CN101197023A - 一种面向中小企业的可视化文档管理系统的建立方法 - Google Patents

Abstract

一种面向中小企业的可视化文档管理系统的建立方法，属于企业管理信息系统技术领域，其特征在于，依次含有以下步骤：在服务器端，建立文档信息管理模块，以便管理所有数据库中的非结构化信息，其中包括建立文档管理数据库、业务逻辑处理类别、页面显示以及在页面上构建文档可视化环境各子步骤；建立系统管理模块，以便通过限定用户权限来实现文档安全，其中包括：建立用户管理、角色管理、组别管理、权限管理以及权限定义共五个子模块，建立系统管理业务逻辑处理类别、建立页面显示、调用及操作各子步骤。本发明具有支持使用异构CAD系统的异地中小企业协同交流，可有效维护文档的安全以及成本低廉、操作方便的优点。

Description

一种面向中小企业的可视化文档管理系统的建立方法

技术领域

本发明属于企业管理信息系统技术领域，具体是建立一种面向中小企业的，将数据库中文档进行可视化管理的方法。

背景技术

信息产业以及网络技术的快速发展，导致市场需求多样化，多品种小批量生产方式成为制造加工业的主流和重要发展方向，从而给生产管理带来了更新的、更高的要求。传统的串行产品设计方法逐步向并行、协同的方向发展。为了快速响应用户需求，要求专业性企业间组成动态联盟，在生产上组成全球性供应链，在设计上形成相关企业群体的异地协同设计。

在产品的整个生命周期中与产品相关的信息多种多样，这些信息以文件或图档的形式存在，统称为文档。文档是企业宝贵的知识资产，对合理地描述、组织、管理产品信息具有重要的意义。在企业中，文档分属不同的部门，具有不同的动静态特征，由不同的人员管理。但是在协同设计中，需要实现的目标是将所有的产品信息进行集中式管理，以便于存取并且为其他需要读取信息的人提供共享。通常的产品数据管理系统拥有除文档管理之外，诸如产品结构与配置管理、项目管理、工程变更管理等多种功能。但是一般的中小企业并不需要产品数据管理系统中那么多的功能，且目前在我国中小企业占企业总数极大，但在资金、人才、技术方面都存在明显的劣势，信息化程度不高。针对中小企业的特点，为了使用户方便、快捷、安全地存取、维护及处理各种有关产品的文档，建立相对独立的文档管理是必要的。从市场调研情况来看，文档管理市场在国外已经发展多年，在中国市场才刚开始起步，市场潜力非常大。

发明内容

本发明的目的在于：针对现在面向中小企业的文档管理方法不多的情况，建立一种专门面向中小企业的文档管理系统，使其能够支持使用异构CAD系统的异地合作伙伴之间的协同交流，解决在公共环境(不依赖于特定的CAD系统)下图纸、模型和文档信息的协同共享问题，同时判断用户的权限，提供相应的文档操作功能。

本发明的特征在于：所述方法是基于J2EE系统的开发环境并在网络的服务器端依次按以下步骤实现的：

步骤1.依次按以下步骤建立一个文档信息管理模块，以便管理所有数据库中的非结构化信息，其中包括：二维图纸、三维模型、技术文件、财物表格、人事档案以及合同文书等：

步骤1.1用微软公司提供的结构化查询语言数据库SQL建立文档管理数据库文件document，把建立的文档信息表存为文档信息表docinfo表，其中包括以下13项信息：文档号、版本号、文档名称、文档编号、文档大小、文档级别、文档设计者、文档日期、归档人标识、最近修改人、最近修改日期，还包括允许空缺的文档类型和文档描述；

步骤1.2建立业务逻辑处理操作类别，并封装成业务逻辑处理操作包，其中含有：附加操作表Attachments，至少包含文档入库、修改、引用、升级的操作；文件操作表FileOperation，至少包含文档的拷贝、删除、重命名的操作；用于获得文档或修改时所带的信息的文档加载操作表DocUpload，所含信息至少包含文档修改的时间、保存路径以及文档大小；用于控制文档出库的操作表exportDoc；用于实现文档综合查询的操作表QueryDoc；其中，用户在执行文档综合查询操作后，Attachments操作表触发exportDoc操作表从数据库中提出文档，通过DocUpload表操作从出库文档中获得文档修改或出库时自带的信息，再使Attachments操作表处理后进行FileOperation表操作；通过这些操作以用于对所述docinfo表进行操作，实现设定的功能；

步骤1.3在步骤1.2所述的业务逻辑处理操作包中建立页面显示，以便在网页上导入各种业务逻辑处理类别，从而实现与步骤1.1所建立的数据库的连接，供用户完成包含文档的入库、修改、维护、下载在内的操作；

步骤1.4把市售的AutoVue软件打包做成网页上可用的控件，以便用户通过网页调用AutoVue控件，实现异地人员在公共环境下对于包括异构产品文档、模型在内的信息进行可视化共享；

步骤2.依次按以下步骤建立一个系统管理模块，以便通过管理各种用户的权限，提供对文档的安全保护：

步骤2.1在步骤1.1已建立的文档管理数据库文件document中，建立用户管理、角色管理、组别管理、权限管理、权限定义共五个子模块的表来实现文档的安全保护，其中：

用户管理子模块，设有用户表userman，含有：用户标识、用户名、用户口令、用户真实姓名、用户所属部门、用户电子邮箱、用户描述、该用户的角色标识以及该用户的工作组标识，其中用户的角色标识是指该用户所属的角色(如管理员、主任等)在数据库中一一对应的数字化标识信息，用户的工作组标识是指该用户所属的工作组或部门(如设计部、管理部等)在数据库中一一对应的数字化标识信息；

角色管理子模块，设有主要用户成员表majorman，含有：角色标识、角色名称、角色描述以及权限标识；

组别管理子模块，设有组别表groupman，含有：工作组标识，工作组名称、工作组描述以及权限标识；

权限管理子模块，设有用户权限表roleman，含有：用户标识及权限标识；

权限定义子模块，设有权限规则定义表roledef，含有：权限标识和权限名称、权限描述；

系统管理员按以下步骤初始化所述用户管理、角色管理、组别管理、权限管理以及权限定义子模块；

首先，在权限定义子模块中初始化用户所有的权限，在角色管理子模块中初始化角色及其对应的权限，以此来设置具有共性的用户对文档进行各种操作的权限，实现宏观的角色控制；

其次，在用户管理子模块中初始化用户及其角色、组别，以便获取与角色、组别相对应的权限，实现中层的保密级别控制；

再次，在权限管理子模块中，初始化个别用户的权限，实现微观的对象级控制；

然后，当用户的权限大于步骤1.1中设定的文档级别时，允许用户对文档进行各种操作；

步骤2.2在所述系统管理模块中设定系统管理模块的业务逻辑处理的操作类别，其步骤与步骤1.2所述的相同，进行打包封装来实现对用户、角色、组别、权限的管理；

步骤2.3在网页上导入步骤2.2中所述的系统管理业务逻辑操作类别包，在其中建立系统管理模块的页面显示，再实现与步骤1.1中所建的文档管理数据库的连接，用系统管理模块的业务逻辑处理操作来实现对用户的三级控制管理。

这种面向中小企业的可视化文档管理系统的优点在于：

(1)支持使用异构CAD系统的异地中小企业合作伙伴之间的协同交流，需要解决在公共环境(不依赖于特定的CAD系统)下对多格式文档的协同共享；

(2)用户可以定义文档的级别，系统通过判断用户的权限提供相应的文档操作功能，有效地维护了文档的保密性；

(3)成本低廉，操作方便，管理人员易于上手，有效加快中小企业信息化进程，提高其市场竞争力。

附图说明

图1.所述建立可视化文档管理系统方法的总体结构；

图2.文档信息管理模块类图；

图3.系统管理模块的五个子模块关系图；

图4.所述建立可视化文档管理系统方法的流程图。

具体实施方式

所述方法采用表示层、应用层和数据层三层结构，如图1所示，通过构建文档信息管理模块和系统管理模块来实现文档管理的主要功能：

1、表示层：主要包括动态页面。用来接收客户端请求，然后调用相应的模块，并把处理结果以动态页面形式返回到客户端。

2、应用层：主要用来实现所述方法的业务逻辑。业务逻辑处理操作类别负责接收表示层的调用请求并进行逻辑处理，处理的结果可以保存到数据层的数据库中，同样也可以从数据库提取数据，经过处理后，发送给表示层。

3、数据层：保存的是企业的共享信息，主要包括用户的基本信息、用户的权限信息，文档数据等信息。

J2EE(Java 2 Platform，Enterprise Edition)是美国Sun公司推出的一种简洁快速服务于企业、合作伙伴和客户之间的系统，为企业提供高可用性、安全性和可扩展性的服务。它具有表示层、业务逻辑层和数据存储层的三层结构，与本发明设计的文档管理方法结构一致，故采用J2SDK+Eclipse+Tomcat软件搭建J2EE开发环境。

所述方法包含文档信息管理模块和系统管理模块两大模块，分别介绍如下：

一、文档信息管理模块

这个模块主要是在已建立结构化数据层的基础上，管理所有数据库中的非结构化信息：例如二维图纸、三维模型、技术文件、财务表格、人事档案、合同文书等。主要功能包括：文档信息的共享、文档维护和文档综合查询等。

步骤1.1建立可视化文档管理方法的数据层。运用Microsoft公司提供的SQL数据库建立文档信息的数据库document，根据通常文档所带的相关信息，建立的文档信息表存为docinfo表，其中自定义包括文档号、文档级别等13项信息，具体定义可参见表1。

步骤1.2建立所述方法应用层中文档信息管理模块的业务逻辑处理类。利用Java语言编写业务逻辑处理类，连接已建立的数据库document，对docinfo表进行数据的输入、修改等，实现文档的入库、修改等操作功能。文档信息管理模块的业务逻辑处理类都封装在包“document.views.wendang”，其类图如图2所示。其中Attachments类主要用来处理文档入库、修改、引用以及升级等操作；FileOperation类主要是处理文档的拷贝、删除、重命名等操作；DocUpload类主要获得文档入库或修改时自带的信息，如修改时间、保存路径、文档大小等；exportDoc类为用来控制文档的出库操作；QueryDoc类主要是用来实现文档综合查询功能。

步骤1.3建立所述方法表示层中文档信息管理模块的页面显示。利用Java语言编写JSP的页面显示，封装在包“document.edm”中，通过编写程序实现在网页上导入步骤1.2完成的业务逻辑处理类实现与步骤1.1所建的数据库的连接，完成对文档的入库、修改、维护、下载等操作。

步骤1.4文档管理可视化环境的构建。加拿大Cimmetry公司开发的AutoVue软件可以直接浏览包括dwg、doc、pdf等常用的200多种不同格式的文件。利用AutoVue软件这些强大的功能，将AutoVue软件打包做成网页上可用的控件。步骤1.3建立的表示层通过调用AutoVue控件，可以实现实现异地人员在公共环境下(不依赖于特定的CAD系统)对于异构产品文档、模型等信息可视化共享。

二、系统管理模块

由于需要对文档进行适当的安全保护，防止文档被没有授权的人误操作、修改或删除，所述方法中的系统管理模块通过管理各种用户的权限，从而提供对文档的安全保护。

步骤2.1制定对文档的安全保护策略。本发明由宏观到微观分别制定三种层次的安全保护策略：宏观的角色控制策略、中层的保密级别策略、微观的对象级控制策略。其中宏观的角色控制通过指定用户的角色(职位)和角色具有的权限来设置具有共性的用户对文档进行各种操作的权限。中层的保密级别则采用了“标记安全性”的方法，即将所有的用户以组别(部门)进行划分，给组别定义相应的密级，以组别密级级别来识别他们可查看的文档级别，同时给每个文档标记一定的密级，这样当某个用户以某个组别的标记要访问该文档时，系统首先查看他所在组别的密级，当组别密级的级别大于等于文档资料的标记密级时，该用户才可以访问相应的信息。微观的对象级控制是指当以上层次的权限不能满足需要时，可以通过设置基于对象的权限的方法来更改某个对象的权限。

步骤2.2在步骤1.1已建立的文档管理数据库document中，建立用户管理、角色管理、组别管理、权限管理、权限定义五个子模块的表来实现文档的安全保护。用户管理子模块的表为userman表，具体定义如表2所示；角色管理子模块的表为majorman表，具体定义如表3所示；组别管理子模块的表为groupman表，具体定义如表4所示；权限管理子模块的表为roleman表，具体定义如表5所示；权限定义子模块的表为roledef表，具体定义如表6所示。这五个子模块的关系如图3所示，系统管理员可以在权限定义子模块中定义系统中用户所有的权限，可以增加、修改、删除这些权限；在角色管理子模块中定义角色以及其对应的权限；在组别管理子模块中定义组别及其对应的权限；在用户管理子模块中通过定义用户及其角色、组别，可以自动获取其角色、组别对应的权限；如果系统管理员还需要对个别用户权限进行单独修改，可在权限管理中完成。结合步骤1.1中定义的文档级别，完成步骤2.1制定的文档安全保护策略，当用户的权限大于等于文档级别时，可以对文档进行察看、修改等操作。

步骤2.3建立所述方法应用层中系统管理模块的业务逻辑处理类。利用Java语言编写业务逻辑处理类，连接步骤1.1已建立的文档管理数据库document，实现对用户、角色、组别、权限等信息的管理，系统管理模块的业务逻辑处理类都封装在包“document.views.sysManage”。

步骤2.4建立所述方法表示层中系统管理模块的页面显示。利用Java语言编写JSP的页面显示，封装在包“document.sysManage”中，通过编写程序实现在网页上导入步骤2.3完成的系统管理模块的业务逻辑处理类，实现与步骤1.1所建的数据库的连接，并通过对步骤2.2所建的表中信息的添加、修改来完成系统管理模块的功能。

为更好地理解本发明的技术方案，将以上方法应用于一家小型企业，流程如图4所示，作进一步描述。

步骤1服务器的安装。在服务器端安装J2SDK、Apache Tomcat以及Eclipse进行J2EE结构的搭建。

步骤2建立所述文档管理方法的数据层。运用Microsoft公司提供的SQL数据库建立文档信息的数据库document。根据通常文档所带的相关信息，在该数据库中可建立建立的文档信息表存为docinfo表，其中自定义包括文档号、文档级别等13项信息，同时，建立用户管理、角色管理、组别管理、权限管理和权限定义五个子模块的表来实现文档的安全保护。用户管理子模块的表为userman表；角色管理子模块的表为majorman表；组别管理子模块的表为groupman表；权限管理子模块的表为roleman表；权限定义子模块的表为roledef表。该数据库可保存为document.mdf数据文件及document.ldf日志文件，利用这两个文件，可以进行数据库的迁移、恢复等操作。

步骤3建立所述文档管理方法的应用层。利用Java语言编写该方法的业务逻辑处理类，连接步骤2建立的数据库document，将文档信息管理模块的业务逻辑处理类都封装在包“document.views.wendang”，通过对docinfo表进行数据的输入、修改等，实现文档的入库、修改等操作功能；将系统管理模块的业务逻辑处理类都封装在包“document.views.sysManage”，通过对userman表、majorman表、groupman表、roleman表及roledef表进行数据的输入、修改等实现对用户、角色、组别、权限等信息的管理。

步骤4建立所述文档管理方法的表示层。利用Java语言编写JSP的页面显示，通过编写程序在网页上导入步骤3完成的业务逻辑处理类，实现与步骤2所建的数据库的连接，文档信息管理模块的页面显示封装在包“document.edm”中，对docinfo表进行数据的输入、修改等，完成对文档的入库、修改、维护、下载等操作，同时调用步骤4完成的AutoVue控件，实现文档的可视化；系统管理模块的页面显示封装在包“document.sysManage”中，并通过对步骤3所建的serman表、majorman表、groupman表、roleman表、roledef表中信息的输入、修改等，来完成系统管理模块的功能。

步骤5构建所述文档管理方法的可视化环境。加拿大Cimmetry公司开发的AutoVue软件可以直接浏览包括dwg、doc、pdf等常用的200多种不同格式的文件，利用AutoVue软件这些强大的功能，来实现异地人员在公共环境下(不依赖于特定的CAD系统)对于异构产品文档、模型等信息可视化共享。将AutoVue软件打包做成网页上可用的控件，再通过表示层的调用来实现以上功能。

步骤6利用Eclipse工具将步骤3建立的应用层和步骤5建立的表示层打成war格式的包，命名为document.war.

步骤7所述文档管理方法的应用。服务器电脑启动J2SDK，将步骤6得到的document.war文件导入Apache Tomcat软件安装路径下的webapps文件夹中，重新启动Apache Tomcat就可以直接应用所述建立的可视化文档管理系统。在客户端电脑网址栏只用：输入服务器ip/端口号/document，即可使用。

字段名称	字段类型	长度	允许空	字段描述
					fileId	int	4	no	文档号(主键)
versionIdentifer	char	255	no	版本号(主键)
					referenceName	char	255	no	文档名称
fileIdentifier	char	255	no	文档编号
					fileSize	char	255	no	文档大小
docClass	char	255	no	文档级别
					docType	char	255	yes	文档类型
fileOwnerId	int	4	no	文档设计者
					attachmentDate	char	255	no	归档日期
attachmentUserId	int	4	no	归档人标识
					ModificationUserId	int	4	no	最近修改人

字段名称	字段类型	长度	允许空	字段描述
					attachmentModificationDate	char	255	no	最近修改日期
description	char	255	yes	文档描述

表1文档信息管理模块的docinfo表

字段名称	字段类型	长度	允许空	字段描述
					userId	int	4	no	用户标识(主键)
userName	char	10	no	用户名
					password	char	10	no	用户口令
realName	char	10	yes	用户真实姓名
					department	char	50	yes	用户所属部门
emailAddress	char	50	yes	用户电子邮箱
					userMemo	char	50	yes	用户描述
majorId	int	4	no	该用户的角色标识
					groupId	int	4	no	该用户的工作组标识

表2用户管理子模块的userman表

字段名称	字段类型	长度	允许空	字段描述
					majorId	int	4	no	角色标识(主键)
majorName	char	50	no	角色名称
					majorMemo	char	50	yes	角色描述

字段名称	字段类型	长度	允许空	字段描述
					roleId	int	4	no	权限标识

表3角色管理子模块的majorman表

字段名称	字段类型	长度	允许空	字段描述
					groupId	int	4	no	工作组标识(主键)
groupName	char	50	no	工作组名称
					groupMemo	char	50	yes	工作组描述
roleId	int	4	no	权限标识

表4组别管理子模块的groupman表

字段名称	字段类型	长度	允许空	字段描述
					userId	int	4	no	用户标识(主键)
roleId	int	4	no	权限标识

表5权限管理子模块的roleman表

字段名称	字段类型	长度	允许空	字段描述
					roleId	int	4	no	权限标识(主键)
roleName	char	50	no	权限名称
					roleMemo	char	50	yes	权限描述

表6权限定义子模块中的roledef表

Claims (1)

1.一种面向中小企业的可视化文档管理系统的建立方法，其特征在于，所述方法是基于J2EE系统的开发环境并在网络的服务器端依次按以下步骤实现的：

步骤1.依次按以下步骤建立一个文档信息管理模块，以便管理所有数据库中的非结构化信息，其中包括：二维图纸、三维模型、技术文件、财物表格、人事档案以及合同文书等：

步骤1.1用微软公司提供的结构化查询语言数据库SQL建立文档管理数据库文件document，把建立的文档信息表存为文档信息表docinfo表，其中包括以下13项信息：文档号、版本号、文档名称、文档编号、文档大小、文档级别、文档设计者、文档日期、归档人标识、最近修改人、最近修改日期，还包括允许空缺的文档类型和文档描述；

步骤1.2建立业务逻辑处理操作类别，并封装成业务逻辑处理操作包，其中含有：附加操作表Attachments，至少包含文档入库、修改、引用、升级的操作；文件操作表FileOperation，至少包含文档的拷贝、删除、重命名的操作；用于获得文档或修改时所带的信息的文档加载操作表DocUpload，所含信息至少包含文档修改的时间、保存路径以及文档大小；用于控制文档出库的操作表exportDoc；用于实现文档综合查询的操作表QueryDoc；其中，用户在执行文档综合查询操作后，Attachments操作表触发exportDoc操作表从数据库中提出文档，通过DocUpload表操作从出库文档中获得文档修改或出库时自带的信息，再使Attachments操作表处理后进行FileOperation表操作；通过这些操作以用于对所述docinfo表进行操作，实现设定的功能；

步骤1.3在步骤1.2所述的业务逻辑处理操作包中建立页面显示，以便在网页上导入各种业务逻辑处理类别，从而实现与步骤1.1所建立的数据库的连接，供用户完成包含文档的入库、修改、维护、下载在内的操作；

步骤1.4把市售的AutoVue软件打包做成网页上可用的控件，以便用户通过网页调用AutoVue控件，实现异地人员在公共环境下对于包括异构产品文档、模型在内的信息进行可视化共享；

步骤2.依次按以下步骤建立一个系统管理模块，以便通过管理各种用户的权限，提供对文档的安全保护：

步骤2.1在步骤1.1已建立的文档管理数据库文件document中，建立用户管理、角色管理、组别管理、权限管理、权限定义共五个子模块的表来实现文档的安全保护，其中：

用户管理子模块，设有用户表userman，含有：用户标识、用户名、用户口令、用户真实姓名、用户所属部门、用户电子邮箱、用户描述、该用户的角色标识以及该用户的工作组标识，其中用户的角色标识是指该用户所属的角色(如管理员、主任等)在数据库中一一对应的数字化标识信息，用户的工作组标识是指该用户所属的工作组或部门(如设计部、管理部等)在数据库中一一对应的数字化标识信息；

角色管理子模块，设有主要用户成员表majorman，含有：角色标识、角色名称、角色描述以及权限标识；

组别管理子模块，设有组别表groupman，含有：工作组标识，工作组名称、工作组描述以及权限标识；

权限管理子模块，设有用户权限表roleman，含有：用户标识及权限标识；

权限定义子模块，设有权限规则定义表roledef，含有：权限标识和权限名称、权限描述；

系统管理员按以下步骤初始化所述用户管理、角色管理、组别管理、权限管理以及权限定义子模块；

首先，在权限定义子模块中初始化用户所有的权限，在角色管理子模块中初始化角色及其对应的权限，以此来设置具有共性的用户对文档进行各种操作的权限，实现宏观的角色控制；

其次，在用户管理子模块中初始化用户及其角色、组别，以便获取与角色、组别相对应的权限，实现中层的保密级别控制；

再次，在权限管理子模块中，初始化个别用户的权限，实现微观的对象级控制；

然后，当用户的权限大于步骤1.1中设定的文档级别时，允许用户对文档进行各种操作；

步骤2.2在所述系统管理模块中设定系统管理模块的业务逻辑处理的操作类别，其步骤与步骤1.2所述的相同，进行打包封装来实现对用户、角色、组别、权限的管理；

步骤2.3在网页上导入步骤2.2中所述的系统管理业务逻辑操作类别包，在其中建立系统管理模块的页面显示，再实现与步骤1.1中所建的文档管理数据库的连接，用系统管理模块的业务逻辑处理操作来实现对用户的三级控制管理。

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