FR2775096A1 - Systeme de gestion de documents - Google Patents

Abstract

Un système de gestion de documents comprend une unité centrale de traitement, une mémoire et un dispositif d'affichage, la mémoire contenant une organisation hiérarchique de répertoires, sous-répertoires et fichiers de données.le système comprend selon l'invention :des moyens pour créer une pluralité de groupes de documents tels que des classeurs, chacun de ces groupes de documents étant organisé en une structure de répertoires,des moyens pour associer à chaque groupe de documents un ensemble de documents-types habilités à figurer dans le groupe de documents considérés,des moyens pour sélectivement insérer dans un groupe de documents actif un document-type appartenant audit ensemble de documents-types habilités, et seulement un tel document-type.

Description

La présente invention concerne d'une façon générale un système de gestion de documents assisté par ordinateur.

On connaît déjà depuis de nombreuses années des systèmes de gestion graphique de documents. Ces systèmes consistent essentiellement à gérer et à afficher sélectivement une arborescence de répertoires (ou dossiers) et de sous-répertoires (ou sous-dossiers), chaque répertoire étant représenté sur le dispositif d'affichage d'un ordinateur par une fenêtre, généralement déplaçable et de taille variable, dans laquelle apparaissent des icônes représentant soit d'autres répertoires contenus dans le répertoire en question, soit des documents ou fichiers .

Les systèmes d'exploitation Windows (marque déposée de Microsoft Corp.) ou encore Finder ou MacOs (marque déposée de Apple Computer, Inc.) sont des exemples représentatifs de ce genre de système.

Un problème posé par ce genre de système réside en ce que, dès qu'il doit gérer un grand nombre de documents, il demande de la part de l'utilisateur une rigueur extrême pour nommer et classer les différents documents créés dans les différents dossiers. Ainsi il n' est pas rare de rencontrer sur certaines machines des dizaines de milliers de documents répartis dans des milliers de dossiers.

Par ailleurs, ce genre de système connu n'empêche généralement pas l'utilisateur d'effectuer des erreurs de classement de documents, seule la fonction recherche de ces systèmes d'exploitation permettant de retrouver un document égaré, à la condition supplémentaire qu'il ait reçu un nom permettant de l'identifier de façon non équivoque. Ceci est naturellement une source de pertes de temps pour l'utilisateur, qui au surplus ne peut pas disposer de façon sûre d'une vision synthétique de l'ensemble de tous les documents relatifs à un même sujet.

La présente invention vise à pallier ces limitations de l'état de la technique, et à proposer un système de gestion de documents dans un ordinateur équipé d'un dispositif d'affichage, qui améliore sensiblement l'accès aux différents documents, et qui en outre assure une protection contre des erreurs de classement des documents dans les différents répertoires.

Un autre objet, plus spécifique, de la présente invention, est de proposer un système de gestion de documents qui offre à l'utilisateur une représentation tout à fait proche de celle à laquelle il a pu être habitué avec des systèmes de gestion basés sur des répertoires ou classeurs physiques et sur des documents physiques.

Ainsi la présente invention propose un système de gestion de documents, comprenant une unité centrale de traitement, une mémoire et un dispositif d'affichage, la mémoire contenant une organisation hiérarchique de répertoires, sous-répertoires et fichiers de données, caractérisé en ce qu'il comprend
des moyens pour créer une pluralité de groupes de documents tels que des classeurs, chacun de ces groupes de documents étant organisé en une structure de répertoires,
des moyens pour associer à chaque groupe de documents un ensemble de documents-types habilités à figurer dans le groupe de documents considérés,
des moyens pour sélectivement insérer dans un groupe de documents actif un document-type appartenant audit ensemble de documents-types habilités, et seulement un tel document-type.

- le système comprend en outre des moyens aptes, lors de l'insertion d'un document-type dans un groupe de documents donné, à introduire dans le document des données relatives à l'identification dudit groupe donné.

- chaque groupe de documents est organisé dans la mémoire en une structure de répertoires et sur le dispositif d'affichage en une zone d'affichage bordée par une série d'onglets, et à chaque onglet correspond un répertoire.

- la zone d'affichage est essentiellement rectangulaire, en étant bordée d'un côté par ladite série d'onglets et d'un autre côté par une série de sousonglets, avec une pluralité de séries différentes de sous-onglets correspondant respectivement à chacun des onglets, et à chaque sous-onglet correspond un sousrépertoire du répertoire associé à l'onglet dont dépend le sous-onglet.

- chaque répertoire d'onglet ou sous-répertoire de sous-onglet contient au moins un fichier contenant une pluralité de feuilles appartenant à l'onglet ou au sousonglet associé.

- chaque répertoire d'onglet ou sous-répertoire de sous-onglet contient en outre un fichier constituant une image graphique de chaque feuille, et il est prévu des moyens pour sélectivement afficher dans ladite zone d'affichage chacune de ces images.

- le système comprend en outre des moyens pour lancer un programme permettant de modifier le contenu d'une feuille, ces moyens étant sensibles à l'action d'un moyen d'entrée à curseur sur l'image de la feuille affichée par les moyens d'affichage sélectif.

- chaque répertoire d'onglet ou sous-répertoire de sous-onglet contient en outre au moins un fichier contenant des données représentatives de l'organisation des feuilles dans l'onglet ou le sous-onglet associé.

- lesdites données représentatives de l'organisation des feuilles sont affichées sur une première feuille de l'ensemble de feuilles considéré, et les moyens d'affichage sélectif sont sensibles à l'action d'un moyen d'entrée à curseur du système dans une image de ladite première feuille affichée dans ladite zone d'affichage.

- le système comprend en outre des moyens pour afficher dans une zone déterminée du dispositif d'affichage un ensemble de noms de documents-types habilités à être insérés dans le groupe de documents actif.

- chaque ensemble de documents-types habilités est constitué par un fichier-type unique comportant une pluralité de feuilles correspondant respectivement auxdits documents-types.

- le système comprend des moyens pour créer un groupe de documents à partir d'un ensemble desdits fichiers-types.

- le système comprend des moyens de mise à jour de l'organisation des feuilles sensibles aux moyens d' insertion sélective.

- les moyens de mise à jour comprennent des moyens de détection de feuilles blanches.

D'autres aspects, buts et avantages de la présente invention apparaîtront mieux à la lecture de la description détaillée suivante d'une forme de réalisation préférée de celle-ci, donnée à titre d'exemple et faite en référence aux dessins annexés, sur lesquels
la figure l est une vue schématique d'un premier écran d'affichage illustrant une première phase d'utilisation du système selon l'invention,
la figure 2 est une vue schématique d'un second écran d'affichage illustrant une seconde phase d'utilisation du système selon l'invention,
les figures 3a à 3d sont des vues schématiques de différentes zones de dialogue susceptible d'être affichées par le système de gestion selon 1 invention, et
les figures 4a à 4ac sont des diagrammes logiques illustrant les fonctions essentielles du système de gestion selon l'invention, et
la figure 5 illustre une partie de l'organisation de répertoires et de fichiers d'un système selon l'invention.

On va décrire à titre liminaire l'organisation générale d'une forme de réalisation préférée d'un système de gestion de documents selon la présente invention.

On appelle document au sens de la présente description une page ou feuille de format standard (par exemple A4) d'un fichier de données créé de préférence à l'aide d'un logiciel du commerce, et en particulier une diapositive d'un fichier créé à l'aide du logiciel Powerpoint (marque déposée) commercialisé par la société Microsoft, Corp., ce type de fichier étant généralement suivi d'un suffixe de type .PPT . Le terme document peut recouvrir également un fichier tel qu'un fichier Powerpoint ou autre.

On appelle affaire au sens de la présente description un ensemble de feuilles concernant un même sujet, ces feuilles ayant vocation à demeurer groupées les unes avec les autres. Dans la pratique, une affaire peut être une prestation ou un ensemble de prestations liées effectuées par une entreprise pour un client, telle qu'un devis, une commande, etc...

Un ensemble de feuilles propre à une affaire est organisé en un classeur dont le contenu adopte une structure quadri-dimensionnelle, comme on va maintenant le décrire plus en détail en référence aux figures 2 et 5 en se référant à la structure hiérarchique traditionnelle de répertoires et de fichiers d'un système d'exploitation de micro-ordinateur.

Tous les classeurs d'affaires sont regroupés dans un répertoire principal nommé Sbi afer contenant l'ensemble des affaires de type Commande et des affaires de type Devis , comme on va le fois en détail plus loin.

A chaque classeur correspond un répertoire maître
RM (voir figure 5), dont le nom est par exemple directement constitué par le numéro d'une affaire, précédé d'un préfixe identifiant le type d'affaire (D pour devis, C pour commande).

Dans chaque répertoire maître, on trouve un ensemble de M répertoires principaux RP contenant chacun
N sous-répertoires SR contenus dans les répertoires principaux respectifs, et dans chaque sous-répertoire, un ensemble de fichiers comprenant
- un fichier (ici Definition.PPT) créé à l'aide du progiciel Powerpoint (marque déposée), contenant un certain nombre de feuilles ou diapositives
- un fichier de bases de données P NEW ;
- de zéro à N fichiers (FILES), (FILES2), . de bases de données
- un ensemble de fichiers (foliol).WMF, (folio2).WMF, etc.
comme le montre la figure 2, qui illustre l'image au format .WMF de la première feuille du fichier
Definition.PPT, cette première feuille constitue une feuille de pagination illustrant la structure de feuilles du document. On trouve parmi les diapositives d'un fichier une pluralité de diapositives dites de folios , numérotées de façon continue en chiffres arabes, chaque folio pouvant être suivi le cas échéant par une ou plusieurs autres feuilles (appelées par la suite collectivement file d'index ) identifiées par des index constitués par des lettres alphabétiques en majuscule, combinés aux numéros de folios correspondants.

En référence maintenant à la figure 6, qui illustre la structure de fichiers de la base de données associée au système de gestion selon l'invention.

Le fichier P~NEW (Fl) est un fichier standard créé en l'espèce à l'aide du logiciel Hyperfile (marque déposée), et contient un ensemble d'enregistrements d'un système de gestion de base de données relationnelles, ces enregistrements consistant en différentes informations de dénomination et de structure relatives à la structure de feuilles telle qu'elle figure dans le fichier .PPT correspondant.

Les fichiers (FILES), (FILES2) (fichier (FILES) sur la figure 6, désignés par F2) sont relatifs à la dénomination et à la structure de files d'index éventuellement associées à la structure de folios définie par un fichier P~NEW.

Les fichiers F3, F4 et F5 sont des fichiers de données diverses dont les enregistrements sont créés à la création d'une affaire.

Le fichier BASED (F6) est un fichier modèle pour créer les fichiers P~NEW à la création d'une nouvelle affaire.

Le fichier P~BIB (F7) est associé à la structure de bibliothèque, en établissant de façon figée des données de dénomination et de structure associées à celle-ci.

Le fichier ON3~ORIQ (F8) est un fichier constituant une table fixant la structure d'onglets et de sousonglets d'une affaire (une pour les devis, une pour les commandes).

Enfin le fichier G~D~C (F9) est une table qui permet, lors du transfert d'une affaire de fichier en commande, de limiter les documents à balayer pour les modifier uniquement à ceux qui sont actifs, c'est-à-dire dans lesquels l'utilisateur est intervenu au moins une fois.

Les autres fichiers n interviennent pas directement pour la compréhension du système de l'invention.

On notera toutefois dans les fichiers F10 à F12 des onglets personnalisables.

De retour à la structure de dossiers de la figure 5, les fichiers (folioN).WMF constituent respectivement les images, au format standard .WMF, des feuilles contenues dans le fichier .PPT, en vue de leur affichage d'une une zone d'affichage d'affaire telle qu'on va la décrire plus loin.

On notera ici que la gestion des images des feuilles du fichier .PPT sous forme de fichiers individuels permet de simplifier la procédure qui permet d'afficher l'image d'une feuille donnée à l'écran lorsque cette feuille a été sélectionnée (comme on va le décrire en détail plus loin). Elle permet également, dans le cas où le fichier .PPT viendrait à être détérioré ou effacé accidentellement, de reconstruire ce fichier à partir du contenu de l'ensemble des images .WMF concernées.

La figure 1 illustre l'écran d'accueil du système selon l'invention, globalement désigné par la référence 10, qui possède une zone d'affichage 20 dans laquelle figure un ensemble d'icônes 21 représentant chacune un classeur d'un premier type (en l'espèce classeurs devis ), chacun de ces classeurs possédant une zone d'affichage 22 pour le numéro de l'affaire.

L'un de ces classeurs, le plus à gauche, est un classeur de liste qui peut être ouvert en une seconde zone d'affichage 23 de type liste à défilement, contenant les numéros 24 de toutes les affaires de ce premier type qui sont en cours ou actives (c'est-à-dire non archivées).

De même, on trouve une troisième zone d'affichage 30 contenant un ensemble de classeurs 31 d'un second type (en l'espèce des commandes ) possédant leurs zones d'affichage respectives 32 pour les numéros de ces commandes. Ici encore, l'un de ces classeurs (le plus à droite) est un classeur de liste qui peut être ouvert en une quatrième zone d'affichage 33 de type liste à défilement, contenant les numéros 34 de toutes les affaires de type commande qui sont en cours.

Cet écran d'accueil possède également
- un bouton nouveau 40 qui permet de créer une nouvelle affaire, matérialisée par un nouveau classeur
- un bouton O.K. 41 qui permet de transformer automatiquement un classeur devis sélectionné en un classeur commande
- un bouton quitter 42 qui permet de quitter le programme ; et
- un ensemble d icônes 43 à 47 qui permettent d'effectuer des taches auxiliaires, avec notamment une boîte à outils, une demande d'aide en ligne, un archivage, et l'accès à différentes informations générales du système informatique sur lequel fonctionne le système de l'invention.

On notera ici que les fonctions déclenchées par le bouton 41 consistent essentiellement
- à renommer le répertoire maître RM d'une affaire de type devis pour le transformer en répertoire maître d'une affaire de type commande, ce qui est effectué en remplaçant automatiquement son préfixe D par le préfixe C
à mettre à jour l'ensemble des documents, à savoir les documents .PPT, et .WMF les fichiers P NEW et (FILES) contenus dans les sous-répertoires de l'affaire, et le cas échéant leurs chemins d'accès, pour remplacer la lettre code D par la lettre code C , ce qui est réalisé par un outil du type OLE Automation (marque déposée) disponible dans le commerce.

La figure 2 illustre i'affichage à l'écran correspondant au travail dans un classeur donné. Le classeur proprement-dit figure dans une zone 52 de l'écran, et comporte un ensemble d'onglets 53 alignés verticalement le long du bord droit du classeur, qui correspondent respectivement aux répertoires principaux
RP du classeur.

Il est prévu également un ensemble de sous-onglets 54 alignés horizontalement le long du bord supérieur du classeur.

Lorsque l'un des onglets 53 est sélectionné, les sous-onglets identifiant les sous-répertoires RP du répertoire principal correspondant sont affichés dans la zone 54.

Lorsque que l'un de ces sous-onglets 54 est sélectionné, alors la structure du fichier .PPT correspondant est affichée dans la zone d'affichage 52 du classeur, sous forme de l'image .WMF d'une diapositive particulière (de préférence la première), nommée pagination , dudit fichier .PPT.

Avantageusement, les informations qui figurent dans les différentes zones d'onglets 53 et de sous-onglets 54 sont les noms des répertoires RP et SP respectifs, comme l'illustre la figure 5.

On notera ici que les sous-onglets correspondant à un onglet donné sont propres, quant à leurs noms et à leur nombre, à l'onglet en question, tout autre onglet possédant d'autres sous-onglets adaptés à l'objectif général de l'onglet en question.

On notera également que l'accès au contenu d'un sous-onglet donné d'un onglet donné s'effectue en cliquant simplement à l'aide de la souris sur l'onglet donné puis sur le sous-onglet donné.

Le contenu du folio pagination identifie un ensemble de folios (ici de 1 à 8, incluant en No. 1 le folio pagination lui-même) et, pour les folios qui comportent des index, les identificateurs d'index correspondants (ici les index A à C pour le folio 4 et les index A à G pour le folio 6).

Chaque folio est en outre identifié par son nom, à savoir une variable appelée NOM~PAGE contenue dans le fichier P~NEW correspondant et extraite de celui-ci.

On notera ici que chaque diapositive Powerpoint est conçue pour comporter dans une zone d'en-tête 52a le type et le numéro de l'affaire (ici D9703251, D pour devis), qui sont extraits d'une base de données d'affaires, le nom de la page affichée (ici PAGINATION), le numéro du folio (ici F1, F pour FOLIO), et le cas échéant la lettre d'index correspondante (absente ici, mais pouvant exister dans l'exemple particulier dans le cas des folios 4 et 6) . Ces informations sont extraites des différents fichiers de la base de données Hyperfile qui gère le système.

La partie de gauche de l'écran possède quant à elle différents éléments permettant de modifier la structure de feuilles d'un classeur couramment ouvert.

Ainsi l'on trouve une zone d'affichage ou fenêtre de liste 51, appelée bibliothèque , qui contient une pluralité d'éléments 51a qui identifient chacun une diapositive-type qui peut être insérée dans le classeur.

Préférentiellement, ces différentes diapositives-types sont créées par combinaison d'un fichier type au format .PPT et d'un fichier-type p~bib de la base de données relationnelle, ayant essentiellement même structure que le fichier P~NEW, ces fichiers étant contenus dans des sous-répertoires d'un répertoire maître de bibliothèque ayant généralement la même structure arborescente qu'un répertoire maître d'affaire.

Selon une caractéristique particulièrement avantageuse de la présente invention, les fichiers de bibliothèque sont conçus de telle sorte que seuls figurent dans cette liste les éléments qui sont susceptibles, dans une affaire donnée, de figurer dans le sous-onglet actif, c'est-à-dire dans le fichier .PPT actif - dont la structure apparaît dans la feuille pagination - contenu dans le sous-répertoire SR correspondant à ce sous-onglet.

On décrira plus loin la façon dont cette caractéristique est mise en oeuvre concrètement.

L'écran de travail de la figure 2 possède différents éléments, et en particulier deux éléments associés à la fenêtre de liste 51, à savoir un bouton +1 60 permettant d'ajouter un objet dans le classeur, en dernière position, et un bouton 61 permettant d'insérer une feuille dans la structure du classeur en un emplacement déterminé, comme on va le voir en détail plus loin.

On trouve également un bouton 62 associé au classeur 52 et permettant de supprimer un objet du classeur, un bouton 63 permettant de renommer les objets, un bouton 64 permettant d'imprimer la page active (folio ou page d'index) du classeur, un bouton 65 d'archivage, un bouton 66 de fermeture du classeur et un bouton 67 de retour à l'écran d'accueil de la figure 1.

L'ensemble des éléments décrits ci-dessus en référence aux figures 1 et 2 et qui permettent d'agir sur le déroulement du système de la présente invention sont activable, de façon classique en soi, par un dispositif d'entrée de type souris ou analogue.

On va maintenant décrire le fonctionnement du système de gestion d'objets selon la présente invention.

Il est important de noter ici qu'une affaire est créée en dupliquant une structure de classeur Modèle figurant dans la mémoire de masse du système, et en renommant le répertoire maître de cette affaire avec le numéro de l'affaire. On assure de la sorte que chaque affaire créée va posséder une structure minimale de feuilles vierges dans lesquelles l'utilisateur va pouvoir travailler. On observera ici que cette structure modèle n'est en général pas la structure de bibliothèque associée au affaires.

On observera également que, pour travailler concrètement dans une feuille donnée, à l'aide d'un logiciel de traitement de texte, de tableur, de dessin vectoriel, etc., il suffit de cliquer à l'aide de la souris sur la feuille pagination (systématiquement affichée en premier) pour désigner le folio dans lequel on souhaite travailler. Ceci provoque l'affichage de l'image .WMF du folio en question à la place de la feuille pagination dans la même zone d'affichage, et l'utilisateur clique alors sur cette image pour ouvrir le fichier .PPT sur la diapositive considérée.

La figure 4a illustre l'ordinogramme général du système, qui débute à 1 l'étape 100 et se poursuit par l'ouverture de la fenêtre d'accueil telle que décrite en référence à la figure 1 (étape 110, décrite en détail plus loin).

L'étape 115 oriente le programme en fonction des actions de l'utilisateur, et plus précisément
- si l'un des boutons 40 à 47 est cliqué (c' est-à- dire actionné par souris), le programme passe vers une étape 170 d'identification de l'icône en question, suivie d'un test 180 qui détermine s'il s'agit de l'icône Quitter 42 ; dans l'affirmative, le programme se termine à la case 190 ; dans la négative, le traitement correspondant à l'icône qui a été cliquée est effectué à l'étape 185, à l'issue de quoi le programme retourne à la fenêtre d'accueil ;
- si l'un des classeurs d'affaire 21 ou 31 (à l'exclusion des classeurs de liste associés) est cliqué, ou encore si un numéro d'affaire figurant dans l'une des listes 23 et 33 est cliqué, le classeur est identifié (case 120) puis ouvert (case 130), pour ainsi se retrouver sur un écran de travail du type de celui illustré sur la figure 2 ; l'utilisateur peut par la suite refermer le classeur en cliquant sur le bouton 66 (étape 150), et revenir à la fenêtre d'accueil ;
- enfin, si le bouton nouveau est cliqué, un sous-programme nouvelle affaire est lancé (étape 160).

Ce sous-programme 160 effectue les opérations suivantes
* ouvertures successives de deux fenêtres de saisie (voir figures 3a et 3b) demandant à l'utilisateur d'introduire à l'aide du clavier les données de l'affaire telles qu'elles apparaissent sur ces figures
* création d'une structure de base de l'affaire, à savoir des répertoires et de fichiers vierges de l'affaire, par duplication d'une structure type de répertoires et de fichiers contenus dans le répertoire maître de bibliothèque décrit plus haut, et mise en relation du numéro d'affaire avec cette structure de répertoires et de fichiers en nommant le répertoire maître dc l'affaire avec le numéro de l'affaire * enfin création d'une fiche d' d'affaire, sous la système précité de gestion dc bases de donnes relationnelles, en vue de mettre en relation le numéro d'affaire avec différentes informations telles que le nom et l'adresse du client, etc. qui ont été préalablement saisies dans les écrans de saisie illustrés sur les figures 3a et 3b.

La figure 4b illustre en détail les sous-étapes de l'étape d'accueil 110, avec une étape 111 de début, une étape 112 de lancement des progiciels nécessaires au fonctionnement du système, tels que décrits plus haut, une étape 113 d'affichage proprement-dit de l'écran d'accueil de la figure 1, une étape 114 d'initialisation des zones d'affichage 210, 310 des objets graphiques classeurs 21 et 31 à partir des informations de la base de données, une étape 115 d'initialisation des listes complètes de classeurs sous forme déroulante, et une étape de fin 116.

La figure 4c illustre en détail les différentes opérations effectuées par le sous-programme 120 de choix de classeur, avec une étape 121 de début, une étape 122 de détection de la présence du curseur de la souris sur l'une des zones d'affichage de classeurs 22 ou 32, une étape 123 qui permet d'identifier la zone d'affichage sélectionnée par un clic de souris, après quoi
* si une zone d'affichage contenant un numéro d'affaire à été sélectionné, c'est cette affaire qui est sélectionnée et le programme se dirige vers l'étape 129 de fin de ce sous-programme
* si la zone d'affichage liste adjacente aux classeurs dc devis ou aux classeurs de commande est sélectionnée, alors la liste complète des affaires de la catégorie concernée est affichée dans la fenêtre de lic 23 ou 33, selon les cas étape 124) ; le système détecte ensuite un clic de souris sur l'un des éléments de cette liste (étape 125), puis ferme la fenêtre de liste étape 126) ; ensuite, on réalise un décalage des numéros d'affaire figurant dans les zones d'affichage des classeurs de la catégorie concernée, pour libérer l'un de ces zones d'affichage (étape 127), et y charger le numéro d'affaire qui vient d'être sélectionnée (étape 128), après quoi le programme se dirige à l'étape 129 de fin de sélection.

On notera ici que les étapes 127 et 128 ont pour objet de faire en sorte qu'une affaire qui a été sélectionnée, selon la procédure ci-dessus, en vue de travailler dans celle-ci, apparaitra lors de l'affichage ultérieur de la fenêtre d'accueil de la figure 1 dans une zone d'affichage de classeur, afin de rendre son accès plus rapide.

La figure 4d illustre en détail le sous-programme 130 d'ouverture d'un classeur, avec une étape de début 131, une étape 132 d'affichage de la fenêtre fille de classeur de la figure 2 suivie des étapes d'affichage du contenu de cette fenêtre, à savoir une étape 133 d'affichage du classeur proprement-dit 52, une étape 134 d'affichage des onglets 53 et des sous-onglets 54 associés à ce type de classeur, et de leurs libellés, une étape 135 d'affichage de l'image .WMF de la première feuille du classeur ( sommaire de devis dans le cas d'un classeur de devis ; définition dans le cas d'un classeur de commande) - cette feuille étant constituée de la première diapositive du fichier .PPT contenu dans premier sous-répertoire du premier répertoire principal du répertoire maître propre à l'affaire -, une étape 136 d'affichage des boutons des icônes et de la fenêtre 51 de bibliothèque et une étape de fin 137.

On va maintenant décrire en détail les opérations pouvant être effectuées à partir de la fenêtre classeur de la figure 2.

Ces opérations sont principalement des opérations d'insertion de nouvelles feuilles vierges dans le classeur, et de suppression de feuilles. Par ailleurs, c'est à partir de la fenêtre classeur de la figure 2 que l'utilisateur va pouvoir sélectionner une feuille et lancer le programme d'application correspondant pour travailler dans la feuille considérée, comme indiqué plus haut.

On tout d'abord va décrire ci-dessous les différentes opérations effectuées par le système lors que le mode d insertion est choisi. Ce mode est choisi en sélectionnant tout d'abord dans la fenêtre bibliothèque 51 de l'écran de la figure 2, à l'aide de la souris, le type de feuille vierge que l'on souhaite insérer, puis en cliquant à l'aide de la souris sur le bouton 61.

Cette opération provoque l'affichage de la fenêtre d'insertion telle que représentée sur la figure 3c.

Cette fenêtre comporte principalement
- une case à cocher Nouvelle ligne
- un champ de saisie Après ligne n
- une paire de boutons Après et A la place , sélectionnables l'un ou l'autre ;
- une case à cocher Avec renumérotation ;
- un champ de saisie Folio N" + Index
- une zone de liste.

Le sous-programme général d'insertion est illustré sur la figure 4e, avec une étape de début 200, une étape 210 d'affichage de la fenêtre illustrée sur la figure 3c, de saisie dans cette fenêtre et de validation des choix effectués à l'aide du bouton OK , une étape 220 qui réagit à l'état de la case à cocher Nouvelle ligne de la façon suivante
si cette case est cochée (réponse oui ), le programme se dirige vers une étape de test sélect sous programme 320 Insérer en nouvelle file . Si c'est au contraire le bouton A la place qui est actif, alors le sous-programme 330 Insérer en place folio est lancé. Ces deux sous-programmes seront décrits en détail plus loin.

Dans le cas où l'étape de test 230 a déterminé la présence d'index, alors le programme se dirige vers une étape 240 Sélection=blanc ? qui détermine si la ligne sélectionnée correspond à une feuille vierge ou non. Dans l'affirmative, le programme se dirige vers un sousprogramme 340 Insérer dans blanc de la file qui sera détaillé plus loin, et dans la négative, il se dirige vers une étape de test 250 destinée à déterminer si la case à cocher Avec renumérotation de la figure 3c a été cochée ou non. Dans l'affirmative, le programme se dirige vers un sous-programme 350 Insérer dans file et dans la négative, il se dirige vers un sous-programme Ajouter en fin de file , ces deux sous-programmes étant décrits en détail plus loin. On notera ici que le sous-programme Ajouter en fin de file est directement exécuté lorsque la touche 60 de l'écran de la figure 2 est cliqué à l'aide de la souris.

Le sous-programme 300 Insérer dans blanc est maintenant décrit en référence à la figure 4f. Il commence par une étape de début 301 suivie par des étapes 302 à 304 de modification de les variables NOM~NEW, NOM~PAGE et REP~IMG dans le fichier P NEW associé.

Ces trois variables sont déterminées en fonction du type de feuille présélectionné dans la fenêtre de bibliothèque 51 avant de lancer l'opération d'insertion, et désignent respectivement
- un indicateur, invisible, du type de feuille ;
- le nom de la page tel qu'il doit figurer sur la feuille PAGINATION ; et
- un chemin d'accès à l'image .WMF de la feuille.

L'étape suivante 305 consiste, par une opération de copier/coller automatisée, à insérer la feuille ou diapositive vierge créée dans le fichier .PPT actif, à l'emplacement qui est déterminé en fonction du contenu du champ de saisie Après ligne n de l'écran de la figure 3c.

Ensuite, l'étape 306 effectue une création et une sauvegarde de cette diapositive sous forme d'image (folioN).WMF dans le sous-répertoire en cours, pour pouvoir afficher cette image dans le classeur de la figure 2 lorsque la feuille correspondante a été sélectionnée dans la feuille pagination .

Une sauvegarde automatique du fichier .PPT est alors effectuée (étape 307) et enfin une étape 308 effectue une sauvegarde du fichier P NEW mis à jour.

La figure 4g illustre le sous-programme 310 Insérer en folio qui commence par une étape de début 311 et par une étape 312 qui est un sous-programme de recherche d'une page blanche (c'est-à-dire d'une feuille vierge) qui est détaillée sur la figure 4h à laquelle on va maintenant se reporter.

L'étape de début 3121 est suivie d'une lecture de l'enregistrement correspondant à la ligne qui suit la ligne sélectionnée. Dans le cas où la feuille de cette ligne est une feuille encore vierge ( page blanche ), ce qui est testé à l'étape 3123, alors le sous-programme passe directement à l'étape 3127 de lecture de l'enregistrement précédent dans le fichier P~NEW, qui est suivie d'une étape de fin 3128. Dans le cas où le test de l'étape 3123 établit que la feuille de la ligne précitée n'est pas une feuille vierge, alors le programme passe à l'étape 3124 qui teste si oui ou non l'enregistrement qui a été testé à l'étape 3123 est le dernier, c'est-à-dire correspond au dernier folio du fichier.

Dans l'affirmative, le programme se dirige vers l'étape de fin 3128. Dans la négative, le programme lit l'enregistrement suivant (c'est-à-dire correspondant au folio suivant), puis effectue à nouveau en 3126 le test de la page blanche. Dans l'affirmative, le programme passe à l'étape 3127. Dans la négative, le programme se reboucle sur l'étape de test 3124.

Ainsi le sous-programme de recherche de page blanche délivre en sortie l'enregistrement qui correspond à la ligne qui précède immédiatement la première ligne qui correspondra à une page blanche lors de l'exploration des lignes qui suivent l'emplacement, indiqué dans la fenêtre d'insertion de la figure 3c, à partir duquel l'utilisateur souhaite insérer une feuille.

De retour à la figure 4g, on observe que le sousprogramme 312 décrit ci-dessus est suivi d'un sousprogramme 313 dit de décalage des folios, qui est maintenant décrit en détail en référence à la figure 4i.

Ce sous-programme consiste à décaler d'une ligne, l'un après l'autre et en commençant par le folio correspondant à l'enregistrement fourni par l'étape 312, les folios qui sont situés entre le point d'insertion recherché et la page blanche telle qu'elle a été détectée dans le sousprogramme 312. Ce sous-programme 313 comprend une étape de début 3131, une étape 3132 qui va supprimer l'image .WMF du folio, deux étapes 3133a et 3133b de modification des variables NOM~NEW et REP~IMG de l'enregistrement associé du fichier P~NEW pour les affecter au numéro de folio supérieur d'une unité (NUM~FOL = NUM~FOL +1), une étape 3134 d'enregistrement du fichier P~NEW ainsi modifié, une étape 3135 de modification du numéro de folio dans la diapositive associée du fichier .PPT, et une étape 3136 de création de l'image .WMF de la diapositive ainsi modifiée.

Une étape de test 3137 détermine ensuite si au folio considéré sont associés des index. Dans la négative, le programme passe à l'étape 3138 de lecture de l'enregistrement précédent, pour décaler à son tour le folio précédent. Dans l'affirmative, le programme se dirige vers un sous-programme 700, qui sera décrit plus loin, dont l'objet est de décaler de la même manière les index associés au folio en cours de traitement, et de façon secondaire d'effectuer un nettoyage de ces index. Après cela, le programme passe à l'étape 3138 précitée.

De retour à la figure 4g, l'exécution de l'étape 313 est suivie d'un test à l'étape 314 pour déterminer si le numéro de folio correspondant à l'enregistrement lu à l'étape 3138 est inférieur à la ligne à laquelle on souhaite effectuer l'insertion. Une réponse négative signifie qu'il reste au moins un folio à décaler, ce qui est effectué par une nouvelle exécution du programme 313, et ceci jusqu'à ce que le dernier folio à décaler ait été effectivement décalé.

Lorsque c' est le cas (réponse oui du test 314), le programme se dirige vers le sous-programme 315 d'insertion proprement-dite du nouveau folio, qui va maintenant être décrit en référence à la figure 4j.

Sur cette figure, à une étape de début 3151 font suite quatre étapes 3152a à 3152d de préparation des variables NOM~NEW, NOM PAGE, REP IMG et NUS FOL qui ont été décrites plus haut, et qui doivent être introduites dans la fiche concernée du fichier P~NEW.

L'enregistrement comportant ces variables est alors inséré dans la fiche de la base de données (étape 3153), à la suite de quoi une diapositive vierge est insérée à l'emplacement correspondant du fichier .PPT (étape 3154).

L'élément de bibliothèque voulu, préalablement sélectionné dans la liste 51 de l'écran de la figure 2 (voir plus haut), est alors introduit dans cette diapositive vierge par une opération de copier/coller automatique (étape 3155), puis les numéros d'affaire et de folio sont mis à jour dans cette diapositive.

On réalise ensuite, et l'on sauvegarde, l'image .WMF correspondant à cette diapositive à l'étape 3157, puis on effectue une sauvegarde du fichier .PPT à l'étape 3158. Le sous-programme 700 décrit plus haut, de traitement des blancs, est alors exécuté, puis le sousprogramme se termine par les étapes 3159 puis 316 (figure 4g).

On va maintenant décrire en détail le sousprogramme 320 Insérer en nouvelle file montré sur la figure 4e, cette description étant faite en référence à la figure 4k.

On rappellera ici que l'on dénomme file une succession de pages d'index d'un même folio.

Le sous-programme 320 comprend une étape de début 321, des étapes 322a à 322c de préparation des variables respectives NOM~PAGE, REP~IMG et NUS IN (cette dernière représentant le nombre d'index), une étape 323 de création et d'ajout dans le fichier P~NEW de l'enregistrement défini par ces variables, une étape 324 d'insertion d'une diapositive vierge dans le fichier .PPT, une étape 325 de copier/coller automatique de la feuille de bibliothèque préalablement sélectionnée dans cette diapositive vierge, une étape 326 de mise à jour dans cette diapositive du numéro d'affaire, du numéro de folio et du numéro d'index, une étape 327 de création et de sauvegarde de l'image .WMF correspondante, une étape 328 de sauvegarde du fichier .PPT, une étape 329 de mise à jour de la plage d'index du folio dans la diapositive de pagination du fichier .PPT, et une étape de fin 3210.

On va maintenant décrire en référence à la figure 41 le sous-programme 330 Insertion en place du folio .

Il comprend une étape de début 331, une étape 332 dans laquelle on efface l'image .WMF du folio à supprimer, une étape 333 de création de l'enregistrement correspondant dans le fichier P~NEW en utilisant la variable nom~bib du fichier p~bib qui correspond à l'objet sélectionné dans la liste 51 de bibliothèque, quatre étapes 334a à 334d de préparation des variables NUM~IND, REP~IMG, NOM~NEW et
NOM~PAGE, une étape 335 d'ajout de l'enregistrement ainsi préparé dans le fichier P~NEW, une étape 336 de mise à jour du numéro de folio et d'index associé dans la diapositive du fichier .PPT du folio concerné, une étape 337 de création et de sauvegarde de l'image .WMF de la feuille, une étape 338 de modification du fichier P~NEW à partir du type de la feuille-type de la bibliothèque, une étape 339 d'insertion d'une diapositive vierge dans le fichier .PPT à l'emplacement du folio, une étape 3310 de copier/coller automatique de la feuille de bibliothèque sélectionnée dans cette diapositive vierge, une étape 3311 de mise à jour, dans cette diapositive, du numéro d'affaire, du numéro de folio et de l'index, une étape 3312 de création et de sauvegarde de l'image .WMF de la diapositive, une étape 3313 de sauvegarde du fichier
P~NEW et une étape de fin 3314.

Le sous-programme 340 Insérer dans blanc du file est illustré en détail sur la figure 4m. Il comprend une étape de début 341, des étapes 342 à 344 de modification des variables NOM~NEW, NOM PAGE et REP IMG dans l'enregistrement correspondant du fichier P NEW, une étape 345 d'insertion de la feuille-type, présélectionnée dans la bibliothèque, dans le fichier .PPT, une étape 346 de création et de sauvegarde de l'image .WMF de cette feuille, une étape 347 de sauvegarde du fichier .PPT, une étape 348 de mise à jour et de sauvegarde du fichier
P~NEW, et une étape de fin 349.

Le sous-programme 350 Insérer en file est illustré en détail sur les figures 4n, 4O, 4p et 4q.

Il comprend une étape de début 351 suivie d'un sous-programme 352 de recherche de page blanche que l'on ne décrira pas en détail car il est analogue au sousprogramme 312 illustré en détail sur la figure 4h.

Le programme se poursuit avec un sous-programme 353 de décalage de la file semblable au sous-programme 313 de décalage des folios décrit en référence à la figure 4i, et qui va maintenant être décrit en référence à la figure 4O. Ce sous-programme comprend une étape de début 3531, une étape 3532 de suppression de image .WMF du folio, une étape 3533 d'incrémentation de l'index de la page d'index à décaler, des étapes 3534a et 3534b de modification des variables REP~IMG et NOM NEW concernées, une étape 3535a de mise à jour de l'enregistrement concerné dans le fichier P~NEW, une étape 3535b de mise à jour du numéro d'index dans la diapositive du fichier .PPT, une étape 3536 de création et de sauvegarde d'une image .WMF de la diapositive ainsi modifiée, une étape de test 3537 qui détermine si d'autres pages d'index sont à décaler, auquel cas l'enregistrement précédent est lu à l'étape 3538 et les étapes 3532 et suivantes sont répétées. Dans le cas contraire, le sous-programme se termine à l'étape 3539.

On notera ici que la différence essentielle entre les sous-programmes 312 et 313 d'une part, et les sousprogrammes 352, 353 d'autre part, réside en ce que, dans le premier cas, on balaye les folios suivant le point d'insertion désiré pour détecter la présence d'une page blanche et effectuer un décalage vers le bas des folios qui la précèdent pour remplir cette page blanche et libérer le point d'insertion, et que, dans le second cas, on effectue ces opérations sur les index d'un même folio.

Le sous-programme 353 de la figure 4n est suivi du sous-programme 700 de traitement des blancs tel qu'il sera décrit plus loin, puis d'une étape de test 354 dont l'aiguillage dépend de l'état des boutons Après et A la place de la fenêtre de la figure 3c. Dans le cas où le bouton A la place est actif, le programme se dirige vers un sous-programme 355 dit d'insertion à la place du folio qui va maintenant être décrit en référence à la figure 4p.

Il comprend une étape de début 3551, une étape 3552 de suppression de l'image .WMF du folio à remplacer, quatre étapes 3553a à 3553d de préparation des quatre variables concernées, à savoir NUM~IND, REP~IMG, NOM NEW et NOM~PAGE, ces données étant fournies par l'enregistrement du fichier P~NEW qui correspond au folio concerné, une étape 3554 d'ajout d'un nouvel enregistrement dans le fichier P~NEW, une étape 3555 de mise à jour du numéro de folio et de l'index dans la diapositive concernée du fichier .PPT, une étape 3556 de création et de sauvegarde de l'image .WMF correspondante, une étape 3557 de modification de l'enregistrement du folio dans le fichier P~NEW avec les éléments tirés de la bibliothèque, une étape 3558 d'insertion d'une diapositive vierge à l'emplacement du folio dans le fichier .PPT, une étape 3559 de copier/coller automatique de la feuille de bibliothèque sélectionnée dans cette diapositive vierge, une étape 35510 de mise à jour, dans cette diapositive, du numéro d'affaire, du numéro de folio et de l'index, une étape 35511 de création et de sauvegarde de l'image .WMF de cette diapositive, une étape 35512 de sauvegarde du fichier .PPT et une étape de fin 35513.

De retour à la figure 4n, dans le cas où c'est le bouton Après de la figure 3c qui est actif, l'étape de test 354 est suivie par l'exécution du sous-programme 356 dit d'insertion dans la file , que l'on va maintenant décrire en référence à la figure 4q.

Ce sous programme comprend une étape de début 3561, quatre étapes 3562a à 3562d de préparation des variables concernées NUM~IND, REP IMG, NOM NEW et NOM PAGE, une étape 3563 d'ajout de l'enregistrement aux enregistrements existants du fichier P~NEW, une étape 3564 d'insertion d'une diapositive vierge à l'emplacement approprié du fichier .PPT, une étape 3565 de copier/coller automatique de la feuille de bibliothèque présélectionnée dans la liste 51, une étape 3566 de mise à jour dans cette diapositive du numéro d'affaire, du numéro de folio et de l'index, une étape 3567 de création et de sauvegarde d'une image .WMF de la diapositive, une étape 3568 de sauvegarde du fichier .PPT et une étape de fin 3569.

Enfin, pour terminer avec les différents modes d'insertion, on va maintenant décrire en référence à la figure 4r le sous-programme 360 Ajouter en fin de file illustré sur la figure 4e.

Ce sous-programme 360 comprend une étape de début 361, une étape 362 de lecture dans la base de données du dernier index du folio concerné, une étape 363 d'incrémentation d'une unité de cette valeur d'index, quatre étapes 364a à 364d de préparation des variables concernées, à savoir NUM~IND, REP~IMG, NOM~NEW et
NOM~PAGE, une étape 365 d'ajout d'un enregistrement aux enregistrements de la file concernée, une étape 366 d'ajout d'une diapositive vierge à l'emplacement approprié du fichier .PPT, une étape 367 de copier/coller automatique du contenu de la feuille de bibliothèque présélectionnée, une étape 368 de mise à jour, dans cette diapositive, du numéro d'affaire, du numéro de folio et de l'index, une étape 369 de création et de sauvegarde de l'image .WMF de la diapositive, et une étape 3610 de sauvegarde du fichier .PPT et une étape de fin 3611.

On a donc décrit ci-dessus différents modes d'insertion d'une nouvelle feuille, ou plus généralement d'un nouvel ensemble de feuilles formant un tout cohérent, dans une structure de feuilles préexistante, d'une part en s'assurant que la ou les feuilles insérées, dont le type ne peut être choisi que dans la bibliothèque associée, sont autorisées à être présentes dans la structure de feuilles, et d'autre part en disposant d'un grand nombre de possibilités d'insertion qui, dans tous les cas, respectent l'organisation générale de la structure de feuilles dans un fichier .PPT et les fichiers de structure et d'images associés.

On observe également une optimisation du remplissage de la structure de feuilles, en mettant à profit la présence de pages blanches , inutiles et pouvant à cette occasion être supprimées, pour faire la place nécessaire à la feuille à insérer.

On va maintenant décrire le fonctionnement du système de gestion de documents selon la présente invention lorsque l'on souhaite supprimer une feuille de la structure de feuilles.

Cette suppression est commandée par l'utilisateur à l'aide du bouton 62 de l'écran de la figure 2, dont l'activation à l'aide de la souris provoque l'affichage de la fenêtre de suppression telle qu'elle est représentée à la figure 4d.

Cette fenêtre comporte un premier groupe de trois boutons dont les libellés sont respectivement Toute la ligne , 1 folio A4 et Les index... , dont un et un seul est actif à la fois, et un second groupe de deux boutons dont les libellés sont respectivement Avec renumérotation et Sans renumérotation , dont également un et un seul est actif à la fois.

On trouve également dans cette fenêtre un champ de saisie Folio NO + Index .

Le programme général de suppression est illustré sur la figure 4s, avec tout d'abord une étape de début 400, une étape 410 d'affichage et de traitement de la fenêtre susmentionnée, une étape 420 de recherche des derniers folios et index de la structure de feuilles, et une étape 430 d'accès à l'enregistrement du fichier P~NEW qui correspond au folio qui a été sélectionné dans le classeur en vue de sa suppression.
on trouve ensuite une étape de test 440 qui détermine si le folio indiqué dans le champ de saisie Folio + N Index de l'écran de la figure 3d es complété par une lettre d'index. Dans l'affirmative, le programme passe au sous-programme 500 de suppression dans une file que l'on va maintenant décrire en référence à la figure 4t. Il comprend une étape de début 501, une étape 502 de suppression de l'enregistrement correspondant à l'index considéré, une étape 503 de suppression de l'image .WMF de la feuille de cet index, puis un test 504 qui détermine, à partir du contenu de l'enregistrement du folio concerné dans le fichier P NEW, si l'index considéré est le seul de la file.

Dans l'affirmative, l'enregistrement du folio est mis à jour pour indiquer qu'il ne comporte plus d'index (étape 505), puis l'étape 506 enlève la diapositive de l'index en question du fichier .PPT, et enfin l'étape 507 supprime les éléments du fichier (FILES) qui correspondent à cet index.

Si la réponse au test de l'étape 504 est négative, alors le programme passe au test 508 qui détermine si le bouton Avec renumérotation de l'écran de la figure 3d est actif ou non. Dans l'affirmative, la diapositive du fichier .PPT qui correspond à l'index est retirée de ce fichier (étape 509), après quoi le programme passe au sous-programme 700 de traitement des blancs qui sera décrit plus loin.

Si la réponse du test 508 est positive, alors le programme passe au sous-programme 600 Mettre une page blanche , que l'on va maintenant décrire en référence à la figure 4u. Ce sous-programme comporte une étape de début 601 suivie d'une étape 602 d'effacement de tous les objets de la diapositive concernée qui sont de rang supérieur à cinq.

On précisera ici que les objets de toute diapositive .PPT dans le système de gestion de documents ici décrit consistent en une série d'objets ordonnés, dont les cinq premiers sont en l'espèce
- le nom du fichier .PPT, identique ou semblable au nom du sous-onglet correspondant du classeur (à savoir DEFINITION dans l'illustration de la figure 2),
- le terme F pour folio,
- le titre de la feuille (à savoir PAGINATION dans l'illustration de la figure 2),
- le numéro de folio, adjacent à l'objet F < à savoir 1 dans l'illustration de la figure 2),
- le numéro de l'affaire < à savoir D9703251 dans l'illustration de la figure 2).

Ceci revient donc à laisser intacte l'en-tête de la feuille, mais à la débarrasser de tous ses éléments (typiquement des objets texte, dessin, tableur, etc.) situés sous cette en-tête.

Ensuite l'étape 603 inscrit PAGE BLANCHE dans le troisième objet (titre de la feuille).

L'étape 604 effectue alors un effacement du contenu de la variable NOM~PAGE, puis l'étape 605 modifie la variable REP IMG et l'étape 606 modifie l'enregistrement relatif au folio en question dans le fichier P~NEW, ce qui est suivi par une étape de fin 607.

De retour à la figure 4t, si le test 508 amène une réponse positive, alors l'étape 509 enlève la diapositive du fichier .PPT, puis on passe au sous-programme de traitement des blancs tel qu'il sera décrit plus loin.

Si maintenant le test de l'étape 504 a amené une réponse positive, alors l'étape 505 met à jour les données de l'enregistrement du folio, puis l'étape 506 enlève du fichier .PPT la diapositive concernée et enfin le fichier P~NEW est modifié en conséquence à l'étape 507.

De retour à la figure 4s, dans le cas où le test de l'étape 440 donne une réponse négative, alors le programme détermine à l'étape 450 si le bouton Toute la ligne de la figure 3d est actif, ce qui revient à viser la suppression du folio et de la file associée. Dans l'affirmative, le programme passe au sous-programme 510 Suppression de la file qui va maintenant être décrit en référence à la figure 4v.

Ce sous-programme comprend une étape de début 51, une étape 512 de lecture de l'enregistrement du premier index de la file, une étape 513 de suppression de l'image .WMF de la diapositive concernée, une étape 514 de suppression de la diapositive elle-même dans le fichier .PPT, puis un test 515 qui détermine, à partir du fichier (FILES), si l'index qui vient d'être traité est ou non suivi par d'autres. Dans la négative (ce qui correspond à la réponse oui du test Est-ce le seul ? ), le programme passe directement à l'étape 5110 de suppression des enregistrements associés à la file d'index considérée dans le fichier (FILES).

Dans le cas contraire où d'autres index existent, alors on passe de l'étape 515 à l'étape 516 qui lit l'enregistrement correspondant à l'index suivant, puis à l'étape 517 qui supprime son image .WMF, puis à l'étape 518 de suppression de la diapositive concernée dans le fichier .PPT.

L'étape 519 détermine alors à partir du contenu de l'enregistrement du fichier (FILES) si la feuille d'index qui vient d'être traitée est la dernière ou non. Dans l'affirmative, le programme passe à l'étape de suppression 5110 susmentionnée. Dans la négative, le programme retourne à l'étape 516 et à celles qui la suivent.

On comprend que cette boucle associée au test de l'étape 519 permet de supprimer l'un après l'autre tous les index de la ligne en cours de suppression et donc de parachever la suppression de la ligne.

De retour à la figure 4s, une réponse négative apportée par l'étape de test 450 conduit à une étape de test 460 qui détermine si, dans la fenêtre de la figure 3d, le bouton Les index... est actif ou non. Dans l'affirmative, le programme passe à nouveau au sousprogramme 510, qui dans ce cas également va effectuer séquentiellement la suppression de l'ensemble des index.

L'étape 470 effectue alors le même test que dans l'étape 450, et une réponse négative signifie que seuls les index étaient à supprimer, si bien que le programme passe à l'étape 480 de mise à jour de l'enregistrement du folio dans le fichier P~NEW, puis à l'étape 490 de mise à jour de l'affichage.

Lorsqu'au contraire la réponse du test de l'étape 470 est négative, c'est-à-dire que le folio lui-même doit être supprimé, ceci est réalisé par le sous-programme 520 de Suppression d'un folio qui va être décrit plus loin.

On observera également que lorsque le test de l'étape 460 donne une réponse négative, ceci signifie que c' est le bouton 1 folio A4 de l'écran de la figure 3d qui est actif, et là encore le programme passe au sousprogramme 520.

Ce sous-programme, décrit maintenant en référence à la figure 4w, comprend une étape de début 521, une étape 522 de suppression de l'image .WMF du folio, puis une étape de test 523 qui détermine lequel des deux boutons Avec renumérotation et Sans renumérotation de l'écran de la figure 3d est actif.

Dans le cas où Sans renumérotation est actif, le programme passe directement au sous-programme Mettre une page blanche qui a été décrit plus haut en référence à la figure 4u.

Dans le cas contraire, le programme passe à l'étape 524 de suppression de la diapositive associée dans le fichier .PPT. Cette étape est suivie d'un test 525 dans lequel on détermine si le folio possède une file d'index associée. Dans l'affirmative, le premier index de la file devient le folio lui-même, ce qui est réalisé dans le sous-programme 526 qui va maintenant être décrit en référence à la figure 4x.

Il comprend une étape de début 5261, une étape 5262 de suppression de la feuille blanche du fichier
Powerpoint correspondant au folio précédemment effacée à l'étape 524, une étape 5263 de lecture de l'enregistrement du premier index de la file, une étape 5264 dans laquelle on extrait de la variable REP~IMG la variable NOM~NEW, quatre étapes 5265a à 5265d de préparation des variables NOM~NEW, NUM~FOL, REP~IMG et
NOM~PAGE, une étape 5266a de modification de l'enregistrement de la feuille d'index pour la désigner comme enregistrement de folio, une étape 5266b de modification de la diapositive du fichier .PPT à partir des données de l'enregistrement, une étape 5267 de création et de sauvegarde de l'image .WMF de la diapositive, une étape 5268 où l'on fixe la valeur de la variable Compteur d'index à 1, pour signaler que l'index est devenu un folio, une étape 5269 où l'on renomme la variable concernée NOM PAGE dans le fichier P~NEW en fonction des changements apportés ci-dessus, et une étape de fin 52610.

De retour à la figure 4w, le sous-programme 526 est suivi d'étapes 527 et 528 où l'on renomme la variable
NOM~PAGE dans le fichier P~NEW, puis d'un sous-programme 610 Traitement des blancs en file qui sera décrit plus loin.

De retour au test 525 de cette même figure, si celui-ci détermine qu'il n'existe pas de file d'index associée au folio, alors le programme passe à l'étape 529 qui détermine si la ligne sélectionnée pour l'opération de suppression est située avant le dernier folio, ou si au contraire il s'agit du dernier folio. Dans le premier cas, le programme passe vers un sous-programme 620 de Traitement des blancs en folio , qui sera décrit plus loin. Dans le cas contraire, le programme passe directement à l'étape 5210 de fin du sous-programme Suppression d'un folio .

On va maintenant décrire en référence à la figure 4y le sous-programme 700 de traitement des blancs évoqué à diverses reprises dans ce qui précède.

Ce sous-programme comprend une étape de début 705 suivi d'une étape 710 qui détermine si le traitement à effectuer doit s'appliquer à une succession de folios ou à une file, c'est-à-dire une succession d'index, d'un folio donné.

Dans le premier cas, le programme passe au sousprogramme Traitement file 720. Dans le second cas, le programme passe au sous-programme Traitement folio 730. On va décrire en détail ces sous-programmes dans la suite.

Le sous-programme 720 est suivi d'un test 740 destiné à déterminer si le traitement des blancs qui a été lancé par l'un des sous-programmes s'effectue dans le cadre d'une opération d'insertion ou de suppression en mode folio , c'est-à-dire dans laquelle on ajoute ou supprime un folio, ou au contraire dans le cadre d'une opération d'insertion ou de suppression en mode file , c' est-à-dire dans laquelle on insère ou on supprime une feuille d'index.

Dans le premier cas, l'exécution du sous-programme 720 est suivie de l'exécution du sous-programme 730. Dans le cas contraire, le sous-programme 700 d'insertion des blancs se termine directement.

On va maintenant décrire en référence à la figure 4z le sous-programme Traitement file 720, qui comprend une étape de début 721, une étape 722 de recherche de l'enregistrement, dans le fichier P~NEW, correspondant à la feuille couramment sélectionnée, une étape 723 de lecture de l'enregistrement qui lui fait immédiatement suite, puis une étape de test 724 qui détermine si la feuille correspondante est blanche ou non.

On rappellera ici qu'une feuille blanche ou encore page blanche est une feuille qui appartient à la structure de feuilles, et à laquelle sont donc associés les objets décrits plus haut en référence à la figure 4u, mais dans laquelle l'utilisateur n'a introduit aucune donnée.

Dans le cas où le test 724 donne une réponse affirmative, le programme passe à l'étape 725 d'incrémentation d'une valeur d'index qui va être représentative du nombre de feuilles blanches qui se trouvent en succession après la feuille considérée. On comprend donc que ces opérations permettent de fournir une variable index donnant le nombre précité de feuilles blanches.

Une fois la dernière feuille blanche passée, l'étape 724 mène à une étape de test 726 qui détermine si la variable compteur d'index , représentative du nombre de feuilles d'index associées à un folio, est nulle ou non. Dans la négative (présence d'index), le programme passe à un sous-programme 727 de Traitement des blancs en file que l'on va maintenant décrire en référence à la figure 4aa.

Il comprend une étape de début 7271, une étape 7272 d'effacement de l'image .WMF de la feuille dont l'enregistrement a été lu à l'étape 723, une étape 7273 d'extraction du nom obtenu à partir de la variable
REP~IMG, une étape 7274 de modification de l'enregistrement de la variable NOM~PAGE dans le fichier (FILES), avec le nom extrait et l'indication de la nouvelle position de la feuille à l'aide des valeurs index (voir étape 725) et compteur d'index , un test 7275 qui détermine si l'index doit être modifié, c'est-à-dire si l'appel du sous-programme 700 était accompagné d'une variable indiquant que les index devaient être modifiés (voir en particulier figure 4i, où la variable Compteur = 1 signifie que la modification d'index doit être faite).

Dans l'affirmative, le programme passe à l'étape 7276 qui modifie la variable NUM~IND avec la valeur courante du compteur d'index puis à l'étape 7277. Dans la négative, le programme passe directement du test 7275 à cette étape 7277. Cette étape 7277 consiste à modifier la variable REP~IMG avec le nouveau nom, puis l'étape 7278 sauvegarde le fichier (FILES) avec l'enregistrement modifié, l'étape 7279 modifie la diapositive associée du fichier .PPT, et enfin l'étape 72710 crée et sauvegarde l'image .WMF de cette diapositive.

Le sous programme de Traitement folio va maintenant être décrit en référence à la figure 4ab. Il comprend une étape de début 731, une étape 732 de recherche de l'enregistrement sélectionné dans le fichier P~NEW, une étape 733 de lecture de l'enregistrement du folio suivant, puis une étape 734 si ce folio suivant est une feuille blanche. Dans l'affirmative, le programme passe à un test 735 qui détermine si des index sont associés au folio. Dans l'affirmative, on passe à un sous-programme Premier de file monte en folio 526 tel qu'il a été décrit en référence à la figure 4x, de manière à ce que la position du folio blanc soit maintenant occupé par la première feuille de la file qui lui fait suite.

Ce sous-programme 526 est suivi d'une étape de test 7312 qui détermine si le folio sélectionné est le dernier du fichier .PPT du sous-onglet.

Dans l'affirmative, le sous-programme se termine en 7313. Dans la négative, le programme retourne à l'étape 733 de lecture de l'enregistrement correspondant à la feuille suivante, pour répéter les opérations jusqu'au dernier folio.

De retour à l'étape 735, si le test de cette étape détermine qu'il n'y a pas de file d'index associée au folio sélectionné, alors le programme passe à une étape 737 d'incrémentation d'un compteur de nombre de folios blancs successifs, puis retourne à l'étape 733 pour répéter les opérations pour les N folios blancs qui sont situés en succession dans la structure de feuilles.

De retour à l'étape 734, si celle-ci rend une réponse négative, alors le programme passe à une étape de test 738 qui détermine si la variable Compteur mentionnée plus haut est à zéro. Dans l'affirmative, c' est-à-dire si le traitement s'effectue dans le cadre de l'insertion d'un nouveau folio (voir figure 4j), alors le programme passe directement à l'étape 7312 décrite plus haut. Dans la négative, le programme passe à un sousprogramme Modification Folio 739 que l'on va maintenant décrire en référence à la figure 4ac.

Ce sous-programme comprend une étape de début 7391, une étape 7392 d'effacement de l'image .WMF du folio, trois étapes 7393a à 7393c de modification des variables
NOM~NEW, NUM~FOL et REP~IMG dans l'enregistrement concerné du fichier PNEW, une étape 7393d de modification de la diapositive du fichier .PPT avec ces variables modifiées, une étape 7394 de création et de sauvegarde de l'image .WMF correspondante, puis une étape 7395 qui détermine si une file d'index est ou non associée au folio. Dans l'affirmative, le programme renomme à l'étape 7396 le fichier (FILES) pour réassocier ces index au folio tel qu'il a été modifié, et le sous-programme se termine. Dans la négative, l'étape 7395 se termine directement par la fin du sous-programme.

De retour à la figure 4ab, le sous-programme 739 tel qu'il vient d'être décrit se poursuit par un test 7310 qui détermine si une file d'index est présente ou non. Dans la négative, le programme passe directement à l'étape 7312 de test du dernier folio. Dans l'affirmative, le programme passe au sous-programme Traitement file tel qu'il a été décrit en détail en référence aux figures 4z et 4aa, pour ainsi effectuer le traitement sur toutes les files d'index associées à des folios.

On comprend donc que les opérations de traitement des blancs telles qu'elles ont été décrites en détail ci-dessus permettent, à différents stades de fonctionnement du système, de mettre de l'ordre dans les différentes feuilles d'un sous-onglet, qu'il s'agisse de folios ou de leurs index, pour supprimer les différentes feuilles blanches susceptibles d'exister sans remettre en cause la structure générale des feuilles.

Bien entendu, un tel traitement des blancs est facultatif, ou en variante peut être exécuté à la demande par l'utilisateur.

Ainsi l'on a décrit un système de gestion de documents qui permet, sans modifier l'organisation générale des feuilles d'un classeur, et en particulier d'un sous-onglet donné, de faire face à différents cas de figure d'insertion de nouvelles feuilles, et de suppression de feuilles existantes.

Bien entendu, la présente invention n'est nullement limitée à la forme de réalisation décrite ci-dessus et représentée sur les dessins, mais l'homme du métier saura y apporter toute variante ou modification conforme à son esprit.

En particulier, bien que la présente description mentionne l'application à des affaires comprenant des devis et des commandes , il est bien entendu qu'elle s'applique à la gestion de tous types d'objets informatiques, notamment textes, images, feuilles de calcul, sons, devant être répertoriés avec une organisation conforme aux enseignements de la description qui précède.

En outre, la forme des différents écrans d'affichage peut être largement modifiée en fonction de l'ergonomie souhaitée.

Enfin, bien que les feuilles d'un même sous-onglet d'un classeur soient, dans la description qui précèdent, organisées en diapositives successives d'un même fichier tel qu'un fichier Powerpoint, il est bien entendu que ces feuilles peuvent être organisées sous forme d'un fichier différent, ou encore d'une succession de fichiers individuels.

Claims (14)

REVENDICATIONS

1. Système de gestion de documents, comprenant une unité centrale de traitement, une mémoire et un dispositif d'affichage, la mémoire contenant une organisation hiérarchique de répertoires, sousrépertoires et fichiers de données, caractérisé en ce qu' il comprend

des moyens pour créer une pluralité de groupes de documents tels que des classeurs, chacun de ces groupes de documents étant organisé en une structure de répertoires,

des moyens pour associer à chaque groupe de documents un ensemble de documents-types habilités à figurer dans le groupe de documents considérés,

des moyens pour sélectivement insérer dans un groupe de documents actif un document-type appartenant audit ensemble de documents-types habilités, et seulement un tel document-type.

2. Système de gestion de documents selon la revendication 1, caractérisé en ce qu'il comprend en outre des moyens aptes, lors de l'insertion d'un document-type dans un groupe de documents donné, à introduire dans le document des données relatives à l'identification dudit groupe donné.

3. Système de gestion de documents selon l'une des revendications 1 et 2, caractérisé en ce que chaque groupe de documents est organisé dans la mémoire en une structure de répertoires et sur le dispositif d'affichage en une zone d'affichage bordée par une série d'onglets, et en ce qu'à chaque onglet correspond un répertoire.

4. Système selon la revendication 3, caractérisé en ce que la zone d'affichage est essentiellement rectangulaire, en étant bordée d'un côté par ladite série d'onglets et d'un autre côté par une série de sousonglets, avec une pluralité de séries différentes de sous-onglets correspondant respectivement à chacun des onglets, et en ce qu'à chaque sous-onglet correspond un sous-répertoire du répertoire associé à l'onglet dont dépend le sous-onglet.

5. Système selon l'une des revendications 3 et 4, caractérisé en ce que chaque répertoire d'onglet ou sous-répertoire de sous-onglet contient au moins un fichier contenant une pluralité de feuilles appartenant à l'onglet ou au sous-onglet associé.

6. Système selon la revendication 5, caractérisé en ce que chaque répertoire d'onglet ou sous-répertoire de sous-onglet contient en outre un fichier constituant une image graphique de chaque feuille, et en ce qu'il est prévu des moyens pour sélectivement afficher dans ladite zone d'affichage chacune de ces images.

7. Système selon la revendication 6, caractérisé en ce qu'il comprend en outre des moyens pour lancer un programme permettant de modifier le contenu d'une feuille, ces moyens étant sensibles à l'action d'un moyen d'entrée à curseur sur l'image de la feuille affichée par les moyens d'affichage sélectif.

8. Système selon l'une des revendications 5 à 7, caractérisé en ce que chaque répertoire d'onglet ou sousrépertoire dc sous-onglet contient en outre au moins un fichier de base de données contenant des données représentatives de l'organisation des feuilles dans l'onglet ou le sous-onglet associé.

9. Système selon l'une des revendications 6 et 7 prise en combinaison avec la revendication 8, caractérisé en ce que lesdites données représentatives de l'organisation des feuilles sont affichées sur une première feuille de l'ensemble de feuilles considéré, et en ce que les moyens d'affichage sélectif sont sensibles à l'action d'un moyen d'entrée à curseur du système dans une image de ladite première feuille affichée dans ladite zone d'affichage.

10. Système selon l'une des revendications 1 à 9, caractérisé en ce qu'il comprend en outre des moyens pour afficher dans une zone déterminée du dispositif d'affichage un ensemble de noms de documents-types habilités à être insérés dans le groupe de documents actif.

11. Système selon les revendications 5 et 10 prises en combinaison, caractérisé en ce que chaque ensemble de documents-types habilités est constitué par un fichier-type unique comportant une pluralité de feuilles correspondant respectivement auxdits documentstypes.

12. Système selon la revendication 11, caractérisé en ce qu'il comprend des moyens pour créer un groupe de documents à partir d'un ensemble desdits fichiers-types.

13. Système selon l'une des revendications 8 et 9, caractérisé en ce qu'il comprend des moyens de mise à jour de l'organisation des feuilles sensibles aux moyens d' insertion sélective.

14. Système selon la revendication 13, caractérisé en ce que les moyens de mise à jour comprennent des moyens de détection de feuilles blanches.