JP2010061564A - Voucher registration system, management server, method for associating voucher and business with each other, and program - Google Patents
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Abstract
Description
本発明は、証憑を電子化して保存する証憑登録システム、管理サーバ、証憑業務対応付方法、および、プログラムに関する。 The present invention relates to a voucher registration system, a management server, a voucher business association method, and a program for digitizing and storing a voucher.
J−SOX(日本版金融商品取引法)の施行により、上場企業には、財務報告の信頼性を示すために、各種取引における会計データなどの業務データ(ワークフローデータ)と対応する証憑とを照合する作業(統制作業)を行い、監査の際に、統制作業記録を短期間のうちに提出できる体制を整えておくことが求められる。
一般的に、上場企業は事業規模や組織が大きいため、それに比例して会計データ、および、証憑の量は膨大になる。また、証憑は紙であり、事業活動が営まれるどの部門でも発生するため、その種類も多岐に渡る。そのため、監査の際に、業務データに対応した証憑を短期間で探し出す作業には、業務に習熟した作業者による、多大な労力が必要であった。
With the enforcement of the J-SOX (Japan Financial Instruments and Exchange Act), listed companies are collated with business data (workflow data) such as accounting data in various transactions and corresponding vouchers to show the reliability of financial reports. It is required to have a system in place to perform the work (control work) to be performed and to submit the control work record in a short time during the audit.
In general, listed companies have a large business scale and organization, so the amount of accounting data and voucher is proportionally large. In addition, vouchers are paper and occur in every department where business activities are carried out, so there are a wide variety of types. For this reason, a great deal of labor by workers who are proficient in the work is required to quickly find a voucher corresponding to the work data during the audit.
特許文献1には、証憑などのドキュメントをスキャナなどで読み込んで電子化して保存することについて記載されている。しかしながら、特許文献1のように、単純に電子化して保存しただけでは、証憑がどの業務データと関連付いているのかを把握することができず、監査の際に、やはり作業者は業務データに対応する証憑を探し出す作業が必要となり、業務に習熟した作業者による、多大な労力が必要となる。
本発明は、上記実情に鑑みてなされたものであり、証憑を簡単に業務データと関連付けて登録することができる、証憑登録システム、管理サーバ、証憑業務対応付方法、および、プログラムを提供することを目的とする。 The present invention has been made in view of the above circumstances, and provides a voucher registration system, a management server, a voucher business correspondence method, and a program capable of easily registering a voucher in association with business data. With the goal.
上記目的を達成するため、本発明の第1の観点に係る証憑登録システムは、
複合画像処理装置と、ネットワークを介して前記複合画像処理装置と接続され、事業体で行われた各種業務の処理単位毎に該業務を特定する情報を少なくとも含んだ業務情報を記憶する業務情報記憶手段を備える管理サーバと、から構成される証憑登録システムであって、
前記複合画像処理装置は、
ユーザから、電子化したい証憑を、該証憑のタイトルを表すタイトル情報および該ユーザを識別するユーザ識別情報とともに受け付ける、証憑受付手段と、
前記証憑受付手段で受け付けた証憑の表示内容を読み取り、該表示内容に基づく電子証憑データを作成する電子証憑データ作成手段と、
前記電子証憑データ作成手段で作成した電子証憑データと、前記証憑受付手段で受け付けたタイトル情報、および、ユーザ識別情報とを、前記管理サーバに送信する送信手段と、を備え、
前記管理サーバは、
前記複合画像処理装置から受信した電子証憑データとタイトル情報とユーザ識別情報とを対応付けて記憶する電子証憑記憶手段と、
ユーザから関連付けたい証憑と業務との指定を受け付け、指定された証憑に対応する前記電子証憑記憶手段に記憶されている電子証憑データと、指定された業務に対応する前記業務情報記憶手段に記憶されている業務情報と、を対応付ける証憑業務対応付手段と、を備える、
ことを特徴とする。
In order to achieve the above object, a voucher registration system according to the first aspect of the present invention includes:
Business information storage for storing business information including at least information for identifying the business for each business processing unit connected to the composite image processing device via a network and the composite image processing device. A voucher registration system comprising a management server comprising means,
The composite image processing apparatus includes:
Voucher accepting means for accepting a voucher to be digitized from a user together with title information indicating the title of the voucher and user identification information for identifying the user;
Electronic voucher data creating means for reading the display content of the voucher received by the voucher receiving means and creating electronic voucher data based on the display content;
Transmission means for transmitting the electronic voucher data created by the electronic voucher data creation means, the title information received by the voucher reception means, and user identification information to the management server,
The management server
Electronic voucher storage means for storing electronic voucher data received from the composite image processing apparatus, title information, and user identification information in association with each other;
The user receives designation of the voucher and business to be associated from the user, and stores the electronic voucher data stored in the electronic voucher storage means corresponding to the designated voucher and the business information storage means corresponding to the designated business. A voucher business correspondence means for correlating business information with
It is characterized by that.
前記証憑業務対応付手段は、
ユーザから関連付けたい証憑の指定を受け付けた際に、前記業務情報記憶手段に記憶されている業務情報を所定の情報でソートしたビューを作成して表示してもよい。
The voucher business correspondence means is:
When designation of a voucher desired to be associated is received from a user, a view in which business information stored in the business information storage means is sorted by predetermined information may be created and displayed.
前記証憑受付手段は、ユーザから証憑を電子化するための設定情報を受け付け、
前記電子証憑データ作成手段は、受け付けた設定情報に基づいて証憑を電子化してもよい。
The voucher receiving means receives setting information for digitizing the voucher from the user,
The electronic voucher data creation means may digitize the voucher based on the received setting information.
上記目的を達成するため、本発明の第2の観点に係る管理サーバは、
事業体で行われた各種業務の処理単位毎に該業務を特定する情報を少なくとも含んだ業務情報を記憶する業務情報記憶手段と、
ネットワークを介して複合画像処理装置から、証憑を電子化して作成された電子証憑データと、該証憑のタイトルを表すタイトル情報と、ユーザを識別するユーザ識別情報とを受信する受信手段と、
前記受信手段で受信した電子証憑データと、タイトル情報と、ユーザ識別情報とを対応付けて記憶する、電子証憑記憶手段と、
ユーザから関連付けたい証憑と業務との指定を受け付け、指定された証憑に対応する前記電子証憑記憶手段に記憶されている電子証憑データと、指定された業務に対応する前記業務情報記憶手段に記憶されている業務情報と、を対応付ける証憑業務対応付手段と、
を備える、
ことを特徴とする。
In order to achieve the above object, the management server according to the second aspect of the present invention provides:
Business information storage means for storing business information including at least information specifying the business for each processing unit of various business performed by the business entity;
Receiving means for receiving electronic voucher data created by digitizing the voucher, title information indicating the title of the voucher, and user identification information for identifying the user from the composite image processing apparatus via the network;
Electronic voucher storage means for storing the electronic voucher data received by the receiving means, title information, and user identification information in association with each other;
The user receives designation of the voucher and business to be associated from the user, and stores the electronic voucher data stored in the electronic voucher storage means corresponding to the designated voucher and the business information storage means corresponding to the designated business. A voucher business correspondence means for associating business information with
Comprising
It is characterized by that.
上記目的を達成するため、本発明の第3の観点に係る証憑業務対応付方法は、
事業体で行われた各種業務の処理単位毎に該業務を特定する情報を少なくとも含んだ業務情報を記憶する業務情報記憶ステップと、
ネットワークを介して複合画像処理装置から、証憑を電子化して作成された電子証憑データと、該証憑のタイトルを表すタイトル情報と、ユーザを識別するユーザ識別情報とを受信する受信ステップと、
前記受信ステップで受信した電子証憑データと、タイトル情報と、ユーザ識別情報とを対応付けて記憶する、電子証憑記憶ステップと、
ユーザから関連付けたい証憑と業務との指定を受け付け、指定された証憑に対応する前記電子証憑記憶ステップに記憶されている電子証憑データと、指定された業務に対応する前記業務情報記憶ステップに記憶されている業務情報と、を対応付ける証憑業務対応付ステップと、を備える、
ことを特徴とする。
In order to achieve the above object, the voucher business handling method according to the third aspect of the present invention comprises:
A business information storage step for storing business information including at least information for identifying the business for each processing unit of various business performed by the business entity;
A receiving step for receiving electronic voucher data created by digitizing the voucher, title information representing the title of the voucher, and user identification information for identifying the user from the composite image processing apparatus via the network;
An electronic voucher storage step for storing the electronic voucher data received in the receiving step, title information, and user identification information in association with each other;
The user receives designation of the voucher and business to be associated from the user, and stores the electronic voucher data stored in the electronic voucher storage step corresponding to the designated voucher and the business information storage step corresponding to the designated business. A voucher business correspondence step for associating business information with
It is characterized by that.
上記目的を達成するため、本発明の第4の観点に係るプログラムは、
コンピュータを、
事業体で行われた各種業務の処理単位毎に該業務を特定する情報を少なくとも含んだ業務情報を記憶する業務情報記憶手段、
ネットワークを介して複合画像処理装置から、証憑を電子化して作成された電子証憑データと、該証憑のタイトルを表すタイトル情報と、ユーザを識別するユーザ識別情報とを受信する受信手段、
前記受信手段で受信した電子証憑データと、タイトル情報と、ユーザ識別情報とを対応付けて記憶する、電子証憑記憶手段、
ユーザから関連付けたい証憑と業務との指定を受け付け、指定された証憑に対応する前記電子証憑記憶手段に記憶されている電子証憑データと、指定された業務に対応する前記業務情報記憶手段に記憶されている業務情報と、を対応付ける証憑業務対応付手段、
として機能させる、ことを特徴とする。
In order to achieve the above object, a program according to the fourth aspect of the present invention provides:
Computer
Business information storage means for storing business information including at least information identifying the business for each processing unit of various business performed by the business entity;
Receiving means for receiving electronic voucher data created by digitizing a voucher, title information indicating the title of the voucher, and user identification information for identifying a user from a composite image processing apparatus via a network;
Electronic voucher storage means for storing the electronic voucher data received by the receiving means, title information, and user identification information in association with each other;
The user receives designation of the voucher and business to be associated from the user, and stores the electronic voucher data stored in the electronic voucher storage means corresponding to the designated voucher and the business information storage means corresponding to the designated business. Voucher correspondence means for associating business information with
It is made to function as.
本発明によれば、証憑を簡単に業務データと関連付けて登録することができる。 According to the present invention, a voucher can be easily registered in association with business data.
以下、本発明に係る証憑管理システム100の一実施形態について図面を参照して説明する。
Hereinafter, an embodiment of a
図1に示すように、証憑管理システム100は、MFP(Multi-Function
Peripheral)1と、管理サーバ2とが、ネットワーク3を介して相互に接続された構成を有している。
As shown in FIG. 1, the
Peripheral) 1 and
MFP1は、コピー、ファクシミリ、スキャナなどのMFPの基本機能に加えて、証憑を電子化して登録する機能を備える。MFP1は、図2に示すように、制御部110、RAM(Random Access Memory)111、ROM(Read Only
Memory)112、記憶部113、外部メディアI/F(InterFace)114、I/F(InterFace)115、通信部116、印刷部117、スキャナ部118、システムバス119、ドライブ装置120、メモリカード121、表示装置122、および、タッチパネル123を備える。
The MFP 1 has a function of digitizing and registering a voucher in addition to the basic functions of the MFP such as copying, facsimile, and scanner. As shown in FIG. 2, the
Memory) 112,
制御部110は、CPU(Central Processing Unit)等から構成されており、MFP1の全体の制御を行う。また、制御部110は、記憶部113にあらかじめインストールされた所定のアプリケーションプログラム(例えば、画面表示アプリケーション等)をRAM111に展開し、該アプリケーションプログラムを実行することにより、証憑を登録するための処理を実行する。尚、本実施の形態では、上述したアプリケーションプログラムは記憶部113に格納されるが、ROM112に格納されていてもよい。
The
RAM(Random Access Memory)111は、制御部110が行う処理に必要なデータ(例えば、証憑を電子化した電子ファイル等)を格納する揮発性メモリである。また、RAM111は、制御部110が処理を実行するためのワークエリアとなる。
A RAM (Random Access Memory) 111 is a volatile memory that stores data (for example, an electronic file obtained by digitizing a voucher) necessary for processing performed by the
ROM(Read Only Memory)112は、制御部110がMFP1全体の制御を行うためのプログラム等を格納する不揮発性メモリである。
A ROM (Read Only Memory) 112 is a non-volatile memory that stores a program and the like for the
記憶部113はHDD(Hard Disk Drive)等から構成され、制御部110が所定の処理を実行するために必要なデータ等を格納する。また、記憶部113は、MFP1が証憑登録処理を実行するためのソフトウェアアプリケーションを格納する。なお、このソフトウェアアプリケーションは、図9(A)、(B)に示すような、表示装置122に表示させるための画像データも含む。
The
図2に戻り、外部メディアI/F114は、CD、DVD等のディスク状記録媒体のドライブ装置120、USBメモリ等のメモリカード121からのデータの読みだし、およびメモリカード121へのデータの書き込みを行うためのインタフェースである。
Returning to FIG. 2, the external media I /
I/F(InterFace)115は、制御部110からの表示データを表示装置122に供給し、タッチパネル123からの入力データを制御部110に供給する。
なお、I/F115は、キーボード、マウス等の入力装置とのインタフェース機能を含んでいてもよい。
表示装置122は、ドットマトリクスタイプの液晶表示装置等から構成され、MFP1の出力装置の1つを構成し、任意の文字、記号、数字、図形、操作メニュー等を表示する。
タッチパネル123は、接触式の入力装置であり、表示装置122と積層され、タッチパネル式表示装置を構成する。
An I / F (InterFace) 115 supplies display data from the
The I /
The
The
通信部116は、NIC(Network Interface Card)やモデム等を備え、ネットワーク3との間で、TCP/IPプロトコルに基づく通信を行い、また、電話回線網4との間でファクシミリ通信を行う。通信部116は、例えばモデム装置や赤外線通信装置等を含んでいてもよい。なお、ファクシミリ機能を備えないMFP1については、電話回線網4に接続されなくてもよい。
The
印刷部117は、証憑等を印刷する印刷装置を含む。すなわち、ユーザは、例えば前記タッチパネル123等の入力装置を用いて操作することによって、所望の証憑などを電子化した電子ファイルのデータを印刷することができる。また、印刷部117は、紙の文書・絵・写真などを複写(コピー)する機能を持つ装置を含む。
The
スキャナ部118は、証憑を読み込み、デジタルデータに変換して保存できるスキャナを含む。
The
システムバス119は、制御部110、RAM111、ROM112、記憶部113、外部メディアI/F114、I/F115、通信部116、印刷部117、及び、スキャナ部118との間で命令やデータを転送するための伝送経路である。
The
MFP1の具体的な概観を図3に示す。MFP1は、給紙部、プリントエンジン等を備え印刷・複写ができる印刷部117、スキャナの機能を持つスキャナ部118、ファクシミリ・通信の機能を持つ通信部116(図示せず)を備えている。
A specific overview of the
管理サーバ2は、会社の各種業務を管理するためのサーバである。
図4に示すように、管理サーバ2は、制御部210、RAM211、ROM212、記憶部213、表示部214、入力部215、通信部216、及び、システムバス217を備える。
The
As illustrated in FIG. 4, the
制御部210は、CPU(Central Processing Unit)等から構成されており、管理サーバ2の全体の制御を行う。
The
RAM(Random Access Memory)211は、制御部210が行う処理に必要なデータを格納する揮発性メモリである。
A RAM (Random Access Memory) 211 is a volatile memory that stores data necessary for processing performed by the
ROM(Read Only Memory)212は、制御部210が管理サーバ2全体の制御を行うためのプログラム等を格納する不揮発性メモリである。
A ROM (Read Only Memory) 212 is a non-volatile memory that stores a program and the like for the
記憶部213は、ハードディスク装置などから構成され、制御部210が実行するためのプログラムや、各業務に対応した業務アプリケーションを記憶する。また、記憶部213は、社員DB2131、証憑管理DB2132、ワークフロー管理DB2133を備える。以下にこれらデータベースの構成例について説明する。
The
社員DB2131は、会社に属する社員に関する各種の属性情報を予め記憶している。具体的には、社員DB2131は、図5に示すように、社員番号をキーとして、氏名、所属、電話番号、メールアドレスなどを記憶する。
The
証憑管理DB2132は、MFP1がスキャンした証憑の画像データ、および、証憑に関連する情報を記憶する。具体的には、証憑管理DB2132は、図6に示すように、証憑のID(証憑ID)をキーとして、スキャンした証憑の画像データと、証憑を登録(スキャン)した日付(登録日)と、証憑のタイトルと、証憑を登録した社員(作成者)の社員番号、氏名(ローマ字、漢字、含む)と、ワークフローIDとを記憶する。
ワークフローIDは、当該証憑に対応する業務(ワークフロー)を識別するためのIDである。例えば、図6より、証憑ID「E0001」の証憑には、ワークフローID「1234」の業務(ワークフロー)が対応していることがわかる。
The
The workflow ID is an ID for identifying a business (workflow) corresponding to the voucher. For example, FIG. 6 shows that the voucher with the voucher ID “E0001” corresponds to the work (workflow) with the workflow ID “1234”.
ワークフロー管理DB2133は、会社で行われる種々の業務(ワークフロー)に関する情報を、業務の単位毎に記憶する。具体的には、図7に示すように、ワークフロー管理DB2133は、ワークフローIDをキーとして、業務の名称(タイトル)と、業務の対象となる顧客名と、業務の発生日と、業務に対応する証憑IDなどを記憶する。
証憑IDは、当該ワークフローに対応する証憑を識別するためのIDである。例えば、図7より、ワークフローID「9999」のワークフローには、証憑ID「E0099」の証憑が対応していることがわかる。
The
The voucher ID is an ID for identifying a voucher corresponding to the workflow. For example, FIG. 7 shows that the voucher with the voucher ID “E0099” corresponds to the workflow with the workflow ID “9999”.
表示部214は、LCD(Liquid Crystal Display)等の出力装置を含む。入力部215は、任意のデータ・情報を入力する。
The
通信部216は、NIC(Network Interface Card)等から構成されており、管理サーバ2をネットワーク3に接続するためのインタフェースである。通信部216は、例えばモデム装置や赤外線通信装置等を含んでいてもよい。
The
システムバス217は、制御部210、RAM211、ROM212、記憶部213、表示部214、入力部215、通信部216、の間で命令やデータを転送するための伝送経路である。
The
次に、以上のように構成された本実施形態に係る証憑管理システム100が実施する処理について説明する。まず、証憑を電子化して登録する処理(証憑登録処理)について、図8のフローチャートを参照して、以下説明する。
Next, processing executed by the
まず、ユーザ(社員)は、MFP1のタッチパネル123を操作して、所定のメニュー一覧画面等から、証憑登録メニューを選択する操作を行う。この操作に応答して、制御部110は、図9(A)に示すような、証憑登録画面を表示装置122に表示させる(ステップS101)。
First, the user (employee) operates the
ユーザは、証憑登録画面を介して、証憑のタイトルと自身の社員番号とを、タッチパネル123を操作して入力し、確定のための操作(図9(A)であれば、「OK」ボタンをタッチする操作)を行う。なお、証憑を取り込むための各種設定情報(色・色調、原稿セット箇所、読取サイズ、解像度、ファイルの種類)を変更したい場合には、画面上の該当する設定項目のプルダウンメニューから適宜選択する。そして、制御部110は、確定の操作に応じて、図9(B)に示す、証憑のスキャンを指示する画面(スキャン指示画面)を表示装置122に表示させる(ステップS102)。
The user inputs the title of the voucher and his / her employee number via the
続いて、ユーザは、スキャン指示画面の指示に従って、登録をする証憑をスキャナ部118にセットし、読み取りを指示する操作(図9(B)であれば、「スキャン開始」ボタンをタッチする操作)を行う。制御部110は、該操作に応じて、セットされている証憑をスキャナ部118に読み取らせる。スキャナ部118は、セットされている証憑を、証憑登録画面で設定した各種設定情報に従った形式で読み取り電子化した証憑データを生成する(ステップS103)。
Subsequently, the user sets a voucher to be registered in the
続いて、制御部110は、作成した証憑データと、証憑登録画面上で入力したタイトル、社員番号とを含んだ証憑登録要求を、通信部116からネットワーク3を介して、管理サーバ2に送信する(ステップS104)。
Subsequently, the
管理サーバ2の制御部210は、証憑登録要求を受信すると(ステップS105)、証憑IDを作成(採番)する(ステップS106)。
When receiving the voucher registration request (step S105), the
続いて、制御部210は、受信した証憑登録要求に含まれる社員番号で社員DB2131を検索して、当該社員番号を有する社員に関する情報(例えば、所属、社員氏名(漢字、ローマ字含む))を取得する(ステップS107)。
Subsequently, the
続いて制御部210は、ステップS106で作成した証憑IDと、受信した証憑登録要求に含まれる証憑データ、タイトル、社員番号と、ステップS107で取得した社員に関する情報とを対応付けて、証憑管理DB2132に登録する(ステップS108)。以上で証憑登録処理は終了する。なお、この段階では、ステップS108で登録される認証管理DB2132のエントリのワークフローIDは空欄である。
Subsequently, the
このように、ユーザは、MFP1から、社員番号とタイトルを入力して、証憑をスキャナ部118に読み込ませるという比較的簡単な操作を行うだけで、容易に、作成者である社員と証憑とを関連付けて登録することができる。
In this way, the user can easily enter the employee number and the voucher by entering the employee number and title from the
続いて、前述した証憑登録処理によって電子化されて登録された証憑データと、ワークフローデータとを関連付ける処理(証憑・WF関連付処理)の動作について、図10のフローチャートを参照して説明する。 Next, the operation of the process (voucher / WF association process) for associating the voucher data electronically registered by the voucher registration process and the workflow data (voucher / WF association process) will be described with reference to the flowchart of FIG.
まず、ユーザ(社員)は、管理サーバ2の入力部215を操作して、統制記録や会計データを管理する業務アプリケーションを起動させる。そして、該アプリケーションのメニュー画面等から、ワークフロー管理DB2133のエントリを一覧表示させるための操作を行う。制御部210は、該操作に応答して、表示部214にワークフロー管理DB2133のエントリを一覧表示させる(ステップS201)。
First, the user (employee) operates the
続いて、ユーザは、証憑に関連付ける業務(ワークフロー)のエントリを、一覧表示されているなかからクリックする等して選択する。制御部210は、上記選択操作に応答して、選択されたエントリのワークフローIDを一時的にRAM211に記憶するとともに(ステップS202)、証憑管理DB2132に記憶されているエントリを社員氏名(ローマ字)でソートしたビュー(証憑一覧ビュー)を作成する(ステップS203)。なお、この証憑一覧ビューは、事前に作成しておいてもよい。
続いて、制御部210は、作成した証憑一覧ビューを、図11に示すように、表示部214に表示させる(ステップS204)。
Subsequently, the user selects an entry of a work (workflow) to be associated with the voucher by clicking on the entry from the list. In response to the selection operation, the
Subsequently, the
続いて、ユーザは、証憑一覧ビューから、適宜画面上のスクロールバーなどを操作して、ステップS201で表示させた一覧から選択したワークフローに関連付けたい証憑を選択する操作を行う(ステップS205)。制御部210は、この選択操作に応答して、ステップS202で一時的にRAM211に記憶したワークフローIDが示すワークフローと、選択した証憑データとを関連付ける処理を行う(ステップS206)。具体的には、制御部210は、証憑一覧ビューから選択した証憑に対応する証憑管理DB2132のエントリに含まれるワークフローIDに、ステップS202で一時記憶したワークフローIDを登録する。また、制御部210は、ステップS202で一時記憶したワークフローIDをキーに持つワークフロー管理DB2133のエントリに含まれる証憑IDに、証憑一覧ビューから選択した証憑の証憑IDを登録する。
以上で、証憑・WF関連付処理は終了する。このように、ユーザは、比較的簡単な操作で、証憑と、ワークフローデータとを相互に対応付けることができる。
Subsequently, the user performs an operation of selecting a voucher to be associated with the workflow selected from the list displayed in step S201 by appropriately operating a scroll bar on the screen from the voucher list view (step S205). In response to this selection operation, the
This is the end of the voucher / WF association process. In this way, the user can associate the voucher and the workflow data with each other with a relatively simple operation.
このように、本実施形態では、証憑データをMPFから簡単に電子ファイルとして登録でき、また管理サーバから簡単にワークフローデータと相互に関連付けることが可能となる。 Thus, in this embodiment, voucher data can be easily registered as an electronic file from the MPF, and can be easily correlated with workflow data from the management server.
なお、本発明は、本実施形態に限定されず、種々の変形、応用が可能である。
例えば、ステップS203で証憑を社員氏名でソートした証憑一覧ビューを作成したが、証憑を登録日や社員番号等の他の項目でソートした証憑一覧ビューを代わりに作成してもよい。また、証憑一覧ビューを作成しないで、証憑管理DB2132の内容をそのまま一覧表示させてもよい。
In addition, this invention is not limited to this embodiment, A various deformation | transformation and application are possible.
For example, although the voucher list view in which the vouchers are sorted by the employee name is created in step S203, a voucher list view in which the vouchers are sorted by other items such as the registration date and the employee number may be created instead. Further, the
また、本実施形態では、図10で説明した証憑・WF関連付処理において、ワークフローを選択した後、選択したワークフローに関連付ける証憑を選択したが、先に証憑を選択した後、選択した証憑に関連付けるワークフローを選択するようにしてもよい。 In this embodiment, in the voucher / WF association process described with reference to FIG. 10, after selecting a workflow, a voucher to be associated with the selected workflow is selected. However, after selecting a voucher first, the voucher is associated with the selected voucher. A workflow may be selected.
また、本実施形態では、関連付けたい証憑とワークフローとのIDを、ワークフロー管理DB2133、証憑管理DB2132の対応するエントリに含まれる証憑IDとワークフローIDに登録することで関連付けを行ったが、関連付けたい証憑とワークフローとを対応付けるための図12に示すような関連付テーブルに、該関連付テーブルに関連付けたい証憑とワークフローとのIDを登録することで、関連付けを行ってもよい。
In this embodiment, the ID of the voucher to be associated with the workflow is registered by registering the ID of the voucher and the workflow in the corresponding entries in the
また、上記実施の形態では、MFP1、管理サーバ2の動作プログラムがメモリ等に予め記憶されているものとして説明した。しかし、上述の処理動作を実行させるためのプログラムを、フレキシブルディスク、CD−ROM(Compact Disk Read-Only Memory)、DVD(Digital
Versatile Disk)、MO(Magneto-Optical disk)等のコンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納して配布し、そのプログラムをMFP1、管理サーバ2のそれぞれにインストールすることにより、上述の処理動作を実行をする装置を構成してもよい。
In the above embodiment, the operation programs of the
The above-described processing operation is executed by storing and distributing it in a computer-readable recording medium such as Versatile Disk (MO) or MO (Magneto-Optical disk) and installing the program in each of the
また、プログラムをインターネット等の通信ネットワーク上の所定のサーバ装置が有するディスク装置等に格納しておき、例えば、搬送波に重畳させて、MFP1や管理サーバ2にダウンロード等するようにしてもよい。さらに、通信ネットワークを介してプログラムを転送しながら起動実行することによっても、上述の処理を達成することができる。
Further, the program may be stored in a disk device or the like of a predetermined server device on a communication network such as the Internet, and may be downloaded to the
図1〜図7に示したシステム及びデータの構成、図8、図10に示した処理手順等は一例であり、同様の機能と処理を実現できるならば、任意に変更可能である。 The system and data configurations shown in FIGS. 1 to 7 and the processing procedures shown in FIGS. 8 and 10 are examples, and can be arbitrarily changed as long as similar functions and processing can be realized.
1 MFP
2 管理サーバ
3 ネットワーク
4 電話回線網(ファクシミリ回線網)
100 証憑管理システム
1 MFP
2 management server
3 network
4 Telephone network (facsimile network)
100 voucher management system
Claims (6)
前記複合画像処理装置は、
ユーザから、電子化したい証憑を、該証憑のタイトルを表すタイトル情報および該ユーザを識別するユーザ識別情報とともに受け付ける、証憑受付手段と、
前記証憑受付手段で受け付けた証憑の表示内容を読み取り、該表示内容に基づく電子証憑データを作成する電子証憑データ作成手段と、
前記電子証憑データ作成手段で作成した電子証憑データと、前記証憑受付手段で受け付けたタイトル情報、および、ユーザ識別情報とを、前記管理サーバに送信する送信手段と、を備え、
前記管理サーバは、
前記複合画像処理装置から受信した電子証憑データとタイトル情報とユーザ識別情報とを対応付けて記憶する電子証憑記憶手段と、
ユーザから関連付けたい証憑と業務との指定を受け付け、指定された証憑に対応する前記電子証憑記憶手段に記憶されている電子証憑データと、指定された業務に対応する前記業務情報記憶手段に記憶されている業務情報と、を対応付ける証憑業務対応付手段と、を備える、
ことを特徴とする証憑登録システム。 Business information storage for storing business information including at least information for identifying the business for each business processing unit connected to the composite image processing device via a network and the composite image processing device. A voucher registration system comprising a management server comprising means,
The composite image processing apparatus includes:
Voucher accepting means for accepting a voucher to be digitized from a user together with title information indicating the title of the voucher and user identification information for identifying the user;
Electronic voucher data creating means for reading the display content of the voucher received by the voucher receiving means and creating electronic voucher data based on the display content;
Transmission means for transmitting the electronic voucher data created by the electronic voucher data creation means, the title information received by the voucher reception means, and user identification information to the management server,
The management server
Electronic voucher storage means for storing electronic voucher data received from the composite image processing apparatus, title information, and user identification information in association with each other;
The user receives designation of the voucher and business to be associated from the user, and stores the electronic voucher data stored in the electronic voucher storage means corresponding to the designated voucher and the business information storage means corresponding to the designated business. A voucher business correspondence means for correlating business information with
A voucher registration system characterized by that.
ユーザから関連付けたい証憑の指定を受け付けた際に、前記業務情報記憶手段に記憶されている業務情報を所定の情報でソートしたビューを作成して表示する、
ことを特徴とする請求項1に記載の証憑登録システム。 The voucher business correspondence means is:
When receiving a voucher designation desired to be associated from a user, a view in which the business information stored in the business information storage means is sorted by predetermined information is created and displayed.
The voucher registration system according to claim 1.
前記電子証憑データ作成手段は、受け付けた設定情報に基づいて証憑を電子化する、
ことを特徴とする請求項1又は2に記載の証憑登録システム。 The voucher receiving means receives setting information for digitizing the voucher from the user,
The electronic voucher data creation means digitizes the voucher based on the received setting information.
The voucher registration system according to claim 1 or 2.
ネットワークを介して複合画像処理装置から、証憑を電子化して作成された電子証憑データと、該証憑のタイトルを表すタイトル情報と、ユーザを識別するユーザ識別情報とを受信する受信手段と、
前記受信手段で受信した電子証憑データと、タイトル情報と、ユーザ識別情報とを対応付けて記憶する、電子証憑記憶手段と、
ユーザから関連付けたい証憑と業務との指定を受け付け、指定された証憑に対応する前記電子証憑記憶手段に記憶されている電子証憑データと、指定された業務に対応する前記業務情報記憶手段に記憶されている業務情報と、を対応付ける証憑業務対応付手段と、
を備える、
ことを特徴とする、管理サーバ。 Business information storage means for storing business information including at least information specifying the business for each processing unit of various business performed by the business entity;
Receiving means for receiving electronic voucher data created by digitizing the voucher, title information indicating the title of the voucher, and user identification information for identifying the user from the composite image processing apparatus via the network;
Electronic voucher storage means for storing the electronic voucher data received by the receiving means, title information, and user identification information in association with each other;
The user receives designation of the voucher and business to be associated from the user, and stores the electronic voucher data stored in the electronic voucher storage means corresponding to the designated voucher and the business information storage means corresponding to the designated business. A voucher business correspondence means for associating business information with
Comprising
A management server characterized by that.
ネットワークを介して複合画像処理装置から、証憑を電子化して作成された電子証憑データと、該証憑のタイトルを表すタイトル情報と、ユーザを識別するユーザ識別情報とを受信する受信ステップと、
前記受信ステップで受信した電子証憑データと、タイトル情報と、ユーザ識別情報とを対応付けて記憶する、電子証憑記憶ステップと、
ユーザから関連付けたい証憑と業務との指定を受け付け、指定された証憑に対応する前記電子証憑記憶ステップに記憶されている電子証憑データと、指定された業務に対応する前記業務情報記憶ステップに記憶されている業務情報と、を対応付ける証憑業務対応付ステップと、を備える、
ことを特徴とする証憑業務対応付方法。 A business information storage step for storing business information including at least information for identifying the business for each processing unit of various business performed by the business entity;
A receiving step for receiving electronic voucher data created by digitizing the voucher, title information representing the title of the voucher, and user identification information for identifying the user from the composite image processing apparatus via the network;
An electronic voucher storage step for storing the electronic voucher data received in the receiving step, title information, and user identification information in association with each other;
The user receives designation of the voucher and business to be associated from the user, and stores the electronic voucher data stored in the electronic voucher storage step corresponding to the designated voucher and the business information storage step corresponding to the designated business. A voucher business correspondence step for associating business information with
A method for attaching voucher duties characterized by that.
事業体で行われた各種業務の処理単位毎に該業務を特定する情報を少なくとも含んだ業務情報を記憶する業務情報記憶手段、
ネットワークを介して複合画像処理装置から、証憑を電子化して作成された電子証憑データと、該証憑のタイトルを表すタイトル情報と、ユーザを識別するユーザ識別情報とを受信する受信手段、
前記受信手段で受信した電子証憑データと、タイトル情報と、ユーザ識別情報とを対応付けて記憶する、電子証憑記憶手段、
ユーザから関連付けたい証憑と業務との指定を受け付け、指定された証憑に対応する前記電子証憑記憶手段に記憶されている電子証憑データと、指定された業務に対応する前記業務情報記憶手段に記憶されている業務情報と、を対応付ける証憑業務対応付手段、
として機能させるプログラム。 Computer
Business information storage means for storing business information including at least information identifying the business for each processing unit of various business performed by the business entity;
Receiving means for receiving electronic voucher data created by digitizing a voucher, title information indicating the title of the voucher, and user identification information for identifying a user from a composite image processing apparatus via a network;
Electronic voucher storage means for storing the electronic voucher data received by the receiving means, title information, and user identification information in association with each other;
The user receives designation of the voucher and business to be associated from the user, and stores the electronic voucher data stored in the electronic voucher storage means corresponding to the designated voucher and the business information storage means corresponding to the designated business. Voucher correspondence means for associating business information with
Program to function as.
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