JP2004302803A

JP2004302803A - Method and apparatus for automatic journalizing, journalizing program, and its recording medium

Info

Publication number: JP2004302803A
Application number: JP2003094337A
Authority: JP
Inventors: Katsu Noji; 克野地; Kazuyoshi Suzuki; 和義鈴木; Yuji Kaneko; 裕司金子; Tomohisa Tazaki; 朝久田崎; Tadashi Ono; 廉大野
Original assignee: Hitachi Systems and Services Ltd
Current assignee: Hitachi Systems and Services Ltd
Priority date: 2003-03-31
Filing date: 2003-03-31
Publication date: 2004-10-28

Abstract

<P>PROBLEM TO BE SOLVED: To provide techniques capable of performing journalizing works at high speed by shortening retrieving time for journalizing conditions while performing journalizing operation of slips and vouchers. <P>SOLUTION: An automatic journalizing method performing journalizing operation of the slips and vouchers comprises: a step reading a specified journalizing conditions instructing file and retaining journalizing conditions indicating conditions for journalizing operation and journalizing instructions indicating contents of journalizing operation in a memory field of a memory device in a tree structure; a step reading data of journalizing slips and vouchers from the file for journalizing slips and vouchers; a step referring to the tree structure retained in the memory field and retrieving journalizing conditions satisfied with the read data of journalizing slips and vouchers from the tree structure and obtaining journalizing instructions corresponding to the retrieved journalizing conditions; and a step executing journalizing operation of the journalizing slips and vouchers according to the journalizing instructions obtained by aforementioned retrieval. <P>COPYRIGHT: (C)2005,JPO&NCIPI

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は伝票の仕訳作業を行う自動仕訳処理装置に関し、特にコンピュータ装置を使用して会計伝票の仕訳作業を自動的に行う自動仕訳処理装置に適用して有効な技術に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来、会計伝票の仕訳作業をコンピュータ装置を使って行う場合には、仕訳処理をする自動仕訳プログラムを作成し、コンピュータ装置に搭載された記憶装置に読み込ませ、コンピュータ装置に搭載されたＣＰＵ等を用いて仕訳処理を自動化している。ここで会計伝票を仕訳するには、仕訳条件と仕訳処理とが必要であるが、仕訳条件を予め作成しておき、コンピュータ装置に接続されたデータベース等の外部記憶装置に格納しておいて、自動仕訳プログラムの指示により、会計伝票（例えば、「売上伝票」）の伝票項目名（例えば、「営業店名」）と仕訳伝票の伝票項目名に記載された値（例えば、「Ａ営業所」）とを使ってデータベース等の外部記憶装置に格納された仕訳条件を検索して、仕訳方法を示した仕訳コード（例えば、「仕訳方法０１」）を取得し、自動仕訳プログラム内に記述された仕訳コードを判断する処理によって仕訳コード毎に区別された仕訳処理をしている。
【０００３】
この様な自動仕訳システムの例として、企業の経済活動で発生する取引からその企業の財政状態や損益に関する情報を容易に作成するためのシステム及び方法が提供されており（例えば特許文献１参照）、データベース等の外部記憶装置を用いて仕訳コードを検索している。
【０００４】
【特許文献１】
特開２０００−２１５２６３号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
前記従来の技術において、仕訳方法を示した仕訳コードを取得する為には、コンピュータ装置に接続されたデータベース等の外部記憶装置に格納されている仕訳条件を検索しており、更に、取得した仕訳方法を示した仕訳コードを判断する処理及び仕訳コード毎に区別された仕訳処理が自動仕訳プログラム内に必要である為、外部記憶装置に格納された仕訳条件の件数が増大した場合に、検索に要する性能確保が難しいという問題と、仕訳コードが追加変更になった場合に自動仕訳プログラム内に仕訳処理の追加変更が必要であるという問題があった。
【０００６】
本発明の目的は上記問題を解決し、伝票の仕訳作業を行う際にその仕訳条件の検索時間を短縮して仕訳処理を高速化することが可能な技術を提供することにある。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
本発明は、伝票の仕訳作業を行う自動仕訳処理装置において、記憶装置上にツリー構造で保持された仕訳条件及び仕訳指示により伝票データの仕訳処理を行うものである。
【０００８】
本発明の自動仕訳処理装置では、まず、指定された仕訳条件指示ファイルを読み込み、仕訳処理を行う際の条件を示す仕訳条件とその仕訳処理の内容を示す仕訳指示とをコンピュータ装置内の記憶装置上の記憶領域にツリー構造で保持する処理を行う。また、前記仕訳条件を記憶領域のツリー構造で保持する際に、そのツリー構造の末端の葉の部分に仕訳処理で必要な仕訳指示を保持しておく。
【０００９】
次に、仕訳伝票ファイルから仕訳伝票データを読み込んだ後、前記記憶領域に保持したツリー構造を参照し、そのツリー構造を幹から葉に向かって辿って行くことにより、読み込んだ仕訳伝票データが満たす仕訳条件を前記ツリー構造から検索して、その検索された仕訳条件に対応する仕訳指示を末端の葉の部分から取得し、その取得した仕訳指示に従って当該仕訳伝票データの仕訳処理を実行して仕訳結果を仕訳済み伝票ファイルに出力する。
【００１０】
そして、仕訳伝票ファイル中の全仕訳伝票データについて、ツリー構造中の仕訳条件の検索、仕訳指示の末端の葉の部分からの取得、その仕訳指示による仕訳処理の実行と出力を行った後、仕訳伝票ファイルを最後まで処理したら自動仕訳処理を終了する。
【００１１】
また本発明の好ましい実施形態では、仕訳処理に必要な仕訳条件と仕訳処理に必要な仕訳指示とが対応し、仕訳条件には、伝票項目名とその伝票項目値を比較する条件となる仕訳条件項目名とその仕訳条件項目値とを指定し、また、仕訳指示には、仕訳方法を指定しておく。そして、仕訳条件の指定の際には、仕訳条件項目名と仕訳条件項目値とを１対とした、１対乃至複数の対を指定し、複数の対を指定した場合には、全ての対をアンド条件として条件の一致する仕訳条件の検索を行う。
【００１２】
前記仕訳条件項目値として、所定の値（例えば、「１００」）或いは、所定の範囲（例えば、「１から１００」、若しくは、「２００１／１０／０１から２００２／０３／３１」）を指定することができ、所定の値であれば伝票項目値が等しいことにより、或いは、所定の範囲であれば伝票項目値がその範囲以内であることにより、仕訳条件の一致と判断する。
【００１３】
本発明では、仕訳条件として１つ或いは複数の仕訳条件項目名の指定を行うものとするが、異なる仕訳条件においては、異なる仕訳条件項目名が指定されていても良い。
【００１４】
前記の様に本発明の技術では、仕訳処理に必要な仕訳条件を、予めコンピュータ装置内の記憶装置に記憶しておくことで、データベース等の外部記憶装置に記憶しておいた場合よりも、仕訳処理に必要な仕訳条件を高速に検索することができ、かつ、本発明のツリー構造による記憶装置内の仕訳条件の保持方法により仕訳条件比較の回数を減らすことで更に高速に検索することができる。また本発明では、仕訳指示を仕訳方法とすることにより、仕訳方法を追加しようとした場合に自動仕訳プログラムの変更を不要とすることができる。
【００１５】
以上の様に本発明の自動仕訳処理装置によれば、記憶装置上にツリー構造で保持された仕訳条件及び仕訳指示により伝票データの仕訳処理を行うので、伝票の仕訳作業を行う際にその仕訳条件の検索時間を短縮して仕訳処理を高速化することが可能である。
【００１６】
【発明の実施の形態】
以下に記憶装置上にツリー構造で保持された仕訳条件及び仕訳指示により伝票データの仕訳処理を行う一実施形態の自動仕訳処理装置について説明する。
【００１７】
図１は本実施形態の自動仕訳処理装置のシステム構成を示す図である。図１に示す様に本実施形態の自動仕訳処理装置は、仕訳条件指示ファイル読み込み処理部１と、仕訳伝票ファイル読み込み処理部２と、仕訳条件検索処理部３と、仕訳処理部４とを有している。
【００１８】
仕訳条件指示ファイル読み込み処理部１は、指定された仕訳条件指示ファイルを読み込み、仕訳処理を行う際の条件を示す仕訳条件とその仕訳処理の内容を示す仕訳指示とを記憶装置１７上の記憶領域にツリー構造で保持する処理部であり、前記仕訳条件を記憶領域のツリー構造で保持する際に、そのツリー構造の末端の葉の部分に仕訳処理で必要な仕訳指示を保持するものである。
【００１９】
仕訳伝票ファイル読み込み処理部２は、仕訳伝票ファイルから仕訳伝票データを読み込む処理部である。仕訳条件検索処理部３は、前記記憶領域に保持したツリー構造を参照し、前記読み込んだ仕訳伝票データが満たす仕訳条件を前記ツリー構造から検索して、その検索された仕訳条件に対応する仕訳指示を取得する処理部であり、前記ツリー構造を幹から葉に向かって辿って行くことにより前記仕訳条件を検索するものである。仕訳処理部４は、前記検索により取得した仕訳指示に従って前記仕訳伝票データの仕訳処理を実行する処理部である。
【００２０】
本実施形態の自動仕訳処理装置を、仕訳条件指示ファイル読み込み処理部１、仕訳伝票ファイル読み込み処理部２、仕訳条件検索処理部３及び仕訳処理部４として機能させる為のプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に記録され磁気ディスク等に格納された後、メモリにロードされて実行されるものとする。なお前記プログラムを記録する記録媒体はＣＤ−ＲＯＭ以外の他の記録媒体でも良い。また前記プログラムを当該記録媒体から情報処理装置にインストールして使用しても良いし、ネットワークを通じて当該記録媒体にアクセスして前記プログラムを使用するものとしても良い。
【００２１】
図１の自動仕訳処理装置のコンピュータ装置１６には記憶装置１７及びＣＰＵ１８が搭載されており、記憶装置１７にはＣＰＵ１８で実行するプログラムの使用する記憶領域が含まれている。また、コンピュータ装置１６には外部記憶装置１１〜１４及び入力装置１５が接続されており、コンピュータ装置１６は、各外部記憶装置に格納されたファイルの入出力、及び入力装置１５からの入力を処理する機能や、名称等の文字情報をソートする機能を持っている。ここで、図１は本実施形態における構成例を示したもので、他の実施形態においては、図１に示した以外の外部記憶装置があっても良く、また、次項に示す各ファイルが個別に入出力可能な状態であれば同一の外部記憶装置に格納されていても構わないものとする。
【００２２】
ここで、外部記憶装置１１には仕訳伝票ファイル、外部記憶装置１２には仕訳条件／指示ファイル（以下、仕訳条件指示ファイル）、外部記憶装置１３には仕訳済み伝票ファイル、外部記憶装置１４には自動仕訳プログラムがそれぞれ格納されている。仕訳伝票ファイルには、１つまたは複数件の会計伝票データが格納されており、仕訳条件指示ファイルには、仕訳条件と仕訳指示を１対とした仕訳条件指示データが１つ乃至複数件格納されている。更に、仕訳済み伝票ファイルには、自動仕訳プログラムが処理した結果の会計伝票が１つまたは複数件出力される。
【００２３】
次に、自動仕訳プログラムの処理内容について説明する。入力装置１５より自動仕訳プログラムの実行開始が入力されると、自動仕訳プログラムが、外部記憶装置１４から記憶装置１７に読み込まれて前記各処理部が記憶装置１７上に形成され、ＣＰＵ１８を使って各処理部の処理が実行される。ここで、入力装置１５より自動仕訳プログラムの実行開始が入力される際に、仕訳伝票ファイル、仕訳条件指示ファイル、仕訳済み伝票ファイルの格納場所が同時に指定されるものとする。この格納場所は、外部記憶装置における各ファイルの位置を示す名称である。
【００２４】
本実施形態の自動仕訳処理では、仕訳伝票ファイルと仕訳条件指示ファイルを、指定された格納場所から入力し、仕訳条件指示ファイルに格納されている仕訳条件指示データに従った仕訳処理をして、指定された格納場所の仕訳済み伝票ファイルに出力する。続いて、図２のフローチャート及び図３を用いて、自動仕訳処理について詳細に説明する。
【００２５】
図２は本実施形態の自動仕訳処理の処理手順を示すフローチャートである。入力装置１５より自動仕訳プログラムの実行開始が入力されると、仕訳条件指示ファイル読み込み処理部１は、同時に指定された仕訳条件指示ファイルを読み込み、記憶装置１７上の記憶領域に、図３に示すツリー構造の仕訳条件及び仕訳指示データを保持する（ステップ２１）。
【００２６】
次に仕訳伝票ファイル読み込み処理部２は、仕訳伝票ファイルから仕訳伝票データを１件読み込み（ステップ２２）、仕訳条件検索処理部３は、ステップ２１により作成したツリー構造を参照して仕訳条件を検索し（ステップ２３）、仕訳処理部４は、ステップ２３で検索して得た仕訳指示データに従った仕訳処理を実行し（ステップ２４）、実行した仕訳結果を仕訳済み伝票ファイルに出力する（ステップ２４）。
【００２７】
そして、仕訳伝票ファイルの最後まで処理したかチェックし（ステップ２５）、仕訳伝票ファイルを最後まで処理していなければステップ２２に戻って処理を繰り返し、仕訳伝票ファイルを最後まで処理したら自動仕訳処理を終了する。
【００２８】
図３は本実施形態の記憶装置内で仕訳条件指示データを保持するツリー構造の概要を示す図である。ここで、前記ステップ２１において作成するツリー構造について、図３を用いて詳細に説明する。
【００２９】
図３に示すツリー構造は、名称がＴＯＰであるノード３１を先頭に、項目名１のＰに示すポインタにより次のノード３２にポイントし、ノード３２の名称は項目名１であるので、更にノード３２の値１のＰに示すポインタにより次のノード３３にポイントし、ノード３３の名称は項目名一覧であるので、更にノード３３の項目名２のＰに示すポインタにより次のノード３４にポイントし、ノード３４の名称は項目名２であるので、更にノード３４の値１のＰに示すポインタにより次のノード３５にポイントし、ノード３５の名称は仕訳指示であって項目名及び項目名一覧ではないので、ノード３５から次のノードへはポイントしていない。
【００３０】
ここで、ノード３３は、ノード３１からノード３３に至るまでに通過したノードが示す項目名及び値の条件が同一である複数の条件があることを示しており、ノード３３の項目名により、ノード３３より先のノードが示す項目名及び値の条件が異なる複数の条件が存在することを示している。
【００３１】
前記の様に本実施形態の図３のツリー構造では、仕訳条件として指定された項目名または項目名一覧のポインタにより各ノードの位置を指し示し、そのツリー構造の末端の葉の部分に仕訳処理で必要な仕訳指示を保持しているものとしている。
【００３２】
この為、前記の様にノードから次のノードにポイントしたときに、ポイントされたノードが項目名である場合には、該ノードの値のＰに示すポインタにより更に次のノードへポイントし、ノードから次のノードにポイントしたときに、ポイントされたノードの名称が項目名一覧である場合には、該ノードの項目名のＰに示すポインタにより更に次のノードへポイントしているが、ノードから次のノードにポイントしたときに、ポイントされたノードの名称が仕訳指示である場合には、該ノードから次のノードへポイントしていない。
【００３３】
図３において、仕訳条件が複数の仕訳条件項目名をアンド条件とする場合、図３に示すノード３１〜ノード３４の様に、ＴＯＰと呼ばれるノード３１から始まり仕訳条件項目名の数に応じた回数だけ次のノードへのポイントが繰り返される。また、仕訳条件が１つの仕訳条件項目名を条件とする場合、図３に示すノード３６の様に、ＴＯＰと呼ばれるノード３１から１回ポイントするだけのノードが作成される。
【００３４】
図３のノード３５に示す様なツリー構造の末端の葉の部分に位置する仕訳指示は、ＴＯＰのノード３１からその直前のノードまでの仕訳条件が一致したときに、その仕訳処理に必要な仕訳指示データを保持している。
【００３５】
図３において、仕訳条件項目名、仕訳条件項目値、仕訳指示を例示すれば、項目名１には、仕訳条件項目名（例えば、「営業店名」）、値１には、会計伝票の仕訳条件項目名に記載されたデータ（例えば、「Ａ営業所」）、仕訳指示には、仕訳処理に必要な仕訳方法（例えば、「販売伝票￥５０００に対して、売掛金借方￥５０００、商品貸方￥５０００、の様に借方、貸方を仕訳する方法」）を仕訳指示データとして保持する。
【００３６】
ここで、図３に示すツリー構造を作成する手順について、図４〜図６のフローチャートを用いて詳細に説明する。
【００３７】
図４〜図６は本実施形態の仕訳条件指示ファイル読み込み処理の処理手順を示すフローチャートである。図４〜図６に示す様に自動仕訳処理装置の仕訳条件指示ファイル読み込み処理部１は、指定された仕訳条件指示ファイルを読み込み、仕訳処理を行う際の条件を示す仕訳条件とその仕訳処理の内容を示す仕訳指示とを記憶装置１７上の記憶領域にツリー構造で保持する処理を行う。
【００３８】
まず、ノード３１の項目名をクリアし、ノード３１に項目名を保持していない状態にする（ステップ７０１）。
【００３９】
次に、仕訳条件指示ファイルから、仕訳条件指示データを１件読み込み（ステップ７０２）、仕訳条件指示データが読み込めたか、或いは仕訳条件指示ファイルの終わりに達したかをチェックする（ステップ７０３）。
【００４０】
ステップ７０３において、仕訳条件指示ファイルの終わりに達した場合には、仕訳条件指示ファイルの読み込み処理を終了する。
【００４１】
ステップ７０３において、仕訳条件指示データが読み込めた場合には、仕訳条件データ（例えば、「起票日：２００１／０４／０１〜２００１／０９／３０」、「営業店名：Ａ営業所」、「支払区分：売掛」）と仕訳指示データ（例えば、「仕訳処理１」）とに分離する（ステップ７０４）。ここで、仕訳条件データは、仕訳条件項目名（例えば、「起票日」、「営業店名」、「支払区分」）と仕訳条件項目値（例えば、「２００１／０４／０１〜２００１／０９／３０」、「Ａ営業所」、「売掛」）を含んでいるものとする。
【００４２】
仕訳条件データに含まれる仕訳条件項目名をコンピュータ装置１６に搭載されたソート機能を用いてソートする（ステップ７０５）。ここで、ソート機能については、文字コード順、或いは、数値の大小順等のソート条件は問わないが、ソート機能に組み込まれた所定の順序性をもってソートされるものとする。
【００４３】
次にＴＯＰであるノード３１を着目ノードとした後（ステップ７０６）、仕訳条件項目名の内で１つ目の仕訳条件項目名に着目し、これを着目仕訳条件項目名とする（ステップ７０７）。例えば、ステップ７０５におけるソートの結果が、「起票日」「営業店名」「支払区分」の順であった場合、「起票日」を着目仕訳条件項目名とする。
【００４４】
次に、着目ノードの項目名に、着目仕訳条件項目名に一致する項目名が含まれるか否かをチェックする（ステップ７０８）。
【００４５】
ステップ７０８において、着目仕訳条件項目名に一致する項目名が含まれる場合には、項目名のＰが示すポインタを取得し、該ポインタが示すノードを着目ノードとする（ステップ７１３）。
【００４６】
ステップ７０８において、着目仕訳条件項目名に一致する項目名が含まれない場合には、着目仕訳条件項目名（例えば、「起票日」）を項目名とする新たなノードを作成し（ステップ７０９）、着目仕訳条件項目名を着目ノードの項目名に追加し（ステップ７１０）、該項目名のＰに、該作成したノードをポイントするポインタを設定し（ステップ７１１）、該作成したノードを着目ノードとする（ステップ７１２）。
【００４７】
次に、着目ノードの値に、着目仕訳条件項目名の仕訳条件項目値（例えば、「２００１／０４／０１〜２００１／０９／３０」）に一致する値が含まれているか否かをチェックする（ステップ７１４）。
【００４８】
ステップ７１４において、仕訳条件項目値に一致する値が含まれている場合には、一致した値のＰが仕訳指示のノードをポイントしているか否かをチェックする（ステップ７２１）。
【００４９】
ステップ７２１において、一致した値のＰが仕訳指示のノードをポイントしていない場合、着目仕訳条件項目名が仕訳条件項目名の最後が否かをチェックする（ステップ７２２）。
【００５０】
ステップ７２２において、着目仕訳条件項目名が仕訳条件項目名の最後でない場合には、ステップ７１４において一致した値のＰのポインタが示すノードを着目ノードとし（ステップ７２３）、着目仕訳条件項目名の次の仕訳条件項目名を着目仕訳条件項目名とし（ステップ７２４）、ステップ７０８に戻って処理を繰り返す。
【００５１】
ステップ７２２において、着目仕訳条件項目名が仕訳条件項目名の最後であった場合には、重複する仕訳条件が存在するエラーとし（ステップ７２５）、自動仕訳処理をエラー終了する。
【００５２】
ステップ７１４において、仕訳条件項目値に一致する値が含まれていない場合には、着目仕訳条件項目名の仕訳条件項目値を着目ノードの値に追加し（ステップ７１５）、着目仕訳条件項目名が仕訳条件項目名の最後か否かをチェックする（ステップ７１６）。
【００５３】
ステップ７１６において、着目仕訳条件項目名が最後の場合には、仕訳指示ノードを作成し（ステップ７１７）、該仕訳指示ノードをポイントするポインタを、ステップ７１５で追加した値のＰに設定し（ステップ７１７）、ステップ７０２に戻って次の仕訳条件指示データを読み込み、これまでの処理を繰り返す。
【００５４】
ステップ７１６において、着目仕訳条件項目名が最後でない場合には、項目名一覧を名称とする次ノードを作成し（ステップ７１８）、着目ノードの値のＰに該作成した次ノードをポイントするポインタを設定し（ステップ７１８）、該次ノードを着目ノードとし（ステップ７１９）、ステップ７０９に戻って処理を繰り返す。
【００５５】
ステップ７２１において、一致した値のＰが仕訳指示のノードをポイントしている場合には、着目仕訳条件項目名が最後の仕訳条件項目名か否かをチェックする（ステップ７２６）。
【００５６】
ステップ７２６において、最後の仕訳条件項目名である場合には、同じ仕訳条件が存在するエラーとし（ステップ７２７）、最後の仕訳条件項目名でない場合には、重複する仕訳条件が存在するエラーとし（ステップ７２８）、ステップ７２７、ステップ７２８共に、自動仕訳処理をエラー終了する。
【００５７】
次に、前記ステップ２３における仕訳条件検索処理について、図３、図７及び図８のフローチャートを用いて詳細に説明する。
【００５８】
図７及び図８は本実施形態の仕訳条件検索処理の処理手順を示すフローチャートである。図７及び図８に示す様に自動仕訳処理装置の仕訳条件検索処理部３は、前記記憶領域に保持したツリー構造を参照し、前記読み込んだ仕訳伝票データが満たす仕訳条件を前記ツリー構造から検索して、その検索された仕訳条件に対応する仕訳指示を取得する処理を行う。
【００５９】
ステップ２２において仕訳伝票ファイルから読み込んだ仕訳伝票データ（例えば、「起票日：２００１／０９／０１」、「営業店名：Ａ営業所」、「支払区分：売掛」）から、仕訳条件項目名と同じ伝票項目名（例えば、「起票日」、「営業店名」、「支払区分」）の伝票項目値（例えば、「２００１／０９／０１」、「Ａ営業所」、「売掛」）を、該当する伝票項目値全てについて抽出する（ステップ８０１）。
【００６０】
次に、着目ノード控えスタックをクリアする（ステップ８０２）。ここで、着目ノード控えスタックとは、着目ノードを新たなノードに変更する際に、現着目ノード及び現着目項目名の控えを保持する先入れ後出しの、記憶装置１７内に確保したステップ２３の仕訳条件検索処理の間に有効な記憶領域である。
【００６１】
ステップ８０１において、仕訳条件項目名に存在し、仕訳伝票データに、伝票項目名若しくは伝票項目値が存在しない場合には、該伝票項目名の伝票項目値にＮＵＬが記載されていたものとして扱う。ここで、ＮＵＬは、便宜上、長さを持たない文字列（例えば、伝票項目名「営業店名」の伝票項目値が「」、すなわち「営業店名：」）であるものとする。
【００６２】
次に、ＴＯＰノードを着目ノードとし（ステップ８０３）、ＴＯＰノードの１つ目の項目名を着目項目名とする（ステップ８０４）。そして、着目ノード控えスタックの最後尾に、現在の着目ノードを示すポインタ及び現在の着目項目名を１対として追加する（ステップ８０５）。
【００６３】
次に、着目項目名のＰのポインタの示すノードを着目ノードとし（ステップ８０６）、着目ノードの項目名と同じ伝票項目名の伝票項目値を取得した後（ステップ８０７）、着目ノードの値に伝票項目値が含まれるか否かをチェックする（ステップ８０８）。
【００６４】
ステップ８０８において、伝票項目値が含まれる場合、着目ノードの該値のＰの示すポインタが仕訳指示ノードをポイントするか否かをチェックする（ステップ８０９）。
【００６５】
ステップ８０９において、該値のＰのポインタが仕訳指示ノードをポイントする場合には、該仕訳指示ノードの保持する仕訳指示データを取得し、仕訳条件検索処理を終了する（ステップ８１０）。
【００６６】
ステップ８０９において、該値のＰのポインタが仕訳指示ノードをポイントしない場合には、該値のＰのポイントするノードを着目ノードとして（ステップ８１１）、ステップ８０４に戻って処理を繰り返す。
【００６７】
ステップ８０８において、伝票項目値が含まれない場合、着目ノード控えスタックの最後尾からポインタと着目項目名の１対を抜き取り、着目ノード及び着目項目名とする（ステップ８１２）。
【００６８】
次に、着目項目名が着目ノードの最後の項目名か否かをチェックし（ステップ８１３）、ステップ８１３において、着目項目名が最後の項目名であった場合には、着目ノード控えスタックに着目ノードの控えがあるかチェックする（ステップ８１４）。
【００６９】
ステップ８１４において、着目ノードの控えがあった場合には、ステップ８１２に戻って処理を繰り返す。またステップ８１４において、着目ノードの控えが無かった場合には、仕訳指示データは無いものとし（ステップ８１５）、仕訳条件検索処理を終了する。
【００７０】
ステップ８１３において、着目項目名が最後の項目名でない場合には、着目ノードの次の項目名を着目項目名とし（ステップ８１６）、ステップ８０５に戻って処理を繰り返す。
【００７１】
次に、前記ステップ２４において処理する、仕訳指示実行処理について説明する。仕訳指示実行処理は、仕訳方法（例えば、「販売伝票￥５０００に対して、売掛金借方￥５０００、商品貸方￥５０００、の様に借方、貸方を仕訳する方法」）に示される仕訳指示データに従って仕訳処理を行うものである。また、仕訳方法を示した仕訳指示データが無い場合には、伝票データをそのまま出力する。
【００７２】
次に、仕訳伝票ファイルの仕訳伝票データの例を図９に、仕訳条件指示ファイルの仕訳条件指示データの例を図１０に示し、ステップ２１に従って図１０の仕訳条件指示データを読み込み、図３に従ったツリー構造を作成した例を図１１に示す。
【００７３】
図９は本実施形態の仕訳伝票ファイルの仕訳伝票データの例を示す図である。図９に示す仕訳伝票データ４１〜４６には、起票日、営業店名、販売店、品目、数量、金額、支払区分の各項目名と、それらの値が入力されている。
【００７４】
図１０は本実施形態の仕訳条件指示ファイルの仕訳条件指示データの例を示す図である。図１０に示す仕訳条件指示データ５１〜５６には、起票日、支払区分、仕訳指示等の各項目名及びそれらの値が登録されている。
【００７５】
図１１は本実施形態の図１０の仕訳条件指示データを記憶領域内のツリー構造に変換した場合の変換例を示す図である。図３及び図４〜図６のフローチャートに示した手順に従うと、図１０に示した仕訳条件指示ファイルの例では、図１１に示したツリー構造が作成される。
【００７６】
図１１の、例えばノード６４は、図１０の仕訳条件指示データ５１の仕訳指示を示している。また、例えばノード６６は、図１０の仕訳条件指示データ５３の仕訳指示を示している。
【００７７】
次に、ステップ２２に従って図９の仕訳伝票データ４１を読み込み、ステップ２３に従って仕訳条件を検索すると、ノード６４に示す仕訳指示データを取得し、ステップ２４に従って仕訳指示を実行処理し、仕訳済み伝票ファイルに出力する。
【００７８】
同じ様に、ステップ２２に従って図９の仕訳伝票データ４２を読み込んだときに、ステップ２３に従って仕訳条件を検索すると、ノード６７において「Ｅ工場」が含まれない為に、仕訳指示データ無しとなり、ステップ２４に従って、仕訳処理されず該仕訳伝票データはそのまま仕訳済み伝票ファイルに出力される。
【００７９】
同じ様に、ステップ２２に従って図９の仕訳伝票データ４３を読み込んだときに、ステップ２３に従って仕訳条件を検索すると、ノード６８に示す仕訳指示データを取得し、ステップ２４に従って仕訳指示を実行処理し、仕訳済み伝票ファイルに出力する。
【００８０】
同じ様にして、仕訳伝票データ４６までを仕訳処理し、自動仕訳処理を終了する。
【００８１】
前記の様に本実施形態では、自動仕訳システムに必要な仕訳条件の検索処理をツリー構造に保持すること、及び、ツリー構造の末端の葉から仕訳指示データへポイントすることで、仕訳処理に必要な仕訳条件の検索が高速に処理されるという効果が得られる。
【００８２】
ここで、従来の技術において、データベース等の外部記憶装置を用いた場合の仕訳条件の検索に必要な条件比較の回数を、図１０、図１２を用いて説明する。
【００８３】
図１２は従来技術を用いて図１０の仕訳条件指示データを検索する時のデータベースのデータ例を示す図である。従来の技術では、図１０の仕訳条件指示データについて、図１２に示す様なデータを作成してデータベース等の外部記憶装置に格納し、自動仕訳プログラムの指示により、仕訳伝票の伝票項目名と伝票項目値とを用いてデータベース等の外部記憶装置に格納した仕訳条件データを検索する。このときの条件比較の回数を求める計算式及び計算例を数１及び数２に示す。
【００８４】
【数１】
仕訳伝票データ１件あたりの比較回数＝仕訳条件項目名数ｘ（仕訳条件データ数÷２）
上の数１に数字を当てはめると、
【００８５】
【数２】
４ｘ（６÷２）＝１２
となり、仕訳伝票データ１件あたり、平均して、条件値の比較を１２回行うことが判る。なお、この式で、仕訳条件データ数を「÷２」とするのは、仕訳条件データを上から順に比較すると、何件目で一致するかについて、平均を求めることを意味しているからである。
【００８６】
前記の様に従来技術では、図１０の仕訳条件を検索するには、仕訳伝票データ１件あたり、平均して１２回の比較が必要である。なお、この回数には、いずれの仕訳条件も一致しなかった場合も含まれている。
【００８７】
一方、本実施形態の技術を用いた場合の仕訳条件の検索に必要な条件比較の回数を説明すると、本実施形態の技術では、図１１に示した様なツリー構造としてコンピュータ装置内の記憶装置の記憶領域に格納し、これを検索しており、このとき条件比較の回数を求める計算式は以下の様になる。
【００８８】
ツリー構造の条件比較の回数の平均を求める場合、項目名一覧を名称とするノードにおける条件比較回数について、以下の処理を考慮する必要がある。
【００８９】
図７及び図８のステップ８０５〜ステップ８１６により、着目項目名と同じ伝票項目名の伝票項目値が着目項目名のＰのポイントするノードの値に含まれる場合には１回の比較となるが、前記ノードの値に含まれない場合には、着目項目名を次の項目名に切り替えて同様の比較を繰り返す。
【００９０】
この処理を考慮することにより、条件比較の回数は、最小で数３、最大で数４の様になり、その平均は数５で求めることができる。
【００９１】
【数３】
項目名一覧の項目名の数（最小＝１）
×その次の項目名の値の数（最小＝１）×階層の深さ
＝階層の深さ
【００９２】
【数４】
項目名一覧の項目名の数×その次の項目名の値の数×階層の深さ
【００９３】
【数５】
（階層の深さ＋項目名一覧の項目名の数×その次の項目名の値の数×階層の深さ）÷２
【００９４】
ここで、「項目名一覧の項目名の数」は、特定の１つの仕訳条件にのみ仕訳条件項目名が指定されていた場合、或いは、全ての仕訳条件にまたがって同じ仕訳条件項目名が指定されている場合を平均すると、一意な仕訳条件項目名が、仕訳条件全体に一様に分散していると考えられ、数６によって近似値を求めることができる。
【数６】
仕訳条件全体の一意な仕訳条件項目名の数÷仕訳条件の個数
【００９５】
また、「その次の項目名の値の数」は、特定の１つの仕訳条件にのみ仕訳条件項目値が指定された場合、或いは、全ての仕訳条件にまたがって同じ仕訳条件項目名が指定されている場合を平均すると、一意な仕訳条件項目値が、仕訳条件全体に一様に分散していると考えられ、数７によって近似値を求めることができる。
【数７】
仕訳条件全体の一意な仕訳条件項目値の数÷仕訳条件の個数
【００９６】
更に階層の深さは、「仕訳条件あたりの条件項目名の数の平均」によって、平均値を求めることができる。従って、条件比較の回数の平均は、数８によって近似値を求めることができる。
【数８】

【００９７】
図１０の条件から値をとって、この近似値式に当てはめると、図１０の条件比較の回数の平均は数９の様になる。
【数９】
図１０の条件比較の回数の平均
＝（１＋（４×８）÷（６^２））×（１６÷６）÷２
＝２．５１
よって図１０の条件比較の回数の平均は、近似値で約２．５回となる。
【００９８】
前記の様に本実施形態では、図１０の仕訳条件を検索する際に、仕訳伝票データ１件あたり、約２．５回の比較を行えば良い。なお、この回数にはいずれの仕訳条件も一致しなかった場合も含まれている。
【００９９】
これにより、本実施形態の技術を用いれば、従来技術より少ない条件比較の回数で仕訳条件の検索が可能になり、仕訳処理に必要な仕訳条件の検索が高速に処理できることになる。
【０１００】
以上説明した様に本実施形態の自動仕訳処理装置によれば、記憶装置上にツリー構造で保持された仕訳条件及び仕訳指示により伝票データの仕訳処理を行うので、伝票の仕訳作業を行う際にその仕訳条件の検索時間を短縮して仕訳処理を高速化することが可能である。
【０１０１】
【発明の効果】
本発明によれば記憶装置上にツリー構造で保持された仕訳条件及び仕訳指示により伝票データの仕訳処理を行うので、伝票の仕訳作業を行う際にその仕訳条件の検索時間を短縮して仕訳処理を高速化することが可能である。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施形態の自動仕訳処理装置のシステム構成を示す図である。
【図２】本実施形態の自動仕訳処理の処理手順を示すフローチャートである。
【図３】本実施形態の記憶装置内で仕訳条件指示データを保持するツリー構造の概要を示す図である。
【図４】本実施形態の仕訳条件指示ファイル読み込み処理の処理手順を示すフローチャートである。
【図５】本実施形態の図４の続きを示す図である。
【図６】本実施形態の図４の続きを示す図である。
【図７】本実施形態の仕訳条件検索処理の処理手順を示すフローチャートである。
【図８】本実施形態の図７の続きを示す図である。
【図９】本実施形態の仕訳伝票ファイルの仕訳伝票データの例を示す図である。
【図１０】本実施形態の仕訳条件指示ファイルの仕訳条件指示データの例を示す図である。
【図１１】本実施形態の図１０の仕訳条件指示データを記憶領域内のツリー構造に変換した場合の変換例を示す図である。
【図１２】従来の術を用いて図１０の仕訳条件指示データを検索する時のデータベースのデータ例を示す図である。
【符号の説明】
１１〜１４…外部記憶装置、１５…入力装置、１６…コンピュータ装置、１７…記憶装置、１８…ＣＰＵ、１…仕訳条件指示ファイル読み込み処理部、２…仕訳伝票ファイル読み込み処理部、３…仕訳条件検索処理部、４…仕訳処理部、３１〜３６…ノード、４１〜４６…仕訳伝票データ、５１〜５６…仕訳条件指示データ、６１〜６８…ノード、９１…起票日、９２…支払区分、９３…営業店名、９４…事業所、９５…仕訳指示。[0001]
TECHNICAL FIELD OF THE INVENTION
BACKGROUND OF THE INVENTION 1. Field of the Invention The present invention relates to an automatic journal processing apparatus for performing journal entry work, and more particularly to a technique effective when applied to an automatic journal processing apparatus for automatically performing accounting journal entry work using a computer device.
[0002]
[Prior art]
Conventionally, when a journal entry operation of accounting slips is performed using a computer device, an automatic journalizing program for performing the journalizing process is created, read into a storage device mounted on the computer device, and a CPU mounted on the computer device is used. And the journalizing process is automated. Here, in order to journal accounting slips, journal conditions and journal processing are necessary, but journal conditions are created in advance and stored in an external storage device such as a database connected to a computer device. In accordance with an instruction from the automatic journalizing program, a voucher item name (for example, “business office name”) of an accounting voucher (for example, “sales voucher”) and a value described in the voucher item name of the journalizing voucher (for example, “A business office”) And a journal code stored in an external storage device such as a database is searched for, a journal code indicating the journal method (for example, "journal method 01") is obtained, and the journal described in the automatic journal program is acquired. The journalizing process is performed for each journal code by the process of determining the code.
[0003]
As an example of such an automatic journalizing system, a system and a method for easily creating information on the financial condition and profit and loss of a company from a transaction occurring in the economic activity of the company are provided (for example, see Patent Document 1). The journal code is searched using an external storage device such as a database.
[0004]
[Patent Document 1]
JP 2000-215263 A
[0005]
[Problems to be solved by the invention]
In the conventional technique, in order to obtain a journal code indicating a journal method, a journal condition stored in an external storage device such as a database connected to a computer device is searched, and the acquired journal code is further searched. The process of determining the journal code indicating the method and the journalizing process distinguished for each journal code are necessary in the automatic journal program, so when the number of journal conditions stored in the external storage device increases, There is a problem that it is difficult to secure the required performance and a problem that when a journal code is additionally changed, it is necessary to additionally change the journal processing in the automatic journal program.
[0006]
SUMMARY OF THE INVENTION It is an object of the present invention to solve the above-mentioned problem and to provide a technique capable of shortening a search time of the journal condition and speeding up the journal processing when performing a journal journaling operation.
[0007]
[Means for Solving the Problems]
The present invention relates to an automatic journal processing apparatus for performing a journal journaling operation, in which journal data is journalized according to journal conditions and journal instructions stored in a tree structure on a storage device.
[0008]
In the automatic journal processing apparatus of the present invention, first, a designated journal condition instruction file is read, and journal conditions indicating conditions for performing the journal processing and journal instructions indicating the contents of the journal processing are stored in a storage device in the computer device. A process of holding the data in a tree structure in the upper storage area is performed. When the journalizing conditions are stored in a tree structure of the storage area, a journaling instruction necessary for the journalizing process is stored in a leaf portion at the end of the tree structure.
[0009]
Next, after reading the journal voucher data from the journal voucher file, by referring to the tree structure held in the storage area and tracing the tree structure from the trunk to the leaves, the read journal voucher data is satisfied. The journal condition is searched from the tree structure, a journal instruction corresponding to the searched journal condition is obtained from a terminal leaf portion, and a journal processing of the journal slip data is executed according to the obtained journal instruction to execute the journal processing. Output the result to the journalized slip file.
[0010]
Then, for all journal voucher data in the journal voucher file, search for journal conditions in the tree structure, obtain from the end leaf portion of the journal instruction, execute and output journal processing according to the journal instruction, When the slip file has been processed to the end, the automatic journalizing process ends.
[0011]
In a preferred embodiment of the present invention, the journal conditions necessary for the journal processing correspond to the journal instructions required for the journal processing, and the journal conditions include a journal condition which is a condition for comparing the slip item name and the slip item value. An item name and its journal condition item value are specified, and a journal method is specified in the journal instruction. When specifying the journalizing conditions, one to a plurality of pairs, each having a pair of the journaling condition item name and the journalizing condition item value, are specified. When a plurality of pairs are specified, all pairs are specified. Is used as an AND condition to search for a matching journal condition.
[0012]
A predetermined value (for example, “100”) or a predetermined range (for example, “1 to 100” or “2001/10/01 to 2002/03/31”) is designated as the journal condition item value. If the value is a predetermined value, the slip item value is equal, or if the value is within a predetermined range, the slip item value is determined to be the same.
[0013]
In the present invention, one or a plurality of journal condition item names are designated as journal conditions. However, different journal condition item names may be designated in different journal conditions.
[0014]
As described above, in the technique of the present invention, by storing the journalizing conditions necessary for the journalizing process in advance in a storage device in the computer device, compared to the case where the journalizing condition is stored in an external storage device such as a database. Journal conditions necessary for journal processing can be searched at high speed, and the method for holding journal conditions in a storage device having a tree structure according to the present invention can reduce the number of times of comparison of journal conditions to perform search at higher speed. it can. Further, in the present invention, by using the journaling instruction as the journaling method, it is possible to eliminate the need to change the automatic journalizing program when adding a journaling method.
[0015]
As described above, according to the automatic journal processing device of the present invention, the journal data is journalized according to the journal conditions and the journal instructions held in a tree structure on the storage device. It is possible to shorten the condition search time and to speed up the journalizing process.
[0016]
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
An automatic journal processing apparatus according to an embodiment that performs journal data processing of slip data according to journal conditions and journal instructions stored in a tree structure on a storage device will be described below.
[0017]
FIG. 1 is a diagram showing the system configuration of the automatic journal processing device of the present embodiment. As shown in FIG. 1, the automatic journal processing apparatus of the present embodiment includes a journal condition instruction file reading processor 1, a journal slip file reading processor 2, a journal condition search processor 3, and a journal processor 4. are doing.
[0018]
The journalizing condition instruction file reading processing unit 1 reads a specified journaling condition instruction file, and stores journaling conditions indicating conditions for performing the journalizing process and journaling instructions indicating the contents of the journalizing process in a storage area of the storage device 17. The processing unit holds the journalizing conditions in a tree structure in a storage area, and holds a journaling instruction necessary for the journalizing process in a leaf at the end of the tree structure.
[0019]
The journal voucher file reading processor 2 is a processor that reads journal voucher data from a journal voucher file. The journal condition search processing unit 3 refers to the tree structure stored in the storage area, searches the tree structure for journal conditions that are satisfied by the read journal slip data, and enters a journal instruction corresponding to the searched journal condition. And searches the journal condition by tracing the tree structure from the trunk toward the leaves. The journal processing unit 4 is a processing unit that executes journal processing of the journal slip data in accordance with the journal instruction acquired by the search.
[0020]
A program for causing the automatic journal processing device of the present embodiment to function as the journal condition instruction file reading processor 1, the journal slip file reading processor 2, the journal condition search processor 3, and the journal processor 4 is a CD-ROM or the like. And stored in a magnetic disk or the like, and then loaded into a memory and executed. The recording medium for recording the program may be a recording medium other than the CD-ROM. Further, the program may be installed from the recording medium to the information processing apparatus and used, or the recording medium may be accessed through a network to use the program.
[0021]
A storage device 17 and a CPU 18 are mounted on a computer device 16 of the automatic journal processing device shown in FIG. 1, and the storage device 17 includes a storage area used by a program executed by the CPU 18. Further, the external storage devices 11 to 14 and the input device 15 are connected to the computer device 16. The computer device 16 processes input / output of files stored in each external storage device and input from the input device 15. And a function for sorting character information such as names. Here, FIG. 1 shows a configuration example in the present embodiment. In other embodiments, an external storage device other than that shown in FIG. 1 may be provided. If they can be input / output to / from the same external storage device, they may be stored in the same external storage device.
[0022]
Here, a journal slip file is stored in the external storage device 11, a journal condition / instruction file (hereinafter, a journal condition instruction file) is stored in the external storage device 12, a journalized slip file is stored in the external storage device 13, and a journal slip file is stored in the external storage device 14. Automatic journalizing programs are stored respectively. The journal voucher file stores one or more accounting voucher data, and the journal condition instruction file stores one to a plurality of journal condition instruction data in which a journal condition and a journal instruction are paired. ing. Further, one or more accounting slips as a result of processing by the automatic journalizing program are output to the journalized slip file.
[0023]
Next, processing contents of the automatic journalizing program will be described. When the start of execution of the automatic journalizing program is input from the input device 15, the automatic journalizing program is read from the external storage device 14 into the storage device 17, and the respective processing units are formed on the storage device 17, and the CPU 18 is used to execute the processing. The processing of each processing unit is executed. Here, when the execution start of the automatic journalizing program is input from the input device 15, it is assumed that the storage locations of the journal entry slip file, the journal condition instruction file, and the journalized slip file are simultaneously specified. The storage location is a name indicating the location of each file in the external storage device.
[0024]
In the automatic journal processing of the present embodiment, a journal voucher file and a journal condition instruction file are input from a specified storage location, and the journal processing is performed according to the journal condition instruction data stored in the journal condition instruction file. Output to the journalized slip file in the specified storage location. Next, the automatic journalizing process will be described in detail with reference to the flowchart of FIG. 2 and FIG.
[0025]
FIG. 2 is a flowchart showing a processing procedure of the automatic journalizing processing according to the present embodiment. When the execution start of the automatic journalizing program is input from the input device 15, the journal condition instruction file read processing unit 1 simultaneously reads the designated journal condition instruction file, and stores it in the storage area of the storage device 17 as shown in FIG. The journalizing conditions and journaling instruction data in a tree structure are held (step 21).
[0026]
Next, the journal voucher file reading processor 2 reads one journal voucher data from the journal voucher file (step 22), and the journal condition search processor 3 searches the journal condition by referring to the tree structure created in step 21. (Step 23), the journal processing unit 4 executes the journal processing in accordance with the journal instruction data obtained in the step 23 (step 24), and outputs the executed journal result to a journalized slip file (step 23). 24).
[0027]
Then, it is checked whether the journal voucher file has been processed to the end (step 25). If the journal voucher file has not been processed to the end, the process returns to step 22 to repeat the processing. finish.
[0028]
FIG. 3 is a diagram showing an outline of a tree structure for holding journal condition instruction data in the storage device of the present embodiment. Here, the tree structure created in step 21 will be described in detail with reference to FIG.
[0029]
In the tree structure shown in FIG. 3, the node 31 whose name is TOP is pointed to the next node 32 by the pointer indicated by the P of the item name 1, and the name of the node 32 is the item name 1. The pointer to the next node 33 is indicated by the pointer indicated by the P of the value 1 of 32. Since the name of the node 33 is a list of item names, the pointer to the next node 34 is indicated by the pointer indicated by the P of the item name 2 of the node 33. Since the name of the node 34 is the item name 2, the pointer to the next node 35 is further pointed by the pointer indicated by P of the value 1 of the node 34, and the name of the node 35 is a journal entry instruction. Since there is no such node, it does not point from the node 35 to the next node.
[0030]
Here, the node 33 indicates that there are a plurality of conditions in which the condition of the item name and the value indicated by the node passed from the node 31 to the node 33 are the same. This indicates that there are a plurality of conditions having different item name and value conditions indicated by nodes prior to 33.
[0031]
As described above, in the tree structure of FIG. 3 of the present embodiment, the position of each node is indicated by the item name or the pointer of the item name list designated as the journalizing condition, and the journal processing is performed at the end leaf portion of the tree structure. It is assumed that necessary journaling instructions are held.
[0032]
Therefore, if the pointed node is an item name when the node is pointed to the next node as described above, the node is pointed to the next node by the pointer indicated by the value P of the node, If the name of the pointed node is a list of item names when pointing to the next node from, the pointer to the next node is indicated by the pointer indicated by the P of the item name of the node. If the name of the pointed node is a journal entry instruction when the node is pointed to the next node, the node does not point to the next node.
[0033]
In FIG. 3, when the journalizing condition has a plurality of journaling condition item names as AND conditions, like the nodes 31 to 34 shown in FIG. 3, the number of times corresponding to the number of the journalizing condition item names starts from the node 31 called TOP. Only the point to the next node is repeated. Further, when the journalizing condition is a condition of one journalizing condition item name, a node called only TOP from the node 31 called TOP is created like the node 36 shown in FIG.
[0034]
The journalizing instruction located at the end leaf portion of the tree structure as shown at the node 35 in FIG. 3 is used when journaling conditions from the TOP node 31 to the immediately preceding node match, and the journalizing process is required for the journalizing process. Holds instruction data.
[0035]
In FIG. 3, if the journal condition item name, the journal condition item value, and the journal instruction are exemplified, the item name 1 is the journal condition item name (for example, “business office name”), and the value 1 is the journal condition of the accounting voucher. The data described in the item name (for example, “A office”) and the journal instructions include the journalizing method required for journal processing (for example, “Sales slip $ 5000, Accounts receivable debit $ 5000, Merchandise credit $ 5000”). , A method of journalizing debits and credits is held as journaling instruction data.
[0036]
Here, the procedure for creating the tree structure shown in FIG. 3 will be described in detail with reference to the flowcharts in FIGS.
[0037]
4 to 6 are flowcharts showing the processing procedure of the journal condition instruction file reading process according to the present embodiment. As shown in FIGS. 4 to 6, the journal condition instruction file reading processing unit 1 of the automatic journal processing apparatus reads a specified journal condition instruction file, and shows journal conditions indicating conditions for performing the journal processing and the journal processing. A journaling instruction indicating the contents is stored in a storage area of the storage device 17 in a tree structure.
[0038]
First, the item name of the node 31 is cleared so that the node 31 does not hold the item name (step 701).
[0039]
Next, one journal condition instruction data is read from the journal condition instruction file (step 702), and it is checked whether the journal condition instruction data has been read or the end of the journal condition instruction file has been reached (step 703).
[0040]
If the end of the journal condition instruction file has been reached in step 703, the process of reading the journal condition instruction file ends.
[0041]
If the journal condition instruction data can be read in step 703, the journal condition data (for example, “Draft date: 2001/04/01 to 2001/09/30”, “Sales office name: A office”, “Payment” Classification: Accounts Receivable ") and journal instruction data (for example," journal processing 1 ") (step 704). Here, the journal condition data includes the journal condition item names (for example, “draft date”, “business office name”, and “payment category”) and the journal condition item values (for example, “2001/04/01 to 2001/09 / 30 "," Sales Office A ", and" Accounts Receivable ").
[0042]
The journalizing condition item names included in the journalizing condition data are sorted using a sorting function mounted on the computer device 16 (step 705). Here, the sorting function is not limited to a sort condition such as a character code order or a numerical value order, but it is assumed that sorting is performed in a predetermined order incorporated in the sorting function.
[0043]
Next, after the node 31 which is the TOP is set as the target node (step 706), the first journalizing condition item name among the journalizing condition item names is focused on, and this is set as the focused journalizing condition item name (step 707). . For example, when the result of the sorting in step 705 is “due date”, “business office name”, and “payment category”, “due date” is set as the noted journal entry condition item name.
[0044]
Next, it is checked whether or not the item name of the node of interest includes an item name that matches the journal entry condition item name of interest (step 708).
[0045]
In step 708, if an item name that matches the target journal condition item name is included, a pointer indicated by the item name P is acquired, and the node indicated by the pointer is set as the target node (step 713).
[0046]
In step 708, if an item name matching the target journal condition item name is not included, a new node having the target journal condition item name (for example, “draft date”) as an item name is created (step 709). ), Add the journal entry item name of interest to the item name of the node of interest (step 710), set a pointer to the created node at P of the item name (step 711), and pay attention to the created node. A node is set (step 712).
[0047]
Next, it is checked whether or not the value of the focused node includes a value that matches the journal condition item value of the focused journal condition item name (for example, “2001/04/01 to 2001/09/30”). (Step 714).
[0048]
If it is determined in step 714 that a value that matches the journal condition item value is included, it is checked whether the matching value P points to the node of the journal instruction (step 721).
[0049]
If it is determined in step 721 that the matching value P does not point to the journal instruction node, it is checked whether the target journal condition item name is the last of the journal condition item names (step 722).
[0050]
In step 722, if the target journal condition item name is not the last of the journal condition item names, the node indicated by the pointer of the P having the matched value in step 714 is set as the target node (step 723). Is set as the target journal condition item name (step 724), the process returns to step 708, and the process is repeated.
[0051]
In step 722, if the target journal condition item name is the last of the journal condition item names, it is determined that an error exists in which duplicate journal conditions exist (step 725), and the automatic journal processing is terminated with an error.
[0052]
In step 714, if a value matching the journal condition item value is not included, the journal condition item value of the noted journal condition item name is added to the value of the focused node (step 715), and the journal entry condition name of interest is changed. It is checked whether it is the last of the journalizing condition item names (step 716).
[0053]
In step 716, if the target journal condition item name is the last, a journal instruction node is created (step 717), and a pointer pointing to the journal instruction node is set to the value P added in step 715 (step 716). 717) Return to step 702 to read the next journaling condition instruction data, and repeat the processing up to this point.
[0054]
If the target journal entry condition item name is not the last in step 716, a next node having the name of the item name list is created (step 718), and a pointer pointing to the created next node is set to P of the value of the target node. The next node is set as the target node (step 719), and the process returns to step 709 to repeat the processing.
[0055]
If it is determined in step 721 that the matching value P points to the node of the journal entry instruction, it is checked whether or not the target journal entry item name is the last journal entry item name (step 726).
[0056]
In step 726, if it is the last journal condition item name, it is an error that the same journal condition exists (step 727). If it is not the last journal condition item name, it is an error that a duplicate journal condition exists ( In step 728), the automatic journalizing process ends in error in all of

steps

727 and 728.
[0057]
Next, the journal condition search processing in step 23 will be described in detail with reference to the flowcharts in FIGS. 3, 7, and 8. FIG.
[0058]
FIGS. 7 and 8 are flowcharts showing the processing procedure of the journalizing condition search processing according to the present embodiment. As shown in FIGS. 7 and 8, the journal condition search processing unit 3 of the automatic journal processing device refers to the tree structure held in the storage area, and searches the tree structure for journal conditions that the read journal slip data satisfies. Then, a process of acquiring a journal instruction corresponding to the searched journal condition is performed.
[0059]
From the journal voucher data read from the journal voucher file in step 22 (eg, “Launch date: 2001/09/01”, “Office name: A office”, “Payment category: Accounts receivable”), the journal condition item name Voucher item values (for example, "2001/01/01", "A business office", "Accounts receivable") of the same voucher item names (for example, "Launch date", "Business branch name", "Payment category") Is extracted for all relevant slip item values (step 801).
[0060]
Next, the noted node reserve stack is cleared (step 802). Here, the noted node reserve stack is a first-in, first-out, last-served storage unit 17 that holds a copy of the current focused node and the current focused item name when the focused node is changed to a new node. This is a storage area effective during the journal condition search processing.
[0061]
In step 801, if the entry exists in the journal condition item name and the entry item name or entry item value does not exist in the entry entry entry data, it is treated as if the entry item value of the entry item name had described NUL. Here, for convenience, it is assumed that NUL is a character string having no length (for example, the slip item value of the slip item name “business office name” is “”, that is, “business office name:”).
[0062]
Next, the TOP node is set as the target node (step 803), and the first item name of the TOP node is set as the target item name (step 804). Then, a pointer indicating the current focused node and the current focused item name are added as a pair to the end of the focused node reserve stack (step 805).
[0063]
Next, the node indicated by the pointer P of the target item name is set as the target node (step 806), and after obtaining the slip item value of the same slip item name as the target node item name (step 807), It is checked whether or not a slip item value is included (step 808).
[0064]
If the slip item value is included in step 808, it is checked whether or not the pointer indicated by P of the value of the target node points to the journal entry instruction node (step 809).
[0065]
In step 809, when the pointer of the value P points to the journal instruction node, the journal instruction data held by the journal instruction node is acquired, and the journal condition search process ends (step 810).
[0066]
If the value P pointer does not point to the journal entry instruction node in step 809, the node to which the value P points is set as the target node (step 811), and the process returns to step 804 to repeat the processing.
[0067]
If the slip item value is not included in step 808, a pair of the pointer and the item name of interest is extracted from the tail of the node-of-interest reserve stack, and is taken as the node of interest and the item name of interest (step 812).
[0068]
Next, it is checked whether the focused item name is the last item name of the focused node (step 813). If the focused item name is the last item name in step 813, the focused node copy stack is focused. It is checked whether there is a copy of the node (step 814).
[0069]
If there is a copy of the node of interest in step 814, the process returns to step 812 to repeat the processing. If there is no copy of the node of interest in step 814, it is determined that there is no journal instruction data (step 815), and the journal condition search processing ends.
[0070]
If the target item name is not the last item name in step 813, the next item name of the target node is set as the target item name (step 816), and the process returns to step 805 to repeat the processing.
[0071]
Next, the journal instruction execution process performed in step 24 will be described. The journal instruction execution process is performed in accordance with the journal instruction data indicated in the journal method (for example, a method of journalizing a debit and a credit like a receivable debit of $ 5000 and a product credit of $ 5000 for a sales slip $ 5000). Processing is performed. If there is no journaling instruction data indicating the journalizing method, the slip data is output as it is.
[0072]
Next, FIG. 9 shows an example of the journal voucher data of the journal voucher file, and FIG. 10 shows an example of the journal condition instruction data of the journal voucher file. The journal condition instruction data of FIG. FIG. 11 shows an example of creating a tree structure according to this.
[0073]
FIG. 9 is a diagram illustrating an example of journal entry slip data of the journal entry slip file according to the present embodiment. In the journal voucher data 41 to 46 shown in FIG. 9, item names of a draft date, a branch name, a store, an item, a quantity, an amount, a payment category, and their values are input.
[0074]
FIG. 10 is a diagram illustrating an example of the journalizing condition instruction data of the journalizing condition instruction file according to the present embodiment. In the journal condition instruction data 51 to 56 shown in FIG. 10, item names such as a draft date, a payment category, and a journal instruction and their values are registered.
[0075]
FIG. 11 is a diagram showing a conversion example in a case where the journalizing condition instruction data of FIG. 10 of the present embodiment is converted into a tree structure in a storage area. According to the procedure shown in the flowcharts of FIGS. 3 and 4 to 6, the tree structure shown in FIG. 11 is created in the example of the journal condition instruction file shown in FIG.
[0076]
For example, a node 64 in FIG. 11 indicates a journalizing instruction of the journalizing condition instruction data 51 in FIG. Further, for example, a node 66 indicates a journal instruction of the journal condition instruction data 53 of FIG.
[0077]
Next, when the journal slip data 41 of FIG. 9 is read in accordance with step 22 and the journal condition is searched in accordance with step 23, the journal instruction data shown in the node 64 is obtained, the journal instruction is executed in accordance with step 24, and the journalized slip file is processed. Output to
[0078]
Similarly, when the journal voucher data 42 in FIG. 9 is read in accordance with step 22 and the journal condition is searched in accordance with step 23, no "E factory" is included in the node 67, so there is no journal instruction data. According to 24, the journalizing slip data is output to a journalized slip file without any journal processing.
[0079]
Similarly, when the journal voucher data 43 of FIG. 9 is read in accordance with step 22 and the journal condition is searched in accordance with step 23, the journal instruction data shown in the node 68 is obtained, and the journal instruction is executed in accordance with step 24. Output to the journalized slip file.
[0080]
In the same manner, the journal entry slip data 46 is subjected to journal entry processing, and the automatic journal entry processing ends.
[0081]
As described above, in the present embodiment, the search processing of the journalizing conditions necessary for the automatic journalizing system is held in a tree structure, and the journal processing is performed by pointing to the journal instruction data from the leaf at the end of the tree structure. The effect is obtained that the search for a suitable journal condition is processed at high speed.
[0082]
Here, in the related art, the number of condition comparisons required for searching for journalizing conditions when an external storage device such as a database is used will be described with reference to FIGS.
[0083]
FIG. 12 is a diagram showing a data example of a database when searching for the journal condition instruction data of FIG. 10 using the conventional technique. In the prior art, the journal condition instruction data shown in FIG. 10 is created as shown in FIG. 12 and stored in an external storage device such as a database. The journal condition data stored in an external storage device such as a database is searched using the item values. Formulas and examples of calculating the number of condition comparisons at this time are shown in

Formulas

1 and 2.
[0084]
(Equation 1)
Number of comparisons per journal entry slip data = number of journaling condition item names x (number of journaling condition data / 2)
Applying the numbers to the above equation 1,
[0085]
(Equation 2)
4x (6 ÷ 2) = 12
Thus, it can be understood that the comparison of the condition values is performed 12 times on average per one journal entry slip data. In this equation, the reason why the number of journal condition data is set to “$ 2” means that, when the journal condition data is compared in order from the top, an average is obtained for the number of matches. is there.
[0086]
As described above, in the related art, in order to search the journal conditions shown in FIG. 10, it is necessary to perform an average of 12 comparisons per journal slip data. This number includes the case where none of the journalizing conditions match.
[0087]
On the other hand, the number of condition comparisons required for searching for journalizing conditions when the technique of the present embodiment is used will be described. In the technique of the present embodiment, a storage device in a computer device has a tree structure as shown in FIG. Is stored in the storage area of the above, and is searched. At this time, a calculation formula for calculating the number of times of the condition comparison is as follows.
[0088]
When obtaining the average of the number of times of the condition comparison of the tree structure, it is necessary to consider the following processing for the number of times of the condition comparison in the node having the item name list as a name.
[0089]
According to steps 805 to 816 in FIGS. 7 and 8, if the slip item value having the same slip item name as the target item name is included in the value of the node pointed to by P of the target item name, one comparison is performed. If not included in the value of the node, the target item name is switched to the next item name, and the same comparison is repeated.
[0090]
By taking this processing into account, the number of condition comparisons is as shown in Expression 3 at the minimum and Expression 4 at the maximum, and the average can be obtained by Expression 5.
[0091]
[Equation 3]
Number of item names in the item name list (minimum = 1)
× number of values of the next item name (minimum = 1) × depth of hierarchy
= Depth of hierarchy
[0092]
(Equation 4)
Number of item names in the item name list x number of values of the next item name x depth of hierarchy
[0093]
(Equation 5)
(Depth of hierarchy + number of item names in item name list × number of values of next item name × depth of hierarchy) / 2
[0094]
Here, "number of item names in the item name list" indicates that the journal condition item name is specified only for one specific journal condition, or the same journal condition item name is specified across all journal conditions. By averaging the cases, it is considered that the unique journal condition item names are uniformly dispersed throughout the entire journal condition, and an approximate value can be obtained by Expression 6.
(Equation 6)
Number of unique journal condition item names for all journal conditions 条件 Number of journal conditions
[0095]
In addition, “the number of values of the next item name” indicates that a journal condition item value is specified only for one specific journal condition or that the same journal condition item name is specified across all journal conditions. By averaging the cases, it is considered that the unique journal condition item values are uniformly distributed throughout the entire journal condition, and an approximate value can be obtained by Expression 7.
(Equation 7)
Number of unique journal condition item values for all journal conditions ÷ Number of journal conditions
[0096]
Furthermore, an average value of the depth of the hierarchy can be obtained by “average number of condition item names per journalizing condition”. Therefore, an average value of the number of times of the condition comparison can be obtained as an approximate value by Expression 8.
(Equation 8)

[0097]
When values are taken from the conditions in FIG. 10 and applied to this approximate expression, the average of the number of condition comparisons in FIG.
(Equation 9)
Average of the number of conditions comparison in Fig. 10
= (1+ (4 × 8) ÷ (6 ² )) × (16 ÷ 6) ÷ 2
= 2.51
Therefore, the average of the number of times of the condition comparison in FIG. 10 is an approximate value of about 2.5.
[0098]
As described above, in the present embodiment, when searching the journalizing conditions in FIG. 10, it is sufficient to perform about 2.5 comparisons per journalizing slip data. This number includes the case where none of the journalizing conditions match.
[0099]
As a result, when the technique of the present embodiment is used, the search for the journal condition can be performed with a smaller number of condition comparisons than in the conventional technique, and the search for the journal condition required for the journal processing can be performed at high speed.
[0100]
As described above, according to the automatic journal processing apparatus of the present embodiment, the journal data is journalized according to the journal conditions and the journal instructions held in a tree structure on the storage device. It is possible to shorten the search time of the journal condition and to speed up the journal processing.
[0101]
【The invention's effect】
According to the present invention, the journal data is journalized according to the journal conditions and journal instructions held in a tree structure on the storage device. Therefore, when performing the journal journaling operation, the search time for the journal conditions is reduced to perform the journal processing. Can be speeded up.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a diagram showing a system configuration of an automatic journal processing device according to an embodiment.
FIG. 2 is a flowchart illustrating a procedure of an automatic journalizing process according to the embodiment.
FIG. 3 is a diagram showing an outline of a tree structure for holding journal condition instruction data in a storage device of the embodiment.
FIG. 4 is a flowchart illustrating a processing procedure of a journal condition instruction file reading process according to the embodiment;
FIG. 5 is a diagram showing a continuation of FIG. 4 of the present embodiment.
FIG. 6 is a diagram showing a continuation of FIG. 4 of the present embodiment.
FIG. 7 is a flowchart illustrating a processing procedure of journal condition search processing according to the embodiment;
FIG. 8 is a diagram showing a continuation of FIG. 7 of the present embodiment.
FIG. 9 is a diagram illustrating an example of journal entry slip data of a journal entry slip file according to the embodiment;
FIG. 10 is a diagram showing an example of journal condition instruction data of a journal condition instruction file of the embodiment.
11 is a diagram illustrating a conversion example when the journal condition instruction data of FIG. 10 according to the present embodiment is converted into a tree structure in a storage area.
FIG. 12 is a diagram showing an example of data in a database when searching the journal condition instruction data of FIG. 10 using a conventional technique.
[Explanation of symbols]
Reference numerals 11 to 14: external storage device, 15: input device, 16: computer device, 17: storage device, 18: CPU, 1: journalizing condition instruction file reading processing unit, 2: journal entry slip file reading processing unit, 3: journalizing condition Search processing unit, 4 ... journal processing unit, 31 to 36 ... node, 41 to 46 ... journal entry slip data, 51 to 56 ... journal entry condition instruction data, 61 to 68 ... node, 91 ... draft date, 92 ... payment class, 93: branch name, 94: establishment, 95: journal entry instruction.

Claims

In the automatic journal processing method for journal entry work,
Reading the specified journal condition instruction file, and holding journal conditions indicating conditions when performing the journal processing and journal instructions indicating the contents of the journal processing in a storage area on a storage device in a tree structure;
Reading the journal voucher data from the journal voucher file, referring to the tree structure held in the storage area, searching the tree structure for journal conditions that the read journal voucher data satisfies, An automatic journalizing method, comprising: acquiring a corresponding journal instruction; and executing a journalizing process of the journal voucher data in accordance with the journal instruction acquired by the search.

2. The automatic journalizing process according to claim 1, wherein when the journalizing conditions are stored in a tree structure of a storage area, a journaling instruction necessary for the journalizing process is stored in a leaf portion at an end of the tree structure. Method.

The automatic journal processing method according to claim 1, wherein the journal condition is searched by tracing the tree structure from a trunk toward a leaf.

In an automatic journal processing unit that performs journal entry work,
Reads a specified journal condition instruction file, and stores a journal condition indicating a condition for performing the journal processing and a journal instruction indicating the content of the journal processing in a storage area of a storage device in a tree structure in a tree structure. A processing unit;
A journal voucher file reading processor for reading journal voucher data from the journal voucher file, and referring to the tree structure held in the storage area, searching the tree structure for journal conditions that the read journal voucher data satisfies; A journal condition search processing unit for acquiring a journal instruction corresponding to the selected journal condition, and a journal processing unit for executing a journal entry processing of the journal voucher data in accordance with the journal instruction acquired by the search. Processing equipment.

The journal condition instruction file read processing unit, when holding the journal conditions in a tree structure of a storage area, holds a journal instruction necessary for the journal processing in a leaf portion at an end of the tree structure. The automatic journal processing device according to claim 4, wherein

The method according to claim 4, wherein the journal condition search processing unit searches the journal condition by tracing the tree structure from a trunk to a leaf. Automatic journal processing equipment.

In a program for causing a computer to function as an automatic journal processing device that performs journal entry work,
Reads a specified journal condition instruction file, and stores a journal condition indicating a condition for performing the journal processing and a journal instruction indicating the content of the journal processing in a storage area of a storage device in a tree structure in a tree structure. A processing unit;
A journal voucher file reading processor for reading journal voucher data from the journal voucher file, and referring to the tree structure held in the storage area, searching the tree structure for journal conditions that the read journal voucher data satisfies; A computer that functions as a journal condition search processing unit that acquires a journal instruction corresponding to the entered journal condition, and a journal processing unit that executes journal processing of the journal slip data in accordance with the journal instruction acquired by the search. program.

The journal condition instruction file read processing unit, when holding the journal conditions in a tree structure of a storage area, holds a journal instruction necessary for the journal processing in a leaf portion at an end of the tree structure. The program according to claim 7, wherein the program comprises:

9. The journal condition searching unit according to claim 7, wherein the journal condition search processing unit searches the journal condition by tracing the tree structure from a trunk toward a leaf. Program.

In a computer-readable recording medium that records a program for causing a computer to function as an automatic journal processing device that performs a journal entry operation,
Reads a specified journal condition instruction file, and stores a journal condition indicating a condition for performing the journal processing and a journal instruction indicating the content of the journal processing in a storage area of a storage device in a tree structure in a tree structure. A processing unit;
A journal voucher file reading processor for reading journal voucher data from the journal voucher file, and referring to the tree structure held in the storage area, searching the tree structure for journal conditions that the read journal voucher data satisfies; A program for causing a computer to function as a journal condition search processing unit for acquiring a journal instruction corresponding to the entered journal condition and a journal processing unit for executing the journal entry voucher data journal processing in accordance with the journal instruction acquired by the search. A computer-readable recording medium characterized by the following.

The journal condition instruction file read processing unit, when holding the journal conditions in a tree structure of a storage area, holds a journal instruction necessary for the journal processing in a leaf portion at an end of the tree structure. The computer-readable recording medium according to claim 10.

12. The journal condition search processing unit according to claim 10, wherein the journal condition is searched by tracing the tree structure from a trunk to a leaf. Computer readable recording medium.