JP2003150585A

JP2003150585A - 文書管理装置

Info

Publication number: JP2003150585A
Application number: JP2001349413A
Authority: JP
Inventors: Tomohiko Beppu; 智彦別府; Hitoshi Hattori; 仁服部; Toshiyuki Furuta; 俊之古田; Sadao Takahashi; 禎郎高橋; Nobuyuki Doi; 信幸土井; Taiga Asano; 大雅淺野; Makoto Yamazaki; 真湖人山崎
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2001-11-14
Filing date: 2001-11-14
Publication date: 2003-05-23

Abstract

(57)【要約】【課題】コードシンボルを用いて紙文書と電子文書と
を管理する文書管理システムにおいて、必要とされるコ
ードシンボルを有効に活用するために、破棄された媒体
へ付与されたコードシンボルを再び文書情報として利用
することにより、有限なコードシンボルを効率的に利用
する文書管理装置を提供する。【解決手段】筆記具１３から無線送信されたデータの
入力を受付け、携帯情報端末１１との間で無線によるデ
ータの送受信が可能な情報処理装置１２と、そのハード
ディスクドライブ７に各種の管理情報を保存記録する情
報処理装置６と、記録媒体１に文書情報と識別情報を印
刷するプリンタ３、複写機１０と、原稿を読み取ってそ
のデータをＨＤＤ７に記憶するスキャナ４と、ＨＤＤ７
に記録された関連付けデータを解除する文書関連付け解
除装置５と、各層置換を結ぶネットワーク１４から構成
されている。また、ＨＤＤ７には文書情報と識別情報を
関連付けるデータを記憶する文書管理データベース８と
文書データ９が格納されている。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書管理装置に関
し、さらに詳しくは、情報が記録された媒体を廃棄する
文書解除手段を備えた文書管理装置に関するものであ
る。

【０００２】

【従来の技術】電子化された文書は、解像度の低いディ
スプレイ上で表示されるため、閲覧のし易さに問題があ
る。またディスプレイ上で表示するのでは可搬性にも難
点がある。そこで、文書を印刷して、その印刷物を閲覧
し、あるいは、その印刷物を持ち運んで利用したいとい
う要望が出てくる。一方、こうした印刷物に加筆するこ
とも多々あるが、電子的な元文書と加筆事項とは何らリ
ンクされておらず、後で元文書を電子的に編集しなおす
必要がある。そこで、印刷された文書に加筆すると電子
的な元文書に自動的に反映されるシステム、言い換える
と、紙ベースのタブレットシステムを実現するために、
まず、紙面上での先端部の座標を取得するとともに、印
刷された文書を電子的な元文書に同定する必要がある。
特に後者の要求に対して、紙面にファイル情報（ファイ
ル名など）をバーコードで印刷しておき、タブレット上
で加筆する際に紙面上のバーコードを読み取って、文書
の編集を行う技術が、特開平７−２４４６５７号公報に
開示されている。また、本出願人は、光学的に読取可能
なコードシンボルを紙面上にマトリックス状に並べ、そ
れを小型カメラを備えたペンで紙面への加筆と同時にカ
メラで前記コードシンボルを読み取り座標情報を同時に
取得することにより、加筆情報をリアルタイムに読みと
り、加筆前の紙面情報と加筆情報を関連付けるシステム
に関する発明について既に提案している。また、電子文
書の印刷と同時にあらかじめ媒体に印刷されたコードシ
ンボルをよみとり、電子文書と媒体のコードとを関連付
ける技術について提案している。さらに、文書印刷時
に、文書情報を埋め込んだコードシンボルを同時に印刷
し、その文書のコードシンボルを用いて文書の複製や管
理などに利用しようとする技術が、特開平８−８７５６
４号公報及び特開平１０−３０８８６８号公報に開示さ
れている。また、バーコード読み取り手段を備えたプリ
ンタに関する技術が開示されているが、書式情報を埋め
込んだものであり、読んだ情報を文書管理に使用する手
段はなく、ネットワークを用いた文書管理システムで使
用することは想定されていない。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上記のように印刷され
た文書への加筆が電子的な元文書に自動的に反映される
システムにおいては、元の電子文書と媒体に印刷された
文書との関連付けを可能な限り人手を介在せずに意識し
ないでできることが望ましい。そのためには、光学的に
読み取りが可能なシンボルを紙面に形成し、紙面に文書
を印刷するとき、文書に割り付けられた識別情報と紙面
上のシンボルとを自動的に関連付ける必要がある。この
ような光学的に読み取り可能なシンボルとしては、一般
にバーコードや２次元コードなどによる機械が判読可能
なシンボルを用いる。しかし、これらのシンボルにエン
コードできる情報は限られており、多量の情報を出力す
る場合、コードシンボルが不足することが考えられる。
たとえば、コードシンボルとして４桁のバーコードを用
いた場合、管理できる情報量は１００００以下である。
一方、日常の業務に用いられる印刷ページ数は膨大であ
り、上記のコードシンボルを文書ＩＤと関連付けて利用
する場合、コードシンボルが不足することが充分考えら
れる。一方、紙などへの印刷は一時的なものが多く、閲
覧、加筆などが行われた後に破棄されるものも多い。し
かし、これらの破棄された媒体へ付与されたコードシン
ボルは、すでに文書ＩＤへの関連付けした後であり、新
たな文書と関連付けを行って再利用することができず、
有限である文書ＩＤが有効に利用されないで無駄になっ
ている。本発明は、かかる課題に鑑み、コードシンボル
を用いて紙文書と電子文書とを管理する文書管理システ
ムにおいて、必要とされるコードシンボルを有効に活用
するために、破棄された媒体へ付与されたコードシンボ
ルを再び文書情報として利用することにより、有限なコ
ードシンボルを効率的に利用する文書管理装置を提供す
ることを目的とする。

【０００４】

【課題を解決するための手段】本発明はかかる課題を解
決するために、請求項１は、電子文書の印刷と同時に予
め媒体に印刷されたコードシンボルを読み取り、前記電
子文書と媒体のコードとを関連付けする文書管理装置に
おいて、前記媒体上に形成された前記コードシンボルを
読み取るコードシンボル読取手段と、全体の動作制御及
び情報処理を行うコントローラと、文書解除処理を行う
ために必要な情報のやり取りを行う通信手段と、前記媒
体を加工する媒体加工手段と、操作者に対して警告を発
する警報手段と、前記コードシンボル読取手段により読
み取られたコードシンボルをデコードし該デコード情報
に含まれる文書情報及び識別情報を取得するデコード手
段と、前記コードシンボル読取手段により読み取られた
コードシンボル及び前記デコード手段によりデコードさ
れた情報を一時的に記憶する一時記憶装置とを有する文
書解除手段を更に備えたことを特徴とする。コードシン
ボルを用いて紙文書と電子文書とを管理する文書管理シ
ステムにおいて、必要とされるコードシンボルを有効に
活用するためには、破棄された媒体へ付与されたコード
シンボルを再び文書情報として利用する必要がある。そ
のためには、関連付けられた文書情報と識別情報を一旦
解除して、コードシンボルが記録、印刷された媒体を再
利用できないように廃棄しなければならない。これら、
一連の作業を行う文書解除手段を文書管理装置に備える
ことにより可能となる。かかる発明によれば、前記媒体
上に形成された前記コードシンボルを読み取るコードシ
ンボル読取手段と、全体の動作制御及び情報処理を行う
コントローラと、文書解除処理を行うために必要な情報
のやり取りを行う通信手段と、前記媒体を加工する媒体
加工手段と、操作者に対して警告を発する警報手段と、
前記コードシンボル読取手段により読み取られたコード
シンボルをデコードし該デコード情報に含まれる文書情
報及び識別情報を取得するデコード手段と、前記コード
シンボル読取手段により読み取られたコードシンボル及
び前記デコード手段によりデコードされた情報を一時的
に記憶する一時記憶装置とを有する文書解除手段を更に
備えたので、媒体の廃棄と同時に、コードシンボルを再
び文書情報として利用することができる。

【０００５】請求項２は、前記文書解除手段は、情報が
記録された媒体を廃棄する場合、前記コードシンボル読
取手段により前記媒体上に記録されたコードシンボルを
読み取り、該コードシンボルを前記デコード手段により
デコードして前記識別情報を取得し、前記媒体上に印刷
された文書情報と前記識別情報とを関連付けて記憶する
文書管理データベースから前記識別情報と関連する文書
情報を消去し、前記媒体加工手段により前記媒体を加工
することも本発明の有効な手段である。関連付けられた
文書情報と識別情報を解除する具体的方法は、まず、媒
体上に記録されたコードシンボルを読んでデコードす
る。その情報から識別情報を認識して、関連付けられた
情報を記録しているデータベースから、認識された識別
情報に対応する文書情報を抜き出し、その情報を消去す
る。これにより、関連付けられたコードシンボルは再利
用が可能となる。これと同時に媒体上に記録されたコー
ドシンボルが再利用されないように、媒体そのものも加
工され、再利用不可能な状態にされる。かかる技術手段
によれば、文書解除手段は、情報が記録された媒体を廃
棄する場合、前記コードシンボル読取手段により前記媒
体上に記録されたコードシンボルを読み取り、該コード
シンボルを前記デコード手段によりデコードして前記識
別情報を取得し、前記媒体上に印刷された文書情報と前
記識別情報とを関連付けて記憶する文書管理データベー
スから前記識別情報と関連する文書情報を消去し、前記
媒体加工手段により前記媒体を加工するので、データベ
ースとの情報比較により、確実にしかも迅速に文書解除
処理を行うことができる。請求項３は、前記文書管理デ
ータベースは、前記媒体上に記録され該媒体に特定的に
付された識別番号と該識別番号に対応する文書名とで構
成される文書情報に対して、関連のある前記文書情報に
同じ識別情報を付与することも本発明の有効な手段であ
る。データベース上には、全ての媒体上に全て異なる識
別番号が付与されている。そして、この文書情報と関連
するものには、同じ識別情報を付与して記憶する。こう
することにより、廃棄する媒体上から、この識別情報を
認識すれば関連付けられた文書情報のみを選択すること
ができる。かかる技術手段によれば、文書管理データベ
ースは、前記媒体上に記録され該媒体に特定的に付され
た識別番号と該識別番号に対応する文書名とで構成され
る文書情報に対して、関連のある前記文書情報に同じ識
別情報を付与するので、廃棄する媒体上から、この識別
情報を認識することにより関連付けられた文書情報のみ
を選択することができる。

【０００６】請求項４は、前記媒体加工手段は、前記媒
体上に判別可能な文字若しくは図柄を重ねる印刷手段、
若しくは前記媒体を判別可能な形に変形する手段、若し
くは前記媒体を前記コードシンボルより小さく裁断する
手段、若しくは前記媒体に記録された情報を消去する手
段、若しくは前記媒体に熱可逆性発色材料で記録された
情報を消去温度で過熱する手段の何れか１つ、若しく
は、前記手段の組み合わせにより前記媒体を加工するこ
とも本発明の有効な手段である。媒体を再使用不可にす
る手段にはいろいろある。例えば、加工装置が印刷装置
である場合、媒体には判別が容易な『×』『使用不可』
などをすでに印刷された媒体１の上に重ねて印刷する。
また、加工装置が媒体変形装置である場合、媒体をは折
る、切るなどの容易に判別できるような変形が施され
る。特に媒体加工装置が媒体を裁断する媒体裁断装置で
ある場合は、媒体を裁断する大きさをコードシンボルよ
り小さい大きさに裁断することによって、裁断後の媒体
の片を転用することが不可能になる。また、媒体加工装
置が、媒体に印刷された情報を消去することができる媒
体消去装置である場合、媒体が識別情報、文書情報など
の情報を保持していないことを容易に示すことができ
る。また、媒体として、ロイコ染料に代表される熱可逆
性発色材料を用いた場合、消去装置としては適当な消去
温度に媒体を加熱することができるようなヒーターバー
を用いることができる。かかる技術手段によれば、媒体
加工手段は、前記媒体上に判別可能な文字若しくは図柄
を重ねる印刷手段、若しくは前記媒体を判別可能な形に
変形する手段、若しくは前記媒体を前記コードシンボル
より小さく裁断する手段、若しくは前記媒体に記録され
た情報を消去する手段、若しくは前記媒体に熱可逆性発
色材料で記録された情報を消去温度で過熱する手段の何
れか１つ、若しくは、前記手段の組み合わせにより前記
媒体を加工するので、確実に再利用を防ぐことができ
る。

【０００７】請求項５は、前記警報手段は、前記媒体加
工手段が前記媒体の加工を開始する場合、若しくは前記
コードシンボル読取手段で読み取られた前記媒体が関連
付けされていない未使用の媒体である場合、操作者に対
して警告を発することも本発明の有効な手段である。媒
体は媒体加工手段により加工されると、元へ戻すことが
できない。従って、加工を開始するときに操作者に警報
を発して確認をとることが好ましい。また、未使用の媒
体を間違って加工すると逆に資源の無駄になってしま
う。これを防ぐためにも、未使用媒体を検出する手段が
必要であり、それにより、操作者に警報を発することが
好ましい。かかる技術手段によれば、警報手段は、前記
媒体加工手段が前記媒体の加工を開始する場合、若しく
は前記コードシンボル読取手段で読み取られた前記媒体
が関連付けされていない未使用の媒体である場合、操作
者に対して警告を発するので、媒体を誤って加工するこ
とを防ぐことができる。請求項６は、前記一時記憶装置
は、前記文書解除手段により文書管理データベースから
前記識別情報と関連する文書情報を消去する前に、所定
のデータと前記文書情報の複製を作成・記憶し、前記文
書情報消去後にも前記識別情報と文書情報を再び関連付
けることを可能としたことも本発明の有効な手段であ
る。電子文書は一旦データを消去すると復元することが
不可能である。これを防ぐ方法としてバックアップデー
タを作成しておき、データ消滅を最小限に抑えることが
考えられる。しかし、バックアップは、あくまでも現デ
ータの直前データであり、全てを保存するものではな
い。しかし、従来のバックアップは直前データの全てを
記憶するため大きいメモリ容量が必要である。本発明の
場合は、文書情報と識別情報の関連付けデータのみを保
存するので、大きなメモリ容量を必要としない。かかる
技術手段によれば、一時記憶装置は、前記文書解除手段
により文書管理データベースから前記識別情報と関連す
る文書情報を消去する前に、所定のデータと前記文書情
報の複製を作成・記憶し、前記文書情報消去後にも前記
識別情報と文書情報を再び関連付けることを可能とした
ので、少ないメモリ容量で確実に関連付けを復元するこ
とができる。

【０００８】

【発明の実施の形態】以下、本発明を図に示した実施形
態を用いて詳細に説明する。但し、この実施形態に記載
される構成要素、種類、組み合わせ、形状、その相対配
置などは特定的な記載がない限り、この発明の範囲をそ
れのみに限定する主旨ではなく単なる説明例に過ぎな
い。図１は、本実施の形態で用いられる記録媒体の平面
図である。記録媒体１には、人間が視覚的に読み取り可
能な状態で文書を記録することができ、一般的には、
紙、布、プラスチック等で構成され、シート状である。
このような記録媒体１には、光学的に読み取り可能なコ
ードシンボル２ａ、２ｂ、２ｃ、２ｄが予め記録されて
いる。このコードシンボル２ａ、２ｂ、２ｃ、２ｄは、
例えば、バーコードや２次元コード等によって表現され
ている。また、記録媒体１は、人の手による筆記動作、
あるいは、プリンタや複写機による画像形成動作等によ
って情報を可視的に表示することを目的としている。こ
のため、記録媒体１は、図示しない筆記具を用いた筆記
動作によって可視的な画像を形成したり、あるいは、図
２及び図４に示すプリンタ３での画像形成動作によって
可視的な画像を形成したりすることができる。

【０００９】ここで、図１のコードシンボル２は、記録
媒体１の左隅に２ａ、２ｂ、２ｃ、２ｄの４個だけ示さ
れているが、実際には、記録媒体１には、多数のコード
シンボルがマトリクス状に配列されている。そして、図
１では、コードシンボル２は記録媒体１の大きさに対し
て極めて大きく表現されているが、これは、説明の便宜
のためであり、実際のコードシンボル２の大きさは極め
て微細である。このようなコードシンボル２は、座標情
報と識別情報とを含んでいる。つまり、マトリクス状に
配列されたコードシンボル２の個々には、記録媒体１に
おけるＸ−Ｙ座標上のどの位置にそのコードシンボル２
が位置しているかという情報が座標情報として含まれて
いる。また、個々のコードシンボル２には、その記録媒
体１の識別を示す識別情報が識別情報として含まれてい
る。この識別情報は、記録媒体１についての識別情報で
あるため、全てのコードシンボル２について同一の情報
が含まれていることになる。例えば、図１の左上のコー
ドシンボル２ａは「１２３４５６０１０１」がエンコー
ドされ、コードシンボル２ｂは「１２３４５６０１０
２」、コードシンボル２ｃは「１２３４５６０２０
１」、コードシンボル２ｄは「１２３４５６０２０２」
とエンコードされている。あるいはまた、コードシンボ
ル２ａの部分が「１２３４５６ａａ」、コードシンボル
２ｂの部分が「１２３４５６ａｂ」、コードシンボル２
ｃの部分が「１２３４５６ｂａ」、コードシンボル２ｄ
の部分が「１２３４５６ｂｂ」とエンコードされていて
もよい。さらに、英数字３６文字を一桁とする３６進数
を使用すれば、例えば、二次元の座標において、８桁ず
つを割り当てれば、それぞれ２。８兆もの座標を指定す
ることができ、１ｍｍおきに座標点を与えれば、約８兆
平方ｋｍという広大な面積の座標位置を指定することが
できる。これは、Ａ４サイズの媒体を事実上一意に決め
ることができ、世界に一枚しかない印刷媒体の存在が可
能になる。このように複数のコードシンボル２が各々一
意的に識別できるならば何でもよく、また配置にも特に
制約はないが、図１のように、規則的にエンコードし、
かつ、規則的にコードシンボル２を配置するのが望まし
い。ここで用いられているコードシンボル２について
は、座標情報の他に、文書ＩＤも含むので、一次元のバ
ーコードではＩＤが不足してしまうので、２次元コード
を使用することが望ましい。２次元へ拡大することによ
り、前述したように２０桁程度のコードを生成すること
ができるので、全世界で使用している媒体１の数に対し
て、絶対的な識別番号（例えば通し番号）を文書情報と
して付けることも可能となる。つまり一度作成した文書
のＩＤが固定されて、世界に１つしかないＩＤの付いた
文書、世界で１つしかない文書とすることができる。ま
た、可視光以外の光を反射して使用者が見えにくくなる
不可視材料を使用し、文書のＩＤが即座に判別しないよ
うにしてセキュリティを高めるようにすることができ
る。また、同時に人間に必要な情報のみが見えることに
なり、媒体１の見易さが向上する

【００１０】図２は、本発明の実施形態の文書管理シス
テムのシステム構成例を概略的に示すブロック図であ
る。本実施形態の文書管理システム１００の構成は、例
えば、マイクロプロセッサとメモリとを用いて各種処理
を実行する一般的なマイクロコンピュータであり、記録
媒体１に対する筆記に適した構成を備えている後述する
筆記具１３から無線送信されたデータの入力を受付け、
携帯情報端末１１との間で無線によるデータの送受信が
可能な情報処理装置１２と、そのハードディスクドライ
ブ（以下、ＨＤＤと記す）７に各種の管理情報を保存記
録する情報処理装置６と、記録媒体１に文書情報と識別
情報を印刷するプリンタ３、複写機１０と、原稿を読み
取ってそのデータをＨＤＤ７に記憶するスキャナ４と、
ＨＤＤ７に記録された関連付けデータを解除する文書関
連付け解除装置５と、各装置間を結ぶネットワーク１４
から構成されている。また、ＨＤＤ７には文書情報と識
別情報を関連付けるデータを記憶する文書管理データベ
ース８と文書データ９が格納されている。

【００１１】次にこの文書管理システム１００の概略動
作について説明する。情報処理装置６あるいは情報処理
装置１２あるいは携帯型情報端末１１において作成され
た文書１が、ＨＤＤ７に格納される。その文書１に対し
て情報処理装置６あるいは情報処理装置１２あるいは、
携帯情報端末１１から印刷命令がなされると、文書１は
印刷先として指定されたプリンタ３あるいは複写機１０
において印刷される。文書１が印刷される印刷媒体は、
前記図１のコードシンボルがあらかじめ印刷された媒体
１である。印刷時にはプリンタ３へ文書情報と文書の印
刷用データが送信される。プリンタ３ではその情報を受
け取り、文書１の印刷用データを印刷イメージに展開
し、コードシンボル付き印刷媒体１に印刷する。印刷媒
体１が通常の紙でできている場合は、プリンタ３は電子
写真方式で良いが、書き換え可能な媒体である場合は、
熱転写方式を使用する。印刷時には、プリンタ３は印刷
媒体１のコードシンボル２を読み取る。

【００１２】この読取りに関して図３を用いて説明す
る。図３は、プリンタ３の概略構造を示す模式図であ
る。このプリンタ３は、電子写真記録方式の画像形成装
置であり、給紙部２０に収納保持された記録媒体１を案
内経路を介して排紙部２６に案内搬送し、その途中で画
像形成部としての画像形成プロセス部２２によって記録
媒体１にトナー画像を形成し、このトナー画像を定着装
置２３によって加熱加圧定着する構造である。このよう
な構造のプリンタ３は、ネットワーク２０２に接続する
ネットワークインターフェース２２７を備え、ネット
ワーク１４を経由して情報処理装置６、１２等から送信
された画像データに従いマイクロプロセッサとメモリと
を備えた情報処理部２７が画像形成プロセス部２２を駆
動制御し、これによって記録媒体１にトナー画像を形成
する。プリンタ３は、記録媒体１の案内経路中に、記録
媒体１に配列されたコードシンボル２を光学的に読み取
るコードシンボル読取部２１を備える。このコードシン
ボル読取部２１は、ＣＣＤ等の光電変換素子により構成
される。そして、プリンタ３に設けられた情報処理部２
７は、コード読取部２１が読み取ったコードシンボル２
をデコードし、その反射率に基づくイメージデータをコ
ード化されたコードデータに変換する。そのために、情
報処理部２７は、コードシンボル２の形状的特徴とコー
ドとを対応付けたファイル構造を備えている。ここで、
前述した通り、コードシンボル２は、座標情報と識別情
報とを含んでいる。そこで、プリンタ３の情報処理部２
７がデコードしたコードシンボル２からは識別情報が獲
得されることになる。この意味で、情報処理部２７は、
コードシンボル２をデコードして識別情報を獲得するデ
コード手段として機能することになる。尚、本実施の形
態では、プリンタ３の情報処理部２７にデコード手段の
機能を持たせたが、実施に当たっては、情報処理装置
６、１２等にデコード手段の機能を持たせても良い。つ
まり、文書管理システム内のどこかでデコード手段の機
能が発揮されれば良い。また、本実施の形態では、プリ
ンタ３は電子写真方式のプリンタとして説明したが、実
施に当たったは、その形式を問わず、例えば、熱転写方
式のプリンタやインクジェットプリンタ等、各種形式の
プリンタを用いることが可能である。

【００１３】図４は、本発明の文書管理データベース８
に記録された対応付けファイルのデータ構造を示す模式
図である。この対応付けファイルは、プリンタ３や複写
機１０を用いて記録媒体１に情報を記録した場合、その
情報のソースである画像ソースを特定する画像ソース特
定情報とその画像ソースに基づいて生成された画像デー
タが記録された記録媒体１とを対応付けて保存記録する
ファイル構造を備えている。より詳細には、プリンタ３
のコード読取部２４が読み取った記録媒体１のコードシ
ンボル２に含まれている識別情報は、記録媒体１の識別
情報として識別番号３０に記録されている。そして、対
応付けファイルのその他の部分には、それらのプリンタ
３がその記録媒体１に画像形成した画像データの基礎を
なす画像ソースを特定するための画像ソース特定情報が
記録されている。ここで、画像ソースというのは、例え
ば、プリンタ３がプリントアウトした画像データが、ワ
ードプロセッサソフトや表計算ソフトによって作成され
たファイルに基づく場合を想定すると、そのファイルが
画像ソースということになる。そして、画像ソース特定
情報は、その画像ソースを特定するためのパス名３２等
である。例えば、図に例示する対応付けファイルの場合
であれば、文書名３１にはその画像ソースの文書名が記
録され、パス名３２にはその画像ソースにアクセスする
ためのパス名が記録され、これらの情報が記録媒体１を
識別する識別番号３０に対応付けられている。その他、
対応付けファイルは、その画像ソースに関するページ３
３、総ページ数３４が記録され、これらの情報が記録媒
体１を識別する識別番号３０に対応付けられている。こ
のようなファイル構造を備えた対応付けファイルは、Ｈ
ＤＤ７を備えた情報処理装置６に格納されている他、別
の情報処理装置１２やプリンタ３、複写機１０等に設け
られていても良い。文書管理データベース８で管理され
る項目は図で示されるように、印刷媒体の識別情報とし
て付加されたコードシンボル、文書名、パス名、ペー
ジ、総ページ数などの媒体に印刷する文書情報である。
図５は、プリンタ３に設けられたコード読取部２４によ
るコードシンボル４３の読み取り構造を示す模式図であ
る。コード読取部２４は、図示しない光電変換素子を内
蔵し、記録媒体４０の搬送によって記録媒体４０を走査
する。そして、記録媒体４０を走査することによって読
み取ったコードシンボル４３基づく出力信号を、制御回
路４２を介してコントローラである情報処理部６、１２
に送信出力する構造となっている。

【００１４】図６は、本発明の実施形態の文書関連付け
解除装置の構成を示すブロック図である。文書解除装置
５の構成は、媒体のコードシンボルを読み取るコードシ
ンボル読取装置５１と、全体の制御を行うコントローラ
５３と、外部の情報処理装置６とのデータの授受を行う
通信装置５６と、媒体の加工の開始時と未使用媒体を検
出した時に操作者に警告する警報装置５０と、媒体を再
使用不可能な状態に加工する媒体加工装置５４と、関連
付けデータの保存を行う一時記憶装置５２と、コードシ
ンボルから文書情報と識別情報をデコードするコードシ
ンボルデコード装置５５により構成される。図を参照し
てその動作を説明する。同じ構成要素には同じ参照番号
が付されている。文書解除装置５は媒体１を設置できる
ような箱状、あるいはトレイ上の形状をしている。コー
ドシンボル読取装置５１は文書解除装置５に設置された
媒体１上に設けられたコードシンボル２を読み取れるよ
うな構成、位置に設置されており、ＣＣＤなどの２次元
撮像素子や、１次元ＣＣＤなどを用いることができる。
コントローラ５３は文書解除装置５に設置された装置の
制御、情報処理を行う装置である。通信装置５６は文書
管理システムにおける情報処理装置６と通信を行い、文
書解除処理を行うために必要な情報のやり取りを行う。
警報装置５０はブザーあるいは赤色ＬＥＤなど操作者が
容易に気づくような警報装置である。媒体加工装置５４
は文書解除装置５に設置された媒体１を加工することが
できるような位置、構成を持ち、いわゆるシュレッダー
などに用いられるカッターや、印刷可能なプリンタヘッ
ドである。一時記憶装置５２は読み取ったコードシンボ
ルやデコードされた情報を一時的に記憶する装置であ
り、ＲＡＭ、ＨＤなどが用いられる。コードシンボルデ
コード装置５５は、コードシンボル読取装置５１によっ
て読み取られたコードシンボル２をデコードし、そこに
含まれた文書情報、識別情報などを取得する装置であ
り、コントローラ５３においてソフトウェアとして実現
することもできる。

【００１５】さらに詳細に説明すると、情報が記録され
た媒体１を廃棄するとき、媒体１は文書解除装置５に設
置される。次に、文書解除装置５に備えられたコードシ
ンボル読取装置５１が媒体１に印刷されたコードシンボ
ル２を読み取る。読み取られたコードシンボル２はコー
ドシンボルデコード装置５５によってコードに埋め込ま
れた識別情報を取得する。取得された識別情報は通信装
置５６によって文書管理装置に備えられた情報処理装置
６に送られる。ここで、すでに説明したように、文書管
理装置には媒体１に文書を印刷するときに、識別情報と
文書情報とを関連付けるデータが文書管理データベース
８として記憶装置７に登録されている。つぎに情報処理
装置６は、送られた識別情報を一時記憶装置５２に記録
する。次に情報処理装置６は、文書解除装置５から送ら
れた識別情報と、文書管理データベース８に登録されて
いる情報とを比較し、該当する識別情報にかかわる関連
付けデータと文書情報を一時記憶装置５２に記録する。
次に、情報処理装置６は該当する識別情報、関連付けデ
ータ、文書情報を文書管理データベース８から消去す
る。次に、媒体加工装置５４は設置された媒体１を加工
する。このとき、媒体加工装置５４が印刷装置である場
合、媒体には判別が容易な『×』『使用不可』などが、
すでに印刷された媒体１の上に重ねて印刷される。ま
た、媒体加工装置５４が媒体変形装置である場合、媒体
１は『折る』『切る』などの容易に判別できるような変
形が施され、媒体がすでに利用できないことがわかる。
とくに媒体加工装置５４が媒体１を裁断する媒体裁断装
置である場合に、媒体１を裁断する大きさをコードシン
ボル２より小さい大きさに裁断することによって、裁断
後の媒体１の片を転用することが不可能になり、より確
実に媒体１の破棄を行うことができる。また、媒体加工
装置５４が、媒体１に印刷された情報を消去することが
できる、媒体消去装置である場合、媒体１が識別情報、
文書情報などの情報を保持していないことを容易に示す
ことができる。また、媒体１として、ロイコ染料に代表
される熱可逆性発色材料を用いた場合、消去装置として
は適当な消去温度に媒体を加熱することができるような
ヒーターバーを用いることができ、簡略な装置を構成す
ることができる。

【００１６】

【発明の効果】以上記載のごとく本発明によれば、請求
項１は、前記媒体上に形成された前記コードシンボルを
読み取るコードシンボル読取手段と、全体の動作制御及
び情報処理を行うコントローラと、文書解除処理を行う
ために必要な情報のやり取りを行う通信手段と、前記媒
体を加工する媒体加工手段と、操作者に対して警告を発
する警報手段と、前記コードシンボル読取手段により読
み取られたコードシンボルをデコードし該デコード情報
に含まれる文書情報及び識別情報を取得するデコード手
段と、前記コードシンボル読取手段により読み取られた
コードシンボル及び前記デコード手段によりデコードさ
れた情報を一時的に記憶する一時記憶装置とを有する文
書解除手段を更に備えたので、媒体の廃棄と同時に、コ
ードシンボルを再び文書情報として利用することができ
る。また請求項２は、文書解除手段は、情報が記録され
た媒体を廃棄する場合、前記コードシンボル読取手段に
より前記媒体上に記録されたコードシンボルを読み取
り、該コードシンボルを前記デコード手段によりデコー
ドして前記識別情報を取得し、前記媒体上に印刷された
文書情報と前記識別情報とを関連付けて記憶する文書管
理データベースから前記識別情報と関連する文書情報を
消去し、前記媒体加工手段により前記媒体を加工するの
で、データベースとの情報比較により、確実にしかも迅
速に文書解除処理を行うことができる。また請求項３
は、文書管理データベースは、前記媒体上に記録され該
媒体に特定的に付された識別番号と該識別番号に対応す
る文書名とで構成される文書情報に対して、関連のある
前記文書情報に同じ識別情報を付与するので、廃棄する
媒体上から、この識別情報を認識することにより関連付
けられた文書情報のみを選択することができる。

【００１７】また請求項４は、媒体加工手段は、前記媒
体上に判別可能な文字若しくは図柄を重ねる印刷手段、
若しくは前記媒体を判別可能な形に変形する手段、若し
くは前記媒体を前記コードシンボルより小さく裁断する
手段、若しくは前記媒体に記録された情報を消去する手
段、若しくは前記媒体に熱可逆性発色材料で記録された
情報を消去温度で過熱する手段の何れか１つ、若しく
は、前記手段の組み合わせにより前記媒体を加工するの
で、確実に再利用を防ぐことができる。また請求項５
は、警報手段は、前記媒体加工手段が前記媒体の加工を
開始する場合、若しくは前記コードシンボル読取手段で
読み取られた前記媒体が関連付けされていない未使用の
媒体である場合、操作者に対して警告を発するので、媒
体を誤って加工することを防ぐことができる。また請求
項６は、一時記憶装置は、前記文書解除手段により文書
管理データベースから前記識別情報と関連する文書情報
を消去する前に、所定のデータと前記文書情報の複製を
作成・記憶し、前記文書情報消去後にも前記識別情報と
文書情報を再び関連付けることを可能としたので、少な
いメモリ容量で確実に関連付けを復元することができ
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の文書管理システムで用いる印刷媒体の
平面図である。

【図２】本発明の実施形態の文書管理システムのシステ
ム構成例を概略的に示すブロック図である。

【図３】本発明のプリンタの概略構造を示す模式図であ
る。

【図４】本発明の文書管理データベースに記録された対
応付けファイルのデータ構造を示す模式図である。

【図５】本発明のプリンタに設けられたコード読取部に
よるコードシンボルの読み取り構造を示す模式図であ
る。

【図６】本発明の実施形態の文書関連付け解除装置の構
成を示すブロック図である。

【符号の説明】

３プリンタ、４スキャナ、５文書関連付け解除装
置、６、１２情報処理装置、７ハードディスクドラ
イブ、８文書管理データベース、９文書データ、１
０複写機、１１携帯情報端末、１３筆記具

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者高橋禎郎東京都大田区中馬込１丁目３番６号株式会社リコー内 (72)発明者土井信幸東京都大田区中馬込１丁目３番６号株式会社リコー内 (72)発明者淺野大雅東京都大田区中馬込１丁目３番６号株式会社リコー内 (72)発明者山崎真湖人東京都大田区中馬込１丁目３番６号株式会社リコー内Ｆターム(参考） 2C055 JJ00 JJ07 JJ12 5B009 RC13 SA00 VC01 5B035 AA00 BB01 BB08 BB12 BC00 5B058 CA40 KA02 KA04 YA15 YA20 5B075 ND02 PP05 UU05

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】電子文書の印刷と同時に予め媒体に印刷
されたコードシンボルを読み取り、前記電子文書と媒体
のコードとを関連付けする文書管理装置において、前記媒体上に形成された前記コードシンボルを読み取る
コードシンボル読取手段と、全体の動作制御及び情報処
理を行うコントローラと、文書解除処理を行うために必
要な情報のやり取りを行う通信手段と、前記媒体を加工
する媒体加工手段と、操作者に対して警告を発する警報
手段と、前記コードシンボル読取手段により読み取られ
たコードシンボルをデコードし該デコード情報に含まれ
る文書情報及び識別情報を取得するデコード手段と、前
記コードシンボル読取手段により読み取られたコードシ
ンボル及び前記デコード手段によりデコードされた情報
を一時的に記憶する一時記憶装置とを有する文書解除手
段を更に備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】前記文書解除手段は、情報が記録された
媒体を廃棄する場合、前記コードシンボル読取手段によ
り前記媒体上に記録されたコードシンボルを読み取り、
該コードシンボルを前記デコード手段によりデコードし
て前記識別情報を取得し、前記媒体上に印刷された文書
情報と前記識別情報とを関連付けて記憶する文書管理デ
ータベースから前記識別情報と関連する文書情報を消去
し、前記媒体加工手段により前記媒体を加工することを
特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
【請求項３】前記文書管理データベースは、前記媒体
上に記録され該媒体に特定的に付された識別番号と該識
別番号に対応する文書名とで構成される文書情報に対し
て、関連のある前記文書情報に同じ識別情報を付与する
ことを特徴とする請求項２記載の文書管理装置。
【請求項４】前記媒体加工手段は、前記媒体上に判別
可能な文字若しくは図柄を重ねる印刷手段、若しくは前
記媒体を判別可能な形に変形する手段、若しくは前記媒
体を前記コードシンボルより小さく裁断する手段、若し
くは前記媒体に記録された情報を消去する手段、若しく
は前記媒体に熱可逆性発色材料で記録された情報を消去
温度で加熱する手段の何れか１つ、若しくは、前記手段
の組み合わせにより前記媒体を加工することを特徴とす
る請求項２記載の文書管理装置。
【請求項５】前記警報手段は、前記媒体加工手段が前
記媒体の加工を開始する場合、若しくは前記コードシン
ボル読取手段で読み取られた前記媒体が関連付けされて
いない未使用の媒体である場合、操作者に対して警告を
発することを特徴とする請求項１、２記載の文書管理装
置。
【請求項６】前記一時記憶装置は、前記文書解除手段
により文書管理データベースから前記識別情報と関連す
る文書情報を消去する前に、所定のデータと前記文書情
報の複製を作成・記憶し、前記文書情報消去後にも前記
識別情報と文書情報を再び関連付けすることを可能とし
たことを特徴とする請求項１、２記載の文書管理装置。