【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は種々の活動を行う際に必要となる情報を情報処理装置上に表示する情報管理システムに関し、特に一日に複数の顧客を訪問する営業担当者が、外出時に営業活動上必要または参考となる情報を参照する場面において、携帯用簡易端末上で、アイコンまたはボタンを一度押下するだけで、選択等の複雑な操作をしなくとも自動的に該営業担当者の現時点の活動対象と活動ステータスに応じた情報を表示する情報管理システムに適用して有効な技術に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来、営業担当者が外出時に携帯電話を使って営業活動上必要な情報を参照する業務支援システムでは、社内のデータベースに携帯電話よりインターネット及び携帯電話サービス網を介して接続し、携帯電話の画面に表示される複数の項目に対する所定の操作により、予定情報、日報、顧客情報といった業務情報の一部が選択され、画面に表示されるという処理が行われている。また、この様な業務支援システムでは、業務活動によって新規に発生する情報を携帯電話上で入力し、上記と同様にインターネット及び携帯電話サービス網を介して社内のデータベースに接続して、登録することが行われている（例えば特許文献１参照）。
【０００３】
【特許文献１】
特開２００１−２１６４０８号公報（第４−５頁、第２図）
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
上記従来の方法では、営業担当者が所定の操作によって表示する情報の条件を選択することにより、情報の検索が行われ、参照したい情報が携帯電話上に表示される。
この様に前記従来の方法において参照の度に選択の条件を選択しているのは、営業担当者は外出時に通常複数の顧客を訪問して巡回する為、外出時に参照したい情報を特定する条件が時間や状況によって異なっており、参照したい情報を外出前に予め特定しておくことが困難だからである。しかし、営業担当者は、訪問の合間の移動時間等ちょっとした空き時間に情報の参照或いは登録を行うのであり、その度にいちいち情報を選択する条件の選択或いは入力を行って検索を実行するのでは、手間や時間がかかり、非効率的である。
【０００５】
また、携帯電話やＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｄｉｇｉｔａｌ Ｄａｔａ Ａｓｓｉｓｔａｎｔ）と呼ばれる簡易端末は、パソコンに比べて小型・軽量で営業担当者が気軽に携帯可能な端末であり、外部から公衆回線やインターネットを介して社内のシステムに接続可能であることから、近年業務上での利用が注目されている。しかし一方でパソコンに比べて表示画面が小さく、入力装置も簡素なものであって、素早く多くの内容を入力したり参照したりするのには不向きである為、この様な端末を業務上で用いる場合には、なるべく操作を簡素にして入力を少なくすることが求められる。その点においても営業担当者が必要な情報を参照するのに複数の操作を必要とするのでは手間がかかり、業務運用上使いづらいものになってしまう。
本発明の目的は上記問題を解決し、複雑な操作を行うこと無く、必要な情報を迅速に表示することが可能な技術を提供することにある。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
本発明は、種々の活動を行う際に必要となる情報を管理して端末装置に表示する情報管理システムにおいて、現在の活動対象と活動ステータスに対応する情報を特定して表示するものである。
【０００７】
本発明では、種々の活動を行う担当者の外出時の活動を、その活動対象、即ち顧客に対する「活動準備」、「活動中」または「活動報告」の３つの活動ステータスの繰り返しと定義し、現在時刻と活動スケジュール情報との関係から現時点の活動対象と活動ステータスを判断し、その活動対象と活動ステータスより参照する情報を特定して表示を行う。
【０００８】
例えば営業担当者が、外出時に携帯する携帯用簡易端末の所定のアイコンまたはボタンを押下すると、現在時刻と営業活動スケジュール情報中に示された各顧客への活動の開始時間及び終了時間とを比較して、現在時刻と各営業活動スケジュールとの関係を求め、その求めた関係から現時点の活動対象と活動ステータスとして、訪問先の顧客名と、その顧客への営業活動準備中、営業活動中または営業活動後の活動報告等のステータスを判断する。そして、その判断した活動対象と活動ステータスより、参照する営業活動情報を特定し、その特定した情報を読み出して携帯用簡易端末の表示装置に表示する。
【０００９】
前記の様に本発明によれば、携帯用簡易端末の所定のアイコンまたはボタンを押すだけで、営業担当者のその時点の活動に応じて必要な情報が表示されるので、携帯用簡易端末でも手間をかけることなく、ちょっとした空き時間を利用して情報を参照することが可能である。
【００１０】
以上の様に本発明の情報管理システムによれば、現在の活動対象と活動ステータスに対応する情報を特定して表示するので、複雑な操作を行うこと無く、必要な情報を迅速に表示することが可能である。
【００１１】
【発明の実施の形態】
以下に営業活動を行う際に必要となる情報を管理して携帯用簡易端末に表示する一実施形態の情報管理システムについて説明する。
【００１２】
図１は本実施形態の営業活動情報を表示する為の営業活動情報管理システムの概略構成を示す図である。図１に示す様に本実施形態の携帯用簡易端末１０９は、活動ステータス判断処理部１２０と、活動情報表示処理部１２１と、対応処理実行処理部１２２とを有している。
【００１３】
活動ステータス判断処理部１２０は、現在時刻と活動スケジュール情報内の各活動の開始時間及び終了時間との関係を求めることにより、現在の活動対象と活動ステータスを判断する処理部である。活動情報表示処理部１２１は、前記判断された活動対象と活動ステータスに対応する情報を特定し、記憶装置からその情報を読み出して表示装置に表示する処理部である。対応処理実行処理部１２２は、前記表示された情報に応じた処理指示を受け付けて、前記特定された情報に応じた処理を実行する処理部である。
【００１４】
携帯用簡易端末１０９を活動ステータス判断処理部１２０、活動情報表示処理部１２１及び対応処理実行処理部１２２として機能させる為のプログラムは、ＲＯＭ等の記録媒体に記録されて実行されるものとする。なお前記プログラムを記録する記録媒体はＲＯＭ以外の他の記録媒体でも良い。また前記プログラムを当該記録媒体から情報処理装置にインストールして使用しても良いし、ネットワークを通じて当該記録媒体にアクセスして前記プログラムを使用するものとしても良い。
【００１５】
図１に示す様に本実施形態の営業活動情報管理システムは、社内システムサーバ１０１と社内作業用端末１０８、携帯用簡易端末１０９から構成されており、社内システムサーバ１０１と社内作業用端末１０８、携帯用簡易端末１０９とはＬＡＮ等の社内ネットワークにより接続されている。社内作業用端末１０８、携帯用簡易端末１０９は、実際は接続する数を問わないが、ここでは便宜上１台ずつ記載する。また、社内システムサーバ１０１と携帯用簡易端末１０９とは様々な社外ネットワーク１０７を介して接続することもできる。
【００１６】
本実施形態の社内システムサーバ１０１は、処理装置１０２と、記憶装置１０３から構成されている。処理装置１０２は、社内作業用端末１０８や携帯用簡易端末１０９の入出力画面より入力された指示に従って処理を行い、処理結果を社内作業用端末１０８や携帯用簡易端末１０９の表示装置１１１に返す。また記憶装置１０３は、営業活動に必要な、営業活動情報１０４、営業活動スケジュール情報１０５、在庫情報１０６等を格納している。
【００１７】
営業活動情報１０４は、各活動対象、即ち各顧客を営業担当者が訪問した際に商談した内容を、活動報告として顧客単位かつ訪問日単位に記録した情報である。一顧客において別個に複数の活動対象（案件という）がある場合には顧客別案件別に管理する場合もある。営業活動情報１０４は、各営業担当者がそれぞれ活動した後に報告を入力して登録を行うものとする。
【００１８】
営業活動スケジュール情報１０５は、各営業担当者の顧客訪問等のスケジュール情報であり、各営業担当者のスケジュールが決まった後に自身で入力して登録を行うものとする。
【００１９】
在庫情報１０６は、その会社で販売（取り扱い）している各商品の現在の在庫量や在庫場所等を記録した情報である。在庫情報１０６は各商品の入荷や出荷等、商品の在庫数量や場所が変更になった都度更新されるものとする。
【００２０】
その他、一般的な営業活動情報管理システムにおいては、営業活動に関連する情報として、顧客に関する住所や配送先、取引口座等、会社として取引上必要な情報を顧客別に格納している顧客情報テーブル、各顧客から受注した商品名や数量、納期等の情報が格納してある受注情報テーブル等がある。顧客情報テーブルには、取引のある顧客について予め必要な項目を登録しておき、情報に変更があった都度更新を行うものとする。受注情報テーブルは、顧客より受注を獲得したら登録を行うものとする。営業担当者は、これらの情報を外出時に参照する等して利用することが可能である。
【００２１】
社外ネットワーク１０７は、公衆回線網、無線ＬＡＮ及びインターネット等多種多様なネットワークがあり、それらを組み合わせて利用することができる。本実施形態においては公衆回線及びインターネットを利用して接続することを想定している。これにより、外出していても社内システムサーバ１０１に接続し、営業活動情報管理システムを利用することが可能となる。
【００２２】
社内作業用端末１０８は、社内のネットワークを介して社内システムサーバに接続し、処理を指示したり、その結果を参照したりする端末である。主にパソコン（ＰＣ）を利用する。
【００２３】
携帯用簡易端末１０９は、本実施形態ではＰＤＡと呼ばれる端末を例として記載する。他には携帯電話も同様の機能を果たすことができる。
携帯用簡易端末１０９も社内における作業用端末として使用することもあるが、本来外出時に作業を行う為の端末である為、ＰＣに比べて小型かつ軽量なのが特徴である。その為、ＰＣに比べて表示装置が小さくて見難く、大量の情報を一度に参照することは難しい。またＰＣに比べて入力装置が簡素である為、大量の情報を入力する様な複雑な操作には向かないという特徴がある。そこで、社内でネットワークを介して、外出時に参照したり処理したい情報を社内システムサーバ１０１より各営業担当者が選択して呼び出し、携帯用簡易端末１０９内に予め蓄積しておき、外出時にはネットワークから切り離して携帯し、その情報の参照を行うものとする。また、外出先から戻ってきたら外出中に携帯用簡易端末１０９に入力したデータを、社内ネットワークを介して社内システムサーバ１０１に格納する。また、外出中に携帯用簡易端末１０９より社外ネットワーク１０７を介して社内システムサーバ１０１に接続し、入力したデータを格納することも可能である。
【００２４】
携帯用簡易端末１０９は、公衆回線網及びインターネット等の社外ネットワーク１０７を経由して外出していながら社内ネットワークに接続することができる。最新の情報を外出時に参照する必要がある場合には、この様に公衆回線網及びインターネット等の社外ネットワーク１０７を介して社内システムサーバ１０１に接続し、最新の情報を参照したりそれに対する処理の指示を行うことができる。
【００２５】
携帯用簡易端末１０９は、処理装置１１０、表示装置１１１、時計装置１１２、記憶装置１１３により構成されている。処理装置１１０は、表示装置１１１から入力された指示に従って処理を行い、結果をまた表示装置１１１に出力する。表示装置１１１は、入力の為の画面情報を表示したり、処理装置１１０にて処理した結果を表示する装置であり、液晶画面等がそれに相当する。時計装置１１２は、現在の日付と時刻を算出する装置である。
【００２６】
記憶装置１１３は、その日外出して営業活動を行う上で必要となる営業活動情報１１４と営業活動スケジュール情報１１５を社内システムサーバ１０１よりコピーして格納している。
【００２７】
営業活動情報１１４には、各営業担当者が、予め社内作業用端末１０８を使って、外出当日に必要な活動対象（顧客または案件）に関する活動情報を選択し、その情報をコピーして携帯用簡易端末１０９に格納しておく。活動情報は、外出当日に訪問予定のある活動対象（顧客または案件）や担当している全ての活動対象（顧客または案件）といった様に、各営業担当者が自分で必要と思う条件を設定して情報を選択し、その情報をコピーして携帯用簡易端末１０９の記憶装置１１３に格納する。
【００２８】
営業活動スケジュール情報１１５は、同様に、予め社内作業用端末１０８を使って営業担当者自身のスケジュールを選択し、その情報をコピーして携帯用簡易端末１０９の記憶装置１１３に格納する。一般的には各営業担当者自身のスケジュールのみを選択し、コピーして携帯用簡易端末１０９の記憶装置１１３に格納するが、各営業担当者が必要と思う他の営業担当者のスケジュール情報も格納することが可能である。
【００２９】
図２は本実施形態の営業担当者の一日の活動スケジュールのイメージ例を示す図である。本実施形態においては、営業担当者一人につき複数の顧客または案件を担当し、顧客先を回って営業活動を展開し、受注を獲得するというごく一般的な営業スタイルを想定している。
【００３０】
上記の様な営業活動においては、営業担当者は一日に何件かの担当顧客と訪問の約束を獲得し、一度外出したら顧客から別の顧客へと訪問先を回り、全ての訪問の約束を終えると帰社して活動報告を記入する。
【００３１】
一日の営業活動スケジュールの例をイメージに表してみると、まず、最初にＡ社２０１に９：００〜１０：００の間訪問し、２番目にＢ社２０２に１１：３０〜１２：００の間訪問するという風に、一日に何件か顧客訪問時間が予定として決まっている。この訪問時間は、前回訪問時や電話等で顧客内の担当者と面会の約束をした時間である。
【００３２】
訪問と訪問の間の空き時間２０３は、顧客から次の顧客への移動や食事等に要する時間で、外出しているが顧客には接触していない時間である。もちろん次の訪問時間までに時間が大きく空いている場合には、一度帰社し、その後再度外出することも考えられる。
【００３３】
営業担当者はこの空き時間の間に、次の顧客で商談すべき内容の準備や確認を行ったり、訪問後の顧客と商談した内容についての報告を記入する活動を行っている。これをある一つの活動対象、即ち顧客または案件に対する活動の視点からみると、訪問前の空き時間に当該訪問予定顧客への活動準備や確認を行い、当該顧客に訪問して営業活動を展開し、訪問後の空き時間に当該顧客への活動結果報告を記入するという活動サイクルとなる。営業担当者は、一日の中で、訪問する顧客単位に、活動準備、活動、活動報告という３つの活動サイクルを繰り返しているといえる。
【００３４】
図３は本実施形態の営業活動スケジュール情報のテーブル構成例を示す図である。図３に示す様に営業活動スケジュール情報には、営業担当者毎、日付毎にその日の顧客訪問先と訪問時間が記録されている。
【００３５】
図３において、営業名３０１とは、営業担当者の氏名を示しており、活動日付３０２は、該営業担当者が活動する日を示している。営業活動スケジュールは、営業名３０１、活動日付３０２をキー項目として、以下、項番３０３、顧客名３０４、開始時間３０５、終了時間３０６からなる活動予定により構成される。一営業名に対し複数の活動日付が紐付き、更に一活動日付に対して複数の活動予定が紐付いている。活動予定の数は問わない。
【００３６】
項番３０３は、当該日付における訪問の順番を示す。時系列に早い順番から１、２…ｎとなっている。ｎは任意の数字である。顧客名３０４は、活動対象である訪問先の顧客または案件の名称を示しており、開始時間３０５は、その訪問先へ訪問する時刻で、その活動対象に対する営業活動開始時刻を示している。また終了時間３０６は、その訪問先での営業活動を終える時刻である。
【００３７】
図４は本実施形態の営業活動情報のテーブル構成例を示す図である。図４に示す様に営業活動情報は、各営業担当者が日々顧客を訪問し営業活動を行った結果の報告を顧客別、訪問日別に記録した情報である。
【００３８】
営業活動情報のテーブル構成では、顧客名４０１及び営業名４０２からなるキー項目に対し、活動日付／時間４０３、場所４０４、面会者４０５、製品名４０６、受注予定日４０７、受注確度４０８、受注予定金額４０９、コメント４１０、事前準備メモ４１１で構成される複数の活動情報が紐づけられている。
【００３９】
この営業活動情報では、各企業によって業務上必要となる項目、即ち業務上報告が必要となる項目が異なっている。顧客名４０１、営業名４０２、活動日付／時間４０３はどの企業においても必要となる必須項目であるが、その他の項目は各企業において任意に設定することが可能であり、ここではあくまで一般的な報告項目を示しているものとする。
【００４０】
図４において、顧客名４０１とは、訪問先の顧客名称を示しており、案件別の場合には案件名称を示している。また営業名４０２とは、営業担当者の氏名を示しており、活動日付／時間４０３は、該営業担当者が顧客を訪問して営業活動を行った日と訪問した時間を示している。
【００４１】
場所４０４は、顧客と面会した場所を示し、面会者４０５は、該営業担当者と面会した顧客内の担当者の名前である。製品名４０６は、該営業担当者が訪問した顧客より受注を獲得しようと思っている製品の名称またはコードであり、受注予定日４０７は、該営業担当者が受注を獲得できる、或いはしようと考えている目標の予定日である。
【００４２】
受注確度４０８は、訪問日当日の商談を終えた段階で、受注の確度はどの程度かを示しており、受注確度は予め、企業内で統一の基準を設けて、誰でもが同様の基準で確度を判断できる様受注見込みの段階を設定しておくものとする。また受注予定金額４０９は、該営業担当者が訪問した顧客から受注を獲得できると見込んでいる、または目標としている金額を示している。
【００４３】
コメント４１０は、該営業担当者がこの顧客を訪問し営業活動を行う中で得た情報や該営業担当者自身の感想で、上記の項目では表現しきれない内容を示し、該営業担当者が自由に記入することが可能である。事前準備メモ４１１は、報告を入力した顧客との商談を踏まえて、次回の訪問の際に該営業担当者が自身でこの様な活動をしようと営業活動の準備を行った内容を示す。事前準備メモ４１１も該営業担当者が自由に記入することが可能である。
【００４４】
図５は本実施形態の営業活動情報管理処理の処理手順を示すフローチャートである。図５では、本実施形態における営業活動情報の表示方法の全体処理概要を表しており、営業担当者が外出時に、携帯用簡易端末１０９の表示装置１１１に表示してある所定のアイコン（ボタン）を押下すると、携帯用簡易端末１０９の処理装置１１０において次の様な処理が実行される。
【００４５】
ステップ５０１で携帯用簡易端末１０９の活動ステータス判断処理部１２０は、時計装置１１２より、現在時刻を読み出し、記憶装置１１３に格納してある当該営業担当者の当日の営業活動スケジュール情報１１５とマッチングして、現在時刻と営業活動スケジュール情報１１５内の各開始時間３０５、各終了時間３０６との関係を求める。それにより、現在どの活動対象に対するどの様な活動ステータスなのかを判断する。
【００４６】
ステップ５０２で活動情報表示処理部１２１は、ステップ５０１にて判断した活動対象と活動ステータスにより、表示すべき情報を特定し、記憶装置１１３からその情報を読み出して表示装置１１１に表示する。また、判断した活動ステータスによっては公衆回線網及びインターネット等の社外ネットワーク１０７に接続し、公衆回線網及びインターネット経由で社内システムサーバ１０１に接続して、社内システムサーバ１０１の記憶装置１０３に格納してある最新の情報を読み出して、携帯用簡易端末１０９の表示装置１１１に表示する。
【００４７】
ステップ５０２にて表示した情報に応じて、該営業担当者は携帯用簡易端末１０９にて各種情報の確認や更なる処理の指示を行い、ステップ５０３で対応処理実行処理部１２２は、携帯用簡易端末１０９の処理装置１１０または社内システムサーバ１０１の処理装置１０２により、その指示に応じた処理を実行する。
【００４８】
図６は本実施形態の図５のステップ５０１「現時点の活動対象と活動ステータスの判断」の処理手順を示すフローチャートである。図６に示す様に携帯用簡易端末１０９の活動ステータス判断処理部１２０は、現在時刻と活動スケジュール情報内の各活動の開始時間及び終了時間との関係を求めることにより、現在の活動対象と活動ステータスを判断する処理を行う。すなわち、現在時刻と営業活動スケジュール情報とを照らし合わせて、今現在どの活動対象に対して、「活動準備」、「活動中」または「活動報告」のいずれの活動ステータスにあるかを判断する。
【００４９】
ステップ６０１で携帯用簡易端末１０９の活動ステータス判断処理部１２０は、時計装置１１２より現在時刻を読み出す。この値を仮にｘとする。
ステップ６０２では、記憶装置１１３より営業活動スケジュール情報１１５の営業名３０１と活動日付３０２を検索し、該営業担当者の当日の営業活動スケジュール情報を読み出す。当該営業活動スケジュール情報の各開始時間３０５及び終了時間３０６と現在時刻ｘとを時系列にマッチングし、現在時刻ｘと、現在時刻ｘに最も近い開始時間及び終了時間の値との関係を求める。
【００５０】
ステップ６０３では、現在時刻ｘが、最初の顧客（項番１の顧客）の開始時間以前か若しくは最後の顧客（項番ｎとする）の終了時間以後かを判断する。上記の条件のどちらかに当てはまる場合にはステップ６０４に進み、どちらにも当てはまらない場合にはステップ６０７に進む。
【００５１】
ステップ６０４では、現在時刻ｘが、最初の顧客（１）の開始時間以前または最後の顧客（ｎ）の終了時間以後のどちらかを判断する。現在時刻ｘが最初の顧客（１）の開始時間以前の場合にはステップ６０５へ進み、最後の顧客（ｎ）の終了時間以後の場合にはステップ６０６へ進む。
【００５２】
ステップ６０５では、現在時刻ｘが最初の顧客（１）の開始時間以前であるので、これからその日の訪問予定の最初の顧客に向かう前の準備段階であり、それ以前の活動は無い為、活動ステータスは「項番１の顧客に対する活動準備」であると判断する。
【００５３】
ステップ６０６では、現在時刻ｘが最後の顧客（ｎ）の終了時間以後であるので、当日の最後の顧客訪問後となり、それ以降の活動は無い為、活動ステータスは「最後の項番（ｎ）の顧客に対する活動報告」であると判断する。
【００５４】
図６におけるステップ６０７以降は、ステップ６０３において条件に当てはまらなかった場合の処理の流れである。
ステップ６０７では、ステップ６０２にて求めた現在時刻ｘと営業活動スケジュール情報との関係により、２つの分岐のどちらに進むかを判断する。
【００５５】
すなわち、現在時刻ｘと営業活動スケジュール情報との関係が、項番（ｎ）の顧客の開始時間≦現在時刻ｘ≦項番（ｎ）の顧客の終了時間、である場合にはステップ６０８へ進み、現在時刻ｘと営業活動スケジュール情報との関係が、項番（ｎ）の顧客の終了時間≦現在時刻ｘ≦次に訪問予定の項番（ｎ＋１）の顧客の開始時間、である場合にはステップ６０９へ進む。
【００５６】
ステップ６０８では、現在時刻ｘと営業活動スケジュール情報との関係が、項番（ｎ）の顧客の開始時間≦現在時刻ｘ≦項番（ｎ）の顧客の終了時間、である場合に、活動ステータスはまさに「項番（ｎ）の顧客に対し営業活動中」であると判断する。
【００５７】
ステップ６０９では、現在時刻ｘと営業活動スケジュール情報との関係が、項番（ｎ）の顧客の終了時間≦現在時刻ｘ≦次に訪問予定の項番（ｎ＋１）の顧客の開始時間、である場合に、項番（ｎ）の顧客に対する営業活動が終了し、次に訪問予定の項番（ｎ＋１）の顧客に対する活動に入る前の空き時間であると判断する。この時点における活動ステータスは、項番（ｎ）の顧客に対する活動報告と項番（ｎ＋１）の顧客に対する活動準備の二つの可能性がある。そこで、そのどちらかを判断する為に、記憶装置１１３より項番（ｎ）の顧客の営業活動情報１１４を検索し読み出す。
【００５８】
ステップ６１０では、当該（ｎ）の顧客に対する営業活動情報の中で、当日の営業活動情報が既に登録されているかどうか検索する。既に当日の営業活動情報が登録されている場合にはステップ６１１へ進み、まだ当日の営業活動情報が登録されていない場合にはステップ６１２へ進む。
【００５９】
ステップ６１１では、既に当日の営業活動情報が登録されているということから、項番（ｎ）の顧客に対する活動報告が既に終了しており、活動ステータスは次に訪問する「項番（ｎ＋１）の顧客に対する活動準備」であると判断する。
【００６０】
ステップ６１２では、まだ当日の営業活動情報が登録されていないことから、項番（ｎ）の顧客活動報告が終了しておらず、活動ステータスは「項番（ｎ）の顧客に対する活動報告」であると判断する。なお、ここでは、複数の活動報告をまとめて後で入力する様なことをせず、一つの活動対象に対する活動が終了した都度活動報告を入力することとする。まとめて入力するのでは、日報や週報と同じく、抜けや漏れが発生する恐れがある為である。従って、項番（ｎ）の顧客に対する活動報告の入力が終了した後に項番（ｎ＋１）の顧客に対する活動準備に移る。
【００６１】
図７、図８、図９は図５のステップ５０２「活動ステータスに応じた情報の特定と表示」の処理の詳細を示すフローチャートである。
ここでは、図６で判断した活動ステータスに応じて
活動ステータス＝活動準備であれば図７の処理、
活動ステータス＝活動中であれば図８の処理、
活動ステータス＝活動報告であれば図９の処理をそれぞれ行う。
【００６２】
図７は本実施形態の図６の処理の結果「活動ステータス＝活動準備」であった場合の処理手順を示すフローチャートである。ここでは、これから訪問する顧客に対して、どの様な活動をどの様な形で進めるか、どの様な内容を話さなければいけないかを、前回営業活動情報を参照することにより確認する。
【００６３】
一人で多くの顧客や案件を担当し、一日に複数の顧客を訪問する営業担当者においては、久しぶりにその顧客を訪問する場合や、その日に商談しなければならない顧客が多い場合等、前回の訪問時にどの様な話をその顧客としたのか、また確認事項や依頼等与えられた宿題を全て漏れ無く準備してきたかを全て記憶しておくのは困難であり、ついうっかり忘れてしまうことがある。また会社に出す報告とは別に自分の手帳等に記録しておくのも手間がかかる。そこで、携帯用簡易端末１０９を使って、顧客訪問直前に、前回の商談内容として活動情報を参照したり、これから行う商談の準備内容を再確認しておくことによって、抜けや漏れが無くかつ一貫した対応を行える様にする。
【００６４】
ステップ７０１で携帯用簡易端末１０９の活動情報表示処理部１２１は、記憶装置１１３中の営業活動スケジュール情報１１５を参照し、図６の処理の結果、判断した活動対象である項番（ｎ）の顧客名を営業活動スケジュール情報１１５の中から特定する。
【００６５】
ステップ７０２では、記憶装置１１３中の営業活動情報１１４を参照し、ステップ７０１にて特定した顧客に対する営業活動情報を営業活動情報１１４から読み出す。
【００６６】
ステップ７０３では、ステップ７０２にて読み出した営業活動情報の中で、最新日付の営業活動情報を読み出し、ステップ７０４では、ステップ７０３にて読み出した営業活動情報を携帯用簡易端末１０９の表示装置１１１に表示する。
【００６７】
図８は本実施形態の図５のステップ５０２において、図６の処理の結果「活動ステータス＝活動中」だった場合の処理手順を示すフローチャートである。顧客先で実際に商談をしている間には、具体的に商談が進むにつれ、欲しい商品の在庫数量や納期について顧客から確認を求められる。特に急いで納入する必要のある商品、在庫が希少な商品については、最新の在庫状況を確認し、顧客が求めている量の商品を求められる期日に納入できる様、対応しなければならない。その様な顧客のニーズにタイムリーに対応することで、顧客からの信頼を獲得し、受注を獲得することができる。
【００６８】
その為、公衆回線網及びインターネット等の社外ネットワーク１０７を利用して携帯用簡易端末１０９から社内システムサーバ１０１に接続し、社内の最新の在庫状況を確認する。
【００６９】
ステップ８０１で携帯用簡易端末１０９の活動情報表示処理部１２１は、記憶装置１１３中の営業活動スケジュール情報１１５を参照し、図６の処理の結果、判断した活動対象である項番（ｎ）の顧客名を営業活動スケジュール情報１１５の中から特定した後、記憶装置１１３中の営業活動情報１１４を参照し、前記特定した顧客に対する製品名の情報を営業活動情報１１４から読み出す。そして携帯用簡易端末１０９から公衆回線網及びインターネットに接続し、回線を経由して社内システムサーバ１０１に接続し、前記特定した顧客向けの製品在庫を検索する為の在庫検索画面情報を読み出す。
【００７０】
ステップ８０２では、ステップ８０１にて読み出した在庫検索画面情報を公衆回線網及びインターネットを経由して携帯用簡易端末１０９に送信し、該端末の表示装置１１１に表示する。その後、図５ステップ５０３において、対応処理実行処理部１２２により、在庫を検索したい製品名等を入力し、在庫があるかどうか検索する。
【００７１】
活動中に参照する情報としては在庫情報は一例であり、業務上必要とされる参照情報を予め決めておき、その情報の画面を表示する様にしておくものとする。在庫情報の他には、受注情報（受注入力）等も考えられる。
【００７２】
図９は本実施形態の図５のステップ５０２において、図６の処理の結果「活動ステータス＝活動報告」だった場合の処理手順を示すフローチャートである。ここでは、訪問が終了した顧客について報告を入力する為の画面を表示装置１１１に表示する。
【００７３】
ステップ９０１で携帯用簡易端末１０９の活動情報表示処理部１２１は、記憶装置１１３中の営業活動スケジュール情報１１５を参照し、図６の処理の結果、判断した活動対象である項番（ｎ）の顧客名を営業活動スケジュール情報１１５の中から特定する。
【００７４】
ステップ９０２では、記憶装置１１３中の営業活動情報１１４にアクセスし、ステップ９０１にて特定した顧客に対する営業活動情報の入力画面を呼び出す。
【００７５】
ステップ９０３では、ステップ９０１にて特定した顧客名、及び時計装置１１２より読み出した当日の日付、入力を行っている営業名を、営業活動情報入力画面の顧客名、日付、営業名にそれぞれ初期値として設定する。
【００７６】
ステップ９０４では、携帯用簡易端末１０９の表示装置１１１に、ステップ９０３にて初期値を設定した営業活動情報入力画面を表示する。その後、図５のステップ５０３において、対応処理実行処理部１２２により、報告内容を入力し、記憶装置１１３に格納する。
【００７７】
図１０は本実施形態の図７の処理にて表示する営業活動情報の例を示す図である。図１０に示す様に、表示される営業活動情報の項目は、それぞれ図４の営業活動情報のテーブル構成図の例の各項目と同様の内容を表している。
【００７８】
図１１は本実施形態の図８の処理の結果、表示される在庫検索画面の例を示す図である。図１１において、製品名１１０１、入荷予定日１１０２、在庫拠点（場所）１１０３、数量１１０４は、それぞれ在庫を検索する為の条件を設定する項目である。それらについて、該営業担当者が検索したい条件を入力したり、検索したい条件の選択を行ったりする。
【００７９】
図１２は本実施形態の図９の処理にて表示する営業活動情報入力画面の例を示す図である。図１２において、入力画面の項目は、それぞれ図４の営業活動情報のテーブル構成図の例の各項目と同様の内容を表しているが、次回訪問日１２０１だけは、入力後、営業活動スケジュール情報に記録されるものとする。
【００８０】
携帯用簡易端末１０９による入力の場合、ＰＣの様にキーボードがついておらず、表示装置１１１も小さい為、入力、特に文字入力には大変手間がかかる。その為、営業担当者のちょっとした空き時間で入力できる様にする為には、入力項目を選択できる様、予め設定しておく等の工夫をする必要がある。コメントや事前準備メモについては営業担当者の自由記入欄であるが、携帯用簡易端末１０９では入力に手間がかかる。そこでキーワードの様な最低限必要な内容のみを入力し、帰社してから、より入力のし易い社内作業用端末１０８を使って文章化するといった運用上の工夫が必要である。
【００８１】
前記の様に本実施形態の営業活動情報管理システムでは、アイコン（ボタン）を一度押すだけで、営業担当者の現在の活動対象と活動ステータスを判断し、参照すべき活動情報を一発で表示することができる。それにより、営業担当者は訪問と訪問の間のちょっとした空き時間で、営業活動に必要な情報を、簡単な操作で参照することが可能になる。
【００８２】
実際のシステムでは、営業活動スケジュールのずれや、今回の実施形態以外の目的で使用することもある為、上記の様にアイコンを押下するだけで必要な情報を表示する仕組みとは別に営業担当者自らが必要な情報を検索、選択するメニューも存在し、営業担当者が使い分けられる様にすることが考えられる。
【００８３】
以上説明した様に本実施形態の情報管理システムによれば、現在の活動対象と活動ステータスに対応する情報を特定して表示するので、複雑な操作を行うこと無く、必要な情報を迅速に表示することが可能である。
【００８４】
【発明の効果】
本発明によれば現在の活動対象と活動ステータスに対応する情報を特定して表示するので、複雑な操作を行うこと無く、必要な情報を迅速に表示することが可能である。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施形態の営業活動情報を表示する為の営業活動情報管理システムの概略構成を示す図である。
【図２】本実施形態の営業担当者の一日の活動スケジュールのイメージ例を示す図である。
【図３】本実施形態の営業活動スケジュール情報のテーブル構成例を示す図である。
【図４】本実施形態の営業活動情報のテーブル構成例を示す図である。
【図５】本実施形態の営業活動情報管理処理の処理手順を示すフローチャートである。
【図６】本実施形態の図５のステップ５０１「現時点の活動対象と活動ステータスの判断」の処理手順を示すフローチャートである。
【図７】本実施形態の図６の処理の結果「活動ステータス＝活動準備」であった場合の処理手順を示すフローチャートである。
【図８】本実施形態の図５のステップ５０２において、図６の処理の結果「活動ステータス＝活動中」だった場合の処理手順を示すフローチャートである。
【図９】本実施形態の図５のステップ５０２において、図６の処理の結果「活動ステータス＝活動報告」だった場合の処理手順を示すフローチャートである。
【図１０】本実施形態の図７の処理にて表示する営業活動情報の例を示す図である。
【図１１】本実施形態の図８の処理の結果、表示される在庫検索画面の例を示す図である。
【図１２】本実施形態の図９の処理にて表示する営業活動情報入力画面の例を示す図である。
【符号の説明】
１０１…社内システムサーバ、１０２…処理装置、１０３…記憶装置、１０４…営業活動情報、１０５…営業活動スケジュール情報、１０６…在庫情報、１０７…社外ネットワーク、１０８…社内作業用端末、１０９…携帯用簡易端末、１１０…処理装置、１１１…表示装置、１１２…時計装置、１１３…記憶装置、１１４…営業活動情報、１１５…営業活動スケジュール情報、１２０…活動ステータス判断処理部、１２１…活動情報表示処理部、１２２…対応処理実行処理部、２０１…Ａ社、２０２…Ｂ社、２０３…空き時間、３０１…営業名、３０２…活動日付、３０３…項番、３０４…顧客名、３０５…開始時間、３０６…終了時間、４０１…顧客名、４０２…営業名、４０３…時間、４０４…場所、４０５…面会者、４０６…製品名、４０７…受注予定日、４０８…受注確度、４０９…受注予定金額、４１０…コメント、４１１…事前準備メモ、１１０１…製品名、１１０２…入荷予定日、１１０３…在庫拠点（場所）、１１０４…数量、１２０１…次回訪問日。[0001]
TECHNICAL FIELD OF THE INVENTION
The present invention relates to an information management system that displays information necessary for performing various activities on an information processing device, and particularly, a salesperson who visits a plurality of customers in a day needs or refers to information necessary for sales activities when going out. When a user refers to the information, the user simply presses the icon or button once on the portable simple terminal and automatically performs the current activities and activities of the sales representative without any complicated operation such as selection. The present invention relates to a technology that is effective when applied to an information management system that displays information according to a status.
[0002]
[Prior art]
Conventionally, in a business support system in which a salesperson uses a mobile phone to refer to information necessary for business activities when going out, a business support system is connected to an in-house database from a mobile phone via the Internet and a mobile phone service network, and a screen of the mobile phone is used. Is performed by performing a predetermined operation on a plurality of items displayed in the process information, a part of business information such as schedule information, daily report, and customer information is selected and displayed on a screen. In addition, in such a business support system, information newly generated by business activities is input on a mobile phone, connected to an in-house database via the Internet and a mobile phone service network, and registered as described above. (For example, see Patent Document 1).
[0003]
[Patent Document 1]
JP 2001-216408 A (Pages 4-5, FIG. 2)
[0004]
[Problems to be solved by the invention]
In the above-described conventional method, a sales representative selects a condition of information to be displayed by a predetermined operation, thereby searching for information and displaying information to be referred to on a mobile phone.
In this way, in the above-mentioned conventional method, the selection condition is selected for each reference because the salesperson usually visits and patrols a plurality of customers when going out. Is different depending on time and situation, and it is difficult to specify information to be referred to before going out. However, the salesperson refers or registers the information during a short free time, such as the travel time between visits, and does not perform the search by selecting or inputting the conditions for selecting the information each time. Tedious, time-consuming and inefficient.
[0005]
A simple terminal called a mobile phone or a PDA (Personal Digital Data Assistant) is a terminal that is smaller and lighter than a personal computer and can be easily carried by a salesperson. Since it can be connected to a system, its use in business has attracted attention in recent years. However, on the other hand, the display screen is smaller than a personal computer, the input device is simple, and it is not suitable for quickly inputting and referring to many contents, so such a terminal is used in business. When used, it is required to simplify the operation as much as possible to reduce the number of inputs. In this respect, it is troublesome if the salesperson needs a plurality of operations to refer to necessary information, which makes it difficult to use in business operations.
An object of the present invention is to solve the above-mentioned problem and to provide a technique capable of rapidly displaying necessary information without performing a complicated operation.
[0006]
[Means for Solving the Problems]
The present invention specifies and displays information corresponding to a current activity target and an activity status in an information management system that manages information necessary for performing various activities and displays the information on a terminal device.
[0007]
In the present invention, the activities of the person in charge of various activities when going out are defined as the repetition of three activity statuses of the activity object, that is, "activity preparation", "active" or "activity report" for the customer, The current activity target and the activity status are determined from the relationship between the current time and the activity schedule information, and the information referred to from the activity target and the activity status is specified and displayed.
[0008]
For example, when a sales representative presses a predetermined icon or button on a portable simple terminal carried when going out, the current time is compared with the start time and end time of activities for each customer indicated in the business activity schedule information. Then, the relationship between the current time and each sales activity schedule is calculated, and based on the obtained relationship, the target of the current activity and the activity status are determined, and the name of the customer to be visited and whether the sales activity is being prepared for the customer, during the sales activity, or Judge the status of activity reports after sales activities. Then, based on the determined activity target and activity status, the sales activity information to be referred to is specified, and the specified information is read out and displayed on the display device of the portable simple terminal.
[0009]
As described above, according to the present invention, simply pressing a predetermined icon or button of a portable simple terminal displays necessary information according to the activity of a sales representative at that time, so that even a portable simple terminal can be used. It is possible to refer to the information using a little free time without any trouble.
[0010]
As described above, according to the information management system of the present invention, information corresponding to the current activity target and the activity status is specified and displayed, so that necessary information can be quickly displayed without performing complicated operations. Is possible.
[0011]
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
Hereinafter, an information management system according to an embodiment for managing information necessary for conducting a business activity and displaying the information on a portable simple terminal will be described.
[0012]
FIG. 1 is a diagram showing a schematic configuration of a sales activity information management system for displaying sales activity information of the present embodiment. As shown in FIG. 1, the portable simple terminal 109 of the present embodiment includes an activity status determination processing unit 120, an activity information display processing unit 121, and a corresponding process execution processing unit 122.
[0013]
The activity status determination processing unit 120 is a processing unit that determines the current activity target and the activity status by obtaining the relationship between the current time and the start time and the end time of each activity in the activity schedule information. The activity information display processing unit 121 is a processing unit that specifies information corresponding to the determined activity target and activity status, reads the information from the storage device, and displays the information on the display device. The corresponding process execution processing unit 122 is a processing unit that receives a processing instruction corresponding to the displayed information and executes a process corresponding to the specified information.
[0014]
A program for causing the portable simple terminal 109 to function as the activity status determination processing unit 120, the activity information display processing unit 121, and the corresponding processing execution processing unit 122 is recorded and executed on a recording medium such as a ROM. The recording medium for recording the program may be a recording medium other than the ROM. Further, the program may be installed from the recording medium to the information processing apparatus and used, or the recording medium may be accessed through a network to use the program.
[0015]
As shown in FIG. 1, the sales activity information management system according to the present embodiment includes an in-house system server 101, an in-house work terminal 108, and a portable simple terminal 109. The portable simple terminal 109 is connected via an in-house network such as a LAN. The number of the in-house work terminals 108 and the portable simple terminals 109 is not limited to the actual number of connections, but one is described here for convenience. Further, the in-house system server 101 and the portable simple terminal 109 can be connected via various outside networks 107.
[0016]
The in-house system server 101 according to the present embodiment includes a processing device 102 and a storage device 103. The processing device 102 performs a process according to an instruction input from an input / output screen of the in-house work terminal 108 or the portable simple terminal 109, and returns a processing result to the display device 111 of the in-house work terminal 108 or the portable simple terminal 109. . Further, the storage device 103 stores business activity information 104, business activity schedule information 105, stock information 106, and the like necessary for business activities.
[0017]
The sales activity information 104 is information in which the contents of negotiations when each sales person visits each activity target, that is, each customer, are recorded as activity reports for each customer and each visit day. When a single customer has a plurality of activity targets (called “projects”), management may be performed for each customer. It is assumed that the sales activity information 104 is registered by inputting a report after each sales representative has been active.
[0018]
The sales activity schedule information 105 is schedule information such as visits to customers by each salesperson, and is entered and registered by himself after the schedule of each salesperson is determined.
[0019]
The stock information 106 is information that records the current stock amount and stock location of each product sold (handled) by the company. It is assumed that the stock information 106 is updated each time the stock quantity or location of a product is changed, such as when each product is received or shipped.
[0020]
In addition, in a general business activity information management system, as information related to business activities, a customer information table storing information necessary for business as a company, such as an address, a delivery destination, a transaction account, etc., for each customer, There is an order information table and the like in which information such as the product name, quantity, and delivery date ordered from each customer is stored. In the customer information table, necessary items are registered in advance for customers who have a transaction, and the information is updated each time the information is changed. The order information table is registered when an order is obtained from a customer. The salesperson can use such information by referring to the information when going out.
[0021]
The external network 107 includes various types of networks such as a public line network, a wireless LAN, and the Internet, and these can be used in combination. In the present embodiment, it is assumed that connection is made using a public line and the Internet. Thus, even when the user is out of the office, it is possible to connect to the in-house system server 101 and use the sales activity information management system.
[0022]
The in-house work terminal 108 is a terminal that connects to an in-house system server via an in-house network, instructs processing, and refers to the result. Mainly use personal computer (PC).
[0023]
In the present embodiment, a portable terminal 109 is described as a terminal called a PDA. Other mobile phones can perform similar functions.
Although the portable simple terminal 109 is sometimes used as a work terminal in the office, it is characterized by being smaller and lighter than a PC because it is originally a terminal for performing work when going out. Therefore, the display device is small and hard to see as compared with the PC, and it is difficult to refer to a large amount of information at a time. Further, since the input device is simpler than a PC, it is not suitable for complicated operations such as inputting a large amount of information. Therefore, each sales representative selects and calls information to be referred to or processed when going out from the in-house system server 101 via the network in the company and stores the information in the portable simple terminal 109 in advance. Separately carry it and refer to the information. When the user returns from home, the data input to the portable simple terminal 109 while away is stored in the in-house system server 101 via the in-house network. Further, it is also possible to connect to the in-house system server 101 from the portable simple terminal 109 via the outside network 107 and store the inputted data while going out.
[0024]
The portable simple terminal 109 can connect to an in-house network while going out via an external network 107 such as a public line network and the Internet. When it is necessary to refer to the latest information when going out, the user is connected to the in-house system server 101 via the public network and the external network 107 such as the Internet in this way to refer to the latest information and perform processing for the information. You can give instructions.
[0025]
The portable simple terminal 109 includes a processing device 110, a display device 111, a clock device 112, and a storage device 113. The processing device 110 performs a process according to the instruction input from the display device 111, and outputs the result to the display device 111 again. The display device 111 is a device that displays screen information for input and a result of processing performed by the processing device 110, and corresponds to a liquid crystal screen or the like. The clock device 112 is a device that calculates the current date and time.
[0026]
The storage device 113 stores the business activity information 114 and the business activity schedule information 115 necessary for going out on the day and conducting business activities by copying them from the in-house system server 101.
[0027]
In the sales activity information 114, each sales representative selects in advance the activity information on the activity target (customer or project) required on the day of going out using the in-house work terminal 108, copies the information, and copies the information. It is stored in the simple terminal 109. In the activity information, set the conditions that each salesperson needs on their own, such as the activity target (customer or proposal) that will be visited on the day of going out or all the activity targets (customer or proposal) in charge. The information is selected, and the information is copied and stored in the storage device 113 of the portable simple terminal 109.
[0028]
Similarly, the sales activity schedule information 115 selects the schedule of the sales representative himself using the in-house work terminal 108 in advance, copies the information, and stores it in the storage device 113 of the portable simple terminal 109. Generally, only each salesperson's own schedule is selected, copied and stored in the storage device 113 of the portable simple terminal 109. However, schedule information of other salespeople who each salesperson thinks is necessary is also included. It can be stored.
[0029]
FIG. 2 is a diagram illustrating an image example of a daily activity schedule of a salesperson according to the present embodiment. In the present embodiment, a very general sales style is assumed in which one sales representative is in charge of a plurality of customers or projects, develops sales activities around customers, and wins orders.
[0030]
In the sales activities described above, the sales rep obtains the promises of visiting several customers a day, and once they go out, they go from one customer to another and go to all the customers. After returning to the office, fill in the activity report.
[0031]
When an example of a daily business activity schedule is shown in an image, first, a visit is made to Company A 201 from 9:00 to 10:00, and then to Company B 202 from 11:30 to 12:00. The customer visit time is scheduled for several times a day. This visit time is the time when the visitor made an appointment with the person in charge of the customer at the previous visit or by telephone.
[0032]
The vacant time 203 between visits is the time required for moving from one customer to the next customer, eating, and the like, and is the time when the user is out but not in contact with the customer. Of course, if there is a lot of free time before the next visit, you may return to your office and go out again.
[0033]
During this spare time, the sales representative prepares and confirms the contents to be negotiated with the next customer, and performs an activity of filling in a report on the contents of the business with the customer after the visit. Looking at this from the viewpoint of one activity target, that is, the activity for the customer or the project, prepare and confirm the activity for the customer to be visited in the spare time before the visit, and visit the customer to develop sales activities. The activity cycle is to fill in the activity result report to the customer in the idle time after the visit. It can be said that the salesperson repeats three activity cycles of activity preparation, activity, and activity report for each visiting customer during the day.
[0034]
FIG. 3 is a diagram illustrating an example of a table configuration of business activity schedule information according to the present embodiment. As shown in FIG. 3, in the sales activity schedule information, the customer visit destination and the visit time of the day are recorded for each sales representative and each date.
[0035]
In FIG. 3, the business name 301 indicates the name of the salesperson, and the activity date 302 indicates the date on which the salesperson is active. The business activity schedule includes a business name 301 and an activity date 302 as key items, and an activity schedule including an item number 303, a customer name 304, a start time 305, and an end time 306. A plurality of activity dates are linked to one business name, and a plurality of activity schedules are linked to one activity date. Any number of activities are planned.
[0036]
The item number 303 indicates the order of visits on the date. 1, 2,... N from the earliest time series. n is an arbitrary number. The customer name 304 indicates the name of the customer or matter of the visit destination that is the activity target, and the start time 305 indicates the time of visiting the visit destination, and indicates the business activity start time for the activity target. The end time 306 is a time at which the sales activity at the visit destination ends.
[0037]
FIG. 4 is a diagram illustrating an example of a table configuration of business activity information according to the present embodiment. As shown in FIG. 4, the sales activity information is information in which a report of the result of each sales representative visiting a customer every day and performing sales activities is recorded for each customer and each visit date.
[0038]
In the table structure of the business activity information, for the key items consisting of the customer name 401 and the business name 402, the activity date / time 403, place 404, visitor 405, product name 406, expected order date 407, order accuracy 408, order schedule A plurality of pieces of activity information including an amount 409, a comment 410, and a preliminary memo 411 are linked.
[0039]
In this sales activity information, items required in business, that is, items required in business, are different depending on each company. The customer name 401, the business name 402, and the activity date / time 403 are essential items required in any company, but the other items can be set arbitrarily in each company. It shall indicate the report item.
[0040]
In FIG. 4, a customer name 401 indicates a customer name of a visiting destination, and indicates a case name for each case. The sales name 402 indicates the name of the salesperson, and the activity date / time 403 indicates the date on which the salesperson visited the customer and performed sales activities and the time of the visit.
[0041]
The place 404 indicates the place where the customer was met, and the visitor 405 is the name of the person in the customer who met the sales person. The product name 406 is the name or code of the product that the sales representative wants to obtain an order from a customer who has visited, and the expected order date 407 is the date when the sales representative can or cannot obtain the order. It is the expected date of the goal.
[0042]
The order accuracy 408 indicates the degree of the order accuracy at the stage when the negotiations on the day of the visit have been completed, and the order accuracy is set in advance within the company in a unified standard. It is assumed that the expected order stage is set so that the accuracy can be determined. The planned order amount 409 indicates the amount that the salesperson expects to obtain an order from the customer who has visited, or the target amount.
[0043]
The comment 410 is information obtained while the salesperson visits this customer and conducts sales activities and the impression of the salesperson himself, and indicates contents that cannot be expressed in the above items. It is possible to fill in freely. The advance preparation memo 411 shows the contents of the sales representative preparing for the sales activity by himself / herself at the next visit based on the business negotiation with the customer who has input the report. The sales representative can also freely enter the preparatory memo 411.
[0044]
FIG. 5 is a flowchart showing a processing procedure of the business activity information management processing of the present embodiment. FIG. 5 shows an overview of the overall processing of the display method of the business activity information according to the present embodiment, and a predetermined icon (button) displayed on the display device 111 of the portable simple terminal 109 when the salesperson goes out. When is pressed, the processing device 110 of the portable simple terminal 109 executes the following processing.
[0045]
In step 501, the activity status determination processing unit 120 of the portable simple terminal 109 reads the current time from the clock device 112, and matches the current time stored in the storage device 113 with the sales activity schedule information 115 of the sales rep on the day. Then, the relationship between the current time and each start time 305 and each end time 306 in the business activity schedule information 115 is obtained. Thus, it is determined which activity status is present for which activity target.
[0046]
In step 502, the activity information display processing unit 121 specifies information to be displayed based on the activity target and the activity status determined in step 501, reads the information from the storage device 113, and displays the information on the display device 111. Further, depending on the determined activity status, it is connected to an external network 107 such as a public line network and the Internet, connected to the in-house system server 101 via the public line network and the Internet, and stored in the storage device 103 of the in-house system server 101. The latest information is read out and displayed on the display device 111 of the portable simple terminal 109.
[0047]
In accordance with the information displayed in step 502, the salesperson confirms various information and instructs further processing on the portable simple terminal 109, and in step 503, the corresponding process execution processing unit 122 The processing device 110 of the terminal 109 or the processing device 102 of the in-house system server 101 executes a process according to the instruction.
[0048]
FIG. 6 is a flowchart showing the processing procedure of step 501 “judgment of the current activity target and activity status” in FIG. 5 of the present embodiment. As shown in FIG. 6, the activity status determination processing unit 120 of the portable simple terminal 109 obtains the relationship between the current time and the start time and the end time of each activity in the activity schedule information, thereby obtaining the current activity target and the activity. The status is determined. That is, the current time is compared with the sales activity schedule information to determine which activity target is currently in the activity status of “activity preparation”, “active” or “activity report”.
[0049]
In step 601, the activity status determination processing unit 120 of the portable simple terminal 109 reads the current time from the clock device 112. This value is assumed to be x.
In step 602, the business name 301 and the activity date 302 of the business activity schedule information 115 are searched from the storage device 113, and the business activity schedule information of the sales person on that day is read. The start time 305 and the end time 306 of the business activity schedule information are matched in time series with the current time x, and the relationship between the current time x and the start time and the end time closest to the current time x is obtained.
[0050]
In step 603, it is determined whether the current time x is before the start time of the first customer (customer of item number 1) or after the end time of the last customer (item number n). If one of the above conditions is satisfied, the process proceeds to step 604; otherwise, the process proceeds to step 607.
[0051]
In step 604, it is determined whether the current time x is before the start time of the first customer (1) or after the end time of the last customer (n). If the current time x is before the start time of the first customer (1), the process proceeds to step 605, and if it is after the end time of the last customer (n), the process proceeds to step 606.
[0052]
In step 605, since the current time x is before the start time of the first customer (1), it is a preparation stage before heading to the first customer to be visited on that day, and there is no activity before that. Is determined to be "activity preparation for the customer of item No. 1."
[0053]
In step 606, since the current time x is after the end time of the last customer (n), it is after the last customer visit of the day, and there is no activity after that. Therefore, the activity status is "last item number (n)". Activity report to the customer. "
[0054]
Steps 607 and subsequent steps in FIG. 6 are the processing flow when the condition is not satisfied in step 603.
In step 607, it is determined which of the two branches to proceed based on the relationship between the current time x obtained in step 602 and the business activity schedule information.
[0055]
That is, if the relationship between the current time x and the business activity schedule information is: start time of the customer of item number (n) ≦ current time x ≦ end time of the customer of item number (n), the process proceeds to step 608. If the relationship between the current time x and the sales activity schedule information is: end time of the customer of item number (n) ≦ current time x ≦ start time of the customer of item number (n + 1) to be visited next Proceed to step 609.
[0056]
In step 608, if the relationship between the current time x and the sales activity schedule information is such that the start time of the customer of the item number (n) ≦ the current time x ≦ the end time of the customer of the item number (n), the activity status Is determined to be "active for the customer of item number (n)".
[0057]
In step 609, the relationship between the current time x and the business activity schedule information is: end time of the customer of item number (n) ≦ current time x ≦ start time of the customer of item number (n + 1) to be visited next. In this case, the sales activity for the customer of the item number (n) is completed, and it is determined that it is the free time before entering the activity for the customer of the item number (n + 1) to be visited next. The activity status at this point has two possibilities: an activity report for the customer with the item number (n) and an activity preparation for the customer with the item number (n + 1). Therefore, in order to determine either of them, the sales activity information 114 of the customer of the item number (n) is searched and read from the storage device 113.
[0058]
In step 610, a search is made as to whether or not the business activity information of the day is already registered in the business activity information for the customer (n). If the business activity information of the day has already been registered, the process proceeds to step 611. If the business activity information of the day has not been registered, the process proceeds to step 612.
[0059]
In step 611, since the business activity information of the day has already been registered, the activity report for the customer of the item number (n) has already been completed, and the activity status is "the item number (n + 1) of the next visit". Activity preparation for the customer ".
[0060]
In step 612, since the business activity information of the day has not been registered yet, the customer activity report of the item number (n) has not been completed, and the activity status is “activity report for the customer of the item number (n)”. Judge that there is. Here, it is assumed that an activity report is input each time an activity for one activity object is completed, instead of inputting a plurality of activity reports collectively later. This is because if they are input together, there is a risk of missing or omission as in the case of the daily report or the weekly report. Therefore, after the input of the activity report for the customer of the item number (n) is completed, the process proceeds to the activity preparation for the customer of the item number (n + 1).
[0061]
FIGS. 7, 8 and 9 are flowcharts showing the details of the process of step 502 "identification and display of information according to activity status" in FIG.
Here, according to the activity status determined in FIG.
If the activity status = activity preparation, the processing in FIG.
If the activity status = active, the process of FIG.
If the activity status is an activity report, the processing in FIG. 9 is performed.
[0062]
FIG. 7 is a flowchart showing a processing procedure when “activity status = activity preparation” as a result of the processing in FIG. 6 of the present embodiment. Here, it is confirmed by referring to the previous sales activity information about what kind of activities should be carried out and what kind of contents should be spoken to the customers to be visited from now on.
[0063]
A sales rep who is in charge of many customers and deals alone and visits multiple customers in one day may not be able to visit the customer for the first time in a long time, It is difficult to memorize all the stories that the customer talked to at the time of the visit, and all the prepared homework such as confirmation items and requests have been completely prepared, and it is easy to forget it is there. Also, it is troublesome to record it in your own notebook separately from the report issued to the company. Therefore, by using the portable simple terminal 109 to refer to the activity information as the contents of the previous negotiation immediately before the visit to the customer and to reconfirm the contents of preparations for the negotiation to be performed in the future, there is no omission or omission and completeness To be able to respond.
[0064]
In step 701, the activity information display processing unit 121 of the portable simple terminal 109 refers to the business activity schedule information 115 in the storage device 113, and as a result of the processing in FIG. The customer name is specified from the business activity schedule information 115.
[0065]
In step 702, the sales activity information 114 for the customer specified in step 701 is read from the sales activity information 114 with reference to the sales activity information 114 in the storage device 113.
[0066]
In step 703, the business activity information of the latest date is read out of the business activity information read in step 702. In step 704, the business activity information read in step 703 is displayed on the display device 111 of the portable simple terminal 109. indicate.
[0067]
FIG. 8 is a flowchart showing a processing procedure when “activity status = active” as a result of the processing in FIG. 6 in step 502 in FIG. 5 of the present embodiment. During the actual business negotiations at the customer, as the business negotiations proceed, the customer is asked to confirm the stock quantity and delivery date of the desired product. In particular, for products that need to be delivered in a hurry, or for products that have scarce inventory, the latest inventory status must be checked and measures must be taken to ensure that the quantity of products required by customers can be delivered on the required date. By responding to such customer needs in a timely manner, it is possible to gain the trust of customers and win orders.
[0068]
For this reason, a portable simple terminal 109 is connected to the in-house system server 101 using an external network 107 such as a public line network and the Internet to check the latest stock status in the company.
[0069]
In step 801, the activity information display processing unit 121 of the portable simple terminal 109 refers to the business activity schedule information 115 in the storage device 113, and as a result of the processing in FIG. After the customer name is specified from the business activity schedule information 115, the information on the product name for the specified customer is read from the business activity information 114 by referring to the business activity information 114 in the storage device 113. Then, the portable simple terminal 109 is connected to the public line network and the Internet, connected to the in-house system server 101 via the line, and reads out the stock search screen information for searching for the product stock for the specified customer.
[0070]
In step 802, the inventory search screen information read in step 801 is transmitted to the portable simple terminal 109 via the public network and the Internet, and displayed on the display device 111 of the terminal. After that, in step 503 in FIG. 5, the corresponding process execution processing unit 122 inputs a product name or the like whose inventory is to be searched, and searches whether there is any stock.
[0071]
Inventory information is an example of information to be referred to during an activity, and reference information required for business is determined in advance, and a screen of the information is displayed. In addition to the stock information, order information (order input) can be considered.
[0072]
FIG. 9 is a flowchart showing a processing procedure when “activity status = activity report” is obtained as a result of the processing in FIG. 6 in step 502 in FIG. 5 of the present embodiment. Here, a screen for inputting a report on the customer who has completed the visit is displayed on the display device 111.
[0073]
In step 901, the activity information display processing unit 121 of the portable simple terminal 109 refers to the sales activity schedule information 115 in the storage device 113, and as a result of the processing in FIG. The customer name is specified from the business activity schedule information 115.
[0074]
In step 902, the sales activity information 114 in the storage device 113 is accessed, and a sales activity information input screen for the customer specified in step 901 is called.
[0075]
In step 903, the customer name specified in step 901, the date of the day read from the clock device 112, and the business name that is being input are set to the customer name, date, and business name of the business activity information input screen, respectively, as initial values. Set as
[0076]
In step 904, the display screen 111 of the portable simple terminal 109 displays the business activity information input screen in which the initial values are set in step 903. Thereafter, in step 503 of FIG. 5, the content of the report is input by the corresponding process execution processing unit 122 and stored in the storage device 113.
[0077]
FIG. 10 is a diagram showing an example of the sales activity information displayed in the processing of FIG. 7 of the present embodiment. As shown in FIG. 10, the displayed items of the business activity information represent the same contents as the respective items of the example of the table configuration diagram of the business activity information of FIG.
[0078]
FIG. 11 is a diagram showing an example of an inventory search screen displayed as a result of the processing of FIG. 8 of the present embodiment. In FIG. 11, a product name 1101, a scheduled arrival date 1102, an inventory base (location) 1103, and a quantity 1104 are items for setting conditions for searching inventory. With respect to them, the sales person inputs conditions to be searched or selects conditions to be searched.
[0079]
FIG. 12 is a diagram showing an example of a business activity information input screen displayed in the process of FIG. 9 of the present embodiment. In FIG. 12, the items on the input screen represent the same contents as the respective items in the example of the table configuration diagram of the business activity information in FIG. 4, but only the next visit date 1201 is entered after entering the business activity schedule information. Shall be recorded in
[0080]
In the case of input using the portable simple terminal 109, since a keyboard is not attached and a display device 111 is small like a PC, inputting, particularly, character input, is very troublesome. For this reason, in order for the salesperson to be able to input data in a short free time, it is necessary to devise a method such as setting in advance so that input items can be selected. Comments and pre-preparation memos are free entry fields for sales representatives, but the portable simple terminal 109 takes time to input. Therefore, it is necessary to devise operational measures such as inputting only the minimum necessary contents such as keywords, returning to the office, and using the in-house work terminal 108, which is easier to input, to form sentences.
[0081]
As described above, the sales activity information management system according to the present embodiment determines the current activity target and the activity status of the salesperson by simply pressing the icon (button) once, and displays the activity information to be referred in one shot. can do. As a result, the salesperson can refer to the information necessary for the sales activity with a simple operation in a short free time between visits.
[0082]
In the actual system, since the sales activity schedule may be shifted or used for purposes other than this embodiment, the sales representative is required to display the necessary information just by pressing the icon as described above. There is also a menu for searching and selecting necessary information by itself, and it is conceivable that sales representatives can use them properly.
[0083]
As described above, according to the information management system of the present embodiment, information corresponding to the current activity target and the activity status is specified and displayed, so that necessary information is quickly displayed without performing complicated operations. It is possible to do.
[0084]
【The invention's effect】
According to the present invention, the information corresponding to the current activity target and the activity status is specified and displayed, so that necessary information can be quickly displayed without performing a complicated operation.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a diagram showing a schematic configuration of a business activity information management system for displaying business activity information according to an embodiment.
FIG. 2 is a diagram illustrating an example of an image of a daily activity schedule of a salesperson according to the embodiment;
FIG. 3 is a diagram illustrating an example of a table configuration of business activity schedule information according to the embodiment;
FIG. 4 is a diagram illustrating a table configuration example of business activity information according to the embodiment;
FIG. 5 is a flowchart showing a processing procedure of a sales activity information management process of the embodiment.
FIG. 6 is a flowchart showing a processing procedure of step 501 “judgment of current activity target and activity status” in FIG. 5 of the present embodiment.
7 is a flowchart showing a processing procedure when “activity status = activity preparation” as a result of the processing in FIG. 6 of the present embodiment;
8 is a flowchart illustrating a processing procedure when “activity status = active” as a result of the processing in FIG. 6 in step 502 in FIG. 5 of the present embodiment.
9 is a flowchart showing a processing procedure when “activity status = activity report” is obtained as a result of the processing in FIG. 6 in step 502 in FIG. 5 of the present embodiment.
FIG. 10 is a diagram showing an example of business activity information displayed in the processing of FIG. 7 of the embodiment.
FIG. 11 is a diagram showing an example of an inventory search screen displayed as a result of the processing in FIG. 8 of the embodiment.
FIG. 12 is a diagram showing an example of a business activity information input screen displayed in the process of FIG. 9 of the embodiment.
[Explanation of symbols]
101: In-house system server, 102: Processing device, 103: Storage device, 104: Sales activity information, 105: Sales activity schedule information, 106: Inventory information, 107: External network, 108: Internal work terminal, 109: Portable Simple terminal, 110: processing device, 111: display device, 112: clock device, 113: storage device, 114: sales activity information, 115: sales activity schedule information, 120: activity status judgment processing unit, 121: activity information display process Department, 122: Corresponding process execution processing unit, 201: Company A, 202: Company B, 203: Free time, 301: Business name, 302: Activity date, 303: Item number, 304: Customer name, 305: Start time, 306: End time, 401: Customer name, 402: Business name, 403: Time, 404: Location, 405: Visitor, 406: Product name 407: Scheduled order date, 408: Order accuracy, 409: Scheduled order amount, 410: Comment, 411: Preliminary memo, 1101: Product name, 1102: Scheduled arrival date, 1103: Inventory base (location), 1104: Quantity, 1201… Next visit day.
