DE102007005327A1

DE102007005327A1 - Method for producing printed labels for labeled documents, involves utilizing program controlled computer and label printer controlled by computer for determining identifier by entering data of document in computer

Info

Publication number: DE102007005327A1
Application number: DE200710005327
Authority: DE
Inventors: Tobias Gramer
Original assignee: Individual
Current assignee: Individual
Priority date: 2007-01-29
Filing date: 2007-01-29
Publication date: 2008-07-31

Abstract

The method involves utilizing a program controlled computer and a label printer controlled by the computer for determining an identifier by entering the data of document in the computer. The identifier is automatically tested whether it is unique (S26). A data set is generated (S30) and stored (S32) by the computer from the entered data. A label is produced on which a part of the data of the data set and the identifier is printed.

Description

Die Erfindung betrifft ein Verfahren zum Erzeugen von bedruckten Etiketten für das Etikettieren von Belegen, welche unterschiedlichen Beleggruppen zugehören können. Die Erfindung betrifft ferner ein Etikett, das nach einem solchen Verfahren erhältlich ist, und es betrifft einen Beleg, der mit einem solchen Etikett versehen ist.The The invention relates to a method for producing printed labels for the Label documents, which different document groups To belong can. The invention further relates to a label according to such Method available is, and it concerns a document, which with such a label is provided.

Belege werden häufig handschriftlich bearbeitet, z. B., indem man auf dem betreffenden Dokument handschriftlich irgendwelche Vermerke macht. Dies gilt besonders für Belege, die in eine Firma von außen hereinkommen und die sozusagen in das interne System der betreffenden Firma eingegliedert werden müssen, um eine reibungslose Verarbeitung zu ermöglichen.supporting documents become common Handwritten edited, z. B. by looking at the relevant Document handwritten any notes. this applies especially for Evidence that comes in from outside a company and, so to speak into the internal system of the company concerned have to, to allow a smooth processing.

Es ist deshalb eine Aufgabe der Erfindung, ein neues Verfahren bereit zu stellen, das die Transformation von externen Belegen in interne Belege erleichtert.It It is therefore an object of the invention to provide a new method to put the transformation of external evidence into internal Documents relieved.

Nach der Erfindung wird diese Aufgabe gelöst durch das Verfahren nach Anspruch 1.To The invention solves this problem by the method according to Claim 1.

Ein erfindungsgemäßes Verfahren vermeidet die Notwendigkeit zur Verwendung von handschriftlichen Vermerken auf einem Beleg, da an die Stelle solcher Vermerke ein aufgeklebtes Etikett treten kann. Dieses trägt zumindest einen Teil des gespeicherten Datensatzes, und zudem trägt es einen Identifikator, der innerhalb der Beleggruppe, der dieser Beleg zugehört, nur einmal vorkommt, also unik ist, was durch eine entsprechende automatische maschinelle Prüfung sicher gestellt wird.One inventive method avoids the need to use handwritten Note on a receipt, as in place of such notes glued label can occur. This carries at least part of the stored record and also carries an identifier, within the document group to which this slip belongs, only happens once, so unik is what is by a corresponding automatic Machine testing is ensured.

Dieser Identifikator ermöglicht dann einen direkten Zugang zum Beleg, sei es in Papierform, sei es in eingescannter Form, und er ermöglicht vor allem einen direkten Zugriff zum kompletten Datensatz, der diesem Beleg im internen System der betreffenden Firma zugeordnet ist.This Identifier allows then a direct access to the receipt, be it in paper form, be it in scanned form, and above all, it allows a direct Access to the complete data record of this document in the internal system assigned to the company concerned.

Auf diese Weise erhält man einen hohen Grad von Fälschungssicherheit, denn ein Fälscher müsste nicht nur den Beleg selbst fälschen, sondern auch den zugehörigen Datensatz, der an einer ganz anderen Stelle hinterlegt ist.On get that way you have a high degree of counterfeit security, because a counterfeiter would not have just fake the receipt itself, but also the associated one Record stored in a completely different place.

Weitere Einzelheiten und vorteilhafte Weiterbildungen der Erfindung ergeben sich aus dem im folgenden beschriebenen und in der Zeichnung dargestellten, in keiner Weise als Einschränkung der Erfindung zu verstehenden Ausführungsbeispielen, sowie aus den Unteransprüchen. Es zeigt:Further Details and advantageous developments of the invention result from the one described below and shown in the drawing, in no way as a limitation the invention to be understood embodiments, and from the dependent claims. It shows:

1 eine Prinzipdarstellung der Erfindung, 1 a schematic diagram of the invention,

2 ein Flussdiagramm einer bevorzugten Ausführungsform eines erfindungsgemäßen Verfahrens, 2 a flow chart of a preferred embodiment of a method according to the invention,

3 eine bevorzugte Weiterbildung der Erfindung, 3 a preferred embodiment of the invention,

4 einen ersten Beleg und das ihm zugeordnete bedruckte Etikett, 4 a first receipt and its associated printed label,

5 einen zweiten Beleg und das ihm zugeordnete bedruckte Etikett, 5 a second document and its associated printed label,

6 einen dritten Beleg und zwei diesem zugeordnete bedruckte Etiketten, von denen das linke eine fehlerhafte Dateneingabe dokumentiert und das zweite die Korrektur dieser fehlerhaften Dateneingabe betrifft, und 6 a third document and two printed labels associated therewith, the one on the left documenting erroneous data entry and the second relating to the correction of this erroneous data entry, and

7 einen Datensatz, welcher die Daten zeigt, die zu dem dritten Beleg gemäß 6 gehören. 7 a record showing the data corresponding to the third document according to 6 belong.

1 zeigt eine Prinzipdarstellung der Erfindung. Diese verwendet einen Rechner 10 mit einem geeigneten Programm 12, wie es z. B. von der Firma DATEV in Nürnberg hergestellt wird. Dieser Rechner 10 hat mindestens eine Eingabevorrichtung 14, z. B. einen optischen Leser, eine Tastatur, oder dergleichen. Der Rechner 10 kann ggf. auch elektronisch übermittelte Daten über eine Leitung 16 direkt übernehmen, falls diese Daten in einem vorgegebenen Format angeliefert werden. 1 shows a schematic diagram of the invention. This uses a calculator 10 with a suitable program 12 as it is z. B. produced by the company DATEV in Nuremberg. This calculator 10 has at least one input device 14 , z. As an optical reader, a keyboard, or the like. The computer 10 may also electronically transmitted data via a line 16 directly if these data are delivered in a predefined format.

2 zeigt in Form eines Flussdiagramms eine bevorzugte Ausführungsform eines erfindungsgemäßen Verfahrens. Im Schritt S20 werden Daten aus einem Beleg 22 mittels der Eingabevorrichtung 14 in den Rechner 10 eingegeben. In einem Schritt S24 wird ein Identifikator erzeugt. In vielen Fällen wird das die Nummer sein, die der Erzeuger des Belegs 22 diesem zugeordnet hat, also z. B. eine Rechnungsnummer oder ein Teil von ihr. 2 shows in the form of a flow chart a preferred embodiment of a method according to the invention. In step S20, data is extracted from a receipt 22 by means of the input device 14 in the calculator 10 entered. In step S24, an identifier is generated. In many cases, this will be the number that the producer of the receipt 22 assigned to this, so z. For example, an invoice number or a part of it.

Im Schritt S26 wird geprüft, ob dieser Identifikator in der betreffenden Beleggruppe einzigartig ist, oder ob es in dieser Beleggruppe einen gleich lautenden anderen Identifikator gibt.in the Step S26 is checked whether this identifier is unique in the relevant document group, or whether there is an identical one in this document group Identifier gives.

Falls in S26 festgestellt wird, dass der Identifikator nicht einzigartig ist, wird im Schritt S28 ein neuer Identifikator generiert, der innerhalb dieser Beleggruppe einzigartig ist.If in S26 it is found that the identifier is not unique is, a new identifier is generated in step S28, the unique within this document group.

Im Anschluss an S26 oder S28, oder auch diesen Schritten vorausgehend, wird in S30 ein formatierter Datensatz erzeugt und in S32 gespeichert.in the Connection to S26 or S28, or preceding these steps, a formatted data record is generated in S30 and stored in S32.

Dieser Datensatz wird im Normalfall zu groß für den Druck auf einem meist recht kleinen Etikett sein. Er kann deshalb entweder auf mehreren Etiketten ausgedruckt werden, oder aber es wird ein Extrakt aus diesem Datensatz erstellt, der nur die wichtigsten Daten enthält.This dataset will normally be too big to print on a mostly small label be. It can therefore either be printed on several labels, or an extract from this data set containing only the most important data can be created.

Im Schritt S33 wird dann durch einen Drucker 34 ein Etikett 36 mit dem Identifikator 38 und dem Extrakt 40 des Datensatzes bedruckt. Im Schritt S42 wird dieses bedruckte Etikett 36 ausgegeben, z. B. direkt auf den Beleg 22, oder das Etikett 36 wird bei 44 auf den Beleg 22 transferiert und dort mittels seines permanenten Haftklebers aufgeklebt.In step S33 is then by a printer 34 a label 36 with the identifier 38 and the extract 40 of the data record printed. In step S42, this printed label becomes 36 issued, z. B. directly to the document 22 , or the label 36 is at 44 on the receipt 22 transferred and pasted there by means of his permanent pressure-sensitive adhesive.

Das Selbstklebeetikett 36 kann beim Bedrucken auf einem Trägerband aufgeklebt sein und kann nach dem Bedrucken mittels einer sogenannten Spendevorrichtung, also an einer Spendekante, von diesem Trägerband getrennt werden. Solche Etiketten auf einem Trägerband sind in verschiedenen Größen und Farben im Handel erhältlich und gewöhnlich mit einem permanenten Haftkleber versehen, so dass es nicht mehr möglich ist, sie vom Beleg 22 abzulösen, ohne dass hierbei sichtbare Spuren der Manipulation entstehen. Auch können die Etiketten 36 mit einem speziellen Kontrollzeichen bedruckt werden, das vom Rechner 10 nach bestimmten Gesetzmäßigkeiten erzeugt wird, die in einem ROM des Rechners 10 so gespeichert sind, dass sie nicht gelesen werden können.The self-adhesive label 36 can be glued on a carrier tape during printing and can be separated after printing by means of a so-called dispensing device, ie at a dispensing edge of this carrier tape. Such labels on a carrier tape are commercially available in various sizes and colors and usually provided with a permanent pressure-sensitive adhesive so that it is no longer possible to remove them from the receipt 22 replace, without causing visible traces of manipulation. Also, the labels can 36 be printed with a special control character, the computer 10 according to certain laws generated in a ROM of the computer 10 are stored so that they can not be read.

Ferner können die Etiketten 36 fälschungssicher sein, z. B. durch einen speziellen Aufdruck, etwa nach Art einer Banknote, oder durch seitliche Einschnitte, transversal verlaufende Schnittlinien etc., die verursachen, dass das Etikett zerstört wird, wenn versucht wird, es abzulösen. Auch kann ein Aufdruck aus fluoreszierender Farbe vorgesehen werden, oder auf das Etikett können bereits vor dem Bedrucken bestimmte Identifikationsmerkmale aufgedruckt werden, z. B. eine farbige Umrandung, eine fortlaufende Nummer, oder dgl. 3 zeigt einen Lesevorgang.Furthermore, the labels 36 be forgery-proof, z. B. by a special imprint, such as a banknote, or by lateral incisions, transversal cutting lines, etc., which cause the label is destroyed when trying to replace it. Also, an imprint of fluorescent ink can be provided, or on the label certain features can be printed before printing, z. B. a colored border, a sequential number, or the like. 3 shows a read.

Hierfür wird an den Rechner 10 ein Lesegerät 50 angeschlossen, mit dem der Identifikator 38 gelesen werden kann. Z. B. kann der Identifikator 38 in Form eines Barcodes auf das Etikett 36 aufgedruckt werden, und das Lesegerät 50 ist dann ein Barcodeleser.For this purpose is to the computer 10 a reader 50 connected with the identifier 38 can be read. For example, the identifier 38 in the form of a barcode on the label 36 be printed, and the reader 50 is then a barcode reader.

Durch Lesen des Identifikators 38 wird der Rechner 10 veranlasst, den vollständigen Datensatz auszugeben, der zum Identifikator 38 gehört. Dies kann z. B. mittels eines Bildschirms oder eines Druckers geschehen.By reading the identifier 38 becomes the calculator 10 causes to output the complete record leading to the identifier 38 belongs. This can be z. Example by means of a screen or a printer.

Gemäß 3 wird im Schritt S52 der Identifikator 38 gelesen, und anschließend wird im Schritt S54 der komplette Datensatz angezeigt oder ausgedruckt.According to 3 at step S52, the identifier becomes 38 is read, and then in step S54 the complete record is displayed or printed out.

4 zeigt die Verarbeitung eines Belegs 22A für einen Barkauf. Bei der Eingabe in den Rechner 10 wird die Kaufsumme 10,99 eingegeben, ferner der Steuersatz, die Nummer des Lieferanten, und die letzten sechs Stellen "140688" der Rechnungsnummer des Lieferanten. hier also der Fa. Müller. Diese letzten sechs Stellen werden zunächst im Rechner 10 daraufhin geprüft, ob sie für die Beleggruppe der bar bezahlten Rechnungen einzigartig sind. Falls Nein, werden diese sechs Ziffern durch eine andere Zahl ersetzt, die für diese Beleggruppe der Bar-Rechnungen einzigartig ist, also nicht doppelt vorkommt. Falls diese sechs Stellen einzigartig sind, werden sie bei 38A auf das Etikett 36A als Identifikator aufgedruckt, und dieser gleiche Identifikator 38A wird auch als maschinenlesbarer Barcode aufgedruckt, ggf. in verschlüsselter Form. Gewöhnlich wird auch das Datum der Verarbeitung aufgedruckt. 4 shows the processing of a document 22A for a cash purchase. When entering into the calculator 10 the purchase price of 10,99 is entered, the tax rate, the number of the supplier, and the last six digits "140688" of the supplier's invoice number. here so the company Müller. These last six digits are initially in the calculator 10 then checked to see if they are unique to the voucher group of cash paid invoices. If no, these six digits will be replaced by a different number that is unique to this voucher group of cash bills, so it will not be duplicated. If these six digits are unique, they will be included 38A on the label 36A printed as an identifier, and this same identifier 38A is also printed as a machine-readable barcode, possibly in encrypted form. Usually also the date of the processing is printed.

Da hier auf dem Beleg 22A nicht genügend freier Platz vorhanden ist, können dieser und das Etikett 36A gemeinsam auf ein leeres Blatt Papier aufgeklebt werden und stellen dann zusammen den bearbeiteten Beleg 22 dar. Das Etikett 36A enthält hier alle wesentlichen Daten des Belegs.As here on the slip 22A Not enough free space is available, this and the label 36A glued together on a blank sheet of paper and then put together the edited document 22 The label 36A contains all essential data of the document.

Soweit auf dem Beleg 22 Platz vorhanden ist, können die Daten auch direkt auf den Beleg aufgedruckt werden.As far as on the receipt 22 Space is available, the data can also be printed directly on the receipt.

5 zeigt einen Beleg 226, nämlich eine Wareneingangsrechnung. Auf ihr ist ein Etikett 36B aufgeklebt. Die Rechnung betrifft Nahrungsmittel, die inclusive 7% MWSt einen Betrag von 1.136,01 gekostet haben, sowie einen Rechnungsposten für Fracht, die – inclusive 16% MWSt – 116, – gekostet hat. Der Beleg 22B hat beim Lieferanten die Nummer 49182. 5 shows a receipt 226 namely, a goods receipt invoice. There is a label on it 36B glued. The bill concerns foodstuffs which cost 7,136.01 inclusive of 7% VAT, as well as an invoice item for freight, which - including 16% VAT - cost 116, -. The document 22B has the supplier number 49182.

Die Nummer 49182 wird versuchsweise als Identifikator 38B verwendet und deshalb im Rechner 10 darauf geprüft, ob sie für die Belege dieses Lieferanten unik ist. Wenn die Prüfung ergibt, dass dies der Fall ist, wird sie an der Stelle 38B auf das Etikett 36B gedruckt, ebenso als Barcode 38B', damit der Identifikator maschinell gelesen werden kann, z. B. im Rahmen einer Steuerprüfung.The number 49182 is tentatively used as an identifier 38B used and therefore in the calculator 10 checked whether it is unik for the evidence of this supplier. If the exam shows that this is the case, it will be in place 38B on the label 36B printed, as well as barcode 38B ' so that the identifier can be read by machine, e.g. B. in the context of a tax audit.

Ferner werden auf das Etikett 36B die beiden Beträge 116, – und 1136,01 und ihre Summe 1.252,01 gedruckt, dazu die Buchungsvermerke, nämlich die Kreditorenkontonummer, hier 70125, sowie Angaben über die Steuerart und den Steuersatz, hier nach den DATEV-Konventionen.Further, be on the label 36B the two amounts 116 , - and 1136.01 and their total 1.252,01 printed, to the accounting notes, namely the vendor account number, here 70125, as well as information on the type of tax and the tax rate, here according to the DATEV conventions.

Das Etikett 36B enthält also hier aus Platzgründen nicht den kompletten Datensatz, sondern nur die wichtigsten Daten, die eine schnelle Überprüfung der Richtigkeit der Eingabe gestatten. Der vollständige Datensatz kann gelesen werden, indem man den Barcode 38B' mit dem Barcodeleser 50 liest.The label 36B For reasons of space, it does not contain the complete data record, but only the most important data, which allow a quick check of the correctness of the input. The full record can be read by one the barcode 38B ' with the barcode reader 50 read.

Es kann auch vorkommen, dass erst nach dem Aufkleben eines Etiketts 36 festgestellt wird, dass Daten falsch in den Rechner 10 eingegeben wurden. In diesem Fall muss der Vorgang storniert werden, d. h. die falsche Buchung wird storniert, aber man behält den Identifikator unverändert bei und gibt die Daten erneut ein, jedoch mit einem sogenannten Generalumkehrschlüssel, der hier "200" lautet.It can also happen that only after the sticking of a label 36 it is found that data is wrong in the calculator 10 were entered. In this case, the process must be canceled, ie the wrong booking is canceled, but the identifier is kept unchanged and the data is entered again, but with a so-called general reversal key, which here is "200".

Diesen Fall zeigt 6. Links befindet sich dort ein Etikett 36C, auf das bei 38C der Identifikator "138255" aufgedruckt ist, der im Rahmen der Belege für diesen Lieferanten unik ist, was – wie beschrieben – durch Prüfung festgestellt wird.This case shows 6 , There is a label on the left 36C , at the 38C the identifier "138255" is printed, which is unik in the context of the documents for this supplier, which - as described - is determined by examination.

Bei der Eingabe der Daten ist beim Betrag incl. 7% MWSt, der It. Rechnung 283,28 lautet, ein Zahlendreher vorgekommen, d. h. dieser wurde eingegeben als 238,28.at the entry of the data is the amount incl. 7% VAT, the It. Invoice 283.28, there is a pianist, d. H. this one became entered as 238.28.

Deshalb wird dieser Teil der Buchung rückgängig gemacht, und es wird ein neues Etikett 36C' erstellt, das wiederum den Identifikator "138255" enthält, und es wird als erstes die falsche Buchung 238,28 neu eingegeben, aber mit dem Suffix S (Soll), und statt mit dem Präfix 90 hier mit dem Generalumkehrschlüssel "200", aber sonst den identischen Angaben. Anschließend wird die korrekte Buchung eingegeben, also der Betrag 283,28.Therefore, this part of the booking will be undone and it will be a new label 36C ' which in turn contains the identifier "138255", and the wrong entry 238, 28 is reentered first, but with the suffix S (set) instead of the prefix 90 here with the general reversal key "200", but otherwise the identical information. Then the correct booking is entered, that is the amount 283,28.

7 zeigt beispielhaft einen kompletten Datensatz zu diesen beiden Vorgängen. Man erkennt, dass dieser Lieferant die Nummer 70723 hat, dass der (bei 38C aufgedruckte) Identifikator "138255" lautet, dass der Betrag 6,03 unverändert ist, dass die falsche Zahl 238,28 storniert wurde, und dass die richtige Zahl 283,28 an ihre Stelle getreten ist. 7 shows an example of a complete record for these two processes. It can be seen that this supplier has the number 70723, that the identifier (138C) printed on 38C reads that the amount 6,03 is unchanged, that the wrong number 238,28 has been canceled, and that the correct number 283, 28 has taken its place.

In einem solchen Fall hat also der Beleg 22C (6) zwei Etiketten 36C und 36C', und der Datensatz einschließlich aller Änderungen kann durch Eingabe des Identifikators sichtbar gemacht werden.In such a case, so has the document 22C ( 6 ) two labels 36C and 36C ' , and the record including all changes can be made visible by entering the identifier.

Durch die Erfindung ergibt sich eine erhebliche Beschleunigung bei der Erstellung von Belegen, die sehr gut lesbar sind und bei denen Doppelarbeit vermieden wird. Der Datensatz eines Belegs wird direkt in den Rechner eingegeben. Anschließend wird durch Drücken einer Funktionstaste mit dem Etikettendrucker 34 ein Etikett 36 gedruckt, das die wesentlichen Daten des Belegs enthält. Dieses Etikett wird anschließend auf den Beleg geklebt. Auch enthält das Etikett einen maschinenlesbaren Teil, und mittels eines entsprechenden Lesegeräts wird es möglich, praktisch sofort den entsprechenden kompletten Datensatz aufzurufen. Voraussetzung hierfür ist, dass immer ein uniker Identifikator verwendet wird. Dieser muss innerhalb eines Kreditoren- oder Debitorenkontos eindeutig sein. Bei Kassenquittungen oder direkt gebuchten Bankbelegen, die keine Rechnungsnummer haben, wird eine solche automatisch aus den noch freien Nummern erzeugt, oder es wird eine selbstvergebene Nummer verwendet. Diese Nummer muss innerhalb der Kasse oder Bank eindeutig sein, ausgenommen diejenigen Buchungen in Bank oder Kasse, die ein Debitoren- oder Kreditorenkonto als Gegenkonto haben. Dabei überwacht der Rechner, ob Identifikatoren doppelt vergeben werden. Das ist kann auftreten, wenn irrtümlich dieselbe Nummer für verschiedene Rechnungen verwendet wird.The invention results in a significant acceleration in the creation of documents that are very easy to read and where duplication is avoided. The record of a document is entered directly into the computer. Subsequently, pressing a function key with the label maker 34 a label 36 printed, which contains the essential data of the document. This label is then glued to the slip. Also, the label contains a machine-readable part, and by means of a corresponding reader, it is possible to call the corresponding complete data record practically immediately. The prerequisite for this is that a unique identifier is always used. This must be unique within a vendor or customer account. For cash receipts or directly posted bank documents that do not have an invoice number, this is automatically generated from the remaining free numbers, or a self-assigned number is used. This number must be unique within the cash register or bank, except those bank or cash desk entries that have a debit or vendor account as an offsetting account. The computer monitors whether identifiers are assigned twice. This can occur if the same number is mistakenly used for different invoices.

Durch die Erfindung wird erstmals eine eindeutige Beziehung zwischen einem Beleg und z. B. einer EDV-Buchhaltung hergestellt. Manipulationen werden hierdurch stark erschwert.By For the first time, the invention becomes a unique relationship between a Document and z. B. a computerized accounting. Manipulations are This makes it much more difficult.

Eine Steuerprüfung wird sehr stark beschleunigt, da der Zugriff zu den Datensätzen praktisch sofort erfolgen kann.A tax audit is very much accelerated because access to the records practically can be done immediately.

Der auf dem Etikett ausgedruckte Datensatz ist im Regelfall automatisch identisch mit der Buchung innerhalb des Rechners. Deshalb braucht nicht mehr kontrolliert zu werden, ob auf der Rechnung dieselbe handschriftliche Buchung steht wie die, welche in den Rechner eingegeben wurde. Mühevolle Kontrollen, z. B. durch den Betriebsprüfer, erübrigen sich auf diese Weise.Of the The record printed on the label is usually automatic identical to the booking within the computer. Therefore does not need more to be checked, whether on the bill the same handwritten Booking is like the one entered into the calculator. hassles Controls, z. B. by the auditor, unnecessary in this way.

Ferner ergibt sich durch den Wegfall der manuellen Kontierung eine erhebliche Zeitersparnis, und die Probleme bei schwer lesbaren Handschriften entfallen. Dies ist deshalb so, weil der gesamte Datensatz, der auf der Rechnung steht, mit der Maschine geschrieben ist.Further results from the elimination of manual account assignment a significant Time savings, and the problems with difficult to read manuscripts omitted. This is so because the entire record is on the bill stands written with the machine.

Ferner wird die Summe der Einzelbuchungen einer Rechnung direkt ausgedruckt. Hierdurch ist mit einem Blick erkennbar, ob die Buchung auch hinsichtlich der Summe übereinstimmt.Further the sum of the individual bookings of an invoice is printed out directly. This makes it clear at a glance whether the booking is also in terms of the sum agrees.

In den Barcode eines Etiketts wird man gewöhnlich den Identifikator, die Bestätigung für die Speicherung, die Kreditoren- oder Debitorenkontonummer, und ggf. das Kassen- oder Bankkonto eingeben. Durch den Identifikator 38, für den man in vielen aber nicht allen Fällen die vom Lieferanten vergebene Rechnungsnummer verwenden kann, entsteht eine eindeutige Zuordnung zwischen dem Beleg und dem hierfür angelegten Datensatz.In the barcode of a label, one usually enters the identifier, the confirmation of storage, the creditor or debtor account number, and, if necessary, the cash register or bank account. By the identifier 38 , for which one can use the invoice number assigned by the supplier in many but not all cases, a clear association between the document and the record created for this purpose is created.

Mit dem maschinenlesbaren Teil des Etiketts 36 wird es z. B. einem Betriebsprüfer ermöglicht, den oder die Datensätze zu dem betreffenden Beleg schnell aufzufinden und mit der Rechnung bzw. dem darauf aufgeklebten Etikett zu vergleichen.With the machine-readable part of the label 36 is it z. B. allows a tax auditor to quickly find the record or records for the document in question and with the bill or the compare label stuck on it.

Enthält ein Dokument (mit demselben Identifikator) mehrere Buchungssätze, so sollten diese in zusammengefasster Form erfasst werden. Dies bedeutet, dass als erstes die Endsumme auf der betreffenden Rechnung erfasst wird, und anschließend die Teilbeträge. Dies hat den Vorteil, dass die Kontrolle, ob der Identifikator unik ist, nur einmal erfolgen muss. Hierzu haben manche Programme entsprechende Routinen, z. B. bei DATEV^® die Routine "Aufteilen" im Programm "Kanzlei-Rechnungswesen". Hierbei ist es vorteilhaft, wenn der (bereits geprüfte) Identifikator automatisch auf den nächsten Buchungssatz übertragen wird. Hierdurch vermeidet man, dass ständig der Identifikator erneut auf Einmaligkeit überprüft wird, was Verzögerungen bewirken könnte.If a document (with the same identifier) contains multiple accounting records, these should be summarized. This means that first the grand total is recorded on the relevant invoice, and then the partial amounts. This has the advantage that the control of whether the identifier is unique must be done only once. For this purpose, some programs have appropriate routines, eg. For example, with DATEV ^®, the routine "Split" in the program "Law Firm Accounting". It is advantageous if the (already checked) identifier is automatically transferred to the next booking record. This avoids that the identifier is constantly checked for uniqueness, which could cause delays.

Naturgemäß sind im Rahmen der Erfindung vielfache Änderungen und Modifikationen möglich.By nature are in the Scope of the invention multiple changes and modifications possible.

Claims

Method for producing printed labels ( 36 ) for labeling receipts ( 22 ), which can belong to different document groups, with a program-controlled computer ( 10 ) and a controlled by this label printer ( 34 ), with the following steps: When entering the data of a document into the computer ( 10 ) an identifier ( 38 ; 38A ; 38B ) certainly; the identifier ( 38 ; 38A ; 38B ) is automatically checked to see if it is unik; from the entered data is determined by the computer ( 10 ) generates and stores a record according to given rules; a label ( 36 ) is generated, on which at least a part of the data of the data record and the identifier ( 38 ; 38A ; 38B ) are printed.

Method according to claim 1, wherein the unique identifier ( 38 ; 38A ; 38B ) in machine-readable form on the label ( 36 ) is printed.

Method according to claim 2, wherein the unique identifier ( 38 ; 38A ; 38B ) in the form of a barcode ( 38B ' ) on the label ( 36 ) is printed.

Method according to one of the preceding claims, in which the program-controlled computer is designed in such a way that after entry of the identifier ( 38 ; 38A ; 38B ) an output of this identifier ( 38 ; 38A ; 38B ) associated record is possible.

Method according to Claim 4, in which the program-controlled computer ( 10 ) is designed so that after input of the identifier ( 38 ; 38A ; 38B ) the data record assigned to it is output automatically.

Method according to one of the preceding claims, in which, if it is determined during the check that the identifier ( 38 ; 38A ; 38B ) within the document group to which it is assigned is not unique, this identifier ( 38 ; 38A ; 38B ) by the computer ( 10 ) another identifier ( 38 ; 38A ; 38B ), which is unik within the relevant document group.

Method according to one of the preceding claims, in which on the label ( 36 ) that the generated data set ( 24 ) has been stored.

Method according to one of the preceding claims, in which the label printer ( 34 ) for printing self-adhesive labels ( 36 ) is formed, which are arranged on a carrier web.

Method according to Claim 8, in which a self-adhesive label assigned to a given document is stored after the data record assigned to this document has been stored and after being printed with the identifier ( 38 ; 38A ; 38B ) and the part of the record of a label dispenser ( 34 ) is fed and donated there.

Printed label ( 36 ), obtainable by a method according to any one of the preceding claims.

Ducked label ( 36 ), which is provided with features that increase its security against counterfeiting, in particular with side cuts, security printing, sequential numbering, or the like.

Document provided with a printed label ( 36 ) according to claim 10 or 11.