JP2004171304A - 電子化原稿管理装置及びその制御方法、電子化原稿管理システム、プログラム - Google Patents
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Abstract
【課題】原稿を電子化して保存する操作を効率的に実行することができる電子化原稿管理装置及びその制御方法、電子化原稿管理システム、プログラムを提供する。
【解決手段】ファイル管理サーバ３００は、電子化原稿の保存を要求する端末に対するアクセス権を判定する。その判定結果に基づいて、端末がアクセス可能な保存先一覧と、該保存先一覧から所望の保存先を指定する指定部を含む第１操作画面を該端末へ送信する。その指定部による指定がある場合、上記判定結果に基づいて、電子化原稿の保存先に関する保存先情報を含む保存シートを出力指示する指示部を含む第２操作画面を、端末へ送信する。指示部による指示に基づいて、保存シートの印刷データを印刷先へ出力する。
【選択図】 図１
【解決手段】ファイル管理サーバ３００は、電子化原稿の保存を要求する端末に対するアクセス権を判定する。その判定結果に基づいて、端末がアクセス可能な保存先一覧と、該保存先一覧から所望の保存先を指定する指定部を含む第１操作画面を該端末へ送信する。その指定部による指定がある場合、上記判定結果に基づいて、電子化原稿の保存先に関する保存先情報を含む保存シートを出力指示する指示部を含む第２操作画面を、端末へ送信する。指示部による指示に基づいて、保存シートの印刷データを印刷先へ出力する。
【選択図】 図１
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子化原稿を保存先へ保存するための保存シートを提供する電子化原稿管理装置及びその制御方法、該電子化原稿管理装置として機能するファイル管理サーバとＯＣＲ処理を実行するＯＣＲサーバと原稿画像を入力する画像入力装置とがネットワークを介して接続されて構成される電子化原稿管理システム、プログラムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
ファクシミリやデジタル複写機、或いはそれらの機能を併せ持つ複合機等の装置においては、そのスキャナ機能で原稿を読み取ることで、その原稿の電子データを取り扱い可能にする装置が従来から提案されている。特に、複数ページから構成される原稿の先頭に保存用ヘッダシートを付加し、ＡＤＦ（Ａｕｔｏ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｅｅｄｅｒ）を用いることで保存用ヘッダシートと複数ページの原稿をスキャナ機能で一度に電子化し、保存用ヘッダシートに記載される情報を認識することで、その認識された保存用ヘッダシートの情報に基づいて複数ページからなる原稿を保存するシステムが提案されている。
【０００３】
例えば、特許文献１には、複数のジョブＪ１，Ｊ２，Ｊ３，・・・・・・の先頭にインデックスシート（文書保存用ヘッダシート）ＩＤ１，ＩＤ２，ＩＤ３，・・・・・・をそれぞれ添付し、これらを一括して、原稿保持部にセットし、それらの読取を連続して行わせることで、インデックスシートに担持されたインデックス情報が画像認識され、そのインデックス情報と画像データ記憶領域指定情報とが対応付けられて登録される画像出力装置が開示されている。また、この画像出力装置においては、インデックスシートの印刷に関する動作が開示されており、部数を指定すれば部数分の異なるインデックス情報を有するインデックスシートが作成されるものである。
【０００４】
また、特許文献２においては、マークシートのマークされた見出し欄に対応した記憶及び検索条件に従って、記憶媒体に対する文書／画像の記憶および検索を行うシステムが提案されている。このシステムでは、上記マークシートのフォーマットをユーザが設定できる操作機能と、設定されたフォーマットを記憶媒体のファイル管理エリアに登録する登録機能と、この記憶媒体よりマークシートのフォーマットを読み出して、このフォーマットのマークシート用紙を出力する出力機能が開示されている。
【０００５】
【特許文献１】
特開２００１−１１９５４０
【特許文献２】
特開平７−１７５８２３
【発明が解決しようとする課題】
特許文献１に記載の画像出力装置におけるインデックスシートの作成方法は、自動的にインデックスシートに対して識別情報を付加して印刷し、それを用いることでジョブ単位に異なる記憶領域に対して画像情報を保存することができる。しかしながら、この特許文献１において、後から記憶したジョブを検索・印刷する場合には、ジョブの記憶時に用いたインデックスシートを用いなければならず、視覚的にジョブを探すことが出来ず管理が困難である。
【０００６】
また、ジョブ単位で異なる記憶領域に記憶されるが、各記憶領域或いは各ジョブは関連付けられていないので予め記憶されているジョブ等と新規に記憶するジョブを関連付けて記憶することが出来ない。
【０００７】
また、特許文献２に記載の画像形成記憶検索装置におけるマークシートの作成方法も、マークシートのフォーマットをユーザが設定可能であり、記憶媒体に存在するファイル管理エリアのマークシートフォーマットを利用して記憶媒体内での検索を容易にするマークシートを提供することは可能である。しかしながら、これは、単純に記憶する文書／画像をインデックス情報と関連付けて記憶するためのマークシートであり、記憶した文書／画像同士の関連付けはなく、記憶した文書／画像の情報管理が困難であった。
【０００８】
本発明は上記の課題を解決するためになされたものであり、原稿を電子化して保存する操作を効率的に実行することができる電子化原稿管理装置及びその制御方法、電子化原稿管理システム、プログラムを提供することを目的とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上記の目的を達成するための本発明による電子化原稿管理装置は以下の構成を備える。即ち、
電子化原稿を保存先へ保存するための保存シートを提供する電子化原稿管理装置であって、
前記電子化原稿の保存を要求する端末のユーザに対するアクセス権を判定する判定手段と、
前記判定手段の判定結果に基づいて、前記のユーザがアクセス可能な保存先を含む第１操作画面を該端末へ送信する第１送信手段と
前記第１操作画面中の保存先の指定がある場合、前記判定手段による判定結果に基づいて、前記電子化原稿の保存先に関する保存先情報を含む保存シートを出力指示する指示部を含む第２操作画面を、前記端末へ送信する第２送信手段と、
前記指示部による指示に基づいて、前記保存シートの印刷データを印刷先へ出力する出力手段と
を備える。
【００１０】
また、好ましくは、前記第１操作画面は、前記アクセス可能な保存先と、該アクセス可能な保存先の内、選択されている保存先で保存されているファイルとを表示する表示領域を有している。
【００１１】
また、好ましくは、前記第１操作画面は、前記保存先を階層構造で表示する第１表示領域と、かつ該前記第１表示領域中で選択されている保存先で保存されているファイルを表示する第２表示領域を有している。
【００１２】
また、好ましくは、前記保存先情報は、前記保存先を特定する固有ＩＤと、保存先名称を少なくとも含む。
【００１３】
また、好ましくは、前記電子化原稿の画像ファイルに関連付けられている前記保存シートに対応する保存シート画像を文字認識する文字認識手段と、
前記文字認識手段の文字認識結果に基づいて、前記保存先情報を生成する生成手段と、
前記保存先情報が示す保存先へ前記画像ファイルを保存する保存手段と
を更に備える。
【００１４】
また、好ましくは、前記保存シートを含む原稿画像を入力する入力手段と、
前記入力手段で入力された複数の原稿画像を１つの画像ファイルに変換する変換手段と
を更に備える。
【００１５】
上記の目的を達成するための本発明による電子化原稿管理装置は以下の構成を備える。即ち、
電子化原稿を所望の保存先へ保存するための保存シートを提供する電子化原稿管理装置であって、
電子化原稿の保存を要求する端末を使用するユーザ情報を取得する取得手段と、
複数の電子化原稿の保存先を有する保存先指定画面を前記端末に送信する第１送信手段と、
前記原稿の保存を要求する端末から所望の保存先を選択する選択情報を受信する受信手段と、
前記ユーザ情報に基づいて、前記ユーザに対するアクセス権を判定する判定手段と、
前記判定手段の判定結果に基づいて、前記選択された前記電子化原稿の保存先に関する保存先情報を含む保存シートを出力指示する指示部を有する操作画面を前記端末へ送信する第２送信手段と、
前記指示部による指示に基づいて、前記保存シートの印刷データを印刷先へ出力する出力手段と
を備える。
【００１６】
上記の目的を達成するための本発明による電子化原稿管理システムは以下の構成を備える。即ち、
電子化原稿を保存先へ保存するための保存シートを提供する電子化原稿を管理するファイル管理サーバと、ＯＣＲ処理を実行するＯＣＲサーバと、原稿画像を入力する画像入力装置とがネットワークを介して接続されて構成される電子化原稿管理システムであって、
前記ファイル管理サーバは、
前記電子化原稿の保存を要求する端末のユーザに対するアクセス権を判定する判定手段と、
前記判定手段の判定結果に基づいて、前記ユーザがアクセス可能な保存先一覧と、該保存先一覧から所望の保存先を指定する指定部を含む第１操作画面を該端末へ送信する第１送信手段と
前記指定部による指定がある場合、前記判定手段による判定結果に基づいて、前記電子化原稿の保存先に関する保存先情報を含む保存シートを出力指示する指示部を含む第２操作画面を、前記端末へ送信する第２送信手段と、
前記指示部による指示に基づいて、前記保存シートの印刷データを印刷先へ出力する出力手段とを備え、
前記画像入力装置は、
前記保存シートを含む原稿画像を入力する入力手段と、
前記入力手段で入力された複数の原稿画像を１つの画像ファイルに変換する変換手段とを備え、
前記ＯＣＲサーバは、
前記画像ファイル中の前記保存シートに対応する保存シート画像を文字認識する文字認識手段と、
前記文字認識手段の文字認識結果に基づいて、前記保存先情報を生成する生成手段と
を備える。
【００１７】
上記の目的を達成するための本発明による電子化原稿管理装置の制御方法は以下の構成を備える。即ち、
電子化原稿を保存先へ保存するための保存シートを提供する電子化原稿管理装置の制御方法であって、
前記電子化原稿の保存を要求する端末のユーザに対するアクセス権を判定する判定工程と、
前記判定工程の判定結果に基づいて、前記ユーザがアクセス可能な保存先一覧と、該保存先一覧から所望の保存先を指定する指定部を含む第１操作画面を該端末へ送信する第１送信工程と
前記指定部による指定がある場合、前記判定工程による判定結果に基づいて、前記電子化原稿の保存先に関する保存先情報を含む保存シートを出力指示する指示部を含む第２操作画面を、前記端末へ送信する第２送信工程と、
前記指示部による指示に基づいて、前記保存シートの印刷データを印刷先へ出力する出力工程と
を備える。
【００１８】
上記の目的を達成するための本発明によるプログラムは以下の構成を備える。即ち、
電子化原稿を保存先へ保存するための保存シートを提供する電子化原稿管理装置の制御を実現するプログラムであって、
前記電子化原稿の保存を要求する端末のユーザに対するアクセス権を判定する判定工程のプログラムコードと、
前記判定工程の判定結果に基づいて、前記ユーザがアクセス可能な保存先一覧と、該保存先一覧から所望の保存先を指定する指定部を含む第１操作画面を該端末へ送信する第１送信工程のプログラムコードと
前記指定部による指定がある場合、前記判定工程による判定結果に基づいて、前記電子化原稿の保存先に関する保存先情報を含む保存シートを出力指示する指示部を含む第２操作画面を、前記端末へ送信する第２送信工程のプログラムコードと、
前記指示部による指示に基づいて、前記保存シートの印刷データを印刷先へ出力する出力工程のプログラムコードと
を備える。
【００１９】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
【００２０】
尚、以下の説明において、「サーバ」とは、ＷＷＷシステムにおいてＨＴＭＬ文書や画像などの情報を蓄積しておき、Ｗｅｂブラウザなどのクライアントソフトウェアからの要求を受けてインターネットなどのネットワークを通じて情報送信を行うＷｅｂサーバ（ウェブサーバ）や、ネットワークを通じてユーザからの要求を受けて、データベースシステムなどの処理に橋渡しを行う機能を備えたアプリケーションサーバ（または、Ｗｅｂアプリケーションサーバ）を意味するものである。
【００２１】
また、「クライアント」とは、ネットワークにおいてサーバの提供する機能やデータを利用するコンピュータ、およびソフトウェアを意味するものである。このクライアントとしては、本実施形態では、例えば、図１のネットワーク６００に接続されたクライアント５００や、ネットワーク６００上に接続される各種コンピュータ上で動作するＷｅｂブラウザ、ビューワ等が該当する。
【００２２】
また、以下に説明する本発明の実施形態では、ネットワーク６００を介するＷｅｂ環境下で、クライアント５００と、画像入力装置１００、ＯＣＲサーバ２００、ファイル管理サーバ３００間で実現する電子化原稿の管理例を挙げて説明するが、本発明はこのような構成に限定されるものではない。つまり、サーバが提供するサービスに係る処理を実行するための各種操作画面がクライアントのブラウザ（ビューワ）上で表示可能な形態を提供できるようなコンピュータネットワーク環境であれば、本発明を適用することができる。
【００２３】
＜実施形態１＞
図１は本発明の実施形態の電子化原稿管理システムの構成を示す図である。
【００２４】
本実施形態の電子化原稿管理システムは、紙や透過原稿等の記録媒体からなる原稿を電子化し、その電子化原稿を効率的に管理するものである。
【００２５】
尚、図１のネットワーク６００上に接続される各種端末の構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。
【００２６】
１００はネットワーク機能を有する画像入力装置であり、例えば、ネットワークスキャナ、ファクシミリ機能及びスキャナ機能を併せ持つ複合機、ネットワークファクシミリが挙げられる。このネットワーク機能とは、ネットワーク６００上に接続されるクライアント５００や、ＯＣＲサーバ２００、ファイル管理サーバ３００等の各端末と通信して、データの授受が可能な機能である。
【００２７】
また、画像入力装置１００は、ＡＤＦに搭載されている複数の原稿をスキャンして、そのスキャン画像（電子化原稿）を指定の格納先（例えば、装置内のローカルフォルダ、ネットワーク６００上のＯＣＲサーバ２００やファイル管理サーバ３００等）へ送信することができる。
【００２８】
また、保存対象の原稿の先頭ページに、その原稿の電子化後の電子化原稿をファイル管理サーバ３００上で保存するためのファイル管理情報を含むファイル保存用シートを載置して、そのファイル保存用シート付き原稿を画像入力装置１００からスキャンさせることで、画像入力装置１００において、ファイル保存用シート画像を有する画像ファイルを生成することができる。
【００２９】
尚、画像入力装置１００は、ビットマップ、ＪＰＥＧ、ＴＩＦＦ、ＧＩＦ等の各種ファイル形式でスキャン画像を生成するファイル変換機能を有している。これに加えて、画像入力装置１００は、複数のスキャン画像を１つの画像ファイルとして出力することができる。この画像ファイルのファイル形式としては、例えば、ＭＴＩＦＦ（Ｍｕｌｔｉｐａｇｅｄ ＴＩＦＦ）が挙げられるが、同様のファイル形式（例えば、ＰＤＦ等）であれば、これに限定されない。
【００３０】
２００はＯＣＲサーバであり、ネットワーク６００を介して受信する画像ファイル中の文字画像部分に対して文字認識（ＯＣＲ）処理を実行し、その画像ファイルと文字認識結果を管理する。特に、処理対象がファイル保存用シート画像付き画像ファイル（ＭＴＩＦＦ形式）である場合は、そのファイル保存用シート画像に対してＯＣＲ処理を実行する。また、画像ファイルが文書画像ファイルである場合には、これに対してもＯＣＲ処理を実行して、この文書画像ファイルに対するテキストデータを生成しても良い。
【００３１】
特に、本実施形態では、そのファイル保存用シート画像の文字認識結果によって、対応する画像ファイルをファイル管理サーバ３００上で管理するためのファイル管理情報（例えば、ＣＳＶ形式のテキストデータ）を生成する。そして、そのファイル管理情報（ＣＳＶ）と対応する画像ファイル（ＴＩＦＦ）をファイル管理サーバ３００へ送信する。尚、ファイル管理情報の詳細については後述する。
【００３２】
３００はファイル管理サーバであり、ネットワーク６００を介して受信する画像ファイルとそのファイル管理情報を対応づけて管理する。また、ファイル管理サーバ３００は、ユーザやクライアント毎に、ファイル保存用の各フォルダに対するアクセス権（操作画面上でのフォルダ可視／不可視表示設定、フォルダの内容の参照の可否、電子文書保存可否等）を付与している。
【００３３】
更に、ファイル管理サーバ３００は、クライアント５００からの要求に基づいて、自身で管理しているフォルダ群の一覧画面や、画像入力装置１００から出力される電子化原稿の格納先であるフォルダを指定するためのファイル保存用シートを生成するための生成画面等の、以下に説明する本実施形態の各種処理を実現するための各種操作画面を提供する。また、この操作画面に対する操作は、各端末の入力部２０９であるキーボードやマウスで実現できることは言うまでもない。
【００３４】
尚、本実施形態では、画像入力装置１００、ＯＣＲサーバ２００とファイル管理サーバ３００は別々に構成されているが、互いの機能を実現できる構成であれば、別々ではなく一体に構成された画像入力機能付きのサーバであっても良い。
【００３５】
４００はネットワーク機能を有する印刷装置であり、ネットワーク６００を介して送信されてくる各種印刷データを出力する。印刷装置４００の印刷形式は、例えば、インクジェット方式、レーザビーム方式、熱転写方式等の各種印刷方式を利用することができる。
【００３６】
５００はクライアントであり、パーソナルコンピュータ等の端末である。このクライアント５００それぞれには、ファイル管理サーバ３００で管理されるフォルダに対するアクセス権が設定されている。そして、そのアクセス権の内容に応じて、ファイル管理サーバ３００で管理されるフォルダを操作するための各種操作画面がクライアント５００の表示部に表示される。
【００３７】
特に、クライアント５００では、ファイル管理サーバ３００で管理されるフォルダにファイルを保存するアクセス権がある場合、画像入力装置１００で生成した電子化原稿をそのフォルダに保存するためのファイル保存用シートを、ファイル管理サーバ３００が提供する操作画面を介して印刷装置４００から出力することができる。
【００３８】
６００はネットワークであり、典型的にはインターネットやＬＡＮやＷＡＮや電話回線、専用デジタル回線、ＡＴＭやフレームリレー回線、通信衛星回線、ケーブルテレビ回線、データ放送用無線回線等のいずれか、またはこれらの組み合わせにより実現されるいわゆる通信ネットワークであり、データの送受信が可能であれば良い。
【００３９】
次に、図１の画像入力装置１００、ＯＣＲサーバ２００、ファイル管理サーバ３００、印刷装置４００、クライアント５００の各種端末のハードウエア構成について、図２を用いて説明する。
【００４０】
図２は本発明の実施形態の各種端末のハードウエア構成を示す図である。
【００４１】
図２において、ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるオペレーティングシステム（ＯＳ）や、各サーバあるいは各クライアントの各種機能を実現するためのプログラムが記憶されている。
【００４２】
ＲＡＭ２０２は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア、一時待避領域等として機能する。
【００４３】
入力コントローラ２０５は、入力部２０９からの入力を制御する。この入力部２０９としては、特に、サーバやクライアント等の端末では、キーボード、マウス等のポインティングデバイスが挙げられる。また、画像入力装置や印刷装置等では、タッチパネル、ボタン、スイッチ等が挙げられる。
【００４４】
表示コントローラ２０６は、表示部２１０の表示を制御する。この表示部２１０としては、例えば、ＣＲＴや液晶等が挙げられる。
【００４５】
外部メモリコントローラ（ＭＣ）２０７は、ブートプログラム、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、プリンタドライバ等を記憶する外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。加えて、各サーバあるいは各クライアントの各種機能を実現するための各種テーブル、パラメータが記憶されている。この外部メモリ２１１としては、ハードディスク（ＨＤ）やフロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）、ＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）、スマートメディア等が挙げられる。
【００４６】
通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、ネットワーク６００を介して外部機器との通信制御処理を実行する。
【００４７】
次に、本実施形態の電子化原稿管理システムで実行される処理の概要について、図３Ａ〜図３Ｃを用いて説明する。
【００４８】
図３Ａ〜図３Ｃは本発明の実施形態の電子化原稿管理システムで実行される処理の概要を示すフローチャートである。
【００４９】
まず、画像入力装置１００で実行する処理について、図３Ａを用いて説明する。
【００５０】
ステップＳ１０１で、画像入力装置１００は、スキャン対象の原稿の有無を判定する。原稿がない場合（ステップＳ１０１でＮＯ）、原稿がＡＤＦに載置されるまで待機する。一方、原稿がある場合（ステップＳ１０１でＹＥＳ）、ステップＳ１０２に進む。
【００５１】
ステップＳ１０２で、画像入力装置１００の操作部を介する画像転送指示の有無を判定する。画像転送指示がない場合（ステップＳ１０２でＮＯ）、ステップＳ１０８に進み、操作部を介する他の指示の有無を判定する。他の指示がない場合（ステップＳ１０８でＮＯ）、ステップＳ１０２に戻る。一方、他の指示がある場合（ステップＳ１０８でＹＥＳ）、ステップＳ１０９に進み、その指示に対応する処理（例えば、複写処理、ファクシミリ送信処理等）を実行する。
【００５２】
ステップＳ１０２において、画像転送指示がある場合（ステップＳ１０２でＹＥＳ）、ステップＳ１０３に進み、ＡＤＦに載置されている原稿のスキャンを実行する。ステップＳ１０４で、そのスキャンによって生成されるスキャン画像データを作成し、外部メモリ２１１に一旦保存する。ステップＳ１０５で、ＡＤＦに載置されている原稿の有無を判定する。原稿がある場合（ステップＳ１０５でＮＯ）、ステップＳ１０３に戻る。一方、原稿がない場合（ステップＳ１０５でＹＥＳ）、ステップＳ１０６に進む。
【００５３】
ステップＳ１０６で、外部メモリ２１１に保存されている一連のスキャン画像データをＭＴＩＦＦ形式の画像ファイルに変換する。ステップＳ１０７で、その画像ファイルをＯＣＲサーバ２００の処理用フォルダへ送信する。
【００５４】
次に、ＯＣＲサーバ２００で実行する処理について、図３Ｂを用いて説明する。
【００５５】
ステップＳ２０１で、ＯＣＲサーバ２００は、処理対象の画像ファイルの受信の有無を判定する。受信がない場合（ステップＳ２０１でＮＯ）、受信するまで待機する。一方、受信がある場合（ステップＳ２０１でＹＥＳ）、ステップＳ２０２に進む。
【００５６】
ステップＳ２０２で、受信した画像ファイルを処理用フォルダに保存する。ステップＳ２０３で、処理対象の画像ファイルとして、処理用フォルダ中のＭＴＩＦＦ形式の画像ファイルを選択する。
【００５７】
ステップＳ２０４で、処理対象の画像ファイル中のファイル保存用シート画像の有無を判定する。ファイル保存用シート画像がある場合（ステップＳ２０４でＹＥＳ）、ステップＳ２０５に進む。一方、ファイル保存用シート画像がない場合（ステップＳ２０４でＮＯ）、ステップＳ２１０に進む。
【００５８】
尚、このファイル保存用シート画像の有無の判定は、その画像であることを示す特徴量（シート枠画像）の有無や、その画像中の所定領域の画像の文字認識結果に基づいて判定する。また、このファイル保存用シート画像の具体例については後述する。
【００５９】
ステップＳ２０４において、ファイル保存用シート画像がある場合、ステップＳ２０５で、ファイル保存用シート画像に対してＯＣＲ処理を実行する。ステップＳ２０６で、ＯＣＲ処理結果として得られるテキストデータ（ファイル管理情報）をＣＳＶ形式に変換して、そのＣＳＶデータをＲＡＭ２０２に保存する。尚、ここで、ファイル保存用シート画像は、ＲＡＭ２０２に記憶しても良いし、不要であれば、破棄しても良い。
【００６０】
一方、ステップＳ２０４において、ファイル保存用シート画像がない場合、ステップＳ２１０に進む、直前のファイル保存用シート画像に対するＣＳＶデータに処理対象の画像ファイルを関連付けて、一時的にＲＡＭ２０２に保存する。
【００６１】
次に、ステップＳ２０７で、処理対象の画像ファイルのＯＣＲ処理が完了しているか否かを判定する。完了していない場合（ステップＳ２０７でＮＯ）、ステップＳ２０４に戻る。一方、完了している場合（ステップＳ２０７でＹＥＳ）、ステップＳ２０８に進む。
【００６２】
ステップＳ２０８で、ＣＳＶデータとそれに対応するＭＴＩＦＦ形式の画像ファイルを特定フォルダに保存する。
【００６３】
ステップＳ２０９で、処理用フォルダ内のＭＴＩＦＦ形式の画像ファイルに対する処理が完了しているか否かを判定する。完了していない場合（ステップＳ２０９でＮＯ）、ステップＳ２０３に戻る。一方、完了している場合（ステップＳ２０９でＹＥＳ）、処理を終了する。
【００６４】
次に、ファイル管理サーバ３００で実行する処理について、図３Ｃを用いて説明する。
【００６５】
ステップＳ３０１で、ＯＣＲサーバ２００の特定フォルダに保存されている画像ファイル（ＣＳＶデータ及び対応するＭＴＩＦＦ形式の画像ファイル）を取得する。
【００６６】
ステップＳ３０２で、取得したＣＳＶデータの内容を解析する。ステップＳ３０３で、ＣＳＶデータ中のユーザ情報を取得し、また、画像ファイルの保存先のフォルダに関するフォルダ情報を取得する。
【００６７】
ステップＳ３０４で、取得したユーザ情報とフォルダ情報を比較して、そのユーザ情報が示すユーザが保存先のフォルダに対する保存権限があるか否かを判定する。保存権限がない場合（ステップＳ３０４でＮＯ）、ステップＳ３０６に進み、処理対象の画像ファイルが指定されたフォルダに保存する権限がない旨を通知するエラー処理を実行する。この通知は、そのユーザが使用するクライアント５００へメールで通知しても良いし、ダイアログ等のメッセージを表示させるようにしても良い。あるいは、その時点での通知は具体的に行わず、クライアント５００から参照可能なログデータを生成しても良い。
【００６８】
一方、保存権限がある場合（ステップＳ３０４でＹＥＳ）、ステップＳ３０５に進み、ＣＳＶデータ中の保存先のフォルダへＭＴＩＦＦ形式の画像ファイルを保存する。
【００６９】
次に、クライアント５００からの要求に基づいて、ファイル管理サーバ３００がファイル保存用シートを生成する場合の処理について、図４を用いて説明する。
【００７０】
図４は本発明の実施形態のファイル保存用シートを生成する処理を示すフローチャートである。
【００７１】
ステップＳ２０１で、ファイル管理サーバ３００は、クライアント５００からのログインの有無を判定する。ログインがない場合（ステップＳ２０１でＮＯ）、ログインがあるまで待機する。一方、ログインがある場合（ステップＳ２０１でＹＥＳ）、ステップＳ２０２に進む。
【００７２】
ステップＳ２０２で、クライアント５００からのログイン操作によって、そのクライアント５００のユーザ情報を取得する。
【００７３】
ステップＳ２０３で、ファイル管理サーバ３００のフォルダへアクセスするための初期画面を生成して、クライアント５００へ提示する。
【００７４】
ここで、初期画面の一例について、図５を用いて説明する。
【００７５】
図５は本発明の実施形態の初期画面の一例を示す図である。
【００７６】
図５の初期画面５００は、クライアント５００のアクセス権に基づいて、ファイル管理サーバ３００で管理されるフォルダ一覧を表示する画面であり、表示フィールド５０１はフォルダのツリービュー（階層構造表示）である。フォルダ５０２は、現在選択状態にあるカレントフォルダである。ここでは、その選択状態を示すために、カレントフォルダ５０２はその表示形態（フォルダが開いている様子を示すアイコン）が他のフォルダと異ならせているが、選択状態／非選択状態を区別表示できる表示形態（例えば、ブリンク表示、反転表示、アイコンの形状、サイズ等の変更）であれば、これに限定されない。表示フィールド５０３は、カレントフォルダ５０２で保存されているファイル群の一覧表示である。このファイル群の一覧表示の表示形態は、一例であり、例えば、リスト表示、サムネール画像表示等を選択的に切り替えて表示することも可能である。
【００７７】
初期画面５００において、特徴的な構成としては、クライアント５００のアクセス権に基づいて、表示フィールド５０１のツリービューで表示されるフォルダの表示／非表示が制御される点である。具体例としては、カレントフォルダ５０２にアクセス権がないクライアント５００で表示される初期画面５００では、表示フィールド５０１のツリービューには、カレントフォルダ５０２が表示されない。
【００７８】
つまり、クライアント５００で表示される初期画面５００において、表示フィールド５０１には、自身がアクセス可能なフォルダのツリービューのみが常に表示されることになる。そのため、クライアント５００のユーザは、自身が必ずアクセス可能なフォルダだけを初期画面で視認することができるので、自身のフォルダに対するアクセス権を意識することなく、フォルダに対する操作を実行することができる。
【００７９】
一方、指定ボタン５０４は、保存対象の画像ファイルの保存先であるフォルダを指定するボタンである。この指定は、表示フィールド５０１のツリービュー上の所望のフォルダを選択状態にした上で、この指定ボタン５０４を押下することによって実現する。そして、この指定ボタン５０４が押下されると、ファイル管理サーバ３００は、その選択状態にあるカレントフォルダ５０２に対する設定画面６５０（図６）をクライアント５００のアクセス権に基づいて生成する。
【００８０】
尚、この初期画面５００は一例であり、特に、ユーザがアクセス可能なフォルダ群の一覧を確認する場合には、そのフォルダのツリービューからなる表示フィールド５０１を構成することを有効である。しかしながら、フォルダ群が多くなるにつれて、ツリービューの構成が大きくなると、指定するフォルダをツリービューから検索して指定する操作が面倒になる可能性がある。
【００８１】
そこで、この初期画面５００の別の一例として、例えば、ユーザの操作履歴を別途ファイル管理サーバ３００で管理しておき、その操作履歴（例えば、アクセス頻度、使用頻度、日時順）やフォルダのカテゴリに基づいて、ユーザがアクセス可能なフォルダ群を表示フィールド５０３の上部に一覧として表示するようにしても良い。この場合、ツリービューを有する表示フィールド５０１は表示せず、また、表示フィールド５０３で表示するユーザがアクセス可能なフォルダ群それぞれには、指定ボタン５０４を構成する。
【００８２】
これにより、ユーザは、例えば、使用頻度の高いフォルダ群や、日時順に配列されているフォルダ群を表示フィールド５０３から選択することが可能となり、より容易に、ユーザが意図するフォルダの指定が可能となる。
【００８３】
更に、このような表示形態の初期画面と、図５の初期画面５００との表示を切り替える切替ボタンを画面上に構成し、ユーザの操作に応じて選択的に切り替えることができるようにしても良い。
【００８４】
尚、カレントフォルダ５０２の内容表示と同時に図６に示す設定画面６０５を表示する構成としても良い。例えば、図５の指定ボタン５０４を表示せずに、既に保存されているファイル一覧の上部に図６を用いて後述する各種機能を実現するアイコンを表示するなどの表示形態である。この場合は、指定ボタン５０４を押下を必要としない。表示されている複数のフォルダから、フォルダ内容の確認のために、カレントフォルダ５０２が選択指定された時に「フォルダの指定＝保存先の指定」と判断しており、後述のステップＳ２０５の判断を行う。つまり、次のステップＳ２０４を省くことが可能である。
【００８５】
図４の説明に戻る。
【００８６】
ステップＳ２０４で、その初期画面を介してクライアント５００より、保存対象の画像ファイルの保存先のフォルダの指定の有無を判定する。この場合の判定は、初期画面５００の指定ボタン５０４の押下の有無で判定する。判定の結果、指定がない場合（ステップＳ２０４でＮＯ）、指定があるまで待機する。一方、指定がある場合（ステップＳ２０４でＹＥＳ）、ステップＳ２０５に進む。
【００８７】
ステップＳ２０５で、ログインユーザのアクセス権を確認する。ステップＳ２０６で、そのログインユーザのアクセス権のファイル保存権の有無を判定する。ファイル保存権がある場合（ステップＳ２０６でＹＥＳ）、指定されたフォルダに対する第１設定画面を生成して、クライアント５００へ提示する。一方、ファイル保存権がない場合（ステップＳ２０６でＮＯ）、ステップＳ２０７に進み、指定されたフォルダに対する第２設定画面を生成して、クライアント５００へ提示する。
【００８８】
ここで、第１及び第２設定画面の一例について、図６を用いて説明する。
【００８９】
図６は本発明の実施形態の設定画面の一例を示す図である。
【００９０】
尚、第１及び第２設定画面の基本構成は同一であるが、その違いは、ログインユーザのアクセス権に基づいて、その設定画面内の各構成要素（アイコン、コントロール等）の表示／非表示制御がなされる点である。
【００９１】
ここで、図６の設定画面６５０は、ログインユーザがファイル保存権を有する場合の指定されたフォルダに対する設定画面（第１設定画面）を示している。
【００９２】
設定画面６５０において、表示フィールド６６０は、指定されたフォルダに対する各種処理を実行するための機能ボタンアイコン群を表示している。特に、アイコン６６１は、この指定されたフォルダへ画像ファイルを保存するためのファイル保存用シートを生成するためのボタンアイコンである。また、このアイコン６６１では、保存対象の画像ファイルを全文検索可能なファイルとして格納すること指示も可能である。但し、このフォルダへのファイル保存権がないログインユーザの場合は、このアイコン６６１は表示されず、この状態が上記の第２設定画面に対応する。
【００９３】
また、アイコン６６１以外の各種アイコンの機能について、以下、簡単に示す。また、以下の説明において、「アイテム」と称する表現は、フォルダ及び画像ファイルの少なくとも一方を示すものとし、この「アイテム」を用いる説明においては、その説明の内容に応じてフォルダや画像ファイル、あるいはそれらの両方を指すものとなる。
【００９４】
＜エイリアスの作成＞
指定されたアイテムに対するショートカット（エイリアス）を作成するためのボタンアイコンである。
【００９５】
＜お気に入りに追加＞
指定されたアイテムを、所定メニュー（例えば、お気に入りメニュー）に追加するためのボタンである。この所定メニューに追加されたアイテムは、所定メニューからアクセスすることが可能である。
【００９６】
＜コピー＞
指定されたアイテムをコピーするためのボタンである。このコピーは、クリップボードにコピーされても良いし、コピー先を指定するためのダイアログを表示して、ユーザに選択させるようにしても良い。
【００９７】
＜ツリービューの表示＞
指定されたアイテムを含むツリービューを表示するためのボタンである。このツリービューの表示は、例えば、図５の初期画面の表示フィールド５０１を設定画面６５０の左に表示する。また、この時、指定されたアイテム（フォルダ）下にあるフォルダ群が展開され、その指定されたフォルダは、一定時間、所定色（例えば、赤）のインジケータで表示される。
【００９８】
＜ニュースの作成＞
指定されたアイテムを添付した、新規ニュースを作成するためのボタンである。
【００９９】
＜移動＞
指定されたアイテムを移動するためのボタンである。この移動は、例えば、移動先を指定するためのダイアログを表示して、ユーザに選択させるようにして実現する。
【０１００】
＜関連アイテムの選択＞
指定されたアイテムと、他のアイテムを関連付けるためのボタンである。この関連付けを行うことで、双方へのアクセスを容易にすることができる。
【０１０１】
＜権限＞
指定されたアイテムに対するユーザ及びグループのアクセス権限を設定するためのボタンである。このアクセス権限の設定は、後述する図１１のアクセス件設定画面１１００によって行うことができる。
【０１０２】
＜削除＞
指定されたアイテムを削除するためのボタンである。
【０１０３】
＜参照＞
指定されたアイテム（フォルダ）に保存されているファイル群を参照するためのボタンである。
【０１０４】
＜設定＞
指定されたアイテム（フォルダ）の内容を設定するためのボタンである。この内容の設定は、例えば、そのアイテム（フォルダ）に保存されるファイル群の表示形式等がある。
【０１０５】
＜通知の設定＞
指定されたアイテムに対する通知設定を行うためのボタンである。この通知設定により、この指定されたアイテムに対するアクセス等のイベント毎に、そのアクセス内容の通知をメールやダイアログ等で得ることが可能となる。
【０１０６】
また、表示フィールド６７０は、保存先のフォルダに関する情報を表示しており、例えば、フォルダ名、作成日、作成日付、サイズ等を表示している。
【０１０７】
そして、アイコン６６１が押下されると、ファイル管理サーバ３００は、ファイル保存用シートのフォームを指定するためのフォーム選択画面７００（図７）を生成する。
【０１０８】
図４の説明に戻る。
【０１０９】
ステップＳ２０８で、第１設定画面を介してクライアント５００より、ファイル保存用シートの作成の指示の有無を判定する。ファイル保存用シートの作成の指示がない場合（ステップＳ２０９でＮＯ）、ステップＳ２１５に進み、第１／第２設定画面を介するクライアント５００の操作に応じた処理を実行する。一方、ファイル保存用シートの作成の指示がある場合（ステップＳ２０９でＹＥＳ）、ステップＳ２１０に進み、クライアント５００からの指示に基づいて、ファイル保存用シートのフォームを選択する。実際には、ファイル保存用シートのフォームを選択するためのフォーム選択画面７００を生成して、クライアント５００へ提示し、そのフォーム選択画面７００を介する操作に基づいて、ファイル保存用シートのフォームを選択する。
【０１１０】
ここで、フォーム選択画面７００の一例について、図７を用いて説明する。
【０１１１】
図７は本発明の実施形態のフォーム選択画面の一例を示す図である。
【０１１２】
図７のフォーム選択画面７００において、プルダウンメニュー７０１は、ファイル保存用シートのフォームを選択するためのコントロールである。ここでは、フォームの種類として、一般的な「紙文書」、「契約書」の２種類のファイル保存用シートのフォームが用意されているが、これに限定されず、用途や目的に応じて様々なフォームを用意できることは言うまでもない。イメージ７０２は、プルダウンメニュー７０１で選択されたフォームのファイル保存用シートに対応する画像イメージである。
【０１１３】
実行ボタン７０３は、現在選択されているファイル保存用シートを実際に作成する場合に押下する。この実行ボタン７０３が押下されると、ファイル管理サーバ３００は、選択されているファイル保存用シート画面８００（図８）を生成して、クライアント５００へ提示する。
【０１１４】
キャンセルボタン７０４は、このフォーム選択画面７００の表示をキャンセルする場合に押下する。
【０１１５】
図４の説明に戻る。
【０１１６】
ステップＳ２１１で、フォーム選択画面７００の実行ボタン７０３が押下されると、クライアント５００より指定された保存先のフォルダのフォルダ情報を取得し、そのフォルダ情報を含むファイル保存用シート画面８００を生成して、クライアント５００へ提示する。
【０１１７】
ここで、ファイル保存用シート画面８００の一例について、図８を用いて説明する。
【０１１８】
図８は本発明の実施形態のファイル保存用シート画面の一例を示す図である。
【０１１９】
図８のファイル保存用シート画面８００において、８０１はフォルダ名称の表示フィールドである。８０２はそのフォルダを特定するためのフォルダＩＤの表示フィールドである。
【０１２０】
特に、このフォルダＩＤは、ファイル管理サーバ３００で管理される各フォルダに対して固有に付与されるものである。また、このフォルダＩＤは、実際のファイル管理サーバ３００内の格納アドレス（フォルダへのパス）と対応づけて管理されている。更に、仮にこのフォルダの格納先が変更されてもその変更内容を動的に更新することで、常に、フォルダＩＤとそのフォルダの実際の格納先が１対１で対応づけられる。
【０１２１】
これにより、クライアント５００は、保存対象の画像ファイルの保存先であるフォルダの格納アドレスを意識することなく、フォルダＩＤ８０２を使用するだけで、確実に所望のフォルダへ保存対象の画像ファイルを保存させることができる。
【０１２２】
尚、フォルダ名称やフォルダＩＤ、格納アドレス、そのフォルダに設定されているユーザやクライアント毎のアクセス権等のフォルダに関する情報が、上述の図３や図４で説明したフォルダ情報に該当する。そして、ファイル管理サーバ３００は、ファイル作成保存用シート画面の作成の指示がクライアント５００から送信されると、このフォルダ情報から必要な情報を各表示フィールド８０１及び８０２に配置する。
【０１２３】
８０３及び８０４はテキスト入力フィールドであり、それぞれ保存対象の画像ファイルのファイル名及びそのファイルに対するコメントを入力することができる。また、テキスト入力フィールド８０３及び８０４それぞれの下部には、手書き用領域が用意されており、ファイル保存用シートを印刷した後でも、保存対象の画像ファイルのファイル名及びそのファイルに対するコメントを記述することができるようになっている。
【０１２４】
８０５はユーザＩＤ（ユーザ情報）の表示フィールドである。このユーザ情報は、具体的には、クライアント５００のユーザを特定するための識別番号、ユーザ名や、ネットワークユーザ名、そのパスワード等が相当し、クライアント５００がファイル管理サーバ３００へログインした時点で、このユーザ情報がクライアント５００からファイル管理サーバ３００へ送信される。そして、ファイル管理サーバ３００は、ファイル作成保存用シート画面の作成の指示がクライアント５００から送信されると、このユーザ情報中のユーザＩＤを表示フィールド８０５に配置する。
【０１２５】
８０６はフォーム選択画面７００で選択されたフォームのカテゴリ名の表示フィールドである、８０７はそのカテゴリＩＤの表示フィールドである。
【０１２６】
８０８はＰＤＦ変換指示用のチェックボックスであり、このチェックボックスにチェックをして、ＯＣＲサーバ２００においてそのチェックが認識されると、ＭＴＩＦＦ形式の画像ファイルがＰＤＦ変換される。具体的には、ＯＣＲサーバ２００は、上述のステップＳ２０５のＯＣＲ後に、このチェックを認識すると、処理対象のＭＴＩＦＦ形式の画像ファイルをＰＤＦ形式の画像ファイルに変換する。
【０１２７】
８０９は印刷ボタンである。この印刷ボタン８０９が押下されると、ファイル管理サーバ３００は、ファイル保存用シート画面８００に対して入力された各種情報とファイル保存用シート画像を合成した印刷データを生成して、印刷装置４００へ出力する。
【０１２８】
図４の説明に戻る。
【０１２９】
ステップＳ２１２で、取得したフォルダ情報とユーザ情報を選択されたファイル保存用シート画像に合成する。
【０１３０】
ステップＳ２１３で、クライアント５００より印刷指示の有無を判定する。印刷指示がない場合（ステップＳ２１３でＮＯ）、印刷指示があるまで待機する。一方、印刷指示がある場合（ステップＳ２１３でＹＥＳ）、つまり、ファイル保存用シート画面８００の印刷ボタン８０９が押下されると、ステップＳ２１４へ進み、印刷装置４００へステップＳ２１２で生成したファイル保存用シート画像の印刷データを送信する。これにより、印刷装置４００からファイル保存用シート画像が印刷される。
【０１３１】
次に、ＯＣＲサーバ２００が図３のステップＳ２０６で生成するＣＳＶデータ（ファイル管理情報）の構成例について、図９を用いて説明する。
【０１３２】
図９は本発明の実施形態のＣＳＶデータの構成例を示す図である。
【０１３３】
上述したように、このＣＳＶデータは、ファイル保存用シート画像に対するＯＣＲ処理結果として得られるＣＳＶ形式のテキストデータである。
【０１３４】
図９では、先頭から、保存先のフォルダＩＤ（図８の８０２）、保存対象の画像ファイル名（図８の８０３）、その画像ファイルに対するコメント（図８の８０４）、ユーザＩＤ（図８の８０５）、登録日等で構成される。
【０１３５】
尚、これらの情報の配列順や、情報の種類はこれに限定されず、ファイル管理サーバ３００が保存対象の画像ファイルを指定のフォルダへ保存できる情報群で構成されていれば、どのような構成であっても良い。
【０１３６】
次に、このＣＳＶデータに基づいて、ファイル管理サーバ３００の各フォルダで画像ファイルを管理するための管理テーブルについて、図１０を用いて説明する。
【０１３７】
図１０は本発明の実施形態の管理テーブルを示す図である。
【０１３８】
尚、この管理テーブルは、例えば、ファイル管理サーバ３００の外部メモリ２１１で管理される。
【０１３９】
図１０の管理テーブルでは、画像ファイル単位に、その保存先であるフォルダのフォルダＩＤ、その画像ファイルの登録日、登録者であるユーザＩＤ、サイズ等が管理されている。特に、この管理テーブルに新規の画像ファイルに対するレコードを登録する際には、ファイル管理サーバ３００は、その新規の画像ファイルを一意に特定するファイルＩＤを生成し、そのファイルＩＤとともに対応する各種情報群を管理テーブルに登録する。ここで、各フォルダもファイル同様に扱われており、フォルダ毎にＩＤを有し、その保存先が同様に指定されることで、階層構造が形成されている。
【０１４０】
そして、ファイル管理サーバは、これらの管理テーブルで管理されている各種情報を検索条件とするファイル検索画面をクライアント５００を提供することにより、クライアント５００は、通常のファイル名称によるファイル検索に加えて、ファイルＩＤやフォルダＩＤ、登録者ＩＤ等の情報を使用したファイル検索を実行することができる。
【０１４１】
次に、ユーザに設定可能なフォルダに対するアクセス権及びそのアクセス権設定画面の一例について、図１１を用いて説明する。
【０１４２】
図１１は本発明の実施形態のアクセス権設定画面の一例を示す図である。
【０１４３】
図１１のアクセス権設定画面１１００は、例えば、ファイル管理サーバ３００の管理者のみがアクセス可能であり、この管理者によって各フォルダのユーザ毎のアクセス権を設定することができる。
【０１４４】
表示フィールド１１０１は、処理対象フォルダに対するユーザのリストであり、このリストには、複数のユーザをグルーピングしたユーザグループ（１１０２）単位や各ユーザ単位で管理している。これにより、ユーザグループ単位あるいはユーザ単位で、フォルダに対するアクセス権を設定できるように構成している。
【０１４５】
表示フィールド１１０３は、アクセス設定対象のユーザグループあるいはユーザのアクセス設定状況を示している。本実施形態では、アクセス権の種類として、フォルダの参照、その内容（フォルダ内の画像ファイル）の参照、その内容の修正、属性の編集、アイテム（フォルダ／画像ファイル）の追加、バージョンの削除、削除、予約、権限の編集の９種類が用意されている。もちろん、この種類だけに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々なアクセス権を設定できるようにしても構わないことは言うまでもない。
【０１４６】
ここで、上記の各アクセス権の内容について、以下に、簡単に示す。
【０１４７】
参照：ツリービューに表示されたアイテムの参照
内容参照：アイテムの内容の参照（フォルダ内のアイテムのリスト参照、ファイルの表示及び取得等）
修正：アイテムの名前や説明の変更
属性の編集：アイテムの属性の編集
アイテムの追加：他のアイテムの追加（例えば、フォルダや所定ファイルにのみ有効としても良い）
バージョンの削除：アイテムのバージョンの削除、フォルダの場合、この権限は、フォルダに追加されたアイテムのデフォルト設定となる
削除：アイテムの削除
予約：アイテムの予約、これによりチェックイン及びチェックアウトして新しいバージョンの作成が可能になる。フォルダの場合、この権限は、このフォルダに追加されたアイテムのデフォルト設定となる。
【０１４８】
権限の編集：他のユーザ及びグループのアクセス管理権の設定
表示フィールド１１０３で表示されるアクセス権それぞれには、チェックボックスが配置されており、このチェックボックスをチェックすることによって各アクセス権の設定が可能である。そして、更新ボタン１１０４を押下すると、処理対象フォルダに対するユーザグループあるいはユーザに対するアクセス権が更新される。
【０１４９】
尚、本実施形態では、図示していないが、ファイル管理サーバ３００には、上述の図１０の管理テーブル以外に、上述の各種処理を実現するための各種テーブルやデータが外部メモリ２１１に記憶されている。
【０１５０】
例えば、図３のステップＳ３０４の判定を実現するために、ファイル管理サーバ３００で管理している各フォルダに対するユーザやユーザグループ、それらのアクセス権を管理しているテーブルが記憶されている。また、複数種類のフォームに対応するファイル保存用シートのテンプレートデータが記憶されている。
【０１５１】
また、上記実施形態では、クライアント５００のユーザのフォルダに対するアクセス権（本実施形態では、特に、保存権限）の有無に基づいて、図５の初期画面５００や図６の設定画面６５０の表示形態をクライアント５００のユーザ毎に制御したが、アクセス権の種類に基づいて、その表示形態を段階的に切り替えて表示するようにしても良い。
【０１５２】
また、上記実施形態では、画像ファイルの保存先をファイル管理サーバ３００で管理されているフォルダとしたが、ファイル管理サーバ３００に複数の論理ドライブが構成されている場合には、これらの論理ドライブを画像ファイルの保存先としても良い。
【０１５３】
尚、上記実施形態では、ファイル保存用シートと保存対象の原稿を画像入力装置１００でスキャンする構成としたが、この画像入力装置１００と同等の機能を有する画像入力装置がクライアント５００に直接接続されている場合には、この画像入力装置からファイル保存用シートと保存対象の原稿をスキャンさせ、そのスキャン画像をクライアント５００からＯＣＲサーバ２００へ送信して、上述の処理を実現しても良い。
【０１５４】
また、ファイル管理サーバ３００で選択されたファイル保存用シート画像に対して、それに対応する保存対象の原稿だけを画像入力装置１００やクライアントに接続される画像入力装置でスキャンさせて、そのスキャン画像をファイル管理サーバ３００に送信し、その選択されたファイル保存用シート画像と関連づける構成としても良い。
【０１５５】
以上説明したように、本実施形態によれば、紙等の原稿を電子化してファイル管理サーバ３００上の指定フォルダで保存管理する場合に、その保存先を指定するファイル保存用シートを作成する操作画面をクライアント５００に提供する。そして、クライアント５００のユーザは、その作成したファイル保存用シートと保存対象の原稿を一緒にして電子化し、その電子化ファイル保存用シートから認識されるファイル管理情報に基づいて、その電子化原稿をファイル管理サーバ３００の指定のフォルダに保存させることができる。
【０１５６】
これにより、ユーザは、紙等の原稿を電子化して、ファイル管理サーバの指定フォルダに保存する一連の処理を効率良く実行することできる。
【０１５７】
また、ファイル管理サーバが管理する各フォルダには、クライアント５００毎にアクセス権を設定し、そのアクセス権に基づいて、クライアント５００に提示する操作画面の表示形態を制御する、特に、アクセス可能なフォルダの表示／非表示、機能ボタンの表示／非表示等の表示制御を実行する。
【０１５８】
これにより、クライアント５００のアクセス権に応じた適切な表示形態の操作画面を提供することができ、不正操作、誤操作、無駄な操作を排除することができるばかりか、ファイル管理サーバ３００で管理するフォルダに対するセキュリティや管理容易性を向上させることができる。
【０１５９】
以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【０１６０】
尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（実施形態では図に示すフローチャートに対応したプログラム）を、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。
【０１６１】
従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。
【０１６２】
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。
【０１６３】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などがある。
【０１６４】
その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。
【０１６５】
また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。
【０１６６】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。
【０１６７】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。
【０１６８】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、原稿を電子化して保存する操作を効率的に実行することができる電子化原稿管理装置及びその制御方法、電子化原稿管理システム、プログラムを提供できる。
【０１６９】
これにより、本発明では、ユーザが保存先を確認した上で、確認している保存先に対するファイル保存シートを作成することが可能であり、操作性に富んだファイル保存シートの作成が可能となる。また、本発明においては、保存先に対するデータの保存権限をもたなユーザにはファイル保存シートの作成指示を行わせないために、管理者が意図しないデータを保存されたりすることもなく、データ管理が行い易いという利点を有する。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施形態の電子化原稿管理システムの構成を示す図である。
【図２】本発明の実施形態の各種端末のハードウエア構成を示す図である。
【図３Ａ】本発明の実施形態の電子化原稿管理システムで実行される処理の概要を示すフローチャートである。
【図３Ｂ】本発明の実施形態の電子化原稿管理システムで実行される処理の概要を示すフローチャートである。
【図３Ｃ】本発明の実施形態の電子化原稿管理システムで実行される処理の概要を示すフローチャートである。
【図４】本発明の実施形態のファイル保存用シートを生成する処理を示すフローチャートである。
【図５】本発明の実施形態の初期画面の一例を示す図である。
【図６】本発明の実施形態の設定画面の一例を示す図である。
【図７】本発明の実施形態のフォーム選択画面の一例を示す図である。
【図８】本発明の実施形態のファイル保存用シート画面の一例を示す図である。
【図９】本発明の実施形態のＣＳＶデータの構成例を示す図である。
【図１０】本発明の実施形態の管理テーブルを示す図である。
【図１１】本発明の実施形態のアクセス権設定画面の一例を示す図である。
【符号の説明】
１００ 画像入力装置
２００ ＯＣＲサーバ
３００ ファイル管理サーバ
４００ 印刷装置
５００ クライアント
６００ ネットワーク
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子化原稿を保存先へ保存するための保存シートを提供する電子化原稿管理装置及びその制御方法、該電子化原稿管理装置として機能するファイル管理サーバとＯＣＲ処理を実行するＯＣＲサーバと原稿画像を入力する画像入力装置とがネットワークを介して接続されて構成される電子化原稿管理システム、プログラムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
ファクシミリやデジタル複写機、或いはそれらの機能を併せ持つ複合機等の装置においては、そのスキャナ機能で原稿を読み取ることで、その原稿の電子データを取り扱い可能にする装置が従来から提案されている。特に、複数ページから構成される原稿の先頭に保存用ヘッダシートを付加し、ＡＤＦ（Ａｕｔｏ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｅｅｄｅｒ）を用いることで保存用ヘッダシートと複数ページの原稿をスキャナ機能で一度に電子化し、保存用ヘッダシートに記載される情報を認識することで、その認識された保存用ヘッダシートの情報に基づいて複数ページからなる原稿を保存するシステムが提案されている。
【０００３】
例えば、特許文献１には、複数のジョブＪ１，Ｊ２，Ｊ３，・・・・・・の先頭にインデックスシート（文書保存用ヘッダシート）ＩＤ１，ＩＤ２，ＩＤ３，・・・・・・をそれぞれ添付し、これらを一括して、原稿保持部にセットし、それらの読取を連続して行わせることで、インデックスシートに担持されたインデックス情報が画像認識され、そのインデックス情報と画像データ記憶領域指定情報とが対応付けられて登録される画像出力装置が開示されている。また、この画像出力装置においては、インデックスシートの印刷に関する動作が開示されており、部数を指定すれば部数分の異なるインデックス情報を有するインデックスシートが作成されるものである。
【０００４】
また、特許文献２においては、マークシートのマークされた見出し欄に対応した記憶及び検索条件に従って、記憶媒体に対する文書／画像の記憶および検索を行うシステムが提案されている。このシステムでは、上記マークシートのフォーマットをユーザが設定できる操作機能と、設定されたフォーマットを記憶媒体のファイル管理エリアに登録する登録機能と、この記憶媒体よりマークシートのフォーマットを読み出して、このフォーマットのマークシート用紙を出力する出力機能が開示されている。
【０００５】
【特許文献１】
特開２００１−１１９５４０
【特許文献２】
特開平７−１７５８２３
【発明が解決しようとする課題】
特許文献１に記載の画像出力装置におけるインデックスシートの作成方法は、自動的にインデックスシートに対して識別情報を付加して印刷し、それを用いることでジョブ単位に異なる記憶領域に対して画像情報を保存することができる。しかしながら、この特許文献１において、後から記憶したジョブを検索・印刷する場合には、ジョブの記憶時に用いたインデックスシートを用いなければならず、視覚的にジョブを探すことが出来ず管理が困難である。
【０００６】
また、ジョブ単位で異なる記憶領域に記憶されるが、各記憶領域或いは各ジョブは関連付けられていないので予め記憶されているジョブ等と新規に記憶するジョブを関連付けて記憶することが出来ない。
【０００７】
また、特許文献２に記載の画像形成記憶検索装置におけるマークシートの作成方法も、マークシートのフォーマットをユーザが設定可能であり、記憶媒体に存在するファイル管理エリアのマークシートフォーマットを利用して記憶媒体内での検索を容易にするマークシートを提供することは可能である。しかしながら、これは、単純に記憶する文書／画像をインデックス情報と関連付けて記憶するためのマークシートであり、記憶した文書／画像同士の関連付けはなく、記憶した文書／画像の情報管理が困難であった。
【０００８】
本発明は上記の課題を解決するためになされたものであり、原稿を電子化して保存する操作を効率的に実行することができる電子化原稿管理装置及びその制御方法、電子化原稿管理システム、プログラムを提供することを目的とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上記の目的を達成するための本発明による電子化原稿管理装置は以下の構成を備える。即ち、
電子化原稿を保存先へ保存するための保存シートを提供する電子化原稿管理装置であって、
前記電子化原稿の保存を要求する端末のユーザに対するアクセス権を判定する判定手段と、
前記判定手段の判定結果に基づいて、前記のユーザがアクセス可能な保存先を含む第１操作画面を該端末へ送信する第１送信手段と
前記第１操作画面中の保存先の指定がある場合、前記判定手段による判定結果に基づいて、前記電子化原稿の保存先に関する保存先情報を含む保存シートを出力指示する指示部を含む第２操作画面を、前記端末へ送信する第２送信手段と、
前記指示部による指示に基づいて、前記保存シートの印刷データを印刷先へ出力する出力手段と
を備える。
【００１０】
また、好ましくは、前記第１操作画面は、前記アクセス可能な保存先と、該アクセス可能な保存先の内、選択されている保存先で保存されているファイルとを表示する表示領域を有している。
【００１１】
また、好ましくは、前記第１操作画面は、前記保存先を階層構造で表示する第１表示領域と、かつ該前記第１表示領域中で選択されている保存先で保存されているファイルを表示する第２表示領域を有している。
【００１２】
また、好ましくは、前記保存先情報は、前記保存先を特定する固有ＩＤと、保存先名称を少なくとも含む。
【００１３】
また、好ましくは、前記電子化原稿の画像ファイルに関連付けられている前記保存シートに対応する保存シート画像を文字認識する文字認識手段と、
前記文字認識手段の文字認識結果に基づいて、前記保存先情報を生成する生成手段と、
前記保存先情報が示す保存先へ前記画像ファイルを保存する保存手段と
を更に備える。
【００１４】
また、好ましくは、前記保存シートを含む原稿画像を入力する入力手段と、
前記入力手段で入力された複数の原稿画像を１つの画像ファイルに変換する変換手段と
を更に備える。
【００１５】
上記の目的を達成するための本発明による電子化原稿管理装置は以下の構成を備える。即ち、
電子化原稿を所望の保存先へ保存するための保存シートを提供する電子化原稿管理装置であって、
電子化原稿の保存を要求する端末を使用するユーザ情報を取得する取得手段と、
複数の電子化原稿の保存先を有する保存先指定画面を前記端末に送信する第１送信手段と、
前記原稿の保存を要求する端末から所望の保存先を選択する選択情報を受信する受信手段と、
前記ユーザ情報に基づいて、前記ユーザに対するアクセス権を判定する判定手段と、
前記判定手段の判定結果に基づいて、前記選択された前記電子化原稿の保存先に関する保存先情報を含む保存シートを出力指示する指示部を有する操作画面を前記端末へ送信する第２送信手段と、
前記指示部による指示に基づいて、前記保存シートの印刷データを印刷先へ出力する出力手段と
を備える。
【００１６】
上記の目的を達成するための本発明による電子化原稿管理システムは以下の構成を備える。即ち、
電子化原稿を保存先へ保存するための保存シートを提供する電子化原稿を管理するファイル管理サーバと、ＯＣＲ処理を実行するＯＣＲサーバと、原稿画像を入力する画像入力装置とがネットワークを介して接続されて構成される電子化原稿管理システムであって、
前記ファイル管理サーバは、
前記電子化原稿の保存を要求する端末のユーザに対するアクセス権を判定する判定手段と、
前記判定手段の判定結果に基づいて、前記ユーザがアクセス可能な保存先一覧と、該保存先一覧から所望の保存先を指定する指定部を含む第１操作画面を該端末へ送信する第１送信手段と
前記指定部による指定がある場合、前記判定手段による判定結果に基づいて、前記電子化原稿の保存先に関する保存先情報を含む保存シートを出力指示する指示部を含む第２操作画面を、前記端末へ送信する第２送信手段と、
前記指示部による指示に基づいて、前記保存シートの印刷データを印刷先へ出力する出力手段とを備え、
前記画像入力装置は、
前記保存シートを含む原稿画像を入力する入力手段と、
前記入力手段で入力された複数の原稿画像を１つの画像ファイルに変換する変換手段とを備え、
前記ＯＣＲサーバは、
前記画像ファイル中の前記保存シートに対応する保存シート画像を文字認識する文字認識手段と、
前記文字認識手段の文字認識結果に基づいて、前記保存先情報を生成する生成手段と
を備える。
【００１７】
上記の目的を達成するための本発明による電子化原稿管理装置の制御方法は以下の構成を備える。即ち、
電子化原稿を保存先へ保存するための保存シートを提供する電子化原稿管理装置の制御方法であって、
前記電子化原稿の保存を要求する端末のユーザに対するアクセス権を判定する判定工程と、
前記判定工程の判定結果に基づいて、前記ユーザがアクセス可能な保存先一覧と、該保存先一覧から所望の保存先を指定する指定部を含む第１操作画面を該端末へ送信する第１送信工程と
前記指定部による指定がある場合、前記判定工程による判定結果に基づいて、前記電子化原稿の保存先に関する保存先情報を含む保存シートを出力指示する指示部を含む第２操作画面を、前記端末へ送信する第２送信工程と、
前記指示部による指示に基づいて、前記保存シートの印刷データを印刷先へ出力する出力工程と
を備える。
【００１８】
上記の目的を達成するための本発明によるプログラムは以下の構成を備える。即ち、
電子化原稿を保存先へ保存するための保存シートを提供する電子化原稿管理装置の制御を実現するプログラムであって、
前記電子化原稿の保存を要求する端末のユーザに対するアクセス権を判定する判定工程のプログラムコードと、
前記判定工程の判定結果に基づいて、前記ユーザがアクセス可能な保存先一覧と、該保存先一覧から所望の保存先を指定する指定部を含む第１操作画面を該端末へ送信する第１送信工程のプログラムコードと
前記指定部による指定がある場合、前記判定工程による判定結果に基づいて、前記電子化原稿の保存先に関する保存先情報を含む保存シートを出力指示する指示部を含む第２操作画面を、前記端末へ送信する第２送信工程のプログラムコードと、
前記指示部による指示に基づいて、前記保存シートの印刷データを印刷先へ出力する出力工程のプログラムコードと
を備える。
【００１９】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
【００２０】
尚、以下の説明において、「サーバ」とは、ＷＷＷシステムにおいてＨＴＭＬ文書や画像などの情報を蓄積しておき、Ｗｅｂブラウザなどのクライアントソフトウェアからの要求を受けてインターネットなどのネットワークを通じて情報送信を行うＷｅｂサーバ（ウェブサーバ）や、ネットワークを通じてユーザからの要求を受けて、データベースシステムなどの処理に橋渡しを行う機能を備えたアプリケーションサーバ（または、Ｗｅｂアプリケーションサーバ）を意味するものである。
【００２１】
また、「クライアント」とは、ネットワークにおいてサーバの提供する機能やデータを利用するコンピュータ、およびソフトウェアを意味するものである。このクライアントとしては、本実施形態では、例えば、図１のネットワーク６００に接続されたクライアント５００や、ネットワーク６００上に接続される各種コンピュータ上で動作するＷｅｂブラウザ、ビューワ等が該当する。
【００２２】
また、以下に説明する本発明の実施形態では、ネットワーク６００を介するＷｅｂ環境下で、クライアント５００と、画像入力装置１００、ＯＣＲサーバ２００、ファイル管理サーバ３００間で実現する電子化原稿の管理例を挙げて説明するが、本発明はこのような構成に限定されるものではない。つまり、サーバが提供するサービスに係る処理を実行するための各種操作画面がクライアントのブラウザ（ビューワ）上で表示可能な形態を提供できるようなコンピュータネットワーク環境であれば、本発明を適用することができる。
【００２３】
＜実施形態１＞
図１は本発明の実施形態の電子化原稿管理システムの構成を示す図である。
【００２４】
本実施形態の電子化原稿管理システムは、紙や透過原稿等の記録媒体からなる原稿を電子化し、その電子化原稿を効率的に管理するものである。
【００２５】
尚、図１のネットワーク６００上に接続される各種端末の構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。
【００２６】
１００はネットワーク機能を有する画像入力装置であり、例えば、ネットワークスキャナ、ファクシミリ機能及びスキャナ機能を併せ持つ複合機、ネットワークファクシミリが挙げられる。このネットワーク機能とは、ネットワーク６００上に接続されるクライアント５００や、ＯＣＲサーバ２００、ファイル管理サーバ３００等の各端末と通信して、データの授受が可能な機能である。
【００２７】
また、画像入力装置１００は、ＡＤＦに搭載されている複数の原稿をスキャンして、そのスキャン画像（電子化原稿）を指定の格納先（例えば、装置内のローカルフォルダ、ネットワーク６００上のＯＣＲサーバ２００やファイル管理サーバ３００等）へ送信することができる。
【００２８】
また、保存対象の原稿の先頭ページに、その原稿の電子化後の電子化原稿をファイル管理サーバ３００上で保存するためのファイル管理情報を含むファイル保存用シートを載置して、そのファイル保存用シート付き原稿を画像入力装置１００からスキャンさせることで、画像入力装置１００において、ファイル保存用シート画像を有する画像ファイルを生成することができる。
【００２９】
尚、画像入力装置１００は、ビットマップ、ＪＰＥＧ、ＴＩＦＦ、ＧＩＦ等の各種ファイル形式でスキャン画像を生成するファイル変換機能を有している。これに加えて、画像入力装置１００は、複数のスキャン画像を１つの画像ファイルとして出力することができる。この画像ファイルのファイル形式としては、例えば、ＭＴＩＦＦ（Ｍｕｌｔｉｐａｇｅｄ ＴＩＦＦ）が挙げられるが、同様のファイル形式（例えば、ＰＤＦ等）であれば、これに限定されない。
【００３０】
２００はＯＣＲサーバであり、ネットワーク６００を介して受信する画像ファイル中の文字画像部分に対して文字認識（ＯＣＲ）処理を実行し、その画像ファイルと文字認識結果を管理する。特に、処理対象がファイル保存用シート画像付き画像ファイル（ＭＴＩＦＦ形式）である場合は、そのファイル保存用シート画像に対してＯＣＲ処理を実行する。また、画像ファイルが文書画像ファイルである場合には、これに対してもＯＣＲ処理を実行して、この文書画像ファイルに対するテキストデータを生成しても良い。
【００３１】
特に、本実施形態では、そのファイル保存用シート画像の文字認識結果によって、対応する画像ファイルをファイル管理サーバ３００上で管理するためのファイル管理情報（例えば、ＣＳＶ形式のテキストデータ）を生成する。そして、そのファイル管理情報（ＣＳＶ）と対応する画像ファイル（ＴＩＦＦ）をファイル管理サーバ３００へ送信する。尚、ファイル管理情報の詳細については後述する。
【００３２】
３００はファイル管理サーバであり、ネットワーク６００を介して受信する画像ファイルとそのファイル管理情報を対応づけて管理する。また、ファイル管理サーバ３００は、ユーザやクライアント毎に、ファイル保存用の各フォルダに対するアクセス権（操作画面上でのフォルダ可視／不可視表示設定、フォルダの内容の参照の可否、電子文書保存可否等）を付与している。
【００３３】
更に、ファイル管理サーバ３００は、クライアント５００からの要求に基づいて、自身で管理しているフォルダ群の一覧画面や、画像入力装置１００から出力される電子化原稿の格納先であるフォルダを指定するためのファイル保存用シートを生成するための生成画面等の、以下に説明する本実施形態の各種処理を実現するための各種操作画面を提供する。また、この操作画面に対する操作は、各端末の入力部２０９であるキーボードやマウスで実現できることは言うまでもない。
【００３４】
尚、本実施形態では、画像入力装置１００、ＯＣＲサーバ２００とファイル管理サーバ３００は別々に構成されているが、互いの機能を実現できる構成であれば、別々ではなく一体に構成された画像入力機能付きのサーバであっても良い。
【００３５】
４００はネットワーク機能を有する印刷装置であり、ネットワーク６００を介して送信されてくる各種印刷データを出力する。印刷装置４００の印刷形式は、例えば、インクジェット方式、レーザビーム方式、熱転写方式等の各種印刷方式を利用することができる。
【００３６】
５００はクライアントであり、パーソナルコンピュータ等の端末である。このクライアント５００それぞれには、ファイル管理サーバ３００で管理されるフォルダに対するアクセス権が設定されている。そして、そのアクセス権の内容に応じて、ファイル管理サーバ３００で管理されるフォルダを操作するための各種操作画面がクライアント５００の表示部に表示される。
【００３７】
特に、クライアント５００では、ファイル管理サーバ３００で管理されるフォルダにファイルを保存するアクセス権がある場合、画像入力装置１００で生成した電子化原稿をそのフォルダに保存するためのファイル保存用シートを、ファイル管理サーバ３００が提供する操作画面を介して印刷装置４００から出力することができる。
【００３８】
６００はネットワークであり、典型的にはインターネットやＬＡＮやＷＡＮや電話回線、専用デジタル回線、ＡＴＭやフレームリレー回線、通信衛星回線、ケーブルテレビ回線、データ放送用無線回線等のいずれか、またはこれらの組み合わせにより実現されるいわゆる通信ネットワークであり、データの送受信が可能であれば良い。
【００３９】
次に、図１の画像入力装置１００、ＯＣＲサーバ２００、ファイル管理サーバ３００、印刷装置４００、クライアント５００の各種端末のハードウエア構成について、図２を用いて説明する。
【００４０】
図２は本発明の実施形態の各種端末のハードウエア構成を示す図である。
【００４１】
図２において、ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるオペレーティングシステム（ＯＳ）や、各サーバあるいは各クライアントの各種機能を実現するためのプログラムが記憶されている。
【００４２】
ＲＡＭ２０２は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア、一時待避領域等として機能する。
【００４３】
入力コントローラ２０５は、入力部２０９からの入力を制御する。この入力部２０９としては、特に、サーバやクライアント等の端末では、キーボード、マウス等のポインティングデバイスが挙げられる。また、画像入力装置や印刷装置等では、タッチパネル、ボタン、スイッチ等が挙げられる。
【００４４】
表示コントローラ２０６は、表示部２１０の表示を制御する。この表示部２１０としては、例えば、ＣＲＴや液晶等が挙げられる。
【００４５】
外部メモリコントローラ（ＭＣ）２０７は、ブートプログラム、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、プリンタドライバ等を記憶する外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。加えて、各サーバあるいは各クライアントの各種機能を実現するための各種テーブル、パラメータが記憶されている。この外部メモリ２１１としては、ハードディスク（ＨＤ）やフロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）、ＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）、スマートメディア等が挙げられる。
【００４６】
通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、ネットワーク６００を介して外部機器との通信制御処理を実行する。
【００４７】
次に、本実施形態の電子化原稿管理システムで実行される処理の概要について、図３Ａ〜図３Ｃを用いて説明する。
【００４８】
図３Ａ〜図３Ｃは本発明の実施形態の電子化原稿管理システムで実行される処理の概要を示すフローチャートである。
【００４９】
まず、画像入力装置１００で実行する処理について、図３Ａを用いて説明する。
【００５０】
ステップＳ１０１で、画像入力装置１００は、スキャン対象の原稿の有無を判定する。原稿がない場合（ステップＳ１０１でＮＯ）、原稿がＡＤＦに載置されるまで待機する。一方、原稿がある場合（ステップＳ１０１でＹＥＳ）、ステップＳ１０２に進む。
【００５１】
ステップＳ１０２で、画像入力装置１００の操作部を介する画像転送指示の有無を判定する。画像転送指示がない場合（ステップＳ１０２でＮＯ）、ステップＳ１０８に進み、操作部を介する他の指示の有無を判定する。他の指示がない場合（ステップＳ１０８でＮＯ）、ステップＳ１０２に戻る。一方、他の指示がある場合（ステップＳ１０８でＹＥＳ）、ステップＳ１０９に進み、その指示に対応する処理（例えば、複写処理、ファクシミリ送信処理等）を実行する。
【００５２】
ステップＳ１０２において、画像転送指示がある場合（ステップＳ１０２でＹＥＳ）、ステップＳ１０３に進み、ＡＤＦに載置されている原稿のスキャンを実行する。ステップＳ１０４で、そのスキャンによって生成されるスキャン画像データを作成し、外部メモリ２１１に一旦保存する。ステップＳ１０５で、ＡＤＦに載置されている原稿の有無を判定する。原稿がある場合（ステップＳ１０５でＮＯ）、ステップＳ１０３に戻る。一方、原稿がない場合（ステップＳ１０５でＹＥＳ）、ステップＳ１０６に進む。
【００５３】
ステップＳ１０６で、外部メモリ２１１に保存されている一連のスキャン画像データをＭＴＩＦＦ形式の画像ファイルに変換する。ステップＳ１０７で、その画像ファイルをＯＣＲサーバ２００の処理用フォルダへ送信する。
【００５４】
次に、ＯＣＲサーバ２００で実行する処理について、図３Ｂを用いて説明する。
【００５５】
ステップＳ２０１で、ＯＣＲサーバ２００は、処理対象の画像ファイルの受信の有無を判定する。受信がない場合（ステップＳ２０１でＮＯ）、受信するまで待機する。一方、受信がある場合（ステップＳ２０１でＹＥＳ）、ステップＳ２０２に進む。
【００５６】
ステップＳ２０２で、受信した画像ファイルを処理用フォルダに保存する。ステップＳ２０３で、処理対象の画像ファイルとして、処理用フォルダ中のＭＴＩＦＦ形式の画像ファイルを選択する。
【００５７】
ステップＳ２０４で、処理対象の画像ファイル中のファイル保存用シート画像の有無を判定する。ファイル保存用シート画像がある場合（ステップＳ２０４でＹＥＳ）、ステップＳ２０５に進む。一方、ファイル保存用シート画像がない場合（ステップＳ２０４でＮＯ）、ステップＳ２１０に進む。
【００５８】
尚、このファイル保存用シート画像の有無の判定は、その画像であることを示す特徴量（シート枠画像）の有無や、その画像中の所定領域の画像の文字認識結果に基づいて判定する。また、このファイル保存用シート画像の具体例については後述する。
【００５９】
ステップＳ２０４において、ファイル保存用シート画像がある場合、ステップＳ２０５で、ファイル保存用シート画像に対してＯＣＲ処理を実行する。ステップＳ２０６で、ＯＣＲ処理結果として得られるテキストデータ（ファイル管理情報）をＣＳＶ形式に変換して、そのＣＳＶデータをＲＡＭ２０２に保存する。尚、ここで、ファイル保存用シート画像は、ＲＡＭ２０２に記憶しても良いし、不要であれば、破棄しても良い。
【００６０】
一方、ステップＳ２０４において、ファイル保存用シート画像がない場合、ステップＳ２１０に進む、直前のファイル保存用シート画像に対するＣＳＶデータに処理対象の画像ファイルを関連付けて、一時的にＲＡＭ２０２に保存する。
【００６１】
次に、ステップＳ２０７で、処理対象の画像ファイルのＯＣＲ処理が完了しているか否かを判定する。完了していない場合（ステップＳ２０７でＮＯ）、ステップＳ２０４に戻る。一方、完了している場合（ステップＳ２０７でＹＥＳ）、ステップＳ２０８に進む。
【００６２】
ステップＳ２０８で、ＣＳＶデータとそれに対応するＭＴＩＦＦ形式の画像ファイルを特定フォルダに保存する。
【００６３】
ステップＳ２０９で、処理用フォルダ内のＭＴＩＦＦ形式の画像ファイルに対する処理が完了しているか否かを判定する。完了していない場合（ステップＳ２０９でＮＯ）、ステップＳ２０３に戻る。一方、完了している場合（ステップＳ２０９でＹＥＳ）、処理を終了する。
【００６４】
次に、ファイル管理サーバ３００で実行する処理について、図３Ｃを用いて説明する。
【００６５】
ステップＳ３０１で、ＯＣＲサーバ２００の特定フォルダに保存されている画像ファイル（ＣＳＶデータ及び対応するＭＴＩＦＦ形式の画像ファイル）を取得する。
【００６６】
ステップＳ３０２で、取得したＣＳＶデータの内容を解析する。ステップＳ３０３で、ＣＳＶデータ中のユーザ情報を取得し、また、画像ファイルの保存先のフォルダに関するフォルダ情報を取得する。
【００６７】
ステップＳ３０４で、取得したユーザ情報とフォルダ情報を比較して、そのユーザ情報が示すユーザが保存先のフォルダに対する保存権限があるか否かを判定する。保存権限がない場合（ステップＳ３０４でＮＯ）、ステップＳ３０６に進み、処理対象の画像ファイルが指定されたフォルダに保存する権限がない旨を通知するエラー処理を実行する。この通知は、そのユーザが使用するクライアント５００へメールで通知しても良いし、ダイアログ等のメッセージを表示させるようにしても良い。あるいは、その時点での通知は具体的に行わず、クライアント５００から参照可能なログデータを生成しても良い。
【００６８】
一方、保存権限がある場合（ステップＳ３０４でＹＥＳ）、ステップＳ３０５に進み、ＣＳＶデータ中の保存先のフォルダへＭＴＩＦＦ形式の画像ファイルを保存する。
【００６９】
次に、クライアント５００からの要求に基づいて、ファイル管理サーバ３００がファイル保存用シートを生成する場合の処理について、図４を用いて説明する。
【００７０】
図４は本発明の実施形態のファイル保存用シートを生成する処理を示すフローチャートである。
【００７１】
ステップＳ２０１で、ファイル管理サーバ３００は、クライアント５００からのログインの有無を判定する。ログインがない場合（ステップＳ２０１でＮＯ）、ログインがあるまで待機する。一方、ログインがある場合（ステップＳ２０１でＹＥＳ）、ステップＳ２０２に進む。
【００７２】
ステップＳ２０２で、クライアント５００からのログイン操作によって、そのクライアント５００のユーザ情報を取得する。
【００７３】
ステップＳ２０３で、ファイル管理サーバ３００のフォルダへアクセスするための初期画面を生成して、クライアント５００へ提示する。
【００７４】
ここで、初期画面の一例について、図５を用いて説明する。
【００７５】
図５は本発明の実施形態の初期画面の一例を示す図である。
【００７６】
図５の初期画面５００は、クライアント５００のアクセス権に基づいて、ファイル管理サーバ３００で管理されるフォルダ一覧を表示する画面であり、表示フィールド５０１はフォルダのツリービュー（階層構造表示）である。フォルダ５０２は、現在選択状態にあるカレントフォルダである。ここでは、その選択状態を示すために、カレントフォルダ５０２はその表示形態（フォルダが開いている様子を示すアイコン）が他のフォルダと異ならせているが、選択状態／非選択状態を区別表示できる表示形態（例えば、ブリンク表示、反転表示、アイコンの形状、サイズ等の変更）であれば、これに限定されない。表示フィールド５０３は、カレントフォルダ５０２で保存されているファイル群の一覧表示である。このファイル群の一覧表示の表示形態は、一例であり、例えば、リスト表示、サムネール画像表示等を選択的に切り替えて表示することも可能である。
【００７７】
初期画面５００において、特徴的な構成としては、クライアント５００のアクセス権に基づいて、表示フィールド５０１のツリービューで表示されるフォルダの表示／非表示が制御される点である。具体例としては、カレントフォルダ５０２にアクセス権がないクライアント５００で表示される初期画面５００では、表示フィールド５０１のツリービューには、カレントフォルダ５０２が表示されない。
【００７８】
つまり、クライアント５００で表示される初期画面５００において、表示フィールド５０１には、自身がアクセス可能なフォルダのツリービューのみが常に表示されることになる。そのため、クライアント５００のユーザは、自身が必ずアクセス可能なフォルダだけを初期画面で視認することができるので、自身のフォルダに対するアクセス権を意識することなく、フォルダに対する操作を実行することができる。
【００７９】
一方、指定ボタン５０４は、保存対象の画像ファイルの保存先であるフォルダを指定するボタンである。この指定は、表示フィールド５０１のツリービュー上の所望のフォルダを選択状態にした上で、この指定ボタン５０４を押下することによって実現する。そして、この指定ボタン５０４が押下されると、ファイル管理サーバ３００は、その選択状態にあるカレントフォルダ５０２に対する設定画面６５０（図６）をクライアント５００のアクセス権に基づいて生成する。
【００８０】
尚、この初期画面５００は一例であり、特に、ユーザがアクセス可能なフォルダ群の一覧を確認する場合には、そのフォルダのツリービューからなる表示フィールド５０１を構成することを有効である。しかしながら、フォルダ群が多くなるにつれて、ツリービューの構成が大きくなると、指定するフォルダをツリービューから検索して指定する操作が面倒になる可能性がある。
【００８１】
そこで、この初期画面５００の別の一例として、例えば、ユーザの操作履歴を別途ファイル管理サーバ３００で管理しておき、その操作履歴（例えば、アクセス頻度、使用頻度、日時順）やフォルダのカテゴリに基づいて、ユーザがアクセス可能なフォルダ群を表示フィールド５０３の上部に一覧として表示するようにしても良い。この場合、ツリービューを有する表示フィールド５０１は表示せず、また、表示フィールド５０３で表示するユーザがアクセス可能なフォルダ群それぞれには、指定ボタン５０４を構成する。
【００８２】
これにより、ユーザは、例えば、使用頻度の高いフォルダ群や、日時順に配列されているフォルダ群を表示フィールド５０３から選択することが可能となり、より容易に、ユーザが意図するフォルダの指定が可能となる。
【００８３】
更に、このような表示形態の初期画面と、図５の初期画面５００との表示を切り替える切替ボタンを画面上に構成し、ユーザの操作に応じて選択的に切り替えることができるようにしても良い。
【００８４】
尚、カレントフォルダ５０２の内容表示と同時に図６に示す設定画面６０５を表示する構成としても良い。例えば、図５の指定ボタン５０４を表示せずに、既に保存されているファイル一覧の上部に図６を用いて後述する各種機能を実現するアイコンを表示するなどの表示形態である。この場合は、指定ボタン５０４を押下を必要としない。表示されている複数のフォルダから、フォルダ内容の確認のために、カレントフォルダ５０２が選択指定された時に「フォルダの指定＝保存先の指定」と判断しており、後述のステップＳ２０５の判断を行う。つまり、次のステップＳ２０４を省くことが可能である。
【００８５】
図４の説明に戻る。
【００８６】
ステップＳ２０４で、その初期画面を介してクライアント５００より、保存対象の画像ファイルの保存先のフォルダの指定の有無を判定する。この場合の判定は、初期画面５００の指定ボタン５０４の押下の有無で判定する。判定の結果、指定がない場合（ステップＳ２０４でＮＯ）、指定があるまで待機する。一方、指定がある場合（ステップＳ２０４でＹＥＳ）、ステップＳ２０５に進む。
【００８７】
ステップＳ２０５で、ログインユーザのアクセス権を確認する。ステップＳ２０６で、そのログインユーザのアクセス権のファイル保存権の有無を判定する。ファイル保存権がある場合（ステップＳ２０６でＹＥＳ）、指定されたフォルダに対する第１設定画面を生成して、クライアント５００へ提示する。一方、ファイル保存権がない場合（ステップＳ２０６でＮＯ）、ステップＳ２０７に進み、指定されたフォルダに対する第２設定画面を生成して、クライアント５００へ提示する。
【００８８】
ここで、第１及び第２設定画面の一例について、図６を用いて説明する。
【００８９】
図６は本発明の実施形態の設定画面の一例を示す図である。
【００９０】
尚、第１及び第２設定画面の基本構成は同一であるが、その違いは、ログインユーザのアクセス権に基づいて、その設定画面内の各構成要素（アイコン、コントロール等）の表示／非表示制御がなされる点である。
【００９１】
ここで、図６の設定画面６５０は、ログインユーザがファイル保存権を有する場合の指定されたフォルダに対する設定画面（第１設定画面）を示している。
【００９２】
設定画面６５０において、表示フィールド６６０は、指定されたフォルダに対する各種処理を実行するための機能ボタンアイコン群を表示している。特に、アイコン６６１は、この指定されたフォルダへ画像ファイルを保存するためのファイル保存用シートを生成するためのボタンアイコンである。また、このアイコン６６１では、保存対象の画像ファイルを全文検索可能なファイルとして格納すること指示も可能である。但し、このフォルダへのファイル保存権がないログインユーザの場合は、このアイコン６６１は表示されず、この状態が上記の第２設定画面に対応する。
【００９３】
また、アイコン６６１以外の各種アイコンの機能について、以下、簡単に示す。また、以下の説明において、「アイテム」と称する表現は、フォルダ及び画像ファイルの少なくとも一方を示すものとし、この「アイテム」を用いる説明においては、その説明の内容に応じてフォルダや画像ファイル、あるいはそれらの両方を指すものとなる。
【００９４】
＜エイリアスの作成＞
指定されたアイテムに対するショートカット（エイリアス）を作成するためのボタンアイコンである。
【００９５】
＜お気に入りに追加＞
指定されたアイテムを、所定メニュー（例えば、お気に入りメニュー）に追加するためのボタンである。この所定メニューに追加されたアイテムは、所定メニューからアクセスすることが可能である。
【００９６】
＜コピー＞
指定されたアイテムをコピーするためのボタンである。このコピーは、クリップボードにコピーされても良いし、コピー先を指定するためのダイアログを表示して、ユーザに選択させるようにしても良い。
【００９７】
＜ツリービューの表示＞
指定されたアイテムを含むツリービューを表示するためのボタンである。このツリービューの表示は、例えば、図５の初期画面の表示フィールド５０１を設定画面６５０の左に表示する。また、この時、指定されたアイテム（フォルダ）下にあるフォルダ群が展開され、その指定されたフォルダは、一定時間、所定色（例えば、赤）のインジケータで表示される。
【００９８】
＜ニュースの作成＞
指定されたアイテムを添付した、新規ニュースを作成するためのボタンである。
【００９９】
＜移動＞
指定されたアイテムを移動するためのボタンである。この移動は、例えば、移動先を指定するためのダイアログを表示して、ユーザに選択させるようにして実現する。
【０１００】
＜関連アイテムの選択＞
指定されたアイテムと、他のアイテムを関連付けるためのボタンである。この関連付けを行うことで、双方へのアクセスを容易にすることができる。
【０１０１】
＜権限＞
指定されたアイテムに対するユーザ及びグループのアクセス権限を設定するためのボタンである。このアクセス権限の設定は、後述する図１１のアクセス件設定画面１１００によって行うことができる。
【０１０２】
＜削除＞
指定されたアイテムを削除するためのボタンである。
【０１０３】
＜参照＞
指定されたアイテム（フォルダ）に保存されているファイル群を参照するためのボタンである。
【０１０４】
＜設定＞
指定されたアイテム（フォルダ）の内容を設定するためのボタンである。この内容の設定は、例えば、そのアイテム（フォルダ）に保存されるファイル群の表示形式等がある。
【０１０５】
＜通知の設定＞
指定されたアイテムに対する通知設定を行うためのボタンである。この通知設定により、この指定されたアイテムに対するアクセス等のイベント毎に、そのアクセス内容の通知をメールやダイアログ等で得ることが可能となる。
【０１０６】
また、表示フィールド６７０は、保存先のフォルダに関する情報を表示しており、例えば、フォルダ名、作成日、作成日付、サイズ等を表示している。
【０１０７】
そして、アイコン６６１が押下されると、ファイル管理サーバ３００は、ファイル保存用シートのフォームを指定するためのフォーム選択画面７００（図７）を生成する。
【０１０８】
図４の説明に戻る。
【０１０９】
ステップＳ２０８で、第１設定画面を介してクライアント５００より、ファイル保存用シートの作成の指示の有無を判定する。ファイル保存用シートの作成の指示がない場合（ステップＳ２０９でＮＯ）、ステップＳ２１５に進み、第１／第２設定画面を介するクライアント５００の操作に応じた処理を実行する。一方、ファイル保存用シートの作成の指示がある場合（ステップＳ２０９でＹＥＳ）、ステップＳ２１０に進み、クライアント５００からの指示に基づいて、ファイル保存用シートのフォームを選択する。実際には、ファイル保存用シートのフォームを選択するためのフォーム選択画面７００を生成して、クライアント５００へ提示し、そのフォーム選択画面７００を介する操作に基づいて、ファイル保存用シートのフォームを選択する。
【０１１０】
ここで、フォーム選択画面７００の一例について、図７を用いて説明する。
【０１１１】
図７は本発明の実施形態のフォーム選択画面の一例を示す図である。
【０１１２】
図７のフォーム選択画面７００において、プルダウンメニュー７０１は、ファイル保存用シートのフォームを選択するためのコントロールである。ここでは、フォームの種類として、一般的な「紙文書」、「契約書」の２種類のファイル保存用シートのフォームが用意されているが、これに限定されず、用途や目的に応じて様々なフォームを用意できることは言うまでもない。イメージ７０２は、プルダウンメニュー７０１で選択されたフォームのファイル保存用シートに対応する画像イメージである。
【０１１３】
実行ボタン７０３は、現在選択されているファイル保存用シートを実際に作成する場合に押下する。この実行ボタン７０３が押下されると、ファイル管理サーバ３００は、選択されているファイル保存用シート画面８００（図８）を生成して、クライアント５００へ提示する。
【０１１４】
キャンセルボタン７０４は、このフォーム選択画面７００の表示をキャンセルする場合に押下する。
【０１１５】
図４の説明に戻る。
【０１１６】
ステップＳ２１１で、フォーム選択画面７００の実行ボタン７０３が押下されると、クライアント５００より指定された保存先のフォルダのフォルダ情報を取得し、そのフォルダ情報を含むファイル保存用シート画面８００を生成して、クライアント５００へ提示する。
【０１１７】
ここで、ファイル保存用シート画面８００の一例について、図８を用いて説明する。
【０１１８】
図８は本発明の実施形態のファイル保存用シート画面の一例を示す図である。
【０１１９】
図８のファイル保存用シート画面８００において、８０１はフォルダ名称の表示フィールドである。８０２はそのフォルダを特定するためのフォルダＩＤの表示フィールドである。
【０１２０】
特に、このフォルダＩＤは、ファイル管理サーバ３００で管理される各フォルダに対して固有に付与されるものである。また、このフォルダＩＤは、実際のファイル管理サーバ３００内の格納アドレス（フォルダへのパス）と対応づけて管理されている。更に、仮にこのフォルダの格納先が変更されてもその変更内容を動的に更新することで、常に、フォルダＩＤとそのフォルダの実際の格納先が１対１で対応づけられる。
【０１２１】
これにより、クライアント５００は、保存対象の画像ファイルの保存先であるフォルダの格納アドレスを意識することなく、フォルダＩＤ８０２を使用するだけで、確実に所望のフォルダへ保存対象の画像ファイルを保存させることができる。
【０１２２】
尚、フォルダ名称やフォルダＩＤ、格納アドレス、そのフォルダに設定されているユーザやクライアント毎のアクセス権等のフォルダに関する情報が、上述の図３や図４で説明したフォルダ情報に該当する。そして、ファイル管理サーバ３００は、ファイル作成保存用シート画面の作成の指示がクライアント５００から送信されると、このフォルダ情報から必要な情報を各表示フィールド８０１及び８０２に配置する。
【０１２３】
８０３及び８０４はテキスト入力フィールドであり、それぞれ保存対象の画像ファイルのファイル名及びそのファイルに対するコメントを入力することができる。また、テキスト入力フィールド８０３及び８０４それぞれの下部には、手書き用領域が用意されており、ファイル保存用シートを印刷した後でも、保存対象の画像ファイルのファイル名及びそのファイルに対するコメントを記述することができるようになっている。
【０１２４】
８０５はユーザＩＤ（ユーザ情報）の表示フィールドである。このユーザ情報は、具体的には、クライアント５００のユーザを特定するための識別番号、ユーザ名や、ネットワークユーザ名、そのパスワード等が相当し、クライアント５００がファイル管理サーバ３００へログインした時点で、このユーザ情報がクライアント５００からファイル管理サーバ３００へ送信される。そして、ファイル管理サーバ３００は、ファイル作成保存用シート画面の作成の指示がクライアント５００から送信されると、このユーザ情報中のユーザＩＤを表示フィールド８０５に配置する。
【０１２５】
８０６はフォーム選択画面７００で選択されたフォームのカテゴリ名の表示フィールドである、８０７はそのカテゴリＩＤの表示フィールドである。
【０１２６】
８０８はＰＤＦ変換指示用のチェックボックスであり、このチェックボックスにチェックをして、ＯＣＲサーバ２００においてそのチェックが認識されると、ＭＴＩＦＦ形式の画像ファイルがＰＤＦ変換される。具体的には、ＯＣＲサーバ２００は、上述のステップＳ２０５のＯＣＲ後に、このチェックを認識すると、処理対象のＭＴＩＦＦ形式の画像ファイルをＰＤＦ形式の画像ファイルに変換する。
【０１２７】
８０９は印刷ボタンである。この印刷ボタン８０９が押下されると、ファイル管理サーバ３００は、ファイル保存用シート画面８００に対して入力された各種情報とファイル保存用シート画像を合成した印刷データを生成して、印刷装置４００へ出力する。
【０１２８】
図４の説明に戻る。
【０１２９】
ステップＳ２１２で、取得したフォルダ情報とユーザ情報を選択されたファイル保存用シート画像に合成する。
【０１３０】
ステップＳ２１３で、クライアント５００より印刷指示の有無を判定する。印刷指示がない場合（ステップＳ２１３でＮＯ）、印刷指示があるまで待機する。一方、印刷指示がある場合（ステップＳ２１３でＹＥＳ）、つまり、ファイル保存用シート画面８００の印刷ボタン８０９が押下されると、ステップＳ２１４へ進み、印刷装置４００へステップＳ２１２で生成したファイル保存用シート画像の印刷データを送信する。これにより、印刷装置４００からファイル保存用シート画像が印刷される。
【０１３１】
次に、ＯＣＲサーバ２００が図３のステップＳ２０６で生成するＣＳＶデータ（ファイル管理情報）の構成例について、図９を用いて説明する。
【０１３２】
図９は本発明の実施形態のＣＳＶデータの構成例を示す図である。
【０１３３】
上述したように、このＣＳＶデータは、ファイル保存用シート画像に対するＯＣＲ処理結果として得られるＣＳＶ形式のテキストデータである。
【０１３４】
図９では、先頭から、保存先のフォルダＩＤ（図８の８０２）、保存対象の画像ファイル名（図８の８０３）、その画像ファイルに対するコメント（図８の８０４）、ユーザＩＤ（図８の８０５）、登録日等で構成される。
【０１３５】
尚、これらの情報の配列順や、情報の種類はこれに限定されず、ファイル管理サーバ３００が保存対象の画像ファイルを指定のフォルダへ保存できる情報群で構成されていれば、どのような構成であっても良い。
【０１３６】
次に、このＣＳＶデータに基づいて、ファイル管理サーバ３００の各フォルダで画像ファイルを管理するための管理テーブルについて、図１０を用いて説明する。
【０１３７】
図１０は本発明の実施形態の管理テーブルを示す図である。
【０１３８】
尚、この管理テーブルは、例えば、ファイル管理サーバ３００の外部メモリ２１１で管理される。
【０１３９】
図１０の管理テーブルでは、画像ファイル単位に、その保存先であるフォルダのフォルダＩＤ、その画像ファイルの登録日、登録者であるユーザＩＤ、サイズ等が管理されている。特に、この管理テーブルに新規の画像ファイルに対するレコードを登録する際には、ファイル管理サーバ３００は、その新規の画像ファイルを一意に特定するファイルＩＤを生成し、そのファイルＩＤとともに対応する各種情報群を管理テーブルに登録する。ここで、各フォルダもファイル同様に扱われており、フォルダ毎にＩＤを有し、その保存先が同様に指定されることで、階層構造が形成されている。
【０１４０】
そして、ファイル管理サーバは、これらの管理テーブルで管理されている各種情報を検索条件とするファイル検索画面をクライアント５００を提供することにより、クライアント５００は、通常のファイル名称によるファイル検索に加えて、ファイルＩＤやフォルダＩＤ、登録者ＩＤ等の情報を使用したファイル検索を実行することができる。
【０１４１】
次に、ユーザに設定可能なフォルダに対するアクセス権及びそのアクセス権設定画面の一例について、図１１を用いて説明する。
【０１４２】
図１１は本発明の実施形態のアクセス権設定画面の一例を示す図である。
【０１４３】
図１１のアクセス権設定画面１１００は、例えば、ファイル管理サーバ３００の管理者のみがアクセス可能であり、この管理者によって各フォルダのユーザ毎のアクセス権を設定することができる。
【０１４４】
表示フィールド１１０１は、処理対象フォルダに対するユーザのリストであり、このリストには、複数のユーザをグルーピングしたユーザグループ（１１０２）単位や各ユーザ単位で管理している。これにより、ユーザグループ単位あるいはユーザ単位で、フォルダに対するアクセス権を設定できるように構成している。
【０１４５】
表示フィールド１１０３は、アクセス設定対象のユーザグループあるいはユーザのアクセス設定状況を示している。本実施形態では、アクセス権の種類として、フォルダの参照、その内容（フォルダ内の画像ファイル）の参照、その内容の修正、属性の編集、アイテム（フォルダ／画像ファイル）の追加、バージョンの削除、削除、予約、権限の編集の９種類が用意されている。もちろん、この種類だけに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々なアクセス権を設定できるようにしても構わないことは言うまでもない。
【０１４６】
ここで、上記の各アクセス権の内容について、以下に、簡単に示す。
【０１４７】
参照：ツリービューに表示されたアイテムの参照
内容参照：アイテムの内容の参照（フォルダ内のアイテムのリスト参照、ファイルの表示及び取得等）
修正：アイテムの名前や説明の変更
属性の編集：アイテムの属性の編集
アイテムの追加：他のアイテムの追加（例えば、フォルダや所定ファイルにのみ有効としても良い）
バージョンの削除：アイテムのバージョンの削除、フォルダの場合、この権限は、フォルダに追加されたアイテムのデフォルト設定となる
削除：アイテムの削除
予約：アイテムの予約、これによりチェックイン及びチェックアウトして新しいバージョンの作成が可能になる。フォルダの場合、この権限は、このフォルダに追加されたアイテムのデフォルト設定となる。
【０１４８】
権限の編集：他のユーザ及びグループのアクセス管理権の設定
表示フィールド１１０３で表示されるアクセス権それぞれには、チェックボックスが配置されており、このチェックボックスをチェックすることによって各アクセス権の設定が可能である。そして、更新ボタン１１０４を押下すると、処理対象フォルダに対するユーザグループあるいはユーザに対するアクセス権が更新される。
【０１４９】
尚、本実施形態では、図示していないが、ファイル管理サーバ３００には、上述の図１０の管理テーブル以外に、上述の各種処理を実現するための各種テーブルやデータが外部メモリ２１１に記憶されている。
【０１５０】
例えば、図３のステップＳ３０４の判定を実現するために、ファイル管理サーバ３００で管理している各フォルダに対するユーザやユーザグループ、それらのアクセス権を管理しているテーブルが記憶されている。また、複数種類のフォームに対応するファイル保存用シートのテンプレートデータが記憶されている。
【０１５１】
また、上記実施形態では、クライアント５００のユーザのフォルダに対するアクセス権（本実施形態では、特に、保存権限）の有無に基づいて、図５の初期画面５００や図６の設定画面６５０の表示形態をクライアント５００のユーザ毎に制御したが、アクセス権の種類に基づいて、その表示形態を段階的に切り替えて表示するようにしても良い。
【０１５２】
また、上記実施形態では、画像ファイルの保存先をファイル管理サーバ３００で管理されているフォルダとしたが、ファイル管理サーバ３００に複数の論理ドライブが構成されている場合には、これらの論理ドライブを画像ファイルの保存先としても良い。
【０１５３】
尚、上記実施形態では、ファイル保存用シートと保存対象の原稿を画像入力装置１００でスキャンする構成としたが、この画像入力装置１００と同等の機能を有する画像入力装置がクライアント５００に直接接続されている場合には、この画像入力装置からファイル保存用シートと保存対象の原稿をスキャンさせ、そのスキャン画像をクライアント５００からＯＣＲサーバ２００へ送信して、上述の処理を実現しても良い。
【０１５４】
また、ファイル管理サーバ３００で選択されたファイル保存用シート画像に対して、それに対応する保存対象の原稿だけを画像入力装置１００やクライアントに接続される画像入力装置でスキャンさせて、そのスキャン画像をファイル管理サーバ３００に送信し、その選択されたファイル保存用シート画像と関連づける構成としても良い。
【０１５５】
以上説明したように、本実施形態によれば、紙等の原稿を電子化してファイル管理サーバ３００上の指定フォルダで保存管理する場合に、その保存先を指定するファイル保存用シートを作成する操作画面をクライアント５００に提供する。そして、クライアント５００のユーザは、その作成したファイル保存用シートと保存対象の原稿を一緒にして電子化し、その電子化ファイル保存用シートから認識されるファイル管理情報に基づいて、その電子化原稿をファイル管理サーバ３００の指定のフォルダに保存させることができる。
【０１５６】
これにより、ユーザは、紙等の原稿を電子化して、ファイル管理サーバの指定フォルダに保存する一連の処理を効率良く実行することできる。
【０１５７】
また、ファイル管理サーバが管理する各フォルダには、クライアント５００毎にアクセス権を設定し、そのアクセス権に基づいて、クライアント５００に提示する操作画面の表示形態を制御する、特に、アクセス可能なフォルダの表示／非表示、機能ボタンの表示／非表示等の表示制御を実行する。
【０１５８】
これにより、クライアント５００のアクセス権に応じた適切な表示形態の操作画面を提供することができ、不正操作、誤操作、無駄な操作を排除することができるばかりか、ファイル管理サーバ３００で管理するフォルダに対するセキュリティや管理容易性を向上させることができる。
【０１５９】
以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
【０１６０】
尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（実施形態では図に示すフローチャートに対応したプログラム）を、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。
【０１６１】
従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。
【０１６２】
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。
【０１６３】
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などがある。
【０１６４】
その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。
【０１６５】
また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。
【０１６６】
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。
【０１６７】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。
【０１６８】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、原稿を電子化して保存する操作を効率的に実行することができる電子化原稿管理装置及びその制御方法、電子化原稿管理システム、プログラムを提供できる。
【０１６９】
これにより、本発明では、ユーザが保存先を確認した上で、確認している保存先に対するファイル保存シートを作成することが可能であり、操作性に富んだファイル保存シートの作成が可能となる。また、本発明においては、保存先に対するデータの保存権限をもたなユーザにはファイル保存シートの作成指示を行わせないために、管理者が意図しないデータを保存されたりすることもなく、データ管理が行い易いという利点を有する。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施形態の電子化原稿管理システムの構成を示す図である。
【図２】本発明の実施形態の各種端末のハードウエア構成を示す図である。
【図３Ａ】本発明の実施形態の電子化原稿管理システムで実行される処理の概要を示すフローチャートである。
【図３Ｂ】本発明の実施形態の電子化原稿管理システムで実行される処理の概要を示すフローチャートである。
【図３Ｃ】本発明の実施形態の電子化原稿管理システムで実行される処理の概要を示すフローチャートである。
【図４】本発明の実施形態のファイル保存用シートを生成する処理を示すフローチャートである。
【図５】本発明の実施形態の初期画面の一例を示す図である。
【図６】本発明の実施形態の設定画面の一例を示す図である。
【図７】本発明の実施形態のフォーム選択画面の一例を示す図である。
【図８】本発明の実施形態のファイル保存用シート画面の一例を示す図である。
【図９】本発明の実施形態のＣＳＶデータの構成例を示す図である。
【図１０】本発明の実施形態の管理テーブルを示す図である。
【図１１】本発明の実施形態のアクセス権設定画面の一例を示す図である。
【符号の説明】
１００ 画像入力装置
２００ ＯＣＲサーバ
３００ ファイル管理サーバ
４００ 印刷装置
５００ クライアント
６００ ネットワーク
Claims (10)
- 電子化原稿を保存先へ保存するための保存シートを提供する電子化原稿管理装置であって、
前記電子化原稿の保存を要求する端末のユーザに対するアクセス権を判定する判定手段と、
前記判定手段の判定結果に基づいて、前記ユーザがアクセス可能な保存先を含む第１操作画面を該端末へ送信する第１送信手段と
前記第１操作画面中の保存先の指定がある場合、前記判定手段による判定結果に基づいて、前記電子化原稿の保存先に関する保存先情報を含む保存シートを出力指示する指示部を含む第２操作画面を、前記端末へ送信する第２送信手段と、
前記指示部による指示に基づいて、前記保存シートの印刷データを印刷先へ出力する出力手段と
を備えることを電子化原稿管理装置。 - 前記第１操作画面は、前記アクセス可能な保存先と、該アクセス可能な保存先の内、選択されている保存先で保存されているファイルとを表示する表示領域を有している
ことを特徴とする請求項１に記載の電子化原稿管理装置。 - 前記第１操作画面は、前記保存先を階層構造で表示する第１表示領域と、かつ該前記第１表示領域中で選択されている保存先で保存されているファイルを表示する第２表示領域を有している
ことを特徴とする請求項１に記載の電子化原稿管理装置。 - 前記保存先情報は、前記保存先を特定する固有ＩＤと、保存先名称を少なくとも含む
ことを特徴とする請求項１に記載の電子化原稿管理装置。 - 前記電子化原稿の画像ファイルに関連付けられている前記保存シートに対応する保存シート画像を文字認識する文字認識手段と、
前記文字認識手段の文字認識結果に基づいて、前記保存先情報を生成する生成手段と、
前記保存先情報が示す保存先へ前記画像ファイルを保存する保存手段と
を更に備えることを特徴とする請求項１に記載の電子化原稿管理装置。 - 前記保存シートを含む原稿画像を入力する入力手段と、
前記入力手段で入力された複数の原稿画像を１つの画像ファイルに変換する変換手段と
を更に備えることを特徴とする請求項１に記載の電子化原稿管理装置。 - 電子化原稿を所望の保存先へ保存するための保存シートを提供する電子化原稿管理装置であって、
電子化原稿の保存を要求する端末を使用するユーザ情報を取得する取得手段と、
複数の電子化原稿の保存先を有する保存先指定画面を前記端末に送信する第１送信手段と、
前記原稿の保存を要求する端末から所望の保存先を選択する選択情報を受信する受信手段と、
前記ユーザ情報に基づいて、前記ユーザに対するアクセス権を判定する判定手段と、
前記判定手段の判定結果に基づいて、前記選択された前記電子化原稿の保存先に関する保存先情報を含む保存シートを出力指示する指示部を有する操作画面を前記端末へ送信する第２送信手段と、
前記指示部による指示に基づいて、前記保存シートの印刷データを印刷先へ出力する出力手段と
を備えることを電子化原稿管理装置。 - 電子化原稿を保存先へ保存するための保存シートを提供する電子化原稿を管理するファイル管理サーバと、ＯＣＲ処理を実行するＯＣＲサーバと、原稿画像を入力する画像入力装置とがネットワークを介して接続されて構成される電子化原稿管理システムであって、
前記ファイル管理サーバは、
前記電子化原稿の保存を要求する端末のユーザに対するアクセス権を判定する判定手段と、
前記判定手段の判定結果に基づいて、前記ユーザがアクセス可能な保存先一覧と、該保存先一覧から所望の保存先を指定する指定部を含む第１操作画面を該端末へ送信する第１送信手段と
前記指定部による指定がある場合、前記判定手段による判定結果に基づいて、前記電子化原稿の保存先に関する保存先情報を含む保存シートを出力指示する指示部を含む第２操作画面を、前記端末へ送信する第２送信手段と、
前記指示部による指示に基づいて、前記保存シートの印刷データを印刷先へ出力する出力手段とを備え、
前記画像入力装置は、
前記保存シートを含む原稿画像を入力する入力手段と、
前記入力手段で入力された複数の原稿画像を１つの画像ファイルに変換する変換手段とを備え、
前記ＯＣＲサーバは、
前記画像ファイル中の前記保存シートに対応する保存シート画像を文字認識する文字認識手段と、
前記文字認識手段の文字認識結果に基づいて、前記保存先情報を生成する生成手段と
を備えることを電子化原稿管理システム。 - 電子化原稿を保存先へ保存するための保存シートを提供する電子化原稿管理装置の制御方法であって、
前記電子化原稿の保存を要求する端末のユーザに対するアクセス権を判定する判定工程と、
前記判定工程の判定結果に基づいて、前記ユーザがアクセス可能な保存先一覧と、該保存先一覧から所望の保存先を指定する指定部を含む第１操作画面を該端末へ送信する第１送信工程と
前記指定部による指定がある場合、前記判定工程による判定結果に基づいて、前記電子化原稿の保存先に関する保存先情報を含む保存シートを出力指示する指示部を含む第２操作画面を、前記端末へ送信する第２送信工程と、
前記指示部による指示に基づいて、前記保存シートの印刷データを印刷先へ出力する出力工程と
を備えることを電子化原稿管理装置の制御方法。 - 電子化原稿を保存先へ保存するための保存シートを提供する電子化原稿管理装置の制御を実現するプログラムであって、
前記電子化原稿の保存を要求する端末のユーザに対するアクセス権を判定する判定工程のプログラムコードと、
前記判定工程の判定結果に基づいて、前記ユーザがアクセス可能な保存先一覧と、該保存先一覧から所望の保存先を指定する指定部を含む第１操作画面を該端末へ送信する第１送信工程のプログラムコードと
前記指定部による指定がある場合、前記判定工程による判定結果に基づいて、前記電子化原稿の保存先に関する保存先情報を含む保存シートを出力指示する指示部を含む第２操作画面を、前記端末へ送信する第２送信工程のプログラムコードと、
前記指示部による指示に基づいて、前記保存シートの印刷データを印刷先へ出力する出力工程のプログラムコードと
を備えることをプログラム。
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