JP2003131920A

JP2003131920A - 文書管理装置

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Publication number: JP2003131920A
Application number: JP2001325622A
Authority: JP
Inventors: Yuji Miyawaki; 裕治宮脇; Yasuhiko Iwamoto; 靖彦岩本; Hiroshi Iwata; 浩岩田; Toshio Yamada; 俊雄山田; Hiroaki Nakazato; 博昭中里
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2001-10-23
Filing date: 2001-10-23
Publication date: 2003-05-09
Anticipated expiration: 2021-10-23
Also published as: JP4186452B2

Abstract

(57)【要約】【課題】文書データの分類に関する操作性を向上し、
複数のディレクトリに分類された際の文書データへの属
性項目の設定を可能として、利便性を向上できる文書管
理装置を提供する。【解決手段】制御部１１が文書データと、少なくとも
一つの分類項目を含んでなる付帯情報とを関連づけてス
トレージ１４に格納する。文書データの一覧表示の際に
は、現在のディレクトリに相当する分類項目が設定され
ている文書データを一覧に含める。また、当該文書デー
タが分類されている複数のディレクトリの各々に対して
設定された追加属性項目のセットの論理和のセットを当
該文書データの追加属性項目として設定する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書データを管理
して閲覧に供する文書管理装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、ネットワーク技術が発展し、さま
ざまな組織でコンピュータネットワークの利用が進みつ
つある。例えば、文書を多く発行する行政機関などで
も、当該文書を機関内の各部門で共有するために、文書
管理装置を導入し、文書データの共有を図っている。

【０００３】一方、かかる文書管理装置の多くは、蓄積
管理する文書データから、利用者が所望する文書データ
を迅速に特定することができるように、検索機能を備え
ている。そして、当該検索機能に供する等の目的で、文
書データに対して属性情報を関連づける場合がある。こ
の属性情報としては、文書の名称や作成日時、修正日時
など、どの文書データにも共通して付加されるべき基本
属性情報のほか、各部門で文書データの検索を容易にす
るために独自に付加する追加属性情報の属性項目（追加
属性項目）がある。

【０００４】また、文書管理装置の多くは、各文書デー
タを階層的構造を有するディレクトリのいずれかに分類
して登録する場合があり、当該ディレクトリに対して属
性情報を関連づけて管理することができるようになって
いる。ところが、１つの文書データを複数のディレクト
リに「分類」したいという要求がある。例えば、一般の
企業においても、「財務情報」を「営業用文書」と「投
資家向け情報」との両方に分類し、かつ当該文書データ
を修正したときには、双方の文書データが一斉に修正結
果を反映したものになって欲しいという要求がある。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従
来の文書管理装置は、１つの文書データを複数のディレ
クトリに分類することはできなかった。また、いわゆる
ショートカット機能などを用いて、複数のディレクトリ
に分類したかのように扱わせる技術もあるが、ショート
カットファイルは文書データそのものではないため、当
該ファイルに属性を設定しても、文書データについての
属性設定にはならない。

【０００６】本発明は上記実情に鑑みて為されたもの
で、文書データの分類に関する操作性を向上し、複数の
ディレクトリに分類された際の文書データへの属性項目
の設定を可能として、利便性を向上できる文書管理装置
を提供することを目的とする。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記従来例の問題点を解
決するための本発明は、基本的に上記分類の処理を簡便
に実現するために、文書データの実体は１つだけとして
おき、当該文書データの分類を複数のディレクトリに振
り分ける設定とする。そして、各ディレクトリに設定し
た属性項目に基づいて当該文書データへの属性項目を設
定するため、文書データを、少なくとも１つの分類項目
に関連づけて分類管理する手段と、各分類項目につい
て、少なくとも１つの属性項目のアクセス権を設定する
手段と、複数の分類項目に関連づけられた文書データに
ついて、当該複数の分類項目のそれぞれに設定された属
性項目のアクセス権のセットに基づき、当該文書データ
の属性項目のアクセス権を決定する手段と、を含むこと
を特徴とする。

【０００８】ここで、前記文書データの属性項目のアク
セス権を決定する手段は、前記複数の分類項目のそれぞ
れに設定された属性項目のセットに基き、その論理和の
セットを当該文書データの属性項目のアクセス権として
決定することが好ましい。また、前記文書データの属性
項目のアクセス権を決定する手段は、属性項目のセット
及び分類項目に関連づけられた属性項目のアクセス権に
基づいて決定されることが好ましい。これにより、複数
のディレクトリに分類された文書データには、当該複数
のディレクトリのそれぞれに関連づけられた属性項目が
総括的に付与されることとなる。

【０００９】また、本発明のある態様によれば、文書管
理方法であって、文書データを、少なくとも１つの分類
項目に関連づけて分類管理する工程と、各分類項目につ
いて、少なくとも１つの属性項目のアクセス権を設定す
る工程と、複数の分類項目に関連づけられた文書データ
について、当該複数の分類項目のそれぞれに設定された
属性項目のアクセス権のセットに基づき、当該文書デー
タの属性項目のアクセス権を決定する工程と、を含むこ
とを特徴とする。

【００１０】また、本発明の別の態様によると、文書管
理プログラムであって、コンピュータに、文書データ
を、少なくとも１つの分類項目に関連づけて分類管理す
る手順と、各分類項目について、少なくとも１つの属性
項目のアクセス権を設定する手順と、複数の分類項目に
関連づけられた文書データについて、当該複数の分類項
目のそれぞれに設定された属性項目のアクセス権のセッ
トに基づき、当該文書データの属性項目のアクセス権を
設定する手順と、を実行させることを特徴とする。

【００１１】

【発明の実施の形態】本発明の実施の形態について図面
を参照しながら説明する。本発明の実施の形態に係る文
書管理装置１は、図１に示すように、制御部１１と、記
憶部１２と、ハードディスク１３と、ストレージ１４
と、通信部１５とを含んでなるサーバコンピュータを用
いて実装される。この文書管理装置１は、ネットワーク
を介して複数のクライアントコンピュータ２に接続され
ている。

【００１２】制御部１１は、ハードディスク１３に格納
されたプログラムに従って種々の処理を実行している。
この制御部１１は、具体的に、Ｗｅｂサーバとしての処
理と、文書管理のための処理とを基本的に行っている。
これらの制御部１１の処理の内容については、後に詳し
く述べる。記憶部１２は、制御部１１のワークメモリと
して動作している。ハードディスク１３は、制御部１１
により実行されるプログラムなどを格納している。

【００１３】ストレージ１４は、クライアントコンピュ
ータ２によって共同利用される文書データと、文書デー
タに関連する付帯情報と、ディレクトリ構造に関係する
情報とを格納している。また、このストレージ１４は、
利用者に関する情報として利用者と、その利用者が属す
るグループと、パスワードとを関連づけたテーブル（認
証テーブル）を格納している。このストレージ１４が、
文書データを分類管理（記憶・維持等）する手段に相当
する。

【００１４】ここで文書データについての付帯情報とは
具体的には、図２に示すように各文書データごとに、そ
の格納場所を示す情報（ＵＲＬ；Uniform Resource Loc
atorsなど）と、文書データの分類に関する情報（Ｃ）
と、文書データの最終更新日時などの基本属性情報
（Ｂ）と、利用者によって設定される追加属性情報
（Ａ）と、文書データについてのアクセス権に関する情
報（Ｓ）とを関連づけたものである。ここで、文書デー
タの分類に関する情報（Ｃ）は、実際には、後に説明す
るディレクトリ構造の中で、どのディレクトリに属する
かを示す情報であり、本実施の形態において特徴的なこ
とに、複数の分類に関する情報を含んでもよい。このよ
うに複数の分類に関する情報を含むことで、あたかも複
数のディレクトリのそれぞれに格納されているかのよう
に表示されることとなる。

【００１５】さらに、追加属性情報（Ａ）は一般に複数
の追加属性項目からなり、それぞれの追加属性項目につ
いて、当該追加属性項目の名称（ｔ）と、その値（ｖ）
と、設定した利用者に関係する情報（利用者または利用
者の属するグループについての情報；ｕ）と、アクセス
権に関する情報（ｓ）とを含む。アクセス権に関する情
報は、例えば設定した利用者（オーナー）と、当該オー
ナーの属するグループの利用者と、これら以外の利用者
（他グループの利用者）とについて、それぞれ読み出し
権や書き込み権に関する情報を関連づけたものである。
また、このアクセス権に関する情報は、各グループや各
利用者ごとに、それぞれの読み出し権や書き込み権に関
する情報を関連づけたものとしても構わない。

【００１６】この付帯情報は、例えば一般的なデータベ
ースソフトウエアを利用して管理することができ、広く
知られている、ＳＱＬ（Structured Query Language）
などを利用して操作することができる。

【００１７】また、このストレージ１４が格納するディ
レクトリ構造に関する情報は、ディレクトリの階層構造
に関する情報である。この情報の保持の方法について
は、一般的なオペレーティングシステムにおけるファイ
ルシステムで用いられている方法や、データベースにて
階層関係を示す方法など、広く知られたものを用いる。
ストレージ１４はまた、各ディレクトリについて、各デ
ィレクトリの直下にある文書データやディレクトリに対
して付されるべき追加属性項目を指定する情報を含む。

【００１８】具体的にディレクトリに対する属性の設定
方法の一例について説明する。ストレージ１４には、追
加属性項目の組み合わせの設定がタイプ設定テーブルと
して事前に登録されている（図３）。また、各組み合わ
せの設定には、タイプ識別子（Ｔ）が付されている。各
ディレクトリには、このタイプ識別子のいずれかが関係
付けられており、このタイプ識別子によって識別される
追加属性項目の組み合わせが当該ディレクトリの直下に
ある文書データやディレクトリの追加属性項目として設
定される。これらタイプ設定テーブル及びディレクトリ
の情報の変更や設定保存は、制御部１１の処理により行
われる。また、この追加属性項目の設定は事前に定めら
れた全ての追加属性項目からなるセットのうち、どの追
加属性項目をアクセス（参照、設定）可能とするかなど
のアクセス権の設定として行われてもよい。つまり、こ
の場合はディレクトリに対する追加属性項目の設定はア
クセス権の設定として行われる。

【００１９】ここで追加属性項目の設定の一例として、
図３に示すように、タイプ識別子「Ａ」に対し、追加属
性項目「Ｐ１」と「Ｐ２」との組み合わせが設定され、
タイプ識別子「Ｂ」に対し、追加属性項目「Ｐ１」と
「Ｐ３」との組み合わせが設定され、タイプ識別子
「Ｃ」に対し、追加属性項目「Ｐ４」のみという組み合
わせが設定されているとして、図４に示すようなディレ
クトリの階層構造を用いて説明すると、次のようにな
る。

【００２０】図４では、ディレクトリＤ１の直下にディ
レクトリＤ２及びＤ３が格納され、ディレクトリＤ２の
直下に文書データＴ１が、ディレクトリＤ３の直下に文
書データＴ２が格納されている状態が示されている。ま
た、ディレクトリＤ４の直下には、ディレクトリＤ５及
びＤ６が格納され、ディレクトリＤ５の直下に文書デー
タＴ３が格納され、ディレクトリＤ６の直下には文書デ
ータＴ１（ディレクトリＤ２の直下に格納されているも
のと同じもの）が格納されているとする。

【００２１】ここで、ディレクトリＤ１に対してタイプ
識別子「Ａ」を関係づけて設定すると、その直下にある
ディレクトリＤ２及びＤ３の追加属性項目として、Ｐ１
及びＰ２の組み合わせが設定される。また、ディレクト
リＤ３及びＤ５に対してそれぞれタイプ識別子「Ｂ」を
関係づけて設定すれば、その直下にある文書データＴ２
やＴ３について、追加属性項目Ｐ１とＰ３とが設定され
る。

【００２２】さらに、ディレクトリＤ２に対してタイプ
識別子「Ａ」を関係づけて設定し、ディレクトリＤ６に
対してタイプ識別子「Ｃ」を関係づけて設定すると、両
方の直下にある文書データＴ１には、タイプ識別子
「Ａ」から設定される追加属性項目Ｐ１及びＰ２と、タ
イプ識別子「Ｃ」によって設定される追加属性項目Ｐ４
との論理演算結果が追加属性項目として設定される。す
なわち、ある態様では、これらＰ１，Ｐ２と、Ｐ４との
論理和として、Ｐ１，Ｐ２，Ｐ４が文書データＴ１の追
加属性項目として設定される。また別の態様では、例え
ばタイプ識別子「Ａ」と「Ｂ」とがそれぞれ設定された
２つのディレクトリの両方の直下に置かれた一の文書デ
ータＴｘについて、各タイプ識別子により設定される追
加属性項目Ｐ１及びＰ２と、Ｐ１及びＰ３との論理積で
あるＰ１のみが追加属性項目として設定されてもよい。

【００２３】また、文書データ自体に追加属性項目が設
定されている場合、ディレクトリに関連づけられたタイ
プ識別子により設定される追加属性項目と、当該文書デ
ータ自体に設定されている追加属性項目との双方が当該
文書データに対して設定される。

【００２４】ここで、制御部１１の具体的な処理の内容
について説明する。制御部１１は、Ｗｅｂサーバとして
の処理を実行しており、ネットワークを介してクライア
ントコンピュータ２側からのアクセスに応答してＷｅｂ
ページを配信するとともに、ハードディスク１３に格納
されている各種のＣＧＩ（Common Gateway Interface）
プログラムなど、制御部１１側（サーバ側）で実行され
る各種プログラムや、Ｊａｖａ（登録商標）アプレット
のように、クライアントコンピュータ２側に配信して実
行させるプログラムによって、文書データの管理に関す
る各種の処理を実行する。ここでは、制御部１１側で、
例えばＰｙｔｈｏｎやＰＨＰといった言語で記述したプ
ログラムにより各処理が実装されているものとして説明
する。

【００２５】［認証処理］制御部１１は、クライアント
コンピュータ２からホームページへのアクセスを受ける
と、ログインを促すＷｅｂページを配信し、利用者名と
パスワードとの入力を促す。そして利用者名とパスワー
ドとがフォームを利用して受信されると、ストレージ１
４に格納されている認証テーブルを参照し、受信した利
用者名に関連づけられたパスワードを取得し、受信した
パスワードと当該取得したパスワードとが一致している
か否かを判断する。そして、一致していれば、認証が成
功したものとする。ここで、認証が成功した後は、例え
ば当該セッションで有効となるクッキー（Cookie）等を
クライアントコンピュータ２側に送信して蓄積させ、後
に説明する処理の実行前に当該クッキーが蓄積されてい
るかどうかにより、認証が完了しているか否かを判断す
るようにしてもよい。

【００２６】以下、文書データに関する処理について説
明するが、以下に説明する処理は、事前に認証がされた
利用者に対してのみ実行されるものとし、利用者の認証
情報はクッキーなどを利用してクライアントコンピュー
タ２側から取得できるものとする。また、付帯情報はＳ
ＱＬにてアクセス可能なデータベースソフトウエア（Or
acle（登録商標）など）を利用して管理されるものとす
る。

【００２７】［文書登録処理］ここで文書データの登録
処理について説明する。クライアントコンピュータ２か
らネットワークを介して通信部１５にて受信された文書
登録要求に応じて、制御部１１は、文書の登録処理を開
始し、文書データの指定や当該文書データに対するアク
セス権に関する情報を設定するためのＷｅｂページ（図
５）を配信し、このＷｅｂページを利用して指定された
文書データを取得してストレージ１４に格納する。また
制御部１１は、当該文書データの格納場所を示す情報
と、文書データの分類に関する情報（既定の分類が事前
に設定されているものとする）と、文書データの最終更
新日時などの基本属性情報と、文書データについてのア
クセス権に関する情報（図５のＷｅｂページを介して入
力されたもの）とを含んだ付帯情報を生成し、データベ
ースソフトウエアの処理として、この付帯情報を当該文
書データに関連づけてストレージ１４に格納する。ま
た、制御部１１は、分類に関する情報を参照し、当該分
類に相当するディレクトリについて設定されたタイプ識
別子を取得し、このタイプ識別子に対してタイプ設定テ
ーブルに示された追加属性項目を付帯情報に関連づけて
登録する。

【００２８】［属性作成処理］次に、利用者により追加
属性項目が追加される場合の処理について説明する。制
御部１１は、クライアントコンピュータ２からネットワ
ークを介して通信部１５にて受信された属性作成要求に
応じて、追加属性を作成するためのＷｅｂページをクラ
イアントコンピュータ２へ配信する。そして、制御部１
１は、追加属性を設定する対象である文書データの指定
とともに、当該文書データに設定する追加属性項目の名
称と、各項目についての追加属性情報の既定値（初期
値）と、アクセス権に関する情報との指定を受け付け
る。制御部１１は、当該指示を行った利用者の認証情報
（利用者名やグループ名）を取得し、データベースソフ
トウエアの処理として、当該対象となった文書データの
付帯情報に当該指示された追加属性項目及び、設定者に
関する情報として当該取得した認証情報を追加する。

【００２９】また、利用者は、ディレクトリに対して追
加属性項目を追加することができる。例えば、すでに説
明したように、タイプ設定テーブルを介して各ディレク
トリに対する追加属性項目を設定する場合、制御部１１
は、追加属性を作成するためのＷｅｂページを利用し
て、追加属性を設定する対象であるタイプ識別子の指定
とともに、当該タイプ識別子に設定する少なくとも１つ
の追加属性項目の名称と、各項目についての追加属性情
報の既定値（初期値）と、設定しようとする各追加属性
項目についてのアクセス権に関する情報との指定をクラ
イアントコンピュータ２から受け付け、また当該指示を
行った利用者の認証情報（利用者名やグループ名）を取
得して、これら受け付けた情報及び取得した認証情報に
基づき、当該タイプ識別子に関連づけて、データベース
ソフトウエアの処理として、タイプ設定テーブルに含め
て登録する。

【００３０】［文書提供処理］こうして、登録された文
書データや付帯情報は、文書データを閲覧のために提供
する際の処理に供される。具体的にクライアントコンピ
ュータ２側の利用者から文書データの提供の要求を受け
た制御部１１は、ディレクトリに関連する情報に従っ
て、当該利用者に対して事前に設定されたディレクトリ
（いわゆるホームディレクトリ）に含まれているディレ
クトリ及び文書データの一覧を図６に示すような態様の
Ｗｅｂページとして提供する。この際、当該ディレクト
リに含まれる文書データは、各文書データに関連づけら
れた付帯情報のうち、分類に関する情報を参照し、当該
分類に関する情報に現在のディレクトリが含まれている
か否かによって一覧に含めるか否かが判断される。

【００３１】図６では、現在のディレクトリに関する情
報（Ｄ）と、一覧（Ｌ）とが含まれ、一覧には、各エン
トリがディレクトリであるか文書データであるかを識別
するためのアイコン（Ｉ）と、ディレクトリや文書デー
タに付された名称（Ｔ）と、当該文書データやディレク
トリを作成した利用者の名称（Ｎ；ここでは利用者のメ
ールアドレスが関連づけられてもよい）と、登録・作成
した日時に関する情報（Ｍ）と、基本属性情報及び追加
属性情報を参照するためのリンク（属性参照リンク：
Ｐ）とが関連づけられている。

【００３２】ここで、ディレクトリの名称には、当該デ
ィレクトリに関連づけられた文書データや他のディレク
トリの一覧を表示する処理のためのリンクが関連づけら
れ、利用者が当該リンクをクリックすることで、あたか
もディレクトリ間を移動したかのような処理が行われ
る。

【００３３】また、文書データの名称には、当該文書デ
ータへのＵＲＬが関連づけられ、これがクリックされる
と、当該文書データそのものが提供されるようになって
いる。

【００３４】［属性参照処理］さらに、属性参照リンク
がクリックされると、制御部１１は、当該クリックを行
った利用者の認証情報を取得する。そして、制御部１１
は、クリックされた属性参照リンクに関連づけられた文
書データの基本属性情報と、当該認証された利用者が読
み出し権を有する追加属性情報とをデータベースソフト
ウエアの処理として付帯情報の中から抽出し、これら抽
出された基本属性情報と追加属性情報の少なくとも一部
とを表示するＷｅｂページを生成して、利用者のクライ
アントコンピュータ２に配信する。

【００３５】この処理により、文書データそのものに対
するアクセス権とは別のアクセス権設定によって、追加
属性の表示／非表示が制御される。具体的に、グループ
Ａに属する利用者ａ１が登録した文書データについて文
書データそのものには他のグループの利用者にも読み出
し権が設定されているとするとき、他のグループＢに属
する利用者ｂ１は当該文書データそのものを閲覧するこ
とはできる。しかし例えば追加属性Ｐ１がこの文書デー
タに設定され、グループＡの利用者に対しては当該追加
属性Ｐ１についての読み出し権が設定されているが、他
のグループの利用者に対しては、追加属性Ｐ１について
の読み出し権が設定されていない場合、上記の利用者ｂ
１は、この追加属性Ｐ１を参照できない。同様に、この
文書データに対し、利用者ｂ１が追加属性Ｐ２を設定
し、グループＢの利用者にのみ読み出し権を設定する
と、グループＡに属する利用者ａ１は、この追加属性Ｐ
２を参照することはできないことになる。

【００３６】さらに、利用者によっては、グループＡと
グループＢとの双方に属するとして設定される場合があ
る。この場合には、当該利用者には、グループＡの利用
者に対して読み出し可能と設定されている追加属性項目
と、グループＢの利用者に対して読み出し可能と設定さ
れている追加属性項目との双方が参照可能となる。すな
わち、利用者が複数のグループに属する場合、当該属し
ている複数のグループのそれぞれに対して設定されたア
クセス権の論理和が当該利用者に対するアクセス権とな
る。

【００３７】なお、ディレクトリや文書データに利用者
を特定した（グループ単位でない）アクセス権が設定さ
れているときには、グループに対して設定されたアクセ
ス権にかかわらず、当該利用者に対して個別に設定され
たアクセス権に基づき、参照可能であるか否かが決定さ
れるようにしてもよいし、グループと個別に設定された
アクセス権との論理和（いずれか一方でアクセス可能と
設定されていればアクセスできるとする）に基づき参照
可能か否かが決定されるようにしてもよい。また、ここ
ではアクセス権として読み出し権について説明したが、
アクセス権としては別に編集権（追加属性項目の属性値
を変更の可否）や表示権（属性項目の名称を表示するか
否かの権利）等があり、これらについても同様に処理さ
れる。具体的にある利用者に対して、表示権が設定さ
れ、読み出し権が設定されない場合、その利用者には、
属性項目名は表示されるが、その内容である属性値は参
照できないこととなる。

【００３８】［文書検索処理］また、制御部１１は、指
示によりストレージ１４に蓄積された文書データを検索
する処理を実行する。制御部１１は、クライアントコン
ピュータ２から検索の要求を受けると、図７に示すよう
なＷｅｂページ（検索条件設定ページ）をクライアント
コンピュータ２へ配信する。このＷｅｂページには、検
索対象となる文書データの種類（Ｔ；テキストデータや
特定のアプリケーションにより作成されたデータである
ことを示す情報等）と、検索結果の表示に関する条件
（Ｖ）と、文書データの作成日時や更新日時を条件とす
る指定（Ｃｄ）と、検索範囲のディレクトリ指定（Ｃ
ｒ）と、その他の条件（Ｃｏ；例えば属性情報に関係す
る情報）とを入力する欄が表示され、利用者は、これら
の欄に所定の情報を入力して、「検索」ボタン（Ｓ）を
クリックして、各欄に入力した情報（条件情報）を送信
する。制御部１１は、この各欄に入力された条件情報を
受信して、当該条件に合致する文書データをストレージ
１４から検索することになる。ここで、その他の条件を
入力する欄には、検索条件の対象となる項目を選択する
ためのプルダウンメニューと、検索条件である値を入力
するテキストボックスとが表示される。つまり、利用者
は、このプルダウンメニューから検索条件の対象となる
項目（例えば「追加属性Ｐ１」）を選択し、対応するテ
キストボックスに条件を入力することになる。

【００３９】本実施の形態において特徴的なことは、こ
の検索条件設定ページにおいても、基本属性項目のほ
か、当該検索条件設定ページの提供対象となった利用者
がアクセス可能であるとしてアクセス権（読み出し権）
が設定された追加属性項目のみが検索対象となることで
ある。例えば上記の利用者ａ１，ｂ１の例を用いれば、
利用者ａ１が検索を行うときには、追加属性Ｐ１に関す
る条件は設定可能となってプルダウンメニューに含まれ
るが、追加属性Ｐ２に関する条件はプルダウンメニュー
に含められず、設定できない状態となる。

【００４０】［処理対象ディレクトリの指定］制御部１
１は、ディレクトリごとに、当該ディレクトリ内に含ま
れる文書データを対象にした所定の処理を実行するか否
かの設定を受け付けて、ディレクトリの基本属性情報と
して当該処理の対象となるか否かの指定を含めることも
好ましい。具体的に「所定の処理」としては、事前に設
定された期間が到来したときに、バックアップの処理を
行うなどの処理や、当該ディレクトリ内の文書データに
対して変更（追加や削除）があった場合に事前に定めら
れたあて先に電子メールにて当該変更を通知する処理、
さらには、当該ディレクトリに含まれた文書データの一
覧（目次）を作成する処理などがある。制御部１１は、
所定のタイミングで、各ディレクトリの基本属性情報を
参照し、上記処理の対象となる旨の指定がある場合に
は、当該ディレクトリ内の文書データについて、対応す
る処理を実行する。

【００４１】また、複数の処理のいずれかを実行する場
合には、どの処理の対象となるディレクトリであるか
を、例えばディレクトリ表示の色を変更するなどの方法
により、識別可能に表示することも好ましい。

【００４２】これにより、行政機関などで行われる簿冊
管理（互いに関連する一連の文書データを管理する単
位）の処理の対象とするか否かをディレクトリに対する
基本属性情報を設定するという簡便な操作で行うことが
できる。

【００４３】［書庫化］また、制御部１１は、指示に応
じて文書データを「書庫化」する処理を実行するのも好
ましい。これにより複数の文書データが一つのファイル
として参照されるようになる。すなわち、個々の文書デ
ータに直接アクセスして、それぞれの文書データの内容
を直接閲覧することはできなくなるが（一度書庫化した
ファイルから文書データを取り出す操作が必要とな
る）、検索処理の際には個々の文書データの名称が検索
結果として提供されるようにしておく。この処理は、例
えば書庫化されたデータフォーマットの内容を一時的に
（例えば記憶部１２内で）元の文書データに展開して検
索を実行し、検索完了後、当該展開したデータを削除す
ることで実現できる。

【００４４】［動作］以上で、本実施の形態に係る文書
管理装置の各部の動作を説明したので、次に、本実施の
形態に係る文書管理装置の動作について説明する。な
お、以下では、文書管理装置を行政組織内のＡ課とＢ課
とで共用する場合を例として説明する。また、Ａ課に
は、利用者ａ０を課長として、以下一般の利用者ａ１，
ａ２，…がおり、Ｂ課には、一般の利用者ｂ１，ｂ２…
がおり、Ａ課とＢ課との双方に所属する利用者ｃ１がい
るものとする。

【００４５】この例の場合、認証テーブルには、利用者
ａ０，ａ１，ａ２，…がグループＡに属し、利用者ｂ
１，ｂ２，…がグループＢに属し、利用者ｃ１はグルー
プＡおよびＢの双方に属するものとして設定される。

【００４６】ここでＡ課とＢ課とで共用される文書デー
タは、一般文書と行政文書とのいずれかに分類され、行
政文書は、Ｔ１，Ｔ２，…，Ｔｎの種別に分類されるも
のとすると、ディレクトリ構造のトップ（ルートディレ
クトリ）に「一般文書」と「行政文書」との２つのディ
レクトリが設定され、行政文書のディレクトリ以下に
は、Ｔ１〜Ｔｎのディレクトリが設定された状態とな
る。この状態において、一般文書の検索などの際に、当
該行政組織として必要となる追加属性項目を一般文書デ
ィレクトリに設定しておく。このようにすると、一般文
書ディレクトリに蓄積される文書データのそれぞれに当
該一般文書ディレクトリについて設定された追加属性項
目が設定され、検索などの用に供される。

【００４７】また、行政文書ディレクトリ内の、各Ｔ１
〜Ｔｎのディレクトリのそれぞれには、各ディレクトリ
内に格納される文書データの検索などで必要となる追加
属性項目を設定しておく。例えばディレクトリＴ１には
追加属性項目Ｐ１，Ｐ２，Ｐ３が設定され、ディレクト
リＴ２には、追加属性項目Ｐ１，Ｐ２，Ｐ４とが設定さ
れるとする。また、追加属性項目Ｐ１はグループＡ，Ｂ
の双方での検索に必要な項目であるのに対し、Ｐ２はグ
ループＡで主に必要とされ、Ｐ３，Ｐ４はグループＢで
主に必要とされるとすると、追加属性項目Ｐ１は、グル
ープＡ，Ｂの双方の利用者に対して読み出し可能と設定
され、Ｐ２はグループＡの利用者に対して読み出し可能
と設定され、Ｐ３およびＰ４はグループＢの利用者に対
して読み出し可能として、そのアクセス権を設定すれば
よい。

【００４８】このようにしておくと、行政文書の文書デ
ータＤがＴ１に分類されたときには、当該文書データＤ
の追加属性項目としてＰ１，Ｐ２，Ｐ３が設定され、グ
ループＡの利用者がその文書データＤの属性情報を参照
すると、追加属性項目ではＰ１とＰ２とが表示され、Ｐ
３は表示されない。これにより、グループＡの利用者に
とって必要でない属性情報が隠されて、追加属性項目の
視認性が高まり、利便性を向上できる。

【００４９】さらに、この文書データＤがＴ２にも分類
され、Ｔ１とＴ２との双方の分類に属する文書データＤ
であるとされると、利用者は、行政文書ディレクトリか
らディレクトリＴ１の内容を参照することによっても、
また、ディレクトリＴ２の内容を参照することによって
も、当該文書データＤにアクセスできるようになる。つ
まり、ディレクトリＴ１，Ｔ２のどちらの内容にも、当
該文書データＤが含まれているようになる。

【００５０】この場合、当該文書データＤには、ディレ
クトリＴ１に設定された追加属性項目Ｐ１，Ｐ２，Ｐ３
のセットと、ディレクトリＴ２に設定された追加属性項
目Ｐ１，Ｐ２，Ｐ４のセットとの論理和である、Ｐ１，
Ｐ２，Ｐ３，Ｐ４の追加属性項目が設定される。この場
合にも、グループＡの利用者が当該文書データＤの属性
情報を参照すると、アクセス権の設定に従い、Ｐ１，Ｐ
２の追加属性情報が表示され、Ｐ３，Ｐ４は表示されな
い（すなわちディレクトリ等により設定された追加属性
項目とアクセス権との「論理積」として選択される追加
属性項目だけが表示される）。一方、グループＢの利用
者が当該文書データＤの属性情報を参照すると、Ｐ１，
Ｐ３，Ｐ４の追加属性情報が表示され、Ｐ２は表示され
ない。さらに、利用者ｃ１が当該文書データＤの属性情
報を参照すると、この利用者ｃ１がグループＡ，Ｂの双
方に属しているため、いずれかでアクセス可能となって
いるとの条件（アクセス権の論理和の条件）に従い、Ｐ
１，Ｐ２，Ｐ３，Ｐ４の追加属性情報が表示されること
となる。

【００５１】さらに、所定の文書データＤ１に決済に関
係する追加属性項目を付したい場合、当該決済に関係す
る追加属性項目Ｐ５を当該文書データＤ１に設定する。
これにより、例えば当該所定の文書データＤ１がディレ
クトリＴ１に格納されていたとすれば、ディレクトリに
対して設定された追加属性項目Ｐ１，Ｐ２，Ｐ３と、こ
のＰ５とが当該文書データＤ１の追加属性項目として設
定される。ここで、決済の権利を課長ａ０に対してのみ
与える場合には、このＰ５の読み込み権をグループＡの
全員に付与し、書き込み権をａ０に付与するよう設定す
ればよい。

【００５２】ここでディレクトリＴ１に含まれる文書デ
ータについて所定期限でバックアップを作成することと
なった場合には、当該ディレクトリＴ１に対する基本属
性項目に所定期限でバックアップを作成する旨の属性
（バックアップ属性）を付与する。この属性が付与され
ると、当該ディレクトリは、行政文書ディレクトリの一
覧を参照したときに、例えば他のディレクトリが黄色の
ディレクトリのアイコンで表示されていれば、赤色のデ
ィレクトリのアイコンとするなど、一覧中で識別可能に
表示される。

【００５３】本実施の形態の文書管理装置１は、所定の
タイミングで（例えば一定期間ごとに定期的に）ストレ
ージ１４に設定された各ディレクトリの基本属性項目を
参照し、上記バックアップ属性が設定されたディレクト
リがあると、指示された所定期限が到来しているか否か
を調べ、到来していれば、当該ディレクトリに含まれる
文書データのバックアップを作成する。

【００５４】また、バックアップ属性のみならず、他の
処理としてディレクトリ内の文書データに変更があった
ときに、グループＡの課長ａ０に対して電子メールを送
信する旨の属性（変更通知属性）を付与したときにも同
様に定期的にディレクトリ内の文書データが検査され、
更新日時などの情報から変更があったと検出された場合
には、当該文書データを特定する情報（名称の情報な
ど）とともに変更通知がグループＡの課長ａ０に対して
送信される。このように別の処理が行われるときには、
例えば当該ディレクトリについては青色のディレクトリ
のアイコンとするなど、処理ごとに異なる態様で、それ
ぞれ一覧中で識別可能に表示されることが好ましい。

【００５５】なお、ここまでの説明では、文書データと
ディレクトリとにそれぞれ追加属性項目を設定し、さら
にそれらに対するアクセス権を設定できるとしていた
が、いずれか一方に対して設定できるようにしても構わ
ない。例えばある態様では、文書データには追加属性項
目を設定せず、ディレクトリについて設定した追加属性
項目が、そのディレクトリに含まれる文書データに設定
されることとなっているだけでもよい。

【００５６】

【発明の効果】本発明によれば、文書データを、少なく
とも１つの分類項目に関連づけて分類管理し、各分類項
目について、少なくとも１つの属性項目のアクセス権を
設定しておき、複数の分類項目に関連づけられた文書デ
ータについて、当該複数の分類項目のそれぞれに関連づ
けられた属性項目のアクセス権のセットに基づき、当該
文書データの属性項目のアクセス権を設定する文書管理
装置としているので、文書データの分類に関する操作性
を向上し、複数のディレクトリに分類された際の文書デ
ータへの属性項目の設定を可能として、利便性を向上で
きる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施の形態に係る文書管理装置の構
成および、その接続状態の一例を示す構成ブロック図で
ある。

【図２】文書データに付帯する情報の一例を表す説明
図である。

【図３】ディレクトリに対する追加属性項目の設定テ
ーブルの一例を表す説明図である。

【図４】ディレクトリの構造および追加属性の関係を
示す説明図である。

【図５】本発明の実施の形態に係る文書管理装置が提
供するＷｅｂページの一例を表す説明図である。

【図６】本発明の実施の形態に係る文書管理装置が提
供するＷｅｂページの一例を表す説明図である。

【図７】本発明の実施の形態に係る文書管理装置が提
供するＷｅｂページの一例を表す説明図である。

【符号の説明】

１文書管理装置、２クライアントコンピュータ、１
１制御部、１２記憶部、１３ハードディスク、１
４ストレージ、１５通信部。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者岩田浩神奈川県横浜市西区みなとみらい３丁目３番１号富士ゼロックス株式会社内 (72)発明者山田俊雄神奈川県横浜市西区みなとみらい３丁目３番１号富士ゼロックス株式会社内 (72)発明者中里博昭神奈川県横浜市西区みなとみらい３丁目３番１号富士ゼロックス株式会社内Ｆターム(参考） 5B017 AA01 BA06 CA16 5B075 KK54 UU05 5B082 EA11 GA11

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】文書データを、少なくとも１つの分類項
目に関連づけて分類管理する手段と、各分類項目について、少なくとも１つの属性項目のアク
セス権を設定する手段と、複数の分類項目に関連づけられた文書データについて、
当該複数の分類項目のそれぞれに設定された属性項目の
アクセス権のセットに基づき、当該文書データの属性項
目のアクセス権を決定する手段と、を含むことを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】請求項１に記載の文書管理装置におい
て、前記文書データの属性項目のアクセス権を決定する手段
は、前記複数の分類項目のそれぞれに設定された属性項
目のセットに基き、その論理和のセットを当該文書デー
タの属性項目のアクセス権として決定することを特徴と
する文書管理装置。
【請求項３】請求項１または２に記載の文書管理装置
において、前記文書データの属性項目のアクセス権を決定する手段
は、属性項目のセット及び分類項目に関連づけられた属
性項目のアクセス権に基づいて決定されることを特徴と
する文書管理装置。
【請求項４】文書データを、少なくとも１つの分類項
目に関連づけて分類管理する工程と、各分類項目について、少なくとも１つの属性項目のアク
セス権を設定する工程と、複数の分類項目に関連づけられた文書データについて、
当該複数の分類項目のそれぞれに設定された属性項目の
アクセス権のセットに基づき、当該文書データの属性項
目のアクセス権を決定する工程と、を含むことを特徴とする文書管理方法。
【請求項５】コンピュータに、文書データを、少なくとも１つの分類項目に関連づけて
分類管理する手順と、各分類項目について、少なくとも１つの属性項目のアク
セス権を設定する手順と、複数の分類項目に関連づけられた文書データについて、
当該複数の分類項目のそれぞれに設定された属性項目の
アクセス権のセットに基づき、当該文書データの属性項
目のアクセス権を設定する手順と、を実行させることを特徴とする文書管理プログラム。