CN101198932B - 联络管理系统和方法 - Google Patents

Abstract

本发明描述了一种联络管理系统，其具有包含专有信息的第一数据库和包含公用信息的第二数据库。适当时，将公众可用的信息与专有信息一起显示，以向用户提供更多关于联络人的信息。由公用数据库提供的多种关系允许用户使用专有数据和公用数据，以查找与潜在客户之间的关系。

Description

联络管理系统和方法

相关申请的交叉引用

本申请要求2005年4月29日提交的第60/676,052号美国临时申请的优先权，其全部内容通过引用并入本文。

技术领域

本发明涉及用于管理公司及其客户之间的关系的、由计算机实现的系统和方法。

背景技术

谚语“不在于你知道什么，而在于你认识谁”反映了这样一个事实，人是社会动物，我们与其他人共同生活在关系网中。人类活动中所有方面的机会(尤其是在业务中)都是通过我们与其他人的联络网出现的。

在已知的联络管理系统(CMS)的实例中，将与雇员有关的联络人的信息输入到仅对该雇员有效的数据库中。在许多情况下，雇员将他/她的联络人视为个人财产，并且可能不希望与公司的其它雇员共享这些信息。然而，联络管理系统表现出了网络效应，其中数据库的价值随着联络人数量的增加呈指数增长。从公司的角度，具有包含其全部雇员的联络人的组合联络管理系统增加了CMS的价值，并使公司的客户制度化。因此，还需要全面影响个人联络人的网络效应的企业层面的联络管理系统和方法。

发明内容

本发明的一个实施方式涉及联络管理系统，该系统包括：客户程序，用于从用户接收客户联络人数据并向该用户显示联络人信息；第一数据库，其包含专有联络人信息；第二数据库，其包含公用联络人信息；以及客户程序，用于从用户接收客户联络人数据，以将其存储在所述第一数据库中，并向所述用户显示联络人信息，其中所显示的联络人信息包括从所述第一数据库和所述第二数据库中检索到的信息。

本发明的一个方面涉及一种系统，其进一步包括约会程序组件，以用于从用户接收会议数据并向所述用户提供会议警报，所述会议数据包括参与者列表、会议时间、会议日期、以及客户联络人。本发明的另一方面涉及一种系统，其中所述会议数据进一步包括到会议模式的链接，所述会议模式生成未来日期内的一个或多个会议，所述未来日期由重复因子和频率指定。本发明的又一个方面涉及一种系统，其中约会程序组件根据会议模式生成会议，并且仅当生成的数据处于预定的未来时间周期内时，将生成的会议插入参与者的日程表中。在某些方面，约会程序组件进一步包括警报组件，所述警报组件被配置为检索关于所述客户联络人的当前信息，并在会议之前将检索到的信息发送到会议参与者。在某些方面，所述当前信息包括客户联络人最近的市场数据。在某些方面，所述当前信息包括关于客户联络人的新闻。在某些方面，通过电子邮件将检索到的信息发送给所述参与者。在某些方面，发送的信息中包括与所述客户联络人的先前会议的历史记录。另一方面，所述约会软件组件进一步包括大纲组件，所述大纲组件被配置为在会议排定的结束之后向会议参与者发送提醒，所述提醒提示所述用户输入会议大纲，所述大纲由所述大纲组件存储。另一方面，所述约会软件组件进一步包括摘要组件，所述摘要组件被配置为为用户生成报告，所生成的报告表明先前时间周期内与每个用户客户的会议次数。另一方面，所述联络人程序组件进一步包括推断组件，所述推断组件被配置为基于预定的规则自动要求用户帮助对所述用户的联络人进行介绍。本发明的另一方面涉及一种系统，所述系统进一步包括推荐对象程序组件，以用于从用户接收推荐对象数据，响应于查询而提供潜在推荐对象的列表，并追踪由所述用户提供的推荐对象。

附图说明

下面结合以下附图，参照本发明的优选实施方式和可选择的实施方式，对本发明进行描述，其中：

图1是本发明的某些实施方式中使用的架构的示意图；

图2是本发明的某些实施方式中使用的数据库模式的示意图；

图3是本发明的某些实施方式中使用的定制联络人表格的屏幕截图；

图4是本发明的某些实施方式中使用的定制联络人表格的另一个屏幕截图；

图5是本发明的某些实施方式中使用的定制联络人表格的另一个屏幕截图；

图6是本发明的某些实施方式中使用的定制联络人表格的另一个屏幕截图；

图7是本发明的某些实施方式中使用的定制约会表格的屏幕截图；

图8是本发明的某些实施方式中使用的定制约会表格的另一个屏幕截图；

图9是本发明的某些实施方式中使用的转换向导的屏幕截图；

图10是本发明的某些实施方式中使用的转换向导的另一个屏幕截图；

图11是本发明的某些实施方式中使用的转换向导的另一个屏幕截图；以及

图12是本发明的某些实施方式中使用的转换向导的另一个屏幕截图。

具体实施方式

图1是本发明的某些实施方式中使用的架构的示意图。图1示出了具有服务器方110和客户方150的客户-服务器架构。在客户方150，客户程序组件160使用户能够查看和检索联络人和日程表信息，并能够要求联络人和日程表信息。在优选的实施方式中，客户程序组件160是可从华盛顿州雷蒙德市的微软公司得到的Outlook

。使用Outlook作为客户方组件的优势在于可定制的表格163、167，其可与Outlook一起使用，以显示与用户相关的信息。可将定制表格存储在网络服务器中，并且当发布新的或已更新的表格时，可将定制表格推至内部网络上的每个客户计算机。Outlook为Microsoft Exchange Server140提供前端，Microsoft Exchange Server

140除了为用户提供处理电子邮件服务之外，还提供用于客户联络人和用户日程表信息的数据库管理服务。

客户方150连接于向用户提供企业范围的网络服务的公司内联网入口115。客户工作站上单一的登陆组件170维护与内联网入口115的会话。在优选的实施方式中，单一的登陆组件170可为可执行的Active X，其在功能上类似于Microsoft XML-HTTP库，但是当内联网入口115出现故障时，Active X适度地响应，从而允许Outlook继续运行，直到内联网入口115恢复。内联网入口115提供允许用户访问一个或多个数据库125、135的验证服务，数据库125、135包含公司和客户信息。当用户在Outlook中激活从数据库125、135中检索到的公司和客户信息时，这些信息将填充可定制的表格163、167。在某些实施方式中，当用户在Outlook中选择新的联络人控件时，显示定制的联络人表格163。同样，当用户在Outlook中选择新的约会控件时，可显示定制的约会表格167。

CMS中的联络人和日程表信息可为私有的(private)、专有的(proprietary)或公用的(public)。如本文中所使用的，私有联络人或约会仅可由该用户查看，而其他人不可用。私有联络人的例子可为用户的配偶或医生。私有约会的例子可为周年纪念日或与医生的约会。如本文中所使用的，专有的是指由公司维护且公众不可用的公司和客户信息。专有联络人的例子可为公司的客户或公司雇员与客户公司中的人的联系。如本文中所使用的，公用的是指公众可公开获得的信息。公用信息的例子可为公司的理事或官员。专有和公用信息可作为网络服务提供，并可存储在公司的内联网上的数据库125和135中。尽管图1示出的专有数据库125与公用数据库135是分离的，但是二者在逻辑上可被视为单一的数据库。存储在公用数据库中的信息可从公开可用资源中手动收集，但是优选地从第三方信息提供商获得。

在某些实施方式中，根据请求或以每周的标准对数据库125和135进行更新。在优选的实施方式中，只要用户改变联络人或约会、或者当输入新的联络人或约会时，就对数据库进行更新。

图2是本发明的某些实施方式中使用的数据库模式的示意图。在图2中，示出了专有数据201和公用数据203。专有数据201可包括雇员姓名212及其团体从属关系210，例如其P&L组、小部门、大部门或者公司的其它组织单元。由雇员姓名212、客户联络人姓名216和关系类型214对联络人进行限定。联络人职位218确定了联络人与客户公司的关系。组织表220包括公司的全部客户组织的列表。公用数据203可包括外部人员的姓名240、外部人员的公司244、以及外部人员的职位或外部人员与外部人员的公司之间的关系242。组织街道表(OrganizationStreet table)224维护对应于专有数据库中客户的内部姓名和公用数据库中客户的外部姓名的姓名对的列表。组织街道表224提供从内部使用的客户姓名到外部使用的客户姓名的翻译，而无需在组织表220或外部公司(ExtCompany)表244中编辑数据。

可提供链接或快捷方式以减少搜索的数量。例如，可在客户联络人表216和外部人员表240之间提供链接260。同样，可在联络人职位表218和外部人员职位表244之间提供链接265。通过检查客户联络人姓名表216和客户姓名表218之间的映射，在图2中示出了将公用数据合并到联络管理系统中的优点，这表明在联络人姓名表2 6和客户姓名表218之间存在一对一的映射。因为雇员最初是在具体事务的情况下与客户联络人相识的，所以会出现一对一的映射。然而，公用数据可表明客户联络人与客户之间具有不止一个关系，并且客户联络人可与其它客户或潜在客户具有关系。当雇员将新的联络人输入CMS时，他/她可不知道这些其它的关系。

现在参照图3-6描述创建新的联络人的方法。图3是当用户选择新的联络人控件时，由Outlook显示的定制联络人表格的示例性屏幕截图。在图3所示的屏幕之前，用户可指定为新的联络人创建链接。如果用户指定应该为新的联络人创建链接，则将新的联络人信息存储到专有数据库125中，并且这部分联络人信息对于公司的其它雇员将是可用。如果用户指定不应该创建链接，则认为新的联络人信息是私有的，并将其存储到仅该用户可见的交换服务器140上。图3所示的定制表格显示用户可输入联络人的姓名、职位和公司的区域。该表格还包括取消(cancel)控件和下一步(next)控件，当选择取消控件时，终止新的联络人的处理，当选择下一步控件时，保存输入的数据并向用户显示下一个屏幕。

图4是当用户选择图3所示表格上的继续(continue)控件时，所显示的定制联络人表格的示例性屏幕截图。图4显示了包含公用数据库中的联络人姓名的搜索结果的表410。表410由姓名匹配组件填充，该姓名匹配组件使用户输入的姓名标准化并将其与公用数据库中的姓名相比较。可对搜索结果进行评分，以显示匹配的准确度，并可通过降低分数显示搜索结果。用户从列表中选择适当的姓名，并选择选择(select)控件440，以创建到公用数据库中所选姓名的链接。如果搜索返回空值，用户则可选择添加(add)控件450，其将输入的信息添加为新的联络人，而不建立到公用数据库的链接。

图5是当用户在图4所示表格上选择选择控件440或添加控件450时，所显示的定制联络人表格的示例性屏幕截图。在图5所示的表格中，要求用户描述其与新的联络人的关系，并指出其是否愿意帮助介绍新的联络人。

在优选的实施方式中，可推断用户是否可帮助介绍联络人。该推断可基于用户、联络人及其先前的联络人的一个或多个特征。在不受限制的情况下，这种特征的实例可包括用户的角色、会议类型和联络人职位。在典型情况下，如果用户是银行负责人，并与联络人(客户公司的CFO)进行过两次或更多面对面的会议，则可推断该用户处于可帮助介绍联络人的情况，并且可用选项自动地呈现该用户，从而表明他/她的帮助介绍的意愿。会议类型还可包括从用户日程表中检索得到的社交约会，例如招待客户观看Yankees队的比赛。

图6是当用户选择图5所示表格上的保存(save)控件550时，所显示的定制联络人表格的示例性屏幕截图。在图6中，向用户显示两个表。第一表610显示与联络人有关系的公司中的其它雇员，该第一表由专有数据库填充。第二表650显示联络人的其他专业人员从属关系，该第二表由公用数据库填充。

图7是当用户选择Outlook中的新约会控件时，所显示的定制约会表格的示例性屏幕截图。在图7中，用户输入关于约会的所需信息，例如约会类型720、客户公司730、以及客户代表是否参加705。可通过选择“添加客户参与者”(Add-client-attendees)控件750添加客户参与者。

图8是当用户选择图7所示表格上的Add-client-attendees控件750时，所显示的定制约会表格的示例性屏幕截图。在图8中，约会表810列出了参加约会的客户参与者。可通过选择客户并选择移除(Remove)控件815将客户从约会列表中移除。可输入客户姓名，或从搜索结果列表820中选择客户。在图8所示的实例中，通过在专有数据库对客户公司EBANKER进行搜索，生成搜索结果列表。

可创建连续会议(recurring meeting)，从而允许对单一会议进行定制，而同时保持先前会议的历史详情和到将来会议的链接。在现有技术的系统中，将连续会议存储为具有重复因子和频率的单一会议。这样就能在单一会议中存储可能无限多的会议，并从而节省了存储空间。然而，在单一的连续会议中存储一系列重复的会议使得难以对每个会议的详情进行存储且难以定制特定的会议。许多情况下，改变特定会议的详情会影响到过去的会议，并且甚至可导致丢失过去会议的详情。

在优选的实施方式中，连续会议链接于包含连续会议的模式的对象。这种模式可包括描述重复次数或该模式是否无限继续的重复因子。该模式还可包括重复频率，例如每周、每月或每隔一周的周二。由该模式中产生的每个会议均被存储为用户日程表中的不同会议，但是保留到该模式的链接。当该模式例如从每隔一周的周三改变为每月的第三个周四时，将改变应用于该模式，但是不影响过去的会议。不改变过去的会议和该模式之间的链接，这样，先前会议的历史详情对连续会议的参与者仍然是有效的。此外，可改变将来会议的会议参与者，而不改变先前会议的人员名册。

通过生成预定的未来时间周期内的会议，可减少存储空间需求。例如，可将连续会议模式中的会议输入仅用于下三个月的、参与者的日程表。由于对每个日程表进行了更新，所以程序组件可插入该会议模式中的会议，以使每个日程表中具有下三个月的连续会议。在某些实施方式中，未来时间周期可默认为三个月，但是如果用户非常忙且必须保持他/她的时间表的流动性，则用户可改变时间周期。

在优选的实施方式中，通过鼓励每个参与者在每次会议总结之后马上输入会议详情来收集会议详情。软件组件自动生成电子邮件提醒，并将电子邮件提醒发送给至少一个会议参与者，要求其输入其会议笔记。在其他一些实施方式中，仅向会议主席或他/她的指定者发送提醒，让其输入会议大纲。将输入的笔记和大纲存储在专有数据库中，并使其具有到该会议的链接。

可产生会前市场警报，并通过电子邮件将其发送至即将到来的会议的每个参与者。在优选的实施方式中，软件组件在所排定的会议的前夜自动获得最新的市场数据和客户公司的新闻，并通过电子邮件将这些信息发送至每个参与者。在会前报告中可包括与客户公司的先前会议的历史情况。

用户可接收由软件组件自动生成的每月会议摘要报告。在优选的实施方式中，摘要报告包括与每个客户的会议次数，并标识出前一个月内未联络的客户。

图9-12示出了创建到先前存在的联络人列表的链接的方法。图9是处理过程中，当向导已扫描过用户联络人列表并将其与专有数据库进行比较以识别潜在的公司联络人之后的示例性屏幕截图。

由本发明实施方式维护的联络人的网络可用于生成并追踪客户的执行推荐对象。用户可将客户公司的人员提议并确定为市场空间中潜在的执行人，并可将该信息输入该人员的联络信息中。例如，用户A可将人员X确定为化学处理公司的潜在的首席财务官(CFO)。用户A将该信息输入人员X的联络信息中。如果另一个化学处理公司(用户B的客户)表示需要CFO，用户B则可在数据库中查询化学处理空间中的确定为潜在的CFO的人员。该查询将识别出潜在的推荐对象X，以及推荐人(用户A)，这样用户B就可联络用户A关于帮助在人员X和用户B之间进行介绍的可能性。如果人员X真的成为了用户B的客户的CFO，则将该信息存储到专有数据库中，从而对全部推荐对象进行追踪。

本文的说明书应该理解为仅介绍了本发明的一个优选实施方式。本领域技术人员将认识到，所描述的实施方式仅仅是能使用户从专有的和公用的可用数据源中查看联络人信息的、用于联络管理的新系统和方法的一个实例。为了能实现本发明包括的更一般的系统和方法，该实例包括了需要详细介绍的全部细节。阅读本文提供的说明书之后，对于本领域技术人员来说，其它的实施方式将变得显而易见。

本发明的实施方式包括对本领域技术人员显而易见的计算机组件和计算机执行步骤。为了说明简便，本文中并未将本发明的每个步骤或元素描述为计算机系统的一部分，但是本领域技术人员将认识到，每个步骤或元素可具有相应的计算机系统或软件组件。因此，可通过描述计算机系统和/或软件组件的相应步骤或元素(也就是其功能)实现这些计算机系统和/或软件组件，并且这些计算机系统和/或软件组件都在本发明的范围内。

因此，在描述了本发明的至少一个示例性实施方式之后，本领域技术人员将容易想到本发明范围内的各种修饰和改进。因此，上述说明仅为示例性的，而不是限制性的。本发明仅受到权利要求及其等价的限定。

Claims (27)

1.一种联络管理系统，包括：

第一数据库，其包含专有联络人信息；

第二数据库，其包含公用联络人信息；

联络组件，用于从用户接收专有联络人信息，以用于将所述专有联络人信息存储到所述第一数据库中，并向所述用户提供联络人信息，其中所提供的联络人信息包括从所述第一数据库和所述第二数据库中检索到的信息；以及

约会组件，用于从用户接收会议数据，并向所述用户提供一个或多个会议警报，

其中，当所述会议数据包括到连续会议的会议模式的链接时，如果未来会议输入处于预定的未来时间周期内，则所述约会组件由所述会议模式生成所述未来会议输入，并且，将所述未来会议输入插入到参与者的日程表中。

2.如权利要求1所述的系统，其中所述会议数据包括参与者列表、会议时间、会议日期和客户联络人中的至少一个。

3.如权利要求1所述的系统，其中所述会议模式包括重复因子和频率。

4.如权利要求1所述的系统，其中所述约会组件进一步包括警报组件，所述警报组件被配置为检索关于联络人的当前信息，并在会议之前将检索到的信息发送给会议参与者。

5.如权利要求4所述的系统，其中所述当前信息包括所述联络人的最近市场数据。

6.如权利要求4所述的系统，其中所述当前信息包括关于所述联络人的新闻。

7.如权利要求4所述的系统，其中所述检索到的信息是通过电子邮件发送给所述参与者的。

8.如权利要求4所述的系统，其中所发送的信息中包括与所述联络人的先前会议的历史记录。

9.如权利要求1所述的系统，其中所述约会组件进一步包括大纲组件，所述大纲组件被配置为在会议排定的结束之后向会议参与者发送提醒，所述提醒提示所述参与者输入所述会议的大纲，所述大纲由所述大纲组件存储。

10.如权利要求1所述的系统，其中所述约会组件进一步包括摘要组件，所述摘要组件被配置为为所述用户生成报告，所生成的报告表明在时间周期内与所述用户的联络人中的一个或多个进行会议的数量。

11.如权利要求1所述的系统，其中所述联络组件进一步包括推断组件，所述推断组件被配置为基于预定的规则提示所述用户帮助对所述用户的联络人进行介绍。

12.如权利要求11所述的系统，其中所述预定的规则依赖于用户的角色、联络人职位和会议类型中的至少一个。

13.如权利要求1所述的系统，进一步包括推荐对象组件，用于从用户接收推荐对象数据，提供一个或多个潜在的推荐对象，并对所述用户给出的推荐对象进行追踪。

14.一种联络管理方法，包括以下步骤：

从第一数据库中检索专有联络人信息；

从第二数据库中检索公用联络人信息；

向用户提供联络人信息，所述联络人信息包括所述专有联络人信息和所述公用联络人信息；

从用户接收会议数据；以及

当所述会议数据包括到连续会议的会议模式的链接时，如果未来会议输入处于预定的未来时间周期内，则由所述会议模式生成所述未来会议输入，并且，将所述未来会议输入插入到参与者的日程表中。

15.如权利要求14所述的方法，进一步包括：

检索关于联络人的当前信息；以及

在会议之前向所述用户发送会议警报，所述会议警报提供检索到的、关于所述联络人的当前信息。

16.如权利要求15所述的方法，进一步包括：

为所述用户生成报告，所生成的报告表明在时间周期内与所述用户的联络人中的一个或多个进行的会议的数量；以及

向所述用户提供所述生成的报告。

17.如权利要求15所述的方法，其中所述会议警报进一步包括与所述联络人的先前会议的历史记录。

18.如权利要求15所述的方法，进一步包括：

提示所述用户在所述会议的排定的结束之后输入所述会议的大纲；以及

将所述大纲存储到所述第一数据库中。

19.如权利要求15所述的方法，进一步包括向所述用户提供一个或多个潜在的推荐对象，每个所述潜在的推荐对象均标识出能够帮助在所述用户和所述潜在的推荐对象之间进行介绍的推荐人。

20.如权利要求14所述的方法，进一步包括：

从所述用户接收新的联络人信息；

将所述新的联络人信息存储到所述第一数据库中；以及

在推断出所述用户能够帮助对所述新的联络人进行介绍之后，提示所述用户指示出其是否能够帮助对所述新的联络人进行介绍。

21.一种联络管理方法，包括以下步骤：

请求联络人的联络人信息；

查看所请求的信息，其中所述请求的信息包括从专有数据库中检索到的专有信息以及从公用数据库中检索到的公用信息；

向约会模块发送会议数据；以及

当所述会议数据包括到连续会议的会议模式的链接时，如果未来会议输入处于预定的未来时间周期内，则从所述约会模块接收由所述会议模式生成所述未来会议输入，用于将所述未来会议输入插入到参与者的日程表中。

22.如权利要求21所述的方法，进一步包括：

输入新的联络人的联络人信息；以及

响应于提示，表明帮助对所述新的联络人进行介绍的意愿。

23.如权利要求21所述的方法，进一步包括：

接收用于在未来的日期与所述联络人进行会议的会议警报，所述警报包括关于所述联络人的当前信息。

24.如权利要求23所述的方法，进一步包括：

接收报告，所述报告表明在时间周期内与用户的联络人中的一个或多个进行会议的数量。

25.如权利要求23所述的方法，其中所述会议警报进一步包括与所述联络人的先前会议的历史记录。

26.如权利要求21所述的方法，进一步包括：

接收请求，从而输入最近结束的会议的大纲；

输入所述最近结束的会议的大纲。

27.如权利要求21所述的方法，进一步包括：

为联络人请求潜在的推荐对象；

检查所述潜在的推荐对象和与之相关联的推荐人；

联络所述推荐人，以请求对所述潜在的推荐对象进行介绍。

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