JP2004005174A - 電子メールシステム、およびこれを用いた画像形成装置の管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】メールの受信によって生じ、他のジョブの処理に影響を及ぼす負荷を軽減するディジタル複写機を提供する。
【解決手段】原稿読込手段と、画像形成手段と、所定のネットワークシステムを介して電子メールサーバと通信を行う送受信手段と、前記電子メールサーバから電子メールを受信するための電子メール受信要求を所定の時間間隔で行わせる電子メール受信要求手段と、前記電子メールサーバから受信した電子メールを解析し、実行処理する電子メール処理手段と、前記所定の時間経過後で、前記電子メール受信要求を行う前に、画像処理が行われているか否かを判別する画像処理判別手段と、
該画像処理判別手段によって、前記画像処理が行われていると判別された場合に、前記電子メール受信要求を行わないように制御する第一制御手段と
を有することを特徴とする。
【選択図】　図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ネットワークと、前記ネットワークに接続された複数の端末とを有する電子メールシステム、およびこれを適用した画像形成装置の管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、汎用ネットワークに接続された画像形成装置において、当該画像形成装置と、外部の例えば管理者用の端末との間で、読み取った原稿をデータ化して電子メールとして送信するスキャン・トゥ・Ｅ−メール技術（例えば特開２００１−１７７６７２号）、画像形成装置で起こった不具合などを管理者用の端末で把握するためのエラー通知技術（特開平１０−１７２０２号）、画像形成装置の状態を管理者用の端末で把握するための状態通知技術（特開平１０−２０７３０４号）、画像形成装置を管理者用の端末から遠隔操作する遠隔管理技術（特開平８−３３１２６７号）などのインターネットの電子メールを用いた管理技術が利用されてきている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、上述したような管理システムでは、管理者は、通常、複数の画像形成装置を管理することが多い。したがって、電子メールを受け取った場合に、当該電子メールが、前記複数の画像形成装置のうち、どの画像形成装置から送られたものであるのかを把握する必要がある。さらに、複数の画像形成装置のうち少なくとも一つを、他の複数の画像形成装置を代表する代表端末として機能させることも、管理を簡素化する観点から行われており、この場合には、代表端末の背後に控える子端末から電子メールの送信があった場合に、どの子端末から送られた電子メールであるのかを、管理者が把握する必要がある。
【０００４】
また、近年の携帯端末の発達により、管理者が携帯端末を用いて複数の画像形成装置を管理することも行われている。この場合、携帯端末として例えば携帯電話、携帯計算処理装置などが用いられ、各携帯端末ごとに電子メールを読み出すためのソフトウェアが異なるため、そのソフトウェアで取り扱う電子メールのフォーマットも異なる。フォーマットが異なる電子メールを受信した場合には、例えば携帯端末における表示画面にて中途半端なところで改行が入ったりすることで、本文が読みにくくなったりといった不具合が生じる。そこで、それぞれの環境にあわせたフォーマットにて電子メールの送信を行うことが望まれる。
【０００５】
また、通常、インターネット上での情報は、英語にて表示されることが多く、英語圏以外の人は分かりずらいことがあった。したがって、それぞれの環境にあわせた言語の内容で電子メールの送信を行うことが望まれる。
そこで、本発明は、上述した実情に鑑みてなされたものであり、複数の画像形成装置を、電子メールを利用した技術を用いて遠隔にて管理することを簡便にするための画像形成装置の管理システム、および当該管理システムに適用される電子メールシステムを提供することを目的としている。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
本発明に係る電子メールシステムは、上述した課題を解決するために、ネットワークと、前記ネットワークに接続された複数の端末とを有する電子メールシステムにおいて、
前記各端末は、自己の電子メールアドレスと、自己を特定するための端末識別データとを有するとともに、
各端末から電子メールを送信する際に、当該送信元となる端末に対応する端末識別データを、当該電子メールのいずれかの領域に付与する電子メール処理手段を備えることを特徴としている。
【０００７】
また、当該電子メール処理手段は、
前記いずれかの端末から電子メールを受け、この受信電子メールに対する返信操作を行ったときに、当該受信電子メールから送信元の端末識別データを抽出して、当該抽出された端末識別データに基づいて、返信用電子メールの送信先を設定処理することが好ましい。
【０００８】
また、前記端末のうち少なくとも一つが、複数の子端末を代表する代表端末として機能している場合において、
前記代表端末が電子メール処理手段を備えるとともに、
前記子端末の一つから外部端末に電子メールを送信する際に、前記電子メール処理手段は、当該電子メールのいずれかの領域に、当該代表端末を特定するための代表端末識別データと、当該送信元となる子端末を特定するための子端末識別データとを前記送信元となる端末に対応する端末識別データとして付与することが好ましい。
【０００９】
また、本発明に係る電子メールシステムは、ネットワークと、前記ネットワークに接続された複数の端末とを有する電子メールシステムにおいて、
一の端末（端末Ａ）が、
前記各端末の識別子と、当該各端末が有する固有の情報を示す固有データとを互いに関係付けて蓄積する端末固有情報データベースと、
前記端末Ａがメールサーバから電子メール１を取り込み、該電子メール１に基づき前記端末Ａが他の端末（端末Ｂ）に電子メール２を送信する場合に、前記電子メール１にて指定された識別子に基づいて、前記端末固有情報データベースから対応する固有データを抽出して、抽出された固有データに基づいて、取り込んだ電子メール１を処理して電子メール２を作成し、当該送信先端末Ｂへ電子メール２を送信する電子メール処理手段と
を有することを特徴としている。
【００１０】
また、前記電子メール１が前記端末Ａ宛に送信された電子メールであることが好ましい。
また、前記識別子が前記電子メール１の送信元の電子メールアドレスを含むことが好ましい。
また、前記固有データは、前記端末Ｂで取り扱うのに都合のよい電子メールのフォーマットを表すメールフォーマットデータであり、
前記電子メール処理手段は、前記端末Ａから前記端末Ｂに電子メールを送信する際に、送信先端末Ｂに対応するメールフォーマットデータを抽出し、当該電子メールを当該抽出されたメールフォーマットデータにしたがってフォーマットして、当該送信先端末Ｂに送信することが好ましい。
【００１１】
また、前記固有データは、前記端末Ｂで取り扱うことが可能な言語についての文字コードを表す言語データであり、
前記電子メール処理手段は、前記端末Ａから前記端末Ｂに電子メールを送信する際に、送信先端末Ｂに対応する言語データを抽出し、当該電子メールＢを当該抽出された言語データにしたがって文字コード変換して、当該送信先端末に送信することが好ましい。
【００１２】
また、当該電子メール処理手段は、前記いずれかの端末から電子メールを受け、この受信電子メールに対する返信操作を行うときに、受信電子メールから新たな送信先の固有データを抽出して、当該抽出された固有データに基づいて、当該受信電子メールを処理して、前記新たな送信先へ送信することが好ましい。
また、本発明に係る画像形成装置の管理システムは、ネットワークと、前記ネットワークに接続された複数の画像形成装置と、該画像形成装置を管理する管理用端末とを有する画像形成装置の管理システムにおいて、
前記各画像形成装置は、自己の電子メールアドレスと、自己を特定するための画像形成装置識別データとを有するとともに、
各画像形成装置から前記管理用端末に電子メールを送信する際に、当該送信元となる画像形成装置に対応する画像形成装置識別データを、当該電子メールのいずれかの領域に付与する電子メール処理手段を備えることを特徴としている。
【００１３】
また、前記管理用端末は、
前記いずれかの画像形成装置から電子メールを受け、この受信電子メールに対する返信操作を行ったときに、当該受信電子メールから送信元の画像形成装置識別データを抽出して、当該抽出された画像形成装置識別データに基づいて、返信用電子メールの送信先を設定処理する管理用電子メール処理手段を備えることが好ましい。
【００１４】
また、前記画像形成装置のうち少なくとも一つが、複数の画像形成装置を代表する代表端末として機能している場合において、
前記代表端末が電子メール処理手段を備えるとともに、
前記代表端末に関連する子端末としての画像形成装置の一つから、前記管理用端末に電子メールを送信する際に、前記電子メール処理手段は、当該電子メールのいずれかの領域に、当該代表端末を特定するための代表端末識別データと、当該送信元となる子端末を特定するための子端末識別データとを、前記送信元となる画像形成装置に対応する画像形成装置識別データとして付与することが好ましい。
【００１５】
また、本発明に係る画像形成装置の管理システムは、ネットワークと、前記ネットワークに接続された複数の画像形成装置と、該画像形成装置を管理する少なくとも一つの管理用端末とを有する画像形成装置の管理システムにおいて、
前記各画像形成装置が、
前記管理用端末に割り当てられた識別子と、当該管理用端末が有する固有の情報を示す固有データとを互いに関係付けて蓄積する管理用端末固有情報データベースと、
前記各画像形成装置がメールサーバから電子メール１を取り込み、該電子メール１に基づき前記各画像形成装置がそれぞれ前記管理用端末に電子メール２を送信する場合に、前記電子メール１にて指定された識別子に基づいて、前記管理用端末固有情報データベースから対応する固有データを抽出して、抽出された固有データに基づいて、取り込んだ電子メール１を処理して電子メール２を作成し、当該管理用端末へ電子メール２を送信する電子メール処理手段と
を有することを特徴としている。
【００１６】
また、前記電子メール１が前記画像形成装置宛に送信された電子メールであることが好ましい。
また、前記識別子が前記電子メール１の送信元の電子メールアドレスを含むことが好ましい。
また、前記固有データは、前記管理用端末で取り扱うのに都合のよい電子メールのフォーマットを表すメールフォーマットデータであり、
前記電子メール処理手段は、画像形成装置から管理用端末に電子メールを送信する際に、送信先となる管理用端末に対応するメールフォーマットデータを抽出し、当該電子メールを当該抽出されたメールフォーマットデータにしたがってフォーマットして、当該管理用端末に送信することが好ましい。
【００１７】
また、前記固有データは、前記各端末で取り扱うことが可能な言語についての文字コードを表す言語データであり、
前記電子メール処理手段は、画像形成装置から管理用端末に電子メールを送信する際に、送信先となる管理用端末に対応する言語データを抽出し、当該電子メールを当該抽出された言語データにしたがって文字コード変換して、当該管理用端末に送信することが好ましい。
【００１８】
また、当該電子メール処理手段は、前記いずれかの画像形成装置から電子メールを受けた管理用端末にて、この受信電子メールに対する返信操作を行うときに、受信電子メールから新たな送信先である画像形成装置の固有データを抽出して、当該抽出された固有データに基づいて、当該受信電子メールを処理して、前記新たな送信先へ送信することが好ましい。
【００１９】
【発明の実施の態様】
以下、本発明に係る電子メールシステムおよびこの電子メールを適用した画像形成装置の管理システムの実施態様について、図面を参照しながら詳細に説明する。
前記電子メールシステムの一実施態様は、図１に示したように、ネットワークとしてのインターネット３０と、前記ネットワークに接続された複数の端末としての端末１０、携帯端末２２とを有する電子メールシステムであり、前記各端末は、自己の電子メールアドレスと、自己を特定するための端末識別データとを有するとともに、各端末から電子メールを送信する際に、当該送信元となる端末に対応する端末識別データを、当該電子メールのいずれかの領域に付与する電子メール処理手段としてのＣＰＵ１４を備えるものである。
【００２０】
端末１０は、電子メールを送信できるものであれば、どのような構成であってもよく、例えばキーボード、テンキー、マウスなどからなる入力部１６、端末１０の各構成の動作を制御するとともに、後述するように、入力部１６にて入力、作成された電子メールに所定の処理を施すＣＰＵ１４、前記電子メールへの処理の際に参照するための所定のデータを蓄積するメモリ１２、ＣＰＵ１４で処理された電子メールの送信およびインターネット３０から送信された電子メールの受信を行うための送受信部１８を備えるものである。図１においては、端末１０のうちの一つだけについて、入力部１６、ＣＰＵ１４、メモリ１２、送受信部１８を示したが、他の端末１０、携帯端末２２も同様の構成を有する。
【００２１】
ここで、電子メール処理手段としてのＣＰＵ１４は、作成された電子メールのヘッダ、フッタ、本文などいずれかの領域に、当該端末を特定するための端末識別データを挿入処理する。このときの端末識別データとは、例えば各端末１０の製品出荷時に割り当てられる端末のシリアル番号、当該シリアル番号とメーカー情報との組合せ、所定のネットワークを形成した際の当該ネットワーク内での識別データなどが挙げられる。また、この端末識別データと、当該端末の電子メールアドレスとは、メモリ１２に蓄積しておき、ＣＰＵ１４での電子メール処理の際には参照される。
【００２２】
送受信部１８から送信された電子メールは、インターネット３０を経由して、宛先に示された電子メールアドレスに向けて送信され、端末１０または基地局２０を通じて携帯端末２２で受信され、送受信部１８で受信された電子メールはＣＰＵ１４に送られる。
図１に示した電子メールシステムの実施態様によれば、端末１０にて入力部１６での操作により作成された電子メールは、ＣＰＵ１４に送られる。ＣＰＵ１４は、当該端末１０の端末識別データをメモリ１２から抽出し、この抽出された端末識別データを、後述するように、電子メールの所定の領域に挿入処理する。処理された電子メールは、送受信部１８に送られる。この電子メールは、送受信部１８からインターネットを通じて、送信先として指定された電子メールアドレスを有する端末１０または基地局２０を通じて携帯端末２２に送られる。
【００２３】
ここで、電子メール処理手段としてのＣＰＵ１４は、このように、他のいずれかの端末１０または携帯端末２２から電子メールを受け、この受信電子メールに対する返信操作を行ったときに、当該受信電子メールから送信元の端末識別データを抽出して、当該抽出された端末識別データに基づいて、返信用電子メールの送信先を設定処理してもよい。
【００２４】
このようにすることで、通常の返信操作を行うだけで、送信者の端末識別データを返信用電子メールの所定の領域に自動的に挿入することができる。
端末識別データが挿入された電子メールを受信した受信者は、当該端末識別データを確認することで、その電子メールがどの端末から送られたものなのかを容易に把握することができる。特に、電子メールアドレスは変更することが多く、変更後に電子メールを受け取った場合に、受信者にはどの端末から送られたものであるかが不明な場合があり、このようなときでも送信者の把握が容易である。
【００２５】
また、一度受信した電子メールの送り主の端末識別データと、当該送り主の電子メールアドレスとをメモリに関連付けて蓄積することが好ましく、この場合、例えば一度受信した電子メールの送信元へ電子メールを送る際には、当該送信元の端末識別データを指定入力するだけで、当該送信元の電子メールアドレスを再度入力しなくても、当該端末識別データに対応する電子メールアドレスをメモリから抽出して、電子メールの送信先のデータとして用いることができるようになる。
【００２６】
また、図２に示したように、前記端末のうち少なくとも一つが、複数の子端末６５を代表する代表端末６０として機能している場合において、代表端末６０が前記電子メール処理手段としてのＣＰＵを備えるとともに、子端末６５の一つから外部端末としての端末１０に電子メールを送信する際に、前記電子メール処理手段は、当該電子メールのいずれかの領域に、代表端末６０を特定するための代表端末識別データと、当該送信元となる子端末６５を特定するための子端末識別データとを前記送信元となる端末に対応する端末識別データとして付与することが好ましい。
【００２７】
このようにすることで、子端末６５から端末１０に送信される電子メールは、一旦子端末６５で作成され、当該子端末６５に対応する子端末識別データが付与され、代表端末６０に送られる。この子端末６５から送られた電子メールは、代表端末６０において、前記データ処理手段で代表端末識別データが挿入される。このように、他の端末１０は、子端末６５から突然電子メールを受信しても、その代表端末６０および当該子端末６５の特定をすることができる。
【００２８】
また、前述のように、子端末６５から受信電子メールに対する返信操作、すなわち代表端末６０への返信操作を行ったときに、当該受信電子メールから送信元の代表者端末識別データおよび子端末識別データを抽出して、当該抽出された代表者識別データに基づいて、返信用電子メールの送信先を設定処理し、子端末識別データを用いて、代表端末６０に該当する子端末６５に返信電子メールの内容を知らせるようにさせてもよい。
【００２９】
なお、このときに、一度受信した電子メールの送り主現実の送り主の子端末識別データと、実際の送り主の代表端末識別データと、当該送り主の電子メールアドレスとをメモリに関連付けて蓄積することが好ましい。
また、前記電子メールシステムの他の実施態様は、図３に示したように、ネットワークとしてのインターネット３０と、前記ネットワークに接続された複数の端末としての端末１１、携帯端末２３とを有する電子メールシステムにおいて、一の端末１１（端末Ａ）が、前記各端末の識別子と、当該各端末が有する固有の情報を示す固有データとを互いに関係付けて蓄積する端末固有情報データベースである固有情報データベース５０と、前記端末Ａがメールサーバから電子メール１を取り込み、該電子メール１に基づき前記端末Ａが他の端末（端末Ｂ）に電子メール２を送信する場合に、前記電子メール１にて指定された識別子に基づいて、前記端末固有情報データベースから対応する固有データを抽出して、抽出された固有データに基づいて、取り込んだ電子メール１を処理して電子メール２を作成し、当該送信先端末Ｂへ電子メール２を送信する電子メール処理手段である電子メール処理部４０とを有するものである。前記電子メール１は前記端末Ａ宛に送信された電子メールであることが好ましい。　端末１１は、前述の端末１０と同様に、電子メールを送信できるものであれば、どのような構成であってもよく、例えばキーボード、テンキー、マウスなどからなる入力部１７、端末１１の各構成の動作を制御するＣＰＵ１５、前記電子メールへの作成の際に作業領域を提供するメモリ１３、ＣＰＵ１５から送られる作成された電子メールの送信およびインターネット３０から送信された電子メールの受信を行うための送受信部１９、後述する電子メール処理部４０、および後述する固有情報データベース５０を備えるものである。図１においては、端末１１のうちの一つだけについて、入力部１７、ＣＰＵ１５、メモリ１３、送受信部１９、電子メール処理部４０、固有情報データベース５０を示したが、他の端末１１、携帯端末２３も同様の構成を有する。
【００３０】
固有情報データベース５０は、各端末１１が有する識別子と、当該各端末１１に関する固有データ、例えば各端末１１で取り扱うのに都合のよい電子メールのフォーマットを表すメールフォーマットデータおよび／または各端末１１で取り扱うことが可能な言語についての文字コードを表す言語データとを関連付けて蓄積するものである。すなわち、固有情報データベース５０は、前記識別子をキーワードとして、対応するメールフォーマットデータおよび／または言語データを、前記固有データとして抽出することができるように構成される。
【００３１】
前記識別子としては、例えば端末Ａが受信した電子メール１を送信した相手の電子メールアドレス、受信した電子メール１内の例えばヘッダ情報等のコマンド、あるいは電子メールシステムにおける設定などが挙げられる。
電子メール処理部４０は、前記固有データが、前記メールフォーマットデータである場合には、一の端末１１（または携帯端末２３）（端末Ａ）から他の端末１１（または携帯端末２３）（端末Ｂ）に電子メールを送信する際に、メールサーバから電子メール１を取り込み、当該電子メール１から送信先端末Ｂの識別子を取り出す。この取り出した識別子をキーワードとして、固有情報データベース５０から当該送信先端末Ｂに対応するメールフォーマットデータを抽出して、電子メール２を作成する。さらに、当該電子メール２を、当該抽出されたメールフォーマットデータにしたがってフォーマットして、当該送信先端末Ｂに送信する。
【００３２】
また、前記固有データが、前記言語データである場合には、一の端末１１（または携帯端末２３）（端末Ａ）から他の端末１１（または携帯端末２３）（端末Ｂ）に電子メールを送信する際に、メールサーバから電子メール１を取り込み、電子メール１から送信先端末Ｂの識別子を取り出す。この取り出した識別子をキーワードとして、固有情報データベース５０から当該送信先端末Ｂに対応する言語データを抽出して、電子メール２を作成する。さらに、当該電子メール２を、当該抽出された言語データにしたがって文字コード変換して、当該送信先端末Ｂに送信する。
【００３３】
さらに、いずれかの端末１１（または携帯端末２３）（端末Ａ）にて、他の端末１１（または携帯端末２３）（端末Ｂ）から電子メールを受け、この受信電子メールに対する返信操作を行う場合には、当該受信電子メールから新たな送信先、すなわち予め電子メールを当該端末Ａに送信した端末Ｂの識別子を取り出す。この取り出した識別子をキーワードとして、固有情報データベース５０から当該返信先の端末Ｂに対応する固有データ、すなわちメールフォーマットデータおよび／または言語データを抽出して、返信用電子メールを作成する。さらに、この当該返信用電子メールを、当該抽出された固有データにしたがって変換処理を行って、当該返信先の端末Ｂに送信するようにしてもよい。
【００３４】
図３に示した電子メールシステムの実施態様によれば、端末１１にて入力部１７での操作によりメールサーバから取り込んだ電子メール１はＣＰＵ１５から電子メール処理部４０に取り込まれる。電子メール処理部４０では、取り込んだ電子メール１から送信先として指定された識別子を取り出し、取り出された識別子に基づいて固有情報データベース５０から所定の固有データを抽出し、当該電子メールを、後述するように、当該固有データに基づいて変換処理する。このようにして処理され作成された電子メール２は、電子メール処理部４０からＣＰＵ１５を介して送受信部１９に送られ、インターネット３０を通じて、送信先として指定されている識別子を有する端末Ｂとしての端末１０、携帯端末２３に送信される。
【００３５】
このように、電子メール処理部４０と固有情報データベース５０とを組み合わせて使用することで、電子メールの送信先で要求されるフォーマット、言語などに自動に合わせることができ、このような電子メールを所定の端末に送信することが可能になる。このような処理が施された電子メールは、受信側の端末の環境にあわせたフォーマットおよび言語で送信されるため、受信者は当該電子メールを読もうとしたときに、本文が読みにくいといったこともなく、および／または本文が自分で使用する言語になっているので、電子メール本文の内容把握も容易になる。
【００３６】
また、前記画像形成装置の管理システムの実施態様は、例えば図４に示したように、ネットワーク３０と、前記ネットワーク３０に接続された複数の画像形成装置１００と、該画像形成装置１００を管理する管理用端末としての管理用端末２３０、管理用携帯端末２２０とを有する画像形成装置の管理システムであり、前記各画像形成装置は、自己の電子メールアドレスと、自己を特定するための画像形成装置識別データとを有するとともに、各画像形成装置１００から前記管理用端末に電子メールを送信する際に、当該送信元となる画像形成装置に対応する画像形成装置識別データを、当該電子メールのいずれかの領域に付与する電子メール処理手段としてのＣＰＵ１４０を備えるものである。
【００３７】
画像形成装置１００は、画像形成を行うことができて、かつ、電子メールを送信できるものであれば、どのような構成であってもよく、例えばキーボード、テンキー、マウスなどからなる入力部１６０、画像形成装置１００の各構成の動作を制御するとともに、後述するように、入力部１６０にて入力、作成された電子メールに所定の処理を施すＣＰＵ１４０、前記電子メールへの処理の際に参照するための所定のデータを蓄積するメモリ１２０、ＣＰＵ１４０で処理された電子メールの送信およびインターネット３０から送信された電子メールの受信を行うための送受信部１８０、後述するジョブデータに基づいて画像形成する画像形成部１８５、画像形成部１８５により形成される画像を出力する画像出力部１９０を備えるものである。図４においては、画像形成装置１００のうちの一つだけについて、入力部１６０、ＣＰＵ１４０、メモリ１２０、送受信部１８０、画像形成部１８５、画像出力部１９０を示したが、他の画像形成装置１００も同様の構成を有する。
【００３８】
ここで、ＣＰＵ１４０から画像形成部１８５に送られるジョブデータには、少なくとも、文字や図面等を示す画像データが含まれている。この画像データは、ページ単位で管理され、画像形成装置１００が有する画像出力部１９０で同等の画像出力が可能となるデータである。たとえば、画像データをページ単位で特定するための画像識別データと特定のジョブ識別データとを用いて、特定のそれぞれの画像識別データと一つの特定のジョブ識別データとを関連付けたものがジョブデータとなる。
【００３９】
また、画像出力部１９０としては、画像形成装置１に備えられた、たとえばプリンター機能を実現する構成部分、ディスプレイ等の所定の表示手段が挙げられる。
ここで、電子メール処理手段としてのＣＰＵ１４０は、作成された電子メールのヘッダ、フッタ、本文などいずれかの領域に、当該画像形成装置を特定するための画像形成装置識別データを挿入処理する。このときの画像形成装置識別データとは、例えば各画像形成装置１００の製品出荷時に割り当てられる画像形成装置のシリアル番号、当該シリアル番号とメーカー情報との組合せ、所定のネットワークを形成した際の当該ネットワーク内での識別データなどが挙げられる。また、この画像形成装置識別データと、当該画像形成装置の電子メールアドレスとは、メモリ１２０に蓄積しておき、ＣＰＵ１４０での電子メール処理の際には参照される。
【００４０】
送受信部１８０から送信された電子メールは、インターネット３０を経由して、宛先に示された電子メールアドレスに向けて送信され、管理用端末２３０または基地局２００を通じて管理用携帯端末２２０で受信され、送受信部１８０で受信された電子メールはＣＰＵ１４０に送られる。
図４に示した画像形成装置の管理システムの実施態様によれば、画像形成装置１００にて入力部１６０での操作により作成された電子メールは、ＣＰＵ１４０に送られる。ＣＰＵ１４０は、当該画像形成装置１００の画像形成装置識別データをメモリ１２０から抽出し、この抽出された画像形成装置識別データを、後述するように、電子メールの所定の領域に挿入処理する。処理された電子メールは、送受信部１８０に送られる。この電子メールは、送受信部１８０からインターネット３０を通じて、送信先として指定された電子メールアドレスを有する管理用端末２３０または基地局２００を通じて管理用携帯端末２２０に送られる。
【００４１】
また、電子メールを受け取った管理用端末２３０または管理用携帯端末２２０では、電子メールの所定の領域に挿入された画像形成装置識別データを視認することで、どの画像形成装置から送られてきたものであるのかが、一目で分かる。ここで、管理用端末２３０および管理用携帯端末２２０は、前記いずれかの画像形成装置１００から電子メールを受け、この受信電子メールに対する返信操作を行ったときに、当該受信電子メールから送信元の画像形成装置識別データを抽出して、当該抽出された画像形成装置識別データに基づいて、返信用電子メールの送信先を設定処理する管理用電子メール処理手段としての電子メール処理部（ＣＰＵ）２３２、２２２を備えることが好ましい。
【００４２】
このようにすることで、管理用端末２３０などでは、通常の返信操作を行うだけで、送信元の画像形成装置識別データを返信用電子メールの所定の領域に自動的に挿入することができる。
また、画像形成装置識別データが挿入された電子メールを受信した管理者は、当該識別データを確認することで、その電子メールがどの画像形成装置から送られたものなのかを容易に把握することができる。特に、電子メールアドレスは変更することが多く、変更後に電子メールを受け取った場合に、受信者にはどの端末から送られたものであるかが不明な場合があり、このようなときでも送信者の把握が容易である。
【００４３】
さらに、一度受信した電子メールの送信元の画像形成装置の画像形成装置識別データと、当該画像形成装置の電子メールアドレスとをメモリに関連付けて蓄積することが好ましく、この場合、例えば一度受信した電子メールの送信元へ電子メールを送る際には、当該送信元の画像形成装置識別データを指定入力するだけで、当該送信元の電子メールアドレスを再度入力しなくても、当該画像形成装置識別データに対応する電子メールアドレスをメモリから抽出して、電子メールの送信先のデータとして用いることができるようになる。
【００４４】
また、図５に示したように、前記画像形成装置のうち少なくとも一つが、複数の画像形成装置を代表する代表端末として機能している場合において、前記代表端末としての代表画像形成装置２６０が電子メール処理手段としてのＣＰＵ１４５を備えるとともに、前記代表端末に関連する子端末としての画像形成装置１００の一つから、管理用端末としての管理用携帯端末２２０、管理用端末２３０に電子メールを送信する際に、前記電子メール処理手段としてのＣＰＵ１４５は、当該電子メールのいずれかの領域に、当該代表端末を特定するための代表端末識別データと、当該送信元となる子端末を特定するための子端末識別データとを、前記送信元となる画像形成装置に対応する画像形成装置識別データとして付与するように構成してもよい。
【００４５】
図５においては、代表画像形成装置２６０は、図４における画像形成装置１００と同様に、画像形成を行うことができて、かつ、電子メールを送信できるものであれば、どのような構成であってもよく、例えばキーボード、テンキー、マウスなどからなる入力部１６０、代表画像形成装置２６０の各構成の動作を制御するとともに、後述するように、入力部１６０にて入力、作成された電子メールに所定の処理を施すＣＰＵ１４５、前記電子メールへの処理の際に参照するための所定のデータを蓄積するメモリ１２０、ＣＰＵ１４５で処理された電子メールの送信およびインターネット３０から送信された電子メールの受信を行うための送受信部１８０、前述したジョブデータに基づいて画像形成する画像形成部１８５、画像形成部１８５により形成される画像を出力する画像出力部１９０を備えるものである。
【００４６】
なお、画像形成装置１００については詳細な構成を示さないが、図４で示した画像形成装置１００と同様に、入力部１６０、ＣＰＵ１４０、メモリ１２０、送受信部１８０、画像形成部１８５、画像出力部１９０を有する。ただし、画像形成装置１００は、図４の場合とは異なり、管理用端末２３０、管理用携帯端末２２０へ電子メールを送る際には、必ず代表画像形成装置２６０に送り、この代表画像形成装置２６０からインターネット３０を通じて、管理用端末２３０などに送るように構成される。
【００４７】
ここで、電子メール処理手段としてのＣＰＵ１４５は、作成された電子メールのヘッダ、フッタ、本文などいずれかの領域に、当該画像形成装置１００を特定するための子端末識別データと、代表画像形成装置２６０を特定するための代表端末識別データとを、前記画像形成装置識別データとして挿入処理する。このときの代表端末識別データおよび子端末識別データとは、例えば各画像形成装置２６０および画像形成装置１００の製品出荷時に割り当てられる画像形成装置のシリアル番号、当該シリアル番号とメーカー情報との組合せ、所定のネットワークを形成した際の当該ネットワーク内での識別データなどが挙げられる。
【００４８】
また、代表端末識別データは、代表画像形成装置２６０の電子メールアドレスと関連付けられて、メモリ１２０に蓄積され、ＣＰＵ１４５での電子メール処理の際には参照される。なお、画像形成装置１００の子端末識別データは、各画像形成装置１００に備えられたメモリに記憶させておいてもよいが、識別データの管理を容易にするために、代表画像形成装置２６０のメモリ１２０に蓄積しておいても差し支えない。
【００４９】
図５に示した画像形成装置の管理システムの実施態様によれば、画像形成装置１００にて作成された電子メールは、代表画像形成装置２６０の送受信部１８０に送られる。この送受信部１８０は、受信した電子メールをＣＰＵ１４５に送る。
ＣＰＵ１４５は、当該代表画像形成装置２６０の代表端末識別データ、および必要に応じて電子メールの送信元である画像形成装置１００に対応する子端末識別データをメモリ１２０から抽出し、この抽出された代表端末識別データおよび必要に応じて子端末識別データを、前記画像形成装置識別データとして、後述するように、電子メールの所定の領域に挿入処理する。
【００５０】
処理された電子メールは、送受信部１８０に再度送られる。この電子メールは、送受信部１８０からインターネット３０を通じて、送信先として指定された電子メールアドレスを有する管理用端末２３０または基地局２００を通じて管理用携帯端末２２０に送られる。
また、電子メールを受け取った管理用端末２３０または管理用携帯端末２２０では、電子メールの所定の領域に挿入された、代表端末識別データおよび子端末識別データを視認することで、どの代表画像形成装置に関連する画像形成装置から送られてきたものであるのかが、一目で分かる。
【００５１】
また、前記画像形成装置の管理システムの実施態様は、例えば図６に示したように、ネットワークとしてのインターネット３０と、前記ネットワークに接続された複数の画像形成装置１１０と、該画像形成装置１１０を管理する少なくとも一つの管理用端末としての管理用携帯端末２２５、管理用端末２３５とを有する画像形成装置の管理システムにおいて、前記各画像形成装置が、前記管理用端末に割り当てられた識別子と、当該管理用端末が有する固有の情報を示す固有データとを互いに関係付けて蓄積する管理用端末固有情報データベースとしての固有情報データベース２５０と、前記各画像形成装置がメールサーバから電子メール１を取り込み、該電子メール１に基づき前記各画像形成装置がそれぞれ前記管理用端末に電子メール２を送信する場合に、前記電子メール１にて指定された識別子に基づいて、前記管理用端末固有情報データベースから対応する固有データを抽出して、抽出された固有データに基づいて、取り込んだ電子メール１を処理して電子メール２を作成し、当該管理用端末へ電子メール２を送信する電子メール処理手段である電子メール処理部２４０とを有するものである。前記電子メール１は前記画像形成装置宛に送信された電子メールであることが好ましい。
【００５２】
画像形成装置１１０は、画像形成を行うことができて、かつ、電子メールを送信できるものであれば、どのような構成であってもよく、例えばキーボード、テンキー、マウスなどからなる入力部１７０、画像形成装置１１０の各構成の動作を制御するＣＰＵ１５０、前記電子メールへの作成の際に作業領域を提供するメモリ１３０、ＣＰＵ１５０から送られる作成された電子メールの送信およびインターネット３０から送信された電子メールの受信を行うための送受信部１９０、前述したジョブデータに基づいて画像形成する画像形成部１９２、画像形成部１９２により形成される画像を出力する画像出力部１９４、後述する電子メール処理部２４０、および後述する固有情報データベース２５０を備えるものである。なお、送受信部１９０から送信された電子メールは、インターネット３０を経由して、宛先に示された電子メールアドレスに向けて送信され、管理用端末２３５または基地局２１０を通じて管理用携帯端末２２５で受信される。図６においては、画像形成装置１１０のうちの一つだけについて、入力部１７０、ＣＰＵ１５０、メモリ１３０、送受信部１９０、画像形成部１９２、画像出力部１９４、電子メール処理部２４０、固有情報データベース２５０を示したが、他の画像形成装置１１０も同様の構成を有する。
【００５３】
また、画像出力部１９４としては、図４に示した画像出力部１９０と同様に、画像形成装置１１０に備えられた、たとえばプリンター機能を実現する構成部分、ディスプレイ等の所定の表示手段が挙げられる。
固有情報データベース２５０は、管理用端末２３５または管理用携帯端末２２５が有する識別子と、当該管理用端末２３５または管理用携帯端末２２５に関する固有データ、例えば管理用端末２３５または管理用携帯端末２２５で取り扱うのに都合のよい電子メールのフォーマットを表すメールフォーマットデータおよび／または管理用端末２３５または管理用携帯端末２２５で取り扱うことが可能な言語についての文字コードを表す言語データとを関連付けて蓄積するものである。すなわち、固有情報データベース２５０は、前記識別子をキーワードとして、対応するメールフォーマットデータおよび／または言語データを、前記固有データとして抽出することができるように構成される。
【００５４】
前記識別子としては、例えば画像形成装置が受信した電子メール１を送信した相手（管理用端末）の電子メールアドレス、受信した電子メール１内の例えばヘッダ情報等のコマンド、あるいは画像形成装置の管理システムにおける設定などが挙げられる。
電子メール処理部２４０は、前記固有データが前記メールフォーマットデータである場合には、ある画像形成装置１１０から管理用端末、すなわち管理用携帯端末２２５または管理用端末２３５に電子メールを送信する際に、メールサーバから電子メール１を取り込み、当該電子メール１から送信先となる管理用端末の識別子を取り出す。この取り出した識別子をキーワードとして、固有情報データベース２５０から当該送信先となる管理用端末に対応するメールフォーマットデータを抽出して、電子メール２を作成する。さらに、当該電子メール２を、当該抽出されたメールフォーマットデータにしたがってフォーマットして、当該送信先の管理用端末に送信する。
【００５５】
また、電子メール処理部２４０は、前記固有データが前記言語データである場合には、ある画像形成装置１１０から管理用端末、すなわち管理用携帯端末２２５または管理用端末２３５に電子メールを送信する際に、メールサーバから電子メール１を取り込み、当該電子メール１から送信先となる管理用端末の識別子を取り出す。この取り出した識別子をキーワードとして、固有情報データベース２５０から当該送信先となる管理用端末に対応する言語データを抽出して、電子メール２を作成する。さらに、当該電子メール２を、当該抽出された言語データにしたがって文字コード変換して、当該送信先となる管理用端末に送信する。
【００５６】
また、電子メール処理部２４０は、前記いずれかの画像形成装置１１０から電子メールを受けた管理用端末、すなわち管理用携帯端末２２５または管理用端末２３５にて、この受信電子メールに対する返信操作を行うときに、受信電子メールから新たな送信先である画像形成装置１１０の固有データを抽出して、当該抽出された固有データに基づいて、当該受信電子メールを処理して、新たな送信をするようにしてもよい。
【００５７】
すなわち、当該受信電子メールから新たな送信先、すなわち当該管理用端末に電子メールを予め送信した画像形成装置１１０の識別子を取り出す。この取り出した識別子をキーワードとして、固有情報データベース２５０から当該画像形成装置１１０に対応する固有データ、すなわちメールフォーマットデータおよび／または言語データを抽出して、返信用電子メールを作成する。さらに、この当該返信用電子メールを、当該抽出された固有データにしたがって変換処理を行って、新たな送信先となる画像形成装置１１０に送信するようにしてもよい。
【００５８】
図６に示した画像形成装置の管理システムの実施態様によれば、画像形成装置１１０にて入力部１７０での操作によりメールサーバから取り込んだ電子メールはＣＰＵ１５０から電子メール処理部２４０に取り込まれる。電子メール処理部２４０では、取り込んだ電子メールから送信先として指定された管理用端末の識別子を取り出し、取り出された識別子に基づいて固有情報データベース２５０から所定の固有データを抽出し、当該電子メールを、後述するように、当該固有データに基づいて変換処理する。このようにして処理された電子メール２は、電子メール処理部２４０からＣＰＵ１５０を介して送受信部１９０に送られ、インターネット３０を通じて、送信先として指定されている識別子を有する管理用端末２３５、管理用携帯端末２２５に送信される。
【００５９】
このように、電子メール処理部２４０と固有情報データベース２５０とを組み合わせて使用することで、電子メールの送信先で要求されるフォーマット、言語などに自動に合わせることができ、このような電子メールを管理用端末に送信することが可能になる。このような処理が施された電子メールは、管理用携帯端末２２５および管理用端末２３５の環境にあわせたフォーマットおよび言語で送信されるため、管理者は当該電子メールを読もうとしたときに、本文が読みにくいといったこともなく、および／または本文が自分で使用する言語になっているので、電子メール本文の内容把握も容易になる。
【００６０】
また、図５、図６に示した実施態様を組み合わせてもよい。すなわち、図７に示したように、少なくとも一つの画像形成装置１０５を代表する代表端末としての代表画像形成装置２６５を設けて、この代表画像形成装置２６５に固有情報データベース２５５を接続する。
この固有情報データベース２５５は、図６における前記固有情報データベース２５０と同様に、管理用端末、すなわち管理用携帯端末２１５および管理用端末２３６についての固有データ、すなわち当該管理用端末で取り扱うのに都合のよい電子メールフォーマットを表すメールフォーマットデータおよび／または当該管理用端末で取り扱うことが可能な言語についての文字コードを表す言語データを、各管理用端末の識別子とを関連付けて蓄積する他、代表端末としての代表画像形成装置２６５および子端末としての画像形成装置１０５のそれぞれの識別子と、識別データとを関連付けて蓄積する。
【００６１】
各子端末としての画像形成装置１０５は、画像形成を行うことができて、かつ、電子メールを送信できるものであれば、どのような構成であってもよく、例えばキーボード、テンキー、マウスなどからなる入力部１７５、画像形成装置１０５の各構成の動作を制御するＣＰＵ１５５、前記電子メールへの作成の際に作業領域を提供するメモリ１３５、ＣＰＵ１５５から送られる作成された電子メールの送受信を代表画像形成装置２６５に対して行うとともに、インターネット３０から代表画像形成装置２６５を通じて送られる電子メールを受信するための送受信部１９５、前述したジョブデータに基づいて画像形成する画像形成部１９６、画像形成部１９６により形成される画像を出力する画像出力部１９８を備えるものである。なお、送受信部１９５から代表画像形成装置２６５に送られた電子メールは、代表画像形成装置２６５にて後述するような処理がなされて、インターネット３０を経由して、宛先に示された電子メールアドレスに向けて送信され、管理用端末２３６または基地局２１１を通じて管理用携帯端末２１５で受信される。図７においては、画像形成装置１０５のうちの一つだけについて、入力部１７５、ＣＰＵ１５５、メモリ１３５、送受信部１９５、画像形成部１９６、画像出力部１９８を示したが、他の画像形成装置１０５も同様の構成を有する。
【００６２】
ここで、画像形成装置１０５から代表画像形成装置２６５に送られた電子メールの処理であるが、まず、送信元である画像形成装置１０５の子端末識別データが固有情報データベース２５５より抽出されて、当該電子メールの所定の領域に抽出された子端末識別データが挿入される。また、代表画像形成装置２６５の代表端末識別データも併せて固有情報データベース２５５から抽出され、前記電子メールの所定の領域に挿入される。
【００６３】
さらに、代表画像形成装置２６５では、当該電子メールから送信先となる管理用携帯端末２１５および管理用端末２３６の識別子が取り出され、この識別子に対応する固有データ、すなわちメールフォーマットデータおよび／または言語データが、固有情報データベース２５５より抽出される。この抽出された固有データにしたがって、メールフォーマットおよび／または文字コード変換がなされる。
【００６４】
この処理がなされた電子メールは、インターネット３０を通じて、管理用携帯端末２１５および管理用端末２３６に送信される。
また、管理用携帯端末２１５は、基地局２１１を通じてインターネット３０に接続可能なものであり、代表画像形成装置２６５から送られた受信電子メールの返信操作を行う際に、返信用電子メールに、返信先の画像形成装置１０５の固有データに変換する処理を行うＣＰＵ２２４を備えている。
【００６５】
また、管理用端末２３６は、インターネット３０に接続しており、代表画像形成装置２６５から送られた受信電子メールの返信操作を行う際に、返信用電子メールに、返信先の画像形成装置１０５の固有データに変換する処理を行うＣＰＵ２３４を備えている。
受信電子メールには、ヘッダ部分に言語データ、メールフォーマットなどに関するデータが書き込まれているのが通常であるが、本発明においては、言語データ、メールフォーマットなどに関するデータは、電子メールのどの領域に書かれていてもよく、ＣＰＵ２２４およびＣＰＵ２３４では、返信操作時に、このデータを取り出して、返信用電子メールを当該言語データ、メールフォーマットにしたがって文字コード変換、フォーマット処理がなされる。なお、この際に、画像形成装置１０５の子端末識別データと、この画像形成装置１０５を代表する代表画像形成装置２６５の代表端末識別データと、メールフォーマットおよび／または言語データとをそれぞれ関連付けて、蓄積してデータベース化することもでき、このようにすることで、管理用携帯端末２１５および管理用端末２３６から画像形成装置１０５に任意に電子メールを送信する際に、子端末識別データをもって送信先を特定することで、代表画像形成装置２６５の電子メールアドレスが送信用電子メールの送信先に挿入され、さらに、この送信用電子メールを画像形成装置１０５に関する固有データにて処理した上で、送信することが可能になる。
【００６６】
このように構成することで、画像形成装置１０５から代表画像形成装置２６５を通じて送信される電子メールは、各画像形成装置１０５および代表画像形成装置２６５の代表端末または子端末識別データが所定の領域に挿入されているため、管理用携帯端末２１５および管理用端末２３６では、当該電子メールを受信した際に、どの画像形成装置１０５から送られたものであるのかを、子端末識別データを視認することで容易に確認することができる。さらに、前記画像形成装置１０５から代表画像形成装置２６５を通じて送信される電子メールは、受信する管理用携帯端末２１５および管理用端末２３６において都合のよいメールフォーマットおよび／または言語に変換されて送信されるため、当該電子メールの受信側での取扱いが容易になる。
【００６７】
また、逆に管理用携帯端末２１５および管理用端末２３６から画像形成装置１０５に返信される電子メールは、受信する画像形成において都合のよいメールフォーマットおよび／または言語に変換されて送信されるため、当該電子メールの受信側での取扱いが容易になる。
なお、前記各実施態様においては、端末または携帯端末間、あるいは画像形成装置および管理用端末または管理用携帯端末間を接続するネットワークとして、インターネットである場合を示したが、これに限定されることはなく、公衆電話回線、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）、ワイドエリアネットワーク（ＷＡＮ）などのネットワーク網であってもよい。
【００６８】
以下に、図１〜図７に示した実施態様にて、送受信される電子メールについて説明する。
図１の受信側の端末１０または携帯端末２２、および図４の管理用携帯端末２２０および管理用端末２３０で受信される電子メールの一例は、例えば図８に示したように、電子メール３００のヘッダ部には件名（Ｓｕｂｊｅｃｔ）の他に、送信者アドレス表示部３０１と、送信者アドレス表示部３０１に続いて、図１の送信者端末１０（または携帯端末２２）（端末Ａ）または図４の画像形成装置１００を特定するための識別データのための識別データ表示部３０２、さらに送信者アドレス表示部３０１の下には受信者アドレス表示部３０６が設けられている。また、本文部３０４には、実際の電子メール内容が表示される。
【００６９】
また、図９に示したように、端末識別データを本文部３１２の下に表示させてもよい。すなわち、電子メール３１０のヘッダ部には件名（Ｓｕｂｊｅｃｔ）の他に、送信者アドレス表示部３１１、受信者アドレス表示部３１６が設けられ、本文部３１４にて電子メール内容が示され、その下側に別途、前記識別データを表示するための端末識別データ表示部３１２を設けておく。
【００７０】
前記識別データは、前述したように、図１ではＣＰＵ１４、図４ではＣＰＵ１４０の動作により挿入されるものである。
電子メールアドレスは、通常ネットワーク接続設定時に決めることが多いため、複数の端末などを管理する場合に、どの端末がどの電子メールアドレスを有するかを関連付ける作業が別途必要になるが、このように、当該端末などの出荷時に割り当てられるシリアル番号などを当該端末の識別データとして用いて、電子メールの任意の領域にて示すことで、管理側では予めどの端末がどの識別データを有するかを決めておくことができるため、端末の管理が容易になる。
【００７１】
また、送信側の端末などまたは画像形成装置とシリアル番号などの識別データと関連付けられるため、図１においてはある端末Ａなどから他の端末Ｂに対して、図４においては管理用端末などから画像形成装置に対して電子メールを送信する際には、この識別データを特定するだけで送信先の電子メールアドレスの入力を行うことができるようになる。さらに、図１では受信側、図４では管理用端末（または管理用携帯端末）側にて、識別データごとにディレクトリを作成し、受信した電子メールを識別データごとに振り分けることも可能になり、受信電子メールの管理が容易になる。
【００７２】
また、図３および図６の実施態様では、例えば図１０に示したように、図３の送信側の端末１１または携帯端末２３、または図６の画像形成装置１１０で受信された電子メール３２０が、電子メール処理部４０または２４０により、携帯電話形式の電子メール３２５にフォーマット変更されて、図３の受信側の携帯端末２３および図６の管理用携帯端末２２５に送られる。
【００７３】
このようにすることで、例えば図１０の電子メール３２０のように、例えば表で示された端末側のログ情報を携帯端末で受信すると、行ずれを起こすことが多く、確認しづらいところ、送信先の端末で表示可能な形式、例えば携帯端末における表示可能な一行あたりの文字数に変換して送信することができるようになり、受信側で一旦受信した電子メールを組み直すなどの処理が不要になる。また、受信側で文字数制限から一度に受信できないと判断された場合には、自動的に内容を二つ以上の電子メールに分割する処理も行わせることもできる。
【００７４】
一方で、例えば図１１に示したように、電子メール処理部４０または２４０にて、図３の送信側の端末１１または携帯端末２３、または図６の画像形成装置１１０から送られる通常の電子メール３３０を、所定のフォーマット形式、例えばｈｔｍｌ（ｈｙｐｅｒ　ｔｅｘｔ　Ｍａｒｋｕｐ　ｌａｎｇｕａｇｅ）形式の電子メール３３５にフォーマット変換してもよい。
【００７５】
この電子メール３３５においては、ｈｔｍｌ言語を使って、文字の大きさ、画像の挿入など表示方法を詳細に設定することができる。図１１においては、情報が表で表示され、さらに「２００２年１月２４日（２００２／０１／２４）」に起こった故障（Ｊａｍ）回数の欄３３６で「１」が大きく表示されている。また、この表示において色を変えることも可能である。また画像挿入部３３８には、所定の画像を挿入することもできる。さらに、必要に応じて、所定のウェブページのＵＲＬ（ｕｎｉｆｏｒｍ　ｒｅｓｏｕｒｃｅ　ｌｏｃａｔｏｒ）へのリンク３３９を表示することも可能になる。
【００７６】
このようにすることで、通常はテキストスタイルでやりとりされる電子メールを、よりグラフィカルに分かりやすい表示形式にて、送信することが可能になる。
図３においては固有情報データベース５０に、図６においては固有情報データベース２５０にて、このようなメールフォーマットにかかるデータと、各送信先の端末（図３、端末１１、携帯端末２３）または管理用端末など（図６、管理用携帯端末２２５、管理用端末２３５）の電子メールアドレスとを関連付けて蓄積しておき、電子メール処理部４０（または２４０）にて、電子メールアドレスから固有データとしてのメールフォーマットにかかるデータを抽出して、抽出されたメールフォーマットに基づいて当該電子メールに処理を加える。
【００７７】
また、電子メールのメールフォーマットとして、暗号化を用いることもできる。すなわち、送信先によっては、あるいは送信する電子メールの内容によっては、情報漏洩の防止の観点から電子メールの暗号化が要求されている場合に、予め固有情報データベース５０または２５０に端末など（図３）または管理用端末など（図６）の識別子と、各端末などで要求された暗号化方法とを関連付けて登録しておき、電子メール処理部４０または２４０で電子メールの暗号化を行うようにする。
【００７８】
また、暗号化は電子メール全体を対象にして行ってもよいし、内容のみを暗号化してファイルにして、当該ファイルを送信する電子メールの添付ファイルとして送信してもよい。
この電子メールを送信前に所定のメールフォーマットに変換する実施態様においては、固有情報データベースに、送信先の端末など（図３）または管理用端末など（図６）の固有データと、それぞれの識別子とを、予め関連付けて登録することが好ましい。
【００７９】
このとき、登録を行う端末からインターネットを経由して、前記電子メール処理部を通じてまたは直接固有情報データベースにアクセスし、表示装置に、例えば図１２に示したようなメール形式設定画面３４０を表示し、登録操作者に登録させる。なお、図示しないが、図１２に示したようないわゆる操作パネルからの設定のほかに、ブラウザから設定できるようにしてもよい。
【００８０】
図１２においては、登録操作者に選択させるためのボタン、すなわち送信する電子メールを携帯電話形式に設定するための携帯電話形式ボタン３４２と、ｈｔｍｌ形式に設定するためのｈｔｍｌ形式ボタン３４４と、暗号化するように設定するための暗号化ボタン３４６とが表示されている。なお、ここでは、携帯電話形式ボタン３４２が選択された状態を示す。
【００８１】
また、図１３に示したメール形式設定画面３５０のように、電子メールを受信した際に当該受信メールから抜き出した固有データをもって決定する旨の受信メールから決定ボタン３５８を設けてもよい。なお、ここでは、受信メールから決定ボタン３５８が選択された状態を示す。
この操作モードは、例えばいったん他の端末など（図３）または管理用端末など（図６）から、何らかの要求を行う電子メールを受けた端末など（図３）または画像形成装置（図６）にて、受けた要求に対する返事を行う際に、受信電子メールから相手先で好都合な電子メールのフォーマットを解析するために用いられる。
【００８２】
ここで、受信した電子メールからメールフォーマットを決定する方法としては、送信者の電子メールアドレスから形式決定する方法、ヘッダ情報から形式決定する方法、電子メールの本文に示されたコマンドから形式決定する方法などが挙げられる。
送信者の電子メールアドレスから形式決定する方法では、図１４に示したように、電子メール３６０のヘッダ部にある送信者アドレス表示領域３６２に示される送信者の電子メールアドレスのドメイン名から送信者側で受信するのに都合のよい電子メールフォーマットを特定する。送信側が、携帯端末である場合、キャリアによって、電子メールフォーマットがある程度決められている。したがって、前記ドメイン名からこのキャリアを特定することで、この電子メールフォーマットを特定することが可能になる。
【００８３】
また、送信者の電子メールのヘッダ情報から形式決定する方法では、図１５で示したように、電子メール３７０のヘッダ部に送信者が使用している電子メールソフトの名称が示されるメーラー名表示領域３７２に示される電子メールソフト名から、相手側で取り扱うことのできる電子メールフォーマット、例えばｈｔｍｌ形式、テキスト形式などを特定する。
【００８４】
また、電子メールの本文に示されたコマンドから形式決定する方法では、図１６に示したように、電子メール３８０の本文部に示されたコマンド３８２にしたがって、返信する電子メールのフォーマットを決定する。図１６においては、「ＳｅｔＭａｉｌｅｒ　ｈｔｍｌ＃ｔｙｐｅ」とコマンドが記載されており、これにより、この電子メール３８０に対する返信電子メールは、ｈｔｍｌ形式のフォーマットに設定される。
【００８５】
また、図３および図６の実施態様では、図３の受信側の端末１１または携帯端末２３、または図６の管理用携帯端末２２５または管理用端末２３５にて、送信側の端末１１または携帯端末２３、または図６の画像形成装置１１０からの電子メールを受信するのに先立ち、例えば図１７に示したように、表示手段にメール言語設定画面３９０を表示させて、当該電子メールの言語を決定させるようにしてもよい。なお、図示しないが、図１７に示したようないわゆる操作パネルからの設定のほかに、ブラウザから設定できるようにしてもよい。
【００８６】
図１７においては、日本語を設定入力させるための日本語ボタン３９２と、英語を設定入力させるための英語ボタン３９４とが示されている。なお、ここでは、日本語ボタン３９２が選択された状態を示す。ここで、選択された言語は、例えば前記固有情報データベースに、それぞれの電子メールと関連付けて蓄積しておくことが好ましい。
【００８７】
このように、予め受信側で受ける電子メールの言語を設定しておくことで、前記電子メール処理部では、図１８に示したように、送信者アドレス表示部４０２に示された送信側から送られた電子メールを、受信者アドレス表示部４０４に基づいて、前記固有情報データベースから言語データを抽出し、この言語データを言語データ表示部４０６を設けて挿入するとともに、電子メール本文を当該言語データに基づいて文字変換し、さらに、この変換処理の実行結果について実行結果表示部４０８を設けて挿入する。
【００８８】
このようにすることで、送信先の端末で取り扱うのに都合よい言語に、電子メール本文を変換して送信することができるようになる。
また、電子メールを受信した際に、この電子メールに対する返信電子メールを、当該受信メールから抜き出した固有データに基づいて言語変化処理を行うようにしてもよい。
【００８９】
ここで、受信した電子メールからメールフォーマットを決定する方法としては、ヘッダ情報から形式決定する方法、電子メールの本文（または添付ファイル）に示されたコマンドから形式決定する方法などが挙げられる。
送信者の電子メールのヘッダ情報から形式決定する方法では、前記電子メール処理部において、図１９（ａ）に示した受信電子メール４１０のヘッダ部４１２に設けられた言語データ表示部４１６に示された言語データを抽出して、図１９（ｂ）に示した返信用電子メール４２０のヘッダ部４２２に言語データ表示部４２６を設けてこの抽出された言語データを挿入して、電子メール本文もこの言語データに変換する。なお、受信電子メールにコマンド表示４１８が挿入されているときだけ、文字変換の処理を行うようにすることもできる。この場合には、実行結果表示４２８を設けて、実行結果を示してもよい。
【００９０】
また、電子メールの本文に示されたコマンドから形式決定する方法では、前記電子メール処理部において、図２０（ａ）に示した受信電子メール４３０の本文部４３４に設けられたコマンド表示４３８に示された言語データを抽出して、図２０（ｂ）に示した返信用電子メール４４０のヘッダ部４４２に言語データ表示部４４６を設けてこの抽出された言語データを挿入して、電子メール本文もこの言語データに変換する。なお、実行結果表示４４８を設けて、実行結果を示してもよい。
【００９１】
図１８〜図２０においては、言語データとして、「ｉｓｏ−２０２２−ｊｐ」、すなわち日本語を用いた例を示した。
また、図５の画像形成装置の管理システムの実施態様においては、図５では複数の画像形成装置を代表する代表画像形成装置がインターネット３０を介して管理用携帯端末および携帯端末と接続している。
【００９２】
例えば、多数部の印刷をかける場合に、一台の画像形成装置では印刷が間に合わない場合に、複数の画像形成装置に一の印刷命令で同時に印刷をさせるよう、一つの画像形成装置を代表端末として、これに他の少なくとも一つの画像形成装置を関連づけて、代表端末に対して印刷コマンドを送ることで、代表端末と関連付けられた他の画像形成装置でも、同じ印刷コマンドが実行されるタンデム機能が用いられることがある。
【００９３】
このように構成することで、複数の画像形成装置に同時に同一の画像を形成する場合に、各画像形成装置に同じ印刷コマンドを送る必要がなく、操作性が向上する。
画像形成装置を確実に動作させるために、各画像形成装置の状態、特にエラーを把握することは重要なことである。このエラーは、多岐にわたり、例えば紙なし、紙づまり、トナーなしなどの印刷に直接関わるエラーの他に、印刷後にパンチ穴をあける処理を行う場合には、このパンチ穴あけしたときに出たゴミが満杯な状態であること、またステープラーでとめる処理を行う場合には、ステープラー用の針がないことその他何らかの要求、またタンデム機能を使用する場合には画像形成装置間での通信エラーなどが挙げられる。
【００９４】
代表端末としての画像形成装置で生じたエラーについては、通常代表端末としての画像形成装置とは直接接続し、印刷コマンドを送る関係上、そこで生じたエラーを把握することは容易である。
一方で、当該代表端末と関連付けられた他の画像形成装置へは直接に接続しないため、その画像形成装置のいずれか一つで生じたエラーについては、そのエラーがどの画像形成装置で生じたものなのか、またそのエラーの内容を把握することは容易ではない。
【００９５】
この場合に、代表端末の画像形成装置にて電子メールの通信設定の際に、図２１に示したようなタンデムメール設定画面４５０を表示させて、タンデム機能を使用する旨を設定する。図２１において、代表端末と関連付けられる画像形成装置である「サブ機」で生じたエラーについて電子メールを送信するか否かを選択させるボタン、「する」ボタン４５２、「しない」ボタン４５４が設けられている。図２１では、「する」ボタン４５２が選択されており、これにより、予め設定された管理用端末または管理用携帯端末（「管理用端末など」ともいう）に、タンデム機能によりエラーを知らせる電子メールを送信する設定になる。
【００９６】
管理用端末などに送信される電子メールの一例としては、例えば図２２に示したようなエラー通知用電子メール４６０が挙げられる。
電子メール４６０は、ヘッダ部４６４および本文部４６９から構成される。ヘッダ部４６４では、件名（Ｓｕｂｊｅｃｔ）表示部４６１には当該電子メールがタンデム機能に基づくものである旨（Ｔａｎｄｅｍ　Ｍａｉｌ）が記載され、送信者アドレス表示部４６２には代表端末（ｍａｓｔｅｒ）の電子メールアドレスが記載され、受信者アドレス表示部４６３には管理用端末の電子メールアドレスが記載されている。また、本文部４６９では、エラーの種類表示（ＥＲＲＯＲ）４６５、エラーコード表示（ＣＯＤＥ）４６６、画像形成装置識別コード表示（Ｍａｃｈｉｎｅ）４６７、エラー発生時間表示（Ｔｉｍｅ）４６８が設けられている。図示しないが、印刷可能な紙の残数表示を設けてもよい。
【００９７】
図２２によれば、「１９２．１６８．０．１」で特定される画像形成装置では、エラーコード「Ｊ−２１」で特定される故障（Ｊａｍ）が１６時に生じたことが示され、「１９２．１６８．０．２」で特定される画像形成装置では、エラーコード「Ｐ−０３」で特定される紙無し（ＮｏＰａｐｅｒ）が１６時１分に生じたことが示される。
また、この電子メールは、図２３に示したように、サブ機４７２でＳＣ（Ｓｅｒｖｉｃｅ　Ｃａｌｌ：サービスマンが訪問して修理しなければならないトラブル）発生時４７６に、代表端末としてのマスター４７４に通知された時点４７８で、管理用端末などに送信される。この電子メールを送信するタイミングとしては、いずれかの画像形成装置でエラー発生したとき、一定期間内のエラー通知を蓄積してまとめて当該期間の経過後、一定数のエラー通知が蓄積されたとき、一定台数の画像形成装置からエラー通知を受けたとき（例えば、全画像形成装置からエラー通知を受けたところで電子メール送信を行うなど）などが挙げられる。
【００９８】
以上のようなタンデム機能は、図２に示したような態様、すなわち端末が画像形成装置以外のものであるときにおいても使用することができる。
また、図７に示した実施態様においては、図２１〜図２３に示したようなタンデム機能に加えて、代表端末としての代表画像形成装置２６５が、固有情報データベース２５５にアクセスして、図８〜図２０までにおいて示した所定の電子メール処理を行うことができるため、代表画像形成装置２６５から管理用携帯端末２１５および管理用端末２３６に送信される電子メールに、画像形成装置１０５および代表画像形成装置２６５の識別データを挿入することが可能であり、また管理用携帯端末２１５および管理用端末２３６で読み込むのに都合のよい形式に変換処理を加えることが可能である。
【００９９】
以上、本発明の実施態様をいくつか説明したが、これら実施態様を、本発明の目的を逸脱しない範囲で適宜変更した構成も、本発明の範囲に属するものと理解される。
【０１００】
【発明の効果】
本発明によれば、複数の端末、例えば画像形成装置を、電子メールを利用した技術を用いて遠隔にて管理することを簡便にすることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】図１は、本発明に係る電子メールシステムの一実施態様を示すブロック図である。
【図２】図２は、前記電子メールシステムの他の実施態様を示すブロック図である。
【図３】図３は、前記電子メールシステムの他の実施態様を示すブロック図である。
【図４】図４は、本発明に係る画像形成装置の管理システムの一実施態様を示すブロック図である。
【図５】図５は、前記画像形成装置の管理システムの他の実施態様を示すブロック図である。
【図６】図６は、前記画像形成装置の管理システムの他の実施態様を示すブロック図である。
【図７】図７は、前記画像形成装置の管理システムの他の実施態様を示すブロック図である。
【図８】図８は、前記実施態様において送受信される電子メールを模式的に示す図である。
【図９】図９は、前記実施態様において送受信される電子メールを模式的に示す図である。
【図１０】図１０は、前記実施態様において行われる電子メール処理としての電子メールの形式の変換を説明するための図である。
【図１１】図１１は、前記実施態様において行われる電子メール処理としての電子メールの形式の変換を説明するための図である。
【図１２】図１２は、図１０または図１１で説明した変換内容を設定するための操作画面の一例を示す図である。
【図１３】図１３は、図１０または図１１で説明した変換内容を設定するための操作画面の他の一例を示す図である。
【図１４】図１４は、図１０または図１１で説明した変換内容を設定するための他の方法を説明するための図である。
【図１５】図１５は、図１０または図１１で説明した変換内容を設定するための他の方法を説明するための図である。
【図１６】図１６は、図１０または図１１で説明した変換内容を設定するための他の方法を説明するための図である。
【図１７】図１７は、前記実施態様において行われる電子メール処理としての電子メールの文字コード変換の内容を設定するための操作画面の一例を示す図である。
【図１８】図１８は、前記文字コード変換を説明するための図である。
【図１９】図１９は、前記文字コード変換を説明するための図である。
【図２０】図２０は、前記文字コード変換を説明するための図である。
【図２１】図２１は、前記実施態様において行われるタンデム機能の内容を設定するための操作画面の一例を示す図である。
【図２２】図２２は、前記タンデム機能を説明するための図である。
【図２３】図２３は、前記タンデム機能を説明するための図である。
【符号の説明】
１０、１１　端末
１２　メモリ
１４　ＣＰＵ
２２、２３　携帯端末
３０　インターネット
４０　電子メール処理部
５０　固有情報データベース
６０　代表端末
６５　子端末
１００、１０５、１１０　画像形成装置
１２０　メモリ
１４０　ＣＰＵ
２１５、２２０、２２５　管理用携帯端末
２３０、２３５、２３６　管理用端末
２４０　電子メール処理部
２５０、２５５　固有情報データベース
２６０、２６５　代表画像形成装置

Claims (18)

1. ネットワークと、前記ネットワークに接続された複数の端末とを有する電子メールシステムにおいて、
   前記各端末は、自己の電子メールアドレスと、自己を特定するための端末識別データとを有するとともに、
   各端末から電子メールを送信する際に、当該送信元となる端末に対応する端末識別データを、当該電子メールのいずれかの領域に付与する電子メール処理手段を備えることを特徴とする電子メールシステム。
2. 当該電子メール処理手段は、
   前記いずれかの端末から電子メールを受け、この受信電子メールに対する返信操作を行ったときに、当該受信電子メールから送信元の端末識別データを抽出して、当該抽出された端末識別データに基づいて、返信用電子メールの送信先を設定処理することを特徴とする請求項１に記載の電子メールシステム。
3. 前記端末のうち少なくとも一つが、複数の子端末を代表する代表端末として機能している場合において、
   前記代表端末が電子メール処理手段を備えるとともに、
   前記子端末の一つから外部端末に電子メールを送信する際に、前記電子メール処理手段は、当該電子メールのいずれかの領域に、当該代表端末を特定するための代表端末識別データと、当該送信元となる子端末を特定するための子端末識別データとを前記送信元となる端末に対応する端末識別データとして付与することを特徴とする請求項１に記載の電子メールシステム。
4. ネットワークと、前記ネットワークに接続された複数の端末とを有する電子メールシステムにおいて、
   一の端末（端末Ａ）が、
   前記各端末の識別子と、当該各端末が有する固有の情報を示す固有データとを互いに関係付けて蓄積する端末固有情報データベースと、
   前記端末Ａがメールサーバから電子メール１を取り込み、該電子メール１に基づき前記端末Ａが他の端末（端末Ｂ）に電子メール２を送信する場合に、前記電子メール１にて指定された識別子に基づいて、前記端末固有情報データベースから対応する固有データを抽出して、抽出された固有データに基づいて、取り込んだ電子メール１を処理して電子メール２を作成し、当該送信先端末Ｂへ電子メール２を送信する電子メール処理手段と
   を有することを特徴とする電子メールシステム。
5. 前記電子メール１が前記端末Ａ宛に送信された電子メールであることを特徴とする請求項４に記載の電子メールシステム。
6. 前記識別子が前記電子メール１の送信元の電子メールアドレスを含むことを特徴とする請求項４に記載の電子メールシステム。
7. 前記固有データは、前記端末Ｂで取り扱うのに都合のよい電子メールのフォーマットを表すメールフォーマットデータであり、
   前記電子メール処理手段は、前記端末Ａから前記端末Ｂに電子メールを送信する際に、送信先端末Ｂに対応するメールフォーマットデータを抽出し、当該電子メールを当該抽出されたメールフォーマットデータにしたがってフォーマットして、当該送信先端末Ｂに送信することを特徴とする請求項４に記載の電子メールシステム。
8. 前記固有データは、前記端末Ｂで取り扱うことが可能な言語についての文字コードを表す言語データであり、
   前記電子メール処理手段は、前記端末Ａから前記端末Ｂに電子メールを送信する際に、送信先端末Ｂに対応する言語データを抽出し、当該電子メールを当該抽出された言語データにしたがって文字コード変換して、当該送信先端末Ｂに送信することを特徴とする請求項４に記載の電子メールシステム。
9. 当該電子メール処理手段は、
   前記いずれかの端末から電子メールを受け、この受信電子メールに対する返信操作を行うときに、受信電子メールから新たな送信先の固有データを抽出して、当該抽出された固有データに基づいて、当該受信電子メールを処理して、前記新たな送信先へ送信することを特徴とする請求項４に記載の電子メールシステム。
10. ネットワークと、前記ネットワークに接続された複数の画像形成装置と、該画像形成装置を管理する管理用端末とを有する画像形成装置の管理システムにおいて、
    前記各画像形成装置は、自己の電子メールアドレスと、自己を特定するための画像形成装置識別データとを有するとともに、
    各画像形成装置から前記管理用端末に電子メールを送信する際に、当該送信元となる画像形成装置に対応する画像形成装置識別データを、当該電子メールのいずれかの領域に付与する電子メール処理手段を備えることを特徴とする画像形成装置の管理システム。
11. 前記管理用端末は、
    前記いずれかの画像形成装置から電子メールを受け、この受信電子メールに対する返信操作を行ったときに、当該受信電子メールから送信元の画像形成装置識別データを抽出して、当該抽出された画像形成装置識別データに基づいて、返信用電子メールの送信先を設定処理する管理用電子メール処理手段を備えることを特徴とする請求項１０に記載の画像形成装置の管理システム。
12. 前記画像形成装置のうち少なくとも一つが、複数の画像形成装置を代表する代表端末として機能している場合において、
    前記代表端末が電子メール処理手段を備えるとともに、
    前記代表端末に関連する子端末としての画像形成装置の一つから、前記管理用端末に電子メールを送信する際に、前記電子メール処理手段は、当該電子メールのいずれかの領域に、当該代表端末を特定するための代表端末識別データと、当該送信元となる子端末を特定するための子端末識別データとを、前記送信元となる画像形成装置に対応する画像形成装置識別データとして付与することを特徴とする請求項１０に記載の画像形成装置の管理システム。
13. ネットワークと、前記ネットワークに接続された複数の画像形成装置と、該画像形成装置を管理する少なくとも一つの管理用端末とを有する画像形成装置の管理システムにおいて、
    前記各画像形成装置が、
    前記管理用端末に割り当てられた識別子と、当該管理用端末が有する固有の情報を示す固有データとを互いに関係付けて蓄積する管理用端末固有情報データベースと、
    前記各画像形成装置がメールサーバから電子メール１を取り込み、該電子メール１に基づき前記各画像形成装置がそれぞれ前記管理用端末に電子メール２を送信する場合に、前記電子メール１にて指定された識別子に基づいて、前記管理用端末固有情報データベースから対応する固有データを抽出して、抽出された固有データに基づいて、取り込んだ電子メール１を処理して電子メール２を作成し、当該管理用端末へ電子メール２を送信する電子メール処理手段と
    を有することを特徴とする画像形成装置の管理システム。
14. 前記電子メール１が前記画像形成装置宛に送信された電子メールであることを特徴とする請求項１３に記載の電子メールシステム。
15. 前記識別子が前記電子メール１の送信元の電子メールアドレスを含むことを特徴とする請求項１３に記載の電子メールシステム。
16. 前記固有データは、前記管理用端末で取り扱うのに都合のよい電子メールのフォーマットを表すメールフォーマットデータであり、
    前記電子メール処理手段は、画像形成装置から管理用端末に電子メールを送信する際に、送信先となる管理用端末に対応するメールフォーマットデータを抽出し、当該電子メールを当該抽出されたメールフォーマットデータにしたがってフォーマットして、当該管理用端末に送信することを特徴とする請求項１３に記載の画像形成装置の管理システム。
17. 前記固有データは、前記各端末で取り扱うことが可能な言語についての文字コードを表す言語データであり、
    前記電子メール処理手段は、画像形成装置から管理用端末に電子メールを送信する際に、送信先となる管理用端末に対応する言語データを抽出し、当該電子メールを当該抽出された言語データにしたがって文字コード変換して、当該管理用端末に送信することを特徴とする請求項１３に記載の画像形成装置の管理システム。
18. 当該電子メール処理手段は、
    前記いずれかの画像形成装置から電子メールを受けた管理用端末にて、この受信電子メールに対する返信操作を行うときに、受信電子メールから新たな送信先である画像形成装置の固有データを抽出して、当該抽出された固有データに基づいて、当該受信電子メールを処理して、前記新たな送信先へ送信することを特徴とする請求項１１に記載の画像形成装置の管理システム。

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