JP2013015905A - Workflow system, server, and method for controlling the same - Google Patents
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Abstract
Description
本発明は、識別子の付された原稿を用いたワークフローシステムに関する。 The present invention relates to a workflow system using a document with an identifier.
電子文書が業務の中核を担うようになり、電子文書と業務とを関連付けて管理できるシステムの必要性が高まっている。一般的な解決手段として知られているのはワークフローシステムである。ワークフローシステムとは、業務の流れをあらかじめワークフローとして定義しておき、定義されたワークフローの各処理に必要な電子文書を添付して処理を進めていくものである。 Electronic documents have become the core of business, and there is an increasing need for systems that can manage electronic documents and business in association with each other. A workflow system is known as a general solution. In the workflow system, a business flow is defined in advance as a workflow, and the electronic document necessary for each process of the defined workflow is attached and the process proceeds.
例えば承認システムでは、「申請」、「承認」というワークフローを事前に作成しておく。経費申請を処理する場合は、そのワークフローの「作成」で申請書を添付し、「承認」では承認者が承認をその電子文書に付与する、というように処理する。 For example, in the approval system, workflows “application” and “approval” are created in advance. When processing an expense application, an application is attached by “creation” of the workflow, and an approval is given to the electronic document by an approver in “approval”.
このようなワークフローシステムは、ソフトウエアとしてのワークフローアプリをＷｅｂサーバーとして設置し、ユーザーは個人のＰＣ上のＷｅｂブラウザーから接続して操作を行うものが一般的に知られている。 Such a workflow system is generally known in which a workflow application as software is installed as a Web server, and a user connects and operates from a Web browser on a personal PC.
しかしながらワークフローの全てが電子文書で処理できない。たとえば領収書は一定金額以上のものは原本の保存が必要であり、紙の書類としての管理も必要である。そのため、ワークフロー処理はすべてワークフローシステムの処理で閉じず、一部紙を使用して行う必要があるケースがある。 However, not all workflows can be processed with electronic documents. For example, if a receipt exceeds a certain amount, the original must be preserved and must be managed as a paper document. For this reason, there is a case where all the workflow processing is not closed by the processing of the workflow system and needs to be performed using some paper.
ところで、紙文書と電子情報を関連付ける方法として参考文献１のようなものが知られている。紙の広告にＵＲＬを符号化した画像を印刷し置き、そのＵＲＬにアクセスさせることにより、広告の効果を測定するものである。その他ＵＲＬを符号化して画像にする技術としてＱＲコードを利用したものが知られている。これはＵＲＬを符号化して印刷されたＱＲコードを携帯電話のカメラで撮影することで、そのＵＲＬのＷｅｂサイトを表示するというものである。 By the way, as a method for associating a paper document with electronic information, a method such as Reference 1 is known. The effect of the advertisement is measured by printing an image obtained by encoding a URL on a paper advertisement and accessing the URL. As another technique for encoding an URL into an image, a technique using a QR code is known. This is to display a Web site of the URL by photographing the QR code printed by encoding the URL with a camera of the mobile phone.
ワークフローシステムにおいて、紙をスキャンしワークフローに電子文書として書類を添付するケースを想定する。この場合、ユーザーは一旦スキャナーを用いて電子化を行い個人のＰＣに送り、その後ＰＣのＷｅｂブラウザーからワークフローにその電子文書を添付するという２段階の処理を行う必要がある。 In the workflow system, a case is assumed where paper is scanned and a document is attached to the workflow as an electronic document. In this case, the user needs to perform a two-step process of once digitizing using a scanner and sending it to a personal PC, and then attaching the electronic document to the workflow from a web browser on the PC.
この手間を省略するために、前述の紙と電子処理を結びつける技術を用いて、スキャンした紙からワークフローを特定することが可能である。しかしながら、ワークフローにアクセスするためのＵＲＬはワークフローで行う処理によって変更の可能性がある。また、ワークフローの状態に応じて異なる処理を行うために、ＵＲＬを変更する必要がある場合がある。そのため、直接ＵＲＬを紙に符号化して埋め込む方法では解決できないという課題がある。 In order to save this effort, it is possible to specify the workflow from the scanned paper by using the technology that combines the paper and electronic processing described above. However, the URL for accessing the workflow may be changed depending on the processing performed in the workflow. In addition, the URL may need to be changed to perform different processing depending on the state of the workflow. For this reason, there is a problem that it cannot be solved by the method of directly encoding and embedding URLs on paper.
本発明は上記課題を鑑みてなされたものであり、電子処理に紙をスキャンした電子文書を登録する際の利便性を向上することを目的とする。 The present invention has been made in view of the above problems, and an object thereof is to improve convenience when registering an electronic document obtained by scanning paper for electronic processing.
紙をスキャンするスキャン手段と、
前記スキャンにより取得した画像から、前記紙に符号化して埋め込まれた識別子を取得する取得手段と、
前記取得した識別子を送信する送信手段とを有するスキャン装置と、
受信した識別子からワークフローを特定する特定手段と、
特定したワークフローにおける現在のステップを特定する手段と、
前記特定したステップに応じた表示が前記スキャン装置でなされるように制御する制御手段とを有するサーバとを有することを特徴とするワークフローシステム。
Scanning means for scanning paper;
An acquisition means for acquiring an identifier embedded in the paper from the image acquired by the scan;
A scanning device having a transmitting means for transmitting the acquired identifier;
Identifying means for identifying the workflow from the received identifier;
A means of identifying the current step in the identified workflow;
A workflow system comprising: a server having control means for controlling the display according to the specified step to be performed by the scanning device.
本発明によれば、紙をスキャンしてワークフロー処理を行う際に、ワークフローの状態によって処理を自動的に変更することができるため、電子処理に紙をスキャンした電子文書を登録する際の利便性を向上する。 According to the present invention, when workflow processing is performed by scanning paper, the processing can be automatically changed according to the state of the workflow. Therefore, it is convenient for registering an electronic document scanned by paper in electronic processing. To improve.
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。 The best mode for carrying out the present invention will be described below with reference to the drawings.
＜第１の実施例＞
まず、本発明に係る第１の実施例について説明する。第１の実施例では、本発明の情報処理装置の一例であるＭＦＰを含むワークフローシステムを用いた、経費申請のワークフローシステムの例を説明する。
<First embodiment>
First, a first embodiment according to the present invention will be described. In the first embodiment, an example of an expense application workflow system using a workflow system including an MFP as an example of the information processing apparatus of the present invention will be described.
＜システム構成＞
図１は、本発明を適用可能なシステムの全体構成を示すブロック図である。
<System configuration>
FIG. 1 is a block diagram showing the overall configuration of a system to which the present invention can be applied.
図１に示すように、ＭＦＰ１１０、ワークフローサーバー１２０、紙ＩＤ管理サーバー１３０およびＰＣ１４０は、イーサネットなどからなるＬＡＮ１００に接続されている。
As shown in FIG. 1, the
ＭＦＰ１１０は、操作部１１１、スキャナー部１１２そしてプリンター部１１３を有する複合機である。本実施例のワークフローシステムでは、経費申請において領収書を張り付ける申請用紙の印刷および、スキャンを行う端末として利用する。
The MFP 110 is a multifunction machine that includes an
ワークフローサーバー１２０は、経費申請のワークフローアプリを実行しているサーバーである。
The
紙ＩＤ管理サーバー１３０は、前記申請用紙を一意に識別する紙ＩＤ（紙識別子）と、ワークフローアプリケーションが管理するワークフローの情報とを関連付けて管理するサーバーである。
The paper
ＰＣ１４０は、ワークフローを制御するための端末装置である。ワークフローサーバー１２０のワークフローアプリと通信してワークフローの処理を行うためのクライアントアプリを実行している。本実施例では、クライアントアプリはＷｅｂブラウザーであるとする。
The PC 140 is a terminal device for controlling the workflow. A client application is executed to communicate with the workflow application of the
ただし、本実施形態におけるシステムにおいては、これらの構成機器の数に限られることはない。 However, in the system according to the present embodiment, the number of components is not limited.
＜ＭＦＰ１１０のハードウェア構成＞
ＭＦＰ１１０は、図２に示すように次の構成要素から構成される。操作部１１１、画像入力装置であるスキャナー部１１２、画像出力装置であるプリンター部１１３およびＭＦＰ１１０の制御を司るコントローラー２００である。
<Hardware Configuration of
The
操作部１１１は、タッチパネルディスプレイなどからなり、ユーザーに対して情報の表示や、入力を受け付ける機能を持つ。
The
スキャナー部１１２は、置かれた原稿上の画像の読み取り動作を行い、画像データを作成する。
The
プリンター部１１３は、コントローラー２００から受け取った画像データを用紙上に印刷画像として形成する。
The
コントローラー２００は操作部１１１、スキャナー部１１２そしてプリンター部１１３と電気的に接続されている一方、ＬＡＮ１００にもネットワークインターフェース２０６を介して接続されている。すなわち、ＬＡＮ１００を経由して他の機器と接続されている。これによりＴＣＰ／ＩＰ等の通信プロトコルによる通信が可能となっている。
The
ＣＰＵ２０１は、ＲＯＭ２０２に記憶された制御プログラム等に基づいて接続中の各種ＭＦＰへのアクセス及び他の装置からのアクセスを統括的に制御する。それと共に、コントローラー２００内部で行われる各種処理についても統括的に制御する。この制御には、後述のフローチャートを実現するためのプログラムの実行も含む。
The
ＲＯＭ２０２には装置のブートプログラムが格納されている。
The
ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１が動作するためのシステムワークメモリであり、かつ画像データを一時記憶するためのメモリでもある。ＲＡＭ２０３は、電源のバックアップ等により記憶した内容を装置本体の電源オフ後も保持しておく領域と、電源オフ後には記憶した内容が消去されてしまう領域により構成されている。
A
ＨＤＤ２０４はハードディスクドライブであり、システムソフトウェアや画像データを格納することが可能となっている。
The
操作部Ｉ／Ｆ２０５は、システムバス２１１と操作部１１１とを接続するためのインターフェース部である。操作部Ｉ／Ｆ２０５は、操作部１１１に表示するための画像データをシステムバス２１１から受け取り操作部１１１に出力すると共に、操作部１１１から入力された情報をシステムバス２１１へと出力する。
The operation unit I /
ネットワークＩ／Ｆ２０６はＬＡＮ１００及びシステムバス２１１に接続し、情報の入出力を行う。
A network I /
スキャナーＩ／Ｆ２０７は、スキャナー部１１２から受け取った画像データに対して、補正、加工、及び編集を行う。
A scanner I /
画像形成部２０８は画像データの方向変換、画像圧縮、伸張処理などをおこなう。また、ＨＤＤ２０４に保存されている画像同士を合成して一枚の画像にすることが可能である。
The
プリンターＩ／Ｆ２０９は、画像形成部２０８から送られた画像データを受け取り、この画像データに付随させられている属性データを参照しながら画像データに画像形成を施す。画像形成後の画像データは、プリンター部１１３に出力される。
The printer I /
なお、本実施形態では、ＵＩ表示が可能なネットワークＭＦＰであるが、汎用スキャナーや汎用プリンターなどを接続した汎用コンピューター等、これ以外の画像処理装置であってもよい。 In the present embodiment, the network MFP is capable of displaying a UI, but other image processing apparatuses such as a general-purpose computer connected to a general-purpose scanner or a general-purpose printer may be used.
＜ワークフローサーバー１２０、紙ＩＤ管理サーバー１３０およびＰＣ１４０のハードウェア構成＞
図３は、図１に示したワークフローサーバー１２０のハードウェア構成を示すブロック図である。
<Hardware Configuration of
FIG. 3 is a block diagram showing a hardware configuration of the
図３において、ＣＰＵ３０１、ＲＡＭ３０２、ＲＯＭ３０３、ネットワークＩ／Ｆ３０５、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）３０４がシステムバス３０６を介して互いに通信可能に接続されている。
In FIG. 3, a
ＲＯＭ３０３或いはＨＤＤ３０４には、オペレーティングシステムやアプリケーションなどの制御プログラムが格納されている。ＣＰＵ３０１は、当該制御プログラムを必要に応じてＲＯＭ３０３或いはＨＤＤ３０４からＲＡＭ３０２上へ読み出して実行することで、コンピューターとしての機能を発揮する。また、ＣＰＵ３０１は、ネットワークＩ／Ｆ３０５を介して接続されているネットワーク上の他の装置との通信を行う。
The
また、紙ＩＤ管理サーバー１３０とＰＣ１４０のハードウェア構成についても図３で示したワークフローサーバー１２０のハードウェア構成と同様である。
The hardware configurations of the paper
＜ＭＦＰ１１０のソフトウエア構成＞
図４は、本実施例でのワークフロー処理にかかわるＭＦＰ１１０のアプリケーションおよびソフトウェアモジュールの構成を示した図である。これらアプリケーションおよびソフトウェアモジュールは、ＭＦＰ１１０のＨＤＤ２０４に格納され、ＣＰＵ２０１が実行する。
<Software Configuration of
FIG. 4 is a diagram illustrating a configuration of applications and software modules of the
ＭＦＰ１１０は、印刷アプリ４００、ワークフロー実行アプリ４１０、Ｗｅｂブラウザー４２０のアプリケーションを有する。
The
印刷アプリ４００は、本実施例で領収書を張り付ける申請用紙の印刷を行うためのアプリケーションである。本実施例では、申請用紙には紙を一意に識別するための紙ＩＤがＱＲコードで印刷するが、そのＱＲコードの生成も行う。
The
印刷データ受信部４０１は、ＬＡＮ１００を介してＰＣ１４０から印刷データを受け取るソフトウェアモジュールである。
The print
印刷処理部４０２は、印刷データ受信部４０１が受信した印刷データを画像に変換し、プリンターＩ／Ｆ２０９を介してプリンター部１１３に印刷を実行させるソフトウェアモジュールである。印刷データには、印刷する画像のデータと印刷する紙を一意に識別する紙ＩＤ情報が含まれる。
The
エンコード部４０３は、印刷処理部４０２から渡された紙ＩＤ情報を符号化（エンコード）して符号画像としてのＱＲコードを生成する処理を行う。
The
画像合成部４０４は、印字対象の画像データと、符号化処理によって生成されたＱＲコードとを合成する処理を行う。
The
ワークフロー実行アプリ４１０は、本実施例で申請用紙のスキャンを行い、ワークフローサーバー１２０と通信をして、ワークフロー処理を呼び出すアプリケーションである。
The
ＵＩ部４１１はワークフロー実行アプリ４１０のＵＩ表示を行うためのソフトウェアモジュールである。ＵＩ画面を作成し、操作部１１１に表示を行うとともに、操作部１１１から入力された入力情報を処理する。
The
スキャン処理部４１２は、スキャナー部１１２をスキャナーＩ／Ｆ２０７を介して操作し、紙の原稿をスキャンさせ、スキャン結果として画像データを取得するためのソフトウェアモジュールである。
The
デコード部４１３は、画像データに含まれるＱＲコードを検出すると共に、検出されたＱＲコードを復号化（デコード）して埋め込み情報を抽出する処理を行うソフトウェアモジュールである。
The
紙ＩＤ管理サーバー通信部４１４は、紙ＩＤ管理サーバー１３０と通信を行うためのソフトウェアモジュールである。紙ＩＤ管理サーバー１３０にＱＲコードを複合化して得られた紙ＩＤ情報を送信する。また、紙ＩＤ管理サーバー１３０からワークフローサーバーに処理を依頼するためのワークフロー情報を取得する。ワークフロー情報については後述する。
The paper ID management
画像変換部４１５は、スキャン処理部４１２が生成した画像データを特定のファイルフォーマットに変換するためのソフトウェアモジュールである。
The
画像送信指示部４１６は、Ｗｅｂブラウザー４２０にワークフローサーバー１２０への通信を指示するためのソフトウェアモジュールである。
The image
Ｗｅｂブラウザー４２０は、ワークフローサーバー１２０と通信を行うアプリケーションである。ワークフロー実行アプリ４１０から指示されて、ワークフローサーバー１２０と通信を行う。また、ワークフローサーバー１２０から受け取ったワークフローの処理画面を表示する。
The
ログインアプリ４３０は、デバイスを使用するユーザーを識別するために、ユーザーの認証を行うアプリケーションである。
The
本実施例では、ワークフロー実行アプリ４１０とＷｅｂブラウザー４２０が別のアプリケーションとして構成しているが、ワークフロー実行アプリ４１０がＷｅｂブラウザーと同等の機能を有し、直接ワークフローサーバー１２０と通信してもよい。
In this embodiment, the
＜ワークフローサーバー１２０のソフトウエア構成＞
ワークフローサーバー１２０には、電子的にワークフローを実行するワークフローアプリが実行されている。このワークフローアプリはワークフローサーバー１２０のＨＤＤ３０４に格納され、ＣＰＵ３０１が実行する。ワークフローアプリのソフトウエア構成は説明を省略する。本実施例では、ワークフローアプリはＷｅｂアプリケーションとする。また、本例でのワークフローサーバー１２０は「ｗｗｗ．ｗｆ．ｘｘｘ．ｃｏｍ」というホスト名であるとする。また、ワークフローアプリは「ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｗｆ．ｘｘｘ．ｃｏｍ／ｗｆ１／ｕｐｌｏａｄ．ｃｇｉ」というＵＲＬでＭＦＰ１１０からワークフローの要求を受け付けるものとする。
<Software configuration of
The
＜紙ＩＤ管理サーバー１３０のソフトウエア構成＞
図５は、本実施例での紙ＩＤ管理サーバー１３０のソフトウェアモジュールの構成を示した図である。これらソフトウエアは、紙ＩＤ管理サーバー１３０のＨＤＤ３０４に格納され、ＣＰＵ３０１が実行する。
<Software configuration of the paper
FIG. 5 is a diagram showing the configuration of the software module of the paper
通信部５０１は、ＬＡＮ１００を介して送られた要求を受け付け、紙ＩＤテーブル管理部５０２に要求を渡すソフトウェアモジュールである。そして紙ＩＤテーブル管理部５０２の応答を要求の送信元に応答する。
The
紙ＩＤテーブル管理部５０２は、外部装置から受け取った要求をもとに、紙ＩＤテーブル５０３の情報を取得したり、編集したりするソフトウェアモジュールである。
The paper ID
紙ＩＤテーブル５０３は、紙ＩＤとワークフロー情報を保持するデータベースモジュールである。 The paper ID table 503 is a database module that holds a paper ID and workflow information.
次に図６に紙ＩＤテーブル５０３が管理するデータの例を示す。６０１から６０６は、列６１０、列６２０のデータレコードのカラムを示している。
Next, FIG. 6 shows an example of data managed by the paper ID table 503.
紙ＩＤ６０１の列は、紙を一意に識別する紙ＩＤを示している。たとえば、行６１０の紙ＩＤは「１２３４５６」であることを示す。
The column of the
ＵＲＬ６０２の列は、紙ＩＤを処理するワークフローサーバーへ要求を行うためのＵＲＬを示している。行６１０の例では、「ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｗｆ．ｘｘｘ．ｃｏｍ／ｗｆ１／ｕｐｌｏａｄ．ｃｇｉ？ｗｆｉｄ＝ａａａ＆ｓｔａｔｅ＝ａｐｐｒｏｖｅ」のＵＲＬに要求を行うことを示している。本例では、「ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｗｆ．ｘｘｘ．ｃｏｍ／ｗｆ１／ｕｐｌｏａｄ．ｃｇｉ」は前述のようにＭＦＰ１１０がワークフローサーバー１２０上のワークフローアプリへ画像送信を行うためのＵＲＬである。クエリの「ｗｆｉｄ＝ａａａ」と「ｓｔａｔｅ＝ａｐｐｒｏｖｅ」は、それぞれ、ワークフローアプリがワークフローを識別するためのＩＤとそのワークフローの状態を示している。行６２０の例では、「ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｗｆ．ｘｘｘ．ｃｏｍ／ｗｆ２／ｕｐｌｏａｄ．ｃｇｉ？ｗｆｉｄ＝ａａａ＆ｓｔａｔｅ＝ａｐｐｒｏｖｅ」のＵＲＬであり、例６１０とは異なるワークフローアプリケーションとクエリを示している。
The column of
ファイル設定６０３の列は、ＭＦＰ１１０がワークフローサーバー１２０に要求に添付する画像ファイルのフォーマットの設定を示している。行６１０の例では、解像度が「２００×２００ｄｐｉ」で、ファイルフォーマットが「ＰＤＦ」、画像の色数は「ｇｒａｙｓｃａｌｅ」であることを示している。行６２０の例では、解像度が「３００×３００ｄｐｉ」で、ファイルフォーマットが「ＰＤＦ」、画像の色数は「ｆｕｌｌｃｏｌｏｒ」であることを示している。
The column of the file setting 603 indicates the setting of the format of the image file that the
メタ情報６０４の列は、ＭＦＰ１１０がワークフローサーバー１２０に要求を行う際に、画像のメタ情報を合わせて送信するかどうかを示している。本例ではメタ情報は、「ＭＦＰのホスト情報」、「ＭＦＰを使用しているユーザーＩＤ」、「スキャン時間」等の情報である。
The column of
参照許可クライアント６０５の列は、その行を参照可能なクライアントを示している。列６１０の例では、「＊」の記号ですべてのクライアントから参照可能であることを示している。列６２０の例では、「ＤｅｖｉｃｅＡ．ｘｘｘ．ｃｏｍ」であらわされるホストからの要求しか受け付けないことを示している。
The column of the
変更許可クライアント６０６の列は、その行のデータを変更可能なクライアントを示している。列６１０の例では、「ｗｗｗ．ｗｆ．ｘｘｘ．ｃｏｍ」であらわされるホストからの変更要求しか受け付けないことを示している。つまり本例では、ワークフローサーバー１２０からの要求でしか変更ができないことを示している。
The column of the
本実施例ではデータレコードが示す、ワークフローアプリやワークフローの状態をワークフローアプリがワークフローの状態に応じて変更する。また、このデータレコードを参照して、同じ紙ＩＤの紙をスキャンした場合でも異なるワークフローアプリに画像を送信したり、異なるファイルフォーマットの画像ファイルを生成したりすることを可能にする。 In this embodiment, the workflow application and the workflow state indicated by the data record are changed according to the workflow state. Further, by referring to this data record, it is possible to transmit an image to a different workflow application or generate an image file of a different file format even when a paper with the same paper ID is scanned.
＜ＰＣ１４０のソフトウエア構成＞
ＰＣ１４０には、ワークフローサーバー１２０のワークフローアプリの画面を表示し、制御するためのＷｅｂブラウザーが実行されている。このＷｅｂブラウザーはＰＣ１４０のＨＤＤ３０４に格納され、ＣＰＵ３０１が実行する。
<Software configuration of PC140>
On the
＜経費申請のワークフロー処理＞
次に、本実施例におけるワークフローシステムの経費申請のワークフローについて説明する。以下は、経費申請のワークフロー処理をＭＦＰ１１０が関連する処理を中心に説明する。
<Expense workflow process>
Next, an expense application workflow of the workflow system in this embodiment will be described. In the following, workflow processing for expense application will be described focusing on processing related to the
＜経費申請の用紙印刷処理＞
まず申請者は経費申請のワークフローを開始するために、申請者がＰＣ１４０のＷｅｂブラウザーを操作し、ワークフローサーバー１２０のワークフローアプリの操作画面を表示する。そして、申請に必要な情報の入力を行うとともに、経費申請の用紙印刷処理を説明する。経費申請の用紙は、経費申請を行うために領収書を張り付けるための台紙である。申請者はこの台紙に領収書を張り付けて、ワークフローに登録するとともに、経理部門の担当（以下、経理担当と呼ぶ）に原本を送る。
<Paper printing process for expense application>
First, in order to start an expense application workflow, the applicant operates the Web browser of the
図７は、申請者が経費申請の用紙を印刷するシーケンス図である。 FIG. 7 is a sequence diagram in which the applicant prints an expense application form.
ステップ７０１では、ＰＣ１４０のＷｅｂブラウザーからワークフローサーバー１２０のワークフローアプリに認証画面の要求が行われる。ワークフローアプリは要求に応じて、ＰＣ１４０のＷｅｂブラウザーにワークフローアプリの認証画面のＨＴＭＬデータを応答する。
In step 701, an authentication screen request is made from the web browser of the
ステップ７０２では、ＰＣ１４０のＷｅｂブラウザーが、表示した認証画面で申請者からの認証情報の入力を受け付ける。入力に応じてＰＣ１４０のＷｅｂブラウザーは、ワークフローサーバー１２０のワークフローアプリに認証情報を送信する。認証が成功した場合、経費申請のメニュー画面を含むＨＴＭＬデータをＰＣ１４０のＷｅｂブラウザーに応答する。
In step 702, the web browser of the
ステップ７０３では、Ｗｅｂブラウザーが、申請者からの申請情報の入力を受け付ける。Ｗｅｂブラウザーは、申請者からのメニューの経費申請の開始指示を受け取って、新規の申請開始画面を表示する。そしてその画面で申請項目の入力を受け付ける。入力に応じてＰＣ１４０のＷｅｂブラウザーは、ワークフローサーバー１２０のワークフローアプリに入力情報を送信する。なお、これらの画面遷移はステップＳ７０２で取得したＨＴＭＬデータ及びＨＴＭＬデータに含まれるＪａｖａＳｃｒｉｐｔをＷｅｂブラウザーが解釈して表示および実行することで行われる。ワークフローサーバー１２０のワークフローアプリは、ＰＣ１４０のＷｅｂブラウザーからの指示を受信すると、新規にワークフローを起こし、一意に識別するためのＩＤを発行する。本例ではこのＩＤを「ａａａ」として説明する。ワークフローアプリは、ＰＣ１４０のＷｅｂブラウザーに応答として経費申請の用紙の印刷確認画面を応答する。
In step 703, the web browser accepts input of application information from the applicant. The Web browser receives a menu expense application start instruction from the applicant and displays a new application start screen. And the input of an application item is received on the screen. In response to the input, the Web browser of the
ステップ７０４では、ＰＣ１４０のＷｅｂブラウザーが申請者からの印刷の指示を受け付ける。ＰＣ１４０のＷｅｂブラウザーは、申請者からの印刷指示に応じてワークフローサーバー１２０のワークフローアプリに印刷指示を送信する。
In step 704, the web browser of the
ステップ７０５では、ワークフローサーバー１２０のワークフローアプリが印刷データを生成するとともに印刷する紙を一意に識別する紙ＩＤを生成する。本例では「１２３４５６」のＩＤを生成したものとする。そして生成した紙ＩＤをＱＲコードに変換するための符号データとして印刷データに含める。
In step 705, the workflow application of the
ステップ７０６では、ワークフローサーバー１２０のワークフローアプリがステップ７０５で生成した経費申請の用紙の印刷データを、ＭＦＰ１１０に対して送信する。ＭＥＰ１１０に送信された印刷データは、印刷アプリ４００印刷のデータ受信部４０１が受信する。印刷データ受信部４０１は受信したデータを印刷処理部４０２に送る。印刷処理部４０２は印刷データに含まれる紙ＩＤの情報をエンコード部４０３に渡し符号化させＱＲコードの画像を受け取る。また印刷データをレンダリングして画像を生成する。次に、この生成した画像とＱＲコードの画像を画像合成部４０４に渡し、印刷画像のデータを作成する。そして、その画像をプリンターＩ／Ｆ２０９を介してプリンター部１１３で印刷を行う。
In step 706, the expense application form print data generated in step 705 is transmitted to the
図８は本例で印刷される経費申請用紙の例である。 FIG. 8 is an example of an expense application form printed in this example.
８０１はＱＲコードであり、ステップ７０５で生成した紙ＩＤを符号化して符号画像としたものである。
８０２は、経費申請に係る領収書の原本を張り付ける場所である。
８０３は、申請者の印を捺印する場所である。
８０４は、経理担当の印を捺印する場所である。
ステップ７０７では、ワークフローサーバー１２０のワークフローアプリが紙ＩＤ管理サーバー１３０に対して、ワークフロー情報の登録を行う。このワークフロー情報は図６の例で示したレコード情報である。紙ＩＤとしてはステップ７０５で生成した紙ＩＤを設定する。ＵＲＬにはステップ７０５で印刷した紙をスキャンした際に、その画像を受け取るＵＲＬを設定する。その他情報もワークフローアプリの都合に従って設定する。本例では図６の列６１０の情報を登録したものとして説明を行う。
In step 707, the workflow application of the
ステップ７０７では、ワークフローサーバー１２０のワークフローアプリがステップ７０４の印刷指示の応答として、完了画面のＨＴＭＬデータをＰＣ１４０のＷｅｂブラウザーに応答する。そして、ワークフローアプリはワークフローの状態を領収書の登録待ちの状態にする。
In step 707, the workflow application of the
以上が、申請者が経費申請のワークフローを新規に起こして経費申請の用紙を印刷する一連の処理である。 The above is a series of processes in which the applicant newly creates an expense application workflow and prints the expense application form.
＜経費申請の領収書スキャン処理＞
次に申請者は、ステップ７０６で印刷した経費申請の用紙に領収書を張り付け、捺印する。そしてその原本をスキャンしてワークフローに登録を行う。
<Receipt Scan Processing for Expense Application>
Next, the applicant attaches a receipt to the expense application form printed in step 706 and seals it. The original is scanned and registered in the workflow.
図９は、本実施例におけるスキャンとワークフロー実行の処理シーケンスである。 FIG. 9 is a processing sequence of scan and workflow execution in this embodiment.
ステップ９０１では、ＭＦＰ１１０のログインアプリ４３０がログイン画面を表示し、ユーザー認証要求を受け付け、認証に成功するとログイン処理を行う。本例では、申請者がログイン後、ワークフロー実行アプリ４１０が起動されるものとする。
In step 901, the
図１０はＭＦＰ１１０のログインアプリ４３０が操作部１１１に表示するログイン画面のＧＵＩ例である。入力フィールド１００１にユーザー名、入力フィールド１００２にパスワードを入力させる。またＧＵＩボタン１００３を押下されることで、１００１と１００２に入力された認証情報をもとにユーザー認証を行う。
FIG. 10 shows a GUI example of a login screen displayed on the
申請者はログイン後、ワークフロー実行アプリを起動し、スキャン処理を続行する。先に、ワークフロー実行アプリがどのように処理を行うかをフローチャートで説明する。 After logging in, the applicant starts the workflow execution application and continues the scanning process. First, how the workflow execution application performs processing will be described with reference to a flowchart.
図１１は、ワークフロー実行アプリ４１０が行うスキャン実行処理のフローチャートである。
ステップＳ１１０１では、ワークフロー実行アプリ４１０は、操作部１１１にスタート画面を表示する。
FIG. 11 is a flowchart of scan execution processing performed by the
In step S <b> 1101, the
図１２は、ワークフロー実行アプリ４１０のＵＩ部４１１が操作部１１１に表示するスタート画面のＧＵＩ例である。ＧＵＩボタン１２０１は、原稿用紙台に置かれた紙のスキャンを受け付けるボタンである。ＧＵＩボタン１２０２は、ＭＦＰ１１０からログアウトするためのボタンである。
FIG. 12 is a GUI example of a start screen displayed on the
ステップＳ１１０２では、ＵＩ部４１１が、ＧＵＩボタン１２０１が押下されたかどうかを判断する。ボタンが押下された場合はステップＳ１１０３に遷移する。
In step S1102, the
ステップＳ１１０３では、スキャン処理部４１２が、ＭＦＰ１１０の原稿読取台上にセットされた原稿のスキャンをスキャナー部１１２に行わせる。スキャナー部１１２が読み取った画像は、スキャナーＩ／Ｆを介して、ＨＤＤ２０４に画像ファイルとして保存する。また、同時に「ＭＦＰのホスト情報」、「ＭＦＰを使用しているユーザーＩＤ」、「スキャン時間」をスキャン画像のメタ情報として作成し、メタ情報ファイルとしてＨＤＤ２０４に保存する。
In step S <b> 1103, the
ステップＳ１１０４では、デコード部４１３が、ステップＳ１１０３で読み取った画像ファイルの中にＱＲコードが含まれているかを判断する。ＱＲコードを検出した場合は、ステップＳ１１０５に遷移し、そうでない場合は、ステップＳ１１１１に遷移してエラーを表示し処理を終了する。
In step S1104, the
ステップＳ１１０５では、デコード部４１３が、ステップＳ１１０４で検出したＱＲコードを復号化し紙ＩＤを取り出す。
In step S1105, the
ステップＳ１１０６では、紙ＩＤ管理サーバー通信部４１４がステップＳ１１０５で取り出した紙ＩＤをもとに、紙ＩＤ管理サーバー１３０に問い合わせを行う。
In step S1106, the paper ID management
ステップＳ１１０７では、ステップＳ１１０６の問い合わせが成功したかどうかを判断する。紙ＩＤ管理サーバー１３０から送信した紙ＩＤに対応したワークフロー情報を取得できた場合は、ステップＳ１１０８に遷移し、そうでない場合はステップＳ１１１１に遷移してエラーを表示し処理を終了する。
In step S1107, it is determined whether the inquiry in step S1106 is successful. If the workflow information corresponding to the paper ID transmitted from the paper
ステップＳ１１０８では、画像変換部４１５が、ステップＳ１１０７で取得したワークフロー情報からファイル設定を参照し、その設定したがってステップＳ１１０３でＨＤＤ２０４に保存した画像に対して画像変換を行う。画像変換した画像は再びＨＤＤ２０４に保存する。
In step S1108, the
ステップＳ１１０９では、画像送信指示部４１６がＷｅｂブラウザー４２０にステップＳ１１０８でＨＤＤ２０４に保存した画像を送信させる。画像送信指示部４１６は、Ｗｅｂブラウザー４２０に対して、ステップＳ１１０７で取得したワークフロー情報に含まれるＵＲＬを指定する。また、ワークフロー情報にメタ情報の送信指示があった場合、ステップＳ１１０３で生成したメタ情報ファイルの送信も指示する。画像送信指示部４１６は、Ｗｅｂブラウザー４２０に送信の指示を行った後、Ｗｅｂブラウザー４２０のＧＵＩを前面に表示させる。Ｗｅｂブラウザー４２０は指定されたＵＲＬに対してＨＴＴＰのＰＵＴメソッドを利用してＨＤＤ２０４に保存されている画像を送信する。また、メタ情報ファイルの送信も指示されていれば画像とメタ情報ファイルを合わせて送信する。
In step S1109, the image
ステップＳ１１１０では、Ｗｅｂブラウザー４２０がステップＳ１１０９で送信した画像ファイルの応答で受け取ったＨＴＭＬデータを表示する。
In step S1110, the HTML data received by the
以上が、ワークフロー実行アプリ４１０が行うスキャン処理である。
The scan processing performed by the
再び図９の説明に戻り、図１１のフローチャートに従って、申請者が行うスキャン処理の流れを説明する。 Returning to the description of FIG. 9 again, the flow of scan processing performed by the applicant will be described according to the flowchart of FIG.
ステップ９０２では、ＭＦＰ１１０のワークフロー実行アプリ４１０がスキャン処理を行う。申請者は、領収書を張り付けた申請用紙を原稿台に置き、図１２の画面でスタートボタンを押下する。ワークフロー実行アプリ４１０はステップＳ１１０２からステップＳ１１０５の処理により、申請用紙のＱＲコードから申請用紙の紙ＩＤを抽出する。
In step 902, the
ステップ９０３では、ステップＳ１１０６の処理により、ステップ９０２で抽出した紙ＩＤを元に紙ＩＤ管理サーバー１３０に問い合わせを行う。
In step 903, an inquiry is made to the paper
ステップ９０４では、紙ＩＤ管理サーバー１３０がワークフロー情報の問い合わせに応答する。紙ＩＤ管理サーバー１３０の通信部５０１は、申請用紙の紙ＩＤ「ａａａ」を受け取ると、通信元の情報と共に紙ＩＤテーブル管理部５０２に問い合わせを行う。紙ＩＤテーブル管理部５０２は紙ＩＤテーブル５０３の中から渡された紙ＩＤに対応する情報を抽出する。そして、参照許可クライアント６０５のカラムをチェックし、応答を許可するかどうかを判断する。この処理により、想定外のクライアントから紙ＩＤを参照されることを防ぐことができる。本例では、ステップ７０７で印刷した際に登録した、図６の列６１０の情報が抽出される。そして、通信部５０２は抽出した６１０の情報をワークフロー情報としてＭＦＰ１１０に応答する。
In step 904, the paper
ステップ９０５では、ステップＳ１１０７からステップＳ１１０８の処理により、画像変換を行う。紙ＩＤ管理サーバー１３０からの応答に含まれるワークフロー情報からファイル設定を取得し、その設定に従ってスキャン画像のファイル変換がおこなわれる。本例では前記ワークフロー情報に従って、解像度が「２００×２００ｄｐｉ」で、ファイルフォーマットが「ＰＤＦ」、画像の色数は「ｇｒａｙｓｃａｌｅ」に変換される。
In step 905, image conversion is performed by the processing from step S1107 to step S1108. A file setting is acquired from the workflow information included in the response from the paper
ステップ９０６では、ステップＳ１１０９の処理により、Ｗｅｂブラウザー４２０から、ワークフローサーバーに画像とメタデータの送信が行われる。前記ワークフロー情報に含まれるＵＲＬは「ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｗｆ．ｘｘｘ．ｃｏｍ／ｗｆ１／ｕｐｌｏａｄ．ｃｇｉ？ｗｆｉｄ＝ａａａ＆ｓｔａｔｅ＝ａｐｐｒｏｖｅ」である。また、「メタ情報を送信する」設定である。そのため、ワークフローサーバー１２０に画像とメタデータが送信される。
In step 906, the image and metadata are transmitted from the
ステップ９０７では、ワークフローサーバー１２０が受け取った画像とメタデータを元にワークフローの処理を行う。本例では、ＵＲＬからワークフローアプリが呼び出される。そしてワークフローアプリは、ＵＲＬのクエリから処理すべきワークフローと処理ステップを特定するとともに、メタ情報から画像を送信したユーザーを特定する。本例では、ワークフローアプリは、ステップ７０７のＩＤ「ａａａ」のワークフローを特定する。そしてＭＦＰ１１０の前に居る申請者に申請の確認を行わせるための確認画面のＨＴＭＬデータを生成し応答を行う。
In step 907, workflow processing is performed based on the image and metadata received by the
図１３は、ワークフローアプリが応答し、Ｗｅｂブラウザー４２０が表示する確認画面のＧＵＩ例である。スキャンした画像のサムネイルを表示するとともに、申請内容の確認を行うための確認画面である。ＧＵＩボタン１３０１は、申請者の確認を受け付けるためのボタンである。ＧＵＩボタン１３０２は、申請のやり直しを受け付けるためのボタンである。
FIG. 13 is a GUI example of a confirmation screen displayed by the
ステップ９０８では、Ｗｅｂブラウザー４２０が申請者のＧＵＩボタン１３０１の押下を受けて、ワークフローアプリに通知を行う。
In step 908, the
ステップ９０９では、ワークフローサーバー１２０のワークフローアプリが、紙ＩＤ管理サーバー１３０の紙ＩＤテーブル５０３の内容を変更する。申請者の申請確認を受けて、ワークフローの処理が進むため、列６１０のＵＲＬをワークフローアプリのエラーページを表示するＵＲＬに変更する。本例では、「ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｗｆ．ｘｘｘ．ｃｏｍ／ｗｆ１／ｅｒｒｏｒ．ｃｇｉ？ｗｆｉｄ＝ａａａ」がエラーページのＵＲＬとする。この処理により、もしも申請者が同じ紙をＭＦＰ１１０でスキャンしたとしても、ステップＳ１１０９の処理でアクセスされるＵＲＬがエラーページのＵＲＬになる。そのため、Ｗｅｂブラウザー４２０に表示される画面はエラー画面とすることができる。なおこの際、紙ＩＤ管理サーバー１３０は、紙ＩＤテーブル５０３の内容を修正してよいかどうかの判断を行う。本例では、列６１０のカラム６０６のホスト名と要求をしたワークフローサーバーのホスト名を比較して判断する。この処理により、想定外のワークフロー処理の変更を防ぐことができる。
In step 909, the workflow application of the
ステップ９１０では、ワークフローサーバー１２０のワークフローアプリが、ステップ９０８の応答として申請の完了画面を応答する。そして、ワークフローアプリはワークフローの状態（ワークフローの現在のステップのことである）を承認者の承認待ちの状態にする。またこの際、ワークフローアプリは承認者に電子メール等で承認が必要であることを通知する。
In step 910, the workflow application of the
以上が、申請者が経費申請のワークフローに領収書の原本をスキャンしてワークフローに登録を行う処理である。 The above is the process in which the applicant scans the original receipt in the expense application workflow and registers it in the workflow.
なお申請者は申請後、申請書の原本を、経理担当に渡すものとする。 After the application, the applicant shall hand the original application form to the accounting staff.
＜申請の承認処理＞
次に承認者が行う承認処理について説明する。ワークフローサーバー１２０のワークフローアプリに承認者がＰＣなどのクライアントで接続を行い、承認を行うことでワークフローの処理を進める。
<Application approval process>
Next, the approval process performed by the approver will be described. The approver connects to the workflow application of the
図１４は、承認者がＰＣ１４０で行う承認処理のシーケンス図である。なお本例ではＰＣ１４０で説明を行うが、Ｗｅｂブラウザーを有する機器であればよい。
FIG. 14 is a sequence diagram of the approval process performed by the approver on the
ステップ１４０１では、ステップ７０１と同様に、ＰＣ１４０のＷｅｂブラウザーからワークフローサーバー１２０のワークフローアプリに認証画面の要求が行われる。
In step 1401, as in step 701, an authentication screen request is made from the web browser of the
ステップ１４０２では、ステップ７０２と同様に認証を行い、ワークフローサーバー１２０のワークフローアプリから経費申請のメニュー画面を含むＨＴＭＬデータを受け取る。
In step 1402, authentication is performed in the same manner as in step 702, and HTML data including an expense application menu screen is received from the workflow application of the
ステップ１４０３では、Ｗｅｂブラウザーが、承認者からの承認の入力を受け付ける。Ｗｅｂブラウザーは、承認者からのメニューの経費申請の承認指示を受け取って、承認画面を表示する。そしてその画面で承認するワークフローの選択と承認指示を受け付ける。入力に応じてＰＣ１４０のＷｅｂブラウザーは、ワークフローサーバー１２０のワークフローアプリに入力情報を送信する。
In step 1403, the Web browser accepts an approval input from the approver. The Web browser receives an approval instruction for the expense application on the menu from the approver and displays an approval screen. Then, the selection of the workflow to be approved and the approval instruction are accepted on the screen. In response to the input, the Web browser of the
ステップ１４０４では、ワークフローサーバー１２０のワークフローアプリがステップ１４０３の要求に応じて、ワークフローの承認処理を行う。ワークフローサーバー１２０のワークフローアプリは、アーカイブ処理の状態にワークフローを設定する。この際、ワークフローアプリは経理担当者に電子メール等で処理が必要であることを通知する。その後、ワークフロー紙ＩＤ管理サーバー１３０に対して、アーカイブ処理のためのワークフロー情報の更新を行う。
In step 1404, the workflow application of the
図１５は、更新を行った後の紙ＩＤ管理サーバー１３０の紙ＩＤテーブル５０３を示したものである。ステップ７０５で生成した紙ＩＤの情報は、列１５０１のように更新される。列１５０１のＵＲＬは「ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｗｆ．ｘｘｘ．ｃｏｍ／ｗｆ１／ｕｐｌｏａｄ．ｃｇｉ？ｗｆｉｄ＝ａａａ＆ｓｔａｔｅ＝ａｒｃｈｉｖｅ」である。これは、ワークフローサーバー１２０のワークフローアプリへの画像送信のＵＲＬを示している。またクエリはステップ７０２で生成したワークフローであり、アーカイブ処理のステップであることを示している。またファイル設定は、アーカイブのために必要なファイル設定になっている。本例では、解像度が「３００×３００ｄｐｉ」で、ファイルフォーマットが「ＰＤＦ」、画像の色数は「ｆｕｌｌｃｏｌｏｒ」であることを示している。また「ｓｉｇｎａｔｕｒｅ」はＰＤＦに電子署名をすることを示している。
FIG. 15 shows the paper ID table 503 of the paper
ステップ１４０５では、ワークフローサーバー１２０のワークフローアプリがステップ１４０３の要求の応答として、完了画面のＨＴＭＬデータをＰＣ１４０のＷｅｂブラウザーに応答する。
In step 1405, the workflow application of the
以上が、承認者が承認を行う処理である。 The above is the process in which the approver approves.
＜申請用紙のアーカイブ処理＞
次に、経理担当が原本を保存するためのアーカイブ処理を説明する。
<Application form archiving>
Next, the archiving process for the accountant to save the original will be described.
経理担当は、承認されたワークフローの通知と申請書の原本を受け取ると出金処理手続きを行う。そして、申請書の原本を電子化してアーカイブ処理する。また必要であれば、原本を物理的なキャビネットに保存する。 When the accounting staff receives the approved workflow notification and the original application form, it performs the withdrawal process. The original application form is then digitized and archived. If necessary, store the original in a physical cabinet.
本実施例では、経理担当が、ＭＦＰ１１０を利用してアーカイブ処理のためのスキャン処理を行うものとして説明をおこなう。
In this embodiment, the accountant will be described as performing scan processing for archive processing using the
経理担当が、行うスキャン処理は図９のスキャン処理と同様である。ステップ９０１と同様にＭＦＰ１１０にログインを行い、ステップ９０２と同様に原稿台に申請用紙を置いてスキャンを行う。
The scan process performed by the accounting staff is the same as the scan process of FIG. As in step 901, the
ステップ９０３からステップ９０６までの処理も同様だが、経理担当者がスキャンを行った場合、申請者がスキャンを行った場合と紙ＩＤテーブル５０３に登録されているＵＲＬが異なる。そのため、ワークフローサーバー１２０のワークフローに接続するときのＵＲＬが異なる。また、登録されているファイル設定が異なるため、送られる画像ファイルのフォーマットも異なる。
The processing from step 903 to step 906 is the same, but the URL registered in the paper ID table 503 is different from when the accountant scans and when the applicant scans. Therefore, the URL when connecting to the workflow of the
ステップ９０７では、ワークフローサーバー１２０のワークフローアプリはＩＤ「ａａａ」のワークフローを特定し、スキャンしたのが経理担当であることを確認する。そしてＭＦＰ１１０の前に居る経理担当にアーカイブの確認を行わせるための確認画面のＨＴＭＬデータを生成し応答を行う。
In step 907, the workflow application of the
図１６は、ワークフローアプリが応答し、Ｗｅｂブラウザー４２０が表示する確認画面のＧＵＩ例である。スキャンした画像のサムネイルを表示するとともに、アーカイブ内容の確認を行うための確認画面である。ＧＵＩボタン１６０１は、経理担当の確認を受け付けるためのボタンである。ＧＵＩボタン１６０２は、やり直しを受け付けるためのボタンである。
FIG. 16 is a GUI example of a confirmation screen displayed by the
ＧＵＩボタン１６０１を受け付けることで、ワークフローアプリは送られた画像ファイルをファイルサーバー等に格納し期限まで管理する。また、経理担当は図１６で示された指示に従って物理キャビネットに原本を保管し、経理担当が行うアーカイブ処理を終える。
By accepting the
以上が、第１の実施例におけるワークフローシステムの経費申請のワークフローである。 The above is the expense application workflow of the workflow system in the first embodiment.
以上のように、第１の実施例によれば、紙をスキャンしてワークフロー処理を行う際に、ワークフローの状態によって処理を自動的に変更することができる。そのため、電子処理に紙をスキャンした電子文書を登録する際の利便性を向上することができる。 As described above, according to the first embodiment, when a workflow process is performed by scanning paper, the process can be automatically changed depending on the state of the workflow. Therefore, it is possible to improve convenience when registering an electronic document obtained by scanning paper for electronic processing.
＜第２の実施形態＞
前述の実施例では、ＭＦＰ１１０のＷｅｂブラウザー４２０が直接ワークフローサーバーに画像を送信していたが、第２の実施例では、紙ＩＤ管理サーバー１３０がワークフローサーバー１２０を介して画像を送信する構成を説明する。
<Second Embodiment>
In the above-described embodiment, the
第２の実施例のシステム構成とハードウェア構成は第１の実施例の図１から図３と同じである。 The system configuration and hardware configuration of the second embodiment are the same as those in FIGS. 1 to 3 of the first embodiment.
図１７に第２の実施例のソフトウエア構成を示す。 FIG. 17 shows the software configuration of the second embodiment.
ＭＦＰ１１０のワークフロー実行アプリ４１０は、図４と比べて紙ＩＤ管理サーバー通信部４１４と画像変換部４１５がない。
The
紙ＩＤ管理サーバー１３０は、図５の構成と比べてさらに画像変換部１７０１を有する。また、通信部５０１はＷｅｂブラウザー４２０とワークフローサーバーを仲介するプロキシサーバーの機能をさらに有する。
The paper
次に、第２の実施例におけるスキャン処理を説明する。 Next, the scanning process in the second embodiment will be described.
なお第２の実施例では、図９のシーケンス及び、ＭＦＰ１１０のワークフロー実行アプリ４１０の図１１のフローチャートが異なる。
In the second embodiment, the sequence of FIG. 9 and the flowchart of FIG. 11 of the
図１８は第２の実施例におけるスキャンとワークフロー実行の処理シーケンスである。 FIG. 18 shows a processing sequence for scanning and workflow execution in the second embodiment.
ステップ１８０１では、図９のステップ９０１と同様に申請者や経費担当がＭＦＰ１１０にログインを行う。
In step 1801, the applicant or expense manager logs in to the
ログイン後、ワークフロー実行アプリを起動し、第１の実施例と同様にスキャン処理を続行する。先に、ワークフロー実行アプリがどのように処理を行うかをフローチャートで説明する。 After logging in, the workflow execution application is activated, and the scan process is continued as in the first embodiment. First, how the workflow execution application performs processing will be described with reference to a flowchart.
図１９はワークフロー実行アプリ４１０が行うスキャン実行処理のフローチャートである。
FIG. 19 is a flowchart of scan execution processing performed by the
ステップＳ１９０１からステップＳ１９０５までの処理およびステップＳ１９０８の処理は、図１１のステップＳ１１０１からステップＳ１１０５の処理およびステップＳ１１１１の処理と同じである。また、第１の実施例で行っていたステップＳ１１０６からステップＳ１１０８の処理は行わない。 The processing from step S1901 to step S1905 and the processing of step S1908 are the same as the processing from step S1101 to step S1105 and the processing of step S1111 in FIG. Further, the processing from step S1106 to step S1108 performed in the first embodiment is not performed.
ステップＳ１９０６では、ステップＳ１１０９の処理が異なり、ワークフローサーバー１２０に画像とメタデータを送信していたが、代わりに紙ＩＤ管理サーバー１３０に画像とメタデータそして紙ＩＤを送信する。この際送信する画像は、スキャンしたままの画像であり、メタデータは必ず送信するものとする。
In step S1906, the processing in step S1109 is different and the image and metadata are transmitted to the
ステップＳ１９０７では、ステップＳ１１１０と同様に、Ｗｅｂブラウザー４２０がステップＳ１９０６で送信した画像ファイルの応答で受け取ったＨＴＭＬデータを表示する。
In step S1907, the HTML data received by the
再び図１８の説明に戻り、図１９のフローチャートに従って、スキャン処理の流れを説明する。 Returning to the description of FIG. 18 again, the flow of the scanning process will be described according to the flowchart of FIG.
ステップ１８０２では、ステップ９０２と同様に申請用紙を読み取り、ＱＲコードから紙ＩＤの抽出を行う。 In step 1802, the application form is read in the same manner as in step 902, and the paper ID is extracted from the QR code.
ステップ１８０３では、ステップＳ１９０６の処理により紙ＩＤ管理サーバー１３０に、Ｗｅｂブラウザー４２０がスキャン画像とメタデータと紙ＩＤを送信する。
In step 1803, the
ステップ１８０４では、紙ＩＤ管理サーバー１３０がＷｅｂブラウザー４２０からの送信に応答する。紙ＩＤ管理サーバー１３０の通信部５０１は、ステップ９０６と同様に紙ＩＤを受け取ると、紙ＩＤテーブル管理部５０２に問い合わせを行う。そして得られたワークフロー情報のファイル設定に従って、画像変換部１７０１が受け取ったスキャン画像を画像変換する。
In step 1804, the paper
ステップ１８０５では、通信部５０２は、ワークフロー情報に含まれるＵＲＬに対して、変換した画像とメタデータの送信をおこなう。この際メタデータを送信するかどうかはワークフロー情報に含まれる情報をみて判断を行う。
In step 1805, the
ステップ１８０６では、ステップ９０７と同様にワークフローサーバー１２０がワークフローの処理を行う。そして同様に処理確認のＨＴＭＬデータを生成し応答を行う。
In step 1806, the
ステップ１８０７では、紙ＩＤ管理サーバーがステップ１８０５で受け取った応答をそのままステップ１８０３の応答としてＷｅｂブラウザー４２０に応答する。
In step 1807, the response received by the paper ID management server in step 1805 is directly returned to the
以上が、スキャンしてワークフロー処理を行うシーケンスである。 The above is the sequence for scanning and performing workflow processing.
以上のように、第２の実施例によれば、紙をスキャンしてワークフロー処理を行う際に、ワークフローの状態によって処理を自動的に変更する構成を、紙管理サーバーがおこなうことができる。つまり、第２の実施例の構成でも、第１の実施例と同様に利便性を向上することができる。 As described above, according to the second embodiment, the paper management server can be configured to automatically change the process according to the state of the workflow when performing the workflow process by scanning the paper. That is, the configuration of the second embodiment can improve the convenience as in the first embodiment.
＜その他の実施形態＞
前記２つの実施例では、ＱＲコードのデコード処理をＭＦＰ１１０で行ったが、ＱＲコードのデコードを紙ＩＤ管理サーバー１３０で行ってもよい。また、紙ＩＤ管理サーバー１３０とワークフローサーバー１２０が別ハードウェアであったが、同じハードウェア上にソフトウエアを配置してもよい。
<Other embodiments>
In the two embodiments, the QR code decoding process is performed by the
また前記の実施例では、画像をワークフローに送信する応答で処理画面を受け取っていたが、画像を送信するＵＲＬと操作画面を取得するＵＲＬが異なってもよい。この場合紙ＩＤ管理サーバーで、前記２つのＵＲＬを管理する。そしてＷｅｂブラウザーが、前者のＵＲＬに画像を送信し、後者のＵＲＬに処理画面を要求することが可能である。 In the above-described embodiment, the processing screen is received as a response for transmitting the image to the workflow. However, the URL for transmitting the image may be different from the URL for acquiring the operation screen. In this case, the two URLs are managed by the paper ID management server. The Web browser can then send an image to the former URL and request a processing screen for the latter URL.
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。 The present invention can also be realized by executing the following processing. That is, software (program) that realizes the functions of the above-described embodiments is supplied to a system or apparatus via a network or various storage media, and a computer (or CPU, MPU, or the like) of the system or apparatus reads the program. It is a process to be executed.
Claims (3)
前記スキャンにより取得した画像から、前記紙に符号化して埋め込まれた識別子を取得する取得手段と、
前記取得した識別子を送信する送信手段とを有するスキャン装置と、
受信した識別子からワークフローを特定する特定手段と、
特定したワークフローにおける現在のステップを特定する手段と、
前記特定したステップに応じた表示が前記スキャン装置でなされるように制御する制御手段とを有するサーバとを有することを特徴とするワークフローシステム。 Scanning means for scanning paper;
An acquisition means for acquiring an identifier embedded in the paper from the image acquired by the scan;
A scanning device having a transmitting means for transmitting the acquired identifier;
Identifying means for identifying the workflow from the received identifier;
A means of identifying the current step in the identified workflow;
A workflow system comprising: a server having control means for controlling the display according to the specified step to be performed by the scanning device.
前記スキャンにより取得した画像から、前記紙に符号化して埋め込まれた識別子を取得する取得手段と、
前記取得した識別子を送信する送信手段とを有するスキャン装置から識別子を受信するサーバであって、
受信した識別子からワークフローを特定する特定手段と、
特定したワークフローにおける現在のステップを特定する手段と、
前記特定したステップに応じた表示が前記スキャン装置でなされるように制御する制御手段とを有するサーバ。 Scanning means for scanning paper;
An acquisition means for acquiring an identifier embedded in the paper from the image acquired by the scan;
A server for receiving an identifier from a scanning device having a transmitting means for transmitting the acquired identifier,
Identifying means for identifying the workflow from the received identifier;
A means of identifying the current step in the identified workflow;
A server having control means for controlling the display according to the identified step to be performed by the scanning device.
前記スキャンにより取得した画像から、前記紙に符号化して埋め込まれた識別子を取得する取得手段と、
前記取得した識別子を送信する送信手段とを有するスキャン装置から識別子を受信するサーバの制御方法であって、
受信した識別子からワークフローを特定する特定工程と、
特定したワークフローにおける現在のステップを特定する工程と、
前記特定したステップに応じた表示が前記スキャン装置でなされるように制御する制御工程とを有するサーバの制御方法。 Scanning means for scanning paper;
An acquisition means for acquiring an identifier embedded in the paper from the image acquired by the scan;
A server control method for receiving an identifier from a scanning device having a transmission means for transmitting the acquired identifier,
A specific process for identifying the workflow from the received identifier;
Identifying the current step in the identified workflow;
And a control step of controlling the scanning device to perform display according to the specified step.
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|---|---|---|---|
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Publications (1)
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