FR2980871A1 - Procede de marquage de documents et procede de gestion de documents marques. - Google Patents

Abstract

Il est proposé un procédé de marquage d'un document physique ayant été généré à partir d'un document électronique, le document électronique étant décrit par un ensemble de données et de métadonnées. Le procédé comprend des étapes consistant à : - coder un identifiant de gestion, afin d'obtenir un marquage ; - apparier ledit marquage audit document physique, afin d'obtenir un document marqué portant ledit marquage, Le procédé est tel qu'il comprend une étape consistant à enregistrer (E20) dans une base de données (13) un couple de données associant (E10) l'identifiant de gestion et au moins une partie dudit ensemble de données et de métadonnées.

Description

Procédé de marquage de documents et procédé de gestion de documents marqués. 1. DOMAINE DE L'INVENTION Le domaine de l'invention est celui de la gestion de documents physiques et de documents électroniques. Plus précisément, l'invention concerne une technique permettant de créer un document électronique à partir d'un document papier. L'invention s'applique notamment, mais non exclusivement, à des documents papier volumineux tels que, par exemple, des contrats d'assurance, des actes de propriété, des documents administratifs, etc. 2. ART ANTERIEUR Chaque jour un nombre important de documents papier est produit. L'informatique a profondément modifié la manière de produire de tels documents papier. En effet, les outils informatiques permettent de créer de manière simple des documents électroniques et de les imprimer sur des supports papier.

Généralement, un document électronique est décrit par des données et des métadonnées. Par exemple, le document électronique peut être un document PDF, un document Word (marque déposée), un document Excel (marque déposée) et plus généralement tout document ayant été crée par un logiciel de bureautique. Dans le présent document, le terme « document électronique » n'inclut pas les documents en Hypertext Markup Language (ou HTML) (c'est-à-dire les pages web). On rappelle que les métadonnées sont des informations descriptives du document électronique. Elles permettent de donner une identité au document électronique et donc de le distinguer des autres. Par exemple, un document électronique peut avoir un élément de métadonnées précisant le type du document (contrat, facture, documentation,...), un élément de métadonnées précisant l'auteur ou l'entité émettrice du document (assurance, banque, particulier,...), et un élément de métadonnées précisant une date (création, réception, modification, échéance,...). De telles métadonnées peuvent être créées et assignées au document électronique de façon entièrement automatisée.

Un document électronique présente l'avantage de pouvoir être dupliqué, transféré, archivé et sécurisé rapidement à faible coût.

Un document papier a pour avantage d'assurer une pérennité de l'information et d'apporter une valeur probante au document, notamment en cas de signature. Les conditions pour qu'un document électronique porte valeur probante impliquent une mise en oeuvre relativement coûteuse et complexe. De plus, ces conditions évoluent au fil du temps et sont différentes d'un pays à un autre. Par ailleurs, il est aujourd'hui impossible d'apporter la continuité de valeur probante entre un document papier et un document numérisé. On cherche donc des techniques de gestion de documents permettant de combiner les avantages du document papier et du document électronique.

Ainsi, de plus en plus d'usagers numérisent les documents papier qu'ils reçoivent. Cette opération de numérisation permet de convertir un document papier en un document numérisé. Actuellement, des technologies de lecture automatique de documents (ou LAD) peuvent être mises en oeuvre lors de la numérisation. Ces technologies LAD sont bien connues de l'Homme du Métier et donc pas décrites en détail dans ce document. On rappelle uniquement qu'une application LAD met en oeuvre un module de reconnaissance automatique de documents (ou RAD) et un module de reconnaissance optique des caractères (ou OCR). Le module RAD est en charge de reconnaître le type du document à traiter.

Ainsi, après avoir analysé la mise en page du document comme l'emplacement d'image, d'encadré, le module RAD la compare à des modèles prédéterminés afin de déterminer s'il s'agit d'un devis, d'une facture, une commande ou tout autre document. Le module OCR est en charge de lire le document pour détecter les formes, puis les comparer à des bibliothèques de formes pour en faire correspondre un caractère.

Ainsi, les techniques de numérisation classiques basées sur les technologies LAD permettent d'obtenir une version électronique d'un document papier avec laquelle il est possible d'effectuer une recherche par mots clés ou une recherche structurée. Les technologies de lecture automatique de documents ont représentés un progrès important dans le mécanisme de création et de gestion de documents numérisés.

Cependant, elles présentent un certain nombre d'inconvénients.

Tout d'abord, les performances de la lecture automatique de documents sont dépendantes de la qualité d'impression du document papier à numériser, mais aussi de la qualité du papier, de sa couleur, de la police utilisée etc. et de la qualité de numérisation du scanner utilisé. Ainsi, une mauvaise qualité d'impression ou une mauvaise qualité de numérisation peut produire une version électronique du document papier qui n'est pas exploitable, dans le sens où il n'est pas possible d'effectuer une recherche par mots clés. Pour résoudre ce problème, il est proposé d'intégrer un dictionnaire dans le module OCR. Ainsi, si des erreurs surviennent lors de la reconnaissance d'un caractère, l'OCR compare alors le mot entier au contenu du dictionnaire pour en déduire l'équivalence la plus proche et ainsi corriger le caractère mal lu. Cependant, cette solution nécessite des ressources de calcul et des temps de traitement importants. De manière générale, l'OCR, la LAD et la RAD sont basées sur des méthodes statistiques et ne peuvent donc prétendre à une fiabilité de 100%. Par ailleurs, la mise en oeuvre d'une lecture automatique de documents lors de la numérisation a pour inconvénient d'augmenter le temps de numérisation (c'est-à-dire le temps de création du document électronique). Ainsi, le temps de numérisation d'un document papier volumineux, tel que par exemple un contrat d'assurance ou un acte authentique, est relativement long. En effet, chaque page du document est scannée (c'est-à-dire numérisée) pour obtenir une image, puis l'image est traitée par un module RAD et/ou un module OCR. 3. OBJECTIFS DE L'INVENTION L'invention, dans au moins un mode de réalisation, a notamment pour objectif de pallier les inconvénients décrits plus haut. Plus précisément, dans au moins un mode de réalisation de l'invention, un objectif est de fournir une technique permettant d'apparier les données et métadonnées d'un document électronique à un document papier correspondant. Dans au moins un autre mode de réalisation de l'invention, un objectif est de fournir une technique permettant de numériser un document papier sans mettre en oeuvre les technologies LAD classiques décrites plus haut. Une telle technique vise notamment à créer rapidement un document numérisé tout en améliorant son indexation, afin de permettre à un utilisateur de retrouver de manière plus fiable une information contenue dans le document numérisé à partir d'un mot-clé. Une telle technique vise également à obtenir des données structurées pour faciliter le traitement effectué, par exemple, par un moteur de règle ou un outil d'analyse statistique. Un autre objectif d'au moins un mode de réalisation de l'invention est de fournir une telle technique qui soit notamment bien adaptée au cas de la numérisation d'un document papier volumineux. Enfin, dans au moins un mode de réalisation de l'invention, un autre objectif est de fournir une telle technique qui soit simple à mettre en oeuvre et peu coûteuse. 4. EXPOSÉ DE L'INVENTION Dans un mode de réalisation particulier de l'invention, il est proposé un procédé de marquage d'un document physique ayant été généré à partir d'un document électronique, le document électronique étant décrit par un ensemble de données et de métadonnées, ledit procédé comprenant des étapes consistant à : - coder un identifiant de gestion, afin d'obtenir un marquage ; - apparier ledit marquage audit document physique, afin d'obtenir un document marqué portant ledit marquage. Le procédé de marquage est tel qu'il comprend une étape consistant à enregistrer dans une base de données un couple de données associant l'identifiant de gestion et au moins une partie dudit ensemble de données et de métadonnées.

Ainsi, il est proposé de créer un lien entre un document physique et les données et les métadonnées du document électronique correspondant. Les métadonnées peuvent être des métadonnées descriptives, des métadonnées de structure et des métadonnées administratives. En effet, il est proposé de créer un marquage physique permettant de pointer de manière fiable sur tout ou partie des données et métadonnées du document électronique. Les données et/ou métadonnées sur lesquelles pointe le marquage physique peuvent être choisies manuellement par un utilisateur (qui peut être le destinataire ou l'émetteur du document physique) ou de manière automatique en fonction de critères de sélection prédéterminés.

Les données et métadonnées du document électronique sont par exemple stockées dans un système d'information dédié ou une base de données dédiée.

Le marquage physique est destiné à être apparié au document physique. Par exemple, le marquage physique peut être collé, agrafé, formé ou imprimé sur le document physique. Le marquage physique résulte du codage d'un identifiant de gestion. Selon l'invention, il est proposé d'accoupler l'identifiant de gestion à tout ou partie des données et métadonnées du document électronique. Dans un autre mode de réalisation, l'invention concerne un procédé de gestion par un système de gestion d'un document marqué obtenu par le procédé de marquage précité, le système de gestion comprenant un système de numérisation et un système de stockage, le système de numérisation effectuant des étapes consistant à : a) numériser le document marqué, afin d'obtenir une image du document marqué ; b) lire et décoder un marquage porté par le document marqué, afin d'obtenir un identifiant de gestion.

Le système de stockage est tel qu'il effectue des étapes consistant à : c) recevoir en provenance du système de numérisation ledit identifiant de gestion ; d) parmi une pluralité de couples de données enregistrés dans une première base de données et associant chacun un identifiant de gestion et au moins une partie d'un ensemble de données et de métadonnées décrivant un document électronique, identifier le couple de données comprenant l'identifiant de gestion reçu ; e) transmettre vers le système de numérisation la au moins une partie d'un ensemble de données et de métadonnées comprise dans le couple de données identifié. Le système de numérisation est tel qu'il effectue, sur réception de la au moins une partie d'un ensemble de données et de métadonnées, une étape f) d'enregistrement dans une deuxième base de données d'un objet numérique associant l'image du document marqué et la au moins une partie d'un ensemble de données et de métadonnées. Il est donc proposé de créer une version électronique d'un document physique sans utiliser les technologies LAD classiques décrites ci-dessus en relation avec l'art antérieur.

Plus précisément, il est proposé ici d'utiliser un marquage selon l'invention pour extraire d'une base de données (appelée première base de données) des éléments descriptifs (données et/ou métadonnées) d'un document électronique. Comme indiqué plus haut, le marquage selon l'invention est configuré de telle sorte à pointer sur tout ou partie des données et métadonnées d'un document électronique. Ainsi, il est proposé de remplacer les opérations de lecture automatique classiques (reconnaissance automatique de documents et reconnaissance optique des caractères) par une opération d'extraction d'éléments descriptifs (données et/ou métadonnées) enregistrés dans une base de données. L'opération d'extraction de l'invention est donc plus simple et plus rapide à exécuter par rapport aux opérations de lecture automatique classiques. De cette façon, l'objet numérique de l'invention est créé plus rapidement qu'un document numérisé. La technique de l'invention peut donc être avantageusement utilisée pour créer rapidement une version électronique (c'est-à-dire un objet numérique) d'un document papier volumineux. En effet, il n'est plus nécessaire de numériser toutes les pages du document papier, il suffit simplement de lire et décoder le marquage porté par le document papier pour obtenir les données et métadonnées du document électronique correspondant, et donc obtenir tout ou partie de l'information contenue dans le document papier.

Avantageusement, l'objet numérique de l'invention associe une image d'un document marqué (c'est-à-dire un document physique portant un marquage selon l'invention) et des données et/ou métadonnées. De façon avantageuse, il est possible d'effectuer une recherche par mots clés sur les données et/ou métadonnées compris dans l'objet numérique.

Avantageusement, l'objet numérique de l'invention comprend des métadonnées de structure. Ainsi, ces métadonnées de structure permettent de formater l'objet numérique. De cette façon, on facilite le traitement de l'objet numérique par un moteur de règle ou un outil d'analyse statistique, ou un export vers une solution tierce (par exemple, un logiciel de comptabilité).

Avantageusement, le procédé de gestion est tel qu'il comprend des étapes consistant à : - archiver le document marqué dans une zone d'archivage physique ; - obtenir une information de position physique relative à ladite zone d'archivage physique ; - insérer ladite information de position physique dans l'objet numérique.

Ainsi, l'objet numérique comprend une indication sur l'emplacement physique du document marqué. L'information de position physique peut être générée (et dans ce sens obtenu) de manière automatique par un dispositif de localisation, ou fournie manuellement par un utilisateur. L'information de position physique confère ainsi à l'objet numérique une valeur probante qu'un document numérisé classique n'a pas.

De façon avantageuse, l'étape e) comprend des étapes consistant à : - recevoir en provenance du système de numérisation des données d'identification courantes ; - détecter un accès autorisé par comparaison desdites données d'identification courantes et de données d'identification de référence comprises dans la au moins une partie d'un ensemble de données et de métadonnées ; - sur détection positive d'un accès autorisé, transmettre vers le système de numérisation la au moins une partie d'un ensemble de données et de métadonnées. Il est donc proposé de sécuriser l'accès aux données et métadonnées. Avantageusement, le procédé de gestion comprend une étape préalable de modification dudit document marqué, de sorte que les étapes a), b) et f) sont effectuées avec le document marqué modifié. Ainsi, le document marqué peut être modifié manuellement par un utilisateur. Par exemple, l'utilisateur peut signer ou annoter à la main le document. Dans un mode de réalisation avantageux, ledit marquage comprend l'un des éléments suivants : - un code barre ; - une étiquette RFID ; et - un marquage magnétique. Dans un autre mode de réalisation, l'invention concerne un produit programme d'ordinateur qui comprend des instructions de code de programme pour la mise en oeuvre du procédé de gestion précité (dans l'un quelconque de ses différents modes de réalisation), lorsque ledit programme est exécuté sur un ordinateur. Dans un autre mode de réalisation, l'invention concerne un moyen de stockage lisible par ordinateur, stockant un programme d'ordinateur comprenant un jeu d'instructions exécutables par un ordinateur pour mettre en oeuvre le procédé de gestion précité (dans l'un quelconque de ses différents modes de réalisation). Dans un autre mode de réalisation, l'invention concerne un système de gestion d'un document marqué obtenu par le procédé de marquage précité, le système de gestion comprenant un système de numérisation et un système de stockage, le système de numérisation comprenant : - des moyens pour numériser le document marqué et permettant d'obtenir une image du document marqué ; - des moyens pour lire et décoder un marquage porté par le document marqué et permettant d'obtenir un identifiant de gestion.

Le système de stockage est tel qu'il comprend : - des moyens pour recevoir en provenance du système de numérisation ledit identifiant de gestion ; - des moyens pour identifier, parmi une pluralité de couples de données enregistrés dans une première base de données et associant chacun un identifiant de gestion et au moins une partie d'un ensemble de données et de métadonnées décrivant un document électronique, celui comprenant l'identifiant de gestion reçu par lesdits moyens pour recevoir ; - des moyens pour transmettre vers le système de numérisation la au moins une partie d'un ensemble de données et de métadonnées comprise dans le couple de données identifié par lesdits moyens pour identifier. Le système de numérisation est tel qu'il comprend des moyens pour enregistrer dans une deuxième base de données un objet numérique associant l'image du document marqué et la au moins une partie d'un ensemble de données et de métadonnées. Avantageusement, le système de gestion comprend des moyens de mise en oeuvre des étapes du procédé de gestion tel que décrit précédemment, dans l'un quelconque de ses différents modes de réalisation. 5. LISTE DES FIGURES D'autres caractéristiques et avantages de l'invention apparaîtront à la lecture de la description suivante, donnée à titre d'exemple indicatif et non limitatif, et des dessins annexés, dans lesquels : - la figure 1 représente un système de marquage selon un mode de réalisation particulier de la présente invention ; et - la figure 2 représente un système de gestion selon un mode de réalisation particulier de la présente invention. 6. DESCRIPTION D'UN MODE DE REALISATION La figure 1 représente à titre illustratif un système de marquage selon un mode de réalisation particulier de la présente invention. Le système de marquage 1 comprend une unité de traitement 11 (par exemple, un ordinateur), une unité d'impression 12 et une base de données 13 distante. Dans l'exemple de la figure 1, l'unité de traitement 11 communique avec l'unité d'impression 12 via un câble 14. L'unité de traitement 11 communique avec la base de données 13 distante via un réseau de communication 18 tel que, par exemple, le réseau Internet ou un réseau Intranet quelconque. Un utilisateur (aussi appelé par la suite émetteur) utilise l'unité de traitement 11 pour créer un document électronique. Le document électronique est, par exemple, un document texte 15. Le document texte 15 correspond, par exemple, à un mémoire de thèse. Le document texte 15 créée par l'utilisateur est décrit par un ensemble de données et de métadonnées. Les données sont, par exemple, des données correspondant au texte proprement dit, des données correspondant aux modèles de formatage des caractères, des paragraphes et des pages, et des données correspondant aux éléments non textuels tels que des tableaux, des images et des objets de dessins. Les métadonnées sont, par exemple : - des métadonnées descriptives pour : o donner une description bibliographique approfondie et détaillée dans un format normalisé permettant l'échange de données ; o rattacher le document à l'original ou à différentes versions d'un document ; o donner accès à la copie numérique, - des métadonnées de structure pour : o rattacher les fichiers d'un même document entre eux ; o reconstituer la structure du document : connaître tous les fichiers qui composent un document (fichiers textes, images...), connaître la relation physique entre ces fichiers (ordre d'affichage, fichier cible donnant accès à l'ensemble), - des métadonnées administratives pour : o gérer les droits : d'accès (droits d'auteur, confidentialité) et d'usage (droits d'impression, de reproduction, de modification...) ; o préserver les informations techniques nécessaires à la lecture des fichiers ; o garantir l'intégrité des fichiers et le suivi de leurs éventuelles modifications. Dans un mode de réalisation particulier, lorsque l'utilisateur a terminé l'édition de son document texte, il sélectionne, par exemple, dans un menu une option permettant d'effectuer un marquage de son document texte 15. L'unité de traitement 11 génère alors un identifiant unique de gestion qui se présente, par exemple, sous la forme d'un numéro ou d'une chaîne de caractères. Dans un exemple de réalisation, l'identifiant de gestion consiste en un préfixe identifiant l'auteur du document, suivi de la référence du document. Selon un exemple de réalisation particulier de l'invention, l'unité de traitement 11 associe (étape E10) l'identifiant de gestion à l'ensemble des données et métadonnées du document texte 15 créée. Bien entendu, l'unité de traitement 11 pourrait associer l'identifiant de gestion à une partie de ces données et/ou métadonnées. Ainsi à cette étape E10, l'unité de traitement 11 créée un couple de données 19 comprenant l'identifiant de gestion et l'ensemble des données et métadonnées du document texte 15. L'unité de traitement 11 enregistre (étape E20) ensuite ce couple de données 19 dans la base de données 13. L'unité de traitement 11 code l'identifiant de gestion pour obtenir un marquage 16. Dans l'exemple de la figure 1, le marquage est un code barres en deux dimensions.

L'unité de traitement 11 insère le marquage 16, par exemple, dans une zone prévue à cet effet en bas de la première page du document texte 15. L'utilisateur sélectionne, par exemple, dans un menu une option permettant d'imprimer le document texte 15. Ainsi, l'unité de traitement 11 transmet (étape E30), via le câble 14, les données du document texte 15 vers l'unité d'impression 12. L'unité d'impression 12 imprime le document texte, par exemple, sur un support papier. L'unité d'impression 12 génère (étape E40) ainsi un document physique 17 dont la première page de papier porte le marquage 16. En d'autres termes, le marquage 16 est apparié au document physique 17.

Dans un autre mode de réalisation de la présente invention, le marquage pourrait être une étiquette RFID. Dans ce cas particulier, le système de marquage 1 pourrait comprendre une unité de production d'étiquette RFID. Une fois que le document physique 17 a été imprimé par l'unité d'impression 12, l'étiquette RFID est appariée au document physique 17. Par exemple, l'étiquette RFID est collée sur la première page du document physique 17. Enfin, l'utilisateur transmet, par exemple, par courrier le document physique 17 vers un destinataire, par exemple, le secrétariat de son université. La figure 2 représente à titre illustratif un système de gestion selon un mode de réalisation particulier de la présente invention.

Le système de gestion 2 comprend un système de numérisation 21 et un système de stockage 22. Le système de numérisation 21 communique avec le système de stockage 22 via un réseau de communication 23 tel que, par exemple, le réseau Internet ou un réseau Intranet quelconque. Dans l'exemple de la figure 2, le système de numérisation 21 comprend une unité de traitement 212 (par exemple, un ordinateur) qui coopère avec une unité de numérisation 211 (scanner). Le système de stockage 22 comprend une unité de gestion 221 qui coopère avec la base de données 13 décrite ci-dessus en relation avec la figure 1 et une base de données 50. La base de données 13 est en charge de stocker des couples de données associant chacun un identifiant de gestion et tout ou partie d'un ensemble de données et de métadonnées décrivant un document électronique. La base de données 50 est en charge de stocker des objets numériques selon l'invention, qui sont décrits ci-après. On décrit maintenant en référence à la figure 2, un mode de réalisation particulier du procédé de gestion selon la présente invention.

Le destinataire (par exemple le secrétariat d'une université) reçoit par courrier le document physique 17 (par exemple, un mémoire de thèse). Pour accuser réception du document physique 17, le destinataire modifie le document 17. Dans l'exemple de la figure 2, le destinataire appose son cachet et sa signature 30 sur la première page du document physique 17.

Le destinataire numérise (étape E110) la première page du document physique modifié 17' au moyen de l'unité de numérisation 211 (scanner). A l'issue de cette étape E110, l'unité de numérisation 211 génère une image 40 représentant la première page du document physique modifié 17'. Dans une variante de réalisation, l'unité de numérisation 211 pourrait générer un document PDF correspondant à la première page du document physique modifié 17'. L'unité de numérisation 211 transmet (étape E120) ensuite cette image 40 à l'unité de traitement 212. L'unité de traitement 212 coopère avec un dispositif 213 de lecture de codes barres en deux dimensions.

Le dispositif 213 est en charge de lire et décoder le marquage 16 porté par le document physique modifié 17' . Dans un autre mode de réalisation, le dispositif 213 pourrait transmettre le marquage 16 vers l'unité de traitement 212 qui serait en charge de le décoder. Dans un autre mode de réalisation, le dispositif 213 pourrait transmettre le marquage 16 vers un serveur distant 214 qui serait en charge de le décoder et de transmettre le résultat du décodage vers l'unité de traitement 212. Suite au décodage (étape E130) du marquage 16, le dispositif 213 obtient un identifiant de gestion. Ensuite, le dispositif 213 transmet l'identifiant de gestion à l'unité de traitement 212. L'unité de traitement 212 transmet l'identifiant de gestion vers l'unité de gestion 221, via le réseau 23 et selon un protocole de communication prédéterminé. Avantageusement, le protocole de communication utilisé est sécurisé.

L'unité de gestion 221 reçoit (étape E140) donc l'identifiant de gestion en provenance de l'unité de traitement 212. L'unité de gestion 221 identifie (étape E150), parmi les couples de données enregistrés dans la base de données 13, celui qui comprend l'identifiant de gestion reçu à l'étape E130. Ensuite, l'unité de gestion 221 extrait les données et métadonnées comprises dans le couple de données qui a été identifié à l'étape E150. Puis, l'unité de gestion 221 transmet les données et métadonnées extraites vers l'unité de traitement 212.

Enfin, l'unité de traitement 212 créée un objet numérique associant l'image 40 de la première page du document physique modifié 17' et les données et métadonnées qui ont été extraites par l'unité de gestion 221. L'unité de traitement 212 enregistre (étape E160) l'objet numérique dans la base de données 50. Ainsi, dans l'exemple de la figure 2, le procédé de gestion de l'invention permet de créer rapidement une version électronique (c'est-à-dire un objet numérique) du document physique 17' (par exemple, un mémoire de thèse). En effet, comparativement aux techniques de lecture automatique de documents (reconnaissance automatique de documents et reconnaissance optique des caractères) décrites ci-dessus en relation avec l'art antérieur, le procédé de gestion de l'invention propose de lire et décoder le marquage porté par le document physique 17' pour obtenir, par exemple, tout ou partie des données correspondant au texte proprement dit de ce document. Avantageusement, dans une variante de réalisation, le procédé de gestion de la présente invention pourrait être davantage sécurisé par la mise en oeuvre par l'unité de gestion 221 d'une étape d'identification de l'unité de traitement 212. Dans cette variante de réalisation, l'unité de gestion 221 pourrait effectuer les étapes décrites ci-après. L'unité de gestion 221 reçoit en provenance de l'unité de traitement 212 l'identifiant de gestion et des données d'identification courantes, par exemple, son adresse IP. L'unité de gestion 221 identifie, parmi les couples de données enregistrés dans la base de données 13, celui qui comprend l'identifiant de gestion reçu.

Une fois que le couple de données a été identifié, l'unité de gestion 221 vérifie que l'unité de traitement 212 est autorisée à accéder aux informations du couple de données identifié, à partir des données d'identification courantes (transmises par l'unité de traitement 212) et les métadonnées administratives (droits d'accès et de lecture) comprises dans le couple de données identifié. Si l'unité de gestion 221 détecte que l'unité de traitement 212 est autorisée à accéder aux informations du couple de données identifié, alors l'unité de gestion 221 transmet les données et métadonnées du couple de données identifié vers l'unité de traitement 212. Dans le cas contraire, l'unité de gestion 221 transmet vers l'unité de traitement 212 un message du type "Accès refusé" Avantageusement, une fois que le document physique modifié 17' a été numérisé, le destinataire archive ce document 17' dans une zone physique de stockage (non représentée) prévue à cet effet. La zone physique de stockage est, par exemple, une salle d'archives comprenant des bacs de rangement ordonnés et numérotés. Une fois que le document physique modifié 17' a été archivé dans un bac de rangement donné, le destinataire utilise, par exemple, l'unité de traitement 212 pour ajouter dans un champs de données spécifique de l'objet numérique (enregistré dans la base de données 50) une information sur l'emplacement physique du document 17' archivé (par exemple, le numéro et la position du bac de rangement donné). L'information sur l'emplacement physique confère ainsi à l'objet numérique une valeur probante qu'un document numérisé classique n'a pas.

Avantageusement, l'information sur l'emplacement physique du document 17' archivé pourrait être transmise à la base de données 13, de façon à enrichir cette base 13. Avantageusement, la base de données 13 et la base de données 50 pourrait former une seule base de données. Ainsi, l'émetteur pourrait suivre (dans le sens visualiser) les différentes modifications apportées (signatures, tampons, annotations...) à son document d'origine.

Claims (9)

1. REVENDICATIONS1. Procédé de marquage d'un document physique ayant été généré à partir d'un document électronique, le document électronique étant décrit par un ensemble de données et de métadonnées, ledit procédé comprenant des étapes consistant à : - coder un identifiant de gestion, afin d'obtenir un marquage ; - apparier ledit marquage audit document physique, afin d'obtenir un document marqué portant ledit marquage, caractérisé en ce que le procédé comprend une étape consistant à enregistrer (E20) dans une base de données (13) un couple de données associant (E10) l'identifiant de gestion et au moins une partie dudit ensemble de données et de métadonnées.
2. 2. Procédé de gestion par un système de gestion d'un document marqué obtenu par le procédé de marquage selon la revendication 1, le système de gestion comprenant un système de numérisation et un système de stockage, le système de numérisation effectuant des étapes consistant à : a) numériser (E110) le document marqué, afin d'obtenir une image du document marqué ; b) lire et décoder (E130) un marquage porté par le document marqué, afin d'obtenir un identifiant de gestion ; caractérisé en ce que le système de stockage effectue des étapes consistant à : c) recevoir (E140) en provenance du système de numérisation ledit identifiant de gestion ; d) parmi une pluralité de couples de données enregistrés dans une première base de données (13) et associant chacun un identifiant de gestion et au moins une partie d'un ensemble de données et de métadonnées décrivant un document électronique, identifier (E150) le couple de données comprenant l'identifiant de gestion reçu ; e) transmettre vers le système de numérisation la au moins une partie d'un ensemble de données et de métadonnées comprise dans le couple de données identifié, et en ce que, sur réception de la au moins une partie d'un ensemble de données et de métadonnées, le système de numérisation effectue une étape f) d'enregistrement (E160) dans une deuxième base de données (50) d'un objet numérique associant l'image dudocument marqué et la au moins une partie d'un ensemble de données et de métadonnées.
3. 3. Procédé de gestion selon la revendication 2, caractérisé en ce qu'il comprend des étapes consistant à : - archiver le document marqué dans une zone d'archivage physique ; - obtenir une information de position physique relative à ladite zone d'archivage physique ; - insérer ladite information de position physique dans l'objet numérique.
4. 4. Procédé de gestion selon l'une quelconque des revendications 2 et 3, caractérisé en ce que l'étape e) comprend des étapes consistant à : - recevoir en provenance du système de numérisation des données d'identification courantes ; - détecter un accès autorisé par comparaison desdites données d'identification courantes et de données d'identification de référence comprises dans la au moins une partie d'un ensemble de données et de métadonnées ; - sur détection positive d'un accès autorisé, transmettre vers le système de numérisation la au moins une partie d'un ensemble de données et de métadonnées.
5. 5. Procédé de gestion selon l'une quelconque des revendications 2 à 4, caractérisé en ce qu'il comprend une étape préalable de modification dudit document marqué, de sorte que les étapes a), b) et f) sont effectuées avec le document marqué modifié.
6. 6. Procédé de gestion selon l'une quelconque des revendications 2 à 5, caractérisé en ce que ledit marquage comprend l'un des éléments suivants : - un code barre ; - une étiquette RFID ; et - un marquage magnétique.
7. 7. Produit programme d'ordinateur, caractérisé en ce qu'il comprend des instructions de code de programme pour la mise en oeuvre du procédé de gestion selon au moins une des revendications 2 à 6, lorsque ledit programme est exécuté sur un ordinateur.
8. 8. Moyen de stockage lisible par ordinateur, stockant un programme d'ordinateur comprenant un jeu d'instructions exécutables par un ordinateur pour mettre en oeuvre le procédé de gestion selon au moins une des revendications 2 à 6.
9. 9. Système de gestion (2) d'un document marqué obtenu par le procédé de marquage selon la revendication 1, le système de gestion comprenant un système de numérisation (21) et un système de stockage (22), le système de numérisation comprenant : - des moyens pour numériser (211) le document marqué et permettant d'obtenir une image du document marqué ; - des moyens pour lire et décoder (213) un marquage porté par le document marqué et permettant d'obtenir un identifiant de gestion ; caractérisé en ce que le système de stockage comprend : - des moyens pour recevoir en provenance du système de numérisation ledit identifiant de gestion ; - des moyens pour identifier (221), parmi une pluralité de couples de données enregistrés dans une première base de données (13) et associant chacun un identifiant de gestion et au moins une partie d'un ensemble de données et de métadonnées décrivant un document électronique, celui comprenant l'identifiant de gestion reçu par lesdits moyens pour recevoir ; - des moyens pour transmettre vers le système de numérisation la au moins une partie d'un ensemble de données et de métadonnées comprise dans le couple de données identifié par lesdits moyens pour identifier, et en ce que le système de numérisation comprend des moyens pour enregistrer dans une deuxième base de données (50) un objet numérique associant l'image du document marqué et la au moins une partie d'un ensemble de données et de métadonnées.