JP2011253294A - Information processing equipment, control method and program - Google Patents

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Abstract

PROBLEM TO BE SOLVED: To overcome the previous problem with a conventional new document notice function in which the notice is made unconditionally when a newly added document or an updated document exists because there is a case in which notice is not needed since it can be assumed that users have already checked or processed the documents or have checked out and are processing the documents and to enhance the convenience of the new document notice by preventing the notification in such cases.SOLUTION: Documents which users have already confirmed or checked out and are processing at the time of new document notice are not considered as the target of the new arrival notice.

Description

本発明は、文書管理システム及びプログラムに関する。   The present invention relates to a document management system and a program.

従来から、文書データを定期的に収集し、文書の更新情報を利用者に通知する方法が開示されている（特許文献１）。この通知方法では、ファイル名で特定される文書の更新前と更新後のデータを比較して差分データを作成する。その差分データにより、更新部分の個数や更新部分の概要、更新部分を特定するＵＲＬ情報を利用者に通知する。   Conventionally, a method of collecting document data periodically and notifying a user of document update information has been disclosed (Patent Document 1). In this notification method, difference data is created by comparing data before and after updating a document specified by a file name. Based on the difference data, the user is notified of the number of update parts, the outline of the update part, and URL information for specifying the update part.

特開２００５−２５６２０号広報JP 2005-25620 PR

しかしながら、特許文献１によれば定期的に文書データの差分を確認し文書データに更新がある場合にその更新内容を通知することで文書の更新内容を容易に把握する手段を提供するため、ユーザーにとって不要な情報までも通知されるおそれがあった。例えば、ユーザーが既に確認した文書であっても、それが更新された文書であればユーザーに通知されることになる。   However, according to Japanese Patent Laid-Open No. 2004-260, a user can easily check the document update contents by periodically checking the difference between the document data and notifying the update contents when the document data is updated. There is a possibility that even information unnecessary for the user is notified. For example, even if the document has already been confirmed by the user, the user is notified if it is an updated document.

本願は上記課題を解決することを目的とし、ユーザーに効率的に新着文書等を通知する技術を提供することを目的とする。   An object of the present application is to provide a technique for efficiently notifying a user of a newly arrived document or the like.

上述した課題を解決するため本発明は、フォルダー内に記憶された複数の文書を表示する表示制御手段と、前記表示制御手段により表示された複数の文書から選択された文書に対して新着文書ではないことを示す属性を設定する設定手段と、前記フォルダー内に記憶された新たな文書を新着文書として通知する通知手段とを有し、前記設定手段により前記新たな文書に対して前記属性が設定された場合、前記新たな文書を新着文書として通知せずに、前記設定手段により前記新たな文書に対して前記属性が設定されていなかった場合、前記新たな文書を新着文書として通知することを特徴とする。   In order to solve the above-described problems, the present invention provides a display control unit that displays a plurality of documents stored in a folder, and a new arrival document for a document selected from the plurality of documents displayed by the display control unit. A setting unit that sets an attribute indicating that there is no file, and a notification unit that notifies a new document stored in the folder as a new arrival document. The setting unit sets the attribute for the new document. If the attribute is not set for the new document by the setting means without notifying the new document as a new arrival document, the new document is notified as a new arrival document. Features.

本発明によれば、ユーザーにとって不要な通知を軽減でき新着文書通知機能の利便性を向上できる。   According to the present invention, notification unnecessary for the user can be reduced, and the convenience of the new arrival document notification function can be improved.

文書管理システムにおけるシステム構成図である。It is a system configuration diagram in a document management system. 文書管理システムにおける情報処理装置のハードウェア構成図である。It is a hardware block diagram of the information processing apparatus in a document management system. 文書管理システムにおける情報処理装置のソフトウェア構成図である。It is a software block diagram of the information processing apparatus in a document management system. 文書管理システムで管理する監視フォルダー情報の一例である。It is an example of the monitoring folder information managed by the document management system. 文書管理システムで管理する監視フォルダー内文書リスト情報の一例である。It is an example of document list information in a monitoring folder managed by the document management system. 新着文書通知アプリケーション３００により実行されるフローチャートである。6 is a flowchart executed by the new arrival document notification application 300. 文書管理アプリケーション３０１における強調表示の設定時のフローチャートである。10 is a flowchart when setting highlighting in the document management application 301; 文書管理アプリケーション３０１におけるＧＵＩ上で表示する文書リストの表示更新に関するフローチャートである。10 is a flowchart relating to display update of a document list displayed on a GUI in a document management application. 新着文書通知アプリケーション３００における新着通知画面の一例である。6 is an example of a new arrival notification screen in the new arrival document notification application 300; 文書管理アプリケーション３０１におけるメイン画面の一例である。6 is an example of a main screen in a document management application 301. 文書管理アプリケーション３０１における文書リストの詳細図の一例である。6 is an example of a detailed diagram of a document list in a document management application 301. FIG.

以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。   The best mode for carrying out the present invention will be described below with reference to the drawings.

図１は、本発明の一実施形態における文書管理システムの構成を示し、複数の情報処理装置がネットワークを介して通信可能なシステムを示す。図１において、情報処理装置１００内のローカルハードディスク上や情報処理装置１０１内に格納されるデータ構造（フォルダー、ファイル）の閲覧、編集、保存といった操作を行うためにユーザーが使用するコンピュータである。情報処理装置１０１は、一般的な文書管理サーバーである。情報処理装置１０１は、ネットワーク処理の役割の他に、主に文書データの蓄積、各装置間の文書データの送受信管理、セキュリティ管理、複数ユーザー間の排他制御処理、文書データを蓄積するデータベースの管理等を行うコンピュータである。なお、情報処理装置１００には、所定のオペレーティングシステム（ＯＳ）がインストールされ、かつ、特定の機能処理を実行する各種のアプリケーションもインストールされている。ここで、特定の機能処理とは、文書処理、表計算処理、プレゼンテーション処理、画像処理、図形処理等が含まれ、各アプリケーションはそれぞれ独自のファイルを備える。さらに、ＯＳは、ネットワークを介して接続可能な装置に対しファイルの取得や保存等の機能を提供し、また図示しないプリント機能を備えるデジタル複合機に対しファイルの印刷指示を行える構成となっている。ここで上記のアプリケーションにより閲覧や編集ができ印刷可能な一般的なデータを文書として扱う。 また、本実施形態を示す情報処理装置１００には、デスクトップ上の様々な機能を統合して管理する統合アプリケーションがインストールされている。ここで、統合アプリケーションは、情報を統合管理する機能、印刷コストを削減する機能、紙の電子化業務を改善する機能を備える。その他にも統合アプリケーションは、電子文書による承認業務のための機能、社内の情報を共有する機能、作業工程に従い複数のユーザー間でファイルを順に処理していくワークフロー業務を改善する機能を備えている。ワークフロー業務を改善する機能には、フォルダーに新規に追加された文書を新着文書としてユーザーに通知する機能や、フォルダー内の文書をリストやサムネイル表示制御する際に未作業の文書を強調表示（例えば、Ｂｏｌｄ表示）する機能が含まれている。   FIG. 1 shows a configuration of a document management system according to an embodiment of the present invention, and shows a system in which a plurality of information processing apparatuses can communicate via a network. In FIG. 1, the computer is used by a user to perform operations such as browsing, editing, and saving data structures (folders and files) stored on a local hard disk in the information processing apparatus 100 or in the information processing apparatus 101. The information processing apparatus 101 is a general document management server. In addition to the role of network processing, the information processing apparatus 101 mainly stores document data, transmission / reception management of document data between apparatuses, security management, exclusive control processing between multiple users, management of a database for storing document data It is a computer which performs etc. In the information processing apparatus 100, a predetermined operating system (OS) is installed, and various applications for executing specific function processing are also installed. Here, specific function processing includes document processing, spreadsheet processing, presentation processing, image processing, graphic processing, and the like, and each application has its own file. Furthermore, the OS is configured to provide functions such as file acquisition and storage to devices connectable via a network, and to issue a file print instruction to a digital multifunction peripheral having a print function (not shown). . Here, general data that can be viewed and edited by the above application and can be printed is handled as a document. In addition, an integrated application that integrates and manages various functions on the desktop is installed in the information processing apparatus 100 according to the present embodiment. Here, the integrated application has a function for integrated management of information, a function for reducing printing costs, and a function for improving paper digitization. In addition, the integrated application has a function for approval work by electronic documents, a function for sharing internal information, and a function for improving workflow work that sequentially processes files among multiple users according to work processes. . Functions that improve workflow work include the ability to notify the user of newly added documents in a folder as new documents, and highlighting unworked documents when controlling the list and thumbnail display of documents in the folder (for example, , Bold display) is included.

図２は、図１に示した情報処理装置１００のハードウェア構成を示す図である。   FIG. 2 is a diagram illustrating a hardware configuration of the information processing apparatus 100 illustrated in FIG.

図２に示されるハードウェア構成図は、一般的なパーソナルコンピュータ（ＰＣ）のハードウェア構成図に相当する。図２において、ＣＰＵ２００は、ＲＯＭ２０２のプログラム用ＲＯＭに記憶された、或いはハードディスク（ＨＤ）もしくはフロッピー（登録商標）ディスク等の外部メモリ２０９からＲＡＭ２０１にロードされたＯＳやアプリケーション等のプログラムを実行する。   The hardware configuration diagram shown in FIG. 2 corresponds to a hardware configuration diagram of a general personal computer (PC). In FIG. 2, the CPU 200 executes a program such as an OS or application stored in the program ROM of the ROM 202 or loaded into the RAM 201 from the external memory 209 such as a hard disk (HD) or a floppy (registered trademark) disk.

図３のソフトウェア構成や後述する各フローチャートの処理は、ＣＰＵ２００がこのプログラムを実行することにより実現でされ。ＲＡＭ２０１は、ＣＰＵ２００の主メモリ、ワークエリア等として機能する。入力デバイスコントローラ２０３は、キーボードやマウスなどの入力デバイス２０７からの入力を制御する。ディスプレイコントローラ２０４は、各種ディスプレイ２０８の表示を制御する。ディスクコントローラ２０５は、各種データを記憶する外部メモリ２０９におけるデータアクセスを制御する。ＮＣ２０６はネットワークに接続されて、図１に示す情報処理装置１０１などのネットワークに接続された他の機器との通信制御処理を実行する。   The software configuration of FIG. 3 and the processing of each flowchart to be described later are realized by the CPU 200 executing this program. The RAM 201 functions as a main memory, work area, etc. for the CPU 200. The input device controller 203 controls input from the input device 207 such as a keyboard and a mouse. The display controller 204 controls display on various displays 208. The disk controller 205 controls data access in the external memory 209 that stores various data. The NC 206 is connected to the network and executes communication control processing with other devices connected to the network such as the information processing apparatus 101 shown in FIG.

図３は、本発明の実施形態に係る文書管理システムを構成する情報処理装置１００のソフトウェア構成図を示す。本実施形態に係る統合アプリケーションは、一例として、新規または更新文書を通知する新着文書通知アプリケーション３００及び文書の閲覧、編集、保存等の文書操作を提供する文書管理アプリケーション３０１から構成されるものとする。   FIG. 3 is a software configuration diagram of the information processing apparatus 100 configuring the document management system according to the embodiment of the present invention. The integrated application according to the present embodiment includes, as an example, a new arrival document notification application 300 that notifies a new or updated document and a document management application 301 that provides document operations such as viewing, editing, and saving a document. .

新着文書通知アプリケーション３００は以下に説明するモジュールを備える。   The new arrival document notification application 300 includes modules described below.

文書リスト取得部３０２は、外部メモリ２０９に保存される文書やＮＣ２０６を介して情報処理装置１０１内の文書の情報を取得する。   The document list acquisition unit 302 acquires information on documents stored in the external memory 209 and documents in the information processing apparatus 101 via the NC 206.

新着文書抽出部３０３は、監視フォルダー情報管理部３０６により管理される前回監視時の監視フォルダー内の文書リストと文書リスト取得部３０２により新たに取得した文書リストとの差分を抽出する。そして、新着文書抽出部３０３は、その抽出された差分に基づいて新規に追加された文書、更新された文書を判定する。   The new arrival document extraction unit 303 extracts a difference between the document list in the monitoring folder at the time of the previous monitoring managed by the monitoring folder information management unit 306 and the document list newly acquired by the document list acquisition unit 302. Then, the new arrival document extraction unit 303 determines a newly added document and an updated document based on the extracted difference.

入力管理部３０４は、キーボード／マウスなどの入力デバイス２０７からの入力を受け付け、画面表示管理部３０５は、ディスプレイ２０８上にグラフィックユーザーインターフェース（ＧＵＩ）を表示する。また、監視フォルダー情報管理部３０６は、監視対象として設定されるフォルダーを識別するための情報や監視フォルダー内の文書リスト情報を管理する。監視フォルダー情報管理部３０６は監視フォルダーの設定と取得を受け付け、設定時に指定された監視フォルダーの識別情報をＲＡＭ２０１もしくは外部メモリ２０９上に記憶する。また、監視フォルダー情報管理部３０６は、監視フォルダーの取得要求に応じて記憶された監視フォルダーの識別情報を返したり、文書リスト情報の取得要求に応じて記憶された監視フォルダーの文書リスト情報を返す。さらに、監視フォルダー情報管理部３０６は、監視フォルダー内の文書リスト情報の設定、取得を受け付け、設定時に指定された後述する文書リスト情報を前記と同様にＲＡＭもしくは外部メモリ２０９上に記憶する。本実施形態では、前記の監視フォルダーの識別情報及び文書リスト情報を図４及び図５に示すＥｘｔｅｎｓｉｂｌｅ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ（ＸＭＬ）形式のファイルとして外部メモリ２０９上に記憶するものとする。   The input management unit 304 receives input from the input device 207 such as a keyboard / mouse, and the screen display management unit 305 displays a graphic user interface (GUI) on the display 208. The monitoring folder information management unit 306 manages information for identifying a folder set as a monitoring target and document list information in the monitoring folder. The monitoring folder information management unit 306 receives the setting and acquisition of the monitoring folder, and stores the monitoring folder identification information designated at the time of setting in the RAM 201 or the external memory 209. Also, the monitoring folder information management unit 306 returns the monitoring folder identification information stored in response to the monitoring folder acquisition request, or returns the monitoring folder document list information stored in response to the document list information acquisition request. . Furthermore, the monitoring folder information management unit 306 accepts setting and acquisition of document list information in the monitoring folder, and stores document list information, which will be described later, designated at the time of setting in the RAM or the external memory 209 as described above. In the present embodiment, it is assumed that the identification information and document list information of the monitoring folder are stored on the external memory 209 as an Extensible Markup Language (XML) format file shown in FIGS.

一方、文書管理アプリケーション３０１は以下に説明するモジュールを備える。   On the other hand, the document management application 301 includes a module described below.

文書管理部３０９は、外部メモリ２０９に保存される文書や情報処理装置１０１内のフォルダーや文書に対しデータ取得、編集及び保存等の文書管理処理を提供する。   The document management unit 309 provides document management processing such as data acquisition, editing, and storage for documents stored in the external memory 209 and folders and documents in the information processing apparatus 101.

さらに、文書管理アプリケーション３０１は、前述した監視フォルダー情報管理部３０６、キーボード／マウスなどの入力デバイス２０７からの入力を受け付ける入力管理部３０７、ディスプレイ２０８上にＧＵＩを表示する画面表示管理部３０８から構成される。   Further, the document management application 301 includes the above-described monitoring folder information management unit 306, an input management unit 307 that receives input from the input device 207 such as a keyboard / mouse, and a screen display management unit 308 that displays a GUI on the display 208. Is done.

文書管理アプリケーション３０１は文書管理部３０９により取得したフォルダーや文書のデータを画面表示管理部３０８へ渡す。そして、画面表示管理部３０８はそのデータの内容に応じてディスプレイ２０８にフォルダーの階層表示やフォルダー内文書のリスト、サムネイル、プレビュー表示を行う。   The document management application 301 passes the folder and document data acquired by the document management unit 309 to the screen display management unit 308. Then, the screen display management unit 308 performs a folder hierarchy display, a list of documents in the folder, a thumbnail, and a preview display on the display 208 according to the contents of the data.

また、画面表示管理部３０８は、入力デバイス２０７からの操作を受け付け、その操作内容に応じて操作対象のフォルダーや文書の閲覧、編集、削除、移動等の処理を文書管理部３０９へ要求する。これによりフォルダーや文書に対する操作を提供する。   Further, the screen display management unit 308 receives an operation from the input device 207 and requests the document management unit 309 to perform processing such as browsing, editing, deleting, and moving a folder or a document to be operated according to the operation content. This provides operations on folders and documents.

図４、本実施例に係る新着文書通知アプリケーション３００、文書管理アプリケーション３０１の監視フォルダー情報管理部３０６により管理される監視フォルダー識別情報４００を模式的に示すＸＭＬファイル構造である。この監視フォルダー識別情報４００には、監視フォルダーを一意に識別する情報が記述される。本実施例では監視フォルダー識別情報のネットワークやローカルマシンの上ファイルシステム上のパスやＵｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｉｄｅｎｔｉｆｉｅｒ （ＵＲＩ）などのフォルダーの位置情報が記述される。   FIG. 4 is an XML file structure schematically showing monitoring folder identification information 400 managed by the monitoring folder information management unit 306 of the new arrival document notification application 300 and the document management application 301 according to the present embodiment. The monitoring folder identification information 400 describes information for uniquely identifying the monitoring folder. In this embodiment, the location information of the folder such as the network of the monitoring folder identification information, the path on the upper file system of the local machine, and Uniform Resource Identifier (URI) is described.

タグ４０１は新着文書通知アプリケーション３００、文書管理アプリケーション３０１における全監視フォルダーのリストを示す。   A tag 401 indicates a list of all monitored folders in the new arrival document notification application 300 and the document management application 301.

タグ４０２は１つの監視フォルダーを示し、タグ４０３は監視フォルダーを特定するための位置情報を表し、パス４０４は監視フォルダーのパスを示す。   A tag 402 indicates one monitoring folder, a tag 403 indicates position information for specifying the monitoring folder, and a path 404 indicates a path of the monitoring folder.

新着文書通知アプリケーション３００、文書管理アプリケーション３０１は監視フォルダー情報管理部３０６を介してパス４０４の情報を取得することで監視フォルダーへの処理を行う。   The new arrival document notification application 300 and the document management application 301 obtain information on the path 404 via the monitoring folder information management unit 306 to perform processing on the monitoring folder.

図５は、本実施例に係る新着文書通知アプリケーション３００、文書管理アプリケーション３０１の監視フォルダー情報管理部３０６により管理される監視フォルダー内文書リスト情報５００を模式的に示すＸＭＬファイル構造である。この監視フォルダー内文書リスト情報５００は、監視フォルダー内の全文書とさらに各文書の属性情報としてファイル名や位置情報等の値を保持する。   FIG. 5 is an XML file structure schematically showing document list information 500 in the monitoring folder managed by the monitoring folder information management unit 306 of the new arrival document notification application 300 and the document management application 301 according to this embodiment. The monitoring folder document list information 500 holds values such as file names and position information as attribute information of all documents in the monitoring folder and each document.

タグ５０１は監視フォルダー内の情報を示し、タグ５０２は監視フォルダーの位置情報を示し、タグ５０３は監視フォルダー内の全文書リストを示す。   A tag 501 indicates information in the monitoring folder, a tag 502 indicates position information of the monitoring folder, and a tag 503 indicates a list of all documents in the monitoring folder.

タグ５０２は図４で示すパス４０４と同様に監視フォルダーを特定するための位置情報を表し、パス５０５はその位置情報の文字列を表す。タグ５０３は文書毎に属性をまとめた複数のタグ５０４を含む。タグ５０４は文書のファイル名を示す文書名情報５０６、文書を一意に識別するためのパス５０７、文書の作成者もしくは更新者情報５０７、文書の更新日時情報５０９を含む。さらにタグ５０４は、本願の特徴でもある文書管理アプリケーション３０１における文書の表示で強調表示するか否かを示す強調表示属性５１０を含む。   A tag 502 represents position information for specifying a monitoring folder as in the path 404 shown in FIG. 4, and a path 505 represents a character string of the position information. The tag 503 includes a plurality of tags 504 in which attributes are collected for each document. The tag 504 includes document name information 506 indicating the file name of the document, a path 507 for uniquely identifying the document, document creator / updater information 507, and document update date / time information 509. Further, the tag 504 includes a highlight attribute 510 indicating whether or not to highlight the document in the document management application 301 which is a feature of the present application.

図６は、新着文書通知アプリケーション３００における新着文書通知時の処理手順の一例を示すフローチャートである。本処理は新着文書抽出部３０３により前回の監視実行時間から一定時間経過したことを検知し処理が開始され、新着文書の有無を確認、表示するまでの処理フローを示す。   FIG. 6 is a flowchart illustrating an example of a processing procedure at the time of new arrival document notification in the new arrival document notification application 300. This processing shows a processing flow from when the new arrival document extraction unit 303 detects that a predetermined time has elapsed from the previous monitoring execution time, to start processing, and to confirm and display the presence or absence of a new arrival document.

前回監視から一定時間経過したことを検知した新着文書抽出部３０３は、Ｓ６０２で監視フォルダー情報管理部３０６に対し監視フォルダー一覧の取得を要求する。この要求を受けた監視フォルダー情報管理部３０６は、図４の監視フォルダー識別情報４００を読み込み、定義されている全監視フォルダーの識別情報を一覧として新着文書抽出部３０３へ渡す。   The new arrival document extraction unit 303, which has detected that a certain time has passed since the previous monitoring, requests the monitoring folder information management unit 306 to acquire a monitoring folder list in S602. Upon receiving this request, the monitoring folder information management unit 306 reads the monitoring folder identification information 400 of FIG. 4 and passes the identification information of all defined monitoring folders to the newly arrived document extraction unit 303 as a list.

新着文書抽出部３０３は取得した監視フォルダー一覧に含まれる全監視フォルダーの監視フォルダー毎に以降に示すＳ６０２〜Ｓ６１６の処理を繰り返す。   The newly arrived document extraction unit 303 repeats the processes of S602 to S616 described below for each monitoring folder of all the monitoring folders included in the acquired monitoring folder list.

まずＳ６０３で新着文書抽出部３０３は、現在の対象となる監視フォルダーの識別情報を指定して、その監視フォルダー内の文書リスト情報の取得を監視フォルダー情報管理部３０６へ要求する。この要求を受けた監視フォルダー情報管理部３０６は、図５で示した監視フォルダー内文書リスト情報５００を読み込み、監視フォルダーの識別情報と一致する監視フォルダー内の文書リスト（本実施例では文書リストＡとする）を新着文書抽出部３０３へ渡す。   In step S <b> 603, the newly arrived document extraction unit 303 specifies identification information of the current monitoring folder and requests the monitoring folder information management unit 306 to acquire document list information in the monitoring folder. Upon receiving this request, the monitoring folder information management unit 306 reads the document list information 500 in the monitoring folder shown in FIG. 5, and lists the document list in the monitoring folder that matches the identification information of the monitoring folder (document list A in this embodiment). ) To the new arrival document extraction unit 303.

Ｓ６０４で新着文書抽出部３０３は、監視フォルダーの識別情報を指定して文書リスト取得部３０２に、指定した識別情報に対応するフォルダー内の現在の文書リスト（本実施例では文書リストＢとする）情報の取得を要求する。文書リスト取得部３０２は指定された識別情報に対応する監視フォルダーが情報処理装置１００に記憶されている場合、外部メモリ２０９から指定されたフォルダーの文書リスト（リストＢ）を取得し新着文書抽出部３０３へ渡す。一方、情報処理装置１０１等のネットワーク上に識別情報に対応する監視フォルダーが記憶されている場合、文書リスト取得部３０２は、ＮＣ２０６を介してネットワーク上のファイルシステムや文書管理サーバーにアクセスする。そして、文書リスト取得部３０２は、指定されたフォルダーの文書リスト（リストＢ）を取得し新着文書抽出部３０３へ渡す。ここで、ネットワーク上のファイルシステムのデータへアクセスする手段としてＯＳにより提供されるＳＭＢ（Ｓｅｒｖｅｒ Ｍｅｓｓａｇｅ Ｂｌｏｃｋ）やＷｅｂＤＡＶ（Ｗｅｂ−ｂａｓｅｄ Ｄｉｓｔｒｉｂｕｔｅｄ Ａｕｔｈｏｒｉｎｇ ａｎｄ Ｖｅｒｓｉｏｎｉｎｇ）等のプロトコルの手段や文書管理サーバーによりそのデータへのアクセスに使用するＷｅｂサービス等の手段を介してファイルにアクセスするものとする。ローカル、ネットワーク上問わずデータへのアクセスに使用する手段は上記のように一般的な手段であり特に限定されるものではない。   In step S <b> 604, the newly arrived document extraction unit 303 specifies the identification information of the monitoring folder and instructs the document list acquisition unit 302 to display the current document list in the folder corresponding to the specified identification information (in this embodiment, the document list B). Request information acquisition. When the monitoring folder corresponding to the specified identification information is stored in the information processing apparatus 100, the document list acquisition unit 302 acquires the document list (list B) of the specified folder from the external memory 209, and acquires a new arrival document extraction unit. To 303. On the other hand, when a monitoring folder corresponding to the identification information is stored on the network such as the information processing apparatus 101, the document list acquisition unit 302 accesses a file system or document management server on the network via the NC 206. Then, the document list acquisition unit 302 acquires the document list (list B) of the designated folder and passes it to the new arrival document extraction unit 303. Here, as means for accessing the file system data on the network, protocol means such as SMB (Server Message Block) and WebDAV (Web-based Distributed Authoring and Versioning) provided by the OS or the document management server can access the data. It is assumed that the file is accessed through means such as a Web service used for accessing the file. Means used for accessing data regardless of whether it is local or on a network is a general means as described above and is not particularly limited.

次にＳ６０３で取得した前回監視時の文書リストＡとＳ６０４で取得した現在の文書リストＢの差分を比較し新着文書の有無が判定される。   Next, the difference between the document list A at the previous monitoring acquired in S603 and the current document list B acquired in S604 is compared to determine whether there is a new arrival document.

まず、新着文書抽出部３０３は文書リストＢのリストの先頭に位置する文書を判定対象（文書Ｂ）とし（Ｓ６０５）、文書Ｂのファイル名と一致する文書が文書リストＡ内に存在するか否かを判定する（Ｓ６０６）。   First, the new arrival document extraction unit 303 sets the document at the head of the list of the document list B as a determination target (document B) (S605), and whether or not a document that matches the file name of the document B exists in the document list A. Is determined (S606).

Ｓ６０６において存在すると判定された場合、更新文書の判定処理のためＳ６０７へ移る。存在しない場合、文書Ｂを新規に監視フォルダーへ追加された文書として特定し、Ｓ６１１に移る。   If it is determined in S606 that the document exists, the process proceeds to S607 for determination processing of the updated document. If it does not exist, the document B is specified as a document newly added to the monitoring folder, and the process proceeds to S611.

Ｓ６１１では新着文書抽出部３０３が、文書Ｂの強調表示属性がｔｒｕｅであるか、ｆａｌｓｅかを判定する。具体的には図５の強調表示属性５１０を参照することで、Ｓ６１１の判定処理が実現される。ここでｔｒｕｅの場合、ユーザーが文書Ｂを確認していない（または文書Ｂに対する作業が完了していない）と見なし、文書Ｂを新着通知時に新着文書として表示する文書として新着通知リストへ追加する（Ｓ６１２）。この新着通知リストをもとに後述する新着通知の表示処理がなされる。   In step S611, the new arrival document extraction unit 303 determines whether the highlighting attribute of the document B is true or false. Specifically, the determination processing of S611 is realized by referring to the highlight display attribute 510 of FIG. In the case of true, it is assumed that the user has not confirmed the document B (or the work on the document B is not completed), and the document B is added to the new arrival notification list as a document to be displayed as a new arrival document at the time of new arrival notification ( S612). Based on this new arrival notification list, new arrival notification display processing, which will be described later, is performed.

Ｓ６１１でｆａｌｓｅと判定された場合、文書Ｂは既にユーザーにより確認（または作業済みの文書）とみなし新着通知リストへは追加されない。   If it is determined to be false in step S611, the document B is regarded as a confirmation (or a document already processed) by the user and is not added to the new arrival notification list.

次に更新文書の判定処理について説明する。   Next, the update document determination process will be described.

Ｓ６０７において、新着文書抽出部３０３は、Ｓ６０６で一致と判断された既にリストに含まれる文書を更新文書の判定対象として文書Ａとし、Ｓ６０８において文書Ｂの更新日時属性と文書Ａの更新日時属性を比較する。ここで文書Ｂの更新日時が文書Ａの更新日時より新しい場合にＳ６０９の処理に移る。Ｓ６０９では、新着文書抽出部３０３が、さらにその文書がユーザー自身によりチェックアウト中の文書か否かの確認をする。具体的には、文書Ｂの属性値として定義されるチェックアウトユーザー名を参照し、そのユーザー名と自身のユーザー名とを比較する。ここで、自身のユーザー名とはフォルダーや文書情報取得時に、情報取得のためにファイルシステムや文書管理サーバーの認証が必要な場合のログインユーザー名を指し、該ユーザー名はパスワードと紐付けられ外部メモリ２０９またはＲＡＭ２０１上に保持される。また、チェックアウトユーザー名の属性はチェックアウト管理を持つファイルシステム、または文書管理サーバーの場合のみ値が入った状態で取得できる。新着文書抽出部３０３は、値が空の場合は判定処理をスキップし文書Ｂを更新通知対象とし、Ｓ６１０の処理で文書Ｂを更新通知対象とする。ユーザー名が一致し自身でチェックアウト中の文書と判断された場合、新着文書抽出部３０３は、その更新はユーザー自身による更新でありユーザーへの通知は不要と考えられるため文書Ｂを更新通知対象とせずＳ６１３へ移る。一致しない場合、新着文書抽出部３０３は、Ｓ６１０の処理に移り文書Ｂを更新通知対象とする。Ｓ６１０の処理において、新着文書抽出部３０３は、新着通知時に更新文書として表示する文書として文書Ｂを更新通知リストへ追加する。   In S <b> 607, the new arrival document extraction unit 303 sets the document already included in the list determined to be a match in S <b> 606 as the update document determination target as document A, and sets the update date attribute of document B and the update date attribute of document A in S <b> 608. Compare. Here, when the update date and time of the document B is newer than the update date and time of the document A, the process proceeds to S609. In step S <b> 609, the newly arrived document extraction unit 303 further confirms whether or not the document is a document that is being checked out by the user. Specifically, the check-out user name defined as the attribute value of document B is referred to, and the user name is compared with its own user name. Here, the user name refers to the login user name when authentication of the file system or document management server is required for information acquisition when acquiring folder or document information. It is held on the memory 209 or the RAM 201. The attribute of the checkout user name can be acquired in a state where a value is entered only in the case of a file system having a checkout management or a document management server. If the value is empty, the new arrival document extraction unit 303 skips the determination process and sets the document B as an update notification target, and sets the document B as an update notification target in the processing of S610. When it is determined that the user name matches and the document is checked out by itself, the new arrival document extraction unit 303 updates the document B because the update is performed by the user himself and notification to the user is unnecessary. Instead, the process proceeds to S613. If they do not match, the new arrival document extraction unit 303 proceeds to the processing of S610 and sets the document B as an update notification target. In the process of S610, the new arrival document extraction unit 303 adds document B to the update notification list as a document to be displayed as an updated document when a new arrival notification is received.

Ｓ６１３において、新着文書抽出部３０３は、リストＢの全ての文書に対し確認済みか否かを判定する。まだ処理済みでない場合、新着文書抽出部３０３は、リストＢにおける次のリストの文書を判定対象（文書Ｂ）としてＳ６０６の処理へ戻る。全ての文書を処理済みの場合、新着文書抽出部３０３はＳ６１５において、今回の監視で新たに取得した監視フォルダー内の文書リストＢを監視フォルダー情報管理部３０６へ渡す。   In step S <b> 613, the new arrival document extraction unit 303 determines whether all the documents in the list B have been confirmed. If not yet processed, the new arrival document extraction unit 303 sets the next list document in the list B as a determination target (document B) and returns to the process of S606. If all the documents have been processed, the new arrival document extraction unit 303 passes the document list B in the monitoring folder newly acquired in the current monitoring to the monitoring folder information management unit 306 in S615.

監視フォルダー情報管理部３０６は文書リストＢの情報を監視フォルダー内文書リスト情報５００として記憶する。Ｓ６０２〜Ｓ６１６で全監視フォルダーに対し処理を終了後、新着文書抽出部３０３はＳ６１６の処理で新着通知リスト、更新通知リストを画面表示用にリストへ追加し、画面表示管理部３０５へ渡す。画面表示管理部３０５はＳ６１８において表示リストを受け、その表示リストを新着通知画面へ反映し新着通知画面を表示する。なお、新着通知画面では、更新された文書と新着の文書とが識別できるように表示する。例えば、文字の色を変えたり、マークを変えることで更新された文書と新着の文書とを識別可能に表示する。   The monitoring folder information management unit 306 stores the document list B information as monitoring folder document list information 500. After finishing the processing for all the monitored folders in S602 to S616, the new arrival document extraction unit 303 adds the new arrival notification list and the update notification list to the list for screen display in the processing of S616, and passes them to the screen display management unit 305. In step S618, the screen display management unit 305 receives the display list, reflects the display list on the new arrival notification screen, and displays the new arrival notification screen. The new arrival notification screen is displayed so that the updated document and the new arrival document can be identified. For example, the updated document and the newly arrived document are displayed so as to be distinguishable by changing the color of the character or changing the mark.

図７は、本実施形態を示す文書管理アプリケーション３０１における文書に対する強調表示属性に関する設定が変更された時の処理手順の一例を示すフローチャートである。本処理はユーザー操作により文書管理アプリケーション３０１のＧＵＩ上から文書の強調表示属性がＯＦＦに設定された際に処理が開始される。文書の強調表示属性がｔｒｕｅの文書は、文書管理アプリケーション３０１のＧＵＩ上の文書表示において、文書を示すファイル名等の表示がＢｏｌｄ表示やカラー表示されるなど強調して表示される。本実施形態における表示方法に関しては特に限定されるものではない。フォルダーに新規に追加された文書はこの強調表示属性にｔｒｕｅが設定され、本処理に示すユーザーによる強調表示ＯＦＦの操作により、強調表示が解除される。   FIG. 7 is a flowchart illustrating an example of a processing procedure when the setting related to the highlight attribute for the document in the document management application 301 according to the present exemplary embodiment is changed. This process starts when the document highlight attribute is set to OFF from the GUI of the document management application 301 by a user operation. A document whose document highlight attribute is true is displayed with emphasis such as displaying a file name indicating the document in a bold display or color display in the document display on the GUI of the document management application 301. The display method in the present embodiment is not particularly limited. The document newly added to the folder is set to true in the highlighting attribute, and the highlighting is canceled by the highlighting OFF operation by the user shown in this processing.

文書管理アプリケーション３０１のＧＵＩ上で文書が選択され強調表示ＯＦＦとする操作を受け付けた入力管理部３０７は、Ｓ７０１の処理において画面表示管理部３０８により特定される選択文書の文書情報を文書管理部３０９から取得する。この文書情報は選択文書の保存場所を示す位置情報を文書の属性として含む情報を指す。   The input management unit 307 that has received an operation of selecting a document on the GUI of the document management application 301 and turning off highlighting displays the document information of the selected document specified by the screen display management unit 308 in the processing of S701. Get from. This document information indicates information including position information indicating the storage location of the selected document as an attribute of the document.

文書管理部は、選択文書の文書情報における文書の位置情報から選択文書が存在する位置情報を特定しそのフォルダー（ここではフォルダーＡとする）を監視フォルダー情報管理部３０６へ渡す。監視フォルダー情報管理部３０６は、図４で示す監視フォルダー識別情報４００を読み込み、文書管理部から通知されたフォルダーＡが監視フォルダーとして定義されているか判断する。ここで定義に含まれず監視フォルダーとして判断されない場合は本処理を終了する。   The document management unit identifies the position information where the selected document exists from the document position information in the document information of the selected document, and passes the folder (here referred to as folder A) to the monitoring folder information management unit 306. The monitoring folder information management unit 306 reads the monitoring folder identification information 400 shown in FIG. 4 and determines whether the folder A notified from the document management unit is defined as a monitoring folder. If it is not included in the definition and is not determined as a monitoring folder, the process ends.

監視フォルダーとして定義され、監視対象と判断された場合には、画面表示管理部３０８はＳ７０２において、監視フォルダー内文書リスト情報５００を読み込み、監視フォルダー内の文書リストとして取得する。   When it is defined as a monitoring folder and is determined as a monitoring target, the screen display management unit 308 reads the document list information 500 in the monitoring folder and acquires it as a document list in the monitoring folder in S702.

続いて、Ｓ７０３の処理において、監視フォルダー情報管理部３０６は、Ｓ７０２で読み込んだ監視フォルダー内の文書リストの中にフォルダーＡの識別情報と一致する識別情報が含まれるか確認する。一致する識別情報が含まれる場合、監視フォルダー情報管理部３０６は、フォルダーＡの識別情報と一致する監視フォルダー内の文書リスト（リストＡ）を画面表示管理部３０８へ渡す。フォルダーＡの識別情報と一致する識別情報が監視フォルダー内文書リスト情報５００に含まれない場合、監視フォルダー情報管理部３０６は、フォルダーＡの定義を追加したリストをリストＡとして作成し画面表示管理部３０８へ渡す。なおこのリストＡは監視フォルダー内の文書リストに新規に追加される。   Subsequently, in the process of S703, the monitoring folder information management unit 306 confirms whether the identification information that matches the identification information of the folder A is included in the document list in the monitoring folder read in S702. When the matching identification information is included, the monitoring folder information management unit 306 passes the document list (list A) in the monitoring folder that matches the identification information of the folder A to the screen display management unit 308. When the identification information that matches the identification information of the folder A is not included in the monitoring folder document list information 500, the monitoring folder information management unit 306 creates a list to which the definition of the folder A is added as a list A and creates a screen display management unit. Pass to 308. This list A is newly added to the document list in the monitoring folder.

次に、画面表示管理部３０８は文書管理アプリケーション３０１のＧＵＩ上で選択された全文書に対しＳ７０５〜Ｓ７１０の処理を行う。   Next, the screen display management unit 308 performs the processing of S705 to S710 for all the documents selected on the GUI of the document management application 301.

まず、画面表示管理部３０８は、Ｓ７０６の処理でリストＡの文書リスト情報に確認対象の文書（文書Ａとする）と一致する定義が存在するか確認する。ここでの判定処理は文書の属性のうちファイル名を比較して一致文書の有無を確認する。一致文書がリストＡに存在する場合、画面表示管理部３０８は、Ｓ７０７でリストＡの文書Ａの定義として監視フォルダー識別情報４００における強調表示属性をｆａｌｓｅとする。Ｓ７０６の処理で一致文書が存在しない場合、画面表示管理部３０８はＳ７０８でリストＡに文書Ａの定義を追加する。この際の文書Ａの強調表示属性には、ｆａｌｓｅが設定される。その後、Ｓ７０９において、画面表示管理部３０８は文書ＡのＧＵＩ上の表示を強調表示しない状態の表示へ更新する。Ｓ７０５〜Ｓ７１０で全選択文書の処理を終えた後、Ｓ７１１において画面表示管理部３０８はＲＡＭ２０１上に保持するリストＡの内容を監視フォルダー内文書リスト情報５００へ反映し処理を終了する。   First, the screen display management unit 308 checks whether there is a definition that matches the document to be confirmed (referred to as document A) in the document list information of list A in the process of S706. In this determination process, the file names are compared among the document attributes to check whether there is a matching document. If a matching document exists in the list A, the screen display management unit 308 sets the highlighted attribute in the monitoring folder identification information 400 to false as the definition of the document A in the list A in S707. If there is no matching document in the process of S706, the screen display management unit 308 adds the definition of document A to the list A in S708. In this case, false is set as the highlighting attribute of the document A. Thereafter, in step S709, the screen display management unit 308 updates the display of the document A on the GUI to a display in a state where highlighting is not performed. After finishing the processing of all the selected documents in S705 to S710, the screen display management unit 308 reflects the contents of the list A held on the RAM 201 in the document list information 500 in the monitoring folder in S711 and ends the processing.

図８は、本実施形態を示す文書管理アプリケーション３０１におけるＧＵＩ上で表示するフォルダー内の文書リストの表示更新処理の一例を示すフローチャートである。本処理はユーザー操作により文書管理アプリケーション３０１のＧＵＩ上の文書リストを更新する際に処理が開始される。操作を受けた文書管理アプリケーション３０１は表示中のフォルダーに関して、そのフォルダー内の最新の文書情報を取得しＧＵＩ上の表示を更新する。この際、合わせて強調表示か否かを判断しそれに応じて強調表示の更新を行う。   FIG. 8 is a flowchart illustrating an example of display update processing of a document list in a folder displayed on the GUI in the document management application 301 according to the present exemplary embodiment. This process is started when the document list on the GUI of the document management application 301 is updated by a user operation. Upon receiving the operation, the document management application 301 acquires the latest document information in the folder being displayed and updates the display on the GUI. At this time, it is also determined whether or not highlight display is performed, and the highlight display is updated accordingly.

文書管理アプリケーション３０１のＧＵＩ上で表示されるフォルダーに対して文書リストの表示更新操作を受け付けた入力管理部３０７は、Ｓ８０１において更新対象のフォルダーの文書リスト（リストＡ）を取得する。   In step S801, the input management unit 307 that has received a document list display update operation for a folder displayed on the GUI of the document management application 301 acquires a document list (list A) of the folder to be updated.

Ｓ８０２において、監視フォルダー情報管理部３０６は、更新対象のフォルダーの位置情報に基づいて、更新対象のフォルダーが監視対象か否かを確認する。監視フォルダー情報管理部３０６は更新対象のフォルダーの位置情報が図４で示す監視フォルダー識別情報４００に含まれているか判断することでＳ８０２が実現される。Ｓ８０２において、更新対象のフォルダーが監視フォルダーとして判断されない場合、本処理を終了する。   In step S <b> 802, the monitoring folder information management unit 306 confirms whether or not the update target folder is a monitoring target based on the location information of the update target folder. The monitored folder information management unit 306 realizes S802 by determining whether the location information of the folder to be updated is included in the monitored folder identification information 400 shown in FIG. If the update target folder is not determined as a monitoring folder in step S802, the process ends.

一方、更新対象として選択されたフォルダーが監視対象と判断された場合、画面表示管理部３０８はＳ８０３において、更新対象フォルダーの文書リスト情報の取得を監視フォルダー情報管理部３０６へ要求する。この要求を受けた監視フォルダー情報管理部３０６は、図５で示す監視フォルダー内文書リスト情報５００を読み込み、入力として受けたフォルダーの識別情報と一致する監視フォルダー内の文書リスト（リストＢ）を画面表示管理部３０８へ渡す。   On the other hand, when it is determined that the folder selected as the update target is the monitoring target, the screen display management unit 308 requests the monitoring folder information management unit 306 to acquire the document list information of the update target folder in S803. Upon receiving this request, the monitoring folder information management unit 306 reads the document list information 500 in the monitoring folder shown in FIG. 5 and displays the document list (list B) in the monitoring folder that matches the identification information of the folder received as an input on the screen. The data is passed to the display management unit 308.

次にＳ８０４の処理において、画面表示管理部３０８は取得したリストＢの各文書の強調表示属性を参照し、強調表示属性がｆａｌｓｅとなっている文書を強調表示しない文書リスト（リストＣ）へ追加する。   Next, in the processing of S804, the screen display management unit 308 refers to the highlight attribute of each document in the acquired list B, and adds the document whose highlight attribute is false to the document list (list C) that is not highlighted. To do.

次に画面表示管理部３０８はＳ８０５〜Ｓ８０８において、Ｓ８０１で取得した最新の文書リストＡの各文書（文書Ａ）に対し、表示時に強調表示するか否かを判定する。   Next, in steps S805 to S808, the screen display management unit 308 determines whether to highlight each document (document A) in the latest document list A acquired in step S801 at the time of display.

まずＳ８０６で、画面表示管理部３０８は、確認対象の文書Ａと一致する定義がリストＣに存在するか確認する。Ｓ８０６の判定処理は文書の属性のうちファイル名を比較して一致文書の有無を確認する。確認対象の文書Ａと一致する定義がリストＣ上に存在する場合、画面表示管理部３０８は、Ｓ８０７で画面表示において強調表示しない文書とする。確認対象の文書Ａと一致する定義がリストＣ上に存在しない場合には次の文書の確認へ移る。Ｓ８０５〜Ｓ８０８の処理完了後に、Ｓ８０９で画面表示管理部３０８はＳ８０７で強調表示しない文書とされた文書は、強調表示されない状態で文書を表示、それ以外の文書はＢｏｌｄ等の強調表示された状態でＧＵＩ上の表示を更新する。   First, in step S <b> 806, the screen display management unit 308 confirms whether a definition that matches the document A to be confirmed exists in the list C. In the determination processing in S806, the file names are compared among the document attributes to check whether there is a matching document. If a definition that matches the document A to be confirmed exists on the list C, the screen display management unit 308 determines that the document is not highlighted in the screen display in S807. If the definition that matches the document A to be confirmed does not exist on the list C, the process proceeds to confirmation of the next document. After the processing of S805 to S808 is completed, the screen display management unit 308 displays a document that is not highlighted in S807 in S809, displays the document without highlighting, and the other documents are highlighted in Bold or the like. To update the display on the GUI.

図９は、本実施例に係る新着文書通知アプリケーション３００における新着通知画面のＧＵＩを模式的に示した図である。新着文書通知アプリケーション３００の新着通知画面９００には、新着通知リスト９０１がある。   FIG. 9 is a diagram schematically illustrating a GUI of a new arrival notification screen in the new arrival document notification application 300 according to the present embodiment. The new arrival notification screen 900 of the new arrival document notification application 300 includes a new arrival notification list 901.

新着文書通知アプリケーション３００の定期監視により図６で示す処理が開始され、その結果、新着文書または更新文書を検知した際に、新着文書、更新文書のファイル名（９０２）を新着通知リスト９０１に表示することでユーザーに新着文書を報知する。   The processing shown in FIG. 6 is started by periodic monitoring of the new arrival document notification application 300. As a result, when a new arrival document or an updated document is detected, the new arrival document and the file name (902) of the updated document are displayed in the new arrival notification list 901. To notify the user of a new arrival document.

また新着文書９０２に対するユーザーからの操作を受け付け、選択により文書管理アプリケーション３０１で選択された文書を表示する操作を可能とする。   In addition, an operation from the user for the newly arrived document 902 is accepted, and an operation for displaying the document selected by the document management application 301 by the selection is made possible.

図１０に示す文書管理アプリケーション３０１におけるメイン画面のＧＵＩ上で文書の強調表示がＯＦＦに設定された文書（図１１−１１０２）は、前述した新着文書の判定処理（図６）において、その文書が新規に追加された文書であっても新着文書から除外される。その結果、新着通知リスト９０１に文書（図１１−１１０２）は、新着文書として表示されない。また、ユーザー自身によりチェックアウト中の文書は新着文書の判定処理（図６）において、その文書が更新されていても更新文書から除外され新着通知リスト９０１に表示されない。   In the document management application 301 shown in FIG. 10, the document in which the highlighting of the document is set to OFF on the GUI on the main screen (FIG. 11-1102) is determined in the new arrival document determination process (FIG. 6). Even newly added documents are excluded from newly arrived documents. As a result, the document (FIG. 11-1102) is not displayed as a new arrival document in the new arrival notification list 901. In addition, in the new arrival document determination process (FIG. 6), the document checked out by the user himself is excluded from the updated document and is not displayed in the new arrival notification list 901 even if the document is updated.

図１０は本実施例に係る文書管理アプリケーション３０１におけるメイン画面のＧＵＩを模式的に示した図である。文書管理アプリケーション３０１のメイン画面１０００には、フォルダー階層を表示するフォルダー表示部１００１、フォルダー表示部１００１で選択されているフォルダー内の文書を表示する文書リスト表示部１００２を含んだ構成とする。フォルダー表示部１００１は、本実施例に係る文書管理システムの監視対象とするフォルダーの指定を受け付け、監視対象に指定されたフォルダーは新着文書通知アプリケーション３００の監視対象となる。また、そのフォルダー内の文書は強調表示状態のＯＮ・ＯＦＦを設定可能とする。   FIG. 10 is a diagram schematically showing a GUI of the main screen in the document management application 301 according to the present embodiment. The main screen 1000 of the document management application 301 includes a folder display unit 1001 that displays a folder hierarchy and a document list display unit 1002 that displays documents in the folder selected by the folder display unit 1001. The folder display unit 1001 accepts designation of a folder to be monitored by the document management system according to the present embodiment, and the folder designated as the monitoring target becomes a monitoring target of the new arrival document notification application 300. In addition, it is possible to set ON / OFF of the highlighted state for the documents in the folder.

図１１は本実施例に係る文書管理アプリケーション３０１における文書リスト表示部１００２の詳細を示した図である。文書リスト１１００のうち、文書の強調表示属性がｔｒｕｅの文書は強調表示された状態で表示され（１１０１）、文書の強調表示属性がｆａｌｓｅの文書は強調表示されない状態で表示される（１１０２）。   FIG. 11 is a diagram illustrating details of the document list display unit 1002 in the document management application 301 according to the present embodiment. In the document list 1100, a document whose document highlight attribute is true is displayed in a highlighted state (1101), and a document whose document highlight attribute is false is displayed in a state where it is not highlighted (1102).

この表示の切り分けにより、ユーザーに対してユーザーの確認済みもしくは作業済みの文書の識別をしやすくする。文書リスト１１００の選択、強調表示ＯＮ／ＯＦＦの操作を受け付け、操作実行時に図８に処理が実行される。また文書リスト１１００の内容を最新の状態に更新する際に図９の処理が実行される。   This separation of the display makes it easy for the user to identify the document that has been confirmed or worked by the user. The selection of the document list 1100 and the highlight ON / OFF operation are accepted, and the processing shown in FIG. 8 is executed when the operation is executed. 9 is executed when the contents of the document list 1100 are updated to the latest state.

（その他の実施例）
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。 (Other examples)
The present invention can also be realized by executing the following processing. That is, software (program) that realizes the functions of the above-described embodiments is supplied to a system or apparatus via a network or various storage media, and a computer (or CPU, MPU, or the like) of the system or apparatus reads the program. It is a process to be executed.

Claims (6)

フォルダー内に記憶された複数の文書を表示する表示制御手段と、
前記表示制御手段により表示された複数の文書から選択された文書に対して新着文書ではないことを示す属性を設定する設定手段と、
前記フォルダー内に記憶された新たな文書を新着文書として通知する通知手段とを有し、
前記設定手段により前記新たな文書に対して前記属性が設定された場合、前記新たな文書を新着文書として通知せずに、前記設定手段により前記新たな文書に対して前記属性が設定されていなかった場合、前記新たな文書を新着文書として通知することを特徴とする情報処理装置。 Display control means for displaying a plurality of documents stored in the folder;
Setting means for setting an attribute indicating that it is not a new arrival document for a document selected from a plurality of documents displayed by the display control means;
Notification means for notifying a new document stored in the folder as a new arrival document,
When the attribute is set for the new document by the setting unit, the attribute is not set for the new document by the setting unit without notifying the new document as a new arrival document. An information processing apparatus that notifies the new document as a new arrival document. 前記新たな文書とは、前記フォルダーに記憶されていなかった文書、または、前記フォルダーに既に記憶された文書から更新された文書であり、
前記通知手段は、前記フォルダーに記憶されていなかった文書と前記フォルダーに既に記憶された文書から更新された文書を識別可能に通知することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。 The new document is a document that has not been stored in the folder, or a document that has been updated from a document that has already been stored in the folder,
The information processing apparatus according to claim 1, wherein the notification unit notifies the document that has not been stored in the folder and the document that has been updated from the document that has already been stored in the folder in an identifiable manner. フォルダー内に記憶された複数の文書を表示する表示制御工程と、
前記表示制御工程により表示された複数の文書から選択された文書に対して新着文書ではないことを示す属性を設定する設定工程と、
前記フォルダー内に記憶された新たな文書を新着文書として通知する通知工程とを有し、
前記設定工程により前記新たな文書に対して前記属性が設定された場合、前記新たな文書を新着文書として通知せずに、前記設定工程により前記新たな文書に対して前記属性が設定されていなかった場合、前記新たな文書を新着文書として通知することを特徴とする制御方法。 A display control step for displaying a plurality of documents stored in the folder;
A setting step for setting an attribute indicating that it is not a new arrival document for a document selected from a plurality of documents displayed by the display control step;
A notification step of notifying a new document stored in the folder as a new arrival document,
When the attribute is set for the new document by the setting step, the attribute is not set for the new document by the setting step without notifying the new document as a new arrival document. And a control method of notifying the new document as a new arrival document. 前記新たな文書とは、前記フォルダーに記憶されていなかった文書、または、前記フォルダーに既に記憶された文書から更新された文書であり、
前記通知工程は、前記フォルダーに記憶されていなかった文書と前記フォルダーに既に記憶された文書から更新された文書を識別可能に通知することを特徴とする請求項３に記載の制御方法。 The new document is a document that has not been stored in the folder, or a document that has been updated from a document that has already been stored in the folder,
4. The control method according to claim 3, wherein the notifying step notifies the document that has not been stored in the folder and the document that has been updated from the document that has already been stored in the folder in an identifiable manner. フォルダー内に記憶された複数の文書を表示する表示制御工程と、
前記表示制御工程により表示された複数の文書から選択された文書に対して新着文書ではないことを示す属性を設定する設定工程と、
前記フォルダー内に記憶された新たな文書を新着文書として通知する通知工程とをコンピュータに実行させ、
前記設定工程により前記新たな文書に対して前記属性が設定された場合、前記新たな文書を新着文書として通知せずに、前記設定工程により前記新たな文書に対して前記属性が設定されていなかった場合、前記新たな文書を新着文書として通知することを特徴とするコンピュータが読み取り可能なプログラム。 A display control step for displaying a plurality of documents stored in the folder;
A setting step for setting an attribute indicating that it is not a new arrival document for a document selected from a plurality of documents displayed by the display control step;
Causing the computer to execute a notification step of notifying a new document stored in the folder as a new arrival document,
When the attribute is set for the new document by the setting step, the attribute is not set for the new document by the setting step without notifying the new document as a new arrival document. A computer-readable program that notifies the new document as a new arrival document. 前記新たな文書とは、前記フォルダーに記憶されていなかった文書、または、前記フォルダーに既に記憶された文書から更新された文書であり、
前記通知工程は、前記フォルダーに記憶されていなかった文書と前記フォルダーに既に記憶された文書から更新された文書を識別可能に通知することを特徴とする請求項５に記載のプログラム。 The new document is a document that has not been stored in the folder, or a document that has been updated from a document that has already been stored in the folder,
6. The program according to claim 5, wherein the notifying step notifies the document that has not been stored in the folder and the document that has been updated from the document that has already been stored in the folder in an identifiable manner.
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