EP1640903A1 - Method for processing reply envelopes - Google Patents

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Publication number
EP1640903A1
EP1640903A1 EP05291939A EP05291939A EP1640903A1 EP 1640903 A1 EP1640903 A1 EP 1640903A1 EP 05291939 A EP05291939 A EP 05291939A EP 05291939 A EP05291939 A EP 05291939A EP 1640903 A1 EP1640903 A1 EP 1640903A1
Authority
EP
European Patent Office
Prior art keywords
envelope
address
response
sender
mail
Prior art date
Legal status (The legal status is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the status listed.)
Ceased
Application number
EP05291939A
Other languages
German (de)
French (fr)
Inventor
Dennis Gilham
Current Assignee (The listed assignees may be inaccurate. Google has not performed a legal analysis and makes no representation or warranty as to the accuracy of the list.)
Quadient Technologies France SA
Original Assignee
Neopost Technologies SA
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date
Application filed by Neopost Technologies SA filed Critical Neopost Technologies SA
Publication of EP1640903A1 publication Critical patent/EP1640903A1/en
Ceased legal-status Critical Current

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    • G—PHYSICS
    • G07—CHECKING-DEVICES
    • G07B—TICKET-ISSUING APPARATUS; FARE-REGISTERING APPARATUS; FRANKING APPARATUS
    • G07B17/00—Franking apparatus
    • G07B17/00459—Details relating to mailpieces in a franking system
    • G07B17/00661—Sensing or measuring mailpieces
    • G—PHYSICS
    • G07—CHECKING-DEVICES
    • G07B—TICKET-ISSUING APPARATUS; FARE-REGISTERING APPARATUS; FRANKING APPARATUS
    • G07B17/00—Franking apparatus
    • G07B17/00459—Details relating to mailpieces in a franking system
    • G07B17/00661—Sensing or measuring mailpieces
    • G07B2017/00709—Scanning mailpieces
    • G07B2017/00717—Reading barcodes
    • G—PHYSICS
    • G07—CHECKING-DEVICES
    • G07B—TICKET-ISSUING APPARATUS; FARE-REGISTERING APPARATUS; FRANKING APPARATUS
    • G07B17/00—Franking apparatus
    • G07B17/00459—Details relating to mailpieces in a franking system
    • G07B17/00661—Sensing or measuring mailpieces
    • G07B2017/00709—Scanning mailpieces
    • G07B2017/00725—Reading symbols, e.g. OCR

Definitions

  • the present invention relates to the field of mail processing and more particularly relates to a method of stimulating and tracking envelopes responses returned to their senders by their recipients.
  • the present invention therefore aims to overcome the aforementioned drawbacks by proposing a method that allows the sender / creditor to know precisely if the recipient / debtor has sent his reply envelope within the time limit which has been fixed and therefore d avoid unnecessary stimulus.
  • An object of the invention is also to provide a method that is simple to implement whatever the mailing network, public or private, on which it applies.
  • the sender is informed of the sending or not of the envelope response by the recipient and can therefore the next day a relaunch without risking unjustified remarks from this recipient.
  • the invention therefore also relates to a method of automatically restarting a recipient of a mail item by a sender of this mail item, the recipient having to return a response envelope (ERF) before a given deadline, characterized in that it includes the operation of sending a reminder letter to the recipient address only if a unique response code affixed to said reply envelope and read by automatic entry means at a receiving office / distribution of a postal routing network, is not received at a specified e-mail address by that given deadline.
  • ERP response envelope
  • said determined e-mail address can be stored in a database of said receiving / dispatching office of the postal routing network or printed on said reply envelope, preferably in the form of a message code. bars.
  • the unique response code may also include said determined e-mail address.
  • the specified e-mail address may be the address of the sender or the address of a third party authorized by the sender.
  • said unique response code is a sequence of alphanumeric characters, preferably of the OCR type, or a one or two-dimensional bar code.
  • the read operation may comprise an OCR scan of said alphanumeric characters or a reading / recognition of said barcode or an RFID read / write of said unique response code written in an RFID indicator pasted on said response envelope.
  • said response envelope can be formed from an empty response envelope (ERV) received in said mail item addressed to the addressee by the sender or from a simple envelope (E ) on which is pasted a reply label (LR) received in said mail article addressed to the addressee by the sender.
  • ERP empty response envelope
  • E simple envelope
  • LR reply label
  • It also relates to the method of automatically restarting a recipient of a aforementioned mail item in which the sending operation of the reminder letter to the address of the recipient only if the unique response code is not received. to an e-mail address determined at the latest on that given deadline is replaced by a sending operation of the reminder letter to the address of the recipient only if the unique reply code is not recovered by the sender in a database where it was stored prior to the given deadline at the latest.
  • FIG. 1 schematically illustrates a computer network architecture that can exist between a sender and a recipient of a mail item, in which the method according to the invention for processing envelope responses can be implemented.
  • the sender has a computer system organized around a local area network 10 to which are connected among others, without this enumeration being limiting, one or more computer terminals, such as a personal computer 12, for example, one or more databases 14, a mail processing device 16 for enveloping and postage mail articles to be sent and a modem / router 18 to allow access to or from the Internet network 20.
  • a computer terminal such as a personal computer 12, for example, one or more databases 14, a mail processing device 16 for enveloping and postage mail articles to be sent and a modem / router 18 to allow access to or from the Internet network 20.
  • the module 16 conventionally comprises a tray 16A for receiving empty envelopes EV, a tray 16B for receiving empty envelope envelopes ERV, preferably pre-printed at the address of the sender and possibly pre-stamped, a bin 16C for receiving blank documents to be printed, a folding module for inserting the documents and / or the empty response envelope into the empty envelope EV and a printing module for printing both the document and / or the envelopes and a postage stamp.
  • the empty response envelope ERV at the address of the sender or the printed document D bearing a label LR, preferably self-adhesive and at the address of the sender, is introduced into the envelope empty EV before his postage.
  • the document D is advantageously edited on one of the computers 12 by the sender of the mail item and transferred electronically to the module 16 through the local network 10 to be put in an envelope with one or not the empty response envelope to deliver a closed envelope EF.
  • the presence of this mail processing module is not essential to the implementation of the method of the invention, the printing of this document can be carried out locally and both its packaging and postage made thereafter manually.
  • the document to be sent D or the empty response envelope ERV is provided with a unique response code (Code) which makes it possible to link this document with a recording. determined from the database 14, that is to say with a file specific to a specific application of the sender in relation to the contents of this document.
  • Code unique response code
  • the reply envelope is intended to receive a payment from the addressee, by check or any other equivalent means of payment, which recipient is debtor of a sum of money towards the sender his creditor. Therefore, the specific file is usually the creditor's customer accounting file, which contains the amount to be paid by the debtor but also a customer reference, a number and an invoice date, for example.
  • the unique code is advantageously in the form of a bar code (mono or preferably two-dimensional for its ability to correct errors) or alphanumeric characters printed in or as close to the address area of the sender appearing on the ERV empty response envelope or the LR response label of the printed document D.
  • this unique code may also be recorded in an RFID tag (RFID tag) pasted on the response envelope or on the response label.
  • the enclosed envelope EF enclosing the reply envelope (or the document bearing the reply label) to be sent can then be sent to its addressee through a postal routing network 22 of a private carrier or the carrier.
  • postal administration It is first received, in the city of departure, at a first reception / distribution office 24 of the carrier or of the administration where it is sorted before its dispatch to the city of arrival, in a second office of reception / distribution 26 of this carrier or administration, from where it is finally routed to its final recipient.
  • the envelope is then opened by it and its envelope ERV response or his document D extracted.
  • Each reception / distribution office conventionally comprises an incoming mail sorting module 26A in conjunction with a computer system 26B and a database 26C.
  • a router / modem 26D allows access to these data through the Internet network 20 to which it is connected.
  • the recipient will enter his payment OP, for example a check, a direct debit order or any other equivalent means of payment, either in the empty response envelope ERV or in any envelope E on which he will have previously glued the label reply LR attached to the document D.
  • the envelope thus constituted ERF is then ready to be forwarded to its original sender by a private carrier or the postal administration through their own network of postal routing.
  • the incoming mail sorting module 26A of the reception / distribution office 26 of the private carrier or the postal administration to a reading of the unique response code carried on the envelope closed response ERF, by means of a conventional automatic entry device such as a digitizer, a digital camera, a barcode reader, an OCR reader or an RFID reader (depending on the nature of the unique code), and its transmission to the sender the same day, via the Internet network 20.
  • a conventional automatic entry device such as a digitizer, a digital camera, a barcode reader, an OCR reader or an RFID reader (depending on the nature of the unique code)
  • the electronic coordinates of the sender will have been previously recorded in the database 26C.
  • these coordinates are present directly at the level of the unique response code or are present next to it in a separate barcode, such as the one known under the name of "Postnet code” or "4-state code ". It can also be envisaged that this transmission is made to a third party specifically loaded by the sender of the customer recovery which, for example, could be made via the Internet if the recipient has an e-mail address known to this third party.
  • the sender (or the aforementioned third party) is informed of the dispatch of the reply envelope by the recipient well before his arrival, and he can therefore abstain from sending him a useless raise.
  • he knows from the expiry date whether the recipients have sent or not their envelope response and it can therefore the day after this deadline, without waiting for any grace period, proceed to reminders recipients negligent or voluntarily late without risk of disapproval from them.
  • the method of processing the response envelopes thus comprises both a method for automatically tracking these response envelopes and a method for automatically restarting the recipient from this monitoring, the steps of which are summarized in the flowchart of FIG. 2. .
  • the automatic tracking method assumes that the reply envelope has been received by the recipient and therefore that the sender has previously sent it in an envelope to the address of the recipient, the sending via a postal routing network itself being preceded by printing on a response envelope or an answer label attached to a document of the unique response code in the form of a bar code (mono or preferably two-dimensional) or alphanumeric characters.
  • This unique code which may advantageously include the e-mail address of the sender may also be written in an RFID indicator stuck on the response envelope or the aforementioned reply label.
  • the first step 50 consists, for the recipient, to return the envelope envelope to which was attached a means of payment to a reception / distribution office of the postal routing network to allow forwarding to the sender.
  • step 52 reading by means of automatic entry of the unique response code affixed to this envelope response, then in a step 54 to the sending of this unique response code to a specific e-mail address of the sender or a third party mandated by the latter through the Internet network to which their computer is connected.
  • step 54 it may be envisaged that the operation of sending the unique response code to the abovementioned e-mail address is replaced by a step 56 of storing the response code. unique in any database of the postal routing network accessible through the Internet, and a step 58 of recovery by the sender, so through this Internet, of this unique response code stored in the database of data.
  • This tracking then allows the implementation of the process of automatic recovery of the recipient depending on whether the unique response code is received or not to the e-mail address of the sender or a third party mandated by the latter at the latest at the deadline set by the sender (step 60).
  • the unique response code is not retrieved by the sender in a database where it was stored before at the latest at said given deadline that the reminder letter is sent.

Abstract

The method involves reading a unique reply code on a reply envelope (ERF), using an automatic input unit. The code is sent to an address of a determined electronic mail through an internet network (20). The address of the mail is stored in a database (26C) of a reception/distribution station (26) of a postal transporting network (22). The address is printed on the reply envelope in the form of bar codes. An independent claim is also included for a method for automatic dunning of an addressee of a courier article.

Description

Domaine de la techniqueField of the art

La présente invention se rapporte au domaine du traitement de courrier et elle concerne plus particulièrement un procédé de relance et de suivi d'enveloppes réponses retournées à leurs expéditeurs par leurs destinataires.The present invention relates to the field of mail processing and more particularly relates to a method of stimulating and tracking envelopes responses returned to their senders by their recipients.

Art antérieurPrior art

Aujourd'hui, malgré le développement rapide du commerce électronique depuis l'apparition du réseau Internet, les utilisateurs hésitent encore à effectuer des paiements en ligne. Aussi, l'envoi d'enveloppes réponses de format standard (donc permettant une automatisation facile), pré-affranchies ou à affranchir, destinées à recevoir des paiements, notamment par chèques, est toujours très usité qu'il s'agissent de paiements de factures d'énergie adressées par des utilités, de paiements de loyers adressés par des syndics de copropriétés ou encore de règlements relatifs à des abonnements.Today, despite the rapid development of e-commerce since the advent of the Internet, users are still reluctant to make payments online. Also, the sending of envelopes replies of standard format (thus allowing an easy automation), pre-franked or franking, intended to receive payments, in particular by checks, is always very used that they are payments of energy bills addressed by utilities, rent payments by condominium trustees or regulations relating to subscriptions.

Or, le traitement de telles enveloppes réponses est onéreux, particulièrement lorsqu'un paiement n'est pas reçu en temps utile. En effet, les versements sont toujours soumis à une échéance, une date limite de paiement par exemple, qu'il convient donc de surveiller avec précision. En pratique, plusieurs méthodes peuvent être mises en oeuvre pour gérer cette échéance et effectuer la relance du débiteur. Une première consiste à téléphoner au débiteur une fois l'échéance venue. Toutefois, une telle procédure est particulièrement onéreuse et peu appréciée des débiteurs. Une deuxième méthode, en générale informatisée, consiste à adresser systématiquement, pour tous les courriers n'ayant pas reçus de réponse au jour de l'échéance, une lettre de relance dès le lendemain de cette échéance. Une telle procédure automatique présente toutefois l'inconvénient de relancer inutilement des personnes dont le paiement n'est pas encore arrivé bien qu'elles l'aient déjà effectuées, ce qui est relativement fréquent notamment en cas de paiement les derniers jours. Or, une telle relance est coûteuse et une fois encore peu appréciée du débiteur. Aussi, une dernière méthode consiste à n'effectuer cette relance qu'un nombre déterminé de jours, en général de trois à dix jours, après l'échéance. Les coûts immédiats sont ainsi limités mais l'augmentation du délai limite de paiement a pour effet de réduire la trésorerie, ce qui peut entraîner des conséquences financières encore plus indésirables.However, the processing of such response envelopes is expensive, especially when a payment is not received in a timely manner. Payments are always subject to a deadline, such as a payment deadline, which must be carefully monitored. In practice, several methods can be implemented to manage this deadline and perform the recovery of the debtor. One is to call the debtor after the due date. However, such a procedure is particularly expensive and not appreciated by debtors. A second method, usually computerized, is to systematically send, for all the mails that have not received a response on the day of the due date, a reminder letter the day after this deadline. Such an automatic procedure, however, has the disadvantage of releasing unnecessarily people whose payment has not yet arrived although they have already done, which is relatively frequent especially in case of payment the last days. However, such a recovery is expensive and once again little appreciated by the debtor. Also, a last method is to make this relaunch only a fixed number of days, usually from three to ten days, after the deadline. The immediate costs are thus limited but the increase in the payment deadline has the effect of reducing the cash flow, which can lead to even more undesirable financial consequences.

Il existe donc un besoin, aujourd'hui non satisfait, pour une méthode de relance des débiteurs par enveloppes réponses qui présente un coût global limité pour les créanciers.There is therefore a need, which is not yet satisfied, for a method of stimulating debtors by response envelopes which has a limited overall cost for creditors.

Définition et objet de l'inventionDefinition and object of the invention

La présente invention a donc pour but de pallier les inconvénients précités en proposant un procédé qui permet à l'expéditeur/créancier de connaître avec précision si le destinataire/débiteur a adressé son enveloppe réponse dans le délai limite qui lui a été fixé et donc d'éviter toute relance inutile. Un but de l'invention est aussi de proposer un procédé qui soit simple à mettre en oeuvre quel que soit le réseau d'acheminement postal, public ou privé, sur lequel il s'applique.The present invention therefore aims to overcome the aforementioned drawbacks by proposing a method that allows the sender / creditor to know precisely if the recipient / debtor has sent his reply envelope within the time limit which has been fixed and therefore d avoid unnecessary stimulus. An object of the invention is also to provide a method that is simple to implement whatever the mailing network, public or private, on which it applies.

Ces buts sont atteints par un procédé de suivi automatique par l'expéditeur d'un article de courrier d'une enveloppe réponse (ERF) retournée par le destinataire de cet article de courrier, caractérisé en ce qu'il comporte les opérations suivantes effectuées au niveau d'un bureau de réception/distribution d'un réseau d'acheminement postal :

  • lecture par un moyen de saisie automatique, d'un code de réponse unique apposé sur ladite enveloppe réponse, et
  • envoi dudit code de réponse unique, au travers du réseau Internet, à une adresse de courrier électronique déterminée.
These goals are achieved by an automatic tracking method by the sender of a mail item of an envelope response (ERF) returned by the recipient of this mail item, characterized in that it comprises the following operations performed at the level of a reception / distribution office of a postal routing network:
  • reading by an automatic entry means, a unique response code affixed to said response envelope, and
  • sending said unique response code, over the Internet, to a specific email address.

Ainsi, dès l'échéance, l'expéditeur est informé de l'envoi ou non de l'enveloppe réponse par le destinataire et il peut donc le lendemain effectuer une relance sans risquer de remarques injustifiées de ce destinataire.Thus, at the expiry date, the sender is informed of the sending or not of the envelope response by the recipient and can therefore the next day a relaunch without risking unjustified remarks from this recipient.

L'invention concerne donc aussi un procédé de relance automatique d'un destinataire d'un article de courrier par un expéditeur de cet article de courrier, le destinataire devant retourner une enveloppe réponse (ERF) avant une échéance donnée, procédé caractérisé en ce qu'il comporte l'opération d'envoi d'une lettre de relance à l'adresse du destinataire seulement si un code de réponse unique, apposé sur ladite enveloppe réponse et lu par un moyen de saisie automatique au niveau d'un bureau de réception/distribution d'un réseau d'acheminement postal, n'est pas reçu à une adresse de courrier électronique déterminée au plus tard à ladite échéance donnée.The invention therefore also relates to a method of automatically restarting a recipient of a mail item by a sender of this mail item, the recipient having to return a response envelope (ERF) before a given deadline, characterized in that it includes the operation of sending a reminder letter to the recipient address only if a unique response code affixed to said reply envelope and read by automatic entry means at a receiving office / distribution of a postal routing network, is not received at a specified e-mail address by that given deadline.

Selon le mode de réalisation envisagé, ladite adresse de courrier électronique déterminée peut être stockée dans une base de données dudit bureau de réception/distribution du réseau d'acheminement postal ou imprimée sur ladite enveloppe réponse, de préférence sous la forme d'un code à barres. Le code de réponse unique peut aussi comporter ladite adresse de courrier électronique déterminée.According to the envisaged embodiment, said determined e-mail address can be stored in a database of said receiving / dispatching office of the postal routing network or printed on said reply envelope, preferably in the form of a message code. bars. The unique response code may also include said determined e-mail address.

Ladite adresse de courrier électronique déterminée peut être l'adresse de l'expéditeur ou l'adresse d'un tiers mandaté par l'expéditeur.The specified e-mail address may be the address of the sender or the address of a third party authorized by the sender.

De préférence, ledit code de réponse unique est une suite de caractères alphanumériques, de préférence de type OCR, ou un code à barres mono ou bidimensionnel.Preferably, said unique response code is a sequence of alphanumeric characters, preferably of the OCR type, or a one or two-dimensional bar code.

Selon la nature du code de réponse unique, l'opération de lecture peut comporter une numérisation OCR desdits caractères alphanumériques ou une lecture/reconnaissance dudit code à barres ou encore une lecture/écriture RFID dudit code de réponse unique inscrit dans un indicateur RFID collé sur ladite enveloppe réponse.Depending on the nature of the unique response code, the read operation may comprise an OCR scan of said alphanumeric characters or a reading / recognition of said barcode or an RFID read / write of said unique response code written in an RFID indicator pasted on said response envelope.

Selon une variante de réalisation, ladite enveloppe réponse (ERF) peut être formée à partir d'une enveloppe réponse vide (ERV) reçue dans ledit article de courrier adressé au destinataire par l'expéditeur ou bien à partir d'une simple enveloppe (E) sur laquelle est collée une étiquette réponse (LR) reçue dans ledit article de courrier adressé au destinataire par l'expéditeur.According to an alternative embodiment, said response envelope (ERF) can be formed from an empty response envelope (ERV) received in said mail item addressed to the addressee by the sender or from a simple envelope (E ) on which is pasted a reply label (LR) received in said mail article addressed to the addressee by the sender.

La présente invention concerne également le procédé de suivi automatique d'une enveloppe réponse précité dans lequel l'opération d'envoi dudit code de réponse unique à une adresse de courrier électronique déterminée est remplacée par les opérations suivantes :

  • stockage dudit code de réponse unique dans une base de données du réseau d'acheminement postal, et
  • récupération par l'expéditeur dudit code de réponse unique stocké dans ladite base de données, au travers du réseau Internet.
The present invention also relates to the automatic tracking method of a aforementioned response envelope in which the operation of sending said unique response code to a given e-mail address is replaced by the following operations:
  • storing said unique response code in a database of the postal routing network, and
  • retrieval by the sender of said unique response code stored in said database, through the Internet.

Elle concerne également le procédé de relance automatique d'un destinataire d'un article de courrier précité dans lequel l'opération d'envoi de la lettre de relance à l'adresse du destinataire seulement si le code de réponse unique n'est pas reçu à une adresse de courrier électronique déterminée au plus tard à ladite échéance donnée est remplacée par une opération d'envoi de la lettre de relance à l'adresse du destinataire seulement si le code de réponse unique n'est pas récupéré par l'expéditeur dans une base de données où il a été stocké préalablement au plus tard à ladite échéance donnée.It also relates to the method of automatically restarting a recipient of a aforementioned mail item in which the sending operation of the reminder letter to the address of the recipient only if the unique response code is not received. to an e-mail address determined at the latest on that given deadline is replaced by a sending operation of the reminder letter to the address of the recipient only if the unique reply code is not recovered by the sender in a database where it was stored prior to the given deadline at the latest.

Brève description des dessinsBrief description of the drawings

D'autres caractéristiques et avantages de la présente invention ressortiront mieux de la description suivante, faite à titre indicatif et non limitatif, en regard des dessins annexés, sur lesquels:

  • la figure 1 montre un exemple de réseaux informatiques interconnectés permettant un traitement de courrier selon le procédé de l'invention, et
  • la figure 2 est un organigramme illustrant les différentes étapes du procédé de l'invention.
Other characteristics and advantages of the present invention will emerge more clearly from the following description, given by way of non-limiting indication, with reference to the appended drawings, in which:
  • FIG. 1 shows an example of interconnected computer networks enabling mail processing according to the method of the invention, and
  • Figure 2 is a flowchart illustrating the various steps of the method of the invention.

Description détaillée d'un mode de réalisation préférentielDetailed description of a preferred embodiment

La figure 1 illustre de façon schématique une architecture de réseau informatique pouvant exister entre un expéditeur et un destinataire d'un article de courrier, dans laquelle le procédé selon l'invention de traitement d'enveloppes réponses peut être mis en oeuvre.FIG. 1 schematically illustrates a computer network architecture that can exist between a sender and a recipient of a mail item, in which the method according to the invention for processing envelope responses can be implemented.

Comme illustré, l'expéditeur dispose d'un système informatique organisé autour d'un réseau local 10 auquel sont reliés entre autres, sans que cette énumération soit limitative, un ou plusieurs terminaux informatiques, de type ordinateur personnel 12 par exemple, une ou plusieurs bases de données 14, un dispositif 16 de traitement de courrier pour la mise sous pli et l'affranchissement des articles de courrier à expédier et un modem/routeur 18 pour permettre un accès vers ou depuis le réseau Internet 20.As illustrated, the sender has a computer system organized around a local area network 10 to which are connected among others, without this enumeration being limiting, one or more computer terminals, such as a personal computer 12, for example, one or more databases 14, a mail processing device 16 for enveloping and postage mail articles to be sent and a modem / router 18 to allow access to or from the Internet network 20.

Le module 16 comporte classiquement un bac 16A pour la réception d'enveloppes vides EV, un bac 16B pour la réception d'enveloppes réponses vides ERV, de préférence pré-imprimées à l'adresse de l'expéditeur et éventuellement pré-affranchies, un bac 16C pour la réception de documents vierges à imprimer, un module de pliage pour l'insertion des documents et/ou de l'enveloppe réponse vide dans l'enveloppe vide EV et un module d'impression pour imprimer à la fois le document et/ou les enveloppes et une marque postale d'affranchissement.The module 16 conventionally comprises a tray 16A for receiving empty envelopes EV, a tray 16B for receiving empty envelope envelopes ERV, preferably pre-printed at the address of the sender and possibly pre-stamped, a bin 16C for receiving blank documents to be printed, a folding module for inserting the documents and / or the empty response envelope into the empty envelope EV and a printing module for printing both the document and / or the envelopes and a postage stamp.

Selon le mode de réalisation envisagé, l'enveloppe réponse vide ERV à l'adresse de l'expéditeur ou le document imprimé D portant une étiquette LR, de préférence autocollante et à l'adresse de l'expéditeur, est introduit dans l'enveloppe vide EV avant son affranchissement. Le document D est avantageusement édité sur un des ordinateurs 12 par l'expéditeur de l'article de courrier et transféré électroniquement au module 16 au travers du réseau local 10 pour être mis sous enveloppe avec on non l'enveloppe réponse vide afin de délivrer une enveloppe fermée EF. Bien entendu, la présence de ce module de traitement de courrier n'est pas indispensable à la mise en oeuvre du procédé de l'invention, l'impression de ce document pouvant être réalisée localement et tant sa mise sous enveloppe que son affranchissement effectués ensuite manuellement.According to the embodiment envisaged, the empty response envelope ERV at the address of the sender or the printed document D bearing a label LR, preferably self-adhesive and at the address of the sender, is introduced into the envelope empty EV before his postage. The document D is advantageously edited on one of the computers 12 by the sender of the mail item and transferred electronically to the module 16 through the local network 10 to be put in an envelope with one or not the empty response envelope to deliver a closed envelope EF. Of course, the presence of this mail processing module is not essential to the implementation of the method of the invention, the printing of this document can be carried out locally and both its packaging and postage made thereafter manually.

Selon l'invention et en fonction du contenu de l'enveloppe fermée EF, le document à expédier D ou l'enveloppe réponse vide ERV, est muni d'un code de réponse unique (Code) qui permet de relier ce document avec un enregistrement déterminé de la base de données 14, c'est-à-dire avec un fichier spécifique d'une application spécifique de l'expéditeur en rapport avec le contenu de ce document.According to the invention and depending on the content of the closed envelope EF, the document to be sent D or the empty response envelope ERV, is provided with a unique response code (Code) which makes it possible to link this document with a recording. determined from the database 14, that is to say with a file specific to a specific application of the sender in relation to the contents of this document.

Dans une application préférentielle de la présente invention, l'enveloppe réponse est destinée à recevoir un règlement du destinataire, par chèque ou tout autre moyen de paiement équivalent, lequel destinataire est débiteur d'une somme d'argent envers l'expéditeur son créancier. Dès lors, le fichier spécifique est en général le fichier de comptabilité client du créancier dans lequel figure le montant à acquitter par le débiteur mais aussi une référence client, un numéro et une date de facture par exemple.In a preferred application of the present invention, the reply envelope is intended to receive a payment from the addressee, by check or any other equivalent means of payment, which recipient is debtor of a sum of money towards the sender his creditor. Therefore, the specific file is usually the creditor's customer accounting file, which contains the amount to be paid by the debtor but also a customer reference, a number and an invoice date, for example.

Le code unique se présente avantageusement sous la forme d'un code à barres (mono ou de préférence bidimensionnel pour sa capacité de correction d'erreurs) ou de caractères alphanumériques imprimés dans ou au plus près de la zone adresse de l'expéditeur figurant sur l'enveloppe réponse vide ERV ou sur l'étiquette réponse LR du document imprimé D. En variante, ce code unique peut aussi être enregistré dans un indicateur RFID (RFID tag) collé sur l'enveloppe réponse ou sur l'étiquette réponse.The unique code is advantageously in the form of a bar code (mono or preferably two-dimensional for its ability to correct errors) or alphanumeric characters printed in or as close to the address area of the sender appearing on the ERV empty response envelope or the LR response label of the printed document D. As a variant, this unique code may also be recorded in an RFID tag (RFID tag) pasted on the response envelope or on the response label.

L'enveloppe EF fermée et renfermant l'enveloppe réponse (ou le document portant l'étiquette réponse) à envoyer peut alors être expédiée à son destinataire au travers d'un réseau d'acheminement postal 22 d'un transporteur privé ou de l'administration postale. Elle est tout d'abord reçue, dans la ville de départ, à un premier bureau de réception/distribution 24 de ce transporteur ou de l'administration où elle est triée avant son expédition vers la ville d'arrivée, dans un second bureau de réception/distribution 26 de ce transporteur ou de cette administration, d'où elle est enfin acheminée vers son destinataire final. L'enveloppe est alors ouverte par celui-ci et son enveloppe réponse ERV
ou son document D extrait. Chaque bureau de réception/distribution comporte classiquement un module de tri du courrier arrivant 26A en liaison avec un système informatique 26B et une base de données 26C. De préférence, un routeur/modem 26D permet un accès à ces données au travers du réseau Internet 20 auquel il est relié.The enclosed envelope EF enclosing the reply envelope (or the document bearing the reply label) to be sent can then be sent to its addressee through a postal routing network 22 of a private carrier or the carrier. postal administration. It is first received, in the city of departure, at a first reception / distribution office 24 of the carrier or of the administration where it is sorted before its dispatch to the city of arrival, in a second office of reception / distribution 26 of this carrier or administration, from where it is finally routed to its final recipient. The envelope is then opened by it and its envelope ERV response
or his document D extracted. Each reception / distribution office conventionally comprises an incoming mail sorting module 26A in conjunction with a computer system 26B and a database 26C. Preferably, a router / modem 26D allows access to these data through the Internet network 20 to which it is connected.

Selon le contenu de l'enveloppe ouverte, le destinataire introduira son paiement OP, par exemple un chèque, un ordre de prélèvement ou tout autre moyen de règlement équivalent, soit dans l'enveloppe réponse vide ERV soit dans une enveloppe quelconque E sur laquelle il aura préalablement collée l'étiquette réponse LR jointe au document D. L'enveloppe réponse ainsi constituée ERF est alors prête à être réexpédiée vers son expéditeur d'origine par un transporteur privé ou par l'administration postale au travers de leur propre réseau d'acheminement postal.Depending on the content of the open envelope, the recipient will enter his payment OP, for example a check, a direct debit order or any other equivalent means of payment, either in the empty response envelope ERV or in any envelope E on which he will have previously glued the label reply LR attached to the document D. The envelope thus constituted ERF is then ready to be forwarded to its original sender by a private carrier or the postal administration through their own network of postal routing.

Toutefois, selon l'invention, il est procédé au niveau du module de tri du courrier arrivant 26A du bureau de réception/distribution 26 du transporteur privé ou de l'administration postale, à une lecture du code de réponse unique porté sur l'enveloppe réponse fermée ERF, au moyen d'un dispositif conventionnel de saisie automatique comme un numériseur, une caméra numérique, un lecteur de code à barres, un lecteur OCR ou encore un lecteur RFID (selon la nature du code unique), et à sa transmission à l'expéditeur le jour même, via le réseau Internet 20. Pour cela, les coordonnées électroniques de l'expéditeur auront été préalablement enregistrées dans la base de données 26C. On peut toutefois envisager que ces coordonnées soient présentes directement au niveau du code de réponse unique ou encore présentes à coté de celui-ci dans un code à barres séparé, comme celui connu sous le nom de « Postnet code » ou de « 4-state code ». On peut aussi envisager que cette transmission soit faite vers un tiers chargé spécialement par l'expéditeur de la relance client qui, par exemple, pourrait être faite via le réseau Internet si le destinataire possède une adresse de courrier électronique connue de ce tiers.However, according to the invention, it is proceeded at the incoming mail sorting module 26A of the reception / distribution office 26 of the private carrier or the postal administration, to a reading of the unique response code carried on the envelope closed response ERF, by means of a conventional automatic entry device such as a digitizer, a digital camera, a barcode reader, an OCR reader or an RFID reader (depending on the nature of the unique code), and its transmission to the sender the same day, via the Internet network 20. For this, the electronic coordinates of the sender will have been previously recorded in the database 26C. However, it can be envisaged that these coordinates are present directly at the level of the unique response code or are present next to it in a separate barcode, such as the one known under the name of "Postnet code" or "4-state code ". It can also be envisaged that this transmission is made to a third party specifically loaded by the sender of the customer recovery which, for example, could be made via the Internet if the recipient has an e-mail address known to this third party.

Bien entendu, parallèlement, l'enveloppe réponse avec son paiement poursuivra son chemin au travers du réseau postal pour aboutir en définitive chez l'expéditeur quelques jours plus tard.Of course, at the same time, the response envelope with its payment will continue its way through the postal network to finally reach the sender a few days later.

Ainsi, avec la présente invention, l'expéditeur (ou le tiers précité) est informé de l'expédition de l'enveloppe réponse par le destinataire bien avant son arrivée, et il peut donc s'abstenir de lui adresser une relance inutile. En outre, il sait dès l'échéance si les destinataires ont expédié ou non leur enveloppe réponse et il peut donc dès le lendemain de cette échéance, sans attendre un délai de grâce quelconque, procéder aux relances des destinataires négligents ou volontairement retardataires sans risquer de désapprobation de leur part.Thus, with the present invention, the sender (or the aforementioned third party) is informed of the dispatch of the reply envelope by the recipient well before his arrival, and he can therefore abstain from sending him a useless raise. In addition, he knows from the expiry date whether the recipients have sent or not their envelope response and it can therefore the day after this deadline, without waiting for any grace period, proceed to reminders recipients negligent or voluntarily late without risk of disapproval from them.

Le procédé de traitement des enveloppes réponses comporte ainsi à la fois un procédé de suivi automatique de ces enveloppes réponse et un procédé de relance automatique du destinataire à partir de ce suivi, procédés dont les différentes étapes sont résumées dans l'organigramme de la figure 2.The method of processing the response envelopes thus comprises both a method for automatically tracking these response envelopes and a method for automatically restarting the recipient from this monitoring, the steps of which are summarized in the flowchart of FIG. 2. .

Le procédé de suivi automatique suppose bien entendu que l'enveloppe réponse ait été reçue par le destinataire et donc que l'expéditeur ait procédé préalablement à son envoi dans une enveloppe à l'adresse du destinataire, cet envoi via un réseau d'acheminement postal étant lui-même précédé de l'impression sur une enveloppe réponse ou une étiquette réponse jointe à un document du code de réponse unique se présentant sous la forme d'un code à barres (mono ou de préférence bidimensionnel) ou de caractères alphanumériques. Ce code unique qui peut avantageusement comporter l'adresse de courrier électronique de l'expéditeur peut aussi être inscrit dans un indicateur RFID collée sur l'enveloppe réponse ou l'étiquette réponse précitée.The automatic tracking method of course assumes that the reply envelope has been received by the recipient and therefore that the sender has previously sent it in an envelope to the address of the recipient, the sending via a postal routing network itself being preceded by printing on a response envelope or an answer label attached to a document of the unique response code in the form of a bar code (mono or preferably two-dimensional) or alphanumeric characters. This unique code which may advantageously include the e-mail address of the sender may also be written in an RFID indicator stuck on the response envelope or the aforementioned reply label.

La première étape 50 consiste, pour le destinataire, à remettre l'enveloppe réponse à laquelle a été joint un moyen de paiement à un bureau de réception/distribution du réseau d'acheminement postal pour permettre sa réexpédition à l'expéditeur.The first step 50 consists, for the recipient, to return the envelope envelope to which was attached a means of payment to a reception / distribution office of the postal routing network to allow forwarding to the sender.

Il est alors procédé tout d'abord au niveau de ce bureau, dans une étape suivante 52, à la lecture par un moyen de saisie automatique du code de réponse unique apposé sur cette enveloppe réponse, puis dans une étape 54 à l'envoi de ce code de réponse unique à une adresse de courrier électronique déterminée de l'expéditeur ou d'un tiers mandaté par celui-ci au travers du réseau Internet auquel est relié leur ordinateur.It is then proceeded first at this office, in a next step 52, reading by means of automatic entry of the unique response code affixed to this envelope response, then in a step 54 to the sending of this unique response code to a specific e-mail address of the sender or a third party mandated by the latter through the Internet network to which their computer is connected.

En variante de l'étape 54, il peut être envisagé que l'opération d'envoi du code de réponse unique à l'adresse de courrier électronique précitée soit remplacée par une étape 56 de stockage du code de réponse unique dans une base de données quelconque du réseau d'acheminement postal accessible au travers du réseau Internet, et une étape 58 de récupération par l'expéditeur, donc au travers de ce réseau Internet, de ce code de réponse unique stocké dans la base de données.As a variant of step 54, it may be envisaged that the operation of sending the unique response code to the abovementioned e-mail address is replaced by a step 56 of storing the response code. unique in any database of the postal routing network accessible through the Internet, and a step 58 of recovery by the sender, so through this Internet, of this unique response code stored in the database of data.

Ce suivi permet alors la mise en oeuvre du procédé de relance automatique du destinataire selon que le code de réponse unique est reçu ou non à l'adresse de courrier électronique de l'expéditeur ou d'un tiers mandaté par celui-ci au plus tard à l'échéance fixée par l'expéditeur (étape 60).This tracking then allows the implementation of the process of automatic recovery of the recipient depending on whether the unique response code is received or not to the e-mail address of the sender or a third party mandated by the latter at the latest at the deadline set by the sender (step 60).

En variante, c'est seulement si le code de réponse unique n'est pas récupéré par l'expéditeur dans une base de données où il a été stocké préalablement au plus tard à ladite échéance donnée que la lettre de relance est envoyée.Alternatively, it is only if the unique response code is not retrieved by the sender in a database where it was stored before at the latest at said given deadline that the reminder letter is sent.

Si l'invention a été plus précisément décrite en référence à une application de paiement, elle n'est bien entendu pas limitée à ce seul domaine. On peut notamment envisager son utilisation pour l'inscription à une manifestation quelconque, comme un congrès, dont le nombre de place est limitée ou encore pour la réception d'un cadeau ou avantage quelconque dont le nombre est lui aussi limité.If the invention has been more specifically described with reference to a payment application, it is of course not limited to this area alone. One can especially consider its use for registration for any event, such as a congress, the number of places is limited or for the receipt of a gift or benefit of any kind, the number is also limited.

Claims (13)

Procédé de relance automatique d'un destinataire d'un article de courrier par un expéditeur de cet article de courrier, le destinataire devant retourner une enveloppe réponse (ERF) avant une échéance donnée, procédé caractérisé en ce qu'il comporte l'opération d'envoi d'une lettre de relance à l'adresse du destinataire seulement si un code de réponse unique, apposé sur ladite enveloppe réponse et lu par un moyen de saisie automatique au niveau d'un bureau de réception/distribution (26A) d'un réseau d'acheminement postal (22), n'est pas reçu à une adresse de courrier électronique déterminée au plus tard à ladite échéance donnée.A method of automatically restarting a recipient of a mail item by a sender of this mail item, the recipient having to return a response envelope (ERF) before a given deadline, characterized in that it comprises the operation of sending a reminder letter to the recipient address only if a unique response code affixed to said reply envelope and read by automatic entry means at a receiving / distributing office (26A) a postal routing network (22), is not received at a given e-mail address by that given deadline. Procédé selon la revendication 1, caractérisé en ce que ladite adresse de courrier électronique déterminée est stockée dans une base de données (26C) dudit bureau de réception/distribution du réseau d'acheminement postal en correspondance avec ledit code de réponse unique.A method according to claim 1, characterized in that said determined e-mail address is stored in a database (26C) of said receiving / dispatching office of the postal routing network corresponding to said unique response code. Procédé selon la revendication 1, caractérisé en ce que ladite adresse de courrier électronique déterminée est imprimée sur ladite enveloppe réponse, de préférence sous la forme d'un code à barres.Method according to claim 1, characterized in that said determined e-mail address is printed on said response envelope, preferably in the form of a bar code. Procédé selon la revendication 1, caractérisé en ce que ledit code de réponse unique comporte ladite adresse de courrier électronique déterminée.Method according to claim 1, characterized in that said unique response code comprises said determined e-mail address. Procédé selon la revendication 1, caractérisé en ce que ladite adresse de courrier électronique déterminée est l'adresse de l'expéditeur.Method according to claim 1, characterized in that said determined e-mail address is the address of the sender. Procédé selon la revendication 1, caractérisé en ce que ladite adresse de courrier électronique déterminée est l'adresse d'un tiers mandaté par l'expéditeur.Method according to claim 1, characterized in that said determined e-mail address is the address of a third party mandated by the sender. Procédé selon la revendication 1, caractérisé en ce que ledit code de réponse unique est une suite de caractères alphanumériques, de préférence de type OCR, ou un code à barres mono ou bidimensionnel.Method according to claim 1, characterized in that said unique response code is a sequence of alphanumeric characters, preferably of the OCR type, or a one or two-dimensional bar code. Procédé selon la revendication 6, caractérisé en ce que l'opération de lecture comporte une numérisation OCR desdits caractères alphanumériques.Method according to claim 6, characterized in that the read operation comprises an OCR scanning of said alphanumeric characters. Procédé selon la revendication 6, caractérisé en ce que l'opération de lecture comporte une lecture/reconnaissance dudit code à barres.Method according to claim 6, characterized in that the read operation comprises a reading / recognition of said bar code. Procédé selon la revendication 6, caractérisé en ce que l'opération de lecture comporte une lecture/écriture RFID du code de réponse unique inscrit dans un indicateur RFID collé sur ladite enveloppe réponse.Method according to claim 6, characterized in that the read operation comprises an RFID read / write of the unique response code written in an RFID indicator pasted on said response envelope. Procédé selon l'une quelconque des revendications 1 à 10, caractérisé en ce que ladite enveloppe réponse (ERF) est formée à partir d'une enveloppe réponse vide (ERV) reçue dans ledit article de courrier adressé au destinataire par l'expéditeur.Method according to any one of claims 1 to 10, characterized in that said response envelope (ERF) is formed from an empty response envelope (ERV) received in said mail article addressed to the addressee by the sender. Procédé selon l'une quelconque des revendications 1 à 10, caractérisé en ce que ladite enveloppe réponse (ERF) est formée à partir d'une simple enveloppe (E) sur laquelle est collée une étiquette réponse (LR) reçue dans ledit article de courrier adressé au destinataire par l'expéditeur.Method according to any one of claims 1 to 10, characterized in that said envelope response (ERF) is formed from a simple envelope (E) on which is glued a response label (LR) received in said mail article addressed to the addressee by the sender. Procédé de relance automatique d'un destinataire d'un article de courrier selon la revendication 1, caractérisé en ce que l'opération d'envoi de la lettre de relance à l'adresse du destinataire seulement si le code de réponse unique n'est pas reçu à une adresse de courrier électronique déterminée au plus tard à ladite échéance donnée est remplacée par une opération d'envoi de la lettre de relance à l'adresse du destinataire seulement si le code de réponse unique n'est pas récupéré par l'expéditeur dans une base de données (26C) où il a été stocké préalablement au plus tard à ladite échéance donnée.A method of automatically restarting a recipient of a mail item according to claim 1, characterized in that the operation of sending the reminder letter to the address of the recipient only if the unique response code is not not received at a particular e-mail address by the given deadline is replaced by a sending operation of the reminder letter to the recipient's address only if the unique reply code is not retrieved by the sender in a database (26C) where it was stored prior to the given deadline at the latest.
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