JP2010118993A

JP2010118993A - 電子データ送信装置

Info

Publication number: JP2010118993A
Application number: JP2008291965A
Authority: JP
Inventors: Yukio Matsuda; 行雄松田
Original assignee: Sharp Corp
Current assignee: Sharp Corp
Priority date: 2008-11-14
Filing date: 2008-11-14
Publication date: 2010-05-27
Also published as: CN101741837A; US20100124226A1

Abstract

【課題】宛先（受信者）の役職や地位などの属性に応じて、宛先毎に送信方法を決定することができる電子データ送信装置を提供すること。
【解決手段】ユーザが、宛先Ａ〜宛先Ｆを指定して、セキュリティレベル（機密度Ａ〜機密度Ｃ、機密度なし）が設定された電子データを同報送信するように、本発明に係わる電子データ送信装置に指示すると、当該送信装置は、宛先属性情報テーブル５０及び送信ルールテーブル５１を参照し、図１（Ｃ）の送信テーブル５２に示すように、電子データの送信方法を決定する。
【選択図】図１

Description

本発明は、電子データの同報送信機能を備えた電子データ送信装置に関する。

電子データを同報送信できるＩＰファックス等の電子データ送信装置が様々提案されている（特許文献１参照）。特許文献１に開示の手法を利用すれば、電子データの同報送信を行う場合、宛先毎に送信方法を決定することができる。

例えば、宛先Ａに電子データを送信する場合に、当該電子データに付加情報として印刷可を設定すると決定し、決定した送信方法に基づき電子データを送信すれば、前記電子データの受信者（宛先Ａ）は、当該電子データを印刷することができる。また、宛先Ｂに電子データを送信する場合に、当該電子データに付加情報として印刷不可を設定すると決定し、決定した送信方法に基づき電子データを送信すれば、前記電子データの受信者（宛先Ｂ）は、当該電子データを印刷することができない。
特開２００１−３３３２４６号公報

ところで、会社などにおいて、多数の社員宛に電子データを同報送信する場合、上記のように宛先毎に、送信方法を決定するのは煩雑である。

例えば、社外秘の電子データを社員宛／派遣社員宛に同報送信する場合を想定する。このとき、情報漏洩を防止するため、前記電子データを管理職以上の社員宛に送信する場合には、前記電子データに印刷可の付加情報を設定し送信する。その他の社員宛や派遣社員宛に前記電子データを送信する場合には、前記電子データに印刷不可の付加情報を設定し送信する必要がある。
このような場合、従来の電子データ送信装置を利用すると、前記電子データの送信者は、宛先毎に送信方法を決定しなければならず、非常に煩雑である。

本発明は、かかる実情に鑑みてなされたものであり、宛先（受信者）の役職や地位などの属性に応じて、宛先毎に送信方法を決定することができる電子データ送信装置を提供することを目的とする。

第１の技術手段は、電子データを宛先毎に同報送信する機能を備えた電子データ送信装置において、宛先毎に、当該宛先の属性情報を記録する宛先情報記録テーブルと、前記宛先の属性情報及び前記電子データに予め設定された属性情報に対応して、当該電子データの送信ルールが記録された送信ルールテーブルと、前記宛先情報記録テーブルに記録された宛先の何れかに電子データを同報送信する場合、当該電子データに予め設定された属性情報、前記宛先情報記録テーブル、前記送信ルールテーブルを参照し、当該電子データの送信方法を決定する送信方法決定部とを備え、前記決定された送信方法に基づき、電子データを同報送信することを特徴とする電子データ送信装置である。

第２の技術手段は、第１の技術手段において、前記電子データを格納し、ユーザからの閲覧要求を受け付けると当該電子データを当該ユーザに閲覧させるサーバ装置と、前記サーバ装置に格納された、前記電子データの格納先情報を記録する記録部を備え、前記送信方法決定部が、宛先毎の前記電子データの送信方法として、Ｗｅｂ閲覧を決定した場合、宛先毎に電子データを送信する替わりに当該電子データの格納先情報を送信することを特徴とする。

第３の技術手段は、第２の技術手段において、前記サーバ装置は、送信する全電子データを格納する文書サーバ機能、又は、ユーザからの閲覧要求に応じて前記送信する電子データをユーザに閲覧させる閲覧サーバ機能を備えたことを特徴とする。

第４の技術手段は、第１の技術手段において、前記送信方法決定部が、宛先毎の前記電子データの送信方法として、当該電子データに付加情報を設定して送信すると決定した場合、当該電子データに前記決定された付加情報を設定して、宛先毎に送信することを特徴とする。

第５の技術手段は、第４の技術手段において、前記付加情報は、前記電子データの印刷方法であることを特徴とする。

第６の技術手段は、第４の技術手段において、前記付加情報は、前記電子データの編集可否情報であることを特徴とする。

第７の技術手段は、第１〜第６の何れかの技術手段において、前記電子データを電子メールに添付して、宛先毎に当該電子メールを送信することを特徴とする。

第８の技術手段は、第７の技術手段において、前記決定された送信方法に係る情報、前記付加情報を前記電子メールの本文部分に記録して、宛先毎に当該電子メールを送信することを特徴とする。

第９の技術手段は、第１〜第８の何れかの技術手段において、前記宛先の属性情報は、電子データ受信者の現在の所在地情報であることを特徴とする。

第１０の技術手段は、宛先毎に、当該宛先の属性情報を記録する宛先情報記録テーブルと、前記宛先の属性情報及び前記電子データに予め設定された属性情報に対応して、当該電子データの送信ルールが記録された送信ルールテーブルと、電子データを宛先毎に同報送信する機能を備えた電子データ送信装置で実行される電子データ送信方法において、前記宛先情報記録テーブルに記録された宛先の何れかに電子データを同報送信する場合、当該電子データに予め設定された属性情報、前記宛先情報記録テーブル、前記送信ルールテーブルを参照し、当該電子データの送信方法を決定し、前記決定された送信方法によって、電子データを同報送信することを特徴とする電子データ送信方法である。

本発明により、宛先（受信者）の役職や地位などの属性に応じて、当該宛先に送信する電子データに対して宛先毎に送信方法を決定することができ、電子データを同報送信する際の利便性が向上する。

（実施例１）
図１を参照し、本発明に係わる電子データ送信装置の概要を説明する。
図１（Ａ）は、電子データの送信先を示す宛先と、当該宛先毎の属性情報とが記録された宛先属性情報テーブル（宛先情報記録テーブル）５０の一例を示した図である。
５０ａは、宛先欄で、受信者の電子メールアドレス等の宛先が記録される。
５０ｂは、属性情報欄で、前記宛先（受信者）の属性情報、例えば役職名が記録される。

図１（Ｂ）は、前記宛先の属性情報及び前記電子データに予め設定された属性情報に対応して、当該電子データの送信ルールが記録された送信ルールテーブル５１の一例を示した図である。
５１ａの欄には、宛先属性情報テーブル５０の属性情報欄５０ｂに記録された宛先の属性情報が記録される。
５１ｂの軸には、セキュリティレベル等の、予め送信用電子データに設定されている電子データの属性情報に対応して、電子データの送信ルールが記録される。

送信ルールの一例として、送信用の電子データに、印刷方法などの付加情報（カラー／１−Ｕｐ印刷など）を設定する、電子データを送信する替わりに当該電子データの格納先ＵＲＬを送信する（Ｗｅｂ閲覧）、又は、電子データを送信しない（送信されない）等がある。

ユーザが、宛先Ａ〜宛先Ｆを指定して、セキュリティレベル（機密度Ａ〜機密度Ｃ、機密度なし）が設定された電子データを同報送信するように、本発明に係わる電子データ送信装置に指示すると、当該送信装置は、宛先属性情報テーブル５０及び送信ルールテーブル５１を参照し、図１（Ｃ）の送信テーブル５２に示すように、電子データの送信方法を決定する。

例えば、前記送信装置が、属性情報として機密度Ｃが設定されている電子データを宛先Ａ（管理職）に送信する場合には、当該電子データに付加情報として、印刷方法、例えば“カラー／１−Ｕｐ印刷”（印刷可）を設定し、送信する。
前記電子データの受信者は、設定された印刷方法によって、当該電子データを印刷することができる。

また、付加情報として、前記電子データの受信者による編集を可能／不可能にする編集可否情報を設定することもできる。
編集可の付加情報が設定された電子データの受信者は、当該電子データを編集することができるが、編集否（編集不可）の付加情報が設定された電子データの受信者は、当該電子データを編集することができない。
このように、宛先の属性情報に基づいて、受信者（宛先）の編集権限を設定することができる。その結果、特定受信者のみが電子データを編集できるようになるので、電子データの改ざんを抑制することができる。

同電子データをＩＴ管理者（宛先Ｂ）／一般社員（宛先Ｃ〜宛先Ｅ）に送信する場合には、当該電子データそのものは送信されずに当該電子データの格納先ＵＲＬを含む電子メールが送信される。
前記電子メールを受信したＩＴ管理者などは、前記ＵＲＬにアクセスすれば、前記電子データに係わる情報をブラウザで閲覧することができる（“Ｗｅｂ閲覧”）。なお、ブラウザで閲覧する場合には、印刷することはできない（印刷不可）。

派遣社員（宛先Ｆ）には、前記電子データ及び当該電子データの格納先ＵＲＬは送信されない。

図２は、上記の本発明に係わる電子データ送信装置１及び閲覧サーバ装置３の機能ブロック図である。電子データ送信装置１と閲覧サーバ装置３は、ネットワークＮを介して相互に接続しているものとする。

＜電子データ送信装置１＞
まず、電子データ送信装置１の機能ブロックについて説明する。
電子データ送信装置１は、画像形成装置、ＩＰファクシミリ、ＰＣ等の情報処理装置に搭載することができる。

１１は、インターネット等のネットワークＮに接続するインファーフェイスを提供するネットワークＩ／Ｆ、１２は、電子データ送信装置１を操作するためのテンキーやタッチパネル等から構成される操作部、１３は、電子データ送信装置１の状態情報などを表示する表示部である。

１４は、電子メール等により電子データの送受信を行う電子データ送受信部で、ＨＤＤ１７に記録された電子データを例えばＭＩＭＥ（Multipurpose Internet Mail Extension）に従ってエンコードすることによって電子メールを作成し（電子データを電子メールに添付）、ユーザが操作部１２を介して指定した宛先に送信する。また、前述のように、電子データが格納されたサーバのＵＲＬを含む電子メールを作成し、指定した宛先に送信する。

１５は、ＨＤＤ１７に記録された電子データに付加情報を設定する電子データ付加情報設定部である。付加情報の一例としては、前述のように、カラー／モノクロ、ｎ−ｕｐ等の印刷方法、編集可否情報がある。

なお、セキュリティレベル等の属性情報は、予め操作部１２を介して電子データに設定される。

１６は、各種制御情報などを記録するメモリ、ＨＤＤ１７は、ネットワークＮ等を介して電子データ送信装置１に入力された電子データ（送信用電子データ）などを記録する大容量記録装置である。
なお、ＨＤＤ１７には、氏名、役職、電子メールアドレス等が記録されたアドレス帳が記録されている。

１８は、各機能ブロックを制御する制御部である。

２１は、宛先属性情報記録部で、宛先属性情報テーブル５０を備え、操作部１２を介して入力された宛先、及び、宛先（受信者）の属性情報を当該テーブル５０に記録する。

２２は、送信ルール記録部で、操作部１２を介して入力された宛先の属性情報、及び、送信用電子データの送信ルールを送信ルールテーブル５１に記録する。

２３は、電子データ登録部で、ウェブ閲覧用の電子データ（送信用電子データ）を閲覧サーバ装置３に出力し、当該装置３に登録（格納）させる。
２４は、格納先情報記録部で、閲覧サーバ装置３に格納された前記送信用データの格納先情報（ＵＲＬ）を記録する。

２５は、電子データ属性情報検知部で、電子データに予め設定されている属性情報、例えば、セキュリティレベルを検知する。

２６は、送信方法決定部で、宛先属性情報テーブル５０に記録された宛先の何れかに電子データを同報送信する場合、宛先属性情報テーブル５０及び送信ルールテーブル５１を参照し、宛先毎の送信ルールに適合するように、宛先毎に、電子データの送信方法を決定する（図１（Ｃ）参照）。
電子データ送受信部１４は、前記決定された送信方法に基づき、電子データを同報送信する。

＜閲覧サーバ装置３＞
電子データを格納し、ユーザからの閲覧要求を受け付けると当該電子データを当該ユーザに閲覧させる閲覧サーバ装置３の機能ブロックについて説明する。
３１は、インターネット等のネットワークＮに接続するインファーフェイスを提供するネットワークＩ／Ｆ、３２は、閲覧サーバ装置３を操作するためのキーボード等から構成される操作部、３３は、閲覧サーバ装置３の状態情報などを表示する表示部である。

３４は、電子データ送信装置１の電子データ登録部２３が出力した、ウェブ閲覧用の電子データ（送信用電子データ）をＨＤＤ３５に記録（格納）する処理を実行する電子データ記録処理部である。
ＨＤＤ３５は、例えばウェブ閲覧用の電子データを記録する。

３６は、クライアントＰＣからの、ＨＤＤ３５に記録された電子データの閲覧要求（リクエスト）に応じて、当該電子データに係わる表示用情報を当該クライアントＰＣに送信するリクエスト処理部である。
３７は、各機能ブロックを制御する制御部である。

上記の電子データ送信装置１で実行される同報送信処理について詳細に説明する。
まず、ユーザが、ＨＤＤ１７に記録された送信用電子データを選択すると、電子データ属性情報検知部２５は、当該送信用電子データに設定されている属性情報（セキュリティレベル）を検知する。
送信方法決定部２６は、検知された属性情報、宛先属性情報テーブル５０及び送信ルールテーブル５１を参照し、宛先毎の送信ルールに適合するように、宛先毎に、電子データの送信方法を決定する（図１（Ｃ）参照）。

宛先毎の前記電子データの送信方法として、例えば、電子データに付加情報（カラー／１−Ｕｐ印刷）を設定すると決定した場合には、電子データ付加情報設定部１５は、送信用の電子データに付加情報として、カラー／１−Ｕｐ印刷を設定する。

その後、電子データ付加情報設定部１５によって付加情報が設定された電子データを送信するように電子データ送受信部１４に指示する。前記指示を受けた電子データ送受信部１４は、前記付加情報が設定された電子データを含む電子メールを作成し、対応する宛先に同報送信する。

また、送信方法としてＷｅｂ閲覧が決定された場合には、電子データ送信装置１の電子データ登録部２３は、対応する送信用電子データを、閲覧サーバ装置３に出力する。
前記送信用電子データを受信した閲覧サーバ装置３の電子データ記録処理部３４は、当該送信用電子データをＨＤＤ３５に登録（格納）する。

同時に、電子データ送信装置１の電子データ登録部２３は、前記電子データの格納先情報（ＵＲＬ）を、格納先情報記録部２４に記録する。

次いで、送信方法決定部２６は、電子データそのものは送信せずに替わりに当該電子データの格納先情報（ＵＲＬ）を格納先情報記録部２４から取得し、当該格納先情報含む電子メールを送信するように電子データ送受信部１４に指示する。前記指示を受けた電子データ送受信部１４は、電子データの格納先ＵＲＬを含む電子メールを作成し、対応する宛先に同報送信する。

格納先ＵＲＬを含む電子メールを受信したユーザは、当該ＵＲＬにブラウザ等を介してアクセスすれば、当該電子データを閲覧することができる。

上記のように電子メールを送信する場合、電子メールの本文部分（ｂｏｄｙ）に、送信方法決定部２６によって決定された送信方法に係る情報を記録してもよい。
例えば、“メール本文のＵＲＬをクリックすれば、電子データを閲覧することができます”等の説明文を記録する。

また、前記電子メールの本文部分に、前記電子データ付加情報設定部１５によって設定された付加情報を記録してもよい。
例えば、“添付された電子データはカラー印刷可能です”、“添付された電子データは編集可能です”等の説明文を記録する。
このようにすることで、受信者の利便性が向上する。

なお、電子データを送信しない（送信されない）と決定した場合には、対応する宛先には電子データを送信しない。

次に、上記電子データの送信方法の詳細を図３のフロー図を用いて説明する。
ユーザが、操作部１２を介して、ＨＤＤ１７に記録された送信用の電子データを選択し（ステップＳ１）、次いで、ＨＤＤ１７に記録されたアドレス帳から宛先を選択する（ステップＳ２）。

その後、操作部１２の電子データ送信ボタンを操作すると（ステップＳ３）、送信方法決定部２６は、電子データ属性情報検知部２５によって検知されたセキュリティレベル、及び、宛先属性情報テーブル５０及び送信ルールテーブル５１を参照し、宛先毎の送信ルールに適合するように、宛先毎に、電子データの送信方法を決定する（ステップＳ４）。

そして、送信方法決定部２６は、ステップＳ４で決定された電子データの送信方法に基づき、宛先毎に、電子データ（電子メール）を送信するように電子データ送受信部１４に指示する。前記送受信部１４は、指示に基づき、当該電子データを同報送信する（ステップＳ５）。
ステップＳ４で、送信方法としてＷｅｂ閲覧が決定された場合には、電子データの格納先ＵＲＬを含む電子メールを同報送信する。
なお、付加情報が設定された電子データの送信／電子データの格納先ＵＲＬを含む電子メールの送信と同時に、決定された送信方法に係わる情報を含む電子メールを同報送信するようにしてもよい。

ユーザなどは、操作部１２を介して送信ルールテーブル５１の送信ルールを変更することができる。
例えば、図４（Ａ）の送信ルールテーブル５１’に示したように、一般社員における機密度Ｃの送信ルールを“Ｗｅｂ閲覧”→“モノクロ／２−Ｕｐ印刷”に変更すると、図４（Ｂ）の送信テーブル５２’に示すように、一般社員における電子データの送信方法が一括して変更される。
このように、送信ルールを変更するだけで、宛先毎の送信ルールを一括変更することができ、ユーザの利便性が向上する。

（実施例２）
実施例１では、電子データの属性情報の一例として、セキュリティレベルを例示したが、その他にも、電子データの内容、例えば、帳票、名簿、会議資料を電子データの属性情報として予め設定してもよい。この場合、図５（Ａ）の送信ルールテーブル６１に示すような、送信ルールが記録される。

また、図５（Ｂ）の指定テーブル（個別送信ルールテーブル）６２に示すように、電子データの受信者（宛先）によって印刷方法などを予め指定することができる。
例えば、ある受信者は、常に、受信データをカラー、１−Ｕｐ印刷できるように指定する。また、他のある受信者は、電子データを受信して印刷を行わず、単に、Ｗｅｂ上で閲覧できるように指定する。なお、指定テーブル６２は、送信ルール記録部２２に記録される。

電子データ送信装置１は、送信ルールの制限下で、受信者の指定に沿うように電子データを送信する。

例えば、前記送信装置が、属性情報として“一般ドキュメント”が設定された電子データを宛先Ａ（管理職）に送信する場合、送信ルールテーブル６１によれば管理職の一般ドキュメントに対しては“制限なし”が記録され、指定テーブル６２によれば、“Ｗｅｂ閲覧”が指定されているので、送信方法決定部２６は、指定テーブル６２に沿って、送信方法として“Ｗｅｂ閲覧”を決定する。

また、前記電子データを宛先Ｃ（一般社員）に送信する場合、指定テーブル６２によれば、“印刷／カラー／１−Ｕｐ”が指定されているが、送信ルールテーブル６１によれば一般社員の一般ドキュメントに対しては“モノクロ／２−Ｕｐ印刷に限る”が記録されているので、送信ルールテーブル６１に沿って、当該電子データの付加情報に、“モノクロ／２−Ｕｐ印刷”を設定すると決定する。

以後、前述のように、決定した送信方法に基づき電子メールが同報送信される。

このようにすることで、印刷用紙、トナー等の印刷部材やコンピュータシステムの維持・管理などにかかる費用（ＴＣＯ）を削減するため、カラー印刷や通常印刷（１−Ｕｐ）などを制限する必要のある場合、電子データを送信する際に、印刷方法を付加情報として当該電子データに設定することができるので、印刷部材の削減を図ることができる。
また、帳票など１−Ｕｐで印刷したほうが見やすい文書などは、１−Ｕｐで印刷されるように予め設定されているので、受信者の利便性が向上する。さらに、予め印刷方法などを指定することができるので、受信者の利便性が向上する。

（実施例３）
実施例１及び実施例２では、宛先の属性情報として、宛先の属性として役職名（自社社員）を例示して説明したが、図６（Ａ）に示すように、電子データの受信者である他社の社員、及び、社員の現在の所在地情報を、宛先の属性情報として記録することもできる。
なお、図中のＡ株式会社は、自社であり、Ｂ株式会社は他社であるとする。

このように宛先属性情報を変更した場合、送信ルールを、例えば、図６（Ｂ）の送信ルールテーブル７２に示すようにする。
Ａ株式会社（自社）では、ＴＣＯを削減するため、カラー印刷やＮ−Ｕｐ印刷などを制限しているので、自社（Ａ株式会社）の社員にデータを送信する場合には、電子データの印刷方法としてモノクロ／２−Ｕｐが予め設定される。
他社のＢ株式会社の場合には、印刷方法を制限する必要はないので、カラー／１−Ｕｐが設定される。

また、社員の所在地情報に応じて送信方法が異なり、自社の社員が海外出張中の場合には送信しないようにルールが決められている。

ユーザが、宛先Ａ〜宛先Ｄを指定して、セキュリティレベルが設定された電子データを同報送信するように、本発明に係わる電子データ送信装置１に指示すると、当該送信装置１の送信方法決定部２６は、複数種類の属性情報が記録された宛先属性情報テーブル７１及び送信ルールテーブル７２を参照し、図６（Ｃ）の送信テーブル７３に示すように、電子データの送信方法を決定する。

（実施例４）
他にも、電子データに複数種類の属性情報を設定することができる。
図７（Ａ）は、他の宛先属性情報テーブル８１を示した図、同（Ｂ）は、送信ルールテーブル８２の一例を示した図である。

例えば、名簿などの個人情報が含まれる電子データの場合、当該電子データに設定されるセキュリティレベルが低くても、個人情報が含まれることから、当該電子データは所定の役職以下の社員には送信されるべきではないと考えられる。

そこで、送信ルールテーブル８２に示すように、電子データに複数種類の属性情報、例えば“機密度による制限”、及び、“名簿送信の制限”の２種類を設定し、何れの属性情報（制限）を優先するかを指定する。

ユーザが、宛先Ａ〜宛先Ｄを指定して、例えば、属性情報として機密度Ｂ及び名簿が設定された電子データを同報送信するように、本発明に係わる電子データ送信装置１に指示すると、当該送信装置１の送信方法決定部２６は、前記電子データに設定されている優先順位が一番高い属性情報、宛先属性情報テーブル８１及び送信ルールテーブル８２を参照し、図７（Ｃ）の送信テーブル８３に示すように、電子データの送信方法を決定する。以後、決定された送信方法に基づき電子データ送受信部１４によって電子メールが作成され、所定の宛先に送信される。

機密度の上では、宛先Ｂにも送信されるはずであるが、このドキュメントは名簿であるため、宛先Ａにしか送信されない。なお、「送信されない（送信しない）」の方が「制限なし」よりも制限が強い（優先順位が高い）ため、属性間の優先順位も送信ルールの優先順位もどちらも設定しない場合でも、送信方法は本実施例と同じとなる。

（その他）
電子データ送信装置１と閲覧サーバ装置３とを一体にしてもよい。他にも、閲覧サーバ装置３のＨＤＤ３５に送信用の全電子データを格納し、文書サーバ装置として閲覧サーバ装置３を機能させてもよい。
宛先属性として他にも、所属部門、勤務地、関連プロジェクト等を宛先属性テーブルに記録してもよいし、複数種類をくみあわせてもよい。
電子データの付加情報として、使用目的、有効期限などを記録（設定）してもよいし、複数種類をくみあわせてもよい。

宛先属性情報テーブル、送信ルールテーブル、送信テーブルの一例である。電子データ送信装置及び閲覧サーバ装置の機能ブロック図である。送信方法決定処理を説明するためのフロー図である。送信ルールテーブル、送信テーブルの他の例である。送信ルールテーブル、指定テーブル、送信テーブルの一例である。宛先属性情報テーブル、送信ルールテーブル、送信テーブルの他の例である。宛先属性情報テーブル、送信ルールテーブル、送信テーブルの他の例である。

符号の説明

１…電子データ送信装置、１１…ネットワークＩ／Ｆ、１２…操作部、１３…表示部、１４…電子データ送受信部、１５…電子データ付加情報設定部、１６…メモリ、１７…ＨＤＤ、１８…制御部、２１…宛先属性情報記録部、２２…送信ルール記録部、２３…電子データ登録部、２４…格納先情報記録部、２５…電子データ属性情報検知部、２６…送信方法決定部、３…閲覧サーバ装置、３１…ネットワークＩ／Ｆ、３２…操作部、３３…表示部、３４…電子データ記録処理部、３５…ＨＤＤ、３６…リクエスト処理部、３７…制御部、５０，７１，８１…宛先属性情報テーブル、５１，５１’，６１，７２，８２…送信ルールテーブル、５２，５２’，６３，７３，８３…送信テーブル、６２…指定テーブル。

Claims

電子データを宛先毎に同報送信する機能を備えた電子データ送信装置において、
宛先毎に、当該宛先の属性情報を記録する宛先情報記録テーブルと、
前記宛先の属性情報及び前記電子データに予め設定された属性情報に対応して、当該電子データの送信ルールが記録された送信ルールテーブルと、
前記宛先情報記録テーブルに記録された宛先の何れかに電子データを同報送信する場合、当該電子データに予め設定された属性情報、前記宛先情報記録テーブル、前記送信ルールテーブルを参照し、当該電子データの送信方法を決定する送信方法決定部とを備え、
前記決定された送信方法に基づき、電子データを同報送信することを特徴とする電子データ送信装置。
前記電子データを格納し、ユーザからの閲覧要求を受け付けると当該電子データを当該ユーザに閲覧させるサーバ装置と、前記サーバ装置に格納された、前記電子データの格納先情報を記録する記録部を備え、
前記送信方法決定部が、宛先毎の前記電子データの送信方法として、Ｗｅｂ閲覧を決定した場合、宛先毎に電子データを送信する替わりに当該電子データの格納先情報を送信することを特徴とする請求項１に記載の電子データ送信装置。
前記サーバ装置は、送信する全電子データを格納する文書サーバ機能、又は、ユーザからの閲覧要求に応じて前記送信する電子データをユーザに閲覧させる閲覧サーバ機能を備えたことを特徴とする請求項２に記載の電子データ送信装置。
前記送信方法決定部が、宛先毎の前記電子データの送信方法として、当該電子データに付加情報を設定して送信すると決定した場合、当該電子データに前記決定された付加情報を設定して、宛先毎に送信することを特徴とする請求項１に記載の電子データ送信装置。
前記付加情報は、前記電子データの印刷方法であることを特徴とする請求項４に記載の電子データ送信装置。
前記付加情報は、前記電子データの編集可否情報であることを特徴とする請求項４に記載の電子データ送信装置。
前記電子データを電子メールに添付して、宛先毎に当該電子メールを送信することを特徴とする請求項１〜６の何れかに記載の電子データ送信装置。
前記決定された送信方法に係る情報、前記付加情報を前記電子メールの本文部分に記録して、宛先毎に当該電子メールを送信することを特徴とする請求項７に記載の電子データ送信装置。
前記宛先の属性情報は、電子データ受信者の現在の所在地情報であることを特徴とする請求項１〜８の何れかに記載の電子データ送信装置。
宛先毎に、当該宛先の属性情報を記録する宛先情報記録テーブルと、前記宛先の属性情報及び前記電子データに予め設定された属性情報に対応して、当該電子データの送信ルールが記録された送信ルールテーブルと、電子データを宛先毎に同報送信する機能を備えた電子データ送信装置で実行される電子データ送信方法において、
前記宛先情報記録テーブルに記録された宛先の何れかに電子データを同報送信する場合、当該電子データに予め設定された属性情報、前記宛先情報記録テーブル、前記送信ルールテーブルを参照し、当該電子データの送信方法を決定し、前記決定された送信方法によって、電子データを同報送信することを特徴とする電子データ送信方法。