【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、購入者と供給者の間で、ネットワークを介して、資材、原料等の購買を行うシステムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
一般に、購入者が供給者から物品を購入する場合には、まず購入者が供給者に対して見積依頼を行い、それを受けて供給者が購入者に対して見積を提示する。購入者と供給者の間で見積について合意がなされれば、売買契約が成立して、取引が実行される。
【０００３】
しかしながら、実際には、１回の売買ごとにこのような手順を踏むことが好ましくない場合もある。例えば、メーカーは原材料、部品、梱包用資材等を外部の取引先から購入することで、製品を製造し梱包して、ユーザーに製品を提供している。一つの製品を製造するにあたっても、数多くの原材料、部品、梱包資材が多く使われ、またそれを購入する取引先も多岐に渡る。また、近年は原材料、部品、梱包用資材等を外部の取引先から調達してから、製品を製造するまでの時間は短くなる一方である。このような状況において、上記のような手順を１回の売買ごとに行っていたのでは、時間と労力がかかりすぎる。
【０００４】
以上のことから、予め期間を設定し、その間に購入する原材料、部品、梱包用資材等の価格を取り決めた基本契約を結ぶことが行われている。これにより、購入者は、基本契約の契約期間内は、品目と数量と納期とを供給者に連絡するだけで、資材等の購入を行うことができる。
【０００５】
しかし、この基本契約は期間限定の契約であるので、期間終了後は、新たな基本契約を結び直す必要がある。ところが、現実的には基本契約は数多く、またその取り扱う品目も多く、取り決め項目も多いことから契約成立までに多大な時間と作業を必要としている。さらに、市場変動による単価変動も多いので、基本契約を結び直すにあたって、価格の交渉が必須になる場合が多い。そのため次回期間の契約の締結が、今回期間の契約の終了に間に合わず、契約の空白期間を生じてしまう場合があった。その結果、資材、原料等の購入ができなくなり、製品の製造が遅れることとなる。
【０００６】
【特許文献１】
特開２００２−１０９２７５号公報
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
本発明は、以上のような問題を解決するためになされたものであり、その目的は、期間を限定した契約に基づいて、ネットワークを介して資材等の購買を行うシステムにおいて、次回期間の基本契約の取決めを安定して行えるシステムを提供することである。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
本発明の目的は、以下の構成によって達成される。
【０００９】
購入者端末および供給者端末と、ネットワークを介してアクセス可能に接続されたサーバであって、該サーバには、少なくとも供給者、品目、単価および契約期間のデータを含む基本契約データが登録された基本契約データベースと、該基本契約データベースに登録された契約期間、および、あらかじめ設定された予約期間から算出された予約日に供給者端末に対して契約更新依頼を自動的に通知する自動予約手段と、が設けられたサーバ。
【００１０】
ここで、ネットワークとしては、ＬＡＮ、ＷＡＮ、インターネット、その他の一般的なネットワークを用いることができる。また、複数の購入者および／または複数の供給者が一つのサーバにアクセスできるようにすることも好ましい。
【００１１】
基本契約とは、購入者と供給者間で期間を限定し、その間に購入する原材料、部品、梱包用資材等の価格を一定に取り決めた契約のことを言う。基本契約データベースとは、そのような基本契約に関する情報のうち、少なくとも供給者、品目、単価および契約期間のデータが登録され、購入者端末からアクセス可能に構成されたデータベースである。なお、必要に応じて、これら以外の情報について登録しても良い。
【００１２】
自動予約手段は、基本契約データベースに登録された契約期間、および、あらかじめ設定された予約期間から算出された予約日に供給者端末に対して次回の基本契約の契約更新依頼を自動的に通知する機能を有する。予約期間は、任意に設定することができ、全基本契約データについて一括で設定しても良いし、各基本契約データについて個別に設定しても良い。予約日とは、契約期間の終了日から予約期間を引いた日のことである。たとえば、予約期間を１ヶ月に設定した場合は、予約日は、契約期間の終了日から１ヶ月前の日である。
【００１３】
自動予約手段は、基本契約データベース中の契約期間を監視しており、予約日になると、購入者の操作を必要とすることなく自動的に、ネットワークを介して供給者に、次回期間の契約を結ぶための契約更新依頼を通知する。契約更新依頼を通知する方法は、どのような方法であっても良いが、たとえば、電子メールで通知する方法や、供給者がサーバにアクセスした際に、供給者の操作する端末の画面上に通知を表示する方法がある。供給者がサーバにアクセスした際に、自動的に、あるいは、供給者の操作に応じて通知を画面に表示する方法は、セキュリティ上からも操作性からも好ましい。
【００１４】
このように、予約日に、自動的に契約更新依頼を通知することにより、契約の更新を忘れたり、契約更新依頼が遅すぎたりして、契約の空白期間を生じることなく、次回期間の基本契約の取決めを、安定して行うことができる。
【００１５】
本発明のサーバには、品目、数量および納期を入力する購入依頼手段が設けられ、かつ、該購入依頼手段により入力されたデータと、基本契約データベースに登録された供給者、品目および単価のデータに基づいて、該当する供給者に対する購入通知処理を行う、購入通知手段が設けられることが好ましい。
【００１６】
購入者は、基本契約の契約期間内は、品目と数量と納期とを供給者に連絡するだけで、資材等の購入を行うことができる。購入依頼手段は、購入者端末の操作によって入力された品目、納期および数量をサーバに登録する機能を有する。
【００１７】
このようにして、サーバに登録された品目、納期および数量は、購入通知手段によって、入力された品目に対応する供給者に通知される。通知する手段は、どのようなものであってもよいが、上記の自動予約手段の場合と同様に、供給者がサーバにアクセスした際に、供給者の操作する端末の画面上に通知を表示する方法が好ましく用いられる。
【００１８】
本発明のサーバには、一の品目について複数の供給者がある場合、購入依頼手段により入力された数量を分割して複数の供給者に自動的に振り分ける自動振り分け手段が設けられることが好ましい。
【００１９】
一の品目について供給者が複数（たとえば、供給者Ａ、Ｂ、Ｃ）存在する場合、購入依頼手段により入力された品目に対して、どの供給者を割り当てるか一義的に決まらない。このような場合に、自動振り分け手段は、購入依頼手段により入力された数量を、あらかじめ設定された割合に、自動的に分割して、各供給者に割り当てる。たとえば、分割の設定が、供給者Ａ，Ｂ，Ｃに対して３：３：４に設定され、入力された数量が１００個であった場合には、自動振り分け手段は、供給者Ａ，Ｂ，Ｃに対してそれぞれ３０個、３０個、４０個の数量を自動的に割り当てる。
【００２０】
なお、自動振り分け手段を用いない場合は、購入依頼手段によって、購入通知を行う供給者も入力するようにすればよい。
【００２１】
本発明のサーバには、少なくとも供給者、品目および単価のデータを含む単価マスタデータが登録された単価マスタデータベースが設けられ、かつ、前記購入依頼手段により入力されたデータと、単価マスタデータベースに登録された供給者、品目および単価のデータに基づいて、該当する供給者に対する購入通知処理を行う購入通知手段が設けられることが好ましい。
【００２２】
前記のように、基本契約データベースには、供給者、品目および単価のデータが含まれているので、購入依頼手段および購入通知手段は、基本契約データベースを用いて購入依頼処理を実行することができる。しかしながら、基本契約データベースは、本来は契約の管理を行うためのデータベースであって、購入依頼処理を行うためのデータベースではないので、実際にこのようなシステムを構築しようとすると、プログラム的に好ましくない場合もある。このような場合に、基本契約データベースとは別に、購入依頼処理の実行に適した構造を有する単価マスタデータベースを設ける。
【００２３】
単価マスタデータベースには、少なくとも基本契約により定められた供給者、品目および単価のデータが登録される。このようなシステムにおいては、購入依頼手段は、単価マスタデータベースを利用して、購入者端末の操作により、品目、納期および数量をサーバに登録する。また、購入通知手段も、単価マスタデータベースを利用して、サーバに登録された品目、納期および数量を供給者に通知する。
【００２４】
本発明のサーバには、基本契約データベースに登録された供給者、品目および単価のデータから、単価マスタデータを自動的に作成し、単価マスタデータベースに登録する、単価マスタ自動登録手段が設けられることが好ましい。
【００２５】
単価マスタデータベースに登録される供給者、品目および単価のデータは、基本契約データベースに登録されたデータと同じであるから、基本契約データベースのデータから単価マスタデータを自動的に作成して、単価マスタデータベースに登録することにより、作業を合理化することができる。
【００２６】
本発明のサーバには、基本契約データベースに登録された契約期間の終了日までに、供給者からの回答がなかった場合に、該契約期間の終了日を自動的に延長する自動延長手段が設けられていることが好ましい。
【００２７】
上記の自動予約手段により見積依頼や契約依頼の通知を行ったにもかかわらず、契約期間の終了日までに、供給者からの回答がなかったり、契約の成立が次回契約開始時期までに間に合わなかった場合、購入依頼処理ができなくなってしまう。自動延長手段は、このような場合に、正式な次回基本契約が登録されるまでの間、契約データベースに登録されている当該契約期間の終了日を自動的に延長することにより、暫定的に購入依頼処理ができるようにするしくみである。
【００２８】
なお、自動延長手段を設けるにあたって、基本契約において、予め次回契約成立が遅れた際には自動延長する項目が盛り込まれていることがのぞましい。
【００２９】
本発明のサーバには、少なくとも品目および単価を含む見積データが登録された見積データベースが設けられ、かつ、該見積データを基本契約データベースまたは単価マスタデータベース中のデータから自動的に作成する見積データ作成手段が設けられることが好ましい。
【００３０】
見積データとは、供給者に対する購入者の希望単価等を含むデータである。見積データは、少なくとも品目および単価を含むものとする。必要に応じて、後述の購買数量等を含めても良い。供給者は、契約更新依頼通知を受けた際、見積データベースを参照することによって、購入者の希望を知ることができ、回答をする際の参考とすることができる。
【００３１】
見積データは、購入者が手入力により入力しても良いが、実際上は、今回の基本契約の内容を変更せず、そのまま次回の基本契約の内容とする場合が多いのであるから、基本契約データベースまたは単価マスタデータベース中のデータを見積データベースにコピーすることによって、見積データを自動的に作成する見積データ作成手段を有することが便利である。これを、前回引用機能と呼ぶ。このようにして、自動的に作成した見積データをさらに希望に応じて修正することにより、少ない手間で見積データベースを作成することができる。
【００３２】
見積データ作成手段は、品目および供給者の少なくともいずれかが異なるデータに基づいて見積データを作成可能に構成されることが好ましい。
【００３３】
これを、引用機能と呼ぶ。たとえば、今まで取り引きしたことのない新たな品目の取引を開始する場合、その品目については前回の契約が存在しないため、前回引用機能が使えない。このような場合に、購入者端末からの操作によって、その品目に類似する品目を検索し、その類似品目を選択して引用機能を用いることにより、見積データを作成するのである。また、ある品目について、新規な供給者と取引を開始する場合も、同様にして既存の供給者とのその品目に関する基本契約データを引用して、見積データを作成することができる。
【００３４】
見積データを簡便に作成する別の手段として、本発明のサーバには、少なくとも品目および単価を含むデータが登録された雛形データベースが設けられ、雛形データベースの中から選択された雛形データに基づいて見積データを作成可能に構成されることが好ましい。
【００３５】
本発明のサーバには、各品目について、次回の基本契約期間内に購入する予定の購買数量を見積データベースに登録する購買数量通知手段が設けられることが好ましい。
【００３６】
一般的に、購買数量は購買価格に影響を与え、購買数量が多いほど購買価格を低く設定できることが普通である。そこで、購入者が次回の基本契約期間内に購入する購買数量の予測値を見積データベースに登録することにより、供給者はそれを参照して、回答をする際の参考とすることができる。購買数量の予測値は、今回の契約期間内の購買実績をそのまま用いても良いし、市況の変動等を折り込んだ予測値を計算しても良い。
【００３７】
購買数量の予測値を見積データベースに登録する方法はどの様な方法であっても良いが、サーバに今期の基本契約期間内に購入した購買数量の実績データが蓄積されている場合には、そのデータに基づいて、次回期間も今期と同じ量を購入するものとした値を自動的に入力し、その後に購入者の操作により調整することが、簡便であり好ましい。
【００３８】
本発明のサーバには、各品目について、別システムにより求められた価格情報を、見積データベースに登録する価格情報通知手段が設けられることが好ましい。
【００３９】
ここでいう別システムとは、たとえば、その品目に関する市況価格を検索するシステム等を言う。検索する情報は、その品目そのものの市況価格でもよいし、関連する資材等の市況価格でもよい。このような別システムにより求められた価格情報を見積データベースに登録することにより、現在の購入価格が市況価格よりも高い場合は、購入者は供給者に対して見積額を下げるように促すことができる。
【００４０】
本発明のサーバには、見積データを次回の基本契約データとして基本契約データベースに登録する基本契約データ作成手段が設けられることが好ましい。
【００４１】
新たに結ばれた基本契約のデータを基本契約データベースに登録する際には、手動で入力しても良いが、ネットワークを用いた購買システムの場合には、供給者から電子的情報として見積回答をもらうことができる。見積回答には、供給者、品目、単価、契約期間等の必要な基本契約データが含まれているから、これを基本契約データ作成手段により自動的に基本契約データベースに登録することにより作業を合理化できる。
【００４２】
供給者から電子的情報として見積回答をもらう方法は、どの様な方法によっても良いが、サーバに設けられた見積データベースに、供給者が、供給者、品目、単価および契約期間を含む見積回答データを登録するように構成することが好ましい。
【００４３】
なお、見積データベースを見積依頼データベースと見積回答データベースの別個のデータベースとして設け、購入者は見積依頼データベースに入力し、供給者は見積回答データベースに入力するように構成しても良い。見積回答データベースと見積依頼データベースやを別個のデータベースとして設ける場合には、供給者端末の操作により、見積依頼データやから見積回答データを自動的に作成できる機能を有していることが、作業合理化の観点から好ましい。
【００４４】
上記のサーバと、購入者端末および供給者端末とが、ネットワークを介して接続された購買システムも本発明に含まれる。
【００４５】
【発明の実施の形態】
図１に、本発明の購買システムの一構成例を示すブロック図を示す。
【００４６】
以下に本発明のシステムを用いて、購入を行う手順および基本契約の更新を行う手順について、段ボールの基本契約に関する例を用いて説明する。なお、本発明は、以下の態様に限定されるものではない。
【００４７】
購入者Ｘは、段ボールの購買に関する基本契約Ｋ１を供給者Ａと結んでいるものとする。この基本契約Ｋ１には、数百品目（紙厚、目付、紙質、コルゲートの段数１段、２段、内箱、外箱、仕切、外寸、内寸等）におよぶ段ボールの品目、および、各品目ごとの単価が含まれている。基本契約Ｋ１の契約期間は１年間であり、購入者Ｘは、契約期間内は、品目と数量と納期とを供給者Ａに連絡するだけで、資材等の購入を行うことができる。このフローを図２に示す。
【００４８】
購入者Ｘは、本発明のサーバ（以下購買サーバと呼ぶ）にネットワークを介してアクセスする。この際、購入者Ｘは、ユーザー名およびパスワードを入力して、サーバにログインすることが好ましく行われている。この方法は、セキュリティ上好ましいだけでなく、ユーザー名によりユーザーを判別することによって、当該ユーザー用にカスタマイズされた画面を表示できるなど、利便性の点でも優れている。
【００４９】
次に購入者Ｘは、端末を操作して、購入依頼手段により、品目、納期および数量を入力する。購入依頼手段は、単価マスタデータベースを参照しながら、購入可能な品目を購入者端末に表示し、選択式に入力できるなど、購入者の入力処理を支援する機能を有している。
【００５０】
このようにして、購入者Ｘが購入依頼処理を行うと、次に、購入通知手段が、単価マスタデータベースを参照して、入力された品目に対応する供給者Ａを割り出し、入力された品目、納期および数量を、供給者Ａに通知する。通知する方法は、どのようなものであってもよいが、供給者Ａがサーバにアクセスした際に、供給者Ａの操作する端末の画面上に通知を表示する方法が好ましく用いられる。すなわち、供給者Ａは、購入者Ｘと同様に端末を操作して、購買サーバにアクセスする。そして、供給者Ａが購買サーバにログインしたときに、自動的に、あるいは、供給者Ａの操作に応じて購入依頼通知を画面に表示すればよい。
【００５１】
供給者Ａは、購入者Ｘに受注を確認した旨を通知し、通知された数量の品目を納期までに購入者Ｘに供給し、基本契約Ｋ１に定められた単価にしたがって、購入者Ｘに代金を請求する。
【００５２】
ところで、購入者Ｘは、基本契約Ｋ１の契約期間終了後も、引き続き供給者Ａから段ボールの購入を希望する場合は、基本契約Ｋ１の契約期間が終了する前に、次回期間の基本契約Ｋ２を結ぶ必要がある。次回期間の契約Ｋ２の締結が、今回期間の契約Ｋ１の終了までに間に合わないと、契約の空白期間を生じてしまう。契約の空白期間中は、段ボールの購入ができないか、もしくは、１回の購入ごとに個別の契約を結ぶ必要があり、製品の製造等が遅れる原因となる。
【００５３】
そこで、購買サーバには、前記のとおり、基本契約データベースおよび自動予約手段が設けられている。自動予約手段には、あらかじめ予約期間が設定されている。この例においては、予約期間は１ヶ月として説明する。なお、予約期間は、自由に変更できるし、各基本契約ごとに違う値を設定しても良い。
【００５４】
自動予約手段は、基本契約Ｋ１の契約期間が終了する１ヶ月前になると、ネットワークを介して自動的に、供給者Ａに対して、次回期間の契約Ｋ２を結ぶための契約更新依頼を通知する。契約更新依頼を通知する方法は、どのような方法であっても良いが、前記のように、供給者Ａの操作する端末の画面上に通知を表示する方法が好ましく用いられる。なお、この契約更新依頼通知は、購入者Ｘの操作を全く必要とせずに自動的に行われても良いし、まず購入者Ｘの端末上に通知を表示して、購入者Ｘの確認を促し、購入者Ｘが確認処理を行った後に、供給者Ａに通知するようにしても良い。
【００５５】
以上の手順を、購入者Ｘが確認処理を行う場合について、さらに詳細に説明する。このフローを図３に示す。このようなフローを見積依頼型フローとも言う。自動予約手段は、基本契約Ｋ１の契約期間が終了する１ヶ月前になると、見積データ作成手段を起動して、基本契約データベース中の基本契約Ｋ１に関するデータから、見積データを自動作成し、見積データベースに登録する。同時に、自動予約手段は、購入者Ｘの端末上に、基本契約Ｋ１の予約日である旨の通知を行う。購入者Ｘは、この通知を見て、見積データベースを閲覧し、必要に応じて見積データの修正を行う。また、必要に応じて、購買数量通知手段を起動して、購買数量の予測値を付加したり、価格情報通知手段を起動して、市況価格を付加したりできる。段ボールの場合は、市況価格として、たとえば段ボールの価格決定に影響を及ぼす板紙や洋紙の市況価格をインターネット等を通じて入手すればよい。このような情報は、例えば、ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｂｅｉｔｓｕｂｏ．ｃｏｍ／ｓｈｉｋｙｏｕ．ａｓｐ、ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｅｃｏｎ−ｊｐ．ｃｏｍ／ｊｐｎ／ｐａｐｅｒ．ｈｔｍ等のサイトから入手できる。以上の作業が完了し、購入者Ｘが、確認処理を行うと、契約更新通知が供給者Ａに通知される。
【００５６】
供給者Ａは、契約更新依頼通知を受けると、まず見積依頼データベースを閲覧して、購入者Ｘの見積依頼を確認する。そして、購入者Ｘが登録した、見積依頼データ、購買数量の予測値、市況価格等のデータや、製造原価の変動その他諸々の事情を勘案して、次回期間の基本契約Ｋ２に関する見積回答データを作成し、見積回答データベースに登録する。そして、購入者Ｘに見積回答を通知する。見積回答通知は、購入者Ｘがサーバにアクセスした際に、購入者Ｘの操作する端末の画面上に通知を表示する方法が好ましく用いられる。
【００５７】
購入者Ｘは、見積回答通知を受けると、まず見積回答データベースを閲覧して、供給者Ａの見積回答を確認する。そして、供給者Ａが登録した、見積回答データを承認できる場合は、承認処理を行う。承認処理を行うと、供給者Ａに対して承認した旨の通知が送られると同時に、基本契約データ作成手段が起動され、見積回答データから、基本契約Ｋ２に関する基本契約データを自動的に作成して、基本契約データベースに登録する。また、基本契約Ｋ２の開始期間の日になると、単価マスタ自動登録手段が起動し、基本契約データベース中の基本契約Ｋ２に関する基本契約データに基づいて、新たな単価マスタデータを自動的に作成する。
【００５８】
一方、購入者Ｘが、供給者Ａが登録した見積回答データを承認できない場合は、電話、ＦＡＸ、電子メール、チャット等を用いて、購入者Ｘは供給者Ａと価格交渉を行う。交渉がまとまった後に、供給者Ａは価格交渉の結果に基づいた見積回答通知を出し直し、それに対して購入者Ｘが承認処理を行うことで、作業は完了する。
【００５９】
本発明における契約更新処理のフローの別の一例を図４に示す。このようなフローを契約依頼型フローとも言う。予約期間は上記と同様に１ヶ月として説明する。
【００６０】
この態様においては、自動予約手段は、購入者の購入依頼をトリガーにして起動する。購入者Ｘは上記と同様にして購入依頼処理を行う。この際、入力された品目に対応する基本契約の終了期間から１ヶ月以内になっていると、自動予約手段が起動して、上記と同様に、購入者Ｘの端末上に、基本契約Ｋ１の予約日である旨の通知を行うとともに、見積データ作成手段を起動して、品目、単価等のデータを見積データベースに登録する。上記と同様にして、必要に応じて、データの追加、修正等を行い、供給者Ａに契約更新依頼を通知する。
【００６１】
この態様においては、供給者Ａが、購入者Ｘの登録した単価等を承認し、受注した旨を購入者Ｘに通知した場合には、見積を取り交わすことなく、次期の基本契約Ｋ２が成立したものとし、基本契約データ作成手段が起動され、見積データから、基本契約Ｋ２に関する基本契約データが自動的に作成されて、基本契約データベースに登録される。この契約依頼型のフローは、前記の見積依頼型のフローよりも簡易である。
【００６２】
以上、代表的なフローについて説明したが、本発明のサーバおよび購買システムは、使用者の商習慣に応じて、もっと他のフローに柔軟に対応することも可能である。
【００６３】
以上説明したとおり、本実施態様のシステムの各手段やこのシステムを利用する際に実行される各工程は、コンピュータのＣＰＵ、メモリ、補助記憶装置、ソフトウェア等により実現されている。かかるソフトウェア（コンピュータプログラム）や各記憶手段のデータ等は、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ等の有形の記憶媒体または有線もしくは無線のネットワーク等の各種伝送手段を通じて流通される。
【００６４】
【発明の効果】
以上のように、本発明のサーバおよび購買システムは、期間を限定した契約に基づいて、ネットワークを介して資材等の購買を行うシステムにおいて、予約日に自動的に契約更新依頼を通知することにより、契約の更新を忘れたり、見積依頼が遅すぎたりして、契約の空白期間を生じることなく、次回期間の基本契約の取決めを、安定して行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明のサーバおよび購買システムの一構成例を示すブロック図である。
【図２】本発明における物品等の購買処理の流れの一例を示すフロー図である。
【図３】本発明における契約更新処理の流れの一例を示すフロー図である。
【図４】本発明における契約更新処理の流れの別の一例を示すフロー図である。[0001]
TECHNICAL FIELD OF THE INVENTION
The present invention relates to a system for purchasing materials, raw materials, and the like between a purchaser and a supplier via a network.
[0002]
[Prior art]
Generally, when a purchaser purchases an article from a supplier, the purchaser first requests the supplier for a quote, and upon receiving the request, the supplier presents a quote to the purchaser. If the buyer and the supplier agree on an estimate, a sales contract is concluded and the transaction is executed.
[0003]
However, in practice, it may not be preferable to take such a procedure for each transaction. For example, a maker purchases raw materials, parts, packing materials, and the like from external suppliers, manufactures and packs products, and provides products to users. In producing a single product, many raw materials, parts, and packing materials are used in large quantities, and the business partners who purchase it also vary widely. In recent years, the time from procurement of raw materials, parts, packing materials, and the like from external suppliers to production of products has been decreasing. In such a situation, if the above procedure is performed for each transaction, it takes too much time and effort.
[0004]
From the above, it has been practiced to set a period in advance, and conclude a basic contract in which the prices of raw materials, parts, packing materials, and the like to be purchased are determined during that period. As a result, the purchaser can purchase materials and the like during the contract period of the basic contract only by notifying the supplier of the item, quantity, and delivery date.
[0005]
However, since this basic contract is a contract for a limited time, it is necessary to re-conclude a new basic contract after the period ends. However, in reality, there are many basic contracts, many items to be dealt with, and many items to be negotiated. Furthermore, since unit prices fluctuate due to market fluctuations, negotiations on prices are often necessary in re-establishing basic contracts. As a result, the contract for the next period may not be completed in time for the contract for the current period, resulting in a blank period of the contract. As a result, it becomes impossible to purchase materials, raw materials and the like, and the production of products is delayed.
[0006]
[Patent Document 1]
JP-A-2002-109275
[Problems to be solved by the invention]
The present invention has been made to solve the above-described problems, and an object of the present invention is to provide a system for purchasing materials and the like via a network based on a contract with a limited period, for the basics of the next period. An object of the present invention is to provide a system that can stably arrange contracts.
[0008]
[Means for Solving the Problems]
The object of the present invention is achieved by the following configurations.
[0009]
A server operably connected to a purchaser terminal and a supplier terminal via a network, in which basic contract data including at least supplier, item, unit price and contract period data is registered. An automatic reservation means for automatically notifying a supplier terminal of a contract renewal request to a supplier date on a reservation date calculated from a basic contract database, a contract period registered in the basic contract database, and a preset reservation period; , Provided server.
[0010]
Here, a LAN, WAN, the Internet, or other general networks can be used as the network. It is also preferred that multiple purchasers and / or multiple suppliers can access a single server.
[0011]
The basic contract is a contract in which a period is limited between a purchaser and a supplier, and prices of raw materials, parts, packing materials, and the like to be purchased are fixed during the period. The basic contract database is a database in which at least data of a supplier, an item, a unit price, and a contract period, among the information on such a basic contract, are registered and are accessible from a purchaser terminal. In addition, you may register about information other than these as needed.
[0012]
The automatic reservation unit automatically notifies the supplier terminal of a contract renewal request for the next basic contract to the contract date registered in the basic contract database and a reservation date calculated from a preset reservation period. Has functions. The reservation period can be set arbitrarily, and may be set collectively for all basic contract data or may be set individually for each basic contract data. The reservation date is a date obtained by subtracting the reservation period from the end date of the contract period. For example, if the reservation period is set to one month, the reservation date is one month before the end date of the contract period.
[0013]
The automatic reservation means monitors the contract period in the basic contract database, and when the reservation date comes, the contract for the next period is automatically sent to the supplier via the network without requiring the purchaser's operation. Notify the contract renewal request to connect. The method of notifying the contract renewal request may be any method.For example, a method of notifying by e-mail, or a method in which the supplier accesses the server and displays the screen on a terminal operated by the supplier. There are ways to display notifications. A method of displaying a notification on the screen automatically or in response to an operation of the supplier when the supplier accesses the server is preferable in terms of both security and operability.
[0014]
As described above, by automatically notifying the contract renewal request on the reservation date, the contract renewal request is not forgotten or the contract renewal request is too late, so that there is no blank period of the contract, and the basic period of the next period Contract arrangements can be made in a stable manner.
[0015]
The server of the present invention is provided with a purchase request means for inputting an item, a quantity, and a delivery date, and further includes data input by the purchase request means and data of a supplier, an item, and a unit price registered in the basic contract database. It is preferable to provide a purchase notification means for performing a purchase notification process to the corresponding supplier based on the above.
[0016]
During the contract period of the basic contract, the purchaser can purchase materials and the like simply by notifying the supplier of the item, quantity, and delivery date. The purchase request means has a function of registering the item, delivery date, and quantity input by the operation of the purchaser terminal in the server.
[0017]
In this way, the item, delivery date and quantity registered in the server are notified to the supplier corresponding to the input item by the purchase notifying means. The means for notifying may be any means, but, as in the case of the automatic reservation means described above, when the supplier accesses the server, a notice is displayed on the screen of the terminal operated by the supplier. Is preferably used.
[0018]
It is preferable that the server of the present invention is provided with an automatic distribution unit that divides the quantity input by the purchase request unit and automatically distributes it to the plurality of suppliers when one item has a plurality of suppliers.
[0019]
When there are a plurality of suppliers (for example, suppliers A, B, and C) for one item, it is not uniquely determined which supplier is assigned to the item input by the purchase request means. In such a case, the automatic distribution unit automatically divides the quantity input by the purchase request unit into a preset ratio and allocates the divided amount to each supplier. For example, if the division setting is set to 3: 3: 4 for the suppliers A, B, and C, and the input quantity is 100 pieces, the automatic distribution means sets the suppliers A, B , C, 30, 30, and 40, respectively, are automatically assigned.
[0020]
In the case where the automatic distribution unit is not used, the purchase requesting unit may also be used to input the supplier who performs the purchase notification.
[0021]
The server of the present invention is provided with a unit price master database in which unit price master data including at least supplier, item and unit price data is registered, and the data input by the purchase request unit and the unit price master database are registered. Preferably, there is provided a purchase notifying means for performing a purchase notification process to the corresponding supplier based on the data of the supplier, the item, and the unit price.
[0022]
As described above, since the basic contract database includes the data of the supplier, the item, and the unit price, the purchase request means and the purchase notifying means can execute the purchase request processing using the basic contract database. . However, the basic contract database is originally a database for managing contracts, and is not a database for performing purchase request processing. Therefore, it is not programmatically desirable to actually construct such a system. In some cases. In such a case, a unit price master database having a structure suitable for executing a purchase request process is provided separately from the basic contract database.
[0023]
In the unit price master database, data of at least the supplier, the item, and the unit price determined by the basic contract are registered. In such a system, the purchase requesting means uses the unit price master database to register the item, delivery date and quantity in the server by operating the purchaser terminal. The purchase notifying means also notifies the supplier of the item, delivery date and quantity registered in the server by using the unit price master database.
[0024]
The server according to the present invention is provided with unit price master automatic registration means for automatically creating unit price master data from the supplier, item, and unit price data registered in the basic contract database and registering the same in the unit price master database. Is preferred.
[0025]
Since the supplier, item and unit price data registered in the unit price master database are the same as the data registered in the contract database, unit price master data is automatically created from the data in the contract database, and unit price master data is created. By registering in the database, work can be streamlined.
[0026]
The server of the present invention is provided with automatic extension means for automatically extending the end date of the contract period when there is no response from the supplier by the end date of the contract period registered in the basic contract database. Preferably.
[0027]
Despite notification of a quote request or contract request by the above automatic reservation means, there is no response from the supplier by the end date of the contract period, or the contract has not been completed by the next contract start time In such a case, the purchase request processing cannot be performed. In such a case, the automatic extension means tentatively purchases by automatically extending the end date of the contract period registered in the contract database until the next formal basic contract is registered. It is a mechanism that enables request processing.
[0028]
When providing the automatic extension means, it is preferable that the basic contract includes an item for automatic extension in advance when the contract establishment is delayed next time.
[0029]
The server of the present invention is provided with a quote database in which quote data including at least items and unit prices are registered, and creates quote data for automatically creating the quote data from data in the basic contract database or the unit price master database. Preferably, means are provided.
[0030]
The estimation data is data including a purchaser's desired unit price for the supplier and the like. The estimation data includes at least the item and the unit price. If necessary, a purchase quantity and the like described later may be included. Upon receiving the contract renewal request notification, the supplier can refer to the quote database to know the wishes of the purchaser and can refer to it when making a reply.
[0031]
The quotation data may be entered manually by the buyer, but in practice, the contents of the current basic contract are often unchanged without changing the contents of the current basic contract. It is convenient to have an estimate data creating means for automatically creating estimate data by copying data in a database or unit price master database to an estimate database. This is called the previous citation function. In this way, by automatically modifying the automatically created estimate data as desired, an estimate database can be created with less effort.
[0032]
It is preferable that the estimate data creating means is configured so that at least one of the item and the supplier can create estimate data based on different data.
[0033]
This is called a quote function. For example, when starting a transaction for a new item that has never been traded, the previous quotation function cannot be used because there is no previous contract for that item. In such a case, quote data is created by searching for an item similar to the item by operation from the purchaser terminal, selecting the similar item, and using the quote function. Also, when starting a transaction with a new supplier for a certain item, quote data can be created in the same manner by referring to basic contract data for the item with an existing supplier.
[0034]
As another means for easily creating estimation data, the server of the present invention is provided with a template database in which data including at least items and unit prices are registered, and estimates are made based on template data selected from the template database. It is preferable that data can be created.
[0035]
Preferably, the server of the present invention is provided with a purchase quantity notifying means for registering the purchase quantity of each item to be purchased within the next basic contract period in the estimation database.
[0036]
Generally, the purchase quantity affects the purchase price, and the purchase price is generally set lower as the purchase quantity increases. Therefore, by registering the predicted value of the purchase quantity purchased by the buyer in the next basic contract period in the estimation database, the supplier can refer to it and use it as a reference when responding. As the predicted value of the purchase quantity, the actual purchase result during the current contract period may be used as it is, or a predicted value in which fluctuations in market conditions and the like are included may be calculated.
[0037]
Any method may be used to register the forecast value of the purchased quantity in the estimation database, but if actual data of the purchased quantity purchased during the basic contract Based on the data, it is convenient and preferable to automatically input a value for purchasing the same amount in the next period as in the current period, and then adjust the value by a purchaser's operation.
[0038]
It is preferable that the server of the present invention is provided with price information notifying means for registering price information obtained by another system for each item in the quote database.
[0039]
The different system referred to here is, for example, a system for searching for market prices related to the item. The information to be searched may be the market price of the item itself or the market price of related materials. By registering the price information obtained by such a separate system in the quote database, if the current purchase price is higher than the market price, the buyer can prompt the supplier to reduce the quote price. it can.
[0040]
The server of the present invention is preferably provided with a basic contract data creating means for registering the estimate data as the next basic contract data in the basic contract database.
[0041]
When registering the newly concluded basic contract data in the basic contract database, it may be entered manually, but in the case of a purchasing system using a network, the supplier will send a quote reply as electronic information. You can get it. Since the quotation answer contains necessary basic contract data such as supplier, item, unit price, contract period, etc., streamlining work by automatically registering this in the basic contract database by the basic contract data creation means it can.
[0042]
Any method may be used to receive the quote reply from the supplier as electronic information.The quote database provided on the server stores the quote reply data including the supplier, item, unit price and contract period. Is preferably registered.
[0043]
The quote database may be provided as a separate database of the quote request database and the quote answer database, and the purchaser may enter the quote request database and the supplier may enter the quote answer database. When the quote answer database and the quote request database are provided as separate databases, the function to automatically create quote reply data from quote request data and from the operation of the supplier terminal has been streamlined. It is preferable from the viewpoint of.
[0044]
The present invention also includes a purchasing system in which the server, the purchaser terminal, and the supplier terminal are connected via a network.
[0045]
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
FIG. 1 is a block diagram showing one configuration example of the purchasing system of the present invention.
[0046]
Hereinafter, a procedure for making a purchase and a procedure for updating a basic contract using the system of the present invention will be described using an example relating to a basic contract for cardboard. Note that the present invention is not limited to the following embodiments.
[0047]
It is assumed that the purchaser X has concluded a basic contract K1 for purchasing cardboard with the supplier A. The basic contract K1 includes cardboard items covering several hundred items (paper thickness, basis weight, paper quality, one corrugated stage, two stages, inner box, outer box, partition, outer size, inner size, etc.), and The unit price for each item is included. The contract period of the basic contract K1 is one year, and the purchaser X can purchase materials and the like during the contract period only by informing the supplier A of the item, quantity, and delivery date. This flow is shown in FIG.
[0048]
The purchaser X accesses a server of the present invention (hereinafter referred to as a purchase server) via a network. At this time, it is preferable that the purchaser X logs in to the server by inputting a user name and a password. This method is not only preferable in terms of security, but also excellent in terms of convenience such that a screen customized for the user can be displayed by identifying the user based on the user name.
[0049]
Next, the purchaser X operates the terminal and inputs the item, the delivery date and the quantity by the purchase request means. The purchase request means has a function of supporting purchaser input processing, such as displaying purchaseable items on a purchaser terminal while referring to the unit price master database and allowing the purchaser to input items in a selectable manner.
[0050]
In this way, when the purchaser X performs the purchase request processing, the purchase notifying means refers to the unit price master database to determine the supplier A corresponding to the input item, and The delivery date and quantity are notified to the supplier A. Although any method may be used for the notification, a method of displaying the notification on the screen of the terminal operated by the supplier A when the supplier A accesses the server is preferably used. That is, the supplier A operates the terminal similarly to the purchaser X and accesses the purchase server. Then, when the supplier A logs in to the purchase server, a purchase request notification may be displayed on the screen automatically or according to the operation of the supplier A.
[0051]
The supplier A notifies the purchaser X that the order has been confirmed, supplies the notified quantity of items to the purchaser X by the delivery date, and sends the purchaser X to the purchaser X according to the unit price specified in the basic contract K1. Claim the price.
[0052]
By the way, if the buyer X wishes to continue to purchase cardboard from the supplier A even after the end of the basic contract K1, the basic contract K2 for the next period is required before the end of the basic contract K1 contract period. Need to tie. If the contract K2 of the next period is not completed by the end of the contract K1 of the current period, a blank period of the contract will occur. During the blank period of the contract, cardboard cannot be purchased, or it is necessary to sign an individual contract for each purchase, which delays the production of products.
[0053]
Therefore, the purchase server is provided with the basic contract database and the automatic reservation means as described above. A reservation period is set in the automatic reservation means in advance. In this example, the reservation period will be described as one month. The reservation period can be changed freely, and a different value may be set for each basic contract.
[0054]
One month before the contract period of the basic contract K1 ends, the automatic reservation means automatically notifies the supplier A of a contract renewal request for concluding the contract K2 of the next period, via the network. . The method of notifying the contract renewal request may be any method, but the method of displaying the notice on the screen of the terminal operated by the supplier A is preferably used as described above. Note that this contract renewal request notification may be automatically performed without requiring any operation of the purchaser X, or a notification is first displayed on the terminal of the purchaser X to confirm the purchaser X. It is also possible to prompt and notify the supplier A after the purchaser X performs the confirmation processing.
[0055]
The above procedure will be described in more detail when the purchaser X performs the confirmation process. This flow is shown in FIG. Such a flow is also called a quote request type flow. One month before the end of the contract period of the basic contract K1, the automatic reservation means activates the estimate data creating means and automatically creates estimate data from the data on the basic contract K1 in the basic contract database, and Register with. At the same time, the automatic reservation means notifies the terminal of the purchaser X that the date is the reservation date of the basic contract K1. The purchaser X sees this notification, browses the quote database, and corrects the quote data as necessary. If necessary, the purchase quantity notifying means can be activated to add the predicted value of the purchase quantity, or the price information notifying means can be activated to add the market price. In the case of cardboard, for example, the market price of paperboard or paper that affects the determination of the price of cardboard may be obtained through the Internet or the like. Such information can be found, for example, at http: // www. beatsubo. com / shikyou. asp, http: // www. econ-jp. com / jpn / paper. It can be obtained from sites such as htm. When the above operation is completed and the purchaser X performs a confirmation process, a contract renewal notification is sent to the supplier A.
[0056]
Upon receiving the contract renewal request notification, the supplier A first browses the quote request database and confirms the quote request of the buyer X. Then, in consideration of the quotation request data, the predicted value of the purchase quantity, the market price, etc., registered by the purchaser X, the fluctuation of the manufacturing cost and other various circumstances, the quotation response data on the basic contract K2 for the next period is obtained. Create and register in the quote response database. Then, the purchaser X is notified of the estimate response. For the estimate reply notification, a method of displaying a notification on the screen of a terminal operated by the purchaser X when the purchaser X accesses the server is preferably used.
[0057]
Upon receiving the quote reply notification, the purchaser X first browses the quote reply database and checks the quote reply of the supplier A. If the estimate response data registered by the supplier A can be approved, an approval process is performed. When the approval process is performed, a notification of the approval is sent to the supplier A, and at the same time, the basic contract data generating means is started, and the basic contract data relating to the basic contract K2 is automatically generated from the estimated response data. And register it in the basic contract database. On the day of the start period of the basic contract K2, the unit price master automatic registration means is activated, and automatically creates new unit price master data based on the basic contract data on the basic contract K2 in the basic contract database.
[0058]
On the other hand, if the buyer X cannot approve the quote response data registered by the supplier A, the buyer X negotiates a price with the supplier A using telephone, FAX, e-mail, chat, or the like. After the negotiations are concluded, the supplier A issues a quotation reply notification based on the result of the price negotiation, and the buyer X performs an approval process on the notification, thereby completing the work.
[0059]
FIG. 4 shows another example of the flow of the contract renewal process in the present invention. Such a flow is also called a contract request type flow. The reservation period will be described as one month in the same manner as described above.
[0060]
In this aspect, the automatic reservation means is activated by a purchase request from the purchaser as a trigger. The purchaser X performs a purchase request process in the same manner as described above. At this time, if it is less than one month from the end period of the basic contract corresponding to the input item, the automatic reservation means is activated, and the basic contract K1 A notification that the date is the reservation date is issued, and the estimate data creating means is started, and data such as the item and the unit price are registered in the estimate database. In the same manner as described above, the data is added or modified as necessary, and the supplier A is notified of the contract renewal request.
[0061]
In this embodiment, when the supplier A approves the unit price registered by the buyer X and notifies the buyer X that the order has been received, the basic contract K2 for the next term is established without exchanging quotes. In this case, the basic contract data creating means is started, and the basic contract data relating to the basic contract K2 is automatically generated from the estimate data and registered in the basic contract database. This contract request type flow is simpler than the above quote request type flow.
[0062]
Although the typical flow has been described above, the server and the purchasing system of the present invention can flexibly cope with other flows according to the business habits of the user.
[0063]
As described above, each means of the system of the present embodiment and each step executed when using this system are realized by the CPU, the memory, the auxiliary storage device, the software, and the like of the computer. Such software (computer program) and data of each storage means are distributed through a tangible storage medium such as a flexible disk, a CD-ROM, and a DVD-ROM, or various transmission means such as a wired or wireless network.
[0064]
【The invention's effect】
As described above, the server and the purchasing system according to the present invention are configured to automatically notify a contract renewal request on a reservation date in a system for purchasing materials and the like via a network based on a contract with a limited period. Therefore, it is possible to stably arrange the basic contract for the next period without forgetting to renew the contract or making the request for quote too late, thereby causing a blank period of the contract.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a block diagram showing a configuration example of a server and a purchasing system of the present invention.
FIG. 2 is a flowchart illustrating an example of a flow of a purchase process of an article or the like according to the present invention.
FIG. 3 is a flowchart illustrating an example of the flow of a contract update process according to the present invention.
FIG. 4 is a flowchart showing another example of the flow of the contract renewal process in the present invention.
