JP2006350627A - Document management system - Google Patents
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Abstract
Description
この発明は、文書（ワークフロー）管理システムに関し、特に、企業等の組織内で回付される電子データから構成された電子化文書を管理するための文書管理システムに関する。 The present invention relates to a document (workflow) management system, and more particularly to a document management system for managing an electronic document composed of electronic data distributed in an organization such as a company.
例えば複数の業務用計算機で結合されたネットワークシステムで構成された従来の文書（ワークフロー）管理システムでは、書類を完成、もしくは、承認手続きを行う回付ルートについては書類毎に予め定義された所定のルートに限定されていた。従って、異動その他の理由により関連する業務担当者が変更となる場合は、管理者もしくは起票者による回付ルート自体の再設定が必要であった。また、あるシステムでは承認者が不在であるが緊急で書類の完成が必要な場合等に備え、緊急時用の回付ルートを予め定義しておくなどの対応を採っていた（例えば、特許文献１参照）。 For example, in a conventional document (workflow) management system configured by a network system coupled with a plurality of business computers, a circulation route for completing a document or performing an approval procedure is defined in advance for each document. It was limited to the route. Accordingly, when the person in charge of the related business is changed due to a change or other reason, it is necessary to reset the circulation route itself by the manager or the drafter. In addition, some systems have adopted measures such as predefining a circulation route for emergencies in preparation for cases where an approver is absent but an urgent document needs to be completed (for example, patent documents) 1).
また、ワークフローに乗せる書類の種類、様式が増えた場合には、その都度、管理者による定義追加が必要になるか、あるいは、システム自体の改造を行うことで対応する必要があった。 In addition, whenever the types and styles of documents to be put on the workflow increase, it is necessary to add definitions by the administrator or to deal with it by modifying the system itself.
従来の文書（ワークフロー）管理システムにおいては、上記のような構成であるため、承認者や代理者が欠席、もしくは、最終承認者の省略（中間承認者による最終承認行為の代行）等が必要になった場合、あるいは、書類記載程度による承認手続きの簡略化等を行う場合に、必要となった柔軟な回付ルートの変更や回付ルート途中の業務担当者の判断による回付ルートの変更を行うことができないという問題点があった。 In the conventional document (workflow) management system, the structure is as described above, so the approver or agent is absent or the final approver is omitted (representation of the final approval by the intermediate approver). Or when the approval procedure is simplified according to the document description, etc., it is necessary to change the flexible circulation route or change the circulation route based on the judgment of the person in charge during the circulation route. There was a problem that it could not be done.
また、非定型業務が多い業種など、書類の種類が多く、かつ、回付ルートがそれぞれで異なるような場合などには対応できないという問題点があった。 In addition, there is a problem that it is not possible to deal with a case where there are many types of documents and the circulation route is different for each type of industry such as a lot of atypical work.
この発明はかかる問題点を解決するためになされたものであり、予め定義された権限に基づき、システム管理者の介在無しに、起票者や回付ルートに係わる全ての業務担当者（承認者も含む）にて文章毎に容易に回付ルートの定義および変更が行える書類管理システムを得ることを目的とする。 The present invention has been made to solve such a problem, and based on a predefined authority, without any intervention from the system administrator, all the persons in charge of work related to drafters and circulation routes (authorizers). The purpose is to obtain a document management system that can easily define and change the circulation route for each sentence.
この発明は、文書データの回付先に指定され得る回付先端末と、上記回付先端末のユーザ情報を各権限グループごとに記憶しているユーザ権限情報記憶手段と、回付ルートを制限する回付ルート規則を記憶している回付ルート規則情報記憶手段と、回付先端末を指定する回付ルート情報を、上記ユーザ情報および上記回付ルート情報を用いて、回付する文書データに付加する回付ルート情報付加手段と、上記回付ルート情報が付加された上記文書データを、上記回付ルート情報に従って回付する回付処理手段と、上記回付処理手段によって回付されている上記文書データを上記回付先端末が受信したときに、上記ユーザ情報および上記回付ルート規則の範囲内で上記回付ルート情報の変更を行う回付ルート情報変更手段とを備えた文書管理システムである。
The present invention provides a circulation destination terminal that can be designated as a circulation destination of document data, a user authority information storage unit that stores user information of the circulation destination terminal for each authority group, and a circulation route. Document data for circulating circulation route rule information storage means for storing circulation route rules to be performed and circulation route information for designating a circulation destination terminal using the user information and circulation route information. Circulated route information adding means, circulated processing means for circulating the document data with the circulated route information added according to the circulated route information, and circulated by the circulated processing means. Document management provided with circulation route information changing means for changing the circulation route information within the scope of the user information and the circulation route rule when the circulation destination terminal receives the document data. Shi Is Temu.
この発明は、文書データの回付先に指定され得る回付先端末と、上記回付先端末のユーザ情報を各権限グループごとに記憶しているユーザ権限情報記憶手段と、回付ルートを制限する回付ルート規則を記憶している回付ルート規則情報記憶手段と、回付先端末を指定する回付ルート情報を、上記ユーザ情報および上記回付ルート情報を用いて、回付する文書データに付加する回付ルート情報付加手段と、上記回付ルート情報が付加された上記文書データを、上記回付ルート情報に従って回付する回付処理手段と、上記回付処理手段によって回付されている上記文書データを上記回付先端末が受信したときに、上記ユーザ情報および上記回付ルート規則の範囲内で上記回付ルート情報の変更を行う回付ルート情報変更手段とを備えた文書管理システムであるので、予め定義された権限および規則に基づき、システム管理者の介在無しに、起票者や回付ルートに係わる全ての業務担当者（承認者も含む）にて文書毎に容易に回付ルートの定義および変更が行える。 The present invention provides a circulation destination terminal that can be designated as a circulation destination of document data, a user authority information storage unit that stores user information of the circulation destination terminal for each authority group, and a circulation route. Document data for circulating circulation route rule information storage means for storing circulation route rules to be performed and circulation route information for designating a circulation destination terminal using the user information and circulation route information. Circulated route information adding means, circulated processing means for circulating the document data with the circulated route information added according to the circulated route information, and circulated by the circulated processing means. Document management provided with circulation route information changing means for changing the circulation route information within the scope of the user information and the circulation route rule when the circulation destination terminal receives the document data. Shi Because it is a system, it is easy for every document (including the approver) who is involved in the drafting process and the circulation route, without the intervention of the system administrator, based on pre-defined authority and rules. You can define and change circulation routes.
実施の形態１．
この発明に係る文書（ワークフロー）管理システムは、文書（ワークフロー）管理システムにおける書類（電子化された文書ファイル）の流れを、関連する業務担当者（回付ルート途中の業務担当者を含む）がある規定された範囲内で柔軟に変更可能であり、また、その文章毎に回付ルートを容易に定義できるものである。
Embodiment 1 FIG.
In the document (workflow) management system according to the present invention, the flow of documents (digitized document files) in the document (workflow) management system is related to the related business person (including the business person in the middle of the circulation route). It can be flexibly changed within a specified range, and a circulation route can be easily defined for each sentence.
以下、この発明の実施の形態１に係る文書（ワークフロー）管理システムを図１に基づいて説明する。図１は、この発明の文書（ワークフロー）管理システムの処理の流れを示す説明図である。図１に示すように、文書（ワークフロー）管理システムは、文書作成のためのテンプレートの登録受付や文書の回付処理等を行う文書（ワークフロー）管理サーバ１と、それに接続されて、回付するための文書の作成を行うとともに、回付先端末として回付された文書を受け取るための複数のユーザ端末１１，１２，１３，・・・とから構成されている。
A document (workflow) management system according to Embodiment 1 of the present invention will be described below with reference to FIG. FIG. 1 is an explanatory diagram showing the flow of processing of the document (workflow) management system of the present invention. As shown in FIG. 1, the document (workflow) management system is connected to a document (workflow) management server 1 that performs template registration reception for document creation, document circulation processing, and the like, and circulates it. And a plurality of
また、文書（ワークフロー）管理システムには、書類の回付進捗状態を管理するデータや回付履歴情報を管理するデータが記憶されている進捗管理履歴情報記憶装置２と、一般担当者、承認権限保有担当者、最終権限保有担当者などの各権限グループごとに、ユーザ端末１１，１２，１３にログインする業務担当者のユーザ情報が定義されて記憶されているユーザ・権限情報記憶装置３（ユーザ権限情報記憶手段）と、書類管理規定等に従うための回付する際の制限事項（最低回付回数など）を定義する回付ルート規制情報記憶装置４（回付ルート規則情報記憶手段）と、回付する書類の流用元（雛形）となる文書データファイルであるテンプレート群を記憶しているテンプレート群記憶装置５とが設けられている。
In addition, the document (workflow) management system includes a progress management history
文書（ワークフロー）管理サーバ１は、複数のユーザ端末１１，１２，１３，・・・からアクセス（使用）することができ、各業務担当者はこれらのユーザ端末１１，１２，１３，・・・において、書類の作成、回付情報の付加、回付、書類の確認、承認などの一連の業務を行う。なお、ユーザ端末１２，１３は、ユーザ端末１１と同様の使い方が可能であり、同等の構成を有しているため、図の簡略化のため、図１においてブロック内の記載を省略している。また、文書（ワークフロー）管理サーバ１には、ユーザ端末で作成されるテンプレートをテンプレート群記憶装置５に登録するためのテンプレート管理処理部２１と、テンプレートを用いて作成された書類（文書データ）を指定された回付先に回付するための書類管理回付処理部２５とが設けられている。
The document (workflow) management server 1 can be accessed (used) from a plurality of
次に、本実施の形態に係る文書（ワークフロー）管理システムの動作について説明する。まず、最初に、テンプレートの作成処理について説明する。図１において、起票する業務担当者は、まず、ユーザ端末１１において、回付する書類の雛形とする文書データ（回付する書類を作成する際に雛形とする文書ファイル（xxxxxx.txt、xxxxxx.doc、など））を作成し、その弘張子、あるいは、プロパティ、または、文章中の特定非印刷領域に、予め決められた照査（チェック）レビューなどを行う業務担当者コード、承認を受ける業務担当者コード等の回付先端末を指定する回付ルート情報をユーザ・権限情報記憶装置３のユーザ情報を用いて付加して（回付ルート情報付加手段）、テンプレートとしてテンプレート管理処理部２１によりテンプレート群記憶装置５に追加登録する。
Next, the operation of the document (workflow) management system according to this embodiment will be described. First, template creation processing will be described. In FIG. 1, the person in charge of issuing a document first uses the
テンプレート管理処理部２１の上記の処理についてさらに詳細に説明する。まず、起票する業務担当者によってユーザ端末１１で作成されたテンプレート（文書データ）は、テンプレート登録受付処理ステップ２２にて受け付けられた後、テンプレート有意性チェックステップ２３にて、テンプレートに付加されている回付ルート情報が、予め決められた規則（回付ルート規則情報記憶装置４に定義されている最低回付回数、ユーザ・権限情報記憶装置３で定義された承認権限者、最終承認権限者の指定有無、回付順番）で付加されているかどうかがチェックされ、規則を満たしていると判定された場合に、テンプレート管理ステップ２４にて、テンプレート群記憶装置５に追加され管理される。一方、規則を満たしていないと判定された場合には、当該テンプレートは、作成した業務担当者のユーザ端末１１に返送され、修正するように要求される。
The above processing of the template
次に、テンプレートを用いて作成した書類（文書データ）の回付処理について説明する。書類の回付を行う業務担当者は、上述のようにして作成したテンプレートを用いて、回付すべき文書データをユーザ端末１１において作成する。ここで、既に、回付する書類のテンプレートが予め登録されている場合はテンプレート群記憶装置５から目的に合ったテンプレートを選択し用いて（ベースにして）文章を作成することもできる。この場合には、ユーザ端末１１からの要求信号に基づいて、テンプレート管理ステップ２４において、テンプレート群記憶装置５から要求信号に合ったテンプレートを取り出す。テンプレートを用いて作成した文書データは、回付を行うために、ユーザ端末１１から文書（ワークフロー）管理サーバ１の書類管理回付処理部２５に登録される。これにより、回付される文書データは、回付受付処理ステップ２６にて受け付けられ、回付を実行することにより回付ルート情報有意性チェックステップ２７にて、回付ルート情報が、予め決められた規則（回付ルート規則情報記憶装置４に定義されている最低回付回数、ユーザ、権限情報３で定義された承認権限者、最終承認権限者の指定有無、回付順番）で付加されているかどうかがチェックされた後、規則を満たしていると判定された場合に、回付処理ステップ２８（回付処理手段）により、回付ルート情報に基づいて、回付先に指定された業務担当者のユーザ端末（の受付箱等）に文書データが送信され受け付けられる（回付先の回付受付処理ステップ２６により受信）。具体的には、例えば各業務担当者専用の領域（フォルダ、ディレクトリなど）を受付箱として、回付されている文書データが保管（移動）される。一方、規則を満たしていないと判定された場合には、現業務担当者のユーザ端末に当該文書データが突き返される。
Next, a circulation process of a document (document data) created using a template will be described. The person in charge of circulation of the document creates document data to be circulated in the
なお、本実施の形態においては、回付受付処理ステップ２６にて回付を実行する前であれば、文書データの文章内容の確認、差し戻しの要否判断、必要に応じた回付ルートの見なおしを行うことが可能である。また、承認権限のある業務担当者である場合は、最終承認者が不在の場合などに、ここで手続きを終了させ一連の業務を終わらせることもできる。このようにして、これらの流れを繰り返すことで文書データを回付ルートに沿って流していく。なお、この一連の業務の流れは進捗管理履歴情報記憶装置２により管理され、本データには回付の実行により登録された、起票日時、文章名、回付ルート情報（起票者、回付先業務担当者、回付状況（回付日時、保有担当者、回付済みおよび回付中の別、回付ルート上でどこまで回付が進んだか（現時点で最後に回付された業務担当者）など））などが保持されており、回付処理ステップ２８においては文書データに付加された回付ルート情報とこの進捗管理履歴情報記憶装置２のデータとから次の回付先を決定している。また、このデータを閲覧することにより回付状況を確認することができると同時に、履歴情報として蓄積し、業務分析等に使用することもできるようにしている。
In the present embodiment, if the circulation is not executed at the circulation
なお、非定型業務などの場合には、業務担当者は、ユーザ端末１１において、テンプレートをテンプレート群記憶装置５に登録せずに、テンプレートを用いずに回付すべき文書データを作成し、ユーザ・権限情報記憶装置３のユーザ情報に基づいて回付先を示す回付ルート情報を当該文書データに付加する。この場合にも、作成された文書データは、文書（ワークフロー）管理サーバ１の回付受付処理ステップ２６によって受け付けられ、以下、上記で説明した書類管理回付処理部２５の動作を上記と同様に行う。
In the case of an atypical job, the person in charge of the job creates document data to be circulated without using the template in the
図２は、この発明の本実施の形態に係る文書（ワークフロー）管理システムにおける回付文章の流れ（ワークフロー）および回付先変更の方法の一例を示す図である。ユーザ・権限情報記憶装置３には、承認権限を保有しない一般担当者のグループである一般担当者グループ３１と、承認権限を保有する業務担当者のグループである承認権限保有担当者グループ３２と、最終承認権限を保有する業務担当者のグループである最終承認権限保有担当者グループ３３とが記憶されている。このとき、テンプレート作成の際（図１参照）に、マスターデータとして、ユーザ・権限情報記憶装置３に予め定義されている権限毎の担当者グループ３１（例：一般担当者グループ（承認権限無し））、３２（例：承認権限保有担当者グループ），３３（例：最終承認権限保有担当者グループ）から、照査（チェック）者および承認者が選定されて、回付ルート情報として文書データ自体に付加されるが、回付ルート上の各業務担当者のいずれもが、ユーザ端末１１，１２，１３，・・・で、回付ルート選択ステップ３４，３５（回付ルート情報変更手段）により、この回付ルート情報を直接変更することができるようになっている。回付ルート選択ステップ３４，３５は、ユーザ端末１１，１２，１３に設けられている機能であり、各業務担当者は、自身がログインしているユーザ端末１１に文書ファイルが回付されてきたときに、自分の次に回付する回付先の担当者が不在等の理由により回付ルート順に回付できない場合等に、回付ルート情報をユーザ端末１１，１２，１３，・・・を操作することにより、直接、変更することができるという機能である。但し、変更先の指定は、セキュリティ性を考慮して、ユーザ・権限情報記憶装置３に登録されているユーザ情報および回付ルート規則情報記憶装置４に設定されている回付ルート規則の範囲に限定される。変更例としては、例えば、図２に示すように、一般担当者グループ３１に所属しているＣ担当者が、自身のユーザ端末を操作して、回付ルート選択ステップ３４により、次の回付先を、承認権限保有担当者グループ３２に所属しているＨグループリーダから、最終承認権限保有担当者グループ３３に所属しているＪ課長に変更して、回付ルートからＨグループリーダを削除する。また、他の変更例としては、同じく、図２に示すように、承認権限保有担当者グループ３２に所属しているＨグループリーダが、自身のユーザ端末を操作して、回付ルート選択ステップ３５により、次の回付先を、から、最終承認権限保有担当者グループ３３に所属しているＪ課長からＫ部長に変更する。これにより、回付ルート上の各業務担当者が容易にそして柔軟に回付ルートの見直しをすることができる。
FIG. 2 is a diagram showing an example of a flow of circulated text (workflow) and a method of changing a circulatory destination in the document (workflow) management system according to the embodiment of the present invention. The user / authority information storage device 3 includes a
このように、定型業務における帳票については、テンプレートを用いて文書データを作成するだけで、容易に承認手続きを行うことができ、承認者が不在である、または、緊急に回付する必要があるなどの例外事項が発生した場合にも、回付ルートを容易に変更できる利点がある。 In this way, for forms in routine work, it is possible to easily perform approval procedures simply by creating document data using a template, and the approver is absent or must be circulated urgently. Even when exceptions such as the above occur, there is an advantage that the circulation route can be easily changed.
また、非定型業務においては、帳票毎の回付ルートの定義が容易に行えるため、柔軟なシステムを構築することが可能となる。 In addition, in atypical work, since it is possible to easily define a circulation route for each form, it is possible to construct a flexible system.
以上のように、本実施の形態においては、起票者、あるいは回付ルート上のその文章を保有する業務担当者において、例えば最終承認者が不在である場合等に、回付する文書データに付加されている回付情報を文章管理規定の範囲内で変更することにより、臨機応変に代理者、もしくは他の最終承認権限者へ回付することができる。あるいは、非定型業務にて新規導入した書類に対し承認を受けるために回付する際、文書データに回付ルート情報を付加してテンプレートとして登録することで、作成した文書データ毎に回付ルートの定義を行うことができ、かつ、容易に回付を行うことができるようになる。 As described above, in the present embodiment, in the drafter or the business person who holds the sentence on the circulation route, for example, when the final approver is absent, By changing the added circulation information within the scope of the text management rules, it is possible to circulate to the agent or other final approval authority as needed. Alternatively, when a document that has been newly introduced in an atypical job is circulated for approval, a circulation route is added to each document data created by adding circulation route information to the document data and registering it as a template. Can be defined and can be easily circulated.
実施の形態２．
この発明の実施の形態２に係る文書（ワークフロー）管理システムを図３により説明する。図３において、上述の図１と同一の構成については同一の機能を有しているため、同一符号を付して示し、ここではその説明を省略する。
A document (workflow) management system according to
本実施の形態においては、図３に示すように、図１の構成におけるユーザ・権限情報記憶装置３の代わりに、ユーザ・権限・優先順位情報記憶装置３Ａが設けられている。これは、図１のユーザ・権限情報記憶装置３の情報に、さらに、優先順位の情報を付加したものである。この優先順位とは、図２に示す各業務担当者グループ内における各業務担当者に割り当てられた優先順位であり、予め、設定されてユーザ・権限・優先順位情報記憶装置３Ａに記憶される。 In this embodiment, as shown in FIG. 3, a user / authority / priority information storage device 3A is provided instead of the user / authority information storage device 3 in the configuration of FIG. This is obtained by adding priority information to the information in the user / authority information storage device 3 in FIG. This priority is a priority assigned to each business person in the business person group shown in FIG. 2, and is set in advance and stored in the user / authority / priority information storage device 3A.
さらに、本実施の形態においては、図３に示すように、担当者在席管理テーブル４３（在席管理記憶手段）および担当者在席チェック処理部４４（在席チェック処理手段）が設けられている。担当者在席管理テーブル４３は、図２に示す各担当者グループの各業務担当者の在席の有無を示す情報（すなわち、ユーザ端末へのログイン状態）を管理しているものである（例えば、在席（ログインしている）＝１、欠席（ログインしていない）＝０の情報を業務担当者毎に管理）。担当者在席チェック処理部４４が、各業務担当者のログイン状態をチェックし、その情報（在席結果）を、担当者在席管理テーブル４３に記憶する。
Further, in the present embodiment, as shown in FIG. 3, a person-in-charge attendance management table 43 (attended management storage means) and a person-in-charge presence check processing section 44 (attention check processing means) are provided. Yes. The person-in-charge presence management table 43 manages information indicating whether or not each person in charge of each person-in-charge group shown in FIG. 2 is present (that is, a login state to the user terminal) (for example, , Information on attendance (logged in) = 1, absence (not logged in) = 0 is managed for each business person in charge). The person-in-charge presence
また、本実施の形態においては、図３に示すように、書類回付管理処理部２５の処理において、ステップ２７とステップ２８との間に、優先順位チェックステップ４１と、回付先決定処理ステップ４２とが、設けられている。書類回付管理処理部２５に、後述の“優先順位判定ロジック”による優先順位チェックステップ４１および回付先決定処理ステップ４２を追加することにより、回付する文書データに付加する回付ルート情報において、業務担当者個人指定では無く、図２に示す各担当者グループ単位で指定することができるようになる（但し、回付ルート規則情報４に定義されている最低回付回数、ユーザ、権限、優先順位情報記憶装置３Ａで定義された承認権限者、最終承認権限者グループの指定有無、回付順番には従う必要があり、回付ルート情報有意性チェックステップ２７でチェックが行われる。）。
Further, in the present embodiment, as shown in FIG. 3, in the process of the document circulation
これにより、例えばログインしている業務担当者の中から優先順位が最も高い業務担当者を自動で割り当てし回付させることが可能となり、回付の流れを極力停滞させない（緊急回付時等）ようにすることができる。 This makes it possible, for example, to automatically assign and circulate the business person with the highest priority among the business persons who are logged in, so that the flow of circulation is not stagnated as much as possible (during emergency circulation, etc.) Can be.
“優先順位判定ロジック”は、回付ルート情報に担当者グループ単位の指定がある場合、優先順位チェックステップ４１にて、ユーザ・権限・優先順位情報記憶装置３Ａから、この担当者グループに属する中で最も優先順位の高い業務担当者を抽出し、回付先決定処理ステップ４２にて、担当者在席管理テーブル４３にて管理されている情報に基づいて、業務担当者の在席（ログイン）の有無をチェックする。当該業務担当者が在席（ログイン）していれば、回付先決定処理ステップ４２が、この業務担当者を次ぎの回付先に指定するが、在席（ログイン）していない場合は、再度、優先順位チェックステップ４１にて、次に優先順位の高い業務担当者を抽出し、再度、在席（ログイン）の有無をチェックし、・・・というように処理を繰り返して、在席（ログイン）している業務担当者の中から最も優先順位が高い業務担当者を次の回付先に指定する（回付ルート情報変更手段）。
The “priority determination logic” indicates that, in the case where the person in charge group is specified in the circulation route information, in the
本実施の形態に係る文書（ワークフロー）管理システムの動作について説明する。テンプレートの作成処理については、実施の形態１と同じであるため、説明を省略する。従って、ここでは、テンプレートを用いて作成した書類（文書データ）の回付処理について説明する。書類の回付を行う業務担当者は、上述の実施の形態１で示したようにして作成したテンプレートを用いて、回付すべき文書データをユーザ端末１１において作成する。ここで、既に、回付する書類のテンプレートが予め登録されている場合はテンプレート群記憶装置５から目的に合ったテンプレートを選択し用いて（ベースにして）文章を作成することもできる。この場合には、ユーザ端末１１からの要求信号に基づいて、テンプレート管理ステップ２４において、テンプレート群記憶装置５から要求信号に合ったテンプレートを取り出す。テンプレートを用いて作成した文書データは、回付を行うために、ユーザ端末１１から文書（ワークフロー）管理サーバ１の書類管理回付処理部２５に登録される。
The operation of the document (workflow) management system according to this embodiment will be described. Since the template creation process is the same as that of the first embodiment, the description thereof is omitted. Therefore, here, a circulation process of a document (document data) created using a template will be described. The person in charge of circulation of the document creates document data to be circulated in the
これにより、回付される文書データは、回付受付処理ステップ２６にて受け付けられ、回付を実行することにより回付ルート情報有意性チェックステップ２７にて、回付ルート情報が、予め決められた規則（回付ルート規則情報記憶装置４に定義されている最低回付回数、ユーザ、権限情報３で定義された承認権限者、最終承認権限者の指定有無、回付順番）で付加されているかどうかがチェックされた後、規則を満たしていると判定された場合で、かつ、回付ルート情報に担当者グループ単位の指定がある場合、優先順位チェックステップ４１にて、ユーザ・権限・優先順位情報記憶装置３Ａから、この担当者グループに属する中で最も優先順位の高い業務担当者を抽出し、回付先決定処理ステップ４２にて、担当者在席管理テーブル４３にて管理されている情報に基づいて、業務担当者の在席（ログイン）の有無をチェックする。
As a result, the document data to be circulated is accepted in the circulation
当該業務担当者が在席（ログイン）していれば、回付先決定処理ステップ４２が、この業務担当者を次ぎの回付先に指定するが、在席（ログイン）していない場合は、再度、優先順位チェックステップ４１にて、次に優先順位の高い業務担当者を抽出し、再度、在席（ログイン）の有無をチェックし、・・・というように処理を繰り返して、在席（ログイン）している業務担当者の中から最も優先順位が高い業務担当者を次の回付先に指定する。次に、回付処理ステップ２８により回付先に指定された業務担当者（の受付箱等）に回付された文書データが受け付けられる（回付受付処理ステップ２６）。具体的には、例えば各業務担当者専用の領域（フォルダ、ディレクトリなど）を受付箱として、回付されている文書データが保管（移動）される。一方、ステップ２７の判定で、規則を満たしていないと判定された場合には、現業務担当者のユーザ端末に当該文書データが突き返される。
If the business person in charge is present (logged in), the circulation destination
他の動作については、実施の形態１と同様であるため、説明を省略する。 Since other operations are the same as those in the first embodiment, the description thereof is omitted.
以上のように、本実施の形態においては、実施の形態１と同様の効果が得られるとともに、さらに、各業務担当者グループ内で優先順位を設定しておき、回付ルート情報に担当者グループ単位の指定がある場合には、回付先に指定されている業務担当者が不在の場合には、優先順位の最も高い業務担当者を抽出して、その業務担当者に回付するようにしたので、臨機応変に回付処理を行うことができ、業務担当者不在のための回付処理の遅延を防止する事ができる。 As described above, in the present embodiment, the same effect as in the first embodiment can be obtained, and furthermore, a priority order is set in each business staff group, and the staff group is included in the circulation route information. If there is a unit specified, and there is no business person designated as the circulation destination, the business person with the highest priority is extracted and distributed to that business person. As a result, the circulation process can be performed on an as-needed basis, and the delay of the circulation process due to the absence of the person in charge of business can be prevented.
実施の形態３．
この発明の実施の形態３に係る文書（ワークフロー）管理システムを図４により説明する。図４において、図１および図３と同一の構成については、同一符号を付して示し、ここでは説明を省略する。図４に示すように、本実施の形態においては、図３の構成に対して、書類回付管理処理部２５内に、回付情報自動付加処理ステップ２９（回付ルート情報付加手段）が追加されている。他の構成については、図３と同じである。
Embodiment 3 FIG.
A document (workflow) management system according to Embodiment 3 of the present invention will be described with reference to FIG. 4, the same components as those in FIGS. 1 and 3 are denoted by the same reference numerals, and description thereof is omitted here. As shown in FIG. 4, in the present embodiment, a circulation information automatic addition processing step 29 (circulation route information addition means) is added to the configuration of FIG. Has been. Other configurations are the same as those in FIG.
本実施の形態においては、回付情報自動付加処理ステップ２９を追加したので、起票する業務担当者が回付先の業務担当者をピックアップして文書データに回付ルート情報として付加していない場合に、固定の回付ルート情報を付加することができ、さらに、優先順位チェックステップ４１により、回付先に指定された業務担当者が在席していない場合には、それぞれの各担当者グループ内の在席している業務担当者の中で最も優先順位の高い業務担当者を自動で割り当て回付させることができる。すなわち、この回付情報自動付加処理ステップ２９は、回付ルート情報を持たない文書データの場合に、自動的に固定の回付ルート情報を付加するステップである。固定の回付ルート情報として、例えば、図２に示す一般担当者グループ３１、承認権限保有担当者グループ３２、最終承認権限保有担当者グループ３３が設定されているとすると、実施の形態２で説明した優先順位チェックステップ４１にて、各担当者グループの中から在席している業務担当者の中で最も優先順位の高い業務担当者が自動的に割り当てられ回付が行われる。これにより、テンプレート登録時の手間削減、ヒューマンエラー防止、回付情報付加時の手間を削減できる。
In this embodiment, since the circulation information automatic
次に、本実施の形態に係る文書（ワークフロー）管理システムの動作について説明する。テンプレートの作成処理については、実施の形態１と同じであるため、説明を省略する。従って、ここでは、テンプレートを用いて作成した書類（文書データ）の回付処理について説明する。書類の回付を行う業務担当者は、上述の実施の形態１で示したようにして作成したテンプレートを用いて、回付すべき文書データをユーザ端末１１において作成する。ここで、既に、回付する書類のテンプレートが予め登録されている場合はテンプレート群記憶装置５から目的に合ったテンプレートを選択し用いて（ベースにして）文章を作成することもできる。この場合には、ユーザ端末１１からの要求信号に基づいて、テンプレート管理ステップ２４において、テンプレート群記憶装置５から要求信号に合ったテンプレートを取り出す。テンプレートを用いて作成した文書データは、回付を行うために、ユーザ端末１１から文書（ワークフロー）管理サーバ１の書類管理回付処理部２５に登録される。
Next, the operation of the document (workflow) management system according to this embodiment will be described. Since the template creation process is the same as that of the first embodiment, the description thereof is omitted. Therefore, here, a circulation process of a document (document data) created using a template will be described. The person in charge of circulation of the document creates document data to be circulated in the
これにより、回付される文書データは、回付受付処理ステップ２６にて受け付けられる。当該文書データが、回付ルート情報を持たない文書データであった場合には、回付情報自動付加処理ステップ２９により、自動的に、回付ルート情報として、図２に示す担当者グループ単位（一般担当者グループ３１、承認権限保有担当者グループ３２、最終承認権限保有担当者グループ３３）が指定される。これにより、回付を実行することにより、回付ルート情報有意性チェックステップ２７にて、ステップ２９で指定された回付ルート情報が、予め決められた規則（回付ルート規則情報記憶装置４に定義されている最低回付回数、ユーザ、権限情報３で定義された承認権限者、最終承認権限者の指定有無、回付順番）で付加されているかどうかがチェックされた後、規則を満たしていると判定された場合で、かつ、回付ルート情報に担当者グループ単位の指定がある場合、優先順位チェックステップ４１にて、ユーザ・権限・優先順位情報記憶装置３Ａから、この担当者グループに属する中で最も優先順位の高い業務担当者を抽出し、回付先決定処理ステップ４２にて、担当者在席管理テーブル４３にて管理されている情報に基づいて、業務担当者の在席（ログイン）の有無をチェックする。
As a result, the document data to be circulated is accepted in the circulation
当該業務担当者が在席（ログイン）していれば、回付先決定処理ステップ４２が、この業務担当者を次ぎの回付先に指定するが、在席（ログイン）していない場合は、再度、優先順位チェックステップ４１にて、次に優先順位の高い業務担当者を抽出し、再度、在席（ログイン）の有無をチェックし、・・・というように処理を繰り返して、在席（ログイン）している業務担当者の中から最も優先順位が高い業務担当者を次の回付先に指定する。次に、回付処理ステップ２８により回付先に指定された業務担当者（の受付箱等）に回付された文書データが受け付けられる（回付受付処理ステップ２６）。具体的には、例えば各業務担当者専用の領域（フォルダ、ディレクトリなど）を受付箱として、回付されている文書データが保管（移動）される。一方、ステップ２７の判定で、規則を満たしていないと判定された場合には、現業務担当者のユーザ端末に当該文書データが突き返される。
If the business person in charge is present (logged in), the circulation destination
他の動作については、実施の形態１及び２と同様であるため、説明を省略する。 Since other operations are the same as those in the first and second embodiments, description thereof is omitted.
以上のように、本実施の形態においては、実施の形態１および２と同様の効果が得られるとともに、さらに、回付ルート情報を持たない文書データの場合に、自動的に、予め設定されている固定の回付ルートとして担当者グループ単位の指定を付加するようにしたので、テンプレート登録時の手間の削減、ヒューマンエラーの防止、回付情報付加時の手間を削減することができるとともに、回付先に指定されている業務担当者が不在の場合には、優先順位の最も高い業務担当者を抽出して、その業務担当者に回付するようにしたので、臨機応変に回付処理を行うことができ、業務担当者不在のための回付処理の遅延を防止する事ができる。 As described above, in the present embodiment, the same effects as those in the first and second embodiments can be obtained, and, in addition, in the case of document data that does not have circulation route information, it is automatically set in advance. As a fixed circulation route is added, the person-in-charge group designation is added, so it is possible to reduce the time and labor when registering templates, to prevent human errors, and when adding circulation information. When the person in charge designated as the destination is absent, the person in charge with the highest priority is extracted and circulated to the person in charge of the person in charge. It is possible to prevent the delay of the circulation process due to the absence of the person in charge of business.
実施の形態４．
上記実施の形態１〜３における回付処理において、回付ルートに沿って文書データを回付させるのでは無く、本実施の形態においては、図５に示すように、文書（ワークフロー）管理サーバ１に、文書データ管理用の保管装置３０（文書データ保管手段）を接続し、保管装置３０の所定の領域に、ユーザ端末１１，１２，１３で作成された文書データ６１を保存しておき、各業務担当者に回付するのは“保有権限”情報としてのパスワード６２のみとすることもできる。なお、保管装置３０は、例えば、ハードディスクなどの記憶媒体から構成される。
Embodiment 4 FIG.
In the circulation process in the first to third embodiments, document data is not circulated along the circulation route. In the present embodiment, as shown in FIG. The document data management storage device 30 (document data storage means) is connected to the
具体的には、例えば、ユーザ端末１１，１２，１３で作成された文書データに対し、文書（ワークフロー）管理サーバ１は、回付受付処理ステップ２６により当該文書データが登録されたときに、自動で、パスワード６２の設定を行うとともに、当該文書データ６１をパスワード６２に対応させて保管装置３０に記憶させる。なお、当該パスワード６２は、各文書データごとに異なるものであり、他と重複しない固有のものである。
Specifically, for example, for document data created by the
文書データを回付させる代わりに、このパスワード６２（“保有権限”）を回付することで、パスワード６２（“保有権限”）を有している業務担当者のユーザ端末１１，１２，１３でのみ、文書データ６１の内容の変更等が行え、他の業務担当者のユーザ端末１１，１２，１３からは閲覧のみと設定する。すなわち、文書データ６１の内容の変更を行いたい業務担当者は、ユーザ端末１１，１２，１３で受信したパスワード６２を、文書（ワークフロー）管理サーバ１に対して送信する。文書（ワークフロー）管理サーバ１は、パスワード６２を受信すると、それの信憑性（正または偽）を判断し、正規のものであると判定した場合に、当該パスワードを検索キーにして、保管装置３０に保管されている文書データ６１をユーザ端末１１，１２，１３に送信し、その内容の変更を許可する。なお、変更された箇所および変更した業務担当者を後で確認することができるように変更履歴を文書データ６１に付加するようにしてもよい。これにより、リモートアクセス環境からの書類管理も容易に行うことができ、また、保有権限を持たない各業務担当者（必要に応じ、回付ルートに入らない他の業務担当者にも閲覧させることが可能となる）も文章の閲覧を可能とすることができる。なお、パスワードの回付方法は、上記の実施の形態１〜３で説明した文書データの回付方法と同じである。
Instead of circulating the document data, the password 62 (“holding authority”) is circulated so that the
また、文書（ワークフロー）管理サーバ１を例えば多重化する、あるいは、ハードディスクなどの記億媒体を多重化（ＲＡＩＤ装置等）するなどにより補強すれば、たとえ文章保有権限を持つ各業務担当者の使用端末が故障しても文書データが損なわれることなく、代替え端末にて再び運用を開始することができる。 Moreover, if the document (workflow) management server 1 is reinforced by, for example, multiplexing the storage medium such as the hard disk or the like (such as a RAID device), it is used by each business person who has the authority to hold the text. Even if the terminal breaks down, the document data is not damaged, and the operation can be started again at the substitute terminal.
他の構成および動作については、上記の実施の形態１〜３と同様であるため、ここでは、その説明を省略する。また、図５においては、図１の構成に本実施の形態の構成を適用させた例が記載されているが、この場合に限らず、本実施の形態の構成は、図３および図４の構成にも適用できることは言うまでもない。 Since other configurations and operations are the same as those in the first to third embodiments, description thereof is omitted here. 5 shows an example in which the configuration of the present embodiment is applied to the configuration of FIG. 1. However, the configuration of the present embodiment is not limited to this case, and the configuration of FIG. 3 and FIG. Needless to say, it can also be applied to the configuration.
以上のように、本実施の形態によれば、上記の実施の形態１〜３と同様の効果が得られるとともに、文書データ６１そのものは保管装置３０に保管させておいて、文書データ６１に対して生成されたパスワード６２のみを回付するようにして、パスワード６２（“保有権限”）を有している業務担当者のみ文書データ６１の内容の変更等が行え、他の業務担当者は閲覧のみと設定する。これにより、リモートアクセス環境からの書類管理も容易に行うことができ、また、パスワード６２を持たない各業務担当者も文書データの閲覧が可能となって、利便性が向上する。
As described above, according to the present embodiment, the same effects as those of the first to third embodiments can be obtained, and the
１ 文書（ワークフロー）管理サーバ、２ 進捗管理履歴情報記憶装置、３ ユーザ・権限情報記憶装置、３Ａ ユーザ・権限・優先順位情報記憶装置、４ 回付ルート規則情報記憶装置、５ テンプレート群記憶装置、１１，１２，１３ ユーザ端末、２１ テンプレート管理処理部、２２ テンプレート登録受付処理ステップ、２３ テンプレート有意性チェックステップ、２４ テンプレート管理ステップ、２５ 書類管理回付処理部、２６ 回付受付処理ステップ、２７ 回付ルート情報有意性チェックステップ、２８ 回付処理ステップ、２９ 回付情報自動付加処理ステップ、３０ 保管装置、３１ 一般担当者グループ、３２ 承認権限保有担当者グループ、３３ 最終承認権限保有担当者グループ、３４，３５ 回付ルート選択ステップ、４１ 優先順位チェックステップ、４２ 回付先決定処理ステップ、４３ 担当者在席管理テーブル、４４ 担当者在席チェック処理部、６１ 文書データ。 1 document (workflow) management server, 2 progress management history information storage device, 3 user / authority information storage device, 3A user / authority / priority information storage device, 4 times route rule information storage device, 5 template group storage device, 11, 12, 13 User terminal, 21 Template management processing unit, 22 Template registration reception processing step, 23 Template significance check step, 24 Template management step, 25 Document management circulation processing unit, 26 times reception processing step, 27 times Route information significance check step, 28 times attachment processing step, 29 times information automatic addition processing step, 30 storage device, 31 general person in charge group, 32 approval authority holding person in charge group, 33 final approval authority holding person in charge group, 34, 35 times route selection step, 1 priority checking step, 42 circulated destination determining process step, 43 person seating management table, 44 representative presence check processing unit, 61 the document data.
Claims (6)
上記回付先端末のユーザ情報を各権限グループごとに記憶しているユーザ権限情報記憶手段と、
回付ルートを制限する回付ルート規則を記憶している回付ルート規則情報記憶手段と、
回付先端末を指定する回付ルート情報を、上記ユーザ情報および上記回付ルート情報を用いて、回付する文書データに付加する回付ルート情報付加手段と、
上記回付ルート情報が付加された上記文書データを、上記回付ルート情報に従って回付する回付処理手段と、
上記回付処理手段によって回付されている上記文書データを上記回付先端末が受信したときに、上記ユーザ情報および上記回付ルート規則の範囲内で上記回付ルート情報の変更を行う回付ルート情報変更手段と
を備えたことを特徴とする文書管理システム。 A circulation destination terminal that can be designated as a circulation destination of the document data; and
User authority information storage means for storing user information of the circulation destination terminal for each authority group;
A circulation route rule information storage means for storing circulation route rules for restricting circulation routes;
Circulation route information adding means for adding circulation route information specifying a circulation destination terminal to document data to be circulated using the user information and the circulation route information;
Circulation processing means for circulating the document data to which the circulation route information is added according to the circulation route information;
Circulation for changing the circulation route information within the range of the user information and the circulation route rule when the circulation destination terminal receives the document data distributed by the circulation processing means. A document management system comprising: route information changing means.
上記文書管理システムは、
各上記回付先端末に対するログインの有無を確認する在席チェック処理手段と、
上記在席チェック処理手段によって確認された在席結果を記憶する在席管理記憶手段と
をさらに備え、
上記回付ルート情報変更手段は、上記回付ルート情報によって指定されている次の回付先の回付先端末のユーザがログインしているか否かを上記在席管理記憶手段の上記在席結果を用いて判定し、ログインしていなかった場合に、上記次の回付先の回付先端末のユーザが所属している上記権限グループ内で、かつ、現在ログインしている、最も優先順位の高いユーザの回付先端末を次の回付先に指定するように、上記回付ルート情報の変更を行う
ことを特徴とする請求項１または３に記載の文書管理システム。 The user information is given priority in the authority group,
The document management system
Presence check processing means for confirming the presence or absence of login to each of the above circulation destination terminals;
And an attendance management storage means for storing the attendance result confirmed by the presence check processing means,
The circulation route information changing means determines whether or not the user of the circulation destination terminal of the next circulation destination designated by the circulation route information is logged in. If the user is not logged in, the highest priority within the authority group to which the user of the next circulation destination terminal belongs and who is currently logged in The document management system according to claim 1, wherein the circulation route information is changed so that a circulation destination terminal of a high user is designated as a next circulation destination.
上記パスワードの回付先に指定され得る回付先端末と、
上記回付先端末のユーザ情報を各権限グループごとに記憶しているユーザ権限情報記憶手段と、
回付ルートを制限する回付ルート規則を記憶している回付ルート規則記憶手段と、
回付先端末を指定する回付ルート情報を、上記ユーザ情報および上記回付ルート規則を用いて、回付するパスワードに付加する回付ルート情報付加手段と、
上記回付ルート情報が付加された上記パスワードを、上記回付ルート情報に従って回付する回付処理手段と、
上記回付処理手段によって回付されている上記パスワードを上記回付先端末が受信したときに、上記ユーザ情報および上記回付ルート規則の範囲内で上記回付ルート情報の変更を行う回付ルート情報変更手段と、
上記パスワードを用いて上記文書データ保管手段の上記文書データをアクセスするアクセス手段と
を備えたことを特徴とする文書管理システム。 A document data storage means for storing document data with a unique password;
A circulation destination terminal that can be designated as a circulation destination of the password;
User authority information storage means for storing user information of the circulation destination terminal for each authority group;
A circulation route rule storage means for storing circulation route rules for restricting circulation routes;
Circulation route information adding means for adding circulation route information specifying a circulation destination terminal to a password to be circulated using the user information and the circulation route rule;
Circulation processing means for circulating the password to which the circulation route information is added according to the circulation route information;
A circulation route for changing the circulation route information within the range of the user information and the circulation route rule when the circulation destination terminal receives the password distributed by the circulation processing means. Information change means;
Accessing means for accessing the document data of the document data storage means using the password.
Priority Applications (1)
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