JP2001075847A

JP2001075847A - 電子ファイリングシステム及びファイル管理方法

Info

Publication number: JP2001075847A
Application number: JP25455699A
Authority: JP
Inventors: Yoshifumi Takayama; 佳文高山
Original assignee: Toshiba Corp
Current assignee: Toshiba Corp
Priority date: 1999-09-08
Filing date: 1999-09-08
Publication date: 2001-03-23

Abstract

(57)【要約】【課題】実ファイルを階層構造で管理する管理体系とフ
ァイルのパス情報及びインデックス情報を管理する管理
体系とを統一的に扱うことで、両管理体系に対して同一
インタフェースでアクセスできるようにする。【解決手段】実ファイルを階層的に管理するタイプＸの
管理体系に組み込まれ、少なくとも、管理対象の実ファ
イルを階層的に管理するための当該実ファイルのパス情
報を含む階層構造情報と検索用インデックス情報とが登
録されるデータベース１１２と、実ファイルは管理対象
外とするタイプＹの管理体系に組み込まれ、少なくと
も、実ファイルのパス情報及び検索用のインデックス情
報が登録されるデータベース１１２とを備え、検索が指
定された場合、指定の検索条件によりデータベース１１
０，１１２を対象に検索を実行する

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、図形、イメージ、
テキストなどの電子化されたファイル情報を階層的な管
理体系によって管理する電子ファイリングシステムに係
り、特に階層的な管理体系に加えて、任意の形式のファ
イル情報のパス情報と検索用のインデックス情報とを管
理する管理体系も統一的に扱えるようにした電子ファイ
リングシステム及び同システムに適用されるファイル管
理方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】一般に、電子ファイリングシステムは、
オフィス内などに散在している大量の文書を電子化して
記録・管理するために用いられている。この電子ファイ
リングシステムにおいては、紙の上に印刷された文書は
スキャナなどを用いてページ単位でイメージデータとし
て読み取られ、それがディスク装置などに記録されて管
理される。このため、管理単位はページであり、関連す
る１以上のページによって１つの書類が構成される。

【０００３】コンピュータで作成された図形ファイル、
イメージファイル、テキストファイルなど（のファイル
情報）についても、同様にして、それらファイル（ファ
イル情報）は、１つの書類を構成する個々のページとし
て管理される。

【０００４】図形、イメージ、テキストなどの電子化さ
れた文書情報は、キャビネット−フォルダ−書類−ペー
ジというような階層構造で管理される。「ページ」は実
データ（実ファイル）そのものを管理するための最下位
層の管理単位であり、そのページを格納するための格納
場所が「書類」である。したがって、ユーザからみる
と、格納場所「書類」は、そこに存在する個々のページ
から構成される１つの文書情報、つまり参照すべき単位
となる書類そのものとなる。

【０００５】また、多数の書類を分類して格納するため
の格納場所が「フォルダ」（またはバインダと称され
る）であり、そのフォルダの格納場所が「キャビネッ
ト」（または、書庫、ロッカーなどと称される）であ
る。

【０００６】このようなキャビネット−フォルダ−書類
−ページというような階層構造（の管理体系）を適用す
ることにより、様々な文書情報から構成される多数のペ
ージを分類・整理した状態で保存・管理することが可能
となる。但し電子ファイリングシステムでは、この階層
構造を変更することはできず、ページの実体（実デー
タ、実ファイル）も、上述の如く階層構造の最下位層の
ページによって管理される。このため、所望のファイル
を電子ファイリングシステムに登録するには、必ずキャ
ビネット−フォルダ−書類−ページという階層構造に組
み込んで登録する必要がある。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】ところで、電子ファイ
リングシステムが実行（実装）されるコンピュータシス
テムには、ハードディスク装置等の２次記憶装置に格納
されている種々の形式のファイルを、ユーザにその格納
場所を意識させずに、つまりファイルの実体（実ファイ
ル、実データ）を意識させずに、格納場所へのパス（絶
対パス）を表すパス情報（ファイルパス情報）だけで管
理する管理体系を適用するソフトウェアが存在するのが
一般的である。この管理体系では、パス情報だけでな
く、ファイルのテキスト情報またはフルテキスト検索
（全文検索）のためのインデックス情報（検索インデッ
クス情報）が付加されたテキスト情報（いわゆるフルテ
キスト情報）も管理されることが多い。この検索インデ
ックス情報は、テキスト情報、例えばスキャナで読み取
ったイメージ（のファイル）を対象として文字認識ソフ
トウェアで認識することにより得られるテキスト情報に
対する形態素解析などの解析処理により抽出されるもの
である。

【０００８】しかしながら、従来の電子ファイリングシ
ステムで適用される（文書情報を階層構造で管理する）
管理体系と、ファイルのパス情報、或いはファイルのイ
ンデックス情報付きのテキスト情報（フルテキスト情
報）といったインデックス情報だけを管理する管理体系
とを、１つのアプリケーションソフトウェアで統一的に
扱えるシステムは存在しない。

【０００９】このため従来は、用途に応じて使用するソ
フトウェアを変更する必要があった。また、インデック
ス情報だけを管理する管理体系のもとでハードディスク
装置等の２次記憶装置に格納されているファイルを、電
子ファイリングシステムの階層的な管理体系に組み込む
ためには、当該ファイルを階層的な管理体系にコピーす
る必要があり、データを２重に持つことになって２次記
憶装置の記憶容量を余分に消費するという問題があっ
た。ところが、電子ファイリングシステムにおいて管理
しようとするファイルは、必ずしも全てが階層的な管理
体系に組み込まれる必要はなく、インデックス情報だけ
が管理されるだけでよい場合もある。

【００１０】本発明は上記事情を考慮してなされたもの
でその目的は、実ファイルを階層構造で管理する管理体
系とファイルのパス情報及び検索用のインデックス情報
を管理する管理体系とを統一的に扱うことにより、両管
理体系に対して同一インタフェースでアクセスできる電
子ファイリングシステム及びファイル管理方法を提供す
ることにある。

【００１１】

【課題を解決するための手段】上述の課題を解決するた
め、本発明は、実ファイルを階層的に管理する電子ファ
イリングシステムにおいて、実ファイルを階層的に管理
する第１の管理体系に組み込まれ、少なくとも、管理対
象の実ファイルを階層的に管理するための当該実ファイ
ルの格納位置を示すパス情報を含む階層構造情報と当該
実ファイルの検索に用いられるインデックス情報とが登
録される第１のデータベースと、実ファイルは管理対象
外として、実ファイルの格納位置を示すパス情報と当該
実ファイルの検索に用いられるインデックス情報とを管
理する第２の管理体系に組み込まれ、少なくとも、実フ
ァイルの格納位置を示すパス情報と当該実ファイルの検
索に用いられるインデックス情報とが登録される第２の
データベースと、入力手段により入力された検索条件に
より上記第１及び第２のデータベースに登録されている
インデックス情報を対象に検索を実行する検索手段とを
備えたことを特徴とする。

【００１２】このような構成においては、実ファイルを
階層構造で管理する第１の管理体系（タイプＸの管理体
系）とファイルのパス情報及び検索用のインデックス情
報を管理する第２の管理体系（タイプＹの管理体系）と
を統一的に扱うことにより、ユーザは両管理体系を何ら
意識することなく検索要求を出すだけで同一インタフェ
ースにより両管理体系にそれぞれ登録されているインデ
ックス情報を対象に検索を行うことができる。ここで、
第２の管理体系の管理する情報、即ち第２のデータベー
スに登録されている情報のディレクトリ情報（パス情
報）の格納場所を、上記第１の管理体系の管理する階層
構造の最上位層の格納場所（タイプＸのキャビネット）
と同一階層（タイプＹのキャビネット）に設定すると、
両管理体系を統一的に扱うのに便利である。

【００１３】また、上記電子ファイリングシステムに、
第１の管理体系への登録動作を行う第１の登録手段であ
って、登録対象となる実ファイルと登録先の階層構造と
が入力手段により選択指定された場合、指定された実フ
ァイルを第１の管理体系にコピーすると共に、当該実フ
ァイルの検索用のインデックス情報を取得して、当該実
ファイルが指定された階層構造に登録されるように、当
該実ファイルのコピー先を示すパス情報を含む階層管理
情報を、インデックス情報と共に第１のデータベースに
登録する第１の登録手段と、入力手段により第２の管理
体系への登録が指定された場合、指定されたファイルの
パス情報をオペレーティングシステムから受け取って当
該パス情報をもとに上記ファイルをアクセスすることで
検索用のインデックス情報を取得し、このパス情報とイ
ンデックス情報とを第２のデータベースに登録する第２
の登録手段とを追加するとよい。

【００１４】これにより、既存の実ファイルを階層管理
することも、単に当該既存のファイルの検索のために検
索用インデックス情報とパス情報とを管理することも可
能である。ここで、インデックス情報としては、対応す
るファイルに対してユーザにより設定された検索用のキ
ーワード情報（タイトル情報）、対応するファイルから
直接抽出された、もしくは文字認識処理により抽出され
たテキスト情報、または当該テキスト情報から形態素解
析などの言語解析処理により抽出された全文検索用のイ
ンデックス情報（の付いたテキスト情報）等が適用可能
である。

【００１５】また、上記電子ファイリングシステムに、
第１のデータベースに登録されている階層構造情報に基
づいて第１の管理体系を視覚化した管理体系画面を表示
する階層表示手段を追加して、オペレーティングシステ
ムによって表示される当該オペレーティングシステムの
管理する実ファイルの一覧の中から入力手段によって任
意の実ファイルが選択指定され、且つこの選択された実
ファイルの登録先の階層構造が上記管理体系画面上で選
択指定された場合に、上記第１の登録手段が起動される
構成とするならば、ユーザは画面上で簡単に登録対象フ
ァイルと登録先を指定することができる。この場合、実
ファイルの一覧の中から登録対象ファイルを選択し、そ
の状態で管理体系画面上の所望の登録先へドラッグ＆ド
ロップする登録先指定手法が適用可能であり、ユーザの
操作性が向上する。

【００１６】また、上記第２の登録手段に、任意のアプ
リケーションの表示画面上でファイルが開かれている状
態で、入力手段から登録動作が指定された場合に第２の
管理体系への登録が指定され、且つ現在開かれているフ
ァイルが指定のファイルであると判断する機能を持たせ
るならば、ユーザは所望のファイルを開いている専用ア
プリケーションの表示画面上で、単に登録を指定するだ
けで、簡単に第２の管理体系への登録と、登録される情
報のもとになるファイルとを指定することができる。

【００１７】なお、以上の装置（電子ファイリングシス
テム）に係る本発明はファイル管理に関する方法（ファ
イル管理方法）に係る発明としても成立する。また、本
発明は、コンピュータに当該発明に相当する手順を実行
させるための（或いはコンピュータを当該発明に相当す
る手段として機能させるための、或いはコンピュータに
当該発明に相当する機能を実現させるための）プログラ
ムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体とし
ても成立する。

【００１８】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態につき
図面を参照して説明する。

【００１９】［電子ファイリングシステムの全体構成］
図１には、本発明の一実施形態に係る電子ファイリング
システムの構成が示されている。この電子ファイリング
システム１１は、図形、イメージ、テキストなどの電子
化された文書情報（実ファイル、実データ）を、キャビ
ネット−フォルダ−書類−ページという階層的な管理体
系によって管理するためのものであり、通常のコンピュ
ータシステム上で実行可能なソフトウェアとして実現さ
れている。

【００２０】電子ファイリングシステム１１が実行され
るコンピュータシステムは、図示のように、コンピュー
タ本体１、表示モニタ２、キーボードやマウスなどの入
力装置３、及びスキャナ４などから構成されている。コ
ンピュータ本体１は、ＣＰＵ、主記憶、及び２次記憶と
してのハードディスク装置などから構成されており、電
子ファイリングシステム１１を構成するソフトウェア
は、アプリケーションプログラムとして主記憶上にロー
ドされて、ＣＰＵによって実行される。このプログラム
が、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体からコンピュータ本体１
内（の主記憶上）にロードされて使用されるものであっ
ても、通信媒体を介してダウンロードされて使用される
ものであっても構わない。

【００２１】本実施形態の電子ファイリングシステム１
１は、図示のように、タイプＸのデータベース１１０、
タイプＸの実ファイル群１１１、タイプＹのデータベー
ス１１２、登録モジュール１１３、検索モジュール１１
４、ＧＵＩ（グラフィカル・ユーザ・インタフェース）
モジュール１１５、スキャナ入力部１１６、ファイル入
力部１１７、文字認識部１１８等から構成されている。

【００２２】データベース１１０には、キャビネット−
フォルダ−書類−ページという階層的な管理体系（以
下、タイプＸの管理体系と称する）によって文書情報を
管理するための階層構造管理情報が登録される。

【００２３】データベース１１０にはまた、上記階層構
造管理情報によって管理される文書情報（ファイル情
報）、更に具体的に述べるならば、スキャナ４からの読
み取りによって得られたイメージデータファイル等のフ
ァイル情報に対応して設定されるキーワード情報（検索
キーワード情報）、当該ファイル情報から取得されるテ
キスト情報または当該テキスト情報から抽出される検索
インデックス情報の付いたテキスト情報（フルテキスト
情報）などのインデックス情報も登録される。検索イン
デックス情報は、テキスト情報、例えばスキャナ４で読
み取ったイメージを文字認識部１１８で認識することに
より得られるテキスト情報に対して、形態素解析などの
解析処理を行うことで当該テキスト情報から抽出され
る。データベース１１０は、コンピュータ本体１内に設
けられた２次記憶装置、例えばハードディスク装置上に
構築される。

【００２４】実ファイル群１１１は、本電子ファイリン
グシステム１１に登録された実データ（実ファイル）の
集まりである。実データは、スキャナ４による読み取り
によって得られたイメージデータファイル、他のアプリ
ケーションプログラム等で作成された各種データファイ
ル（図形データファイル、イメージデータファイル、テ
キストデータファイルなど）から構成される。これら各
ファイル（実ファイル）もコンピュータ本体１内に設け
られたハードディスク装置上に保存される。実ファイル
群１１１内の各ファイルはそれぞれページという単位で
管理される。

【００２５】データベース１１２は、イメージファイル
等の種々のファイル情報を、当該ファイル情報の格納場
所へのパス（絶対パス）を表すパス情報（ファイルパス
情報）によって管理する管理体系（以下、タイプＹの管
理体系と称する）に対応して設けられたもので、データ
ベース１１０と同様にコンピュータ本体１内に設けられ
たハードディスク装置上に構築される。

【００２６】データベース１１２には、上記のパス情報
の他に、当該パス情報で示される格納場所に格納されて
いるイメージファイル等のファイル情報（実ファイル）
から取得されたテキスト情報または当該テキスト情報か
ら抽出された検索インデックス情報の付いたテキスト情
報（フルテキスト情報）といったインデックス情報が記
憶される。

【００２７】実ファイル群１３は、データベース１１２
に記憶されているパス情報で示されるファイル情報（実
ファイル）の集まりであり、電子ファイリングシステム
１１から独立している。実ファイル群１３内の各実ファ
イルもコンピュータ本体１内に設けられたハードディス
ク装置上に保存される。

【００２８】登録モジュール１１３は、タイプＸ登録部
１１３ａと、タイプＹ登録部１１３ｂとを有している。
タイプＸ登録部１１３ａは、スキャナ４からの読み取り
によって得られたイメージデータファイルや、他のアプ
リケーションプログラムなどによって作成された各種フ
ァイルの実データ（実ファイル）を電子ファイリングシ
ステム１１の階層構造に登録する。この階層構造（の最
上位層）を、タイプＸキャビネットと呼ぶ。

【００２９】タイプＸ登録部１１３ａは、実データ登録
時には、その登録した個々のファイルがページとして管
理されるように、データベース１１０への管理情報の登
録を行う。スキャナ４からのイメージデータの読み込み
はスキャナ入力部１１７を通じて行われ、また他のアプ
リケーションや他の記録媒体からのファイル入力はファ
イル入力部１１８を通じて行われる。

【００３０】タイプＹ登録部１１３ｂは、タイプＹ管理
体系で管理される実ファイルのパス情報（絶対パス）
と、当該実ファイルに対応してユーザにより指定される
キーワード情報、当該実ファイルに対応したテキスト情
報または検索インデックス情報付きのテキスト情報等の
インデックス情報とを電子ファイリングシステム１１の
所定のデータ構造に関連付けてデータベース１１２に登
録する。この所定のデータ構造をタイプＹのキャビネッ
トと呼び、タイプＸ管理体系の最上位層と同一階層（タ
イプＸキャビネット）に位置する。

【００３１】検索モジュール１１４は、データベース１
１０，１１２に保存されている各種インデックス情報を
用いて、ユーザから入力された検索条件に合致するペー
ジ、書類、フォルダ等の検索を行う。インデックス情報
としては、ページ、書類、フォルダにそれぞれ付加され
る（付箋と呼ばれる）キーワード情報（タイトル情報）
を始め、前記したファイルのテキスト情報、当該テキス
ト情報から抽出される全文検索のためのインデックス情
報が付されたテキスト情報（フルテキスト情報）などが
利用される。検索結果の情報はＧＵＩモジュール１１５
に渡され、必要に応じて画面表示される。

【００３２】ＧＵＩモジュール１１５は、本電子ファイ
リングシステム１１のファイル操作画面等をモニタ２上
に表示し、当該画面と入力装置３とを通してユーザと会
話をするためのものであり、ユーザからの各種操作指示
（登録、検索、表示などに関する指示）を受け付けて該
当するモジュールに送る。ＧＵＩモジュール１１５は、
キャビネット−フォルダ−書類という階層的な管理体系
（タイプＸの管理体系）をツリー形式で視覚的に表示す
るためのツリー表示管理部１１５ａを有している。この
ツリー表示は、データベース１１０の階層構造管理情報
に従って行われる。

【００３３】［電子ファイリングシステムで適用する管
理体系］次に、本実施形態で適用する電子ファイリング
システムの管理体系について説明する。図２に、本電子
ファイリングシステム１１で用いられる管理体系の概念
図を示す。

【００３４】図に示すように、電子ファイリングシステ
ム１１においては、タイプＸの管理体系とタイプＹの管
理体系との２つの管理体系が適用される。タイプＸの管
理体系では、文書情報が、従来の電子ファイリングシス
テムと同様に、キャビネット−フォルダ−書類−ページ
という階層構造で管理される。このタイプＸの管理体系
（をなす階層構造の最上位のキャビネット）をタイプＸ
キャビネットと呼ぶ。

【００３５】「ページ」は実データであるファイルその
ものに相当し、実ファイル群１１１に存在する各ファイ
ルはページとして管理される。つまり、タイプＸの管理
体系では、「ページ」（実データ、実ファイル）も同時
に管理される。ここでは、ページ、書類、フォルダにそ
れぞれ付加されるキーワード情報を始め、ページ（実デ
ータ）を全文検索するためのフルテキスト情報も管理さ
れる。このページを格納するための格納場所が「書類」
である。したがって、ユーザからみると、格納場所「書
類」は、そこに存在する個々のページから構成される１
つの文書情報、つまり参照すべき単位となる書類そのも
のとなる。

【００３６】一方、タイプＹの管理体系では、文書情
報、プログラム等の種々のファイル情報の格納場所への
絶対パスを表すパス情報（実ファイルのパス情報、つま
りファイルパス情報）、更には各種インデックス情報
（実ファイルに対応して設定されるキーワード情報、実
ファイルのテキスト情報または当該テキスト情報から抽
出された検索インデックス情報が付加されたテキスト情
報）が管理される。

【００３７】このパス情報及びインデックス情報（の登
録先を示すディレクトリ情報、つまりパス情報）は、タ
イプＹの管理体系では、タイプＹと呼ばれる特定のキャ
ビネット（ディレクトリ情報格納手段）に格納される。
タイプＹの管理体系では、パス情報の示す実ファイルは
管理（意識）されない。

【００３８】図２の概念図の例では、「書類Ａ」、「書
類Ｂ」、「書類Ｃ」の３つの書類が作成されている。
「書類Ａ」はページＡ１からページＡ４の４つのページ
から構成され、また「書類Ｂ」はページＢ１の１つのペ
ージから、「書類Ｃ」はページＣ１とページＣ２の２つ
のページから構成されている。

【００３９】「フォルダ」は多数の「書類」を分類して
格納するための格納場所であり、「バインダ」と称され
ることもある。本例では、「書類Ａ」、「書類Ｂ」、
「書類Ｃ」の３つの書類のうち、「書類Ａ」、「書類
Ｂ」については「フォルダＡ」に、「書類Ｃ」について
は「フォルダＢ」に、それぞれ分類して格納している。
これらフォルダの格納場所がタイプＸの「キャビネッ
ト」（または、書庫、ロッカーなどと称される）であ
る。

【００４０】本例では、電子ファイリングシステム１１
のルートディレクトリに、タイプＸのキャビネットであ
る「キャビネットＡ」と「キャビネットＢ」の２つと、
タイプＹのキャビネットである「キャビネットＣ」を用
意し、「フォルダＡ」及び「フォルダＢ」を「キャビネ
ットＡ」に、「フォルダＣ」を「キャビネットＢ」に格
納している。

【００４１】このような管理体系を管理するための階層
構造管理情報はデータベース１１０内に存在し、また各
ページに対応する実データは実ファイル群１１１内に存
在する。

【００４２】「書類」は１以上のページの集まりである
ので、各「書類」に適切な名前（書類名）を付加するこ
とにより、ユーザは「書類」を単位として目的とする文
書情報にアクセスすることができる。

【００４３】一方、タイプＹの「キャビネットＣ」は、
「ファイルパス１」と「ファイルパス２」の２つのパス
情報（絶対パス）と、（当該パス情報で示される実ファ
イルに対応して設定されたキーワード情報、テキスト情
報または検索インデックス情報付きのテキスト情報等
の）インデックス情報とを管理している。このパス情報
とインデックス情報とは、物理的にはデータベース１１
２内に存在する。

【００４４】［ファイルシステムから見た管理体系］図
３に、コンピュータ本体１の中枢をなすオペレーティン
グシステム（以下、ＯＳと称する）１２のファイルシス
テム上で管理される実際のディレクトリ構成を示す。

【００４５】「インストールＤｉｒ」は電子ファイリン
グシステム１１のソフトウェアがインストールされてい
るディレクトリであり、これが図２のルートディレクト
リに相当する。「インストールＤｉｒ」の下位層には
「キャビネット」のディレクトリ（ここでは、タイプＸ
の２つの「キャビネット」のディレクトリと、タイプＹ
の１つの「キャビネット」のディレクトリ）が存在す
る。タイプＸの「キャビネット」の下位層には「フォル
ダ」のディレクトリ、更にその下位層には「書類」のデ
ィレクトリが存在する。ディレクトリ「書類」の中に
は、その「書類」を構成するページに対応する実ファイ
ルの群が格納されており、これが図１中の実ファイル群
１１１に相当する。

【００４６】また、タイプＸの「キャビネット」ディレ
クトリの中に設けられたディレクトリ「データベースＤ
ｉｒ」内にはデータベースファイル群が設けられてお
り、これが、データベース１１０で管理される階層構造
管理情報に相当する。

【００４７】一方、タイプＹの「キャビネット」のディ
レクトリの中にはディレクトリ「データベースＤｉｒ」
が設けられ、当該「データベースＤｉｒ」にはデータベ
ースファイル群が設けられている。このデータベースフ
ァイル群が、図１中のデータベース１１２で管理される
パス情報（絶対パス）とインデックス情報の群に相当す
る。

【００４８】［データベース］図４に、データベース１
１０の階層構造管理情報の具体的なデータ構造の一例を
示す。階層構造管理情報は、ページ管理テーブル、書類
管理テーブル、フォルダ管理テーブル、及びキャビネッ
ト管理テーブルから構成されている。

【００４９】・ページ管理テーブルページ管理テーブルは各ページの階層構造管理に必要な
情報群であり、図４（ａ）に示されているように、管理
対象のページそれぞれに対応する複数のレコード群から
構成されている。各レコードには、「ページ名フィール
ド」、「書類名フィールド」、「フォルダ名フィール
ド」、「キャビネット名フィールド」、「ファイル種別
フィールド」、「作成日フィールド」、「パス情報フィ
ールド」、「ページ番号フィールド」などが定義されて
いる。

【００５０】「ページ名フィールド」はページ識別用の
ページ名を登録するためのフィールドであり、ページ登
録の度にシーケンシャルな番号がページ名として「ペー
ジ名フィールド」に登録される。「書類名フィール
ド」、「フォルダ名フィールド」、「キャビネット名フ
ィールド」は、それぞれ該当するページの上位層の「書
類」、「フォルダ」、「キャビネット」を特定するため
の情報の登録フィールドである。「ファイル種別フィー
ルド」には該当するページに対応するファイルの属性と
してのファイル形式の情報（拡張子）が登録され、また
「作成日フィールド」にはファイル作成日の情報が登録
される。

【００５１】「パス情報フィールド」はキャビネットま
たはルート（電子ファイリングシステム１１のルートデ
ィレクトリ）から見たページ格納位置を示す、ファイル
名を含むパス情報（相対パス）の登録フィールドであ
り、実ファイルをアクセスするときなどに利用される。
「ページ番号フィールド」は該当するページが書類内の
何番目のページであるかを示す。

【００５２】・書類管理テーブル書類管理テーブルは各書類の階層構造管理に必要な情報
群であり、図４（ｂ）に示されているように、管理対象
の書類それぞれに対応する複数のレコード群から構成さ
れている。各レコードには、「書類名フィールド」、
「フォルダ名フィールド」、「キャビネット名フィール
ド」、「作成日フィールド」、「ページ有無情報フィー
ルド」、「ページ数フィールド」、「パス情報フィール
ド」などが定義されている。

【００５３】「書類名フィールド」は該当する書類に付
けられた書類名を示すフィールドである。「フォルダ名
フィールド」、「キャビネット名フィールド」は、それ
ぞれ該当する書類の上位層の「フォルダ」、「キャビネ
ット」を特定するための情報の登録フィールドである。
「作成日フィールド」には書類作成日の情報が登録され
る。「ページ有無情報フィールド」はページの有無を示
す情報の登録フィールドであり、「ページ数フィール
ド」はその書類内に存在するページ数を示す情報の登録
フィールドである。「パス情報フィールド」はキャビネ
ットまたはルートから見た書類格納位置を示すパス情報
（相対パス）の登録フィールドである。

【００５４】・フォルダ管理テーブルフォルダ管理テーブルは各フォルダの階層構造管理に必
要な情報群であり、図４（ｃ）に示されているように、
管理対象のフォルダそれぞれに対応する複数のレコード
群から構成されている。各レコードには、「フォルダ名
フィールド」、「キャビネット名フィールド」、「作成
日フィールド」、「書類有無情報フィールド」、「書類
数フィールド」、「パス情報フィールド」などが定義さ
れている。

【００５５】「フォルダ名フィールド」は該当するフォ
ルダに付けられたフォルダ名を示すフィールドである。
「キャビネット名フィールド」は、該当する書類の上位
層の「キャビネット」を特定するための情報の登録フィ
ールドである。「作成日フィールド」にはフォルダ作成
日の情報が登録される。「書類有無情報フィールド」は
書類の有無を示す情報の登録フィールドであり、「書類
数フィールド」はそのフォルダ内に存在する書類数を示
す情報の登録フィールドである。「パス情報フィール
ド」はキャビネットまたはルートから見たフォルダの格
納位置を示すパス情報（相対パス）の登録フィールドで
ある。

【００５６】・キャビネット管理テーブルキャビネット管理テーブルは各キャビネットの管理に必
要な情報群であり、図４（ｄ）に示されているように、
管理対象のキャビネットそれぞれに対応する複数のレコ
ード群から構成されている。各レコードには、「キャビ
ネット名フィールド」、「作成日フィールド」、「フォ
ルダ有無情報フィールド」、「フォルダ数フィール
ド」、「パス情報フィールド」などが定義されている。

【００５７】「キャビネット名フィールド」は該当する
キャビネットに付けられたキャビネット名を示すフィー
ルドである。「作成日フィールド」にはキャビネット作
成日の情報が登録される。「フォルダ有無情報フィール
ド」はフォルダの有無を示す情報の登録フィールドであ
り、また「フォルダ数フィールド」はそのキャビネット
内に存在するフォルダ数を示す情報の登録フィールドで
ある。「パス情報フィールド」はルートから見たキャビ
ネットの格納位置を示すパス情報（相対パス）の登録フ
ィールドである。

【００５８】データベース１１０には、上記のページ、
書類、フォルダ、キャビネットの各管理テーブルの他
に、ページ、書類、フォルダの各管理テーブルの各エン
トリ情報に対応して、ページ検索、書類検索、フォルダ
検索のために利用されるキーワード情報（タイトル情
報）が登録される。このキーワード情報は例えば一定個
数を上限としてユーザにより指定されるもので、対応す
るファイルの実データをタイプＸの管理体系に登録する
際に併せて登録される。

【００５９】［登録処理］次に、図１の構成の電子ファ
イリングシステム１１における登録処理について図５乃
至図８を参照して説明する。なお、図５はタイプＸの登
録処理の手順を示すフローチャート、図６はタイプＹの
登録処理の手順を示すフローチャート、図７はタイプＸ
の登録処理のための操作が可能な表示画面例、図８はタ
イプＹの登録処理のための操作が可能な表示画面例を示
す。

【００６０】本電子ファイリングシステム１１において
は、ユーザは、既存のファイル情報等をタイプＸの管理
体系、つまりタイプＸのキャビネットに登録できるよう
になっている。この場合、ユーザは、タイプＸの管理体
系で管理される文書情報の階層構造をツリー表示するこ
とを、入力装置３を用いた入力操作で指示する。

【００６１】これを受けてＧＵＩモジュール１１５内の
ツリー表示管理部１１５ａは、データベース１１０に格
納されている階層構造管理情報に従って、図７に示すよ
うな、キャビネット−フォルダ−書類という階層的な管
理体系の構造をツリー形式で視覚的に表現したツリー表
示画面７１を表示モニタ２に表示する。

【００６２】但し、ツリー表示が指示された段階では、
タイプＸの管理体系のキャビネットを示す（「＋」ボタ
ン付きの）マークだけが表示され、それより下位層は表
示されない。ユーザは、この状態で入力装置３を再び操
作して、所望の書類が所属する（フォルダの上位階層と
なる）キャビネット、例えば「キャビネットＡ」のボタ
ン（「＋」ボタン）を選択する。

【００６３】するとツリー表示管理部１１５ａは、
（「キャビネットＡ」のボタンを「−」ボタンに切り替
えると共に）選択された「キャビネットＡ」の下位層の
フォルダ（ここでは、図２からも明らかなように「フォ
ルダＡ」と「フォルダＢ」）を示すマークを（「＋」ボ
タン付きで）表示する。ユーザは、この状態で入力装置
３を再び操作して、所望の書類が所属する例えば「フォ
ルダＡ」のボタン（「＋」ボタン）を選択する。

【００６４】するとツリー表示管理部１１５ａは、
（「キャビネットＡ」のボタンを「−」ボタンに切り替
えると共に）選択された「キャビネットＡ」の下位層の
書類を示すマークを（「＋」ボタン付きで）表示する。
ここでは、図２からも明らかなように「書類Ａ」と「書
類Ｂ」を示すマークが表示される。図７には、このとき
のツリー表示画面７１の状態が示されている。

【００６５】またユーザは、タイプＸの管理体系（タイ
プＸのキャビネット）に登録するファイル情報を選択す
るために、ＯＳ１２が管理するファイル情報の探索が可
能な当該ＯＳ１２に設けられたファイル探索機能を用い
て、周知のファイル構造表示画面（図示せず）を表示さ
せ、その画面から目的のファイル情報（実ファイル）が
格納されているディレクトリを選択する。

【００６６】すると、ＯＳ１２のファイル探索機能によ
り表示モニタ２に図７に示すような、ファイル一覧表示
画面７２が表示される。このファイル一覧表示画面７２
には、選択されたディレクトリに格納されている、目的
のファイル情報を含む全てのファイル情報の一覧が表示
される。

【００６７】この状態でユーザは、入力装置３の例えば
マウスを用いて、ファイル一覧表示画面７２上の所望の
ファイル情報を選択して、ツリー表示画面７１上の登録
先とすべき「書類」、例えば「キャビネットＡ」の「フ
ォルダＡ」に属する「書類Ａ」に、図７において符号７
３で示すようにドラッグ＆ドロップする操作を行う（ス
テップ５１）。

【００６８】このように、ファイル一覧表示画面７２上
の「ファイル情報」を選択してツリー表示画面７１上の
「書類」にドラッグ＆ドロップする操作が行われると、
登録モジュール１１３内のタイプＸ登録部１１３ａは、
タイプＸの管理体系へのファイル情報の登録が指示され
たものと判断し、選択された「ファイル情報」をドラッ
グ＆ドロップ先の「書類」（ここでは、「書類Ａ」）に
自動登録するための処理を次のように行う。

【００６９】まずタイプＸ登録部１１３ａは、選択され
た「ファイル情報」を実ファイル群１１１にコピー（格
納）する（ステップ５２）。またタイプＸ登録部１１３
ａは、選択された「ファイル情報」を、ドラッグ＆ドロ
ップ先の、キャビネットＡ（タイプＸのキャビネット）
から始まるキャビネットＡ−フォルダＡ−書類Ａの階層
構造上の「書類Ａ」に属する新たなページＡ５として、
対応する階層構造管理情報をデータベース１１０に登録
する（ステップ５３）。

【００７０】具体的には、選択された「ファイル情報」
をキャビネットＡ−フォルダＡ−書類Ａの階層構造上の
「書類Ａ」に属する新たなページＡ５として、図４
（ａ）に示すページ管理テーブルに、そのページＡ５の
実ファイルの格納先を示すパス情報（キャビネットまた
は電子ファイリングシステム１１のルートディレクトリ
からの相対パス）を含む当該ページＡ５に関する管理情
報を新規登録する。同時に、図４（ｂ）に示す書類管理
テーブルの「書類Ａ」に関する管理情報中の「ページ数
フィールド」の値を１インクリメントする。

【００７１】またタイプＸ登録部１１３ａは、選択され
た「ファイル情報」に対応する検索用のキーワード情報
を入力するように、ＧＵＩモジュール１１５を介して表
示モニタ２からユーザに要求し、この要求により入力さ
れたキーワードを、ページＡ５に関する管理情報に対応
させてデータベース１１０に登録する。

【００７２】またタイプＸ登録部１１３ａは、選択され
た「ファイル情報」からテキスト情報を抽出する（ステ
ップ５４）。もし、選択された「ファイル情報」がｔｉ
ｆファイル等のイメージファイルの場合には、タイプＸ
登録部１１３ａは当該「ファイル情報」を対象として文
字認識部１１８により文字認識を行わせることで、テキ
スト情報を抽出する。また、選択された「ファイル情
報」がｈｔｍｌファイル等のテキスト情報を含む可能性
のあるファイルの場合には、そのテキスト情報の抽出を
行う。また、選択された「ファイル情報」がｔｘｔファ
イルの場合には、その「ファイル情報」をそのままテキ
スト情報として取得する。

【００７３】タイプＸ登録部１１３ａは更に、取得した
テキスト情報に対する形態素解析などの解析処理によ
り、当該テキスト情報から、全文検索用の検索インデッ
クス情報を抽出する（ステップ５５）。

【００７４】タイプＸ登録部１１３ａは、この抽出した
検索インデックス情報の付いたテキスト情報（インデッ
クス情報）をページＡ５に関する管理情報に対応させて
タイプＸのデータベース１１０に格納すると共に、その
検索インデックス情報付きテキスト情報の格納先を示す
パス情報（ディレクトリ情報）をキャビネットＡのデー
タベースＤｉｒに格納する（ステップ５６）。このと
き、上記「ファイル情報」の縮小イメージを作成してお
くと、後述する検索結果を縮小イメージ表示する際の処
理が高速に行える。

【００７５】このようにして、ユーザの指定した「ファ
イル情報」が、ドラッグ＆ドロップ先のキャビネットＡ
−フォルダＡ−書類Ａの階層構造上の「書類Ａ」に、ペ
ージＡ５として自動登録され、同時に対応するインデッ
クス情報も登録される。

【００７６】なお以上の例では、取得したテキスト情報
から検索インデックス情報を自動的に抽出して登録する
ようにしているが、テキスト情報単体またはインデック
ス情報付きテキスト情報のいずれを登録するかをユーザ
に選択させるようにしてもよい。もし、テキスト情報単
体を登録する場合には、上記の検索インデックス情報の
抽出処理が不要となることは勿論である。

【００７７】さて、本電子ファイリングシステム１１に
おいては、ユーザは、既存のファイル情報のパス情報と
インデックス情報とをタイプＹの管理体系、つまりタイ
プＹのキャビネットに登録できるようにもなっている。

【００７８】この場合、ユーザは入力装置３を操作し
て、対象となるファイル情報を扱う専用のアプリケーシ
ョン（アプリケーションプログラム）を起動する。例え
ば、対象となるファイルがＨＴＭＬ（ＨｙｐｅｒＴｅｘ
ｔＭａｒｋｕｐＬａｎｇｕａｇｅ）ファイルである
場合には、ブラウザと呼ばれるページ閲覧用のソフトウ
ェアを起動して、図８（ａ）に示すようなページ閲覧画
面８１を表示させ、イメージファイル（例えばｔｉｆフ
ァイル）であれば、対応するイメージ処理ソフトウェア
を起動して、図８（ｂ）に示すようなイメージ処理画面
８２を表示させる。そして、このページ閲覧画面８１、
イメージ処理画面８２といった、専用アプリケーション
に固有の画面上で、目的とするファイル情報を開く。こ
のファイル情報（実ファイル）は例えば実ファイル群１
３、或いはコンピュータ本体１とネットワークを介して
接続されるサーバコンピュータの中に存在する。

【００７９】本実施形態では、電子ファイリングシステ
ム１１をコンピュータ本体１にインストールした際に、
当該電子ファイリングシステム１１の登録モジュール１
１３により、コンピュータ本体１に既にインストールさ
れている、各ファイル種類に固有の専用のアプリケーシ
ョンに対して、当該アプリケーションの起動に応じて表
示される専用画面上にタイプＹの登録を指示する「登録
ボタン」を表示させると共に、この「登録ボタン」が選
択操作された際に、図１に示した登録モジュール１１３
のタイプＹ登録部１１３ｂにタイプＹの管理体系のイン
デックス情報の登録を指示する制御をするように記述さ
れたプログラムを自動的にアドインする。これにより、
例えば図８（ａ）に示すページ閲覧画面８１が表示され
ている状態では、「登録」ボタン８１０が表示され、図
８（ｂ）に示すイメージ処理画面８２が表示されている
状態では、「登録」ボタン８２０が表示される。

【００８０】そこで、表示画面８１，８２など専用アプ
リケーションの表示画面上で「ファイル情報」を開き、
例えば当該「ファイル情報」に対して上記専用アプリケ
ーションの編集機能を利用して必要な編集操作を行った
後に、当該「ファイル情報」のパス情報とインデックス
情報をタイプＹの管理体系に登録するために、ユーザが
入力装置３を操作して「登録」ボタン８１０，８２０等
の「登録」ボタンを選択したものとする（ステップ６
１）、この場合、登録モジュール１１３内のタイプＹ登
録部１１３ｂは、タイプＹの管理体系へのインデックス
情報の登録が指示されたものと判断し、現在開かれてい
る「ファイル情報」のパス情報（ＯＳ１２の管理するル
ートディレクトリからの絶対パス）をＯＳ１２から受け
取る（ステップ６２）。

【００８１】次にタイプＹ登録部１１３ｂは、ファイル
入力部１１７を制御して、現在開かれている「ファイル
情報」を上記パス情報を用いて読み込み、当該「ファイ
ル情報」から（前記タイプＸ登録部１１３ａによるテキ
スト情報取得の場合と同様の方法で）テキスト情報を取
得する（ステップ６３，６４）。次にタイプＹ登録部１
１３ｂは、取得したテキスト情報に対する形態素解析な
どの解析処理により、当該テキスト情報から、全文検索
用の検索インデックス情報を抽出する（ステップ６
５）。

【００８２】そしてタイプＹ登録部１１３ｂは、上記
「ファイル情報」のパス情報と、上記抽出した検索イン
デックス情報の付いたテキスト情報（つまりインデック
ス情報）とをタイプＹのデータベース１１２に格納する
と共に、その格納先を示すパス情報（ディレクトリ情
報）をタイプＹのキャビネットであるキャビネットＣの
データベースＤｉｒに登録することで、上記「ファイル
情報」のパス情報とインデックス情報とをタイプＹのキ
ャビネットに自動登録する（ステップ６６）。ここで
は、上記「ファイル情報」のパス情報が、タイプＹの管
理体系に組み込まれているデータベース１１２にコピー
（格納）されるものの、当該「ファイル情報」（実ファ
イル）のコピーは行われないことに注意されたい。

【００８３】ここで、上記「ファイル情報」に対応して
検索用のキーワード情報をユーザに指定させて当該キー
ワード情報もインデックス情報の一部としてデータベー
ス１１２に登録するようにしてもよい。このキーワード
情報は、上記「ファイル情報」に付されている所定の属
性情報から自動抽出するようにしても構わない。また、
タイプＸ登録部１１３ａによるページ登録動作の場合と
同様に、テキスト情報単体または検索インデックス情報
付きテキスト情報のいずれを登録するかをユーザに選択
させるようにしてもよい。なお、上記「ファイル情報」
を読み込んだ際に、当該「ファイル情報」の縮小イメー
ジを作成しておくとよい。

【００８４】なお、以上の説明では、既存のファイル情
報のパス情報とインデックス情報とをタイプＹの管理体
系、つまりタイプＹのキャビネットに登録する際に、そ
の動作の起動として、図６に図示したフローチャートの
ステップＳ６１で示したように、登録対象のファイル情
報を扱う専用のアプリケーションプログラムの専用画面
上にタイプＹの登録を指示する「登録ボタン」を表示さ
せ、このボタンを選択操作することで図１の登録モジュ
ール１１３内のタイプＹ登録部１１３ｂを起動して登録
動作を実行させる場合の動作を説明した。

【００８５】しかし、これに限定することなく、次のよ
うな方法でもよい。具体的には、図７に図示したように
ツリー表示画面７１とファイル一覧表示画面７２とが表
示された状態で、ユーザが入力装置３のマウスを用い
て、ファイル一覧表示画面７２に表示されているファイ
ルの中からタイプＹの管理体系（タイプＹのキャビネッ
ト）に登録したいファイル情報を選択し、ツリー表示画
面７１上に表示された図示せぬキャビネットＣ（タイプ
Ｙのキャビネット）にドラッグ＆ドロップ操作をする。
このドラッグ＆ドロップ操作に対応して、図１の登録モ
ジュール１１３内のタイプＹ登録部１１３ｂがタイプＹ
の管理体系へのファイル情報の登録が指示されたものと
判断し、以後図６のステップＳ６２〜Ｓ６６の動作をす
るものとする。

【００８６】［検索処理］次に、図１の構成の電子ファ
イリングシステム１１における検索処理について図９の
フローチャートを参照して説明する。

【００８７】ユーザは、電子ファイリングシステム１１
で管理されているファイル情報に対する検索が必要な場
合、対象となるファイルのインデックス情報がタイプＸ
またはタイプＹのいずれのキャビネットに登録されてい
るかを意識することなく、入力装置３を操作して検索要
求を入力する。この際、ユーザは検索条件を指定する。
この検索要求はＧＵＩモジュール１１５により検索モジ
ュール１１４に通知される。

【００８８】すると検索モジュール１１４は、指定され
た検索条件を設定して、その検索条件によりタイプＸの
データベース１１０とタイプＹのデータベース１１２を
対象に検索処理を行う（ステップ９１，９２）。

【００８９】ここで検索モジュール１１４は、タイプＸ
のデータベース１１０に対しては、当該データベース１
１０に登録されている各種インデックス情報、即ちペー
ジ、書類、フォルダにそれぞれ付加されるキーワード情
報、更には検索インデックス情報付きテキスト情報を対
象に、指定された検索条件に合致するキーワード情報ま
たは検索インデックス情報（インデックス情報）を検索
する。また検索モジュール１１４は、タイプＹのデータ
ベース１１２に対しては、当該データベース１１２に登
録されている各種インデックス情報、即ちファイル情報
に対応して設定されたキーワード情報、更にはファイル
情報から抽出された検索インデックス情報付きテキスト
情報（中の検索インデックス情報）を対象に、指定され
た検索条件に合致するキーワード情報または検索インデ
ックス情報（インデックス情報）を検索する。

【００９０】次に検索モジュール１１４は、検索条件に
合致したキーワード情報または検索インデックス情報
（インデックス情報）を持つファイル情報を、タイプＸ
のキャビネットとタイプＹのキャビネットの各々につい
て取得し、その検索結果の一覧をＧＵＩモジュール１１
５により表示モニタ２の検索結果表示画面上に表示させ
る（ステップ９３）。ここでは、検索結果の一覧とし
て、対応するファイル情報の縮小イメージの一覧を用い
る。また、データベース１１０または１１２に格納され
ている、対応するファイル情報のテキスト情報、或いは
キーワード情報も併せて表示する。この際、各検索結果
が、タイプＸのキャビネットまたはタイプＹのキャビネ
ットのいずれに登録されているかを、検索結果毎に示す
こともできる。

【００９１】このように本実施形態の電子ファイリング
システム１１においては、ユーザはタイプＸのキャビネ
ットとタイプＹのキャビネット（つまりタイプＸとタイ
プＹの両管理体系）を何ら意識することなく、単に入力
装置３を操作して電子ファイリングシステム１１に対し
ＧＵＩモジュール１１５を介して検索要求を入力するだ
けで、タイプＸのキャビネットに登録されているページ
や書類等に付されているインデックス情報（キーワード
情報、テキスト情報）と、タイプＹのキャビネットに登
録されているインデックス情報（キーワード情報、テキ
スト情報）を検索させることができる。

【００９２】なお、以上に述べた実施形態では、ページ
閲覧画面８１上で開かれたＨＴＭＬファイル、イメージ
処理画面８２上で開かれたイメージファイルを、電子フ
ァイリングシステム１１で管理される特別の格納場所
（タイプＹのキャビネット）に登録する場合について説
明したが、メールシステムなどのデータをインデックス
情報として登録するならば、ＧＵＩモジュール１１５を
介して、ファイリングのデータ、ハードディスク装置
（２次記憶装置）内のファイルデータ、更にはメールの
データなどにアクセスすることができる。

【００９３】

【発明の効果】以上詳述したように本発明によれば、実
ファイルを階層構造で管理する管理体系とファイルのパ
ス情報及び検索用のインデックス情報を管理する管理体
系とを統一的に扱うようにしたので、ユーザは両管理体
系を何ら意識することなく検索要求を出すだけで同一イ
ンタフェースにより両管理体系にそれぞれ登録されてい
るインデックス情報を対象に検索を行うことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施形態に係る電子ファイリングシ
ステムの構成を示すブロック図。

【図２】図１中の電子ファイリングシステム１１で適用
される２つの管理体系の一例を示す図。

【図３】ＯＳのファイルシステム上で管理される実ファ
イルの実際のディレクトリ構成を示す図。

【図４】データベース１１０の階層構造管理情報のデー
タ構造の一例を示す図。

【図５】同実施形態におけるタイプＸの登録処理の手順
を示すフローチャート。

【図６】同実施形態におけるタイプＹの登録処理の手順
を示すフローチャート。

【図７】タイプＸの登録処理のための操作が可能な表示
画面例を示す図。

【図８】タイプＹの登録処理のための操作が可能な表示
画面例を示す図。

【図９】同実施形態における検索処理の手順を示すフロ
ーチャート。

【符号の説明】

１…コンピュータ本体２…表示モニタ３…入力装置４…スキャナ１１…電子ファイリングシステム１２…ＯＳ（オペレーティングシステム）１３…実ファイル群７１…ツリー表示画面（管理体系画面）７２…ファイル一覧表示画面７３…ドラッグ＆ドロップ８１…ページ閲覧画面８２…イメージ処理画面１１０…データベース（第１のデータベース、タイプＸ
のデータベース）１１１…実ファイル群１１２…データベース（第２のデータベース、タイプＹ
のデータベース）１１３…登録モジュール１１３ａ…タイプＸ登録部（第１の登録手段）１１３ｂ…タイプＹ登録部（第２の登録手段）１１４…検索モジュール１１５…ＧＵＩモジュール（階層表示手段）１１５ａ…ツリー表示管理部１１６…スキャナ入力部１１７…ファイル入力部１１８…文字認識部８１０，８２０…「登録」ボタン

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】実ファイルを階層的に管理する電子ファ
イリングシステムにおいて、実ファイルを階層的に管理する第１の管理体系に組み込
まれ、少なくとも、管理対象の実ファイルを階層的に管
理するための当該実ファイルの格納位置を示すパス情報
を含む階層構造情報と当該実ファイルの検索に用いられ
るインデックス情報とが登録される第１のデータベース
と、実ファイルは管理対象外として、実ファイルの格納位置
を示すパス情報と当該実ファイルの検索に用いられるイ
ンデックス情報とを管理する第２の管理体系に組み込ま
れ、少なくとも、実ファイルの格納位置を示すパス情報
と当該実ファイルの検索に用いられるインデックス情報
とが登録される第２のデータベースと、入力手段により入力された検索条件により前記第１及び
第２のデータベースに登録されているインデックス情報
を対象に検索を実行する検索手段とを具備することを特
徴とする電子ファイリングシステム。
【請求項２】前記第２の管理体系で管理される前記第
２のデータベースに登録される情報の格納位置を示すデ
ィレクトリ情報を格納するための、前記第１の管理体系
の管理する階層構造の最上位層と同一階層をなすディレ
クトリ情報格納手段を更に具備することを特徴とする請
求項１記載の電子ファイリングシステム。
【請求項３】前記第１の管理体系への登録動作を行う
第１の登録手段であって、登録対象となる実ファイルと
登録先の階層構造とが前記入力手段により選択指定され
た場合、指定された実ファイルを前記第１の管理体系に
コピーすると共に、当該実ファイルの検索用のインデッ
クス情報を取得して、当該実ファイルが前記指定された
階層構造に登録されるように、当該実ファイルのコピー
先を示すパス情報を含む階層管理情報を、前記インデッ
クス情報と共に前記第１のデータベースに登録する第１
の登録手段と、前記入力手段により前記第２の管理体系への登録が指定
された場合、指定されたファイルのパス情報をオペレー
ティングシステムから受け取って当該パス情報をもとに
前記ファイルをアクセスすることで検索用のインデック
ス情報を取得し、このパス情報とインデックス情報とを
前記第２のデータベースに登録する第２の登録手段とを
更に具備することを特徴とする請求項１記載の電子ファ
イリングシステム。
【請求項４】前記第１のデータベースに登録されてい
る階層構造情報に基づいて前記第１の管理体系を視覚化
した管理体系画面を表示する階層表示手段を更に具備
し、前記第１の登録手段は、オペレーティングシステムによ
って表示される当該オペレーティングシステムの管理す
る実ファイルの一覧の中から前記入力手段によって任意
の実ファイルが選択指定されると共に、この選択された
実ファイルの登録先の階層構造が前記管理体系画面上で
選択指定された場合に起動されることを特徴とする請求
項３記載の電子ファイリングシステム。
【請求項５】前記第２の登録手段は、任意のアプリケ
ーションの表示画面上でファイルが開かれている状態
で、前記入力手段から登録動作が指定された場合に、前
記第２の管理体系への登録が指定され、且つ前記開かれ
ているファイルが前記指定されたファイルであると判断
することを特徴とする請求項３記載の電子ファイリング
システム。
【請求項６】管理対象の実ファイルを、当該実ファイ
ルの格納位置を示すパス情報を含む階層構造情報により
階層的に管理すると共に、当該実ファイルの検索に用い
られるインデックス情報を併せて管理する第１の管理体
系を適用する電子ファイリングシステムにおけるファイ
ル管理方法であって、実ファイルは管理対象外として、実ファイルの格納位置
を示すパス情報と当該実ファイルの検索に用いられるイ
ンデックス情報とを管理する第２の管理体系を、前記第
１の管理体系と併用し、ファイル検索が指定された場合、指定された検索条件に
より前記第１及び第２の管理体系によってそれぞれ管理
されているインデックス情報を対象に検索を実行するこ
とを特徴とするファイル管理方法。
【請求項７】前記第１の管理体系への登録対象の実フ
ァイルと登録先の階層構造の指定を受け付け、指定され
た実ファイルを前記第１の管理体系で管理可能なように
コピーすると共に、当該実ファイルの検索用のインデッ
クス情報を取得して、当該実ファイルが前記指定された
階層構造に登録されるように、当該実ファイルのコピー
先を示すパス情報を含む階層管理情報を、前記インデッ
クス情報と共に前記第１の管理体系に組み込まれた第１
のデータベースに登録し、前記第２の管理体系への登録の指定と対象となるファイ
ルの指定を受け付け、指定されたファイルのパス情報を
オペレーティングシステムから受け取って当該パス情報
をもとに前記ファイルをアクセスすることで検索用のイ
ンデックス情報を取得し、このパス情報とインデックス
情報とを前記第２の管理体系に組み込まれた第２のデー
タベースに登録することを特徴とする請求項６記載のフ
ァイル管理方法。
【請求項８】管理対象の実ファイルを、当該実ファイ
ルの格納位置を示すパス情報を含む階層構造情報により
階層的に管理すると共に、当該実ファイルの検索に用い
られるインデックス情報を併せて管理する第１の管理体
系と、実ファイルは管理対象外として、実ファイルの格
納位置を示すパス情報と当該実ファイルの検索に用いら
れるインデックス情報とを管理する第２の管理体系とを
併せ持つ電子ファイリングシステムを構築するのに適用
されるプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能
な記録媒体であって、前記第１の管理体系への登録対象の実ファイルと登録先
の階層構造の指定を受け付け、指定された実ファイルを
前記第１の管理体系で管理可能なようにコピーすると共
に、当該実ファイルの検索用のインデックス情報を取得
して、当該実ファイルが前記指定された階層構造に登録
されるように、当該実ファイルのコピー先を示すパス情
報を含む階層管理情報を、前記インデックス情報と共に
前記第１の管理体系に組み込まれた第１のデータベース
に登録するステップと、前記第２の管理体系への登録の指定と対象となるファイ
ルの指定を受け付け、指定されたファイルのパス情報を
オペレーティングシステムから受け取って当該パス情報
をもとに前記ファイルをアクセスすることで検索用のイ
ンデックス情報を取得し、このパス情報とインデックス
情報とを前記第２の管理体系に組み込まれた第２のデー
タベースに登録するステップと、ファイル検索の指定を受け付け、指定された検索条件に
より前記第１及び第２のデータベースに登録されている
インデックス情報を対象に検索を実行するステップとを
コンピュータに実行させるプログラムを記録したコンピ
ュータ読み取り可能な記録媒体。