JP2000082026A - 案件管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】案件管理システムにおいて、共用データベース
による情報一元管理、及び電子帳票による定型フォーマ
ット、及び電子メールの有効活用、及び電子承認の効果
的利用がなされていなかった。 【解決手段】ネットワークに接続された複数の電子計算
機を使用して、報告書や文書などの案件情報をデータベ
ースで管理する案件管理システムにおいて、前記データ
ベースをアクセスする手段と、前記案件情報についての
メッセージを交換する電子メールとの連携手段を備える
ことにある。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ネットワークに接
続された複数の電子計算機を使用したシステムに関し、
特に報告書や文書を管理したり、関連する情報を電子メ
ールでメッセージを交換したりして作業を進める案件管
理システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、顧客関連の問合わせや要望は単独
で発生する場合もあるが、引合い規模の大きい案件は、
見積会議等でＳＥ／営業部署から営業状況の説明と共
に、まとめて懸案事項や要求が提示され、見積り会議に
対応した部署が、関連する部署への報告書や他部署への
回答依頼書は電子メールを用いて展開している。

【０００３】このとき、回答依頼書だけが送付されてき
た時には、その背景となる報告書を探すのに手間がかか
る。回答依頼書に常に背景となる報告書を添付して展開
するのでは、報告書を添付する手間がかかり、電子メー
ルの通信容量も大きくなり無駄が多い、という問題点が
ある。

【０００４】また、顧客関連の上述のような問合わせや
要望、報告書等の情報を、対象製品の担当設計部署に電
子メールで連絡する場合、製品の設計部署を探す手間が
かかる場合や、担当部署が移管されたことを知らない等
の思わぬ不注意や勘違いなどから、誤った部署に連絡し
てしまう場合が度々発生するという問題点がある。ま
た、特開平７−１５２７７６号公報には、顧客の問合わ
せに応答し検索するものが開示されるが、顧客の問い合
せに円滑に応答する検索技術であり、案件の処理の管理
については示されていない。

【０００５】また、特開平９−２６１２６７号公報に
は、案件毎の業務処理の連携において、電子メールの送
達状況の管理が開示されるが、案件そのものの管理につ
いては示されていない。

【０００６】また、一般的なワークフローの概念では、
案件の処理を課題の作成・承認から回答の作成・承認を
業務フローで定義して運用する形態の場合、業務フロー
のなかの一部の対象者にしか案件情報やその処理状態が
伝わらないために、不特定な他部署から案件情報やその
処理状態を参照したい場合などへの柔軟なシステム運用
をすることが難しい。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】上記従来技術で記載し
たような問題がある。本発明の目的は、共用データベー
スによる承認ステータスまで含めた情報一元管理、及び
共用データベースに蓄積された案件データに対して、そ
の案件の背景となる案件を自動的に（ユーザがキーワー
ド等を工夫することなしに）検索できるような、案件デ
ータ間の関連付け機能及び、電子帳票による定型フォー
マットを利用し、帳票イメージのビューアでデータベー
スのデータ操作や、同じビューアから電子メールを送付
可能とする機能、及び電子メールの、宛先アドレスを探
す手間を節約すると共に、誤った部署への送付を防ぐこ
とを支援するような有効活用、及び承認されたデータに
対する権限階層によるアクセス制御や、承認されたデー
タを承認済みであると識別できる文書として印刷要求す
るような電子承認の効果的利用により、効率的な処理を
する案件管理システムを提供することである。

【０００８】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するため
に、本発明は、ネットワークに接続された複数の電子計
算機を使用するシステムにおいて、案件情報をデータベ
ースとして蓄積する案件データベース手段と、案件情報
データベースに対する処理を行う案件データベース処理
手段と、本システムへのログイン制御及び、データへの
参照／更新権限を制御するアクセス管理手段と、本シス
テムの利用者全員のパスワード・電子メール宛先及びア
クセス権限／承認権限等の利用者情報、及び利用者とそ
の担当製品の間の対応関係を表す製品・人事情報取得手
段とを有する計算機または計算機群と、利用者が案件デ
ータの操作／加工を容易にするための画面ビューア手段
と、案件を他の利用者に連絡する際の電子メール連携手
段とを有する計算機群とからなる。

【０００９】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照して、会議や質
問／問合わせ等で発生した案件をクライアント・サーバ
型のシステムで管理する一実施の形態として説明する。

【００１０】まず、管理対象の案件とは、会議議事録の
ように、それ自身には回答を求めないような報告書、解
決すべき課題であり、調査／回答を求められているもの
の２種類に大別する。前者のような案件を「報告書」と
よび、単に「案件」といえば、後者のような案件を指す
ものとする。

【００１１】図１は本実施形態に関係する案件管理シス
テムのシステム構成を表すブロック図である。

【００１２】案件（「報告書」及び「案件」）は、サー
バ機１１０の案件データベース１１１２に蓄積し、案件
データベース処理１１１で一元管理する。案件データベ
ース処理１１１は、案件データベース基本処理部１１１
１とシステム情報作成部１１１５と製品・人事情報選択
部１１１４からなる。案件データベース基本処理部１１
１１は、案件データベース１１１２の参照／更新／蓄積
／検索／追加／削除等を制御する。システム情報作成部
１１１５は、案件データの各々に後述のシステム情報を
作成する。製品・人事情報選択部１１１４は後述の製品
・人事情報データベース１１１３から必要な情報を選択
して取得する。

【００１３】次に、案件データベース１１１２に蓄積さ
れる案件データ（「報告書」及び「案件」）のフィール
ドについて説明する。

【００１４】「報告書」のフィールドの例を図２に示
す。概略的に「報告書」は、基礎情報として、案件ＩＤ
２０７，承認ステータス２１１，文書種別２０６，顧客
名２０１（顧客名称），発生日２０２（会議日等，当該
「報告書」の案件の発生日），担当者（配布先２０４，
作成者名２０８，承認者名２０９），作成部署コード２
１０（作成者名２０８の作成者の所属する部署の部署コ
ード）製品名２０３（会議等、当該「報告書」で議論に
あがった製品名を１つまたは複数記載。後述参照）に細
分された各フィールドと，会議等の内容を記述するフィ
ールド（内容２０５）からなる。

【００１５】また「案件」のフィールドの例を図３に示
す。概略的に「案件」は、基礎情報として、案件ＩＤ３
１２，承認ステータス（課題承認ステータス３１９，回
答承認ステータス３２０），文書種別３１１，顧客名３
０１（顧客名称），受付日３０２（回答依頼した日），
回答期限３０３（回答期限日），要求元３０８（顧客名
または担当営業部署名等当該案件作成者にとりまとめ回
答を要求しているところの名称），完了日３０５（要求
元３０８へのとりまとめ回答完了日），担当者（配布先
３０７、案件作成者名３１３、案件承認者名３１４、回
答作成者名３１６、回答承認者名３１７），案件作成部
署コード３１５（案件作成者名３１３の作成者の所属す
る部署の部署コード），回答承認部署コード３１８（回
答作成者名３１６の作成者の所属する部署の部署コー
ド），製品名３０６（調査／回答の対象となる製品名を
１つまたは複数記載。後述参照）「報告書」ＩＤ３２１
（後述参照）に細分された各フィールドと、課題の内容
からなるフィールド（課題内容３０９）と、回答の内容
からなるフィールド（回答内容３１０）からなる。

【００１６】ここで、案件ＩＤ（２０７及び３１２）は
案件作成時に案件データベース処理１１１のシステム情
報作成部１１１５で、案件毎に一意なように採番登録さ
れる。文書種別（２０６及び３１１）は当該の案件デー
タが「報告書」であるか「案件」であるかを区別する識
別子で、文書種別２０６には「報告書」を表す識別子
を、文書種別３１１には「報告書」を表す識別子をシス
テム情報作成部１１１５が付与する。承認ステータス
（承認ステータス２１１，課題承認ステータス３１９，
回答承認ステータス３２０）は、データが承認済み／未
承認の何れであるかを示すもので、段階的にどのレベル
まで承認されているかが、各々の承認時点でシステム情
報作成部１１１５が識別子を付与する。承認の段階につ
いての例については後述する。また、「案件」の承認ス
テータスには「案件」作成元の承認ステータス（課題承
認ステータス３１９）と回答作成元の承認ステータス
（回答承認ステータス３２０）の２種類ある。担当者
は、（１）当該案件の作成元の担当者（作成者名２０
８，承認者名２０９，案件作成者名３１３，案件承認者
名３１４）、（２）当該案件の配布先の担当者（配布先
２０４，配布先３０７）、（３）当該案件の回答作成元
の担当者（案件作成者名３１３，案件承認者名３１４）
の３種類あり、（１）と（３）は作成／承認の各々の時
点でログイン情報よりシステム情報作成部１１１５が自
動的に作成する。なお、配布先（２０４及び３０７）担
当者は複数者を登録できる。

【００１７】図２において、項目名が｛ ｝のフィール
ド（顧客名２０１，発生日２０２，製品名２０３，配布
先２０４，内容２０５）は作成者がデータ作成する。図
３において、項目名が｛ ｝のフィールド（顧客名３０
１，受付日３０２，回答期限３０３，完了日３０５，製
品名３０６，配布先３０７，要求元３０８，課題内容３
０９）は「案件」課題作成者がデータ作成し、項目名が
『 』のフィールド（回答日３０４，回答内容３１０）
は回答者がデータ作成する。

【００１８】また、図２、図３において、項目名が
［ ］のフィールド（文書種別２０６，案件ＩＤ２０
７，作成者名２０８，承認者名２０９，作成部署コード
２１０，承認ステータス２１１，文書種別３１１，案件
ＩＤ３１２，案件作成者名３１３，案件承認者名３１
４，案件作成部署コード３１５，回答作成者名３１６，
回答承認者名３１７，回答承認ステータス３１８，課題
承認ステータス３１９，回答承認ステータス３２０，
「報告書」ＩＤ３２１）はシステム情報作成部１１１５
が自動的に作成するシステム情報である。

【００１９】各部署にはクライアント機１２０のみ必要
台数分設置し、ネットワーク１３０を経由してサーバ・
クライアント間で、アクセス管理１１２によりアクセス
条件に従った制御のもとで、案件データベース１１１２
の情報の参照／更新／検索／蓄積／追加／削除を可能と
する。

【００２０】製品・人事情報データベース１１１３は、
従業員の情報として、パスワード・部署・役職・メール
アドレス等、また製品と担当部署及び製品担当者を対応
付ける情報が格納してあるデータベースである。製品・
人事情報データベース１１１３をリレーショナルデータ
ベースとして実現する例を図４に示す。

【００２１】製品情報レコード４１０は製品単位に作ら
れ、各レコードは製品名称４１１（当該製品の名称），
製品担当部署コード４１２（当該製品の担当部署のコー
ド），製品担当者氏名４１３（当該製品の担当者名）の
各フィールドからなる。

【００２２】ユーザ情報レコード４２０はユーザ単位に
作られ、各レコードはユーザ名４２１（当該ユーザの名
前），パスワード４２２（当該ユーザの案件管理システ
ムへのパスワード），電子メールアドレス４２３（当該
ユーザの電子メールアドレス），所属部署コード４２４
（当該ユーザの所属する部署のコード），役職４２５
（当該ユーザの役職），上長氏名４２６（当該ユーザの
上長）の各フィールドからなる。

【００２３】アクセス条件とその制御としては、アクセ
ス管理１１２と連携して、本システムへのログイン認証
時に製品・人事情報データベース１１１３の役職４２５
を参照して、一定の役職権限者以上のユーザにしか本シ
ステムの一部の機能の使用を許可しないことや、データ
ベースのあるエリアへのアクセスの制限を与えることが
できる。また、案件編集時には上記の案件基礎情報の配
布先担当者（配布先２０４および配布先３０７）を記入
する際、対象製品のフィールド（製品名２０３及び製品
名３０６）が記述してあれば、製品・人事情報選択部１
１１４が、各製品名毎に、製品名称をキーに製品・人事
情報データベース１１１３の製品情報レコード４１０の
製品名称４１１を検索し一致したレコードの製品担当者
氏名４１３を求め、この製品担当者をキーにユーザ情報
レコード４２０のユーザ名４２１を検索し上長氏名４２
６を求める。

【００２４】このようにして製品・人事情報選択部１１
１４が配布先担当者の候補を選び出し、それをクライア
ント機１２０の画面ビューア基本制御部１２１１の処理
で画面ビューア１２１のプルダウンメニュー等で表示さ
せて選択できるようにする。

【００２５】クライアント機１２０の画面ビューア１２
１は、画面ビューア基本制御部１２１１と画面制御部１
２１２と電子帳票部１２１３に分かれている。画面ビュ
ーア基本制御部１２１１は、案件データについて電子メ
ール発信要求時に電子メール連携を起動させたり、すで
に述べたようにサーバ機１１０の製品・人事情報選択部
１１１４で得た配布先担当者候補をプルダウンメニュー
で表示させる等の処理を行う。

【００２６】画面制御部１２１２は、初期メニュー画面
や各種帳票編集画面等の制御をしたり、サーバ機１１０
の案件データベース基本処理部１１１１に案件データの
新規作成を要求したりする。電子帳票部１２１３は数種
類の定型フォーマットの電子帳票を画面表示したり印刷
したりする。クライアント機１２０からの案件データベ
ース１１１２の参照／更新は電子帳票のフォーマットを
通すため、報告書／回答書のフォーマットで見易く統一
でき、印刷も可能である。

【００２７】また、各種条件検索した結果の案件の一覧
表も一覧表のフォーマットで参照／印刷できる。メニュ
ー画面の例（図１０）やクライアント機１２０からの案
件データベース１１１２の参照／更新等の編集を行うビ
ューア画面である「報告書」編集画面や「案件」編集画
面の例（図１２、１３）については後で説明する。

【００２８】「報告書」・「案件」の回答には、権限階
層による段階的な電子承認が可能である。電子帳票と連
携して印影やサインも印刷できるため、印刷した文書は
直ちに報告書／回答書として使える。権限階層は、製品
・人事情報データベース１１１３の役職の階層に従うよ
うにできる。段階的承認は、 「報告書」作成部署 「案件」の課題内容作成部署 「案件」の回答内容作成部署 の各々について、作成者や承認者等の多段階のレベルで
承認ができ、各々のレベル毎に一定の権限階層以上でな
いと承認ができないように設定できる。承認を行ったと
同時に案件基礎情報の承認ステータス２１１や課題承認
ステータス３１９、回答承認ステータス３１８に反映さ
れ、承認されたデータは権限階層が上位のユーザにしか
変更を許さない等のアクセス制御をすることが、アクセ
ス管理１１２と連携して可能である。

【００２９】クライアント機１２０の間は、電子メール
連携１２２と、電子メールの起動や電子メールの宛先の
入力ができるインタフェース（宛先インタフェース１２
３２）や電文の入力ができるインタフェース（電文入力
インタフェース１２３１）を持つような電子メール機能
１２３により通信する。電子メール連携１２２は電子メ
ール基本制御部１２２１と宛先取込み部１２２２からな
る。案件を送付する場合は、案件のビューア画面上のメ
ール送信ボタン（後述のメールボタン１５０３，メール
ボタン１６０３，メールボタン１６０４）をマウスでク
リックする等の簡単な操作で、画面ビューア基本制御部
１２１１が電子メール基本制御部１２２１を起動させる
ことにより、電子メール機能１２３から電子メールを送
信できる。

【００３０】電子メールの送信先アドレスは、宛先取込
み部１２２２が案件基礎情報の担当者フィールドから取
込む。詳細は後述する。電子メールで流すデータは案件
データそのものである必要はなく、案件ＩＤ（２０７ま
たは３１２）のみを電子メールのメールデータに（電子
メール基本制御部１２２１が）自動付加するだけでもよ
い。

【００３１】各種会議等で発生した「案件」は背景とな
る当該会議等の「報告」と関連付けて管理したい。しか
し、懸案の「案件」とその背景となる「報告」が作成さ
れる契機は非同期的である場合が多い。本システムでは
非同期に作成される「報告書」と「案件」を関連付けて
管理することができる。図５は、案件の関連付けと各種
編集画面の遷移全体を説明するための概念図である。メ
ニュー画面５０１で新規に案件データ（「報告書」また
は「案件」）を作成編集するか、または案件データの検
索をするか選択ができる。

【００３２】５５１３，５５１４，５５１２の各矢印
は、各々、メニュー画面５０１から「報告書」編集画面
５０３または「案件」編集画面５０４または案件検索画
面５０２に遷移する。

【００３３】５５２３，５５２４の各矢印は、それぞ
れ、案件編集画面５０２から「報告書」編集画面５０３
または「案件」編集画面５０４に遷移する。

【００３４】５５３４，５５３５の各矢印は、「報告
書」編集画面５０３上の、「案件」編集ボタン５０３１
をマウスでクリックする等の操作性で「案件」編集画面
５０４に、「案件」参照ボタン５０３２をマウスでクリ
ックする等の操作性で「報告書」関連「案 件」一覧表
画面５０５に、それぞれ、遷移する。

【００３５】５５４３の矢印は、「案件」編集画面５０
４上の「報告書」編集ボタン５０４１をマウスでクリッ
クする等の操作性で「報告書」編集画面５０３に遷移す
る。５５５４，５５５３の各矢印は、「報告書」関連
「案件」一覧表画面５０５上の、「案件」ボタン５０５
５をマウスでクリックする等の操作性で「案件」編集画
面５０４に、「報告書」に戻る５０５１（ボタン）をマ
ウスでクリックする等の操作性で当該「報告書」関連
「案件」一覧表画面５０５に遷移する１つ前のもとの
「報告書」編集画面５０３に、それぞれ、遷移する。

【００３６】上記で説明した矢印の中で太線の矢印５５
１３，５５１４，５５３４は、各々画面が遷移するとき
に画面制御部１２１２が、サーバ機１１０の案件データ
ベース基本処理部１１１１に要求して案件データの新規
作成をする。

【００３７】メニュー画面５０１の例を図１０に示す。
図１０の例では、メニュー画面５０１であることを案件
管理システム メニュー１３００という表題で表示し、
案件検索１３０１（ボタン）をマウスでクリックする等
で案件検索画面５０２に遷移する、また「報告書」編集
１３０２（ボタン）をマウスでクリックする等で「報告
書」編集画面５０３に遷移する、また「案件」編集１３
０３（ボタン）をマウスでクリックする等で「案件」編
集画面５０４に遷移する。

【００３８】案件検索画面の例を図１１に示す。図１１
の例では、案件検索画面５０２であることを案件検索１
４００という表題で表示し、案件ＩＤ（２０７または３
１２）を指定した検索（１４０１）や、顧客名（２０１
または３０１）による検索（１４０２）や発生日（発生
日２０２または受付日３０２）をもとにした検索（１４
０３）ができる。これら以外にも上述の案件基礎情報を
キーとする検索や案件内容（内容２０５、課題内容３０
９、回答内容３１０）等の全文検索を行うようにも、案
件データベース処理に対応する検索エンジンの機能に応
じて、機能を追加することができる。

【００３９】検索結果は１４０４に表示されるのである
が、検索結果の表示の具体例は特に示していない。案件
データベース１１１２に蓄積されたデータの中から目的
の案件データを検索し表示させる（「報告書」であるか
「案件」であるかの文書種別に応じて「報告書」編集画
面５０３または「案件」編集画面５０４に遷移する）機
能を持つ。

【００４０】処理の流れをフローチャート（図６，７，
８，９）を用いて説明する。

【００４１】各種製品の引合いについての会議等に対応
した製品取り纏め等会議報告担当者（以下では単に会議
報告担当者とよぶ）はまず、「報告書」を案件データベ
ース１１１２上に作成し、今回の引合いに関連した懸案
事項（各種製品についての要望や詳細仕様調査依頼等）
の回答依頼で関連すると思われる個々の製品開発担当者
などに報告する。この会議報告担当者が「報告書」を作
成してからそれに関係する「案件」を関連する製品開発
担当部署に展開し、終わるまでの処理の流れについて図
６のフローチャートに示す。

【００４２】会議報告担当者は案件管理システムにログ
インし（６０１）、メニュー画面５０１で「報告書」編
集１３０２を選択する（６０２）。

【００４３】このとき、（９，１）クライアント機１２
０の処理としては、画面ビューア１２１の画面制御部１
２１２は、「報告書」編集１３０２を選択したというイ
ベントをとらえて、画面を「報告書」編集画面５０３に
遷移させ、サーバ機１１０に新規の「報告書」データの
追加を案件データベース基本処理部１１１１に要求す
る。

【００４４】（９，２）サーバ機１１０の処理として
は、案件データベース基本処理部１１１１は新規の「報
告書」データを案件データベース１１１２に作成し、シ
ステム情報作成部１１１５が「報告書」データのフィー
ルドのうち、システムが自動的に作成する情報を作成す
る（図２の［ ］のフィールド）。そして、案件データ
ベース基本処理部１１１１は、作成した当該「報告書」
の案件ＩＤ２０７を、当該「報告書」についてのユーザ
（会議報告担当者）の処理が終わるまで保持する。

【００４５】「報告書」編集画面５０３上で会議報告担
当者は「報告書」を作成する（６０３）。この「報告
書」にある程度の分かっている範囲の懸案事項は書いて
おいてもよい。この「報告書」を報告することで、関係
部署の喚起を促す。「報告書」編集画面５０３の例を図
１２に示す。図１２の各エリアを説明する。当該案件デ
ータが「報告書」であることを顧客案件報告書１５０４
と表示することで現している。

【００４６】配布先のＸＸ１やＹＹ１は配布先２０４に
記載した配布先の所属部署コードであり、ＸＸ２やＹＹ
２は配布先２０４に記載した配布先の氏名である（１５
０１）。ＡＡＡは作成部署コード２１０であり、ＢＢＢ
は承認者名２０９であり、ＣＣＣは作成者名２０８であ
る（１５０２）。ＮＮＮは案件ＩＤ２０７である（１５
０５）。ＫＫＫは顧客名２０１である（１５０８）。Ｄ
ＤＤは発生日２０２である（１５０７）。ＰＰＰ，ＱＱ
Ｑ，ＲＲＲは各々製品名２０３に記載の製品名である
（１５１０）。検討内容が内容２０５である（１５１
１）。

【００４７】「案件」編集ボタン５０３１、「案件」参
照ボタン５０３２、メールボタン１５０３、承認ボタン
１５０６をマウスでクリックする等の操作でそれに応じ
た処理を行う。前の二者の場合については図５を用いて
説明した。

【００４８】「報告書」の作成を完了した会議報告担当
者は、当該「報告書」の「報告書」編集画面５０３上の
承認ボタン１５０６をマウスでクリックする等のよい操
作性で、当該「報告書」についての承認をする。承認ボ
タン１５０６をマウスでクリックしたというイベントを
画面ビューア１２１の画面ビューア基本制御部１２１１
がとらえて、サーバ機１１０の案件データベース処理１
１１に報告することで、案件データベース処理１１１の
システム情報作成部１１１５が当該「報告書」の承認ス
テータス２１１を変更する。

【００４９】会議報告担当者の製品・人事情報データベ
ース１１１３の役職４２５から判断される承認権限属性
が作成者の権限しかない場合は、別途続いて、会議報告
担当者の承認者権限を持つ上長（製品・人事情報データ
ベース１１１３の上長氏名４２６による）が、当該「報
告書」の「報告書」編集画面５０３上の承認ボタン１５
０６をマウスでクリックする等で、当該「報告書」につ
いての承認者承認をする。

【００５０】図９の「報告書」編集画面５０３の例で
は、一例として、作成部署ＡＡＡ・承認者ＢＢＢ・作成
者ＣＣＣは画面上はキャラクタで出力し（１５０２）、
承認ステータス２１１は各氏名を色分けまたは濃淡で区
別するような仕組みであり、この「報告書」を印刷する
と承認されているものは電子帳票部１２１３の機能によ
り承認印の印影が（画面上の各ボタン領域等の余白部分
を利用して）印刷される仕組みである。なお、「報告
書」の承認処理は「報告書」作成処理（６０３）の中で
行ってよいし、後回しにして別途承認作業をする方法で
もよい。

【００５１】「報告書」の展開（個々の製品担当関連部
署に報告する処理）（６０４）は、前に述べたように、
「報告書」編集画面５０３上のメールボタン１５０３を
マウスでクリックする等のよい操作性でできる。また、
前に述べたように、案件データベース１１１２は（アク
セス管理１１２で許可されたユーザであれば）全部署の
ユーザから参照できるので、「報告書」を報告された製
品開発担当者以外のユーザが自発的に「報告書」を案件
データの基礎情報などから検索して参照することも可能
である。

【００５２】会議報告担当者は、上記「報告書」に関係
する懸案事項等回答を必要とする案件をある程度洗い出
して整理できれば、それらの案件を各項目毎に「案件」
として案件データベース１１１２上に作成する（６０５
〜６０８）。「報告書」にリンク付けたい「案件」の作
成について説明する。

【００５３】（１）案件の「案件」への分けかたは、製
品単位でもよいし、依頼先部署単位でもよい。（都合の
よい運用方法を予め決めておく。） （２）「案件」を作成するタイミングは、「報告書」さ
え作成してあればいつでもよい。「報告書」作成直後で
充分整理がされてなく、後から追加「案件」が発生する
等の状態であっても構わない。（リンク付けが当初と同
じ程度の操作性で できる。）（３）「報告書」作成直後に「案件」を作成
する場合は、「報告書」編集画面５０３上の「案件」編
集ボタン５０３１をマウスでクリックする等のよい操作
性で「案件」編集画面５０４に遷移する（６０５）。こ
のとき、 （３．１）クライアント機１２０の処理としては、画面
ビューア１２１の画面制御部１２１２は、「案件」編集
画面５０４を選択したというイベントをとらえて、画面
を「報告書」編集画面５０３から「案件」編集画面５０
４に遷移させ（矢印５５３４参照）、サーバ機１１０に
新規の「案件」データの追加を案件データベース基本処
理部１１１１に要求する。

【００５４】（３．２）サーバ機１１０の処理として
は、案件データベース基本処理部１１１１は新規の「案
件」データを案件データベース１１１２に作成し、シス
テム情報作成部１１１５が「案件」データのシステム情
報（システムが自動的に作成する情報）を作成する（図
３の［ ］の各フィールド）。

【００５５】ここで、（２）で案件データベース基本処
理部１１１１が保持しておいた「報告書」の案件ＩＤ２
０７をシステム情報作成部１１１５に渡し、それをシス
テム情報作成部１１１５は「報告書」ＩＤ３２１のフィ
ールドに書く。

【００５６】（４）「案件」編集画面５０４上で会議報
告担当者は１つの「案件」を作成する（６０６）。

【００５７】「案件」編集画面５０４の例を図１３に示
す。図１３の各エリアを説明する。当該案件データ が
「案件」であることを顧客案件回答書１６０５と表示す
ることで現している。ＨＨＨは要求元３０８である（１
６０１）。ＡＡＡは案件作成部署コード３１５であり、
ＢＢＢは案件承認者名３１４であり、ＣＣＣは案件作成
者名３１３である（１６０２）。ＮＮＮは案件ＩＤ３１
２である（１６０７）。ＫＫＫは顧客名３０１である
（１６０８）。ＰＰＰ，ＱＱＱは各々製品名３０６に記
載の製品名である（１６０９）。

【００５８】ＤＤ１は受付日３０２である（１６１
１）。ＤＤ２は回答期限３０３である（１６１２）。Ｄ
Ｄ３は回答日３０４である（１６１３）。ＤＤ４は完了
日３０５である（１６１４）。課題内容が課題内容２０
５である（１６１０）。ＸＸＸは回答承認者名３１７で
ある（１６１６）。ＹＹＹは回答作成者名３１６である
（１６１７）。ＺＺＺは回答承認部署コード３１８であ
る（１６１５）。回答が回答内容３１０である（１６１
８）。

【００５９】「報告書」編集ボタン５０４１、メールボ
タン（課題展開用）１６０３，メールボタン（回答通知
用）１６０４，承認ボタン１６０６をマウスでクリック
する等の 操作でそれに応じた処理を行う。「報告書」
編集ボタン５０４１の場合については図５を用いて説明
した。なお、ＤＤ３（１６１３），ＺＺＺ（１６１
５），ＸＸＸ（１６１６），ＹＹＹ（１６１７）は回答
依頼先のデータ入力に基づいて表示される部分であり
「案件」作成当初は空白である。ＤＤ４（１６１４）も
「案件」作成当初は空白である。但し、ＸＸＸ，ＹＹ
Ｙ，ＺＺＺの一部または全部は、「案件」作成当初等で
回答承認ステータス３２０が未承認の状態では配布先３
０７から回答依頼する側（この場合は会議報告担当者）
が選択して記入できるようにしてもよい。

【００６０】「案件」の基礎情報作成時、元となる「報
告書」の基礎情報のなかで、継承したい情報は自動的に
継承するため、書換える必要がなければその部分のデー
タ作成は不要である。

【００６１】（５）１つの「案件」の作成を完了した会
議報告担当者は、当該「案件」の「案件」編集画面５０
４上の承認ボタン１６０６をマウスでクリックする等の
よい操作性で、当該「案件」の課題内容についての承認
をする。承認の仕組みについては「報告書」の承認につ
いて既に述べた内容とほぼ同等である。（承認された
「案件」の課題は課題承認ステータス３１９に反映され
る。なお、「案件」が複数ある場合は、承認者承認を後
でまとめて行う、または、「案件」の課題については承
認者は上長でなくてもできるようにする等の運用方式を
最初に決めておいてもよい。） （６）「案件」の展開（回答依頼）は、前に述べたよう
に、「案件」編集画面５０４上のメールボタン（課題展
開用）１６０３をマウスでクリックする等のよい操作性
でできる（６０７）。また、前に述べたように、案件デ
ータベース１１１２は（アクセス管理１１２で許可され
たユーザであれば）全部署のユーザから参照できるの
で、「案件」を展開された担当者以外のユーザが、自発
的に「案件」を案件データの基礎情報などから検索する
ことも可能である。

【００６２】（７）「案件」編集画面５０４には、リン
ク元の「報告書」編集画面５０３への画面遷移（矢印５
５４３参照）をするための「 報告書」編集ボタン５０
４１があり、このボタンをマウスでクリックする等の操
作で「報告書」編集画面５０３へ遷移する（６０８）。

【００６３】（８）同一の「報告書」にリンク付けたい
「案件」毎に、当該「報告書」編集画面５０３から、上
記（３）〜（７）の操作を繰り返す。

【００６４】（９）その時点での「案件」を全て作成し
終えた会議報告担当者は、案件管理システムをログアウ
トする（６０９）。

【００６５】会議報告担当者が、時間が経ってから（案
件管理システムをログアウトした後で）当該「報告書」
に対する「案件」が整理できた、または追加「案件」が
発生した場合のように、作成済みの「報告書」に関係す
る「案件」を追加し、関連部署に展開し終わるまでの処
理の流れを図７のフローチャートに示す。会議報告担当
者は、案件管理システムにログインし（７０１）、メニ
ュー画面５０１で案件検索１３０１を選択し（７０
２）、案件検索画面５０２上で、当該「報告書」を顧客
名１４０２・発生日１４０３等の案件基礎情報から検索
し（７０３）、その「報告書」編集画面５０３を選択す
る。

【００６６】「案件」編集ボタン５０３１をマウス等で
クリックする等の操作で（７０４）、「案件」編集画面
５０４に遷移し、「案件」の課題内容等を作成し（７０
５）、「案件」をメールボタン（課題展開用）１６０３
をマウスでクリックする等の操作で展開する（７０
６）。

【００６７】「報告書」編集ボタン５０４１をマウスで
クリックする等の操作でリンク元の「報告書」編集画面
５０３に遷移する（７０７）ので、会議報告担当者は追
加すべき「案件」毎に上記の操作を繰返すだけでよい。
「案件」の追加が終われば、案件管理システムをログア
ウトする（７０８）。これらの案件管理システムにおけ
る処理についての説明の詳細は既に（３）〜（９）で説
明した内容と同様である。

【００６８】（「報告書」等の経緯がなく、）単独で発
生した「案件」は、（「報告書」編集画面５０３を経由
することなく）直接に「案件」編集画面５０４から「案
件」を作成する。単独に発生した「案件」について、作
成から展開し終わるまでの処理の流れを図８のフローチ
ャートに示す。案件管理システムにログインし（８０
１）、メニュー画面５０１で「案件」編集１３０３を選
択し（８０２）、「案件」編集画面５０４に移る。前に
説明したように、矢印５５１４により、画面が遷移する
ときに画面制御部１２１２が、サーバ機１１０の案件デ
ータベース基本処理部１１１１に要求して案件データの
新規作成をする。

【００６９】「案件」編集画面５０４上で「案件」の課
題内容等を作成し（８０３）、「案件」をメールボタン
（課題展開用）１６０３をマウスでクリックする等の操
作で展開し（８０４）、案件管理システムをログアウト
する（８０５）。

【００７０】なお、単独で発生した「案件」に対して
は、「案件」編集画面５０４上の「報告書」編集ボタン
５０４１をクリックしても無効である。

【００７１】案件（「報告書」や「案件」）を展開され
た部署がその案件に対応し終わるまでの処理の流れを、
図９のフローチャートを用いて説明する。電子メールで
案件の到着を知った担当部署の担当者は、案件管理シス
テムにログインし（９０１）、メニュー画面５０１で、
案件検索１３０１を選択し（９０２）、案件検索画面５
０２で、電子メールで送付された案件ＩＤ（２０７また
は３１２）を指定して（１４０１）当該案件を検索し
（９０３）、当該案件の編集画面（「報告書」編集画面
５０３または「案件」編集画面５０４）に入る（９０
４）。

【００７２】案件が「報告書」であった場合は「報告
書」を読んで担当者は後の作業に備えることができる
（９０５）。案件が「案件」である場合は、担当者は当
該「案件」を読んで、背景を確認したい場合は、当該
「案件」編集画面５０４上の「報告書」編集ボタン５０
４１をマウスでクリックする等の操作（９０６）で当該
「案件」のリンク元の「報告書」編集画面５０３に移
り、「報告書」を表示し（９０７）、担当者は「報告
書」を読む。

【００７３】担当者は改めて「案件」の背景となる「報
告書」を様々なキーワードでデータベースを検索する手
間は不要である。「報告書」を読み終われば、「案件」
参照ボタン５０３１をマウスでクリックする等の操作で
「報告書」関連「案件」一覧表画面５０５に移り、案件
ＩＤ３１２をキーにして、回答対象の当該「案件」の案
件ボタン５０５５をマウスでクリックする等の操作性で
回答対象の「案件」編集画面５０４に移る。（「案件」
参照ボタン５０３１と「報告書」関連「案件」一覧表画
面５０５については、後で説明する。） 当該「案件」編集画面５０４で「案件」に回答し承認を
行う（９０８）。「案件」編集画面５０４のメールボタ
ン（回答通知用）１６０４をマウスでクリックする等の
操作性で当該「案件」について回答が完了したことを、
当該「案件」の課題作成担当（案件作成者名３１３また
は案件承認者名３１４のいずれかまたは両方）に電子メ
ールで連絡される（９０９）。展開された案件について
の処理が終われば案件管理システムをログアウトする
（９１０）。

【００７４】「報告書」編集画面５０３のメールボタン
１５０３や「案件」編集画面５０４上のメールボタン
（課題展開用）１６０３、（回答通知用）１６０４をマ
ウスでクリックされた等の場合のクライアント機１２０
の処理の流れについて説明する。画面ビューア１２１の
画面ビューア基本制御部１２１１は各種メール送信のボ
タン（１５０３または１６０３または１６０４）をクリ
ックしたというイベントをとらえて、電子メール連携１
２２を起動させる。

【００７５】電子メール基本制御部１２２１は、電子メ
ール機能１２３の電文入力インタフェース１２３１に対
して、電子メール本文として、案件基礎情報を参照し
て、案件に応じた電文を渡す。また、電子メール機能１
２３の宛先インタフェース１２３２に対して、宛先取込
み部１２２２がサーバ機１１０の製品・人事情報選択部
１１１４と連携して、案件基礎情報の担当者フィールド
から案件に応じて取込んだ電子メールアドレスを渡す。

【００７６】電文入力インタフェース１２３１に渡す電
文の例と宛先インタフェース１２３２に渡す送信先アド
レスを図１５のデシジョンテーブルを用いて説明する。
「報告書」編集画面５０３上でメールボタン１５０３が
押下された場合は、電文の例ＡをＩＦ１に渡し、配布先
２０４の電子メールアドレスをＩＦ２に渡す。「案件」
編集画面５０４上でメールボタン（課題展開用）１６０
３が押下された場合は、電文の例ＢをＩＦ１に渡し、配
布先３０７の電子メールアドレスをＩＦ２に渡す。「案
件」編集画面５０４上でメールボタン（回答通知用）１
６０４が押下された場合は、電文の例ＣをＩＦ１に渡
し、配布先３１３の電子メールアドレスをＩＦ２に渡
す。その他のケースは対応しない。

【００７７】電子メールの送付先アドレスを、配布先２
０４または配布先３０７または案件作成者名３１３（こ
れらの氏名を、仮に、ＳＳＳとする）から求めるとき
に、電子メール連携１２２の宛先取込み部１２２２のサ
ーバ機１１０の製品・人事情報選択部１１１４との連携
機能を利用する。宛先取込み部１２２２は氏名情報ＳＳ
Ｓを製品・人事情報選択部１１１４に渡し、ＳＳＳのメ
ールアドレスの検索を依頼する。

【００７８】製品・人事情報選択部１１１４は、氏名情
報ＳＳＳをキーに製品・人事情報データベース１１１３
のユーザ情報レコード４２０のユーザ名４２１を検索
し、一致したユーザ情報レコード４２０の電子メールア
ドレス４２３をＳＳＳのメールアドレスとして宛先取込
み部１２２２に回答する。

【００７９】電文Ａ，Ｂ，Ｃの各例を図１６に示す。電
文Ａの例では、ＮＮＮには案件ＩＤ２０７を電子メール
基本制御部１２２１が反映させる。電文の例Ｂ及びＣで
は、ＮＮＮには案件ＩＤ３１２を電子メール基本制御部
１２２１が反映させる。

【００８０】電子メールの送信については電子メール基
本制御部１２２１の処理で、自動的に送信から電子メー
ル機能１２３の終了まで行うようにしてもよいし、一旦
電子メールの画面を表示し、送信者が電子メールについ
てさらに送付したい内容等があれば、それらを付け加え
ることができるようにして、実際の電子メールの送信・
終了処理は送信者が電子メール機能１２３の持つ電子メ
ール側の画面で、電子メール側の操作性に従った操作の
自由度を持たせるようにしてもよい。

【００８１】なお、案件データベース１１１２の案件の
フィールドに配布先（２０４及び３０７）、案件作成者
名３１３等に対応したメールアドレスフィールドを準備
しておけば、製品・人事情報選択部１１１４の機能で、
これらの氏名データの入力が完了された時点でそのメー
ルアドレスを製品・人事情報データベース１１１３から
検索して各々対応するメールアドレスフィールドに記録
するという方法でもよい。この方法の場合は、上に述べ
たような電子メール連携１２２の宛先取込み部１２２２
のサーバ機１１０の製品・人事情報選択部１１１４との
連携機能は不要であり、単に、対象の氏名データに対応
するアドレスフィールドに記述してあるアドレスを電子
メールの宛先インタフェースに渡すだけでよい。

【００８２】「報告書」編集画面５０３には、「報告
書」関連「案件」一覧表画面５０５を新たに生成しその
画面への画面遷移（矢印５５３５）をするための「案
件」参照ボタン５０３２がある。このボタンをマウスで
クリックする等の操作だけで、当該「報告書」にリンク
付けられた全ての「案件」の一覧表の画面である「報告
書」、関連「案件」一覧表画面５０５に遷移する。

【００８３】「報告書」関連「案件」一覧表画面の実施
例を図１４に示す。ＮＮＮは案件ＩＤ３１２である（１
７１１）。ＫＫＫは顧客名３０１である。ＤＤ１は受付
日３０２である（１７１３）。ＤＤ２は回答期限３０３
である（１７１４）。ＤＤ３は回答日３０４である（１
７１５）。ＤＤ４は完了日３０５である（１７１６）。
ＰＰＰ，ＱＱＱは各々製品名３０６に記載の製品名であ
る（１７１７）。ＡＡＡは案件作成部署コード３１５で
ある（１７１８）。ＣＣＣは案件作成者名３１３である
（１７１９）。ＺＺＺは回答承認部署コード３１８であ
る（１７２０）。ＺＺＺは回答作成者名３１６である
（１７２１）。５０４１７０１〜１７０９はこれらの表
題である。

【００８４】「案件」ボタン５０５５をマウスでクリッ
クする等の操作性で、「案件」編集画面５０４に画面が
遷移し、案件ＩＤ３１２がＮＮＮである案件データを表
示させる。案件管理システムのユーザは、「報告書」関
連「案件」一覧表画面５０５で概況をみて、各「案件」
詳細の情報を知りたい場合等には、対象の「案件」に対
応する「案件」ボタン５０５５をマウスでクリックする
等の操作で「案件」編集画面５０４へ遷移し、情報の参
照を可能とする。「報告書」に戻る５０５１（ボタン）
をマウスでクリックする等の操作性で、元の「報告書」
編集画面５０３に画面遷移（矢印５５５３）する。

【００８５】「報告書」関連「案件」一覧表画面５０５
には、各「案件」の課題承認ステータス３１９や回答承
認ステータス３２０を特定フィールドの色分けやブリン
ク等で表示させて、「報告書」についての懸案事項「案
件」の回答状況を一層わかりやすくすることも可能であ
る。各「案件」の課題の内容や回答の内容（の一部分）
等を表示するようにしてもよい。

【００８６】本実施例では、ボタン操作をマウスでクリ
ックする場合で説明してきたが、ＰＦキー（プログラム
ファンクションキー）への割り当てやプルダウンメニュ
ーからの選択により操作をしてもよい。

【００８７】本実施例の案件管理システムを利用するこ
とにより、各種懸案事項等が発生する可能性のある打合
せ会議等の報告書を、その懸案事項と共に逐次管理する
場合で、懸案案件のデータとその背景となる報告書が作
成される契機が一致しない場合においても、各種会議等
で発生した懸案事項案件をその背景となる当該会議等の
報告書と関連付けて管理することを支援することができ
る。すなわち、懸案事項だけから、その背景になってい
る報告書を探す手間を節約し、したがって、また懸案事
項の回答依頼時にはその報告書を添付して回答依頼先に
展開するというような無駄な作業が省ける。

【００８８】本実施例のシステムを顧客情報の案件管理
システムとして利用する場合、既存製品の受注及び拡販
活動の支援に役立つだけでなく、顧客要望事項などから
市場のニーズを的確にとらえ、製品戦略に着実に反映さ
せることにも役立つ。すなわち、以下の効果がある。

【００８９】（１）情報の蓄積と共有化：「報告書」、
「案件」を電子帳票で作成する作業を補助する入力テン
プレートを活用し、統一した形式で情報の蓄積と共有が
でき、ノウハウの蓄積に役立つ。

【００９０】（２）情報の活用：情報収集で蓄積した情
報をもとに、未回答案件の洗い出し、フォローアップ等
の案件の期限（約束）管理、統計分析（いかなる製品に
ついて、どのような案件が多いか等）及び分析報告書の
作成にも活用できる。また、情報を共有することで第三
者の情報収集が容易になり、対応の迅速化や情報の再利
用も可能となる。

【００９１】さらに本実施例の案件管理システムを利用
することにより、各種報告書や案件の関連部署への展開
が電子メール連携により効率よくできる。製品の担当者
が変更された場合や担当者の職制が変更された場合等の
組織情報変更時にも、システムのシステム管理者が製品
・人事情報データベース１１１３を変更するだけで、シ
ステムのユーザは意識することなく利用できる。例え
ば、本システムのユーザから見て、製品をキーとして案
件を対象製品の担当者に送付する場合、製品の担当者の
職制等が変更されているかどうかを予め知っておかない
と、正しく担当部署に電子メールが送付されないという
というようなことがなくなる。

【００９２】

【発明の効果】本発明では、案件データベースで各種情
報を収集・蓄積し、一元管理することで情報の共有化を
図ると共に、各種案件の進捗／期限管理を行い、各種案
件に対してタイムリかつ適切な対応が迅速にできること
を支援できるという効果がある。

【００９３】また、本発明では、案件データベースに蓄
積された案件データに対して、その案件の背景となる案
件を自動的に検索することができるので、案件情報を他
部署へ連絡する場合や案件の経緯を知りたい場合に、本
システムのユーザは改めてキーワード等を工夫して検索
する必要がなくなるという効果がある。

【００９４】さらに、本発明では、電子帳票による定型
フォーマットを利用し、帳票イメージのビューアでデー
タベースのデータ操作や、同じビューアから電子メール
の送付が可能であり、電子メールの、宛先アドレスを探
す手間を節約できると共に、誤った部署への送付を防ぐ
ことを支援できるため、効率的な利用ができるという効
果がある。

【００９５】さらに、本発明では、権限階層による承認
機能の制御や、承認されたデータに対する権限階層によ
るアクセス制御や、承認されたデータを承認済みである
と識別できる文書として印刷要求するような電子承認の
効果的な利用ができるという効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施形態に関係する案件管理システム
のシステム構成を示すブロック図。

【図２】「報告書」のフィールドを説明するための図。

【図３】「案件」のフィールドを説明するための図。

【図４】製品・人事情報をリレーショナルデータベース
として実現する例を説明するための図。

【図５】案件の関連付けと各種編集画面の遷移全体を説
明するための概念図。

【図６】「報告書」を作成してからそれに関係する「案
件」を関連部署に展開し終わるまでの処理の流れを説明
するためのフローチャート。

【図７】作成済みの「報告書」に関係する「案件」を追
加し、関連部署に展開し終わるまでの処理の流れを説明
するためのフローチャート。

【図８】単独に発生した「案件」について、作成から展
開し終わるまでの処理の流れを説明するフローチャー
ト。

【図９】案件を展開された側についての案件管理システ
ムの処理の流れを説明するためのフローチャート。

【図１０】メニュー画面の例を示す図。

【図１１】案件検索画面の例を示す図。

【図１２】「報告書」編集画面の例を示す図。

【図１３】「案件」編集画面の例を示す図。

【図１４】「報告書」関連「案件」一覧表画面の例を示
す図。

【図１５】各種編集画面上で各種メールボタンをマウス
でクリックした場合に電子メールが生成する電文の例を
説明するためのデシジョンテーブルを示す図。

【図１６】電文Ａ，Ｂ，Ｃの例を示す図。

【符号の説明】

１１０…サーバ機、 １２０…クライアント機、１３
０…ネットワーク、１１１…案件データベース処理、
１１２…アクセス管理、１２１…画面ビューア、１２
２…電子メール連携、１２３…電子メール機能、１１１
１…案件データベース基本処理部、１１１２…案件デー
タベース、１１１３…製品・人事情報データベース、１
１１４…製品・人事情報選択部、１１１５…システム情
報作成部、 １２１１…画面ビューア基本制御
部、１２１２…画面制御部、１２１３…電子帳票部、１
２２１…電子メール基本制御部、 １２２２…宛先
取込部、１２３１…電文入力インタフェース、 １２
３２…宛先インタフェース、５０１…メニュー画面、５
０２…案件検索画面、５０３…「報告書」編集画面、
５０４…「案件」編集画面、５０５…「報告書」関連
「案件」編集画面、５０３１…「案件」編集ボタン、
５０３２…「案件」参照ボタン、５０４１…「報告書」
編集ボタン、５０５１…「報告書」に戻る、５０５５…
「案件」画面、 １５０３…メールボタン、１５
０６…承認ボタン、１６０３…メールボタン（課題展開
用）、１６０４…メールボタン（回答通知用）。

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】ネットワークに接続された複数の電子計算
   機を使用して、報告書や文書などの案件情報をデータベ
   ースで管理する案件管理システムにおいて、前記データ
   ベースをアクセスする手段と、前記案件情報についての
   メッセージを交換する電子メールとの連携手段を備える
   ことを特徴とする案件管理システム。
2. 【請求項２】請求項１において、前記データベースをア
   クセスする手段は、前記案件情報の参照や編集する定型
   画面ビューア手段を有し、該画面ビューア手段はデータ
   ベースアクセスを行う表示画面を有し、該表示画面は電
   子メールと連携する操作を行うキーを備えたことを特徴
   とする案件管理システム。