【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、新規文書の効率的な作成を支援するための文書作成支援装置、文書作成支援方法、プログラムおよび記録媒体に関し、既に作成され蓄積されている文書例のうち、内容的に関連する文書例を参考にしながら新規文書を作成する支援技術に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来からパソコンやワードプロセッサ等を用いて種々の文書が作成されているが、文書作成には文書構成や文書内容等を考える作業とともに、既に作成済みの文書の中から参考になると思われる文書を検索する作業もある。
もともと文書検索自体が相当の手間を要する作業であることを考えると、文書作成作業に多大な労力と時間を費やすことになり、非効率であるという問題が指摘されている。
【０００３】
この問題を解決するために、例えば、特開平２−２８８９６０号公報の「文書作成支援システム」では、穴埋め式の定型文を用意しておき、作成する文書の論旨の展開に沿った定型文を選択し、必要事項を入力することにより文書作成を支援している。
【０００４】
また、定形文書の作成を支援するために、例えば、特開２０００−２５０９００号公報の「文書作成支援装置」では、まず、所定の定形文書の外観を定義する単数または複数の記述枠の大きさ、配置情報、および各記述枠に書き込まれる記述条件を定義する文書データの文字種、各文字種の割り当て個数および各文字種の配列順序に関する書式情報を記憶させておく。
次に、ユーザが新しい定形文書を作成する際、予め記憶してある書式情報を読み出して所定のガイダンス形式で表示させることによりユーザの文書作成を支援している。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記特開平２−２８８９６０号公報や特開２０００−２５０９００号公報の技術においては、挨拶状や仕様書のように書式と文書に記載される内容がほぼ決まっているような文書の場合には効果的であるが、内容が多岐にわたる文書を作成する場合には効果的な支援が望めないという問題がある。
【０００６】
また、既存文書の検索作業において、新規に作成する文書に類似した文書が既存文書の中に含まれているにもかかわらず、文書作成者がその存在や格納場所を把握していなかったり、検索しても見つけ出せなかったりすることが原因で既存文書情報を有効に活用することができないといった問題も存在している。
【０００７】
この問題を解決するために、例えば特開平１１−２７２７０８号公報の「文書作成支援システム」では、ユーザが作成したい文書の概要を入力し、この文書概要を解析して様式、文書構造、キーワード等の情報を抽出し、抽出された情報と同一または類似の情報を有する既存の文書を検索して、検索された文書を活用することによりユーザの新規文書の作成を支援している。
【０００８】
しかしながら、上記特開平１１−２７２７０８号公報の技術においては、ユーザが新規に作成する文書の概要を入力する手間が発生するという問題に加え、入力された文書概要の解析がうまくいかなければ、既存の文書を検索するための適切な情報が抽出されず、文書概要の再入力といった新たな手間が発生することになり、文書作成の効率アップにはつながりにくいという問題が依然として残る。
【０００９】
本発明は、上述した実情を考慮してなされたもので、定型文書であるか否かに関わらず、ユーザが新規の文書を作成する際に既存の文書例の中から参考となる文書を容易に見つけ出すことができるようにし、文書作成が苦手なユーザであっても効率的に文書を作成することができるように支援する文書作成支援装置、文書作成支援方法、文書作成支援装置の機能を実行するためのプログラムおよびそのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体を提供することを目的とする。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
上記の課題を解決するために、本発明の請求項１の文書作成支援装置は、表示された文書例を参照することにより文書を作成する文書作成支援装置であって、既存の文書から文書の特徴を表す情報を抽出する特徴情報抽出手段と、既存の文書とその文書の前記特徴情報を対応付けて記憶した文書例記憶手段と、ユーザから文書一覧の表示指示により前記文書例記憶手段に記憶されている文書の一覧を前記特徴情報に基づいて文書画像一覧として表示する文書一覧表示制御手段と、ユーザから前記文書画像一覧中の文書の選択指示により前記文書例記憶手段から選択された文書の内容を読み出して表示させる文書例表示制御手段とを備えることを特徴とする。
【００１１】
また、本発明の請求項２は、請求項１に記載の文書作成支援装置において、前記特徴情報は、文書を構成するキーワードであることを特徴とする。
また、本発明の請求項３は、請求項２に記載の文書作成支援装置において、前記特徴情報抽出手段は、文書から複数のキーワードを各々のキーワードに対する重要度情報とともに抽出し、この抽出されたキーワードと重要度情報を当該文書と関連づけて前記文書例記憶手段に記憶することを特徴とする。
【００１２】
また、本発明の請求項４は、請求項３に記載の文書作成支援装置において、前記文書一覧表示制御手段は、キーワードごとに、当該キーワードが抽出された文書の一覧を重要度情報の順に文書画像一覧として表示するとともに、この文書画像一覧中からユーザが文書を選択すると、同一文書に対する文書間リンクを表示することを特徴とする。
また、本発明の請求項５は、請求項４に記載の文書作成支援装置において、前記文書一覧表示制御手段は、前記文書間リンクを表示するときに、各キーワードの重要度情報に応じた強度で各文書画像を強調表示することを特徴とする。
【００１３】
また、本発明の請求項６は、請求項１乃至５のいずれかに記載の文書作成支援装置において、前記文書例記憶手段は、さらに文書ごとにその文書の概要を表す文書概要を記憶し、前記文書例表示制御手段は、文書の内容とともにその文書の文書概要をも表示することを特徴とする。
また、本発明の請求項７は、請求項１乃至６のいずれかに記載の文書作成支援装置において、ユーザごとに既存の文書に対するアクセス履歴を格納するユーザプロファイル記憶手段を備え、前記文書一覧表示制御手段は、前記ユーザプロファイル記憶手段に格納されたアクセス履歴情報に基づいて文書一覧中の文書の表示順序を変えることを特徴とする。
【００１４】
また、本発明の請求項８の文書作成支援方法は、表示された文書例を参照することにより文書を作成する文書作成支援方法であって、既存の文書から文書の特徴を表す情報を抽出して、当該文書とその特徴情報を対応付けて蓄積し、この蓄積された文書の一覧を前記特徴情報に基づいて文書画像一覧として表示することにより、特徴情報と文書間の対応関係を確認しながら適切な文書を選択できるようにしたことを特徴とする。
また、本発明の請求項９のプログラムは、コンピュータに、請求項１乃至７のいずれかに記載の文書作成支援装置の機能を実行させるためのプログラムである。
また、本発明の請求項１０の記録媒体は、請求項９に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体である。
【００１５】
以上の構成により、定型文書であるか否かに関わらず、ユーザが新規の文書を作成する際に既に作成され蓄積されている複数の文書例の中から参考となる文書を容易に見つけ出すことができ、文書作成が苦手なユーザであっても効率的に文書を作成することができるようになる。
【００１６】
また、文書の特徴情報としてその文書のキーワードを利用すると、そのキーワードが文書の内容に直接関連する情報であるため、ユーザによる参考文書の選択がより適切に行われるようになる。
また、文書内容とともに文書の概要を表示するので、画面に表示された文書の内容把握が容易になり、ユーザによる参考文書の選択がより適切に行われるようになる。
【００１７】
また、より重要度の高いキーワードが当該文書を最も特徴づけるものと解釈することができるので、キーワードごとの重要度をもとに文書一覧表示することにより、ユーザによる参考文書の選択がより適切に行われるようになる。
【００１８】
また、文書一覧を表示したときに、キーワードと文書間の対応関係が容易にわかる（＝蓄積されている文書群が分類される）だけでなく、文書に付与されているすべてのキーワードが文書間リンクによって確認できるため、ユーザによる参考文書の選択がより迅速かつ適切に行われるようになる。
さらに、各キーワードの重要度に応じた強度で各文書が強調表示されるため、ユーザによる参考文書の選択がより適切に行われるようになる。
【００１９】
また、ユーザごとに蓄積された文書例アクセス履歴に基づいて文書一覧中の文書の表示順序を変えるので、本装置を使用すればするほどユーザが頻繁にアクセスする文書例が優先的に表示されるようになり、ユーザの目的に沿った文書例へのアクセス効率がアップするとともに、文書作成作業の効率アップにもなる。
【００２０】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して本発明の文書作成支援装置に係る実施形態について説明する。以下、日本語による文書作成の場合を例にして説明するが、本発明は日本語による文書作成に限定されるものではなく外国語での文書作成にも同様に適用することができる。
【００２１】
＜実施形態１＞
図１は、本発明の文書作成支援装置の実施形態１の機能構成を示すブロック図である。
図１において、文書作成支援装置は、文書作成編集手段１、文書一覧表示制御手段２、文書例表示制御手段３、文書例記憶手段４、ユーザプロファイル記憶手段５、特徴情報抽出手段６から構成される。
【００２２】
特徴情報抽出手段６は、作成済みの文書を登録するときに、その文書の特徴情報を抽出し、その特徴情報をその文書と対応づけるようにして文書例記憶手段４に格納する。即ち、ユーザは、文書作成支援装置を利用する前に、この特徴情報抽出手段６を実行させて、作成済みの文書とその特徴情報を文書例記憶手段４へ登録しておく。
文書の特徴情報は、文書を構成するキーワードとその重要度および書誌情報（例えば、作成者名、作成年月日、ファイル形式等）である。
【００２３】
また、文書の特徴情報として、既存の文書中の重要文や文書の先頭から数文からなる文書概要を抽出し、その文書に対応させて記憶するようにしてもよい。
文書からのキーワード抽出方法、キーワードの重要度算出方法や重要文抽出方法は、自然言語処理分野や情報検索分野における従来の技術を用いる。
このように文書の特徴情報としてキーワードを抽出したときには、このキーワードが文書の内容に直接関連する情報であり、書誌情報では表せない内容の違いをはっきり区別できるため、参考文書を選択するのが容易になる。
【００２４】
文書例記憶手段４の特徴情報に関するデータ構造は、文書ごとに次の項目から構成される（図２参照）。
文書名、作成者名、作成年月日、ファイル形式、キーワードとその重要度、文書概要
（キーワードや文書概要については、複数個に設定することが可能である。）
【００２５】
文書作成編集手段１は、ユーザによって入力される文書の作成または編集を制御する。文書の作成または編集中に、既存の文書を参照したい場合には、既存の文書一覧を表示させるユーザからの指示を入力して文書一覧表示制御手段２を起動させる。
また、文書作成編集手段１は、文書例表示制御手段３で参考となる既存の文書の書き出しを行った場合には、この既存文書を編集するようにして、ユーザに新規文書を作成させる。
【００２６】
文書一覧表示制御手段２は、文書例記憶手段４に記憶されている作成済みの文書一覧を文書画像一覧（例えば、文書名付きのサムネイル表示やアイコン表示による文書一覧）として、文書作成編集のための画面とは別画面に表示する。この文書画像一覧は、各文書に対応する特徴情報ごとに分類されて配列され、この各文書画像は文書例記憶手段４の文書へリンクされる。
この分類のキーとなる特徴情報は、ユーザによって適宜変更可能である。例えば、作成者をキーとして分類し、誰がどの文書を作成したのかを表示するようにしてもよい。
【００２７】
図３は、文書一覧の表示例である。図３において、左端には特徴情報であるキーワードを配置し、キーワードごとに、そのキーワードを持つ文書をキーワードの重要度の順に配列している。従って、複数のキーワードをもつ文書は、キーワードごとに表示されるため、文書一覧中には複数表示されることになる。
【００２８】
ここで、文書一覧表示制御手段２は、文書一覧中に同一文書が複数表示されているときに、この文書一覧中の１つの文書がマウスで１クリックして選択されると、その文書と同一文書を他の文書と区別して表示する。
例えば、同一文書を線分で結んだ文書間リンクを表示する（図４参照）。または、同一文書の文書画像を明滅させたり、あるいは着色させたりして、他の文書画像と区別するように表示させる。
これにより特徴情報と文書間の対応関係が容易にわかる（＝蓄積されている文書群が分類される）だけでなく、その文書に付与されているすべての特徴情報（例えば、キーワード）がわかるため、ユーザによる参考文書の選択がより迅速かつ適切に行われるようになる。
【００２９】
さらに、その文書の各キーワードに重要度が対応づけられている場合、重要度に応じた強度で文書画像を強調表示（例えば、色の濃淡や別の色等を使って重要度を表現する）するようにしてもよい（図４参照）。
ここで、より重要度の高いキーワードは当該の文書を最も特徴づけるものと解釈することができるので、この重要度に基づいた一覧表示を行うことによりユーザによる参考文書の選択がより適切に行われるようになる。
【００３０】
文書一覧表示制御手段２は、ユーザが文書画像一覧の中から所望の文書をマウスで２クリックして選択すると、文書例表示制御手段３を起動させる。
文書例表示制御手段３は、選択された文書画像からリンクされた文書の内容を一覧表示の画面とは別画面に表示する。この文書例表示制御手段３における表示には、例えば、図５のように文書の内容と、この文書が新規に作成する文書に利用できると判断した場合に文書作成編集手段１への書き出し要求を行う「文書書き出し」ボタンとが表示される。
【００３１】
また、文書内容を表示するときに、当該文書と対応づけられて文書例記憶手段４に記憶されている文書概要も同時に（例えば、別画面に）表示するようにしてもよい（図６参照）。あるいは、表示された文書内容の文書概要にあたる部分を強調表示するようにしてもよい。
これによると、画面に表示された文書の内容把握が容易になり、ユーザによる参考文書の選択がより適切に行われるようになる。
【００３２】
ユーザがこの「文書書き出し」ボタンを押下すると、文書作成編集手段１へその文書内容が書き出されると同時に、当該ユーザのユーザプロファイル記憶手段５の文書例アクセス履歴情報が更新される。
このユーザごとの文書例アクセス履歴情報は、書き出された文書の頻度情報の累積と、文書一覧表示で文書を選択したときの文書画像が属していた特徴情報の頻度情報の累積である。
例えば、図４の文書一覧表示で、キーワード「情報活用」をもつ文書名＜ニーズ調査報告書＞を選択して内容を表示させ、この文書を書き出した場合には、文書名＜ニーズ調査報告書＞の頻度とキーワード「情報活用」の頻度とをともにカウントアップして、ユーザプロファイル記憶手段５のこのユーザの文書例アクセス履歴情報を更新する。
【００３３】
これにより、同一ユーザによって次に文書一覧表示制御手段２が呼び出されると、文書一覧表示制御手段２は、このユーザプロファイル記憶手段５に蓄積された文書例アクセス履歴情報を参照して、頻度の高い順に特徴情報を表示し、各特徴情報に対応する文書例の配置順序を頻度の高い順（同じ頻度に対しては、重要度の大きい順）にして文書画像を表示する。
例えば、図７に示すように、左端に表示されたキーワードの順序は、キーワードのアクセス頻度の高い順に表示され、各キーワードに対する文書画像は、頻度の高い順（同じ頻度に対しては、重要度の大きい順）に配列されて表示されている。
これにより、本文書作成支援装置を使用すればするほどユーザが頻繁にアクセスする文書例が優先的に表示されるようになり、ユーザの目的に沿った文書例へのアクセス効率がアップするとともに、文書作成作業の効率アップにもなる。
【００３４】
ユーザは、文書例表示制御手段３で表示された文書の内容を見て、参考文書として適切ではないと判断した場合には、文書一覧を表示した画面に戻り他の文書を新たに選択する。
【００３５】
以上の構成により、定型文書であるか否かに関わらず、ユーザが新規の文書を作成する際に作成済みの蓄積されている複数の文書例の中から参考となる文書を容易に見つけ出すことができ、文書作成が苦手なユーザであっても効率的に文書を作成することができるようになる。
【００３６】
図８は、本発明の文書作成支援装置を使って文書を作成するときの処理の流れを示すフローチャートである。
文書作成編集中に、ユーザが蓄積された既存の文書の一覧表示を指示すると、文書例記憶手段４に記憶された文書の一覧が文書画像一覧（例えば、文書名付きのサムネイル表示やアイコン表示による文書一覧）として表示される（ステップＳ１）。
この文書一覧表示は、特徴情報（例えば、キーワード情報）に基づいた配列で表示される。
【００３７】
ここで、ユーザが文書画像一覧の中から文書をマウスで１クリックして選択すると（ステップＳ２のＹＥＳ）、その文書に付与されているすべての特徴情報（例えば、キーワード）がわかるように同一文書であることを示す文書間リンクが表示される（ステップＳ３）。文書間リンクではなく、同一の文書であることを他の文書と区別するように表示してもよい。
一方、ユーザが１クリックしなかった場合には（ステップＳ２のＮＯ）、文書の内容を表示させる指示を行ったかを調べるためにステップＳ４へ進む。
【００３８】
または、ユーザが文書画像一覧中の文書に対して内容の表示要求を出すと（ステップＳ４のＹＥＳ）、文書画像にリンクされている文書の内容が文書例記憶手段４から読み出されて画面上に表示される（ステップＳ５）。
このとき、文書例記憶手段４に選択された文書に対応した文書概要を同時に表示するようにしてもよい。この文書概要は、文書の内容とは別の画面に表示してもよいし、文書の内容のうち文書概要に該当する部分を強調表示するようにしてもよい。
一方、文書内容表示の指示をしなかった場合（ステップＳ４のＮＯ）、ステップＳ２へ戻る。
【００３９】
ユーザは、画面上に表示された文書が新規に作成する文書に利用できると判断した場合には、文書作成編集のために書き出し要求を出す（ステップＳ６のＹＥＳ）。
書き出し要求があると、文書作成編集のためにその文書内容が書き出される（ステップＳ７）。このとき、当該ユーザのユーザプロファイル記憶手段５における文書例アクセス履歴情報を更新する（ステップＳ８）。
このようにして参考となる既存の文書を取得した後、ユーザはこの文書を活用して新規文書を作成する（ステップＳ９）。
【００４０】
一方、ステップＳ６において、画面上に表示された文書の内容を見てユーザが参考文書として適切ではないと判断した場合には（ステップＳ６のＮＯ）、他の文書を新たに選択するためにステップＳ２へ戻って、文書一覧の中から他の文書を選択して内容を表示させることができる。
【００４１】
＜実施形態２＞
本発明は上述した実施形態のみに限定されたものではない。上述した実施形態の機能をプログラム化し、あらかじめＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に書き込んでおき、コンピュータに搭載したＣＤ−ＲＯＭドライブのような媒体駆動装置にこのＣＤ−ＲＯＭ等を装着して、これらのプログラムをコンピュータのメモリあるいは記憶装置に格納し、それを実行することによって、本発明の目的を達成することができる。
【００４２】
なお、記録媒体としては半導体媒体（例えば、ＲＯＭ、不揮発性メモリカード等）、光媒体（例えば、ＤＶＤ、ＭＯ、ＭＤ、ＣＤ−Ｒ等）、磁気媒体（例えば、磁気テープ、フレキシブルディスク等）のいずれであってもよい。
【００４３】
また、ロードしたプログラムの指示に基づき、オペレーティングシステム等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって上述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００４４】
さらに、上述したプログラムが、機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるメモリにロードされ、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって、上述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００４５】
また、上述したプログラムをサーバコンピュータの磁気ディスク等の記憶装置に格納しておき、通信網で接続されたユーザのコンピュータからダウンロードさせて頒布する場合、このサーバコンピュータの記憶装置も本発明の記録媒体に含まれる。
【００４６】
【発明の効果】
以上説明したように本発明によれば、定型文書であるか否かに関わらず、ユーザが新規の文書を作成する際に既に作成され蓄積されている複数の文書例の中から参考となる文書を容易に見つけ出すことができ、文書作成が苦手なユーザであっても効率的に文書を作成することができるようになる。
【００４７】
また、文書の特徴情報としてその文書のキーワードを利用すると、そのキーワードが文書の内容に直接関連する情報であるため、ユーザによる参考文書の選択がより適切に行われるようになる。
また、文書内容とともに文書の概要を表示するので、画面に表示された文書の内容把握が容易になり、ユーザによる参考文書の選択がより適切に行われるようになる。
【００４８】
また、より重要度の高いキーワードが当該文書を最も特徴づけるものと解釈することができるので、キーワードごとの重要度をもとに文書一覧表示することにより、ユーザによる参考文書の選択がより適切に行われるようになる。
【００４９】
また、文書一覧を表示したときに、キーワードと文書間の対応関係が容易にわかる（＝蓄積されている文書群が分類される）だけでなく、文書に付与されているすべてのキーワードが文書間リンクによって確認できるため、ユーザによる参考文書の選択がより迅速かつ適切に行われるようになる。
さらに、各キーワードの重要度に応じた強度で各文書が強調表示されるため、ユーザによる参考文書の選択がより適切に行われるようになる。
【００５０】
また、ユーザごとに蓄積された文書例アクセス履歴に基づいて文書一覧中の文書の表示順序を変えるので、本装置を使用すればするほどユーザが頻繁にアクセスする文書例が優先的に表示されるようになり、ユーザの目的に沿った文書例へのアクセス効率がアップするとともに、文書作成作業の効率アップにもなる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の文書作成支援装置の機能構成を示すブロック図である。
【図２】文書例記憶手段のうちの特徴情報のデータ構造例である。
【図３】既存の文書の文書一覧表示例である。
【図４】同一文書であることを明示した文書一覧表示例である。
【図５】文書内容の表示例である。
【図６】文書内容とその文書概要の表示例である。
【図７】文書例アクセス履歴情報を考慮した文書一覧表示例である。
【図８】本発明の文書作成支援装置を使って文書を作成するときの処理の流れを示すフローチャートである。
【符号の説明】
１…文書作成編集手段、２…文書一覧表示制御手段、３…文書例表示制御手段、４…文書例記憶手段、５…ユーザプロファイル記憶手段、６…特徴情報抽出手段。[0001]
TECHNICAL FIELD OF THE INVENTION
The present invention relates to a document creation support device, a document creation support method, a program, and a recording medium for supporting efficient creation of a new document. The present invention relates to assistive technology for creating a new document with reference to examples.
[0002]
[Prior art]
Conventionally, various documents have been created using a personal computer or word processor, but in the process of document creation, work on the document structure and document contents is performed, as well as searching for documents that are considered to be helpful from already created documents. There is also work to do.
Considering that the document search itself is a task that requires a considerable amount of time, a great deal of labor and time is required for the document creation work, and the problem of inefficiency has been pointed out.
[0003]
In order to solve this problem, for example, in the "Document creation support system" of Japanese Patent Application Laid-Open No. 2-288960, a fill-in-the-box fixed form is prepared, and the fixed form is developed according to the development of the idea of the document to be created. Supports document creation by selecting and inputting necessary items.
[0004]
Further, in order to support creation of a fixed document, for example, in “Document creation support device” of Japanese Patent Application Laid-Open No. 2000-250900, first, the size of one or more description frames defining the appearance of a predetermined fixed document is described. , Arrangement information, and character information of the document data defining the description conditions written in each description frame, the number of assigned character types, and format information on the arrangement order of each character type are stored.
Next, when a user creates a new fixed-form document, the format information stored in advance is read out and displayed in a predetermined guidance format, thereby assisting the user in creating the document.
[0005]
[Problems to be solved by the invention]
However, in the techniques disclosed in JP-A-2-288960 and JP-A-2000-250900, when a document such as a greeting card or a specification is almost completely determined in a format and a content described in the document, Is effective, but there is a problem that effective support cannot be expected when creating a document having various contents.
[0006]
In addition, when searching for an existing document, even if a document similar to the newly created document is included in the existing document, the document creator does not know the existence and storage location of the document. However, there is also a problem that existing document information cannot be effectively used because the document information cannot be found.
[0007]
In order to solve this problem, for example, in a "document creation support system" disclosed in Japanese Patent Application Laid-Open No. H11-272708, a user inputs an outline of a document to be created, analyzes the outline of the document, and analyzes a format, a document structure, keywords, , And searching for an existing document having the same or similar information as the extracted information, and utilizing the searched document to assist the user in creating a new document.
[0008]
However, in the technique disclosed in Japanese Patent Application Laid-Open No. H11-272708, in addition to a problem that a user needs to input a summary of a document to be newly created, if the analysis of the input document summary is not successful, the existing technique is required. The appropriate information for retrieving the document is not extracted, and new work such as re-entry of the document outline occurs, and the problem that it is difficult to improve the efficiency of document creation remains.
[0009]
The present invention has been made in consideration of the above-described circumstances, and enables a user to easily create a reference document from existing document examples when creating a new document, regardless of whether the document is a fixed document or not. Executing the functions of a document creation support device, a document creation support method, and a document creation support device that enables a user who is not good at document creation to efficiently create a document. And a computer-readable recording medium on which the program is recorded.
[0010]
[Means for Solving the Problems]
In order to solve the above-mentioned problem, a document creation support device according to claim 1 of the present invention is a document creation support device for creating a document by referring to a displayed document example. Feature information extracting means for extracting information representing a feature, a document example storing means for storing an existing document and the feature information of the document in association with each other, and storing in the document example storing means in response to a document list display instruction from a user Document list display control means for displaying a list of documents as a document image list based on the characteristic information; and a document selected from the document example storage means by a user's instruction to select a document in the document image list. Document example display control means for reading and displaying the contents.
[0011]
According to a second aspect of the present invention, in the document creation support device according to the first aspect, the characteristic information is a keyword constituting a document.
According to a third aspect of the present invention, in the document creation support apparatus according to the second aspect, the feature information extracting unit extracts a plurality of keywords from the document together with importance information for each keyword, and the extracted feature information is extracted. A keyword and importance information are stored in the document example storage means in association with the document.
[0012]
According to a fourth aspect of the present invention, in the document creation support device according to the third aspect, the document list display control means includes, for each keyword, a list of documents from which the keyword is extracted in the order of importance information. It is displayed as an image list, and when a user selects a document from the document image list, an inter-document link for the same document is displayed.
According to a fifth aspect of the present invention, in the document creation support apparatus according to the fourth aspect, when displaying the inter-document link, the document list display control means controls the strength according to the importance information of each keyword. Is used to highlight each document image.
[0013]
According to a sixth aspect of the present invention, in the document creation support device according to any one of the first to fifth aspects, the document example storage unit further stores a document outline representing an outline of the document for each document, The document example display control means displays the document outline of the document together with the content of the document.
According to a seventh aspect of the present invention, there is provided the document creation support apparatus according to any one of the first to sixth aspects, further comprising: a user profile storage unit that stores an access history of an existing document for each user; The control means changes the display order of the documents in the document list based on the access history information stored in the user profile storage means.
[0014]
A document creation support method according to claim 8 of the present invention is a document creation support method for creating a document by referring to a displayed document example, and extracts information representing the characteristics of a document from an existing document. Then, the document and its characteristic information are stored in association with each other, and a list of the stored documents is displayed as a document image list based on the characteristic information, thereby confirming the correspondence between the characteristic information and the document. It is characterized in that an appropriate document can be selected.
A program according to a ninth aspect of the present invention is a program for causing a computer to execute the functions of the document creation support device according to any one of the first to seventh aspects.
A recording medium according to a tenth aspect of the present invention is a computer-readable recording medium storing the program according to the ninth aspect.
[0015]
With the above configuration, a user can easily find a reference document from among a plurality of document examples that have already been created and stored when a new document is created, regardless of whether the document is a fixed form document or not. Thus, even a user who is not good at document creation can efficiently create documents.
[0016]
Further, if a keyword of the document is used as the characteristic information of the document, the keyword is information directly related to the content of the document, so that the user can more appropriately select the reference document.
Further, since the outline of the document is displayed together with the content of the document, it is easy to grasp the content of the document displayed on the screen, and the user can more appropriately select the reference document.
[0017]
In addition, since keywords with higher importance can be interpreted as those that characterize the document most, displaying a list of documents based on the importance of each keyword allows the user to more appropriately select a reference document. Will be done.
[0018]
In addition, when the document list is displayed, not only the correspondence between the keywords and the documents can be easily understood (= the stored documents are classified), but also all the keywords assigned to the documents are included in the documents. Since the confirmation can be made by the link, the user can select the reference document more quickly and appropriately.
Further, since each document is highlighted with an intensity corresponding to the importance of each keyword, the user can more appropriately select a reference document.
[0019]
In addition, since the display order of the documents in the document list is changed based on the document example access history stored for each user, the more frequently this apparatus is used, the more frequently the document examples accessed by the user are preferentially displayed. As a result, the efficiency of access to the document example according to the purpose of the user is improved, and the efficiency of the document creation work is also improved.
[0020]
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
Hereinafter, an embodiment of a document creation support device of the present invention will be described with reference to the drawings. Hereinafter, the case of creating a document in Japanese will be described as an example, but the present invention is not limited to the creation of a document in Japanese, but can be similarly applied to the creation of a document in a foreign language.
[0021]
<First embodiment>
FIG. 1 is a block diagram illustrating a functional configuration of a document creation support device according to a first embodiment of the present invention.
In FIG. 1, the document creation support device includes a document creation / editing unit 1, a document list display control unit 2, a document example display control unit 3, a document example storage unit 4, a user profile storage unit 5, and a feature information extraction unit 6. You.
[0022]
When registering a created document, the feature information extracting unit 6 extracts feature information of the document, and stores the feature information in the document example storage unit 4 in such a manner that the feature information is associated with the document. That is, before using the document creation support device, the user causes the feature information extraction unit 6 to execute, and registers the created document and its feature information in the document example storage unit 4.
The document characteristic information includes keywords constituting the document, their importance, and bibliographic information (eg, creator name, creation date, file format, etc.).
[0023]
Alternatively, an important sentence in an existing document or a document outline consisting of several sentences from the beginning of the document may be extracted as the document characteristic information and stored in association with the document.
As a method for extracting a keyword from a document, a method for calculating a keyword importance, and a method for extracting an important sentence, conventional techniques in the field of natural language processing and the field of information retrieval are used.
When a keyword is extracted as document characteristic information in this way, the keyword is information directly related to the content of the document, and differences in content that cannot be expressed in bibliographic information can be clearly distinguished, making it easy to select a reference document. become.
[0024]
The data structure relating to the characteristic information of the document example storage means 4 includes the following items for each document (see FIG. 2).
Document name, creator name, date of creation, file format, keywords and their importance, document outline (keywords and document outlines can be set to multiple numbers.)
[0025]
The document creation / editing unit 1 controls creation or editing of a document input by a user. When the user wants to refer to an existing document while creating or editing the document, the user inputs an instruction to display the existing document list and activates the document list display control unit 2.
When the document example display control means 3 has written out an existing document to be referred to, the document creation / editing means 1 edits the existing document and prompts the user to create a new document.
[0026]
The document list display control means 2 converts the created document list stored in the document example storage means 4 into a document image list (for example, a document list by displaying a thumbnail with a document name or an icon display) for document creation and editing. Display on a separate screen from the screen of. The document image list is classified and arranged for each feature information corresponding to each document, and each document image is linked to a document in the document example storage unit 4.
The feature information serving as the key of this classification can be changed as appropriate by the user. For example, the creator may be classified as a key, and information indicating who created which document may be displayed.
[0027]
FIG. 3 is a display example of a document list. In FIG. 3, keywords as characteristic information are arranged at the left end, and for each keyword, documents having the keyword are arranged in the order of importance of the keyword. Therefore, since a document having a plurality of keywords is displayed for each keyword, a plurality of documents are displayed in the document list.
[0028]
Here, when a plurality of the same documents are displayed in the document list and one of the documents in the document list is selected by one click with a mouse, the document list display control means 2 determines the same as the document. Display a document separately from other documents.
For example, an inter-document link in which the same document is connected by a line segment is displayed (see FIG. 4). Alternatively, a document image of the same document is blinked or colored so as to be displayed so as to be distinguished from other document images.
Accordingly, not only the correspondence between the feature information and the document can be easily understood (= the stored document group is classified), but also all the feature information (for example, keywords) assigned to the document can be known. The user can select a reference document more quickly and appropriately.
[0029]
Further, when the importance is associated with each keyword of the document, the document image is highlighted with an intensity corresponding to the importance (for example, the importance is expressed using shades of color or another color). (See FIG. 4).
Here, a keyword with a higher importance can be interpreted as the one that characterizes the document most. Therefore, by displaying a list based on this importance, the user can more appropriately select a reference document. Become like
[0030]
The document list display control means 2 activates the document example display control means 3 when the user selects a desired document from the document image list by clicking with a mouse two times.
The document example display control means 3 displays the contents of the document linked from the selected document image on a screen different from the list display screen. The display in the document example display control means 3 includes, for example, the contents of the document as shown in FIG. 5 and a write request to the document creation / editing means 1 when it is determined that the document can be used for a newly created document. The "Export Document" button is displayed.
[0031]
When displaying the contents of a document, a document outline stored in the document example storage means 4 in association with the document may be displayed simultaneously (for example, on another screen) (see FIG. 6). . Alternatively, a portion corresponding to the document outline of the displayed document content may be highlighted.
According to this, it is easy to grasp the contents of the document displayed on the screen, and the user can more appropriately select the reference document.
[0032]
When the user presses the "document export" button, the document content is written to the document creation / editing means 1, and at the same time, the document example access history information of the user profile storage means 5 of the user is updated.
The document example access history information for each user is the accumulation of the frequency information of the written document and the accumulation of the frequency information of the characteristic information to which the document image when the document was selected in the document list display belongs.
For example, in the document list display of FIG. 4, when a document name <needs investigation report> having the keyword “information utilization” is selected and displayed, and this document is written out, the document name <needs investigation report The frequency of> and the frequency of the keyword “information utilization” are both counted up, and the document example access history information of this user in the user profile storage unit 5 is updated.
[0033]
Thus, when the document list display control means 2 is called next by the same user, the document list display control means 2 refers to the document example access history information accumulated in the user profile storage means 5 and frequently accesses the document example display history information. The feature information is displayed in order, and the document images are displayed in the order of arrangement of the document examples corresponding to each feature information in the order of frequency (for the same frequency, the order of importance).
For example, as shown in FIG. 7, the order of the keywords displayed on the left end is displayed in the order of the keyword access frequency, and the document image for each keyword is displayed in the order of the frequency (the importance is the same for the same frequency). In descending order).
As a result, the more frequently the present document creation support device is used, the more frequently the example of a document accessed by the user is displayed with priority, and the efficiency of accessing the example of the document according to the purpose of the user is improved. It also increases the efficiency of document creation work.
[0034]
The user looks at the contents of the document displayed by the document example display control means 3 and determines that it is not appropriate as a reference document, returns to the screen displaying the document list, and newly selects another document.
[0035]
With the above configuration, a user can easily find a reference document from among a plurality of stored document examples created when a user creates a new document, regardless of whether the document is a fixed document or not. Thus, even a user who is not good at document creation can efficiently create documents.
[0036]
FIG. 8 is a flowchart showing the flow of processing when creating a document using the document creation support device of the present invention.
When the user gives an instruction to display a list of existing documents during document creation / editing, the list of documents stored in the document example storage unit 4 is displayed in a document image list (for example, a thumbnail display with a document name or icon display). (Document list) (step S1).
This document list display is displayed in an array based on characteristic information (for example, keyword information).
[0037]
Here, when the user selects a document from the list of document images by one-clicking with the mouse (YES in step S2), the same document is displayed so that all feature information (for example, keywords) assigned to the document can be understood. Is displayed (step S3). Instead of an inter-document link, the same document may be displayed so as to be distinguished from other documents.
On the other hand, if the user has not made one click (NO in step S2), the process proceeds to step S4 to check whether an instruction to display the contents of the document has been issued.
[0038]
Alternatively, when the user issues a content display request for a document in the document image list (YES in step S4), the content of the document linked to the document image is read from the document example storage unit 4 and displayed on the screen. Is displayed (step S5).
At this time, a document outline corresponding to the selected document may be displayed on the document example storage means 4 at the same time. The document outline may be displayed on a screen different from the document content, or a portion of the document content corresponding to the document outline may be highlighted.
On the other hand, when the instruction to display the document content is not given (NO in step S4), the process returns to step S2.
[0039]
If the user determines that the document displayed on the screen can be used for a newly created document, the user issues a write request for document creation / editing (YES in step S6).
When there is a write request, the contents of the document are written for document creation and editing (step S7). At this time, the document example access history information in the user profile storage unit 5 of the user is updated (step S8).
After obtaining the existing document serving as a reference in this way, the user utilizes this document to create a new document (step S9).
[0040]
On the other hand, in step S6, if the user determines that the document is not appropriate as a reference document by looking at the content of the document displayed on the screen (NO in step S6), the user proceeds to step S6 to select another document. Returning to S2, another document can be selected from the document list to display the content.
[0041]
<Embodiment 2>
The present invention is not limited to only the above-described embodiments. The functions of the above-described embodiment are programmed, written in advance on a recording medium such as a CD-ROM, and the CD-ROM or the like is mounted on a medium drive device such as a CD-ROM drive mounted on a computer. The object of the present invention can be achieved by storing the program in a computer memory or a storage device and executing the program.
[0042]
As a recording medium, a semiconductor medium (for example, ROM, non-volatile memory card, etc.), an optical medium (for example, DVD, MO, MD, CD-R, etc.), a magnetic medium (for example, magnetic tape, flexible disk, etc.) Either one may be used.
[0043]
Further, a case is also included in which the operating system or the like performs part or all of the actual processing based on the instruction of the loaded program, and the processing realizes the functions of the above-described embodiments.
[0044]
Further, the above-described program is loaded into a memory provided in the function expansion board or the function expansion unit, and based on an instruction of the program, the CPU or the like provided in the function expansion board or the function expansion unit executes part or all of the actual processing. This includes the case where the functions of the above-described embodiments are realized by the processing.
[0045]
When the above-described program is stored in a storage device such as a magnetic disk of a server computer, and is downloaded and distributed from a computer of a user connected through a communication network, the storage device of the server computer is also a recording medium according to the present invention. include.
[0046]
【The invention's effect】
As described above, according to the present invention, a reference document can be selected from among a plurality of document examples already created and stored when a user creates a new document, regardless of whether the document is a fixed document. Can be easily found, and even a user who is not good at document creation can efficiently create a document.
[0047]
Further, if a keyword of the document is used as the characteristic information of the document, the keyword is information directly related to the content of the document, so that the user can more appropriately select the reference document.
Further, since the outline of the document is displayed together with the content of the document, it is easy to grasp the content of the document displayed on the screen, and the user can more appropriately select the reference document.
[0048]
In addition, since a keyword with higher importance can be interpreted as characterizing the document most, by displaying a list of documents based on the importance of each keyword, selection of a reference document by the user can be more appropriately performed. Will be done.
[0049]
In addition, when the document list is displayed, not only the correspondence between the keywords and the documents can be easily understood (= the stored documents are classified), but also all the keywords assigned to the documents are included in the documents. Since the confirmation can be made by the link, the user can select the reference document more quickly and appropriately.
Further, since each document is highlighted with an intensity corresponding to the importance of each keyword, the user can more appropriately select a reference document.
[0050]
In addition, since the display order of the documents in the document list is changed based on the document example access history stored for each user, the more frequently this apparatus is used, the more frequently the document examples accessed by the user are preferentially displayed. As a result, the efficiency of access to the document example according to the purpose of the user is improved, and the efficiency of the document creation work is also improved.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a block diagram showing a functional configuration of a document creation support device of the present invention.
FIG. 2 is an example of a data structure of feature information in a document example storage unit.
FIG. 3 is a document list display example of existing documents.
FIG. 4 is an example of a document list display clearly indicating that the documents are the same.
FIG. 5 is a display example of a document content.
FIG. 6 is a display example of a document content and a document outline thereof.
FIG. 7 is a document list display example considering document example access history information.
FIG. 8 is a flowchart showing the flow of processing when creating a document using the document creation support device of the present invention.
[Explanation of symbols]
DESCRIPTION OF SYMBOLS 1 ... Document creation and edit means, 2 ... Document list display control means, 3 ... Document example display control means, 4 ... Document example storage means, 5 ... User profile storage means, 6 ... Characteristic information extraction means.
