイネージなどが処理サーバに接続される構成もある。 The central server 51 is connected to a plurality of processing servers 52-1, 52-2,..., 52-N. , 52-N are connected to the multifunction peripherals A1, A2,... AN, the multifunction peripherals B1, B2,. You.
Since the means for inputting data to the processing server is not limited to the multifunction peripheral, there may be a configuration in which the multifunction peripheral is not connected to the processing server. For example, there is a configuration in which a video conference terminal, an electronic blackboard, a projector, digital signage, and the like are connected to the processing server.

中央サーバ５１は、上位制御装置として存在し、文書管理システム全体の制御を行う。中央サーバ５１には管理者端末５５が接続されている。管理者端末５５は、管理者により操作される情報処理装置である。管理者端末５５は、例えば汎用のコンピュータによって構成される。   The central server 51 exists as a higher-level control device and controls the entire document management system. An administrator terminal 55 is connected to the central server 51. The administrator terminal 55 is an information processing device operated by the administrator. The administrator terminal 55 is configured by, for example, a general-purpose computer.

ここで、「管理者」とは、文書管理システムの全体的な管理を行う者であり、例えばワークフロー情報の定義や編集、さらに、社外の任意の場所から利用可能な処理サーバを登録する権限を持つ。これに対し、「ユーザ」は複合機などを操作して各種サービスを受ける者である。管理者がユーザとなる場合もあり、厳密に区別しなくても良い。ここで言う「各種サービス」とは、文書管理システムを実現するサーバコンピュータの処理動作によって提供される様々なサービスであり、例えば「印刷サービス」、「文書配信サービス」などを含む。   Here, the “administrator” is a person who performs overall management of the document management system, and has, for example, the authority to define and edit workflow information and to register a processing server that can be used from any place outside the company. Have. On the other hand, a “user” is a person who operates a multifunction peripheral or the like to receive various services. An administrator may be a user, and it is not necessary to strictly distinguish between the users. Here, the “various services” are various services provided by the processing operation of the server computer that implements the document management system, and include, for example, a “print service” and a “document distribution service”.

処理サーバ５２−１，５２−２，…５２−Ｎは、文書管理システム２１の各種サービスに対応した処理を実行するサーバであり、例えば「印刷処理」を実行するプリントサーバなどを含む。処理サーバ５２−１には、社内に設置されたＡグループの複数の複合機Ａ１，Ａ２，…ＡＮが接続されている。処理サーバ５２−１は、文書管理システム２１の各機能の一部あるいは全てに対応した処理を行う。他の処理サーバ５２−２〜５２−Ｎについても同様である。なお、“Ｎ”は任意の自然数（０を含まず）であるが、処理サーバや複合機の台数は少なくとも１台以上あれば良い。   The processing servers 52-1, 52-2,..., 52-N are servers that execute processing corresponding to various services of the document management system 21, and include, for example, a print server that executes “print processing”. A plurality of MFPs A1, A2,..., AN of Group A installed in the company are connected to the processing server 52-1. The processing server 52-1 performs processing corresponding to part or all of the functions of the document management system 21. The same applies to the other processing servers 52-2 to 52-N. Note that “N” is an arbitrary natural number (not including 0), but the number of processing servers and multifunction devices only needs to be at least one or more.

認証サーバ５３は、予め文書管理システム２１の利用が許可されたユーザを認証するためのユーザ情報を備えている。ユーザ情報は、ユーザ名およびパスワード、又は、これらに加えて組織毎に割り当てられた組織コードと呼ばれるコードを含む。認証サーバ５３は、処理サーバ５２−１から認証依頼を受けて、前記ユーザ情報を用いた認証処理を行う。   The authentication server 53 has user information for authenticating a user who is permitted to use the document management system 21 in advance. The user information includes a user name and a password, or a code called an organization code assigned to each organization in addition to the user name and the password. The authentication server 53 receives an authentication request from the processing server 52-1 and performs an authentication process using the user information.

配信サーバ５４は、データを配信処理するサーバである。配信処理には、例えばスキャンした文書をメールに添付して配信する「メール配信」、所定のフォルダに配信する「フォルダ配信」、インターネット上に配信する機能として「ＦＴＰ（File Transfer Protocol）配信」、「ＷｅｂＤＡＶ(Web-based Distributed Authoring and Versioning)配信」などがある。   The distribution server 54 is a server that performs data distribution processing. The distribution processing includes, for example, “mail distribution” in which a scanned document is attached to a mail for distribution, “folder distribution” for distribution to a predetermined folder, “FTP (File Transfer Protocol) distribution” as a function for distribution on the Internet, "Web-based Distributed Authoring and Versioning (WebDAV) distribution" and the like.

認証サーバ５３と配信サーバ５４は、図中では処理サーバ５２−１だけに接続されているが、実際には他処理サーバ５２−２の〜５２−Ｎのそれぞれに対しても接続されており、処理サーバ５２−１〜５２−Ｎのそれぞれが処理を実行する場合に利用される。   Although the authentication server 53 and the distribution server 54 are connected to only the processing server 52-1 in the figure, they are actually connected to each of the other processing servers 52-2 to 52-N. It is used when each of the processing servers 52-1 to 52-N executes a process.

なお、図２の例では、各サーバ５１〜５４が独立して配置されているが、１つのサーバに中央サーバ５１、処理サーバ５１−１〜５２−Ｎ、認証サーバ５３、配信サーバ５４の各機能を持たせ構成であっても良い。
本実施形態において、これらのサーバ５１〜５４の一部あるいは全ては、文書管理システム２１の各種サービスに対応した処理を実行する「第１のサーバ」として定義される。また、図１に示した管理サーバ４１は、「第１のサーバ」に対して「第２のサーバ」として定義される。「第２のサーバ」は、文書管理システム２１を構成する各サーバ５１〜５４とは独立したサーバであり、クラウド１３に配置される。 In the example of FIG. 2, each of the servers 51 to 54 is independently arranged. However, each of the central server 51, the processing servers 51-1 to 52-N, the authentication server 53, and the distribution server 54 A configuration having functions may be provided.
In the present embodiment, some or all of the servers 51 to 54 are defined as “first servers” that execute processes corresponding to various services of the document management system 21. The management server 41 shown in FIG. 1 is defined as “second server” with respect to “first server”. The “second server” is a server independent of the servers 51 to 54 configuring the document management system 21, and is arranged in the cloud 13.

複合機Ａ１，Ａ２，…ＡＮ，Ｂ１，Ｂ２，…ＢＮ，Ｎ１，Ｎ２，…ＮＮには、予め文書管理アプリケーションプログラム（以下、文書管理アプリケーションと称す）がインストールされている。これらの複合機Ａ１，Ａ２，…ＡＮ，Ｂ１，Ｂ２，…ＢＮ，Ｎ１，Ｎ２，…ＮＮは、前記文書管理アプリケーションの起動により、処理サーバ５２−１〜５２−Ｎと連動して文書管理システム２１を用いた各種サービスをユーザに提供する。   A document management application program (hereinafter, referred to as a document management application) is installed in the multifunction peripherals A1, A2,..., AN, B1, B2,. , NN, N1, N2,... NN are linked with the processing servers 52-1 to 52-N by the activation of the document management application. Various services using 21 are provided to the user.

図３は文書管理システム２１と、この文書管理システム２１に接続される複合機２３および管理サーバ４１の機能構成を示すブロック図である。   FIG. 3 is a block diagram showing a functional configuration of the document management system 21 and the MFP 23 and the management server 41 connected to the document management system 21.

［文書管理システム２１の構成］
文書管理システム２１は、中央サーバ５１、処理サーバ５２、認証サーバ５３を備える。なお、図３では、図２に示した配信サーバ５４を省略している。また、図３では、複数の処理サーバ５２−１〜５２−Ｎを１つにまとめて処理サーバ５２で表現しているが、実際にはサービスの内容に応じて１以上の処理サーバが中央サーバ５１に接続されている。 [Configuration of Document Management System 21]
The document management system 21 includes a central server 51, a processing server 52, and an authentication server 53. In FIG. 3, the distribution server 54 shown in FIG. 2 is omitted. Further, in FIG. 3, the plurality of processing servers 52-1 to 52-N are collectively represented as one by the processing server 52. However, in practice, one or more processing servers are connected to the central server in accordance with the contents of the service. 51.

・中央サーバ５１
中央サーバ５１は、画面生成部５１ａ、処理設定作成部５１ｂ、プリント設定部５１ｃ、認証設定部５１ｄ、サービス登録依頼部５１ｅ、サービスＩＤ保存部５１ｆ、通信部５１ｇを備える。 ・ Central server 51
The central server 51 includes a screen generation unit 51a, a process setting creation unit 51b, a print setting unit 51c, an authentication setting unit 51d, a service registration request unit 51e, a service ID storage unit 51f, and a communication unit 51g.

画面生成部５１ａは、管理者が図２に示した管理者端末５５から中央サーバ５１にアクセスするときの画面を生成する。この画面が管理者端末５５に表示されることによって、管理者は例えばワークフロー情報の設定やプリントの設定、さらに、社外の任意の場所から利用可能な処理サーバの設定などを行うことができる。また、画面生成部５１ａは、複合機２３や複合機１４に表示する各種画面など生成する。   The screen generation unit 51a generates a screen when the administrator accesses the central server 51 from the administrator terminal 55 shown in FIG. When this screen is displayed on the administrator terminal 55, the administrator can set, for example, workflow information and print settings, and a processing server that can be used from any place outside the company. Further, the screen generation unit 51a generates various screens to be displayed on the MFP 23 or the MFP 14.

処理設定作成部５１ｂは、管理者によって定義された処理を有するワークフロー情報を作成する部分である。ワークフロー情報は、通信部５１ｇを通じて処理サーバ５２のワークフロー処理部５２ａに与えられる。   The process setting creating unit 51b is a unit that creates workflow information having a process defined by the administrator. The workflow information is provided to the workflow processing unit 52a of the processing server 52 via the communication unit 51g.

ワークフロー情報には、複数の処理の内容および順序が定義される。ワークフロー情報では、一例として、データを取り込む処理（例えば、スキャン処理、撮像処理、メール受信処理、および、ファクシミリ受信処理など）を定義することができる。   In the workflow information, the contents and order of a plurality of processes are defined. In the workflow information, as an example, a process of capturing data (for example, a scanning process, an imaging process, a mail receiving process, a facsimile receiving process, and the like) can be defined.

また、ワークフロー情報では、一例として、各種のデータ処理（データ圧縮処理、文字認識処理（ＯＣＲ処理）、フィルタリング処理、データ合成処理、特定のデータ形式への符号化処理、特定のファイル形式への変換処理（例えばＰＤＦ化処理）など）を定義することができる。また、ワークフロー情報では、一例として、データを出力する処理（印刷処理、表示処理、音声出力処理、データのサーバへの配信（アップロード）処理、および、メール配信処理など）を定義することができる。   In the workflow information, as an example, various data processing (data compression processing, character recognition processing (OCR processing), filtering processing, data synthesis processing, encoding processing to a specific data format, conversion to a specific file format) Processing (for example, PDF conversion processing) can be defined. In the workflow information, as an example, a process of outputting data (a print process, a display process, a voice output process, a delivery (upload) process of data to a server, a mail delivery process, and the like) can be defined.

また、ワークフロー情報には、処理の実行順序が定義される。それぞれの処理を実行する処理サーバは、前段の処理の結果である対象データを受け取り、受け取った対象データに対して処理を実行する。なお、対象データは、画像データ、動画像データ、テキストデータ、音声データおよびコンピュータプログラムなど、どのようなデータであっても良い。   In the workflow information, an execution order of the processes is defined. The processing server that executes each process receives the target data that is the result of the preceding process, and executes the process on the received target data. The target data may be any data such as image data, moving image data, text data, audio data, and a computer program.

プリント設定部５１ｃは、管理者による設定操作に従って、印刷処理に関する設定を行う。認証設定部５１ｄは、管理者による設定操作に従って、ユーザの認証処理に関する設定を行う。プリント設定部５１ｃと認証設定部５１ｄで設定された内容は、通信部５１ｇを通じて処理サーバ５２に与えられる。   The print setting unit 51c performs settings related to print processing according to a setting operation by the administrator. The authentication setting unit 51d performs settings related to user authentication processing according to a setting operation performed by the administrator. The contents set by the print setting unit 51c and the authentication setting unit 51d are given to the processing server 52 through the communication unit 51g.

サービス登録依頼部５１ｅは、クラウド１３上の管理サーバ４１に任意の場所で利用可能な処理サーバ５２のＩＰアドレス（アクセス情報）をサービスＩＤと関連付けて登録するための「登録手段」として用いられる。サービスＩＤは、文書管理システム２１の各種サービスを識別するための識別情報である。サービス登録依頼部５１ｅは、管理サーバ４１からＩＰアドレスと関連付けられたサービスＩＤを取得してサービスＩＤ保存部５１ｆに保存する。   The service registration requesting unit 51e is used as a “registering unit” for registering the IP address (access information) of the processing server 52 that can be used at an arbitrary location in the management server 41 on the cloud 13 in association with the service ID. The service ID is identification information for identifying various services of the document management system 21. The service registration request unit 51e acquires the service ID associated with the IP address from the management server 41 and stores the service ID in the service ID storage unit 51f.

サービスＩＤ保存部５１ｆは、後に管理者が確認するためにある。後述するように、このサービスＩＤ保存部５１ｆに保存されたサービスＩＤを用いることで、社外の任意の場所に設置された複合機１４から社内の文書管理システム２１を利用することができる。   The service ID storage unit 51f is provided for the administrator to confirm later. As will be described later, by using the service ID stored in the service ID storage unit 51f, the in-house document management system 21 can be used from the multifunction peripheral 14 installed at an arbitrary place outside the company.

通信部５１ｇは、各サーバ５２，５３，４１との間のデータ通信処理を行う。さらに、通信部５１ｇは、図２に示した管理者端末５５との間のデータ通信処理を行う。通信部５１ｇは、サービスＩＤ保存部５１ｆに保存されたサービスＩＤを管理者に通知するときの通知手段としても用いられる。   The communication unit 51g performs a data communication process with each of the servers 52, 53, and 41. Further, the communication unit 51g performs a data communication process with the administrator terminal 55 shown in FIG. The communication unit 51g is also used as a notification unit when notifying the administrator of the service ID stored in the service ID storage unit 51f.

・処理サーバ５２
処理サーバ５２は、中央サーバ５１の制御の下で文書管理システム２１の各種サービスに対応した処理を実行する。以下では、処理サーバ５２は、印刷処理を実行するプリントサーバである場合を想定して説明する。 ・ Processing server 52
The processing server 52 executes processing corresponding to various services of the document management system 21 under the control of the central server 51. In the following, a description will be given on the assumption that the processing server 52 is a print server that executes print processing.

処理サーバ５２は、ワークフロー処理部５２ａ、プリント処理部５２ｂ、認証部５２ｃ、通信部５２ｄを備える。これらの構成要素の中で、ワークフロー処理部５２ａ、プリント処理部５２ｂ、認証部５２ｃは、それぞれに対応した処理を実行する「処理実行手段」として用いられる。なお、図２では、プリントサーバを例としているため、「処理実行手段」は、管理対象として入力された文書等の情報を印刷する処理を実行し、また、その印刷処理を実行するに際し、ユーザを認証する処理を含む。   The processing server 52 includes a workflow processing unit 52a, a print processing unit 52b, an authentication unit 52c, and a communication unit 52d. Among these components, the workflow processing unit 52a, the print processing unit 52b, and the authentication unit 52c are used as “processing execution units” that execute the corresponding processes. In FIG. 2, since a print server is taken as an example, the “processing execution unit” executes processing for printing information such as a document input as a management target, and when executing the printing processing, a user executes the processing. Authentication processing.

ワークフロー処理部５２ａは、複合機２３から入力された文書等のデータをワークフロー情報に従って処理する機能を有する。ワークフロー処理部５２ａは、処理設定保持部６１ａ、データ処理部６１ｂ、データ保持部６１ｃから構成される。   The workflow processing unit 52a has a function of processing data such as a document input from the MFP 23 according to the workflow information. The workflow processing unit 52a includes a processing setting holding unit 61a, a data processing unit 61b, and a data holding unit 61c.

処理設定保持部６１ａは、中央サーバ５１の処理設定作成部５１ｂによって作成されたワークフロー情報を保持する。データ処理部６１ｂは、処理設定保持部６１ａに保持されたワークフロー情報に基づいて、複合機２３から入力された文書等のデータを処理する。データ保持部６１ｃは、データ処理部６１ｂの処理が追いつかない場合に一時的にデータを保持する。なお、このワークフロー処理部５２ａの機能を複合機２３に持たせることが可能である。   The process setting holding unit 61a holds the workflow information created by the process setting creating unit 51b of the central server 51. The data processing unit 61b processes data such as a document input from the MFP 23 based on the workflow information stored in the processing setting storage unit 61a. The data holding unit 61c temporarily holds data when the processing of the data processing unit 61b cannot keep up. Note that the function of the workflow processing unit 52a can be provided to the multifunction device 23.

プリント処理部５２ｂは、印刷対象データを保持し、複合機２３からの要求に応じて、そのデータを配布する機能などを有する。プリント処理部５２ｂは、データ管理部６２ａ、データ送信部６２ｂ、データ受信部６２ｃから構成される。   The print processing unit 52b has a function of retaining print target data and distributing the data in response to a request from the multifunction peripheral 23. The print processing unit 52b includes a data management unit 62a, a data transmission unit 62b, and a data reception unit 62c.

データ管理部６２ａは、印刷対象となるデータの保存、管理を行う。データ送信部６２ｂは、データ管理部６２ａに保存されたデータを指定の場所に送るための処理を行う。データ受信部６２ｃは、印刷対象として送られて来たデータを受信して、データ管理部６２ａに渡すなどの処理を行う。   The data management unit 62a stores and manages data to be printed. The data transmission unit 62b performs a process for transmitting the data stored in the data management unit 62a to a specified location. The data receiving unit 62c performs processing such as receiving data sent as a print target and passing the data to the data management unit 62a.

認証部５２ｃは、認証サーバ５３に認証を依頼することで認証機能を実現する。   The authentication unit 52c implements an authentication function by requesting the authentication server 53 to perform authentication.

通信部５２ｄは、処理サーバ５２と中央サーバ５１との間のデータ通信処理、処理サーバ５２と認証サーバ５３との間のデータ通信処理、処理サーバ５２と複合機２３との間のデータ通信処理を行う。   The communication unit 52d performs a data communication process between the processing server 52 and the central server 51, a data communication process between the processing server 52 and the authentication server 53, and a data communication process between the processing server 52 and the multifunction device 23. Do.

・認証サーバ５３
認証サーバ５３は、処理サーバ５２からの認証依頼を受けて認証処理を行う。認証サーバ５３は、ユーザ情報格納部５３ａ、ユーザ認証機能部５３ｂ、通信部５３ｃを備える。 ・ Authentication server 53
The authentication server 53 performs an authentication process upon receiving an authentication request from the processing server 52. The authentication server 53 includes a user information storage unit 53a, a user authentication function unit 53b, and a communication unit 53c.

ユーザ情報格納部５３ａは、予め文書管理システム２１の利用が許可されたユーザを認証するためのユーザ情報が格納されている。ユーザ情報は、パスワードおよびユーザ名、又は、これらに加えて組織毎に割り当てられた組織コードと呼ばれるコードを含む。ユーザ認証機能部５３ｂは、ユーザ情報格納部５３ａに格納されたユーザ情報に基づいて、文書管理システム２１を利用するユーザを認証する。   The user information storage unit 53a stores user information for authenticating a user who is permitted to use the document management system 21 in advance. The user information includes a password and a user name, or a code called an organization code assigned to each organization in addition to the password and the user name. The user authentication function unit 53b authenticates a user who uses the document management system 21 based on the user information stored in the user information storage unit 53a.

通信部５３ｃは、認証サーバ５３と処理サーバ５２との間のデータ通信処理を行う。   The communication unit 53c performs a data communication process between the authentication server 53 and the processing server 52.

［複合機２３の構成］
複合機２３は、操作部２３ａ、機能部２３ｂ、文書管理アプリケーション２３ｃ、通信部２３ｄを備える。 [Configuration of MFP 23]
The multifunction device 23 includes an operation unit 23a, a function unit 23b, a document management application 23c, and a communication unit 23d.

操作部２３ａは、画面情報を表示する表示部７１ａと、画面上のタッチ操作などによって各種データの入力や指示を行う入力部７１ｂとで構成される。機能部２３ｂは、スキャナ機能７２ａ、プリンタ機能７２ｂ、ファクシミリ（ＦＡＸ）機能７２ｃなどを含む。   The operation unit 23a includes a display unit 71a that displays screen information, and an input unit 71b that inputs and issues various data by a touch operation on the screen. The function unit 23b includes a scanner function 72a, a printer function 72b, a facsimile (FAX) function 72c, and the like.

複合機２３には、予め文書管理システム２１を利用するために必要な文書管理アプリケーション２３ｃがインストールされている。文書管理アプリケーション２３ｃは、機能的に分けると、データ処理部７３ａ、設定保持部７３ｂ、認証部７３ｃからなる。データ処理部７３ａは、例えばスキャナで生成された画像や、処理サーバ５２から送られてきたプリント用データの処理を行う。設定保持部７３ｂは、データ処理部７３ａに関わる各種設定情報を保持する。認証部７３ｃは、ユーザからの認証要求に応じて、処理サーバ５２の認証部５２ｃに認証を依頼することで認証機能を実現する。   A document management application 23c necessary for using the document management system 21 is installed in the multifunction device 23 in advance. The document management application 23c includes a data processing unit 73a, a setting holding unit 73b, and an authentication unit 73c when functionally divided. The data processing unit 73a processes, for example, an image generated by a scanner and print data sent from the processing server 52. The setting holding unit 73b holds various setting information related to the data processing unit 73a. The authentication unit 73c implements an authentication function by requesting the authentication unit 52c of the processing server 52 to perform authentication in response to an authentication request from a user.

社内の複合機２３から文書管理システム２１にアクセスする場合には、ユーザ名とパスワードの入力を必要とする。このユーザ名とパスワードの入力は、複合機２３のパネル操作によって行う。また、予め認証カード１０にユーザ名とパスワードを記録しておき、これらの情報を複合機２３に読み取らせることでも良い。   When accessing the document management system 21 from the in-house multifunction device 23, it is necessary to input a user name and a password. The input of the user name and the password is performed by a panel operation of the multifunction device 23. Alternatively, a user name and a password may be recorded on the authentication card 10 in advance, and the information may be read by the MFP 23.

ここで、複合機１４は、社外の任意の場所に設置された端末機器である。複合機１４は、文書管理システム２１に管理対象として設定されていない端末機器である。図３では、文書管理システム２１に管理対象として設定されている複合機２３と区別するために外部の複合機１４と表記している。複合機１４は、基本的に複合機２３と同様の機能が備えられている。さらに、複合機１４には、管理サーバ４１を介して文書管理システム２１にアクセスするための外部用文書管理アプリケーションプログラム（外部用文書管理アプリケーションと称す）１４ａが備えられている。   Here, the multifunction device 14 is a terminal device installed at an arbitrary place outside the company. The multifunction device 14 is a terminal device that is not set as a management target in the document management system 21. In FIG. 3, the external MFP 14 is described to distinguish it from the MFP 23 set as a management target in the document management system 21. The MFP 14 basically has the same functions as the MFP 23. Further, the multifunction device 14 is provided with an external document management application program (referred to as an external document management application) 14a for accessing the document management system 21 via the management server 41.

複合機１４から文書管理システム２１にアクセスする場合には、ユーザ名とパスワードの他に、管理サーバ４１によって発行されるサービスＩＤの入力を必要とする。このサービスＩＤの入力は、複合機１４のパネル操作によって行う。また、前記認証カード１０にユーザ名とパスワードに加えてサービスＩＤを記録しておき、この認証カード１０を用いてサービスＩＤを入力することでも良い。   When accessing the document management system 21 from the multifunction device 14, it is necessary to input a service ID issued by the management server 41 in addition to the user name and password. The input of the service ID is performed by operating the panel of the multifunction device 14. Alternatively, a service ID may be recorded on the authentication card 10 in addition to the user name and the password, and the service ID may be input using the authentication card 10.

［管理サーバ４１の構成］
管理サーバ４１は、クラウド１３上に配置され、外部の複合機１４から文書管理システム２１を利用するための処理を実行する。管理サーバ４１は、サービス管理テーブル４１ａ、管理制御部４１ｂ、サービスＩＤ発行部４１ｃ、通信部４１ｄを備える。 [Configuration of Management Server 41]
The management server 41 is arranged on the cloud 13 and executes a process for using the document management system 21 from the external MFP 14. The management server 41 includes a service management table 41a, a management control unit 41b, a service ID issuing unit 41c, and a communication unit 41d.

サービス管理テーブル４１ａは、社外で利用可能な文書管理システム２１の各種サービスを管理するためのサービス管理情報を記憶する。   The service management table 41a stores service management information for managing various services of the document management system 21 that can be used outside the company.

図４にサービス管理テーブル４１ａの一例を示す。サービス管理情報は、サービスＩＤ（identification）と、ＩＰ（Internet Protocol）アドレスと、優先度の情報を含む。   FIG. 4 shows an example of the service management table 41a. The service management information includes service ID (identification), IP (Internet Protocol) address, and priority information.

サービスＩＤは、文書管理システム２１の各機能によって提供される各種サービスを識別するための識別情報である。サービスＩＤは、ユーザ認証で使われるユーザ名やパスワードとは別の識別情報である。サービスＩＤのデータ形式は、例えば数字列でも、アルファベット文字列でも、あるいは数字とアルファベット文字の組み合わせでも良く、そのデータ形式について特に限定されるものではない。   The service ID is identification information for identifying various services provided by each function of the document management system 21. The service ID is identification information different from a user name and a password used for user authentication. The data format of the service ID may be, for example, a numeric string, an alphabetic character string, or a combination of numbers and alphabetic characters, and the data format is not particularly limited.

このサービスＩＤを複合機１４に入力することで、文書管理システム２１の各機能によって提供される各種サービスを利用できる。上述したように、各種サービスには、例えば「印刷サービス」、「文書配信サービス」などがある。これらのサービスは、実際には文書管理システム２１を実現する１つあるいは複数の処理サーバ５２の処理動作によって提供されるものである。   By inputting the service ID into the multi-function device 14, various services provided by each function of the document management system 21 can be used. As described above, the various services include, for example, a “print service” and a “document distribution service”. These services are actually provided by processing operations of one or more processing servers 52 that implement the document management system 21.

ＩＰアドレスは、インターネットＮを介して処理サーバ５２に接続するための情報である。文書管理システム２１のフェイルオーバ機能として、現用の処理サーバと別に代替用の処理サーバが用意されている場合には、１つのサービスＩＤに対して、代替用の処理サーバのＩＰアドレスと優先度が設定される。優先度は、「０」が最も高く、続いて「１」，「２」…の順となる。   The IP address is information for connecting to the processing server 52 via the Internet N. When a substitute processing server is prepared separately from the current processing server as a failover function of the document management system 21, the IP address and the priority of the substitute processing server are set for one service ID. Is done. As for the priority, “0” is the highest, followed by “1”, “2”, and so on.

図３に戻って、サービスＩＤ発行部４１ｃは、ユーザが社外で文書管理システム２１を利用するために必要な識別情報であるサービスＩＤを発行する。管理制御部４１ｂは、中央サーバ５１から登録依頼があったときに、サービスＩＤ発行部４１ｃによって発行されたサービスＩＤを登録対象となる処理サーバ５２のＩＰアドレスと関連付けてサービス管理テーブル４１ａに格納する。   Returning to FIG. 3, the service ID issuing unit 41c issues a service ID, which is identification information necessary for the user to use the document management system 21 outside the company. Upon receiving a registration request from the central server 51, the management control unit 41b stores the service ID issued by the service ID issuing unit 41c in the service management table 41a in association with the IP address of the processing server 52 to be registered. .

通信部４１ｄは、管理サーバ４１と文書管理システム２１との間のデータ通信処理、管理サーバ４１と複合機２３あるいは複合機１４との間のデータ通信処理を行う。   The communication unit 41d performs a data communication process between the management server 41 and the document management system 21, and a data communication process between the management server 41 and the MFP 23 or the MFP 14.

［ハードウェア構成］
図５は文書管理システム２１の中央サーバ５１のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。 [Hardware configuration]
FIG. 5 is a block diagram showing an example of a hardware configuration of the central server 51 of the document management system 21.

文書管理システム２１において、中央サーバ５１は、上位制御装置として存在し、文書管理システム全体の制御を行う。中央サーバ５１は、例えばＣＰＵ１０１、ＲＯＭ１０２、ＲＡＭ１０３、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１０４、通信Ｉ／Ｆ１０５などを備える。   In the document management system 21, the central server 51 exists as a higher-level control device and controls the entire document management system. The central server 51 includes, for example, a CPU 101, a ROM 102, a RAM 103, a hard disk drive (HDD) 104, a communication I / F 105, and the like.

ＣＰＵ１０１は、様々なコンポーネントの動作を制御するプロセッサである。ＣＰＵ１０１は、ＲＡＭ１０３をワークエリア（作業領域）として、ＲＯＭ１０２またはＨＤＤ１０４などに格納された様々なプログラムを実行する。図３に示したサービスＩＤ保存部５１ｆは、例えばＲＡＭ１０３あるいはＨＤＤ１０４などに設けられる。   The CPU 101 is a processor that controls operations of various components. The CPU 101 executes various programs stored in the ROM 102 or the HDD 104 using the RAM 103 as a work area (work area). The service ID storage unit 51f illustrated in FIG. 3 is provided in, for example, the RAM 103 or the HDD 104.

ＣＰＵ１０１によって実行されるプログラムには、オペレーティングシステム（ＯＳ）の他に、図９に示す処理を実行するためのプログラムが含まれる。また、ＣＰＵ１０１は、例えばハードウェア制御のためのプログラムである基本入出力システム（ＢＩＯＳ）等も実行する。   The programs executed by the CPU 101 include, in addition to the operating system (OS), programs for executing the processing illustrated in FIG. 9. The CPU 101 also executes, for example, a basic input / output system (BIOS), which is a program for hardware control.

なお、図３に示した画面生成部５１ａ、処理設定作成部５１ｂ、プリント設定部５１ｃ、認証設定部５１ｄ、サービス登録依頼部５１ｅの一部または全ては、ＣＰＵ１０１（コンピュータ）にプログラムを実行させることで実現される。このプログラムは、コンピュータが読み取り可能な記録媒体に格納して頒布されても良いし、またはネットワークを通じて中央サーバ５１にダウンロードされても良い。画面生成部５１ａ、処理設定作成部５１ｂ、プリント設定部５１ｃ、認証設定部５１ｄ、サービス登録依頼部５１ｅの一部または全ては、ＩＣ（Integrated Circuit）等のハードウェアによって実現されても良いし、当該ソフトウェアとハードウェアの組み合わせ構成として実現されても良い。   Some or all of the screen generation unit 51a, the process setting creation unit 51b, the print setting unit 51c, the authentication setting unit 51d, and the service registration requesting unit 51e shown in FIG. 3 cause the CPU 101 (computer) to execute a program. Is realized. This program may be stored and distributed on a computer-readable recording medium, or may be downloaded to the central server 51 via a network. Some or all of the screen generation unit 51a, the process setting creation unit 51b, the print setting unit 51c, the authentication setting unit 51d, and the service registration requesting unit 51e may be realized by hardware such as an IC (Integrated Circuit). It may be realized as a combination configuration of the software and hardware.

通信Ｉ／Ｆ１０５は、処理サーバ５２などを含む他の装置と通信するためのインタフェースであり、図３に示した通信部５１ｇに相当する。   The communication I / F 105 is an interface for communicating with other devices including the processing server 52 and the like, and corresponds to the communication unit 51g illustrated in FIG.

図６は文書管理システム２１の処理サーバ５２のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。   FIG. 6 is a block diagram illustrating an example of a hardware configuration of the processing server 52 of the document management system 21.

文書管理システム２１において、処理サーバ５２は、中央サーバ５１の制御の下で文書管理システム２１の各機能に対応した処理を実行するサーバである。処理サーバ５２は、例えばＣＰＵ２０１、ＲＯＭ２０２、ＲＡＭ２０３、ＨＤＤ２０４、通信Ｉ／Ｆ２０５などを備える。   In the document management system 21, the processing server 52 is a server that executes a process corresponding to each function of the document management system 21 under the control of the central server 51. The processing server 52 includes, for example, a CPU 201, a ROM 202, a RAM 203, an HDD 204, a communication I / F 205, and the like.

ＣＰＵ２０１は、様々なコンポーネントの動作を制御するプロセッサである。ＣＰＵ２０１は、ＲＡＭ２０３をワークエリア（作業領域）として、ＲＯＭ２０２またはＨＤＤ２０４などに格納された様々なプログラムを実行する。   The CPU 201 is a processor that controls operations of various components. The CPU 201 executes various programs stored in the ROM 202 or the HDD 204 using the RAM 203 as a work area (work area).

ＣＰＵ２０１によって実行されるプログラムには、オペレーティングシステム（ＯＳ）の他に、図１０および図１１に示す処理を実行するためのプログラムが含まれる。また、ＣＰＵ２０１は、例えばハードウェア制御のためのプログラムである基本入出力システム（ＢＩＯＳ）等も実行する。   The programs executed by the CPU 201 include, in addition to the operating system (OS), programs for executing the processes shown in FIGS. 10 and 11. The CPU 201 also executes, for example, a basic input / output system (BIOS), which is a program for hardware control.

なお、図３に示したワークフロー処理部５２ａ、プリント処理部５２ｂ、認証部５２ｃの一部または全ては、ＣＰＵ２０１（コンピュータ）にプログラムを実行させることで実現される。このプログラムは、コンピュータが読み取り可能な記録媒体に格納して頒布されても良いし、またはネットワークを通じて処理サーバ５２にダウンロードされても良い。ワークフロー処理部５２ａ、プリント処理部５２ｂ、認証部５２ｃの一部または全ては、ＩＣ等のハードウェアによって実現されても良いし、当該ソフトウェアとハードウェアの組み合わせ構成として実現されても良い。   Some or all of the workflow processing unit 52a, the print processing unit 52b, and the authentication unit 52c illustrated in FIG. 3 are realized by causing the CPU 201 (computer) to execute a program. This program may be stored in a computer-readable recording medium and distributed, or may be downloaded to the processing server 52 via a network. A part or all of the workflow processing unit 52a, the print processing unit 52b, and the authentication unit 52c may be realized by hardware such as an IC, or may be realized as a combination configuration of the software and hardware.

通信Ｉ／Ｆ２０５は、中央サーバ５１や複合機２３などを含む他の装置と通信するためのインタフェースであり、図３に示した通信部５２ｄに相当する。   The communication I / F 205 is an interface for communicating with other devices including the central server 51, the multifunction device 23, and the like, and corresponds to the communication unit 52d illustrated in FIG.

なお、図２に示した認証サーバ５３や配信サーバ５４の構成についても、基本的なハードウェア構成は中央サーバ５１や処理サーバ５２と同様である。
認証サーバ５３には、ユーザ認証を行うための認証アプリケーションプログラムが含まれる。配信サーバ５４には、配信処理を行うための配信アプリケーションプログラムが含まれる。上述したように、文書管理システム２１を構成する各サーバ５１〜５４の機能が１つのサーバに備えられた構成であっても良い。 The basic hardware configuration of the authentication server 53 and the distribution server 54 shown in FIG. 2 is the same as that of the central server 51 and the processing server 52.
The authentication server 53 includes an authentication application program for performing user authentication. The distribution server 54 includes a distribution application program for performing a distribution process. As described above, the configuration may be such that the functions of the servers 51 to 54 configuring the document management system 21 are provided in one server.

図７は複合機２３，１４のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
複合機２３は、社内に設置された複合機である。複合機２３は、実際には図２に示したように、社内のグループ毎に複数台設置されており、それぞれに社内ネットワーク２０を介して文書管理システム２１に接続されている。複合機１４は、社外の任意の場所に設置された外部の複合機であり、文書管理システム２１によって管理されていない。社外の任意の場所とは、図１に示したように、例えばコンビニエンス・ストアや公共施設などである。これらの場所に設置された複合機１４がそれぞれにインターネットＮを介して管理サーバ４１に接続されている。複合機２３と複合機１４は、基本的に同様のハードウェア構成を有する。 FIG. 7 is a block diagram illustrating an example of a hardware configuration of the multifunction peripherals 23 and 14.
The multifunction device 23 is a multifunction device installed in the company. As shown in FIG. 2, a plurality of multifunction devices 23 are actually provided for each group in the company, and each of the multifunction devices 23 is connected to the document management system 21 via the company network 20. The MFP 14 is an external MFP installed at an arbitrary place outside the company, and is not managed by the document management system 21. The arbitrary place outside the company is, for example, a convenience store or a public facility as shown in FIG. The MFPs 14 installed in these places are connected to the management server 41 via the Internet N. The multifunction peripheral 23 and the multifunction peripheral 14 have basically the same hardware configuration.

複合機２３，１４は、操作部３００、本体４００を備える。
操作部３００は、ユーザの操作を受け付ける部分である。操作部３００は、例えばＣＰＵ３０１、ＲＯＭ３０２、ＲＡＭ３０３、フラッシュメモリ３０４、通信インタフェース（以下、通信Ｉ／Ｆと称す）３０５、接続インタフェース（以下、接続Ｉ／Ｆと称す）３０６、操作パネル３０７などを備える。 The multifunction devices 23 and 14 include an operation unit 300 and a main body 400.
The operation unit 300 is a part that receives a user operation. The operation unit 300 includes, for example, a CPU 301, a ROM 302, a RAM 303, a flash memory 304, a communication interface (hereinafter, referred to as a communication I / F) 305, a connection interface (hereinafter, referred to as a connection I / F) 306, an operation panel 307, and the like. .

ＣＰＵ３０１は、操作部３００内の様々なコンポーネントの動作を制御するプロセッサである。ＣＰＵ３０１は、ＲＡＭ３０３をワークエリア（作業領域）として、ＲＯＭ３０２またはフラッシュメモリ３０４などに格納された様々なプログラムを実行する。   The CPU 301 is a processor that controls operations of various components in the operation unit 300. The CPU 301 executes various programs stored in the ROM 302 or the flash memory 304 using the RAM 303 as a work area (work area).

ＣＰＵ３０１によって実行されるプログラムには、オペレーティングシステム（ＯＳ）の他に、図１０および図１１に示す処理の一部または全てを実行するためのプログラムが含まれる。また、ＣＰＵ３０１は、例えばハードウェア制御のためのプログラムである基本入出力システム（ＢＩＯＳ）等も実行する。   The programs executed by the CPU 301 include, in addition to the operating system (OS), programs for executing some or all of the processing illustrated in FIGS. 10 and 11. The CPU 301 also executes, for example, a basic input / output system (BIOS), which is a program for hardware control.

ここで、操作部３００側のＣＰＵ３０１によって実行されるプログラムには、図３に示した操作部２３ａに対応したプログラムや、機能部２３ｂの各機能に対応したプログラムなどが含まれる。   Here, the programs executed by the CPU 301 of the operation unit 300 include a program corresponding to the operation unit 23a illustrated in FIG. 3, a program corresponding to each function of the function unit 23b, and the like.

通信Ｉ／Ｆ３０５は、例えば有線または無線による通信を実行するように構成されたインタフェースである。   The communication I / F 305 is an interface configured to execute, for example, wired or wireless communication.

接続Ｉ／Ｆ３０６は、通信路を介して本体４００と通信するためのインタフェースである。なお、操作部３００と本体４００との間の通信路としては例えばＵＳＢ（Universal Serial Bus）規格の通信路を用いることが可能であるが、当該通信路は、有線であっても無線であっても良いし、他の規格に基づく通信路であっても良い。   The connection I / F 306 is an interface for communicating with the main unit 400 via a communication path. As a communication path between the operation unit 300 and the main body 400, for example, a communication path of a USB (Universal Serial Bus) standard can be used, but the communication path is wired or wireless. Or a communication path based on another standard.

操作パネル３０７は、図３に示した操作部２３ａに相当する。操作パネル３０７は、例えばタッチスクリーンディスプレイを含む。タッチスクリーンディスプレイには、例えばフラットパネルディスプレイとタッチパネルとが組み込まれている。フラットパネルディスプレイは、例えば液晶表示装置（ＬＣＤ：Liquid Crystal Display）または有機ＥＬ（Electro Luminescence）表示装置などにより構成される。タッチパネルは、フラットパネルディスプレイ画面上の指などの接触位置を検出するように構成されている。   The operation panel 307 corresponds to the operation unit 23a illustrated in FIG. Operation panel 307 includes, for example, a touch screen display. For example, a flat panel display and a touch panel are incorporated in the touch screen display. The flat panel display is composed of, for example, a liquid crystal display (LCD) or an organic EL (Electro Luminescence) display. The touch panel is configured to detect a contact position of a finger or the like on a flat panel display screen.

このように構成された操作パネル３０７は、ユーザの操作に応じた各種指示などを入力することができるとともに、各種情報を表示することが可能である。操作パネル３０７には、ハードウェアキーなどの操作ボタンやランプなどの表示部が設けられていても良い。さらに、操作パネル３０７には、図３に示した認証カード１０の情報を読み取るためのカード読取部３０７ａが設けられている。   The operation panel 307 configured as described above can input various instructions and the like according to a user's operation and can display various information. The operation panel 307 may be provided with operation buttons such as hardware keys and a display unit such as a lamp. Further, the operation panel 307 is provided with a card reading unit 307a for reading information of the authentication card 10 shown in FIG.

本体４００は、操作部３００によって受け付けられたユーザの操作（指示）に応じて動作するように構成されている。本体４００は、例えばＣＰＵ４０１、ＲＯＭ４０２、ＲＡＭ４０３、ＨＤＤ４０４、通信Ｉ／Ｆ４０５、接続Ｉ／Ｆ４０６、エンジン部４０７などを備える。   The main body 400 is configured to operate in response to a user operation (instruction) received by the operation unit 300. The main body 400 includes, for example, a CPU 401, a ROM 402, a RAM 403, an HDD 404, a communication I / F 405, a connection I / F 406, an engine unit 407, and the like.

ＣＰＵ４０１は、本体４００内の様々なコンポーネントの動作を制御するプロセッサである。ＣＰＵ４０１は、ＲＡＭ４０３をワークエリア（作業領域）として、ＲＯＭ４０２またはＨＤＤ４０４などに格納された様々なプログラムを実行する。   The CPU 401 is a processor that controls operations of various components in the main body 400. The CPU 401 uses the RAM 403 as a work area (work area) to execute various programs stored in the ROM 402, the HDD 404, or the like.

ＣＰＵ４０１によって実行されるプログラムには、オペレーティングシステム（ＯＳ）の他に、図１０および図１１のシーケンス図に示す処理の一部または全てを実行するためのプログラムが含まれる。また、ＣＰＵ３０１は、例えばハードウェア制御のためのプログラムである基本入出力システム（ＢＩＯＳ）等も実行する。   The programs executed by the CPU 401 include, in addition to the operating system (OS), a program for executing some or all of the processing illustrated in the sequence diagrams of FIGS. 10 and 11. The CPU 301 also executes, for example, a basic input / output system (BIOS), which is a program for hardware control.

ここで、本体４００側のＣＰＵ４０１によって実行されるアプリケーションプログラムには、文書管理アプリケーション２３ｃなどが含まれる。さらに、外部の複合機１４であれば、ＣＰＵ４０１によって実行されるアプリケーションプログラムに、外部利用のための文書管理アプリケーション１４ａなどが含まれる。   Here, the application programs executed by the CPU 401 of the main body 400 include the document management application 23c and the like. Further, in the case of the external MFP 14, the application program executed by the CPU 401 includes a document management application 14a for external use.

なお、図７においては本体４００がＨＤＤ４０４を備えるものとして示されているが、当該本体４００は、例えばＳＳＤ（Solid State Drive）などの他の記憶装置を備えていても構わない。   Although FIG. 7 shows the main body 400 as having the HDD 404, the main body 400 may have another storage device such as an SSD (Solid State Drive).

通信Ｉ／Ｆ４０５は、例えば有線または無線による通信を実行するように構成されたインタフェースである。接続Ｉ／Ｆ４０６は、通信路を介して操作部３００と通信するためのインタフェースである。   The communication I / F 405 is an interface configured to execute wired or wireless communication, for example. The connection I / F 406 is an interface for communicating with the operation unit 300 via a communication path.

エンジン部４０７は、プリンタ機能、コピー機能、スキャナ機能、ファクシミリ機能などを実現させるための汎用的な情報処理および通信以外の処理を実行するハードウェアである。エンジン部４０７は、例えば用紙などのシート材への印刷を行うプロッタ、原稿をスキャンして読み取るスキャナ、ファクス通信を行うファクスなどを有する。さらに、エンジン部４０７は、印刷済みシート材を仕分けるフィニッシャや、原稿を自動給送するＡＤＦ（自動原稿給送装置）のような特定のオプションを備えていても良い。   The engine unit 407 is hardware that executes general-purpose information processing and processing other than communication for realizing a printer function, a copy function, a scanner function, a facsimile function, and the like. The engine unit 407 includes, for example, a plotter that prints on a sheet material such as paper, a scanner that scans and reads a document, and a fax that performs fax communication. Further, the engine unit 407 may include specific options such as a finisher for sorting printed sheet materials and an automatic document feeder (ADF) for automatically feeding a document.

なお、本実施形態においては操作部３００と本体４００とが別々のオペレーティングシステムで互いに独立して動作するものとして説明したが、操作部３００および本体４００は、一体として構成され、１つのオペレーティングシステムで動作しても良い。   In the present embodiment, the operation unit 300 and the main unit 400 are described as operating independently of each other with separate operating systems. However, the operation unit 300 and the main unit 400 are configured as one body, and one operating system is used. May work.

また、本体４００は前記したハードウェア構成を備える筐体を有するが、操作部３００は、例えばタブレット端末のような態様で実現されて当該本体４００の筐体の外部に取り付けられていても良いし、当該筐体に組み込まれていても良い。   Although the main body 400 has a housing having the above-described hardware configuration, the operation unit 300 may be realized in a form such as a tablet terminal and attached to the outside of the housing of the main body 400. , May be incorporated in the housing.

また、図１０および図１１に示す複合機１４の処理は、ＣＰＵ３０１，４０１の何れで実行されても構わない。   Further, the processing of the MFP 14 shown in FIGS. 10 and 11 may be executed by any of the CPUs 301 and 401.

また、例えば複合機２３と処理サーバ５２との通信や、複合機２３と管理サーバ４１との通信などは、操作部３００側の通信Ｉ／Ｆ３０５を介して実行されても良いし、本体４００側の通信Ｉ／Ｆ４０５を介して実行されても良い。   Further, for example, communication between the multifunction peripheral 23 and the processing server 52, communication between the multifunction peripheral 23 and the management server 41, and the like may be executed via the communication I / F 305 on the operation unit 300 side or on the main body 400 side. May be executed via the communication I / F 405.

図８は管理サーバ４１のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
管理サーバ４１は、クラウド１３上に配置され、複合機１４から文書管理システム２１を利用するための処理を実行する。管理サーバ４１は、例えばＣＰＵ５０１、ＲＯＭ５０２、ＲＡＭ５０３、ＨＤＤ５０４、通信Ｉ／Ｆ５０５などを備える。 FIG. 8 is a block diagram illustrating an example of a hardware configuration of the management server 41.
The management server 41 is arranged on the cloud 13 and executes processing for using the document management system 21 from the multi-function device 14. The management server 41 includes, for example, a CPU 501, a ROM 502, a RAM 503, an HDD 504, a communication I / F 505, and the like.

ＣＰＵ５０１は、様々なコンポーネントの動作を制御するプロセッサである。ＣＰＵ５０１は、ＲＡＭ５０３をワークエリア（作業領域）として、ＲＯＭ５０２またはＨＤＤ５０４などに格納された様々なプログラムを実行する。図３に示したサービス管理テーブル４１ａは、例えばＲＡＭ５０３あるいはＨＤＤ５０４などに設けられる。   The CPU 501 is a processor that controls operations of various components. The CPU 501 executes various programs stored in the ROM 502 or the HDD 504 using the RAM 503 as a work area (work area). The service management table 41a shown in FIG. 3 is provided in, for example, the RAM 503 or the HDD 504.

ＣＰＵ５０１によって実行されるプログラムには、オペレーティングシステム（ＯＳ）の他に、図９および図１０に示す処理を実行するためのプログラムが含まれる。また、ＣＰＵ５０１は、例えばハードウェア制御のためのプログラムである基本入出力システム（ＢＩＯＳ）等も実行する。   The programs executed by the CPU 501 include programs for executing the processes shown in FIGS. 9 and 10 in addition to the operating system (OS). The CPU 501 also executes, for example, a basic input / output system (BIOS), which is a program for hardware control.

なお、図３に示した管理制御部４１ｂ、サービスＩＤ発行部４１ｃの一部または全ては、ＣＰＵ５０１（コンピュータ）にプログラムを実行させることで実現される。このプログラムは、コンピュータが読み取り可能な記録媒体に格納して頒布されても良いし、またはネットワークを通じて管理サーバ４１にダウンロードされても良い。管理制御部４１ｂ、サービスＩＤ発行部４１ｃの一部または全ては、ＩＣ（Integrated Circuit）等のハードウェアによって実現されても良いし、当該ソフトウェアとハードウェアの組み合わせ構成として実現されても良い。   Note that part or all of the management control unit 41b and the service ID issuing unit 41c illustrated in FIG. 3 are realized by causing the CPU 501 (computer) to execute a program. This program may be stored in a computer-readable recording medium and distributed, or may be downloaded to the management server 41 via a network. Part or all of the management control unit 41b and the service ID issuing unit 41c may be realized by hardware such as an IC (Integrated Circuit), or may be realized as a combination configuration of the software and hardware.

通信Ｉ／Ｆ５０５は、中央サーバ５１などを含む他の装置と通信するためのインタフェースであり、図３に示した通信部４１ｄに相当する。   The communication I / F 505 is an interface for communicating with other devices including the central server 51 and the like, and corresponds to the communication unit 41d illustrated in FIG.

次に、本システムの動作について、（ａ）登録時の処理と、（ｂ）サービス提供時の処理に分けて説明する。   Next, the operation of the present system will be described separately for (a) processing at the time of registration and (b) processing at the time of service provision.

（ａ）登録時
図９は文書管理システム２１における登録時の処理の流れを説明するためのシーケンス図である。 (A) At the time of registration FIG. 9 is a sequence diagram for explaining the flow of processing at the time of registration in the document management system 21.

まず、Ａ社内の管理者は、管理者端末５５から文書管理システム２１の中央サーバ５１にアクセスする。そして、管理者端末５５の操作により、中央サーバ５１に接続さている複数の処理サーバ５２（図２の処理サーバ５２−１，５２−２…）の中で社外で利用可能な処理サーバを指定して登録要求を行う（ステップＳ１１）。具体的には、例えば各種サービスのメニュー画面の中から社外で利用可能な１つ以上のサービスを選択する。これにより、中央サーバ５１は、前記選択されたサービスを実行する処理サーバのＩＰアドレスを取得して管理サーバ４１に送る（ステップＳ１２）。
その際、中央サーバ５１は、選択した処理サーバがダウンしたときのために、同じサービスを実行する代替用の処理サーバのＩＰアドレスも取得し、これらに優先度を設定して管理サーバ４１に送る（ステップＳ１３，Ｓ１４）。なお、代替用の処理サーバの選択は、管理者が行っても良い。 First, the administrator in company A accesses the central server 51 of the document management system 21 from the administrator terminal 55. Then, by operating the administrator terminal 55, a processing server that can be used outside the company is designated among the plurality of processing servers 52 (the processing servers 52-1 and 52-2 in FIG. 2) connected to the central server 51. Then, a registration request is made (step S11). Specifically, for example, one or more services available outside the company are selected from a menu screen of various services. Thereby, the central server 51 acquires the IP address of the processing server that executes the selected service and sends it to the management server 41 (step S12).
At that time, the central server 51 also obtains the IP addresses of the substitute processing servers that execute the same service in case the selected processing server goes down, sets the priorities of these, and sends them to the management server 41. (Steps S13 and S14). Note that the administrator may select an alternative processing server.

管理サーバ４１は、中央サーバ５１から処理サーバ５２のＩＰアドレスと優先度の情報を受け取ると、サービスＩＤを発行する（ステップＳ１５）。上述したように、サービスＩＤは、文書管理システム２１の各種サービスを識別するための識別情報であり、社外でサービスを利用するときに用いる。管理サーバ４１は、このサービスＩＤと、中央サーバ５１から送られてきた処理サーバ５２のＩＰアドレスと優先度の情報を関連付けてサービス管理テーブル４１ａに登録する（ステップＳ１６）。   When the management server 41 receives the information on the IP address and the priority of the processing server 52 from the central server 51, it issues a service ID (step S15). As described above, the service ID is identification information for identifying various services of the document management system 21, and is used when the service is used outside the company. The management server 41 associates the service ID with the IP address of the processing server 52 sent from the central server 51 and the information on the priority and registers them in the service management table 41a (step S16).

図４に示したサービス管理テーブル４１ａでは、例えばサービスＩＤ「０００００１」に対し、ＩＰアドレス「aaa.bbb.ccc.xxx」とＩＰアドレス「aaa.bbb.ccc.yyy」の２つの処理サーバが関連付けられている。また、ＩＰアドレス「aaa.bbb.ccc.xxx」の処理サーバには優先度「０」、ＩＰアドレス「aaa.bbb.ccc.yyy」の処理サーバには優先度「１」が設定されている。   In the service management table 41a shown in FIG. 4, for example, two processing servers of the IP address "aaa.bbb.ccc.xxx" and the IP address "aaa.bbb.ccc.yyy" are associated with the service ID "000001". Have been. Also, a priority “0” is set for the processing server with the IP address “aaa.bbb.ccc.xxx”, and a priority “1” is set for the processing server with the IP address “aaa.bbb.ccc.yyy”. .

また、管理サーバ４１は、前記ステップＳ１５で発行したサービスＩＤを中央サーバ５１に渡す（ステップＳ１７）。中央サーバ５１は、管理サーバ４１から得られたサービスＩＤをサービスＩＤ保存部５１ｆに保存した後（ステップＳ１８）、登録要求先である管理者端末５５に通知する（ステップＳ１９）。
管理者は、中央サーバ５１から通知されたサービスＩＤを社外で文書管理システム２１利用するユーザ（社員）に渡す。 Further, the management server 41 passes the service ID issued in step S15 to the central server 51 (step S17). After storing the service ID obtained from the management server 41 in the service ID storage unit 51f (step S18), the central server 51 notifies the administrator terminal 55 that is the registration request destination (step S19).
The administrator passes the service ID notified from the central server 51 to a user (employee) who uses the document management system 21 outside the company.

（ｂ）サービス提供時
図１０および図１１は文書管理システム２１におけるサービス提供時の処理の流れを説明するためのシーケンス図である。 (B) At the time of providing a service FIGS. 10 and 11 are sequence diagrams for explaining the flow of processing at the time of providing a service in the document management system 21.

いま、ユーザが例えばコンビニエンス・ストア等の任意の場所に設置された複合機１４からＡ社内に構築された文書管理システム２１を利用する場合を想定して説明する。ユーザ（社員）には、事前に管理者から前記（ａ）の登録時に発行されたサービスＩＤが与えられているものとする。   Now, a description will be given assuming that a user uses the document management system 21 constructed in the company A from the multifunction peripheral 14 installed at an arbitrary location such as a convenience store. It is assumed that the user (employee) has been given a service ID issued at the time of registration in (a) by the administrator in advance.

まず、ユーザが複合機１４を操作して、サービスＩＤ、ユーザ名、パスワードを入力する（ステップＳ２１）。詳しくは、例えば図１２に示すような入力画面８０が複合機１４の操作パネル３０７に表示される。この入力画面８０には、サービスＩＤ入力欄８１ａ、ユーザ名入力欄８１ｂ、パスワード入力欄８１ｃが設けられている。ユーザは操作パネル３０７を操作して、これらの入力欄８１ａ〜８１ｃにサービスＩＤ、ユーザ名、パスワードを入力する。   First, the user operates the MFP 14 to input a service ID, a user name, and a password (step S21). Specifically, for example, an input screen 80 as shown in FIG. 12 is displayed on the operation panel 307 of the multifunction device 14. The input screen 80 is provided with a service ID input field 81a, a user name input field 81b, and a password input field 81c. The user operates the operation panel 307 to enter a service ID, a user name, and a password in these input fields 81a to 81c.

なお、例えばユーザが認証カード１０を携帯している場合には、この認証カード１０に予め記録されたサービスＩＤ、ユーザ名、パスワードの各情報を操作パネル３０７のカード読取部３０７ａを通じて読み取らせることでも良い。   When the user carries the authentication card 10, for example, the service ID, the user name, and the password previously recorded on the authentication card 10 may be read through the card reading unit 307a of the operation panel 307. good.

サービスＩＤ、ユーザ名、パスワードが複合機１４に入力されると、予め複合機１４にインストールされた外部用文書管理アプリケーション１４ａが起動される。これにより、複合機１４は、まず、サービスＩＤを管理サーバ４１に送って処理サーバ５２のＩＰアドレスを要求する（ステップＳ２２）。   When the service ID, the user name, and the password are input to the MFP 14, the external document management application 14a installed in the MFP 14 in advance is started. Accordingly, the multifunction device 14 first sends the service ID to the management server 41 and requests the IP address of the processing server 52 (step S22).

管理サーバ４１は、ユーザがＡ社内の文書管理システム２１を利用可能であるか否かを判断する（ステップＳ２３）。詳しくは、管理サーバ４１は、複合機１４から送られてきたサービスＩＤが図４に示したサービス管理テーブル４１ａに登録されているか否かを確認する。その結果、当該サービスＩＤが未登録であった場合には、管理サーバ４１は、利用不可の信号を複合機１４に返す（ステップＳ２４）。   The management server 41 determines whether the user can use the document management system 21 in company A (step S23). More specifically, the management server 41 checks whether the service ID sent from the MFP 14 is registered in the service management table 41a shown in FIG. As a result, if the service ID has not been registered, the management server 41 returns an unusable signal to the multifunction device 14 (step S24).

複合機１４では、利用不可の信号を受けると、ユーザに文書管理システム２１を利用できないことを通知する（ステップＳ２５）。具体的には、例えば「文書管理システムは利用できません」あるいは「サービスＩＤが登録されていません」といったようなメッセージを操作パネル３０７に表示する。   Upon receiving the signal indicating that the document management system 21 cannot be used, the multifunction device 14 notifies the user that the document management system 21 cannot be used (step S25). Specifically, for example, a message such as “the document management system is not available” or “the service ID is not registered” is displayed on the operation panel 307.

一方、複合機１４から送られてきたサービスＩＤがサービス管理テーブル４１ａに登録されていた場合、管理サーバ４１は、利用可であると判断し、サービス管理テーブル４１ａからサービスＩＤに対応した処理サーバ５２のＩＰアドレスを読み出して（ステップＳ２６，２７）、そのＩＰアドレスを要求元の複合機１４に送る（ステップＳ２８）。   On the other hand, if the service ID sent from the MFP 14 is registered in the service management table 41a, the management server 41 determines that the service is available, and from the service management table 41a, the processing server 52 corresponding to the service ID. Is read (steps S26 and S27), and the IP address is sent to the requesting MFP 14 (step S28).

なお、サービスＩＤに対して、２つ以上の処理サーバのＩＰアドレスが関連付けられている場合には、管理サーバ４１は、最も優先度の高い処理サーバのＩＰアドレスを要求元の複合機１４に送る。   If the service ID is associated with the IP addresses of two or more processing servers, the management server 41 sends the IP address of the processing server with the highest priority to the requesting multifunction device 14. .

複合機１４は、管理サーバ４１から送られてきたＩＰアドレスを用いてアクセス対象である処理サーバ５２を特定し（ステップＳ２９）、その処理サーバ５２にユーザ名とパスワードを送ってログインを要求する（ステップＳ３０）。   The multifunction device 14 specifies the processing server 52 to be accessed using the IP address sent from the management server 41 (step S29), sends a user name and password to the processing server 52, and requests login (step S29). Step S30).

このログイン要求に対し、複合機１４と処理サーバ５２との間で接続処理が実行される（ステップＳ３１）。その際、何らかの異常などによって、複合機１４が処理サーバ５２に接続できないことがある。複合機１４は、処理サーバ５２から接続失敗の通知を受け取ると（ステップＳ３２）、管理サーバ４１に対して別のＩＰアドレスを再要求する（ステップＳ３３）。   In response to the login request, a connection process is performed between the multifunction device 14 and the processing server 52 (step S31). At this time, the MFP 14 may not be able to connect to the processing server 52 due to some abnormality or the like. When receiving the notification of the connection failure from the processing server 52 (step S32), the multifunction device 14 re-requests another IP address to the management server 41 (step S33).

管理サーバ４１は、この再要求に応答して、別の処理サーバ５２を選択する（ステップＳ３４）。詳しくは、管理サーバ４１は、前記ステップＳ２２で複合機１４から送られたサービスＩＤを用いて、サービス管理テーブル４１ａから次に優先度の高い処理サーバ５２を選択する。管理サーバ４１は、この選択された処理サーバ５２のＩＰアドレスをサービス管理テーブル４１ａから取得し（ステップＳ３５）、そのＩＰアドレスを要求元の複合機１４に送る（ステップＳ３６）。複合機１４は、このＩＰアドレスを用いて再度ログインを試みる（ステップＳ２９，Ｓ３０）。   The management server 41 selects another processing server 52 in response to the re-request (step S34). Specifically, the management server 41 selects the processing server 52 having the next highest priority from the service management table 41a using the service ID sent from the multi-function device 14 in step S22. The management server 41 acquires the IP address of the selected processing server 52 from the service management table 41a (Step S35), and sends the IP address to the requesting MFP 14 (Step S36). The MFP 14 attempts to log in again using this IP address (steps S29 and S30).

このように、同じサービスを提供する少なくとも２つの処理サーバ（例えば処理サーバ５２−１，５２−２）のそれぞれのＩＰアドレスを登録しておけば、現用の処理サーバ（例えば処理サーバ５２−１）が何らかの異常で使えない場合でも、代替の処理サーバ（例えば処理サーバ５２−２）を使って複合機１４を接続させることができる。   As described above, if the IP addresses of at least two processing servers (for example, processing servers 52-1 and 52-2) that provide the same service are registered, the current processing server (for example, processing server 52-1) is registered. Is not available due to some abnormality, the MFP 14 can be connected using an alternative processing server (for example, the processing server 52-2).

複合機１４と処理サーバ５２が接続されると、処理サーバ５２は、ログイン要求時に複合機１４から送られてきたユーザ名とパスワードを用いて認証処理を行う（ステップＳ３７）。詳しくは、処理サーバ５２は、ユーザ名とパスワードを図３に示した認証サーバ５３に与えてユーザ認証を依頼する。認証サーバ５３のユーザ情報格納部５３ａには、予め文書管理システム２１の利用が許可されたユーザを認証するためのユーザ情報が格納されている。ユーザ情報には、少なくともパスワードおよびユーザ名が含まれる。認証サーバ５３は、ログイン要求時に送られてきたユーザ名とパスワードと、前記ユーザ情報に含まれるユーザ名とパスワードとを比較する。   When the MFP 14 and the processing server 52 are connected, the processing server 52 performs an authentication process using the user name and the password sent from the MFP 14 at the time of the login request (step S37). Specifically, the processing server 52 gives the user name and password to the authentication server 53 shown in FIG. 3 and requests user authentication. In the user information storage unit 53a of the authentication server 53, user information for authenticating a user who is permitted to use the document management system 21 is stored in advance. The user information includes at least a password and a user name. The authentication server 53 compares the user name and password sent at the time of the login request with the user name and password included in the user information.

両者が一致すれば、認証サーバ５３は、文書管理システム２１の利用が許可されたユーザであると判定し（認証成功）、その結果を処理サーバ５２に返す。ユーザ名およびパスワードの少なくとも一方が前記ユーザ情報に含まれるユーザ名とパスワードと一致しなかった場合には、認証サーバ５３は、文書管理システム２１の利用が許可されたユーザでないと判定し（認証失敗）、その結果を処理サーバ５２に返す。   If they match, the authentication server 53 determines that the user is authorized to use the document management system 21 (successful authentication), and returns the result to the processing server 52. If at least one of the user name and the password does not match the user name and the password included in the user information, the authentication server 53 determines that the user is not permitted to use the document management system 21 (authentication failed). ), And returns the result to the processing server 52.

なお、処理サーバ５２に認証サーバ５３の機能を持たせて、処理サーバ５２が認証処理を実行することでも良い。   Note that the processing server 52 may have the function of the authentication server 53 and execute the authentication processing.

複合機１４は、処理サーバ５２から認証失敗の通知を受け取ると（ステップＳ３８）、その旨をユーザに知らせる（ステップＳ３９）。具体的には、例えば「ユーザ名またはパスワードが一致しません」といったようなメッセージを操作パネル３０７に表示する。ユーザは、このメッセージを受けて、ユーザ名とパスワードを複合機１４に再入力することで、処理サーバ５２に再度ログインすることになる。   When the MFP 14 receives the authentication failure notification from the processing server 52 (step S38), it notifies the user of the failure (step S39). Specifically, for example, a message such as “user name or password does not match” is displayed on operation panel 307. Upon receiving this message, the user re-enters the user name and password into the multi-function device 14 to log in to the processing server 52 again.

認証が成功した場合、処理サーバ５２は、前記ステップＳ３８の認証処理で使ったユーザ名およびパスワードをユーザの認証情報として複合機１４に渡す（ステップＳ４０）。ユーザの認証情報を複合機１４に渡すのは、文書管理システム２１のサービスを利用する際に当該認証情報が必要となるケースがあるためである。複合機１４側で、ユーザの認証情報（ユーザ名およびパスワード）を保持しておけば、文書管理システム２１から要求されたときに直ぐに応答することができる。なお、前記ステップＳ２１の時点では、入力されたユーザ名およびパスワードに対する認証結果が得られていないので、これらの情報はユーザの認証情報としては扱えない。   If the authentication is successful, the processing server 52 passes the user name and the password used in the authentication processing in step S38 to the MFP 14 as user authentication information (step S40). The user's authentication information is passed to the MFP 14 because the authentication information is required when using the service of the document management system 21. If the MFP 14 holds the authentication information (user name and password) of the user, it can respond immediately when requested by the document management system 21. At the time of step S21, since no authentication result for the input user name and password has been obtained, such information cannot be handled as user authentication information.

また、処理サーバ５２は、サービス利用画面情報を複合機１４に送る（ステップＳ４１）。複合機１４は、処理サーバ５２から受け取ったサービス利用画面情報に基づいて、操作パネル３０７に図１３に示すようなサービス利用画面９０を表示する（ステップＳ４２）。   Further, the processing server 52 sends the service use screen information to the MFP 14 (Step S41). The MFP 14 displays a service use screen 90 as shown in FIG. 13 on the operation panel 307 based on the service use screen information received from the processing server 52 (step S42).

図１３にサービス利用画面９０の一例を示す図である。
サービス利用画面９０は、利用可能なサービスの一覧を表したものである。利用可能なサービスは、文書管理システム２１に備えられている各機能の一部あるいは全てである。サービス利用画面９０の形式は、管理者が管理者端末５５から管理サーバ４１をアクセスすることで、任意の設定可能である。また、画面内に配置するサービスの内容についても、管理者が任意に設定可能である。 FIG. 13 shows an example of the service use screen 90.
The service use screen 90 shows a list of available services. Available services are some or all of the functions provided in the document management system 21. The format of the service use screen 90 can be arbitrarily set by the administrator accessing the management server 41 from the administrator terminal 55. Also, the administrator can arbitrarily set the contents of the service to be arranged in the screen.

サービス利用画面９０には、複合機１４の基本機能である「コピー」を選択するためのボタン９１ａ、「ＦＡＸ」を選択するためのボタン９１ｂなどが設定されている。なお、複合機１４の基本機能に関しては、サービスＩＤを必要とせずに、複合機単体として利用できるものである。
また、ユーザが複合機１４の基本機能（コピー，ＦＡＸ）を利用した場合に、その基本機能の利用料金（コピー料金，ＦＡＸ料金）をユーザの所属する団体に課金する構成にしても良い。この場合、サービスＩＤとユーザの所属する団体あるいはユーザとを関連付けて、図３に示したサービスＩＤ保存部５１ｆに保存しておく。ユーザがサービスＩＤを用いて複合機１４の基本機能を利用したときに、処理サーバ５２は、そのときの利用料金を予め設定された計算式に従って算出する。処理サーバ５２は、この算出された利用料金をサービスＩＤ保存部５１ｆの当該サービスＩＤに対応した団体あるいはユーザに課金するように、中央サーバ５１に指示すれば良い。 On the service use screen 90, a button 91a for selecting “copy”, which is a basic function of the MFP 14, a button 91b for selecting “FAX”, and the like are set. The basic functions of the MFP 14 can be used as a single MFP without requiring a service ID.
Further, when the user uses the basic functions (copy, FAX) of the multifunction peripheral 14, the usage fee (copy fee, FAX fee) of the basic function may be charged to the organization to which the user belongs. In this case, the service ID is associated with the organization to which the user belongs or the user, and stored in the service ID storage unit 51f shown in FIG. When the user uses the basic function of the MFP 14 using the service ID, the processing server 52 calculates the usage fee at that time according to a preset calculation formula. The processing server 52 may instruct the central server 51 to charge the calculated usage fee to the organization or user corresponding to the service ID in the service ID storage unit 51f.

ここで、文書管理システム２１によって提供される各種サービスとして、例えば「ロケーションフリー印刷（セキュアクラウド印刷サービス）」、「フォルダ配信」、「クラウドサービスへの文書配信」、「メール配信」、「ＰＤＦデータ配信」などがある。   Here, various services provided by the document management system 21 include, for example, “location-free printing (secure cloud print service)”, “folder delivery”, “document delivery to cloud service”, “mail delivery”, “PDF data”. Delivery "and so on.

「ロケーションフリー印刷（セキュアクラウド印刷サービス）」は、例えばスキャンしたデータをクラウド上で保持しておき、任意の機器を通じて印刷するサービスである。「フォルダ配信」は、例えばスキャンしたデータを所定のフォルダに配信するサービスである。「クラウドサービスへの文書配信」は、クラウドサービスを利用して文書配信するサービスである。「メール配信」は、例えばスキャンした文書をメールに添付して配信するサービスである。「ＰＤＦデータ配信」は、ＰＤＦ形式のデータに変換して所定の場所に配信するサービスである。サービス利用画面９０上には、これらの機能を選択するためのボタン９１ｃ〜９１ｇなどが設定されている。   “Location-free printing (secure cloud printing service)” is a service that stores, for example, scanned data on a cloud and prints the data through an arbitrary device. “Folder distribution” is a service that distributes scanned data to a predetermined folder, for example. "Document delivery to cloud service" is a service for delivering a document using a cloud service. “Mail delivery” is a service that delivers a scanned document attached to a mail, for example. “PDF data distribution” is a service that converts the data into PDF format data and distributes the data to a predetermined location. On the service use screen 90, buttons 91c to 91g for selecting these functions are set.

このようにして、社外の複合機１４に文書管理システム２１のサービスを利用するためのサービス利用画面９０が設定される。以後は、利用者がサービス利用画面９０上で所望のサービスを選択することで、その選択されたサービスを受けることができる。   In this way, the service use screen 90 for using the service of the document management system 21 is set in the multifunction peripheral 14 outside the company. Thereafter, when the user selects a desired service on the service use screen 90, the user can receive the selected service.

すなわち、ユーザがサービス利用画面９０上のボタン９１ｃ〜９１ｇのいずれかを押下して任意のサービスを選択すると（ステップＳ４３）、複合機１４は、前記選択されたサービスに関する情報を処理サーバ５２に要求する（ステップＳ４４）。処理サーバ５２では、この要求に応答して、サービス内容の詳細や設定に関する情報を複合機１４に提供する（ステップＳ４５）。複合機１４は、このサービス内容の詳細や設定に関する情報を操作パネル３０７に表示する（ステップＳ４６）。   That is, when the user presses any one of the buttons 91c to 91g on the service use screen 90 to select an arbitrary service (step S43), the multifunction device 14 requests the processing server 52 for information on the selected service. (Step S44). In response to the request, the processing server 52 provides the MFP 14 with information on the details of the service contents and the settings (step S45). The multifunction device 14 displays information on the details of the service contents and the settings on the operation panel 307 (step S46).

ここで、ユーザが当該サービスの実行を指示すると、サービス実行信号が処理サーバ５２に送られる（ステップＳ４７）。処理サーバ５２では、このサービスの実行信号を受けることで、当該サービスに対応した処理を実行する（ステップＳ４８）。例えば「フォルダ配信」サービスであれば、処理サーバ５２は、複合機１４でスキャンされた文書のデータを社内の所定のフォルダに配信するなどの処理を実行する。   Here, when the user instructs execution of the service, a service execution signal is sent to the processing server 52 (step S47). Upon receiving the service execution signal, the processing server 52 executes a process corresponding to the service (step S48). For example, in the case of the “folder delivery” service, the processing server 52 executes processing such as delivering data of a document scanned by the MFP 14 to a predetermined folder in the company.

このように本実施形態によれば、ユーザが文書管理システム２１を任意の場所で任意の端末機器を用いてサービス利用できるようになる。すなわち、通常、社内の文書管理システム２１のサービスは、ユーザ（社員）が複合機２３にユーザ名とパスワードを入力するだけで自由に使うことができる。しかし、外部の複合機１４に対してユーザ名とパスワードを入力しても、文書管理システム２１のサービスを使うことはできない。   As described above, according to the present embodiment, the user can use the service of the document management system 21 at an arbitrary place using an arbitrary terminal device. That is, usually, the service of the in-house document management system 21 can be freely used only by the user (employee) inputting the user name and the password to the multifunction peripheral 23. However, even if the user name and password are input to the external MFP 14, the service of the document management system 21 cannot be used.

本実施形態では、管理サーバ４１で発行されたサービスＩＤに予め指定された処理サーバ５２のＩＰアドレスが関連付けられているので、このサービスＩＤを用いれば、管理サーバ４１から当該サービスＩＤに対応したＩＰアドレスを取得でき、任意の場所に設置された複合機１４からでも当該ＩＰアドレスを有する処理サーバ５２にログインできる。   In the present embodiment, the service ID issued by the management server 41 is associated with the pre-specified IP address of the processing server 52. If this service ID is used, the management server 41 sends the IP address corresponding to the service ID. The address can be obtained, and the user can log in to the processing server 52 having the IP address even from the multifunction peripheral 14 installed at an arbitrary place.

ここで、社外の任意の場所に設置される複合機１４には、図３に示したように外部用文書管理アプリケーション１４ａがインストールされ、クラウド１３上の管理サーバ４１にアクセス可能な機能が備えられる。このような複合機１４が各地に設置されていれば、サービスＩＤを用いて広範囲で社内の文書管理システム２１を利用できる。   Here, as shown in FIG. 3, an external document management application 14a is installed in the multifunction device 14 installed at an arbitrary place outside the company, and the MFP 14 has a function capable of accessing the management server 41 on the cloud 13. . If such a multi-function device 14 is installed in various places, the in-house document management system 21 can be used over a wide area using the service ID.

このサービスＩＤは、図９で説明したように、社内の管理者端末５５からの登録要求によって、社内の中央サーバ５１を介して管理サーバ４１によって発行され、同サーバ５１を介して管理者端末５５に送られてくるものである。したがって、社内以外のユーザがサービスＩＤを知ることはなく、文書管理システム２１が勝手に使われる心配はない。   This service ID is issued by the management server 41 via the in-house central server 51 in response to a registration request from the in-house manager terminal 55, as described with reference to FIG. It is sent to. Therefore, users outside the company do not know the service ID, and there is no worry that the document management system 21 is used without permission.

また、図３に示したように、ユーザが携帯する認証カード１０にサービスＩＤを記録しておけば、ユーザがその都度サービスＩＤを入力しなくても、文書管理システム２１を簡単に利用できる。さらに、ユーザがサービスＩＤを覚えておく必要もないので、サービスＩＤとしてセキュリティ性の高いデータを用いることができる。   Further, as shown in FIG. 3, if the service ID is recorded on the authentication card 10 carried by the user, the document management system 21 can be easily used without the user having to input the service ID each time. Further, since the user does not need to remember the service ID, highly secure data can be used as the service ID.

（変形例）
上述した実施形態では、複合機１４にサービスＩＤを入力すると、複合機１４の操作パネル３０７に各種サービスの一覧が表示され、その中でユーザが所望のサービスを選択する構成とした。しかし、通常、ユーザが社内で利用していたサービスは社外でも利用することが多い。また、複数のサービスを組み合わせたワークフロー情報が設定されていれば、社外でも同じワークフロー情報でデータ配信などを行いたい要求が高い。 (Modification)
In the above-described embodiment, when a service ID is input to the MFP 14, a list of various services is displayed on the operation panel 307 of the MFP 14, and the user selects a desired service from the list. However, usually, the services used by users inside the company are often used outside the company. Also, if workflow information combining a plurality of services is set, there is a high demand for data distribution and the like using the same workflow information even outside the company.

そこで、サービスＩＤに対し、予めユーザ毎に設定されたサービス情報を関連付けておき、複合機１４にサービスＩＤが入力された際に、そのサービスＩＤに対応したサービス情報に基づいて処理を実行する構成とする。   Therefore, service information set in advance for each user is associated with the service ID, and when a service ID is input to the MFP 14, processing is performed based on the service information corresponding to the service ID. And

具体的には、例えば図１４に示すように、サービスＩＤとサービス情報とを関連付けたサービス管理テーブル４１ｅを管理サーバ４１に用意しておく。なお、このサービス管理テーブル４１ｅと図４に示したサービス管理テーブル４１ａを組み合わせて１つのテーブルで構成しても良い。   Specifically, for example, as shown in FIG. 14, a service management table 41e in which a service ID and service information are associated is prepared in the management server 41. The service management table 41e and the service management table 41a shown in FIG. 4 may be combined into one table.

また、サービス情報は、ユーザ毎に設定されたサービスの種類を定義した情報であり、複数のサービスの組み合わせを含む。図中のＷ１，Ｗ２，Ｗ３はサービス情報を示し、例えば図３に示した「ロケーションフリー印刷（セキュアクラウド印刷サービス）」、「フォルダ配信」、「クラウドサービスへの文書配信」などである。   The service information is information that defines the type of service set for each user, and includes a combination of a plurality of services. W1, W2, and W3 in the figure indicate service information, such as "location-free printing (secure cloud printing service)", "folder delivery", and "document delivery to cloud service" shown in FIG.

サービス情報は、管理者端末５５から中央サーバ５１を介して管理サーバ４１に与えられる。管理サーバ４１は、サービスＩＤを発行した際に、このサービスＩＤをサービス情報と関連付けてサービス管理テーブル４１ｅに登録する。   The service information is provided from the administrator terminal 55 to the management server 41 via the central server 51. When issuing the service ID, the management server 41 registers the service ID in the service management table 41e in association with the service information.

このサービス管理テーブル４１ｅの内容を中央サーバ５１を介して処理サーバ５２に与えておく。これにより、社外の複合機１４からサービスＩＤを用いて処理サーバ５２にアクセスがあったときに、図１１のステップＳ４３に示したサービス選択を必要とせずに、当該サービスＩＤに対応したサービス情報の処理を実行することができる。また、サービス情報として、複数のサービスを組み合わせた場合の処理をワークフロー情報によって定義しておけば、図３に示した処理サーバ５２のワークフロー処理部５２ａによって、そのワークフロー情報に従って各サービスに対応した一連の処理を行うことができる。   The contents of the service management table 41e are given to the processing server 52 via the central server 51. Accordingly, when the processing server 52 is accessed using the service ID from the MFP 14 outside the company, the service selection corresponding to the service ID is not required without the service selection shown in step S43 of FIG. Processing can be performed. Further, if a process in which a plurality of services are combined is defined as the service information by the workflow information, the workflow processing unit 52a of the processing server 52 shown in FIG. 3 performs a series of processes corresponding to each service according to the workflow information. Can be performed.

また、本実施形態において、複合機１４は、画像の入力（画像データの生成）や出力を行うための機器として用いられるが、社外から文書管理システム２１にアクセスするための機器としては、必ずしも複合機１４である必要はない。例えば、テレビ会議端末、電子黒板、プロジェクタ、デジタルサイネージなどであっても良い。さらに、スマートフォンなどの携帯端末でも良い。要は、クラウド１３に配置された管理サーバ４１に接続できる機器であれば、外部用文書管理アプリケーション１４ａをインストールしておくことで、社外から文書管理システム２１を利用して各種サービスを受けることが可能である。   In the present embodiment, the MFP 14 is used as a device for inputting (creating image data) and outputting an image. However, the device for accessing the document management system 21 from outside the company is not necessarily a MFP. It does not need to be the machine 14. For example, it may be a video conference terminal, an electronic blackboard, a projector, a digital signage, or the like. Further, a mobile terminal such as a smartphone may be used. In short, as long as the device can be connected to the management server 41 arranged in the cloud 13, by installing the external document management application 14a, various services can be received from outside the company using the document management system 21. It is possible.

なお、本発明のいくつかの実施形態を説明したが、これらの実施形態は、例として提示したものであり、発明の範囲を限定することは意図していない。これら新規な実施形態は、その他の様々な形態で実施されることが可能であり、発明の要旨を逸脱しない範囲で、種々の省略、置き換え、変更を行うことができる。これら実施形態やその変形は、発明の範囲や要旨に含まれるとともに、特許請求の範囲に記載された発明とその均等の範囲に含まれる。   Although some embodiments of the present invention have been described, these embodiments are presented as examples and are not intended to limit the scope of the invention. These new embodiments can be implemented in other various forms, and various omissions, replacements, and changes can be made without departing from the spirit of the invention. These embodiments and their modifications are included in the scope and gist of the invention, and are also included in the invention described in the claims and their equivalents.

１１…社内ネットワークシステム、１３…クラウド、１４…複合機、２１…文書管理システム、２２…ファイルサーバ、２３…複合機、４１…管理サーバ、１４ａ…外部用文書管理アプリケーション、２３ａ…操作部、２３ｂ…機能部、２３ｃ…文書管理アプリケーション、２３ｄ…通信部、４１ａ…サービス管理テーブル、４１ｂ…管理制御部、４１ｃ…サービスＩＤ発行部、４１ｄ…通信部、４１ｅ…サービス管理テーブル、５１…中央サーバ、５２…処理サーバ、５３…認証サーバ、５４…配信サーバ、５１ａ…画面生成部、５１ｂ…処理設定作成部、５１ｃ…プリント設定部、５１ｄ…認証設定部、５１ｅ…サービス登録依頼部、５１ｆ…サービスＩＤ保存部、５１ｇ…通信部、５２ａ…ワークフロー処理部、５２ｂ…プリント処理部、５２ｃ…認証部、５２ｄ…通信部、５３ａ…ユーザ情報格納部、５３ｂ…ユーザ認証機能部、５３ｃ…通信部。   11 in-house network system, 13 cloud, 14 multifunction device, 21 document management system, 22 file server, 23 multifunction device, 41 management server, 14a external document management application, 23a operation unit, 23b ... Function unit 23c Document management application 23d Communication unit 41a Service management table 41b Management control unit 41c Service ID issuing unit 41d Communication unit 41e Service management table 51 Central server 52: processing server, 53: authentication server, 54: distribution server, 51a: screen generation unit, 51b: processing setting creation unit, 51c: print setting unit, 51d: authentication setting unit, 51e: service registration request unit, 51f: service ID storage unit, 51g communication unit, 52a workflow processing unit, 52b print processing , 52c ... authentication unit, 52 d ... communication unit, 53a ... user information storage unit, 53b ... user authentication function unit, 53c ... communication unit.

特開２００８−１０４１４３号公報JP 2008-104143 A 特開２００２−０３２２０５号公報JP-A-2002-032205

Claims (9)

複数の第１のサーバを備えた文書管理システムであって、
前記各第１のサーバの中で指定されたサーバのアドレス情報を当該サーバの処理動作によって提供される文書管理に関連したサービスを利用するための識別情報と関連付けて第２のサーバに登録する登録手段と、
端末機器が前記第２のサーバから前記識別情報に対応した前記アドレス情報を取得してログイン要求したときに、前記指定されたサーバに前記端末機器を接続して当該サーバの処理を実行する処理実行手段と
を具備した文書管理システム。 A document management system including a plurality of first servers,
A registration for registering address information of a server designated in each of the first servers with a second server in association with identification information for using a service related to document management provided by a processing operation of the server. Means,
When the terminal device obtains the address information corresponding to the identification information from the second server and makes a login request, executes the process of connecting the terminal device to the designated server and executing the process of the server. And a document management system comprising: 前記識別情報は、前記第２のサーバによって発行される請求項１記載の文書管理システム。   The document management system according to claim 1, wherein the identification information is issued by the second server. 前記処理実行手段は、
前記指定されたサーバの処理によって提供可能な複数のサービスの一覧を前記端末機器に表示し、その一覧の中で選択されたサービスに対応した処理を実行する請求項１記載の文書管理システム。 The processing execution means includes:
2. The document management system according to claim 1, wherein a list of a plurality of services that can be provided by the processing of the designated server is displayed on the terminal device, and a process corresponding to the service selected from the list is executed. 前記識別情報には、予め実行対象として設定されたサービスが関連付けられており、
前記処理実行手段は、
前記識別情報に関連付けられた前記サービスに対応した処理を実行する請求項１記載の文書管理システム。 The identification information is associated with a service set in advance as an execution target,
The processing execution means includes:
2. The document management system according to claim 1, wherein a process corresponding to the service associated with the identification information is executed. 前記識別情報には、予め設定された複数のサービスの組み合わせとこれらのサービスの処理手順が定義されたワークフロー情報が関連付けられており、
前記処理実行手段は、
前記識別情報に関連付けられた前記複数のサービスに対応した処理を前記ワークフロー情報に従って実行する請求項１記載の文書管理システム。 The identification information is associated with a combination of a plurality of services set in advance and workflow information in which processing procedures of these services are defined,
The processing execution means includes:
The document management system according to claim 1, wherein a process corresponding to the plurality of services associated with the identification information is executed according to the workflow information. 前記端末機器は、
前記指定されたサーバに接続できなかった場合に、前記第２のサーバから代替用として登録されているサーバのアドレス情報を取得して再度ログイン要求する請求項１記載の文書管理システム。 The terminal device,
2. The document management system according to claim 1, wherein when the designated server cannot be connected, address information of a server registered as a substitute is acquired from the second server and a login request is made again. 前記処理実行手段は、
前記端末機器を使用するユーザの認証処理を行い、認証が成功した場合に、前記指定されたサーバの処理を実行する請求項１記載の文書管理システム。 The processing execution means includes:
2. The document management system according to claim 1, wherein authentication processing of a user using the terminal device is performed, and when the authentication is successful, processing of the designated server is executed. 前記端末機器は、スキャナ機能、プリンタ機能およびファクシミリ機能の少なくとも１つを有する複合機を含む請求項１乃至７のいずれか一項に記載の文書管理システム。   The document management system according to claim 1, wherein the terminal device includes a multifunction peripheral having at least one of a scanner function, a printer function, and a facsimile function. 複数の第１のサーバを備えた文書管理システムが実行する管理方法であって、
前記各第１のサーバの中で指定されたサーバのアドレス情報を当該サーバの処理動作によって提供される文書管理に関連したサービスを利用するための識別情報と関連付けて第２のサーバに登録するステップと、
端末機器が前記第２のサーバから前記識別情報に対応した前記アドレス情報を取得してログイン要求したときに、前記指定されたサーバに前記端末機器を接続して当該サーバの処理を実行するステップと
を有する管理方法。 A management method executed by a document management system including a plurality of first servers,
Registering the address information of the server designated in each of the first servers in the second server in association with identification information for using a service related to document management provided by the processing operation of the server; When,
When the terminal device obtains the address information corresponding to the identification information from the second server and makes a login request, connects the terminal device to the designated server and executes processing of the server; Management method having
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