JP2008102829A - 会計データ入力装置および会計データ入力用プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】個々の取引について経理の必須項目を入力する手間を低減した会計データ入力装置および会計データ入力用プログラムを提供する。
【解決手段】会計処理装置１では中央処理装置２が、経理処理に必要な必須項目の内の少なくとも１つを含む外部ファイルとして、ネットバンキングサービスで提供されるネットバンキングファイル（以下ＮＢファイル）を取り込むと、ＮＢファイルのデータを表示装置４に一覧表示させる。入力装置３を用いてＮＢファイルの関連データに対応する必須項目のデータが入力されると、中央処理装置２は、関連データと必須項目のデータとの対応関係を示すＮＢ参照テーブル８を更新し、このＮＢ参照テーブル８をもとにＮＢファイルの関連データを必須項目のデータに変換した後、ＮＢファイルに含まれる必須項目のデータと、関連データを変換して得た必須項目のデータを表示装置４に一覧表示させると共に、経理データＤＢ７に出力する。
【選択図】図１

Description

本発明は、会計処理に使用するデータを入力するための会計データ入力装置および会計データ入力用プログラムに関するものである。

従来、企業などの事業所において会計処理の効率化のために、会計処理を行うためのプログラムがインストールされたコンピュータシステムが導入されている（例えば特許文献１参照）。

従来の会計処理システムでは、取引が発生すると、経理担当者が取引の経理伝票を作成し、経理伝票のデータを会計処理ソフトに手入力していた。ここで、経理伝票を作成する際の仕訳の内容としては、取引の年月日、取引金額、摘要（取引の相手先や内容など）、借方勘定科目、貸方勘定科目、取引を行った部門、消費税コードなどがある。そして、経理伝票のデータを会計処理ソフトに入力し終えると、経理担当者は入力間違いなどが無いかをチェックした後、現金預金を含む全勘定科目の残高内訳を照合して、勘定科目の実残高と帳簿残高の相違を訂正し、試算表、元帳、仕訳帳などの出力を行うようになっている。

このような従来の会計処理システムでは、個々の取引のデータを入力する際に、その取引について経理の必須項目（すなわち取引の年月日、借方科目、貸方科目、金額および摘要）を全て入力しなければ、経理処理が完了しないようになっていた。例えば表１は取引のデータ入力画面の一例であり、従来の会計処理システムでは１つの取引について横１列分のデータの入力処理が終わらなければ、次の取引の入力処理に進めないようになっていた。

特開平６−１１９３６４号公報

上述の会計処理システムでは、１つの取引について経理の必須項目を入力する際に、全ての項目を入力し終わらなければ、次の処理に進めないようになっており、１つの取引ごとに取引内容が分かる資料が全て揃い、その経理処理が完了しなければ、次の取引の経理処理が行えないので、全体の会計処理が遅れる要因となっていた。また取引の仕訳は経理の専門知識を有するものが行わなければならないため、年月日や取引金額などのデータを入力する単純作業まで経理の専門職が行うことになり、経理処理のコスト高を招いていた。また、従来の会計処理システムは、経理担当者が帳簿に記入していた時代の手順をそのままパーソナルコンピュータの処理に置き換えただけの部分が多く、経理データの入力に時間と人件費などのコストがかかるという問題もあった。

本発明は上記問題点に鑑みて為されたものであり、その目的とするところは、個々の取引について経理の必須項目を入力する手間を低減した会計データ入力装置および会計データ入力用プログラムを提供することにある。

上記目的を達成するために、請求項１の発明は会計データ入力装置であって、取引の年月日、借方科目、貸方科目、取引金額および適用のデータを必須項目として個々の取引に対応付けて記憶させる経理データベースと、複数の取引について必須項目の内少なくとも１つの必須項目のデータと残りの必須項目に関連した関連データを保管した外部ファイルを取り込む外部ファイル取込手段と、外部ファイルに含まれる関連データに対応する必須項目のデータを入力する入力手段と、入力手段の入力内容に基づいて作成された関連データと必須項目のデータとの対応関係を示す参照テーブルを記憶する参照テーブル記憶手段と、参照テーブルの内容が書き換えられると、外部ファイル取込手段が取り込んだ外部ファイルの関連データと参照テーブルをもとに、個々の取引について関連データを必須項目のデータに変換するデータ変換手段と、データ変換手段による変換作業が終了すると、外部ファイルに含まれる必須項目のデータとデータ変換手段が関連データを変換して得た必須項目のデータを表示手段の画面上に一覧表示させる表示制御手段と、外部ファイルに含まれる必須項目のデータとデータ変換手段が関連データを変換して得た必須項目のデータを経理データベースに出力する出力手段とを備えることを特徴とする。

請求項２の発明は、請求項１の発明において、外部ファイルが、ネットバンキングサービスで提供される預金口座の取引情報からなるネットバンキングファイル、又は、表計算ソフトを用いて作成された表計算ファイルのうちの何れかであることを特徴とする。

請求項３の発明は会計データ入力用プログラムであって、コンピュータを、複数の取引について取引の年月日、借方科目、貸方科目、取引金額および適用の必須項目の内少なくとも１つの必須項目のデータと残りの必須項目に関連した関連データを保管した外部ファイルを取り込む外部ファイル取込手段と、外部ファイルに含まれる関連データに対応する必須項目のデータが入力手段を用いて入力されると、関連データと必須項目のデータとの対応関係を示す参照テーブルを作成して参照テーブル記憶手段に記憶させる参照テーブル作成手段と、参照テーブルの内容が書き換えられると、外部ファイル取込手段が取り込んだ外部ファイルの関連データと参照テーブルをもとに、個々の取引について関連データを必須項目のデータに変換するデータ変換手段と、データ変換手段による変換作業が終了すると、外部ファイルに含まれる必須項目のデータとデータ変換手段が関連データを変換して得た必須項目のデータを表示手段の画面上に一覧表示させる表示制御手段と、外部ファイルに含まれる必須項目のデータとデータ変換手段が関連データを変換して得た必須項目のデータを経理データベースに出力する出力手段として機能させるためのものである。

請求項４の発明は、請求項３の発明において、外部ファイルが、ネットバンキングサービスで提供される預金口座の取引情報からなるネットバンキングファイル、又は、表計算ソフトを用いて作成された表計算ファイルのうちの何れかであることを特徴とする。

請求項１の発明によれば、外部ファイル取込手段が外部ファイルのデータを取り込むと、データ変換手段が、参照テーブル記憶手段に記憶された参照テーブルに基づいて、外部ファイルに含まれる関連データを対応する必須項目のデータに変換し、外部ファイルに含まれる必須項目のデータおよびデータ変換手段により変換された必須項目のデータを表示制御手段が表示手段の画面上に一覧表示させるとともに、出力手段が経理データベースに出力しているので、経理データベースに出力された必須項目のデータを経理処理のプログラムが経理処理に利用することができる。したがって、経理処理に利用可能な必須項目のデータを含む外部ファイルを取り込むことで、経理担当者が必須項目のデータを全て手入力する必要が無く、会計処理にかかる時間やコストを低減でき、しかも入力装置を用いて関連データに対応する必須項目のデータを入力することで、参照テーブルの内容を更新しているので、関連データに対応する必須項目のデータを一旦登録しておけば、再度登録する必要が無く、入力の手間をさらに低減して会計処理にかかる時間やコストを低減できるという効果がある。

請求項２の発明によれば、外部ファイルとして、ネットバンキングサービスで提供されるネットバンキングファイルや、例えば経理部門以外の部署で表計算ソフトを用いて作成された表計算ファイルを利用することで、請求項１の発明と同様に必須項目の入力作業を省くことができ、経理処理にかかる時間やコストを低減できるという効果がある。

請求項３の発明によれば、外部ファイル取込手段が外部ファイルのデータを取り込むと、データ変換手段が、参照テーブル記憶手段に記憶された参照テーブルに基づいて、外部ファイルに含まれる関連データを対応する必須項目のデータに変換し、外部ファイルに含まれる必須項目のデータおよびデータ変換手段により変換された必須項目のデータを表示制御手段が表示手段の画面上に一覧表示させるとともに、出力手段が経理データベースに出力しているので、経理データベースに出力された必須項目のデータを経理処理のプログラムが経理処理に利用することができる。したがって、経理処理に利用可能な必須項目のデータを含む外部ファイルを取り込むことで、経理担当者が必須項目のデータを全て手入力する必要が無く、会計処理にかかる時間やコストを低減でき、しかも入力装置を用いて関連データに対応する必須項目のデータを入力することで、参照テーブルの内容を更新しているので、関連データに対応する必須項目のデータを一旦登録しておけば、再度登録する必要が無く、入力の手間をさらに低減して会計処理にかかる時間やコストを低減できる会計処理用プログラムを提供することができる。

請求項４の発明によれば、外部ファイルとして、ネットバンキングサービスで提供されるネットバンキングファイルや、例えば経理部門以外の部署で表計算ソフトを用いて作成された表計算ファイルを利用することで、請求項３の発明と同様に必須項目の入力作業を省くことができ、経理処理にかかる時間やコストを低減できるという効果がある。

以下に本発明の実施の形態を図１〜図４に基づいて説明する。

図１は本発明に係る会計データ入力装置を適用した会計処理装置１の概略構成図である。会計処理装置１は、会計データ入力用プログラムを含めた経理処理のためのプログラムがインストールされたコンピュータ装置からなり、中央処理装置（ＣＰＵ）２と、キーボードあるいはマウスからなる入力装置３と、ＶＤＴのような表示装置４と、ネットワーク（例えばインターネット）ＮＴを通じて例えば銀行のサーバコンピュータ２０と通信するための通信インタフェース（以下通信Ｉ／Ｆと略称す）５と、記憶装置６とを備えている。そして、記憶装置６には、個々の取引について経理の仕訳に必要な必須項目を記憶する経理データＤＢ（経理データベース）７や、サーバコンピュータ２０から読み込んだネットバンキングファイル（以下ＮＢファイルと略称す）に含まれる関連データと対応する必須項目のデータとの対応関係を示すＮＢ参照テーブル８や、ＮＢファイルに含まれる情報と後述のプラス仕訳の情報との対応関係を示すプラス仕訳参照テーブル９や、使用する勘定科目（借方勘定科目および貸方勘定科目）の一覧を記憶した勘定科目マスタ１０や、使用する摘要データ（例えば取引関係のある相手先の情報や取引内容など）の一覧を記憶した経理摘要マスタ１１や、表計算ソフトを用いて作成されたファイルの取込時に借方勘定科目コードや貸方勘定科目コードを附番するために取込摘要を参照してコードを附番するための表計算ソフト参照テーブル１２などが記憶されている。ここにおいて、ＮＢファイルのデータは主として預金口座の入金、出金のデータであり、経理のデータとして完成するためには、付随して次の取引（以下、この取引をプラス仕訳と言う。）を付加する必要がある場合がある。すなわち入金取引、出金取引に関連して振込料などの振込取引が発生する場合はプラス仕訳として振込取引を付加し、入金取引、出金取引の金額を売上高と雑収入、営業費用と製造費用など２つ以上の勘定科目に分割処理する経理上の必要がある場合は、一方の取引をプラス仕訳として付加している。

ところで、取引が発生すると、この取引の経理処理を行うために取引内容を会計ソフト（会計処理装置１）に登録するのであるが、その場合、取引の仕訳を行う必要がある。仕訳の内容としては、取引の年月日、取引金額、摘要（例えば取引相手先や取引内容等）、借方科目、貸方科目、部門などがある。さらに、借方科目および貸方科目には、勘定科目（借方勘定科目又は貸方勘定科目）、補助科目（勘定科目の中を再分類するために設けた科目、例えば勘定科目が普通預金の場合にはその取扱金融機関など）、消費税コード（消費税の対象科目に税処理（税込み、税抜きなど）、税区分、業種区分などを設定するために割り当てたコード）、事業区分、消費税計算区分などがある。ここで、取引の年月日、取引金額、摘要といった情報の入力には会計の専門的知識は必要無く、単純な入力作業を行うだけでよい。一方、借方科目、貸方科目の入力には会計処理の専門的知識が必要になるので、本システムでは借方科目、貸方科目以外のデータの入力を省略することで、会計処理のコスト低減を図っている。

一般に会計処理としては、毎月、入出金の記録、売上げ・仕入れの計上、手形管理の３つの処理を行えば良く、キャッシュレスで決済する場合は銀行での入出金処理が会計伝票の８割以上を占めている。近年、銀行などの金融機関がインターネットを介した銀行取引のサービス（インターネットバンキング）を提供しており、本システムでは、インターネットバンキングで提供される預金口座の取引情報を取り込み、会計処理に利用することで、取引の年月日、取引金額、摘要などの経理の必須項目を経理担当者が直接入力する手間を省いて、会計処理にかかるコストの低減を図るものである。

ここで、インターネットバンキングで提供される預金口座の取引情報には、取引の年月日情報、入金又は出金の別を示す入出金情報、取引金額、取引の相手先などを示す取引内容摘要などの情報が含まれている。これらの情報の内で会計処理に利用可能な情報は、取引の年月日情報、入出金情報、取引金額、取引内容摘要の４種類であるが、これらの情報だけでは取引の仕訳に必要な情報として不充分である。すなわち、インターネットバンキングの取引情報には、勘定科目、補助科目、消費税コードなどが不足しているため、本システムでは、インターネットバンキングで提供される取引情報（ＮＢファイル）を取り込むと、入出金情報に含まれていない情報を未入力処理の情報として取り扱い、上記入力情報を記憶装置６に一旦記憶させた後、不足している情報を経理担当者が後から入力するなどして補充するようにしている。

以下に、インターネットバンキングから提供される取引情報を取り込んで会計処理に利用する手順について図２のフローチャートに基づいて説明する。

経理担当者が会計処理装置１を操作し、インターネットＮＴを経由して金融機関のサーバコンピュータ２０にアクセスした後、入力装置３を用いて所望の預金口座に対応するＮＢファイルと取込期間とを指定するとともに、勘定科目マスタ１０から対象の預金口座に対応する勘定科目を選択した後（図２のステップＳ１）、取込処理を実行すると（ステップＳ２）、外部ファイル取込手段たる中央処理装置２が通信Ｉ／Ｆ５を介してサーバコンピュータ２０との間で通信を行い、サーバコンピュータ２０から取り込んだＮＢファイルを記憶装置６に一旦登録させる。ここにおいて、記憶装置６には、ＮＢファイルに含まれる複数のデータから、取引年月日、入出金情報、取引金額、取引内容摘要の４つのデータがそのまま登録されるとともに、入出金情報および取引内容摘要に対応する相手先を示す相手勘定科目コードや、取引内容摘要に対応する経理摘要が記憶されている。なお相手勘定科目コードは、経理担当者が入力装置３を用いて直接入力したり、勘定科目マスタ１０から選択したデータが登録され、経理摘要は、経理担当者が入力装置３を用いて直接入力したり、経理摘要マスタ１１から選択したデータが登録される。ここで、経理担当者がキーボードなどの入力装置３を用いて相手勘定科目コードを直接手入力する代わりに、相手先の情報を１方向に記録した１次元バーコードや、相手先の情報を２方向（縦方向、横方向）に記録した２次元バーコード（ＱＲコード）を複数配列した選択シートを予め用意しておき、バーコードリーダを用いて所望の相手先に対応するバーコードを読み取らせることによって、相手勘定科目コードを入力するようにしても良く、入力の手間をさらに軽減することができる。また上記の選択シートには、相手先のロゴや商標などをにバーコードと並べて表示しても良く、バーコードの選択を容易にして、選択ミスを低減することもできる。

次に中央処理装置２ではＮＢファイルに対応する勘定科目コードが登録済みか否かを判断し（ステップＳ３）、未登録であれば勘定科目マスタ１０に登録し（ステップＳ４）、登録済みであればステップＳ５へ移行する。なおステップＳ４では、取引が入金の場合は勘定科目コードを借方勘定科目コードとして自動附番し、出金の場合は勘定科目コードを貸方勘定科目コードとして自動附番する。

その後、データ変換手段たる中央処理装置２は、記憶装置６（参照テーブル記憶手段）に記憶されたＮＢ参照テーブル８から個々の取引について入出金情報と取引内容の摘要情報（これらの情報を関連データと言う）を読み出し、これらの関連データをもとにＮＢ参照テーブル８を参照して、借方勘定科目コード或いは貸方勘定科目コードに対応する相手勘定科目コードを決定し、自動附番するとともに、取引内容摘要を対応する経理摘要に自動変換する（ステップＳ５）。また、ＮＢ参照テーブル８にプラス仕訳参照テーブル９が設定されている場合、ＮＢファイルの取引年月日と同日の年月日でプラス仕訳の情報をコピーする。

そして、表示制御手段たる中央処理装置２が、取り込んだＮＢファイルのデータ変換を終了すると、ＮＢファイルの取込情報、上記の処理で自動的に附番或いは変換した情報（各種勘定科目コードや経理摘要）やプラス仕訳の情報を表示装置４の表示画面に一覧表示させる（ステップＳ６）。なお、プラス仕訳については該当する取引金額をインプットすれば良い。また上記のデータを一覧表示する際に、勘定科目コードが自動附番されていない場合や未変換のデータがある場合には、中央処理装置２では対応する欄を空欄として表示装置４に表示させている。例えば図３は表示装置４の表示画面Ｗ１を示しており、画面W１中のＣＤ１は入金、出金の別（入金の場合は０、出金の場合は１）を示す入出金情報、ＣＤ２は一致度を示す区分コード、ＣＤ３は相手先を示す適用コード、ＣＤ４は相手勘定科目コードであり、ＷＤ１は備考文字を、ＷＤ２は適用名を、ＤＥ３は補助科目をそれぞれ示している。また画面W１の右下には「終了」処理を選択するための終了ボタンＢ１と、「実行」処理を選択するための実行ボタンＢ２とが配列されている。そして、図３の表示画面Ｗ１では、相手勘定科目コードが未附番の場合や、経理摘要が変換されていない場合、上記一覧表で未附番や未変換のデータに対応する欄を空欄のままで表示させる。

このとき、中央処理装置２では、一覧表に未変換又は未附番の欄があるか否かの判定を行い（ステップＳ７）、未変換・未附番の欄が無い場合は出力手段たる中央処理装置２が経理データとして経理データＤＢ７に記憶させ（ステップＳ９）、未変換・未附番の欄がある場合はＮＢ参照テーブル８に未変換又は未附番のＮＢファイルのデータ（入出金情報や取引内容の摘要など）を表示させて、経理担当者にデータの登録を要求する。図４は、図３において相手科目が空欄となっている項目Ｘ１に相手科目のデータを入力する際の画面Ｗ２を示しており、図４中のＣＤ３は適用コード、ＣＤ５は借方科目コード、ＣＤ６は貸方科目コードであり、ＷＤ２は適用名、ＷＤ４は借方科目、ＷＤ６は貸方科目、ＷＤ７は取引金額をそれぞれ示している。ここで経理担当者が、画面Ｗ１で空欄となっている項目Ｘ１について、入出金情報や取引内容の摘要などから相手勘定科目や経理摘要を決定し、この項目Ｘ１についてデータを登録する場合は図４の画面Ｗ２を表示させ、入力装置３（入力手段）を用いて相手勘定科目や経理摘要を入力する操作や、勘定科目マスタ１０又は経理摘要マスタ１１から相手勘定科目や経理摘要を選択する操作を行うと、参照テーブル作成手段たる中央処理装置２は操作により入力された相手勘定科目や経理摘要を、関連データに対応付けてＮＢ参照テーブルに書き込み、内容を更新したＮＢ参照テーブル８を記憶装置６に登録する（ステップＳ８）。

次に中央処理装置２では、内容が更新されたＮＢ参照テーブル８を用いて各種コードの自動附番や経理適用の自動変換などの処理を行い（ステップＳ５）、未変換・未附番の欄にデータが補充された一覧表を表示装置４に表示させた後（ステップＳ６）、経理データとして経理データＤＢ７に記憶させる（ステップＳ９）。なお、プラス仕訳については該当する取引金額をインプットすれば良い。また、サーバコンピュータ２０から取り込んだＮＢファイルのデータで、取引内容の摘要がブランクのデータについては、ＮＢ参照テーブル８に登録されないので、経理担当者が、相手勘定科目のコードや経理摘要を直接入力することで対応する。

その後、中央処理装置２が、一覧表に未変換又は未附番の欄があるか否かの判定を行い（ステップＳ７）、未変換・未附番の欄がなければ、経理データを経理データＤＢ７に記憶させて、取込処理を完了する。そして、中央処理装置２では、経理データＤＢ７に記憶された経理データをもとに会計処理を行うのであるが、会計処理の手順については従来と同様であるので、その説明は省略する。

このように本発明に係る会計処理装置１では、ネットバンキングサービスで提供されるＮＢファイルを元データとして取り込み、会計処理に利用しているので、取引の年月日、入出金情報、取引金額、取引内容の摘要などを個々の取引についてオペレータが入力する必要が無く、データ入力にかかる時間を短縮して、入力ミスを無くすこともできる。また経理の知識を有する専門の担当者が、取引の年月日や入出金情報、取引金額などの基礎的なデータを入力するという単純作業から開放されるので、会計処理のコストを削減することもできる。しかも、ＮＢ参照テーブル８において、ＮＢファイル（外部ファイル）の関連データと必須項目のデータとの対応関係が定義されていないために、自動附番又は自動変換が行われなかった場合には、入力装置３を用いて関連データに対応する必須項目のデータを入力することで、ＮＢ参照テーブル８の内容を更新し、更新後のＮＢ参照テーブル８を用いて再度自動附番又は自動変換の処理を行っているので、関連データに対応する必須項目のデータを一旦登録すれば、再度登録する必要が無く、入力の手間をさらに低減して会計処理にかかる時間やコストを低減できるという効果がある。

ところで、上述の実施形態では会計処理装置１は、ネットバンキングサービスで提供される預金口座の取引情報を取り込み、経理処理に利用しているが、表計算ソフトを用いて作成された入出金情報などの情報を含む表計算ファイル（外部ファイル）を取り込み、経理処理に利用しても良い。

ここで、経理処理（仕訳処理）に必要な項目の全部または一部が、表計算ソフトで作成されたファイル（ワークシート）の縦に並んだセル（列）、或いは、横に並んだセル（行）に格納されている場合、経理データの全部または一部として、セルのデータを列単位又は行単位で読み込むことによって、経理処理の省力化、合理化を図ることができる。

従来は経理部門以外の部署で、汎用の表計算ソフトを用いて作成された資料をもとに、経理部門が経理用の資料を作成し、その経理資料をもとに経理伝票を起票して、会計ソフトに入力するのが一般的であったが、本発明の会計処理装置１によれば、他の部署で汎用の表計算ソフトを用いて作成された資料を直接取り込んで、会計処理に利用することができる。ここで、表計算ソフトを用いて作成されたファイルの列Ａ１〜列Ａ１０に、以下のようなデータが入力されているものとする。すなわち、列Ａ１には取引の年月日、列Ａ２には取引の年、列Ａ３には取引の月、列Ａ４には取引の日、列Ａ５には取引金額、列Ａ６には摘要Ａ、列Ａ７には摘要Ｂ、列Ａ８には摘要Ｃ、列Ａ９には借方勘定科目コード、列Ａ１０には貸方勘定科目コードのデータがそれぞれ格納されている。なお、ファイルの複数の行に上記のデータをそれぞれ格納させてもよい。

次に会計処理装置１が、表計算ソフトで作成されたファイルからデータを取り込む手順について説明する。会計処理装置１は、例えばフレキシブルディスクやＣＤ−ＲＯＭのような記録媒体あるいはハードディスクのような外部記憶装置に記憶されたファイルを開き、ワークシートの列（又は行）の中から、経理データとして利用可能な列（又は行）を指定し、データの取込を行う。なお経理データが格納されている列又は行の全てを指定する必要はない。

表計算ソフトで作成されたファイルから会計ソフトにデータを取り込む方法としては、中央処理装置２が、取込時に表計算ソフト参照テーブル１２を参照し、個々の取引に借方勘定科目コード、貸方勘定科目コードを附番して取り込む方法（参照取込）や、取込時に経理担当者が入力装置３を用いて年月日、借方勘定科目コード、貸方勘定科目コードなどを指定し、取込対象の全ての取引に指定した項目を付加して取り込む方法（指定取込）や、上述の参照取込と指定取込を併用して取り込む方法（併用取込）や、利用可能な列として指定した列（又は行）のデータをファイルから無条件で取り込む方法（無条件取込）がある。下記の表２は表計算ソフト参照テーブル１２の一例であり、表計算ソフトのファイルで使用される摘要と借方勘定科目あるいは貸方勘定科目との対応関係が定義されているので、ファイルに含まれている摘要の情報をもとに、借方勘定科目コードあるいは貸方勘定科目コードを自動的に附番することができる。

ここで、上述した取込方法についてさらに詳細に説明する。参照取込の場合、例えば経理データに該当する列（又は行）として指定された摘要Ａ〜Ｃの列Ａ６〜Ａ７を取り込む際に、表２の参照摘要と列Ａ６〜Ａ７のデータを比較し、一致する摘要の借方勘定科目コード又は貸方勘定科目コードを自動附番し、他の指定項目と共にデータの取込を行うようになっている。なお、参照取込の場合は勘定科目コードを自動附番するため、経理データに該当する列（又は行）として、借方勘定科目コードの列Ａ９や貸方勘定科目コードの列Ａ１０の指定は行えないようになっている。また指定取込の場合、指定できる項目は年月日の列Ａ１、取引の年の列Ａ２、取引の月の列Ａ３、取引の日の列Ａ４、借方勘定科目コードの列Ａ９、貸方勘定科目コードの列Ａ１０があり、これらの列を指定して取り込んだ結果を表３に示す。ここで、取込元のワークシートのセルに、指定したデータ以外のデータがある場合は取込元のワークシートのセルのデータが優先し、このセルのデータが取り込まれる。なお、指定したデータを優先して、取込元のワークシートから対応するデータを取り込むようにしても良い。

そして、ファイルからデータが読み込まれると、中央処理装置２は、取り込んだデータをもとに、勘定科目コードを自動的に附番したり、経理摘要の変換処理を行った後、表示装置３にデータを一覧表示させ、未附番・未変換のデータが無ければ、経理データとして経理データＤＢ７に記憶させる。一方、未附番・未変換のデータがある場合、中央処理装置２は、未附番・未変換のデータを一覧表示するのであるが、例えば年月日が取り込まれていない取引の一覧（年月日未取込取引一覧）や、取引金額が取り込まれていない取引の一覧（取引金額未取込取引一覧）や、借方勘定科目や貸方勘定科目が取り込まれていない取引の一覧（借方、貸方勘定科目未取込取引一覧）や、経費摘要が取り込まれていない取引の一覧（摘要未取込取引一覧）を表示させて、経理担当者にデータの登録を要求する。経理担当者が、表示装置４に表示された一覧表の空欄を見て、未附番・未変換のデータを入力装置３を用いて直接入力する操作や、勘定科目マスタ１０又は経理摘要マスタ１１から相手勘定科目や経理摘要を選択する操作を行うと、操作により入力された相手勘定科目や経理摘要が表計算ソフト参照テーブル１２に登録される。その後、中央処理装置２が、更新後の表計算ソフト参照テーブル１２を用いて上述の変換処理を行うことにより、未変換・未附番のデータが補充され、未変換・未附番の欄にデータが補充された一覧表を表示装置４に表示させた後、経理データとして経理データＤＢ７に記憶させるのである。

このように本発明に係る会計処理装置１では、汎用の表計算ソフトを用いて作成された表計算ファイルを元データとして取り込み、会計処理に利用しているので、取引の年月日、入出金情報、取引金額、取引内容の摘要などを個々の取引についてオペレータが入力する必要が無く、データ入力にかかる時間を短縮して、入力ミスを無くすこともできる。また経理の知識を有する専門の担当者が、取引の年月日や入出金情報、取引金額などの基礎的なデータを入力するという単純作業から開放されるので、会計処理のコストを削減することもできる。しかも、表計算ソフト参照テーブル１２において、表計算ファイル（外部ファイル）のデータと必須項目のデータとの対応関係が定義されていないために、自動附番又は自動変換が行われなかった場合には、入力装置３を用いて関連データに対応する必須項目のデータを入力することで、表計算ソフト参照テーブル１２の内容を更新し、更新後の表計算ソフト参照テーブル１２を用いて再度自動附番又は自動変換の処理を行っているので、関連データに対応する必須項目のデータを一旦登録すれば、再度登録する必要が無く、入力の手間をさらに低減して会計処理にかかる時間やコストを低減できるという効果もある。

なお、本発明の精神と範囲に反することなしに、広範に異なる実施形態を構成することができることは明白なので、この発明は、特定の実施形態に制約されるものではない。

本発明に係る会計データ入力装置を用いる会計システムの概略構成図である。 同上の動作を説明するフローチャートである。 同上の表示画面の説明図である。 同上の他の表示画面の説明図である。

符号の説明

１ 会計処理装置
２ 中央処理装置
３ 入力装置
４ 表示装置
５ 通信Ｉ／Ｆ
６ 記憶装置
７ 経理データＤＢ
８ ＮＢ参照テーブル
９ プラス仕訳参照テーブル
１０ 勘定科目マスタ
１１ 経理摘要マスタ
１２ 表計算ソフト参照テーブル
２０ サーバコンピュータ
ＮＴ インターネット

Claims (4)

1. 取引の年月日、借方科目、貸方科目、取引金額および適用のデータを必須項目として個々の取引に対応付けて記憶させる経理データベースと、複数の取引について前記必須項目の内少なくとも１つの必須項目のデータと残りの必須項目に関連した関連データを保管した外部ファイルを取り込む外部ファイル取込手段と、外部ファイルに含まれる関連データに対応する必須項目のデータを入力する入力手段と、入力手段の入力内容に基づいて作成された前記関連データと必須項目のデータとの対応関係を示す参照テーブルを記憶する参照テーブル記憶手段と、前記参照テーブルの内容が書き換えられると、外部ファイル取込手段が取り込んだ外部ファイルの関連データと前記参照テーブルをもとに、個々の取引について関連データを必須項目のデータに変換するデータ変換手段と、データ変換手段による変換作業が終了すると、外部ファイルに含まれる必須項目のデータとデータ変換手段が前記関連データを変換して得た必須項目のデータを表示手段の画面上に一覧表示させる表示制御手段と、外部ファイルに含まれる必須項目のデータとデータ変換手段が前記関連データを変換して得た必須項目のデータを経理データベースに出力する出力手段とを備えることを特徴とする会計データ入力装置。
2. 前記外部ファイルが、ネットバンキングサービスで提供される預金口座の取引情報からなるネットバンキングファイル、又は、表計算ソフトを用いて作成された表計算ファイルのうちの何れかであることを特徴とする請求項１記載の会計データ入力装置。
3. コンピュータを、複数の取引について取引の年月日、借方科目、貸方科目、取引金額および適用の必須項目の内少なくとも１つの必須項目のデータと残りの必須項目に関連した関連データを保管した外部ファイルを取り込む外部ファイル取込手段と、外部ファイルに含まれる関連データに対応する必須項目のデータが入力手段を用いて入力されると、前記関連データと必須項目のデータとの対応関係を示す参照テーブルを作成して参照テーブル記憶手段に記憶させる参照テーブル作成手段と、前記参照テーブルの内容が書き換えられると、外部ファイル取込手段が取り込んだ外部ファイルの関連データと前記参照テーブルをもとに、個々の取引について関連データを必須項目のデータに変換するデータ変換手段と、データ変換手段による変換作業が終了すると、外部ファイルに含まれる必須項目のデータとデータ変換手段が前記関連データを変換して得た必須項目のデータを表示手段の画面上に一覧表示させる表示制御手段と、外部ファイルに含まれる必須項目のデータとデータ変換手段が前記関連データを変換して得た必須項目のデータを経理データベースに出力する出力手段として機能させるための会計データ入力用プログラム。
4. 前記外部ファイルが、ネットバンキングサービスで提供される預金口座の取引情報からなるネットバンキングファイル、又は、表計算ソフトを用いて作成された表計算ファイルのうちの何れかであることを特徴とする請求項３記載の会計データ入力用プログラム。

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