IT202100026060A1

IT202100026060A1 - SYSTEM AND METHOD OF CERTIFICABLE DIGITALIZATION OF PAPER DOCUMENTS

Info

Publication number: IT202100026060A1
Application number: IT102021000026060A
Authority: IT
Inventors: Antonio Campanile
Original assignee: Csa Soc Consortile Per Azioni
Priority date: 2021-10-12
Filing date: 2021-10-12
Publication date: 2023-04-12

Description

Descrizione dell?invenzione avente per titolo: Description of the invention with title:

?SISTEMA E METODO DI DIGITALIZZAZIONE CERTIFICABILE DI DOCUMENTI CARTACEI? ?SYSTEM AND METHOD OF CERTIFICABLE DIGITALIZATION OF PAPER DOCUMENTS?

Descrizione Description

Campo della tecnica Field of technology

La presente invenzione opera nel campo della digitalizzazione di documenti cartacei e in particolare nella verificabilit? del processo di digitalizzazione. The present invention operates in the field of digitization of paper documents and in particular in the verifiability of the digitization process.

Arte nota Known art

Gli archivi degli Enti Pubblici e Privati sono ancora costituiti per la maggior parte da documenti cartacei spesso ?originali unici? (ovvero di documenti per i quali non ? possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi). The archives of public and private bodies are still mostly made up of paper documents that are often ?unique originals? (i.e. documents for which it is not possible to trace their contents through other writings or documents whose conservation is mandatory, even if in the possession of third parties).

Attuare una conservazione digitale sostitutiva (dove con tale termine si intende un processo che consente di assolvere gli obblighi di conservazione di documenti originariamente analogici mediante le loro copie informatiche) della documentazione pregressa, comporta notevoli vantaggi in termini di riduzione dei costi diretti e indiretti soprattutto per i documenti per cui ? prevista una conservazione di lungo periodo o illimitata. Per la conservazione digitale sostitutiva dei documenti originali unici, si pone la problematica di attestazione di conformit? della copia digitale all?originale cartaceo da parte di un Pubblico Ufficiale. Per digitalizzazioni massive, per?, la modalit? di attestazione che prevede il raffronto puntuale del documento digitale con quello analogico non ? attuabile in quanto porterebbe a tempi e costi proibitivi. Implementing substitute digital conservation (where this term refers to a process that allows you to fulfill the obligations of conservation of originally analogue documents through their electronic copies) of previous documentation brings significant advantages in terms of reducing direct and indirect costs, especially for the documents for which ? long-term or unlimited storage is expected. For the digital preservation of unique original documents, the problem of certifying conformity arises? of the digital copy of the paper original by a Public Official. For massive digitizations, however, the mode? of attestation which provides for the timely comparison of the digital document with the analogue one is not? feasible as it would lead to prohibitive times and costs.

Nei processi di digitalizzazione massivi, inoltre, esistono delle fasi di trattamento dei documenti, precedenti alla digitalizzazione, che possono rappresentare un rischio per la loro integrit? e riservatezza. Basti pensare, ad esempio, che la digitalizzazione massiva avviene quasi sempre in centri di lavorazione situati in luoghi anche molto distanti dai locali d?archivio dove i documenti sono conservati; per tale motivo il processo deve prevedere una fase di prelievo e trasporto dei documenti dagli archivi a tali centri di digitalizzazione. Ulteriori esempi di trattamento del documento cartaceo, preliminari alla digitalizzazione, sono il riordino, la normalizzazione, intesa come predisposizione dei documenti per l?acquisizione agli scanner, ecc. Tutte queste fasi rappresentano, evidentemente, un rischio per l?integrit? dei documenti che se non opportunamente gestito pu? rendere inefficace l?intero processo di digitalizzazione sostitutiva. Furthermore, in massive digitization processes, there are document processing phases, prior to digitization, which may represent a risk to their integrity. and confidentiality. Suffice it to say, for example, that massive digitization almost always takes place in processing centers located in places that are very distant from the archive rooms where the documents are stored; for this reason the process must include a phase of collection and transport of documents from the archives to these digitization centers. Further examples of paper document processing, preliminary to digitization, are reordering, normalization, understood as preparing the documents for acquisition by scanners, etc. All these phases obviously represent a risk for the integrity of the company. of documents which, if not properly managed, can make the entire replacement digitalization process ineffective.

Allo stato attuale, i processi di digitalizzazione focalizzandosi sulla realizzazione di copie digitali semplici, non affrontano la problematica suesposta in modo esaustivo soprattutto con riferimento all?utilizzo di tecnologie e metodologie che siano in grado di garantire l?integrit? e la tracciabilit? di un determinato documento e di raccogliere e conservare delle evidenze, opponibili a terzi, relative al trattamento che esso riceve lungo tutta la filiera della digitalizzazione. At present, digitization processes, focusing on the creation of simple digital copies, do not address the above problem in an exhaustive way, especially with reference to the use of technologies and methodologies that are able to guarantee the integrity of the data. and traceability? of a given document and to collect and preserve evidence, enforceable against third parties, relating to the processing it receives throughout the digitalisation chain.

Il brevetto IT201800010125A1 presenta un metodo per ottenere copie conformi digitali di documenti cartacei concentrandosi sulla corrispondenza tra pagine digitalizzate e rappresentazione digitale. Si tratta in effetti di un?invenzione che potrebbe essere un?opzione implementativa di una parte del processo di digitalizzazione qui descritto il quale non copre solamente l?operazione di scansione della pagina in s?, ma tutto il percorso che la copia cartacea deve effettuare prima dell?operazione risolvendo le varie sfide collegate. Patent IT201800010125A1 presents a method for obtaining digital certified copies of paper documents by focusing on the correspondence between scanned pages and digital representation. It is in fact an invention that could be an implementation option for a part of the digitization process described here which does not only cover the scanning operation of the page itself, but the entire path that the paper copy must follow before the operation by solving the various related challenges.

Descrizione dell?invenzione Description of the invention

Secondo la presente invenzione viene realizzato un sistema di digitalizzazione certificabile di documenti cartacei che consente la creazione e l?utilizzo di una copia digitale sostitutiva che mantiene lo stesso grado di sicurezza e conformit? del documento cartaceo originario e, allo stesso tempo, ? fruibile attraverso mezzi informatici. Per creare una copia digitale di un documento cartaceo si deve procedere alla dematerializzazione dello stesso. Per dematerializzazione s?intende il processo che porta alla creazione di un documento digitale che sostituisce, a tutti gli effetti di legge, l?originale cartaceo. According to the present invention, a certifiable digitization system of paper documents is created which allows the creation and use of a replacement digital copy which maintains the same level of security and conformity. of the original paper document and, at the same time, ? usable through IT means. To create a digital copy of a paper document, it must be dematerialized. By dematerialisation we mean the process that leads to the creation of a digital document that replaces, for all legal purposes, the paper original.

La dematerializzazione dei documenti prevede l?utilizzo di svariati strumenti; innanzitutto, occorrono strumenti professionali, come gli scanner per documenti, per poter fare una copia digitale che sia il pi? fedele possibile al documento analogico originale, in secondo luogo, bisogna ricorrere a sistemi che attestino l?integrit? e l?opponibilit? a terzi del documento digitale, come la firma digitale o la marcatura temporale. The dematerialisation of documents involves the use of various tools; First of all, you need professional tools, such as document scanners, to be able to make a digital copy that is as accurate as possible. faithful as possible to the original analog document, secondly, it is necessary to resort to systems that certify the integrity? and the opposability? to third parties of the digital document, such as digital signature or timestamping.

Il presente brevetto propone un processo innovativo che riguarda la dematerializzazione massiva in grado di garantire copie digitali conformi secondo quanto previsto dalla normativa vigente e di tenere traccia di tutte le operazioni riguardanti il trattamento dei documenti in formato cartaceo che precedono la digitalizzazione vera e propria come, ad esempio, il trasporto dall?archivio del committente al centro di digitalizzazione e tutte le fasi di lavorazione propedeutiche all?acquisizione allo scanner dei documenti cartacei. Per realizzare tale processo viene creato un nuovo prodotto che riguarda un sistema di supporto al processo di dematerializzazione, costituito da software e dispositivi fisici, che si pone come obiettivo quello di governarlo e monitorarlo prevedendo procedure a norma per tutte le sue fasi che vanno dalla presa in carico dei documenti, all?acquisizione in digitale, alla verifica di conformit? e la conseguente certificazione che d? il via ad una serie di attivit? ulteriori quali la conservazione a norma, il trasferimento dei contenuti digitalizzati verso il sistema documentale del committente e, infine, la distruzione del cartaceo. Il nuovo processo e il nuovo prodotto, infine, consentono la valorizzazione del patrimonio documentario di un Ente Pubblico o Privato grazie all?analisi, definizione e valorizzazione di metadati e la successiva progettazione e realizzazione di un DataWarehouse sul quale ? possibile effettuare analisi dei dati in modalit? interattiva. La presente invenzione pu? essere declinata nei seguenti possibili scenari: Full Business Process Outsourcing (FBPO), Full Business Process Outsourcing (FBPO) senza custodia. Nello scenario FBPO un?Organizzazione/Ente (di seguito committente) esternalizza completamente il processo di dematerializzazione ad un partner e/o fornitore di tale servizio: la presa in carico viene effettuata presso l?archivio del committente ed i documenti vengono trasferiti al centro di digitalizzazione del fornitore, dove avranno luogo tutte le altre fasi previste dal processo. Lo scenario FBPO senza custodia si differenzia da quello FBPO per l?assenza delle fasi riguardanti la custodia temporanea post-digitalizzazione della documentazione cartacea e lo scarto della stessa e per la presenza della fase di riconsegna al committente di tale documentazione. Un ulteriore possibile scenario, applicabile in contesti in cui ci sono dei vincoli di riservatezza particolari come, ad esempio, l?impossibilit? di trasferire i documenti al di fuori dei locali del cliente, prevede l?utilizzo di una unit? mobile di digitalizzazione, ovvero una collezione di strumenti che permettono di effettuare il lavoro presso i locali del committente. Ad ogni modo, indipendentemente dal possibile scenario, il pretrattamento dei documenti deve seguire un iter che ha come obiettivo quello di garantire la loro integrit? e tracciabilit? durante l?intero processo di digitalizzazione. This patent proposes an innovative process which concerns massive dematerialisation capable of guaranteeing compliant digital copies in accordance with the provisions of current legislation and keeping track of all operations relating to the processing of documents in paper format which precede actual digitisation, such as, for example, transport from the client's archive to the digitization center and all the preparatory processing phases for scanning paper documents. To carry out this process, a new product is created which concerns a support system for the dematerialisation process, made up of software and physical devices, which aims to govern and monitor it by providing compliant procedures for all its phases ranging from the taking in charge of documents, digital acquisition, verification of compliance and the consequent certification that gives? the start of a series of activities? further such as legal conservation, the transfer of digitized contents to the client's document system and, finally, the destruction of paper documents. Finally, the new process and the new product allow the valorization of the documentary heritage of a public or private body thanks to the analysis, definition and valorization of metadata and the subsequent design and creation of a DataWarehouse on which? Is it possible to carry out data analysis in this mode? interactive. The present invention can be declined in the following possible scenarios: Full Business Process Outsourcing (FBPO), Full Business Process Outsourcing (FBPO) without custody. In the FBPO scenario, an Organization/Body (hereinafter client) completely outsources the dematerialisation process to a partner and/or supplier of this service: the taking in charge is carried out at the client's archive and the documents are transferred to the processing centre. digitalization of the supplier, where all the other phases of the process will take place. The FBPO scenario without custody differs from the FBPO one due to the absence of the phases concerning the temporary post-digitalization custody of the paper documentation and its discarding and the presence of the phase of returning this documentation to the client. A further possible scenario, applicable in contexts in which there are particular confidentiality constraints such as, for example, the impossibility of to transfer documents outside the customer's premises, involves the use of a unit? digitization mobile, i.e. a collection of tools that allow the work to be carried out on the client's premises. In any case, regardless of the possible scenario, the pre-processing of documents must follow a process that has the objective of guaranteeing their integrity. and traceability? throughout the entire digitization process.

Il processo parte con una serie di attivit? che mirano all?acquisizione delle informazioni necessarie a predisporre al meglio le attivit? della fase esecutiva. In particolare: Does the process start with a series of activities? which aim to acquire the information necessary to best prepare the activities? of the executive phase. In particular:

? analisi del contratto di servizio al fine di verificare i servizi da erogare, le tempistiche e i relativi SLA; ? analysis of the service contract in order to verify the services to be provided, the timing and the related SLAs;

? analisi dei vincoli di dominio per poter definire aspetti legati alla specificit? del dominio di riferimento (sanit?, bancario, assicurativo, giustizia, ecc.) di cui tener conto nelle fasi di trattamento della documentazione; ? analysis of domain constraints in order to define aspects related to specificity? of the reference domain (health, banking, insurance, justice, etc.) to be taken into account in the documentation processing phases;

? sopralluogo c/o locali del committente per verifica archivi e accessibilit? dei siti; ? inspection of the client's premises to verify archives and accessibility? of the sites;

? analisi dell?archivio analogico al fine di definire la consistenza dell?archivio, lo stato di conservazione, gli strumenti di corredo disponibili (cataloghi, DB di Look-Up, ecc.); ? analysis of the analogue archive in order to define the consistency of the archive, the state of conservation, the accompanying tools available (catalogues, Look-Up DB, etc.);

? individuazione e registrazione del Soggetto Certificatore del Processo (di seguito SCP); ? identification and registration of the Process Certifying Party (hereinafter SCP);

? assessment giuridico dell?archivio oggetto di dematerializzazione sostitutiva; ? predisposizione e/o registrazione del titolario di classificazione del committente; ? legal assessment of the archive subject to replacement dematerialisation; ? preparation and/or registration of the client's classification ownership;

? analisi e definizione dei metadati descrittivi. ? analysis and definition of descriptive metadata.

Concluse le attivit? di cui sopra, si procede alla redazione del documento che contiene gli aspetti di dettaglio del processo quali, ad esempio, l?organizzazione in lotti, il livello di qualit? accettabile (AQL), i parametri di acquisizione previsti, le tipologie documentali oggetto di digitalizzazione, i metadati minimi, le tempistiche, ecc. Are the activities completed? above, we proceed with the drafting of the document which contains the detailed aspects of the process such as, for example, the organization into batches, the quality level acceptable (AQL), the expected acquisition parameters, the types of documents being digitized, the minimum metadata, the timing, etc.

Una volta completato il documento si dar? il via ad un iter di tipo ratifica/approva con il committente durante il quale esso potr? subire delle modifiche e/o integrazioni. Once the document is completed you will give? the start of a ratification/approval process with the client during which it will be able to undergo modifications and/or additions.

Concluso l?iter di approvazione la versione finale del documento di dettaglio sar? registrata sul sistema informatico. Once the approval process has been completed, the final version of the detailed document will be registered on the computer system.

Successivamente si inseriscono nel sistema anche le configurazioni da utilizzare nella fase di verifica di certificazione di chiusura eseguita dall?SCP; in particolare, secondo quanto previsto dallo standard UNI ISO 2859 Parte 1, sono definite, per ogni tipologia documentale e/o lotto di lavorazione di uno specifico contratto di servizio, le classi di gravit? secondo cui classificare le non conformit? che eventualmente si riscontreranno nella fase di certificazione. Subsequently, the configurations to be used in the closure certification verification phase performed by the SCP are also entered into the system; in particular, according to the provisions of the UNI ISO 2859 Part 1 standard, the severity classes are defined for each type of document and/or processing batch of a specific service contract. according to which to classify non-conformities? which will eventually be encountered in the certification phase.

Per ciascuna classe di non conformit? ? definito, inoltre, il parametro AQL utilizzato per il calcolo della numerosit? dei campioni e delle soglie di accettazione e di rifiuto del lotto in verifica. Inoltre, se disponibile, si provvede alla configurazione di una collezione di dati su database da utilizzare in fase di aggiunta dei metadati alle copie digitali (DB di lookup). For each class of non-conformity? ? Furthermore, the AQL parameter used to calculate the numerousness is defined. of the samples and the acceptance and rejection thresholds of the lot being tested. Furthermore, if available, a collection of database data is configured to be used when adding metadata to digital copies (lookup DB).

L?iter prosegue con il processo di presa in carico secondo la pianificazione concordata con il committente: ? qui prevista l?assegnazione ad ognuna delle unit? documentali da digitalizzare, di un identificativo univoco (UID) non modificabile e dei metadati minimi previsti per la tipologia documentale di appartenenza. L?attribuzione dei codici identificativi alle unit? viene eseguita mediante l?applicazione di etichette adesive stampate con barcode/QR Code standard univoci (codifica ?machine-readable?). All?applicazione delle etichette deve essere associato un dispositivo mobile dotato di lettore di codici machine-readable portatile e connessione a rete Internet che, grazie ad una App elaborata nella presente invenzione, ? in grado scrivere su un registro distribuito (blockchain) tramite sessioni di comunicazione protette. In tal modo, sar? possibile consentire la registrazione delle unit? documentali dopo l?applicazione delle etichette e la presa in carico del documento presso i locali d?archivio del committente. Una volta completata l?etichettatura dei documenti da digitalizzare e la scrittura dei codici identificativi sulla blockchain, si procede all?inserimento di questi nei contenitori di trasporto anch?essi identificati univocamente mediante l?apposizione di un?etichetta barcode/QR Code e muniti di sigilli RFID anti-tampering, oltre che di un sensore atto a rilevarne lo stato aperto/chiuso. Si procede poi alla creazione e registrazione, sul sistema informatico, delle aggregazioni UID contenitore ? UID contenuto (ad esempio scatola-faldone-fascicolo) e, infine, alla chiusura di detti contenitori con il conseguente trasferimento delle informazioni riguardanti le aggregazioni di UID alla blockchain al fine di garantirne l?inalterabilit?. L?intero apparato di tracciamento permette di assegnare correttamente le responsabilit? delle fasi del processo di pretrattamento del documento da digitalizzare e di collezionare i dati necessari a fornire una certificazione di autenticit? e conformit? della copia digitale. Una volta completata l?operazione di tracciamento si provvede alla firma elettronica, da parte del referente del cliente e del fornitore di servizi, del ?verbale di presa in carico? generato in automatico dal sistema informatico e riportante l?elenco delle unit? documentali che saranno oggetto di trasferimento presso il centro di digitalizzazione. La fase successiva del processo viene definita di ?trasporto? e riguarda, appunto, il trasporto della documentazione dal luogo di presa in carico al centro di lavorazione. In questa fase, innanzitutto, si provvede al carico dei contenitori, assemblati nella fase precedente, sui mezzi di trasporto deputati al trasferimento dei documenti, alla registrazione sul sistema informatico di tale associazione (contenitore-mezzo) e al suo trasferimento alla blockchain. Ognuno degli autoveicoli utilizzati per il trasporto della documentazione ? dotato di un localizzatore GPS, quest?ultimo ? collegato in rete con il sistema informatico in cloud (di seguito SIC) permettendo un tracciamento geografico completo del percorso che i documenti in formato cartaceo effettuano durante il loro trasporto dai locali di immagazzinamento ai laboratori di digitalizzazione. L?utilizzo del localizzatore GPS, congiuntamente a quello dei sensori aperto/chiuso di ogni contenitore consente al SIC di monitorare e registrare: il percorso effettuato; eventuali eventi inattesi (fermi, cambi di percorso, etc.); l?apertura non autorizzata dei contenitori; altri eventi che possono rappresentare un rischio per l?integrit? dei documenti cartacei originali. Grazie a queste informazioni sar? possibile garantire l?integrit? dei documenti e la loro tracciabilit? in virt? delle associazioni gerarchiche di tipo contenitore-contenuto (documento-fascicolo-faldone), delle associazioni tra contenuto e scatola per il trasporto e tra quest?ultima e il mezzo di trasporto registrate precedentemente sul SIC. Con queste associazioni, infatti, tracciando il veicolo sar? possibile tracciare indirettamente anche i documenti in esso contenuti. Le informazioni riguardanti il percorso effettuato per il trasporto della documentazione e lo stato dei contenitori sono anch?esse notarizzate alla blockchain. The process continues with the taking charge process according to the planning agreed with the client: ? The assignment to each of the units is foreseen here. documents to be digitized, a unique identifier (UID) that cannot be modified and the minimum metadata required for the type of document it belongs to. The attribution of identification codes to the units? is carried out by applying adhesive labels printed with unique standard barcodes/QR codes (machine-readable coding). The application of the labels must be associated with a mobile device equipped with a portable machine-readable code reader and an Internet connection which, thanks to an App developed in the present invention, is able to write to a distributed ledger (blockchain) via protected communication sessions. In this way, it will be Is it possible to allow registration of units? document them after applying the labels and taking charge of the document at the client's archive premises. Once the labeling of the documents to be digitized and the writing of the identification codes on the blockchain have been completed, these are inserted into the transport containers which are also uniquely identified by affixing a barcode/QR Code label and equipped with anti-tampering RFID seals, as well as a sensor capable of detecting its open/closed status. We then proceed with the creation and registration, on the computer system, of the container UID aggregations? UID content (for example box-file-file) and, finally, the closure of said containers with the consequent transfer of information regarding the UID aggregations to the blockchain in order to guarantee their unalterability. The entire tracking apparatus allows you to correctly assign responsibilities. of the phases of the pre-processing process of the document to be digitized and of collecting the data necessary to provide a certification of authenticity? and compliance? of the digital copy. Once the tracking operation is completed, the "acceptance report" is electronically signed by the customer contact person and the service provider. generated automatically by the computer system and showing the list of units? documents that will be transferred to the digitization center. The next phase of the process is defined as ?transport? and concerns, in fact, the transport of the documentation from the place of collection to the processing centre. In this phase, first of all, the containers, assembled in the previous phase, are loaded onto the means of transport responsible for transferring the documents, the association (container-vehicle) is registered on the IT system and transferred to the blockchain. Each of the vehicles used to transport the documentation? equipped with a GPS locator, the latter is connected online with the cloud IT system (hereinafter SIC) allowing complete geographical tracking of the path that documents in paper format take during their transport from the storage rooms to the digitization laboratories. The use of the GPS locator, together with that of the open/closed sensors of each container, allows the SIC to monitor and record: the route taken; any unexpected events (stops, route changes, etc.); unauthorized opening of containers; other events that may represent a risk to the integrity? of the original paper documents. Thanks to this information it will be? Is it possible to guarantee the integrity? of documents and their traceability? by virtue? of the container-content type hierarchical associations (document-file-file), of the associations between content and transport box and between the latter and the means of transport previously registered on the SIC. With these associations, in fact, tracking the vehicle will be? It is also possible to indirectly trace the documents it contains. The information regarding the route taken for the transport of the documentation and the status of the containers is also notarized on the blockchain.

Una volta giunta al centro di digitalizzazione, la documentazione ? sottoposta ad un controllo da parte degli operatori di processo. Il sotto-processo di presa in carico presso il centro di digitalizzazione ? finalizzato alla verifica dello stato delle scatole ricevute e del loro contenuto. Esso parte con la registrazione dell?avvenuta ricezione dei contenitori in ingresso e la verifica dello stato degli stessi, con particolare riferimento all?integrit? dei sigilli di sicurezza. Successivamente, si procede alla loro apertura e alla verifica del contenuto con conseguente spunta elettronica del verbale PIC mediante dispositivo mobile dotato di connessione ad Internet e lettore di codici barcode/QRcode. Intervengono in questo processo delle riprese video ad opera di una IP Camera che riprende e trasmette, ad un modulo software del SIC (Modulo di Video Management System), tutte le operazioni eseguite su ogni contenitore. Le riprese video saranno taggate con i codici associati al sigillo di sicurezza e alle singole unit? documentarie contenute nelle scatole per il trasporto. L?operazione di tagging sar? possibile grazie ad una specifica APP ideata nella presente invenzione e installata sui dispositivi mobile utilizzati dagli operatori nella fase di presa in carico presso il centro di digitalizzazione. Once it arrives at the digitization center, the documentation is subjected to control by process operators. The sub-process of taking charge at the digitization center? aimed at verifying the status of the boxes received and their contents. It starts with the registration of the receipt of the incoming containers and the verification of their status, with particular reference to their integrity. of security seals. Subsequently, they are opened and the contents checked with consequent electronic checking of the PIC report using a mobile device equipped with an Internet connection and barcode/QRcode reader. Video footage is involved in this process by an IP Camera which records and transmits, to a software module of the SIC (Video Management System Module), all the operations performed on each container. Will video footage be tagged with codes associated with the security seal and individual units? documents contained in the transport boxes. The tagging operation will be possible thanks to a specific APP designed in the present invention and installed on the mobile devices used by the operators in the acceptance phase at the digitalisation centre.

Se le fasi di verifica dei contenitori e del contenuto si concludono con successo le scatole vengono trasferite nell?area deposta all?operazione di digitalizzazione. Prima di proseguire il processo, viene eseguito un pretrattamento fisico dei documenti da digitalizzare. Questa fase prevede la verifica dello stato di conservazione dei documenti e l?eventuale sanificazione del materiale cartaceo interessato da muffe o altri agenti biodeteriogeni. Concluse le fasi di sanificazione, si avvia l?attivit? di riordino archivistico delle unit? ricevute durante la quale si procede alla classificazione dei documenti secondo il Titolario del cliente (se presente) e all?inserimento di eventuali ulteriori metadati. I contenitori delle unit? documentali della presa in carico, inoltre, vengono aperti ed i documenti ivi contenuti censiti sul SIC attraverso l?attribuzione di un identificativo univoco, la specifica dei metadati previsti e l?associazione logica con gli UID dei loro contenitori. In questa fase del processo ? previsto l?utilizzo di una postazione di lavoro intelligente, smart desk, dotata di una serie di dispositivi. In particolare, un computer di piccole dimensioni (di seguito mini-PC) collegato in rete con interfaccia utente touchscreen che consente all?operatore, grazie a un software client installato localmente, di visualizzare informazioni e istruzioni sul documento da digitalizzare e di registrare nel SIC elaborato nel presente brevetto, le operazioni svolte. Il software client installato sul mini-PC e ideato nell?ambito della presente invenzione consente, inoltre, di gestire le fasi di autenticazione, tracciamento e registrazione su blockchain descritte pi? avanti. If the verification phases of the containers and contents are successfully concluded, the boxes are transferred to the area set aside for the digitization operation. Before continuing the process, a physical pre-treatment of the documents to be digitized is performed. This phase involves checking the state of conservation of the documents and the possible sanitization of the paper material affected by mold or other biodeteriogenic agents. Once the sanitization phases have been completed, the activity begins. of archival reorganization of the units? received during which the documents are classified according to the customer's owner (if present) and any further metadata is inserted. The unit containers? Furthermore, the documents of the acceptance are opened and the documents contained therein registered on the SIC through the attribution of a unique identifier, the specification of the expected metadata and the logical association with the UIDs of their containers. At this stage of the process? the use of an intelligent workstation, smart desk, equipped with a series of devices is envisaged. In particular, a small computer (hereinafter mini-PC) connected to the network with a touchscreen user interface which allows the operator, thanks to locally installed client software, to view information and instructions on the document to be digitized and to register in the SIC elaborated in this patent, the operations carried out. The client software installed on the mini-PC and designed within the scope of the present invention also allows you to manage the authentication, tracking and recording phases on the blockchain described further below. after you.

La smartdesk ? dotata, inoltre, di una IP Camera che riprende e trasmette, ad un modulo software del SIC (Modulo di Video Management System), tutte le operazioni eseguite su ogni singolo documento; gli stream video sono taggati con le informazioni relative agli ID dei documenti trattati, all?identificativo della fase del processo e ai timestamp di inizio e fine delle singole lavorazioni in modo da poter risalire all?istante temporale in cui il video ? stato ripreso. In tal modo, in caso di auditing, sar? possibile risalire velocemente alle riprese video relative a tutte le fasi di lavorazione di un determinato documento. Secondo una delle opzioni realizzative, il risultato di una funzione hash crittografica dei dati video concatenati con data e ora di salvataggio su sistema in Cloud, viene scritto come payload aggiuntivo di una transazione su un sistema Blockchain. Le caratteristiche di memorizzazione delle transazioni su Blockchain garantiscono la nonmodificabilit? dei dati e possono essere sfruttate per aggiungere garanzie di integrit? al file video registrato da detta IP Camera. The smart desk? also equipped with an IP Camera which records and transmits, to a software module of the SIC (Video Management System Module), all the operations performed on each individual document; the video streams are tagged with information relating to the IDs of the documents processed, the identifier of the process phase and the start and end timestamps of the individual processes so as to be able to trace the moment in time in which the video is been resumed. In this way, in case of auditing, it will be? It is possible to quickly trace the video footage relating to all the processing phases of a specific document. According to one of the implementation options, the result of a cryptographic hash function of the video data concatenated with date and time of saving on the Cloud system is written as an additional payload of a transaction on a Blockchain system. Do the transaction storage characteristics on Blockchain guarantee non-modification? of the data and can be exploited to add integrity guarantees? to the video file recorded by said IP Camera.

Ogni smart desk ? dotata, inoltre, di scanner di codici machine-readable che consentono il tracciamento della lavorazione dei singoli documenti attraverso la lettura, a inizio e fine lavorazione, degli ID associati alle unit? documentarie trattate e di un lettore NFC (Near Field Communication) per l?autenticazione degli operatori. Every smart desk ? It is also equipped with machine-readable code scanners that allow tracking of the processing of individual documents by reading, at the start and end of processing, the IDs associated with the units. processed documentaries and an NFC (Near Field Communication) reader for operator authentication.

L?obiettivo della postazione di lavoro intelligente ?, in pratica, quello di facilitare il lavoro di trattamento dei documenti consentendo allo stesso tempo il tracciamento delle operazioni svolte. Ogni operatore prima di iniziare le attivit? provvede ad autenticarsi presso la postazione tramite un braccialetto con token di autenticazione hardware. L?operazione di autenticazione si basa sulla presenza di un modulo software di IAM (Identity and Access Management) e avviene tramite il lettore NFC che invia l?informazione al SIC, il quale registrer? su una base di dati l?associazione tra operatore e processo di lavorazione tramite marcatura temporale delle rilevazioni. Per poter garantire la generazione dei tag video, la raccolta e registrazioni, anche su Blockchain, delle evidenze di processo per ogni documento/fascicolo trattato l?operatore dovr? passare il corrispondente barcode/QR Code sul lettore di inizio e, terminata la lavorazione richiesta per lo specifico documento, dovr? passare il barcode/QR Code sul lettore di fine. The objective of the intelligent workstation is, in practice, to facilitate the work of document processing while at the same time allowing the tracking of the operations carried out. Each operator before starting the activities? authenticates at the workstation using a bracelet with hardware authentication token. The authentication operation is based on the presence of an IAM (Identity and Access Management) software module and takes place via the NFC reader which sends the information to the SIC, which will register the on a database the association between operator and manufacturing process through timestamping of the measurements. In order to guarantee the generation of video tags, the collection and recordings, also on Blockchain, of process evidence for each document/file processed, the operator will have to pass the corresponding barcode/QR Code on the start reader and, once the processing required for the specific document has been completed, you will have to? pass the barcode/QR Code on the end reader.

La fase successiva si occupa della sfascicolazione e normalizzazione dei documenti e inizia con la ricezione nella sala ottica delle scatole di conservazione cos? come ottenute e trasferite dall?area di pretrattamento. L?obiettivo di tali attivit? ? quello di preparare i documenti all?operazione di scansione grazie all?esecuzione delle seguenti azioni: apertura dei sottofascicoli e dei fogli piegati; posizionamento delle pagine in coda a fogli patch di separazione per i documenti in formato non standard; eliminazione di eventuali punti metallici; raddrizzamento del senso di lettura dello scanner per le eventuali pagine capovolte; il conteggio del numero di pagine costituenti i fascicoli; composizione di un documento di accompagnamento per ogni singolo fascicolo, con indicazioni per la corretta esecuzione del suo procedimento di scansione. The next phase deals with the collation and normalization of the documents and begins with the reception of the conservation boxes in the optical room. as obtained and transferred from the pre-treatment area. The objective of these activities? ? that of preparing the documents for the scanning operation by carrying out the following actions: opening the sub-sets and folded sheets; placing pages at the end of separation patch sheets for non-standard format documents; elimination of any staples; straightening the scanner's reading direction for any upside-down pages; counting the number of pages making up the files; composition of an accompanying document for each individual file, with indications for the correct execution of its scanning procedure.

Anche per le attivit? di sfascicolazione e normalizzazione, come in quella di pretrattamento, ? previsto l?utilizzo di una postazione di lavoro intelligente il cui obiettivo ? quello di facilitare il lavoro degli operatori consentendo allo stesso tempo, il tracciamento delle operazioni di lavorazione per ogni documento. Un modulo software dedicato effettuer? la registrazione sul sistema in Cloud dei dati relativi alle operazioni che saranno opzionalmente notificate anche alla Blockchain. Tale sistema, inoltre, sulla base del barcode/QRCode recuperer? le configurazioni associate alla tripla <cliente, contratto, tipologia documentale> e impostate dal responsabile di processo nella fase di setup (ad esempio l?obbligatoriet? dell?inserimento del numero di pagine di cui ? composto il documento). Sulla base della specifica configurazione recuperata, all?operatore saranno presentate tramite il PC touch-screen della smartdesk delle informazioni che lo stesso dovr? inserire prima della fine della lavorazione che avverr? contestualmente al passaggio del barcode/QRCode sul lettore di fine (collocato sulla sua destra). Also for activities? of collation and normalization, as in the pre-treatment one, ? foreseen the use of an intelligent workstation whose objective is? that of facilitating the work of the operators while at the same time allowing the tracking of the processing operations for each document. A dedicated software module will perform? the recording of the data relating to the operations on the Cloud system which will optionally also be notified to the Blockchain. Furthermore, this system is based on the barcode/QRCode recoverer? the configurations associated with the triple <customer, contract, document type> and set by the process manager in the setup phase (for example the mandatory inclusion of the number of pages of which the document is composed). Based on the specific configuration recovered, the operator will be presented with the information that he will need via the touch-screen PC of the smartdesk. insert before the end of the processing which will take place? simultaneously with the passage of the barcode/QRCode on the end reader (located on its right).

La fase successiva prevede la digitalizzazione dei documenti cartacei. In questa fase di vengono eseguite operazioni preliminari di impostazione dei parametri di acquisizione e la creazione delle immagini tramite dispositivi di acquisizione ottica (scanner). Per l?acquisizione ottica si ricorre a dispositivi professionali dotati di sistemi in grado di migliorare la qualit? delle immagini e correggere automaticamente i pi? comuni errori oltre ad essere provvisti di funzionalit? come ad esempio l?auto orientamento, il bilanciamento della luce e del colore e il controllo qualit? sulla base delle propriet? delle immagini come luminosit?, contrasto, varianza, colore dominante, dimensioni, colori, inclinazione, ecc. The next phase involves the digitization of paper documents. In this phase, preliminary operations are carried out to set the acquisition parameters and create images using optical acquisition devices (scanners). For optical acquisition, professional devices equipped with systems capable of improving the quality are used. of the images and automatically correct the most? common errors in addition to being equipped with functionality? such as auto orientation, light and color balance and quality control? based on the properties? of images such as brightness, contrast, variance, dominant color, size, colors, skew, etc.

Al termine della scansione ? prevista un?attivit? di verifica automatica della qualit? delle immagini. Tutti i documenti per i quali la verifica automatica rileva un livello di qualit? al di sotto di una soglia prefissata, sono sottoposti ad una seconda verifica manuale da parte di un operatore. I documenti digitali che non superano entrambe le verifiche sono scartati ed i documenti cartacei vengono nuovamente acquisiti allo scanner previa eventuale modifica dei parametri di acquisizione. When the scan is finished? an activity is planned automatic quality verification? of the images. All documents for which automatic verification detects a quality level? below a pre-set threshold, they are subjected to a second manual check by an operator. The digital documents that do not pass both checks are discarded and the paper documents are scanned again after any modification of the acquisition parameters.

In tutte le fasi di digitalizzazione ? previsto l?utilizzo di una postazione di digitalizzazione intelligente dotata della seguente strumentazione: In all phases of digitalization? the use of an intelligent digitization station equipped with the following equipment is envisaged:

? videocamera di sorveglianza collegata in rete; ? network connected surveillance camera;

? computer di piccole dimensioni con interfaccia utente touchscreen; ? small computer with touchscreen user interface;

? 1 lettore barcode/QRCode; ? 1 barcode/QRCode reader;

? 1 lettore NFC; ? 1 NFC reader;

? 1 scanner professionale. ? 1 professional scanner.

L?obiettivo della postazione di lavoro intelligente ? sempre quello di tracciare le operazioni di acquisizione ottica dei documenti. Ogni operatore, prima di iniziare le attivit? provvede ad autenticarsi presso la Smart Desk utilizzando un braccialetto dotato di tag NFC che verr? letto dall?apposito lettore NFC. The goal of the intelligent workstation is always to trace the optical acquisition operations of documents. Each operator, before starting the activities? provides authentication at the Smart Desk using a bracelet equipped with an NFC tag which will be sent to you. read by the appropriate NFC reader.

Per poter garantire la raccolta delle informazioni e delle evidenze di processo riguardanti il trattamento ricevuto dal materiale cartaceo durante la fase acquisizione ottica, per ogni documento/fascicolo trattato, l?operatore dovr? passare il barcode/QRCode sul lettore di inizio (collocato sulla sua sinistra) prima di riporre il documento/fascicolo trattato nel cassetto dello scanner. Tutti i flussi informativi derivanti dai vari lettori, scanner e telecamera, sono raccolti e registrati dal SIC. In order to guarantee the collection of information and process evidence regarding the treatment received from the paper material during the optical acquisition phase, for each document/file processed, the operator will have to pass the barcode/QRCode on the start reader (located on the left) before placing the processed document/file in the scanner drawer. All information flows deriving from the various readers, scanners and cameras are collected and recorded by the SIC.

Sulle immagini acquisite dallo scanner vengono effettuate operazioni di postprocessing come, ad esempio, l?esecuzione di software di OCR. Ottenuto il testo dalle immagini, un modulo software ideato nella presente invenzione che utilizza tecniche di intelligenza artificiale, provveder?, a seconda dei casi, all?estrazione in automatico di tutti o di parte dei metadati previsti per la tipologia documentale oggetto di digitalizzazione. Si possono eseguire, inoltre, operazioni d?indicizzazione dei testi che rendono il contenuto dei documenti originari interrogabile da motori di ricerca. Postprocessing operations are carried out on the images acquired by the scanner, such as, for example, the execution of OCR software. Once the text has been obtained from the images, a software module designed in the present invention which uses artificial intelligence techniques will, depending on the case, automatically extract all or part of the metadata required for the type of document being digitised. Furthermore, text indexing operations can be performed which make the content of the original documents searchable by search engines.

A valle dell?attivit? di post-processing sono inseriti e validati i metadati relativi alla tipologia documentale oggetto di digitalizzazione ed eseguita una verifica di corrispondenza tra il numero di pagine registrate nella fase di normalizzazione e il numero di immagini di cui si compone il documento digitale. Downstream of the activity? of post-processing, the metadata relating to the type of document being digitized is inserted and validated and a correspondence check is carried out between the number of pages recorded in the normalization phase and the number of images of which the digital document is made up.

Successivamente viene creato il file indice del batch di scansione e, se ? disponibile per lo specifico cliente un DB di lookup, viene eseguito per ogni documento l?arricchimento e la validazione automatica di ulteriori metadati prelevati da quest?ultimo. The scan batch index file is then created and, if ? a lookup DB is available for the specific customer, the enrichment and automatic validation of further metadata taken from the latter is performed for each document.

La certificazione iniziale del processo, eseguita dal soggetto certificatore di processo (SCP), avviene prima ancora che l?attivit? di digitalizzazione massiva sia avviata e consiste nella verifica di conformit? di alcune copie campione agli originali analogici mediante il metodo del raffronto tra l?originale e la copia digitale. In caso di rilevazione di non conformit? si procede allo scarto della copia digitale e alla ridigitalizzazione del documento cartaceo originale. Completata la ridigitalizzazione delle ?copie campione? non conformi esse sono nuovamente sottoposte alla verifica da parte dell?SCP. Terminata la verifica di tutte le copie, l?SCP redige il verbale di certificazione iniziale che verr? firmato digitalmente e caricato sul SIC. Allo scopo di assicurare la riconducibilit? della copia realizzata a quello specifico procedimento di scansione, verr? generato un codice univoco di certificazione (di seguito CUC) da inserire tra i metadati di ciascun documento copia. In questo modo si eviter? che copie realizzate con altri procedimenti possano essere ?inserite? fraudolentemente tra quelle prodotte dal processo certificato acquisendone la relativa efficacia probatoria. The initial certification of the process, carried out by the process certifying body (SCP), takes place even before the activity of massive digitalization has started and consists of verifying compliance? of some sample copies to the analogue originals using the method of comparison between the original and the digital copy. In case of detection of non-compliance? the digital copy is discarded and the original paper document is re-digitised. The redigitization of the ?sample copies? has been completed. non-compliant they are again subjected to verification by the SCP. Once the verification of all copies has been completed, the SCP draws up the initial certification report which will be sent digitally signed and uploaded to the SIC. In order to ensure traceability? of the copy made with that specific scanning procedure, will it come? generated a unique certification code (hereinafter CUC) to be inserted among the metadata of each copy document. In this way you will avoid that copies made with other processes can be ?inserted? fraudulently among those produced by the certified process, acquiring its relative probative efficacy.

Completata la certificazione iniziale si procede alla fase di digitalizzazione massiva dei documenti che saranno organizzati in lotti di lavorazione. Once the initial certification is completed, we proceed to the massive digitization phase of the documents which will be organized into processing batches.

A valle del processo di scansione massiva di un determinato lotto si procede con la ?certificazione di chiusura?, da parte dell?SCP. Durante tale fase esso provvede ad effettuare, su un campione di documenti del lotto estratto in modo casuale dal SIC, la verifica di conformit? dei documenti-copia rispetto ai documenti originali di partenza attraverso un controllo visivo che si sostanzia nell?attestare i requisiti tecnici di leggibilit? del documento immagine risultato della scansione, di garanzia dell?integrit? del documento e di completezza. Following the massive scanning process of a given lot, the "closure certification" is carried out by the SCP. During this phase it carries out the conformity check on a sample of documents from the batch randomly extracted from the SIC. of the copy documents compared to the original source documents through a visual check which consists of certifying the technical requirements of readability? of the image document resulting from the scan, to guarantee the integrity? of the document and completeness.

La fase di certificazione pu? concludersi con la redazione e la firma dell??attestazione di conformit?? o ?rapporto di verificazione? nel caso in cui le verifiche vadano a buon fine oppure con lo scarto dell?intero lotto in caso contrario. In particolare, si ? scelto un piano di campionamento doppio caratterizzato dall?utilizzo di due campioni distinti dove il secondo ? verificato solo nell?ipotesi in cui il numero di elementi difettosi del primo sia maggiore di una determinata soglia. The certification phase can conclude with the drafting and signing of the certificate of conformity? or ?audit report? in the event that the checks are successful or with the rejection of the entire lot otherwise. In particular, yes? chosen a double sampling plan characterized by the use of two distinct samples where the second is verified only in the hypothesis in which the number of defective elements of the first is greater than a certain threshold.

La metodologia (ISO 2859-I) di campionamento scelta si basa sui seguenti parametri: numeri di accettazione e numeri di rifiuto The chosen sampling methodology (ISO 2859-I) is based on the following parameters: acceptance numbers and rejection numbers

Analizzato il primo campione, se il numero di elementi non conformi (d1) ? inferiore o uguale al primo numero di accettazione il lotto verr? accettato immediatamente, senza eseguire il secondo campionamento. Se, invece, gli elementi difettosi trovati sono troppi e superano il primo numero di rifiuto Once the first sample has been analyzed, if the number of non-compliant elements (d1) ? less than or equal to the first acceptance number will the lot be sent? accepted immediately, without performing the second sampling. If, however, the defective elements found are too many and exceed the first rejection number

allora il lotto sar? invalidato senza ulteriori step. then the lot will be? invalidated without further steps.

Quando la situazione ? invece ambigua ed il numero di elementi difettosi trovati ? troppo alto per accettare il lotto, ma troppo basso per rifiutarlo, allora si provveder? ad estrarre un secondo campione. When is the situation? instead ambiguous and the number of defective elements found? too high to accept the lot, but too low to refuse it, then action will be taken? to extract a second sample.

A questo punto, il secondo campionamento viene eseguito con le stesse modalit? del primo, ma in questo caso il conteggio degli elementi non conformi andr? sommato a quelli trovati nel primo passaggio (d1+ d2). At this point, is the second sampling performed in the same way? of the first, but in this case the count of non-compliant elements will go? added to those found in the first step (d1+ d2).

Se il totale di elementi difettosi (d1+d2) trovati non eccede il secondo numero di accettazione (che naturalmente ? sempre pi? grande del primo), allora il lotto verr? accettato. In caso contrario, se il totale di difettosi supera il secondo numero di rifiuto esso sar? invalidato. If the total number of defective elements (d1+d2) found does not exceed the second acceptance number (which is naturally always larger than the first), then the batch will be accepted. accepted. Otherwise, if the total of defectives exceeds the second rejection number it will be? invalidated.

Il secondo step ? quindi definitivo e pu? portare solo ad un esito positivo o ad uno negativo. The second step? therefore definitive and can? lead only to a positive or negative outcome.

In fase di verifica di conformit? l?SCP dovr?, dunque, classificare e registrare nel sistema informatico le non conformit? rilevate. Quest?ultime saranno poi corrette, attraverso la re-digitalizzazione del documento cartaceo originale, e sottoposte nuovamente al controllo da parte dell?SCP. In the conformity verification phase? The SCP will therefore have to classify and record non-conformities in the IT system. detected. The latter will then be corrected, through the re-digitization of the original paper document, and subjected again to control by the SCP.

Se la verifica di corrispondenza dei campioni termina con successo, l?SCP sottoscrive elettronicamente l?attestazione di conformit? o il rapporto di verificazione che stabilisce che il processo di scansione ha prodotto un risultato conforme all?originale e che tale risultato si estende a tutto il lotto di lavorazione a cui appartengono i campioni verificati. In caso contrario l?intero lotto viene invalidato e scartato. If the sample correspondence check ends successfully, the SCP electronically signs the attestation of conformity. or the verification report which establishes that the scanning process has produced a result that conforms to the original and that this result extends to the entire processing batch to which the verified samples belong. Otherwise the entire lot will be invalidated and discarded.

In particolare, l?attestazione di conformit? o rapporto di verificazione generata dal sistema informatico contiene le seguenti informazioni: In particular, the attestation of conformity o verification report generated by the computer system contains the following information:

? anagrafica Committente; ? Client registry;

? nominativo e ruolo dell?SCP; ? name and role of the SCP;

? codice identificativo univoco presente tra i metadati del documento copia; ? unique identification code present in the metadata of the copy document;

? identificativo (tipologia e numero) del campione di documenti copia utilizzati per la certificazione iniziale; ? identification (type and number) of the sample of copy documents used for the initial certification;

? numero, tipologia e quantit? del lotto di documenti analogici sottoposti a scansione; ? number, type and quantity? of the batch of analogue documents scanned;

? tipologia e quantit? del lotto di documenti cui il campione appartiene; ? type and quantity? of the batch of documents to which the sample belongs;

? requisiti tecnici e/o vincoli di progetto di scansione massiva; ? technical requirements and/or constraints of massive scanning design;

? finalit? della scansione (es.: statistico, storico, probatorio, ecc ...); ? purpose? of the scan (e.g.: statistical, historical, evidentiary, etc ...);

? riferimento contratto di servizio; ? service contract reference;

? luogo, data e orario inizio e fine della scansione a cui si ? assistito; ? place, date and time start and end of the scan at which? assisted;

? nomi referenti presenti al processo di scansione (opzionale); ? referent names present in the scanning process (optional);

? riferimento documentazione di analisi, di progetto o di sistema utilizzata a supporto del processo di dematerializzazione; ? reference analysis, project or system documentation used to support the dematerialisation process;

? nome e versione del software di elaborazione digitale delle immagini utilizzato; ? name and version of the digital image processing software used;

? segnalazione di eventuali criticit?, anomalie riscontrate. ? reporting of any critical issues or anomalies found.

Una fase finale pu? comprendere la distruzione delle copie cartacee che deve essere concordata con il committente ed ? supportata dal SIC. A final phase can? include the destruction of paper copies which must be agreed with the client and? supported by the SIC.

Una fase finale, opzionale, ha come obiettivo la progettazione e la realizzazione degli strumenti per l?analisi dei dati contenuti nei documenti oggetto di digitalizzazione. In particolare, ci sar? una prima attivit? che riguarda la progettazione e realizzazione del Data Warehouse ottenuto partendo dai metadati previsti per le tipologie documentali e inseriti manualmente (e/o estratti in automatico) durante le fasi di lavorazione dei documenti con particolare riferimento a quella della digitalizzazione. Successivamente, ? previsto la realizzazione del sistema di Data Analysis che rende disponibile, in una forma grafica interattiva, le analisi di interesse ottenibili grazie ai dati immagazzinati nel Data Warehouse precedentemente realizzato. A final, optional phase has as its objective the design and creation of tools for the analysis of the data contained in the documents being digitized. In particular, will there be? a first activity? which concerns the design and creation of the Data Warehouse obtained starting from the metadata provided for the document types and inserted manually (and/or automatically extracted) during the document processing phases with particular reference to digitization. Subsequently, ? envisaged the creation of the Data Analysis system which makes available, in an interactive graphic form, the analyzes of interest obtainable thanks to the data stored in the previously created Data Warehouse.

I vantaggi offerti dalla presente invenzione sono evidenti alla luce della descrizione fin qui esposta e saranno ancora pi? chiari grazie alle figure annesse e alla relativa descrizione dettagliata. The advantages offered by the present invention are evident in the light of the description presented so far and will be even more so. clear thanks to the attached figures and the related detailed description.

Descrizione delle figure Description of the figures

L?invenzione verr? qui di seguito descritta in almeno una forma di realizzazione preferita a titolo esplicativo e non limitativo con l?ausilio delle figure annesse, nelle quali: The invention will come described below in at least one preferred embodiment for explanatory and non-limiting purposes with the aid of the attached figures, in which:

- FIGURA 1 mostra gli elementi principali costituenti detto sistema e metodo di digitalizzazione certificabile di documenti cartacei. La presente invenzione ? caratterizzata dalla presenza di un Sistema Informatico in Cloud (SIC) 100 atto ad elaborare e immagazzinare i dati del processo e di postazioni di lavoro intelligenti 101, che comprendono una pluralit? di dispositivi quali: un computer 102 di piccole dimensioni con collegamento di rete 103 e con interfaccia utente touchscreen 104 atto a permettere all?operatore di visualizzare istruzioni e inserire informazioni sul documento; una IP Camera 105 atta a registrare, invece, le lavorazioni eseguite su ogni documento; un lettore di codici machine-readable 106 per QR code atto a facilitare il tracciamento della lavorazione delle singole unit? documentarie. Il sistema prevede una doppia funzionalit? specializzata per dette postazioni di lavoro intelligente 101, la prima specializzata nel pretrattamento e quindi caratterizzata dalla presenza di un secondo lettore di fine lavorazione preparatoria 107 e un?altra specializzata nella digitalizzazione comprendente, invece, uno scanner professionale 108 atto a rilevare la copia digitale. Detto sistema prevede un secondo modulo caratterizzato da un apparato di tracciamento dei documenti cartacei comprendente almeno: una pluralit? di etichette con codice machine-readable 109 che vengono fissate con adesivo su ciascun documento cartaceo riportando cos? nel codice un identificativo univoco 110 del documento, un terminale mobile con lettore di codici machine-readable 112 e con connessione a rete Internet 113 atto a registrare la presa in carico del documento presso il proprietario. - FIGURE 1 shows the main elements constituting this system and method of certifiable digitization of paper documents. This invention? characterized by the presence of a Cloud Information System (SIC) 100 capable of processing and storing process data and intelligent workstations 101, which include a plurality of of devices such as: a small computer 102 with network connection 103 and touchscreen user interface 104 capable of allowing the operator to view instructions and enter information on the document; an IP Camera 105 designed to record the work carried out on each document; a machine-readable 106 QR code reader designed to facilitate tracking of the processing of individual units? documentaries. Does the system have dual functionality? specialized for said intelligent workstations 101, the first specialized in pre-treatment and therefore characterized by the presence of a second reader at the end of preparatory processing 107 and another specialized in digitization comprising, instead, a professional scanner 108 capable of detecting the digital copy. This system includes a second module characterized by a paper document tracking apparatus comprising at least: a plurality of of labels with machine-readable code 109 which are fixed with adhesive on each paper document thus reporting? in the code a unique identifier 110 of the document, a mobile terminal with machine-readable code reader 112 and with connection to the Internet 113 capable of registering the acceptance of the document by the owner.

- FIGURA 2 illustra, invece, gli elementi integranti di detto sistema di digitalizzazione certificabile di documenti cartacei. L?invenzione prevede, infatti, un sistema di controllo dell?integrit? dei documenti durante il trasporto, caratterizzato da: un contenitore di trasporto 200 sul quale ? posizionato un geo localizzazione GPS 400 collegato in rete con detto SIC 100 atto a permettere un tracciamento geografico completo. Inoltre, detto contenitore di trasporto 200 comprende una pluralit? di dispositivi di sicurezza anti-tampering 201 atti a impedire l?apertura non autorizzata e almeno un sensore di apertura 202 atto a rilevare aperture involontarie. Al fine di garantire un?autenticazione del personale incaricato durante dette operazioni di presa in carico, di pretrattamento e di digitalizzazione il sistema comprende un lettore NFC 300 e un braccialetto con token di autenticazione hardware 301 atto a identificare il portatore. Al fine invece, di gestire la scrittura dei passaggi del processo su un registro distribuito di tipo Blockchain 501, la presente invenzione comprende un modulo software installato su dette postazioni intelligenti 101 e in comunicazione con i lettori di codici machine-readable 106 e 107. La figura illustra, infine, il sistema di sanificazione di documenti 600 integrato in detta postazione di lavoro intelligente 101 dedicata al pretrattamento, atto a sanificare il materiale cartaceo interessato da muffe o altri agenti biodeteriogeni. - FIGURE 2 illustrates, however, the integral elements of this certifiable digitization system of paper documents. In fact, the invention includes an integrity control system. of documents during transport, characterized by: a transport container 200 on which? positioned a GPS 400 geolocalisation connected to the network with said SIC 100 capable of allowing complete geographical tracking. Furthermore, said transport container 200 includes a plurality of of anti-tampering safety devices 201 suitable for preventing unauthorized opening and at least one opening sensor 202 suitable for detecting involuntary openings. In order to guarantee authentication of the personnel in charge during said acceptance, pre-treatment and digitization operations, the system includes an NFC reader 300 and a bracelet with hardware authentication token 301 suitable for identifying the bearer. In order instead to manage the writing of the process steps on a distributed register of the Blockchain type 501, the present invention includes a software module installed on said intelligent stations 101 and in communication with the machine-readable code readers 106 and 107. The finally, the figure illustrates the document sanitization system 600 integrated into said intelligent workstation 101 dedicated to pre-treatment, suitable for sanitizing the paper material affected by mold or other biodeteriogenic agents.

- FIGURA 3 mostra una visione prospettica frontale di una realizzazione preferita della postazione di lavoro intelligente 101. In particolare, viene esplicitato un design funzionale alle operazioni proposte, ed in particolare ? possibile notare sulla sinistra del piano di lavoro il lettore di codici QR 106 in ingresso che ? stato integrato nel piano in modo da rendere agile il lavoro, e lo stesso per il lettore in uscita 107. Inoltre, si pu? notare come la videocamera di sorveglianza 105 raccoglie un angolo visivo pari al piano di lavoro essendo puntata dall?alto tramite un apposito sostegno. Infine, il pannello touchscreen 104 ? anch?esso montato su di un sostegno per liberare il piano di lavoro. - FIGURE 3 shows a frontal perspective view of a preferred embodiment of the intelligent workstation 101. In particular, a functional design for the proposed operations is explained, and in particular? It is possible to notice on the left of the work surface the input QR code reader 106 which is been integrated into the plan in order to make the work easier, and the same for the outgoing reader 107. Furthermore, can it? note how the surveillance camera 105 collects a visual angle equal to the work surface being aimed from above via a special support. Finally, the touchscreen panel 104? also mounted on a support to free up the work surface.

- FIGURA 4 mostra una visione prospettica dall?alto della postazione intelligente 101. Qui ? pi? facilmente individuabile il lettore NFC 300 che ha funzione di autenticazione dell?operatore all?inizio del processo. - FIGURE 4 shows a perspective view from above of the intelligent station 101. Here? more? the NFC 300 reader which has the function of authenticating the operator at the beginning of the process is easily identifiable.

- FIGURE 5 e 6 mostrano altre viste tridimensionali di detta postazione intelligente 101 e ne illustrano il design preferito oltre al posizionamento di alimentazione e connessioni di rete raccolte in un contenitore ventilato nella parte posteriore, subito sotto il piano di lavoro. - FIGURES 5 and 6 show other three-dimensional views of said intelligent station 101 and illustrate the preferred design as well as the positioning of the power supply and network connections collected in a ventilated container in the rear part, immediately under the work surface.

Descrizione dettagliata dell?invenzione Detailed description of the invention

La presente invenzione verr? ora illustrata a titolo puramente esemplificativo ma non limitativo o vincolante, ricorrendo alle figure le quali illustrano alcune realizzazioni relativamente al presente concetto inventivo. Will this invention come? now illustrated by way of example but not restrictively or bindingly, using the figures which illustrate some embodiments relating to the present inventive concept.

Con riferimento alla FIG. 1 sono illustrati i principali elementi caratterizzanti detto sistema e metodo di digitalizzazione certificabile di documenti cartacei atto a consentire di ottenere una copia digitale sostitutiva attraverso un processo di cui si pu? attestare la sicurezza e la conformit?. Il sistema prevede un Sistema Informatico in Cloud (SIC) 100 atto ad elaborare e immagazzinare i dati del processo e postazioni di lavoro intelligenti 101 incluse in una postazione di lavoro portatile 700 atta a permettere di svolgere le attivit? di preelaborazione e digitalizzazione presso i locali del cliente e permettendo di evitare il rischio di trasporto dei documenti. In particolare, dette postazioni di lavoro intelligenti sono caratterizzate dal fatto di comprendere una pluralit? di dispositivi interconnessi quali un computer 102 di piccole dimensioni con collegamento di rete 103 e con interfaccia utente touchscreen 104 atto a permettere all?operatore di visualizzare informazioni e istruzioni sul documento, e di registrare le operazioni svolte in detto SIC 100 e una IP camera atta a registrare invece, le lavorazioni eseguite su ogni documento per fini di auditing e uno scanner di codici machine-readable 106 per QR code atto a facilitare il tracciamento della lavorazione dei singoli documenti identificando univocamente ciascuno di essi. La presente invenzione prevede l?integrazione di un secondo modulo comprendente un apparato di tracciamento dei documenti cartacei caratterizzato da una pluralit? di etichette con codice machine-readable 109 che vengono fissate con adesivo su ciascun documento cartaceo riportando cos? nel codice un identificativo univoco 110 del documento e un terminale mobile con lettore di codici machine-readable 112 e con connessione a rete Internet 113 atto a registrare dopo l?applicazione di dette etichette 109 la presa in carico del documento presso il proprietario. Grazie, inoltre, all?utilizzo delle postazioni di lavoro intelligenti 101 e i dispositivi ad esse collegati, il sistema riesce a garantire l?assegnazione corretta delle responsabilit? delle fasi del processo di digitalizzazione e di collezionare i dati necessari a fornire una certificazione. Per quanto concerne la figura 2 invece, in essa sono rappresentati i diversi moduli e dispositivi integranti detto sistema di digitalizzazione certificabile di documenti cartacei. L?invenzione ? caratterizzata, infatti, da un ulteriore sistema di controllo dell?integrit? dei documenti durante il trasporto presso la sede di digitalizzazione, comprendente: un contenitore di trasporto 200 sul quale ? posizionato un geo localizzazione GPS 400 collegato in rete con detto SIC 100 atto a garantire un tracciamento geografico completo del movimento tra le ubicazioni dei documenti in formato cartaceo durante il trasporto tra i locali di immagazzinamento dei documenti e i laboratori di digitalizzazione. With reference to FIG. 1 illustrates the main elements characterizing this system and method of certifiable digitization of paper documents capable of allowing a replacement digital copy to be obtained through a process which can be certify safety and compliance. The system includes a Cloud Information System (SIC) 100 suitable for processing and storing process data and intelligent workstations 101 included in a portable workstation 700 suitable for carrying out the activities pre-processing and digitization at the customer's premises and allowing the risk of document transportation to be avoided. In particular, these intelligent workstations are characterized by the fact that they include a plurality of of interconnected devices such as a small computer 102 with network connection 103 and with a touchscreen user interface 104 capable of allowing the operator to view information and instructions on the document, and to record the operations carried out in said SIC 100 and a suitable IP camera instead, to record the processing carried out on each document for auditing purposes and a machine-readable code scanner 106 for QR code designed to facilitate the tracking of the processing of individual documents by uniquely identifying each of them. The present invention provides for the integration of a second module comprising a paper document tracking apparatus characterized by a plurality of of labels with machine-readable code 109 which are fixed with adhesive on each paper document thus reporting? in the code a unique identifier 110 of the document and a mobile terminal with machine-readable code reader 112 and with connection to the Internet 113 capable of recording, after the application of said labels 109, the acceptance of the document by the owner. Furthermore, thanks to the use of 101 intelligent workstations and the devices connected to them, the system is able to guarantee the correct assignment of responsibilities. of the phases of the digitalization process and to collect the data necessary to provide certification. As regards figure 2, however, it represents the various modules and devices integrating this certifiable digitization system of paper documents. The invention? characterized, in fact, by an additional integrity control system of the documents during transport to the digitization site, comprising: a transport container 200 on which? positioned a GPS 400 geolocalization networked with said SIC 100 to ensure complete geographical tracking of the movement between the locations of the documents in paper format during transport between the document storage rooms and the digitization laboratories.

In particolare, detto contenitore di trasporto 200 comprende una pluralit? di dispositivi di sicurezza anti-tampering 201 atti a impedire l?apertura non autorizzata e almeno un sensore di apertura 202 atto a rilevare aperture involontarie dovute a movimenti imprevisti del contenitore durante il trasporto. Detto sistema, inoltre, prevede un sistema autenticazione del personale incaricato durante le operazioni di presa in carico, di pretrattamento e di digitalizzazione comprendente un lettore NFC 300 posizionato su di esse e all?interno del terminale mobile 112 e un braccialetto con token di autenticazione hardware 301 atto a identificare il portatore. Detto lettore NFC invia l?informazione a detto SIC 100 che registrer? quindi, su una base di dati, l?associazione tra operatore e processo di lavorazione tramite marcatura temporale delle rilevazioni. La presente invenzione prevede anche un modulo software collegato sia a dette postazioni intelligenti 101 che a detto terminale mobile con lettore di codici machine-readable 112 in grado di gestire la scrittura dei passaggi del processo su un registro distribuito di tipo Blockchain 501. Infine, nella figura ? rappresentato un sistema di sanificazione di documenti 600 integrato in detta postazione di lavoro intelligente 101 dedicata al pretrattamento, atto a garantire una sanificazione efficiente del materiale cartaceo che potrebbe essere soggetto a muffe o altri agenti biodeteriogeni. In particular, said transport container 200 comprises a plurality of of anti-tampering safety devices 201 designed to prevent unauthorized opening and at least one opening sensor 202 capable of detecting involuntary openings due to unexpected movements of the container during transport. Furthermore, said system provides an authentication system for the personnel in charge during the taking charge, pre-treatment and digitization operations comprising an NFC reader 300 positioned on them and inside the mobile terminal 112 and a bracelet with hardware authentication token 301 designed to identify the bearer. Said NFC reader sends the information to said SIC 100 which will record? therefore, on a database, the association between operator and manufacturing process through time stamping of the measurements. The present invention also provides a software module connected both to said intelligent stations 101 and to said mobile terminal with machine-readable code reader 112 capable of managing the writing of the process steps on a distributed register of the Blockchain type 501. Finally, in the figure? represented a document sanitization system 600 integrated into said intelligent workstation 101 dedicated to pre-treatment, capable of ensuring efficient sanitization of paper material which could be subject to mold or other biodeteriogenic agents.

? infine chiaro che all?invenzione fin qui descritta possono essere apportate modifiche, aggiunte o varianti ovvie per un tecnico del ramo, senza per questo fuoriuscire dall?ambito di tutela che ? fornito dalle rivendicazioni annesse. ? finally, it is clear that modifications, additions or variations that are obvious to a person skilled in the art can be made to the invention described so far, without thereby departing from the scope of protection which is provided by the attached claims.

Claims

1. System and method of certifiable digitization of paper documents, characterized by the fact that it allows obtaining a replacement digital copy created with a process which can be certify safety and compliance; said system comprising at least one Cloud IT system (100) capable of processing and storing process data and an intelligent workstation (101) in turn comprising at least the following devices:

A) a small computer (102) with network connection (103) with a touchscreen user interface (104) capable of allowing the operator to view information and instructions on the document and to record the operations carried out in said Cloud IT system (100);

B) a surveillance video camera (105), connected to the network capable of recording the work carried out on each document for auditing purposes;

C) a machine-readable code scanner (106), such as by way of example but not limited to, for QR codes, designed to facilitate the tracking of the processing of individual documents by uniquely identifying each of them;

said intelligent stations (101) being specialized in two different types of stations: one for pre-treatment characterized by the presence of a second QR code scanner at the end of preparatory processing (107) and one for digitization characterized by the presence of a professional scanner (108) suitable to detect the digital copy; said system also comprising a paper document tracking apparatus comprising at least the following devices:

D) a plurality? of labels with machine-readable code (109) fixed with adhesive on each paper document and reporting in the code a unique identifier (110) of the document;

E) a mobile terminal with machine-readable code reader (112) and with connection to the Internet (113) capable of recording, after the application of said labels (109), the acceptance of the document by the owner;

said tracking apparatus combined with said intelligent workstations (101) and the devices connected to them, allowing the correct assignment of responsibilities? of the phases of the digitalization process and to collect the data necessary to provide certification.

2. System and method of certifiable digitization of paper documents, according to the previous claim 1, characterized by the fact that it also provides an integrity control system of documents during transport to the digitization site, said system comprising at least: a transport container (200) in turn comprising a plurality? of anti-tampering safety devices (201) designed to prevent unauthorized opening and at least one opening sensor (202) capable of detecting involuntary openings due to unexpected movements of the container during transport.

3. System and method of certifiable digitization of paper documents, according to any of the previous claims 1 or 2, characterized by the fact that said acceptance, pre-processing and digitization operations provide for authentication of the personnel in charge by means of at least one NFC reader (300) positioned on said intelligent workstations (101) and inside said mobile terminal (112) and a bracelet with hardware authentication token (301) suitable for identifying the bearer; said NFC reader sending the information to said computer system in the Cloud (100) which is therefore capable of recording the association between the operator and the manufacturing process on a database via timestamping of the measurements.

4. System and method of certifiable digitization of paper documents, according to the previous claims 2 or 3, characterized by the fact of comprising a GPS geolocalization (400) positioned together with said transport containers (200) and installed on the transport vehicle, called locator being networked with said computer system in the Cloud (100) ? designed to allow complete geographic tracking of the movement between locations of documents in paper format during transport between document storage rooms and digitization laboratories.

5. System and method of certifiable digitization of paper documents, according to any of the previous claims, characterized by the fact of comprising a software module connected to said intelligent stations (101) and to said mobile terminal (112), suitable for managing the writing of passages of the process on a Blockchain-type distributed ledger (501).

6. System and method of certifiable digitization of paper documents, according to any of the previous claims, characterized by the fact of comprising document sanitization system (600) integrated in said intelligent workstation (101) dedicated to pre-treatment, suitable for sanitizing the paper material affected by mold or other biodeteriogenic agents.

7. System and method of certifiable digitization of paper documents, according to any of the previous claims, characterized by the fact of comprising an additional software system for analyzing the data contained in the documents being digitized, designed to combine the content of the documents and a possible collection of metadata entered manually by the operators during the digitization phase, using said computer (102).